ØffØB110907-Referat

Dagsorden for KbhFF Østerbro Butiksgruppemøde d. 7. september 2011 Referat/beslutninger med rødt.
 * **Hvornår:** || **Onsdag d. 7. september 2011** ||
 * **Hvor:** || **Nabo Østerbro**
 * Odensegade 6, St., Kbh. Ø** ||
 * **Kommer:** || **Kim** ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Snacks:** ||  ||
 * **Ordstyrer:** || Kim ||
 * **Referent til mødet samt**
 * sætter næste møde på wikien:** || Kim ( referat/beslutninger med rødt ) ||

Valg af ordstyrer Kim Valg af referent Kim Til Stede: Ane, Harold, Charlotte, Dorte, Kim, Eva, Peter Eva præsenterer sig – Eva har arbejdet i Foreningen Økologiske Igangsættere, og interesserer sig for mad/smagsprøver . Butiksgruppen præsenterer sig. Peter er nøglemand, og har talt med Carsten (Nabo Østerbro (NØ)) – vi får egen nøgle.

Prioritering af dagsorden - Undladt, dog Charlotte med info fra Indkøbsgruppen først.

Åbningsdag(e) generelt = ledige lokaler ( Kim Charlotte ) Vi vokser og når snart 1000 poser/uge i hele fødevarefællesskabet. Vi skal have gode varer, men samtidig sikre leverandører fair priser. Og fair leveringsvilkår.  Pga. mængden må vi måske splitte op over flere udleveringsdage (= flere dage at høste store mængder over for avlerne). Kunne vi f.eks. have åbent tirsdag, onsdag eller torsdag. Peter har talt med Carsten, og måske kunne torsdag være en mulighed – dog kan det vist stadig være onsdag.  Der er ikke endelig aftale på plads om evt. opbevaring.  Der spilles banko og spises i NØ fra 11-14 onsdag.  Det besværliggør hele processen, hvis varerne skal håndteres både før og efter banko. Diskussion om brugen af lokalet og ompakningsmuligheder, samt valg af dag. NØ giver os mulighed for at bruge kælderlokale, evt. til opbevaring af emballage. Peter spørger Carsten om brug af lokalet tirsdag, onsdag eller torsdag. Samt om hvilke muligheder vi har for opbevaring. <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 14.2833px;">Vi melder tilbage til Indkøbsgruppen snarest.

Indmeldelse kun ved møde/intro (Kim) Kim foreslog, at Indmeldelse kun kan ske ved et Intro-møde (f.eks. månedligt og med info om KbhFF, Wiki, Vagter osv.). En sådan intro vil skabe fælles viden-grundlag for alle medlemmer og stærkere tilknytning. Andre mener, at tilknytning skal komme af sig selv, at info-vagter kan gøre arbejdet, og indmelding besværliggøres. Alle er vi dog enige om, at vi skal forsøge at gardere os mod friløbere. Beslutningen udskydes til næste møde.

Startkit (jf. mail fra Susanne) Dorte besøger Amager (Prags Boulevard 43 og deres geniale byggeri) for at søge erfaring bl.a. om bæredygtigt indkøb. Dorte arbejder sammen med Susanne.

Økonomi (Kim) Afdelingens økonomi i forhold til udlevering af grøntsager er som følger: Vi betaler selv leverandørerne for den leverede, samlede mængde grøntsager. Mængden er afstemt i forhold til antal poser og evt. løssalg. Disse udgifter dækkes af indtægterne ved udlevering af poserne og løssalg. Af indtægterne fradrages pt. 1% af de samlede indtægter til hovedorganisationen. Vi kan ikke være sikre på, at de 1% øges. Resten er afdelingens, som situationen er nu - det kan være i størrelsesordenen 5-15 kr / pose (beløbene usikre).

Regnskab i butikken (Kim) Kim foreslog, at afdelingen holder regnskab med indtægter, udgifter, varer og tab. I praksis skal der så på åbningsdage tælles varer og penge og dette afrapporteres i et regnskab for dagen. Regnskabet er internt for Østerbro, men vil danne grundlag for afrapportering til Indkøbsgruppen og give os et godt billede af afdelingens økonomi, evt. spild, svind og populære varer. Forslaget blev vedtaget i positiv stemning og Kim udarbejder regnskabsmodel. <span style="color: #ff0000; font-family: 'Comic Sans MS',cursive;">( <span style="color: #ff0000; font-family: 'Comic Sans MS',cursive; font-size: 12.6px;">Referenten, Kim vil her gerne indskyde, at regnskabet skal være ukompliceret og være et hjælpemiddel <span style="color: #ff0000; font-family: 'Comic Sans MS',cursive;">).

Kalender nu på forside Kim informerede om og viste, at Østerbros møder nu optræder i kalenderen på [|kbhff.dk] ( <span style="color: #ff0000; font-family: 'Comic Sans MS',cursive; font-size: 12.6px;">forsiden, højre side, 1 side nede - kig f.eks. efter mødet d. 22/9 kl. 19 ).

Repræsentant til medlemsmøde 29/9 (info + 20 min). Mange bør komme!! (Kim) ØB (Østerbro Butiksgruppe) skal stille med en repræsentant til Bestyrelsen i KbhFF. Pga. den lille tilslutning til mødet måtte vi udskyde beslutningen. KbhFF Østerbro skal også stille med folk til en 20 minutters workshop/adgang til spørgsmål under Medlemsmødet 29/9 (se foreløbig dagsorden her). Tanken er, at deltagerne på mødet kan stille spørgsmål og høre lidt om KbhFF og KbhFF Østerbro i særdeleshed, men Kim afklarer konceptet nærmere.

<span style="color: #ff0000; font-family: 'Comic Sans MS',cursive; font-size: 18.2px;">Vi skal derfor bruge folk til d. 29/9 <span style="color: #ff0000; font-family: 'Comic Sans MS',cursive;">, så sig endelig til, hvis du har lyst til en hyggelig aften med andre "rødder," send en mail til osterbro@kbhff.dk eller duk op på et af vore møder (næste to møder d. 22/9 kl. 19 og 28/9 kl. 20). <span style="color: #ff0000; font-family: 'Comic Sans MS',cursive;">Og uanset, hvor aktivt du ønsker at deltage, er mødet en god lejlighed til at lære om KbhFF.

Test af database (Kim) Kommunikationsgruppen barsler med et nyt betalingssystem koblet op på en medlemsdatabase. Systemet vil bl.a. muliggøre betaling/bestilling via nettet og herigennem f.eks. lette håndteringen af bestillinger og kontanter i afdelingerne. Kommunikationsgruppen ønsker en afdeling til test af dette system. Kim foreslog, at KbhFF Østerbro tilbyder at være test-afdeling, med de fordele (og besvær i starten, specielt) det medfører. Stemningen for en test i KbhFF Østerbro var positiv, og Kim undersøger de nærmere omstændigheder og udfordringer.

Arbejdsgrupper = tværfagligt samarbejde - Kim koordinerer For at styrke udveksling af erfaringer og samarbejde på tværs opfordrer Kollektivgruppen afdelinger og medlemmer til at kontakte Kim om sådanne tiltag. Det kan f.eks. være udveksling af erfaringer mellem Åbnevagter, Pakkemestre, Veganere, IT-folk eller andet, som trænger til et løft gennem sparring. Kim vil forsøge at koordinere mennesker og ønsker og kan kontaktes på KimOgMad@gmail.com.

Flytning af medlemmer (Kim) Flytning af medlemmer har ingen økonomiske konsekvenser, idet indmeldelsesgebyr betales til hovedorganisationen. Flytning er således rent administrativ og foregår ved at sende mail til de involverede afdelinger om flytningen.

Vidensdeling (Kim) Kim opfordrer til, at vi enkeltvis og samlet forsøger at indsamle vor viden, så den kan videregives og vi kan undgå at "opfinde den dybe tallerken" flere gange. Det er vigtigt at vidensdeling ikke bliver et snærende bånd, som kvæler kreativitet, men et værktøj til at udvikle os yderligere. Så bare en opfordring til at forsøge konstruktivt at samle viden.

Ny brochure (Kim) KbhFF har trykt en fin ny Medlemshåndbog, hvor Østerbro optræder på bagsiden med de andre afdelinger. Vi så den, og Peter finder ud af, hvordan vi får eksemplarer til uddeling.

Lokaler - info fra Kollektivgruppen - kender vi nogen (Kim) Kollektivgruppen barsler med lokaler til lager. Vi vokser og har behov for plads til vore varer, som pt. meget uhensigtsmæssigt optager plads på fortovet på Nørrebro. Derfor har Kollektivgruppen besluttet at lede efter lokaler, som kan i første omgang afhjælpe situationen på Nørrebro og også på sigt sørge for, at hele KbhFF kan fordele og uddele varer. Tanken er at finde lokaler, som kan tjene som lager, men evt. også lokaler, som er godkendte, så vi kan håndtere fødevarer og/eller tilberede mad. Vi har brug for ca. 60 m2. Lokalerne bør ligge med nem adgang for leverandører, måske i Nordvest og gerne med adgang i niveau. Der kan både være tale om en kortvarig løsning og en længere og måske mere perfekt løsning. Men tiden er bestemt en faktor, så vi opfordrer alle med noget, der virker brugbart, til at give lyd til kollektiv@kbhff.dkeller osterbro@kbhff.dk Vi ser helst, at mailen har info om adresse, størrelse, pris og hvornår vi evt. kan flytte ind og hvor længe - evt. med billeder og gerne kontaktinfo.

Mere specifikt: Need to have: Tilkørsel, niveau med vejen, strøm, vand, papcontainere, nøgle (mange skal have adgang), Det skal være tørt, tillid til udlejer, ingen asbest, i udkanten af København (Valby, Nordvest, Amager eller lignende), fleksibel kontrakt, som ikke binder os i mere end ca et år frem. Nice to have: kontorfaciliteter, køkkenfaciliteter, udvidelsesmuligheder, kølerum, (isolering), bæredygtig samarbejdspartner**.**

Optagelse som lokalafdeling - Generalforsamling (Kim) Kim færdiggør vedtægterne som vedtaget og gør klar til optagelse på Generalforsamlingen.

Fast dagsorden (Kim), måske:

- Valg af ordstyrer - Valg af referent, herunder afklare hvem, der offentliggør - Gennemgang af sidste dagsorden/referat mhp. opfølgning/status - store/løbende opgaver kan evt. sættes separat på dagsordenen. - Prioritering af dagsordenens separate punkter - Status fra Butiksgruppen, herunder - - Info fra Kollektivgruppen - - Info fra andre tværgående grupper (Grafik, Kommunikation osv.) - Status på økonomi (kort) - Status fra arbejdsgrupper o.lign. - Status på medlemmer - Status fra butikslivet i den forgangne periode - Status på vagter - Status på lokaler/NØ - Punkter til separat behandling: - 1 - 2 - 3 osv. - Punkter, som overføres til senere behandling og hvornår - Fastsættelse af 2 kommende mødedatoer, herunder: - - Hvem indkalder - - Hvem sørger for lokaler (ledige og nøgle) - Evt.

Kim foreslog ovenstående som fast dagsorden for ØBs møder. Selvfølgelig kan den justeres, men tanken er at sikre, at vi får fulgt op på det, vi taler om, og får håndteret praktiske ting som offentliggørelse af referater. Ikke alle deltager i alle møder, men med ovenstående vil informationen forhåbentlig nemmere komme på tværs på trods af vore udfordringer. Dagsordenen blev vel modtaget og danner derfor indtil videre grundlag for de kommende møder i ØB.

Udenfor egentlig dagsorden: Næste møder og evt. - De næste 2 møder i ØB er d. 22/9 kl. 19 (allerede aftalt) og 28/9 kl. 20. <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">- Vi talte om åbenhed og mulighed for at involvere sig, og blev enige om at informere om møderne til alle interesserede, og samtidig opfordre interesserede til at dukke op på møderne og/eller holde sig orienteret <span style="color: #ff0000; font-family: 'Comic Sans MS',cursive;"> (f.eks. via kalenderen [|kbhff.dk]og Østerbro-siden <span style="color: #ff0000; font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">). Møderne er åbne og alle er velkomne. - Dels var vi ikke vældig mange på mødet, og dels er der stadig en del uafklarede spørgsmål, så vi kom desværre ikke en egentlig åbningsdag nærmere.

Mødet blev hævet kl. 22. uden at tæve formanden.