Konstituerende+bestyrelsesmøde+(dato+endnu+ikke+fastlagt)


 * **Hvornår:** || 26. april 2016, kl. 18.00 ||
 * **Hvor:** || KPH, Enghavevej 80C, 3. sal ||
 * **Kommer:** || Danielle, Nina, Anna, John, Anders J, Anders BP ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Anna + Nina ||

Igangværende arbejdsopgaver: - Selskabsretlig status - Forsikring - Ansatte - Eggplant - Det Fælles Bedste - donation / donationer generelt - KBHFF Engros - Henvendelse fra Københavns Universitet ||  ||
 * **Nr.** || **Indhold** || **Person** ||
 * 1. || Status fra den afgående bestyrelse
 * 2. || Præsentation af koordineringsmøder
 * Næste koordineringsmøde d. 23. maj || Danielle ||
 * 3. || Kommunikation internt i bestyrelsen
 * Mailkultur
 * Responstider
 * Wiki ||  ||
 * 4. || Fastlægge kommende bestyrelsesmøder ||  ||
 * 5. || Fordeling af arbejdsgrupper blandt bestyrelsesmedlemmerne, overdragelse af arbejdsgrupper ||  ||
 * 6. || Udpegning af formand og kasserer ||  ||   ||   ||   ||   ||
 * 7. || Praktisk overdragelse; Merkur Bank, koder, nøgler, borgerlyst-bogen ||  ||
 * 8. ||  ||   ||
 * 9. ||  ||   ||


 * Referat: **


 * Referat fra det konstituerende bestyrelsesmøde i Københavns Fødevarefællesskab **
 * 26/4 2016 **

Tilstede: Danielle, Nina, Anders BP, John, Anna, Anders J


 * 1. ** **Status fra den afgående bestyrelse **

Igangværende arbejdsopgaver:

Bestyrelsen drøftede status vedrørende Kbh ff’s selskabsretslige status hvor der fortsat afventes tilbagemelding fra advokatfirmaet. Det blev besluttet at Anders BP overleverer til Jonas D som skriver en ny mail til advokaterne.
 * 1.1 ** **Selskabsretlig status**

Bestyrelsen drøftede status vedrørende eventuel forsikring for ansatte og frivillige hvor der fortsat afventes tilbagemelding fra Alm. Brand Forsikring efter mødet i marts. Det blev besluttet at Anders BP tjekker status hos Alm. Brand og arrangerer et møde i maj, eventuelt med et andet forsikringsselskab
 * 1.2 Forsikring **

Ved årets GF blev det besluttet at Kbh ff fortsat skal have to ansatte: en bogholder og en frivillighedskoordinator. Jonas B fortsætter som bogholder indtil der er fundet en ny og overlevering har fundet sted. Opslag vedrørende stillingen og fortsat procedure drøftes ved næste møde mandag den 2. maj hvor Jonas B er tilstede. Jonas D fortsætter som frivillighedskoordinator.
 * 1.3 Ansatte **

Vedrørende vedligholdelse af IT-systemet vil Jonas D drøfte forskellige løsninger med Torsten og lave en liste over forslag til forbedringer som der kan prioriteres udfra. Der blev også stillet forslag om at bede de forskellige arbejdsgrupper komme med input til forbedringer. På denne måde kan IT-arbejde blive betalt på timebasis/slumpakkord i stedet for at være en fast ansættelse.

Den fortsatte udvikling af Eggplant-systemet er blevet drøftet til et møde med de andre fødevarefællesskaber til festivallen ’Det fælles bedste’. Lejre ff meddelte at de gerne ville afsætte 5000 kroner til projektet og Kbh ff har tidligere besluttet at afsætte 10 000 kroner.
 * 1.4 Eggplant **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Alexander fra Kbh ff har tilkendegivet sin interesse i at være tovholder på projektet. Det blev besluttet at John fra bestyrelsen vil holde et møde med Alexander og drøfte den fortsatte plan

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Bestyrelsen drøftede hvilken form for donation Kbh ff kan give til ’Det fælles bedste’. Det blev besluttet at Danielle tager kontakt til Sara vedrørende regnskabet for årets festival og at det derefter tages op til næste bestyrelses-møde.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">1.5 Det fælles bedste-donation/donationer generelt **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">I forhold til donationer generelt blev det besluttet at drøfte dette ved en senere lejlighed og eventuelt lave nogle generelle principper for donationer i Kbh ff.

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Begge disse punkter bliver sat på dagsordenen til næste møde.

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Bestyrelsen afventer en præsentation af en forretningsplan for Kbh FF Engros efter aftale med Carsten Lunding. Herefter vil en fra bestyrelsen udvælges som sparringspartner på projektet og den videre plan vil drøftes. I mellemtiden undersøger Anders BP de juridiske muligheder og begrænsninger forbundet med hvilken slags virksomhed Kbh FF Engros skal være. <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Danielle kontakter Carsten i forhold til at fastsætte datoer for præsentation af forretningsplan. <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Endvidere vil de praktiske omstændigheder i forhold til distribution og fælleslager blive drøftet med Jonas D ved mødet den 2. maj.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">1.6 Kbh FF Engros **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Bestyrelsen har fået en henvendelse om inddragelse af Kbh ff som informanter i et phd-projekt ved Københavns Universitet. Det blev besluttet at det kan vi i udgangspunktet godt, og Danielle vil høre nærmere hvad det handler om.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">1.7 Henvendelse fra Københavns Universitet **


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">2. ** **<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Præsentation af koordineringsmøder **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">De nye bestyrelsesmedlemmer blev præsenteret for koordineringsmødernes funktion og at næste møde afholdes den 23. maj kl 17 i Kph Projects


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">3. ** **<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Kommunikation internt i bestyrelsen **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Det blev besluttet at bestyrelsen fortsat kommunikerer via mail. For at undgå forvirrende mail-tråde så er det vigtigt at den der starter en tråd følger den til dørs, at alle laver konkrete emner i emnefeltet når de starter en ny tråd og holder sig til emnet eller starter en ny hvis emnet skifter. Til næste møde med Jonas D vil brugen af Lumio som kommunikationsplatform drøftes.
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">3.1 Mailkultur **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Jonas D har tilbudt at være sekretær for bestyrelsens mail og sortere i henvendelserne udefra så de havner hos de relevante. Der besluttes at vi siger ja tak til dette og snakke videre om det til næste møde.


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">3.2 Responstider **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Det blev besluttet at Nina står for at oprette nye links på wikin til bestyrelsens dagordner og referater og samtidigt prøve at finde en løsning for en ’opslagstavle’ eller ’huskeliste’ som giver et overblik over bestyrelsens arbejdsopgaver
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">3.3 Wiki **


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">4. ** **<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Fastlægge kommende bestyrelsesmøder **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Mandag den 2. maj kl 19.30 holdes der møde med de ansatte Jonas D og Jonas B hjemme hos Nina på adressen: Harespringet 3

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">De to kommende bestyrelsesmøder blev fastsat til hhv torsdag den 9/6 og torsdag den 11/8

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Bestyrelsesmøderne vil fremover som udgangspunkt blive holdt den anden torsdag i måneden kl 17-19


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">5. ** **<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Fordeling af arbejdsgrupper blandt bestyrelsesmedlemmerne **

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 11pt;">Det blev besluttet følgende fordeling blandt bestyrelsesmedlemmerne:

<span style="font-family: Arial,sans-serif;">Arrangementsgruppen: Maja <span style="font-family: Arial,sans-serif;">Kommunikationsgruppen: John <span style="font-family: Arial,sans-serif;">Indkøbsgruppen: Danielle <span style="font-family: Arial,sans-serif;">Distributionsgruppen: Anders J <span style="font-family: Arial,sans-serif;">Kontakt til bogholderen/dataanalysegruppen: Anna <span style="font-family: Arial,sans-serif;">Repræsentanterne for de enkelte arbejdsgrupper vil deltage i koordineringsmøder og overlevere budskaber til bestyrelsen


 * <span style="font-family: Arial,sans-serif;">6. ** **<span style="font-family: Arial,sans-serif;">Udpegning af formand og kasserer **

<span style="font-family: Arial,sans-serif;">Nina og Anna blev udpeget som kasserer
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif;">6.1 Udpegning af kasserer **

<span style="font-family: Arial,sans-serif;">Anders J blev udpeget som formand for bestyrelsen
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif;">6.2 Udpegning af formand **

<span style="font-family: Arial,sans-serif;">Danielle og Anders BP vil så hurtigt som muligt igangsætte processen med at få de nye kasserer godkendt hos Merkur bank <span style="font-family: Arial,sans-serif;">Anders BP har overdraget sit eksemplar af ”Borgerlyst” til Anna
 * <span style="font-family: Arial,sans-serif;">7. ** **<span style="font-family: Arial,sans-serif;">Praktisk overdragelse; Merkur bank, koder, nøgler, Borgerlyst-bogen **