Møde+i+kommunikationsgruppen+d.+4.+april+2016

Indgang i gården nr. 80 C, 3. sal
 * **Hvornår:** || Mandag d. 4/4**-2016** kl. 17-19 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, Enghavevej 80-82, København SV

Hvis I ikke kan komme ind - ring til Sara på 50707045 ||
 * **Ordstyrer:** || Sara ||
 * **Referant:** ||  ||
 * **Kage:** ||  ||
 * **Kaffe/te:** ||  ||


 * **Deltagere:** || **Kommer:** || **Afbud:** ||
 * **Amager** || Sara, Morten || Birgit ||
 * **Christiania** ||  ||   ||
 * **Frederiksberg** ||  ||   ||
 * **Islands Brygge** || Troels, Morten, Ida ||  ||
 * **Nørrebro** || Mia || Emma. Er i Århus den dag. Kommer næste gang! ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  || Louise ||
 * **Nordvest** || Andreas, Anders ||  ||
 * **Sydhavnen** ||  ||   ||
 * **Vanløse** ||  ||   ||
 * **Vesterbro** || Andreas ||  ||
 * **Østerbro** ||  ||   ||


 * Dagsorden: **


 * **Nr.** || **Overskrift** || **Beskrivelse** || **Person** ||
 * **1.** || Gruppens organisering || Vi er udfordret i kommunikationsgruppen: vi har aflyst en del møder på det sidste, fremmødet er meget lavt med mange afbud, mange projekter er gået i stå, ingen vil tage referat, folk kommer for sent til møderne. Men samtidig står der mange nye, som gerne vil være med i gruppen og bidrage. Hvordan sørger vi for, at vi ikke taber dem på gulvet? Hvordan fastholder vi dem? Hvordan modtager vi dem godt?

Vi bliver nødt til se snakke om, hvordan vi skaber god dynamik i gruppen og hvordan vi sikrer en god mødekultur. Udgangspunktet må være at sørge for at gruppens medlemmer dukker op til alle møderne.

Andre spørgsmål vi kan tage op: Skal vi sætte tid af til hvert punkt på dagsordenen? Hvorfor kommer folk for sent? Hvad tid skal mødet starte? Hvordan sikrer vi, at vi får opdatering fra alle undergrupperne? Hvordan sikrer vi, at alle deltager ved hvert møde? Er der nogen i gruppen, som ikke behøver deltage ved møderne? Hvem skal være på maillisten? Hvad bruger vi og hvad vil vi bruge maillisten til? Hvordan sikrer vi, at vi føler os effektive og at vi får noget ud af møderne? Hvordan sikrer vi, at der sker noget mellem møderne? ||  ||
 * **2.** || Strategi || Vi har ikke en samlet kommunikationsstrategi. Hvordan kan vi lave en strategi, som er realistisk?

På baggrund af hvad, skal vi lave vores strategi?

Jonas, frivillighedskoordinator, foreslår, at lave en analyse af, hvornår der er behov for at kommunikere bredt ud. Vi kan finde tidligere artikler, tv-programmer, videoklip, posts m.v. og nedskrive lidt stikord til formål, mål, målgruppe, medie, indhold og udformning, samt hvad siger vi om os? og hvad siger andre om os?

Når vi har et bedre overblik over kommunikationen i/af KBHFF, kan vi arbejde på foreslag til, hvordan vi bedre når ud til ikke-medlemmer, passive medlemmer og aktive medlemmer i forskellige situationer (altså baseret på erfaringerne fra de sidste 6-7 år).

Det er formentlig oplagt at kigge på brugen af lokale facebookgrupper og facebook generelt. Jonas har listet mere end tyve KBHFF-grupper og -sider på facebook. Bør vi ikke have det brede overblik over alle dem? || Sara ||
 * **3.** || Lugetur || Er der nogen, der vil tage med på lugetur sammen med Andreas Foss d. 30. april og lave reportage og tage billeder, som kan bruges resten af sommeren? || Sara ||
 * **3.** || Flyer || Vi skal have opdateret teksten, så vi har en brugbar flyer || Sara ||
 * **4.** ||  ||   ||   ||
 * **5.** ||  ||   ||   ||
 * **6.** ||  ||   ||   ||
 * **7.** ||  ||   ||   ||
 * **8.** ||  ||   ||   ||
 * **9.** ||  ||   ||   ||
 * **10.** ||  ||   ||   ||

Referat fra kommunikationsmødet d. 4/4 kl. 17-19.
Til dagens møde mødte der 9 kommunikationsmedlemmer op, heriblandt også nye medlemmer. Der var en del punkter på dagsordenen, da kommunikationsgruppen er udfordret i øjeblikket. Vi talte primært om:


 * Vi skal have skabt en bedre mødekultur i gruppen:** der skal skabes mere aktivitet og ansvar i gruppen, så vi kan mindske det løbende frafald af kommunikationsmedlemmer og sørge for, at folk dukker op til møderne. Det skal blive en prioritet at komme til møderne! Dette hænger også sammen med næste punkt.


 * Vi skal have klargjort vores vision og mission:** en høj prioritet er, at vi får mere gennemsigtighed i KBHFF. Så vi internt forstår visionen og missionen for KBHFF, men også så det eksternt bliver tydeligt hvad KBHFF's vision og mission er. Her har vi i kommunikationsgruppen en afgørende rolle, men det er problematisk, når vi internt er i tvivl om den overordnede vision og mission.

På mødet var der er en tydelig tvivl og forvirring omkring hvad KBHFF's vision egentlig er - og dermed hvad formålet med kommunikationsgruppen er og de opgaver vi laver? Hvad er det vi som kommunikationsgruppe skal kommunikere ud til medlemmerne og hvad er vigtigst? Er det at satse på den interne kommunikation og fastholde medlemmer? Er det den eksterne kommunikation og at skaffe nye medlemmer? Eller er det begge dele? I starten blev vi f.eks. fortalt, at den interne kommunikation var vigtigst, men nu virker det til, at den eksterne kommunikation også skal prioriteres mere ift. at motivere nye medlemmer til at melde sig ind.


 * Summa summarum:** vores gruppe har uden tvivl en vigtig rolle i KBHFF, men vi skal udnytte vores ressourcer bedre! Dette kan naturligvis først lade sig gøre, når vi internt er skarpe på den overordnede vision og mission, som er de grundpiller vi skal arbejde ud fra.


 * Vi skal have en procedure for, hvordan vi træffer beslutninger:** skal alle i gruppen være enige når vigtige beslutninger skal træffes eller er det ok at de enkelte arbejdsgrupper træffer beslutningerne alene når noget inden for deres arbejdsområde skal besluttes?


 * Kontaktperson/tovholder fra kommunikationsgruppen til de forskellige lokalafdelinger:** vi vil gerne have en kontaktperson/tovholder fra kommunikationsgruppen i de forskellige lokalafdelinger. På nuværende tidspunkt har vi ikke kontakt til de forskellige lokalafdelinger. Det ville være oplagt, at vi som kommunikationsgruppe skaber kontakt, og holder denne løbende, til de forskellige butiksgrupper, for bl.a. at høre om de mangler hjælp til nogle kommunikationsopgaver. Derudover er der tvivl om nye medlemmer overhoved ved at en tjans i KBHFF også kan være en tjans i en arbejdsgruppe. Her skal vi gøre mere opmærksom på os selv. Derudover er der tvivl om der bliver holdt introduktionsmøder i alle lokalafdelinger og om der er brug for introduktionsmateriale i lokalafdelingerne til dette formål. Her kunne man f.eks. vise den video som Andreas og Anders fra Storytelling er ved at udarbejde omkring kommunikationsgruppens arbejde og dermed motivere nye medlemmer til at melde sig ind. **Indtil videre har vi fået dækket følgende afdelinger.**


 * - Islands Brygge:** Ida Søborg-Madsen (Webredaktør for hjemmesiden)
 * - Vesterbro:** Andreas Foss (Storytelling)
 * - Nordvest:** Anders Jensen (Storytelling)
 * - Nørrebro**: Mia Leed Jensen (Storytelling)

Hvis der er nogen der er medlem af disse afdelinger og har lyst til at være kontaktperson, må I meget gerne give besked til næste kommunikationsmøde. Det burde ikke være en opgave der kræver så meget tid. Det vigtigste er, at hver lokalafdeling har en kontaktperson, som de kan kontakte hvis der er brug for det og at vi omvendt har en kontaktperson i lokalafdelingernes butiksgruppe som vi kan kontakte.
 * Vi mangler altså at få dækket følgende afdelinger:** Amager, Sydhavnen, Vanløse, Ydre Nørrebro og Østerbro.

Hvad er vigtigt at vi får oversat til engelsk. Vi havde et medlem som gerne ville stå for at oversætte indhold fra hjemmesiden, men det virker til, at opgaven er gået i stå. Hvor mange udlændinge er der egentlig i KBHFF og er det relevant at få det oversat? Hjemmesiden er også gået i stå. Hvad skal der ske med den?
 * Derudover talte vi om:**


 * Opgaver til næste gang (d. 25 april kl. 19-21):** til næste møde har vi aftalt, at vi alle gør os nogle tanker omkring KBHFF's overordnede vision og mission. Det er nemlig vigtigt, at vi får det på plads, så vi har et udgangspunkt for kommunikationsgruppens arbejde og rolle i KBHFF fremadrettet. **Derfor, til næste gang er tanken at vi alle skriver nogle tanker ned herom.** Hvad er det fødevarefællesskabet står for? Hvorfor eksisterer KBHFF osv.

For at skabe et fælles udgangspunkt for vores næste møde, som altså handler om **//__vision__// og //__mission__//**, blev vi enige om at tage udgangspunkt i en simpel model af Simon Sinek som kaldes **//"The Golden Circle"://**



I dette korte klip fra en TED talk (5.55): [|https://www.youtube.com/watch?v=l5Tw0PGcyN0] forklarer Simon Sinek meningen med modellen og hvorfor det er vigtigt at starte med the "WHY" i stedet for the "WHAT" når man skal definere hvorfor en organisation overhoved eksisterer. P.t. er det tydeligt, at vi i kommunikationsgruppen mangler mere gennemsigtighed ift. HVORFOR KBHFF eksisterer, formålet med KBHFF, retningen for KBHFF og KBHFF's overbevisning. Dette påvirker vores arbejde og effektivitet negativt. Men når vi får klargjort vision og mission kan vi også få klargjort kommunikationsgruppens rolle i KBHFF og HVORFOR vi laver de forskellige kommunikationsopgaver.

Sara har lagt et google docs ind på dagsordenen til næste gang hvor vi sammen kan brainstorme. Meningen er, at vi alle skriver vores bud derinde under kolonnerne: WHY, HOW, WHAT. Næste gang samler vi så op og snakker ud fra hvad der er skrevet i dokumentet. Hvis ikke du har mulighed for at komme til næste møde, opfordrer vi alligevel til at skrive dine ord og tanker derinde - jo flere jo bedre!

Evalueringskorpset har lavet en undersøgelse hvor de har undersøgt hvad der er vigtigt for medlemmerne som vi kan tage udgangspunkt i. Vi talte om, at vi på sigt evt. kan lave en ny undersøgelse hvor vi finder ud af hvor medlemmerne står, altså hvad der er vigtigt for dem?


 * Kommende arrangementer:**


 * - Fællesmøde for alle fødevarefællesskaber i Danmark:** der er fællesmøde for alle fødevarefællesskaber (Døff) i Hvalsø omkring d. 24/4 (dato er ikke helt fastsat) i forbindelse med arrangementet 'DET FÆLLES BEDSTE'. Hvis det har interesse kan man læse mere og tilmelde sig her: [|http://detfaellesbedste.dk/]


 * - Generalforsamling:** der er generalforsamling for KBHFF d. 16/4 med efterfølgende hygge og fest. Læs mere her: []

Vi ses til næste møde som finder sted **d. 25 april kl. 19-21**. Vi håber at se så mange kommunikationsmedlemmer som muligt, nye som gamle, så vi kan brainstorme og få klargjort vores kommunikationsstrategi ud fra vores tanker om KBHFF's vision og mission. For at sætte gang i en bedre mødekultur i kommunikationsgruppen og gøre det ekstra hyggeligt til møderne, har Ida tilbudt at tage kage med - tak Ida :-).


 * Tak for alle der mødte op til et godt og konstruktivt møde og dejligt med nye medlemmer!**

Vi ses!