Amager+-+Butiksgruppemøde+d.+13.+februar+2013

=**Amager Butiksgruppemøde d. 13. februar 2013 **= Tilbage til butiksgruppen amager


 * Hvornår: || Onsdag d. 13. februar 2013, kl. 16.30 ||
 * Hvor: || Amager Fælled Skole? Er det ikke i Købnerkirken? Jo. I Købnerkirken.! ||
 * Kommer: || Jonas G, Sabrins, Liv, Terese, Dan H ||
 * Afbud: || Sidse, Jonas T ||
 * Snacks: ||  ||

og sælge dem fra klokken 16:00. De er ikke længere dedikeret til nye medlemmer. På intro-dage modtager løssalg vagten besked fra intro-gruppen om, hvor mange poser der skal sættes til side til nye medlemmer. hvad tid der er blevet leveret inden for de sidste måneder? eller bede dem om at registrere tidspunkt for ankomst i et skema? || Jonas G Terese || 5 ||   || frugtposer (mug i poserne).
 * ~ ** punkt ** ||~ ** hvad går punktet ud på? ** ||~ ** ansvarlig ** ||~ ** tid ** ||~ vedhæftning ||
 * || === Faste punkter === ||  || / min ||   ||
 * 1 || Valg af referent og ordstyrer ||  || 1 ||   ||
 * 2 || Gennemgang af dagsorden || Ordstyren || 1 ||  ||
 * 3 || Dato for næste møde ||  || 1 ||   ||
 * 4 || Godkend referat fra sidst ||  || 3 ||   ||
 * 5 || Opfølgning på opgaver fra sidst
 * Dan: købe engangskarklude
 * Terese: skrive til indkøbsgruppe vedr. sene vare til afdeingen + dårlig kvalitet af vare (jf. punkt 6)
 * Dan: rykker skolen for den 13/2
 * Dan, Jonas G og Terese: skrive PIN til butik-telefon ind i lukke, info og modtage vagtbeskrivelser
 * Jonas T: kontakter løssalggruppen og fortæller at løssalgvagter skal sælge ekstraposer til 110 kr
 * Jonas T: skriver til Sidse jf. punkt 6
 * Jonas G: laver en doodle + wiki-side til arbejdsgruppemøde
 * Jonas G: implementerer opgaver i forbindelse med poser til nye medlemmer (jf. punkt 16)
 * Terese: kontakter Carsten og fortæller om Ida Aukens penge ||  || 3 ||   ||
 * 6 || Mailvagternes beretning ||  || 30 ||   ||
 * 7 || Valg af mailvagt frem til næste møde ||  || 1 ||   ||
 * 8 || Nyt fra kollektivgruppen ||  || 0 || referat ||
 * || === Aktuelle punkter === ||  ||   ||   ||
 * 9 || Forsinkede grønsager
 * modtagevagterne skal instrueres i at ringe til pakkevagterne når grønsagerne er forsinket fra Gladsaxe
 * kan vi finde ud af hvor ofte, de er forsinket fra Gladsaxe? skal vi ringe rundt og høre modtagevagterne
 * kan vi finde ud af hvor ofte, de er forsinket fra Gladsaxe? skal vi ringe rundt og høre modtagevagterne
 * 10 || Barsel
 * kan man være aktiv på barsel?
 * I så fald hvor registrerer vi det? på team-oversigt? eller som note i medlemssystemet? eller andet? || Jonas G || 3 ||  ||
 * 11 || Erfaringudvekslingsevent
 * Stofposer: vend på vrangen saml 10 af gan gen; problemer med lange stropper, champignon-poser og
 * Team-struktur: den blev taget godt imod. I indre by er den meget anderledes, men virker meget kompliceret.
 * Medlemssystem: der mangler folk. Det er kun en person, som arbejder på systemet. || Jonas G || 3 ||  ||
 * 12 || vagtbeskrivelser
 * Gladsaxe: Dan => Terese ?
 * Løssalgvagt: Jonas T => Sidse ?
 * Lukkevagt: Oleg => Dan ?
 * Smagsprøvevagt: done!
 * Pakkevagt: Tina => Sabrina ?
 * Kassevagt: Jonas T ?
 * Modtagevagt: Liv ?
 * Team-link: done!
 * Info-vagt: done!
 * BUTIK: done!
 * KOM: ?
 * ØKONOMI: ?
 * LØSSALG: ?
 * INTRO: ? ||  || 3 ||   ||
 * 13 || indkøbsgruppen holder åbent hus 25. februar 2013 ||  || 1 || link til tilmelding ||
 * || I ALT (minutter lagt sammen) ||  ||   ||   ||
 * || I ALT (minutter lagt sammen) ||  ||   ||   ||

Jonas G har skrevet en del kommentarer i pink.

– //Dan har købt klude og de ligger på skolen.// // Svaret blev modtaget lidt aggressivt, hvorfor der ikke er meget at melde om mailen. Dog vil de fra Gladsaxe begynde at ringe ud, hvid der opstår forsinkelser fra leveringen. De vil ringe til den nøgleansvarlige modtagevagt, hvorfor det vil være en god ide at lave et telefonkædesystem, hvor beskeden om forsinkelser bliver givet videre til først nummer to modtagevagt og derefter til pakkevagterne //. //Det vil for eftertiden være muligt at lave kvalitetssikring af leveringen ved hjælp af et tjekliste-skema.// - //Tjek// og sælge dem fra klokken 16:00. De er ikke længere dedikeret til nye medlemmer. På intro-dage modtager løssalg vagten besked fra intro-gruppen om, hvor mange poser der skal sættes til side til nye medlemmer. - //Tjek// – //Tjek, mail er sendt til Sidse efter en lidt omstændig vej.// – //datoen er på plads og bliver søndag d. 24. Februar kl. 11// – //Første intromøde i 13/2, hvor dette testes. (// det gik rigtig fint, bortset fra at løssalgvagterne ikke var informeret om de nye priser på ekstra poser => løssalg-gruppen er blevet bed om at melde dette ud //)// // - Kollektivgruppen er allerede bevidste om disse puljemidler og lægger op til at vi i Amagerafdelingen selv forsøge at søge midlerne til et arrangement/et initiativ i afdelingen. Det er usikkert, hvorvidt kollektivgruppen tager teten videre og indstiller en ansøgning kollektivt fra hele foreningen. Dette bliver opdateret af mailvagten. ( // skulle vi prøve? Er der en eller to der vil tage opgaven, at formulere en ansøgning fra Amager-afdelingen? Skal vi evt. lave en i samarbejde med Købnerkirken? // ) //
 * Referat**
 * 1) // Dan ordstyrer, Liv referent //
 * 2) Tjek
 * 3) // Næste møde: Onsdag d. 6. Marts ( // vi går tilbage til møde hver 3. uge // ) //
 * 4) // Vi følger op på opgaverne fra sidst //
 * 5) Opfølgning på opgaver fra sidst
 * Dan: købe engangsklude
 * Terese: skrive til indkøbsgruppe vedr. sene vare til afdelingen + dårlig kvalitet af vare (jf. punkt 6)
 * Dan: rykker skolen for den 13/2 - //Tjek//
 * Dan, Jonas G og Terese: skrive PIN til butik-telefon ind i lukke, info og modtage vagtbeskrivelser
 * Jonas T: kontakter løssalggruppen og fortæller at løssalgvagter skal sælge ekstraposer til 110 kr
 * Jonas T: skriver til Sidse jf. punkt 6
 * Jonas G: laver en doodle + wiki-side til arbejdsgruppemøde
 * Jonas G: implementerer opgaver i forbindelse med poser til nye medlemmer (jf. punkt 16)
 * Terese: kontakter Carsten og fortæller om Ida Aukens penge

6. Mailvagternes beretning - // Se link // @https://docs.google.com/a/kbhff.dk/document/d/1v40Mm2pQlEua9PW9r1I7An2XacVMcx_gwEvD48WhEU0/edit - // Jonas G besvarer Lasses mail om dobbelt præsentation af arbejdsgrupper (på team-oversigten og på wiki-siden) // wiki viser hverken efternavn eller telefonnummer, da det er en præsentation af gruppemedlemmerne for Amager-medlemmerne. Team-oversigten giver flere kontaktoplysninger. Team-oversigten er et administrativt redskab, som er standard for om man er aktiv eller ej. De to forskellige formål, gør det nødvendigt at have oplysninger begge steder. Pt. vedligeholder butik-gruppen wikien, men det foreslås, at KOM skal overtage efter arbejdsgruppemødet 24. februar 2013. - // Lasse har tilføjelse til pakkevagtbeskrivelsen // - // Vi taler om at indføre en standartprocedure til hvordan man skal svare på mails angående manglende varer I en pose. Vi tale rom at beslutninger om refundering skal besluttes på arbejdsgruppemøder, da mailvagten/kassevagt ikke kan beslutte det egenrådigt. // - // Invitation til Urban-festival i Urbanplanen // - // Forslag om at oprette en posevaskevagt // - // Indkøbsgruppen har inviteret til åbent hus 25.2 // - // Vi diskuterer hvordan vi skal bruge etiketterne i mail-indboksen. Vi taler om at antallet af etiketter skal forsimples så meget som muligt, da vi er flere mennesker bruge systemet. Dette betyder at man som mailvagt ikke skal forholde sig til alt for mange undergrupperinger. Dog skal det noteres at vigtige mails til alle andre grupper end kommunikations- og butiksgruppen skal have deres mail videresendt direkte til deres arbejdsgruppe-mail. // - // Der har været for mange opgaver for kassevagterne, hvorfor der har været fejl i indleveringen af penge til døgnboksen // - // Akut mangel på hænder til Gladsaxe-vagten d. 27. Februar, vi vil sende en mail til team-links om at prøve at rekruttere folk fra de forskellige teams. // // Der er beretning fra kollektivgruppens seneste møde. Referat findes herover i dagsordnen. //

7. // Terese tager vagten til d. 6/2 //

8. // Jævnfør mailvagtens beretning. //

9. // – Der bliver implementeret en beskrivelse i modtagevagtbeskrivelse af hvordan telefonkæden kan fungerer //

10. // Vi taler om at punktet eventuelt skal tages på arbejdsgruppemødet d. 24/2 // // Vi taler om at man som sygemeldt eller på barsel, kan få lov at have 6 måneders aktivt medlemskab uden at have vagter. Dette for at muliggøre at folk der er sygemeldte med stress (eksempelvis i forbindelse med arbejdsløse, der får problemer med A-kasse, der ikke vil give sygedagpenge, når de laver frivilligt arbejde), mens det samme kunne gøre sig gældende for folk der er på barsel. //

11. Stofposer: vend på vrangen saml 10 af gangen; problemer med lange stropper, champignon-poser og frugtposer (mug i poserne). // Vi taler om at der mangler struktur for hvordan der holdes kontrol med at de der henter poser også afleverer en pose. Vi skal altså have et godt system // // implementeret for at kassevagterne tager imod poserne og samler dem et bestemt sted, mens de holder kontrol med antallet af poser. // Team-struktur: den blev taget godt imod. I indre by er den meget anderledes, men virker meget kompliceret. // Jonas og Lasse præsenterede systemet og det blev taget godt i mod og andre var meget imponerede. // // I indre by kører de med et system hvor folk er meldt på teams efter hvilket tidsrum de kan arbejde. //

12. vagtbeskrivelser Gladsaxe: // Terese // Løssalgvagt: Jonas T => Sidse ? //Jonas G kontakter Sidse og spørger om hun vil overtage// Lukkevagt: // Dan // Smagsprøvevagt: done! Pakkevagt: // Sabrina (forsøger at få den opdateret til d. 13/3) // Kassevagt: // Done (næsten) // Modtagevagt: // Done (med undtagelse af beskrivelse af telefonkæden) // Team-link: done! // Jonas G og Lasse har været i dialog om denne og snakker om eventuelt at sende den videre til team-links ( kommunikationsgruppen ), for at de kan komme med kommentarer // Info-vagt: done! BUTIK: done! KOM: ? // Vi snakker om det på arbejdsgruppemøde // ØKONOMI: ? // Vi snakker om det på arbejdsgruppemøde // LØSSALG: ? // Vi snakker om det på arbejdsgruppemøde // INTRO: ? // Vi snakker om det på arbejdsgruppemøde // Vagtbeskrivelser generelt // - Vi er lidt over halvvejs igennem vagtbeskrivelserne (i dokumentform), mens de mangler at blive sæt op med standartmodellen i Photoshop. Dette pålægger Jonas G (sejt!). // // - Vi bliver enige om at de der har haft ansvar for hver enkelt vagtbeskrivelse for eftertiden også har ansvar for opdateringer af dette. //

13. // Vi taler om dette på arbejdsgruppemødet for at sikre at Amager afdelingen har repræsentation. // // Vi regner med at Søren fra løssalgsgruppen deltager, men ved det ikke endnu. I fald der ikke er andre repræsentanter vil Sabrina gerne deltage. // // Vi er ikke enige i at der skal være krav om at der altid skal findes kartofler, gulerødder og løg i løssalg. Hvis ikke det kan blive solgt, vil vi ikke bestille det. // // Vi ser et problem i at der er indgået en usagt ”fast” aftale med Kieselgården og Birkemosegård om at der hver uge skal laves leverancer fra disse gårde. Vi ønsker at der kommer mere åbenhed om hvilke gårde der vælges at indgå aftaler med og ud fra hvilket system. Dette er en problemstilling vi ønsker at få med videre til åbent hus. //

Opgaver: - Dan kontakter Hanne for at spørge ind til kollektivgruppens beslutning om Ida Auken midlerne - Sabrina kontakter de andre butiksgrupper for at høre hvilke banker de har, hvordan de håndterer døgnboks og tjekke hvilke bankalternativer der findes på Amager, så der kan blive forberedt et forslag om bankskift til arbejdsgruppemødet d. 24/2. - Både Terese og Sabrina snakker med deres A-kasser om deres politik i forhold til frivilligt arbejde. Derudover tager de kontakt til kommunen for at høre, hvordan reglerne er her. - Jonas G snakker med Lasse grubbe omkring kontakter til arbejdsgruppemedlemmer to steder (på wiki og team-oversigt). - Jonas G kontakter kommunikationsgruppen og får dem til at udtænke en smart måde at melde til foreningens medlemmer at de skal huske at ryste og vende posen. - Jonas G kontakter Sidse for at få hende til at lave løssalgsvagtbeskrivelsen. Derudover skal han gensende link til beskrivelse af hvordan vagtbeskrivelserne laves. - Jonas G tjekker op på om Økonomigruppen har fået mail fra Jonas T om kassevagtbeskrivelsen - Dan tager sig af flytning til Købnerkirken d. 13/3. - Alle sikrer at deres vagtbeskrivelser bliver gjort færdige.

Punkter til arbejdsgruppemødet: - Refundering ved manglende varer I en pose - Simplere etikettesystem - diskutere procedure for barsel og længerevarende sygmeldt - vagtbeskrivelser for arbejdsgrupperne

Ved lokaleflytning (til Købnerkirken eller andre steder): - d. 13/2 forløb rigtigt fint og alle var velforberedte. Dog var der misforståelse angående leveringen, da Gladsaxe ikke havde fået klar besked. ( ? Jeg må have været væk, da vi snakkede om det. Jeg har klart givet besked til alle Gladsaxevagter om det. Og vi fik en bekræftende mail tilbage, der sagde: "Jeg har sørger for at chaufføren får den rigtige adresse!" (jf. mailen med emnet "Gladsaxevagt næste onsdag, Amager-afdelingen er et andet sted end normalt!") - Vi beslutter at det er butiksgruppens ansvar at kontakte Gladsaxevagten for den pågældende uge og fortæller hvor grønsagerne skal leveres. ( Det står i forvejen i vejledningen til flytning på Google Drev her )