Oekonomi_og_struktur_modeller

=Økonomi modeller for KBHff=

-arbejdsdokument for beskrivelse af mulige strukturer for beslutningsgange og økonomi for KBHff

**1.0 Indledning**
Dette arbejdspapir handler om økonomi. Vi skriver fordi KBHff fra efteråret 2010 ikke længere består af en enkelt butik. I oktober åbnede butikken på Amager og vi forventer, at der i de kommende måneder og år vil komme flere til. Vi skal samarbejde så meget som muligt. Det giver styrke og synergi som en samlet forening a t gå mod et fælles mål. Målene for KBHff er fastlagt i vedtægterne: Det er svært at se at den række bullets peger i retning af en bestemt organisering. Det er vigtigt at huske, at vi både vælger en løsning for os der er på banen nu OG for fremtidige butikker, som jo ikke kan give deres holdning til kende i dag. Derfor er en vis fleksibilitet ønskelig.
 * At være en del af en bæredygtig fremtid ved at gøre bæredygtige, økologiske fødevarer tilgængelige for alle.
 * At forsyne medlemmerne med et sæsonbetonet udbud af økologiske varer, der er dyrket og produceret så lokalt som praktisk muligt.
 * At skabe et økonomisk bæredygtigt, selvstændigt og transparent alternativ til de kommercielle fødevarevirksomheder.
 * At være et lokalt forankret arbejdende fællesskab, der danner ramme for samarbejde og møde mellem mennesker på en åben og inkluderende vis.
 * At støtte fair og direkte handel.
 * At være miljøvenlig ved bruge ressourcer med omtanke.
 * At formidle og fremme viden om økologi, fødevarer, tilberedning og forbrug.

Samtidig er et grundprincip i vores forening, at flest mulige opgaver skal uddelegeres til dem som har mest forstand/engagement på/i opgaverne. Dog skal opgaverne løses loyalt ifht. organisationens mål og etik.

Vi skal have en struktur med stor gennemskuelighed samt sikre orden i økonomien. Nye medlemmer skal kunne se hvad der foregår og der skal være et sted at gå hen med sit engagement i økologisagen.

Men hvordan skal vi hænge sammen økonomisk?

Indtægterne er
 * Kontingent, som indbetales ved et medlems indmeldelse (pt 100 kr.) Det er et engangsbeløb. Der er en "kontingentformue" i foreningen og der tilgår hver uge nye kontingenter.
 * Indtægter ved salg af grønsager til medlemmerne, herunder "overskud" ved posesalget / løssalg. Butikkerne opererer med, at værdien af varerne i en pose skal være 90-93 kr. De resterende 7-10 kr. er "overskud" til afholdelse af andre udgifter.
 * Tilskud fra fonde mm. har hidtil ikke været noget "problem" men hvis / når vi begynder at søge skal vi overveje pengenes placering.
 * Arbejdstimer fra medlemmer, fx kværning af mel, vedligehold af website. Ikke en kontant indtægt, men ækvivalent.

Udgifterne er
 * Køb af grønsager og andre fødevarer.
 * Løbende småudgifter i den enkelte butik - kaffe, smagsprøver, kridt
 * Løbende udgifter der kunne være stordriftsfordele i - revision, PBS-system
 * Større investeringer i den enkelte butik: Husleje (ikke pt, men måske fremover)
 * Investeringer, der potentielt kan være til fælles lykke for flere butikker - designerposer, melkværn

Det er værd at være opmærksom på, at visse udgifter (grønsagsindkøb, investeringer) bliver mindre jo mere man køber - stordriftsfordelene. Disse vil i sagens natur bedst kunne udnyttes jo større fællesskabet er.

Endvidere er der det juridiske spørgsmål: Skal foreningen have én kasserer eller mange? Hvor meget må man decentralisere budgetansvaret, hvis vi kun har én kasserer og aflægger ét årsregnskab? Dette må afklares med brug af eksperter - men hvem ved sådan noget? Peter Fritzen fra Københavns Kommune - ham må vi lige fritte.

Økonomimodellerne neden for er beskrivelser af forskellige måder at organisere indtægter og udgifter på. Modellerne beskrives med de to yderpunkter først og så diverse mellempositioner.

2.0 Helt selvstændige butikker
I det ene yderpunkt er alle de lokale afdelinger 100% deres egen forening, dvs har hver deres arbejdsgrupper og bestyrelse. En forening for hver butik. Butikkerne danner selv deres egen forretningsmodel, har deres egne evdtægter, sætter prisen for varerne, organiserer distribution og anskaffer inventar. Selvfølgelig står det enver frit for at søge inspiration på [|www.kbhff.dk].

Kbhff (Korsgade) vil kun være et rådgivende organ man kan gå til hvis man har brug for sparring. De enkelte foreninger bestemmer selv fra gang til gang hvor meget support de har brug for og hvor der kan være fx. vil de være med til en internet betalings ordning, købe ind sammen med de andre, lave fælles kurser.

2.1 Forenings hierarki
Nye medlemmer bliver foreningsmæssigt tilknyttet den enkelte butik - fx Amager - og ikke KBHff, som overordnet forening. De lokale foreninger er som overskriften siger 100% lokale og bestemmer selv deres opbygning. KBHff vil i denne model nærmest have karakter af en forening for foreninger (i modsætning til en medlemsforening) og vedtægterne vil skulle laves grundlæggende om.

2.2 Økonomisk
Lokal foreningen har 100% dispositionsret over egne indtægter og udgifter. Hver butik/forening har sin egen konto og der er ingen fælles konto. Foreninger, der har særlige udgifter (fx husleje højere end gns.) må selv bære denne økonomiske byrde. Der vil fra sag til sag kunne kastes penge i fællesprojekter fx udvikling af en hjemmeside løsning, fællesindkøb af poser.

2.3 Socialt
Kortest mulig vej til beslutninger det kræver at hver lokal fødevare forening har resurser til at drive det hele, men måske giver det også meget motivation man skal nok være meget bevidst om vidensdeling mellem de lokale ff'ere ellers får man ikke meget ud af stordrift

2.4 andre fordele/ulemper
Alle butikker skal have egen kasserer og aflægge eget årsregnskab med revision (udgift) og egne vedtægter, bestyrelsesmøder, generalforsamling, etc. Man må også spørge sig selv hvornår lokalafdelingerne (alligevel) får brug for en fællesorganisation.

Hver butik sin forening er uproblematisk i forhold til KBHff's nuværende vedtægter. Muligvis kræver det en vedtægtsændring i KBHff hvis vi skal kunne gå sammen med andre fødevarefællesskaber om investeringer.

3.0 Centralistisk model
Alle butikker er medlemmer af KBHff og underlagt foreningens vedtægter. Alle indtægter ryger i en fælles kasse. Kontingenter og de ugentlige salgsindtægter tilfalder fællesforeningen. Alle udgifter afholdes af den fælles kasse. De enkelte butikker (herunder Korsgade) kan afholde mindre udgifter, fx under en fastsat bagatelgrænse, og få pengene udbetalt af fællesforeningens kasserer. Alle økonomiske beslutninger over den fastsatte bagatelgrænse skal vedtages på medlemsmøderne, som er fælles.

3.1 Forenings hierarki
Nye medlemmer bliver medlem af KBHff, ikke af en lokal afdeling. De lokale butikker indgår som arbejdsgrupper i KBHff uden særlige vedtægtsfastsatte rettigheder eller pligter. Der er som udgangspunkt ikke sikkerhed for, at den enkelte butik / forening er repræsenteret i bestyrelsen. Det står frit for at deltage i kollektivgruppens møder.

3.2 Økonomisk
Alle indtægter ryger i en fælles kasse - alle udgifter afholdes sammested fra. De lokale butikker fører en kassekladde på åbningsdagene, som afleveres til kassereren. Pengene indsættes på KBHff's konto - foreningen har kun én konto. De enkelte butikker (herunder Korsgade) kan afholde mindre udgifter, fx under en fastsat bagatelgrænse, og få pengene udbetalt af fællesforeningens kasserer ved aflevering af bon'er. Alle økonomiske beslutninger over den fastsatte bagatelgrænse skal vedtages af foreningens bestyrelse / på medlemsmøderne, som er fælles.

3.3 Socialt
Medlemmerne har muligvis deres identitet i butikken, men formelt set er de "bare" medlemmer af KBHff. Det kan give anledning til beskyldninger om centralismne mm. Der bliver lang vej til beslutningerne. Selv mindre investeringer skal igennem en fælles beslutningsproces og afvejes i forhold til andre butikkers ønsker og behov.

3.4 andre fordele/ulemper
De besluttende forsamlinger (kollektivet, bestyrelsen, medlemsmøderne) får en presset dagsorden, fordi der skal tages stilling til rigtig mange mellemstore og store økonomiske dispositioner i de enkelte butikker. Møderne bliver lange og kan blive præget af detaljerede prioriteringer mellem de forskellige butikker. Der vil løbende opstå ekstra opgaver til kassereren, fx opgørelse af hvilke butikker der leverer hvor store indtægter og hvor mange af fællesudgifterne de så har trukket.

4.0 Mellempositioner


KBHff har én bestyrelse (formand, næstformand, kasserer… -valgt på den årlige generalforsamling), der i samråd med kollektivgruppen (alle medlemmer, der måtte have lyst) varetager KBHffs daglige, økonomiske og juridisk drift af foreningen. Beslutninger tages med en høj grad af konsensus eller ved afstemninger, hvor simpelt flertal ofte er nok. Skulle der opstå uoverenstemmelse eller hastesag kan den på generalforsamlingen valgte bestyrelse træffe afgørelse ved valg i bestyrelsesregi (uden kollektivgruppen).

Alle butiksgrupper/afdelinger (nørrebro, amager, vesterbro...) har fri adgang til kollektivgruppen. Vil vi yderligere sikre, at hver butik har en stemme i beslutningerne, kan det ske ed en vedtægtsændring t fastsætte, at hver lokalforening er sikret min. ét medlem i bestyrelsen.



Blandt andet med brug af nettet, stormøder og medlems-angegement, søges høj grad af transparens i KBHff.

Nye medlemmer betaler kontingentet til deres lokalafdeling, som er en del af KBHff. Det er ikke så meget et enten-eller som i de to modeller oven for men et både-og.
 * 4.1 Foreningshierarki**

4.2 Økonomisk
I hver butik bliver der ført en kassekladde (indtægter & udgifter), der synliggør de løbende økonomiske aktiviteter. For at lette de enkelte afdelinger for det administrativt arbejde og for at holde udgifterne til dette nede, har KBHff kun et regnskab og et fælles års-regnskab.

Vi er som overskriften siger i en mellemposition. Nogle af **indtægterne** skal tilfalde den enkelte butik / lokalafdeling, nogle skal gå i den fælles kasse. Fordelingen på de to kasser ( økonomier) kan bestemmes med skelen til, hvilke **udgifter** der det giver mening at afholde lokalt for den enkelte butik og hvilke udgifter der kan være fordele i at afholde fælles. Lokale udgifter kunne være:
 * 1) Inventar,
 * 2) renovation
 * 3) smagsprøver

fælles udgifter kunne være:
 * 1) udvikling af en hjemmeside løsning,
 * 2) fællesindkøb af poser.

Hver enkelt butik/afdeling har et rådighedsbeløb, som de selv administrerer til daglig drift og arrangementer. Fordelingen kan ske ved at butikkerne / lokalafdelingerne (også Korsgade) som udgangspunkt har rådighed over egne indtægter (kontingenter og salgsindtægter) men betaler et kontingent til KBHff. En anden model er, at alle indtægter som udgangspunkt tilfalder hovedforeningen KBHff, som så sender et beløb tilbage til de enkelte butikker. I begge tilfælde skal der fastlægges en nøgle for, hvordan fordelingen mellem lokal og fælles økonomi skal være. Butikkernes lokale økonomi kan baseres på antal medlemmer i den lokale afdeling eller antallet af solgte poser. I butikskontingent modellen kan det også fastlægges en pct af butikkens "overskud" (indtægter - lokale udgifter), som kanaliseres tilbage til hovedforeningen.

En endnu mere decentral og mindre bureaukratisk model er at butikkerne som udgangspunkt er selvstændige enheder med fri dispositionsret over pengene. Det kræver at vi vedtægtsmæssigt er på fast grund (snak med Peter Fritzen). Fælles økonomiske dispositioner kan tages fra gang til gang ved at butikkerne skyder beløb ind. I denne model betales der altså ingen faste kontingenter til fællesforeningen, kun ad-hoc prægede indbetalinger fra butikkerne til fælleskassen.

4.3 Socialt
man bliver en del af et større veldrevet fællesskab men har samtidig det lokale initiativ til gengæld kræver denne løsning flere ressourcer der deltager både lokalt og fælles.

4.4 Andre fordele og ulemper
Foreningen har én kasserer der fører det samlede regnskab og sørger for revisionen. Der vil - afhængig af hvilken økonomisk model der vælges - være en del opgaver med udregning af den enkelte butiks kontingent eller tilskud, men næppe flere end vækst i almindelighed vil skabe.

4.5 Behov for vedtægtsændringer
Nu bliver det kedeligt.

I de nuværende vedtægter er arbejdsdelingen sådan, at bestyrelsen har ansvaret for mindre økonomiske anliggender i forbindelse med den daglige drift. Bestyrelsen aflægger også regnskab og budget for generalforsamlingen. Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst et yderligere bestyrelsesmedlem i forening. Ved optagelse af lån og ved salg/ pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse. Der er ikke specifikt nævnt noget om økonomi under generalforsamlingen og kollektivet i vedtægterne. der står dog, at generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Hvis vedtægterne skal afspejle den måde, foreningen reelt virker på, burde de lokale butikker / afdelinger nok nævnes i vedtægterne, hvis de har et selvstændigt økonomisk råderum. En generel præcisering af det økonomiske ansvar når der er selvstændige lokalafdelinger under én kasserer / bestyrelser kunne nok være en god ide.

I mellempositionen kan der være behov for at se på enkelte sætninger i vedtægterne, som muligvis skal vejes efter en ekstra gang. Når vi fremlægger vores overvejelser på den ekstraordinære generalforsamling kan vi passende have gennemgået disse sætninger og evt. ændret formuleringerne.

De omfattede sætninger er:

//**§ 6 stk. 1: Fire gange om året afholdes der medlemsmøder, hvoraf generalforsamlingen tæller som et. Medlemsmøderne har til formål at give medlemmerne mulighed for at træffe beslutninger omkring foreningens drift og udvikling, herunder fordelingen af foreningens økonomiske overskud.**// //**Kommentar:**// Hvis medlemsmøderne afholdes lokalt - ikke for foreningen som helhed - skal det måske tydeliggøres. Der kan være emre end fire.

//**§ 7 stk. 1: Foreningens ledelse udgøres af kollektivgruppen udfra vedtagne beslutninger foretaget på de fire årlige medlemsmøder i overensstemmelse med disse vedtægter.**// //**Kommentar:**// Samme problem som oven for. Kollektivgruppen vil være bundet af lokale medlemsmøder. Der kan være mere end fire.

Ligegyldigt hvilken model vi vælger og hvad vi finder frem til, så vil det kræve at vi gennemgår foreningens vedtægter. Vi er jo helt inde og rode ved foreningens kerne - strukturen - hvordan vi er forenede. - //Kristoffer//

** 5.0 Overgangsproblemer **

Fra KBHff's start har alle medlemmer meldt sig ind i Korsgade. Derfor er alle kontingenter i sagens natur røget i Korsgade-kassen. Fra Amagerbutikkens start den 1. september 2010 har nye medlemmer kunnet melde sig ind direkte derude og kontingentet er tilfaldet Amager. "Gamle" medlemmer fra Korsgade, der har valgt at flytte til Amager, har IKKE tager deres 100 kr. kontingent med. Til gengæld har Korsgade gjort en masse erfaringer, som kommer nye afdelinger til gavn, samt etableret IT-strukturer mm der er lige til at gå ind i for nye afdelinger og som beredvilligt stilles til rådighed.


 * 6.0 Konkret forslag fra mødet 30. november. **