Bestyrelsesmøde+28.+august+2017

Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear} Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i //kursiv// || Jonas ||
 * Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde 28. august 2017 **
 * **Hvornår:** || Mandag d. 28. august klokken 16:30-18:30 (og efterfølgende koordineringsmøde til 21:30) ||
 * **Hvor:** || KPH ||
 * **Kommer/ til stede:** || Marianne, Magnus, Jonas, Irina ||
 * **Afbud/ ikke til stede:** || Louise, Eline, Julia ||
 * **Mad:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Mødefacilitator:** || Magnus ||
 * **Referent:**

=** DAGSORDEN ** = =1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)= Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her. //Jonas: skimtet - konklusion ja// //Magnus: nej// //Eline: nej//
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * //Lave doodle og invitere AMA, VES og SYD// || //Louise// || //Tjek// ||
 * //Jonas har startet på nyhed om beslutninger fra GF, men den er tung at skrive. Jonas sender det skrevne ud til alle i bestyrelsen.// || //Jonas// || //Tjek// ||
 * //Alle bidrager til nyheden om beslutningerne fra GF, som Jonas sender, hvis de har noget at bidrage med.// || //Alle// || //Nej// ||
 * //Få styr på digital medarbejdersignatur.// || //Marianne og Jonas// || //I process// ||
 * //Skrive til Irina vedr. status på selskabsform og give Anders' kontaktoplysninger videre.// || //Eline// || //Tjek// ||
 * //Skrive og oprette standardmail til at sende til de fælles arbejdsgrupper, når FK er syg.// || //Jonas og Magnus// || //Tjek// ||
 * //Forfatte udkast til retningslinjer som tillæg til de ansattes kontrakter og gemme det på drevet.// || //?// || //Jonas er gået i gang i forbindelse med underskrivning af kontrakt med FK// ||
 * //MobilePay-slutspurt//
 * //Tjek op med Torsten, om vi bliver klar til på onsdag! (J)//
 * //Skriv mails til arbejdsgrupper (J)//
 * //Skriv nyhed til hjemmeside (J)//
 * //Skriv tekster til vagtbeskrivelser (J)//
 * //Tjek op med kommunikationsgruppen (M)//
 * //Sparring på det skrevne (M)// || //Jonas og Magnus// || //Tjek// ||
 * //Skriv til Louise og høre om kommunikationsgruppen rykker på hygiejneplakaten.// || //Eline// || //Tjek// ||
 * //Fortæl distributionsgruppen på deres næste møde at vi i bestyrelsen meget gerne vil se nødplanen for fælleslagerdrift, når der er et færdigt udkast klar.// || //Magnus// || //Tjek// ||
 * //Send kontaktoplysnigner på Jacob fra retro til Eline.// || //Jonas// || //Tjek - Eline og Magnus tager initiativ til er møde// ||
 * //Del distributionsgruppens dokument vedr. FK-opgaverne med hele bestyrelsen.// || //Jonas// || //Tjek// ||
 * //Hør Jonathan, om han har fået FK-telefonen og pin-koden.// || //Jonas// || //Tjek// ||
 * //Læs rapporter fra antropologistuderende (louise har sendt dem)// || //Alle// || //Marianne: ja//

//Opgaven går videre til næste møde!// || =2. Godkendelse af referat fra sidst= Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes. Bestyrelsesmøde med VAN, FRB og NB 10. august 2017 =3. Næste møde - tid og sted= Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper) Se doodle =4. Nye punkter= Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind. (hvad går punktet ud på?) ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min) || //Umiddelbart ligger der ikke noget på os hos ERST. Men tjekker E-boks, læser mails og referater (Jonas sender til Irina). Irina tager kontakt til Anders P. I E-boks vil alt fra myndigheder ligge. Hvis det ikke står i E-boks, hvad er status på klagen fra den tidligere bestyrelsen?// // Irina samler op på, hvordan vi hæfter som bestyrelse. Jonas tjekker op på, hvem som er NEMid-administrator. // || Irina ||  ||   || //Jonas har startet på det. Jonas og Irina færdigskriver det.// || Jonas ||  ||   || //Vi tager det næste gang, når rapporterne er læst af alle.// || - ||  ||   || Skal vi oprette et team på Slack for at kunne træffe beslutninger mellem møderne?
 * //Send rapporter fra antropologistuderende videre til forretningsplangruppen.// || //Magnus// || //Tjek// ||
 * //Hør amager-afdelingen om vi kan have koreaner-besøg der.// || //Eline// || //Tjek// ||
 * ~ Nr. ||~ Titel og beskrivelse
 * A || **Selskabsretslig status**
 * B || **Retningslinjer for ansatte**
 * C || **Rapporter fra antropologistuderende**
 * D || **Slack og Loomio**

//Vi vil prøve at komme på Loomio og bruge det. Her er link til gruppen:// //https://www.loomio.org/invitations/838032656f7558715fcb// || Jonas || Diskussion + beslutning || 10 || Hvilke info- og diskussionspunkter har vi? Hvem præsentere hvad?
 * E || **Emner til koordineringsmødet**

//- se herunder Punkter til kommende kordineringsmøde// || Jonas || Opsamling || 10 || Hvem har gode råd til dokumenter/gamle præsentationer jeg kan bruge?
 * F || **Oplæg til Hansalim**

//Prøv at kigge efter introslides. Og se på Carsten og Sofies introside på wikien.// || Eline || Spørgsmål || 5 || Hvornår skal det være?
 * G || **Ekstraordinær Generalforsamling i November**

//Vi tager det op på koordineringsmødet.// || Magnus ||  || 5 || Allerede ca. 30% af vores bestyrelsesår er forbi. Skal vi (med reference til den plan vi lavede på vores 'visionsmøde' hos Magnus) bruge et kvarter på at diskutere, hvad vi har opnået indtil videre og hvilke ting vi gerne vil holde fokus på de næste måneder?
 * H || **Målsætning til efteråret**

//- Vi har fået tjek på opgaver fra den tidligere bestyrelse.// //- Vi har besøgt afdelinger// //- Vi har fået MobilePay med QR-koder op at køre, hvilket er en underopgave til at få overblik over økonomien//

// - Vi har ikke fået fuldt overblik over økonomien // || Eline || Diskussion || 15 || //Vi deler den op i to, som Louise har foreslået. Jonas skriver første del rent. Alle der har kommentarer, kommenterer direkte i dokumentet. Eline skriver videre på del to. Eline skriver, når hun ønsker feedback.// ||  ||   ||   || //Jonas og Irina kigger på det straks efter mødet.// ||  ||   ||   || //Fire afdelinger har udfyldt begge uger. To afdelinger går igen begge uger.// ||  ||   ||   || //Eline melder sig, og alle bakker op.// ||  || Beslutning || 2 || =5. Eventuelt= Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.
 * I || **Nyhed om beslutninger fra GF**
 * J || **Kontrakt med FK**
 * K || **MobilePay - hvordan er det gået de første to uger?**
 * L || **Udpeg formand**

Til info
Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||

Status fra arbejdsgrupperne
Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.
 * ~ Arbejdsgruppe ||~ Status ||
 * Distribution ||  ||
 * Indkøb ||  ||
 * Kommunikation ||  ||
 * Arrangement ||  ||

Opgaver
Her samles alle opgaver fra referatet.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Læs rapporter fra antropologistuderende (louise har sendt dem) || Alle ||
 * Svar doodle || Alle ||
 * Oprette profil på Loomio: https://www.loomio.org/invitations/838032656f7558715fcb || Alle ||
 * Send papirer fra tidligere kontakt med ERST til Irina || Jonas ||
 * || Jonas ||

=Beslutninger =

Her skrives vigtige værdigmæssige principielle beslutninger.
 * ~ Emnefelt ||~ Beslutning ||

=Punkter til kommende koordineringsmøde =

//Informere om ny FK (Magnus)//
//Informer om ansættelsesprocessen, ansøgerne, hvorfor Jonathan blev valgt m.v.//

//Informere om MobilePay (Jonas)//
//Hvorfor, hvordan gør man, hvem henvender man sig til med spørgsmål, m.v.//

//Informere om status på beslutninger fra GF (hvem?)//
//Medlemssystemet:// //- MobilePay har været førsteprioritet. Derfor er Mastercard og prøvemedlemsskaber ikke noget endnu.// //- Midler til kommunikation. Der er blevet sendt en mail ud til ale afdelinger.// //- Forretningsplansgruppe//

//Spørgsmål til kommunikation vedr. slides//
//Hvad har vi at slides, der kan bruges til oplæg om foreningen?//

//Spørgsmål til plenum vedr. dato for ekstraordinær generalforsamling//
//Hvornår skal det være.//

=Punkter til kommende bestyrelsesmøder =

... =Punkter til kommende GF =
 * Gennemgang af forslag fra antropologistuderendes**

//[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]//