Distributionsmøde+marts+2016

Tilbage til Distributionsgruppen Enghavevej 80 C, 2450 KBH SV || REFERAT SKREVET I //KURSIV.// = ** DAGSORDEN ** =
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 4. april (HUSK der er koordineringsmøde bagefter) ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects 3.sal i workshoppen
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Liv (Amager) - jeg kommer først kl. ca. 18, KirstenBL (Ø), Carsten (VAN); Charles (NV), Mette (ny - Valby), Danielle (bestyrelsen), Marianne (NV), Annegrete (Ø), Morten (IB), Jarl Asger (sydhavnen) ||
 * **Afbud:** || Kasper (N; Barsel), Morten (YN - sygdom) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning i forbindelse med koordinerinsmøde ||
 * **Ordstyrer:** || Jonas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Liv ||

0. Forventningsafstemning og goddag til de nye
Jarl Asger og Pelle er nye i gruppen. Jarl Asger erstatter Lone Thrane og er repræsentant fra Sydhavnen, og Pelle overtager Carstens plads som repræsentant fra Vanløse. Og så er Morten Velsing fra Islands Brygge tilbage. Og Kasper er blevet far!!!

//Vi starter med en præsentationsrunde, så nye ansigter kan hilse på. Vi har også besøg af Mette, som kommer som repræsentant fra en mulig Valby-afdeling.// //Herudover laver Jonas en kort gennemgang af, hvad Distributionsgruppens arbejde går ud på.//

1. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Vi har fået en fast aftale om brug af nogle indendørs lokaler frem for udestuen, som vi har været i indtil nu. Det er rigtigt dejligt, da vi er tættere på at kunne have faste fællesspisninger. Onsdag d. 13. april har vi medlemsmøde med opvarmning til generalforsamling. ||  || Der arbejdes på at finde grunden til et ikke stigende antal poser siden der normalt er 15+ til intromøde hver anden uge. ||  || - Jeg arbejder stadig på at finde en suppleant.
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Det går fint. Vores butiksgruppe har måtte tage sig af mange andre tjanser end de sædvanlige butiksgruppe-ting, så som team-link, intro-gruppe og løssalgsansvar, som tidligere har været udenfor butiksgruppens ansvar. Det fungerer dog stadig godt, da vi har en stærk butiksgruppe.
 * **(Frederiksberg)** ||  ||   ||
 * **Islands Brygge** || Det går fint. Vi kunne godt tænke os lidt flere medlemmer til vores teams og at sælge lidt flere poser. Vi håber sommeren vil hjælpe. Vi overvejer om vi kan bruge Facebook gruppen til at skabe mere dialog mellem medlemmerne. ||  ||
 * **Nordvest** || Logistikken kører som smørt og stemningen i NV er positiv. Frugtsposesyningsprojektet pågår. Lidt knas med opdatering af NV-WIKI hvorfor der internt i NV søges en IT-supporter. ||  ||
 * **Nørrebro** || På sidste butiksgruppemøde blev det besluttet at samle team/butiks-links til et fællesmøde for at løse udfordringer med fremmøde til vagter.
 * **Vanløse** || Ikke så meget nyt, vi glæder os bare til der kommer noget forårsgrønt ||  ||
 * **Vesterbro** ||  || //Vesterbro har ikke deltagelse ved mødet i dag, har ej heller opdatering på dagsordenen, men har skrevet mail om et vellykket afdelingsmøde og at de arbejder på at finde en distributionsrepræsentant. Se desuden punkt på dagsordenen// ||
 * **Ydre Nørrebro** || Hej folkens. Beklager endnu et afbud -februar/marts har været led mht virusangreb!

Afdelingen kører ok og der kommet gode kræfter til butiksgruppen - jeg følger lige op på de manglende chauffører fra YN ||  || //Sydhavnen har længe været under forventet gns posebestilling og har haft en "sammenbrændt" butiksgruppe. De har d. 30. marts holdt "liv-i-afdelingen-møde"/krisemøde i afdelingen for at sætte fokus på problemstillingerne i afdelingen. Samtidig har flere fra afdelingen deltaget ved Tag-Del med deres udfordringer og deltager løbende i møder med udvikling i lokalafdelingen.// //Møderne har givet ny energi og butiksgruppen ser ud til at begynde at fungere. Jarl Asger er fast repræsentant med to suppleanter i Distributionsgruppen.// //Indtil videre har de fokuseret på at forbedre de indre linjer, så lige nu har de ikke arbejdet på at finde repræsentanter til chauffør- og fælleslagerteam. Det vil de gøre, når der er mere stabilitet i afdelingen.// ||  ||
 * **Østerbro** || Det går godt - ikke problemfrit, men alligevel godt!! I går blev der syet frugtposer, oprindeligt inspireret af NV på mødet for butiksgrupperne før avlermødet i efteråret(Annegrete var med). - vi har sammen med 3 frivillige i NABO Østerbro(hvor vi har husly) udviklet en aftale, hvor medlemmer af NABO kan blive medlemmer hos os, på sædvanlige vilkår, men uden arbejdspligt. Alle er glade. Desuden har vi fået et medlem i NABO's bestyrelse (vi vil gøre meget for at fastholde vores gode sted). Butiksgruppen har besluttet, at vi vil fortsætte med at have forøget mængde løssalg (forsøg i januar til marts). Lidt begyndervanskeligheder, men stort set er det gået godt. Vi tror, at det nye tilbagemeldingsskema vil løse det meste. Fællesspisning sidste onsdag i måneden er fortsat et hit:) ||  ||
 * **Sydhavn** || //Jarl Asger beretter på mødet://
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** || Vores flyer i alle grøntposerne i uge 8 gav absolut ingenting - nul reaktioner. Lige en lille status på, hvor mange aktive chauffører hver afdeling har: Vanløse 4, Østerbro 3, Nørrebro, Vesterbro og Amager 2, Islands Brygge 1, Ydre Nørrebro, NordVest og Sydhavn 0. VI MANGLER FOLK!

//Charles efterlyser en beskrivelse af medhjælpertjansen kommer på Wiki under vagtplan sammen med de andre vagtbeskrivelser for fælles-tjanser.// || //Vesterbros butiksgruppe skal gøres opmærksom på at de har udfordringer med deres modtagevagter og åbning af skolen i forbindelse med skoleferier. Det var et problem både i vinter- og i påskeferien.// || Her er en optælling af hvilke fælleslagervagter fordelt på de forskellige afdelinger. NB:4 YN:5 NV:5 AMA:6 ISB:6 SYD:0 VES:2 VAN:5 ØB:6
 * **Fælleslageret** || Vi har kun lige akkurat nok medlemmer til at dække vagterne ind. Det vil sige, at det går godt. Vi er som regel mellem 3 og 5 på vagt om onsdagen. 3 kan kun lade sig gøre, hvis det er erfarne fælleslagervagter. Men der kommer nye i ny og næ, og det er ofte venner af andre fælleslagervagter, så det er godt.

//Det kan overvejes om der skal være bedre repræsentation fra de store afdelinger.// ||  ||
 * ~ Projekter ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Engrosgruppen** ||  ||   ||

**2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)** //A: Vi flytter lokaler hvert uge, så det er ikke sikkert, vi har adgang hver uge.// //IB: Tjekker op på det// //NV: Har plads til et køleskab// //VAN: Har plads// //Ø: Har plads// //Sydhavn: Har plads// ||
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Kontakte Vesterbro med andet trin i håndsrækningsproceduren, ved at sende mail til butiksgruppen med forventning om repræsentation ved næste distributionsgruppemøde. || Annegrethe || //Annegrethe har været i kontakt med Kristian fra butiksgruppen, men der er intet nyt// ||
 * Kontakte bestyrelsen og spørge om dato for næste koordineringsmøde. Forslag om at holde det d. 4. april || Liv || Tjek - mail sendt til distributionsgruppen om datoen. ||
 * Skrive til Sydhavn om Håndsrækning med besøg d. 9. marts i åbningstiden || Liv || Tjek ||
 * Tredje Håndsrækningstrin med besøg hos Sydhavn d. 9. marts || Carsten og Liv || Tjek ||
 * Sende opfordring om lokal debat op til GF ud til afdelingerne || Jonas? || Jeg har ikke sendt det, da dagsordenen ikke er klar før en uge før GF, desværre. ||
 * Undersøg mulighed for køleskab i afdelingerne til æg || Alle afdelingsrepræsentanter || //N: Vi har mulighed for at have køleskab.//
 * Undersøg mulighederne i reglerne for æg og køletid || Jonas || Jonas har snakket med Anders fra bestyrelsen og derigennem vores jurist. Der har vist sig et smuthul, som undersøges gennem en kontaktperson. Venter på svar fra kontaktperson. Det bliver nok svært at komme udenom køl.

Se mere om ægge-historikken i tidligere referater. ||
 * Kontakt bestyrelsen om mulighed for midler til opstartsstormøde med Frederiksberg og Valby || Jonas || //Der har ikke været møde med bestyrelsen siden Jonas kontaktede Danielle, men hun vurderer, at der kan afsættes lidt midler.// ||
 * Skriv udkast til mail til Valby og Frederiksberg + invitation til stormøde - send begge dele videre til distributionsgruppen || Jonas || Tjek. ||

**3. Godkendelse af referat fra sidst** Referat for distributionsmøde d. 22. februar 2016 //Godkendt//

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper) //Næste møde er mandag d. 25. april.//

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 10 min)
//Vi aftaler kun at gennemgå punkter her, hvis nogen har kommentarer. Ingen kommentarer i denne omgang, andet end en påmindelse om at bruge distribution.mailliste@kbhff.dk//
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Ny kontrakt med KPH-Projects || Efter henvendelse på mailen, har der været kontraktmøde mellem KPH og KBHFF, hvor jeg (Jonas) deltog som FK. Resultatet var ny kontorpladser i flexrummet og flere nøglebrikker mod en lidt billigere husleje. Vi kan stadigvæk leje de samme mødelokaler i som før. ||
 * Bestillinger af æblemost || Der har været et par henvendelser vedr. bestilling af æblemost. Jeg har forsøgt at forklare, at bestillingen skal ske til indkøb, så de kan skrive det på pakkesedlen. Det er lettere frustrerende, at det ikke var forstået ude i afdelingerne. ||
 * Ny i distributionsgruppen || Der har været et par mails, som skulle ud til hele gruppen, men som endte i distributionsindbakken. ||
 * Ny på fælleslageret || Sammen med fælleslager teamlink, Katrina, er der over mailen blevet udviklet en introduktionsbesked til nye medlemmer på fælleslagerteamet. ||
 * Ny skabelon til mail til fælleslagervagterne || Jeg har lavet en skabelon til mails til fælleslagervagterne. Skabelonen kan også bruges til officielle beskeder fra distributionsgruppen. Hvis ikke man kender til skabeloner i gmail, så spørg mig om hjælp, hvis nogen skal bruge skabelonen. ||
 * Salgsdata || En studerende har forespurgt indkøbsgruppen om salgsdata, som de har videresendt til os. Jeg har sagt, at de kan give ham adgang til alle ugens poser og selv udtage data derfra. Det har han fået. ||
 * Årskalender || Nørrebro spørger efter en årskalender. Jeg har svaret, at vi har lukket årets sidste to uger. Og at afdelinger skal melde lukket derudover med minimum 2 måneders varsel. ||

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || 1. maj oprettes afhentningsdage for juni og juli. Så deadline for tilbagemeldinger fra afdelingerne må være næste D-møde 25. april.
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Sommerferie**

Jeg foreslår, at vi skriver en fælles besked til afdelingerne om det og tager det med tilbage til butiksgruppemøderne. Derudover bør vi have en kontaktperson, som samler tilbagemeldingerne, hive fat i afdelinger, som ikke svarer og giver besked videre til Louise fra komunikation, som opretter afhentningsdagene. Og så bør vi fortælle det på koordineringsmødet også.

Vesterbro og Sydhavn kan slå sig sammen på fælleslageret, hvis de vil det.

//Vi foreslår, at Louise er ansvarlig for at indsamle denne information fra afdelingerne. I udgangspunktet er det afdelingerne der melder tilbage til hende. Jonas laver en mail, der sendes ud til afdelingerne om dette. Vi vender med Louise om hun er ansvarlig og samtidig opretter vi en kolonne i afdelingernes kommentarfelt til næste møde.// || Jonas || Diskussion + beslutning || 5 || Alexander fra Indkøbsgruppen har udviklet et bud på et nyt bestillingsark og løssalgsfaktor under sparring med mig, der skal gøre det lettere at trække antallet af posebestillinger direkte fra online-systemet, mens afdelingerne stadig kan komme med ønsker til differentierede ekstraposer til løssalg, fællesspisninger, intro mm.
 * B || **Nyt bestillingsskema med løssalgsfaktor**

Jeg har sendt arket ud på mail, så I må gerne se på det inden næste møde. Det kan også findes [|her].

Samtidig er der en opfordring til, at vi laver en ensretning rækkefølgen, som afdelingerne bliver listet henholdsvis på onlinesystemet, køreruterne og i bestillingsarket. Kan vi gøre noget ved det?

Punktet vil blive taget med videre til koordineringsmødet, hvorefter det nye ark forhåbentlig kan blive sat i værk.

//Kirsten kommenterer, at der mangler en præcisering af dato for bestilling, så det ikke står spredt på arket, men står tydeligt ved den indtastede bestilling.// //Forslag om at intro- og arrangementfeltet bliver nulstillet uge for uge, så der altid er friske opdateringer. Det kan samtidig sikre, at det er intro- og arrangementsgrupperne, der opdaterer.// //Præcisering i skemaet af, hvad der skal opdateres ugentligt og hvad der er en fast faktor.// //Overførsel af den udspecificerede del af ekstra poserne til pakkesedlen, så det er tydeligt for pakke- og kassevagter, hvad poserne skal bruges til.// || Liv || Diskussion || 15 || Afdelingen har fået den tredje håndsrækning. Hvordan gik det med vores fremmøde i afdelingen? Er der sket forbedringer? Skal Sydhavnen sættes på pause? Sydhavnen holdt krisemøde 30. marts. Hvordan gik det?
 * C || **Sydhavnen 3. håndsrækning**

//Det har været en stor hjælp med håndsrækningsprocedurerne, og vi tror på, at der sker noget. Vi har set en meget positiv effekt af det fysiske fremmøde af Carsten og Liv i afdelingen.// //Vi vil gerne sætte nogle mål for hvornår der kan skabes mere posesalg i afdelingen. Vi opfordrer til at sætte ind på reklame for afdelingen nu her inden asparges og forårsgrønt begynder og komme. Vi snakker om at vende dette på første møde i Distributionsgruppen efter sommerferien. Løbende kan der sættes gennemsnitlige antal posebestillinger pr. måned ind i dagsordenen.// //Til dette møde skal der også være sket forbedringer i forhold til opdatering af wiki med butiksgruppemøder og flere repræsentanter på fællestjanser// ||  || Beretning, Diskussion, Beslutning || 10 || Vesterbro bør have fået første håndsrækning fra distributionsgruppen. Hvordan er det gået? Vesterbro er fint repræsenteret med to schusffører men har kun to fælleslagervagter og ingen distributionsgruppe-repræsentant. Hvad med i de andre fælles arbejdsgrupper? Skal Vesterbro have anden håndsrækning?
 * D || **Vesterbro 1. håndsrækning**

//Marianne og Annegrethe fortsætter arbejdet med kontakt til afdelingen.// || Annegrete + Jonas || Diskussion || 10 || Der har været sendt mail ud vedr. opstart af nye afdelinger. Er der spørgsmål kommentarer til det skrevne? Ida fra kommunikationsgruppen har tilbudt at skrive en nyhed til hjemmesiden, som kan være klar til på onsdag. Jeg vil foreslå, at vi sender mails ud samtidig med, at nyheden kommer på hjemmesiden.
 * E || **Mails vedr. opstart af nye afdelinger**

Her er de forskellige udkast til mails til KBHFF FRB, Valby, Brønshøj-Husum og Indre By

//Vi snakker om, at procedurerne til mail og invitation har været fint.// || Jonas || Kommentarer på tilsendte || 5 || Forhåbentlig kommer der en repræsentant eller to fra børnehaven. I så fald handler dette punkt om:
 * F || **KBHFF Indre By** * ELLER *** Opstart af nye afdelinger**
 * Introduktion til forventningerne til en afdeling i KBHFF (10 min.)
 * Opstartsmøde for interesserede, forberedelserne før åbningen og første åbningsdag (30 min.)
 * Det videre forløb herfra (5 min.)

// Jonas har snakket med lederen af børnehaven i Indre By, som ikke kunne deltage i dag. Lederen vil gerne gå videre til bestyrelsen fra børnehaven, men har været noget frustreret over forløbet, da han føler, han har lagt kræfter i at forsøge at starte noget op uden at møde opbakning fra KBHFF. // // Vi snakker om at vente og se, hvad der sker med bestyrelsen. //

Ellers må vi snakke om opstart af nye afdelinger.
 * Hvem vil være kontaktpersoner for opstartsgrupperne?
 * Søg hurtigpuljer til opstartsmøder
 * Kontakt lokaludvalg, miljøpunkter og områdefornyelser og hør om de er interesseret i at hjælpe med at reklamere for opstart
 * Pressemeddelelser når åbningen nærmer sig (Ida fra kommunikation vil gerne hjælpe med at skrive)
 * RUC kommunikationprojekt i forbindelse med intern kommunikation i lokalafdeling. Nogle kommunikationsstuderende fra RUC, som sidder på kontor med os, foreslår, at vi kontakter RUC for at få nogle studerende til at lave semesterprojekt, som kan hjælpe os med kommunikationen. Jeg tænker, det er en ide, at tilknytte en gruppe til en ny afdeling og hjælpe dem igang med den interne kommunikation, der måske kan ende ud i nogle konkrete foreslag til bedre intern kommunikation, som andre afdelinger kan implementere.

//Jarl Asger kommenterer, at vi skal være varsomme med at starte nyt op i Valby på en måde, så det ikke udtømmer de gode kræfter fra Sydhavn. Dette kan blandt andet ske ud fra en velovervejet geografisk placering af afdelingen.// || Jonas || Samtale || 45 || Med tanke på alle de mange nye i gruppen, vil jeg foreslå, at vi laver en velkomstbesked til nye i distributionsgruppen og evt. at vi finder en velkomstkontaktperson. Indkøb har haft succes med at have velkomstansvarlige, altså nogle som altid tager imod nye i gruppen og sætter dem ind i arbejdet. Det kunne være fint med noget a la en vagtbeskrivelse, hvor vi fortæller om distributions-indbakken og distributions-maillisten, fælleslager- og chaufførkoordineringen, og hvad vi ellers laver og har ansvar for.
 * G || **Evt. intro for nye i distributionsgruppen**

// Skudt til næste møde - Jonas laver et udkast. // || Jonas || Diskussion, evt. beslutning || 5-10 || //Forslag om mere løssalg eller en test af nye posetyper over sommerferien, hvor medlemmerne selv pakker poserne. Der er risiko for at man ved løssalg uden forudbestillinger kommer til at have et stort overskud, som ikke bliver solgt, spild.//
 * EVT.1 || **Diskussion om muligheden for en anderledes/differentieret posetype.**

//Vi vil gerne se nogle statistikker fra Østerbro over hvordan det fungerer hos dem med deres løssalg.// //Der kommer forslag om at supplere posen om vinteren med tørvarer i stedet for at have mange rødder og kål, så der i stedet kunne komme speltgryn, quinoa eller lignende om vinteren. Det er vigtigt at man sætter nogle retningslinjer for, hvad der så skal være i poserne.// //Forslag om at lave ekstraløssalgsbestillinger med forudbetaling. Det kræver at der er en organiseret bestilling af løssalg.// //Forslag om mindre poser om vinteren til kun 70 kr. eller bedre deleordningerne i afdelingerne.// || Charles ||  ||   || Danielle opfordrer til at alle kommer med tilbagemeldinger om ansættelser til evaluering. Deadline er d. 6. april || Danielle ||  ||   ||
 * EVT. 2 || **Evaluering af ansættelser**

7. Opgaver
=Punkter til koordineringsmøde=
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Indhente sommmerferie-lukkeuger eller hvilke afdelinger som går sammen for alle afdelinger. || Alle ||
 * Lægge beskrivelse af medhjælper-chauffør-tjansen på wiki || Carsten ||
 * Fortsat undersøgelse af muligheder for æg i afdelingerne || Jonas ||
 * Sende mail om sommerlukning til afdelinger || Jonas ||
 * Fortsat kontakt/håndsrækning til Vesterbro || Annegrethe og Marianne ||
 * Lave udkast til intro-procedurer til nye medlemmer i distributionsgrupperne || Jonas ||

= = = Punkter til kommende møder =
 * Evalueringskorpset tog opgaven med tilbagemeldingerne på sig på et koordineringsmøde, men gruppen er nu gået på pause. De har dog beskrevet opgaven godt og lavet et udkast til et elektronisk tilbagemeldingsskema, så opgaven er nem at give videre. Lad os tage det til koordineringsmødet.
 * Kan Louise være ansvarlig for sommerlukke-planen?
 * Kommentarer til det nye tilbagemeldingsskema