'Dagsorden'+for+visionsdag+den+14.+januar+2012

Helle, Carsten, Sofie, Kim, Kristine ||
 * **Hvornår:** || **14. januar 2012, kl. 10.30-17** ||
 * **Hvor:** || ** Kollektivet Gustav, Gustav Johannsens Vej 48, 2000 F ** ||
 * **Kommer:** || Mads, Lydia, Marie Louise, Nina, Andreas, Anne, Mette, Marianne ,
 * **Afbud:** || Kathrine, Søren G (beklager afbud igen - sidder i toget mod Stockholm) ||
 * **Snacks, madlavning og andet praktisk:** || Mads, Marie Louise, Andreas, Carsten, Kim ||
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referent:** ||  ||


 * Referat **
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * 2. || **Kollektivgruppens arbejdsformer**

Efter en runde om hvorfor vi hver især er med i KBHFF og kollektivgruppen, fokuserede vi på to spørgsmål:
 * 1) Hvordan har I oplevet at komme ind i kollektivgruppen? - hvad har været svært/uventet/overraskende?
 * 2) Hvordan kan vi skabe plads til de ting, som vi hver især brænder for i kollektivgruppen?


 * Det gav følgende indsigter:**
 * Vores møder bliver hurtigt overbebyrdede. Dagsordenerne bliver alenlange og vi kommer til at bruge megen tid på praktiske spørgsmål.
 * Der er mange møder. Især hvis man også er med i en butiksgruppe, der også holder 1-2 møder hver måned.
 * Det er ofte Tordenskjolds soldater i kollektivgruppen: De samme få mennesker, der ender med at løfte en masse opgaver, som ikke bliver distribueret videre. Akutgruppen er et glimrende eksempel på et forsøg på at dele opgaver ud, som er slået helt fejl.
 * Dertil kommer, at der også er en masse usynlige opgaver, som ofte bliver udført af de samme Tordenskjolds soldater uden, at andre er opmærksomme på det.
 * Det er vigtigt med en forventningsafstemning på tid og engagement. Vi er ikke alle arbejdsløse storbysingler, men det kan alligevel være svært at sige nej til flere møder eller opgaver. Det skal der være plads til og forståelse for.
 * Kollektivgruppen bliver ofte en flaskehals, hvor alskens beslutninger, henvendelser og andet bliver sendt til. Ofte kan disse spørgsmål distribueres direkte videre ud i en relevant arbejdsgruppe eller lokalafdeling, men i stedet ender kollektivgruppen med at bruge sin tid på det. Et estimat lød på, at op til 90% af punkterne på kollektivgruppens møder burde ligge andetsteds.
 * Der er mangel på transparens i kollektivgruppens arbejde. Det er ikke synligt, hvem der laver hvad internt i gruppen, og for andre. Der er ikke klare retningslinjer for, hvordan vi distribuerer information videre fra kollektivgruppen til de øvrige grupper og til alle medlemmerne.
 * Det kan være overvældende for nye medlemmer at komme ind i gruppe, der kender hinanden godt og har været med længe. Der er brug for, at vi tager mere hånd om de nye, når de kommer ind første gang.
 * Der kan være en del IT-usikkerhed i forhold til både wiki og hjemmeside for nye medlemmer af gruppen. Det skal vi også være bedre til at hjælpe med.

Prøv at forberede dig ved at tænke på hvor DU synes KBHFF's bedste og svageste punkt er lige nu og hvad DU godt kunne tænke dig at arbejde med i KBHFF i 2012. Altså tre punkter fra os hver især. || Carsten || Udviklings-brainstorm ||  || Hvordan strukturerer vi vor viden til samarbejde internt i KbhFF og til at give til og modtage fra externe partnere? || Kim || Brainstorm ||  ||
 * På baggrund af denne diskussion besluttede vi følgende konkrete tiltag:**
 * Vi understreger, at kollektivgruppens opgave er primært informerende og koordinerende. Der bør som udgangspunkt ikke være nogen praktiske opgaver i kollektivgruppen. Kollektivgruppen kan så formulere og konkretisere nye opgaver og være med til at nedsætte nye arbejdsgrupper eller ressourcegrupper, der arbejder specifikt med disse problemstillinger (f.eks. logistik, planlægning af medlemsmøde, etc.)
 * Carsten og Helle kigger på dagsordenerne for de seneste kollektivgruppemøder for at afklare, hvad vi reelt har brugt tid på til møderne de seneste gange.
 * Vi ændrer mødefrekvensen for kollektivgruppen:
 * hver fjerde tirsdag er kollektivgruppemøde med fokus på koordinering af driften i KBHFF. Ligesom de nuværende kollektivgruppemøder - bare strammere.
 * de øvrige tirsdage i lige uger, hvor der så ikke længere er kollektivgruppemøder bliver åbnet op for temamøder, hvor vi kan fokusere på en specifik problemstilling med lidt højere til loftet. Disse møder er ikke kollektivgruppemøder og ligger ikke i kollektivgrupperegi, men er åbne møder, som alle i KBHFF kan være med til at tage initiativ til. De kunne handle om vidensdeling, teamstruktur i afdelingerne, posesystem, eller andet.
 * Vi kører en meget strammere stil på de månedlige kollektivgruppemøder:
 * Den pågældende mødeleder har til ansvar at screene dagsordenen og sikre, at der kun er punkter, der er relevante i kollektivgruppen. Mødelederen sorterer ud på forhånd og holder punkterne op mod gruppens formål, og kontakter eventuelt dem, der har sat punktet på for at høre, hvad tankerne bag det er.
 * Der er deadline for punkterne på dagsordenen fredagen før kollektivgruppemødet, så mødelederen (og andre) har tid til at forberede sig på mødet uden at blive overrasket af sidste-øjebliks-punkter. Større emner kan med fordel tages op på separate tema-møder.
 * For at øge transparensen skriver referenten ikke bare referat som hidtil, men skriver også trufne beslutninger ind i kollektivgruppens beslutningsoversigt i wikien. Hvis der er relevante beslutninger, som fortjener yderligere opmærksomhed, skal referenten også skrive et indlæg til hjemmesiden om disse beslutninger, så der er øget transparens ifht. medlemmerne.
 * Med færre møder kommer vi til at bruge mailing-listen mere aktivt. Info-mail-tjekkeren har ansvaret for at være filter på henvendelser til kollektivgruppen og videresende mails til de relevante kontaktpersoner eller til hele gruppen.
 * For at sikre, at det ikke er de samme få, der ender med disse opgaver, indfører vi turnus på mødeleder, referent og info-mail-tjekker-opgaverne. Andreas opretter turnus-liste og vagtbeskrivelser.
 * For at fordele opgaverne mere ligeligt i gruppen og involvere nye medlemmer indfører vi en føl-ordning, så der helst skal være en ny og en gammel på opgaverne.
 * Hvis der er nye medlemmer med på et møde, så er der en kontaktperson, der sætter sig og snakker med dem efter mødet, og forventningsafstemmer og forklarer, så det ikke virker så uoverskueligt at komme med i gruppen. || Andreas Mads ||  ||   ||
 * 3. || Visioner for fællesskabets nærmeste fremtid
 * 4. || Skal vores penge ud og arbejde mere for økologi og biodynamik? || Carsten ||  ||   ||
 * 5. || En lille danseleg || Anne og Grete || Smil på læben || 5 min. ||
 * 6. || Skal vi sætte os mål og måle om vi når dem? || Kim || Strategisk overvejelse ||  ||
 * 7. || Matchmaking, vidensdeling og samarbejde.
 * 9. ||  ||   ||   ||   ||
 * 10. ||  ||   ||   ||   ||