Distributionsmøde+april+2016

Tilbage til Distributionsgruppen Enghavevej 80 C, 2450 KBH SV || Referat skrevet i //kursiv// = ** DAGSORDEN ** =
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 25. april ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects 3.sal i workshoppen
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Liv (Amager), Morten (IB) (kun møde), Jarl Asger (Sydhavnen), Pelle (Vanløse), Danielle (bestyrelse), Morten (YN), Annegrete (Ø) ||
 * **Afbud:** || Carsten (Vanløse) - for smadret efter Det Fælles Bedste i weekenden; Charles(NV), Marianne (NV) Kasper (N) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** ||  ||

1. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (15 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Husk at bestille en pose til den 11. maj 2016, da der på vores fødselsdag er en gave til alle, der har bestilt - så glæd dig til en flaske most eller saft. Om aftenen kl. 19.00 vil der være **fødselsdagsmiddag**. Det foregår på Frugtformidlingen, Skjulhøj Alle 14B, 2720 Vanløse. Carsten Lunding laver fødselsdagsmiddagen og det blver muligt at købe drikkevarer til en billig pris. Reserver en plads ved at indbetale 100 kr. for middagen til Kathrine på Mobilepay: 28940330 - og skriv KBHFF + dit navn på indbetalingen. Send gerne en sms, hvis du er vegetar eller andet vi skal tage hensyn til. Der er begrænset antal pladser til middgaen, så jo før du tilmelder dig, jo bedre. (der kan også betales kontant, aflever 100 kr. pr. person + navn i postkassen til Frugtformidlingen, Skjulhøj Alle 14B). || Vanløse holder åbent hele sommeren. ||  || Vesterbro kæmper med at finde medlemmer, der har lyst til at engagere sig i arbejdsgrupperne. Det gælder bl.a. distrubution, modtagerlaug og styregruppen. Vi har fået nogle nye ansigter til som vi lige skal have sat ind i tingene, men det er er mange vagtplaner, der ikke altid bliver fyldt ud. ||  || Vesterbro mangler fortsat at give bidrag til dagsordenen og deltage ved mødet. I følge håndsrækningsprocedurerne burde vi give dem anden håndsrækning nu. Vi tager det som et selvstændigt punkt. || Prøv lige at se et flot årshjul/almanak vi har fået lavet, måske skal den printes i større oplag? Vi mangler stadigvæk at se resultatet af vores indsats, i form af flerer bestilte poser. Vi håber på stor branding succes, med Økokalaset til actionsdagen ved karensminde. Vi kan have æg || Sydhavnen rykker ind på fælleslageret i uge 28, 29, 30 og 31. ||  ||
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Sommerlukning? ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Alt vel. Vi holdt et fint medlemsmøde som opvarmning til GF d. 13. og har derudover gang i forskellige små initiativer til at styrke afdelingen. Vi forsøger at indføre nye vagttyper, madlavningsteam, butiksvagter, økonomiansvarlig, og har planer om at ansøge Amager Lokaludvalg om midler til at bygge et udekøkken i Foreningshusets have. || Der er opstået lidt usikkerhed om vores sommeråbningsplaner, så jeg håber, at jeg kan melde tilbage i aften til mødet, hvordan vores planer bliver. ||  ||
 * **(Frederiksberg)** ||  ||   ||   ||
 * **Islands Brygge** || To af vores centrale medlemmer i butiksgruppen stopper og vi har samtidig et for lille salg og ret små teams. Vi planlægger derfor et krisemøde den 24. august for at se om der er medlemmer der ønsker at taget et større ansvar. || Ja, vi holder lukket i uge 28-29-30. Hvis Amager beslutter at holder åbent vil vi undersøge om vores medlemmer er interesseret i at hente grønt og tage vagter der. ||  ||
 * **Nordvest** || Alt vel || Holder åbent sommeren over. Åbent for andre afdelinger at hente poser ved os. ||  ||
 * **Nørrebro** || Vi har butikesgruppmøde den 11. maj hvor vi inviterer butiks- og team-link til snak om hvordan vi forbedrer medlems fremmøde. || Vi holder åbent sommeren over. || Nørrebro mangler at skrive i dagsordenenog at melde hvorvidt de kommer. ||
 * **Vanløse** || KBHFF VANLØSE har 5 års fødsesldag og det fejrer vi den 11. maj 2016. Så kom ned i åbningstiden 16-18, så vi kan fejre vores 5 års fødselsdag sammen.
 * **Vesterbro** || Beklager sen udmelding. Vi har rokeret mail-ansvar i den her periode, og jeg (Stine) ser først mailen om deadline for sent.
 * **Ydre Nørrebro** || Alt vel || Vi vil med meget stor sandsynlighed sige ja,tak til NV's tilbud - det var konklusionen efter sidste sommer. Jeg vender det med Butiksgruppe til næste møde (4/5) og vender tilbage ||  ||
 * **Østerbro** || arranggementgruppens workshop gik meget fint, hvad I måske har set på kbhff.dk(forsiden). Onsdagene går stort set fint, men kræver hele tiden en hel del opmærksomhed fra butiksgruppen; det er ikke alle koordinatorer som kommer til butiksmøderne. Almindelig enighed om at vi holder lukket i juli som de foregående år. || lukket uge 27-30 ||  ||
 * **Sydhavn** || Vi har foretaget et par udskiftninger i butiksgruppen. Den består nu af 7 gode folk :)
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~  ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** || Intet nyt. Mangler folk. ||  ||   ||
 * **Fælleslageret** || Vi mangler også folk. Men det lykkes alligevel på magisk vis at samle nok folk hver uge. ||  ||   ||

**2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)** **3. Godkendelse af referat fra sidst** Referat fra sidst
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Indhente sommmerferie-lukkeuger eller hvilke afdelinger som går sammen for alle afdelinger || Alle ||  ||
 * Lægge beskrivelse af medhjælper-chauffør-tjansen på wiki || Carsten || Tjek, der ligger et link på ved Chaufførernes vagtplan ||
 * Fortsat undersøgelse af muligheder for æg i afdelingerne || Jonas || Tjek ||
 * Sende mail om sommerlukning til afdelinger || Jonas ||  ||
 * Fortsat kontakt/håndsrækning til Vesterbro || Annegrethe og Marianne ||  ||
 * Lave udkast til intro-procedurer til nye medlemmer i distributionsgrupperne || Jonas ||  ||

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

//Næste møde bliver holdt mandag d. 23. maj, da der er møde med Brønshøj-Husum d. 30. maj. Danielle tager det med videre til bestyrelsen og Louise tager det med videre til Indkøbsgruppen.//

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 2 min)
Hvis der er spørgsmål eller kommentarer til nedenstående, tager vi dem. Ellers går vi direkte videre til det næste punkt.
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Henvendelse fra Lyngby || En studerende i Lyngby ønsker at vi starter en afdeling op i Lyngby. ||
 * KBHFF Valby og Frederiksberg || Vi har mere end hundrede mails i indbakken vedr. de nye afdelinger. Antallet af interesserede fra Valby er ved at være oppe på 30. ||
 * Trailer Park || Vi er i kontakt med Trailer Park Festival vedr. lokaleskift til Kødbyen under årets festival, da de ønsker at bruge Volume. ||

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Er der noget, vi skal have vendt? Har alle meldt tilbage? Hvad gør vi, hvis afdelinger ikke har meldt tilbage?
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Sommerferie**

//Vi beslutter frist på svar til torsdag d. 4. maj, da alle har haft mulighed for at kunne mødes med butiksgrupper til den tid.// || Jonas || Diskussion + beslutning || 5 || Vi har fået flere til at hjælpe. Bl.a. en tidligere ansat fra FVST. Det bliver formentlig en lang proces, men der lader til at være stor intereese for at gøre noget. Hvis vi vil have æg nu, skal vi finde en måde at holde æggene på under 12 grader, fra varemodtagelsen på fælleslageret til medlemmet henter æggene i sin afdelingen.
 * B || **Opdatering på æg**

//Jonas har sendt oplysninger om fødevarefællesskabets risikooplysninger til en jurist, som gerne vil forsøge at finde et smuthul i lovgivningen, som kan skabe præcedens for den slags distribution på sigt.// || Jonas || Info || 2 || Sker der forbedringer? Eller skal vi give næste håndsrækning?
 * C || **Status på håndsrækning til Vesterbro**

//Der har været kontakt med Christian både på mail og ansigt til ansigt med på GF. Christian efterlyser en liste over, hvor der mangler repræsentation. Jonas og Liv har snakket med Frederik fra Vesterbro, som har meldt sig som repræsentant, han kunne dog ikke komme på dagens møde. Vi beslutter at Annegrethe og Marianne skal tage på besøg i afdelingen d. 3. maj, som et trin i håndsrækningen.// || Annegrete || Info + Beslutning || 5 || Udfordringen med medlemssystemet og opkrævning af kontingent er endelig blevet løst! Dog er der nu nye udfordringer fordi nogle afdelinger (forlydender om Vesterbro, måske flere?) allerede har opkrævet kontingent manuelt og kun 50 kr. (og ikke 100 kr. som netop er vedtaget på GF 2016). Dette er en udfordring på flere planer: Dels er kontingentopkrævningerne nu blevet slettet samtidig med opdatering af systemet, dels er kontingentet ikke blevet bogført det rigtige sted. Bogholder Jonas B foreslår følgende løsning:
 * D || **Kontingent**

//De medlemmer der har betalt kontingent (50kr) skal blot gå ned i afdelingen og betale de resterende 50kr til kassemesteren. Herefter registrerer Kassemesteren at medlemmet har betalt kontingentet kontant, og det skulle løse problemet. //

Er der flere afdelinger, der har opkrævet kontingent manuelt og hvem vil påtage sig at videreformidle forslaget om hvordan vi håndterer dobbeltopkrævninger til Vesterbro?

//Vi beslutter at Annegrethe og Marianne tager med til Vesterbro at de skal tage imod 50 kr. manuelt fra og registrere betalt kontingent for de medlemmer som allerede har betalt 50 kr. //

//Det er vigtigt at vi på sigt fastlægger kontingentet til to år frem og ikke for indebærende år. Det virker underligt at betale kontingent efter GF i stedet for i starten af året. //

//Vi regner med at alle afdelinger får en mail om opkrævningen af kontingentet, så de er klar over at der nu bliver opkrævet penge. // || Danielle || Info + beslutning || 10 || Nyt fra Alexander fra Indkøb med opfordring om at tage arket i brug snarest.
 * E || **Løssalgs- og bestillingsark**

//Vi aftaler, at Liv fortsætter dialogen med Alexander om at få distributionsgruppens kommentarer implementeret. Derudover ser vi meget gerne, at der ikke bliver sat noget i værk inden der har været en god proces i lokalafdelingerne. Derfor er distributionsgruppens opfordring at vi tager det i brug efter sommerferien,// || Liv || Info+beslutning || 3 ||
 * F || Evt. **Stofpose til at opbevare grøntsager i køleskab, hvor de holder sig sprøde og gøre.**

//Jonas præsenterer en stofpose, som fugtes og lægges i køleskabet til at holde grøntsager sprøde. Danielle fortæller, at Frederik fra LØS-supermarkedet (måske snarlig distributionsmedlem) måske vil indføre den slags poser. Jonas undersøger mulighederne for at indkøbe poserne og sælge dem i KBHFF.// || Jonas || Forslag || 3 ||
 * G || Evt. **Kirsten deler sin opskrift på citronfromage.** **(Inspireret af Karolines Køkken-opskrift)**

- 4 blade husblas lægges i blød i 5 minutter, smeltes herefter i et vandbad

- 3 store æg piskes godt sammen med 100 gram sukker til en æggesnaps

- revet skal af 1 citron og 1/2 dl citronsaft blandes i den smeltede husblas

- citron-husblas-blanding røres i æggesnapen

- 1/4 liter piskefløde piskes

- Når æggesnaps-husblas-citron-blanding er ved at stivne, vendes flødeskummen i, og det hele stilles på køl i 1-2 timer.

Kan varmt anbefales || Kirsten || Bonus ||  ||

7. Genopstart af KBHFF FRB - formøde (60 min. fra klokken 18:00)
Deltagere fra det tidligere KBHFF FRB: Line, Louise, Doris, Katrine, Dorthe og Louise

A. Præsentationsrunde (5 min.)
Introduktionsrunde så vi får et lille glimt af, hvem vi er samlet.

//Morten YN overtager ordstyrertjansen og byder velkommen, hvorefter vi tager en præsentationsrunde.// //Jonas præsenterer baggrunden for at have inviteret Frederiksberg til et opstartsmøde. Det skyldes, at vi på nuværende tidspunkt har fået så meget stabilitet på fælleslageret og de fælles distributionsled, samt vi har lavet klare håndsrækningsprocedurer, hvorfor vi nu har fået så meget stabilitet, at Distributionsgruppen ser mulighed for at kunne åbne nye afdelinger. Frederiksberg er en af fire afdelinger, som distributionsgruppen ønsker at åbne op, hvor de resterende er Valby, Brønshøj-Husum og Indre By.// //Til mødet i dag er inviteret alle, der på nuværende tidspunkt er registreret som aktive medlemmer af Frederiksberg, hvor der ca. er 100 medlemmer. Nogle tidligere medlemmer er muligvis flyttet til andre afdelinger.//

//Opstarten vil ske over tre step:// //**Formøde** - som er dagens møde, hvor der skal forventningsafstemmes og planlægges opstartsmøde// //**Opstartsmøde** - hvor der inviteres alle interesserede fra Frederiksberg, mens det væsentligste på det møde er at finde lokaler eller planlægge søgning af lokaler og starte processen med at skrive vagtplaner til det nye lokaler.// //**Første åbningsdag** - forhåbentlig til august eller september//

//Katrine beretter, at der er mange interesserede på Frederiksberg og der oftest er stor opbakning til indsatsnerne i afdelingerne, men at den store udfordring er at finde lokaler, som Frederiksberg kommune kan acceptere som ikke-konkurrenceforvridende.//

B. Introduktion til forventningerne til en afdeling i KBHFF (15 min.)
Som forberedelse til det her punkt, er det vigtigt, at alle har læst distributionsgruppens håndsrækningsprocedure (download det heruder), hvori forventningerne til en afdeling i KBHFF er beskrevet. Vi præsenterer dem i grove træk, og så tager vi spørgsmål til dem. Så forberede meget gerne spørgsmål hjemmefra.

//Jonas gennemgår håndsrækningsprocedurernes forventninger til afdelingerne i fem grove træk:// //- En velfungerende butiksgruppe// //- En afdeling med god drift og god afsætning af grøntsager// //- Repræsentation i fælles arbejdsgrupper// //- Repræsentation på fælles vagter// //- Orientering til distributionsgruppen//

//Frederiksberg melder tilbage, at det er rigtigt rart at have en forventningsafstemning i form af håndsrækningsprocedurerne inden de starter op, selvom det måske kan virke afskrækkende med retningslinjer. Vi taler om, at det er et rigtigt godt udgangspunkt til som afdeling at vide, hvornår man har "brug for hjælp" eller sparring med andre, på den måde kan håndsrækningsprocedurerne bruges til at en afdeling kan sige til distributionsgruppen: "vi har brug for hjælp til det eller det".//

C. Forberedelserne før åbningen og første åbningsdag (15 min.)
Vi går i dybden med alle de forberedelser, der skal laves før en afdeling kan åbne. Vi skal gennemgå dem, så de kan præsenteres på Opstartsmødet i maj. Og så skal vi finde en dato for Opstartsmødet. Forberedelserne som Opstartsgruppen skal igennem over sommeren, som vi skal snakke om, er:
 * lave wikisider (forside, for-interesserede-side, vagtbeskrivelses-side)
 * lave vagtplan
 * skrive tekst til hjemmesiden
 * oprette og passe mail
 * oprette afdelingen i medlemssystemet
 * planlægge og udføre PR for opstarten af afdelingen
 * planlægge første åbningdags med introduktionsoplæg og masseindmeldelse

// Repræsentanterne fra Frederiksberg melder, at de har holdt omkring seks møder med lokalesøgning i løbet af de sidste par år, hvor mange har deltaget, men at det giver så store udfordringer, at mange er ved at blive trætte. Omvendt mener repræsentanterne, at der er god energi og opbakning, men kun hvis der kunne findes et lokale, som kan præsenteres på et opstartsmøde. // // Vi beslutter derfor at skippe punkt C, da det giver bedre mening at snakke om, hvordan distributionsgruppen kan hjælpe med at finde lokaler. // // Vi snakker om, at en god mulighed er at gøre vognen i Utilias Have bedre opvarmet/isoleret, så der faktisk findes et lokale, hvor værterne er interesseret i at have KBHFF boende. Det vigtigt at gøre vognen mere attraktiv, da den i nuværende form er meget mørk og kold om vinteren, mens det er lidt ærgerligt, at der ikke er mulighed for at have fælles arrangementer i vognen. Jonas fortæller, at Sidse, som er ansat i Utilias Have, er meget interesseret i at have KBHFF i haven og gerne vil mødes med Frederiksberg. // // Et forslag er også at bygge en dome, som i følge Kirsten kan bygges for omkring 3000 kr, og som kunne opvarmes. // // Det bliver forslået at tage kontakt til privatskoler på Frederiksberg og samtidig slå problemstillingen op på Tag Del og andre crowdfunding-netværk. Samtidig beslutter vi, at det skal slås op i det brede KBHFF, så folk fra andre afdelinger kan hjælpe. Dette skal vi kontakte Kommunikationsgruppen omkring. // // Morten YN foreslår, at der skrives et brev til Frederiksberg Kommune angående problemstillingen, da han har erfaring for, at borgerhenvendelser bliver taget meget seriøst. Jonas referer til, at der netop er lavet et speciale, der har peget på, at fødevarefællesskaber i høj grad skal satse på det fællesskab og den landsbystemning, de skaber, da det er noget, som kommunerne kan bruge. Samtidig vil det være en god idé at inkludere // // Der bliver desuden stillet forslag om at kontakte en Rudolf Steiner skole, hvor man eventuelt kunne lave en ordning med husleje på max 1000 kr (helst 500 kr) eller i form af grøntsagsbetaling. // // Det er vigtigt at tage højde for, at der skal være plads til emballage-opbevaring. //

D. Det videre forløb (20 min.)
Vi skal finde ud af, hvem der vil gøre hvad for at få Opstartsmødet på plads. Men inden det, skal vi have på plads, hvordan planlægningen skal foregå - over mail, telefon eller mødes? Hvor mange mails og møder kan det tage? Hvor meget skal distributionsgruppen være inde over?

Derefter kan vi aftale, hvem der:
 * finder lokaler til Opstartsmødet
 * undersøger mulighederne for afdelingslokale på de allerede foreslåede lokaliteter
 * lægger program for dagen
 * forbereder, hvad der skal siges
 * inviterer bredt ud på Frederiksberg

// Vi skipper igen den oprindelige dagsorden, men snakker i stedet om, hvad der kan være af konkrete steps for nu. Der er forskellige step: // // 1. Slå udfordring op på Tag Del // // 2. Besøge Utilias Have igen og undersøge opvarmningsmuligheder // // 3. Kontakte Rudolf Steiner Skole + Andelsboligforening // // 4. Blødgøre politikerne på Frederiksberg kommune //

// Punkt 1 kræver en del promovering og kan Frederiksberg-repræsentanterne selv lave oplægget, hvorefter det kan deles blandt alle KBHFF-medlemmer. Punkt 2 vil repræsentanterne gerne tage sig af, men vil gerne have Jonas eller andre fra distributionsgruppen med. Punkt 3, repræsentanterne fra afdelingen kan selv kontakte Rudolf Steiner skolen og Andelsforeningen. Punkt 4 kan ske i forlængelse af punkt 1 og med inddragelse af speciale om landsbystemning i fællesskaber og skriv fra Københavns Kommune. // // Vi aftaler at repræsentanterne fra Frederiksberg sender en status til distributionsgruppen inden næste møde. Vi sender link til referat og dato for næste møde til Katrine, katrinepram@gmail.com, som sender det videre til resten af repræsentanterne. //

= = =Opgaver=

= Punkter til koordineringsmøde =
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Kontakte Kasper/Nørrebro ang. manglende bidrag til møde d. 25/4 || Annegrethe ||
 * Undersøger stofposer til opbevaring af grønt || Jonas ||
 * Koordineringsmøde d. 23. og ikke d. 30. maj || Danielle ||
 * Besøge Vesterbro og snakke om kontingent og engagement || Annegrethe og Marianne ||
 * Orientere om status på Frederiksbergs lokalesøgning || Katrine ||

= Punkter til kommende møder =