Distributionsmøde+30.+november+2015

Tilbage til Distributionsgruppen Enghavevej 80C, 2450 KBH SV ||
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 30. november 2015 ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects 4.sal mødelokale 4
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Lene (N), Morten Thrane (YN), Charles (NV),Annegrete (Ø), Kirsten (Ø), Danielle (bestyrelse), Marianne (NV) ||
 * **Afbud:** || Liv (A), Carsten (VAN) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Morten ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Jonas ||

= ** DAGSORDEN ** =

1. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Vi har afholdt succesrigt medlemsmøde og fællesspisning d. 25. november med et flot fremmøde. Vi har fortsat mange ugentlige bestillinger, men ellers ikke så meget nyt.

Liv: Jeg ønsker jer alle en god jul og vi ses i det nye år. ||  ||
 * **(Frederiksberg)** ||  ||   ||
 * **Islands Brygge** || ... || //Af referenten: Der skal komme en repræsentant eller som minimum være en opdatering her under punkt et. Morten kontakter I.B. for at hører, hvad som sker.// ||
 * **Nordvest** || Vellykket lokalt årsmøde afholdt m.h.p. erfaringsindsamling/udveksling. Kommunikation introgruppen/butiksgruppen forstærkes løbende. Mødetid for modtagervagten forsøgsvis justeret og monitoreres.

//Af referenten: NV har fundet en ny repræsentant til den fælles arrangementsgruppe. Hurra.// ||  ||
 * **Nørrebro** || //...//

//Af referenten: Det har ikke rigtigt haft effekt endnu med omlægningen til fire teams. Der lader til at være træthed hos dem, som har været med længe. Der er juleafslutning for butiksgruppe og teamlinks i næste uge. Lene trækker sig fra distributionsgruppen - Bodil Signe overtager posten.// ||  || Jeg har sagt det i lokalafdelingen, og opfordret dem til at finde en ny repræsentant. || //Af referenten: Annegrete kontakter Vesterbro, for at høre hvem der kommer som afløser for Søren.// ||
 * **Vanløse** || Alt er i god gænge, vi hygger og holder julegløgg med musik den 16. december. Alt i orden herude. ||  ||
 * **Vesterbro** || Fra Søren: På grund af hjernerystelse har jeg det sidste halve års tid kun engageret mig meget lidt i distributionsgruppen, og har nu indset at det bedste er at jeg trækker mig helt. Om ikke andet, så bare for en tid.
 * **Ydre Nørrebro** || //...//

//Af referenten: har eksperimenteret med butiksmøder samtidig med intromøderne, så der videnspersoner, som kan fortælle om de fælles grupper. Det har været en succes. Intro hos YN fungerer rigtig godt med en god introansvarlig.// ||  ||
 * **Østerbro** || Vi har afholdt et velbesøgt (ift tidligere) medlemsmøde med besøg af Søren fra Bakkegården, Danielle og Jonas D. Vores intromøder ligger jævnt nu, med 3 uger imellem og pænt med nye medlemmer. Vi var talstærkt med til at afholde avlermøde, dejlig aften med herlig mad. Og NV/Marianne fik inspireret os til at få syet stofposer til "frugtposen". Indsamling af stof er i gang, foreløbig har 19 meldt sig til at sy, og i løbet af jan.-febr 16 får vi syet! Desuden er der gang i planer om et kursus i fermentering. Ikke mindst vores Arrangementsgruppe er en fin motor, som sædvanligt osse med den månedlige fællesspisning, hvor vi hver gang er ml 30 og 40, inkl børn. ||  ||
 * **Sydhavn** || //...//

//Af referenten: Lone har travlt, og kan derfor ikke komme. Håndsrækning til Sydhavn bliver skrevet på som punkt til næste møde.// ||  ||
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** || Bortset fra pludselige frafald pga sygdom er vi i god gænge, allerede midt i novem ber var alle tjanser taget frem til jul. Vi er nok chauffører nu, og folk er blevet bedre til at skrive sig på lidt i forvejen så der ikke er så meget panik i sidste øjeblik. ||  ||
 * **Fælleslageret** || Vi har fået mange afbud på det seneste, og det har givet en hel del "hovedpine" forud for hver onsdag. Indtil nu har det løst sig, og der har været nok på vagt om onsdagen. Men det er ikke sjovt, at så mange melder afbud, og teamoversigten står tom eller med meget få tilmeldte om tirsdagen. Vi har brug for nye fra intromøderne. Vi mangler to teamlinks på team orange og brun.

Det er en udfordring med kulde på fælleslageret, så bestyrelsen vil tage op, om der er råd til at investere i delvis opvarmning på fælleslageret. ||  || Der er en diskussion med Charles og Anders Petersen fra KBHFF's bestyrelse om det juridiske. Den nuværende projektgruppes udgangspunkt har hele tiden været at etablere Engroshandlen som en selvstændig enhed og IKKE som en del af KBHFF. Dette især for ikke at involvere frivillige kræfter i en egentlig virksomhed. Dette opfyldte vi til fulde på den første leveringsdag, hvor varebestilling, sortering på lageret og transporten IKKE involvere hverken Indkøbsgruppen, Fælleslagervagterne eller KBHFF's chaufførteam. Derfor er punktet på dette møde på som orienteringspunkt. Hvis Engroshandlen var en del af KBHFF ville det jo være påkrævet at bruge meget tid på at diskutere indhold længere fremme i mødet. Vi er stadig overbeviste om, at to adskilte enheder er den bedste konstruktion. || //Af referenten: emnet tages som et diskusionspunkt (punkt 6.A)// ||
 * ~ Projekter ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Engrosgruppen** || Vi er i luften - første levering onsdag den 25. november til tre kunder. Vi regner med at etablere os som FMBA (Forening med Begrænset Ansvar). Vi kører helt uden om KBHFF fsva økonomi og arbejdskraft, men er glade for at kunne trække på foreningens avlere, lagerrum og goodwill. Jeg håber, avlerne bliver glade for meromsætningen og at vi kan holde skruen i vandet. Vi arbejder pt på at lave den nye forenings vedtægter, få oprettet en bankkonto og blive godkendt hos Fødevarestyrelsen.

**2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)**
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Kontakte Christian fra Islands Brygge || Carsten || Har skrevet til ham, men han har ikke svaret ||
 * Skrive til introvagterne, at det bør fremhæves på intro-møderne, at man altid har mulighed for at afprøve en ny vagttype, hvis man ønsker || Carsten || Tjek ||
 * Kontakte Morten fra YN for at på en opdatering på afdelingens status || Jonas || Tjek ||
 * Kontakte Lone med status fra afdelingen || Jonas || Tjek ||
 * Gennemskrivning af Håndsrækningsprocedurer || Først Liv, derefter Jonathan || //Liv: Beklager, men dette bliver først klar til det nye år.// ||
 * Gemme dokument med sommerferieerfaringer på wiki

//Af referenten: Jonas laver en wiki til erfaringsdokumenter under distributionsgruppens wiki.// || Jonas || //Af referenten: Udskydes til næste gang// ||
 * Lave wiki til Virksomhedsmedlemsskabsgruppen || Jonas || Tjek (den hedder nu engrosgruppe) ||

**3. Godkendelse af referat fra sidst** Referat fra distributionsmøde d. 26. oktober 2015 // Af referenten: ingen bemærkninger. Godkendt. //

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

//Af referenten: Næste møde er 25/1 2016 klokken 17:30 på KPH.//

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
1) Spørgsmål til, hvordan tilbagemeldings til distributionsgruppen udfyldes. Svaret kort: de behøver melde tilbage længere, da det blev besluttet ved et koordineringsmøde. 2) Findes der en entydig adresse-liste. Svaret kort: Ja, men det kræver nok lidt tekniske-færdigheder at finde den. Grunden til, at der er mange muligheder for at skrive til en afdeling er, at der er mange aliasser - f.eks. har YN tre aliasser, så de har fire mulige emailadresser. Der er ryddetud i maillister og mailkonti men ikke i aliasser. 3) Hvordan hverver vi flere til indkøbsgruppen. Svaret kort: se herunder. 4) Kan vi bestille fra Kragegården? Svaret kort: Ja, hvis de leverer til tiden - f.eks. fragt sammen med Broendegården eller Skytte. ||
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Redigering i chaufføroversigten || Returemballage fra Sydhavn blev skrevet på teamoversigten for chaufførerne, uden at vi blev informeret på distributionsmailen. Derfor slettede vi det igen. Hvis man vil have hentet emballage på en anden dag end normalt, så skriv til distibution@kbhff.dk ||
 * Æblemost fra Vesterbro || Vesterbro har koordineret levering af æblemost til fælleslageret. Æblemosten er fra de æbler, som Vesterbro-afdelingen plukkede i deres plantage på Fejø. Det var en større (og tung opgave), og de fylder nu rigtig meget på fælleslageret (hvilket der egentlig ikke er plads til, men der var ikke så meget andet at gøre) ||
 * Juleluk || Flere afdelingerne har spurgt ind til det. Der er meldt ud efter en længere korrespondance med indkøb. Til næste år, skal vi være ude i bedre tid. Det skal tages op og fastsættes på et koordineringsmøde før december. Det skal koordineres med indkøberne, for de skal beslutte sig for, hvornår sidste bestilling i medlemssystemet skal finde sted. ||
 * Vesterbro i Volume || Vesterbro koordinerede lån af fælleslageret til afdeling 4. november, fordi der var forældremøde på skolen, hvor de plejer at være. ||
 * Kommunikation med engrosgruppen || Engrosgruppen har spurgt ind til priser på leje af letsgo-biler. Der er oprettet en mail og en wikiside til gruppen. ||
 * Storkasser og manglende følgesedler || Fra en avler har vi har modtaget storkasser på fælleslageret, hvilket vi ikke kan håndtere. For det første var de stablet ovenpå hinanden, og da vi ikke har en højdeløfter måtter fælleslagervagterne løfte den øverste kasse ned (og den var tung, og vi har ingen forsikring). For det andet har vi ikke plads til at opbevare den - men heldigvis fik vi chaufføren til at returnere storkasserne med det samme. Samme levering havde ingen følgesedler, så det er kommunikeret videre til indkøbsgruppen - men uden respons. ||
 * IT-Bjørn har slettet spam på Samba || Desuden har Bjørn lukket for at almindelige brugere kan oprette grupper. Det løser problemet lige foreløbigt. ||
 * fælleslager-bygge-møbel-dag || Der har været koordineret bygge-dag på fælleslageret, som blev afholdt søndag 22. november. ||
 * spørgsmål fra indkøb || Indkøbsgruppen har henvendt sig med fire konkrete spørgsmål.
 * indkøb søger nye folk || Vi (som gruppe med ansvar for introkoordination) har fået en henvendelse fra indkøbsgruppen, om at de mangler hænder. De skriver selv at det er svært at hverve helt nye, så de blev anbefalet at skrive en nyhed til hjemmesiden i stedet for, og de blev derfor henvist til info-mailen. Nyheden ligger på hjemmesiden nu. ||
 * oprettelse af afhentningsdage || Det har været svært at komme i kontakt med Louise fra kommunkation for at få oprettet afhentningsdage i det nye år, så der har været emails fra afdeligner, som svanede dagene i systemet. Men det er lykkedes nu, og dagene er oprettet. ||

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Generelt var der opbakning til Mortens udkast på sidste møde.
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Ny håndsrækningsprocedure (opsamling fra sidst)**

Liv og Jonathans revidering af Mortens udkast: ...

//Liv: Bør udskydes, beklager.// || Liv og Jonathan || Diskussion Beslutning || 10 || Der er helt klart sket en misforståelse af, hvad gruppen skal lave. Min opfattelse var, at gruppen skulle lave et forslag til, hvordan man kunne starte distribution til virksomheder, hvilket skulle godkendes først på et koordineringsmøde for en testperiode - dernæst af GF for at beslutte, om vi skal løfte forsøget fra test til et reelt samarbejde.
 * B || **Engrosgruppen**

Det er en udfordring for mig som fællelsagerekoordinator, at gruppen er gået igang med at distribuere, fordi der ikke er en aftale på plads omkring ifco-kasser. Ifco har ikke sagt ja til, at vi distribuerer kasserne ud til virksomheder. En avler har sagt til mig flere gange, at han ikke får ifco-kasser retur fra restauranter og andre køkkener, han leverer til. Derfor tror jeg ikke på, at engrosgruppen kan sikre, at kasserne kommer retur. Måden jeg kan se det fungerer på er, at KBHFF kræver, at der laves en aftale på skrift mellem engrosvirksomheden og køkkenerne om, at der skal være en høj pantpris på kasserne - f.eks. 150 kr.

Det er en anden udfordring, at jeg ikke ved, hvad jeg skal sige til fødevaremyndighederne, hvis de kommer forbi. Så længe gruppen ikke er en registreret virksomhed, og der ikke er en aftale på skrift mellem virksomheden og KBHFF, så må gruppen betragtes som en del af KBHFF.

//Af referenten: der er konsensus om at distributionsgruppen indstiller til bestyrelsen, at det besluttes at distributionen til virksomheder fra fælleslageret indtil videre stoppes. Der skal dog lægges vægt på, at distributionsgruppen støtter op om engrosgruppens formål om at øge KBHFF-avlernes salg via KBHFFs distributionled. Engrosgruppen opfattes af distributionsgruppen som en projektgruppe under KBHFF, som har til formål at udarbejde et forslag til salg til virksomheder, som skal godkendes af koordineringsmødet, før det kan starte op i en testperiode frem til GF den 16. april 2016.// // Distributionsgruppen finder at der bør endvidere foreligge en skriftlig aftale mellem KBHFF og den evt. engrosvirksomhed, der som minimum inkluderer forhold omkring brug af lokaler og emballage. Danielle tager dette med til bestyrelsen. // || Jonas || Diskussion || 10 || Som et forsøg har vi i en længere periode sendt afdelingernes pakkesedler ud til afdelingerne fra fælleslageret. Det har vi gjort fordi, chaufførerne flere gange har oplevet, at modtagevagterne ikke har pakkesedler med og derfor ikke ved, hvad de skal modtage. Jeg har printet alle afdelingers pakkesedler hver onsdag og lagtdem klar til fælleslagervagterne. De skriver på pakkesedlen, hvis der er ændringer i leveringen, f.eks. hvis der er ekstra varer eller manglende varer - så afdelingspakkesedlen har været en form for følgeseddel fra fælleslager til afdeling. Jeg vil foreslå at vi gør det til en permanent ordning. Det vil betyde, at modtage- og pakkevagter ikke behøver at printe selv, og det skal nok kommunikeres ud til alle afdelingerne.
 * C || **Følgesedler fra fælleslageret som permanent løsning**

//Af referenten: der er konsensus om, at vi overgår til en permanent løsning. Jonas giver besked videre til afdelingerne.// || Jonas || Beslutning || 2 || Jeg vil foreslå, at vi starter et projekt for at etablere en fællesintrogruppe som en arbejdsgruppe i KBHFF, som skal aflaste distributionsgruppen ift. introkoordinering, og som skal afholde intromøder for aktive medlemmer, som ønsker at engagere sig i en gruppe KBHFF - især de fælles grupper og butiksgrupperne.
 * D || **Fællesintro**

//Af referenten: Der er enighed om, at det er en god ide, og at vi præsenterer den på næste koordineringsmøde, for endelig godkendelse til at oprette gruppen.// || Jonas || Diskussion || 10 || Jeg synes, det er værd at vende dette punkt, da der har været en del skriverier mellem distribution og henholdsvis Amager, NV og V omkring modtagevagtens mødetidspunkt. Det er en evig udfordring at få kommunikeret mellem modtagevagter og chauffører/fælleslager om onsdagen. Modtagevagterne påstår at chauffører/fælleslager ikke ringer op, og chauffører/fælleslager mener, at modtagevagterne ikke tager telefonen. Vi kan gøre os mindre afhængige af den mislykkede kommunikation, hvis modtagevagterne møder ind på at fast tidspunkt i stedet for at vente på opringningen. Jeg mener ikke, at distribution skal tage beslutning om modtagevagternes mødetidspunkter på afdelingernes vegne, men det er godt at have vendt emnet og få det vendt ude i afdelingerne, hvis det kan spare os for besvær, og vi kan finde nogle gode holdbare løsninger, der gør den del af at være modtagevagt såvel som fælleslagerevagt sjovere.
 * E || **Modtagevagter med fast mødetidspunkt**

//Af referenten:// //Der er enighed om, at det er en fordel med faste mødetidspunkter for modtagevagterne. Jonas skriver besked afdelingerne med opfordring til at gå over til fast mødetid, hvis afdelingerne ikke allerede har det.// || Jonas || Diskussion || 10 || Returemballageafhentning der skulle finde sted i ugerne, hvor der er julelukket, skubbes frem til det nye år. Så hvis afdelingerne med teams ikke på samme vis skubber sin vagtplan to uger men i stedet for springer teamsne over, så vil emballageafhentningen falde på et nyt team.
 * F || **Returemballageruter efter nytår**

Bemærk også at der er 53 uger i år, og kun to julelukkeruger, så teams med vagt på lige uger, vil til næste år have vagt på ulige uger og omvendt.

// Af referenten: Ingen bemærkninger. Jonas giver afdelingerne besked herom. // || Jonas || Info/ erfaringsdeling || 5 || Sydhavn deltager ikke ved distributionsmøder, og salget er ikke steget trods tiltag til at øge salget. Hvordan skal Sydhavn have håndsrækning? - Hvordan og hvad skal der kommunikeres til Sydhavn?
 * G || **Håndsrækning til Sydhavn**

// Af referenten: Vi nåede ikke punktet. Punktet er udskudt til mødet i januar. // ||  ||   ||   || Jeg havde til sidste møde skrevet forslag til opstart af nye afdelinger og en tidsplan for forløbet. Tænk gerne på, om du vil være kontaktperson til en ny afdeling i 2016 fremtil opstart.
 * H || **Nye afdelinger i 2016 (fra sidst)**

På sidste møde blev der givet udtryk to modstridende holdninger, om tiden der sættes af til opstart: 1) at det var godt for en gangs skyld at have god tid til at forberede opstart og 2) at det var alt for lang tid at vente på at komme igang. Det blev foreslået, at medlemmerne i opstartsgrupperne bliver registrerede som aktive medlemmer i eksisterende afdelinger frem til opstart af de nye afdelinger. Vi stoppede diskussionen der, og valgte at udskyde punktet til dette møde. Carsten (VAN): Jeg vil godt hjælpe med at få en ny afdeling i gang (som kontaktperson), hvis det er f.eks. i Valby og der står folk klar...



// Af referenten: Vi nåede ikke punktet. Punktet er udskudt til mødet i januar. // || Jonas || Diskussion Beslutning || 10 ||

7. Infopunkter

 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||
 * Emballageordning || Der er skrevet et forslag til en aftale mellem avlere og KBHFF, som bestyrelsen tager op til beslutning på deres kommende møde. Foreslaget går på, at KBHFF betaler alle udgifter til emballage. Det vil blive en udgift for foreningen, men det vil også spare kræfter i afdelingerne, for chaufførerne, for avlerne og på fælleslageret. Og forhåbentlig vil de avlere, som i dag inkluderer emballageomkostninger prisen, trække den udgift fra og derved sænke prisen. Den samlede udgift for KBHFF vil nok ligge et sted mellem 5.000 og 15.000 kr. årligt - et forsøg vil kunne præcisere beløbet. || Jonas (fk) ||
 * Opbevaring af rapsolie på fælleslageret || Der er nu plads på fælleslageret til opbevaring. || Jonas ||
 * Fællesintro || Emma fra Amager-afdelingen har vist interesse for at arbejde videre med noget fællesintro som en ny arbejdsgruppe i KBHFF. Hun har fået alt materiale, jeg kunne finde vedr. intro. Og næste skridt er at læse det igennem, lave en wiki og så skrive en nyhed på hjemmesiden for at hverve medlemmer til gruppen. Forhåbentlig vil introgruppen fra Frederiksberg være interesseret i at være med - generelt vil det være rigtig godt med folk, som har lavet intro i lokalafdelingerne før. || Jonas ||
 * Vesterbro har fået ny emballageafhentningsuge || Efter Vesterbro flyttedes til fensmarkgaderuten, skulle der hentes hentes emballage fra 3 afdelinger på en dag på den rute - hvor der andre dage kun skulle hentes fra én afdeling. Efter snak med Vesterbros modtagelaug, blev det aftalt at flytte afhentingsugen. || Jonas ||

8. Opgaver

 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Oprette underside til distributionswiki med dokumenter med erfaringer til deling med alle + del erfaringer fra sommer + erfaringer fra jul || Jonas ||
 * Kontakt I.B. og hør, hvorfor der ikke kommer en repræsentant || Morten ||
 * Kontakt Vesterbro for at høre, hvem som afløser Søren og sige, at vi meget gerne vil se personen på det næste møde. || Annegrete ||
 * Give besked videre til afdelingerne om, at vi går over til altid at give følgesedler med fra fælleslageret. || Jonas ||
 * Besked til afdelingerne ved returemballage efter nytår. || Jonas ||
 * Besked til bestyrelsen vedr. engrosgruppen. || Danielle ||

= Punkter til næste koordineringsmøde =


 * Til indkøb: Vi vil ikke modtage varer i storkasser (besked til indkøberne) - er den modtaget? - skal vi selv tage kontakt?
 * Til alle: Vi ønsker at starte en fællesintrogruppe, som arbejdsgruppe i KBHFF, som skal aflaste distributionsgruppen ift. introkoordinering, og som skal afholde intromøder for aktive medlemmer, som ønsker at engagere sig i en gruppe KBHFF - især de fælles grupper og butiksgrupperne. Vi vil gerne præsentere et forslag til gruppens formål og funktion i KBHFF og en plan for, hvordan gruppen startes op. - Kan forslaget godkendes? - Kan vi starte gruppen op med det samme?
 * Til arrangementsgruppen: Kan vi samarbejde om en årlig erfaringsudvekslingstur for butiksgruppe og fælles arbejdsgrupper (som dem til Svanholm)?
 * Til alle - især indkøb og bestyrelse: Kan det gøres til en fast aftale at vi butiksgrupperne holder erfaringsudveksling til avlermødet?

= Punkter til kommende møder =

Marts: Afdelingers sommerluk - vi skal have svar fra alle afdelinger inden 1. maj.  Tilbage til Distributionsgruppen Enghavevej 80C, 2450 KBH SV ||
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 30. november 2015 ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects 4.sal mødelokale 4
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Lene (N), Morten Thrane (YN), Charles (NV),Annegrete (Ø), Kirsten (Ø), Danielle (bestyrelse) ||
 * **Afbud:** || Liv (A), Carsten (VAN) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** ||  ||

= ** DAGSORDEN ** =

1. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Vi har afholdt succesrigt medlemsmøde og fællesspisning d. 25. november med et flot fremmøde. Vi har fortsat mange ugentlige bestillinger, men ellers ikke så meget nyt.

Liv: Jeg ønsker jer alle en god jul og vi ses i det nye år. ||  ||
 * **(Frederiksberg)** ||  ||   ||
 * **Islands Brygge** ||  || //Af referenten: Der skal komme en repræsentant eller som minimum være en opdatering her under punkt et. Morten kontakter I.B. for at hører, hvad som sker.// ||
 * **Nordvest** || Vellykket lokalt årsmøde afholdt m.h.p. erfaringsindsamling/udveksling. Kommunikation introgruppen/butiksgruppen forstærkes løbende. Mødetid for modtagervagten forsøgsvis justeret og monitoreres.

//Af referenten: NV har fundet en ny repræsentant til den fælles arrangementsgruppe.// ||  || Jeg har sagt det i lokalafdelingen, og opfordret dem til at finde en ny repræsentant. ||  ||
 * **Nørrebro** || //Af referenten: Det har ikke rigtigt haft effekt endnu med omlægningen til fire teams. Der lader til at være træthed hos dem, som har været med længe. Der er juleafslutning for butiksgruppe og teamlinks i næste uge. Lene trækker sig fra distributionsgruppen - Bodil Signe overtager posten.// ||  ||
 * **Vanløse** || Alt er i god gænge, vi hygger og holder julegløgg med musik den 16. december. Alt i orden herude. ||  ||
 * **Vesterbro** || Fra Søren: På grund af hjernerystelse har jeg det sidste halve års tid kun engageret mig meget lidt i distributionsgruppen, og har nu indset at det bedste er at jeg trækker mig helt. Om ikke andet, så bare for en tid.
 * **Ydre Nørrebro** || //Af referenten: har eksperimenteret med butiksmøder samtidig med intromøderne, så der videnspersoner, som kan fortælle om de fælles grupper. Det har været en succes. Intro hos YN fungerer rigtig godt med en god introansvarlig.// ||  ||
 * **Østerbro** || Vi har afholdt et velbesøgt (ift tidligere) medlemsmøde med besøg af Søren fra Bakkegården, Danielle og Jonas D. Vores intromøder ligger jævnt nu, med 3 uger imellem og pænt med nye medlemmer. Vi var talstærkt med til at afholde avlermøde, dejlig aften med herlig mad. Og NV/Marianne fik inspireret os til at få syet stofposer til "frugtposen". Indsamling af stof er i gang, foreløbig har 19 meldt sig til at sy, og i løbet af jan.-febr 16 får vi syet! Desuden er der gang i planer om et kursus i fermentering. Ikke mindst vores Arrangementsgruppe er en fin motor, som sædvanligt osse med den månedlige fællesspisning, hvor vi hver gang er ml 30 og 40, inkl børn.

//Af referenten:// ||  ||
 * **Sydhavn** || //Af referenten: Lone har travlt, og kan derfor ikke komme.// ||  ||
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** || Bortset fra pludselige frafald pga sygdom er vi i god gænge, allerede midt i novem ber var alle tjanser taget frem til jul. Vi er nok chauffører nu, og folk er blevet bedre til at skrive sig på lidt i forvejen så der ikke er så meget panik i sidste øjeblik. ||  ||
 * **Fælleslageret** || Vi har fået mange afbud på det seneste, og det har givet en hel del "hovedpine" forud for hver onsdag. Indtil nu har det løst sig, og der har været nok på vagt om onsdagen. Men det er ikke sjovt, at så mange melder afbud, og teamoversigten står tom eller med meget få tilmeldte om tirsdagen. Vi har brug for nye fra intromøderne. Vi mangler to teamlinks på team orange og brun.

Det er en udfordring med kulde på fælleslageret, så bestyrelsen vil tage op, om der er råd til at investere i delvis opvarmning på fælleslageret. ||  || Der er en diskussion med Charles og Anders Petersen fra KBHFF's bestyrelse om det juridiske. Den nuværende projektgruppes udgangspunkt har hele tiden været at etablere Engroshandlen som en selvstændig enhed og IKKE som en del af KBHFF. Dette især for ikke at involvere frivillige kræfter i en egentlig virksomhed. Dette opfyldte vi til fulde på den første leveringsdag, hvor varebestilling, sortering på lageret og transporten IKKE involvere hverken Indkøbsgruppen, Fælleslagervagterne eller KBHFF's chaufførteam. Derfor er punktet på dette møde på som orienteringspunkt. Hvis Engroshandlen var en del af KBHFF ville det jo være påkrævet at bruge meget tid på at diskutere indhold længere fremme i mødet. Vi er stadig overbeviste om, at to adskilte enheder er den bedste konstruktion. ||  ||
 * ~ Projekter ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Engrosgruppen** || Vi er i luften - første levering onsdag den 25. november til tre kunder. Vi regner med at etablere os som FMBA (Forening med Begrænset Ansvar). Vi kører helt uden om KBHFF fsva økonomi og arbejdskraft, men er glade for at kunne trække på foreningens avlere, lagerrum og goodwill. Jeg håber, avlerne bliver glade for meromsætningen og at vi kan holde skruen i vandet. Vi arbejder pt på at lave den nye forenings vedtægter, få oprettet en bankkonto og blive godkendt hos Fødevarestyrelsen.

**2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)**
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Kontakte Christian fra Islands Brygge || Carsten || Har skrevet til ham, men han har ikke svaret ||
 * Skrive til introvagterne, at det bør fremhæves på intro-møderne, at man altid har mulighed for at afprøve en ny vagttype, hvis man ønsker || Carsten || Tjek ||
 * Kontakte Morten fra YN for at på en opdatering på afdelingens status || Jonas ||  ||
 * Kontakte Lone med status fra afdelingen || Jonas ||  ||
 * Gennemskrivning af Håndsrækningsprocedurer || Først Liv, derefter Jonathan || //Liv: Beklager, men dette bliver først klar til det nye år.// ||
 * Gemme dokument med sommerferieerfaringer på wiki

//Af referenten: Jonas laver en wiki til erfaringsdokumenter under distributionsgruppens wiki.// || Jonas ||  ||
 * Lave wiki til Virksomhedsmedlemsskabsgruppen || Jonas || Tjek (den hedder nu engrosgruppe) ||

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial; font-size: 1.3em; line-height: 1.5;">**3. Godkendelse af referat fra sidst** Referat fra distributionsmøde d. 26. oktober 2015

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

//Af referenten:// Næste møde er 25/1 2016 klokken 17:30 på KPH.

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
1) Spørgsmål til, hvordan tilbagemeldings til distributionsgruppen udfyldes. Svaret kort: de behøver melde tilbage længere, da det blev besluttet ved et koordineringsmøde. 2) Findes der en entydig adresse-liste. Svaret kort: Ja, men det kræver nok lidt tekniske-færdigheder at finde den. Grunden til, at der er mange muligheder for at skrive til en afdeling er, at der er mange aliasser - f.eks. har YN tre aliasser, så de har fire mulige emailadresser. Der er ryddetud i maillister og mailkonti men ikke i aliasser. 3) Hvordan hverver vi flere til indkøbsgruppen. Svaret kort: se herunder. 4) Kan vi bestille fra Kragegården? Svaret kort: Ja, hvis de leverer til tiden - f.eks. fragt sammen med Broendegården eller Skytte. ||
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Redigering i chaufføroversigten || Returemballage fra Sydhavn blev skrevet på teamoversigten for chaufførerne, uden at vi blev informeret på distributionsmailen. Derfor slettede vi det igen. Hvis man vil have hentet emballage på en anden dag end normalt, så skriv til distibution@kbhff.dk ||
 * Æblemost fra Vesterbro || Vesterbro har koordineret levering af æblemost til fælleslageret. Æblemosten er fra de æbler, som Vesterbro-afdelingen plukkede i deres plantage på Fejø. Det var en større (og tung opgave), og de fylder nu rigtig meget på fælleslageret (hvilket der egentlig ikke er plads til, men der var ikke så meget andet at gøre) ||
 * Juleluk || Flere afdelingerne har spurgt ind til det. Der er meldt ud efter en længere korrespondance med indkøb. Til næste år, skal vi være ude i bedre tid. Det skal tages op og fastsættes på et koordineringsmøde før december. Det skal koordineres med indkøberne, for de skal beslutte sig for, hvornår sidste bestilling i medlemssystemet skal finde sted. ||
 * Vesterbro i Volume || Vesterbro koordinerede lån af fælleslageret til afdeling 4. november, fordi der var forældremøde på skolen, hvor de plejer at være. ||
 * Kommunikation med engrosgruppen || Engrosgruppen har spurgt ind til priser på leje af letsgo-biler. Der er oprettet en mail og en wikiside til gruppen. ||
 * Storkasser og manglende følgesedler || Fra en avler har vi har modtaget storkasser på fælleslageret, hvilket vi ikke kan håndtere. For det første var de stablet ovenpå hinanden, og da vi ikke har en højdeløfter måtter fælleslagervagterne løfte den øverste kasse ned (og den var tung, og vi har ingen forsikring). For det andet har vi ikke plads til at opbevare den - men heldigvis fik vi chaufføren til at returnere storkasserne med det samme. Samme levering havde ingen følgesedler, så det er kommunikeret videre til indkøbsgruppen - men uden respons. ||
 * IT-Bjørn har slettet spam på Samba || Desuden har Bjørn <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">lukket for at almindelige brugere kan oprette grupper. Det løser problemet lige foreløbigt. ||
 * fælleslager-bygge-møbel-dag || Der har været koordineret bygge-dag på fælleslageret, som blev afholdt søndag 22. november. ||
 * spørgsmål fra indkøb || Indkøbsgruppen har henvendt sig med fire konkrete spørgsmål.
 * indkøb søger nye folk || Vi (som gruppe med ansvar for introkoordination) har fået en henvendelse fra indkøbsgruppen, om at de mangler hænder. De skriver selv at det er svært at hverve helt nye, så de blev anbefalet at skrive en nyhed til hjemmesiden i stedet for, og de blev derfor henvist til info-mailen. Nyheden ligger på hjemmesiden nu. ||
 * oprettelse af afhentningsdage || Det har været svært at komme i kontakt med Louise fra kommunkation for at få oprettet afhentningsdage i det nye år, så der har været emails fra afdeligner, som svanede dagene i systemet. Men det er lykkedes nu, og dagene er oprettet. ||

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Generelt var der opbakning til Mortens udkast på sidste møde.
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * || **Ny håndsrækningsprocedure (opsamling fra sidst)**

Liv og Jonathans revidering af Mortens udkast: ...

//Liv: Bør udskydes, beklager.// || Liv og Jonathan || Diskussion Beslutning || 10 || Jeg havde til sidste møde skrevet forslag til opstart af nye afdelinger og en tidsplan for forløbet. Tænk gerne på, om du vil være kontaktperson til en ny afdeling i 2016 fremtil opstart.
 * D || **Nye afdelinger i 2016 (fra sidst)**

På sidste møde blev der givet udtryk to modstridende holdninger, om tiden der sættes af til opstart: 1) at det var godt for en gangs skyld at have god tid til at forberede opstart og 2) at det var alt for lang tid at vente på at komme igang. Det blev foreslået, at medlemmerne i opstartsgrupperne bliver registrerede som aktive medlemmer i eksisterende afdelinger frem til opstart af de nye afdelinger. Vi stoppede diskussionen der, og valgte at udskyde punktet til dette møde. Carsten (VAN): Jeg vil godt hjælpe med at få en ny afdeling i gang (som kontaktperson), hvis det er f.eks. i Valby og der står folk klar...

|| Jonas || Diskussion Beslutning || 15 || Jeg vil foreslå, at vi starter et projekt for at etablere en fællesintrogruppe som en arbejdsgruppe i KBHFF, som skal aflaste distributionsgruppen ift. introkoordinering, og som skal afholde intromøder for aktive medlemmer, som ønsker at engagere sig i en gruppe KBHFF - især de fælles grupper og butiksgrupperne... || Jonas || Diskussion || 10 || Som et forsøg har vi i en længere periode sendt afdelingernes pakkesedler ud til afdelingerne fra fælleslageret. Det har vi gjort fordi, chaufførerne flere gange har oplevet, at modtagevagterne ikke har pakkesedler med og derfor ikke ved, hvad de skal modtage. Jeg har printet alle afdelingers pakkesedler hver onsdag og lagtdem klar til fælleslagervagterne. De skriver på pakkesedlen, hvis der er ændringer i leveringen, f.eks. hvis der er ekstra varer eller manglende varer - så afdelingspakkesedlen har været en form for følgeseddel fra fælleslager til afdeling. Jeg vil foreslå at vi gør det til en permanent ordning. Det vil betyde, at modtage- og pakkevagter ikke behøver at printe selv, og det skal nok kommunikeres ud til alle afdelingerne.
 * C || **Fællesintro**
 * B || **Følgesedler fra fælleslageret som permanent løsning**

//Af referenten: der er konsensus om, at vi overgår til en permanent løsning// || Jonas || Beslutning || 2 || Jeg synes, det er værd at vende dette punkt, da der har været en del skriverier mellem distribution og henholdsvis Amager, NV og V omkring modtagevagtens mødetidspunkt. Det er en evig udfordring at få kommunikeret mellem modtagevagter og chauffører/fælleslager om onsdagen. Modtagevagterne påstår at chauffører/fælleslager ikke ringer op, og chauffører/fælleslager mener, at modtagevagterne ikke tager telefonen. Vi kan gøre os mindre afhængige af den mislykkede kommunikation, hvis modtagevagterne møder ind på at fast tidspunkt i stedet for at vente på opringningen. Jeg mener ikke, at distribution skal tage beslutning om modtagevagternes mødetidspunkter på afdelingernes vegne, men det er godt at have vendt emnet og få det vendt ude i afdelingerne, hvis det kan spare os for besvær, og vi kan finde nogle gode holdbare løsninger, der gør den del af at være modtagevagt såvel som fælleslagerevagt sjovere.
 * C || **Modtagevagter med fast mødetidspunkt**

//Af referenten:// ...Jonas skriver besked... || Jonas || Diskussion || 10 || Der er helt klart sket en misforståelse af, hvad gruppen skal lave. Min opfattelse var, at gruppen skulle lave et forslag til, hvordan man kunne starte distribution til virksomheder, hvilket skulle godkendes først på et koordineringsmøde for en testperiode - dernæst af GF for at beslutte, om vi skal løfte forsøget fra test til et reelt samarbejde.
 * A || **Engrosgruppen**

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 10pt;">Det er en udfordring for mig som fællelsagerekoordinator, at gruppen er gået igang med at distribuere, fordi der ikke er en aftale på plads omkring ifco-kasser. Ifco har ikke sagt ja til, at vi distribuerer kasserne ud til virksomheder. En avler har sagt til mig flere gange, at han ikke får ifco-kasser retur fra restauranter og andre køkkener, han leverer til. Derfor tror jeg ikke på, at engrosgruppen kan sikre, at kasserne kommer retur. Måden jeg kan se det fungerer på er, at KBHFF kræver, at der laves en aftale på skrift mellem engrosvirksomheden og køkkenerne om, at der skal være en høj pantpris på kasserne - f.eks. 150 kr.

<span style="font-family: Arial,sans-serif; font-size: 10pt;">Det er en anden udfordring, at jeg ikke ved, hvad jeg skal sige til fødevaremyndighederne, hvis de kommer forbi. Så længe gruppen ikke er en registreret virksomhed, og der ikke er en aftale på skrift mellem virksomheden og KBHFF, så må gruppen betragtes som en del af KBHFF.

//Af referenten: der er konsensus om at distributionsgruppen indstiller for bestyrelsen, at distributionen til virksomheder fra fælleslagert stoppes. Vi indstiller til...// || Jonas || Diskussion || 10 || Returemballageafhentning der skulle finde sted i ugerne, hvor der er julelukket, skubbes frem til det nye år. Så hvis afdelingerne med teams ikke på samme vis skubber sin vagtplan to uger men i stedet for springer teamsne over, så vil emballageafhentningen falde på et nyt team.
 * G || **Returemballageruter efter nytår**

Bemærk også at der er 53 uger i år, og kun to julelukkeruger, så teams med vagt på lige uger, vil til næste år have vagt på ulige uger og omvendt. || Jonas || Info/ erfaringsdeling || 5 ||
 * B || **Sydhavn** ||  ||   ||   ||
 * I ||  ||   ||   ||   ||

7. Infopunkter

 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||
 * Emballageordning || Der er skrevet et forslag til en aftale mellem avlere og KBHFF, som bestyrelsen tager op til beslutning på deres kommende møde. Foreslaget går på, at KBHFF betaler alle udgifter til emballage. Det vil blive en udgift for foreningen, men det vil også spare kræfter i afdelingerne, for chaufførerne, for avlerne og på fælleslageret. Og forhåbentlig vil de avlere, som i dag inkluderer emballageomkostninger prisen, trække den udgift fra og derved sænke prisen. Den samlede udgift for KBHFF vil nok ligge et sted mellem 5.000 og 15.000 kr. årligt - et forsøg vil kunne præcisere beløbet. || Jonas (fk) ||
 * Opbevaring af rapsolie på fælleslageret || Der er nu plads på fælleslageret til opbevaring. || Jonas ||
 * Fællesintro || Emma fra Amager-afdelingen har vist interesse for at arbejde videre med noget fællesintro som en ny arbejdsgruppe i KBHFF. Hun har fået alt materiale, jeg kunne finde vedr. intro. Og næste skridt er at læse det igennem, lave en wiki og så skrive en nyhed på hjemmesiden for at hverve medlemmer til gruppen. Forhåbentlig vil introgruppen fra Frederiksberg være interesseret i at være med - generelt vil det være rigtig godt med folk, som har lavet intro i lokalafdelingerne før. || Jonas ||
 * Vesterbro har fået ny emballageafhentningsuge || Efter Vesterbro flyttedes til fensmarkgaderuten, skulle der hentes hentes emballage fra 3 afdelinger på en dag på den rute - hvor der andre dage kun skulle hentes fra én afdeling. Efter snak med Vesterbros modtagelaug, blev det aftalt at flytte afhentingsugen. || Jonas ||

8. Opgaver

 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||

= Punkter til næste koordineringsmøde =


 * SAMBA hacket - hvem kan fikse problemet? hvem bruger SAMBA? Skal vi nedlægge den? (Vi vil høre om alle afdelinger vil vende det og svare ved næste koordineringsmøde): nordvest melder, at SAMBA herfra godt kan nedlægges, da vi aldrig bruger den.
 * Oprettelse af chauffører sker ved kontakt til distribution (INFO)
 * Punkt 6.A - G (INFO)
 * Spørge Indkøb hvad honning og olie vil fylde på fælleslageret
 * Spørge indkøb om der kunne være mulighed for at ændre medlemssystemets deadline
 * Vi vil foreslå at lave opsamling på afdelingers status ved at bringe det op i plenum som fast punkt
 * Vi indstiller til at holde lukket d. 23. december
 * Dato for næste koordineringsmøde
 * Vi vil ikke modtage varer i storkasser (besked til indkøberne) - er den modtaget? - skal vi selv tage kontakt?
 * Fællesintro... Vi vil gerne starte...
 * Mødes med arrangementsgruppen - kan vi samarbejde om en årlig erfaringsudvekslingstur for butiksgruppe og fælles arbejdsgrupper (som dem til Svanholm)?
 * Kan det gøres til en fast aftale at vi butiksgrupperne holder erfaringsudveksling til avlermødet?

= Punkter til kommende møder =

Januar: Planlægning af arrangement med erfaringsudveksling for butiksgrupper. Marts: Afdelingers sommerluk - vi skal have svar fra alle afdelinger inden 1. maj.