Kollektivgruppemøde+d.+5.3.13


 * **Hvornår:** || d. 05/03-2013 kl. 19:30 ||
 * **Hvor:** || The Hub Nørrebrogade 52C 2.tv. ||
 * **Til stæde:** || Sabrina (amager), Carsten (Vanløse), Sofie(V), Hanne (Amager),marianne(nv), Tore (kommunikation), Alexander (indkøb), Laura (Islands Brygge), Janus(YN) + 2 bacelor studerende ||
 * **Afbud:** || Bryn (syg, desværre, men jeg har lagt nogle idékataloger til jer i vores skab), Anette Frederiksberg (også syg) ||
 * **Snacks:** || Janus ||
 * **Mødeleder:** || Frederiksberg ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Nordvest ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne
Stofposer er nu introduceret ||
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** || * har succes med team-links. Har nu møde i butik-gruppen hver tredje uge igen, efter en lang periode, hvor der var møde hver anden uge.
 * har afholdt arbejdsgruppemøde for alle arbejdsgrupper i afdelingen. Vi har fået en stærk samling arbejdsgrupper, nu mangler det at afspejle sig "på gulvet" i afdelingen
 * har diskuteret barsel og sygdom. Medlemmer __#|kan__ gå 6 md. på barsel, og sygmeldte kan hente poser uden at tage tjanser, da de ikke må lave arbejde i frivillige organisationer, når de er på sygedagpenge
 * har nedlagt mailen til økonomigruppen i afdelingen, så alle afdelingens arbejdsgrupper kan følge med i, hvad der sker på mailen (også i økonomien)
 * undersøger muligheder for at skifte døgnboksaftale, da de nærmeste Danske Bank døgnbokse er langt væk ||
 * **Frederiksberg** || Er noget underdrejet i butiksgruppen
 * **Indre By** || Har holdt medlemsm øde d. 27. feb. med omkring 20 deltager. Der snakkede vi meget om løssalg og den ledsagende risiko. Nu har vi valgt represæntanter til alle de krævede poster! Og vores lokaler har fået et nyt køkken - jubii!

SPØRGSMÅL: holder kbhff åben over påske d. 27.? **Der blir holdt åbent over påsken. Afdelingerne styrer selv om de kan magte at holde åbent men der vil være grøntsager at få.** || ||
 * **Islands Brygge** ||  ||
 * **Gentofte** || Har indkaldt til medlemsmøde den 20. marts om afdelingens fremtid på baggrund af Håndsrækning. En fra Kollektivgruppen (mindst) bør deltage, det er Gentoftes eget ønske,
 * Carsten Lunding tager til deres medlemsmøde, andre opfordres til at tage med.** ||
 * **Nordvest** || Har afholdt medlemsmøde og introduceret teamstruktur, som vi håber kører fra nu, da man skal være aktiv, for at handle fødevarer. ||
 * **Nørrebro** ||  ||
 * **Vanløse** || Business as usual men der er for få ressourcepersoner ||
 * **Vesterbro** || Har holdt medlemsmøde, med rimeligt lavt fremmøde men trods det fik vi valgt folk til alle krævede arbejdsgrupper :D !!! ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  ||
 * **Østerbro** || Teamstrukturen løber af stablen 6. marts. Alle team fyldt op. Stemningen er til fællesspisning i april. ||
 * || **Teamstrukture ser uf til at brede sig Er det noget vi skal følge op på i kollektivgruppen?**
 * **Arrangementsgruppen** ||  ||
 * **Indkøbsgruppen** || Vi har holdt løssalgsmøde, hvor vi besluttede at indføre et system, hvor afdelingerne kan indtaste hvor meget de __#|ønsker__ i løssalg (mængden angivet som procentdel af posebehov.)
 * Der droppes kaffe i løssalg** ||
 * **Kommunikationgruppen** ||  ||
 * **Økonomigruppen** ||  ||
 * **Logistikgruppen** || Møde i Odinsgade d. 13/3 kl. 17. ||

2. Evaluering af tidligere beslutninger jf. beslutningsoversigten.
Procedure for tilbagebetalinger til afdelinger for manglende leveringer, Fastsættelse af bagatelgrænse på 5% ifht. mængdemæssige afvigelser

Indkøbsgruppen laver et oplæg til en procedure for tilbagemelding på mængde og kvalitet både i Gladsaxe og i lokalafdelingerne, så vagter begge steder let kan reklamere sådanne mangler. Hele proceduren strammes op. Al kompensation skal foregå kontant. De enkelte afdelinger skal melde tilbage til økonomigruppen for at få kompensation.


 * Evaluering: **
 * Der er næsten ingen afdelinger der benytter sig af muligheden. Der er blevet skrevet ud til afdelingerne for en uge siden. Der er ikke blevet udbetalt noget endnu, men det kommer. **

**NYE PUNKTER** (hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse**

**Skal der være en grænse for hvor få poser afdelingerne skal kunne afsætte? ** Kollektibgruppens medlemmer blev inviteret til Viable Systems Worshop af en PHD studerende. Modellen skulle synliggøre KBHFFs missionstatement og udmynte sig i en actionplan. Der blev bla. snakket om: **At der mangler kommunikationen fra butiksgruppe til indkøbsgruppe til landmænd. ** **Fælles arbejdsmøde for arbejdsgrupperne. Sofie tjekker op på om arbejdsgrupperne er blevet inviteret til fælles møde **
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **__#|Person__** || **Type** || **Tid** ||
 * > **3.** || Forslag til generalforsamlingen: Kravsspecifikationerne skrives ind i vedtægterne. Forslag om at der tilføjes et min. på 25 posebestillinger om ugen for en afdeling.
 * Det skal baseres på minimum gennemsnitligt mængde det kan betale sig at levere fra Gladsaxe. **
 * Indre by kan jo ikke opfylde det pt. Så de ville skulle ha en håndsrækning. **
 * Den endelige formulering og det antal poser der kræves bliver udformet af Sofie Og Janus. ** || Sofie/Carsten || Diskution/beslutning || 15 ||
 * > **4.** || Opsamling På VSM workshoppen
 * Der vil blive lagt dokumenter op på samarbejdsplatformen med Missionstatement, actionplan og konfliktpunkter så alle kan læse dem. Forhåbentlig gir det mening selvom man ikke deltog i workshoppen. **

|| Sofie ||  ||   || Jeg fik en ide fra Jonas fra Amager Butiksgruppe: At oprette et sted hvor alle arbejdsgrupper lægger nyheder ud til butiksgrupperne. Et samlet sted, hvor butiksgruppoerne kan orientere sig om nyheder på tværs af arbejdsgrupperne. Men hvor? Og kan arbejdsgrupperne påtage sig at vedligeholde det? **__Foreslår principiel beslutning om hvad vi gør i sådan en situation.__ ** **__Der har ikke været kommunikeret kraftigt nok til folk der har rettigheder til at lægge op på hjemmesiden at de skal ha rettigheder til de billeder der lægges op. Kommunikationsgruppen laver en disclaimer der dukker op når man vil lægge billeder op.__ ** **__Vi vil fremover være fri fra problemer hvis vi har en disclaimer.__ ** || Marianne || Diskusionspunkt,beslutning || 15 ||
 * > **5.** || Arbejdsgrupper holder møder samtidig d. 8. april kl. 17-19 på The Hub med fællesspisning bagefter.
 * Sofie S tjekker op på om arbejdsgrupperne er blevet indviteret.** || Bryn || Informationspunkt || 5 ||
 * > **6.** || Kommunikation ml arbejdsgrupper og butiksgrupper
 * Janus opretter en fælles beslutningsoversigt på wikisiden hvor alle arbejdsgrupper skal skrive hovedpunkter fra dagsordenen så butiksgrupperne nemt at få overblik. Sofie skriver ud til arbejdsgrupperne og ber referanten fra hvert møde sætte det ind.**
 * Prøveperiode på 3 mdr.** || Carsten / Amager || Beslutningspunkt || 10 ||
 * > **7.** || Billeder, der er lagt på wiki af medlemmer. mail fra kommunikationsgruppen
 * __Kommunikationsgruppen undersøger de__ **<span style="background-color: transparent; color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> __nøjagtig____e__ **<span style="background-color: transparent; color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> __juridiske elementer så vi ikke kommer til at så i samme situation igen.__ **
 * <span style="background-color: transparent; color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">__Vi beslutter at betale fotografen hvad ham og Tore har aftalt.__ **
 * > **8.** || Forslag til generalforsamlingen: æbler holdes i frugtpose


 * Det står alle frit for at fremsætteforslg til generalforsmlingen men der er enighed om at det er et spørgsmål der kan tages op med indkøbsgruppen. på sigt hvis vi begynder at lave forskellige poser kan det måske komme på tale.** || Marianne || Diskusion,beslutning || 10 ||
 * > **9.** || Forslag til generalforsamlingen: vedtægtsændring, således at afdelingerne vedtægter ikke må være i strid med "overordnet Kbhffs" vedtægter.


 * Kollektivgruppen stiller forslag til generalforsamlingen om tilføjelse af stk. 5 under afdelinger det lyder: "Afdelingernes vedtægter må aldrig være i strid med KBHFF's overordnede vedtægter- I tvivlsspørgsmål er det kollektivgruppen der træffer afgørelsen"** || Marianne || Diskusion,beslutning || 20 ||
 * > **10.** || Forslag til information på mail til medlemmer om mulighed for at investere i Karise Permatopia og få afkast i grønt via KBHFF


 * Der opfordres til at sende information ud til butiksgrupperne så de kan vælge om de vil gøre reklame for det eller ej. Vi ønsker ikke at sende det ud i nyhedsmail. Det ses som problematisk at der ikke er en konkret beslutning om ordningen med at medlemmer kan få afkast i form af grøntsager i KBHFF, men at det står som noget der er aftalt.**


 * Tore vil lægge et indlæg på KBHFF¨s favebook.** || Laura || Diskussion, beslutning || 10 ||
 * > **11.** || Generalforsamlingen fra start til slut, herunder indkaldelse mm

http://kbhff.wikispaces.com/Planl%C3%A6gning+af+generalforsamling+2013

Vedtægtsændringerne fra sidste genralforsamling er ikke blevet ajourført (sofie tjekker op på det)

Generalforsamlingen er d. 27. april på titgenkollegiet Janus er tovholder på at få kollektibgruppens beretning stykket sammen. Indkaldelse skrives af janus Indkomne forslag skal være i hænde senest d. 12. april. Vi holder et kollektivgruppemøde d. 16. april sp vi kan samle op på indkomne forslag. Sofie skriver ud til arbejdsgrupper og butiksgrupper at de skal huske at ha en rep. til kollektivgruppen valgt. Sofie holder styr på dagsorden og indkomne forslag. Der må gerne være fler med til at planlægge mødet tak. Janus vil gerne opfordre andre til at stille op til Proformand og kasserer før generalforsamlingen så vi ved hvad vi har at gøre med.

|| Carsten || Diskussion + uddeling af ansvar || 30 || EVT. Det er vigtigt at vi ikke overbebyrder vores Proformand. aå alle opfordres til at løfte kollketivgruppens arbejde i flok.