Amager+-+Møde+mellem+Team-links+og+butik-gruppe+29.+januar+2013

=**Møde mellem team-links og Amager Butik-gruppe d. 29. januar 2013 ** = Tilbage til Amager arbejdsgrupper

Rued Langgaards vej 12 Ring til Lasse (20 96 17 88) eller Jonas G (606 88 609) når du står ved gitterporten, så kommer en af os og åbner. ||
 * Hvornår: || Onsdag d. 29. januar 2013, kl. 19:00 ||
 * Hvor: || Tietgenkollegiet
 * Kommer: || Lasse, Emek, Anja/Daniel, Jonas G, Liv, Heine Bø, Den anden Jonas (kommer først 19.30-ish), Dan (kommer omkr 19.30) ||
 * Afbud: || Terese ||
 * Snacks: || Jonas G, Heine (chips) ||
 * Medbring: || Tag meget gerne en computer med, så vi kan hjælpe jer med KBHFF Medlemssytem, hvis der bliver tid. ||

// Der er plads til alle slags spørgsmål her // || 10 ||  ||
 * ~ ** Punkt ** ||~ ** Beskrivelse -hvad går punktet ud på? ** ||~ ** Tid ** ||~ Vedhæftning ||
 * || **FORMELT** ||  ||   ||
 * 1 || Præsentationsrunde || 15 ||  ||
 * 2 || Valg af referent || 1 ||  ||
 * || **GRUNDLÆGGENDE** ||  ||   ||
 * 4 || Hvordan skal vi kommunikere mellem butik-gruppe og team-links?
 * 5 || Ændringer i team-strukturen*

**1)** Team-strukturen skal og er blevet revideret. Derfor skal team-oversigten og team-link-vagtbeskrivelsenogså revideres. Vi vil gerne have Jer med! Fremover skal team-oversigten ikke kunne redigeres af andreend arbejdsgruppe-medlemmer (herunder hovedsaligt team-links). Bl.a. skal links til specifikkevagtbeskrivelser fjernes. I stedet skal der være et link til wiki-siden med dem alle. **2)** Der skal være åbne og lukke kassevagter (2 af hver) **3)** Flexvagter nedlægges. Der kommer flere medlemmer på hver tjans. **4)** Nussevagter nedlægges. Info-vagter overtager * //der er plads til diskussion og ændringer// || 3 ||  || //Skab tryghed for team-medlemmerne, ved at være den der har overblikket på teamet.//Formål med team-link-gruppe://Være linket mellem arbejdsgrupper og farve-teams. Være arbejdsgruppernes talerør til team- medlemerne, //// og være team-medlemmernes talerør til arbejdsgrupperne. // * // der er plads til diskussion og ændringer // || 3 ||  ||
 * 6 || Formålet med team-links*
 * || **KONKRETE OPGAVER** ||  ||   ||
 * 7 || Gennemgang og diskussion af butik-gruppens oplæg til de første opgaver for team-link-gruppen

Vi ønsker at I i team-link-gruppen: 1) finder ud af, hvordan vagtbytte skal foregå helt konkret. 2) finder ud af, hvad man gør helt konkret, når personer ikke møder op. 3) diskuterer hvordan I vil kommunikere på teams'ne. 4) diskuterer hvordan vi holder overblik over, hvor mange der reelt er på vagt hver uge. Og implementerer en evt. løsningen i samarbejde med alle arbejdsgrupper. 5) udformer den nye team-oversigt, og implementerer den i samarbejde med de andre arbejdsgrupper.

Mht. "Hvis et medlem fra dit team udmelder sig, vil Butiksgruppen informere dig herom per mail." Rettes til: "Hvis et medlem fra dit team udmelder sig, vil medlemsadministrationen slette medlemmet fra teamoversigten."

Tilføjelse: MINIMUMSKRAV Butikken kan ikke åbne hvis: 1) der ikke er mindst én erfaren åbne- og lukke-kassevagt 2) der ikke er en modtage-vagt 3) der ikke er en lukke-vagt 4) der ikke er mindst 2 pakkevagter

Dette er absolut minimum. Sker det at vi ikke kan stille flere vagter end det, må vi overveje at lukke afdelingen, da de få personer vil skulle knokle hårdt.

amager@kbhff.dk er ikke butik-gruppens mail. Det er afdelingens mail. Butik-, kommuniktion- og økonomi-gruppen har mail-tjanser med at tjekke mails, der vedrører dem. Alle arbejdsgrupper (inkl. intro, løssalg og team-links) har adgang til amager@kbhff.dk (koden overgives mundligt)

Man kan kun sende til amager_teamlinks@kbhff.dk, hvis man selv er på listen. || 30 ||  || 4. Kommunikation: internt mellem teamlinks fungerer via mailen Amager_teamlink@kbhff.dk. Hele amagerafdelingens mailadresse: amager@kbhff.dk. Denne kan tjekkes af alle arbejdsgrupper. Denne mail kan teamlink også læse, hvor der vil komme en del nyheder og lignende. Mails der er relevante for teamlink vil få en teamlink etikette. Teamlink skal ikke i udgangspunktet tjekke mailen, da vigtige mails vil blive sendt direkte til teamlink-mailen. Desuden kan man med den fælles mail og kode se dokumenter i google drev.
 * || **EVENTUELT** ||  ||   ||
 * 8 || Skal team-links være til stede ved starten af hver vagt? ||  ||   ||
 * 9 || Skal der sendes påmindelser til team-medlemmerne før vagt? ||  ||   ||
 * || tid i alt || 72 min ||  ||
 * Referat**:
 * Referat**:

I første omgang bør spørgsmål/erfaringsudvekling/sparing for teamlinks-personerne ske internt via teamlink-mailen. Er der uklarheder/spørgsmål der ikke kan besvares af teamlink indbyrdes kan der sendes mail til arbejdsgrupperne via amager@kbhff.dk

Der opfordres til at teamlink tager kontakt til sit team en uges tid inden næste vagt og sikrer sig at alle kender til link til vagtbeskrivelser, så de ved hvad deres vagt går ud på. Derudover kan det overvejes om der løbende skal printes vagtbeskrivelser ud, så de ligger som print i butikken, dette gøres løbende da de ofte opdateres. Der opfordres til at teamlink kigger forbi butikken i løbet af ens team vagt, så man har en fornemmelse af hvordan vagten er gået. Det er op til den enkelte teamlink at vurdere, hvornår det er nødvendigt at samle teamet til et teammøde.

Der lægges vægt på at der findes vagtbeskrivelser både til butiksvagterne og til arbejdsgrupperne, så der er gennemsigtighed om hvad vagterne går ud på uafhængigt af om de sidder i arbejdsgruppe eller har butiksvagter.

Der diskuteres hvorvidt strukturen på hvert team kan være fleksibel fra team til team. Eksempelvis kan økonomivagten deles op så der kun sidder én person hele vagten hver anden gang frem for to der deler vagten hver gang teamet har vagt. Dette bliver svært når vi har fælles vagtbeskrivelser for alle teams. Lige nu er der mange nye medlemmer, hvorfor det er godt at have vagtbeskrivelserne at strukturere teams efter. Dog kan man med tiden og med øget erfaring på hvert team eventuelt overveje at begynde at lave teamsdifferencierede vagtstrukturer.

5. **Der diskuteredes flexvagter**: Fungerer flexvagterne ikke (de møder ikke op når man ringer til dem/tager ikke vagter) bør de nedlægges og skal herefter have en ny vagttype (enten samme team/et andet team/en arbejdsgruppe). Det vil dog være en god ide at have ekstravagter på alle vagttyper, så der er overskud i tilfælde af sygdom. Det kan være op til hvert teamlink at vurdere hvorvidt hver enkel flexvagt er aktiv eller ej. Det vil være en god ide at ringe rundt til samtlige flexvagter og finde ud af i første omgang om de er aktive eller ej. Det vil være teamlinkets opgave at strukturere hvor de ekstra personer, der tidligere var flexvagter skal have for en funktion.

Når vi ved at der er overenstemmelse mellem medlemslisten og teamlisten kan teamlisten låses, således at man kan sikre sig at alle der henter poser også arbejder.


 * Det vedtages at flexvagterne nedlægges og det er op til teamlinkene at få dem aktiveret i en anden funktion på teamet herefter.**


 * Når et teamlink registrerer at et medlem ikke er aktivt bør de meldes passive. Dette gøres ved at sende en mail herom til**
 * amager@kbhff.dk.**


 * Hvert teamlink får i løbet af de næste uger ryddet op i deres eget teams flexvagter (løbende når teamet har vagt). Herefter tages punktet op med flexvagterne og ud fra hvor mange løse hænder der findes blandt de tidligere flexvagter kan det vurderes om der skal laves et fælles vikarteam, skal overbemandes på samtlige vagter eller hvad der skal ske.**


 * Nussevagterne nedlægges.**

6. Tanken er at teamlinkene skal være en form for arbejdsgruppe, der fungerer som kommunikationsled mellem arbejdsgrupperne og medlemmerne. Der er dog ønske om at der ikke skal være for mange fysiske mødes mellem teamlinkene. Kommunikation opfordres til at foregå via mail.

Hvordan gør vi helt praktisk når vi skal være i midlertidige lokaler (når amager fælled skole er lukket): - Butiksgruppen sender beskrivelse af særlige forhold ved erstatningslokaler (hvor findes vask/skrald/mangler/ekstra oplysninger/hvad skal medbringes fra skolen etc.) - Teamlink sender denne beskrivelse ud til det team der skal arbejde i det midlertidige lokaler og sikrer at de er trykke ved det. De sikrer derudover at skaffe ekstra hænder fra de andre teams så der denne dag er over bemandet på teamet (der sikres at der er hænder til at flytte grøntsager/ting fra skolen) - Opstår der fejl i dækningen af vagten eller andre problemer kontakter teamlink butiksgruppen

7. Hvordan skal der kommunikeres indbyrdes på hvert team? Der er tale om at bruge ekstrakolonnen på teamoversigten, facebook, mail. Det er op til hvert enkelt teamlink at vurdere hvordan teamkommunikationen fungerer bedst.

Resterende underpunkter blev ligeledes gennemgået.

Minimumskravene blev diskuteret og det blev vurderet at disse krav var indlysende for hver teamlink, men ikke desto mindre er det nødvendigt at alle er enige om at disse er kravene. Dette er dog først en realitet når samtlige teams og arbejdsgrupper er kontaktet og det ikke kan lade sig gøre at bemande vagten.

8. Teamlinket vurderer selv hvor/hvornår de kigger forbi deres team

9. Skal der skrives til hvert team inden vagten? Se ovenfor

__Opgaver__:
 * Daniel skal på teamlinkmailen: s093511@student.dtu.dk (**butiksgruppen**)
 * Informere infovagterne om at der ikke længere kan sættes nye medlemmer på flexvagter (**butiksgruppen**)