Østerbro+butiksgruppemøde+27.+september+2017


 * Dagsorden og (referat format) for Butiksmøde i KBHFF-Østerbro **


 * **Dato** || **27. september 2017 kl. 18:45** ||
 * **Sted** || **Nabo Østerbro, Odensegade 6, st. Østerbro** ||
 * **Kommer** || Sophie, Iniz, Charles ||
 * **Afbud** || Inger, Kirsten, Estrid, Annegrete (ved ikke), Sarah ||
 * **Snacks** ||  ||
 * **Ordstyrer** Roterer efter telefonbog ||  ||
 * **Referent** Kommunikationsgruppe ||  ||

Den ekstraordinære generalforsamling bliver søndag d. 26. november. Mail til alle medlemmer kommer snart fra kommunikationsgruppen.
 * A. Nyt fra fælles arbejdsgrupper **
 * 1. Forretningsplangruppen:** Vi arbejder på højtryk og sender indenfor de næste par dage nogle spørgsmål til alle butiksgrupper vedr. de forslag vi bearbejder p.t. Vi beder om svar indenfor en uges tid / 10 dage. Hvordan kan vi på ØB arrangere et fælles svar, når de (desværre) ikke står klar til at blive diskuteret i aften (vi mødes i aften for at færdiggøre dem). Man kan følge arbejdet med forslagene her, link nederst på siden.

-> Det blev pointeret, at det er vigtigt, at hjemmesiden er funktionel, p.t. kan man ikke finde Østerbro på hovedsiden. Der mangler konstant vagter på fælles lageret og chaufførholdet. Avlermødet skal planlægges og der mangler også folk til denne opgave. -> Nils-Simon & Charles tager det med til næste intromøde //(PS: Der blev under intromødet den 4.oktober fundet 1ny til fælleslageret + 1 ny chauffør !)// -> Iniz sender grøn mail ud -> Vi forslår i butiksgruppen, at man overvejer at vende tilbage til turnus-ordningen, hvor afdelingerne samler teams
 * 2. Distributionsgruppe:**

-> dagens team synes det fungerede super godt
 * B. Nyt fra lokale teams og arbejdsgrupper **
 * 1. Økonomi: vi har et nyt mere simpelt regnskabsark. Det er blevet brugt gennem september og virker som om det fungerer fint. Alle teams har fået besked herom, og link ligger under "dokumenter til brug under vagt" på wiki. (Sarah)**


 * 2. Grønt team: mangler hjælp til pakkevagt. Jeg har skrevet mail til alle teamkoordinatorer. Hvis der er nogle til stede i aften, der kan hjælpe, så må de meget gerne tage kontakt til mig. (Sarah)**

-> Lena undersøger
 * 3. Der er ikke mange stofposer til grøntsagerne tilbage, har vi brugt dem alle?**

-> Charles tager det med til næste intromøde //(PS: Der blev ikke fundet nogen til KOMMUNIKATIONSGRUPPEN under intromødet 4. oktober.)//
 * 4. Kommunikationsgruppen mangler medlemmer**

-> Der var forskellige forslag: Kom ned i butikken og spørg folk der, tag fat i en teamkoordinator eller indkald til 2 timers gruppearbejde, hvor man laver nye beskrivelser (sådan gjorde de i Nordvest) -> man skal have "kassemesterrettigheder" for at kunne gøre det. //(PS: Charles melder 4.oktober at problemet nu er blevet løst).//
 * C. Fælles/tværgående opgaver/udfordringer/forslag **
 * 1. Kommunikationsgruppen har revideret wiki-teksterne, men vi mangler vagtbeskrivelserne. Kan vi mon ved fælles hjælp finde ud af, hvad der evt. skal ændres eller rettes. (Inger)**
 * 2. Oprettelse af nye medlemmer i medlemsystemet. Charles efterlyser nærmere afklaring af fremgangsmåden, efter gentagne forgaves forsøg på selv at finde vejledning herom i WIKI.**

-> Det skal være teamkoordinatorene, fordi erfaringen viser, at der ellers opstår rod i vagtplanen, da medlemmer glemmer at orientere koordinatorene, hvis de bliver meldt ud på anden vis. Sophie skriver det på wiki /nyt medlem
 * 3. Udmeldingsprocedure: Hvem afmelder medlemmer i systemet?**

- Det er skrevet til alle afdelinger fra bestyrelsen (den 14. august med emnet 'Ny betalingsform fra på onsdag'). Dvs. at det også er sendt til osterbro@kbhff.dk. - Der er nyhed om det på hjemmesiden: http://kbhff.dk/2017/08/ny-betalingsprocedure-for-mobilepay/ - Det har været skrevet på facebook: https://www.facebook.com/kbhff/posts/10155659823049190 - Det er delt i alle afdelingers facebookgrupper, hvis de har en. Østerbro har som den eneste afdeling ikke sådan en. Find link til alle de andre afdelingers grupper for evt. inspiration nederst i beskrivelsen til KBHFF Fællesgrupper. Jeg har også skrevet gode råd til afdelingers brug af facebook på wikien her: http://kbhff.wikispaces.com/KBHFF+p%C3%A5+Facebook - Fælleskoordinatoren har ringet til alle kassevagter, han kunne få fat på, den første uge med kassekladderne. - Fælleskoordinatoren har vist nok også skrevet det ud til alle teamlinks private mails fundet i teamoversigterne.
 * 3. (Sarah) Checker vi vores butiksmail og andre kommunikationskanaler "centralt" fra butiksgruppen? Info om det nye regnskabsark blev sendt på flg. (fra Jonas), men vi fik først fært af det da Annegrete var til koordinationsmøde i slutningen af august:**

-> Ja, vi burde i butiksgruppen jævnlig tjekke postkassen, kommunikationsgruppen besvarer henvendelser. Det er ikke gået så godt på det sidste, så nu skal kommunikationsgruppen tjekke mails og skrive punkter, der er relevante for alle, på dagsordenen

-> nej. der er en del udfordringer p.t., som er vigtigere, så det må vente
 * 4. Skal vi have en Facebook gruppe? Se ovenstående mail fra Jonas. (Sarah)**


 * D. Forslag til diskussion/fremme af overordnede mål **

-> det ville være godt, hvis alle grupper kunne aktualisere deres ansvarlige/nr/mail
 * E. Andet **
 * 1. Rengøring:** Det er åbenbart ikke alle teams, der ved, hvor rengørings-tingene ligger
 * 2. Telefonbogen: den er ikke up to date**


 * Eventuelt **


 * Næste møde: 25. oktober 2017 kl. 18:45**