Huskeliste+ved+fester

Her skriver vi en trin for trin liste over ting vi skal huske på, når vi afholder fester. Listen opdateres efterhånden som vi bliver klogere.

> 40-50 kr. i entre for mad og fest > 30 kr. hvis man kommer efter spisningerne. > Ikke-medlemmer skal betale det samme.
 * Festudvalget vælger en eller flere arrangementsansvarlige
 * Tid og sted fastsættes
 * Salen bookes såvel til festdagen som til dagen efter (så vi fx undgår oprydning med spillemænd og tømmermænd)
 * De arrangementsansvarlige sikrer, at der bliver lavet et anslået budget inden arrangementet, så vi ikke springer de budgetmæssige rammer. Som udgangspunkt går entregebyret til mad, mens baren er selvkørende og dækker lys, udsmykning osv.
 * Som planlægningen skrider frem, følger de ansvarlige op på budgettet og laver et endeligt, som kan fremlægges internt i gruppen.
 * Vi bruger følgende entrepriser som rettesnor:
 * Arrangementet meldes ud til medlemmerne på Facebook, bloggen og eventuelt på opskrifterne.
 * Der oprettes en tilmeldingsseddel på Wikien. Husk kun at oprette det antal pladser vi har (+10%). Gør opmærksom på, at man maks kan skrive én person på for hvert felt (ellers bliver der overbooket). Det vil altså sige, at har man en gæst med, skrives denne på for sig - det er ikke nok at skrive "Hans-Ole + gæst". Skabelon findes her: Tilmeldingsseddel
 * Der oprettes en vagtplan på Wikien, med et link til hvad de forskellige tjanser indebærer. Det er en god idé at lave et seperat link ved hver tjans, så man nemt kan se, hvad der forventes. Allerede formulerede fest-tjanser findes her: @Fest tjanser
 * I ugerne op til festen oprettes der desuden en Arrangementsinfotjans i alle tre afdelinger. Infovagten skal gøre reklame for festen, skrive tilmeldinger på tilmeldingssedlen (på wikien) samt inkassere betaling.
 * For at festen kan finde sted SKAL oprydningsholdet dagen efter besættes. De arrangementsansvarlige skal to uger inden festen finder sted, tjekke om der er nok opryddere på. Hvis der er vagter der mangler at blive besat, meldes det ud til festdeltagerne i en mail og/eller på Facebook. Hvis ikke det lykkes at besætte vagterne inden deadline for bestilling af varer til køkkenet, så aflyses arrangementet.
 * En uge inden festen gennemgås tilmeldingslisten. Folk der ikke har betalt bliver slettet af listen (for at undgå, at vi køber mad ind til folk, der ikke møder op). Det vil fortsat være muligt for disse folk, at komme med til festen efter spisningen.
 * De arrangementsnsvarlige holder sig i løbende telefonisk kontakt med den køkkenansvarlige, både op til og efter festen, så vi sikrer os, at alt er OK og følger op på, om det har været fint at tage vagten, om noget skulle have været anderledes osv.
 * Efter festen laver de arrangementsansvarlige et evalueringsoplæg til næste arrangementsgruppemøde og fremlægger for de andre internt i gruppen (så vi ikke bruger for meget tid på det foregående arrangement hver gang)