Distributionsmøde+marts+2017

Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear}
 * Arbejdsgrupper > Distributionsgruppen > Distributionsmøder > Distributionsmøde mars 2017 **

Maya og Julie (antropologistuderende), Christina (specialestuderende og arrangør af GF), Anders og Anna (bestyrelsen). ||
 * **Hvornår:** || Mandag d. 27. marts klokken 17:00-19:00 OBS! koordineringsmøde efter fra 19:45-21:00 ||
 * **Hvor:** || KPH-Prpjects, Enghavevej 80 C, 3. sal ||
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Liv (Amager), Annegrete (Ø), Jarl Asger (SH), Pelle (NV)
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Mad:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Mødefacilitator:** || //Jarl Asger// ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || //Liv// - skriver referat i //kursiv// ||

=** DAGSORDEN ** =

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Send invitation til løssalgsregistreringsmøde til alle i distributionsgruppen || Jonas || Tjek. Mødet er afholdt. Link til referat er sendt til alle. Find det her: Møde om løssalgsregistreringer februar 2017 ||
 * Skriv til modtagevagter, at varerne som forsøg vil komme en halv time senere i hele marts. Bed om tilbagemeldinger på ordningen || Alle || Østerbro OK.

//Tages som punkt C// || ||
 * Opstøve lokaleansøgninger/præsentation af KBHFF af mulige parter || Liv || //Ikke taget endnu, men det haster ikke. På sigt vil vi have fast punkt på dagsordenen med status om lokalesøgning.// ||
 * Sende nuværende kontrakt med KPH til Liv og Iniz || Jonas || Er sendt. ||
 * Bede kommunikationsgruppen om at lave en nyhed om bedst-før-dato og begrænsning af prisnedsættelse af løssalgsvarer || Jonas || Ikke gjort. Jeg har været i tvivl om, hvad konklusionen på vores snak egentlig blev. Skulle vi først udarbejde nogle anbefalinger til afdelingerne? ||
 * Kommentere på Vesterbros evaluering af Fejø-æble-turene. Find evalueringen her. || Alle || //Vi snakker om det under evt.// ||
 * Læs forslag til beslutningsprocesser, der skal træffes beslutninger om. Læs beslutningsforslaget || Alle || //Ikke alle afdelinger har fået læst det, og nogle finder dokumentet lidt for langt.// ||
 * Arbejder videre med mobile pay || Pelle || //Tjek// ||
 * Sætter Pelle i kontakt med Karina og Anders J ang. mobile pay || Jonas || Tjek. ||
 * Samle overblik over arbejdsopgaver, både som frivillig generelt, som frivillig i distributionsgruppen og som ansat || Jonas og Jarl Asger || Tjek. Her er det til betyrelsen sendte:

**2. Godkendelse af referat fra sidst** Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes. Referat fra distributionsmøde februar 2017

3. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

24. april kl. hos Annegrete (hun har stadig lasagne klar til os)

4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min) || ... //Pelle har snakket med både danske bank og merkur, samt relevante parter i KBHFF.// //Det ender højst sandsynligt med en aftale, hvor hver afdeling har eget telefonnummer og dertilhørende QR-kode.// //I praksis kommer det til at blive sådan, at der skal købes simkort ind til alle afdelinger. Herefter er det tilstrækkeligt med kun én enkelt registrering af hver enkelt simkort i Mobilepay-appen, hvorefter der kan sendes penge til hver enkelt afdelings nummer.// //Prisen kommer til at blive ca. 9 kr. pr. telefonnummer og herudover bliver der et fast beløb pr. transaktion. Vi kan derfor opfordre til at medlemmerne køber for vist beløb, hvis de køber med mobile pay.//
 * ~ Nr. ||~ Titel og beskrivelse
 * A || **Opsamling på MobilPay**

//Vi snakker om, at der skal laves en fælles orientering, når systemet er klar. Pelle vil gerne stå for at skrive et orienteringspapir.//

//Èn ting, der skal ordnes, inden det kan gå igang, er blandt andet, at der skal laves et nyt kassemesterark.// || Pelle ||  || 10 || Mange nye meldte sig til butiksgruppen og som teamlinks på krisemødet. Det første butiksgruppemøde efter krisemødet blev holdt d. 22. marts, hvor det sidste teamlink blev fundet, og hvor butiksgruppen valgte at starte turnusordning for at passe NB-mailen. ...
 * B || **Opsamling på krisemøde på NB**

//Krisemøde med godt små 20 fremmødte. Efter en lidt tung start grundet introduktion til alle mangler og udfordringer, viste det sig, at alle fremmødte var klar til at tage en tjans på den ene eller anden måde. Mødet endte derfor ud med en helt ny butiksgruppe med små 10 mennesker og tre ud af fire team-linksfunktioner besat.//

//Efterfølgende første butiksgruppemøde deltog både nye og gamle medlemmer af gruppen, team-links, Jonas og to Nørrebro-medlemmer med erfaring med frivilligt arbejde i Café Retro. Mødet bar præg af, at gruppen er ny og vi snakker derfor om, at vi skal være gode til at hjælpe gruppen på vej.//

//Af samme grund snakker vi om, at det kunne være fint at have et fælles dokument med anbefalinger til nye grupper. Jonas har sendt et dokument med gode links til Nørrebro og vi beslutter at samle op på det i fællesskab til næste møde.// || Jonas, Kasper, Sarah ||  || 10 || Har den været prøvet af? Hvordan er det gået? Skal vi fortsætte med senere leveringer?
 * C || **Opsaling vedr. Østerbro-modellen**

//Ingen afdelinger har oplevet problemer med det senere leveringstidspunkt og flere afdelinger er helt eller delvist overgået til Østerbromodellen. I Sydhavn har det været valgfrit på hvert team, hvorvidt de er overgået til modellen, mens Frederiksberg har valgt at gå helt over til modellen.//

//På Amager har det tidligere været svært at få vagten besat på grund af tidspunktet, men de vil lægge op til at lade team-links vurdere om modellen kunne fungere på deres respektive teams.//

//Vanløse har endnu ikke samlet op på det endnu.//

//Vi beslutter at holde fast i det senere leveringstidspunkt og det skal derfor informeres ud.//

//Kommunikationsgruppen kan skrive en nyhed, mens det skal tilføjes i chaufførernes vagtbeskrivelse.// || Jonas || diskussion + beslutning || 10 || Konklusioner fra mødet og efterfølgende:
 * D || **Opsamling på løssalgsregistreringer**
 * Vi aftalte, at vi forsat lader det være op til afdelingerne og løssalgsvagterne, om de vil registrere salget. Vi er enige om, at alle afdelinger bør indsamle viden om spild i løssalget (især i.f.t ikke solgte løssalgsposer), men det skal være helt op til afdelingerne, hvordan de vil gøre det.
 * Mapper skal fjernes helt og returneres til kontoret, hvis de ikke ønskes brugt. De kan sendes retur med returemballagen.
 * Man kan bestille løssalgsregistreringsark på distribution@kbhff.dk.
 * Vi tilbyder versionen af arket, hvor man registrerer ved åbne og luk og ikke løbende.
 * SYD, VES, FRB, VAN og YN har ikke givet tilbagemelding på, om de ønsker at bruge arkene, ej heller feedback eller andre kommentarer.

//Herudover snakkede vi om, at det vil være fint at have årlige evalueringsmiddag med indkøbsgruppen, hvor der kan gives input til indkøberne over en hyggelig middag.// || Liv/Jonas || info || 5 || Hvad blev konklusionen egentlig? Skulle vi udarbejde nogle generelle anbefalinger til afdelingerne? Her er link til dokument med overblik over, hvordan hver afdeling håndterer overskudsgrønt: Procedurer vedr. overskudsgrønt
 * E || **Opsamling på bedst-før-dato-diskussion**

//Vi er ikke helt enige om, hvad der egentlig blev konklusionen sidst. Vi diskuterer det frem og tilbage og er enige om, at grøntsager fra ugen før godt kan sælges til nedsat pris ligevel som det kan doneres væk.//

//Derimod er det svært at finde et niveau for salget af tørvarer. Vi ser forskellige muligheder:// //- Tørvarerne kan doneres væk lige ved overskridelse af bedst-før-dato// //- Tørvarerne skal sælges til fuld pris hele tiden (mod penge retur ved dårlige varer)// //- Tørvarerne kan sælges med "købmandsskab", hvor prisen forhandles efter bedst-før-dato//

//Vi når ikke til enighed om løssalgsvarerne og beslutter derfor at lade det være op til afdelingerne selv at føre praksis og vælger ikke at kommunikere noget ud.// || Jonas || diskussion || 10 || Eftersom jeg stopper som ansat og vil trappe ned på arbejdet i distributionsgruppen, bliver der et hul, som skal fyldes ud. Der er brug for en ny til at passe mailen og sørge for at der kommer relevante punkter på dagsordenen, og at gruppen oplyses om relevant information fra mailen. Jeg hjælper selvfølgelig alt hvad jeg kan og sidder gerne med på sidelinjen for en periode, til det er givet helt videre.
 * F || **Helikoptermøde til maj!?**

Jeg synes, det er en god anledning til at tage en helikoptermøde - altså sådan et møde, hvor vi træder lidt tilbage og kigger nærmere på rammerne for distributionsgruppen: hvad er gruppens formål egentlig? hvilken funktion har gruppen i KBHFF? hvad er forventningerne til arbejdet i gruppen? hvilke roller og hvilke opgaver er der i gruppen? og hænger det sammen, og er det realistisk?

Jeg vil foreslå at tage mødet som en søndagsbrunch f.eks. fra 11-15, så det bliver et socialt arrangement med plads til god mad og tid til snak.

//Der er enighed om, at det vil være en god idé med et møde, og beslutter at lave en doodle.// || Jonas || diskussion + beslutning || 5 || Der ligger nyhed på hjemmesiden om dato for GF (22. april) og sted for GF (KBHFF Vesterbro). Vi skal have fundet ud af, hvem fra distributionsgruppen, der vil præsentere gruppens status på GF. Det skal nok koordineres med formanden, så der ikke går for meget igen i bestyrelsens beretning og status fra os.
 * G || **Distributionsgruppen på GF (fra sidst - SKAL NÅS)**

//Vi har været igang med mange gode tiltag, som vi mener, det er værd at præsentere. Samtidig kan det være en mulighed for, at distributionsgruppen kan give gennemsigtighed til, hvad vi laver.// //Samtidig kan vi bruge det til at italesætte de udfordringer vi har beskæftiget sig med og fremhæve nogle succeshistorier.//

//Vi beslutter at lade det være op til de, som skal præsentere, hvad der skal siges.//

//Liv og Jarl Asger tager tjansen.// || Jonas || diskussion + beslutning || 10 ||
 * H || **Antropologistuderende på besøg**

// Maya og Julie vil meget gerne på besøg i lokalafdelinger og lave interview med særligt engagerede. Er man interesseret i at blive interviewet kan man skrive til: julienysol@hotmail.com. // || Julie og Maya ||  ||   ||
 * I || Evaluering af Fejø

//Annegrete er ikke enig i, at Vesterbros Fejø-gruppen skal have overskuddet fra salget, da det tidligere har været fællesskabet, der har betalt underskud.// //Vi diskuterer i forlængelse af det, at medlemmer fra flere afdelinger har været med til at lave mosten, mens også medlemmer fra alle afdelinger drikker mosten (og dermed sikrer at der ikke kommer underskud).//

//Vi snakker om, at det generelt er et spørgsmål om, hvilken økonomi hver afdeling har. Hvis hver afdeling har ejet råderum kan de både bruge penge og tjene penge til af egen "kasse".//

//Vi bliver enige om ikke at gøre mere ved det nu, men drømmer om mere gennemsigtighed i lokalafdelingernes økonomi.// ||  ||   ||   ||
 * J ||  ||   ||   ||   ||

**5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)** Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.


 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Papirsposebestillinger || (som altid) ||
 * Chaufførkoordinering || (som altid) ||
 * Fælleslagerkoordinering || (som altid) ||
 * Manglende modtagevagter || For en gangs skyld INGEN ||
 * Koordinering med indkøberne || (som altid og oftes vedr. ugens pose) ||
 * Ekstern ||  ||
 * Maillisten || //[skriv hvem som er tilføjet, og hvem som er fjernet i perioden]// ||
 * Intern ||  ||

6. Nyt fra afdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Har "invitereret" koordinatorerne til fællesspisning og butiksmøde, så vi kan få en tættere dialog. ||
 * ~ Afdeling ||~ Status ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * Amager ||  || Alt vel. Efter en periode med rimeligt højt posesalg (ofte plus 45) er vi nu nede på ca. 35. Hvorfor vides ikke, måske årstiden er hård. Derudover er der startet yogaundervisning i afdeling én gang om måneden og vi holder medlemsmøde onsdag d. 19. april med opvarmning til GF. ||
 * Sydhavnen ||  ||   ||
 * Vesterbro ||  ||   ||
 * Frederiksberg ||  ||   ||
 * Vanløse ||  ||   ||
 * Østerbro ||  || Posesalg stadig lidt trægt. Støt tilgang af nye medlemmer. 6. april holder vi 3. karkludestrikkeaften. Har stort set fået styr på teams/koordinatorer.
 * Nørrebro ||  ||   ||
 * Ydre Nørrebro ||  ||   ||
 * Nordvest ||  || Ydre Nørrebro har fået deres lokaler tilbage og er flyttet fra Karens Hus tilbage til Kollegiegården ||

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">7. Eventuelt
<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne. <span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">...

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">Opgaver

 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Skrive orientering om Mobile pay || Pelle ||
 * Dele dokument med gode anbefalinger til butiksgrupper || Jonas ||
 * Læse butiksgruppe-dokument || Alle ||
 * Kontakte Frederiksberg || Jarl Asger ||
 * Overlevering af nyhed til Kommunikationsgruppen om senere afgangstidpunkt fra fælleslager + tilføje senere tidspunkt i chaufførernes vagtbeskrivelse || Jarl Asger og Annegrete ||
 * Lægge FK-indstilling til bestyrelsen på distributionsgruppens wiki || Liv ||
 * Lave doodle til Helikoptermøde || Liv ||

=<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">Beslutninger =


 * ~ Emnefelt ||~ Beslutning ||

=<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punkter til koordineringsmøde 24/3 =

//[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]//

//**[Overskrift]**//
//[beskrivelse]//

//Snak med kommunikationsgruppen om nyhed om senere afgangstidpunkt fra fælleslager og dermed senere modtagetidspunkt (Annegrete og Jarl Asger)//
 * //Senere afgangstidspunkt fra fælleslager//**

//**Middage med evaluering af indkøb**// //Vi vil gerne opfordre til at indkøbsgruppen laver (halv-) årlige middage, hvor man spiser sammen og i hyggeligt samvær giver input til posernes sammensætning//

//Arbejdsgrupper skal lave præsentationer til GF, hvor lang tid og hvad skal præsenteres? (Liv)//
 * //Bidrag til GF//**

=<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punkter til kommende D-møder =

//[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]// =<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punkter til kommende GF =

//[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]//