Kollektivgruppemøde+6-3-2012


 * **Hvornår:** || Tirsdag d. 6. marts kl. 19.30 ||
 * **Hvor:** || Overdosseringen, Helgesensgade 7, st. ||
 * **Kommer:** || Mette, Kim, Ida, Nikolaj, Sofie, Helle, Andreas, Marie Louise, Thorsten, Bryn, Louis, Mia, Mads, Mathilde ||
 * **Afbud:** || Marianne, Anne, Mogens B, Lydia, Gorm ||
 * **Snacks:** || Lydia/Bryn ||
 * **Ordstyrer:** || Kim ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Gorm (erstattet af Marie Louise) ||


 * Dagsorden: **

**19:35 FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne
Vi begynder at holde intro møder for nye medlemmer som er obligatoriske første onsdag i måneden. Generelt et fokus på at ruste folk bedre til at være aktive medlemmer. Holder rmedlemsmøde d. 28 marts. Vi overvejer at ændre i vedtægterne så vi kun er forpligtet til kun at holde medlemsmøder 2 gange om året. Og i stedet få gang i fællesspisninger og andre aktiviteter i afdelingen. Vi har holdt medlemsmøde og fundet en ny økonomiansvarlig, så der nu er to (igen). Vi har endelig besluttet at adoptere fugtfestivalen Vanløse deler frugten, som løber af stablen til september. Vi har fundet en løsslagsansvarlig for at hlde mere øje med om det løber rundt, hvor meget vi skal bruge mm. Mar fra Svanholm var ude og fortælle, det var super. Går godt. Vi har fået en ny chauffør assistent vagt, som køre med Birkemosegaards chauffør. Rigtig hyggelig vagt, nu mangler vi bare lige at få nogen til at tage den. Så har vi dannet en butiksvagtsgruppe (evt. kaldet Værterne), så vi kan få lidt bedre tjeck på detaljerne i kafa-x. Nordvest: Første Fællesspisning onsdag d. 1. marts. Der var 40 spisende medlemmer. Dejlig oplevelse. Vi har fået nogle nye lækre medlemmer i butiksgruppen - det er vi glade for. God stemning! Ikke så meget nyt på Amager. Vi mangler friske kræfter i butiksgruppen, og håber, at den nye teamstruktur kan skabe mere overskud blandt medlemmerne. Holder først butiksgruppemøde på søndag. Vi har ikke haft møde siden sidst i butiksgruppen, så ikke meget at sige herfra. Vi begynder at holde vores butiksgruppe møder uden for afdelings åben timer så vi kan have lidt mere plads til at diskutere tingene. Vi også begynder at have en vagtplan ansvarligperson for hvert hold. Vi sælger æg nu - so far so good. Vores første medlemsmøde gik godt. Vedtægterne skulle være klar til det store medlemsmøde i april, der sker hos DIS. Vi har en nye grafik/kommunikations gruppe som sørge for at gøre vores logo klar til poserne. Hvornår får vi poserne, og må vi få kontaktinformation for personen på produktionsskolen som ved noget om prisen for trykning? Vi sponsorerer fire poser til CaféTeatrets landbrug projekt og får PR og billige billetter til gengæld. Vi er stadig ved i planlægningsfasen af vores første medlemsmøde, som vi gerne vil have afholdt i den nærmeste fremtid**.** Afdelingen oplever stadig en tilvækst af medlemmer, både nye og overflyttere. Vi har for nyligt udvidet antallet af vagter, så arbejdstiderne bliver mere overkommelige og medlemmerne ikke skal kigge flere måneder frem, for at finde en vagt. Vi har haft et møde med bestyrelsen i den andelforening, som vi låner lokalet af, hvor vi har aftalt at vi får et kælderlokal til opbevaring af emballage, samt at vi må udskifte dørtelefonen.
 * Vesterbro**:
 * Vanløse:**
 * Nørrebro:**
 * Østerbro:**
 * Amager:**
 * Frederiksberg:**
 * Indre By:**
 * Ydre Nørrebro:**

Stadig glade for vores veloverstået vinterfest - ser ud som om der er stemning for at holde noget igen når foråret for alvor er igang (sandsynligvis noget med 19. maj eller 9. juni). Vi har fået rigtig mange henvendelser fra små og store festivaller. Vi forsøger at finde en standardversion af en kbhFF deltagelse på sådanne, og tager en individuel snak med så mange som muligt af dem for at finde ud af hvad vi rent konkret kan bidrage med. Der kommer udmeldinger så alle får mulighed for at springe på, når vi er lidt tættere på nogen konkrete planer. Har fået aftaler i hus for hele resten af året. Vi kan glæde os! Vi mangler deltagelse fra Nørrebro og Indre By, kommer ind i en periode hvor vi er lidt tyndt bemandet. Mogens Bisgaard er ny repræsentant i bestyrelsen i stedet for Katrine Schear. Den fælles økonomigruppe (alle afdelingerne + Controllergruppen) holdt 14/2 et kort fællesmøde og en lang nytårskur - meget hyggeligt. I januar-februar er 4 nye økonomifolk trådt til - 2 på Frederiksberg, 1 på Østerbro og 1 i Indre By. Nørrebro har dog fortsat kun 1 økonomiansvarlig. Controllergruppen er endelig færdige med at bogføre 2. halvår 2011. 1. halvår 2011 er bogført af vores revisor Rewidan og de to dele sættes sammen af revisor primo/medio marts. Når årsregnskabet er færdigt og godkendt går Controllergruppen i gang med budget 2012. Test af det onlinebetalingssystem + medlemsdatabase er sat i gang i Vanløse i uge 9. Endelig arbejder Samuel fra Controllergruppen på at lave en stikprøveundersøgelse af leveringer + følgesedler/fakturarer på lageret i Gladsaxe. Betalingssystemet er sat til test i Vanløse og systemet bliver nu rettet til efter de forhindringer der opstod. Umiddelbart gik det godt og de erfarigner vi får fra Vanløse vil forhåbentlig komme til at gøre det letterer at indkøre de andre afdelinger i systemet. Der er kommet nye krafter til kommunikationsgruppen med tekniske egenskaber som har kastet deres energi over hjemmesiden. De er ved at undersøge hvad folk egentlig bruger hjemmesiden til og på baggrund af det lavet en ny struktur til hjemmesiden. Udviklingen af den nye hjemmesiden kommer til at foregå sammen med grafikgruppen, så den nye visuelle identitet kan blive indarbejdet på hjemmesiden.
 * Arrangementsgruppen**:
 * Indkøbsgruppen:**
 * Økonomigruppen:**
 * Kommunikationsgruppen:**

**Beslutningsreferat** (hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse**

Muligt at videregive erfaringer/elementer fra fødevarefællesskabet til demokratiske virksomheder/andre sammenhænge? Fx. kan vores konsensusdemokrati og flad struktur (cooperativ struktur/model) inspirere andre.
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * 19:40 || **Relaterede projekter hvordan? Hvordan forholder KBHff sig til projekter, der er inspirerede af KBHFF, men ikke handler om grønstsager? Herunder kan I finde et papir, som skitserer et sådant projekt.**

Hvad skal KBHffs rolle være i evt. samarbejde med andre demokratiske virksomheder/org.? Generel stemning i kollektivgruppen at sammenfald af visioner/formål om bæredygtighed og økologi er nødvendigt for sådan et samarbejde. Sparring er en alternativ mulighed. Inddirekte samarbejde i form af erfaringsudveksling og videndeling.

Stor diskussion, der bør tages på et tema/medlemsmøde.Nikolaj laver opfølgning i andet regi end kollektivgruppen. || Nikolaj || Diskussionspunkt || 25 min. || Kim, Bryn og Mathilde planlægger ny erfaringsudvekslingsdag. Evt. koordineres med arrangementsgruppens næste fest den 19. maj eller 19. juni. Kim skriver til butiksgrupperne og undersøger om der er nogle ivrige medlemmer, der vil være tovholdere på arrangementet. || Andreas || Beslutningspunkt || 10 min. || Arbejdsgrupperne er automatisk med i Kollektivgruppen og er dermed forpligtede på kontinuitet i opagvevaretagelse og fast mødedeltagelse. Grafikgruppen er snarere en ressourcegruppe med afgrænsede opgaver. Kollektivgruppen foreslår at grafikgruppen sørger om et fast budgetbeløb til resten af året, uden at blive opgraderet til arbejdsgruppe.
 * 20:10 || **Dato for ny erfaringsudvekslingsdag. Samt: Hvem har lyst til at være tovholdere til den næste erfaringsudvekslingsdag?**
 * 20:20 || **Grafikgruppen vil gerne opgraderes til at være en arbejdsgruppe, da vi arbejder rigtig meget, og da vi løbende har brug for småmønter og tilskud. Det er utrolig omstændigt og bøvlet for os, hele tiden at skulle søge 50 kr., 100 kr., 400 kr. i kollektivgruppen hver gang vi gerne vil slå en prut. Det bremser let vores arbejde og gode initiativer. Desuden har vi en jævnlig mødefrekvens, en god fast gruppe og er generelt bare utroligt seje. Alt dette synes vi kvalificerer os til at være en arbejdsgruppe. Det ville lette vores arbejde rigtig meget, at have et lille økonomisk råderum. Hvad synes I?**

Praksis ift. refusion af mødeforplejning for fællesmøder i ressourcegrupper: max 100 kr. per møde. Arbejdsgrupper må afholde mødeudgifter over deres budget. Praksis tages op på kollektivgruppemødet i maj. || Anne som desværre ikke kan være tilstede. Håber I taler om det alligevel. || Beslutningspunkt || 10 min. || Dagen bliver tirsdag d. 27/3 eller torsdag d. 29/3. Mathilde undersøger om Frederiksberg kan lægge lokaler til for at imødekomme //'altid-på-Nørrebro-effekten'.// || Andreas || Info-punkt || 3 min. || Nørrebro er nu 2 økonomiansvarlige, men en funktionel rollefordeling. Vil dog gerne være flere (har en fuldmagt i overskud) for at sikre gruppens forsatte stabilitet. || Marie Louise || Info-punkt || 5 min. || Positivt møde med interessant input fra avler Ask Rasmussen og Tommy fra Nørrebros butiksgruppe. Arbejdet med logistik fortsætter i to spor: På den korte bane arbejder Erik Schrøder (Indkøbsgruppen) på et samarbejde med Fødevarebanken omkring lagerplads og lån/leje af lastbil. På den lidt længere bane arbejder Tommy Falkeøje (Nørrebro) på at opstarte en udviklingsgruppe, der arbejder med visioner for bæredygtig logistik. Gruppen holder opstartsmøde den 15. marts, læs mere her. Se i øvrigt referat fra opstartsmødet her. || Marie Louise || Info-punkt || 10 min. || Poserne ankommer sidst i april. Der sættes en skæringsdato for indbetaling af pant for poser og herefter udleveres poser. System tilrettelægges ved næstkommende posemøde, hvor evt. Thorsten (programmør af online-betalingssystem) og repræsentant fra Controllergruppen deltager. || Sofie || Info || 5 min. || Ny struktur for hjemmesiden på vej i et samarbejde mellem kommunikations- og grafikgruppen. Inputs modtages gerne. || Mia || Info || 5 min. ||
 * 20:30 || **IT-dag**
 * Bjørn fra kommunikationsgruppen og Andreas fra kollektivgruppen er tovholdere på en IT-dag for alle arbejdsgruppe. Vi vil gerne afklare en dato med jer inden vi melder noget endeligt ud. Mulige datoer:**
 * 20:35 || **Controllergruppen fremlægger nøgletal for 2. halvår 2011.[[file:Saldobalance 01.07.11-31.12.11.pdf]]**
 * Fremover planlægger vi at præsentere kvartalsregnskaber på kollektivgruppemøderne og evt. medlemsmøderne.** || Marie Louise || Info-punkt || 5-10 min. ||
 * 20:45 || Kaffe pause ||  ||   || 15 min. ||
 * 21:00 || **Kort opfølgning på Nørrebros økonomi**
 * 21:05 || **Opfølgning på opstart/idéværksted for Logistikgruppen tirsdag den 21/2 2012**
 * 21:15 || **Opfølgning på posesystem**
 * 21:20 || **Ny hjemmeside på vej**
 * 21:25 || **Evt.**
 * Opdatering på det online betalingsystem ved Thorsten****:** Launch i uge 9 og pt. indsamles feedback på funktioner. Bestillingsfunktioner, mailfunktioner, aftjekningsfunktioner mv. ser ud til at fungere. Klar til at indføre næste afdeling (mest hensigtsmæssigt med med mindre afdeling, da der kræver arbejde med overførsel af medlemskartotek) om et par uger. Hver afdeling skal have en-flere superbrugere samt en administrator, der kan tilgå/rette i medlemsdatabasen.


 * Næste medlemsmøde:** Bryn og Carsten har fundet lokale på Vesterbro. Oplæg kommer på næste kollektivgruppemøde. Tema bliver evt. om KBHff skal aftage varer fra producenter under omlægning til økologi.


 * Konsensusgruppen:** Navneændring til faciliteringsgruppen, da de nu vil hjælpe de forskellige arbejdsgrupper med at afklare opgavefordelinger, hjælp til bedre møder, kommunikation mv. Oplæg til workshop for arbejdsgruppe er klar. Vesterbro melder sig som første butiksgruppe.


 * Fokus på posesalg eller løssalg?** Ingen principel kollektivgruppebeslutning her. Kan evt. tages op på et senere møde.

AD punkt 2: Tilbud:
 * Opgavebørsen:** ||  ||   ||   ||
 * 21:30 || **Mødeopsamling:** På næstkommende møde i 10. april skal én afdeling gennemgå hvordan det går hos dem. || Kim || Info ||  ||