VSM-møde+2.+juni+2013

= Tilbage til VSM-gruppen =


 * Hvornår: || søndag d. 2. juni 2013 kl. 19:00 ||
 * Hvor: || Tietgenkollegiet, Rued Langgaard Vej 12 (ring til Jonas 606 88 609 når du er her) ||
 * Kommer: || Jonas, Andreas, Sandra, Janus, Elena, Bjørn ||
 * Afbud: ||  ||
 * Snacks: || Janus ||


 * ~ # ||~ hvad går punktet ud på? ||~ ansvarlig ||~ tid ||~ vedhæftning ||
 * || **Faste punkter** ||  || /min ||   ||
 * 0 || "forventningsafstemning"
 * Velkomst ved Jonas || Jonas || 10 ||  ||
 * 1 || Referent og ordstyrer ||  || 1 ||   ||
 * 2 || Gennemgang af dagsorden ||  || 1 ||   ||
 * 3 || Næste møde ||  || 3 ||   ||
 * 4 || Opfølgning på opgaver fra sidst
 * Præsentation om vinterens VSM-workshop af Elena || Elena || 10 ||  ||
 * || **Mødets program** ||  ||   ||   ||
 * 5 || Brainstorm på andre problematikker opstået siden workshoppen ||  || 15 ||   ||
 * 6 || Hvordan gør vi?
 * Forslag om at behandle hver primær aktivitet og hver fælles arbejdsgruppe efter kriterier som f.eks.: a) who is leading the activity/system; b) what is needed to carry out or implement the activity?; c) who else should be involved; d) time scales; e) performance criteria, e.g. how do we know the activity/system is working, etc.
 * Forslag om at målet for arbejdet bliver 1) en "bunke papir i mappe" der præsenterer KBHFF i VSM, de indetificerede ploblematikker og løsningsforslag 2) et formidlingsprodukt over resultaterne. Formidlingsproduktet skal arbejdsgrupper og butiksgrupper kunne støtte sig op af, når der skal træffes beslutninger. || Jonas og Elena || 30 || [[file:Implementation of VSM KBHFF.pptx]] ||
 * 7 || Prioritering af de indetificerede ploblematikker || Jonas || 45 ||  ||
 * 8 || Evt. De primære aktiviteter ||  ||   ||   ||
 * 9 || Evt. De fælles arbejdsgrupper ||  ||   ||   ||
 * 10 || Evt.
 * Oplæg fra Erika Machacek om hendes Ph.D. vedr. value chain of permanent magnets (Sjældne jordarts-magneter som primært bruges i "grøn industri" og højteknologi). Hun kan præsentere projektet i Juni/Juli, men hun kan først præsentere resultater i det sene efterår. Jeg foreslår 2 præsentationer med efterfølgende diskussioner (for forskelligt publikum). || Jonas || 5 ||  ||
 * ~  ||~   || i alt || 120 ||~   ||


 * 1. Referent** (Sandra)


 * 2. Gennemgang af dagsorden ** (Jonas)


 * 3. Næste møde: ** 27/6. kl. 17-19. Tietgen Kollegiet.

KBHFF: 4 units. Indkøb (indkøbsgr.), salg (kollektivgr.), formidling (formidl.korps), samvær (arr.gr.). Hvordan fungerer de i forhold til det eksterne miljø? Formidling og samvær halter. Meta-system 1-5. Håndtering af intern og ekstern information. Konflikter mellem primær aktiviteter. System 2: Konfliktløsning System 3: Synergi System 4: Strategi System 5: Identitet
 * 4. Præsentation om vinterens VSM-workshop af Elena **


 * Punkter fra sidst: **

- Autonomi - hvilke kriterier besluttes fra? - Feedback skema, kvalitet: fungerer ikke hensigtmæssigt. - Feedback generelt: manglende kommunikation fx. ang. henvendelser vedr. kvalitet. Fx. manglende IT-stærke i indkøbsgr.?
 * Indkøbsgruppen ** (kommentarer fra Jonas):

//Klar rollefordeling mellem grupper:// __Kommunikation:__ Fokus på infrastruktur og extern kommunikation. Driftsopgaver fastholder folk i gruppen, hvilket gør at drift bliver opprioriteret. Journalistiskarbejde - underprioriteret. Forslag til opdeling af kommunikation: Koordinering af drift. Koordinering af extern formidling: hvilken historie vil KbhFF gerne fortælle? __Arrangementsgruppen:__ koordinering af intern formidling og samvær. Formidlingsmateriale - fordeling/adgang? (//ikke besvaret//) Nye medlemmer - involveret gennem andre tiltag? (//ikke besvaret//)
 * Kommunikation, arrangement, formidlingsgrupper:**

Gennemsigtighed - beslutninger mm.: SAMBA kan være løsningen (//men hvor langt skal vi gå - lukkes for offentligheden? - Bjørn//) Udviklingstiltag: Vigtig i forhold til System 4 fx. respons på ydre påvirkninger, egen møntfod mm. Økonomi, overblik (//ikke besvaret)// SAMBA (peppes af Andreas og Bjørn). Igangsætte 'rejsehold' til at oplære butiksgrupperne i platformen.
 * Andre:**

Repræsentative grupper vs. 'interesse' grupper Differentiering mellem midlertidige (projektgr.) og permanente (faste gr.) ressource grupper? Hierarki af grupper? Grupperaktivitet - referater.
 * Grupper, generelt:**


 * __Forslag__ til løsning af ovenstående:**


 * Gruppering af alle** arbejdsgrupper og ressourcegrupper i de 4 kategorier plus en tilføjet 'support' **:**
 * Indkøb:** Indkøbsgr., fiskegr.
 * Salg:** Lokalafd., kollektivgr., håndværkergr., hygiejnegr.
 * Formidling:** Kommunikationsgr., grafikgr., formidlingsgr.
 * Samvær:** Arrangementsgr., lokalafd., faciliteringsgr.
 * Support af primære aktiviteter:** Logistikgr., IT-gr.?, økonomigr., evalueringsgr., webgr., programmeringsgr., stofposegr.

Opgavefordeling: Arbejdsgrupperne vil formulere opgaver der kan uddelegeres til projektgrupper (som uden aktivitet fungerer som ressourcelister = skills)


 * __Forslag__ om at omskrive en del af projektgrupperne til 'skills':**
 * Indkøb:** fødevare-nørder (e.g. fisk)
 * Salg:** håndværkere, hygiejnefolk
 * Formidling:** grafikere, oplægsholdere, fotografer, journalister
 * Samvær:** facilitatorer, kokke, musikere
 * Support af primære aktiviteter:** programmører, sociologer, jurister, bogholdere

- programmeringsgr. (tilbagemelding til kommunikations-gr.) - evalueringskorpset (tilbagemelding til kollektivgr.) - VSM-gr. (tilbagemelding til kollektivgr.) - SAMBA-gr. (tilbagemelding til IT-gr./kommunikationsgr.) - Pressestrategi-gr. (tilbagemelding til kommunikationsgr.)
 * Blivende/knopskydende projektgrupper:**

> Grafik over arbejds- og projektgrupper + skills samt genskrive referatet til udsendelse (**Janus og Jonas**) > Nedskrive formål/grundlag for hver arbejdsgruppe (**alle**, fx. i forbindelse med arb.gr. møder - og senere som samlet oplæg til kollektivgruppen) (**Janus og Jonas** i forbindelse med grafik) > Stillingtagen til VSM konfliktpunkter i hver arbejdsgruppe (**Janus og Jonas** i forbindelse med grafik) > SAMBA + igangsætte 'rejsehold' til at oplære butiksgrupperne i platformen (**Andreas og Bjørn**)
 * OPGAVER **
 * **Materialer til udsendelse til alle grupper:**