Amager+-+infogruppe+-+opgavebeskrivelse

Hvad er kommunikationsgruppen i Kbhff Amagers opgaver?

Vi har pga få medlemmer været lidt underdrejede, så der har været nogle vigtige og nogle ”det når vi når vi har tid og lyst” opgaver.

__ På listen med vigtige opgaver har været og er stadig følgende: __
 * 1)  Sende alle nye medlemmer en velkomstmail – hver uge
 * 2)  Opdatere mailinglisten med nye medlemmer - hver uge
 * 3)  Holde løbende øje med den fælles mailbox amager@kbhff.dk og få den til at fungere i samarbejde med de andre arbejdsgrupper, primært butiksgruppen.
 * 4) Sørge for at folk som ønsker det, bliver meldt ordentligt ud af Kbhff Amager

__ På listen med rimeligt vigtige opgaver hvis fremtid er lidt uklar __
 * 1)  Opdatere flyers.

__ På listen med gode opgaver som vi ikke har fået gjort så meget ved: __
 * 1)  Vedligehold af wikisiden - http://kbhff.wikispaces.com/Amager - oprydning når det trænger, vedligehold af undersiderne, udvikling af wikisiden så den hele tiden bliver bedre. Vi lavede en større oprydning i august sidste år sammen med Bitten fra butiksgruppen og det hjalp meget, men det faste arbejde med at gøre siden lækker har måske manglet? Kunne man omstrukturere igen evt?
 * 2)  Mere kontakt til infovagterne – relevant?

__ Andre ting som vi har talt om som det kunne være fedt at gøre mere ved: __
 * 1)  Nye webværktøjer implementeres...?
 * 2)  Mere samarbejde med Kbhff centrale kommunikationsgruppe
 * 3)  Lave en elektronisk/online scrapbog?

**__ Hermed som lovet en vejledning i mailbox og medlemsadministration. Altså vejledning i nogle af de vigtige opgaver. Det lyder sværere end det er! __**

Alt foregår via mailkontoen. Altså: Log ind via mail.kbhff.dk

brugernavn: amager

kodeord: fås til møder

Herefter får du brug for at kunne gøre noget ved:
 *  Mailinglister
 *  Medlemslister
 *  Div. mailbesvarelser.

**__ Mailinglister administreres som følger: __** Find det sorte tandhjul næsten-øverst til højre. (Når gmail skifter look skal du muligvis finde dette et andet sted) Klik på pilen til højre og vælg "administrer dette domæne". Klik på "groups" i den blå bjælke næsten-øverst. Find den rette mailingliste (det er den som ikke hedder alias hvis der er to at vælge imellem). Klik på denne mailingliste.

Typisk har vi brug for den liste som hedder ”Amager alle (nyhedsbrev)” med adressen amagergruppen@kbhff.dk

__ For at tilføje medlemmer: __ Kopier mailadresserne fra et andet sted Paste emailadressen ind i feltet og klik add (as member)

__ For at slette medlemmer: __ Klik dig igennem listen vha ”next” i øverste højre hjørne. Det er meget manuelt! Indtil du når den rette mailadresse. Set flueben ud for denne og vælg ”Remove members”.

**__ Medlemslister administreres som følger: __** Klik på ”drev” i den sorte bjælke øverst. Find det rette dokument. Typisk ”Medlemmer og bestillinger - Amager 2012" eller "Team oversigt, Amager”. Klik på dokumentet. Det åbner og du kan nu tilføje, ændre og slette som i ethvert regneark. Ændringer bliver løbende gemt automatisk (check at der øverst står ”changes saved”). Det er typisk kassevagterne som bruger dette dokument, men vi kan få brug for det.

Nu er du inde i strukturen. Her kommer så opgaverne.

 **__ Udsendelse af velkomstmail og tilføjelse af nye medlemmer til mailinglister – skal ske hver uge: __** > > > > > > > > > > > > Nu skal vi ha' opdateret mailinglisten... > > **__ Pasning af inboxen i __****  amager@kbhff.dk  **   __**skal ske løbende**__
 * 1)  Se om der er kommet en mail med nye medlemmer fra infovagten, hvis ja - så kopier mailadresserne samlet til "udklipsholder" eller evt et word dokument – og spring til punkt 3! Hvis nej gå til pkt 2...
 * 1)  Gå ind i medlemsdokumentet og rul helt ned i bunden. Der er de nye medlemmer tilføjet. Dette virker kun når økonomigruppen endnu ikke har sorteret listen, så det er bedst at gøre inden weekenden. Opdager du det for sent, kan man ved holde musen henover kolonnen "medlemskab betalt" og klikke på den lille trekant, sortere hele dokumentet ved at trykke a til z. Derefter finder man de medlemmer, der er blevet indmeldt sidst og kopierer emailadresserne. Man kan også prøve at skrive til sidste uges infovagt og spørge om de bare har glemt at sende mailen. Det er nogle gange hurtigere end det manuelle....
 * 1)  Fra indbakken: Gå ind i folderen ”medlemsadministration” og find den nyeste version af velkomstmailen. For tiden hedder den ”Velkommen til KBHFF – Lokalafdeling Amager” find den den sidste version nederst og tryk videresend.
 * 1)  Slet videresendelsesinformationerne i emnefeltet og selve mailen, opdater evt. antallet af medlemmer og evt. andre informationer og skriv dit navn ind nederst i mailen (det er mere personligt, ikke?). Kopier de nye medlemmers mailadresse ind – vi plejer at bruge BCC – og send.
 * 1)  Check at der ikke kommer en mailadministratormail retur med forkert e-mailadresse. Hvis det sker, så gå ind i medlemsdokumentet og skriv i kommentarfeltet at mailadressen skal rettes og den rettede mail skal sendes til amager@kbhff.dk for info.
 * 1)  Hvis nogle af de nye medlemmer kommer fra en anden lokalafdeling, plejer vi at skrive til den anden afdeling (medmindre at man kan se at kassevagten allerede har gjort det) at vedkommende medlem er flyttet over til os og skal slettes hos dem.
 * 1)  Det er faktisk ikke så svært når du er kommet så langt. Følg vejledningen fra før, i at administrere mailinglister og så har du klaret din tjans :-)

Der er rigtig mange der har adgang til denne mailbox, men det går nu rimeligt godt med at holde styr på det. I min version er disciplinen som følger:
 *  Hvis du åbner en ulæst mail skal du gøre noget ved den. Alternativt (og det er tit nødvendigt) skal du markere den ulæst igen så man kan se at den ikke er fx besvaret.
 * <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.727272033691406px;"> Mails skal så vidt muligt mærkes med en etiket. F.eks. ”Medlemsadministration”, ”kommunikationsgruppen”, ”Butiksgruppen” eller andet. Der er mange etiketter at vælge imellem og det er nemt at oprette nye. En mail/mailkorrespondance kan sagtens have flere etiketter.
 * <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.727272033691406px;"> Når en mailkorrespondance er slut skal hele dynen arkiveres i den mappe der passer til (samme navne som etiketter). Alternativt slettes mails eller korrespondancer helt. Dette for at undgå at inboxen bliver helt uoverskuelig. Men, vi har forskellige tærskler for uoverskuelig så der er mange opfattelser af denne praksis.

De mails som jeg i hvert fald plejer at besvare og håndtere er følgende:
 * <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.727272033691406px;"> Folk som vil meldes ud (de svarer typisk på mails som handler om noget helt andet, så man skal lige holde øje med korrespondancer). Husk at slette både i medlemsdok., på teamlistn og mailingliste. Det kan være en hjælp at bruge søge funktionen i googledocs så man ikke skal kigge det hele igennem. Søgefunktionen fås frem ved at trykke CTRL+F eller Command+F på mac. Herefter svarer man folk, at de er udmeldt og arkiverer under ”medlemsadministration”.
 * <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.727272033691406px;"> Folk som gerne vil være passive medlemmer. Det kan man jo i princippet ikke være i Kbhff så det skriver jeg til dem, men nogle gange skal folk ud at rejse i en periode el.lign gode begrundelser, og så kan det jo være rimeligt nok at de holder pause. Så kan de fx blive slettet fra mailinglister men blive stående på medlemsliste med en kommentar.
 * <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.727272033691406px;"> Folk som stiller (nemme spørgsmål som man kan svare på ved fx at henvise til en wikiside).
 * <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.727272033691406px;"> Vigtige mails som jeg vurderer er relevante for flere arbejdsgrupper sender jeg videre til disse.
 * <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.727272033691406px;"> Mails der helt klart vedrører økonomi – f.eks. fakturaer – videresendes til økonomigruppens mailbox amager.okonomi@kbhff.dk . (Bemærk økonomigruppen er den eneste amagergruppe som har mailbox foruden mailingliste).

De øvrige mails ignorerer jeg og håber at nogle andre gør noget ved. Evt. sætter jeg en etiket på – fx Butiksgruppen.

Det skulle vist være det - håber ikke det er alt for afskrækkende. Man skal lige ind i det og så er det egentlig ret nemt og overskueligt synes jeg...

Kærlige hilsner,

Martin