Avlermøde+huskeliste+2015

Opgavetjekliste, arbejdsoversigt, ansvarsfordeling og beslutningsnotat:

FORBEREDELSE:
 * MAJ/JUNI: Avlermødet annonceres på et koordineringsmøde inden sommerferien. Andre grupper skal finde en **kontaktperson/repræsentant** fra gruppen hvis de har interesse i avlermødet.
 * AUGUST: Forberedelser skal gå i gang med henblik på at nedsætte en **arbejdsgruppe**, finde **dato**, **sted og** **kok** og starte diskussionerne om hvad vi skal have ud af mødet for indkøbsgruppen.
 * Indkalde til første **fælles arbejdsmøde** hvor alle med interesse i avlermødet skal indkaldes.
 * Finde koordinatorer: **Frivilligkoordinator, nøgleansvarlig, oppyntningansvarlig, oprydningskoordinator, ordstyrer, referent, arbejdsgruppekoordinator, it ansvalig (tjekker udstyr og medbringer pc), indkøbsansvarlig, madansvarlig/koordinator ...**

Tjekliste - Før arrangementet elinelange@gmail.com || Karen Hjort Brusch (suppleant i bestyrelsen) || indkøbsgruppemøde || indkøbsgruppemøde ||
 * Udført/ej || Arbejdsopgaver eller praktiske foranstaltninger || Ansvarlig person || Tidspunkt/deadline ||
 * v/(v)/- || **Logistik/ramme** ||  ||   ||
 * || Lokale og nøgler || Maja || Er fundet ||
 * || Dato og tidspunkt || Maja || Er fundet ||
 * || Tjek faciliteter på stedet (køkken, projektor, inventar) || Maja || Er gjort ||
 * || Finde frivillige / kontakt arrangementsgruppe || Maja og Katrine || Oplsag lavet og sendt ||
 * || Find/ kontakt frivillig kok || Sara || Er gjort: Sandra W og Eline 53538388
 * || Find ordstyrer || Marie Hertz ||  ||
 * || Find referent || Maja og Katrine || Er fundet
 * || **Indkøb:** ||  ||   ||
 * || Kontakt avlere/bidrag til maden || Mogens + Maja || Er gjort ||
 * || Planlægning af menu - udsende til frivillige i køkkenet || Kokkene? ||  ||
 * || Indkøb mad til middag og planlægning || Kokkene? ||  ||
 * || Indkøb øl/vin || ? ||  ||
 * || Indkøb most/vand || ? ||  ||
 * || Indkøb frugtfade, kontakt avlere/bestille pose || ? ||  ||
 * || Indkøb til the og kaffe || ? ||  ||
 * || Forespørgsel hos økonomi / budget || ? ||  ||
 * || Særlig bordpynt || ? ||  ||
 * || Blomster, lys, servietter mm || ? ||  ||
 * || Navneskilte og klemmer || ? ||  ||
 * || **Information/kommunikation** ||  ||   ||
 * || Skrive invitation m tid og sted || Christine || er gjort ||
 * || Avlerliste - hvilke nye avlere || Christine || Besluttes på
 * || Skrive invitation m tid og sted || Christine || er gjort ||
 * || Avlerliste - hvilke nye avlere || Christine || Besluttes på
 * || Udsende invitation + sæsonplan-blanket || Christine || er gjort ||
 * || Indsamle tilbagemeldinger/ input til dagsorden fra avlere og arbejdsgrupper || Christine || løbende ||
 * || Indsamle sæsonplaner || Christine || løbende ||
 * || Oprette wiki m tilmeldinger + arbejdstjanser +vagtskema || Maja og katrine || Er gjort ||
 * || (Udsende reminder til avlerne / kontakt direkte) || Christine || er gjort ||
 * || Beslutte og forberede indkøbsgruppens punkter på dagsorden - hvem fremlægger || ? || Besluttes på
 * || Beslutte og forberede indkøbsgruppens punkter på dagsorden - hvem fremlægger || ? || Besluttes på
 * || Indsamle andre gruppers punkter og præsentationer || ? ||  ||
 * || Powerpoint m. dagsordenen og præsentationer || ? ||  ||
 * || Praktisk info om bl.a. indbetaling for mad fra KbhFF medlemmer (pris X kr) til arbejdsgrupper, ordstyrer, referent || ? ||  ||
 * || Praktisk information til de frivillige op til avlermødet samt koordinering mellem kok og frivillige og menu. Husk at involvere de frivillige! || Maja og katirne ||  ||
 * || **Udsende endelig dagsorden*** ||  || 1 uge før ||
 * || **Udsende endelig dagsorden*** ||  || 1 uge før ||

K**oordinatorer:** 1) Nøgleansvarlig (kontaktperson til sted) 2) IT og teknik ansvarlig (tjek projektor og husk computer) 3) Kassemester 4) Oppyntnings- og opstillingsansvarlig 5) Oprydnings-og rengøringsansvarlig 6) Indkøbsansvarlig, ud over kok 7) Frivilligkoordinator (er tilstede hele dagen på alle vagter)

(opret skema fx http://kbhff.wikispaces.com/avlerm%C3%B8de+2014 ) MØDELOKALE 1) Opstilling af borde og stole og udstyr, 2-3 personer 2) Oppyntning, 1-2 personer 3) Vejvisere sættes op, 1 person KØKKEN - HUSK TIDSOVERLAP mellem vagterne 1) Tidligt hold, Madlavning 5-6 personer i køkkenet, 3-4 timer før 2) Sent hold, Madlavning og opvask, 5-6 personer 3) The og kaffebrygger, 1 person, 1 time før start 4) Kok, gennemgående OPRYDNING 1) Sen vagt, 4-5 personer til oprydning og rengøring, 2 timer efter arrangementets afslutning.
 * Tjanser**

BAR?

Arbejdsmøder og Fælles-arbejdsmøde for grupper og interessenter
 * Udført/ej || Arbejdsopgaver eller praktiske foranstaltninger || Ansvarlig person || Tidspunkt/deadline ||
 * || Indkalde til Fællesformøde, indkalde ||  ||   ||
 * || Wiki m DAGSORDEN ||  ||   ||
 * || Indsamle input til dagsorden(avlermøde) m tidsforbrug ||  ||   ||
 * || Sted ||  ||   ||
 * || Tid ||  ||   ||
 * || Ordstyrer ||  ||   ||
 * || Referent ||  ||   ||
 * || Tilstede ||  ||   ||
 * || Snack/kage/kaffe/the/mælk til formøde ||  ||   ||
 * || Præsentation og forventningsafstemning ||  ||   ||
 * || Diskussion af formål ||  ||   ||
 * || Ansvarsfordeling og arbejdsfordeling ||  ||   ||
 * || **Udarbejde endelig dagsorden+udsende** ||  ||   ||

Til selve avlermødet den xx/xx 2015 - ikke senere end 1.november
 * Udført/ej || Arbejdsopgaver eller praktiske foranstaltninger || Ansvarlig person || Tidspunkt/deadline ||
 * || Ordstyrer ||  ||   ||
 * || Referent ||  ||   ||
 * || Byde Velkomst ||  ||   ||
 * || Mad - 1. vagt ||  ||   ||
 * || Mad og opvask - 2. vagt ||  ||   ||
 * || Koordinere frivillige ||  ||   ||
 * || Vejviser til lokaler on site ||  ||   ||
 * || Opstille og dække borde ||  ||   ||
 * || Borddækning og oppyntning ||  ||   ||
 * || Bordplan : frugt vs grønt ||  ||   ||
 * || Brygge kaffe og the ||  ||   ||
 * || Skære frugt til snack ||  ||   ||
 * || Projekter + computer + teknik ||  ||   ||
 * || Kassemester ||  ||   ||
 * || Oprydningskoordinator ||  ||   ||
 * || Oprydningsteam ||  ||   ||
 * || **Dagsorden v indkøb:** ||  ||   ||
 * || 1. sidste års sæsonplan, evaluering ||  ||   ||
 * || 2. nye procedurer ||  ||   ||
 * || 3. nye tiltag/grøntsager ||  ||   ||

Efter mødet/sæsonplan
 * Udført/ej || Arbejdsopgaver eller praktiske foranstaltninger || Ansvarlig person || Tidspunkt/deadline ||
 * || Hungry Gab ||  || 1. december ||
 * || Sæsonplan, Frugt ||  || Januar ||
 * || Sæsonplan, Grønt ||  || Januar ||