FoodNet+styregruppemøde+5.+februar+2015

Thomas, Theresa (RØFF) Mads (AAFF) Søren (LØFF) Julie (KØFF) || Kent (OFF) ||
 * **Hvornår:** || Torsdag d. 5/2-2015 kl. 19:00 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, Enghavevej 80, 3. sal ||
 * **Deltagere:** || Andreas, Jonas B, Jonas G, Birgit (KBHFF)
 * **Afbud:** || Lene (AAFF)
 * **Snacks:** ||  ||
 * **Mødeleder:** || Andreas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Andreas ||


 * Referat (skrevet med grøn) **

en præsentation af de enkelte fødevarefællesskaber.
 * 1) Præsentationsrunde**
 * Motivation:** Præsentation for vi kan lære hinanden bedre at kende – både som personer med vores respektive faglige kompetencer og motivationer for at deltage i styregruppen. Men også

**Søren** – repræsentant fra Lejre Økologiske Fødevarefællesskab. Lejre har pt. ca. 180 medlemmer og ca. 10-15 bestilte poser pr. uge. Søren har været med siden opstarten og arbejder til dagligt som grafisk designer.

**Julie** – repræsentant fra Køge Økologiske Fødevarefællesskab. Køge har pt. ca. 150 medlemmer og ca. 10 bestilte poser pr. uge. Julie har været med siden opstarten og arbejder til dagligt som multimediedesigner.


 * Mads ** – repræsentant fra Aalborg Fødevarefællesskab. Mads har været med siden opstarten, og har været kasserer for AAFF. Bor pt. i København og arbejder til dagligt som projektleder med borgerinddragelse ifht. EU.


 * Jonas Boye ** – repræsentant fra Københavns Fødevarefællesskab. KBHFF har pt. ca. 2400 medlemmer og ca. 400 bestilte poser pr uge. Jonas er kasserer for KBHFF. Har været med i KBHFF siden 2013. Har tidligere læst økonomi og arbejder i Moderniseringsstyrelsen. Er især interesseret i hvordan medlemssystemet kan lette arbejdsgangene ifht. økonomistyring og øvrige centrale driftsopgaver.


 * Birgit – ** medlem af KBHFF. Uddannet bibliotekar og har arbejdet med IT og informationsarkitektur i mange år. Er især interesseret i udvikling af medlemssystemets brugerinterface – især med henblik på forventningsafstemning med medlemmerne.


 * Jonas Dreves Glass – ** medlem af KBHFF. Medlem af bestyrelsen i KBHFF. Har været med i KBHFF siden 2011. Studerer til daglig geoinformatik på Aalborg universitet. Interesseret i, hvordan medlemssystemet kan bruges ifbm. kortapplikationer mm.

**Andreas** – medlem af KBHFF. Medlem af bestyrelsen. Har været med i KBHFF siden 2009. Har skrevet projektansøgningen og været med til at konceptualisere KBHFFs nuværende medlemssystem. Er selvstændig konsulent og har arbejdet med brugerinddragelse og kvalitative undersøgelser.

**Theresa** – repræsentant fra Roskilde Økologiske Fødevarefællesskab. RØFF har ca. 135 medlemmer og ca. 20 poser pr. uge. Julie har ingen IT-baggrund, men kandidat fra RUC. Har en blæksprutte-rolle i RØFF, og står bl.a. for at koordinere vagtplaner mm. Er interesseret i at få et brugbart system, der kan løse daglige udfordringer i driften af RØFF.

**Thomas** – medlem af RØFF. Har været med siden opstarten. Uddannet civilingeniør og arbejder til daglig som IT-projektleder.


 * 2) Præsentation af projektansøgning og projektstruktur**
 * Motivation:** Fælles forståelse for baggrunden for projektet, ansøgningen, samt gennemgang af oplæg til organisering af projektet samt oplæg til tidsplan.

Andreas fortalte, hvordan idéen til projektet kom i stand på det Økologiske Årsmøde på Samsø i april 2014. Her deltog ca. 9 forskellige fødevarefællesskaber, og det var tydeligt, at vi alle stod med de samme udfordringer, og der var meget lidt kommunikation og erfaringsudveksling på tværs. Især delte alle FF'erne de samme problemer ifht. IT, administration og drift. Projektet er således tænkt som en anledning til at skabe mere samarbejde, erfaringsudveksling og skabe et system, som kan lette arbejdet i alle fødevarefællesskaberne.

Andreas gennemgik derefter oplægget til projektets organisering og den foreløbige tidsplan, som er beskrevet i ansøgningen.


 * 3) Forventningsafstemning: Mål, succeskriterier og prioriteringer i projektet**
 * Motivation:** Det er vigtigt at forventningsafstemme – både i forhold til kravene fra FØL-fonden og de enkelte fødevarefællesskabers ønsker om funktionalitet i systemet, men også i forhold til den videre forankring og drift af systemet. Her er det af afgørende betydning, at projektet forankres som et levedygtigt open source fællesskab af programmører, der er engagerede i at arbejde videre med systemets udvikling og drift efter projektets afslutning.

Det primære krav fra FØL-fonden er, at projektet fremmer afsætningen af økologiske fødevarer, og at projektet afsluttes i 2015. Derudover er de enkelte mål og succeskriterier forholdsvist fleksible indenfor rammerne af projektansøgningen.
 * FØL-fondens krav: **

I ansøgningen er projektets overordnede formål beskrevet som: "at udvikle et open source IT-system, der på sigt kan bruges af alle landets økologiske fødevarefællesskaber til at håndtere medlemmer, bestillinger, indkøb og vagter. Et sådant system ikke alene vil mindske drifts- og arbejdsomkostninger i de enkelte fødevarefællesskaber betragteligt, det vil også lette arbejdsgangene for de økologiske producenter, der leverer til fødevarefællesskaberne.
 * Målsætninger beskrevet i ansøgningen: **

I ansøgningen er projektets forventede effekt beskrevet som, at ved udgangen af projektperioden skal medlemssystemet:
 * "være taget i brug i mindst 5 økologiske fødevarefællesskaber
 * være under løbende videreudvikling varetaget af en gruppe på mindst 10 frivillige programmører
 * være tilgængelig til fri afbenyttelse sammen med dokumentation og installationsvejledning for alle interesserede på KBHFFs hjemmeside og på ØkoStartpakke.dk."

Det primære ønske er et system, der har kan sikre driften af de enkelte fødevarefællesskaber, med følgende funktionaliteter:
 * Opsummering af de enkelte fødevarefællesskabers ønsker: **
 * En medlemsdatabase og en webshop, der kan tale sammen og som kan knytte medlemmer med deres bestillinger.
 * Fokus på det medlemsrettede: Nemt, tilgængeligt og overskuelig brugergrænseflade for bestilling og betaling.
 * Stærk administrationsinterface/ "kontrolpanel", der kan lette arbejdet for kernefunktioner – herunder integration med let tilgængelige dataudtræk, overblik over salg, bestillinger, løssalg, integration med dankort-transaktioner/netbank, etc.
 * Koordinering af vagtplaner.
 * Indkøb og produktdatabase med priser, autogenerering af pakkesedler. Dog uden direkte avlerkontakt via IT-systemet i første omgang.

I forhold til selve systemets opbygning er ønskerne:
 * at systemet bruger standardkomponenter, der gør det let at vedligeholde og let for nye programmører at bruge og videreudvkle.
 * Modulær opbygning, så de enkelte fødevarefællesskaber kan tilpasse systemet efter egne behov i videst muligt omfang.

Målsætningen er, at systemet er taget i brug til d. 1. november 2015.


 * 4) Forventningsafstemning: Arbejdet i styregruppen**
 * Motivation:** Tidsplanen for projektet er optimistisk og vil forudsætte hurtige og præcise tilbagemeldinger fra både styregruppens medlemmer og de øvrige fødevarefællesskaber. Derfor er det vigtigt, at vi fra starten af afstemmer forventninger i forhold til rimelige svartider og dialog mellem styregruppens møder. Igen for at kunne holde momentum og agere som en kvalificeret opdragsgiver til projektleder og konsulenter.


 * Beslutning: ** Som udgangspunkt kan vi forvente, at alle medlemmer af styregruppen kan nå at melde tilbage online indenfor 3 dage. Det er projektlederens ansvar at sørge for fyldestgørende at beskrive baggrund og motivation for at en given beslutning skal tages hurtigt. Beslutninger tages online vha. beslutningsredskabet Loomio. Alle medlemmer af styregruppen er blevet inviteret til projektets gruppe på Loomio.org: https://www.loomio.org/g/HLBJRr80/projekt-foodnet

Alle styregruppens beslutninger og referater fra gruppens møder skal være offentligt tilgængeligt, så alle medlemmer af de forskellige fødevarefællesskaber har mulighed for at følge projektet.


 * 5) Forventningsafstemning: Samarbejdet mellem de deltagende fødevarefællesskaber**
 * Motivation:** Erfaringerne med udvikling af KBHFFs medlemssystem viser, at systemet ikke kan blive bedre end den organisation, som det skal understøtte. Hvis der er uklare roller, arbejdsgange og beslutningsprocesser i organisationen, vil det blive afspejlet i medlemssystemet. Derfor er det ligeledes vigtigt, at vi afklarer forventninger til involvering af nøglepersoner fra de enkelte fødevarefællesskaber i løbet af processen, samt afklarer beslutningskompetence i forhold til at tage beslutninger om prioritering og design af funktionalitet. Vi skal kort sagt afklare hvad vi "har lov at forvente" af hinanden. Hvis der ikke er klarhed om dette fra starten, vil projektet ikke alene risikere forsinkelse, men også uenighed og frustration.


 * Beslutning: ** Styregruppen har beslutningskompetencen for projektet. Det vil sige, at styregruppen står for at træffe alle overordnede, principielle og politiske beslutninger om, hvordan systemet skal opbygges. Herunder beslutninger, der kan have indflydelse på, hvordan et fødevarefællesskab kan bruge systemet (f.eks. i udformning af vagtplaner, medlemmers tilknytning til en lokalafdeling etc.).

Styregruppen består af et medlem fra hvert af de 6 fødevarefællesskaber, der har valgt en repræsentant til at indgå i gruppen. Hver repræsentant og hvert fødevarefællesskab har lige meget indflydelse på projektet. De seks medlemmer af styregruppen er:

Alle medlemmer af styregruppen er indforstået med, at de har ansvar for at bekræfte deres mandat i deres respektive fødevarefællesskaber, og sikre, at relevante nøglepersoner derfra deltager i de relevante behovsafklaringsworkshops, så projektet har det bedst mulige vidensfundament at bygge på.
 * Navn || Repræsentant for ||
 * Søren Steensen || Lejre ||
 * Theresa Maria Folke Olesen || Roskilde ||
 * Jonas Boye Christensen || København ||
 * Julie Birkelund Petersen || Køge ||
 * Mads Torp || Aalborg ||
 * Kent Gottschalk || Odense ||

I ansøgningen er der afsat midler til ansættelse af en intern projektleder fra et af de samarbejdende fødevarefællesskaber, der kan foreslå koordinering mellem fødevarefællesskaberne og de eksterne konsulenter og løbende sikre inddragelse og forventningsafstemning. Det er op til styregruppen at vælge en proces for denne ansættelse.
 * 6) Ansættelse af intern projektleder**


 * Beslutning: ** Styregruppen besluttede at ansætte Andreas Lloyd til rollen som intern projektleder for projektperioden.

I ansøgningen lægges der op til, at selve udviklingen af medlemssystemet varetages af programmører fra et IT- konsulentfirma, der har bred erfaring med udvikling af open source software systemer. Konsulenterne har ligeledes til opgave at involvere frivillige kræfter til udvikling mm. fra de enkelte fødevarefællesskaber. Ansøgningen er bygget på et tilbud fra konsulentfirmaerne BitBlueprint og Socialsquare, der nu har fusioneret til én virksomhed under navnet Socialsquare. Det er op til styregruppen at vælge hvilke eksterne konsulenter, der skal stå for at løse disse opgaver.
 * 7) Valg af eksterne konsulenter**


 * Beslutning: ** Styregruppen besluttede at gå videre med Socialsquare som eksterne konsulenter, og søge at afklare vilkår og rammebetingelser for et samarbejde på et møde fredag d. 6. februar kl. 13.


 * 8. Næste styregruppemøde**

Næste møde i styregruppen er onsdag d. 18/2 kl. 19. Denne gang mødes vi i Roskilde. Theresa står for at finde egnede lokaler. Wiki-side for mødet er her: http://kbhff.wikispaces.com/FoodNet+styregruppem%C3%B8de+d.+18.+februar+2015