Kbhff+Amager+butiksgruppemøde+21+september+2011+kl+19.30

=Referat af Møde - Kbhff Amager butiksgruppe=


 * **Hvornår:** || 21 september 2011 kl 19.30 ||
 * **Hvor:** || Prags Boulevard 43 ||
 * **Kommer:** || Sara, Maria Pârja, Bitten, Nina, Andreas ||
 * **Afbud:** || Jon ||
 * **Snacks:** || Sara og Maria ||
 * **Ordstyrer:** || Bitten ||
 * **Referent til mødet /Opretter af næste møde på wikien:** || Bitten ||

Dagsorden:
 * 1) **Status på de to butikker**
 * 2) Backervej: Vagterne var blevet besat, så Backervej endelig kunne have åbent igen. Butikken har imidlertid ikke længere nogen aktive medlemmer. PB-butiksgruppen sender en mail til Amager-medlemmerne, hvor vi oplyser og kampagnerer for nye BV-butiksgruppemedlemmer. Hvis ingen melder sig vurderer PB-butiksgruppen om butikken skal lukkes til næste butiksgruppemøde.
 * 3) Prags Boulevard: Det ser ud til at køre fint. Der skal gøres klar til en mørk vinter uden strøm, så der vil blive købt olielamper . Det ser ud til at vi får mulighed for at komme på en PB43- internetløsning . Der vil måske være mulighed for (i samrabejde med Fædregruppen) at etablere en månedlig Cafe . I mellemtiden vil der blive opfordret til at vatgerne tager kaffe og krus med til almindelig traktering af butikkens kunder . Nina lægger ud i næste uge. Håbet er at vi kan skabe en almindelig rutine om det uden at det behøver at indgå som en del af vagtbeskrivelserne. Andreas har meldt sig under fanerne. Velkommen til :)
 * 4) **Internet på PB - Mail om at: //Kasper Find fra Pony Records, der flytter ind nederst i Byg. 5, er ved at få installeret hurtigt internet som alle interesserede kan komme på – til billige penge.////kasper@ponyrec.dk//. Skal vi forsat have vores(hvis vi har?)?**
 * 5) PB-butikken kontakter Økonomigruppen og beder dem afmelde butikkens Internet med det samme. PB-butikken kontakter Kasper og informerer om at vi gerne vil være med
 * 6) **Planlægning af Afdelingsmøde d.28.11.2011 (skal vedtægter for Amager Kbhff egentlig skrives på dagsorden til Medlemsmøde d.29.09.2011)**
 * 7)  Maria sender som aftalt mail ud til Amager-medlemmerne med link til dagsorden, Snack-liste osv. Nina sender i den forbindelse tekst til Marias mail, hvor det fremgår at der skal vælges repræsentanter til Kollektivgruppen på afdelingsmødet og at alle kan stille op, hvis de er eller bliver medlem af en arbejdsgruppe.
 * 8) Mødet udvides, så Intro-delen (og evt. kassemester-lauget) får en hel time. Intro starter kl. 19-20. Afdelingsmødet starter fra 20-21.
 * 9) Vedrørende præsentation af arbejdsgrupper sender PB-butikken mail til de andre arbejdsgrupper om commitment til at præsentere sig selv.
 * 10) Vedtægter skal ikke skrives på dagsordenen for det store medlemsmøde d. 29.september. De skal først behandles på KBHffs generalforsamling i oktober
 * 11) **Månedens mails (den mailansvarlige samler op og informerer)**
 * 12) Faktura mail blev sendt til Økonomi-gruppen for håndtering. Vi ved ikke om den blev modtaget. Punkt rejses på fællesgruppemødet om evt. ønske om svarrutine (dvs. ok-mail modtaget)
 * 13) **Behov for opdatering af vagtbeskrivelser, vagtplan eller standardmails?**
 * 14) **Tjek skabeloner for evt. for mange print af de samme lister. Der kom i uge 34 en forespørgsel fra et medlem om 'kompensation' for print.**
 * 15) Punktet blev ikke helt forstået, men udgifter til udprint refunderes af kassevagten hvis medlem kommer med en kvittering herfor.
 * 16) **Organisere vagtbeskrivelser på wiki’en, med opdaterede navne**
 * 17) Bitten og Maria færdiggør arbejdet med review og publicering af PB Info-vagten og PB Modtage-vagten. Når de er formateret og lagt ud på Wiki (husk at nævne den nye version i mailskabelonen) ventes der i 4 uger, og så kontakter de vagter der har anvendt den for feedback. Bitten og MAria sørger hver især for også at opdatere den dertilhørende mail-skabelon. Sara og Nina færdiggør PB Lukke/restvagten (Sara), PB pakkevagten (Nina) og PB løssalgsvagten (Nina) og laver samme rutine inkl. mailskabelon
 * 18) Tilføjelser til Info-vagt: Har telefontjans i butikkens åbningstid
 * 19) Alle vagtbeskrivelser:
 * 20) skal bestå af tre punkter: Inden vagten, Under vagten og Efter vagten
 * 21) skal have link til feedback i afsnittet "Inden vagten"
 * 22) skal have butikstelefonnummeret stående i toppen
 * 23) **Mailskabeloner:**
 * 24) Mailskabelonerne skal saneres, så der kun indgår overordnede punkterne fra vagtbeskrivelsen samt ting/emner man skal være opmærksom på (i en periode) Mailskabeloner må ikke fremstå som om de kan erstatte vagtbeskrivelserne.
 * 25) Butikstelefonen og evt. også Feedback skal promoveres via mailskabelonen
 * 26) **Vagtplan:**
 * 27)  Modtagevagt nr. 2 skal indsættes. Bitten retter skema og skabelon (skal der være en separat vagtbeskrivelse til det?)
 * 28) Nummer til butiktelefon skal fremgå af vagtplan og skal stå til højre for hver overskrift med "Prags Boulevard". Bitten ordner dette
 * 29) Vejledervagt slettes
 * 30) **Endelig rettelse, lave til pdf, lægge ud på vagtbeskrivelserne.**
 * 31) Se punkt. 5.2 lige ovenover
 * 32) **Feedback – hvordan skal vi bruge det? – tilbagemelding? Evt. kolonne**
 * 33) Links findes i de enkelte vagtbeskrivelser og på siden med vagtbeskrivelse-dokumenterne (tjanser)
 * 34) Links til Feedback-siderne skal indgå i både top og bund af vagtbeskrivelserne
 * 35) Der skal tilføjes en kolonne med titlen "Evt. svar fra Butiksgruppen og andre".
 * 36) Links til Feedback-siderne kan indgå i mailskabelonen.
 * 37) **Valg af næste måneds mailvagt (September: Sara, Oktober: Maria?)**
 * 38) Maria tager oktober måned
 * 39) **Valg af ansvarlig for oplægning af vagtplan (2. måned fra d.d.)**
 * 40) Bitten
 * 41) **Update fra sidste fællesgruppemøde**
 * 42) Behov for større lokaler på Prags Boulevard? Punktet er ikke presserende og skydes til To Do-listen.
 * 43) Flytning af butiksdag til anden dag en onsdag grundet leverandørproblemer med logistik og store varemmængder/mange butikker? PB Butiksgruppen er villig. BV-butiksgruppen har ikke svaret, da den pt. ikke eksisterer. Økonomigruppen har givet udtryk for at det ikke er en god ide. PB butiksgruppen kontakter økonomigruppen for at diskutere videre om muligheder, fordele og ulemper. Svar skal sendes til Indkøbsgruppen
 * 44) **Update fra sidste butiksgruppemøde - nogle hængepartier? Tjek TO-DO liste**
 * 45) Sara lægger TO DO liste ud på butiksgruppens arbejdsside
 * 46) Mailkonto (kbhff): butiksgruppen har allerede en kbhff-mailkonto, der fungerer. Nina og Bitten har kigget den igennem. Bitten undersøger nærmere . I den forbindelse foreslå Bitten at vi fremadrettet bruger maillisterne, så medlemmer kun kan sende til mail-boksen og at den mailansvarlig dernæst er ansvarlig for at sende relevante mails videre til medlemmerne samlet eller enkeltvis
 * 47) **Nina er butiksrepræsentant i kollektivgruppen - måske vi ska ha en suppleant**
 * 48) Der er nu brug for en primær butiksrepræsentant. Nina vil dog gerne fortsætte som suppleant. Andreas og Sara summer og finder ud af om en af dem ønsker at stille op. Repræsentanten og suppleanten skal 'vælges' på afdelingsmødet.
 * 49) Alle kan blive repræsentant i Kollektivgruppen, hvis de samtidig er medlem af en Amager arbejdsgruppe. Nina føjer et teksttillæg til Marias opfølgningsskrivelse til medlemmerne vedr. afdelingsmødet. Måske flere ønsker at deltage
 * 50) **Evt.**
 * 51) Sara opretter et mangler skema til donering af ting til de to butikker
 * 52) Disse punkter nåede ikke at blive vendt på mødet (er overført til To Do-listen).
 * 53) Kunne man med fordel have en feedback-ansvarlig, der samlede op på feedback eller ville det give mere mening af have vagt(type)ansvarlige, som samtidig to sig af det vagttypiske feedback?
 * 54) Forslag: Bør Info-vagten ikke stå for salget af ekstraposer i stedet for løssalgsvagten?
 * 55) Skal infolvagten have medansvar for håndtering af restvarer? Det fremgår af mailskabelonen
 * 56) Transport af doneret Grill fra Hannovergade.
 * 57) Udprint af butikseksemplar af medlemshåndbog, vagtbeskrivelser, vagtplan (eksempel) - farvet papir så de er nemme at identificere.
 * 58) Vagtbeskrivelser: Skal der henvises til butiksgruppe-mail eller amager-mail?
 * 59) Det nye tilbagemeldingsskema har været i drift i nu to onsdage og det ser ud til at fungere
 * 60) Det skal fremgå af tilbagemeldingen, hvad vores lagerbeholdning af kolonialvarer er, så det bør blive skrevet ind i vagtbeskrivelsen (løssalgsvagten?). Vi skal i den forbindelse have vurderet, hvor stort lager vi ønsker, så bl.a. mel ikke bliver for trist.
 * 61) Oprydning i butikken. Det roder en del og det er svært at få et overblik over varer og vagtredskaber. Er der behov for oprydning og fornyelser af vagtbeskrivelser og skemaer. Skal der være faste pladser til lager. Skal vi have lavet flere hylder i en fart. Skal vi lave laminerede skilte, så tingene altid bliver sat korrekt og er nemme at finde? Skal vi evt lægge det ud til medlemmerne?
 * 62) Nøgler til PB - Status?
 * 63) Rengøring (lukkevagt) - status?
 * 64) Der har været problemer med at notere løssalg på løssalgskemaet. Der er ganske enkelt ikke plads til registrering af de mange løssalgsvarer
 * 65) Vagtbeskrivelser. Hvis der er skemaer som den enkelte vagt skal anvende og man er ved at løbe tør, så bør det fremgå af vagtbeskrivelse at vedkommende skal skrive til næste vagt og bede vedkommende at skrive nogle kopier ud. Der skal i den forbindelse være link til den elektroniske udgave af papirer. Måske man også skal angive hvor mange udprint der som minimum skal være. Hvis mindre kontaktes næste uges vagt.
 * 66) Bør kassevagten ikke tage opgaven med at sende de nye medlemmer mailadresser til kommunikationsgruppen. Det vil være meget nemmere end at Infovagten skal kopiere mailadressernen (med risiko for fejl). kassevagten kan nemt klippe-klistre fra regnearket
 * 67) Skal vi lave nye opslagsedler for arbejdsgrupperne, så medlemmer kan se hvem der er med samt skrive sig på. Vi har brug for at reklamere løbende for grupperne.
 * 68) Vi talte en gang om en FAQ hvor spørgsmål vedr. vagter kunne 'besvares'. FAQ skulle bl.a. hjælpe de mere usikre vagter og adresse de mest typiske spørgsmål, som Nina tidligere plejede af få som 'telefonvagt'
 * 69) Amager-repræsentanter i fællesgrupper, bør de ikke fremgå af Wiki?