amager+kommunikations-+og+butiksgruppe+møde+6.+maj+2013


 * **When:** || 6. maj, kl. 19.00 - 21:00 ||
 * **Where:** || Tietgenkollegiet, Rued Langgaards Vej 12 (Ring til Jonas på 606 88 609 når du er der) ||
 * **Attending:** || Jonas (butik), Heidi (kom), Martin (kom), ||
 * **Cancelling:** || Helle Frederiksen, Liv Lillevang (butik), ||
 * **Snacks:** || Kaffe og te (Jonas), ||
 * **Facilitator:** || Jonas (butik) ||

=Program =

19:05 - Welcome by Jonas from Amager butik-gruppe
Whats going on in the department at the moment? Why do we have a communications group? + read out of the agenda

19:15 - Presentation round
As we like to present our selfs :)

19:26 - "Spit it out" branistorm
All question are welcome. There wil be no structure for 20 minutes. Ask what ever you like. And don't be affraid to ask "stoopid" question, they don't exist. All questions that are not answered straight away or for some reason requries more attention will be listed and treated after the last topic on the agende.

19:45 - Topics of the meeting
We have to remember one or two 5 min breaks in between topics. Theese are listed in order of the primary activities in the KOM-gruppe on Amager. // ...by putting the marker into a cell (when in editing mode), then click on the 'table'-logo at the lower right corner of cell, // // then click 'Row', then click 'Add row', then click 'Add below' or 'Add above' // || (*) I made this abbreviation up my self :) Estimated Duration of the Topic
 * // ADD TOPICS //
 * ~ ===**Topic and** **description**=== ||~ ===**Name**=== ||~ ===**Type**=== ||~ ===EDT*=== ||
 * **1. Mail duty** ||
 * * Presentation of how we do on Amager
 * Discussion of how we can do better || Jonas ||  || 10 min ||
 * **2. Newsletters** ||
 * * Insprationsmails
 * Oprettelse af maillister så medlemmer kan melde sig til/fra inspirationsmails || Mette ||  || ? ||
 * **3. Design & graphics** ||
 * * Kan vi ændre layoutet af nyhedsmails'ne/ hvordan sætter vi vores egen template op.
 * Fotograf? || Mette ||  || ? ||
 * **4. WEB (programming and use of the different KBHFF communications tools)** ||
 * * Opslag på hovedsiden
 * Redigering af Amagers præsentation på hovedsiden - herunder "nøglepersoner i Amager"
 * Kan vi oprette en IT-support rolle?
 * Redigering af gruppens profilbilleder/ indsættelse af nye medlemmer i gruppen || Mette ||  || ? ||
 * **5. Feedback on Medlemssystemet** ||
 * * Skal vi vide hvordan det fungerer, eller er det udelukkende økonomigruppen i fremtiden? || Mette ||  || ? ||
 * * How should we communicate between the butik-gruppe and coders? || Jonas ||  || 5 min ||
 * **6. Member surveys** ||
 * * Would anyone like to join the evalueringskorpset? || Jonas ||  || 5 min ||
 * **7. Press Contact** ||
 * * Amar'østen
 * Whats new about articles? || Jonas ||  || 5 min ||
 * **8. Other topics/ information** ||
 * * Medlemsadminitration || Heidi || info || 5 min ||

20:45 - Changes in the primary activities? + Action plan!
We have to make changes to the primary activities if any, and to create an action plan before the end of the meeting. At 21:00 we'll say good night!

= = = Minutes = Martin Til stede ved mødet: Jonas, Heidi, Martin
 * KEEPER OF THE MINUTES**

Er Mette også stoppet som rep. i den central KOM-gruppe? - vigtigt at finde ud af! I butiksgruppen sidder kollektivgruppe-repræsentanten ikke med. Hun sender blot resume af referat via mail, samt eller sørger for ellers at have en god kommunikation med butikgruppen. Hun står som medlem af gruppen på wikien, men er sjældent med til butikgruppe møder. Heidi spørger Rasmus, om han vil være vores rep. og være linket mellem den centrale og lokale kom-gruppe på samme vis som butik og kollektiv-gruppen går det.
 * BRAINSTORM**

Det har ikke været nok at lave en beskrivelse for at andre kan sættes ind mail tjansen. En workshop kunne være nødvendig. Heidi og Jonas har hver især lavet en beskrivelse. Det er kun komgruppen og butiksgruppen der tjekker mailen regelmæssigt - derfor skal vigitge mails til andre grupper videresendes med det samme.
 * 1. Mail duty**

Skal der være en separat Amager nyhedsmail? Umiddelbart er der mest stemning for at vi på Amager skriver indlæg til den fælles/centrale nyhedsmail. Vi skal undgå overflødige mails!
 * 2.** ** Newsletters **

//bug/forslag:// til intromødet bør man få at vide at man kan få den fælles/centrale nyhedsmail hvis man er interesseret. Ordet nyhedsbrev skal ud i underteksten til Nyhedsbrevsfeltet, da det ikke er dækkende.

Jonas foreslår at en person i komgruppen har ansvar for at sende materiale til nyhedsmailen (den fælles/centrale).

Det anbefales at man selv tjekker tutorials på youtube for at finde ud af hvordan man laver nye templates.
 * 3.** ** Design & graphics **

Jonas foreslår at vi har en i gruppen, som påtager sig opgaver vedr. grafik. Mikala kunne være en mulighed. Denne tjans kunne indbefatte opsætning af infomail fra Amager, fotografering af gruppemedlemmer, butikken og events på Amager. Og opsætning af billeder på wiki'en (feks af gruppemedlemmer).

Heidi har pt, som den eneste, adgang til kbhff's hovedside og er den man kontakter for at få nyheder op på denne side + ændre Amagersiden. Posts på kbhff.dk skal gå gennem butiksgruppen. Større rettelser i layout af wiki'en skal gå gennem af butiksgruppen. Ang. It support rolle - så giver det mest mening at folk der "kan selv" beskæftiger sig med mere kompliceret IT.
 * 4. WEB**

Ang. fotos på wikispaces: anbefales følgende størrelser stående billeder: 200px bredde (måske, Jonas er ikke helt sikker) liggende: ? Men vigtigst upload i den størrelse de skal bruges.

Til billederne af gruppemedlemmer er brugt en tabel og hver række er sat som header og derfor kan se tabellen. Til hvert billeder er indsat en caption hvor vi skriver vedkommendes fornavn og email feks "bent - bentfrederiksen at gmail.com"

- Jonas foreslår at alle i komgruppen har muligheder for at få adminastrator rettigheder til medlemssystemet og dermed blive sat ind ind i dette. - Der skal udarbejdes en klar beskrivelse af medlemsadministrationstjansen. Komgruppen overtager midlertigigt medlemsadm. indtil der kommer flere til økonomigruppen. Overflytningspraksis: Vi overflytter ikke fra Amager til andre afdelinger - medlemmer skal selv møde op i ny afdeling og bede om overflyttelse (grundet forskellige krav om introduktion af nye medlemmer).
 * 5.** ** Feedback on Medlemssystemet **

Programmørerne skal have tilgang til kildekoden medlemssystemet. Jonas kontakter programmørerne for at sætte møde op. Derefter skal vi have et møde med programmørerne der handler om om hvordan de kommer igang med at tweake medlemssystemet - herunder listet nogle af de ting der der ønskes udviklet:

Vi ønsker også at få indkoporeret teamstrukturen i medlemssystemet: - vi ønsker at få indkorporeret i databasen hvilken type vagt en person har. - Det skal være muligt som adm. selv at definere hvilke vagter der er i lokalafdelingen. - Herunder en automatisering af rettighederne tilknyttet de forskellige vagter i medlemssystemet. Andet: - Bug/forslag: Medlemsnummer skal relatere til en adresse og ikke en person. Og det skal være muligt at registrere sig som kollektiv. Det giver problemer når man skal finde ud af om medlemsskabet er aktivt. - Forslag: man skal kun kunne bestille op til 3 poser per medlem i stedet for 10. - En bug i systemet gør at det er muligt at overflytte uden at den pågældende afdeling ved at de har fået et nyt medlem.

Jonas har lavet nogle spørgeskemaer med evaluering af intromøde. Der er kommet en del svar med nyttige informationer. Heidi vil gerne vidensdele, med tidsmæssigt forbehold, til evalueringskorpset, da hun ved lidt om bla "monkey-survey". Har nogen i komgruppen kompetence til at sidde med i evalueringskorpset - altså kompentencer indenfor spørgeskemaundersøgelser Allerede kendt data om KBHFF-medlemmerne er lavet i forbindelse med skoleprojekter. De er alle samlet på kbhff.wikispaces.com/research
 * 6.** ** Member surveys **

Medlemssystemet blev gennemgået lidt mere i detaljer. Heidi overtager medlemsadministrationen midlertidigt.
 * 7.** ** Other topics/ information **

Jonas skriver ændringer på kom-gruppen wikiside
 * CHANGES TO PRIMARY ACTIVITIES **

Internt i komgruppen skal vi have fordelt nedenstående opgaver. Har man lyst eller mulighed for at påtage en af disse opfordres man til melde sig på et team eller kontakte en anden arbejdsgruppe i stedet.
 * ACTION PLAN **

- Formidler; pressekontakt & interne nyheder (ad hoc): findes der en journalist eller en go skribent i foreningen eller komgruppen? - Mailtjans (dagligt): Martin og Heidi - Design, grafik, foto (ad hoc): Mikala? - Web (ad hoc): Heidi, Martin - Feedback medlemssystem (arbejdsgruppe repræsentant(er) i den fælles WEB-gruppe): Francesco, Mads, Rasmus, Gard - Medlemsundersøgelser (arbejdsgruppe repræsentant(er) i evalueringskorpset): (Heidi) Jonas foreslår desuden at komgruppen skal være tovholder på arrangementer. Herunder oprette event på facebook, beslutte hvad og hvordan det skal ske og fordele praktiske opgaver som madlavning osv., dette tages op til diskussion på samarbejdsplatformen.
 * Fordeling af arbejdsopgaver i komgruppen:**