VSM+Workshop+23-2-2013

//Lørdag d. 23. februar 2013 afholdt faciliteringsgruppen en// //Viable Systems Model workshop for medlemmer af kollektivgruppen i KBHFF.//   er en spændende metode til at undersøge og forbedre organisationers langsigtede bæredygtighed ved at forbedre den måde, som den enkelte organisation forholder sig til komplekse situationer og tilpasser sig forandringer i de ydre omstændigheder. I kan læse mere om her.

Vi afholdt workshoppen fordi Elena Tavella, der er Ph.D-studerende ved Københavns Universitet, spurgte om vi ville prøve. Hendes forskning fokuserer specifikt på hvordan organisationer kan blive mere bæredygtige ved hjælp af Viable Systems-modellen, og hun vil gerne bruge KBHFF som en del af hendes forskning.

Workshoppen havde til formål at afdække hvordan fødevarefællesskabet faktisk fungerer og er organiseret ved at bygge en såkaldt Viable System Model af organisationen, som kan hjælpe os med at se nye perspektiver og udfordringer i, hvordan KBHFF bedst kan udvikle sig og vedligeholdes i de kommende år.


 * Kort fortalt hjalp workshoppen os med at identificere**
 * En fælles mission statement for KBHFF
 * De bærende enheder indenfor KBHFF
 * De vigtigste udfordringer, der eksisterer mellem disse enheder
 * Hvordan vi kan løse disse udfordringer
 * Strategiske muligheder for hvordan vi kan udvikle KBHFF fremadrettet


 * Elenas powerpoint med præsentation af VSM-modellen:** [[file:The Viable System Model.pptx]]

=Herunder følger Elenas opsamling på workshoppen:=


 * Elenas opsamlende diagram over KBHFF som indtegnet i VSM-modellen:** [[file:VSM diagram of KBHFF.pptx]]

**1. KBHFF – Mission statement**
//KBHFF har til formål at skabe fællesskab gennem fødevarer og en miljømæssig og økonomisk bæredygtig fremtid // //Det gør vi ved at://
 * KBHFFs nuværende mission statement / formålsparagraf:**


 * // distribuere og sælge til medlemmerne et sæsonbetonet udbud af økologiske føde varer, der er dyrket og produceret så lokalt som praktisk muligt (fx lokale landmænd)//
 * //støtte udviklingen af bæredygtig produktion af fødevarer gennem fair og direkte handel//
 * //arbejde sammen og bidrage i et selvstændigt, lokalt forankret fællesskab, der er økonomisk og miljømæssigt bæredygtigt, og som er transparent, åbent og inkluderende//
 * //formidle og fremme viden om økologi, bæredygtig produktion af fødevarer, tilberedning og forbrug//
 * //give folk lyst til at bruge økologiske fødevarer//
 * //være miljøvenlig ved bruge ressourcer med omtanke//


 * En anden mulighed for at formulere mission statement på baggrund af diskussionerne på workshoppen: **

Et system til at distribuere og sælge til medlemmerne et sæsonbetonet udbud af lokale, økologiske varer og skabe fælleskab (//HVAD laver vi? The operation//), ved at betjene (”operate”) medlemsejet og -drevet lokale butikker, arbejde sammen og bidrage i et selvstændigt, lokalt forankret fællesskab, der er økonomisk og miljømæssigt bæredygtigt, og som er transparent, åbent og inkluderende (//HOW are we doing it? The ressource implications//), for at skabe en miljømæssig og økonomisk bæredygtig fremtid, formidle og fremme viden om økologi, bæredygtig produktion af fødevarer, tilberedning og forbrug, støtte udviklingen af bæredygtig produktion af fødevarer gennem fair og direkte handel, og give folk lyst til at bruge økologiske fødevarer (//HVORFOR gør vi det? Our aim, long-term objective//).

2. Kortlægning af KBHFFs primære aktiviteter

 * indkøb (og research) af bæredygtige fødevarer
 * distribution og salg af grøntsager
 * formidling om økologi
 * skabe muligheder for samvær

3. Kortlægning af KBHFFs meta-systemer
Ting, der er markeret med rødt, er nye forslag eller nye initiativer under udvikling.
 * System 2 – Konfliktløsning:**
 * Tilbagemeldingsskema fra afdelingerne til indkøbsgruppen
 * Butiksgr. repræsentanter i indkøbsgr.
 * Indkøbsgr. kommunikerer til butiksgr. møde (gennem fremmøde eller mødereferater)
 * Faste punkter på butiksgr. dagsorden (fx nyt fra indkøbsgr.)
 * Møder i de centrale grupper (logistik, økonomi, indkøb og kommunikation) på samme tid og sted (4-6 gange om året, koordinere eksisterende møder)
 * Klar rollefordeling mellem kommunikations-, arrangementsgruppen og formidlingskorpset
 * Bedre udnyttelse af samarbejdsplatform og samspil med WIKI
 * Bruge interne ressourcer til ad udvikle en intern kommunikationsstrategi og formidle den
 * Intromøder til nye medlemmer : obligatoriske, tværgåede arbejdsgruppe på tværs af KBHFF
 * Medlemsevaluering ift. Interesser og motivation ved indmelding for at kunne linke dem til hinanden og arbejdsgruppen
 * Håndsrækningssystemet
 * Fælles arbejdsgruppemøder i lokalafdelingerne
 * Ugentlig feedback til butiksgr. fra økonomigr./økonomisk overblik på ugentlig basis (lokalt)


 * System 3 – synergi (optimisering og regulering af primære aktiviteter):**
 * Kollektivgruppen
 * Erfaringsudviklingsworkshop
 * Butiksgruppen
 * Infomailen
 * Vagtplaner: teams og teamlink (Amager)
 * Lokalafdelingsmøder
 * Fællesspisning (Vesterbro)
 * Arrangementsgruppen: som ressourcegruppen til flere lokale aktiviteter
 * Faciliteringsgruppen
 * Medlemmersystem til påmindelser, sanktioner ift. passive medlemmer


 * System 4 – overvåge/scanne verden udenfor KBHFF (strategisk planlægning):**
 * Visionsdag
 * Avlermøder
 * Kollektivgruppen
 * Workcamp sammen med andre fødevarefælleskaber i Skandinavien
 * Fællesmøntgruppen
 * Indkøbsgruppen: udvikling af nye varegrupper; bedre samarbejde med logistikgruppen


 * Interaktion mellem system 3 and 4: **
 * Udviklingsmøder, visionsdag
 * Formidle beslutningsdiagram
 * Idetavle i butikken (de gør det på Amager) med kontaktinfo og rekrutteringsfunktion
 * Nyheder fra nettet på opslagstavle i butikken


 * System 5 – Fællesskabsfølelse, identitet, ethos og policy-beslutninger: **
 * Generalforsamling
 * Kollektivgruppen
 * Debatmøder

**4. Konflikter mellem primære aktiviteter i KBHFF**

 * Manglende forbindelse til indkøbsgruppen: manglende tilbagemeldinger og opsamling på feedback fra indkøbsgruppen
 * Formidling og formidlingsmateriale kunne organiseres mere og bedre (intern versus ekstern formidling)
 * Hvem har hvilken information?
 * Manglende kommunikation mellem kollektiv-, butiks-, og indkøbsgruppen
 * Manglende overblik over rammer og ansvar
 * Manglende formidling om autonomien i organisationen
 * Afkobling mellem producenter og medlemmer (medlemmer bliver kunder)
 * Manglende gennemsigtighed
 * Barrierer ift. at nye medlemmer bevæger sig længere ind i organisationen; svag kommunikation til nye medlemmer
 * Manglende økonomi overblik

5. Action plan!
Hvad gør vi fremadrettet for at handle på disse indsigter?

Kommunikationsgruppen og indkøbsgruppen holder allerede deres møder den sidste mandag i måneden. Vi spørger de to andre grupper om de vil skifte til den samme dag.
 * 1. De centrale arbejdsgrupper (**** økonomi, kommunikation, logistik, Indkøb) **** holder deres månedlige møde samme tid og samme sted **

I første omgang inviteres de til atgøre det som et eksperiment med fælles møde og fællesspisning mandag d. 8. april i The Hub. Hvis det går godt vil vi foreslå, at der fremover bliver holdt sådanne møder samtidig 4-6 gange om året for at sikre bedre kommunikation mellem arbejdsgrupperne. Alle deltagerne fra VSM-workshoppen bør deltage i mødet d. 8. april

Der er behov for at sikre:
 * 2. Sikre en klart defineret rollefordeling mellem grupperne. **
 * klar rollefordeling mellem kommunikations-, arrangementsgruppen og formidlingskorpset. Formidlingskorpset prøver at definere bedre, hvad de laver. De inviterer arrangementsgruppen og kommunikationsgruppen til en diskussion om dette. Andreas tager kontakt til kommunikationsgruppen for at snakke om deres rolle fremadrettet.

Der er behov for ugentlig feedback fra økonomigruppen med et lokalt økonomisk overblik til butiksgrupperne, så de ved, hvor mange de skal have i kassen for at gå i nul hver uge. Her er det vigtigt at det på fællesmødet mellem økonomi, kommunikation, logistik og indkøb bliver afklaret, at de lokale arbejdsgrupper skal have instruktion i at medtage udgifter, f.eks. til fragt og løssalg, når de regner afdelingensbudgetter.
 * 3. Økonomi-feedback til butiksgrupperne på ugentlig basis **