Distributionsmøde+16.+august+2015

Tilbage til Distributionsgruppen Opgaver fra sidst Punkter til næste koordineringsmøde Opgaver til næste gang
 * **Hvornår:** || Kl. 16:00 søndag den 16. august 2015 ||
 * **Hvor:** || Hos Lone i Sydhavnen, HF Kalvebod have 92 ||
 * **Kommer:** || Jonas G (Amager), Morten (YN) til 17:30, Lone(syd), Kirsten(Ø), Charles (NV), Danielle (bestyrelse), Annegrete Ø, Marianne NV, Jonathan (Frb.) til 17:30, ||
 * **Afbud:** || Lene, Liv, Morten (IB), Søren(V) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Kirsten ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Jonas ||

//Af referenten:////Vi lagde ud med en lang navnerunde for at introducere Morten, som er ny fra ydre Nørrebro.//

=**DAGSORDEN **=

1. Nyt fra lokalafdelingerne (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. //Charles anbefaler nye lokaler til Frederiksberg. Jonathan og Charles undersøger mulighederne.// ||  ||
 * ~ **Gruppe/Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Vi er fint igang igen efter sommerferien, hvor vi havde glæde af IB's gæstfrihed. Vi har afholdt første intro- og første butiksgruppemøde efter sommerferien. butiksgruppen har fået to gamle gode medlemmer tilbage og er nu en stabil størrelse igen efter en periode med lidt for få hænder. vi planlægger fællesspisning i afdelingen i september. ||  ||
 * **Frederiksberg** || //Af referenten: Det Økologiske inspirationshus vil ikke have Frederiksberg-afdelingen, og derfor regner Frederiksberg med at lukke fra 1. september. Det tre flytninger i år har slidt hårdt på afdelingen.//
 * **Islands Brygge** ||  || //Vi vil gerne have en opdatering fra afdelingen, også selvom repræsentanten melder afbud// ||
 * **Nordvest** || //Af referenten: Det går fint. Der er ikke store problemer.// ||  ||
 * **Nørrebro** ||  || //Vi vil gerne have en opdatering fra afdelingen, også selvom repræsentanten melder afbud// ||
 * **Vanløse** ||  || //Vi vil gerne have en opdatering fra afdelingen, også selvom repræsentanten melder afbud// ||
 * **Vesterbro** ||  || //Vi vil gerne have en opdatering fra afdelingen, også selvom repræsentanten melder afbud// ||
 * **Ydre Nørrebro** || //Af referenten: Sommeren er gået fint.// ||  ||
 * **Østerbro** || Vi er så småt i gang igen efter ferien.1. august var vi ligesom sidste år på selvpluk-tur til Assers Mølle i Lejre, en dejlig tur i godt!!! vejr og med fint udbytte af hindbær, stikkelsbær m.v. ||  ||
 * **Sydhavn** || vi har holdt butiksgruppemøde og der er nye kræfter som går ind i arbejdet med at få nye teamkoordinatorere, ny butiksgruppe ansvarlig, og en medlemsgruppe op og stå. Der er planlagt et medlemsmøde. Vi har mange nye medlemmer. Og vi fortsætter ufortrødent!

//Af referenten: Kirsten anbefaler, at man på intromøderne, inviterer grupper, som mangler medlemmer til at hverve direkte på intromødet.// ||  ||

2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
//Annegrete skriver til Liv om besværet med flytning af medlemmer i sommerperioden.// ||
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Fælleslageret skal have besked om at kasser med grøntsager skal kunne stables ||  || //Af referenten: Der var ikke sat nogle folk på som ansvarlig. Det er avlerne der skal pakke i bedre kasser. Der er ting som vælter. Det er ikke meningen, at chaufføren skal bære selv, men det påpeges at chaufføren bør have ansvaret pakningen af bilen.Vi aftaler at tage emnet på fælleslagerevalueringen. Kirsten snakker med den nye chaufførintro-koordinator om det.// ||
 * Tjek om den enkelte afdeling har medlemmer tilknyttet chafførholdet, hvis ikke informér introholdet. || Alle || //Af referenten:// //Tjek// ||
 * Udkast til analyse af værdien, omfanget og risici ved virksomhedsmedlemskab || Charles || //Af referenten:// //Tjek// ||
 * Sommermanual til når der er sommerlukket || Liv (Jeg vil starte på dette frem til næste møde, hvis nogen har gode kommentarer fra deres afdelinger må I gerne maile til mig :-) ) || //Af referenten:// (udskydes)
 * Hvor meget tæller en vagt for, hvis to på samme medlemskab kører på samme tid? Hvad betyder det for teamstrukturen osv. || Jonathan, Kirsten og Jonas || //Af referenten:// //Vi aftaler at tage emnet på fælleslagerevalueringen. Der er snakket om emnet på mødet i marts (punkt 15).// ||

3. Godkendelse af referat fra sidst
Referat fra distributionsmøde d. 1. juni 2015

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

//Af referenten:// Vi holder et kort distributionsmøde, //hvor vi samler op på udviklingsdelen af dette møde. Vi går i gang klokken **18:30!**// //Mødet derefter bliver mandag den 28. september på KPH, vi starter klokken 17:30.//

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (5-10 min)
//Af referenten: alt kommer senere//

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Sydhavn har længe været under de 20 poser om ugen, og de beder nu selv om håndsrækning. Er det en mulighed at slå Sydhavn sammen med Vesterbro igen, nu hvor også Vesterbro er blevet mindre?
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Håndsrækning til Sydhavn**

//Af referenten: Der afholdes genstartsmøde den 2. september. Jonas deltager. Simon fra NV og Esther fra Amager er også inviteret.// //Lone spørger til, hvad kravene præcis er. Kirsten præciserer at det er vigtigt at der proportioneres efter afdelingens størrelse. Jonas anbefaler at der tages udgangspunkt i Mortens forslag, selvom det ikke er gennegået på distributionsmøde endnu. Der præciseres at antal solgte poser// //(ifølge distribution)// //ikke er det vigtigste at prioriterer - en stærk butiksgruppe er vigtigere.// || Jonas || Diskussion || 10 || Diskussion af Mortens oplæg. Hvad er det videre forløb? Skal vi lave en projektgruppe, som besøger butiksgrupper og snakker med relevante personer – inkl. inddragelse af bestyrelsen?
 * < B ||< **Forventninger til afdelingerne (opfølgning fra sidst)**

//Af referenten: vi udskyder punktet til Morten er med på møde.// ||< Morten (IB) ||< Diskussion ||< 10 || Indkøb skriver, at avlermødet bliver afholdt slut oktober / start november. Nærmere besked om dato, tidspunkt og sted kommer på koordineringsmødet 31. august. Kan nogle af os bidrage til planlægningen?
 * C || **Avlermøde**

Jonas: Jeg vil foreslå, at vi holder butiksgruppe-erfaringsudveksling samtidig med avlermødet.

//Af referenten: Charles bemærker, at det vil være godt hvis vi kan præsentere udviklingspunktet og virksomhedmedlemsskaber for avlerne. Jonas sender punktet til indkøb. Danielle foreslår, at vi sender materiale ud til avlerne på forhånd, hvor vi forbereder dem på nogle spørgsmål.// || Jonas || Diskussion || 10 || Hvordan får vi evalueret? Hvor skal det forankres? Hvor meget transport kan refunderes?
 * D || **Lugeture**

Jonas: Jeg foreslår, at Jonas Boye + en anden repræsentant bestyrelsen + Kathrine og Maja + en fra distribution går sammen for at evaluere. Jeg vil gerne hjælpe med at indsamle de spørgsmål, der har været vedr. lugeturene, som vi har haft svært ved at svare på.

//Af referenten: Annegrete fortæller, at det ikke har været en succes i år. En person havde meldt sig til alle ture, som så meldte afbud hver gang.// //Danielle indkalder de nævnte inkl. Annegrete til en evaluering, hvor og avleren involveres. Jonas sender alle spørgsmål vedr. aftalen til Danielle.// || Jonas || Diskussion || 10 || Vi har intet dokument med vejledning til flytning af afdeling. Jeg tænker, det er en god ide at få lavet - især set i lyset af Vanløses flytning, hvor der ikke blev tænkt på plads til emballage, hvilket har givet fælleslageret ekstra arbejde, med ompakning til anden emballage for Vanløses varer.
 * E || **Flyttemanual (huskeliste)**

//Af referenten: Lone skriver til Vanløse og spørger om de vil skrive lidt om deres erfaringer med at flytte og finde nye lokaler. Der snakkes om den forældede 'startkit for nye afdelinger'. Jonathan foreslår, at vi sletter den og indsætter et link til distributionsgruppen. Lone foreslår, at vi skriver ind for oven, at den er forældet. Jonas skriver det ind.// || Jonas || Diskussion || 10 ||

7. Infopunkter

 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||
 * **Ansættelser** || Jeg er startet. Jonas Boye starter til september. 7 timer om ugen til 140 kr/timen (eksklusiv moms). På konsulentkontrakt. Indtil nu har mine opgaver mest været driftsopgaver og i mindre grad telefontid og dokumentation.

Driftsopgaver: skrive/ringe med avlere, Letsgo og fragtfirmaer + sende beskeder til økonomi, når der skal sendes fakturaer + besvare mails (både privat og distribution) + være kontaktperson til KPH + opdatere bestyrelsen

Dokumentation: arbejde på medlemshåndbog

Telefontid: det meste klares på mail, men jeg bliver ringet op, og der bliver SMS’et til mig (mest fra KPH), men også onsdagen, når fælleslageret ikke kan få fat på modtagevagter (hvilket er alt for tit).

Anden opgave: skrive mine forventninger til min ansættelse til bestyrelsen (ikke renskrevet – jeg sender det til distribution, når jeg har renskrevet det). Møde med bestyrelsen for at lave kontrakten.

Ikke lønnet: har jeg været meget på fælleslageret i sommeren og også lavet økokalas med Carsten Hjort.

På sigt: egen mail + evt. telefon || Jonas || Jeg gemmer kontrakten. Jeg overtager bilbestilling – hvis der bliver behov for at uddelegere opgaven, så gør i det. Lad os evaluere på næste møde. || Jonas ||
 * **Letsgo-aftale** || Ny aftale, hvor oprettelse af chauffører for KBHFF er gratis (hvor vi hidtil har betalt 240 kr per oprettelse). Og hvor månedlig kontingent hæves i forhold til det vi tidligere har betalt (men sænkes ift. det der i første omgang var aftalt).
 * **Medlemshåndbog** || Jeg er i gang med en medlemshåndbog sammen med Annegrete fra Vesterbro. Forhåbentlig når vi både at lave en generel for alle og en mere specifik for fællesgruppe medlemmer/interesserede. Det tager noget tid at få lavet, men det bliver godt med et større overblik for alle. Vi får løbende brug for hjælp – især nogle grafikfolk. Ellers vil bogen blive sendt til kommentering i arbejdsgrupperne før vi vil præsenterer den for introfolkene. I den forbindelse er min tanke, at vi samler introfolk fra alle afdelinger og prøver at begejstre med den nye håndbog, og så kan vi samtidig se, om ikke vi kan finde et begejstret medlem deriblandt, som vil være koordinerende introkontaktperson fremover. || Jonas ||
 * **Fælleslagermøde** || Jonathan og jeg afholder en evaluering af det nye fælleslager, hvor vi ud over fælleslager-vagterne også har inviteret chaufførerne. Her er links til arrangementet på wikien og på facebook. || Jonas ||

8. Udviklingspunkter
(hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Tid** (min) || Jeg vil foreslå, at vi bruger lejligheden til at præsentere de nye 'forventninger til afdelingerne'. Som sagt vil jeg også foreslå, at vi holde det samtidig med avlermødet, så butiksgrupperne kan møde avlerne. Hvem vil planlægge det? Hvad skal der ellers på programmet?
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Butiksgruppe-erfaringsudveksling (begejstring i afdelingerne)**

//Af referenten: Vi nåede kun at snakke kort om punktet afslutningsvis. Lone ønsker emnet 'hvad gør man ved for mange medlemmer'? Lone foreslår en sparringsrunde, hvor butiksgrupperne involveres i distributionsgruppens opgaver.// || Jonas || 20 ||
 * B || **Virksomhedsmedlemsskaber**

Jonas: Jeg synes, vi bør forberede en lille præsentation af ideen til næste koordineringsmøde.

//Af referenten:// //Generelt enighed om, at det er et interessant oplæg.// //Annegrete synes umiddelbart, at det ville være ærgerligt at skulle lave to juridiske enheder.// //Lone bekymret for forskellige medlemstyper - er bange for at virksomhederne vil komme til at styre/dominere KBHFF. Men er ikke betænkelig ved at forsøge og satse lidt. Danielle påpeger, at der i forvejen er arbejde igang med ændre virksomhedsformen for KBHFF, og det kan være en fordel med adskilte juridiske enheder. Danielle påpeger at vi skal være mere professionelle, hvis vi skal levere til virksomheder.// //Der snakkes meget herefter...// //Der er enighed om, at formålet om at øge avlernes afsætning, er et godt formål.// //Der snakkes om to forskellige modeller.// //Charles skriver på et nyt oplæg til koordineringsmødet.// || Charles || 30 || Skal vi udvide til at opbevare nogle kolonial-produkter, som f.eks. olie, saft og honning, så vi kan købe ind i større partier og spare transport med små mængder?
 * C || **Volume – onsdag som fælleslager,**

//Af referenten: vi nåede ikke punktet// || Jonas || 20 || Hvordan kan vi bruge Volume onsdag eftermiddag/aften? Film? Økokalas?
 * D || **Volume – onsdag når det ikke er fælleslager**

Kirsten: Fællesspisning midt i måneden.

//Af referenten: vi nåede ikke punktet.// || Jonas || 30 ||

=Punkter til næste koordineringsmøde=


 * //Der stilles forslag om at få lavet noget generel information, der kan bruges til at kommunikere og brande de centrale arbejdsgrupper ved intro-møder og lignende - måske en opgave for hver centrale arbejdsgruppe, måske en opgave for kommunikationsgruppen. Der kan i forlængelse heraf overvejes at alle centrale arbejdsgrupper kan have en "appetitvækker" på hjemmeside/wiki-side, der kan "sælge" arbejdsgrupperne.//
 * //Uklarheder om hvem der er ansvarlige for at oprette afhentningsdage i medlemssystemet - indkøbsgruppen?//
 * //Præsentér oplæg om virksomhedsmedlemsskaber//
 * //Informere om butiksgruppe-erfaringsudveksling i forbindelse med avlermødet//
 * //Informere om bær er populære i løssalg og ekstra salg af bær fra Bakkegården på fælleslageret. Spørg indkøb, skal man evt. overveje at beregne flere bær til løssalg?//

=Opgaver=


 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Jonathan og Charles undersøger mulighederne for nye lokaler til Frederiksberg || Jonathan og Charles ||
 * sørge for at chaufførernes ansvar for at pakke bilerne + diskussion over par-medlemsskaber som chauffør tages op på fælleslagerevalueringen || Jonas ||
 * Kirsten snakker med den nye chaufførintro-koordinator om chaufførernes ansvar for at få pakket bilen korrekt. || Kirsten ||
 * Annegrete skriver til Liv om besværet med flytning af medlemmer i sommerperioden. || Annegrete ||
 * Jonas sender udviklingspunktet om virksomhedmedlemsskaber til indkøb || Jonas ||
 * Danielle indkalder arrangement + Annegrete + Jonas Boye til en evaluering af lugeturer || Danielle ||
 * Lone skriver til Vanløse og spørger om de vil skrive lidt om deres erfaringer med at flytte og finde nye lokaler || Lone ||
 * Jonas skriver ind i 'startkit for nye afdelinger' for oven, at siden er forældet og henviser istedet til distributionsgruppen. || Jonas ||
 * Charles skriver på et nyt oplæg til virksomhedsmedlemsskaber baseret på diskussionen til at tage med på koordineringsmøde || Charles ||