Amager+-+Butiksgruppemøde+4.+september+2013

= Tilbage til butiksgruppen amager =


 * Hvornår: || Onsdag d. 4. september 2013, kl. 17:00 ||
 * Hvor: || Amager Fælled Skole ||
 * Kommer: || Liv, Lasse, Jonas, Kåre, Wara ||
 * Afbud: || Signe ||
 * Snacks: ||  ||

0. Alle er mere eller mindre friske og glade. Klar til møde. Jonas skal gå kl. 18.30
 * ~ ** punkt ** ||~ ** hvad går punktet ud på? ** ||~ ** ansvarlig ** ||~ ** tid ** ||~ vedhæftning ||
 * || ===Faste punkter === ||  || / min ||   ||
 * 0 || "forventningsafstemning"; er man sur eller glad, træt eller frisk, travl eller har du god tid. ||  || 5 ||   ||
 * 1 || Valg af referent ||  || 1 ||   ||
 * 2 || Gennemgang af dagsorden || Ordstyren || 1 ||  ||
 * 3 || Dato for næste møde ||  || 1 ||   ||
 * 4 || Godkend referat fra sidst ||  || 3 ||   ||
 * 5 || Opfølgning på opgaver fra sidst
 * Referent (Liv): lave dagsorden til næste møde + lægge vigtigste punkter fra mødet på kollektivgruppens næste dagsorden + ændre næste periodes mailvagt (**//fast punkt//**)
 * Liv: Sætte Jens og Dan i kontakt ang. overdragelse af skole-kontakten
 * Jens: Kontakte skolen ang. afhentningsaftale i forhold til returemballage + pap
 * Liv: videresende invitation til hvad gør vi nu til Jens, Signe og Kåre
 * Jens: Spørge skolen om vi kan være her til medlemsmødet
 * Liv: Formulere dagsorden og medlemsmail til møde
 * Lasse: Spørge smagsprøvevagterne om de vil være ansvarlige for madlavning til medlemsmøde (sammensætning af menu og vejledning/kokketjans under mødet) - **OK (afventer svar)**
 * Lasse: Undersøger om genbrugsstationen har åbent **- Lukker 18:00. Løsning?**
 * Signe: Kontakte ansvarlige for stofposerne om løsning til sarte grøntsager i små poser
 * Jonas: tilføje til pakkevagtbeskrivelsen at vi opfordrer til at bruge handsker og have nyvaskede hænder når de pakker (opfordring til god hygiejne). Tilføje til smagsprøvevagtbeskrivelsen at vi opfordrer til 100 % økologi. Tilføje til kassevagtbeskrivelsen at Islands Brygge kommer med penge til døgnboks
 * Lasse: Kontakte kommunikationsgruppen ang. oprettelse af engelsk notat til procedure for indmelding og kontakte intro-gruppen oprettelse af engelsksproget wiki for tilmelding til intro-møde. - **OK (afventer svar - 2 engelske spørgsmål per mail)**
 * Lasse: Skriver til Islands Brygge og siger at vi gerne vil være behjælpelige med døgnbox-leverancer, hvis de stadig er interesseret i hjælp - **OK (afventer svar)**
 * Lasse: Skriver til Team-links at de er autonome i spørgsmålet om hvorvidt medlemmer skal på tjenestelisten, samt at vi ønsker tilbagemeldinger om deres beslutning - **OK**
 * Lasse: Påminde Søren om at løssalgsvagttiderne er ændret, så det kan blive sagt på løssalgsmødet d. 21. **- OK**
 * Liv: tilføje nye butiksgruppemedlemmer til fællesmailen
 * Lasse: Opdatere Team-link vagtbeskrivelsen
 * <span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Lasse: Spørge ind til hvilke arbejdsgrupper der mangler medlemmer ||  ||   ||   ||
 * 6 || Mailvagternes beretning: || Lasse || 20 || referat (pdf) ||
 * || Valg af mailvagt frem til næste møde ||  || 1 ||   ||
 * 8 || Nyt fra kollektivgruppen || Hanne || 15 || referat ||
 * || ===<span style="color: #404040; font-family: helvetica,arial;">Aktuelle punkter === ||  ||   ||   ||
 * 9 || Medlemsmøde-planlægning || Liv || 10 ||  ||
 * 10 || Status på arbejdsgrupper - tilbagemelding fra arbejdsgrupper || Lasse || 2 ||  ||
 * 11 || Arbejdsgrupper. Hvor mange medlemmer skal de have? Hvem skal holde styr på medlemmerne? Hvem opdaterer wiki og teamoversigt - og skal medlemmerne i det hele taget fremgå begge steder? Hvordan håndteres inaktive medlemmer? Krav til aktivitet og referat af aktivitet i arbejdsgrupperne? || Lasse || 15 ||  ||
 * 12 || Hvad stiller man op, hvis der mangler grøntsager? Vejledning fra Indkøbsgruppen. De manglende grøntsager fra sidste uge er fundet. Se mail "Manglende grøntsager" fra 1. september. || Lasse || 10 ||  ||
 * 13 || Vagtbeskrivelser
 * Hvor ofte og hvorfor skal der opdateres?
 * Af hvem og hvordan opdateres?
 * Hvad skal vagtbeskrivelserne egentlig danne ramme for? Vejledning eller instruktion? || Liv || 10 ||  ||
 * 14 || Reklame for høstfest 14.9 || Lasse || 1 ||  ||
 * 15 ||  ||   ||   ||   ||
 * 16 || EVT. ||  ||   ||   ||
 * ||  || i alt || 1.29 ||   ||

1. Liv er referent, Lasse er ordstyrer.

2. Gennemgang af dagsordenen: Foreslag om at rykke rund på punkt 12 og 13.

3. Næste møde d. 25. september kl. 17.

4. Godkendelse af referat - alle godkender.

5. Opgaver fra sidst: Jens: Har haft problemer med at få kontakt med Sebastian fra Madskolen, som er vores kontakt til AFS. Der kommer ikke svar på henvendelser selvom Jens har skrevet flere mails og har opsøgt skolen personligt. Der er ikke kommet indvendinger fra skolen mod at vi bruger skolen hverken til dagligt eller i forbindelse med mødet d. 8. Lige nu ligger sagen på skoleinspektørens bord og eftersom vi venter svar fra ham, må vi gå ud fra at der ikke er problemer. I samme omgang er sagen om papcontainere også gået i stå. Lasse: Nærmeste genbrugsstation lukker kl. 18, hvorfor vi er afhængige af at bruge skolens containere eller at genbrugsvagten kører tidligere end ved butikkens lukning. Signe: Har kontaktet stofposegruppen, der gerne vil have vores input i forbindelse med udviklingen af en god ide til løsningen. Vi tager det op på medlemsmødet d. 8. Lasse: Har kontaktet kommunikation og intro-gruppen ang. engelsk oversættelse af introduktionen til medlemsinformation. Intro mener ikke det er nødvendigt og vi afventer svar fra kom. Hvis ingen af disse grupper vil påtage sig opgaven lader vi det være ved det, med mindre det viser sig nødvendigt at genoptage spørgsmålet. Lasse: Har kontaktet Islands Brygge ang. døgnboks., men de har ikke svaret endnu.

6. Mailvagt for næste periode: Lasse Mailvagtens beretning: 6 udmeldinger, 20 tilmeldte til intromøde. - Økologisk stofbutik har spurgt om vi vil reklamere for dem - vi overvejer hvor meget og hvor lidt vi skal reklamere for bæredygtige tiltag, så vi beslutter at skyde det som punkt til næste møde at diskutere hvornår man reklamerer. Vi udsætter stofbutikken indtil videre. - De centrale arbejdsgrupper har sendt et spørgeskema ang. kørestolsforhold. - Der er stadig fejl med frugtposerne - kassevagterne er klar over dette. - Forespørgelse fra Amage'Røsten om artikel - videresendt til kom.gruppen

8. Referat fra kollektivgruppen - grundet manglende net opfordres alle til at læse det hjemme.

9. Medlemsmøde - Smagsprøvevagt har tilbudt at lave menu til mødet - hun modtager antal af spisende og indholdet af grøntposerne og vil herefter sende opskrifter. - Team-link har tilmeldt sig og udviklingsgruppen har tilmeldt sig deltagelse og oplæg. Ingen andre har meldt tilbage. De resterende skal kontaktes så vi ved hvem der kommer. I tilfælde af mangel på repræsentation fra en arbejdsgruppe må butiksgruppen tage over. - Der er ikke så mange tilmeldte, men forhåbentlig

10. Trucker-teamet: Amager har to repræsentanter. Jonas Tofte vil gerne melde sig til også. Fælleslager-teamet: Ikke alle møder op til deres vagter. Team-link vil gerne udskiftes og gerne flere medlemmer på teamet. Indkøbsgruppen: Både Søren og Terese er repræsentanter - Sara er sygemeldt. KOM.: Kun ét medlem (Heidi) er aktivt og ønsker sig tre medlemmer mere. Økonomi: Lisa er ene mand - der mangler flere medlemmer Butiksgruppen: Vi har på team-oversigten 9 medlemmer, hvoraf to er repræsentanter i centrale arbejdsgrupper og to er inaktive.

11. Diskussion af arbejdsgruppernes funktioner og opgaver: - Vi diskuterer hvornår medlemmer kan siges at være inaktive i en arbejdsgruppe. Vi beslutter at lade det være op til de enkelte arbejdsgrupper at vurdere hvorvidt et medlem er aktivt og kan melde dem inaktive efter vedtagelse. - Vi beslutter at vi vil bringe et forslag på medlemsmøde om at vedtage en fast procedure for hvor ofte de forskellige arbejdsgrupper skal holde møde og informere om deres aktiviteter. Vi foreslår at alle arbejdsgrupper skal ligge et mødereferat ud én gang månedligt (altså holde møde én gang månedligt). Dette kunne sikre aktivitet og synlighed i alle arbejdsgrupper. - Vi foreslår at der bliver taget arbejdsgruppe-gruppebilleder til medlemsmøde - Der bliver stillet spørgsmålstegn ved hvordan vi sikrer os at ressourcegrupper holdes opdateret i forhold til aktivitet. Eksempelvis i forbindelse med trucker-lauget, hvor det er svært at vide hvem der er aktive. Vi lader i denne sag det centrale laugs liste være den der bestemmer. - Vi stiller forslag om at der er en fast person fra butiksgruppen der varetager opgaven om at tjekke om de forskellige ressourcergrupper er aktive og samtidig skal varetage arbejdsopgaven med at sikre at der er bemanding og aktivitet i de enkelte arbejdsgrupper (referater). Vi venter med at sætte dette i proces til efter medlemsmøde og generalforsamling, da der vil være opdateringer/diskussion i forbindelse med disse møder.

12. Vi taler om hvor ofte der skal opdateres vagtbeskrivelser og af hvem. Der er enighed om at arbejdsopgaven ligger hos butiksgruppen. Vi taler om hvor ofte der skal opdateres og der er flere der helst ser at opdateringer kan og skal gøres løbende. Dette er tildels i strid med tidligere overvejelser i butiksgruppen om at have opdateringer én gang årligt. Vi kan blive enige om at små tilføjelser til vagtbeskrivelser skal kunne tilføjes løbende, hvorfor vagtbeskrivelserne skal være tilgængelige som google-docs. Vi beslutter at have en ansvarlig for hver vagtbeskrivelse. Vi ligger vægt på at vagtbeskrivelserne skal være rammer/vejledninger, som medlemmerne skal udfylde på bedste vis fremfor at være direkte drejebøger med punkter. På den måde sikrer vi at medlemmerne selv handler og viser tillid til hinandens handleevner. Vi vil derfor ligge vægt på ikke at lave instrukser, som kan korrigeres/siges at være rigtige eller forkerte udført.

13. Der mangler ofte grøntsager i Amagerafdelingen. I den forbindelse snakker vi om hvorvidt de forskellige ansvarlige for at "opspore grøntsagerne" er klar over deres roller. Vi taler om at tilføje få ekstra pointer fra Indkøbsgruppens detaljerede procedurebeskrivelse til modtagevagtbeskrivelsen og herefter skal vi sikre at den pågældende mailvagt tjekker hvert uges tilbagemeldingsskema og herefter kontakter den centrale økonomi- og indkøbsgruppe for at få opklaret sagen.

Punkter til næste møde: - Reklamering - hvor og hvornår? - Hvor mange medlemmer ønsker vi der skal være fast, hverves osv. Hvordan forholder vi os til vækst i KBHFF. Diskussion på lokalt og centralt plan.

Opgaver til næste gang: - Jens: Kontakte Sebastian fra madskolen ang. brug af papcontainer i buret. - Lasse: Opdatere team-linkvagtbeskrivelsen. - Lasse: Udfylder spørgeskema ang. kørestolsforhold. - Lasse: Kontakter Anna ang. menu til medlemsmødet. Lav gerne en opdelt opskriftliste i tre dele og så skal der printes flere versioner af hver. - Liv og Jonas: Handler ind inden mødet (liv får nøglen inden til skolen). - Liv: Forsøger at kontakte arbejdsgrupper igen ang. medlemsmødet. - Liv og Lasse: Koordinere medlemsmøde-oplægget. - Jens: Kontakter Lisa fra økonomi for at høre status - Liv: Tilføje Indkøbsgruppens procedurekommentarer til modtagevagtbeskrivelsen + mailvagtens ansvar for tilbagemeldinger - Jonas: Skal tilføje Høstfesten d. 14.9 til arrangementslisten på wiki- og på facebook