Statusmøde+og+ekstraordinær+generalforsamling+25.+januar+2014


 * Hvor? - Oehlenschlägergades Skole, Oehlenschlägergade 55-57, København V **
 * Hvornår? - Lørdag 25. januar 2014, fra klokken 13:00 **
 * Hvem? - Alle medlemmer af KBHFF **
 * Hvad? - Statusmøde og ekstraordinær generalforsamling med efterfølgende hygge og spisning **

** Referat ** ** 25. januar 2014 — kbhff STATUSMØDE OG EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING **

** 1. Indledning v. kollektivgruppen ** Mødet åbnes af Andreas Lloyd fra Kollektivgruppen, som byder velkommen og introducerer dagsordenen, fortæller om baggrund for den ekstraordinære generalforsamling. Andreas introducerer principperne bag konsensus-beslutninger. Demokrati ses som en fælles problemløsning, ikke en kamp mellem interesser. Derfor ingen afstemninger, så minoriteter ikke overrules. Det er en faciliteret proces – i dag Andreas – hvor alle perspektiver høres. Beslutninger som alle kan acceptere, med fokus på det fælles bedste og udgangspunkt i de 10 grundprincipper. Vi kan vælge at udskyde en beslutning.

** 2. Status fra de nedsatte arbejdsgrupper efter stormødet ** Tore Vind fra kommunikationsgruppen giver status: behov for internt nyhedsbrev, gruppe nedsat på stormøde, de fire personer arbejder stadig på det tekniske og grafiske. Der mangler skribenter og skabere af andet indholdsmateriale. Videogruppe nedsat, og der er en chaufførvideo på vej. Et portræt af Bakkegården samt en video med intro af KBHFF lavet af journaliststuderende. Lige nu 15 programmører i kommunikationsgruppen efter sidste jobbørs, der er gang i spændende ting. Grafikgruppen nu en del af kommunikationsgruppen efter sidste stormøde. Er i gang med bl.a manualer til Nørrebroafdeling. Kommunikationsgruppen overvejer hvordan man løfter den eksterne kommunikation – mere proaktiv tilgang til presse og sociale medier og søger folk der vil hjælpe med bl.a de sociale medier. Tommy Falkeøje fortæller om gruppens arbejde: Gruppen har været på tur på Sydsjælland og besøge avlere, taler om fremtidsperspektiver, samarbejde mellem byboere og landboere. Kontakt med gruppe indenfor Økologisk Landsforening, småavlere, problem med afsætning, ser Kbhff som fremtidig samarbejdspartner. Økolandsby-gruppe også i kontakt. Planlægger sommerlejr (3. uge i juli?) max 25 deltagere, ml Næstved og Slagelse hos Kys-Øko. Tre stortelte, stor grøntsagshave, plantning og lugning i forsommeren. Signe og Sune fra Evalueringskorpset fortæller om gruppens arbejde: Gruppen er på 15-20 personer med mange ideer til ting at undersøge blandt medlemmerne. Den har for nylig gennemført spørgeskemaundersøgelse blandt medlemmer – baggrundsfakta om medlemmer og holdninger til centrale spørgsmål. Undersøgelsen helt anonym. God svarprocent. Gns alter 25-35 år. 77 procent lang eller mellemlang uddannelse. 28% studerer, 50% arbejder, 18% uden for arbejdsmarkedet. Posetilfredshed 80%. Flertallet køber mindre end en pose om ugen. 40 % er familier. 65% har været medlem i under 2 år. Er onsdag den bedste dag? De fleste er meget tilfredse med at det er en hverdag. Resultater af undersøgelsen kommer snart på hjemmesiden. Send spørgsmål (evt. om statistik fra undersøgelsen fra egen afdeling) og forslag til nye undersøgelser til: evaluering@kbhff.dk Download evalueringskorpsets præsentation her: Sofie og Mathias fortæller om gruppens arbejde: møde sidste uge med reps fra alle afdelinger for at afdække praksis og samle erfaringer. Hvordan bedst engagere og uddanne nye medlemmer? Ikke ensartet – fx nogle afdelinger med obligatorisk intromøde, andre ikke. Gruppe for introudvalg som samler erfaringer sammen. Flere møder på vej. Interesserede i at være med i arbejdet er velkomne til at henvende sig til Sofie eller Mathias. Sofie Bjerring og Carsten Lunding fortæller om gruppens arbejde: lille gruppe, arrangerer jobbørs på stormøder, passer mailen jobs@kbhff.dk – gruppen vil gerne have flere medlemmer. Opfordring til alle afdelinger og grupper til at lægge tjanser på jobbørs på wikien. Sandra Villumsen fortæller om gruppens arbejde: På sidste stormøde talte vi om behov for et fælles sted og samlingspunkt. Der har været stagnation i medlemstal og posesalg. Vision: Fælles mødested, cafe, lager, køkken, emballagefri butik. Mange ting har vi allerede, men fragmenteret rundt i byen. De sidste 3 måneder er fælles butik-gruppen blevet klogere på, hvad et nyt fælles butik/lager kan indebære. Den har holdt møder med fonde, kooperationen, seminar med Aalborg universitet om afsætning, tilbagemeldinger fra producenter. Der arbejdes på en ansøgning til økologifonden ”FØL fonden” (fødevareministeriet) (frist den 4/2) om midler til forundersøgelse. Endelig model for butikken skal udvikles med input fra fællesskabet. [|Se fællesbutikgruppens præsentation her.].
 * Intern kommunikation (videoer, nyhedsbrev, mm.)
 * Avlerkontakt og sommerlejr
 * Evalueringskorps
 * Intro for nye medlemmer
 * Opgavebørs
 * Fælles butik

** 3. Fremlæggelse af regnskab for 2012 ** Foreningens 'proformand' Janus Agerbo præsenterede regnskabet som er sendt til revisor 2012: indtægter på lidt over tre en halv millioner – ca. en mio mere end året før. Men også flere udgifter. Fx fragt, revision, butiksudgifter. Totalt overskud på knap 78.000 i 2012 (hvoraf meget kommer fra medlemskaber og pant). Regnskabet kan  . Det reviderede regnskab kommer snart ud med nyhedsbrev.


 * Diskussionspunkter: **
 * Spørgsmål om store udgifter til husleje, kontor og drift. Det er dyrt at deponere kontanter i døgnboks hos Danske Bank, nye løsninger afsøges.
 * Mangler statusregnskab, hvor pant for poser fremgår som hensættelse. Bedre registrering af pant fra butikkerne er nødvendig fremover.
 * Forslag om gruppe der kigger på budgetminimering – besparelser. Når den store hurdle med regnskab fro 2012 og 2012 er overstået (i februar, præsenteres til OG i april) kan økonomigruppen kigge mere på disse ting.
 * Momsregnskab uafsluttet, forventet tilgodehavende på 90.000 kroner. Depotposeproblemer.
 * Udfordringer fremover: hensættelser til pant, drift der hviler i sig selv, indbetaling til banker
 * Frem mod 2014-regnskabet: ny kontoplan og flere værktøjer til bogføring – reelt billede af hvad vi reelt tjener på grøntsagerne
 * Diskussion om mulighed for at bruge bankoverførsler i stedet for
 * Medlemskontingent per år som passer til omkostninger til drift, så posen er en renere vare
 * Afdelings-budget og intern udligning/tilgodehavender skal kigges efter fremover (men ikke historisk)

** 4. Valg af kasserere ** Janus Agerbro præsenterer Jonas Boye Christensen og Markus Henningsen, som stiller op til tillidsposterne som kasserere i KBHFF for den resterende periode frem til den ordinære generalforsamling i april 2014. Begge er relativt nye men indgår i arbejdsgruppen som er ved at lukke regnskaber for 2012 og 2013.

Jonas Boye Christensen (Nørrebro afdeling) og Markus Henningsen (Vanløse afdeling) vælges med stor applaus.

Markus genopstiller formentlig ikke til april så kandidater til den ene post søges til næste generalforsamling – henvend dig til Janus allerede nu, så du kan blive introduceret til arbejdet og lært op!!

** 5. KBHFFs juridiske status **

Efter et møde med Erhvervsstyrelsen er kollektivgruppen blevet gjort opmærksom på, at vores nuværende vedtægter ikke er juridisk gyldige, og at alle tillidsposter hæfter solidarisk i tilfælde af brand, personskader eller andet. Derfor har vi et akut behov for at opdatere vores vedtægter.

Tommy FalkeØje fra Nørrebro-afdelingen har udarbejdet en lille video, der præsenterer behovet for nye vedtægter og de forskellige principielle muligheder for at løse dette.

Se videoen her:

media type="custom" key="24835894"

Og læs manuskriptet til videoen her:

Vedtægtsgruppen, som blev nedsat på kollektivgruppemødet den 10. december 2013, og som består af Tommy, Janus og Andreas, kom med deres oplæg til nye vedtægter. Tommy lagde op til diskussion om formålsparagraf - og både Tommy, Janus og Andreas besvarede spørgsmål. Det blev klargjort, at vi er nødt til at lave nye vedtægter.

Der var en længere diskussion som omhandlede:
 * Kontingent: princip i kontingentindbetaling og formål om at skabe overskud. Kontingentindbetaling er en af de kriterier som Erhvervsstyrelsen kigger på, når de vurderer om vi er idealistisk eller erhvervsdrivende forening. Det springende punkt i erhvervsstyrelsens afgørelse er, om vores evt. overskud går til drift/ sænke pris på poser, eller om det udloddes til idealistiske formål.. Spm om drift af fællesskabet i sig selv er med til fremme økologi og omstilling. Problematisk og besværligt/dyrt at indkræve kontingent?
 * Konsekvens for KBHFF? Væsentlig ændring af KBHFFs arbejdsform og flade demokrati, når midler skal udloddes? At drive politik? Hvordan have konsensus i ny struktur?
 * Hvem tager beslutninger. Det er stadig os (Generalforsamling), der bestemmer hvad overskud skal bruges til. Se også punktet nedenfor.
 * Ansvar og hvorvidt bestyrelsen hæfter personligt/solidarisk i forskellige foreningsformer. Forsikring af personskade også i idealistisk forening – kan tilvælges

Efter disse opklarende spørgsmål var der opbakning til at gå videre med at formulere vedtægter til idealistisk forening. Der var lidt utilfredshed med strukturen på oplægget og diskussionen, som trak ud uden at alle nåede at føle sig hørt. Det blev understreget, at der kun er givet mandat til at gå videre med forslaget – ikke taget beslutning om kontingent/ikke kontingent, formål, struktur mm. Det kommer til diskussion til den ordinære generalforsamling.

Vedtægtsgruppen fortsætter sit arbejde, og laver udkast til nye vedtægter, som vil kunne blive vedtaget på den ordinære generalforsamling til april. Tovholder for vedtægtsgruppen er Tommy FalkeØje, og alle forslag, idéer og bekymringer kan sendes til ham på tommy@falconeye.dk. Vedtægtsgruppen vil løbende give status og lægge udkast på hjemmesiden, som alle kan kommentere. Et endeligt udkast til vedtægter vil ligge klart i god tid før den ordinære generalforsamling.

** 6. Oplæg til ny intern organisationsstruktur for KBHFFs centrale arbejdsgrupper **

Andreas Lloyd præsenterer Strukturgruppens arbejde med at forbedre den intern struktur. Det var en stor gruppe og stor diskussion til stormødet, men efterfølgende har der kun været en lille gruppe, der har arbejdet videre med at udarbejde et oplæg.


 * NB:** Efter det første koordineringsgruppemøde har den nye distributionsgruppe konstitueret sig selv som en sammenslutning af den foreslåede salgsgruppe og den gamle logistikgruppe. Her er en opdateret udgave af strukturgruppens oplæg, hvor denne ændring er indført: [[file:ny kbhff struktur.pdf]]

Strukturgruppens forslag går på at afprøve en ny struktur frem til den ordinære generalforsamling i april, derefter strukturen kan evalueres og tilpasses.

Mange forskellige versioner af KBHFF når man kigger på forskellige hjemmesider mv, det er svært at gennemskue hvordan ting hænger sammen. Gennemgang af udvikling i struktur fra 2009 – 2013. Kollektivgruppen har løbende fået større og større opgaver med at koordinere. Og bliver dermed en flaskehals. Har ikke udviklet sig i takt med resten af KBHFF og skaber unødig centralisering, skaber forvirring om hvad arbejdsgrupper må beslutte. Der er behov for klarere ansvarsfordeling og bedre intern kommunikation.
 * Baggrund: **

** Forslag: **
 * Opsplitning af kollektivgruppen i:
 * 1) salgsgruppe (arbejdsgruppe på linje med indkøbsgruppen med ansvar for alt salg i butikker, koordinering mellem afdelinger, mødes månedligt består af butiksansvarlige)
 * 2) bestyrelse (driftsansvar, tegningsret) vælges på GF, ikke nødvendigvis med rep fra alle afdelinger. Åbne møder hver 3. måned. Fokus på langsigtet udvikling
 * 3) koordinerende møde for centrale arbejdsgrupper hver anden måned (første møde mandag 27. januar!) tværgående driftsbeslutninger
 * Fast format for møder og kontaktpersoner i afdelingerne – fælles telefonbog for hele KBHFF
 * Formidling af arbejdsgruppernes autonomi og medlemmernes medbestemmelse og medejerskab. Tydeliggøre de forventninger, der knytter sig til at deltage i central arbejdsgruppe

- Bestyrelsens beføjelser – hvordan valg, konsensusdemokrati, msitillidsvotum? - Koordination/sammenhæng ml bestyrelse og koordinerende møde – så bestyrelsen er ajour med hvad der rører sig. God ide med personsammenfald - Problem at der er knap tid, og at ikke alle bliver hørt, ofte de samme få, der trækker læsset. - Ros til videoer om hvad KBHFF er – opfordring til at se den
 * Diskussion og spørgsmål om: **

Forslaget vedtaget.

** 7. Eventuelt ** Ros til strukturgruppen og mødeplanlæggerne