Distributionsmøde+1.+juni+2015

Tilbage til Distributionsgruppen Lone (sydhavnen)til kl 20.40, Annegrete (Ø), Liv (Amager), Jonathan (FVrb) ||
 * **Hvornår:** || d. 1.06.2015 kl**.** 17:30 - 22:00 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, Enghavevej 80C 3-4.sal, 2450 København SV ||
 * **Kommer:** || Lene (N) indtil kl 19, Charles (NV) Marianne (nv), KirstenBL(Ø) Søren (V), Carsten (Vanløse), Morten (IB)
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Carsten ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Søren ||


 * DAGSORDENi **

//Af referenten:// //Alle afdelinger repræsenteret! Juhu:)//


 * //FASTE PUNKTER//**

1. Nyt fra lokalafdelingerne (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort__ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Vi har desuden tre store ruller tyk plastik, der kan bruges til at beskytte gulve mod jord og lignende. Vi har ikke brug for dem mere, er der nogle der kunne være interesserede i at arve dem?
 * ~ **Gruppe/Afdeling** ||~ Nyheder ||
 * **Amager** || Vi har haft besøg af fødevarekontrollen i vores nye lokaler og har fået en glad smiley. Vi holder lidt sammenskudsgilde og ønsker hinanden god sommer inden afdelingen tager på sommerferie hos Islands Brygge. Der er gang i planlægningen af en tur ud og samle spiseligt grønt i naturen. Samtidig er der opstartsmøde for timefællesskabet tirsdag d 9.

//Af referenten:// //Fødevarestyrelsen accepterer ikke at vi dækker gulvene til med plast.// || Den store forsinkelse på grøntsager i onsdags blev taget rigtig flot. Vi holder åbent hen over sommeren || - Vi overvejer at holde et vælgermøde/debat om økologi i forbindelse med valgkampen. - Holder lukket hen over sommeren i uge 28, 29 og 30. Vil vi kunne henvise vores medlemmer midlertidigt til Frederiksberg og Sydhavnen? - Det er muligt for Vesterbro at have en emballagevagt, det er modtagerne der tager sig af det.
 * **Christiania** || Lukket ||
 * **Frederiksberg** || Vi holder åbent sommeren over og holder sommerfest d. 20/6. ||
 * **Islands Brygge** || Vi holder åbent over sommeren og får besøg af Amager. ||
 * **Nordvest** || fik i onsdags grønsagerne først kl. ca. 18. Selvpakning gik dog fint- og kunne måske afprøves igen istedet for den nuværende forpakning af poserne? ||
 * **Nørrebro** || Masser af energi og medlemstilstrømning - samtidig problemer med at fylde vagterne og kort organisatorisk 'hukommelse'. Vil gerne tale med andre afdelinger om, hvordan vi - på den gode måde - gør det klart at alle skal levere til fællesskabet og holde en form for justits.
 * **Vanløse** || Vi er flyttet! De nye lokaler er i "Det lille Fællesskab", en bittelille café men meget centralt beliggende på Jernbane Allé. Det virker godt og energisk. Stemningen er god og vi har to store arrangementer på bedding - Grøn Grundlovsdag (fredag) og Vanløse på den anden ende (lørdag). Højt skum! ||
 * **Vesterbro** || - Butiksgruppen har skiftet navn til Styregruppen. De nye kræfter, der er ved at gennemføre et generationsskifte i gruppen, mente at det ville være et mere retvisene navn, da ingen rigtig forstår hvad butiksgruppen er. Generelt er det dejligt med nye folk der ikke er så låst i "jammen vi plejer at gøre" og i stedet finder på måder at optimere arbejdsgangene.

//Af referenten:// //- Det er muligt for vesterbro at bruge fælleslageret i perioden hvor der er sommerlukket.// //- Da problemet med sommerlukning gentager sig hvert år, men man hvert år har glemt hvad man gjorde sidste år, bør man overveje at lave en sommermanuel. (kommer på opgavelisten)// //- Søren er ny vesterbro repræsentant i distributionsgruppen.// ||
 * **Ydre Nørrebro** || en eller to gæster fra YN ventes. Bare for at snuse ;)

//Af referenten:// //- Emballagevagten ligger på et rigtigt dårligt tidspunkt. Fælleslagervagt er svær at besætte, da den er lang. Vi vil gerne ligge op til at man gjorde det til en vindervagt. Vi har stort medlems optag, men ligesåstort udfald, vi vokser ikke. Vi har haft krisemøde, og erkendt at det er hver 4. medlem der ikke tager vagt selvom de bestiller poser. Efter krisemødet tror vi nu at vi er på rette vej.// ||
 * **Østerbro** || Vi har været på besøg hos Verner på Bellingehus. Trods regnvejr en stor og dejlig oplevelse.Vores arrangementgruppe planlægger nye oplevelser i aug-sept.Vi ønsker os ideer til, hvordan man "skaber"nye team-koordintorer og har foreløbig besluttet, at funktionen skal bemandes med 2 personer. Vi holder sommerlukket uge 27, 28, 29 og 30. ||
 * **Sydhavn** || vi holder sommeråbent- god stemning, men meget få poser.

//Af referenten:// //- Mere kage!// ||

2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
//Af referenten:// //TJEK TJEK TJEK, Jonas klarer det hele.// Få afklaret retningslinjerne om hvorvidt afdelingernes butiksgrupper har ansvar for at få lukket afdelingsregnskaber for 2014 eller om økonomigruppen har klaret det. Få afklaret hvilke midler afdelingerne kan budgettere med? || Jonas || Tjek. ||
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ ok? ||
 * Skrive til økonomigruppen:
 * Skrive til afdelinger der mangler at melde tilbage om sommerferielukning og høre om de er interesseret i at være med til fælles uddeling fra fælleslageret. || Jonas || Tjek. Alle undtagen YN har svaret. ||
 * Kontakte bestyrelsen og opfordre til at næste koordineringsmøde d. 18. maj, da sidste mandag i måneden er en helligdag. || Jonas || Tjek. Det blev det som sagt ikke til. ||
 * Link til fælleslagervagtens vagtbeskrivelse på vagtplanen || Jonas || Tjek. ||
 * Lave udkast til nyhed om CA's lukning og sende til kommunikation. ||  ||   ||
 * Skrive til de centrale arbejdsgrupper om lukning af CA ||  ||   ||
 * Lukning af CA - koordinere med afdelingen || Søren (og Jonas).Evt. Jonathan || I forhold til det praktiske så tjek. Amager skal sætte en pose til side til Yderlandet fra CA hver uge indtil midt juni. Emballage og stofposer er kommet retur. Penge er indsat på konto. Vi har fået grøntsagsbibler og smag til retur (lad os sende dem til Vesterbro og Østerbro, hvor der var efterspørgsel). ||
 * Invitere CA-medlemmer til at blive medlemmer i Amager/Islandsbrygge || Liv og Morten ||  ||
 * Svare LetsGo at vi ikke deltager i GF Københavns Delebiler || Charles || Tjek ||

3. Godkendelse af referat fra sidst
Referat fra distributionsmøde d. 27. april 2015

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

Sidst aftalte vi sidste distributionsgruppemøde inden ferien mandag d. 22. juni.

//Af referenten:// //Næste møde bliver Søndag d 9. august, kl 16.00. hos Carsten, i Vanløse (muligvis hos Lone i Sydhavn).//

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (5-10 min)
- //**NYE PUNKTER**// Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

(hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et informationspunkt, diskussionspunkt, idéudviklingspunkt beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) || Hvor langt er vi i processen?
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse**
 * || **Christiania**

//Af referenten:// //Det er gået fint med lukningen, og regnskabet er lukket.// || Jonas || Info/ diskussion || 5 min || Vi har været nødt til at gøre en hel del vedr. chaufførkoordineringen. Vi vil gerne gennemgå et forslag til ny teamstruktur for chauffører. .
 * >  || **Chauffører (fra sidst)**

// Af Referenten: // //- Ny struktur på chaufførlauget:// //- Hvordan kan vi koordinere chafførtjansen bedre.// //- Vi overvejer teamstruktur for chaufførene som tegner til at havne på 4 holdskift.// //- Vi snakkede om at vi skulle være to chauffører med hver gang. vi overvejede en gradvis afvikling af medhjælper tjansen.// //- Det ville være aflastende at få en teamstruktur, også med fælleslagerestrukturen in mente da det kunne være fint at koble de to vagter, fælleslagertjans og chaufførentjans, så man oftere møder de samme personer.// //- Vi er PT 17 aktive chauffører, af dem er 3 i udlandet og een på barsel. vi bruger 4 chauffører pr uge.// //- Der har ikke været protester mod en team-struktur fra de nuværende chauffører// //- Det er stadig svært at få bemandet, men trods det så har der kun være brugt fragtmand én gang i løbet af tre måneder.// //- I forbindelse med at få hvervet flere chaffører, bør alle afdelinger lige tjekke om de har medlemmer der er en del af chafførlauget, hvis ikke det er tilfældet, så giv beskeden videre til introholdet. (kommer på opgavelisten)//

//- Diskussionen fra sidst: Hvis ét medlemsskab stiller op med to personer, tæller det da for én eller to vagter? Jonathan, Kirsten og Jonas arbejder videre med at udarbejde en form. Det er også vigtigt at få klart, ifht at få hvervet nye medlemmer.(kommer på opgavelisten)// || Jonas, Kirsten, Jonathan || Info/ diskussion || 20 min || Flere firmaer kontakter os, fordi de ønsker at kunne få adgang til vores grøntsager. Det er køkkener med socialt fokus og undervisning af børn, og det er cafeer med fokus på økologi. Jeg vil foreslå et udviklingsmøde til efteråret, hvor vi sætter emnet på dagsordenen. Under middagsdiskussionen sidst kom vi frem til, at vi ser muligheder i at firmaer, skoler, storkøkkener etc. kan bruge vores distributionsnetværk. Men det er nødvendigt at holde KBHFF og "Københavns fødevaredistribution" adskilt både i praksis og juridisk. Charles vil gerne være i en gruppe, som arbejder med dette, f.eks. ved at lave et udviklingsmøde til efteråret med mulighed for at træffe beslutning herom. //(Charles tilføjer: Vi bør starte med en kort analyse. Eksempelvis a) vedr. KBHFF- Kan forslaget rummes i vedtægterne( §2, pkt.6)? Og hvilken merværdi vil det tilføje KBHFF's samlede mission? b) vedr. målgruppen- kan denne præciseres og evt. prioriteres, f.eks. ved at tage skolerne først? Hvilke forventninger har målgruppen til samarbejdet med KBHFF- hvilket kan afdækkes ved stikprøveinterviews. Formålet må afstemmes mellem parterne og sucesskriteria aftales for at kunne lave monitorering. Og så må det vel indebære noget mere end blot, at sikre en pålidelig leveranse af økovarer?)//
 * || **Virksomhedsmedlemsskaber (fra sidst)**

//Af referenten:// //- Det er ikke op til distributionsgruppen og bestemme om det skal ske eller ej, men gruppen kan vurdere om den kan lade sig gøre.// //- Charles vil påtage sig opgaven at udarbejde et udkast til en analyse der fx vurdere hvad KBHFF får ud af det, hvilke risici der forbundet med det, og hvor omfangsrigt det er.// || Jonas, Charles || Diskussion || 20 min || der er udsigt til en god sommer for YN. der er fundet YN-repræsentanter til alle gruppper, og der var fornyet positivitet efter mødet. Det fejres med Sommerfest i Fælled P. || Jonathan
 * || Hvordan går det på Ydre Nørrebro? Status efter Krisemøde 27/5

Marianne || DIsk || 15 min ||
 * || Problemer med Fragtfirmaet Alex Andersen, der gentagne gange leverer varerne meget sent... || Jonathan || Disk /beslutning || 15 min ||
 * || **(i forlænge af forudgående): Hvad gik ellers galt i onsdags?** Set fra Enghavechauførens vinkel var der : 1) Dårlig kommunikation mellem pakkeholdet og chaufføren (mig) om leveringsrækkefølgen, hvilket medførte forkerte leveranser. For mange kokke og for meget stress? 2) For store en godsvolume i forhold til kassevognens kapacitet hvorfor køreplanen ikke kunne holdes. mange varer kunne ikke stables. Måske bør varesortimentet slankes eller en 3. bil indsættes?

//Af referenten// //Alex Andersen(Onsdag d 27.): hvad gik galt?// //- Nedsmeltning! han kom kvart over et, det tredje gang i år han kommer for sent.// //- Martin fra birkemosegård skulle hente børn, og hans ultimatum var at ta’ varer med, med det samme, eller slet ikke. Den meldning var der misforståelse omkring. Men det hele starter med Alex andersen der har problemer med frugt på færge og bil kø.// //- Handelsbetingelserne siger inden elleve skal de varer kommet. Det er vigtigt at avlerne for at vide at de ikke overholder handelsbetingelserne.// //- Hvad gik ellers galt:// //- Enghavebilen: forvirring på pakkeordenen, vi havde fx ingen amagersgrøntsager da vi kom til amager. Dårlig kommunikation mellem chaffører, og fælleslager. Det var svært at have det hele, da der var mange små ting. Evt besked til indkøbsgruppen at de ikke skal bestille så mange forskellige små ting. Løsningen er evt mere stablevenlige grøntsager. - Besked til fælleslageret at de være opmærksom på at kasser med grøntsager skal være til at stable.//

//I**ndkøbsgruppen skal vide at det er deres opgave at tage fat i avlerne.**//

//**Fælleslageret skal have vide at det skal være stable venligt**.// || Charles ||  ||   ||
 * || Opdatering af **Håndsrækningsbesrkivelsen**

//Af referenten:// //Morten har udarbejdet noget på skrift han sender ud til resten af gruppen, og det skal derpå diskuteres til næste møde.// || Jonathan || Disk || 5 min ||
 * || **Kontakt til introgrupper**

//Af referenten:// //Distributionsgruppen skriver direkte ud til introgrupperne i lokalafdelingerne, som det er nu er Carsten alene om at sørge for det, men vil gerne have en ekstra hånd. Hvem er interesseret?// || Jonathan || Disk || 5 min ||

=Punkter til næste koordineringsmøde=


 * //Der stilles forslag om at få lavet noget generel information, der kan bruges til at kommunikere og brande de centrale arbejdsgrupper ved intro-møder og lignende - måske en opgave for hver centrale arbejdsgruppe, måske en opgave for kommunikationsgruppen. Der kan i forlængelse heraf overvejes at alle centrale arbejdsgrupper kan have en "appetitvækker" på hjemmeside/wiki-side, der kan "sælge" arbejdsgrupperne.//
 * //Uklarheder om hvem der er ansvarlige for at oprette afhentningsdage i medlemssystemet - indkøbsgruppen?//

=Opgaver=


 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Fælleslageret skal have besked om at kasser med grøntsager skal kunne stables ||  ||
 * Tjek om den enkelte afdeling har medlemmer tilknyttet chafførholdet, hvis ikke informér introholdet. || Alle ||
 * Udkast til analyse af værdien, omfanget og risici ved virksomhedsmedlemskab || Charles ||
 * Sommermanual til når der er sommerlukket ||  ||
 * Hvor meget tæller en vagt for hvis, to på samme medlemskab køre på samme tid? Hvad betyder det for teamstrukturen osv. || Jonathan, Kirsten og Jonas ||