torsdag+den+30.+august+2012+kl.+19.00-21.00


 * **Hvornår:** || Torsdag den 30. august 2012 kl. 19.00 - 21.00 ||
 * **Hvor:** || Overdosseringen, Helgesensgade 7, st. th., 2100 Kbh Ø ||
 * **Kommer:** || Louis (Økonomigruppe & Vanløse), Peniila(Indreby) Birthe (Frb), Bjørn (Ny Frb),Tora (Islands Brygge), David (NV) Christian (Ø) Anelise (Ø) Samuel (Økonomigruppe og Amager), Margrethe (vesterbro), Mikkel (YN) ||
 * **Afbud:** || Marie Louise ||
 * **Snacks:** || Louis ||
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referent:** || Bjørn (Ny Frb) ||


 * Dagsorden: **


 * 19:00: Velkommen til de nye og s ****tatus fra afdelingerne **
 * 19.20: Status fra Økonomigruppen (tidl. Controllergruppen) **
 * 19.30: Gennemgang af ny økonomistruktur, teams og ny regnskabsaflæggelse **
 * 20.00: Pause **
 * 20.10: Fortsættelse **
 * 20.40: Budget 2012 **
 * 20.50: Evt. **
 * 21.00: Tak for i aften **


 * Referat: **

Møde i økonomigruppen for KBHFF d. 30. august 2012

1. Velkomst og præsentationsrunde

Alle deltagere præsenterer sig selv og de forskellige afdelingers erfaringer siden sidst blev drøftet, hvilket leder til overvejelser om følgende problemstillinger uden for dagsorden:

Problem med manglende varer:

 Det diskuteres hvad vi skal gøre ved:

 Refundering til medlemmer

 Opfølgning på controller-gruppen i Gladsaxe

Mange af disse problemer ligger primært hos indkøbsgruppen og controller-gruppen i forhold til leverandørerne

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Hvis en afdeling har et tab på grund af manglende varer, tilføjes dette og evt. refundering til medlemmer på ugebilaget. Der skal noteres om tab er leverandør-forskyldt eller afdelingens egen fejl.


 * <span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Beslutning: Ved tab grundet mangel fra leverandørernes side sendes en mail til Økonomigruppen med Indkøbsgruppen som CC, der beskriver afdelingens tab. **

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Frugtposer, hvor skal dette postes i Excel-arket? Skal det gøres kollektivt?

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;"> Indtil videre gøres intet i medlemsarket, hvor der i forvejen kun står beløb.

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;"> De nye frugtposer noteres bare som ’poser’ indtil videre.

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">2. Kort snak om punkter til dagsordenen

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">3. Budget for 2012 – Ingen spørgsmål til dette, så det punkt kræver ingen videre behandling

- <span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">PAUSE -

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">4. Økonomistuktur fremover:

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;"> I dag: hovedkasserer -> suppleant og det giver en stor arbejdsbyrde til Marie-Louise

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Der er foreslået 2 opgavegrupper der med fordel kunne oprettes, mail/faktura og bogføringsteam (Under økonomigruppens wiki er der 2 guides til opgaver, http://kbhff.wikispaces.com/%C3%98konomigruppen)

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Der foreslås en rotationsordning mellem afdelinger, så hver afdeling har 14 dages tjans hvor de står for den fælles mail-tjans og for betaling af fælles fakturaer.

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Opgaver: Printe og betale fakturaer, betjene den fælles økonomi-inbox med spørgsmål fra de forskellige afdelinger og tømme fysisk post på Helgesensgade 7.

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Problem med NemID, skal vi alle have adgang og eget nøglekort? Nej, man kan nøjes med at åbne fakturaer, lægge betalinger til godkendelse i netbanken og så kan Marie Louise eller Louis godkende. Denne løsning, kræver at vi i rotationsordningen får enten Louis eller Marie-Louises login-oplysninger til netbank, men ikke nøglekort.

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Det diskuteres om rotationsordning vs. frivillig tilmelding fra afdelingerne til mail/faktura-tjans er bedst og **det besluttes, at vi lægger ud med en rotationsordning med faste 14-dages vagter for de enkelte afdelinger.**

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Desuden er der behov for 2 personer til bogføringsteam, uden for rotationsordningen.


 * <span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Det besluttes at den nye, foreslåede økonomistruktur indføres efter næste møde i økonomigruppen, d. 27. september. **

<span style="font-family: 'Minion Pro',serif;">Tak for god ro og orden J