Dagsorden+for+distributionsmøde+d.+23.+feb.+2015

Tilbage til Distributionsgruppen
 * **Hvornår:** || d. 23.02.2015 kl**.** 17.30-19.30 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, Enghavevej 80-82, 3. sal. Indgang i gården. ||
 * **Kommer:** || Lene (N), Jonas (Amager), Carsten (VAN) Lone (Syd), Annegrete (Ø),Marianne (NV), Charles (NV), Liv (Amager), Morten (IB), Jonathan (Frb) ||
 * **Afbud:** || KirstenBL, Marc Facchini, Sofie(V), Niels-Simon, Line (YN) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Carsten ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Jonas ||


 * DAGSORDEN **


 * //FASTE PUNKTER//**

1. Nyt fra lokalafdelingerne (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort__ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Butiksgruppen er desværre svundet ind over hele denne periode med flytning og så videre og ligeledes er resten af afdelingen og arbejdsgrupper, så vi er en smule pressede for tiden. Vi inviterer muligvis til uformelt medlemsmøde/medbring din egen mad d. 4. marts for at evaluere situationen. Samtidig planlægger vi intromøde til d. 25. marts (evt. d. 11. marts også for engelsktalende). || //- Christiania er ikke mødt op igen.// //- Se punkt 2: Carsten har sendt en mail til afdelingen.// //- Christiania har møde om deres fremtid på onsdag.// //- Vi vil have Christiania på dagsordenen de næste møder frem.// || // - venter på at blive smidt ud fra spejderhytten // // - har en lille butiksgruppe på 3-4 teamlinks + 2 andre med sidste butiksmøde aflyst // // - ved ikke, hvor aktive de er centralt // // - Carsten har skrevet til intro på IB, at de mangler repræsentanter til det centrale // || //Af referenten:// //- stramopgruppen har strammet godt op på afdelingen// //- vagtbeskrivelser er blevet opdateret// //- ny wikiside (flot og tilgængelig)// //- teamlinks kommer til butiksgruppemøder (deltagende teamlink skriver det vigtigste til alle teamlinks)//
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** || Vi er flyttet til Foreningshuset på Sundholm. Flytningen er gået nogenlunde, desværre er vi ikke helt faldet på plads, da vores brug af husets lokaler ikke er helt sikre. Vi er netop blevet flyttet fra de indendørslokaler til et opvarmet havehus, men uden adgang til køkken og lignende, hvor vi skal ind i huset. Samtidig har det vist sig sværere for os at booke køkken, have ting opbevaret og lignende end, hvad vi først have indtryk af, da vi flyttede ind. Vores situationen i huset er med andre ord stadig lidt usikker, dog oplever vi en velvilje fra husets ansatte til at have os der. Dette betyder at vi endnu ikke har fået lavet risikoanalyse færdig eller meldt flytning til fødevarerkontrol og CVR, men vi har oprindeligt sat deadline for det d. 25. februar, hvor vi har butiksgruppemøde, hvilket forhåbentlig lykkes.
 * **Christiania** || //Af referenten://
 * **Frederiksberg** || Vi skal lige finde os til rette i de nye lokaler, men i øvrigt går det godt. ||
 * **Islands Brygge** || // Af referenten: //
 * **Nordvest** || Ikke så meget nyt, business as usual

//- Erfaring fra Vanløse: teamlinks giver en besked til næste uges team med beskeder de bør have// //- Erfaring fra Frb.: stafet-mail, så man kan se, hvad der er sket de forgående uger (svarer på den samme email, så gamle beskeder gemmes)// //- Erfaring fra Nørrebro: teamlinks sidder ikke i butiksgruppen (der er mange mennesker igennem hver uge, så der er som regel nogen som ved besked).// || som forberedelse til generalforsamlingen - en slags 'samtalemenu' som alternativ til medlemsmøde. Vi har fugtproblemer i kælderen (ikke en ny problemstilling og altid værst om vinteren) og er ved at få tjekket om det er svamp. Vi har kontaktet ejerforeningen i Korsgade 22 og afventer svar. Vi håber snart at kunne sende nyhedsbreve ud - har fået god inspiration fra Amager (tak for det!) || //Af referenten:// //- Har god erfaring med stram styring af medlemmers aktivitet.// //- mobilitet: teamlinket snakker med "gamle" medlemmer, om de ikke vil "op" i systemet (f.eks. pakkevagt til kassemeser etc.)// || //- Vesterbro var ikke til stede.// //- Der var ikke skrevet noget på dagsordenen.// //- Annegrete skriver til Vesterbro, og hører hvordan det går.//
 * **Nørrebro** || Flere teams arrangerer fællesspisning når butikken lukker. Vi opfordrer til at teams'ne taler om KBHFF-emner
 * **Vanløse** || Vi leder fortsat efter nyt lokale, har haft en stor artikel i Lokalavisen om det
 * **Vesterbro** || //Af referenten://

//Fra Vesterbro: der sker ikke det store på Vesterbro. Vores Laug kører rimelig selvstændigt, så basisydelsen kører fra onsdag til onsdag uden de store problemer. Jeg (Sofie) blir nødt til at trække mig fra distribution da jeg ikke har tid og overskud til det. Og mit hjerte har aldrig banket for logistik og distribution. Det vides ikke hvem der overtager. Vi forsøger at få et medlemsmøde på benene før generalforsamlingen, hvor vi bla. vil forsøge at finde en ny rep. i distribution.// || //- Ydre Nørrebro var ikke til stede.// //- Der var ikke skrevet noget på dagsordenen.// //- Annegrete skriver til Ydre Nørrebro, og hører hvordan det går.// || //- Velbesøgt medlemsmøde (mange ældre mænd!)// //- Østerbro betaler husleje med grøntsager: for 200 kr fra Birkemosegård en gang om ugen (så 800-1000 kr/md i husleje)// || Konkret har vi ikke besat fælleslagervagten, og har manglet teamkoordinator på et team, og der er kun ca 20 poser hver uger. På butiksgruppemødet har vi besluttet at der bliver lavet og ophængt en A4 plakat der reklamerer for medlemsskab af KBH FF Syd. Vi prøver at få medlemmer der kan arrangere et nyt medlemsmøde, og vi strammer op på deltagelse i intromøderne. Vi vil høre om vi kan låne/få materialer til synliggørelse af vores lokaler, da vi ikke har kræfter til selv at fremstille det p.t. Jeg tænker på det banner Vesterbro hænger ud når der er åbent. Vi vil ikke tale om at afdelingen er i krise på denne side af sommerferien. men bare prøve at få mere aktivitet. Det har allerede hjulpet. Bl.a. er teamet blevet reorganiseret og vi fandt en ny koordinator. Jeg er kontakt for Susanne Vallensbæk der vil starte en forening op. Hun kommer ned og ser os i aktion på onsdag.
 * **Ydre Nørrebro** || //Af referenten://
 * **Østerbro** || //Af referenten://
 * **Sydhavn** || Vi kan mærke vi er lidt ned og mangler folk der vil købe poser samt være aktive

//Af referenten:// //- Er ked af, at så mange, som meldte sig til at opstarte afdelingen, er faldet fra.// //- Lone efterspørger banner og skilte.// //- Lone kontakter kommunikation og økonomi vedr. bannere.// || - Jonathan spørger Torsten, hvorfor massemailfunktionen ikke virker.
 * //**Opstartsgrupper?**// ||  ||

2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

 * **Opgave** || **Ansvarlig** || **Status** ||
 * Finde procedure for håndsrækninger frem og kontakte Christiania afdelingen || Carsten || Der ligger en procedure på Distributionsgruppens egen wikiside, nederst. Jeg har opdateret den sprogligt (erstattet Kollektivgruppen med Distributionsgruppen mm) og sendt en 1. håndsrækning til afdelingen, som I kan se i vores udbakke. Jeg kan høre på vandrørene, at der er ved at ske noget med CA's repræsentation både ift Distributions- og Indkøbsgruppen, så jeg tror der er håb forude. Jeg synes dog, jvf diskussionen på mødet 19. januar, det er relevant at gøre CA Butiksgruppen opmærksom på problemerne. ||
 * Booke lokaler hos KPH til mødet || Jonas || Tjek! ||
 * Indskærpe i jeres afdelinger at der skal meldes tilbage til Indkøb BÅDE med kvalitet OG antal bestillinger || ALLE ||  ||
 * Efterlys i afdelingerne after medlemmer til styregruppe i Hhv. FoodNet projektet og Økostartpakken || ALLE ||  ||
 * Medbringer oversigt over hvilke afdelinger der har problemer med tilbagemeldingen til indkøb || Jonathan ||  ||
 * Finder ud af om logistimailen skal nedlægges. || Jonas og Carsten || Det skal den umiddelbart ikke, da der ligger helt centrale dokumenter i Logistik docs. ||

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (5-10 min.)
//**NYE PUNKTER**// Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

(hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) || Indtil nu har jeg og Jonas B fra økonomi koordineret ift. nøgler til KPH, da vi har taget opgaven med kontraktudarbejdelse i bestyrelsen. Men skal nøglefordelingen være distributionsgruppens ansvarsområde fremover? Hvem skulle det ellers være? Konkret går det ud på at have overblik over, hvem som holder nøgler og sørge for, at der afleveres nøgler, når medlemmer bliver inaktive, samt at en ny nøgle udleveres til en ny person.
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse**
 * > **6.** || Nøglefordeling/-koordinering (punkt udskudt fra sidste møde)

// - Vi tager opgaven i distributionsgruppen. // || Jonas || Beslutningspunkt |||| 2 min. ||
 * > **7.** || Opfølgning på pakkeseddelsnakken fra sidste koordineringsmøde. Hvad er der kommet ud af den snak efter mødet? Er der en gruppe der arbejder videre

//- Der blev ikke nedsat en gruppe, nej. Hvis vi fremover vil sælge f.eks. bøger, så kan vi sagtens få det på pakkesedlen, hvis bare vi kontakter ugens indkøbere. Hovedkonklusionerne fre mødet er ellers: 1) at indkøbsgruppen ikke kan oprette nye afdelinger, fordi skemaet begrænser dem i det 2) hele proceduren omkring pakkesedlen og bestillinger generelt kræver godt kendskab til teknikken bag, og det er meget skrøbeligt og kan meget nemt gå galt, og indkøberne ville allerhelst, at de ikke skulle fokusere så meget på at lave en masse beregninger og sætte tal ind i regneark frem for primært at skulle bestille varer hjem. (Jonas)//

//- Af referenten:// //Vi gør ikke mere lige foreløbig.// || Sofie || Info || 10 min ||
 * > **8.** || Procedure vedr. beskeder fra Fælleslageret

//- Pt. har jeg skrevet på vores facebookgruppe og til vores mailliste plus alle afdelingsmails. Det er uholdbart at fælleslagervagterne skal ringe til modtagevagterne, for det er et stort arbejde forud for eller på vagten at finde alle telefonnumrerne på modtagevagterne. Desuden er det ikke unormalt at den ikke bliver taget, og så skal man ind og finde et nyt nummer til f.eks. en pakkevagt. Jeg vil foreslå, at vi giver beskederne til chaufførerne, som alligvel skal kontakte modtagevagterne, når de er på vej (på den måde får modtagevagterne heller ikke beskeder fra flere forskellige). Mht. N, YN og NV så må Fælleslageret give besked. Ellers kan det også være en oplagt opgave for en ansat at sidde klar onsdag til at koordinere beskeder fra Fælleslageret til afdelinger. På den måde skal fælleslagervagten kun kende et telefonnummer, og vi er samtidigt helt sikre på at telefonen tages. (Jonas)//

//- Af referenten:// // Alle spørger afdelinger, hvordan vil I have besked om manglende varer på dagen eller meget forsinkede varer (facebook, mail, telefon, hjemmeside). // || Annegrete + Jonas || Beslutning || 10 min ||
 * > **9.** || Salg af økologiske juletræer. Er det noget KBHFF er interesseret i? (punktet tages evt. op på næste koordineringsmøde)

//- Det kræver, at vi som fællesskab kan stå inde for de træer han sælger, og de produktionsmetoder, som han anvender, så vi bør tage beslutning på koordineringsmøde. Men først må nogle fra indkøb og distribution gå sammen for at arbejde videre med forslaget.// //- Ingen har meldt sig endnu. Er der nogen fra distribution, der vil melde sig sammen med nogle fra indkøb? (Jonas)//

//- Af referenten:// //Vi overlader vurderingen til indkøb. Jonas skriver til indkøb.// || Jonas || Info || 1 min ||
 * > **10.** || Fødevarestyrelsens besøg

//- Vi fik en glad smiley, men vi fik at vide, at vi skal bruge papir på toilettet i stedet for håndklæder. Desuden skal brød være pakket ind i en lukket kasse, da det står sammen med produkter med jord på. (Jonas)// || Jonas || Info || 2 min ||
 * **11.** || "Protokol" vedr afdelingernes fremmøde i de centrale arbejdsgrupper. Vi havde det oppe for et halvt års tid siden men det blev vist aldrig rigtig effektueret. Flere efterlyser det....

- //Jeg arbejdede på at udvikle en form for protokol i foråret og nået et stykke af vejen, men må indrømme at jeg gik en smule kold i arbejdet. Jeg vil gerne gøre det færdig eller give det, men har brug for at gøre det sammen med nogen, hvis det skal blive godt :-) (Liv)//

//- Liv beder om hjælp til at færdiggøre regnearket. Jonas spørger evalueringskorpset, om de vil hjælpe.// || Carsten || Spørgsmål / status / videre arbejde || 5 min ||  || //- Hvad tid forventes varelevering i hver afdeling?// //- Hvad tid skal emballagevagterne stå klar?// //- Vil det betyde ændringer ift. afdelingernes nuværende procedure?//
 * **12.** || De nye køreruter

//- Af referenten:// //Vi prøver at gå ned på to biler.// //Der er skrevet en beskrivelse af de nye ruter, som Carsten sender ud alle.// || Jonas || info || 5 min ||
 * **13.** || Vagtbeskrivelserne blev på et tidspunkt skrevet i et ark

//- Af referenten:// //Torsten havde efterspurgt standard for vagtbeskrivelser, som er samlet et sted. Hvad gør vi?// //Liv beretter, at de prøvede på det i foråret, og at det blev lukket, fordi det var for svært.// //Det principielle i at kontrollere om medlemmerne tager vagter blev diskuteret. Vi vil ikke gå videre med emnet, da der ikke er nogen, som har lyst ti lat gå videre med det.// || Marianne || ? || ? ||
 * **14.** || Status på byggeri på nyt Fælleslager

- //Sune fra Østerbro hjalp med kontakt til Københavns Ejendomme. De kom heldigvis frem til, at der ikke skulle laves en byggesag. Så stor TAK for hjælpen til Sune!// //- Det forventes færdigbygget lørdag// //- Vi holder rejsegilde søndag i forlængelse af flytning :-) Tilmelding her// || Jonas || info || 2 min ||
 * **15.** || Kunne der laves et kommunikationskodex for KBHFF? Måske kunne vi undgå nogle uheldige situationer, hvis der var et vejledende kodeks for hvorfra, hvordan og hvornår vi kommunikerer. Konkret synes jeg, det ville være rart, hvis kommunikationen fællesgrupperne imellem, i så høj grad som muligt udgik fra gruppernes mails, og ikke private mail-adresser, og at det er rart, hvis man underskriver sine mails med navn og afdeling/gruppe. Derudover ville det i nogle grupper ikke skade med en opfordring til en god omgangstone i almindelighed.... Kan vi tage det op med Kommunikation til næste koordingeringsmøde?

- //Flyttet til diskussionspunktet// //Vi taler om at særligt mailkulturen godt kunne blive generaliseret, da det er i mailkontakten ting ofte kan blive misforstået/fejltolket, da kommunikation ind i mellem sker mellem mennesker, som sjældent/aldrig mødes ansigt til ansigt. Jonas vil gerne arbejde videre med dette sammen med Annegrete fra Vesterbro, der har faglig erfaring med kommunikationskodexer.// || Jonathan || Disk || 10 min || = = =MiddagsDiskussionsPunkter=

// - Jeg har noteret mine timer og opgaver ned i januar måned (det blev til ca 80 timer), og dem vil jeg gerne præsentere sammen med mit forslag til en ansats opgaver. (Jonas) //
 * ~ Nr. ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid ||
 * **A.** || Hvilke ønsker har distributionsgruppen til en evt. ansat? (punkt udskudt fra sidste møde)

// - Bestyrelsen har efterspurgt distributionsgruppens bud på, hvilke arbejdsfunktioner vi ser som oplagte for en ansat. // // - Vi taler om at det centrale, der får vores "hverdagspraksis" til at hænge sammen, som skal bruges til en ansat. Man kan sige det som aldrig må gå galt. // // - Vi aftaler at sende et dokument rundt, hvor distributionsgruppensmedlemmer kan tilføje tanker om den ansattes funktion.[|Ønsker til en ansat] // || Jonas || Diskussion || 15 min || - //Er det holdbart, at oprette flere afdelinger,// //taget i betragtning af// //hvor meget arbejde, der allerede ligger i at have 11 afdelinger?// //- Bør vi fokusere på at skabe stabilitet i de eksisterende afdelinger, fremfor at åbne nye?// //- Kan vi øge salget og mindske medlemsstrømmen ved at begrænse os til 10 afdelinger?// //- Jeg mener, der er visse bæredygtige størrelser: en størrelse kan være for lille, i og med vi skal have et minimumssalg for at få det hele til at bløbe rundt økonomisk; og en størrelse kan være for stor, når det kommer til antal medlemmer, man kan koordinere. Bør vi sætte et større krav til minimum antal solgte poser? Og et krav til maksimum antal medlemmer i en afdeling?//
 * **B.** || Hvad er en bæredygtig størrelse for KBHFF?

//Opsamling på diskussion af punkt B:// //- Der er generel tvivl om, hvad der er en bæredygtig størrelse. Vi ser to ben af bæredygtigheden: 1) Hvad er en bæredygtig lokalafdeling? 2) Hvad er en bæredygtig organisation med de centralearbejdsgrupper? Hvor mange lokalafdelinger kan vi have og stadig være et fælles organiseret fællesskab med centrale arbejdsgrupper?// //- Vi taler om lokalemuligheder for samarbejder, særlige måder at have grøntuddeling med halve poser, etc,// //- Vi taler om at vi måske har fået en passende størrelse nu, hvor det er bedre at styrke lokalafdelingen end at udvide.// || Jonas || Diskussion || 10 min || //- Vi har løbende noteret, hvilke afdelinger som giver feedback, og hvilke der ikke gør det. Lad os gennemgå statistikken. (Jonas)// //- Det er en evig tilbagevendene problematik, så jeg vil foreslå, at vi spørger evalueringskorpset, om de vil stå for indsamling af feedback (hvilket de selv tilbød på sidste koordineringsmøde). Jeg mener feedback både fra afdelinger og fra enkeltpersoner; som i at få afdelingerne til at udfylde feedbackskemaet på pakkesedlen; og som i at lave en vejledning til, hvad medlemmer skal gøre, når de kommer hjem og skærer æblet over og finder en orm, samt lave en systematisk lagring af informationerne. (Jonas)//
 * **C.** || Feedback på kvalitet

//Punktet blev taget løbende under andre punkter.// || Jonas || Ideudvikling (forslag til koordineringsmøde) || 10 min || - //Flere firmaer kontakter os, fordi de ønsker at kunne få adgang til vores grøntsager. Det er køkkener med socialt fokus og undervisning af børn, og det er cafeer med fokus på økologi. Jeg vil foreslå et udviklingsmøde til efteråret, hvor vi sætter emnet på dagsordenen.//
 * **D.** || Virksomhedsmedlemsskaber

//Opsamling på diskussion:// //- Vi ser muligheder i at firmaer, skoler, storkøkkener etc. kan bruge vores distributionsnetværk.// //- Her er det nødvendigt at holde KBHFF og "Københavns fødevaredistribution" adskilt både i praksis og juridisk, så det er forskellige transportfimaer, forskellige økonomier etc.// || Jonas || Ideudvikling/ Diskussion || 5 min || = = =Punkter til næste koordineringsmøde=


 * Vi har to ord for det samme: 'ugens pose' og 'pakkeseddel'. Kan vi afskaffe den ene for at mindske muligheden for forvirring? Eller vil det forvirrer mere (Spørgsmål til indkøb)
 * Salg af juletræer. Vi har ikke umiddelbart nogen i distribution, som har lyst til at gå ind i det. (info)
 * FVSTs besøg: 1) tør hænder i papir 2) brød i lukkede kasser/poser. (info)
 * Central protokolførelse. Vi arbejder på det. Det kommer nok til at tage tid, og det er ikke en sjov opgave. Vi har spurgt evalueringskorpset om hjælp. (info)
 * Nye køreruter er på distributions wiki og i chaufførernes vagtplan. (info)
 * KBHFF-kodeks. Der arbejdes på en ny medlemshåndbog for centrale arbejdsgrupper. Alle må bidrage. (info)
 * Feedback på kvalitet. Vi har spurgt evalueringskorpset om hjælp. (info)
 * Holder nu diskussionsmiddage 2 gange årligt, hvor mere principielle emner tages op. Sidst var 23. februar. Vi snakkede om KBHFFs størrelse, virksomhedsmedlemsskaber og opgaver for en ansat, der kan aflaste distributionsgruppen. (info)

=Opgaver=


 * Morten beder IB Fælleslager teamlink kontakte de andre Fælleslager teamlinks for hjælp til på onsdag
 * Annegrete skriver til Ydre Nørrebro og Vesterbro, og hører hvordan det går.
 * Lone kontakter kommunikation og økonomi vedr. bannere.
 * Jonathan spørger Torsten, hvorfor massemailfunktionen ikke virker.
 * Jonas skriver til økonomi vedr. ny kassemesterkladde. Den savnes plus en god vejledning til at bruge den (Overkassemester-arrangement).
 * Alle spørger afdelinger, hvordan vil I have besked om manglende varer på dagen eller meget forsinkede varer (facebook, mail, telefon, hjemmeside).
 * Jonas skriver til indkøb, at vi vil lade dem vurdere, om det er en god ide med juletræer. Vi er ikke nogen fra distribution, der umiddelbart vil gå ind i det.
 * Liv sender det tidligere arbejde vedr. central protokol-førelse til Jonas. Og Jonas spørger evalueringskorpset, om de vil hjælpe.
 * Lone starter et dokument til rundsendelse, hvor distributionsgruppensmedlemmer kan tilføje tanker om/ ideer til den ansattes funktion. // [|Ønsker til en ansat] //

=Udvikling af medlemssystem=

På mødet kom flere problematikker op, som evt. kan løses gennem udvikling af medlemssystemet. Vi har noteret dem her, så de kan gives videre til FoodNet projektet:
 * Tilbagemeldingsfunktioner: ind i medlemssystemet
 * Bedre massemailsfunktion
 * Pakkeseddel-generator
 * 'Ugens chauffører'-generator
 * 'Ugens modtage- og emabllagevagter'-generator
 * Protokol-førelse for afdelingsrepræsentanter
 * Mulighed for at forudbestille løssalg