Kollektivgruppemøde+den+13.12.11


 * **Hvornår: 13. december 2011 kl. 19.30-22** ||  ||
 * **Hvor:** Overdoseringen, Helgesensgade 7, st. ||  ||
 * **Kommer:** Mads (let forsinket), Lydia, Andreas, Kim, Marie Louise, Helle, Nina, Bente, Kathrine (indkøbsgr.), Marianne, Anne, Carsten, Peniila (Indre By), Carsten Hjort (arrangement grp.) Samuel (Koncensus) ||  ||
 * **Afbud:**Kristine (desværre, bør være klar igen efter nytår) Sofie (ved godt det er sent jeg hopper fra, men jeg blir nødt til at arbejde), Mette ||  ||
 * **Snacks:** Glögg og æbleskiver (Kim) ||  ||
 * **Ordstyrer:** Carsten ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** Helle ||  ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne

 * Vesterbro**: Status på nye lokaler, Vi kommer nok til at holde til på Børneuniversitetet i Valdemarsgade.
 * Vanløse:** Går godt. Der er ved at være styr på vagterne. Vi havde ikke problemer med Gladsaxe-vagten. Æblepresseren er indkøbt. Der vil være demonstration i butikken d. 14. december fra kl. 16. Vi udarbejder regler for lån i det nye år. Medlemsmøde på skuddagen.
 * Nørrebro:** Julehygge i K-fax (brugerne af lokalet) med æbleskiver og dadelkonfekt. Vi laver julekort til landmændene – Carsten informerer om at der allerede er lavet nogle julekort, som ligger i Vesterbro men ikke sendt. Nye forklæder til vagterne på Nørrebro ankommer i morgen d. 14/12. En dame henvendte sig med projektet, hvorefter der blev købt ind og fremstillet forklæder til afdelingen. Der vil fremadrettet blive brugt navneskilte i kombi med forklæderne.
 * Nordvest**:
 * Østerbro:**Oppe på hesten igen mht. kassemestervagterne. Kassemester workshop d. 4. januar 2012 - alle interesserede er velkommen og Anne sender en mail rundt.
 * Amager:** Har holdt intromøde, fællesspisning og visionsworkshop. Stort og engageret fremmøde. Vi besluttede at indføre en nusse/stemningsvagt, at bevare de 2 smagsprøvevagter, at invitere en erfaren kassevagt eller én fra økonomigruppen til hvert intromøde (som er hver 2. måned), at ALLE nye medlemmer skal hjælpes til at skrive sig på en vagt den dag de melder sig ind. På næste møde (om 2 måneder) evaluerer vi på disse tiltag og tager fat på at arrangere flere aktiviteter og på at udbygge vores samarbejde med Amager Fælled skole.
 * Frederiksberg:** Problemer med at få kassemestervagterne besat – tager imod invitationen fra Østerbro. Går generelt bedre da der nu er etableret en butiksgruppr for 14 dage siden.
 * Indre By:** Vi skal begynde at gøre lidt mere PR-arbejde snart fordi vi har haft det lidt svært at fylde vagter. Nogle at vores medlemmer undrer sig over, hvad status er for de genanvendelige poser? Status på poserne fra Anne (Østerbro): er i gang med at blive syet – færdige inden for en måneds tid og skal så sendes til DK. Afdelingerne køber poserne og pengene bruges til at købe nye poser. De enkelte afdelinger kan vælge at donere poserne til medlemmerne eller lave et ”pantsystem”. De enkelte afdelinger kan selv lave egne tryk.

Vi fik ikke arrangeret en julefrokost pga. lokalemangel. Men nu er vi 98% sikre på, at vi holder post-julefrokost lørdag den 21. januar 2012 på Den Økologiske Produktionsskole (Nørrebrogade - hvor der er plads til ca. 100 mennesker) kl 18.00. Det koster 4000 kr. at leje lokalet inkl. rengøring, og da vi ikke har andre alternativer pt. er vi villige til at satse på det. Vi har på et tidligere kollektivgruppemøde fået godkendt, at vi må få 10.000 kr til at holde arrangementer for og vil nu gerne have styr på vores kontooplysninger osv (se punkt herunder). Uddybning længere nede.
 * Arrangementsgruppen**:

Ikke holdt møde siden sidst – Husk avlermøde 1. februar 2012 i Vanløse
 * Indkøbsgruppen:**

Sarah som er repræsentant har fået hjernerystelse – pt ikke fundet suppleant for Sarah.
 * Kommunikationgruppen:**

De nye arbejdsgange for økonomi bliver nu brugt og alle nye afdelinger er oppe at køre med bank- og døgnbokse så snart Mette og Mettes underskrift er hjemme fra NY. Næste opgave er at formulere et sæt betalingsbetingelser til leverandører og har netop fået et nyt gruppemedlem, der studerer netop dette på CBS - cool!! Controllergruppen er består nu af 7(8) personerne, hvoraf 6 nu er oplært i at bogføre i E-conomics. Nørrebros konto udredes forsat og vi forventer at alle konti- og bogføringsproblemer er løst pr. 01.01.2012. Så alt godt herfra : ) Har meget der skal bogføres, så 3. kvartal er endnu ikke bogført; Men god energi i gruppen. 1/1 2012 er hensigten at de enkelte grupper skal køre selvstændigt og rapportere jævnligt til Controllergruppen..
 * Økonomigruppen:**

**NYE PUNKTER** (hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse**


 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * 2. || **Næste medlemsmøde**

26. januar 2012. Forslag til at afholde medlemsmødet i forbindelse med post-julefrokosten d. 21.januar – nedstemt pga. det forventes at pladser til festen bliver udsolgt og ufedt at komme til mødet men ikke være med til festen. Holder derfor fast i d. 26. januar 2012. Vi skal igang med at søge lokaler til mødet.

Forslag til punkter på Medlemsmødet:
 * Grafikgruppen vil gerne på banen (anne)
 * Østerbro vil gerne optages som officiel lokalafdeling (anne)
 * Økonomiske bevillinger fra Kollektivgruppen – til debat (andreas)
 * Oplæg fra kollektivgruppen med afsæt i visionsdagen (mads)
 * Oplæg fra konsensusgruppen om mødestruktur (andreas)
 * Alle arbejdsgrupper præsenterer sig til mødet
 * Intro af nye medlemmer forud for mødet

__Dette punkt er på Kollektivgruppens dagsorden frem til mødet d. 26. januar.__
 * Nina** sender invitation ud + inviterer til input til dagsordenen (dagsorden udsendes 1 uge før) || Mads || Idéudviklingspunkt || 20 ||
 * 3. || Retningslinjer for brug af kollektivgruppens mailingliste

Hvem skal have adgang til kollektivgruppens mailadresse? Forslag til at lukke mailadressen for eksterne henvendelser og i stedet modtage henvendelser via info-mailen (anne) – vedtaget – **Andreas** laver ændringen.

Alle eksterne henvendelser ryger til info og sendes videre til Kollektivgruppen hvis relevant for alle Kollektivgruppens medlemmer – mails markeres af Tore og enhver i Kollektivgruppen kan logge ind og svare på en konkret henvendelse hvis man føler sig kvalificeret til det. VIGTIGT: Hvis man læser en mail men ikke svarer på den skal man huske at markere den som ulæst.

Carsten opfordrer alle til dette møde om at skrive sin mailadresse på Kollektivgruppens wiki-liste så man modtager mails stilet til gruppen. || Andreas || Diskussion || 10 ||
 * 4. || **Forespørgsel fra Arrangementsgruppen**

Arrangementsgruppen har på et tidligere kollektivgruppemøde fået godkendt, at vi må få 10.000 kr til at holde arrangementer for og vil nu gerne have styr på vores kontooplysninger osv. Hvem kender til kontoen?

Vi vil gerne have kollektivgruppen til at tage stilling til: 1. om det er ok at bruge de 4000 kr på et lokale ? 2. findes der en bank-konto for arrangementsgruppen - og hvis ikke der findes én, kan vi så få en, samt hvem der vil rykke på det. (Kathrine (kassemester på Nørrebro) er økonomiansvarlig for arrangementsgruppen.)

Vi holder julefrokostmøde onsdag den 14. december og skal have et svar (dvs. penge) for at kunne komme videre - ellers bliver der ingen fest.

Oplysning: Arrangementsgruppen har en konto i Merkur med indestående 163 kr. Jeg medbringer fuld oversigt over alle kontoens transaktioner på k-mødet den 13.12.2011, så vi kan se hvor mange penge I har fået, brugt og mangler ; ) Kh Marie Louise, Controllergruppen

. Herudover et arrangementsforslag fra Lydia – føres ikke ind i referatet, men må gives direkte videre til Arrangementsgruppen. || C. Hjort || Beslutning || 15 || - kig evt. på oplæggene (via links herover)
 * Spørgsmålet er om vi skal forny bevillingen på DKK 10.000? Generel enighed om det er en god idé med sociale arrangementer og der er penge til det – arrangementsbudgettet på 10.000 kr. godkendes.
 * Arrangementsgruppen stiller selv spørgsmålstegn ved at bruge 4000 kr til et lokale som ikke kan rumme alle – men tænker at det er en god måde at skabe interesse for den type arrangementer og så kan det blive større til næste år.
 * Controllergruppen spørger til evt. egenbetaling – forventes ja
 * 5. || **Oplæg fra konsensusgruppen om [|beslutningsprocesser] og mødefrekvens i KBHFF**

Hvilke beslutninger kan træffes hvor og hvem skal man henvende sig til? Har ført til udarbejdelse af en //oversigt/flow chart// over hvordan man komme igennem med sine idéer/udfordringer mv. Konsensusgruppen har samarbejde med et konsulenthus (Ditte Wulf) omkring mødekultur, mødestruktur, forventningsafstemning m.v. Interessante input omkring brydning af vanemønstre i forhold til mødestruktur, indhold, form mv.

Foreslået inddeling af mødetyper: Generalforsamling – organisatoriske beslutninger Debatmøder – værdier, principielle beslutninger Udviklingsmøder - konkrete beslutninger Kollektivgruppen – tager løbende beslutning om økonomiske driftsspørgsmål

Der er også udarbejdet en //oversigt over mødefrekvens// og beslutningsmuligheder for de forskellige arbejdsgrupper, som Andreas har præsenteret.

Input på mødet: __Dette punkt er også på næste Kollektivgruppemøde.__ Der udarbejdes et endeligt oplæg til medlemsmødet d. 26. januar. || Andreas || Diskussion || 25 ||
 * Marie Louise spørger til loftet på 10.000 DKK som Kollektivgruppen må godkende – er det for lavt sat?
 * Kim hæfter sig ved manglen på evaluering på flow charten? Kan vi overveje at måle noget mere på vores egen præstation i KBHFF?
 * Nogle af forslagene kræver vedtægtsændringer (Carsten)
 * Budget-præsentation – forslaget hænger tidsmæssigt ikke sammen med virkeligheden (Marie louise)
 * Forslag på variation af møderne – feks. Et primært Kollektivgruppemøde og et sekundært per måned – dette frigiver tid til medlememrne i gruppen til at kunne være med i andre grupper og på andre møder.
 * Grafikgruppen tilbyder at sætte flow-charten endnu bedre op, når den endelige udgave foreligger
 * 6. || **Udarbejdelse af et sæt betalingsbetingelser til leverandører og samarbejdspartnere**

Der bruges meget tid ude i grupperne samt i controllergruppen med at kommunikere med leverandører og følge op mv. 7 dages betalingsfrister kan ikke honoreres pga. procedurerne i KBHFF.

Controllergruppen kan være klar med oplæg på et sæt retningslinjer for betalingsbetingelser til Avlermødet den 1. februar 2012. Der skal fortsat tages hensyn til de enkelte leverandører – fleksibilitet Skal fremlægges i Indkøbergruppen inden 1. februar. Rigtig god idé og opbakning til forslaget. || Marie Louise || Forslag/diskussion || 15 ||
 * 7. || **Nyt om Bryggergården fra GivRum**

”Giv rum” har kontaktet KBHFF omkring brugen af Bryggergården på Amager. Her kan der blive mulighed for arrangementer, forskelligartet brug, lagerhal, anden opbevaring, fødevaregodkendte lokaler m.v. for KBHFF Også andre organisationer (virksomheder?) vil få daglig gang derude.

Mulighed for at komme ud og se Bryggergården på en dag med godt vejr – mail udsendes til Kollektivgruppen med 2-3 dages varsel med invitation til udflugt Tæt ved Kastrup metro station. || Kim || Information || 5 ||
 * 8. || **E-mail i KbhFF**

Ensretning af mailadresser til medlemsgrupper, arbejdsgrupper m.v. Opgaven bør ligge hos kommunikationsgruppen, men der sker ikke så meget. Derfor diskuteres det i Kollektivgruppen. Pt ligger noget af mailadminstrationen lokalt og andet ligger centralt. Dette komplicerer kommunikationsprocessen.
 * Kommunikationsgruppen har brug for et konkret oplæg mener Andreas for at gribe bolden og løse opgaven – **Andreas og Kim** laver et oplæg sammen. Deadline?
 * Skal vi fremadrettet betale for vores services hvis der feks kommer så mange afdelinger, at der ikker er ”rum” til alle i google-docs? Ikke besluttet.
 * Det nye betalingssystem forventes at løse nogle af de medlemsadministrative udfordringer – medlemmernes data samles i én database og det bliver derved lettere at sende mails ud til de rette grupper – dermed primært udfordring i at ensrette mailadressestrukturen. || Kim || Beslutning || 10 ||
 * 9. || **Kalendere fra økologisk-landsforening. Er det muligt at spørge dem om 2012**

Marianne briefer – små vægkalendere – i 2011 modtog vi ca. 3000 stk. kalendere – Marianne snakker med Mette om det videre forløb. || Marianne || foreslag-beslutning || 10 ||
 * 10. || **Oplægsholder til BærByen-lanceringsarrangement torsdag d. 15/12 kl. 17**. (se evt. mail i info-inboxen)

Andreas har snakket med nogle studerende fra Universitetet i Lund, som arbejder med at synliggøre bæredygtige initiativer i fødevareregi – Andreas kan ikke holde oplæg til BærByen-Lanceringsarrangementet på torsdag d. 15. december, men Carsten vil gerne tage ud og præsentere KBHff og finder selv en buddy.

Urban Landbrug oplæg fra Andreas på Islandsbrygge 93 også på torsdag d. 15. december.

Alle er velkomme til de to arrangementer. || Andreas || Information || 3 ||
 * 11. || **Gladsaxe –udfordringen**

Løst med indsats fra alle afdelinger undtagen én – fællesvagtplanen skal opdateres løbende da den er vanskelig at finde ud af (hvornår hver afdeling har tjansen osv.) ||  ||   ||   || Opfordring til at medlemmerne skriver sig på denne liste som alternativ til at tage vagter i butikkerne. Forslag til at skrive lidt mere om hvilken type opgaver, man kan blive udsat for ved at være på akut-listen Ordinært møde 10. januar – Sted: Produktionssskolen Nørrebro, Carsten tjekker; Ordstyrer: Kim, referent: Anne Visionsmøde 14. januar ||  ||   ||   ||
 * 12 || **Akut arbejdsgruppe**
 * Andreas** uddyber info. ||  ||   ||   ||
 * 13 || **Kommende møder**