Bestyrelsesmøde+tirsdag+d.+3.+november+2015


 * **Hvornår:** || d. 03/11-2015 kl. 17:00 - 18:30 ||
 * **Hvor:** || Cafe Retro, Knabrostræde ||
 * **Kommer:** || Danielle, Anders P, Jonas, Anders J, Karen ||
 * **Afbud:** || Sara ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Danielle ||

Vi har pt. ingen support af vores medlemssystem, da vores tidligere supporter ikke længere er med i KBHFF. || Danielle || (Orienteringspunkt fra distribution) || Danielle ||
 * **Nr.** || **Indhold** || **Person** ||
 * 1. || Status på dokument om KBHFFs første ansættelser || Sara ||
 * 2. || Visionsworkshops || Karen ||
 * 3. || Koordineringsmøder - hvordan fungerede det med skakuret til det seneste koordineringsmøde? ||  ||
 * 4. || Understøttelse af medlemsssystemet
 * 5. || Ønske om bedre introduktion til nye medlemmer
 * 6. || Nyt fra dataanalysegruppen ||  ||
 * 7. || Update fra bogholder ||  ||
 * 8. ||  ||   ||
 * 9. ||  ||   ||
 * 10. ||  ||   ||

Sara har rundsendt et dokument til bestyrelsen hvori processen for ansættelse af henholdsvis frivillighedskoordinatoren og bogholderen er blevet beskrevet. Sara har modtaget input til dokumentet fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer på mail og der var ikke yderligere på mødet. Dokumentet kan derfor nu offentliggøres, så alle i KBHFF kan læse om processen.
 * Referat **
 * 1. Status på dokument om KBHFFs første ansættelser **

På et tidligere bestyrelsesmøde har bestyrelsen talt om ideen om at afholde en visionsworkshop for at tale om de fremtidige visioner for KBHFF og sprede gejst og engagement. Det er bestyrelsens oplevelse, at KBHFF har fået mere overskud og at organisationen er ganske velfungerende, og at tiden er inde til også at så nye frø. Der er bred enighed om, at visionsworkshoppen skal bidrage til at samle KBHFF om en fælles vision. Måske den gamle blot skal genopfriskes og plantes i alle igen. Workshoppen skal også give overblik over igangværende udviklingsinitiativer, herunder ideen om et virksomhedsmedlemsskab, og give mulighed for at få nye kræfter til. Bestyrelsen vil nedsætte en planlægningsgruppe, hvor alle interesserede i KBHFF kan melde ind. Derudover vil arrangementsgruppen blive inviteret til at deltage. Opfølgning: Jonas B og Karen vil udarbejde udkast til invitation til planlægningsgruppen.
 * 2. Visionsworkshop **

På sidste koordineringsmøde d. 26. oktober blev der afprøvet et nyt system med et skakur for bedre at styre taletiden under det fælles møde. Der er lyst til at give systemet en chance også på næste koordineringsmøde for at se om, det kan hjælpe til at holde bedre møder.
 * 3. Koordineringsmøder **

Distributionsgruppen havde henvendt sig til bestyrelsen for at gøre opmærksom på den problemstilling, at KBHFF pt. ikke har nogen, der kan supportere medlemssystemet. Der var enighed i bestyrelsen om at tage en dialog med Torsten om, hvad mulighederne er for evt. at betale ham for support i begrænset omfang. Bestyrelsen er villig til at afse penge til det, og der er midler i budgettet. På sigt vurderer bestyrelsen, at det ikke er hensigtsmæssigt at blive ved med at køre videre på det gamle system, men at se på hvorledes KBHFF kan overgå til Foodnet systemet Eggplant, når det er færdigt, samt se på om systemet opfylder KBHFFs krav og ønsker. Opfølgning: Karen vil tage kontakt til Torsten
 * 4. Understøttelse af medlemssystemet **

Distribution har henvendt sig til bestyrelsen for at orientere om behovet for bedre introduktion af frivillige. Frivillighedskoordinator Jonas G har påtaget sig at lede efter en frivillig, der vil kaste sig over opgaven. Det er håbet, at en bedre introduktion i højere grad vil kunne fastholde nye frivillige og give dem et bedre indblik i hvilke muligheder der er i KBHFF.. .
 * 5. Ønske om bedre introduktion **

Jonas B orienterede om dataanalysegruppens første møde. Det havde været rigtig vellykket og der gode vibes og engagement i gruppen, der er meget interesserede i at bearbejde en masse datamateriale til god brug for bestyrelsen, afdelingerne m.fl.
 * 6. Nyt fra dataanalysegruppen **

Jonas B fortalte, at alt gik godt med bogholderopgaverne, og at han forventer på månedsbasis at kunne udarbejde en rapport over indtægter og udgifter. Der er kommet godt styr på de interne procedurer og Jonas B kan nu foretage en langt bedre afstemning mellem indkøb og fakturering. Ved næste møde vil Jonas B medbringe materiale om de vigtigste forhold omkring KBHFFs økonomi.
 * 7. Update fra bogholder**

Bestyrelsen drøftede indkøb af mobiltelefon til bl.a. brug af Mobilepay. Bestyrelsen var enstemmigt enige om at indkøbe en brugt mobil til max 2000 kr fremfor en ny fairphone, der vil koste ca. det dobbelte.
 * Evt.**

Bestyrelsesmøde d. 6. December kl 16 med spisning ca. kl 18. Mødet holdes hos Anders P. Bestyrelsen månedlige møde er fremover rykket til første torsdag i måneden. Så dette bliver d. 7 januar kl 17 på cafe retro.
 * Næste møder:**