Amager+-+arbejdsgruppemøde+forår+2013

= **Amager arbejdsgruppemøde forår 2013 ** = Tilbage til Amager arbejdsgrupper

Rued Langgaards vej 12 Ring til Lasse (20 96 17 88) eller Jonas G (606 88 609) når du står ved gitterporten, så kommer en af os og åbner. || til frokosten /eftermiddagskaffen: || Brød + øl og sodavand (Jonas G), Grov vintersalat (Sabrina), Kage til kaffen (Hanne), Pølsehorn (Lasse), Humus eller lignende (Liv), Blandet grøn salat m. edamamebønner og nødder/kerner (Mette), En eller anden form for pastasalat (Anja), ost (Marie), Tunsalat (Lisa), croissanter(søren), Knækbrød (Kristine) ||
 * Hvornår: || søndag d. 24. februar 2013, kl. 11:00, se Doodle ||
 * Hvor: || Tietgenkollegiet
 * Kommer: || Sidse (går kl.14), Jonas G, Emma (kommer senere), Liv, Sabrina, Hanne, Lasse, Mette, Anja, Marie (går omkring 15-16 tiden), Lisa, Søren indtil 14, Kristine ||
 * Afbud: || Heine, Terese (crasher måske engang efter 15), Sara (indkøb), Gro, Nicolai (løssalgsgruppen), Jonas T (er desværre blevet syg), Heidi (kom) ||
 * Medbringer
 * Medbring: || Tag meget gerne en computer med, så vi kan hjælpe hinanden med KBHFF Medlemssytem, hvis der bliver tid. ||

dagsorden powerpoint referat opgaver billeder  LØSSALG TEAM-LINKS KOM ØKONOMI BUTIK || 3 x 6 ||  || Google app's wiki ** Powerpoint ** her er et link til mødets powerpoint slide
 * ~ ** p **** unkt ** ||~ ** hvad går punktet ud på? ** ||~ ** ansvarlig ** ||~ ** tid ** ||~ vedhæftning ||
 * || **FORMELT (11:15 - 11:25)** ||  ||   ||   ||
 * 1 || præsentationsrunde ||  || 10 ||   ||
 * 2 || valg af referent ||  || 1 ||   ||
 * || **INFORMERENDE (11:25 - 12:00)** ||  ||   ||   ||
 * 3 || team-strukturen
 * Hvor vi står! || Jonas G || 10 ||  ||
 * 4 || præsentation af arbejdsgrupperne
 * Hvilke opgave varetager gruppen lige nu?
 * Hvad er den største udfordring lige nu?
 * Fungerer gruppen? || INTRO
 * || **RUTINER (12:05 - 14:45, 12:50 - 13:30)** ||  ||   ||   ||
 * 5 || Intern kommunikation
 * fælles mail-boks
 * etiketter
 * google drev
 * upload referater
 * billeder af arbejdsgruppemedlemmer
 * vagtbeskrivelser for arbejdsgrupper også || BUTIK || 10 || NYTTIGE GUIDES ||
 * 6 || KBHFF Medlemssystem
 * oprettelse af afhentningsdage
 * tildeling af rettigheder i medlemssystemet || BUTIK || 2 ||  ||
 * 7 || arrangementer
 * skal vi gøre mere ud af lokale arrangementer for afdelingen?
 * Hvilke? || BUTIK || 5 ||  ||
 * 8 || Procedure ved manglende grønsager i poserne
 * Der kommer omtrent 1-2 mails om måneden om manglende grønsager i posen. Når det er enkelt tilfælde bør vi måske bare som standard, give for det mangledne beløb i løssalg, som en service, da det er så lidt, der er snakke om (Men vi bør selvfølgelig altid først finde ud af om det er enkelt tilfælde eller generelt i alle poserne).
 * Der findes allerede en standard, hvor det er kassemestrenes opgave at melde det til den centrale økonomigruppe. Meldingen om manglende grønsager kan altså komme på mailen ELLER til kassemestrene. || BUTIK || 2 ||  ||
 * || **TILBEREDE FROKOST (13:30 - 14:00)** ||  ||   ||   ||
 * || **FROKOST (14:00 - 15:00)** ||  ||   ||   ||
 * || **VISIONER (15:15 - 15:50)** ||  ||   ||   ||
 * 9 || formål og opgaver for arbejdsgrupperne
 * foreslag fra Jonas G fra butik-gruppen vedr. kom-gruppens arbejdsopgaver (se vedhæftning i yderste kolonne til højre)
 * skal vagtbeskrivelser for arbejdsgrupperne laves efter samme opbygning som almindelige vagtbeskrivelser?
 * skal der foretages andre ændringer i forhold til formål og arbejdsopgaver? ('Tilbagemelding til indkøbere' kunne trænge til en make over) || BUTIK || 15 || kom-gruppens arbejdsopgaver ||
 * 10 || stigende medlemstal
 * hvordan oprettes nye teams? || BUTIK || 15 ||  ||
 * 11 || vedtægter
 * hvordan skal vi forholdes os til vores egne vedtægter? (de anvendes ikke, men det er et krav fra kollektivgruppen, at vi har dem)
 * hvem skal vedligeholde dem?
 * skal de godkendes hvert år på et medlemsmøde? ||  ||   || vedtægter for Amager-afdelingen af KBHFF  ||
 * || **EVT. (16:00 - 17:00)** ||  ||   ||   ||
 * 12 || Skifte bank
 * Vi har Merkur Bank med en mere bæredygtig profil, men døgnboksaftale hos Danske Bank. Kan vi finde en, der er tættere på? || BUTIK || 5 ||  ||
 * 13 || Procedurer ved barsel og længerevarende sygdom
 * Butik-gruppen foreslår, at man kan tage 6 måneders barsel fra KBHFF.
 * Butik-gruppen mener, det er ok at hente grønsager uden at tage en tjans i Amager KBHFF, hvis man er på sygedagpenge. Hvad er I andre arbejdsgruppe-medlemmers holdning?
 * Sygmeldte må ikke arbejde i frivillige foreninger, derfor er det vigtigt, at arbejdsgruppe-medlemmer (især team-links) kan give en forklaring til personer, der mener, det er urimeligt - en forklaring på hvorfor det er ok, at sygmeldte henter poser uden at tage tjanser. || BUTIK ||  ||   ||
 * || tid i alt ||  || 1:33 ||   ||
 * || tid i alt ||  || 1:33 ||   ||
 * || tid i alt ||  || 1:33 ||   ||

** Referat ** Jonas G. - Butiksgruppe Søren - Løssalgsgruppe Sidse - Butiksgruppe Lasse - Teamlink Sabrina - Butiksgruppe Mette - Kommunikationsgruppe Marie - Økonomigruppe Lisa - Økonomigruppe Liv - Butiksgruppe Hanne - Introgruppe Kristine - Løssalgsgruppe Anja - Teamlink
 * 1. Til stede: **

**2.** Mette er referent. Sabrina er ordstyrer.

**3.** Jonas G. Gennemgik opsumeringen af overgangen mellem gl. system til nyt teamsystem som præsenteret på erfaringsudvekslingsmøde. Indførsel af teamlinks har lettet kordineringsarbejdet internt i team'sne. Gladsaxevagten hver 10.uge har fået sit eget “team” pt på 3 pers. I alt 7 teams – 6 farver og 1 Gladsaxe. Før arbejdede Amagergrupperne meget hver for sig med kontakt til “moderfællesskabet”, det er nu samlet mere, dette møde værende det nyeste skud. Løssalgsgruppe og Introgruppe er nye arbejdsgrupper. Teamlink-arbejdsgruppe oprettet for at sikre erfaringsudveksling ml de forskellige teams, og arbejdsgrupperne på kryds og tværs. Infohjørne oprettet for at prøve at få gang i noget hygge og samvær. Til forslag fra medlemmer osv. Kassevagten delt op ml åbne og lukkevagt for at gøre vagten mere attraktiv – og mere rimelig.. Jonas var til Viable Systems Model workshop – langtidsholdbar organisation. Tilpasningsevne!

Butiksgruppe v. Liv Pt. stor opdatering af vagtbeskrivelserne. Er primus motor i det store strukturelle ændringer og opdateringer af wiki osv. “Blæksprutte-gruppen”. Lokale-søgning er ongoing. Holder møde hver 3. uge. Økonomigruppen v. Lisa. Har standardiseret regnearkene. Kontakt med banken, nye opgaver i centralgruppen som skal afklares. Medlemsadministration? Skal kordinere med kommunikationsgruppe og butiksgruppen vedr. medlemsadministration.
 * 4. Præsentation af arbejdsgrupperne **

Kommunikationsgruppen v. Mette. Skal startes lidt op fra bunden igen, da Heidi er det eneste tilbageværende medlem der rent fakisk har været aktiv i gruppen, og naturligt nok ikke har kunnet magte hele opgaven selv. Gruppen har møde 5. marts, og vil forhåbentligt have fået større afklaring til den tid. Gruppens opgaver og ansvar skal redefineres og overdrages i samarbejde med butiksgruppen, da de pt. Varetager mange af kommunikationsgruppens opgaver. En “work in progress” gruppe.

Løssalgsgruppen v. Søren. Nyoprettet gruppe. Registrering af “Hvad sælger vi?” “Hvad vil folk have?”. Har igangsat registrering af modtaget/solgt, i et simpelt opsat system. Vil arbejde for optimering af butikssituationen, lager osv. Minimere spild! Man må ikke gå forgæves after varer i butikken.. Butikken skal gøres lækker!!

Teamlink v. Lasse. Står for den ugentlige drift af butikken v. kommunikation med medlemmerne og kordinering af vagter. Modtagervagter og kassevagter halter lidt. Der er kun tre teamlinks pt, så der mangler minimum 2.

Introgruppe v. Hanne. Ny gruppe. Første intromøde afholdt, det gik fint. 3dje onsdag i hver måned bliver introdag fremover. Med tiden kan intromøde-tjansen måske omlægges til en vagt.

Kritiske udfordinger i afdelingen pt: At få stemning i butikken – fællesskabsfølelse. Hvordan får vi gjort det hyggeligt? Hvordan fastholder vi folk i afdelingen? Tidsfaktor – folk har ikke tid til at hænge ud! - Effektiv lækker butik. God indkøbsoplevelse. Mails – kordinering. Hvilken mail, hvem? Størelsen på fødevarefællesskabet – løs snak om problematikker omkring struktur og indkøb fra små producenter når vi er blevet så store.

Hurtig gennemgang af det interne mailsystem. Google mail og drev. Skal hver gruppe sørge for at have en intern mailtjans hvor der tjekkes de mails der har fået gruppens etiket? Nej, kommunikationsgruppen og butik-gruppen har mailtjans. Skal der være mulighed for at sende seperate mails til hver gruppe? Nej, det vil skabe forvirring og muligvis tab af information, derfor - Udpensling af at AL kontakt foregår via Amage-rmailen på forsiden. Det skal også stå under arbjedsgruppernes MEDLEMMER & KONTAKT på wikien. Det ordner Jonas G. Den centrale samarbejdsplatform er muligvis lidt død... Vi fokuserer på wikien og fællesmailen foreløbig.
 * 5. Intern kommunikation (Google apps og wikispaces) **

Oprettelse af afhentningsdatoer. Hvem gør det, og hvor langt ud i fremtiden skal der kunne bestilles? - En måned frem kan der bestilles poser. - Ansvaret for oprettelse af afhentningsdage kommer til at ligge hos økonomigruppen. Medlemsadministration: Hvem, hvad, hvordan? Vi har brug for præcisering og afklaring af hvilke opgaver der ligger hos hvem? Jonas kontakter Gro. Økonomigruppen varetager både Økonomi og Medlemsadministration.
 * 6. KBHFF Medlemsystem **

Skal vi gøre mere ud af det? Forslag om grill arrangement i April. Hygegdag i december – Eksempel på hvervningsarrangementer til arbejdsgrupperne. Oplevelse af “Hyggeligt at der rent faktisk var mennesker i butikken”. Infovagt bliver evt. til nusse/arrangement/hyggeansvarlig. -Opdatering af infovæggen. Udpensling af infovagtens beskrivelse med vægt på at skabe stemning, samt opfordringer fra teamlinksne når der er overskud til det i det enkelte team. Skal vi oprette en “lokal arrangementgruppe?”. Hvem skal sørge for at initiativet bliver til virkelighed? Teams'ne skal opfordres til at tage initiativer.. Sisse: Større arrangementer i weekenden? Er det realistisk at folk har tid til det? Jonas: Det handler om at lette arbejdsgangen for folk med initiativer. Afkorte vejen fra ide til udførsel. Liv: Fællesskabet ligger i vagten/teamet – ikke nødvendigvis i hele afdelingen. Fokus på “hverdagsbutikken”. Sabrina: Kan teamlinks'ne puste til hygge internt i teams. Med infovagterne som primus motor. Hanne: Forslag om at 1. onsdag i måneden er “noget særligt”. Tøjbyttedag, æggepuste, fællesspisning. Indlagt som et koncept, hvor det ansvarlige team står for udviklingen af hvad arrangementet kommer til at gå ud på. Sisse: Er det den rigtige prioritering at bruge kræfter på specielle arrangementer. Hellere gøre den ugentlige butikssituationen toptunet. Der er rigeligt at tage sig til i forvejen på vagterne. Jonas: Enig i fokus på fødevarerne. Lade ideerne spire hos teamsne. Ilse melder sig ind for at få venner – der skal være plads til både dem med lyst til stort socialt samvære, og dem der “bare” gerne vil købe god ind. Søren: Nye medlemmer skal engageres på arrangementsrelaterede opgaver, men det må komme som der kommer flere hænder til. Kristine: Større kendskab til folk, større følelse af hjemlighed. Liv: Platformen skal være der til at skabe fællesskab, hvis man har lyst, men hovedformålet er fødevarerne og bæredygtigheden. Hanne: Arrangementer relaterer sig til fødevarer og bæredygtighed. Vi hjælper fællesskabet på vej. Efterlysning af folk med initiativer lokalt. Søren: Nye hænder skal sættes på initiativer.. Afdelingen og arbejdsgrupperne virker som en ekslusiv klub, det skal virke mere inkluderende når man kommer ind som ny. Man skal føle sig velkommen. Sig hej! Hanne: Infohjørnet bygges op i forbindelse med ankomsten, med infovagt for at føle sig mere velkommen. Konkrete forslag. Nyhedsmail ud til alle medlemmer. Jonas inkorporerer det i nyhedsmailen.. Kristine printer inspirationsplakat til infovæggen. Vi beslutter at man kan få 200 kr. til at lave et lille arrangement, hvis man har en god idé.
 * 7. Lokale arrangementer **
 * 1) Info om støtte til arrangementer på infovæggen, evt. flyttes væggen til indgangen for større synlighed.
 * 2) Teamlinks skriver til deres medlemmer og opfordrer til initiativer, men først når der er overskud til det i teamet.
 * 3) Infovagtbeskrivelse indeholder “hyggeansvar”.

Hele fællesskabet betaler tilbage ved manglende varer, men hvem skal sende mailen til centralafdelingen? Økonomigruppen udarbejder forslag til procedure omkring tilbagebetaling.
 * 8. Procedure ved manglende grøntsager. **

**9. Formål og opgaver for arbejdsgrupperne** Butiksgruppen Formål og opgaver: -Overordnet drift af afdeling: -Mailvagt -Vagtbeskrivelser -Kontakt med den centrale KBHFF -Nyhedsmails -Forbedringer af afdelingen -Nye lokaler -Stille repræsentant til kollektivgruppen

Økonomigruppen Formål og opgaver: -Bogføring af afdelingens regnskab -Afdelingens økonomi -Betalinger til afdelingens butiksdrift -Stille repræsentant til den centrale økonomigruppe -Restvareaftaler flyttes til løssalgsgruppen. -Medlemsadministration (Ind- og udmeldinger, At melde folk aktive eller passive i systemet, Velkomst- og udmeldingsmails) -”Hotline” for kassevagten ved tvivlsspørgsmål om optælling eller døgnboks.

Kommunikationsgruppen Formål og opgaver: -Feedback til den centrale kom./it gruppe. Opsamling af feedback på brugesystemet. Heidi. -Håndtering af evt. pressehenvendelser, herunder artikler osv. -Repræsentant til den centrale kommunikationsgruppe -Medlemsundersøgelser i afdelingen -Hvad har vi brug for? -Hvad kan vi selv finde på Der er brug for en revidering af gruppens formål og opgaver! Der er brug for et møde sammen med butiksgruppen, hvor vi reder trådene ud.

Løssalgsgruppen Formål og opgaver: Som det står på wikisiden

Hvordan skal vi oprette nye grupper.? Der skal være et lige antal pga. folk med delebørn. Tages op igen når det er aktuelt. Teamlinks'ne melder ind når de ikke kan bruge deres medlemmer. Oplæringsteam oprettes når der er basis for det
 * 10. Stigende medlemstal **

Vi aftaler at tage dem op én gang årligt på medlemsmødet hvor vi vælger personer til opstilling ved generalforsamlingen.
 * 11. Vedtægter **

Central konto i Merkur, men døgnboks hos danske bank. Overvejelser om skift til bank med døgnboks i nærheden af butikken. Lisa tager op på centralt økonomigruppemøde. Må vi vælge vores egen døgnboks
 * 12. Skifte bank **

Sabrina undersøger om vores medlemmer kan komme i klemme... Folk kan blive taget af vagter men stadig være aktiv ved barsel, rejser eller sygdom. Man kan være aktiv/inaktiv i op til 6 måneder, teamlinksne evaluerer løbende.
 * 13. Procedure ved barsel og længerevarende sygdom **

Infovagten = genbegejstringsvagt. Gamle medlemmer skal motiveres. Kan evt. kaldes “Butiksvagt” eller Kundeservice, Hygge, Genbegejstring, Tab på løssalg delt ud på alle afdelinger..
 * Løse noter: **

Alle kigger lidt rundt på G-mailen og wikien. Jonas G skriver Amager-mailen som kontakt på alle arbejdsgruppers wiki-sider 'MEDLEMMER & KONTAKT' Lisa meddeler økonomigruppen at de nu har overtaget medlemsadministrationen Jonas G kontakter Gro med detaljer omkring overdragelsen af medlemsadministrationen. Jonas G laver indarbejder "hyggeansvar" i infovagtbeskrivelse Lisa meddeler økonomi-gruppen om 200 kr til arrangementer Kristine printer plakater til ophæng Lisa meddeler økonomigruppen at der skal udarbejdes forslag til procedure omkring tilbagebetaling for Amager afdelingen. Lisa undersøger samme med økonomi udgifterne ved at benytte en anden bank til døgnboks.
 * OPGAVER **