Gmail+etiketter

//Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear}//
 * Info > Vejledninger (Manuals) > Gmail etiketter (Gmail labels)**

=Brug etiketter i Gmail=

Det kan være svært administrere en mailkonto, som ikke er ens private, der tjekkes dagligt. Det kan være endnu mere svært, hvis man skal dele adgangen til kontoen med andre. Etiketter i Gmail er et nyttigt redskab til administration af en mailkonto, især hvis mailkontoen deles, som mange mailkonti bliver det i KBHFF. Derfor har vi lavet denne vejlening til brug af etiketter i KBHFF.

Etiketter efter roller i gruppen
Det allervigtigste i forhold til brugen af etiketter er, at man er konsekvent med at bruge etiketterne, og at det er helt klart og tydeligt, for hvad hver etikette tildeles. En god ide til etiketter er, at lave etiketter efter ansvarsområder eller roller i arbejdsgruppen. F.eks. har alle butiksgrupper i KBHFF en løssalgsansvarlig og en introduktionsansvarlig, derfor er det oplagt, at alle butiksgrupper har en Løssalg - og en Intro -etikette (farverne er bare til eksempel).

Brug farver, ha' ikke for mange, og brug under-etiketter
Giv etiketterne forskellige farver. Det giver et godt overblik over mails i indbakken. For mange etiketter kan gøre det besværligt at være mailvagt, så prøv at minimere antallet af etiketter på gruppens Gmail-konto. Brug evt. underetiketter med samme farve. F.eks. er der på Distributionsgruppens Gmail-konto en etikette med titlen Ekstern, som har hvid tekst på sort baggrund. Under denne etiketter er der flere andre etiketter som Ekstern/KPH, Ekstern/Fragtfirma , Ekstern/Letsgo med flere. Og alle etiketterne har samme farve.

Tildel etikette
Markér, de mails du ønsker at tildele en eller flere etiketter, med et //flueben// (a) og tryk derefter på knappen //Etiketter// (b). Vælg de ønskede etiketter ved at markere med flueben og tryk på //Anvend// (c).

Arkivér mails
Markér, de mails du ønsker at arkivere, med et flueben (a) og tryk derefter på knappen Arkiver (d).

Markér mail som ulæst
Markér, de mails du ønsker skal være ulæste, med et flueben (a) og tryk derefter på knappen Mere (e) og herunder klikke på "Makér som ulæst" (e)

Flyt arkiverede mails tilbage til indbakken
Klik i den lodrette menu til venstre på "Flere [pil ned]". Klik på "Alle e-mails". Markér den ønskede e-mail. Klik "Flyt til indbakke" i den øverste vandrette menu. a: b: c: d: e:

Flere eksempler på etiketter
Her er flere eksempler på etiketter. Husk ikke at bruge for mange etiketter. Jo flere, jo svære er det at administrere.

Gem gode erfaringer
Gode erfaringer er værd at gemme. Så kommer der en mailkorrespondance med mange "guldkorn", er den værd at gemme. Enten kan den gemmes under sin egen etikette, f.eks. Guldkorn. Eller også kan man stjerne-markere de vigtigste mails.

Etiketter for hver vagttype
Det er butiksgruppernes ansvar at vagtbeskrivelser vedligeholdes i lokalafdelingerne. En måde at gemme alle mails med spørgsmål vedrørende en bestemt vagttype, er ved at lave etiketter for hver vagttype. F.eks.: Vagttype/Teamlink, Vagttype/Modtage , Vagttype/Kassemester , Vagttype/Lukke o.s.v.

Etiketter for den interne kommunikation
En vigtig del af at have arbejdsgruppe- og afdelingsmails i KBHFF, er så arbejdsgrupperne og afdelingerne kan kommunikere med hinanden. Det er forventet af alle grupper i KBHFF, at de besvarer mails (og helst inden for en uge). For at markere den tværgående kommunikation er det en god ide, at lave en eller flere etiketter for den. F.eks. kan fælles arbejdsgrupper have en etikette, som hedder Henv. afdeling og butiksgrupperne kan oplagt have en etikette, som hedder Henv. fælles. Disse kan evt. underinddeles. F.eks. for Distributionsgruppen: Henv. afdeling/Intro, Henv. afdeling/modtage, Henv. afdeling/papirsposer o.s.v.