idekatalog

Det er et levende idékatalog med konkrete idéer til udvikling af lokalafdelingerne. Disse idéer er en opsamling fra erfaringsudvekslingsworkshoppen i februar 2012, samt kollektivgruppens visionsdag i september 2012. Føj meget gerne til. :-)

toc

Udfordring: Introduktion af nye medlemmer

 * Idéer:**
 * Det er vildt vigtigt, at folk får en god første oplevelse. Info-vagten er afgørende for bl.a. at fortælle, at alle har lige indflydelse, og videregive grundværdier i KBHFF. Det er vigtigt at informere folk om fællesskabet og netop det at være i et fællesskab, og det er ikke bare at tage vagter.
 * Send intro-mail umiddelbart efter indmeldelse. Med kort oversigt over vagter, grupper og opgaver.
 * Sørg for at medlemmerne får medlemshåndbogen - Enten i printet form, som nye medlemmer får ved indmelding eller som pdf der blir sendt ud til folk, eller begge dele.
 * Som nyt medlem skal man tage vagt inden man kan få udleveret sin første pose. Det giver større tilhørsforhold med et decideret introduktionsforløb for nye medlemmer. De vil få flere kendte ansigter og noget at snakke om, når de efterfølgende er nede i butikken.
 * Nye medlemmer skal komme til obligatorisk intro-møde før de kan bestille poser. Gerne lokalt, men hvis der ikke er ressourcer, så i fællesskab - hvor der bydes ordentligt velkommen til nye medlemmer. Man kan ikke blive medlem og dermed ikke købe poser før man har deltaget i et intromøde ELLER man forpligter sig til at deltage i et intromøde inden for de første tre måneder af ens medlemsskab, dvs man kan godt købe grønsager med det samme men lever "på lånt tid". De nye præsenteres for:
 * Hvad er kbhff
 * Historie
 * Værdier
 * Forpligtigelser
 * Organisationen
 * Hvordan finder man rundt i vores virtuelle verden.
 * Osv.

Udfordring: Få folk til at tage deres vagter

 * Idéer:**
 * Brev med i posen om at man skal huske at tage en vagt.
 * Mail til medlemmer, der ikke har hentet grønt længe, om at vi savner dem.
 * Nye medlemmer skal melde sig på en vagt med det samme ved indmeldelse.
 * Teams med opdeling af folk i grupper - enten pr. dag og/ eller faggrupper, evt. overbemandede (se mere herunder).
 * Synliggøre de andre muligheder for at "tage vagt" - arbejdsgrupper osv.
 * En positiv oplevelse på den første vagt er en forudsætning for, at folk får lyst til at engagere sig mere. Det er afgørende at sikre god introduktion for nye medlemmer.

Udfordring: Gøre medlemmerne mere trygge ved de forskellige typer vagter

 * Idéer:**
 * Printede vagtbeskrivelser på opslagstavle i butikken, så folk let kan se, hvad vagterne går ud på.
 * Intro-videoer - korte 1 minutsvideoer, der giver overblik over, hvad en tjans går ud på.
 * Synliggøre hvem kan spørge til råds, hvis man er i tvivl. F.eks. med en vejledervagt i butikken.
 * Sørg for at alle vagter får tilsendt en mail om mandagen med en reminder om at de har vagt og en udførlig vagtbeskrivelse, så de er bedre klædt på til onsdagen.
 * Man kan indføre en butiksvagt, som de har i nogle afdelinger (bl.a. Nørrebro og Vesterbro). Butiksvagten er kort fortalt den som træder til, hvor der mangler en hånd, og er den som har overblikket i butikken.

Udfordring: Genbegejstring af medlemmerne lokalt

 * Idéer:**
 * God stemning i butikken og Fællesspisning er metoder til at sikre folks lyst til at deltage.
 * Flere arrangementer lokalt. Gør det lettere for folk at finde og se arrangementer på hjemmesiden, og nemt at melde sig til.
 * Infovagten kan laves til en ”genbegejstringsvagt” eller en nussevagt/hyggevagt i butikken, der tager sig af de lidt mere bløde værdier. Dermed tænkes en vagt der tager sig af at informere eksisterende medlemmer om mulighederne i de forskellige arbejdsgrupper. Infovagten tager sig ikke af nye medlemmer. Ønsket er at personer interesseret i at blive medlemmer kontakter kassevagten, som henviser til næste intromøde, hvor indmeldelsen sker.
 * Flere arrangementer menes både at kunne holde begejstringen ved lige og genbegejstre medlemmer. Det er vigtig at have for øje, at der er medlemmer som ikke ønsker at deltage i arrangementer. Derfor kan der f.eks. reklameres for arrangementer separat og ikke i nyhedsbreve. Nogle forslag til arrangementer kunne være: knivslibningskurser, knivhåndteringskurser, tur ud og plukke svampe, bær, æbler eller lign., ølbrygning, grill-arrangementer og fællesspisning, saftbrygning, marmeladelavning, fisketure.

Udfordring: Vores møder er kedelige/sure/lange/der er ikke nok kage

 * Idéer:**
 * Udvikl et ark med gode tips til, hvordan man kan holde bedre møder med udgangspunkt i Mødehuset, så man kan skabe mere dynamik på møder, så de rykker.
 * Det er vigtigt, hvad der tales om på møderne. Dagsordner der ikke kun indeholder ”sure” punkter men også ”glade” punkter kan
 * bevare flere medlemmer i arbejdsgrupperne og undgå at nye arbejdsgruppemedlemmer hurtigt melder sig ud. Det er vigtigt, at der holdes fast i den flade struktur. ”Det er kun hvad vi gør det til”.

Udfordring: Rekruttering til arbejdsgruppe eller kernefunktioner

 * Idéer:**
 * Klargøre og afgrænse nøglefunktionernes arbejdsopgaver. Tydeliggøre, at man godt kan løse disse opgaver uden at forpligte sig til at komme til møder hver måned. Se kommunikationsgruppens wiki-side for et eksempel på, hvordan man kan synliggøre og dele arbejdsopgaver internt i en gruppe.
 * Være mange til at dele opgaverne. Minimum to økonomiansvarlige, men hellere tre. Opgaverne bliver nemmere at løfte, hvis man er flere.
 * Headhunte medlemmer til arbejdsgrupperne personligt i butikken frem for at sende mails ud.
 * Afholde åbne idéudviklingsmøder, hvor man kan komme med forslag til forbedringer af drift og udvikling af gruppens arbejdsområde. Fælles, uforpligtende brainstorm.

Udfordring: Synliggøre arbejdsopgaver, der ikke finder sted i lokalafdelingerne

 * Idéer:**
 * En "opslagstavle" på medlemsmøderne, hvor folk, der er tovholdere på forskellige projekter (måske fra Kollektivgruppen) mødes med medlemmer, der i en periode har overskud til at gøre lidt mere eller ikke lige kan få tjanserne om onsdagen til at passe ind i en travl børnefamilie hverdag. Punktet kan ligge umiddelbart før selve medlemsmødet. Det kan også tjene som en fingeren på pulsen over hvad der sker i KBHFF lige nu. De opgaver, der skitseres, skal være velbeskrevne og meget gerne begrænsede i tid. Fx :
 * I de næste tre måneder formidle en historie om at KBHFF køber grønsager fra landbrug, der er ved at omlægge til økologi.
 * I den næste måned to gange køre tom emballage fra Vesterbro og Frederiksberg til Gladsaxe.
 * Inden for to måneder lave en hygiejnevurdering af Amagers lokaler.
 * Lokal opgavebørs — der findes allerede en opgavebørs på wiki'en men kunne gøres mere synligt, fx hvis der var en i hver lokalafdeling, der vidste hvilke akutte opgaver og fælles tjanser der lige nu er behov for. En bod i hver afdeling en gang om måneden?

Udfordring: Kommunikation lokalt i afdelingen
Hvordan får man bedst fat i medlemmerne når der er et budskab enten fra Butiksgruppen eller hele KBHFF?


 * Idéer:**
 * Mails. De fleste afdelinger sender nyhedsmails ud til deres medlemmer når der er vigtigt nyt, men det er ikke alle, der altid læser deres mails, og en del bruger ikke mails så meget. Derfor: Nyhedsbreve skal udsendes regelmæssigt, og skal være korte, overskuelige, velformulerede, præcise, appetitlige, fokuserede på et eller 2 budskaber, så folk ikke bliver overvældede.
 * Skilte. Godt at kommunikere i butikken med fysiske skilte. "har du husket at ta en vagt", "medlemsmøde på torsdag" og lignende.
 * Mailansvarlig. Generelt er det smart at ha en mailansvarlig. Enten nogle faste eller en turnus i butiksgruppen så mails blir tjekket hurtigt og enten svaret på eller videresendet til butiksgruppens medlemmer eller andre relevante personer.
 * Et kvartalsmæssigt eller halvårligt arbejdsgruppetræf hvor alle arbejdsgrupper i en afdelingen mødes, socialiserer og udveksler erfaring.
 * Regelmæssige medlemsmøder er helt essentielle.
 * En hyggekrog i butikken med informationstavler. Hyggekrogen kan f.eks. indeholde spil, bogbyttekasse og friskbrygget kaffe. Informationstavlerne kan opfordre til at diskussion om drømme for hvad KBHFF kan blive til. Og der kan laves plads til at man skriver op på tavlen eller på anden måde viderefører de drømme til inspiration for alle. Ligeledes kan der på informationstavlerne opsættes information om producenter og deres geografiske placering i landet.

Udfordring: IT-infrastrukturen er svær at navigere

 * Idéer:**
 * Promovér IT guiden mere
 * Hver lokalafdeling skal have en repræsentant i kommunikationsgruppen, der kan være bindeled og hjælpe med at lære folk det tekniske
 * De mere IT-kyndige i en afdeling kan måske holde en lille workshop for dem der har nogle problemer med det.

Udfordring: Erfaringsudveksling og kommunikation mellem lokalafdelinger og arbejdsgrupper

 * Idéer:**
 * Årligt eller halvårligt obligatorisk butiksgruppe-erfaringsudvekslingsarrangement hvor alle butiksgrupper deltager.
 * Lokalafdelingerne forpligtes på at sende repræsentanter til de bærende centrale arbejdsgrupper for at sikre den interne kommunikation.

Udfordring: Styrke medejerskabet blandt medlemmerne
Efterhånden som fødevarefælleskabet er vokset har vi oplevet, at følelsen af medejerskab lader til at være forsvundet blandt en del af medlemmerne. En mulig årsag er at fællesskabet bliver for stort. "Der er så mange medlemmer allerede, så min deltagelse er ikke vigtig." Endvidere er der en tendens til at matheden især rammer de fælles opgaver, mens engagementet fortsat er højt i de fleste lokalafdelinger. Det er derfor vigtigt at nedbryde det store fælleskab i overskuelige fælleskaber, hvor hver enkelts rolle er vigtig — socialt og praktisk. En mulighed for at skabe små, stærke fællesskaber indenfor de enkelte lokalafdelinger er ved at indføre en teamstruktur.

**Udfordring: Teamstruktur**

 * Hvad taler for?**
 * Det er nemmere at planlægge frem i tiden, da teams er på turnusordning, eks. hver 8. uge.
 * Nye medlemmer bliver ved indskrivning del af et team.
 * Ansvaret for at få frivillige i butikken ligger hos det enkelte team.
 * Man aflyser ikke længere over Facebook eller hjemmesiden, i stedet får man fat i sine teammedlemmer.
 * De enkelte teams får styr på sine arbejdsopgaver: mindre forvirring omkring hvad der skal ordnes, tingene går hurtigere, så man har mere tid til at tænke kreativt.
 * Du lærer de mennesker i dit team at kende – fællesskabsfølelse, som ellers kan være svært at få i sådan en stor forening.
 * Mulighed for at synliggøre andre arbejdsopgaver, end dem, der ligger om onsdagen. Herunder: De centrale arbejds- og ressourcegrupper. Lokale arrangementer og fællesspisning. Øvrige praktiske opgaver, der ikke nødvendigvis ligger om onsdagen. Andre fantastiske egenskaber, som kan gavne hele fællesskabet?


 * Hvad taler imod?**
 * Man lærer kun sin egen gruppe at kende, (en løsning kan være, at der er mulighed for at skifte hold, dog skal man så finde én at bytte med).
 * Man kommer til at lave de samme ting igen og igen (løsning som ovenstående punkt).
 * Dræber man spontaniteten, lysten og kreativiteten ved at pålægge medlemmerne et ansvarsområde?

Enten: Obligatorisk og forpligtende, eller på frivillig basis, hvor medlemmerne selvorganiserer om at starte et team. På Amager indførte de i foråret 2012 en obligatorisk teamstruktur med denne beskrivelse.
 * Hvordan kan teamstrukturen implementeres?**


 * Erfaringer med teamstruktur på Amager**
 * Det er vigtigt, at hvert team har en kontaktperson fra butiksgruppen tilknyttet. Der er rigtigt mange spørgsmål især de første par gange når team'et skal startes op.
 * Det er vigtigt at sende reminder-emails ud til team'et i god tid, så folk husker, at det snart er deres team, der har vagt igen (og ellers har mulighed for at bytte). Ideelt set burde sådanne mails kunne køre automatisk).
 * Opfordr de enkelte teams til at koordinere vagtbytte (iforhold til sygdom, etc.) internt som de selv vil (f.eks. på samarbejdsnetværket eller en wikiside).
 * Overvej at anskaffe en butikstelefon for at lette kontakten til Gladsaxe-vagten.
 * Det er vigtigt at åbne op for to nye teams ad gangen for at sikre, at de eksisterende teams forbliver på lige og ulige uger (ofte meget vigtigt for børnefamilier og andre, hvis hverdage kører i to-ugers cyklusser). Det kan være en udfordring at finde ud af, hvornår der er nok folk til at starte nye teams op.
 * Det er vigtigt at lave en klar procedure for, hvordan medlemmer kan melde sig fra et team, hvis de flytter, melder sig ud, eller påtager sig en anden opgave i KBHFF.
 * Tilsvarende er der brug for en klar procedure for, hvordan nye medlemmer bliver sat på teams, efterhånden som der er udskiftning. Der er givetvis brug for en teamkoordinator-rolle, som også med fordel kan sættes ind i teamstrukturen, eller forankres i den lokale butiksgruppe.