Workshop+om+læring+og+kompetenceudvikling+i+KBHFF+2014

På arbejdsgruppernes fællestur til Svanholm d. 8.-9. juni 2014 afholdt vi en samtalesalon/workshop om læring og kompetenceudvikling i KBHFF. Diskussionerne tog udgangspunkt i følgende oplæg:

//Hvis fødevarefællesskabet er en skole…// //… hvordan oplevede du at blive medlem og være "ny i klassen"?// //… hvad ville du gerne have lært eller fået at vide, da du først blev medlem?// //… hvad har du så lært af at være medlem?// //… hvad har været svært at gennemskue, forstå eller lære?// //… hvad vil du gerne lære mere om?// //… hvad vil du gerne lære andre?//

På den afsluttende opsamling identificerede deltagerne følgende udfordringer – og løsninger:

**1. Kommunikation**
Rigtigt mange fremhævede, at kommunikationen halter på mange niveauer i fødevarefællesskabet:
 * fra lokalafdelingen til medlemmerne på de enkelte teams
 * mellem funktioner på tværs af teams
 * mellem lokalafdelingerne og de fælles arbejdsgrupper
 * mellem de fælles arbejdsgrupper

Udfordringen er især, at der er for mange emails, og man på ingen måde kan forvente, at medlemmerne læser de nyhedsbreve eller info, som de får tilsendt. Ej heller at de læser nyheder på hjemmesiden eller Facebook.

Den nye organisationsstruktur har indført kontaktpersoner, der skulle lette mange af disse kommunikationsveje, ved at medlemmerne får information direkte af folk de kender, men det skal implementeres særskilt i hver enkelt lokalafdeling. Det kræver især en indsats af de enkelte teamlinks, der fungerer som bindeled mellem teams og arbejdsgrupper.


 * Følgende løsninger vil kunne hjælpe lokalt:**
 * Plancher med overblik over organisationsstrukturen og kontaktpersoner – både lokalt og fælles – til at hænge i lokalafdelingen og til brug på intromøder.
 * Overblik over – og adgang til kontaktoplysninger på – kontaktpersoner direkte i medlemssystemet
 * Funktionsmøder på tværs af teams – f.eks. at samle alle teamlinks eller alle kassemestre og udveksle erfaringer og strømline arbejdsgange.
 * Lokale medlemsmøder – flere afdelinger har haft held til at samle medlemmer til fællesspisning mm. og bruge disse møder til at kommunikere vigtig information ud. Erfaringen viser, at det er meget nemmere at samle medlemmer til lokale møder, som det tager 10 minutter at tage til, end til fælles møder og arbejdsgruppemøder, som ligger udenfor medlemmernes egen bydel.
 * Beskeder i ugens pose – vigtig information kan videregives direkte til medlemmerne sammen med grøntsagerne. Koster dog mere tid og papir, men kan ofte være besværet værd.
 * Anden, mindre tekst-baseret kommunikation: Billeder, film, tegneserier, etc.

**2. Modtagelse og oplæring af nye medlemmer**
Det har længe været en udfordring, at nye medlemmer har svært ved at finde sig til rette i KBHFF, og at de har brug for megen hjælp til at forstå og navigere i organisationen. Det er kort sagt svært at matche de nye medlemmers forventninger til, hvordan de tror de vil blive modtaget og integreret i fællesskabet. De enkelte lokalafdelinger har gjort sig store anstrengelser for at lave detaljerede vagtbeskrivelser for på den måde at undgå, at nøglepersoner og butiksgruppefolk skal være i butikken hver uge for at sætte nye medlemmer ind i sagerne. Men erfaringen viser, at de fleste medlemmer – nye som gamle – ikke læser eller har lyst til at læse vagtbeskrivelserne. De vil meget hellere tages i hånden og oplæres personligt.


 * Følgende løsninger vil kunne hjælpe lokalt:**
 * Månedlige intromøder. Flere og flere lokalafdelinger har rigtig god succes med at byde nye medlemmer velkomne på månedlige intromøder, hvor de får forklaret de grundlæggende aktiviteter og værdier i KBHFF.
 * Medlems-mentorer. På Vesterbro eksperimenterer de med at give hvert nyt medlem et gammelt medlem som mentor, som de kan spørge og følge i starten, og som kan give dem yderligere introduktion.
 * Mester-oplæring i de enkelte vagter. På Nørrebro eksperimenterer de med "mesteroplæring", hvor nye medlemmer får konkret oplæring i de enkelte vagter sammen med et rutineret medlem.

**3. Opgaver til nye medlemmer**
I mange af lokalafdelingerne er der mangel på "meningsfuldt arbejde" i butikken. Der er for mange medlemmer om for få konkrete opgaver, hvilket gør, at teams bliver overbooket. Dette fører paradoksalt nok til, at få medlemmer rent faktisk møder op og tager deres vagter, fordi ingen af medlemmerne føler ansvar for, at det lige er dem, der skal tage dem, når der nu er så mange andre, der potentielt kunne gøre det. Samtidigt er det svært at udvide antallet af teams for meget, for hvis en lokalafdeling har mere end 6 teams, skal det enkelte medlem på vagt så sjældent, at de mister tilknytningen og følingen med lokalafdelingen, og ofte vil glemme, at de skal på vagt.


 * Følgende løsninger vil kunne hjælpe lokalt:**
 * Supplere med alternative arbejdsopgaver, så som fællesspisning, fælles æbletræer (som Vesterbro har på Fejø), eller andre lokale aktiviteter.
 * Eksperimentere med midlertidigt indmeldelsesstop i lokalafdelingen indtil der er styr på teams og vagt-tjanser
 * Stærkere sanktioner ifht. medlemmer, der ikke møder op til deres vagter (se nedenfor)
 * Flere lokale arbejdsgrupper og lokale initiativer – på Amager har de f.eks. ikke færre end 9 lokale arbejdsgrupper, der arbejder med alt fra byhavekurser til lokal-valuta.
 * Udvidede åbningstider, udvidet sortiment (f.eks. fisk)
 * Motivere gamle garvede medlemmer til at rykke "op i systemet" og overlade "begynder-vagter" til nye medlemmer.
 * Lokal jobbørs og opgavebank, som medlemmer kan byde ind på.
 * Større synlighed i forhold til muligheden for at "rykke op i systemet" og indgå i de fælles arbejdsgrupper (se nedenfor)

**4. Stor udskiftning på teams**
Grundet manglen på "meningsfuldt arbejde" og deraf afledte svage sammenhold på de enkelte teams, er der stort gennemflow af medlemmer på mange teams. Det betyder, at teamsne ikke bliver de små og stærke "fællesskaber i fællesskaber", som de oprindeligt var tiltænkt, hvor medlemmerne lærer hinanden at kende og glæder sig til at skulle på vagt sammen næste gang.

Følgende løsninger vil kunne hjælpe lokalt:
 * Flere opgaver og bedre oplæring af nye medlemmer (se ovenfor)
 * Sikre god stemning og sammenhold på det enkelte team. Dette er i høj grad en selvstændig opgave, som skal prioriteres højt. På mange måder er dette team-link eller team-koordinatorens vigtigste rolle: At skabe en fællesskabsfølelse og sammenhold på det enkelte team, så medlemmerne har lyst og mod på at komme igen.

**5. Motivere medlemmer til at "rykke op i systemet"**
Manglen på opgaver til nye medlemmer skyldes ikke mindst, at mange gamle medlemmer troligt holder fast i deres nemme tjanser i stedet for at "rykke op i systemet" og prøve kræfter med mere ansvarstunge opgaver som f.eks. kassevagt, trucker eller at afholde intromøder for nye medlemmer.


 * Følgende løsninger vil kunne hjælpe lokalt:**
 * Team-linket kan påtage sig en "HR-funktion" og løbende snakke med medlemmer på teamet om, hvilke opgaver de kunne tænke sig at prøve og inspirere dem til at rykke videre op.
 * Udbud af opgaver på medlemsmøder. Flere afdelinger har gode erfaringer med at hverve folk til butiksgruppe og andre nøgleroller på deres lokale medlemsmøder. Når medlemmerne kan se et synligt og konkret behov for at løse en opgave, er de som regel også mere villige til at gå ind og påtage sig den.

**6. At lære fødevarefællesskabets kultur for autonomi**
Et gennemgående hjertesuk fra butiksgrupperne er, at det ofte er svært at få medlemmerne til at tænke og handle selv. De vil meget gerne læne sig op ad erfarne kræfter og "gøre som man plejer". Men alle de erfarne understregede, at en vigtig del af kulturen i fødevarefællesskabet er, at man skal turde tage en beslutning selv og stå ved den. At det er nemmere at få tilgivelse en tilladelse. En af fødevarefællesskabets grundpiller er netop, at vi prøver at bryde med vante forestillinger om hierarki, og i det omfang, som medlemmerne har mod på at tage initiativ og tænke selv, skal de opfordres til at gøre det.


 * Følgende løsninger vil kunne hjælpe lokalt:**
 * understrege denne kulturforståelse på intromøder og i mesteroplæring
 * uddele en flyer/folder med beskrivelse af fødevarefællesskabets værdier og kultur til nye medlemmer
 * lave en lille film med interviews med forskellige KBHFF'ere om hvordan de lærte, at der er højt til loftet, og at man bare skal tage initiativ.

**7. Ingen har lyst til at at være politibetjent**
Et gennemgående problem i forhold til besætningen af vagter i butikkerne og engagementet i arbejdsgrupperne er, at der ikke er klare og konsekvente sanktioner overfor medlemmer, der ikke tager deres vagter. Ingen i fødevarefællesskabet bryder sig om at være bussemand, der skal skrive sure mails ud og melde folk passive, og derfor bliver det langt henad vejen ikke gjort. Meget få medlemmer bliver konfronteret, hvis de har svigtet deres forpligtelser, hvilket betyder, at mange medlemmer ikke føler, at det har nogen konsekvenser, hvis de ikke møder op til deres vagt. Det mindsker engagementet, og gør det endnu sværere at motivere medlemmerne til at tage deres vagter.


 * Følgende løsninger vil kunne hjælpe lokalt:**
 * Streng registrering og konsekvens. På Islands Brygge har butiksgruppen indført stram styring og sanktioner overfor medlemmer, der ikke tager vagter, og det har resulteret i bedre stemning og solidt fremmøde på de enkelte teams. Det kræver dog en del arbejde at vedligeholde.
 * Lave et "good cop – bad cop" system, hvor de enkelte team links kun skal registrere hvilke medlemmer, der møder op til vagterne, og et andet medlem har til opgave at gennemgå disse lister og melde fraværende medlemmer passive.
 * Integrere vagtplaner i medlemssystemet, så systemet automatisk melder fraværende medlemmer passive. Dette forudsætter dog en form for ensartethed i struktur på tværs af afdelingerne, samt en simpel måde at registrere, hvilke medlemmer, der har mødt op til deres vagter.

**8. Udvikling af rollen som teamlink/teamkoordinator**
Gennem vores diskussion blev det mere og mere klart, at rollen som teamlink er afgørende for et velfungerende team. Teamlinket har på mange måder ansvaret for, at de øvrige medlemmer på teamet har den fornødne viden, sammenhold og engagement til at tage deres vagter på en god måde. Det er en opgave, der er svær at bryde ned i mindre 3-timers dele, og langt henad vejen må vi nok erkende, at det er en ansvarsposition, som vil tage lidt mere tid og overskud.

Ideelt set skal et teamlink kunne:
 * Skabe gode og hyggelige rammer, sammenhold og stemning på teamet – både i butikken og mellem teamets onsdage.
 * Tage imod nye medlemmer på teamet og sætte dem ind deres opgaver
 * Registrere hvilke medlemmer, der møder op til vagter og følge op på dem, der ikke gør
 * Motivere teamets medlemmer og inspirere dem til at "rykke op i systemet", hvis de har mod på mere.
 * Være rollemodel og inspirere medlemmer til autonomi, initiativ og handlekraft
 * Forstå organisationen og være i stand til at formidle dette videre til teamets medlemmer.
 * Definere og uddelegere opgaver efter behov.
 * Oplære teamlink-lærlinge og undgå at gøre sig selv uundværlig

Rollen som teamlink kan sammenlignes lidt med at være spejder-tropsfører, holdleder på et sportshold eller forælder. Det handler om at kunne vægte mellem at skabe god stemning, men også have klare forventninger og være i stand til at vise, at der er konsekvenser, hvis de ikke bliver mødt. Lidt som en forælder, der siger til sine børn, at "krav er kærlighed." Dette er krævende, og derfor vil vi gerne sætte særlig fokus på denne rolle og give teamlinks rundt om i afdelingerne de bedst mulige redskaber, vilkår og anerkendelse for det arbejde, som de udfører.


 * Følgende løsninger vil kunne hjælpe lokalt:**
 * Fælles erfaringsudveksling for teamlinks på tværs af lokalafdelingerne.
 * Større fokus på teamlinks' rolle i lokalafdelingen, f.eks. vha. plancher (se Kommunikation ovenfor)
 * Klarere forventningsafstemning for teamlinks i de enkelte lokalafdelinger.
 * Evt. decideret kursus for teamlinks, og på sigt mester-oplæring af nye teamlinks.

**9. Mere viden om grøntsagerne**
Mange medlemmer falder fra ugens pose, fordi de har for svært ved at få brugt grøntsagerne, og mangler inspiration til, hvordan de kan bruge dem. Vi har brug for en stærkere samling af opskrifter samt klar formidling om de enkelte råvarer, hvordan de bedst opbevares og tilberedes.

En mulig løsning er at samarbejde med Mette Helbæk, der tidligere drev grønthandlen Din Baghave. Hun har skrevet bogen [|Grøntsagsbiblen], og har udviklet en hjemmeside med [|en database med opskrifter og råvarebeskrivelser]. Hvis hun vil være interesseret i at stille denne til rådighed vil det være en fantastisk mulighed for at skabe en platform, som vi kan videreudvikle. Jonas Glass har kontakt til Mette og vil høre om mulighederne.