Møde+i+Kommunikationsgruppen+24.+juni+2013

(inde i den bagerste baggård hvor også Meyers Madhus ligger) ||
 * **Hvornår:** || Mandag d. **24/06-2013** kl. 19-21 (sidste mandag i månedet) ||
 * **Hvor:** || The Hub, Nørrebrogade 52C, 2.tv, 2200 København N
 * **Overstyrer:** ||  ||
 * **Referant:** ||  ||


 * **Deltagere:** || **Kommer:** || **Afbud:** ||
 * **Amager** ||  || Heidi ||
 * **Frederiksberg** || Jamie || Louise ||
 * **Islands Brygge** || Tora, Peter ||  ||
 * **Nørrebro** || Bjørn, Lone ||  ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  ||   ||
 * **Nordvest** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || Katrine || Fie ||
 * **Vesterbro** ||  || Torsten ||
 * **Østerbro** ||  ||   ||


 * Dagsorden: **


 * Faste punkter**

2. Nyt fra Kollektivgruppen
- Der er rapporteret om problemer med samarbejdsplatformen, som vist nok skyldes at mails fra systemet går i folks spam-filter. Derudover blev der snakket om at forkorte samarbejdsplatformen til 'Samba'. - Kollektivgruppen har besluttet at Kbhff skal oplyse om tilgængelighedsforhold for handikappede. Bjørn undersøger hvilke informationer der skal være og sender spørgeskema til lokalafdelingerne. Kommunikationsgruppen skal derefter finde ud af hvordan denne information bedst præsenteres på hjemmesiden. - Kollektivgruppen vil gerne have at vagtplanen fremhæver at man kan lægge sit arbejde i arbejdsgrupper eller tage opgaver fra Opgavebørsen. Evt. under overskriften "Hvad hvis jeg nu ikke kan om onsdagen?"


 * Nye punkter**
 * **Nr.** || **Overskrift** || **Beskrivelse** || **Person** ||
 * **3.** || Nyhedsbrev || Vi skal have fundet ud af hvem der skal være ansvarlige for og skrive nyhedsbrevet (eller om det er en fælles opgave). Vi kunne også planlægge faste udgivelsesdatoer og deadlines for indhold.

Kollektivgruppen har indtil videre et emne til nyhedsbrevet: at der ledes efter ny kasserer (som skal vælges til ekstraordinær generalforsamling i oktober). Derudover blev det foreslået i kollektivgruppen at nyhedsbrevet også skulle bruges til at fortælle hvad kbhff er, hvad vi har opnået og hvorfor vi bør være stolte over foreningen. Det blev også foreslået at noget af indholdet kunne formidles via video.


 * //Det blev diskuteret hvad formålet med et nyhedsbrev skulle være. Vi snakkede om muligheden for at skabe den gode fortælling om KBHFF både overfor medlemmer og andre. Vi snakkede også om det som en kommunikationskanal til nye medlemmer. Der var lidt modstand mod mails, da mange ikke læser nyhedsmails og måske anser det som spam. Islands Brygge har erfaringer med nyhedsbreve som mail, hvor kun få rent faktisk åbner disse mail og læser (Tora fra Island mailchimp.com til nyhedsmails) //**


 * //Alternativt blev der forslået et fysisk trykt magasin, måske en gang om året. Ulempen er at det kræver utroligt meget arbejde.//**


 * //Der blev også snakket om at lave videoer. Der var bred enighed om at videoer ville være en mere effektiv måde at få budskaber ud på. Vi snakkede bl.a. om at lave en kort introduktionsvideo for nye medlemmer, som præsenterede hvad KBHFF er og hvad der kræves af en for at være med.//**


 * //Vi blev enige om at tage punktet op igen til næste møde og videreudvikle ideerne.//** || Bjørn ||
 * **4.** || Tilgængelighed || Hvordan bør tilgængelighed for handikappede formidles på vores hjemmeside? Som en samlet side, på hver lokalafdelings side eller noget helt tredje? Hvem vil tage sig af at implementere det?


 * //Der var opbakning til at vi bør informere om tilgængelighed for kørestolsbrugere. Bjørn er igang med at lave et spørgeskema som lokalafdelingerne kan svare på i den sammenhæng.//** || Bjørn ||
 * **5.** || Vagtplan || Hvordan kan vi bedst fremhæve arbejdsgrupper og opgavebørsen i Vagtplanen? Hvem vil tage sig af at ændre det?

Carsten skrev: "Er stadig lige så åbent som altid. Jeg synes ikke det fremmer gennemsigtigheden af vores organisations arbjede at hele verden kan følge med i vores interne diskussioner. Men det er vist et teknisk spørgsmål for så vidt jeg husker var vi blevet enige om at lukke det, så man skal være medlem for kunne læse hvad der sker derinde?" Diskussion fra mødet 27.maj: " På den ene side er det fint at der er åbenhed og gennemsigtighed i organisationen. På den anden side er det også fint hvis arbejdsgrupperne kan have et forum at diskutere i, hvor man ikke skal tage hensyn til at offentligheden kan følge med. Heidi har et par eksempler fra gruppen Feedback på Online-systemet : dels har der været et spørgsmål om en sikkerhedsbrist i medlemssystemet, som blev slået op i gruppen, men som ikke tåler offentlighedens lys før den blev fixet. Dels har der været opslag om dobbeltbetalinger hvor der blev oplyst medlemsnr. som heller ikke er smart at offentligheden ser."
 * //Vagtplanen på wiki'en kunne godt trænge til en kærlig hånd ift. at formidle arbejdsgrupper og løse arbejdsopgaver. Vi besluttede at tage det op til næste møde, hvad der konkret skal gøres. Bl.a. også for at afvente resultatet af VSM-gruppens arbejde.//** || Bjørn ||
 * **6.** || Samarbejdsværktøjet || Punktet er overført fra sidste møde:


 * //Der var ikke umiddelbart opbakning til at man lukker af for samba. Man har bl.a. mulighed for at lave private grupper.// ** ||  ||
 * **7.** || Kalender || Butiksgruppen i Vanløse har efterlyst en kalender på hjemmesiden, hvor man kan skrive arrangementer og møder ind. Så kan man hele tiden holde sig opdateret på hvad der foregår i fællesskabet. Ifølge dem, har der været én tidligere, og de savner den. Er det muligt?


 * //Der var forståelse for ideen om at have en kalender der kunne vise arbejdsgruppers møder og forskellige arrangementer. Men erfaringen fra dengang vi havde kalender på hjemmesiden var at den ikke blev opdateret. Så hvis vi skal have det igen, skal vi finde en arbejdsgang som gør at arbejds- og butiksgrupper rent faktisk opdaterer kalenderen.//** || Fie. ||
 * **8.** || WordPress || Foreslår at Kommunikationsgruppen (via Programming Group) står for driften af WordPress (vore forskellige hjemmesider). Web-gruppen, som stod for layout, er ophørt, så vi skal nok søge at supplere med kompetence for dette.


 * //Der var opbakning om Torstens forslag. Webgruppen er pt inaktiv og kommunikationsgruppen har reelt stået for driften af hjemmesiden på det seneste, så det er en fin ide at gøre det officielt.//** || Torsten ||
 * **9.** || VSM-gruppe forslag || På sidste (og første) VSM-møde blev der diskuteret hvordan arbejdsgrupper i fremtiden skal organiseres i KBHFF. Bl.a. blev der snakket om det ville være en god ide at splitte kommunikationsgruppen op i en it-gruppe, der stod for supporte og udvikle værktøjer for kommunikation, og en mere journalistisk kommunikationsgruppe, der stod for at udbrede kendskabet til kbhff og til vores værdier. En anden ting der blev snakket om var at nedlægge de permanente ressourcegrupper (bl.a. web, grafik etc) og så kan arbejdsgrupperne nedsætte projektgrupper, til at lave afgrænsede opgaver i en afgrænset periode. Dermed bliver ansvaret flyttet til arbejdsgrupperne og ressourcegrupperne løber ikke så nemt ud i sandet, som det er tilfældet nu. VSM-gruppen diskuterer videre på disse forslag til næste VSM-møde den 27. juni. Hvad mener kommunikationsgruppen om disse forslag?


 * //Der var opbakning til ideen om at nedlægge ressourcegrupper og i stedet lægge mere ansvar over på arbejdsgrupper, som så kan nedsætte midlertidige projektgrupper. Herunder også ideen om at have et kartotek over folk som vil stille specifikke kompetencer til rådighed.//**


 * //Der var ikke så stor opbakning til ideen om at splitte kommunikationsgruppen op i henholdsvis IT og en mere formidlingsorienteret kommunikation. Det blev påpeget at der var overlappende emner som ville gøre det besværligt hvis det var delt i to grupper. Og at man måske kan benytte de midlertidige projektgrupper i større grad, sådan at ikke kun en side af kommunikationsgruppens områder får lov at dominere møderne. Til sidst blev det påpeget at man kan prøve den nye struktur af med en samlet kommunikations/IT gruppe og så genoverveje om et halvt års tid og man alligevel bør splitte den op.//** || Bjørn ||
 * **10.** || Billedgalleri || **//Et par nye medlemmer (bl.a. Peter og Jamie) af kommunikationsgruppen er interesserede i at tage billeder og opbygge et billedkartotek for kbhff. Der blev snakket om forskellige tekniske løsninger, bl.a. om man skulle bruge vores eksisterende Flickr konto, eller om man evt. skulle lægge billeder på Wiki Commons. Sidstnævnte blev fremhævet som en fin løsning, da alle fotobidragsydere dermed stiller billeder til fri råderet for både kbhff og alle andre, og vi risikere dermed ikke at nogle på et senere tidspunkt trækker kbhffs brugsrettigheder til et billede tilbage.//**


 * //Peter og Jamie ville begynde at tage nogle billeder allerede hen over sommeren, og til næste møde diskuterer vi videre om hvilken teknisk løsning vi skal benytte.//** ||  ||
 * **11.** ||  ||   ||   ||
 * **12.** ||  ||   ||   ||

Kommunikationsgruppen er mødeleder ved næste kollektivgruppemøde. //Der blev ikke valgt nogen repræsentant til mødet den 25. juni.// //Det blev besluttet at droppe møde i juli og holde næste møde den 26. august.//
 * xx. Evt.**
 * xx. Valg af repræsentant til næste kollektivgruppemøde**
 * xx. Valg af ordstyrer og referant til næste kommunikationsgruppemøde**