Kollektivgruppemøde+d.+12.+november+2013

Nørrebrogade 52C 2tv. || Sofie (V) ||
 * **Hvornår:** || d. 12/11-2013 kl. 19:30 ||
 * **Hvor:** || The Hub -
 * **Kommer:** || Andreas, Kim, Heidi (V+struktur), Liv (S), Kasper (komm), Carsten, Anders(N, kommer først fra kl. 20), Kasia (IB) Janus, Alexander, Jonas (regnskabsgruppen), Marianne (NV), ||
 * **Afbud:** || Bryn (N), Niels-Simon (derfor ny referent),jan /christiania) Marie (van),
 * **Snacks:** || Kasper ||
 * **Mødeleder:** || Andreas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Kim ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne
Vi holder avlermøde på onsdag i Købnerkirken. ||
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** || * Afdelingen er flyttet til nye lokaler i Urbanplanen
 * Flytning gik godt og vi er taget godt imod i de nye lokalmiljø. Se blandt andet [|info-film] lavet af Urbanplanen selv
 * Der arbejdes på at få tilpasset vagtbeskrivelser til de nye lokaler
 * Ca. 10-12 medlemmer har ønsket at skifte til Islands Brygge efter flytningen
 * Svær kontakt til Amager Fælled skole (tidligere lokaler)
 * Liv nyt medlem af kollektivgruppen.
 * Problemer med dækning af modtagevagt og repræsentanter i centrale arbejdsgrupper. Opfordring til medlemmer udsendt via mail og til nye ved intro-møde.
 * Oprettelse af opskriftgruppe - Caroline fra Amager Butiksgruppe har samlet en gruppe interesserede (særligt smagsprøvevagter) til udvikling af opskrifter, der passer til ugens pose. Hun har kontaktet Indkøbsgruppen for at kunne samarbejde med dem, så snart ugens poseindhold er kendt.
 * Rikke er phd-studerende ved RUC og skriver projekt om socialøkonomi og følger Amagerafdelingen i et stykke tid. Hun vil tage vagter på teams og deltage på arbejdsgruppemøder. ||
 * **Christiania** ||  ||
 * **Frederiksberg** ||  ||
 * **Islands Brygge** ||  ||
 * **Nordvest** ||  ||
 * **Nørrebro** || Vi er skiftet over til team struktur og oprettede nogle nye vagter som f.eks. bagevagt for at få nye medlemmer også skrevet ind i strukturen når nu alle vores seks teams er fuldt op. ||
 * **Vanløse** || Harholdt stort butiksgruppemøde og planlagt overgang til teamstruktur ||
 * **Vesterbro** || Har haft en delegation på Fejø og plukke og moste vores æbler, så vi har rigtig meget most at sælge i butikken. ||
 * **Ydre Nørrebro** || vi ser i øjeblikket på om vil skal gå i gang med teams for at løse vores mange huller i vagtplanen. ||
 * **Østerbro** || Har sat alle ikke-aktive på passivliste. Opdateret butiksgruppen så vi ved, hvem der er aktiv her. ||
 * **Arrangementsgruppen** ||  ||
 * **Indkøbsgruppen** || Vores frugtgruppe med Bente Ben-Hamadou i spidsen vil forsøge med at introducere frugtpose hver uge fra næste sæson.
 * **Indkøbsgruppen** || Vores frugtgruppe med Bente Ben-Hamadou i spidsen vil forsøge med at introducere frugtpose hver uge fra næste sæson.
 * **Kommunikationgruppen** || Vi har haft god respons fra stormødet med dertilhørende nye medlemmer. Det betyder både aktivt arbejde på et nyhedsbrev/indholds-generering, fotografer som er ved at skaffe CC-billeder til brug for alle, og nye folk til vores programming-group, som nu skal videreudvikle SAMBA m.m., vi har også en video-hold igang med at producere en 'genbegejstrings' video om KBHFF og Bakkegården. Indkøbsgruppen har ikke ressourcer til at udarbejde kravsspecifikationer til indkøbs-system udvidelse af medlemssystemet, og Programming Group tager derfor hul på den opgave, møder er aftalt. Økonomigruppen har ikke ønske om at påbegynde snak om udvikling af økonomisystemet før til januar. ||
 * **Økonomigruppen** ||  ||
 * **Logistikgruppen** || Vi er blevet opsagt i Cirkus Panik ||

2. Evaluering af tidligere beslutninger jf. beslutningsoversigten.
**NYE PUNKTER** (hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse**

Status fra: - Kommunikation - Reklamefilm - Nyhedsbrev
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * > **3.** || **Opsamling på stormødet**

//Mange henvendelser bl.a. på Nyhedsbrev, programmøerer til Medlemssystemet og Fotografer til div. foto/video-arbejder bl.a. i samarbejde med journalister.//

- Økonomi - Regnskaber - Fuldmagter - Langsigtet økonomistyring

//Der er aftalt arbejdsdage de to kommende lørdage for at få lukket 2012.// //På senere møder, når de mange nye er kørt ind, vil de kigge på, hvad der fremover evt. bør udliciteres, herunder kontakt med Regnskabsskolen.// //Opgradering kan f.eks. også være en opgradering af bogføringssystemet til at acceptere Elektroniske bilag.// //Andreas og Sofie har fået fuldmagt og assisterer frem til statusmødet i januar med godkendelse.//

- Indkøb - Avlermøde - Avlerambassadører

//I morgen onsdag holder Indkøbsgruppen avlermøde med 15-16 tilmeldte avlere for at aftale næste sæsons varer.// //Indkøbsgruppen tænker frugtpose hver uge fra næste sæson.// //Tommy arbejder sammen med andre dels for at involvere mindre avlere f.eks. mhp. små-indkøb og en anden fraktion for at lave en sommerlejr.// //Det er væsentligt, at det er Indkøbsgruppen, og kun Indkøbsgruppen, der laver aftaler med avlere.//

- Evalueringskorps

//Møde i lørdags. Brainstorm for at identificere de væsentligste issues.// //Kommunikation til nye medlemmer.// //Størrelse og frekvens på poser.// //Forventninger til medlemsskab og hvorfor folk forlader os.//

//Evalueringskorpset vil gerne have feedback fra alle Arbejdsgrupper.//

//Næste møde 9/12. Og møder 1 gang om måneden.// //Wiki-side kommer snart.//

- Organisationsstruktur-gruppen (holder møde onsdag d. 13. kl. 19.30 i Det Økologiske Inspirationshus)

//Har holdt opstartsmøde og har møde igen i morgen.// //De kigger på "Hvordan kommunikerer vi i KbhFF" og hvordan blir vi bedre.// //De forsøger at finde muligheder for bedre kommunikation, f.eks. mere strukturerede og oftere Erfaringsudvekslingsdage.// //F.eks. er det vigtigt, at kommunikationsvejene er tydelige.// //Input er velkomment - Carsten foreslår mere dynamiske teams og en dialog om muligheder og tanker mellem team-leder og medlem.// //Kim nævner, at der i Kommunikations-side-gruppe-regi arbejdes med KbhFF's Kommunikationsplatform - søg på wiki.//

- Indkøbscentral-gruppen

//Gruppen taler bl.a. med Velux-fonden mht. lokaler og har møde d. 3/12.//

- Intro for nye medlemmer-gruppen (holder møde onsdag d. 27. november kl. 19.30 i Det Økologiske Inspirationshus på Frederiksberg)

- Opgavebørs-gruppen

//Opgavebørsen skal cleanes og gøres mere tilgængelig.// //Gruppen vil gerne kende folks viden og kunnen, f.eks. kok, bager, har en trailer osv., som man kan trække på.// //Man kan evt. lægge info om medlemmerne ind i medlemssystemet.// //Programmeringsgruppen arbejder for fuld tryk, men Torsten savner pt. input og gerne så konkret som muligt.// || Sofie ||  || 15 ||
 * > **5.** || Forslag om at alle medbringer mad til 'spisemøder', så der kan blive fælleshygge bagefter. Jeg kommer desværre ikke, så enten stryger I punktet eller tager en runde om det store arbejde, der er med madlavning og opvask.

//Udskudt til næste møde.// || Niels-Simon || Oplæg, beslutning || 15 ||
 * > **6.** || Økonomi på fællesmøder

//Desværre gik stormødet 2000 kroner i underskud. Tanken har hidtil været, at møderne skulle gå i nul, og derfor ikke kræver decideret budget. Men grundet en heftig online-debat valgte arrangørgruppen at sætte priserne på maden ned, hvilket har medvirket til underskuddet. //

//Beslutning om, at udgifterne efter stormødet dækkes, så ingen enkelt-medlemmer skal hænge på udlæg. Men det indskærpes, at det er vigtigt at der er budget og en klar plan for udgifter for stormøder og lignende fællesaktiviteter fremadrettet. Det bliver bedre, når der er styr på økonomien.// || Kim || Diskussion og beslutning || 10 || Vi kunne måske fremme samtale/debat/idéer om enkelte, centrale emner ved at promovere et skiftende "Månedens Tema" på (forhåbentlig) alle vore platforme vha. et iøjnefaldende post-it-lignende link til f.eks. 3-5 dedikerede, små artikler, oplevelser, vejledninger eller lign. om et specifikt emne. Emner, som fortjener opmærksomhed, kunne være: SAMBA, Økonomi, Medlemssystemet, Vagter, Sankt Hans fest, Medlems-intro eller næsten alt, som gavnes af, at hele KbhFF har netop den fokus i en måned. Forberedelse: Finde tovholder for konceptet, herunder fremtidige temaer og nok have 3-5 temaer på plads inden lancering; afklare de tekniske aspekter i central styring af temaer på f.eks. Web, SAMBA, Wiki, mail og medlemssystem.
 * > **8.** || Månedens Tema

//Kan evt. skabe kontakt til alle via de fælles platforme. Kræver, at implementering på tværs er mulig.// //Behøver måske ikke være "Månedes Tema", men efter behov.// || Kim || Ideudvikling || 15 || Cirkus Panik har opsagt vores lejeaftale hos dem fra d. 1/1 2014, så vi har atter brug for at finde et nyt fælleslager (samt lokaler til Vanløse-afdelingen)
 * > **10.** || Fælleslager fra 1/1 2014

//Cirkus Panik kan ikke få det til at hænge sammen økonomisk - vi betaler pt. 2300/md for ca. 70 kvm + masser udendørs plads. Men de har fået et bedre tilbud fra nogen, der vil leje det full-time i stedet for bare til brug om onsdagen.//

//Carsten Lunding er tovholder på at finde nyt lager for logistikgruppen og laver opslag for yderligere henvendelser.// //Gruppen har tidligere udarbejdet// // en "need-to-have" og "nice-to-have" liste, som vi kan tage udgangspunkt i ifht. videre henvendelser. // || Andreas || Information || 2 || Tommy fra Nørrebro-afdelingen har taget kontakt til Erhvervsstyrelsen ang. hvorvidt vi som frivillig forening er forpligtet til at lave momsregnskab mm. Erhvervsstyrelsen vil gerne mødes med os og afklare vores forhold. Vi skal finde et par stykker, der vil tage med Tommy til et sådant møde.
 * > **11.** || Henvendelse hos Erhvervsstyrelsen ang. regnskabspligt

//Janus, Kasper fra kommunikationsgruppen og Anders fra Nørrebro tager til møde sammen Tommy i Erhvervsstyrelsen// // d. 18/11 kl. 13. Tommy koordinerer med styrelsen. //// Carsten videresender oplysninger om en jurist, som har henvendt sig via Jobbørsen. // || Andreas || Information || 2 || Vi har brug for at styrke samarbejdet og kommunikationen mellem de forskellige centrale arbejdsgrupper. Vi har tidligere forsøgt at organisere det således, at de centrale arbejdsgrupper holder deres møder samtidigt den første mandag hveranden måned og så spiser og koordinerer sammen bagefter. Det synes jeg er oplagt at prøve at få op at køre igen. Første gang kunne være mandag d. 27. januar 2014.
 * **12.** || **Fælles arbejdsgruppemøder den første mandag i hver anden måned**

//VSM-mødet i foråret afklarede bl.a. at de forskellige arbejdsgrupper ikke fysisk mødes. Det kan f.eks. afhjælpes med fælles møder.// //Forslag om i første omgang enkeltstående fællesmøde for alle arbejdsgrupper d. 27. januar, som umiddelbar opfølgning efter statusmødet d. 25/1. Forslaget bliver taget med videre til de enkelte arbejdsgrupper.// || Andreas || Forslag || 5 || Fødevarestyrelsen har været på besøg i vores butik i Korsgade og deres jurister (højere oppe i systemet) vurderer, at vi skal registrere os som fødevarevirksomhed ligesom de øvrige fødevarefællesskaber har gjort det. Vi skal bruge en, der har lyst til at sætte sig ind i reglerne og udfylde de relevante skemaer. Umiddelbart lød det ikke, som om, at vi skulle lave vores arbejdsgange så meget om, bortset fra at vi skal være omhyggelige med at holde æg og grøntsager adskilt.
 * **13.** || Registrering hos Fødevarestyrelsen.

//Carsten Lunding og Carsten Hjort sørger for at registrere os på fvst.dk//

//Andreas skriver ud i fødevarefællesskabernes erfaringsudvekslingsgrupper på Facebook for at høre, hvad andre har gjort. Og Kim taler med Troels fra Aalborg FF, da han alligevel kommer til Kbh primo dec.// || Andreas || Information || 2 ||
 * **14.** || **Eventuelt**

//Til næste møde skal vi lave en køreplan for foråret: Både i forhold til, hvad vi skal nå at forberede til statusmøde og ekstraordinær generalforsamling i januar, og til ordinær generalforsamling i april.//

//Organisationstrukturgruppen kommer med et oplæg, og vi planlægger et længere planlægningsmøde for kollektivgruppen i januar før statusmødet.// ||  ||   ||   ||