Bestyrelsesmøde+søndag+d.+7.+september+2014

tilbage til bestyrelse
 * **Hvornår:** || Søndag d. 7/09-2014 kl. 19:00 ||
 * **Hvor:** || Hos Janus, Jagtvej 141, 3A ||
 * **Kommer:** || Jonas G, Jonas B, Andreas, Janus, Ulf, Marianne (NV) ||
 * **Afbud:** || Esther ||
 * **Laver mad:** || - ||
 * **Mødeleder:** || Andreas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Janus ||


 * Dagsorden: **

Regnskabet viser, at nogle afdelinger har overskud på op til 20.000, mens andre har underskud på op til 3-4.000. Vi tjener pt. ikke penge på grøntsager og der er formodning om, at det skyldes løssalg. ||  || Fra sidst: a) registrering i RKI - vi er blevet registreret grundet en manglende betaling. b) dyr emballage Fra sidst: a) ØkoHub
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Tid** ||
 * > **1.** || **Check-in og præsentationsrunde** ||  ||
 * > **2.** || **Gennemgang af regnskab for 1. og 2. kvartal 2014**
 * > **3.** || **Juridisk status**
 * Janus** får samlet bestyrelsens informationer og får os registreret korrekt hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. ||  ||
 * > **4.** || **Status fra arbejdsgrupperne**
 * Postadressen flyttes til Kastanie allé i forbindelse med lukning af TheHUB. Det skulle gerne hindre at regninger får lov at ligge længe igen. ** Janus ** giver Torsten besked.
 * Emballagegruppen har udarbejdet en handlingsplan, som de sætter igang i samarbejde med distributionsgruppen. ||  ||
 * > **5.** || **Status for øvrige projekter**
 * Andreas følger op og skriver til Emil og Marie ang. status og rykker dem i ørerne ifht. sociale medier.

b) Samarbejde med andre fødevarefællesskaber / DØFF c) Fisk Visse aftaler er af større økonomisk betydning. De kan spænde ben for os selv: lugepatruljer, mængder per sæson, hyppighed af bestillinger. Hvor meget skal vi som bestyrelse være inde over? (Jonas G) > > **Janus** tager til næste indkøbsgruppemøde og får overblik over eksisterende aftaler og forpligtelser med avlerne. (kommentar 10. sep: Jeg kan se, at jeg er ude af landet på tidspunktet for næste møde. Tager kontakt over mail /Janus) ||  ||
 * Andreas har sendt ansøgning ind til Grønne Ildsjæle-puljen i samarbejde med 15 andre fødevarefællesskaber om online medlemssystem.
 * Afventer resultater fra seneste medlemsundersøgelse. ||  ||
 * > **6.** || **Særaftaler med avlere**
 * Bestyrelsen og de øvrige arbejdsgrupper skal sende en repræsentant til avlermødet.
 * **7.** || **Spørgsmål fra Nordvest ang. fortolkning af nye vedtægter (svar m kursiv)**

NV skriver: "Butiksgruppen i NV har gennemgået KBHFFs ny vedtægter for at analysere konsekvenserne for NVs interne forvaltning og drift. Idet vi på flere områder savnede klarhed om snitfladen mellem KBHFF centralt og KBHFF lokalafdelingen, vil vi gerne høre jeres kommentarer så vi kan komme videre i den interne tilpasning i NV. Iøvrigt forekommer det os at de fleste af vore bemærkninger kunne være af principiel interesse for andre afdelinger i KBHFF, hvorfor diskussionen måske bør udvides i et bredere forum. NV's kommentarer til de nye vedtægter fremgår som kommentarbokse i vedhæftede dokument, der er redigeret af Charles Woollen og drøftet i NVs butiksgruppe 11. juni. Der er 3 primære fokusområder: 1) Sproglige kommentarer og uklarheder, som vi mener bør tilrettes i den endelige udgave af vedtægterne inden den bliver juridisk bindende.

//Vedtægterne er allerede juridisk bindende. Evt. sproglige fejl og uklarheder vil kunne blive rettet og vedtaget på en generalforsamling.//

2) At der savnes en omtale af, hvordan den lokale afdeling- in casu NV- vil skulle forvalte sig decentralt, efter at alle er blevet medlem i KBHFF centralt og ikke længere i lokalafdelingen. -Især om vi fortsat skal have egne vedtægter- naturligvis subsidiært KBHFFs nye vedtægter? Dette kan bl.a. være et krav fra banken om vi fremover skal opretholde egen bankkonto til lokaludgifter og indtægter. Iøvrigt finder vi det vigtigt at den lokale butiksgruppe har direkte hjemmel for sine dispositioner hvad angår lokalaktiviter og decentrale udgifter.

//Det er op til den enkelte lokalafdeling at lave regler for hvordan man organiserer sig lokalt. Lokalafdelingerne har en status, der svarer til forskellige “hold” i en sportsklub. Dvs. ingen juridisk status, men er selvstyrende indenfor deres eget økonomiske råderum.//

3) at en række regnskabstekniske detaljer skal præciseres. Eksempelvis, om husleje og lignende lokaludgifter skal afregnes, om hvorvidt butiksgruppen skal aflægge årsregnskab for foromtalte lokaludgifter/indtægter."

//Lokalafdelingens økonomi kan de helt selv styre. Alle driftsomkostninger herunder husleje modregnes centralt før lokalafdelingerne får pengene i hånden.// //**Janus og Jonas B** svarer Charles og Nordvest-butiksgruppe.//

Kommentarer til enkelte dele af vedtægterne her: . ||  || jf. korrespondence på mail.
 * **8.** || **Møde m. fødevareministeren**

Mødet er flyttet til d. 1. oktober kl. 14.30. Jonas G, Sandra og Andreas deltager. Vi sætter få klare talking points på dagsordenen: fortæller om vores udfordringer og arbejde, lufter vores administrative bekymringer og fortæller om vores projekter og målsætninger. ||  || Vores lejeaftale for fælleslageret i Vanløse afhænger af et fortsat samarbejde med Tryllehaven, der pt. betaler halvdelen af lejen. Men da Tryllehaven har fået afslag på ansøgninger om driftsstøtte fra div. kommunale udvalg, vil de gerne genbesøge aftalen snarest muligt. Jf. mail fra Felix Becker.
 * **9.** || **Fælleslageret**

I forbindelse med **hygiejnegruppens arbejde**, skal der ses på om lokalet er egnet til vores formål eller om vi skal se os omkring efter et nyt lokale. ||  || 8 juli modtog medlemmerne en massemail fra kbhff.dk angående sommerlejr. Jeg mener ikke mails af denne type bør sendes centralt fra, jeg foreslår, at vi arbejder for, en politik for hvad der sendes massemails ud om. Jeg opfatter massemails, som noget der skal holdes af højeste relevans. Da disse mails fra kbhff.dk i høj grad er foreningens ansigt mod medlemmerne, og derfor en vigtig del af foreningens etik, mener jeg, bestyrelsen skal træffe beslutning om dette.
 * **10.** || **Kommunikationspolitik**

Mit forslag til mails fra kbhff.dk: 1) automatisk faktura på online-bestilling 2) automatisk bekræftelse på indmelding, passivmelding og udmelding 3) invitation til og påmindelse om en nært forestående generalforsamling samt referat fra en netop afsluttet generalforsamling 4) separat besked ved ændring af kontingent 5) påmindelse om indbetaling af kontingent

Al anden kommunikation til medlemmer vurderes og koordineres af butiksgrupperne. Butiksgrupperne kan kan beslutte om der skal sendes mails til deres egen afdelings medlemmer. Det gælder også for kommunikation vedr. manglende aktivitet i centrale organer. (Jonas G)

(Bjørn: Det skal lige tages med i vurderingen, at det kun var medlemmer, som havde et "ja tak til nyhedsbreve" i deres indstillinger, som modtog mailen om sommerlejr. Hvis denne beslutning går igennem, er det også en beslutning imod centrale nyhedsbreve, som ellers var noget der var opbakning omkring ved medlemsmøderne oktober 2013 og januar 2014. Vi har i kommunikationsgruppe længe arbejdet på at få gang i et nyhedsbrev. Det går desværre ikke så godt, men vi håber stadig at få det på benene på et tidspunkt.)

//Der bør arbejdes mod en klarere gradering af hvilke nyhedsbreve, folk ønsker at få://

//- nyheder fra lokalafdelingen//

//- nyheder om lokale arrangementer//

//- nyheder om fælles arrangementer//

//**Andreas** tager det op med kommunikationsgruppen.// ||  || Pr. 1/1 går vi over til et årligt medlemskontingent. I den forbindelse kan vi indsamle og opdatere informationer om medlemmerne i medlemsdatabasen. Hvilke oplysninger har vi brug for at have?
 * **11.** || **Medlemskontingent**

//**Janus** og **Jonas B** laver forslag til fordelingsnøgle for kontingentet.//

//Vi har brug for at indsamle:// Der er enighed i bestyrelsen om, at den nuværende driftsform i KBHFF halter, og at vi på sigt skal prøve at finde flere midler for at sikre en bæredygtig drift. Dels for at dække leje af lokaler til fælleslager, men også for evt. at kunne dække aflønning af nøglepersoner, som kan sikre kontinuitet og viden i organisationen. Vi identificerede følgende funktioner, som det kunne være værd at aflønne:
 * // Fødselsdato //
 * // Bopæl //
 * // Medlemmer af husstanden (afklare hvem, der hører til hvilken husstand) //
 * // Evt. færdigheder, så vi kan bruge til at målrette forespørgsler ifht. særlige opgaver //
 * // yderligere bliver evalueringskorpset spurgt om der er informationer, der ønsker at samle. // ||  ||
 * **12.** || **Muligheder for driftsstøtte**
 * Bogholder-funktion til regnskab og behandling af fakturaer mm.
 * Sekretær-funktion til administration, jura, mm.
 * Logistik-funktion til koordinering af fælleslager, emballage, delebiler, mm.
 * Koordinator-funktion til uddannelse af medlemmer, intern kommunikation, etc.


 * Jonas B** og **Janus** laver et overslag på budget på, hvad det vil koste at aflønne disse deltids-funktioner.

Der er to scenarier for at skaffe midler til dette:

Der er mulighed for at søge driftsstøtte fra bl.a. Dansk Ungdomsfællesråd eller Københavns Kommune. Men det afhænger af deres fortolkning af, hvilken slags organisation vi er. Ulf lægger en forespørgsel hos DUF for at afklare mulighederne. Afklaring af muligheder for driftsstøtte fra Dansk Ungdoms Fællesråd (update fra 10/10 2014).
 * 1. Mulighed for driftsstøtte (fra f.eks. DUF)**

Alternativet er at øge kontingent og indtægter (f.eks. via udvidet sortiment og løssalg) til at dække disse anslåede udgifter. Jonas B og Janus laver et overslag på, hvor meget vi skal øge kontingent/indtægter for at kunne dække husleje og evt. lønninger. ||  || Andreas: Webplatformen Loomio er designet til at rykke en konsensus-beslutningsproces online. Jeg har oprettet KBHFF som organisation på platformen, og vil foreslå, at vi afprøver det til at tage beslutninger og synliggøre vores proces mellem bestyrelsesmøderne. I kan se mere om Loomio her: https://www.loomio.org/
 * 2. Øget kontingent og indtægter på salg af varer.**
 * **13.** || **Brug af Loomio til at tage beslutninger mellem bestyrelsesmøder**

//Vi har besluttet at bruge Loomio. Beslutningen blev truffet på Loomio. Det blev besluttet af begynde at benytte det, da der er beslutninger, der derved ikke ender med at blive udskudt i flere måneder. [|Se bestyrelsens beslutninger på Loomio her].// ||  || Vi skal finde en eller flere kontaktpersoner i KBHFF, der kan sikre at vi overholder Fødevarestyrelsens regler.
 * **14.** || **Kontaktpersoner og egenkontrolprogram hos Fødevarestyrelsen**

//Denne opgave bliver varetaget af hygi////ejnegruppen// ||  ||