Kassemestervagt.Cashier+Master+Indreby

Sidst opdateret d. 13. nov 2012 – kommenter gerne ved at skrive til indreby.okonomi@kbhff.dk

**Kassemestervagt/Till Master duty,** Indre by

(scroll down for English)

Dejligt at du vil tage tjansen som kassevagt denne uge. I er altid mindst to på vagt, så I kan hjælpe hinanden. Læs denne vejledning grundigt inden vagten begynder – så er du godt på vej. Da vi netop har fået **det nye medlemssystem** i gang bedes du også læse guide til dette. Herfra kan medlemmer bestille og betale online, og som kassemester skal du nu bruge dette system til at krydse af, når folk afhenter, tage imod kontante bestillinger og indtaste nye medlemmer. VIGTIGT: Det gamle medlemsark på wiki-dokumenter skal du ikke længere anvende!
 * // Kære kassevagter //**

Er du i tvivl om noget i forbindelse med vagten, før du begynder, kan du skrive til: indreby.okonomi@kbhff.dk På selve dagen kan du spørge de andre på vagt eller ringe til en af de økonomiansvarlige: Peniila (31341215) og Sigrid (50709027) Hvis det drejer sig om det nye medlemssystem så ring til Marie (26335153) og Roland (26449274).

Forberedelse inden Kassevagten: (Internetkablet findes i skabet ved vasken eller prøv det trådløse net med koden DIScphSince1959! ) Log in på medlem.kbhff.dk med dit personlige id og på google docs på Indreby@kbhff (12skinder). Kig også på wikien, facebooksiden for nyheder og posens indhold (øverst til venstre "UGENS POSE") etc. og de 3 dokumenter du vil få mest brug for: Guide til det nye medlemssystem, Dagens omsætning og muligvis  Løssalgs ark, hvis der er en erfaren infovagt kan de klare løssalget. Vigtigt: **Husk at medbringe en computer**

På selve dagen for din Kassemestervagt: 1. Kl. 16-16:30 : Sådan får I en god start på kassevagten // • Koordiner med pakkevagterne: // 1.Spørg om modtagervagtens og pakkemesterens kommentarer: Hvordan leveringen var, hvordan varerne er og om der er ændringer i posens indhold, så I kan fortælle medlemmerne hvis de spørger (det skal I også bruge til tilbagemeldingsarket). 2. Tæl hvor mange bestilte / løssalgsposer de har pakket og hvor i lokalet de har placeret de forskellige, sørg selv for at de ikke står samme sted, så I har styr på løssalget.

• O//rganiser din arbejdsplads før du begynder at udlevere poser:// 1. Find kassevagtsmappen (rød) hvor du finder: Løssalgs arket og Dagens omsætning ark, 2. Log ind på det nye medlemssystem med din personlige adgangskode. Under fanen 'kassemester' er alle de funktioner du får brug for under vagten. Hvis du ikke er opgraderet til 'kassemester' så ring til Marie på 26335153. 3. ** Udfyld øverste tredjedel af arket __Dagens omsætning__ ** - der ligger kopier i den røde mappe i køkkenskabet (Antal bestilte poser til denne uge og løssalgsposer findes på kbhff.dk. Frugtposer bestilt til næste og efterfølgende uger findes på googledocs) 5 log in to DIS web : DIScphSince1959! 2. Kl. 16:30-19: Udlevering af bestilte poser og registrering af bestillinger 1. Udlevere bestilte poser ved at trykke på '**vis ordreliste (for den pågældende dag)**' under fanen '**kassemester**'. Tryk '**udlever**' ud fra det pågældende medlem, når poser er blevet afhentet. 2. Nye bestillinger på poser og frugt (kontante) indtaster du under '**registrer kontant-ordrer'**, hvor du søger på det pågælde medlem. Derefter afkrydser du feltet med __den rette dato__ og __antallet af poser__. Til slut trykker du på '**registrer kontant-ordre**' og dermed ser du en meddelse på din skærm, som du tjekker om er korrekt. En pose grønt koster 100 kr. og en pose frugt 50. De skal bestilles og betales forud. Poserne sælges kun til medlemmer af KBHff. Man kan bestille flere poser og flere uger frem. Medlemmer kan også selv bestille poser på medlem.kbhff.dk og betale med Dankort. Bestillingerne kan foretages indtil kl. 18:30 onsdagen før. 2. Skriv løssalg ind i løssalgsarket. 100 for poser og beløbet, for andre løssalg, læg sammen sidst på dagen og indfør i Dagens omsætningsarket(prøv at holde løssalgsregnskabet seperat - løssalg kan varetages af Infovagten eller en lærling). Løssalgspriser findes her (under fanen sammensætning for posen og frugtposen): http://kbhff.wikispaces.com/Ugens+pose 3. Registrere nye medlemmer ved at skrive dem ind i medlemssystemet: to muligheder a) tryk '**registrering af kontant-indmelding af nyt medlem**', hvis det er et helt nyt medlem i KBHFF. Herefter bliver du spurgt om forskellig informationer. Medlemsskabet koster 100kr. Bestilling af en pose koster 100kr ekstra (dette varetages ofte af Infovagten, men i kan gøre det hvis de har travlt).  b) tryk '**registering af nyt medlem, der ikke er i betalingssystemet**', hvis det er et medlem der skal overflyttes. Dette koster ikke noget. 3. Kl. 18,30-19: Indsamling af bilag og opgørelse af dagens omsætning 1. Opgøre kassen. Du vælger selv om du vil udfylde papirarket //dagens omsætning, men// det digitale dagensopsætnings ark på Google docs skal udfyldes! Saml alle bilag i kassevagtsmappen. I finder oplysningerne ved at vælge '**dagens salg**' under fanen '**kassemester**'.
 * 4. Find ** pengekasse. Tæl byttepengene i pengekassen og tjek at det stemmer med beløbet noteret på sedlen i byttepengekasse.

2. Når I er færdige med opgørelsen placeres alle //bilag: dagensomsætnings arket, løssalgsarket// og //bank følgesedlen// (og evt. kassebonner) samlet i den røde kassevagtsmappen. 4. Kl. 19.00: Afgive bestilling til Indkøbsgruppen Der næst udfylde Indkøbsgruppens Tilbagemeldingsskema inden torsdag kl. 12.00! Overskrides deadlinen får Indre by ingen varer i den kommende uge. Antallet af bestillinger til næste uge finder i under '**vis ordreliste**' - __og så trykke på næste uge__. Husk at indtaste frugtposer, æg, mel mv.

Tilbagemeldingsskema findes i Indre bys google docs og vejledning findes på wiki'en: http://kbhff.wikispaces.com/Tilbagemelding+fra+afdelingerne Husk ikke at bestille løssalgsposer før en ferie. 5. Kl. 19.15: Aflever dagens omsætning i døgnboks Alle pengesedler afleveres i Danske Banks døgnboks på Gammeltorv. Døgnbokspose (klar plast) og følgeseddel fra Danske Bank finder I den røde kassevagtsmappe. Koden kan i få fra en af de økonomiansvarlige hvis ingen af jer kan huske den/har fået den før : Peniila (31341215), Sigrid (50709027) or Marie(26335153).

Det er __kun__ muligt at aflevere pengesedler i døgnboksen. Hvis der er mange byttepenge i mønter (max 49 kr.) må I bede lukkevagten smutte ud og veksle mønter til sedler. //eksempel på følgesedel//

// God vagt! : ) //

**//Dear Cashier//** Nice of you to do the Cashier job this week. There are always at least two people working on this shift, so that you can help one another. Before your shift read this guide thoroughly – then you can’t go wrong. If you have any doubts or questions, then write to: indreby.okonomi@kbhff.dk or call one of the economicresponsabel people: Peniila (31341215), Sigrid (50709027). For questions with the new member system call Marie(26335153) and Roland (26449274).

Log in to the member system medlem.kbhff.dk with your personal ID and into Google docs through indreby@kbhff.dk (12skinder). This is where you’ll find the __membershiplists__. Log in and familiarize yourself with the wiki. Check the Facebook page for news and to see the contents of the bag that week. The 3 documents you’ll find most useful are: Guide for the new memberssystem, Dagensomsætning(Daily Turnover Sheet) and Løssalgsark( By-The-Piece Sales Sheet ). IMPORTANT: Remember to bring a computer with internet access or a WiFi/Ethernet cable. You will be updating the membership and order lists during your shift.
 * Preparing for the Cashier shift:**

1. Between 4pm-4:30pm: Here’s how to get a good start: //•coordinate with the packers:// 1.Ask the person receiving the goods that day and the Packing Master for comments: How did the delivery go and how are the vegetables? Are there any changes in the contents of the bags. If the members ask, it would be nice to be informed. (You’ll also need this information for the Feedback Sheet). 2. Find the pre-ordered bags and extra bags and count them. Make sure they are not all placed together, so that you can always tell how many extra bags you have left.
 * On the day of your Cashier shift:**

• //organize your work space before handing over any bags:// 1. Locate the Cashier folder (red). In it you’ll find: the By-The-Piece/Weight Sales Sheet and the Daily Turnover Sheet, 2. Log into the membersystem. Go to the 'Kassemester' page. Here you find all the functions you will need during your shift. Call Marie (26335153) if you don't have access to these pages. 3. **Fill out the top third of the Daily turnover sheet** (you can find the number of bags ordered for this, next and following weeks in the membersystem, Excel ark 'alle medlemmer og deres ordrer')
 * 4. Find** the Cashbox (metal tin usually used for tea). Count the change in it and make sure this corresponds to the amount noted on the sheet inside the till itself.

2. From 4:30pm-7pm: Hand out the pre-ordered bags and register new orders 1. Hand out the pre-ordered bags by clicking on the '**vis ordreliste (for today)**' when you enter '**kassemester**' Register new orders by clicking on '**registrer kontant-ordrer**', here search the member name. Tick the field with the appropriate date and select the number of bags ordered. Finally, klick '**registrer kontant-ordre**' and check the confirmation message that shows up on the screen. One bag of veggie costs 100 kr. and fruits 50kr. It has to be ordered and paid for at least a week in advance. Bags are only sold to members of KBHff. It is possible to order several bags, several weeks in advance. It is also possible to order bags on the internet and pay with Dankort. Orders for the next week have to be made by Wednesday 18:30 at the latest. 2. Note “by the piece” sales on the By-The-Piece Sales Sheet -100 for bags and the appropriate amount for individual sales of vegetables. Tally up at the end of your shift and add the tally to the Daily Turnover Sheet. (This can also be done by the Info-shift or an assistant if need be). Find the prices here (on tab sammensætning for bags and fruitbags): http://kbhff.wikispaces.com/Ugens+pose 3. Register new members by entering their details into the '**medlemssystemet**'. Two options: a. For completely new members: '**registrering af kontant-indmelding af nyt medlem'**. Registration costs 100 kr. Ordering a bag costs an additional 100 kr. (Registration of new members is often done by the Info-shift, but you can do it if they are too busy). b. There's also an option to register members coming from another section '**registering af nyt medlem, der ikke er i betalingssystemet**'. No payment is required in these cases. 3. Between 6:30pm-7pm: Gather all the receipts and tally up 1. Tally up the till and fill out the Daily Turnover sheets, the analog and the online ones. Information on todays sales can be found under '**dagens salg**' in the membersystem. Gather up all the receipts and place them in the Till Master folder. All the receipts are needed to tally up the daily turnover. 2. When you’re done with the tally, place the //receipts//, the //Daily Turnover Sheet//, the //By The Piece Sales Sheet// and the //cover note for the bank// in the red Till Master folder. (or hand this over to a financial controller: Marie, Sigrid or Peniila). 4. 7pm: Place the orders with the Procurement Group. Fill out the Procurement Groups Feedback Sheet before 12pm Thursday! If this deadline is exceeded, then Indre By will not get any goods the following week. The Feedback Sheet can be found in Indre By’s Google Docs and a guide to it can be found in the following wiki: http://kbhff.wikispaces.com/Tilbagemelding+fra+afdelingerne Remember not to order any extra bags before a holiday. 5. 7:15pm: Hand over the daily turnover to the bank. All cash (bills) are placed in Danske Bank’s night safe on Gammeltorv. Night safe bags (clear plastic) and cover notes from Danske Bank can be found in the red Till Master folder. The code will be given to you by the financial controller if not call. It is only possible to place bills in the night safe. If there are many coins (max 49 kr.) you will have to ask the person doing Closing Shift duties that day to get the coins changed to bills. The code for the døgnbox many of you know by now or you can get from: Peniila (31341215), Sigrid (50709027) or Marie(26335153).
 * Receipts for refunded expenses (if any).
 * Packing lists from deliveries (if any).
 * Money from the Info-shift’s sale of memberships.
 * Daily Turnover Sheet – when it’s completed.
 * Cover note for the Night Safe Sheet – When you’ve filled it out, it goes into the red folder along with the Daily Turnover Sheet and the By The Piece Sheet.

Enjoy your shift! : )

Last updated sep 23rd 2012 – Comments to: indreby.okonomi@kbhff.k