Medlemsmøde+26.+januar+2012


 * Referat af KBHFF Medlemsmøde,** **torsdag d. 26/1 2012 kl. 19.00**
 * Ordstyrer:** Nina Boelslund Nielsen
 * Referent:** Mia Helmer Jensen

1. Velkomst og valg af referent
Ordstyrer Nina byder velkommen på vegne af kollektivgruppen. Mia Helmer Jensen melder sig som referent.

2. Status fra de 5 arbejdsgrupper

 * Status fra Kollektivgruppen (ved Carsten og Mette)**
 * 2011 var et hektisk år med mange nye afdelinger og mange medlemmer. Derfor vil kollektivgruppen i 2012 fokusere på konsolidering. Vi må få styr på den daglig drift før vi går i gang med nye store projekter. Der er mange nye medlemmer, som skal sættes ind i vagter m.m. Derfor vil vi vente med at åbne nye afdelinger og istedet fokusere på at få det vi allerede har til at fungere bedre.
 * Konsolideringen kræver, at vi får flere af vores nuværende medlemmer til at være mere aktive. Carsten og Mette gav 4 eksempler på medlemmer, der havde taget et initiativ og engageret sig på mange forskellige måder i 2011. Disse fire historier kommer ud på hjemmesiden i løbet af de kommende måneder. Carsten og Mette tegnede også en profil af den slags medlem, der desværre ikke får gjort så meget, som hun burde: En af dem, der ikke får taget vagter pga. specialeskrivning, men som til gengæld er god til at ”Like” på KBHFFs aktiviteter Facebook...
 * Der har været en del bøvl med logistikken i løbet af de seneste måneder. Carsten reitererede grunden til, at vi har lageret i Gladsaxe: Vi modtager så store mængder (5 tons), at det er meget besværligt for landmændene at skulle køre rundt til alle lokalafdelingerne hver især. Desuden er det også bøvlet for lokalafdelingerne, der så hver især skal have modtagervagter stående klar hele formiddagen, for landmændene kan komme når som helst i tidsrummet mellem 9 og 13. Nørrebro-afdelingen i Korsgade er den eneste afdeling som får deres grøntsager direkte fra leverandører. På sigt kan andre store afdelinger som f.eks. Vesterbro kan også modtage grøntsager direkte. For at tage hånd om arbejdet med logistikken og Gladsaxe-lageret, er der blevet startet en ny logistikgruppe. Tjek den ud, hvis disse temaer interesserer dig.
 * Og husk, at alle er velkomne til Kollektivgruppe-møderne!

Marie Louise holdt et kort oplæg om økonomigruppens arbejde.
 * Status fra Økonomigruppen (ved Marie Louise)**

”Det går skide godt!” — Voldsomme forbedringer internt, bl.a. takket været nye internet-værktøjer, så er der er fornyet overskud til at lave nye aftaler med avlerne. Der er møde med avlerne d. 1. februar. Som altid er interesserede meget velkomne til at dukke op til indkøbsgruppens møder eller kontakte dem direkte på indkoeb@kbhff.dk
 * Status fra Indkøbsgruppen (ved Mogens)**

Efter en længere pause er arrangementsgruppen ved at være oppe i omdrejninger igen. Der er foredrag planlagt i forlængelse af Fællesspisning, vintereventyrsfest d. 18. feb. Gruppen har et budget på 10.000 kr. afsat til arrangementer i løbet af et år, så der vil muligvis også være budget til at betale foredragsholdere.
 * Status fra Arrangementsgruppen (ved Carsten Hjort)**

Ansvarsområder: IT, udvikling af medlemssystemet i gang men lidt forsinket – rulles først ud til et par nye afdelinger, derefter resten af KBHFF, pressekontakt (omtale af KbhFF eksploderet i 2011), video-gruppe ved at blive etableret (skal bl.a. arbejde med historier indenfor KbhFF, producentportrætter), fotografer til reportager, opskriftsblog ved at blive skaffet. Leder efter flere frivillige, især IT-kyndige, ca. 10 medlemmer af gruppen lige nu. Man må meget gerne kontakte gruppen ifm. en afgrænset opgave. Det er ikke et mål i sig selv at få mere presseopmærksomhed... Vi lader dem komme til os som hidtil og vil så mere aktivt forsøge at pushe nye vinkler og historier. Vil gerne hjælpe studerende mere aktivt med projekter. Derfor søger kommunikationsgruppen lige nu et medlem, der vil være fast ansvarlig for henvendelser fra studerende. Det vil give mere viden + bedre videndeling.
 * Status fra Kommunikationsgruppen (ved Tore)**

3. Introduktion til konsensus
Andreas fra kollektivgruppen holdt et kort oplæg om konsensusdemokrati som en opfrisker for, hvordan vi tilstræber at tage beslutninger i fødevarefællesskabet. .

4. Optagelse af Østerbro som lokalafdeling
Lokalafdelingen på Østebrro startede i september 2011 og har allerede 200 medlemmer. Med godkendelsen af lokalafdelingens vedtægter er de nu formelt optaget i KBHFF. Hurra for Østerbro!

5. KBHFF’s nye visuelle identitet (se grafikgruppens [[file:kbhff/kbhff_visuel_identitet.pdf|powerpointpræsentation af den nye visuelle identitet]] i PDF-format)
Anne, Emilie og Linn fra Grafikgruppen præsenterede gruppens arbejde med en ny visuel identitet for fødevarefællesskabet. De har været i alt omkring 10, der har deltaget i arbejdet. Herunder studerende fra Danmarks Designskole, IT-universitetet, Kolding Designskole, mm.). Gruppen præsenterede både inspirationen og tankerne bag identiteten og gav en lang række eksempler på, hvordan den visuelle identitet kan komme til udtryk lokalt i butikkerne:
 * Logoet inspireret af rødbede-stempel, plante-pind, de forskellige dele af logoet kan bruges uafhængigt af hinanden, evt. forskellige farver til logoet.
 * Lægges plante-pinden vandret bliver den til en pil (til navigering på hjemmesiden)
 * Hjemmesiden: flere billeder, kalender med billeder af sæsongrønt
 * Ny medlemshåndbog/brochure, første eksemplar i sort/hvis, kan bruges som malebog for børn
 * De nye muleposer: Økologi-logo på den ene side, lokalafdelinger skal selv vælge om de selv vil designe logo til den anden side af posen eller om de vil bruge KbhFF’s ”overordnede” logo (designet af Grafik-gruppen).

Den nye visuelle identitet er tænkt som en værktøjskasse (eller designmanual), som arbejdsgrupper og lokalafdelinger kan bruge og tilpasse efter behov. Den nye visuelle identitet er således valgfri for lokalafdelingerne (f.eks. har KBHFF Nordvest valgt at bruge deres eget logo, og KBHFF Indre By planlægger at udskrive deres egen logo-konkurrence). Grafikgruppens medlemmer tager gerne ud i lokalafdelingerne for at inspirere, sparre og implementere den nye identitet lokalt i butikkerne. Disse ”implementeringsworkshops” foregår i marts og april, og grafikgruppen vil sende invitationer ud til butiksgrupperne i løbet af de kommende uger.

Desuden vil der være en mulepose-brainstorm i Øko Caféen d. 2. februar kl. 18.30, hvor alle medlemmer er inviteret til at være med til at afklare, hvordan vi bedst kan bruge de nye muleposer i butikkerne.

6. Oplæg til beslutningsprocesser og mødestruktur i KBHFF
Andreas, Annegrete og Bryn fra Konsensus-gruppen præsenterede gruppens arbejde med et oplæg til en møde- og beslutningsstruktur for fødevarefællesskabet.

Baggrunden for gruppens arbejde er, at vi havde et medlemsmøde i foråret 2011, hvor der var alt for mange forskelligartede punkter på dagsordenen, hvilket gjorde at der ikke var tid til at behandle de enkelte punkter ordentligt, hvilket resulterede i, at vi måtte gå på kompromis med vores konsensus-beslutningsproces og i sidste ende stemme om en vigtig principiel beslutning om hvorvidt KBHFF må aftage varer fra fængsler. Konsensusgruppens oplæg er derfor et forsøg på at sikre, at vi undgår sådanne uheldige situationer til fremtidige medlemsmøder og samtidigt løse nogle af de tillægsproblemer, der også er forbunder den nuværende beslutningsproces og mødestruktur:


 * 1) Det er uklart, hvilke grupper og hvilke møder, der har beslutningskompetence i forhold til hvad i fødevarefællesskabet. Kort sagt: Hvad gør man hvis man vil gennemføre noget i KbhFF?
 * 2) De fire årlige medlemsmøder blev indført i sin tid for at der 4 gange om året var mulighed for at aktive medlemmer kunne søge penge til nye projekter, som de gerne ville sætte i gang i fødevarefællesskabet. Men medlemsmøderne har vist sig at rumme en masse forskellige typer af beslutninger, hvilket gør det svært at holde dem strukturerede. Desuden er der forholdsvist få ansøgninger om midler til projekter, der kommer op på medlemsmøderne.
 * 3) Det er svært at få overblik over, hvilke beslutninger, der allerede er blevet truffet og hvem, der har været med til at træffe dem.
 * 4) Der kan hurtigt komme til at være rigtigt mange møder i løbet af et år — når man osm medlem både skal deltage i sin lokalafdelings møder og i de 4 årlige medlemsmøder.


 * Konsensusgruppens løsninger ([[file:kbhff/konsensusgruppe_oplaeg.pdf|se hele oplægget i PDF-format]])**


 * Ad 1.** For at gøre det let for medlemmerne at finde ud af, hvilke beslutninger, der kan træffes af hvilken gruppe i fødevarefællesskabet, har konsensusgruppen udviklet et [[file:kbhff/KBHff_beslutnings_flowchart.pdf|beslutningsflowchart]], der skal give et overblik over, hvordan beslutninger træffes i KBHFF.
 * Ad 2.** Konsensusgruppen foreslår, at de nuværende medlemsmøder bliver til 3 forskellige typer møder, dels så man undgår at skulle tage beslutninger om vidt forskellige ting ved det samme møde, og dermed sikre, at der vil være bedre tid til at behandle punkterne på mødet ordenligt – dvs. de fremmødte kan både nå at blive oplyst og tage en beslutning samme aften. De tre nye typer medlemsmøder er:
 * 1) Debatmøde — afholdes efter behov. Fokus på værdimæssige, principielle beslutninger, f.eks. Fængsler, Avocadoer, Kød). Debatmøderne vil være to-delt med indledende oplæg, der nuancerer og informerer for og imod den pågældende sag. Og derefter vil der være en konsensusbeslutningsproces, hvor de fremmødte medlemmer i fællesskab søger at finde løsning og et standpunkt, som alle kan stå inde for.
 * 2) Udviklingsmøde — afholdes 2 gange årligt. Fokus på strategiske og økonomiske beslutninger (f.eks. Melkværn, Byhave, Æblepresser). Udviklingsmøderne vil være todelt; først med en stramt faciliteret proces, hvor projektansøgninger om midler behandles af de fremmødte medlemmer. Derefter vil der være en meget mere åben og frimodig caféstruktur, hvor medlemmerne sidder i små gruppper og brainstormer og udvikler idéer til projekter, som de gerne ser sat i værk til det næste udviklingsmøde.
 * 3) Generalforsamling — afholdes 1 gange årligt. Fokus på organisatoriske beslutninger (f.eks. Valg til tillidsposter, vedtægtsændringer og optagelse af lokalafdelinger). Generalforsamlingen vil være fødevarefællesskabets årlige festdag, hvor arbejdsgrupperne gør status, nye tillidsrepræsentanter vælges og de gamle takkes for deres indsats. Generalforsamlingen skal gerne falde en lørdag, så der er mulighed for at holde en stor fest for hele fødevarefællesskabet bagefter.
 * Ad 3.** For at skabe overblik over, hvilke beslutninger de enkelte arbejdsgrupper, butiksgrupper og kollektivgruppen træffer, foreslår Konsensusgruppen, at grupperne hver især opretter en beslutningsoversigt i wikien. Disse beslutningsoversigter vil gøre det let for alle medlemmer at se gruppernes beslutninger. Der vil være links til referaterne fra de møder, hvor beslutningerne er blevet truffet. Se wikiside-skabelon. Se et eksempel med kollektivgruppens beslutningsoversigt.
 * Ad. 4.** Ved at reducere antallet af medlemsmøder fra fire til tre, og samtidigt gøre møderne mere specifikke håber konsensusgruppen at sikre, at de medlemmer, der deltager i møderne virkelig er interesserede i mødets indhold, og samtidigt ikke føler sig forpligtede til at møde op til møder om emner, som ikke interesserer dem. Samtidigt foreslår konsensusgruppen, at der fastsættes budgetter eller beløbsrammer for de enkelte arbejdsgrupper, så de har et vist, men begrænset økonomisk råderum uden at de skal spørge om lov på et halvårligt udviklingsmøde først. Konsensusgruppen foreslår en beløbsramme på 5000 kr for arbejdsgrupperne og 10.000 kr for kollektivgruppen.


 * Opklarende spørgsmål:**
 * 1) Hvordan beslutter man hvilke spørgsmål hører til på hvilket type fællesmøde? **Svar:** Den foregående proces (som beskrevet i flowchartet) vil være med til at afgøre hvilket ”type” spørgsmål det er.
 * 2) Spørgsmål: Hvor meget kan besluttes i lokalafdelinger? Svar: Hver lokalafdeling har fuldt råderum over sine egne penge. Men hvis en lokalafdeling søger om midler til et udviklingsmøde, så skal det bruges på et projekt, som medlemmer i hele KbhFF kan have glæde af.


 * Bekymringer:**
 * Nogle medlemmer vil gå glip at visse diskussioner fordi de ikke lige var på et møde hvor noget blev diskuteret.
 * Det at adskille møder tematisk. Det kan også være en fordel at folk skal være med til at tage stilling til ting, som de ikke umiddelbart troede, at de var interesserede i.
 * Vi skal have meget klare beløbsrammer. Det skal ikke kun være et beløb, men også en tidsperiode, så en arbejsgruppe f.eks. ikke vil kunne købe en hel række ting til 4500 kr, der hver især er under beløbsrammen.


 * Forslag til forbedringer:**
 * Bruge nettet mere – varme debatten op på nettet forud for et debatmøde, så flere medlemmer kan deltage og komme til orde før selve mødet.
 * Afprøve denne nye struktur i en tidsbegrænset periode, så og efterfølgende evaluere om den fungerer efter hensigten.

Følgende blev vedtaget:
 * Beslutning:**
 * 1) KBHFF begynder at bruge konsensusgruppens oplæg til beslutningsstruktur allerede nu, så de resterende to medlemsmøder i 2012 bliver til udviklingsmøder, og vi kan indkalde til debatmøder, hvis behovet opstår.
 * 2) Til generalforsamlingen i oktober vil konsensusgruppen fremsætte et forslag til vedtægtsændringer, der vil gøre den nye beslutningsstruktur permanent. I den forbindelse vil vi evaluere, hvordan beslutningsstrukturen har fungeret i perioden fra januar til oktober 2012.

Der var ingen afklaring i forhold til beløbsrammer for de enkelte arbejdsgrupper. Kollektivgruppen vil arbejde videre med et oplæg til budgetter og beløbsrammer for arbejdsgrupperne.

7. Eventuelt

 * **Mia Helmer Jensen:** Kontakt mig hvis I vil arrangere møde eller foredrag ifm. Fællesspisning (så det ikke clasher med andre aktiviteter i caféen, eller med en lukkedag)
 * Der udtrykkes ønske om, at beslutningsflowchart mv. skal figurere i medlemshåndbogen. Konsensusgruppen koordinerer med Grafikgruppen omkring dette.
 * **Mette Hansen:** En ny ressourcegruppe, der skal arbejde specifikt med at sikre logistikken i fødevarefællesskabet er under opstart. Alle er meget velkomne!