Møde+i+kommunikationsgruppen+d.+30.+januar+2017

Tilbage til kommunikationsgruppens wikiside OBS! Der er koordineringsmøde efter maden ||
 * **Hvornår:** || Mandag d. 30. januar 2017 kl. 17 - 19 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, Enghavevej 80 C, 3. sal (indgang i gården)
 * **Kaffe/te og kage:** || Mia tager tak-for-denne-gang-Sara-kage med ||
 * **Mad:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Louise ||
 * **Referent:** || Andreas Prag ||


 * **Deltagere:** || **Kommer:** || **Afbud:** ||
 * **Amager** ||  || Morten (kan ikke så tidligt) ||
 * **Frederiksberg** || Louise ||  ||
 * **Nørrebro** || Mia, Sune ||  ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  ||   ||
 * **Nordvest** ||  ||   ||
 * **Sydhavnen** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || Andreas ||  ||
 * **Vesterbro** ||  || Andreas ||
 * **Østerbro** ||  || Annika ||

=** Dagsorden **=

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter, og ikke her.


 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Opdatere template med ny mødeskabelon || Louise || Done. Den hedder "Kommunikationsgruppens mødeskabelon" ||
 * Udkast til retningslinjer for arkivering af fotos/billeder || Louise || Done. Alle billeder fra Flickr er samlet i Google Fotos. Og der ligger nu en side på wikien der hedder "Billede- og videoarkiv". Måske skal der skrives ud til lokalafdelingerne og arbejdsgrupperne om at arkivet er der, og hvad det kan bruges til? ||
 * Udkast til ny oversigt over medlemstilbud || Sune || Done ||

2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis der ikke er indvendinger, kan referatet godkendes. @Møde i kommunikationsgruppen d. 28. november 2016

3. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, som ønskes diskuteret eller vendt i kommunikationsgruppen.

En anden ting er, at nyhedsbrevet hos rigtig mange ender som spam. Hvordan løser vi det? || Mia og Louise || Diskussion || 10 || Jeg har svaret hende at vi vil tage det op i kommunikationsgruppen og på koordineringsmødet, så hun ved om der er stemning i KBHFF for, om hun skal arbejde videre med ideen. Har vi som kommunikationsgruppe nogle spørgsmål eller kommentarer til hende? Læs evt. Christinas mail her. || Louise || Info og diskussion || 5 || Frank svarede at det er DR, som ejer rettighederne, så han kan desværre ikke hjælpe. Men han skriver, at hvis der på et andet tidspunkt skulle være noget han kan hjælpe med, så skal vi endelig sige til. Skal vi tage imod den opfordring? Er der noget han kan hjælpe os med? Og skal vi kontakte DR og prøve at få rettighederne til klippet? || Louise || Info og diskussion || 10 || Vi har tidligere indgået et samarbejde med LetsGo om at markedsføre hinanden på de sociale medier. Men hvad skal proceduren være for denne aftale? Lad os beslutte krav til indhold, hvad der giver mening for KBHFF, og hvor ofte vi skal gøre det. Hvordan markedsfører de os indtil videre? || Andreas Foss, Louise og Mia || Diskussion og beslutning || 10 || Så med inspiration fra Distributionsgruppen har jeg indsat et nyt punkt, der hedder "Hvad er der sket på mailen?". Her er det meningen, at de mailansvarlige kan udfylde tabellen og give kort info om, hvilke henvendelser vi har fået. Jeg har placeret punktet efter "Nye punkter" (og rykket nogle ting fra dagsorden derned). Fungerer det? Er det overhovedet nødvendigt med info om de henvendelser vi får? || Louise || Info og beslutning || 5-10 ||
 * ~ Nr. ||~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min.) ||
 * **1** || **Farvel til Sara** || Kommunikationsgruppen vil gerne sige tusind tak til Sara, for det store arbejde hun har lagt i KBHFF, og ønske hende al mulig held og lykke fremover. || Alle ||  ||   ||
 * **2** || **Nyhedsbreve** || Vi (Louise og Mia, med hjælp fra Jonas) har arbejdet på at lave et nyhedsbrev fælles for hele KBHFF, som vi tænker skal sendes fire gange om året. Er der andre, der har lyst til at arbejde med nyhedsbrev? Der kunne godt blive kigget mere på grafik og layout. Derudover mangler vi at lave et link på hjemmesiden, hvor man kan tilmelde sig.
 * **3** || **Henvendelse om en KBHFF-kogebog** || Christina Lund Villadsen (har været med til at starte Cafe Retro) har kontaktet kommunikationsgruppen, da hun gerne vil lave en kogebog med opskrifter og fortællingen om KBHFF. Kogebogen skal sælges i KBHFF-butikkerne og overskuddet f.eks. gå til drift eller velgørenhed. Hun har et team med de nødvendige kompetencer (grafik, madlavning, foto osv.). Og hun vil gerne melde sig ind i KBHFF, hvor arbejdet med kogebogen kunne være hendes frivillige indsats. Hun forestiller sig at hele projektet vil tage et års tid.
 * **4** || **Korrespondance med Frank Erichsen (Bonderøven)** || Jeg har, efter opfordring fra Jonas, skrevet med Frank Erichsen (Bonderøven) om vi måtte få det klip fra DR-programmet "Bonderøven kommer til byen", hvor han besøger KBHFF, og lægge det på vores hjemmeside. Tanken var at det ville være et rigtig godt trækplaster for folk, som overvejer at melde sig ind i KBHFF.
 * **5** || ** Planlægning af fokusmøde ** || Vi skal have planlagt mødet d. 5. februar. Hvad skal mødet indeholde? Hvad håber vi at få ud af det? Hvad skal programmet være? Skal der sendes en reminder ud? Hvem gør hvad? Skal der forberedes noget på forhånd? || Alle || Diskussion || 60 ||
 * **6** || **LetsGo**
 * Markedsføring**
 * / kommercielle partnere** || Meget udgangspunkt i LetsGo diskuteres retningslinjer for, hvordan vi promoverer kommercielle partnerskaber på de sociale medier.
 * **7** || **FAQ på hjemmesiden** || Flere har efterspurgt at lave en selvstændig knap til FAQ-siden i menuen på forsiden på hjemmesiden. Kan/skal vi gøre det? || Louise || Beslutning || 5 ||
 * || ** Nyt punkt i mødeskabelonen om, hvad der er sket på mailen ** || Der kommer en masse mails til infomailen, og jeg er ofte i tvivl om, hvordan de skal kommunikeres videre til resten af gruppen - uden at vores mailingliste skal spammes.

4. Hvad er der sket på mailen? (TIL INFO 5-10 min.)
Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Læs det gerne hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som nyt punkt.
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * **Henvendelser fra samarbejdspartnere** || * ** Letsgo ** har skrevet og spurgt om vi vil give en testimonial (udtalelse) til deres hjemmeside. Vi har i november 2016 udfyldt en medlemsundersøgelse for LetsGo, og de vil bruge vores svar derfra (hvis de kan finde dem). ||
 * **Henvendelser fra andre fødevarefællesskaber** || * ** Esbjerg Økologiske Fødevarefællesskab (ØFFE) ** har spurgt om vi har erfaringer med at sælge kødprodukter. ||
 * **Henvendelser fra andre organisationer** || * ** Foodsharing Copenhagen ** har spurgt om vi vil samarbejde med dem ift. madspild. De er blevet henvist til at kontakte lokalafdelingerne.
 * ** NOAH ** har inviteret KBHFF til at være med i en kampagne mod patenter på planter - med Carlsberg som eksempel. Vi har tidligere bakket op om NOAH's kampagner om patenter på liv. Der er primært tale om en kampagne på de sociale medier. Der var møde d. 11. januar...
 * ** NOAH ** inviterer også til workshop om fremtidens landbrug d. 28. februar.
 * ** Copenhagen Cooking & Food festival ** inviterer til netværksmøde d. 27. februar.
 * Rosa Føge fra ** Byttemarked ** spørger om KBHFF vil stå for en aktivitet til Nordisk byttedag på Rådhuspladsen d. 1. april. ||
 * **Henvendelser fra studerende/forskning** || * Tanja skal skrive speciale om KBHFF. Hun læser dansk med fokus på kommunikation. Jonas og Louise har mødtes med Tanja, og hun var også med til udviklingsmødet d. 15. januar om bedre medlemsfastholdelse.
 * En ph.d. studerende fra Sverige vil gerne i kontakt med initiativtagerne til KBHFF. Hans mail er blevet videresendt. ||
 * **Internt (de andre arbejdsgrupper, bestyrelsen, lokalafdelinger osv.)** || * ** Distributionsgruppen ** : hjælp til at reklamere for chaufførmedhjælpertjansen; hjælp til at lave nyhed på hjemmesiden om kontingent
 * ** Bestyrelsen ** : har vi input til Generalforsamling 2017?
 * ** Østerbro lokalafdeling ** : hjælp til at lægge nyhed på hjemmesiden og på FB om Per Grupe-arrangement. De efterspurgte om man kunne sende en massemail til alle medlemmer. Det blev afvist, men vi sendte istedet et nyhedsbrev, hvori der var omtale af arrangementet.
 * **Frivilligkoordinator (Jonas):** er der nogle fra kom-gruppen, der har lyst til at arbejde intensivt med wikien? F.eks. i form af nogle tirsdagshacks hver tirsdag aften i en periode. Eller som en enkeltdagsaktivitet. ||
 * **Henvendelser fra medlemmer** || Spørgsmål om betaling af kontingent; om returnering af mulepose; om udmeldelse; og om problemer med at logge ind. ||

5. Nyt fra arbejdsgrupperne (10 min.)
Repræsentanterne fra kommunikationsgruppens forskellige under-arbejdsgrupper kan give en __kort__ melding om, hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende, henvises til at oprette et separat punkt på dagsordenen, f.eks. under "eventuelt".


 * ~ Arbejdsgruppe ||~ Nyheder ||~ Kommunikationsgruppens kommentar ||

6. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under Nye punkter.

7. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang om måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde den sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper).

8. Opgaver
Her kan laves en liste over de opgaver, som der er blevet uddelt i løbet af mødet. Husk at følge op på opgaverne ved næste møde.
 * ~ Beskrivelse ||~ Hvem er ansvarlig? ||
 * Møde om at bruge Mailchimp til nyhedsbrevene d. 21. marts kl. 18 || Alle, der har lyst ||
 * Skrive til Christina om kogebogsprojektet || Louise ||
 * Kontakte Bonderøven ang. interview || Mia, Louise (og måske Andreas Foss) ||
 * Spørge DR om tilladelse til at bruge klip på hjemmesiden || Louise ||
 * Finde tidligere bud på SoMe-strategi || Mia ||
 * Lave FAQ-knap på hjemmesiden || Andreas Prag ||

11. Refarat
1 Farvel til Sara

2 Nyhedsbreve Der vil blive sendt nyhedsbrev ud 4 gange årligt. Der var problemer ved seneste nyhedsbrev, da nyhedsbrevet gik direkte i spamfilteret hos mange. Vi overvejer at skifte til Mailchimp. Der er aftalt et nyhedsbrevsmøde tirsdag d. 21. marts. Kl 18.

3 Henvendelse om en KBHFF-kogebog Christina Lund Villadsen vil gerne skrive en kogebog i samarbejde med KBHFF. Alle er så vidt enige om at det kunne være fedt, dog er der delt bekymring om hvilken rolle KBHFF kommer til at have. Inden vi går med på denne idé, skal vi finde ud af om Christina mener, at KBHFF skal stå for især finansieringen (til tryk samt donering grøntsager), men også arbejdsbyrden. Louise tager det med videre til koordineringsmødet for at høre om der er flere kommentarer til, og skriver derefter til og svarer Christina.

4 Korrespondance med Frank Erichsen (Bonderøven) Louise har skrevet med Bonderøven, da KBHFF gerne vil bruge et klip som DR har lavet med Frank, hvor han besøger København. Det er desværre DR som har fulde rettigheder og Frank kan ikke hjælpe. Louise skriver til DR og hører om vi må få tilladelse til at lægge klippet på vors hjemmmesiden. Frank vil dog gerne hjælpe med alt muligt andet og der er tale om at bruge ham i et interview som kan bruges i KBHFFs kommunikation. Der er ligeledes tale om at han kan bruge ifm. opreklamering af generalforsamling. Louise og Mia skriver til Andreas F. om han vil være med til at kontakte Bonderøven og høre om vi må komme og lave et interview. Det kan evt. slås sammen med også at besøge en række avlere.

5 LetsGo LetsGo har flere gange rettet henvendelse til KBHFF for at kunne markedsføre sig mod foreningens medlemmer. Der er tvivl om hvad vi får ud af denne fælles marketing. Og hvad skal vi sende til LetsGo? Generelt savnes der retningslinjer for hvordan man håndterer sådanne henvendelser. Der har tidligere været nogle i kommunikationsgruppen, som har lavet en SoMe-strategi, og som vi kan bygge videre på. Mia tager kontakt til (hvad hed hun...?). Til fokusmødet på søndag kan vi evt. snakke videre om retningslinjer.

6 FAQ på hjemmesiden Flere har efterspurgt at lave en selvstændig knap til FAQ-siden i menuen på forsiden på hjemmesiden. Der er enighed om at det er en god ide. Vi diskuterer om de nuværende to links til "Spørgsmål og svar" skal blive stående eller om de skal slettes. Vi bliver enige om at starte med at lave FAQ-knappen, og tage stilling til det andet på et senere tidspunkt.

7 Nyt punkt i mødeskabelonen om, hvad der er sket på mailen Der kommer løbende en masse henvendelser på info-mailen som kan have interesse for flere i kommunikationsgruppen (og andre i fødevarefællesskabet) end blot den mailansvarlige. Der er blevet indført en tabel i møde-skabelonen, som gør det nemt at påføre disse henvendelser, så de derefter kan tages op på næste møde. Vi aftaler at ikke alle de henvendelser, der bliver skrevet på tabellen, behøver at blive gennemgået i plenum. Men det giver mulighed for, at folk, der har lyst og gerne vil have et overblik, selv kan gå ind og læse dem i dagsordenen/referatet.

8. Program for fokusmøde

Programmet for mødet er følgende:

14:00 Velkomst 14.15: Brainstorm over arbejdsopgaver 14.45: Præcisering og definering af arbejdsopgaver 15.45: Pause 16.15: Debat af intern struktur herunder retningslinjer og kommunikation i gruppen 17.00: Udarbejdelse af 3-5 ”stillingsopslag” på konkrete kommunikative opgaver. 18.00: Fællesspisning. Alle medbringer én ret og drikkevarer.