Økonomigruppemøde+d.+5.+februar+2011

= Dagsorden: = Nørrebros døgnboksaftale med Danske Bank skal udvides så Amager, Nordvest, Vesterbro og mulige nye lokalafdelinger kan benytte den. Hver lokalafdeling har ansvar for at kontakte en lokal filial af Danske Bank og oprette døgnboksaftale. Nikolaj opdaterer KBHFFs Danske Bank kontonummer på wiki'en.
 * **Hvornår:** || Kl. 10.00 - 14.00 ||
 * **Hvor:** || Kafa-X ||
 * **Kommer:** || Simon (Nørrebro), Mette (Nordvest), Nikolaj (KBHFF), Maria Pi (Amager), Marie Louise (Amager), Margrethe(Vesterbro) ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Snacks:** || Maria Pi, Nikolaj og Mette ||
 * **Ordstyrer:** || Nikolaj ||
 * **Referent:** || Marie Louise ||
 * Ad 1. Døgnboksaftaler i lokalafdelingerne**

Kassereren besvarer generelle henvendelser, mens lokalafdelingernes økonomiansvarlige registrerer, betaler og arkiverer indkomne fakturaer, der fremover alle sendes til denne mailadresse. (password:p m**) Hver afdeling opretter egen folder til afdelingens betalte regninger**
 * Ad 2: Mailhåndtering af okonomi@kbhff.dk**

Der blev på mødet arbejdet med at danne overblik og beskrive opgavefordelingen mellem Økonomigruppen, lokalafdelingerne og herunder de økonomiansvarlige og kassemestrene. Det blev til to arbejdsdokumenter, som alle er velkomne til at tilføje, rette i. Driftsopgaver for økonomigruppen Økonomi-driftsopgaver for lokalafdelingerne
 * Ad 2: Opgavefordeling og arbejdsbeskrivelser**

Endvidere blev der arbejdet på en oversigt over gode råd og vejledninger til nystartede lokalafdelinger. Alle er velkomne til at tilføje eller rette arbejdsdokumentet. Opstartsvejledning til økonomiansvarlige i nye lokalafdelinger.
 * Ad 3: Vejledning til økonomiansvarlige i nye lokalafdelinger.**

Nørrebro og Amager fik luget ud i deres medlemslister og slettet dobbeltregistrerede medlemmer. Stort arbejde! Fremover bør alle lokalafdelinger være meget opmærksomme ved registrering af overflyttede medlemmer og sende en mail til den lokalafdeling et overflyttet medlem forlader. F.eks. bør infovagterne/kassevagterne på Amager skrive til norrebro@kbhff.dk og oplyse navn, tlf. og evt. mail på medlemmer overflyttet fra Nørrebro til Amager. Lokalafdelingerne organiserer frit hvem, der har ansvar for at disse adviseringer bliver sendt hver uge og at holde deres medlemslister opdaterede.
 * Ad 4: Håndtering af dobbelte medlemsregistreringer**


 * Ad 5: Opgaver der skal løses inden næstkommende møde**
 * **Opgave** || **Ansvarlig** ||
 * Der skal så vidt muligt oprettes lokale døgnboksaftaler til kontoen i Danske Bank. || Maria Pi/ML, Mette, Margrethe. ||
 * Alle KBHFF bankoplysninger (kontonumre + døgnboksnumre for både Danske Bank og Merkur Bank) samles i et fælles wiki-dokument. || Nikolaj ||
 * Hvem skal overføre penge hver uge fra Danske Bank konto til lokalafdelingernes konti? (kræver fuldmagt/netbank til Danske Bank, så pt. KBHFF formand og kasserer) Spørg Kollektivgruppen/bestyrelsen om tegningsreglerne skal ændres, så fuldmagter til Danske Bank kan gives til lokalafdelingernes økonomisansvarlige? || Nikolaj ||
 * Harmonisering af KBHFFs regnskabs/bogføringsmodel med revisors foretrukne bogføringskategorier. || Simon ||
 * Muligheden for at registrere og aflevere bilag elektronisk undersøges (spørg revisor) || Simon ||
 * Kontakt Indkøbsgruppen få alle leverandører til fremover at sende alle fakturaer (husk at markerer leveringssted) til okonomi@kbhff.dk || ML ||
 * Tilføj rettelser og yderligere forslag til de tre nyoprettede arbejdsdokumenter || Alle ||


 * Næste møde**:Onsdag den 16. marts kl. 17-19 i Kafa-X