Møde+i+Kommunikationsgruppen+28.+januar+2013


 * **Hvornår:** || **Mandag d. 28. Januar kl. 19-21.** ||
 * **Hvor:** || **The Hub, Nørrebrogade 52** ||
 * **Kommer:** || Torsten, Carsten (skal dog gå kl.19.55), Bjørn, Mia, Mirka ||
 * **Afbud:** || Tore (syg, men jeg lever, så ring 30267710, hvis det er...) ||
 * **Snacks:** ||  ||
 * **Overstyrer:** ||  ||
 * **Referant** || Bjørn ||


 * Dagsorden: **

//Carsten informerer: kommunikationsgruppe, økonomigruppe og diverse adhoc grupper flytter deres møder til The Hub. Desuden er der snak om at flytte hele KBHFFs base til The Hub, inkl. postadresse og pladser til praktikanter. Carsten er ved at forhandle pris med The Hub.// // Carsten tager den op kollektivgruppenmødet. // //Kommunikationsgrupper støtter op om at flytte basen fra Overdosseringen til The Hub.//
 * 1. Sted**

//Kun IslandsBrygge, Nørrebro og Vesterbro var repræsenteret idag til mødet. Så vi mangler kommunikationsgruppe medlemmer fra 8 lokalafdelinger.// //Det er et stort problem at ikke flere lokalafdelinger er repræsenteret. Dels fordi vi dermed bedre kan tage beslutninger, som har alle lokalafdelingers opbakning. Dels fordi information fra kommunikationsgruppen bedre nå ud til lokalafdelingerne. Og dels fordi der rent faktisk er en del opgaver for tiden i kommunikationsgruppen.//
 * 2. Repræsentanter i kommunikationsgruppen og AskIT workshop**

// Vi sender mail ud lokalafdelinger efter dette møde, hvor vi opdatere dem på vigtige info fra kommunikationsgruppen og gør opmærksom på at ikke alle er repræsenteret. Mia sender mail. // // Carsten tager det op på næste kollektivgruppemøde. // //Vi fastholder at have en AskIT en halv time før hvert kommunikationsgruppemøde, hvor nye medlemmer af kommunikationsgruppen lige kan blive opdateret på it værktøjerne.//

3. Status på kommunikationsgruppens opgaver og medlemmer
- Nytårsmail fra kommunikation: Som I nok har opdaget blev den ikke til noget. Jeg beklager. Jeg har haft for travlt. Prøver at se på en forsinket version i den kommende tid (Tore) //-// // Mirka fra Islands Brygge er ny idag (men muligvis en anden fra Islands Brygge fremover). //


 * 4. Medlems-systemet:**


 * 4a. Antal medlemmer og inaktivitet**

//Der blev diskuteret om det var et problem at der er 2000 medlemmer i fx Nørrebros afdeling, men kun 17% aktive. Hvordan skal de håndteres i medlemssystemet ift. mailinglister, rettigheder m.v.?// //Det blev påpeget at der ikke er nogle tekniske problemer i antallet af medlemmer, men at der er et mentalt problem bl.a. ift. hvem man adresserer i massemails og ift. viden om hvor mange aktive der er i ens lokalafdeling.//

//Der var opbakning om, at man laver et sæt kriterier for, hvornår et medlem kan kaldes inaktivt. Kriterierne kunne være noget i stil med at hvis man ikke har logget ind på medlemssystemet, købt poser eller taget vagter i 3 måneder, så bliver man automatisk sat som inaktiv i medlemssystemet. At være inaktiv kunne så have den konsekvens at man ikke modtager mails og at man ikke kan bestille vare.// //Man får endvidere en mulighed for at kunne sende mails direkte til alle dem der er inaktive, og det kunne evt. være en arbejdsopgave at prøve at få aktiveret de inaktive.//

//Vi mener at det er en stor beslutning, som bør tages op på kollektivgruppemødet. Carsten tager det op til næste møde.//

**4b.** Maillister og vedligeholdelse af dem. Nu hvor alle afdelinger (og medlemmer) er på onlinesystemet vil det være på sin plads at se på hvordan vi vedligeholder maillister. Dels opdatering af kontaktinformation, dels medlemsskab af diverse grupper. I systemet er det afdelingens administratorer der opdaterer, hvem der er medlem af arbejdsgrupper. Tanken her er, at alle er medlem af een afdeling, og at afdelinge skal vide hvem der leverer arbejdsindsats i form af arbejde i grupper (afdelings- eller KBHFF-grupper). Hvordan får vi det til at køre - skal man evt. selv kunne til/fra-melde sig grupper? Hvordan og hvornår skifter vi udsendelsessystem til massemail til grupper. (Torsten)

// Der er enighed om at mailinglister for arbejdsgrupper skal være en del af medlemssystemet, fremfor Google som det er nu. Det vil gøre det nemmere at holde det opdateret, da det er her medlemmernes kontaktoplysninger i forvejen bliver opdaterede. // // Funktionen er allerede i medlemssystemet, men lokalafdelingerne har endnu ikke fået udfyldt arbejdsgrupperoller for medlemmerne endnu. For at sætte gang i processen, beslutter vi dels at medlemmer af arbejdsgrupper får rettigheder til at tilføje medlemmer arbejdsgruppen. Og dels bør vi også gøre lokalafdelingerne opmærksom på, at de skal huske at angive medlemmerns arbejdsgrupperoller inde i medlemssystemet. //

**4c.** Support af online systemet. Mængden af spørgsmål til brug af systemet er nu der, hvor der er behov for en egentlig support-struktur. Hvordan gør vi det? Hvad hører til Kommunikationsgruppen og hvad hører til afdelingerne? Skal vi komme med et forslag til erfaringsudvekslings-dagen? FAQ? Opdatering af vejledningen? Opdatering af handelsvilkår? (Torsten)

//Bjørn fortæller at 90% af mails til it@kbhff.dk nu omhandler medlemssystemet. Torsten forklarer at de næsten udelukkende omhandler spørgsmål af administrativ karakter, som kan løses af lokalafdelingernes administratorer eller kassemestre. Vi er enige om at vi bør lede en del af disse forespørgsler videre til lokalafdelingerne.// //Vi beslutter at der skal laves en kontaktformular på medlemsystemets forside og én når man er logget ind i medlemssystemet. Formularen skal bl.a. have en dropdownmenu med lokalafdeling. Formularen sender så automatisk mailen til ens lokalafdeling, fx amager@kbhff.dk. Lokalafdelingen må så selv vurdere hvem der kan tage sig af problemet, oftest vil det nok være en af lokalafdelingens administratorerne af medlemssystemet.// //Når Torsten har oprettet formularen sender vi en mail til lokalafdelingerne, hvor vi forklarer dem af de nu vil begynde at modtage mails, og hvordan vi forestiller os at de kunne håndtere disse mails.//

//Der er desuden et behov for at opdatere guiden for medlemssystemet, oprette en FAQ og opdatere handelsvilkårerne for medlemsystemet. Det påpeges at også IT guiden (herunder Wiki m.m.) bør opdateres.// //Der er enighed om at det er oplagte arbejdsopgaver for nye medlemmer af kommunikationsgruppen.//

**4d.** Videreudvikling af online-systemet. Der er ikke andre end mig der er inde i systemet og arbejder med det. Der er et par stykker der har udvist interesse, men ingen er gået i gang. Gruppen for feedback til systemet har ikke medlemmer fra alle afdelinger, og hverken indkøb eller økonomi er kommet langt med hvordan systemet skal bruges for at lette og sikre deres arbejde. Hvad gør vi? (Torsten)

//Der er et stort behov for flere kræfter til udvikling af medlemssystemet. Lige nu er det kun Torsten der er inde i systemet og arbejder på det. Der er heller ikke alle lokalafdelinger som er medlem af den feedback gruppe som er i samarbejdsværktøjet.// //Carsten tager det op på kollektivgruppe mødet at vi mangler kræfter til udvikling af medlemssystemet og at alle afdelinger bør sørge for at komme med feedback igennem den dedikerede gruppe i samarbejdsværktøjet.//

**4e.** Bør der ikke være faste kontaktadresser for afdelingerne så det er muligt at have en kontaktliste som ikke-medlemmer kan bruge?

//Dette bliver løst af den formular som er på medlemssystemets forside. Desuden er der også kontaktoplysninger på http://kbhff.dk/om-kbhff/kontakt/ //

5. Nyt fra Kollektivgruppen
Kim er trådt ud af kbhff for en tid, så han kommer ikke med referat fra Kollektivmøde... Tjek referat. Har sendt mail som lovet til arbejdsgrupper om samarbejdsplatform (Tore).

//Carsten er repræsentant til næste kollektivgruppemøde//