Driftsopgaver+for+økonomigruppen

//NB: Dette er et arbejdsdokument senest opdateret den 16. februar 2011. Skriv gerne rettelser og tilføjelser ind.//

**Opgaver for de økonomiansvarlige i lokalafdelingerne:**
Som økonomiansvarlig er din opgave at kunne dokumentere de økonomiske bevægelser, der er forbundet med driften af din lokalafdeling. Vi afleverer bilag til revisor hvert kvartal, derfor giver det god mening at organisere dem derefter: 1/1 - 31/3, 1/4 - 30/6, 1/7 - 30/9, 1/10 - 31/12. Både indtægter og udgifter skal dokumenteres.

Udgifter kan være:
 * Fakturaer fra leverandører. Hver gang I får en levering fra en leverandør, følger der en faktura med, enten på papir eller per mail. Det er en rigtig god idé at printe en faktura ud med det samme. Det kan blive rodet hvis der går flere måneder og den forsvinder i indbakken. Noter evt på regningen at den er betalt og hvilken dato.
 * Udgiftsbilag/kvittering: Hver gang der er udgifter i forbindelse med driften af butikken (lommeregner, kaffe, mapper, byggematerialer osv) skal det dokumenteres med en kvittering. Disse udgifter kan enten refunderes direkte fra kontantbeholdningen i kassen på en åbningsdag i butikken, eller (ved større beløb) de kan refunderes over netbank til den person der havde udlægget.

Indtægter kan være:
 * Omsætningsopgørelser. Hver åbningsdag har I indtægter, som dokumenteres. Kassevagten gør dette ved at udfylde skemaet "Dagens omsætning". Dette er også et bilag, der skal sendes til revisor.
 * Fakturaer på indtægter. Hvis jeres afdeling har en aftale om at sælge jeres til-overs-varer til en virksomhed, skal I skrive en faktura på beløbet. Disse fakturaer skal nummereres. Her er en skabelon.

Hvad skal ellers sendes til revisor?
 * Kontoopgørelse. En udskrift af alle bevægelser på jeres konto. Husk at der også kan være omkostninger forbundet med banken, disse vil fremgå af kontoudtoget.

Når revisor bogfører vores bilag gør han det efter et system. Han har opstillet en række kategorier, der passer til vores aktiviteter. For at lette arbejdet for ham, tilstræber vi at aflevere bilag organiseret efter de samme kategorier. (mangler) Skal bilag afleveres efter kontokategori eller kronologisk efter dato, eller begge dele? (jf. punktet for neden)
 * Bogføringskategorier**


 * Generelle pointer**

Bilag afleveres til revisor i kronologisk rækkefølge baseret på **fakturadato** og ikke betalingsdato. I skal være opmærksomme på at der er overensstemmelse mellem det som kassevagten har noteret som indbetalt i døgnboksen og det beløb banken har modtaget. De tæller pengene efter og det rigtige beløb fremgår af kontoudskriften fra Danske Bank/fra afdelingens bankkonto (hvis man ikke har adgang til DB-kontoen). Det er vigtigt at I aftaler med butiksgruppen hvor de lægger bilag til jer. Der kan komme papirbilag sammen med leveringerne og der kommer bilag fra driften af butikken.

//**Regnskaber**//

**Internt regnskab - der belyser driftsbevægelser og ligger til grund for budgettering, identifikation af udviklingspotentialer etc.** Regnskabsark i Google Docs opgøres af lokalafdelingernes økonomiansvarlige på månedsbasis. (Til overblik og budgetlægning) //Indtægter:// Medlemsskaber, posesalg, løssalg. //Udgifter:// Drift, arrangementer, spild/donation (afvejes og afregnes ifht. salgspris) (vigtigt ifht. gennemsigtighed for internt regnskab)

**Eksternt regnskab** (til revisor)**: - der dokumenterer foreningens virke udadtil** Omsætningsopgørelser, kontoopgørelser og bilag: Bogføringsklassificeringer overtages fra revisorens kategorier: //Indtægter:// Medlemsskaber, salg. //Udgifter:// Varekøb, drift, repræsentation, bankgebyrer, revisor.