Distributionsmøde+juni+2016

Tilbage til Distributionsgruppen
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 27. Juni 2016 ||
 * **Hvor:** || Fredenshus, Øster Allé 25 Østerbro. Kirsten booker have/egen stue. ||
 * **Kommer:** || Kasper "ikke fællesspisning" (Nørrebro), Kirsten(Ø), Liv (Amager), Jonas (Amager), Annegrete (Ø), Marianne(NV), Trine Engholm Michelsen (Valby) Jarl Asger (Sydhavnen) ||
 * **Afbud:** || Charles (NV), Pelle (Vanløse), Anders (bestyrelsen) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Referent: Liv (Skriver i //kursiv//) ||

= ** DAGSORDEN ** =

1. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. //Sommerfest sammen med lokalt byhave-arrangement + frugtpose-syning.// ||  || Vi holder krisemøde på onsdag da 2 af vores teamlinks er stoppet. Vi har valgt at flytte afhentning af poser til Volume i uge 27 grundet renovering af lokalerne i Kafa-X.
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Alt vel. Vi har holdt en hyggelig og velbesøgt fællesspisning og sommerafslutning d. 22. Vi har dog åbent hele sommeren hvor Butiksgruppen vil være backup om onsdagen. Vi er i dialog med IB om at overflytte medlemmer, som måtte ønske at flytte fra IB til Amager ||  ||
 * **(Frederiksberg)** ||  ||   ||
 * **Islands Brygge** ||  || //Afdelingen lukker ned - se punkt på dagsordenen.// ||
 * **Nordvest** || Fastholder antaller ugentlige poser på et pænt niveau. Samarbejder med YN i juli om pakning/uddeling fra Karens Hus (NV). God gang i butiksgruppen og frist pust i arrangementsgruppen. Introgruppen og TeamKoordinatorne opmærksomme på, at der søges nye frivillige til chauffør/medhjælper tjanserne samt til forstærkning af de centrale arbejdsgrupper.
 * **Nørrebro** || Vi ligger på lidt over 70 poser hvilket er cirka samme som sidste år. Med hensyn til deltagelse af vagter og fremgang af butikken, har butiksgruppen lavet tiltag hvor teamlinks giver opdatering til butiksgruppemødet samt er de blevet bedt om at deltage hvis det er muligt.

//Der er desuden blevet ryddet ud i afdelingens butiksgruppe, så den nu er nede på fire medlemmer. Kasper er selv lidt bekymret.// ||  || Vi kommer og hygger på fælleslageret i 4 mand stærk 27, 3 mand stærk 28, 5 mand stærk 29 og 3 dejlige damer i uge 30. Vi har vores første fest event d. 17 August. Måske slå det sammen med fælleslagerets hygge. og holde kæmpe arrangement ved Karensminde?? Ellers har vi også lidt teamlinks der kommer og går :)
 * **Vanløse** ||  || //Afdelingen har ikke skrevet opdatering og vi har ikke set repræsentanter fra afdelingen i et stykke tid. Vi beslutter at ringe til Pelle.// ||
 * **Vesterbro** ||  || //Ingen opdatering - se punkt på dagsordenen.// ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  || //Ingen opdatering fra afdelingen. Vi beslutter at ringe til Morten.// ||
 * **Østerbro** || Forrige onsdag var vi nede på 31 bestilte poser, og bekymrede røster snakkede om "10 små cyklister". I onsdags var der så heldigvis bestilt godt 40 poser + 20 til et enkelt medlem, der skulle holde fødselsdag det meste af en uge med mange gæster. det pyntede. På onsdag er sidste åbningsdag inden vores ferie i hele juli måned. Vi slutter halvåret med fællesspisning og butiksmøde. Pernille fra vores grønne team afløser mig som Østerbro-link her i gruppen. Vi deltager et par gange sammen efter sommerferien, og så regner vi med, at hun ta'r over. /Kirsten ||  ||
 * **Sydhavn** || Vi er begyndt at klatre mod en fast plads på 20 poser. WUHU

//Jarl Asger og Jonas koordinerer nærmere om at holde øko-kalas ved Karensminde d.// ||  ||
 * **Opstart - Valby** || //Afdelingen har en opstartsgruppe på ca. 17, som er fordelt på en adm.-gruppe, en lokale-gruppe og en arrangementsgruppe og møder opbakning i lokalmiljøet. Der har været planer om at starte op i starten af august, men med mulighed for at det bliver skudt en smule grundet sommerferien. Afdelingen har haft lidt udfordringer med de demokratiske processer i forhold til at kunne træffe en beslutning om afdelingens placering, da det har været svært at vænne sig til konsensusprincipperne. Det er ved at falde på plads. Afdelingen kan arve vægte og udstyr fra Islands Brygge. For at sikre fastholdelse i afdelingen anbefaler distributionsgruppen at der er et fast team-link i butikken hver onsdag til at have overblik og sikre, at alle vagter bliver gode. På samme vis kan det anbefales at have Vi beslutter at Trine kommer med på distributionsgruppens mailliste, så hun kan stille spørgsmål til alle i løbet af sommeren, hvis der er noget i forbindelse med opstarten.// ||  ||
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** ||  || //Tages under punkt J// ||
 * **Fælleslageret** ||  || //Tages under punkt J// ||
 * ~ Projekter ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Engrosgruppen** ||  || //Tages under punkt J// ||

**2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)** deltage i en fællesspisning og finde folk der. ||
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * skriv info om Trailerpark Festival i chaufførernes vagtplan || Jonas || Tjek ||
 * kontakt Katrine vedr KBHFF FRB. Hvad er status? || Jonas || Tjek. Status er, at de stadigvæk leder, og at de ikke kunne være i steiner-børnehaven. Man kan melde sig ind i deres facebook gruppe, hvis man vil følge lidt med i, hvad der sker: https://www.facebook.com/groups/105783246269986/?fref=ts ||
 * 3. håndsræækning til Vesterbro || Annegrete og Marianne || Op ad bakke. Annegrete har givet Indkøb navn/mail-adresse på Valdemar, der er et godt bud på en indkøber. Vi overvejer at
 * booke lokale til næste møde || Kirsten || Tjek ||
 * kontakt greenleaf bag og Fredric vedr. samkøb og pris || Jonas || Tjek. ||

**3. Godkendelse af referat fra sidst** Referat fra distributionsmøde maj 2016

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || ISB lukker efter at ingen ville melde sig som teamlinks, hvilket var sat som et krav af butiksgruppen for at afdelingen skulle forblive åben. Der bliver nogle opgaver i forbindelse med lukning af afdelingen. Bl.a. skal der laves et slutregnskab og vi skal flytte KBHFF's remedier (vægte etc.) fra ISB til Fælleslageret (formentlig d, 6 juli). Evt. skal der lave en masse overflytning til Amager i medlemssystemet.
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Lukning af Islands Brygge**

//Afdelingen har besluttet at lave kontant refundations for de uger, hvor der er bestillinger efter afdelingen lukker.// || Jonas || Diskussion + beslutning || 15 ||
 * B || **Status på håndsrækning til Vesterbro**

//Marianne og Annegrete føler sig lidt magtesløse i forhold til, hvad næste step skal være i forhold til at få afdelingen engageret centralt. De har en følelse af at afdelingen er vefungerende lokalt, og at medlemmerne er glade for at være i afdelingen, men der er ikke meget opbakning til det centrale. Der er muligvis kommet et nyt medlem til indkøbsgruppen, men der mangler stadig et bindeled til afdelingen i form af en repræsentant til distribution.//

//Marianne og Annegrete har besøgt afdelingen i løbet af en normal onsdag for at komme i kontakt med nogen, dog uden held. Nu vil Jarl Asger gå med til at besøge afdelingen og vil derudover blive medlem i Vesterbros Facebook-gruppe, så der kan samles lidt information om afdelingen. Jarl Asger, Annegrete og Marianne vil besøge afdelingen i august og skal sørge for at melde ankomst til Kristian inden.// || Annegrete ||  || 15 || Vi har haft en bestilling fra et medlem på 20 poser til en fødselsdagsfest. Derudover bestilte medlemmet også varer fra KBHFF Engros. Medlemmet ville gerne have varerne leveret til døren i trækasser. Og medlemmet var forundret over, at vi ikke kunne gøre det, og mente at det da måtte være let at få chaufføren til at køre forbi hans dør. For mig har der været en hel del mailskriverier frem og tilbage med medlemmet og fælleslagerteamlinket. Desuden har vi skulle kontakte afdelingens teamlink, modtagevagter og pakkevagter for at forklare, at de 20 poser skal pakkes separat i papkasser. Ydermere har Engros bestilt varer fra Skytte, som ikke leverede til os den onsdag, og derfor måtte levere til Birmeosegård i stedet for, som måtte tage varerne med til os. Medlemmet skriver:
 * C || **Særbestilling til fødselsdage og lignende**

__Det ville have været helt fantastik at få det hele leveret til min dør, da alle grøntsager fragtes fra det samme sted, og jeg tror ikke, at det ville have betydet mere arbejde for de frivillige i KBHFF at sætte de 20 poser i den lastbil med min engros bestilling end i den lastbil der kører til Odensegade. __

Dette må være klart udtryk for mangel på forståelse for, hvilke service vi har givet medlemmet. Jeg mener, at vi i første omgang ikke skulle have givet medlemmet lov til at få særbehandling, da det bare medførte, at medlemmet ville have endnu mere særbehandling - levering til døren. Jeg mener, at KBHFF fungerer, fordi det er simple opgaver der skal løses. Jeg tror ikke på, at det er sjovt for frivillige at blive kontaktet udenfor onsdagen med alle mulige beskeder om ændringer for dagens arbejdsgang. Jeg synes, det er vigtigt, at vi gør opgaverne så simple som muligt for de frivillige, og derfor ikke giver særbehandling. Jeg vil foreslå, at vi fremover lader KBHFF Engros tage sig 100 % af særbestillinger. || Jonas || Diskussion + beslutning || 10 || Inkøbsgruppen skriver: __Vi var nogle fra Indkøbsgruppen som besøgte det lokale svampeprojekt på kaffegrums fra nordvest. Men inden vi går videre vil vi lige høre om det er realistisk for distribution. De leverer på det blå bakker - et kilo pr bakke som de pakker over i vores kasser ved levering. De vil gerne have deres bakker m igen.__ __Derefter skal svampenes pakkes i poseportioner a cirka 100-150 gr ude i afdelingerne. T__ __Tror du det kan lade sig gøre m jeres arbejdsgange og logistik ?'__ || Jonas || Diskussion + beslutning || 15 || Morten (YN) har spurgt mig (Jonas) om, hvad maillisten til alle medlemmer er. Det ledte til en længere mail om, hvordan vi håndtere medlemsdata herunder især emails. Emails opbevares tre steder: i medlemssystemet, i Google groups og på teamoversigterne. Det kræver meget opdatering, hvilket sjældent sker. Det kan betyde, at ikke-aktive medlemmer spam'es med emails. Jeg synes, det er relevant at tage en generel snak om, så det er klart for alle afdelinger. Der er også opstået en ny situation efter vi har fået kontingent, hvor der nu findes fire forskellige typer status for et medlem i KBHFF. Der findes Betalt, Aktiv, Passiv og Udmeldt. Lad os få helt på plads, hvad de fire status-typer betyder, og tage en diskussion af, om det er den mest hensigtsmæssige måde at inddele medlemmerne på. Resultatet fra denne diskussion vil også være meget relevant for nye afdeling i opstart - aktuelt Valby.Alt ovenfor giver anledning til 4 underpunkter til diskussionen: 1) Hvem håndterer medlemsdata? 2) Hvor gemmes medlemsdata? 3) Hvornår og hvordan opdateres medlemsdata? 4) Hvilke typer medlemsstatus findes der, og hvad betyder de i praksis? 5) Hvornår og hvordan skriver en afdeling ud til alle sine medlemmer? Og hvor ofte bør en afdeling skrive ud til alle medlemmer?
 * D || **Svampe på kaffegrums**
 * E || **Håndtering af medlemsdata**

//Vi gennemgår, hvordan der kan hentes medlemsdata for hver afdeling, hvor det kan ses hvem der er har betalt, aktive, passive og udmeldte.// //Det er kun betalende medlemmer der kan bestille poser, så aktiv er en status for medlemmer, som er aktive, men ikke bestiller poser, passiv er for folk, som overvejer at kunne vende tilbage, mens udmeldt er en status, hvor medlemmets data bør slettes. Sidstnævnte kan gøres ved at ændre medlemmets navn til Udmeldt, efternavn til dato for udmelding og mail til udmeldt@kbhff.dk.// //Oversigten over betalende medlemmer kan bruges til at rydde op i team-oversigter.//

//Vi snakker desuden om, at der kan være en fordel i af standardisering af team-oversigterne på tværs af afdelingerne. Vi beslutter at vende det med butiksgrupperne og vende tilbage til distribution på næste møde.// || Morten (YN) + Jonas || erfaringsdeling + diskussion + beslutning || 25 || Nordvests mail er blevet hacket, så der sendes spam ud fra den. Torsten er på sagen nu. Det er vigtigt at give besked || Jonas || info || 5 || Der er nu flere tilfælde af medlemmer, som kan dokumentere, at de har betalt kontingent men er registreret som om, at de ikke har. Hvis nogle afdelinger oplever det, så skal de sende kvitteringen for indbetaling af kontingent til fk@kbhff.dk, så sætter jeg medlemmet som betalt i medlemssystemet. Jeg vil også gerne have overblikket over alle fejlregistreringerne, så vi kan finde frem til, hvorfor det sker. || Jonas || info || 2 || Vi har ikke nogen vagtbeskrivelse. Jeg lovede på forrige møde at lave en, men jeg har ikke haft tid. Er der en anden, som vil gå igang, så kan vi tage den op på kommende møder, indtil vi har udviklet den færdig. || Jonas || spg. || 5 || Jeg har været i kontakt med både Wendy fra Greenleaf Bag og Frederic. Frederic vil gerne være med i et samarbejde om indkøb af posen. Jeg har spurgt til hvor posen produceres, men det svarer de ikke på. Her er svaret: //Unfortunately Australia produces very little hemp to produce fabric and doesn’t have a textile industry at all so we have had to source our materials from overseas. The countries that grow the most amount of Hemp for fabric production around the world are France, Turkey and China. Hemp is an amazing fabric and we have gone to great lengths to ensure that no chemicals have been used in processing the raw product to fabric, right through to the making of our Greenleaf bags so that they will be entirely safe for use with your fabulous quality produce. Right through to the vegetable-based dye for the screen printing, we have not compromised our philosophy behind the Greenleaf bag development. Our product is a bag to maintain the quality of vegetables, handpicked by you, in the fridge and to maintain the freshness and flavour while getting your food away from plastic and reducing waste.// Nu venter jeg på svar om en pris på 1000 poser. Skal vi købe et stort parti hjem? Skal vi have det til koordineringsmøde, før vi går videre? || Jonas || beslutning || 5 || Er der nogle fra distributionsgruppen, som vil være med på Fælleslageret til sommer bare for at prøve det og få en føling med, hvad det handler om? Er der evt. nogen som vil prøve en chaufførtjans eller en chaufførmedhjælpertjans? Hvad stiller vi op med de evigt manglende chauffører?
 * F || **Spam fra Nordvest**
 * G || **Medlemmer som opkræves kontingent flere gange**
 * H || **Vagtbeskrivelse for distributionsgruppen**
 * I || **Stofpose til forlængelse af levetid for bladgrønt**
 * J || **Sommer - chauffører og fælleslager**

//Dette kunne evt. være medlemmer fra Sydhavn, som alligevel er på lageret i den tid.//

//Herudover skal alle være opmærksomme på at onsdag d. 6. juli vil både Nørrebro og Sydhavn på fælleslageret, hvor der vil være arrangeret Øko-kalas, hvor der kan købes billetter gennem madbillet. Arrangementet vil være åbent for alle, så der kan sagtens komme til at være mange mennesker og kan allerede findes på madbillet nu. Indtil videre er det sat til 60 deltagere med mulighed for udvidelse. Der vil være lignende arrangementer hver onsdag i august.// || Jonas || diskussion || 15 ||
 * K || //**Evt. Oplæg om speciale om Landsbyfølelsen - speciale om KBHFF**//

//Vi snakker om erfaringerne fra oplæg om speciale om kbhff og følelsen af at være del af en lokalmiljø. Jonas fortæller at der er lavet en uofficiel opsamling, som evt. kan deles med distributionsgruppen. Specialet kan findes via linket til nyheden på hjemmesiden// ||  ||   ||   ||

7. Opgaver
= Punkter til koordineringsmøde =
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Ring til Pelle (Vanløse) || Jarl Asger ||
 * Ring til Morten (Ydre Nørrebro) || Jonas ||
 * Tilføje Trine (Valby) ti l distributionsgruppens mailliste || Jonas ||
 * Deler sin evaluering af speciale-oplæg || Jonas ||
 * Besøge Vesterbro igen || Jarl Asger, Marianne og Annegrete ||
 * Snakke med Lise (IB) om at medlemmer kan komme forbi hos Amager d 6. juli og sige hej + koordinere flytning til fælleslager + slutregnskab || Liv ||
 * Lukke IB-wikiside og hjælpe til med at lukke medlemsside || Jonas ||

... = Punkter til kommende møder =

... - Gennemgå FAQ-listen fra wiki-siden - Gennemgang af team-oversigt og snak om optimering og evt. standardisering af team-oversigter på tværs af afdelinger