Skriv+gode+nyhedsmails

//Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear}//
 * Info > Vejledninger (Manuals) > HOW TO skrive gode nyhedsmails (write good news mails)**

=HOW TO skrive gode nyhedsmails=

Nyhedsmails er et vigtigt element i fastholdelsen af medlemmer i KBHFF. Det er i alle fald blevet konkluderet på diverse møder gennem tiden. Men nyhedsmails er en svær disciplin, hvorfor der selvfølgelig findes kommunikationsuddannelser. Bliver nyhedsmails ikke læst, mister afdelingen eller hele KBHFF en vigtig kommunikationskanal til medlemmerne. I værste fald markerer medlemmerne mails som spam eller som uønsket. I 2017 er dette et aktuelt problem, da rigtig mange massemails ender i spamfiltre. Her er nogle gode råd til at skrive nyhedsmails baseret på erfaringerne fra KBHFF.

Beslut jer for hvor ofte der skal sendes nyhedsmails
I de fleste lokalafdelinger skrives der nyhedsmails ud til alle medlemmerne, når der er behov for det. Den fælles kommunikationsgruppe skriver nyhedsmails ud fast en gang i kvartalet. Beslut jer for, hvor ofte eller hvor sjældent, I vil sende nyhedsmails til medlemmer. Det skal være ofte nok, til at medlemmerne holdes ved ilden, og det skal være sjældent nok, til at medlemmerne ikke opfatter det som spam. Det er en god ide at høre medlemmerne på et medlemsmøde, hvor ofte de gerne vil have nyhedsmails.

Hav få budskaber
De fleste medlemmer læser ikke nyheder, der sendes ud via mail, og det er nok det første, man skal have i tankerne, når man skriver. Det er dernæst vigtigt at overveje, om man ønsker at sende én nyhed (ét budskab), eller om man vil samle flere i den samme mail. Ét budskab er mere overskueligt og kan som regel samles i mailens emnefelt, så medlemmet måske læser det, før mailen slettes. Ulempen er dog at medlemmerne, måske i så fald føler, at de bliver spammet af afdelingen. Overvej derfor altid om det virkelig er nødvendigt at sende en mail ud.

Skriv BCC
Skriv altid mailadresser i Bcc feltet i stedet for Cc feltet, så undgår man at fylde mailen med lange adresselister.

Benyt standardsvar og mailskabelon
For at spare en masse tid, er det oplagt at bruge standardsvar. Og for at gøre mailen mere "spiselig", er det en god ide at have et godt design, hvilket kan laves med HTML-mailskabeloner.

Få nyhedsmailen tjekket efter af andre
Inden en mail sendes ud til alle medlemmer af en afdeling, er det en god ide at sende den rundt til andre relevante personer for at få den tjekket for eventuelle fejl. Giv svarmuligheden en tidsfrist. Det mest normale er 24 timer. Skriv f.eks.: "Meddelelsen sendes ud til medlemmerne om 24 timer, send derfor eventuelle kommentarer inden da."

Benyt tovholdere
Tovholdere har hyppig kontakt med medlemmerne på deres team. Medlemmerne kender deres tovholder på ansigt, og det er derfor mere sandsynligt at beskeder læses, når de sendes fra en tovholder. Det er en god idé at overveje, om en besked kun skal sendes til ét team eller til et laug, og i så fald kontakte den pågældende tovholder.

Hold overblik over nyhedsmails
Det er en stor fordel at have viden om, hvorvidt nyhedsmails rent faktisk læses. Der findes mange forskellige massemailprogrammer, som kan fortælle, hvor mange der har åbnet nyhedsmails, og hvor mange som har klikket videre fra links i nyhedsmails. I KBHFF har vi brugt meget forskellige metoder, til at sende massemails ud på: Gmail, Gmail grupper, medlemssystemet, WordPress-plugin, BuddyPress-plugin og sikkert også andre metoder. Kommunikationsgruppen overvejer at skifte til MailChimp. Og man kunne også overveje MixMax.com. Det ideelle vil være, hvis man samlet i KBHFF beslutter sig for, hvilken metode eller hvilke metoder man vil bruge til massemails. Det kan være en fordel med betalingsprogrammer, og så vil det være uhensigtsmæssigt at købe adgang til forskellige programmer for forskellige dele af KBHFF.

Med programmer til massemails er det også muligt at bevare en historik over massebeskeder til medlemmerne. KBHFF's medlemssystem gemmer også en historik over massebeskeder. Men vælger en afdeling eller gruppe at bruge medlemssystemet til massebeskeder, er det meget vigtigt, at afdelingen har fuldt ud styr på, at alle medlemmer er markeret med den rigtige status. Medlemmer markeret med status 'aktiv' vil modtage massemails, men de kan ikke købe poser. Mange af dem, som står markeret som 'aktiv', er holdt op med at tage vagter og købe poser i KBHFF, men har ikke meldt sig ud og er derfor ikke blevet markeret som 'passiv' eller 'udmeldt' af en administrator.