Butiksmanual

KBHffs butik har åbent alle onsdage kl. 10 - 20 i Kafa-x (Korsgade 19, kld., 2200). Afhentning og grønsager foregår mellem 16-19.
 * Hannes og Københavns Fødevarefællesskabs butiksmanual **

Følgende manual giver et indblik hvordan en dag i butikken forløber; hvem, der varetager hvad, hvornår. På vagtplanen findes en kort oversigt over de forskellige tjanser. Nedenfor er arbejdsopgaverne og fordelingen mere udførligt beskrevet. Butiksmanualen skal gerne fungere, som en tjek- og overbliksliste, så butikken kører så godt som muligt! Hvis du mener, der mangler nogle vigtige beskrivelser, må du gerne tilføje og/eller sende en mail til butiksgruppen på butiksgruppen@kbhff.dk.

Navn og telefonnummer på alle dem, der skal på vagt den pågældende dag findes på vagtplanen

**Modtagelse af varer, kl. 9-**13
Selvom vi modtager varer fra forskellige gårde, ankommer de altid i samme tidsrum. Mellem 9.00 og 12.00. Modtagevagten møder kl 9.00 (8:50) og er typisk færdig ved 11-12 tiden med mindre der er særleverance. Der er 5 personer på en modtagervagt; en nøgleansvarlig og 4 modtagere.

Den nøgleansvarlige skal sørge for at få nøglen til butikken før vagten starter. Dette koordineres med sidste uges nøgleansvarlige. Ligeledes sørger den nøgleansvarlige for at give nøglen videre til næste uges nøgleansvarlige. Til Korsgade, Nørrebro, kan nøglen som regel afhentes onsdag morgen i Café N i Blågårdsgade.


 * 1) Den nøgleansvarlige bliver kontaktet af onsdagsvagten om mødetidspunkt. God idé at komme 5-10 minutter før de resterende modtagevagter møder kl. 9.00.
 * 2) Den nøgleansvarlige og modtagerne organiserer butikslokalet ved at sætte alle stole (undtagen to-tre stykker) ned i det bageste lokale samt stiller pakkebordene på en lang række til pakkeholdet. Bordene tørres af, og der opstilles vægte med skåle.
 * 3) Returkasser fra baglokalet stilles op på gaden, så vognmanden kan returnere dem Bemærk at bestemte kasser hører til bestemte gårde. Der skal udfyldes en returseddel for kasserne - den finder man i den tidsskriftholder der står butik på, i det lille kælderlokale/printerlokale. I denne tidsskriftholder findes også manuler for hvordan man finder diverse oplysninger på, og koder til, computeren, samt generelle butiksvagtmanualer.
 * 4) Når grøntsagerne ankommer, fordeles de alt efter om de skal vejes eller er stykvis. Varer med jord på stilles bagest (længst væk fra døren), de finere sager længere fremme langs pakkebordet. Det kan være en god idé at lave en menneskekæde oppe fra gaden og ned i butikken, så går det hele lidt hurtigere. Nørrebro afdeling modtager en del varer som skal videre til de andre afdelinger. Disse er som regel mærket med V for Vesterbro, NV for Nordvest, VA for Vanløse samt AM for Amager. Under ugens pose på KBHFF's side, kan du se hvor mange poser/pakker de forskellige afdelinger skal have - grøntsagerne til disse stilles til side, så de er klar til at bliver afhentet (evt. på gaden) af vores bud fra Allehånde et sted mellem kl. 11 og 14. Husk, det skal fremgå tydeligt hvilke varer der tilhører hvilke afdelinger, især fordi vores bud fra Allehånde er døv, hvilket betyder at han ikke kan ringe og spørge råd, når han først er kørt.
 * 5) Når de første leveringer kommer, skal Åbnevagten i Korsgade ringe videre til Vesterbro, Vanløse og Amager for at fortælle, at deres leveringer er på vej - så kan de nå ned og modtage i deres respektive afdelinger.
 * 6) Når der er tid, er det også modtagevagtens tjans at sørge for, at toilettet rengøres, at der købes 1 liter alm. mælk og 1 liter soyamælk, wc papir, samt at der laves kaffe og te. Og bag gerne en kage, hvis du lyster ;-) I selve køkkenet står en stor trækasse (med bogstaverne KBHFF) med diverse bageingredienser. Skulle der mangle noget, kan der købes ind med mønter fra løssalgsbæltet - du skal bare huske at få en kvittering med tilbage. Check også om der skal købes kaffe, te, affaldsposer, engangskarklude eller lign.
 * 7) Der skal også tælles poser op til grøntsagerne. De ligger som regel i printerkælderen eller i det bagerste lokale. I Korsgade skal der både tælles op til Nørrebro og Nordvest (incl. ekstraposer) - antallet kan du regne ud, ved at se under ugens pose på hjemmesiden. Der tælles bundter af 20 poser, 19 poser lægges i den 20'ende, så er det nemmere for pakkeholdet at holde styr på antallet, når de kommer. Er der ikke poser nok, må der købes flere papirsposer hos Karl Lund, Ryesgade 19-21 (Vi har vist også en konto der - kontakt evt. kassemester og hør nærmere). Der er ca. 200 poser i et bundt (tag evt. en gammel pose med, for at være sikker på størrelsen) - De koster lidt over 600 kr.incl moms. Finansieringen til disse skal også findes fra løssalgspengene. Husk endelig kvittering!
 * 8) Butikken og fortovet foran butikken fejes. Det store butiksskilt sættes på gaden kl. 10
 * 9) Der printes ca. 10-15 ugens opskrifter ud - (læs i computermanual hvilken mail du skal logge ind på).
 * 10) I Korsgade, i mødelokalet ved køkkenet, rykkes de to store borde helt hen til bagvæggen, så der bliver plads til poser og kassemestre.
 * 11) Efter kl. 10 er der ofte nye kommende medlemmer der stikker hovedet ind og hilser nysgerrigt. Byd dem gerne på en kop te/kaffe. Find en blank opnoteringsliste for nye medlemmer i tidsskriftholderen INFO i printerkælderen. Her noteres navn, adresse mm. samt betaling for medlemsskab og evt. forudbetaling for næste uges pose (husk at skrive beløb, samt den dato posen er bestilt til). Giv også evt. det nye medlem en lille folder om KBHFF og svar på evt. spørgsmål. Er det et allerede eksisterende medlem der ønsker at betale for en kommende pose, skal det noteres på den medlemsliste (et tykt bundt af lister efterhånden) som allerede er printet ud af sidste uges lukkevagt - den findes I trækassen til højre for døren i printerkælderen (Husk at skrive beløb og dato). Her lægges også penge modtaget for medlemskab/posebestillinger. Vigtigt - penge modtaget fra nye medlemmer/posebestillinger må ikke bruges til indkøb af kaffe/papirsposer/mælk mm. - disse skal finansieres af løssalgspengene. Er der ikke nok penge, så ring til telefonvagten og spørg om råd.
 * 12) Ring endelig til den der har telefonvagt, hvis du er i tvivl om noget - der findes ingen dumme spørgsmål!
 * 13) Til sidst, husk at videregive nøglen til den næste butiksvagt.

Klargøringsvagt, kl. 13-16
Klargøringsvagten skal klargøre butikken, så pakkemester og pakkeholdet kan direkte i gang med at pakke ugens grøntsager. Klargøringsvagten har følgende opgaver:


 * 1) Få nøglen til Kafa-x af morgen-butiksansvarlig.
 * 2) Opstille varer ”strategisk”, - tjekke varemængde efter pakkeseddel
 * 3) Tavlen med løssalgspriser vaskes ren og de nye varer og priser skrives på (læs evt. i manual hvor du finder mail om de nye løssalgsvarer- og priser).
 * 4) Tage kassemesterkasse og madkasse frem.
 * 5) Tjekke køkken, gade og kælderskakt for affald
 * 6) Lave mere kaffe og te, evt.hente mere mælk
 * 7) Give nøglen videre til dagens kassemester
 * 8) Tjekke op på toilettet, -om der er rent, papir osv.


 * Butiksvagt 15-18**
 * 1) Denne vagt er en all-round vagt. Du er bindeled mellem de forskellige aktiviteter i butikken og har det større overordnede overblik. Der kan være mange løse ender og småting der ikke er nået i løbet af dagen, som skal have opmærksomhed - bliv derfor opdateret af klargøringsvagten om hvordan dagen er forløbet.
 * 2) Fx. kan det være der er brug for lidt ekstra hjælp til klargøring af salgsboden i butikken, eller hvis der opstår spml. under salget mht. priser og lign., eller at der skal ryddes lidt kasser og affald op. Det kan også tænkes at der skal gives en hånd med i køkkenet eller lign.
 * 3) Der skal evt. laves mere kaffe og te...
 * 4) Du kan snakke med nye medlemmer og i det hele taget sørge for at butikken som helhed har et godt flow.
 * 5) Husk lige at få en sludder med lukkevagten, så alle er opdateret og har overblik. Og check at lukkevagten får overleveret nøglen til Kafax.

P**akkeholdet** Overblik over antal bestillinger kan ses af bestillingslisterne, som pakkemesteren kommer med. Indholdet af poserne kan ses på kasseindholdslisten. Denne liste viser også de enkelte varers pris ved løssalg. Kom i gang med at pakke de bestilte poser, så hurtigt som muligt. Kl. 16 står der nemlig mange medlemmer klar til både at afhente poser og købe løssalg, det er derfor at foretrække at så meget som muligt er pakket indtil kl. 16 og at der er overblik over hvor hvad afhentes og hvor meget løssalg, der er - og 2 timer er ikke så meget til at pakke så mange poser!


 * 1) Ugens bestillings- og kasseindholdssedler (pakkelisten) gennemgås af pakkemesteren, så alle som udgangspunkt har overblik over hvor meget og hvad der skal pakkes.
 * 2) Pakkeholdet organiserer et "samlebånd", for at gøre pakningen, så funktionel som mulig. Hav fx en pakker til hver grøntsag el.lign. Organisér færdigpakkede poser, så der er plads til kasseholdet, når de kommer.
 * 3) Det præcise antal opskrifter tælles op. Opskrifterne fungerer som tegn på, at en pose er færdig, og lægges derfor i ved endt pakning. Ved at tælle det præcise antal opskrifter op dobbelttjekker I, om I har pakket det rigtige antal poser. Husk at genbruge de poser grøntsagerne er ankommet i.
 * 4) Varerne til løssalg placeres på bordet ved 'løssalgsøen', i forrummet. Er der varer, som medlemmerne selv skal vælge til ved siden af dem de får i posen, skal de også på løssalgsbordet.

Der bliver indkøbt en ekstra pose grøntsager pr. uge til smagsprøverne. Det er så opgaven at forberede nogle forskellige retter, der præsenterer en eller flere af grøntsagerne i ugens pose.
 * Smagsprøveholdet**

Ugens poses indhold kommer ud på hjemmesiden søndag eller mandag, hvor man kan begynde at planlægge og koordinere med de andre 'smagsprøvere'. Udover posens indhold, kan I supplere med økologiske varer for op til 50 kr. pr. ret. I kan selv lægge ud eller få penge af kassemesteren. Husk at få kvitteringer med tilbage. Bemærk: Kød er ikke tilladt i Kafa-x's lokaler, så smagsprøver i Kafa-x's lokaler skal være vegetariske.


 * 1) Hent kassen med ingredienser på det lille lager
 * 2) Tjek med pakkeholdet, hvor mange smagsprøveposer (1-2), der er bestilt, sådan kan du få en ide om omfanget af smagsprøverne. Det er ikke meningen at folk skal kunne blive mætte, bare en hurtig bid til at skabe stemning i butikken og inspiration i køkkengryderne.
 * 3) Lav nogle lækre smagsprøver!
 * 4) Vask op og gør rent, så køkkenet efterlades, som da I kom.
 * 5) Aflevér eventuelle kvitteringer til kassemesteren. Hvis du vil have overført pengene til din konto skal du huske at skrive dit registrerings- og kontonummer bag på kvitteringen.

Det er kasseholdet, der står for at udlevere poser, registrere bestillinger og betalinger, gøre kassen op, lave regnskab og plotte alt dette ind online. Kasseholdet møder ind kl. 15.55 og begynder at udlevere poser mm. kl. 16. Kun medlemmer, der har betalt deres medlemskab kan handle. Alle andre er velkomne til at melde sig ind i foreningen og derpå handle!
 * Kasseholdet**
 * 1) Få overblik over, hvor de 2 bestillingslister er og hvad ugens pose indeholder, find pengekassen frem + et par kuglepenne og skab plads ved 'kassehullet', så I har plads til at tage imod medlemmerne.
 * 2) Når et medlem afhenter sin pose sættes kryds i medlems- og bestillingsarket ved felterne 'betalt X/X' (den pågældende dato)ud fra det oplyste navn.
 * 3) Spørg medlemmet, om han/hun vil bestille en ny pose - der kan bestilles en måned frem. En ny bestilling skrives ind i medlems- og bestillingsarket. Det pågældende beløb (100kr for een pose, 200 for to etc.) skal skives under den dato, posen bestilles til, i kolonnerne 'betalt X/X'. Da vi køber ind for folks egne penge, er det ikke muligt at vente med at betale til man afhenter sin pose. Derfor: Man SKAL betale med det samme, når man bestiller. Opfordre medlemmer, der ikke har kontanter, til at gå over i en af butikkerne lige udenfor, købe en mælk el.lign. og hæve over, eller at gå op til Nørrebrogade, hvor der ligger flere bankautomater.
 * 4) Medlemmer, der gerne vil købe ekstra poser eller løssalg henvises til løssalgs-'øen'. Nye medlemmer henvises til infovagten. Folk der gerne vil tage en vagt henvises til bussemandsvagten.
 * 5) Udfør lukkeprocedurer - se afsnittet om lukning af butikken nedenfor.

Infoholdet tager sig af at indmelde nye medlemmer, herunder indføre nye medlemmer i KBHFF¨s principper, og vejleder eksisterende medlemmer i at melde sig på en vagt. Husk at gøre rede for de måder at deltage i KBHFF, som ikke er butiksvagter: posesyningsværkstedet, festudvalget, kommunikationsgruppen, butiksgruppen/indkøb osv. På infovagten er det vigtigt, at man sørger for at skabe god stemning og vise, at KBHff er mere end blot en pose billige økologiske grøntsager hver uge. Det er nemlig her grundlaget for forståelsen af, hvilken forening KBHff er, etableres. Infoholdets opgaver er:
 * Infoholdet**
 * 1) Skab en hyggelig stemning! Sørg for at tænde nogle stearin-lys, spil lidt musik (anlægget kan godt kobles på bærbare computere/MP3-afspillere), bryg lidt kaffe og the, ryd op og gør rent og pænt, læg en dug på borde og sæt nogle krus frem. KBHFF er mere end bare et sted at hente fødevarer. Det er et fællesskab og det skal være et hyggeligt og levende at komme forbi. Jo mere I gør ud af at gøre det hyggeligt, jo rarere bliver det at stå i butikken. Vi vil jo alle gerne hygge. :-)
 * 2) Indfør nye medlemmer i foreningens virke, formål og principper. Introducer hjemmesiden, herunder bloggen, vagtplanen, de forskellige arbejdsgrupper og KBHffs principper.
 * 3) Vis eksisterende medlemmer, hvordan man tilmelder sig en vagt og tilmeld dem!
 * 4) Indfør alle oplysninger, herunder betalte medlemskaber, vagter, nye medlemmers data, online. Det betyder at I enten skal have et udprint af vagtplanen med eller sidde med en computer. Hvis I skriver oplysningerne ned på papir skal de skrives ind når I kommer hjem. Betalte medlemsskaber og medlemsdata påføres i dokumentet //medlemmer og bestillinger// på [|docs.kbhff.dk]. Tilmeldte vagter skrives ind i vagtplanen i wikien (vagter). Adgangskoden til google docs kan fås af butiks- eller kommunikationsgruppen.
 * 5) Drik kaffe!

**Lukning af butikken, kl. 19-20**

 * Lukkeholdet**
 * 1) Lukkeholdet tæller ikke-solgte varer op (både uafhentede varer og til-overs løssalg) og noterer antal og pris på til-overs-sedlen. Sedlen lægges sammen med de overskydne grønsager.
 * 2) Lukkeholdet rydder op og opmagasinerer vægte, poser og KBHff kasser i det lille lager. Skilte/tavler stilles ud i det store lagerrum (baglokalet). Borde og stole tørres af og stilles, som da man modtog lokalet. Der fejes. Der gøres generelt rent og pænt i køkken og opholdsrum.
 * 3) Lukkeholdet fortæller butiksvagten, hvis der er ting, der mangler eller er itu så som poser eller vægte.


 * Kasseholdet**
 * 1) Overfør alle oplysninger fra bestillingsark 2 til bestillingsark 1 og ligger ark 2 væk.
 * 2) I ark 1 tælles op, hvor mange poser, der er betalt i løbet af dagen (både poser betalt på dagen og fremover)
 * 3) Bed infoholdet om oplysninger vedr. hvor mange der har betalt medlemsskaber og løssalget om deres regnskab.
 * 4) Tag byttepenge fra til næste gang (200kr) og læg dem i et af pengebælterne.
 * 5) Tæl alle kontanter og kvitteringer op - både dem fra kasseholdets pengebælte, løssalgsindtægter og nye medlemsskaber. Husk at holde de forskellige indtægtsposter adskilt, så du kan udfylde 'dagens omsætning'-arket.
 * 6) Veksl mønter i en af de nærliggende butikker, hvis der er mere end 150kr i mønter (banken vil maks. modtaget 150kr i mønter).
 * 7) Udfyld arket 'dagens omsætning'.
 * 8) Læg alle de kontanter, der skal i banken i en bankpose og udfyld en bankseddel (der ligger en procedurevejledning i den gule mappe, som ligger i en af opbevaringskasserne).
 * 9) Tjek om, der mangler sedler, bankposer eller andre administrative ting. Butiks- og indkøbsgruppen gøres opmærksom herpå ved at sende en mail til butiksgruppen@kbhff.dk Læg den gule mappe og pengebælterne på plads i den høje opbevaringskasse.
 * 10) Hvis det er muligt nede i butikken (afhænger af om der er net + computer) plottes alt ind i google dokumenterne. Ellers gør kassemesteren det hjemme (men så lærer lærlingen det ikke!). Gå til hjemmesiden [|docs.kbhff.dk] og log ind med brugernavnet kassemester med det kodeord du har fået fra butiksgruppen (hvis du er i tvivl så ring og spørg). Vælg dokumentet 'budget og regnskab' og plot tallene fra 'dagens omsætning'-arket ind. Åben derefter dokumentet 'medlemmer og bestillinger' og overfør alle oplysningerne om solgte poser og eventuelle bemærkningen fra bestillingsark 1. Begge dokumenter fungerer som almindelige regneark. Det er meget vigtigt, at ALLE BESTILLINGER ER INDTASTET INDEN KL. 12, TORSDAG FORMIDDAG. Der går indkøberne nemlig i gang.
 * 11) Når butikken forlades tjekkes om alt lys er slukket, om bagdøren er låst og om der er hængelås på opbevaringskasserne. For at låse gadedøren løftes op i håndtaget.
 * 12) Kassemesteren koordinerer overlevering af nøglen til næste uges pakkemester.
 * 13) Pengene afleveres i døgnboksen i Danske Bank på hjørnet af Nørrebrogade og Fælledvej. Vi har Merkurbank, som har en afltale med Danske Bank om brug af deres døgnbokse. En vejledning i brug af døgnoksen findes i den gule mappe sammen med bankposer og sedler.

Disse opgaver findes også i et let-overskueligt dokument, som pakkemesteren står for at printe ud sammen med bestillingslisterne og pakkelisterne.