Distributionsmøde+19.+januar+2015

Tilbage til Distributionsgruppen
 * **Hvornår:** || 19. januar 2015 kl. 17.30-19 ||
 * **Hvor:** || Enghavevej. OBS! Se dagsorden for koordineringsmødet ||
 * **Kommer:** || Kirsten(Ø), Carsten (VAN), Lone (Syd), Jonas (Amager), Niels-Simon(Ø), Lene (N), Liv (Amager) Sofie(V), Annegrete (Ø), Morten (IB) Mark (letsGo booker) ||
 * **Afbud:** || Jonathan (Frb); Charles/NV (p.g.a. sygdom),Marianne NV ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Mødeleder:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** ||  ||

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra lokalafdelingerne (5 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort__ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Vi har undervejs i processen med lokalesøgning og midlertidige lokaler haft medlemsmøder to gange og en "flyttegruppe" på 11 engagerede mennesker står for flytningen og overgangsperioden i de nye lokaler. Vi vil sørge for at der er folk fra flyttegruppen hver af de første fire onsdage i de nye lokaler, så alle teams bliver budt velkommen og fulgt på vej i de nye omgivelser. Vi vil slutte overgangsperidoen af med fællesspisning d. 25. februar. Desuden har vi begyndende planlægning om et fremtidig samarbejde med Den Grønne Friskole på Amager, hvor vi måske en dag i fremtiden kan have lokaler på deres skole. Der er stop for nye medlemmer på Amager pga. lokalesituationen. De regner med at åbne op for nye medlemmer igen i Marts. Husk at melde jeres flytning til CVR registret og fødevaremyndighederne. || Liv har ikke hørt mere fra Christiania. De har ikke 20 poser i snit. De har mere omkring 10 poser. De har problemer med fælleslagervagten og vi ser dem ikke til de fælles arbejdsgruppemøder. Vi vil gi dem en håndsrækning mere. Carsten vil tjekke proceduren for håndsrækninger og skrive til dem. Vi følger op på det til næste butiksgruppemøde hvor vi håber at se nogen fra Christiania. || Truckerteamet: Oversigt over hvor mange aktive chauffører de enkelte afdelinger stiller med: Første tal er chauffører, andet tal er hjælpere:
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** || Efter mange måneders midlertidig grøntafdeling i et medlems garage flytter vi nu ind i Foreningshuset på Sundholmsvej 8. Første uddeling på den nye adresse er d. 28. januar. Det er ikke optimale lokaler, men det bedste vi har på hånden.
 * **Christiania** || (Evt. læs mail fra Liv vedr. CA)
 * **Frederiksberg** || Er flyttet ud i en godsvogn på Carlsberg! Det går godt. Der er god energi i butiksgruppen og i afdelingen i øvrigt. ||
 * **Islands Brygge** || Alt ser ud til at et fritidshjem skal til at anvende vores lokaler med begyndelse sommmer 2015. Vi går lige nu og afventer nærmere detaljer for at finde ud af om vi skal flytte. Vi har mistet et par folk på vores ellers stabile fælleslagerteam, så vi er gang med at finde nye. Generelt skal vi blive bedre til at besætte de centrale arbejdsgrupper. Vi har snakket om et fællesmøde for afdelingen i foråret, gerne inden generalforsamlingen, hvor udfordringerne kan blive diskuteret. ||
 * **Nordvest** || Stille og roligt. Mark fra NV var med til mødet. Han er den der booker biler hos LetsGo. ||
 * **Nørrebro** || Fokus på at finde folk til fælleslagervagten. God energi i butiksgruppen. ||
 * **Vanløse** || Leder efter nyt lokale. ||
 * **Vesterbro** || Vi har bedt vores introfolk om at hverve folk til truckertjansen. ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  ||
 * **Østerbro** || der er ro i lejren mht det sted, vi bor, og frem til 1. april, hvor vi skal snakke om stedets tilfredshed med os, eller mangel på samme. Holder medlemsmøde torsdag hvor der kommer avler fra Bellinghus og Marie Hertz og fortæller. Holder fællesspisning sidste onsdag i måneden. ||
 * **Sydhavn** || det går godt. En del af den gruppe der var med til at starte op er faldet fra, så der er brug for nye kræfter. Poseudleveringen og teams fungerer. ||

Nørrebro 1/1, Amager 1/2, NordVest 5/1, Vanløse 4/1, Frederiksberg 1/0, Østerbro 5/2, Islands Brygge 1/0, Christiania 1/0, Ydre Nørrebro 1/0, Sydhavn 0/1, Vesterbro 2/0.

Konklusion: Vi mangler rigtige mange hjælpere. Selvom ansvaret ikke er delt ud på afdelingerne må I gerne gøre en indsats for at rekruttere folk til Truckerteamet.

2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Jonas: Vi har haft en god snak, så det går meget bedre nu. Men vi får stadigvæk ikke nogen følgesedler og emballagen faktureres ikke. Det vil alt andet lige gøre det nemmere, hvis vi kan få det arangeret. || længere direkte salg fra havnen ||
 * **Opgave** || **Ansvarlig** || **Status** ||
 * Laminér ark til fælleslageret || Jonathan || (fra sidst) ||
 * Kontakt Janus fra hygiejnegruppen vedrørende risikoanalysen || Morten || (fra sidst) ||
 * Kontakt Jesper fra Birkemosegård angående erfaring med transportmand || Carsten || Overgivet til Jonas iflg aftale.
 * Kontakt FIRST og fortæl, at vi vil have vores paller retur samme dag, som de kører for os || Carsten || Har ikke været aktuelt ||
 * Slette annonce på KBHFF hjemmeside om tjansen som booker for lets-go-biler || Sofie || Done! ||
 * Kontakte kommunikation og foreslår koodineringsmøde mandag 19. januar. || Jonas || Tjek! ||
 * Skrive til bestyrelsen vedr. spg. fra Amager-afdelingen (fra dagsorden 24. november 2014 punkt 9) || Jonas || KPH er selvejende, og derfor må vi godt leje os ind der. ||
 * Lone kontakter venner i Nordhavn vedr. container. || Lone || De anbefaler den blå avis, ikke
 * Jonas undersøger om det er muligt at få en container ind i KPH || Jonas || Tjek! - Vi bygger en væg i stedet for. Status er, at vi venter på svar fra brandmyndighederne. Der skal mformentlig søges en byggetilladelse :/ ||
 * Charles foreslår bestyrelsen af kvartalsregnskab og andre tal sendes ud før EGF så hurtig som muligt || Charles || Tjek! ||
 * Lene kontakter økonomi med forespørgsel om mobile pay || Lene || Mail sendt ||

3. Godkendelse af referat fra sidst
Referat

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper) 23, feb er næste møde. På KPH. Jonas Glass booker lokaler.

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (5-10 min.)
Der er blevet ryddet op på distributions mailingliste.

**NYE PUNKTER**

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

(hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et informationspunkt diskussionspunkt idéudviklingspunkt beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) || - Vi har på Vesterbro ikke kunne få svar fra Torsten de sidste par gange vi har henvendt os. Hvordan kører det med supporten på det område? Og hvem er tovholder for at der sker noget på udviklingssiden? Vi har ansøgt om penge til et nyt og samlet system, men det er vel ikke ensbetydende med at vi skal ligge i dvale indtil da?
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse**
 * 6 || Medlemssystemet (fra sidst)

//Der er et møde under opsejling med Andreas, Jonas Glass, Torsten og andre. For at få startet programeringsgruppen op.// //Henvendelser kan ske på "feedback på online-systemet" på sambaen.// || Sofie || diskussion || 10 min. || - Hvordan skaber en god kontakt til introgrupperne? . Vigtigt vi når dette punkt da det er udskudt flere gange (Sofie)
 * 7 || Introkontaktperson (fra sidst)

//Carsten (Van) og Sofie (V) melder sig.// // Der ligger en tegning på distributions wiki der er fin ifht. at forklare logistik //

//Generel følelse af at det er svært at formidle information om det overordnede KBHFF.// //Det er nemmere at hverve til lokale opgaver end til centrale.// //Kontakt til Sofie og Carsten kan ske på Distributionsmailen.// || Jonas || diskussion || 5 min. || - Er der kommentarer/bekymringer til emballagegruppens forslag til ændring af handelsbetingelserne: https://docs.google.com/document/d/1xQSfWskivEz6A344sNYlrCDFeameKWy57R2eVKk2_fY/edit#heading=h.decig3vwc2me - Punkt til næste koordineringsmøde: at pointere problemstilling mht. handelsbetingelser; både distribution og indkøb har inputs til betingelserne, så hvordan deler vi tjansen med at opdatere dem? Evt. kan vi være fælles om at afholde avlermøde inspireret af avlermødet i år. Og så aftale at handelsbetingelserner altid gennemses i forbindelse med avlermødet.
 * 8 || Handelsbetingelser (fra sidst)

//Ingen kommentarer. Vi gir avlerne 2 uger til at reagere på dem hvorefter de vil blive indført. Vi tager punktet med til koordineringsmødet så Indkøb blir informeret.// || Jonas || diskussion || 15 min. || Der blev besluttet ved konsensus, at bestyrelsen kan gå videre med arbejdet med ansættelser i KBHFF. - Morten (IB) har skrevet et forslag til ny procedure ift. GF, og bestyrelsen har allerede vendt den og har derfor oprettet en palnlægningsgruppe til næste GF, som bliver 25. april 2015. Alle, der har noget positivt at bidrage med i planlægningsgruppen, er velkomne. - Hvad kan vi tage med os fra EGF og udviklingsseminaret? - Hvilke ønsker har distributionsgruppen til en evt. ansat?
 * 9 || EGF + ØkoHUB udviklingsseminar

//For kort varsel og tidspunktet var for tæt på jul, hvilket gjorde det svært at komme.// //Frustration over hvem der får tid til at snakke på mødet og de mere seriøse veludviklede forslag drukner.// //En ønske om at de holdninger der blir luftet ikke bare kommer fra privatpersoner men blir kvalifiseret fra afdelingerne og medlemmerne. Man kan i afdelingerne allerede nu planlægge et møde i afdelingerne så man når det før generalforsamlingen. Dette kræver at dagsorden fremligger i god tid.// //Morten fra Islands Brygge blir inviteret med til planlægningen af næste møde da han havde konkrete forslag til anden form på mødet. Afdelingerne har også fået en mail med invitation til at deltage i planlægningen.// //Der blev ikke snakket om Distributionsgruppens ønsker til en evt. ansat. - Dette punkt blir sat på dagsordenen til næste distributionsgruppemøde// || Jonas || info + diskussion || 20 min. || - Hvilke konkrete problemstillinger ønsker vi en sådan gruppe skal arbejde med? - Hvad ønsker distributionsgruppen at få med på pakkesedlen?
 * 10 || Pakkeseddel-projektgruppe

//Der er meldinger om at folk i afdelingerne syns den er lidt uoverskuelig.// //Vi tager det op til koordineringsmødet og hører om nogen fra Indkøb vil være med til en snak om den.// || Jonas || diskussion || 15 min. || Det er ligeledes min erfaring at punktet "nyt fra lokalafdelingerne" tager længere tid end 5 min. Nærmere 30 min. Det er et vigtigt punkt, da det er her erfaringudveksling sker og overblik over hele afdelingen dannes. Det er også her vi snakker om nogle afdelinger evt. har brug for hjælp. Så 2 forslag: -Vi sætter møderne fra 17:30-19:30 med spisning efterfølgende -Vi forlænger den afsatte tid til nyt fra afdelingerne til 30 min. PS er det stadig umuligt at begynde kl.17?(Kirsten)
 * 11 || Skal vi forlænge møderne så det er fra 17.30 -19.30? det er min erfaring at vi godt kan bruge 2 timer og så er det bedre at man på forhånd ved det. Måske svært at gøre når der er koordineringsmøder men ellers.

//Vi forsøger næste gang at holde møde fra 17.30-19.30 evt. med noget spisning under mødet eller i en pause. Udviklingspunkter vil så vidt muligt blive skudt til efter mødet hvor man kan ha en mere uformel snak.// //Som forsøg vil vi prøve at holde længere møder efter jul/nytår og efter sommerferien. Hvis det ikke falder sammen med koordineringsmødet.// //Der vil blive sat 20 min af til "Nyt fra afdelingerne"// || Sofie || beslutning || 5 min || - Store og små papirsposer kan købes i INCO - Bestilling via privat mail til Carsten L. Jeg foreslår, at afdelinger kan bestille via en mail til distribution, som så skriver videre til Carsten. - Skal vi holde styr på, hvor mange vi har? - Vil vi overhovedet bruge store papirsposer? På Amager undgår de store papirsposer på en ganske fin måde: der pakker de ikke frugtposer, i stedet sættes frugten frem sammen med en vægt og en skål, og så vejer man selv af og kommer frugten over i sin grøntposer, eller man tager og genbruger en kartoffelsæk, eller man har sin egen pose med hjemmefra. På den måde bliver emballagen ikke en omkostning for KBHFF-medlemmerne. Desuden virker medlemmerne ret tilfredse med selv at pakke, og det gør at stemningen i afdelingen er mindre stå-i-kø-som-i-supermarkedet-agtig men mere jeg-er-en-del-af-det-her-fødevarefællesskab-hvor-jeg-selv-bestemmer-agtigt.
 * 12 || Papirsposer

// Når man vil bestille papirsposer skal man skrive til distributionsmailen og bestille. Amager bruger ikke papirsposer til frugt men stiller en vægt op så medlemmerne selv vejer af og putter i deres poser. Nørrebro og Vesterbro pakker i løg og kartoffelnettene. Det er klart et mål ikke at bruge papirsposer, men lige til fx. svampe eller andre små varer kan det være nødvendigt. // || Jonas || diskussion + beslutning || 10 min ||
 * 13 || Tilbagemelding på kvalitet og bestilte poser. Indkøbsgruppen har bedt os tage det op. (Fra tidligere)

//Alle skal melde tilbage til deres afdelinger at det er vigtigt at huske. BÅDE kvalitet OG antal bestilte poser. Indkøb kan godt trække tallene fra medlemssystemet men ved ikke hvor mange ekstra poser der skal bestilles. På sigt ville det være fedt hvis det foregik automatisk i systemet.// //Kan man gøre en gimmick ud af det? En der har "kvalitetshatten" på i afdelingen?// //Jonathan har vist en oversigt over hvilke afdelinger der er slemme til at glemme det, så den skal vi ha kigget på så vi kan erfaringsudveksle mellem afdelingerne.// || Jonathan || Disk || 10 min ||
 * 14 || Ny "luksuspose" fra næste sommer. Indkøbsgruppen har spurgt om vores mening.

// Vi er meget glade for initiativet med en ny pose, men vi havde mange spørgsmål ifht. distributionen, som var svære at snakke om på mail. Flere i distribution syntes det var en lidt bøvlet snak at ta i en lang mailkorrespondance. // //Sådan punkter bør tages op på næstkommende distributionsgruppemøde.// //Vi har i distributionsgruppen før oplevet at hurtige indførelser har store konsekvenser i den daglige gang på gulvet i afdelingerne. Vi vil meget gerne snakke om hvordan vi på sigt kan indføre nye tiltag uden at det blir besværligt.// // Vi ser det udelukkende som en positiv ting at der er lyst til nye varegrupper og poser. Vi vil bare gerne ha at logistikken kan følge med. // || Jonathan || Disk || 5 min ||
 * 15 || Opdatering på den nye Fælleslagerteamstruktur.

//De nye teams blir langsomt fyldt ud. Der blir byttet livligt på kryds og tværs.// || Jonathan || Info || 10 min || - De skal laves, fordi de så er bevis på, at vi ikke skal lave egenkontrol. Fællesspisninger og smagsprøver er under bagatelgrænsen. - Vi skal udfylde blanketterne fra styrelsens hjemmeside: Hvem? Hvordan? Hvornår? - Eksisterer hygiejnegruppen?
 * 16 || Risikoanalyser i alle afdelinger (jf. mail)

//Fælleslageret og Vanløseafdelingen får besøg af fødevarekontrollen på onsdag.// //Ta kontakt til Vanløseafdelingen for inspiration til hvordan man udfylder analysen, da de har et medlem der har styr på det og som mener at vi kan bruge mange af de samme oplysninger som dem.// || Jonas || Info + beslutninger || 10 min || //Blot info om at det blir gjort. Vi kan muligvis nøjes med 2 biler fremover// || Carsten + Kirsten || Info, mulighed for tilretning || 10 min ||  ||   || - Er der nogen fra distribution, som vil melde sig?
 * 17 || Omlægning af køreruter i forbindelse med flytning af Fælleslager
 * 18 || Henvendelse fra bestyrelsen vedr. repræsentanter til styregrupper for **Økostartpakke** og **FoodNet** projekterne

//Ingen der melder sig på mødet// // -Ta det med til butiksgrupperne for at høre om nogen er interesserede i at deltage. // || Jonas || beslutning || 5 min || Indtil nu har jeg og Jonas B fra økonomi koordineret ift. nøgler til KPH, da vi har taget opgaven med kontraktudarbejdelse i bestyrelsen. Men skal nøglefordelingen være distributionsgruppens ansvarsområde fremover? Hvem skulle det ellers være? Konkret går det ud på at have overblik over, hvem som holder nøgler og sørge for, at der afleveres nøgler, når medlemmer bliver inaktive, samt at en ny nøgle udleveres til en ny person.
 * 19 || Nøglefordeling/-koordinering

//Punktet skydes til næste møde. Det kunne på sigt være noget en evt. ansat i KBHFF kunne tage sig af.// || Jonas || beslutning || 5 min ||

=PUNKTER TIL KOORDINERINGSMØDET=

1. Handelsbetingelser / handels- og leveringsbetingelser (spørgsmål/diskussion)
Er der kontraktforhandlinger med avlerne? Skal de underskrives? hvert år? hver gang de opdateres? hvem har myndighed til at opdatere dem? - Både distribution og indkøb bør have inputs til betingelserne, så hvordan deler vi tjansen med at opdatere dem? Evt. kan vi være fælles om at afholde avlermøde inspireret af avlermødet i år. Og så aftale at handelsbetingelserner altid gennemses i forbindelse med avlermødet.

2. Pakkeseddel-projektgruppe (diskussion)
Er det muligt at oprette en projektgruppe, der vil optimere på pakkesedlen og praksis omkring pakkesedlen, så distribution også kan få informationer med ud via pakkesedlen.

3. Introkontaktperson (info)
Distributionsgruppen arbejder på at skabe en bedre koordinering mellem introgrupper ved at have en introkontaktperson i distributionsgruppen. Det er tanken, at arbejdsgrupper vil kunne kontakte introkontaktpersonen, hvis de har brug for hvervning af medlemmer til grupperne og ikke selv har kræfterne til det. Introkontaktpersonen vil så kunne vejlede arbejdsgrupperne. Det kan f.eks. være om hvilke informationer arbejdsgrupper skal levere om tjanserne der mangler hænder til, eller hvilke måder der bedst egnede til hvervning til tjanserne.

OPGAVER TIL NÆSTE GANG

 * Jonas Glass booker lokaler til mødet
 * Jonathan medbringer oversigt over hvilke afdelinger der har problemer med tilbagemeldinger til indkøb.
 * Carsten tager fat i Christiania . Giver dem en håndsrækning
 * Carsten og Jonas finder ud af om logistikmailen skal nedlægges.
 * Alle har indskærpet overfor deres lokalafdeling at der skal strammes op på tilbagemeldinger til indkøb
 * Alle har taget punkt om medlemmer til styregrupper til hhv. **Økostartpakke** og **FoodNet** projekterne med til deres butiksgrupper.