Teamstruktur

Teamstruktur er en organisering i KBHFF, hvor medlemmer, som har **vagt** den samme onsdag, er på team sammen. Langt de fleste lokalafdelinger har teamstruktur. Et helt centralt element i teamstrukturen er teamoversigter. Teamoversigterne er en samlet vagtplan og **medlemsliste**, som derfor også er en komplet liste over aktive medlemmer i en afdeling.

KBHFF startede ikke med at have teamstruktur. Det er noget, som blev udviklet undervejs. Fra 2012 til 2014 blev alle lokalafdelinger i KBHFF, pånær én, omlagt til teamstruktur. Vesterbro udviklede **laugstruktur ** som alternativ til teamstruktur. Med laugstruktur er medlemslisten separat fra vagtplanen, og medlemslisten kaldes for en **laugoversigt **.

Teamstruktur blev indført for at fordele arbejdet mere ligeligt
KBHFF's medlemstal voksede eksplosivt i foreningens to første år. Det betød, at den største udfordring var at finde vagttyper nok, så alle kunne bidrage med **3 timers frivillighed om måneden**. En undersøgelse viste i begyndelsen af 2012, at langt over halvdelen af alle posekøbende medlemmer ikke tog vagter. Hvor de, som tog vagter, ofte tog flere vagter, end svarende til 3 timer om måneden. En meget stor del, at de medlemmer som tog vagter, var helt nye medlemmer, som gav udtryk for, at det var kaotisk at være ny på vagt. Samtidig havde meget få personer i afdelingernes **butiksgrupper** sved på panden hele ugen igennem hver eneste uge, når de kæmpede med at få medlemmerne til at skrive sig på vagtplanerne. Teamstrukturen blev derfor foreslået for at...
 * få langt flere posekøbende medlemmer til at tage 3 timers vagt om måneden
 * aflaste butiksgruppemedlemmerne med få vagterne besat
 * gøre det mindre kaotisk og sjovere at tage en vagt

=Sådan fungerer teamstruktur=

Kort fortalt
Alle medlemmer i en lokalafdeling skal registreres på teamoversigten ved indmeldelsen i foreningen. Øverst i teamoversigten er afdelingens teams præsenteret. Efter de **lokale ** teams i teamoversigten er afdelingens medlemmer, som tager vagter i fælles teams, lokale arbejdsgrupper , fælles arbejdsgrupper eller projektgrupper , listet op.

Et team består af nok vagttyper til at løse alle praktiske opgaver på en onsdag. Der er som oftest fire teams i en lokalafdeling. Et team har derfor vagt hver fjerde onsdag. Hver vagttype har en varighed af omtrent 3 timer. Ønsker man at tage vagter på et lokalt team, tilknyttes man en vagttype på et team. Ønsker man at tage vagt i en arbejdsgruppe, projektgruppe eller på et fælles team, kontakter man de ansvarlige og bliver skrevet på deres medlemslister. Derudover bliver man skrevet på den lokale teamoversigt, under den gruppe eller det fælles team, man har meldt sig ind i.

Der er en tovholder (også kaldet teamlink og teamkoordinator) per team, og hver tovholders opgave er at sikre, at der kommer tilstrækkeligt med medlemmer på vagt, den onsdag teamet har vagt. Derudover er tovholderen det erfarne medlem og det kendte ansigt, som man altid kan spørge til råds, hvis man er i tvivl om noget.

De enkelte teams strukturerer selv deres arbejdsopgaver. Dvs. ønsker et team f.eks. altid at have en kagevagt eller at slå modtage- og pakkevagterne sammen til en vagt, kan de aftale det, hvis det er det, der passer teamet bedst.

Butiksgruppen vedligeholder teamoversigternes fælles team-medlemmer, arbejdgruppemedlemmer og projektgruppemedlemmer. Dvs. at de sørger for, at de medlemmer, som står der, rent faktisk også er aktive på de fælles teams og i de grupper, de står skrevet op under.

På den måde sikrer teamstrukturen, at hvert medlem har en vagt hver fjerde uge af 3 timer, og derved lever op til sin forpligtelse overfor fællesskabet.

Teamstruktur har mange fordele
Når alle medlemmer er tilknyttet et team, ved og kan alle medlemmer huske, hvornår de skal tage deres vagter. Når et team fast har tur hver fjerde uge, er det nemmere for hvert medlem at planlægge sine vagter frem i tiden. Med teamoversigten er der mere overblik over medlemmerne, hvilket gør det nemt at se, hvilke vagttyper andre medlemmer har, hvilket gør det lettere at bytte vagter indbyrdes

Med teams møder man de samme team-medlemmer, når man har vagt. Når man lærer de andre team-medlemmer at kende, er det med til at styrke sammenholdet internt på de enkelte teams.

Med tovholdere sikres det, at der er tilstrækkeligt med medlemmer på vagt hver onsdag. Tilstrækkelig vil sige, at der er en passende mængde erfarne medlemmer i alle tidsrum, og at der er mindst to medlemmer per vagttype, så man ikke kommer til at være alene på sin første vagt. Det er vigtig for at gøre den oplevelsen mindre kaotisk. At der er erfarne medlemmer og opbyggede rutiner til stede i butikken hver onsdag, sikrer også, at det er en god og mindre kaotisk oplevelse at tage sine vagter.

Med tovholdere flyttes ansvaret for at besætte vagterne på de lokale teams væk fra butiksgruppen, så arbejdsindsatsen med vagtplanlægning fordeles på flere. På den måde aflastes butiksgrupperne, så der er mere tid til de sjovere opgaver med at arrangere fællesspisninger og andre medlemsaktiviteter.

Når nye medlemmer bliver en del af et team allerede ved indskrivning, lærer de hurtigt andre medlemmer at kende, hvilket var en udfordring før, hvor man selv skulle tage initiativ til at tage den første vagt.

**Men teamstruktur har også visse ulemper**
Teamstrukturen passer ikke til medlemmer, som har skiftende arbejdsbelastning, hvor de i perioder har meget arbejde og lidt tid til KBHFF og i andre perioder har meget fritid og meget tid til KBHFF. Det kan f.eks. være medlemmer som rejser meget, eller medlemmer som er selvstændige med små virksomheder, hvor jobs pludselig kommer, og andre gange er der intet at lave. Det blev vurderede i alle afdelinger undtagen Vesterbro, at størstedelene af medlemmerne havde det bedst med fast skema, så vagterne lå hver fjerde uge. Vesterbro udviklede som sagt laugstruktur i stedet for teamstrukturen. Laugstrukturen har den fordel

Den anden store ulempe med teamstrukturen er, at KBHFF sælger færre varer. Salget faldt markant efter indførslen af teamstruktur i alle afdelinger, som indførte strukturen. Men det blev vurderet af medlemmer og af arbejdsgrupper, at det var vigtigere at sikrer, at alle medlemmer bidrog til fællesskabet med de 3 timer om måneden. =Justeringer af teamstrukturen=

Flexvagter og tovholdere
Teamstruktur ser ikke ud, som den så ud, da den startede. Og teamstruktur er ikke ens i alle lokalafdelinger. Da de startede med teamstruktur i KBHFF Amager i april 2012, fandtes der flexvagter, som var medlemmer, der meldte sig som en slags tilkaldevikarer. Disse blev hurtigt droppet, da mange meldte sig, købte poser, men aldrig tog vagter, når de blev tilkaldt. Da teamstrukturen startede fandtes der ingen **tovholdere**. Tovholderne blev først introduceret efter et halvt års tid, hvor de blev introduceret som **Team-links**. Der skulle være et Team-link per team, og opgaven var udelukkende at sikre, at der kom tilstrækkeligt med medlemmer på vagt, den onsdag teamet skulle have vagt. Vagttypen var attraktiv, fordi den ikke behøvede at foregå om onsdagen. Alle afdelinger som implementerede teamstruktur valgte også at have Team-links. Dog har de fået lidt forskellige titler i de forskellige afdelinger, hvilket kan virke forvirrende selv den dag i dag. De kaldes også **teamkoordinatorer** og **holdkoordinatorer**. Og de staves både med og uden bindestreg og med og uden stort forbogstav. Og på Vesterbro, hvor de ikke har teamstruktur, men laugstruktur, kaldes de **laugtovholdere**.

Reserver
Et alternativ til flexvagter, som er opstået af sig selv, er **reserver**. Der er uden tvivl flere teamlinks, som ved og længe har vist, hvem de kan tilkalde, når der akut mangler hænder. Med tiden er der derfor opstået lister over reserver. På chauffør-teamet hedder reserverne **joker-chauffører**, og på fælleslageret hedder reserverne bare reserver. Reserverne er ekstra begejstrede medlemmer, som gerne vil tage flere vagter, end de normale svarende til 3 timer per måned. Når man siger ja, til at være reserve, siger man ja til at blive tilkaldt, hvis lokummet brænder, fordi man er indstillet på at tage flere vagter, end man, som medlem, ellers er forpligtiget til.

Medlemssystemet skulle implementere teamstruktur og vagtplaner
Den helt store udfordring, som teamstrukturen ikke løste, og som stadigvæk gælder i dag, er, at medlemmers kontaktoplysninger ligger frit fremme offentligt tilgængeligt. Det er de færreste medlemmer, som har klaget over det eller bragt det op som et problem. Men det bliver nævnt med jævne mellemrum, og nogle få medlemmer frabeder sig helt at stå på teamoversigter og vagtplaner, hvilket gør det svært at administrere. Derfor var det tanken med KBHFF's **medlemssystem**, da det blev taget i brug i 2012, at det også skulle kunne håndtere teamoversigter og vagtplaner.

Strukturgruppen arbejdede på at få strukturen implementeret i medlemssystemet i 2014.

Historisk
medlemsmøde Amager 8. februar 2012 erfaringsudveksling den 18. februar 2012 (referatet fra den del om teamstruktur) Amagers oprindelige oplæg for medlemmerne om teamstruktur