Bestyrelsesmøde+søndag+d.+18.+maj+2014

tilbage til bestyrelse
 * **Hvornår:** || d. 18/05-2014 kl. 18:00 ||
 * **Hvor:** || Højstrupvej 6 ||
 * **Kommer:** || Janus, Jonas B, Jonas G, Andreas, Esther ||
 * **Afbud:** || Ulf, David ||
 * **Laver mad:** || Andreas ||
 * **Mødeleder:** || Janus ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Jonas G ||


 * Dagsorden: **

a) Økonomi: Registrering i RKI (jf. mail) ||  || Registrering i virk.dk, bestyrelsesmedlemmer (funktion, navn og addresse) ||   || a) ØkoHub b) Samarbejde med andre fødevarefællesskaber / DØFF c) Fisk: Der er et konkret projekt med Thorup strand. Vi skal være sikre på, at modellen passer til KBHFF og at der i så fald udarbejdes risikoanalyse og procedure for egenkontrol. (Janus) ||  ||
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Tid** ||
 * > **1.** || Check-in og præsentationsrunde ||  ||
 * > **2.** || Bestyrelsens opgaver ||  ||
 * > **3.** || Fordeling af roller og ansvarsområder ||  ||
 * > **4.** || Status fra arbejdsgrupperne
 * > **5.** || Gennemgang af regnskab for 1. kvartal 2014 ||  ||
 * > **6.** || Juridisk status, videre kontakt til advokater ang. vedtægter
 * > **7.** || Status for øvrige projekter
 * > **8.** || Evt. ||  ||
 * > **9.** ||  ||   ||
 * **10.** ||  ||   ||
 * **11.** ||  ||   ||
 * **12.** ||  ||   ||

=**Referat:**=
 * 1. Check-in og præsentationsrunde**

Vi mødes en gang hver 3. måned. Fokus er på økonomi og jura. Vi, bestyrelsen, skal registreres hos erhvervsstyrelsen. Evt. skal arbejdsgruppemedlemmer også registreres. Det er også vores opgave at tjekke op på om distributionsgruppen sender håndsrækninger ud, og tjekker op på afdelingernes aktivitet i arbejdsgrupper.
 * 2. Bestyrelsens opgaver**

Hvorfor vil du være med i bestyrelsen? Janus: er ikke iværksættertypen, men holder af at være med til at skabe sikre rammer (juridiske og organisatoriske) for ide-magerne. Andreas: er ikke god til regler og det driftsmæssige, men ønsker at hjælpe til med at dele ansvar ud på flere, få flere folk aktivt ind i KBHFF. Har interesse for organisationsstrukturen, som han har hjulpet til med. Esther: er med for at sørger for, at bestyrelsen bliver en herreklub. Vil gerne være med til at skabe "større briller" på KBHFF. Jonas G: har deltaget ved mange møder i mange grupper og har interesse for og har arbejdet en del med organisationsstrukturen, både på afdelingsplan og for hele foreningen. Jonas B: naturligt, fordi han har været med til at arbejde på mange af de nyere tiltag m.h.t. økonomien i foreningen.

Formand: Jonas G Første kassere: Jonas B Anden kassere: Janus Suupleanter: Ulf og David
 * 3. Fordeling af roller og ansvarsområder**

Beslutning: Hver bestyrelsesmedlem tager en arbejdsgruppe som ansvarsområde. Jonas B: Økonomi Janus: Indkøb Jonas G: Distribution Esther: Arrangement Andreas: Kommunikation
 * 4. Status fra arbejdsgrupperne**

a) Registrering i RKI Andreas og Janus har haft ringet til økonomigruppen. Vi betaler beløbet til 3x34. Vi har ikke modtaget rykkere.

b) Dyr emballage Distributionsgruppen er på opgaven. Der skal ændres i aftalerne med avlerne.

c) Koordineringsmøder Arbejdsgrupperne har turnusordning på at afholde koordineringsmøder. Beslutning: Er der en uge til koordineringsmøde, og er der ikke fundet et sted, kontakter bestyrelsen arbejdsgruppen med ansvaret, for at sikre at arbejdsgruppen finder en lokalitet.

Tal fra kvartalsregnskabet skal giver afdelingsvis regnskab. Problemer skal tages op på koordineringsmøder, så der handles på det. Det skal åbnes op for afdelingsrepræsentanter. Beslutning: Regnskab sendes ud til bestyrelsen senest en uge inden bestyrelses møder. Det vedhæftes dagsorner. Beslutning: Janus sørger for at Jonas B og Jonas G oprettes til Merkur netbank med nyt medarbejder NEM-ID. Janus opretter Jonas B til Danske Bank netbank.
 * 5. Gennemgang af regnskab for 1. kvartal 2014**

Janus registrerer os bestyrelsesmedlemmer. Advokaterne Foldsjak og Forkhammer anbefaler en arbejdsskadeforsikring. Janus tjekker op på juridisk ansvar og arbejdsskadeforsikring. Desuden mener advokaterne, det er en undrende afgørelse, at vi opfattes som en erhvervsdrivende forening. For 25.000 DKK vil de hjælpe os med at tale vores sag og blive opfattet som en ideel forening igen, hvilket vil medføre, at vi moms- og skattefritages. Beslutning: bestyrelsen er enige i at tage imod dette tilbud. Minimum to personer fra bestyrelsen skal deltage ved møde med advokaterne. Janus sætter et møde op med advokaterne, og skriver efterfølgende ud til bestyrelsen.
 * 6. Juridisk status, videre kontakt til advokater ang. vedtægter**

a) ØkoHub Slut maj kommer der en projektplan (med milepæle) fra de projektansatte. Beslutning: Andreas bliver bestyrelsens repræsentant i styregruppen.
 * 7. Status for øvrige projekter**

b) Samarbejde med andre fødevarefællesskaber / DØFF Årsmødet i det bæredygtige fælledskab på Samsø medførte 3 forslag til fælles tiltag. 1) fælles IT-system 2) sommerlejr 3) startpakke for fødevarefællesskaber Andreas har kontaktet foreningen Praktisk Økologi vedrørende samarbejde omkring ansøgninger. PØ er positive, afventer mere konkret svar. Andreas har ligeledes kontaktet potentielle programmører. PØ kan ikke være afsender på ansøgninger på Grønne Ildsjæle-puljen, i så fald vil KBHFF stå for ansøgningerne på vegne af alle FF'erne. Bestyrelsen vurderer at det er nogle gode initiativer, som vi støtter op omkring. Startpakke ansøgning ligger på døff.dk.

c) Fisk: Der er et konkret projekt med Thorup strand. Vi skal være sikre på, at modellen passer til KBHFF og at der i så fald udarbejdes risikoanalyse og procedure for egenkontrol. (Janus) Janus har skrevet til gruppen, om at der skal laves risikovurdering og har andre juridiske foranstaltning for øje i forløbet. Jonas deltog i møde med Thorupstrand-fiskerne. 4. juni modtager alle der har bestilt en pose også en gratis fisk. Fiskegruppen og indkøb skal have go fra bestyrelsen, så det juridiske er helt på plads, før fiske-salg sættes i gang. Jonas B meddeler fiskegruppen. Janus meddeler indkøbsgruppen.

Janus lægger nyhed på hjemmesiden om bestyrelsens konstituering. De næste bestyrelsesmøder med fællesmiddage: 31. august, Janus vælger lokalitet 30. november 15. marts
 * 8. Evt.**