Butiksgruppemøde+d.+9.+april+2014

=Vesterbro butiksgruppe =


 * **Hvornår:** || Den 30 april. Kl. 18.00 ||
 * **Hvor:** ||  ||
 * **Kommer:** || Sofie B., Heidi, Rikke, Margrethe, Alexander, Lars, Ruben, Thomas (økonomi), Emil (økonomi) ||
 * **Afbud:** || Sofie S, Simon ||
 * **Snacks:** ||  ||
 * **Ordstyrer:** || Rikke ||
 * **Referent til mødet /Opretter af næste møde på wikien:** || Rikke ||

Prioriteret dagsorden:

1. Nyt fra distributionsgruppen.

Møde 31. marts: Læs hele ref. her: http://kbhff.wikispaces.com/Distributionsgruppen+Møde+d.+31.+marts Der var generelt rigtig go stemning på mødet. Der var efterfælgende koordineringsmøde med de andre arbejdsgrupper og det fungerede rigtig godt at man kunne videregive info og spørge de andre grupper til råds.

Ny sydhavnsafdeling starter op. De har muligvis første udlevering efter påske. Indkøb og logistik kan vist godt følge med. Det virker som om de har tjek på det. Det kan jo godt tænkes vi mister nogle medlemmer til dem. Fx. Marikka fra indkøb.

Der er snak om at fælles bestille små papirsposer til centrallageret så man kan bestille dem til afdelingen som en løssalgsvare, i stedet for at afdelingerne skal ud og købe dem forskellige steder. Vi skal lige finde ud af om vi syns det er ok at vi bruger skolens eat-poser hver gang der er svampe eller lig. Det er i hvert fald det der sker lige pt. //**Vi beslutter at det giver bedst mening at bestille via lageret når den oprettes som løssalgsvare**//

Det er super vigtigt at der er nok modtagervagter på. Truckerne siger 3-4 pers. Truckerne kan ikke bære så meget da de skal mange steder hen og nogle af dem er ældre. Det må vi stramme op på.

Kommunikationsgruppen/torsten syns det er lidt underligt at vi indfører laug-struktur når alle andre har teams. Det blir en udfordring ifht. onlinesystemet, så de ville gerne ha været konsulteret før vi to beslutningen.

Fællesbutikgruppen vil nedsætte en styregruppe for at varetage den bevilligt de har fået til projektet. Janus fra distribution er valg som vores rep. i gruppen.

Alexander opfordrer til at alle afdelinger/butiksgrupper har repræsentanter i Løssalgsgruppen på SAMBA

Carsten siger at KBHFF har 5 års fødselsdag til august - det skal fejres!

Husk at udfylde tilbagemeldingsskemaet og kvalitet af varer.

Møde den 28. april:

Læs referat her: http://kbhff.wikispaces.com/Distributionsgruppen+M%C3%B8de+d.+28.+april

Vi skal: > Hver enkelt afdeling skal udfylde et nyt excel-ark – find det på dagsorden for næste ditributionsgruppemøde (endnu ikke oprettet) – så det kan afklares, hvordan kategorier i medlemssystemet bedst opbygges. Vesterbro skal liste, hvilke grupper og laug vi har.Ruben har lavet arbejdet. Skal bare skrives ind. Hvem gør det? //**Vi tjekker op på det på næste møde**// > 2. Nyt fra indkøbsgruppen Der kommer en aspargespose, som er oprettet i systemet.
 * Reklamere for passagersædetjans (klokken 11-14) Hvordan? //**Vi tager det op med introgruppen når vi mødes med dem**//
 * Sørge for at udfylde kvalitetsskema. Der er udarbejdet en oversigt – og Vesterbro rangerer meget lavt. Vi kan evt. få Syreen til at sende remindermail ud jf. Frederiksbergmodellen? **//Kirsten overtager standardmails til pakkemestre, hvor kvalitetsskemaerne fremover bliver nævnt//**
 * Nyt i løssalg: Kølster-øl. Vi skal reklamere for denne. Alexander?
 * Distributionsgruppen indfører rotationsordning på at svare på mails til distributionsgruppen. To afdelingen af gangen. Dvs. Vesterbro skal svare hver femte måned. Hvem vil? //**Vi beslutter ikke noget om hvem der skal svare på mails, da vi endnu ikke har en fast repræsentant til gruppen**//
 * Distribtuionsgruppen foreslår, at alle afdelinger holder åbent hus en lørdag i forbindelse med fem års fødselsdag. Kan vi være med? Og med hvad? //**Hygge i gården**//

Alexander arejder på ølsalg i foreningen fra Kølster bryggeri - indkøbsgruppen har været på besøg i bryggeriet, og er meget positive :) Der kommer en introduktion af øllene inden de lanceres i løssalg. Tanken er, at man skal forudbestille.

3. Kort orientering fra andre grupper el. Laug GENERALFORSAMLING: a) Der er valgt ny bestyrelse b) Pr. 1. januar indfører vi kontingent. 50 kroner i første omgang. c) Læs referat

4. Økonomigruppen Thomas og Emil fra den lokale økonomigruppe fortæller :) Gruppen består desuden af Christina.

Den lokale Vesterbrogruppe deltager i den centrale økonomigruppes møder 1 gang hver måned. Alle regninger betales centralt. På sigt kommer et større fokus på lokale regnskab, så der kommer et større overblik over hvor mange penge vi har (eller ikke har...) på Vesterbro.

Der er ved at blive udviklet nye kassemesterark fælles for alle afdelinger, som gør det lettere at lave regnskab fremover. Bilag skal fremover afleveres ved at tage et billede og uploade til en specifik mappe.

Så snart det nye kassemesterark er klar, holder Vesterbros kassemesterlaug og økonomigruppe et møde, så arket introduceres til alle kassemestre på Vesterbro.

Vi diskuterer vores nuværende praksis med folkekøkkenet, hvor vi lige nu kører uafhængigt af regnskabet. Folkekøkkenet har deres egen kasse, og administrerer selv underskud/overskud. Denne praksis fortsætter indtil videre. Vores overskud fra æblesalg er indtil videregået til fælleskassen for KBHFF, som Vesterbro økonomigruppe laver en intern regning på, så pengene bliver overført til Vesterbro.

Butiksgruppen ytrer bekymring omkring den lokale økonomi, som kan være svær at gennemskue. Vi genererer overskud på Fejø-æbler og på folkekøkken, men ved ikke om vi har underskud eller overskud på løssalg. Det er en bekymring når der holdes arrangementer, og vi ønsker at købe kaffe, te osv., og ikkeved om der er penge på kontoen til det. Thomas og Emil tager bekymringerne med til den centrale økonomigruppe.

Thomas er den centrale Vesterbro kontakt i økonomigruppen, som kan kontaktes enten via økonomigruppens mail, eller privat mail, som står på økonomigruppens wiki-side.

Fremover, vil økonomigruppen bestræbe sig på, at der er en af medlemmerne der deltager i butiksgruppemøderne. Hvis ingen kan deltage, skriver gruppen et par linjer til orientering på dagsordenen.

Hurra for vores lokale økonomigruppe :)

5. mail fra specialestuderende Jeg (sofie S) syns det er fint at de gerne vil komme ud og fortælle når de er færdige + Hvis vi siger de selv skal ta kontakt til folk på vagter/laug så har vi ikke så meget arbejde i det. Grønt lys? Hvem svarer?

Sofie B skriver til dem - grønt lys fra os!

6. Spørgsmål fra introlauget. Skal de melde nye medlemmer på 2 vagter ud over at de også skal meldes på laug? <span style="background-color: #ffffff; font-family: arial,helvetica,sans-serif; font-size: 1.4em;">Skriv svaret til Snerle Vi foreslår at introgruppen kontakter alle tovholdere og hører om hvad de forskellige laug foretrækker, og laver en procedure ud fra det. Vi foreslår desuden at holde et møde mellem butiksgruppe og introgruppe, så vi kommer godt fra start :) / Rikke skriver til Snerle

<span style="background-color: #ffffff; font-family: arial,helvetica,sans-serif; font-size: 1.4em;">7. Hvordan går vi videre med laug og håndhævelsen af at man skal stå på laug for at købe poser fra d. 14. maj.?

<span style="background-color: #ffffff; font-family: arial,helvetica,sans-serif; font-size: 1.4em;">Hvem sætter folk passive? Skal der skrives ud igen så folk forstår det? Skal der informeres på engelsk?

Sofie B og Ruben står for at melde resterende medlemmer sættes passive.

Sofie B skriver push-mail til alle medlemmer, og forsøger at få flere på modtager- og lukkevagt.

Mail til alle tovholdere om, at nu er vi ved at være klar til at starte laug-struktur /Rikke laver udkast

(status pr 27. april: der er pt skrevet 133 på laug/gruppe arket af vores 743 medlemmer, det er kun ca 18%.. Håber der kommer en del flere til inden d. 14. ! /ruben)

<span style="background-color: #ffffff; font-family: arial,helvetica,sans-serif; font-size: 1.4em;">8. Der er ting på denne side der er forkerte. Ang. indmelding, laug og folkekøkken.

http://kbhff.dk/afdelinger/vesterbro/

9. Vi har Vanløse-vagt den 28. maj Heidi har skrevet til Søren og Katrine, som er tovholdere på modtagervagten. De arbejder på sagen. Heidi har skrevet vagterne på vagtplanen.

10. Returemballagen hober sig op - afhentning skal arrangeres. Modtagervagter + logistik@kbhff.dk /Lars

<span style="background-color: #ffffff; font-family: arial,helvetica,sans-serif; font-size: 1.4em;">Evt. Fællesmøde for tovholdere d.21 maj - Alexander sørger for det

Næste møde er d.14 maj!

Vi skal forny vores butiksvagt-turnus.... Det gør Rikke