Medlemsmøde+Ydre+Nørrebro+15.+maj

= Medlemsmøde, Ydre Nørrebro =


 * **Hvornår:** || Tirsdag den 15. maj kl. 19.00 ||
 * **Hvor:** || Odinsgade 4 ||
 * **Ordstyrer:** || Janus ||
 * **Referent:** || Maj Kastanje ||

Dagsorden:


 * 1) Velkomst v Janus: Fremmødte v navnerunde: Mogens, Gazelle, Rosa, Mikkel, Stine, Mathilde, Lisette, Laura, Maj. Christina. Færste medlemsmøde. Formål: vedtægtsvedtagelse samt valg af repræsentanter til de forskellige organer. Samt diverse om driften og eventuelle forslag.
 * 2) Vedtagelse af vedtægter: Janus gennemgår vedtægterne kort. Disse er uddelt til de fremmødte. De svarer stort set til vedtægterne for Kbhff Indre Nørrebro i Korsgade, med nogle enkelte ændringer, herunder at der skal vælges supleanter samt at butiksgruppen forpligtes til at kommunikere beslutninger ud til medlemmerne via et referat eller en nyhedsmail. Forskellige emner blev diskuteret, herunder at afdelingsmøder er det samme som medlemsmøder hos den enkelte lokalafdeling, og hvor længe i forvejen dagsordenspunkter til medlemsmøder skal være fremsendt til butiksgruppen (§4, stk. 4). Der fremommer forslag om at tilføje, hvorledes overdragelse af poster fra valgte ansvarlige til suppleanter eller andre kan foregå udenfor de officielle valg: Det vedtages at butiksgruppen kan vælge en midlertidig ansvarlig til et udvalg, hvis de valgte medlem forlader posten inde i en valgperiode. Bagatelgrænse for udskrivninger for butiksgruppen diskuteres, hvilket leder til en diskussion om antallet af afdelingsmøder hvor eventuelle større ændringer kan vedtages. Det tilføjes stk 8 § 2, at der kan indkaldes til ekstraordinære afdelingsmøder med samme frist som de ordinære afdelingsmøder (3 uger.) Det diskuteres at der på afdelingsmøderne fastsættes et beløb til evt. sociale arrangementer, fordi betiksgruppen ikke selv kan træffe beslutninge om større udskrivninger udenfor afdelingsmøderne. Det vedtages at bagatelgrænsen sættes ved "daglig drift" - dvs at butiksgruppen kan foretage udskrivninger til nødvendige remedier i den daglige drift, herunder __ikke__ til sociale arrangementer, foredrag, evt. flytning af lokale osv. Herefter blev vedtægterne vedtaget af alle de fremmødte.
 * 3) **Status for afdelingen**
 * Økonomi: Der er 27 000 på kontoen pt. Omsætning på 10000 - 11000 om ugen. Der henvises i øvrigt til wikien for beskrivelse af hvorledes driften fungerer. Vi indbetaler til hovedforeningen, hvorefter vi får udbetalt ca 80 % tilbage. Levarandørerne betales bagud. Inden længe vil betalingen til leverandørerne blive centraliseret, og der vil blive indført et fælles betalingssystem, over nettet (de vil stadig være muligt at betale i butikken ved bestilling). Dette vil ligeledes minimere ansvaret hos de enkelte afdelinger og derfor også fejlene. Dette er allerede vedtaget på det store medlemsmøde og Kbhff NY er meldt som forsøgsafdeling. Sansynlivis i begyndelsen af Juni måned.
 * Drift: Det kører nogenlunde med at få dækket vagterne, særligt når der lige kommes en reminder ud i begyndelsen af ugen. Det er planlagt at der skal komme flere små vagter som ikke ligger om onsdagen. Derudover at der skal indføres en vagt med ansvar for at følge op på vagtplanen og evt sende mail ud hvis der mangler vagter - en "vagtchaf" for feks 2 uger ad gangen. Det diskuteres hvorfor det somme tider er svært at få dækket vagterne. Måske man skulle indføre at kalde vagterne kasse 1 og kasse 2 i stedet for mester og lærling? Begrundelsen er at der er beskrivelser af alle vagter og også nye i princippet kan være kassemster. Denne beslutning udskydes til det nye betalingssystem er implementeret fordi det under alle omstændigheder så bliver nemmere at være kassevagt. Der kommer spørgsmål til hvorledes vi er forsikret, hvis der f.eks. er røveri? Janus undersøger dette. Info om nye poser: Nye stofposer testes på Østerbro snarest. 33 stykket koster de og hver afdeling skal indkøbe deres egne. Det kommer til at koste 100 kroner i pant for en pose som ved enhver tid kan afleveres. Der er ikke krav om at bruge de nye poser - hvis man komme med sin egen plastikpose eller net kan man få sine grøntsager deri. Håndteringen af pantvagter kommer i udgangspunktet til at ligge hos løssalgsvagten. Vi afventer erfaringerne fra Østerbro.
 * 1) Valg af Repræsentanter. Møderne tæll er for vagter. Der henvises til wikien for beskrivelse af all grupperne funktioner. Alle møder er åbne og man kan melde sig på via wikien, men man har kun stemmeret, hvis man er valgt som repræsentant for sin lokalafdeling. De store medlemsmøder er Kbhffs øverste myndighed.
 * 2) Kollektivgruppe: Janus introducerer gruppens arbejde. Det h ar indtil videre været Janus, som repræsentant for YN. Janus vil gerne fortsætte men ønsker suppleant. Møder afholdes en tirsdag om måneden. Rosa melder sig som suppleant og vælges.
 * 3) Økonomigruppe: Møderne holdes nede ved søerne, 1 gang hvert kvartal. Det har indtil videre været Mikkel, med support fra Janus. Der skal være 2, mindst 1 på hvert møde. Det er en tung post at overdrage pga. det administrative med bank osv. Mikkel vil gerne fortsætte. Janus stiller officielt op også og dermed mangler der suppleant. Ingen stiller op.
 * 4) Indkøbsgruppe: Mogens fortæller om gruppens arbejde. De er i gang med at indføre flere produkter, f.eks. vin osv. Det har indtil videre været Mogens, der har repræsenteret YN. Man stiller op som suppleant til indkøbsgruppen og vælges.
 * 5) Beskrivelse af vagter: Der er lavet en ny opdeling af vagterne og indført nogle ekstra. Pga. de relativt få fremmødte besluttes det at opdatere de skriftlige vagtbeskrivelser (i forbindelse med den nye opdeling af vagterne) i stedet for at gennemgå vagterne på mødet. Derudover er der en ansvarlig (pt Giselle) som opdaterer medlemslisterne og sender velkomstmails ud. Der diskuteres hvordan de ofte overskydende penge skal regnskabsføres. pt står de blot som difference. Dette problem er ofte et udslag af manglende registrering af bestilte poser, mens der er betalt. Pengene kan også registreres som løssalg? Det besluttes at vente og se tiden an.
 * 6) Oprettelse af arbejdsgrupper
 * 7) Kommunikation: forslag om oprettelse af gruppe som videreformidler info til medlemmerne fra de andre grupper, smagsprøvevagter, info om fisk osv. Giselles arbejde (se ovenfor) kunne lægges herind under. Det vedtages at arbejde hen mod at oprette en kommunikationsgruppe - ved at lægge det på wikien og evt sætte opslag op i butikken. Derefter skal gruppen etablere sig selv.
 * 8) Drift :  Det foreslås at slå drift sammen med butiksgruppen. Dette vedtages.
 * 9) Butiksgruppe <span style="font-family: Verdana,Geneva,sans-serif;">: Består som nævnt i vedtægterne af den indkøbsansvarlige, de to økonomiansvarlige samt Christina, Laura, Pernille Reder og Line. Den er åben for alle og alle er velkomne! Det er på butiksgruppemøderne at info fra det store fællesskab kommer ud. Rosa og Maj kommer nu på butiksgruppemailingslisten. Alle kan melde sig til denne liste. Janus finder ud af, om ikke mailen for butiksgruppen kan åbnes så den kan modtage mails også fra de som ikke er medlemmer. Medlemmer af alle grupperne skal fremgå af wikien - Janus står for dette.
 * 10) <span style="font-family: Verdana,Geneva,sans-serif; font-size: 140%;">Mogens stiller forslag om en arrangementsgruppe <span style="font-family: Verdana,Geneva,sans-serif;"> - den oprettes på wikien og der sættes evt opslag op med deadline og vi afventer hvem der ønsker at etablere denne gruppe.
 * 11) Evt.
 * 12) Manglende besættelse af vagter : Det diskuteres om ikke dette er et opstartsproblem. Mikkel fortæller at der er en afdeling der er lukket af denne årsag så det er ikke kun. Det er et nyt problem for YN, hvor det tidligere har været svært at få en vagt. Det skal måske pointeres tydligere overfor de nye medlemmer, og infovagten skal blive bedre til at spørge de som henter poser - dette skal skrives ind i vejledningen. Evt sætte et skilt op for at påminde medlemmerne. En evt løsning kunne være at koble påmindelsen op på noget dejligt som medlemmerne gerne vil hænge på deres køleskab, f.eks. råd til opbevaring af grøntsager. __Det vedtages__ at nye medlemmer så vidt muligt skal hjælpes til at tage deres første vagt allerede nede i butikken. Derudover skal der sendes info ud til medlemmerne hver gang en ny vagtplan lægges ud og der skal lægges nogle flere måneder ud på forhånd. "Vagtchefen" kan evt minde medlemmerne om det, hvis de har meldt sig på lang tid i forvejen.
 * 13) Budget : Det vedtages at afdelingen kan lægge ud for evt fællesspisningsarrangementer, men at gruppen skal fremlægge et budget som går i 0. Dvs at fællesspisningen skal være selvfinansierende. YNs kommende arrangementsgruppe kan evt søge Kbhffs centrale eventsgruppe om midler/lån til arrangementer. Det vedtages at vi sætter 2000 af vores overskud af til arrangementer pr halvår.
 * 14) Valg af repræsentant til betalingssystem . Der skal vælges en kassemester og en ekstra til implementeringen. Janus og Laura melder sig.
 * 15) Mathilde stiller forslag om opskrifter på print med i posen: At der evt oprettes en vagt til dette. Det diskuteres om det miljøvenlige i dette. Det vedtages at vi skal undersøge hvor mange medlemmer der efterspørger dette, inden det indføres. Mathilde vi undersøge behovet, evt via afkrydsningsskema i butikken. Evt kan Korsgade spørges om deres erfaringer.
 * 16) Næste afdelingsmøde bliver den 18 september kl 19.00.