Møde+i+kommunikationsgruppen+d.+27.+februar+2017

Tilbage til kommunikationsgruppens wikiside Indgang i gården nr. 80 C, 3. sal ||
 * **Hvornår:** || Mandag d. 27. februar 2017 kl. 19-21 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, Enghavevej 80-82, København SV
 * **Ordstyrer:** || Andreas P ||
 * **Referant:** || Louise N - //referat i kursiv// ||
 * **Kage/snacks:** || Andreas P ||
 * **Kaffe/te:** ||  ||

Martine Seedorff (ny) ||  ||
 * **Deltagere:** || **Kommer:** || **Afbud:** ||
 * **Amager** || Nynne (ny) || Morten (beklager sen afmelding men havde misforstået en aftale med en håndværker) ||
 * **Frederiksberg** || Louise N ||  ||
 * **Nørrebro** ||  || Sune, Mia ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  || Louise, Jonas ||
 * **Nordvest** ||  ||   ||
 * **Sydhavnen** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || Andreas P ||  ||
 * **Vesterbro** || Andreas F
 * **Østerbro** ||  ||   ||

=** Dagsorden **=

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter, og ikke her.


 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||

2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis der ikke er indvendinger, kan referatet godkendes. //Godkendt//

3. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, som ønskes diskuteret eller vendt i kommunikationsgruppen.


 * ~ Nr. ||~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min.) ||
 * **1** || Velkommen til nye medlemmer || En del nye har meldt sig ind i kommunikationsgruppen. Stort velkommen til jer! Skal vi starte med en præsentationsrunde?

Nyt medlem, Julie, kan desværre ikke komme til mødet, men vil gerne arbejde med film eller billeder svarende til 3 timer om måneden. F.eks. ved a komme med ud og tage billeder i 1-2 timers tid, og så hjem og redigere og sende billederne til dem der står for FB/hjemmesiden. Eller være med ude og filme, og så redigere det simpelt sammen måneden efter.

//Nynne er ny og vil gerne arbejde med nyhedsbrev, tekst og sociale medier.// //Naja er ny, og vil gerne en masse forskellige ting.// //Martine er også ny, og vil gerne arbejde med grafik, photoshop osv.// || Louise N || Info || 10 ||
 * **2** || Fokusmøde opsamling || D. 05-02.17 holdte kommunikationsgruppen fokusmøde, hvor den interne struktur i gruppen blev ændret fra en teamstruktur til en redaktions- og projektstruktur med tovholdere knyttede til de forskellige løbende og éngangsprojekter.

// Vi synes det var en succes, og er enige om, at man godt kunne holde et lignende møde igen om et halvt eller et helt år. Det var rart at have god tid til at snakke om grundlæggende ting, uden om den almindelige dagsorden. Medlemsoversigten og mailinglisten er blevet opdateret, så der nu kun er aktive medlemmer. Vi mangler stadig at få opdateret wikisiden, der lige nu hedder "Redaktioner og projekter". Vi bliver enige om at ændre overskriften til "Arbejdsopgaver". // Louise // vil gerne rette siden til, med udgangspunkt i den tekst, der allerede står. // ||  || Info || 10 || Vi har lavet et forslag til, hvilke kategorier vi fremover kan arbejde med (se delt dokument her - alle kan kommenterer). I må meget gerne kigge på dokumentet hjemmefra, så vi kan tage kommentarer og forslag sammen på mødet.
 * **3** || Oprydning i kategorier på hjemmesiden || Der trænger til at blive ryddet op i kategorierne på hjemmesiden, så vi kan bruge dem mere aktivt, når vi lægger nyheder, reportager osv. op.

//Vi er enige om at det er en god ide at rydde op i kategorierne, og der er ikke umiddelbart nogle indvendinger mod forslaget.// // Vi vil dog prøve at se om vi kan lave en søgefunktion under "nyheder" på hjemmesiden, så man også nemt kan finde gamle nyheder om bestemte ting, f.eks. ØkoHub. // Andreas P // undersøger ift. søgefunktionen. //

//Jonas har forslået at vi sletter "nyt fra" foran kategorierne med bestyrelsen og arbejdsgrupperne. Vi bliver dog enige om at beholde den, da det antyder at det netop er en besked// fra //f.eks. bestyrelsen til resten af fødevarefællesskabet, og ikke kun har relevans for f.eks. bestyrelsesmedlemmer.//

//Det bliver foreslået at vi bliver bedre til at informere om fælles beslutninger og igangværende projekter i netop bestyrelsen og arbejdsgrupperne, så medlemmerne i højere grad bliver informeret om hvad der foregår på fælles plan. Vi snakker om at foreslå den nye bestyrelse, at de giver en update et par gange om året, som vi kan formidle videre som en nyhed på hjemmesiden.// || Louise N og Andreas F || Beslutning || 10 ||
 * **4** || Hygiejneplakat til afdelinger || Vi har fået en henvendelse fra Jonas vedr. grafik til en hygiejneplakat. Har vi nogen der kan klare dette?

//Det er især en designeropgaver, da teksten findes allerede.// Andreas F //skriver til Jonas om tekst til plakaterne, som han så formidler videre til// Martine //.// || Andreas P || Opgave || 15 ||
 * **5** || Roll-up banners || En anden grafikopgave er en ældre henvendelse fra Jonas om to aflagte roll-up banners, som KBHFF har fået, og som vi kan bruge til ekstern formidling.

Louise //skriver på kommunikationsgruppen FB-gruppe om der er nogle, der vil tage opgaven.// || Louise N || Opgave || 10 ||
 * **6** || Stillingsopslag til indkøbsgruppen + IT || Indkøbsgruppen beder om hjælp til rekruttering. De har to stillingsopslag: 1) almindelig indkøber og 2) overordnet koordinator for indkøbsgruppen. Skal vi give dem samme tur som vores? (opslag til afdelingerne - nyhed på hjemmesiden - dele på FB).

Derudover har John fra bestyrelsen sendt et stillingsopslag som "Projektansvarlig til Eggplant", som han beder om at komme på hjemmesiden.

Jobbørsen på wikien er i øvrigt blevet shinet up og opdateret: http://kbhff.wikispaces.com/Jobb%C3%B8rs

Andreas F //vil gerne rette teksten til og tage kontakt til grafiker-Louise, så der kan blive lavet nye stillingsopslag. Vi bliver enige om ikke at printe dem dennegang, men nøjes med at udgive dem på hjemmesiden og FB.//

//Vi diskuterer om jobbørsen burde lægges på hjemmesiden, så den bliver mere synlig. Vi bliver enige om at starte med at lave et FB-opslag med direkte link til jobbørsen a la "Vidste du at KBHFF har en jobbørs?".// Nynne //står for opslaget.// || Louise N || Opgave || 15 ||
 * **7** || Vagtbeskrivelse for kommunikationsgruppen || Ifm. velkomst til nye medlemmer, har jeg arbejdet på at lave en vagtbeskrivelse eller guide for kommunikationsgruppen. Den er meget inspireret af Amagerafdelingens vagtbeskrivelse for deres butiksgruppe. Formålet med vagtbeskrivelsen er at tydeliggøre (især for nye medlemmer, men også for eksisterende) hvad vores forventninger er til hinanden i gruppen, hvordan vi mødes, hvordan vi træffer beslutninger, hvordan vi kommunikerer internt osv. Der er link til den her (ca. 2,5 side): https://docs.google.com/document/d/1xwXiBraO8ItbE3OvjXGPAzIoWWdvpWB0TRNBPxozGVU/edit?usp=sharing

Jeg synes det er vigtigt at alle læser den, så der ikke står noget, som vi ikke alle sammen er enige om. Lige nu er det jo bare et udkast, så der må meget gerne komme rettelser osv.

//Der er enighed om at det er en god ide med en vagtbeskrivelse, især ift. nye medlemmer af kommunikationsgruppen. Vi snakker om at den godt kan udvides med en beskrivelse af gruppens arbejdsopgaver, dvs. hvordan vi arbejder med nogle faste opgaver og nogle mere ad-hoc prægede projekter.// Louise //retter vagtbeskrivelsen til og sender den ud til mailinglisten til feedback.// || Louise N || Info/diskussion || 15 ||
 * **8** || Forbedringer af tekst på hjemmesiden / opfølgning på opgaver || Vi mangler at følge op på Sunes udkast til ny tekst til siden "Medlemsfordele" på hjemmesiden. Måske mangler vi i det hele taget en klar procedure for, hvordan vi arbejder med forslag til ny tekst? Når der er nogle, der har lavet et udkast, hvad er så den videre proces? Hvordan giver vi feedback? Hvem tager den endelige beslutning om hvad der skal stå?

//Vi snakker om, at det er en god ide på forhånd at aftale hvem der skal give respons på specifikke udkast, så det ikke er alle der behøver at være inde over, men så vi også sikrer feedback på alle udkast. I forhold til Sunes udkast vil// Andreas P //gerne give respons.// Louise //har også nogle kommentarer.// || Louise N || Diskussion || 10 || Inden da kunne det være fedt at få en nyhed på hjemmesiden om vores deltagelse i projektet. Jeg har en masse tekst, som vi kan bruge til nyheden. Er der nogle, der vil hjælpe med at lave den?
 * **9** || KBHFF med i forskningsprojekt på KU || KBHFF er samarbejdspartner i et forskningsprojekt på KU, som har fået bevilling fra Veluxfonden. Forskningsprojektet handler om miljønormer og bæredygtige fællesskaber (fra 2017-2020). Vi skal som samarbejdspartnere facilitere forskning (stille op til interviews, distribuere spørgeskemaer osv.), samt være med til at planlægge "solution labs" - dog først i 2018. Derudover har vi sagt ja til at studerende på kurset "Anvendt Antropologi" på KU kan bruge KBHFF som case i dette semester. Der er aftalt møde med de studerende i Vesterbro-afdelingen d. 8. marts.

Læs evt. mere om projektet her: http://kbhff.wikispaces.com/Veje+til+det+b%C3%A6redygtige+samfund+-+projekt

Andreas F //og// Nynne //vil gerne stå for en nyhed på hjemmesiden. De bruger teksten fra wikien.// || Louise N || Info + opgave || 5 ||
 * **10** || Generalforsamling 2017 || Jonas foreslår at vi filmer generalforsamlingen og klipper det sammen til en video - som en slags referat. Er der nogle, der vil stå for det? Hvor meget der skal filmes og hvordan det skal klippes, er selvfølgelig op til dem, som tager opgaven.

Derudover foreslår Jonas, at vi efter GF lægger en nyhed på hjemmesiden, som opridser de forskellige beslutninger, der er blevet truffet (dvs. udover at lave en reportage). Vi har nemlig førhen ikke altid været gode nok til at videreformidle de beslutninger, der er blevet truffet på GF, samt baggrunden for dem. F.eks. i forbindelse med indførelse af kontingent og ansættelser.

//Andreas F påpeger at der er et meget stort arbejde involveret, hvis hele GF skal filmes som en form for referat. Der er enighed om at vi ikke synes det kan betale sig, ift. hvor mange vi tror vil se en sådan film. Vi vil dog gerne lave en reportage fra GF a la avlermødet, og i den forbindelse kunne man godt lave korte interviews med repræsentanter for f.eks. bestyrelsen og arbejdsgrupper, hvor de kort opridser hvilke beslutninger, der er blevet truffet.// Andreas F //skriver til Julie om hun vil være med til at lave videoen. Andreas skriver også til Jonas, at vi ikke laver video-referat, men "kun" reportage.// || Louise N || Opgave || 10 ||
 * **11** || Debat på hjemmesiden || Nyheden om kontingentbetaling har skabt lidt debat i kommentarfeltet, hvor der bl.a. sættes spørgsmålstegn ved, hvorfor vi skal have ansættelser. Anders (bestyrelsesformand) har skrevet et svar efter henv. fra Jonas, men først efter næsten en måned. Hvordan sikrer vi fremover, at spørgsmål besvares hurtigere? Især de kritiske? Kunne man aftale, at den/dem som skriver en nyhed, også har ansvar for at besvare spørgsmål/kommentarer? Og at f.eks. info-mail-passerne står for at tjekke for nye kommentarer, og skrive til forfatterne af en nyhed, hvis de skal ind og besvare?

//Vi er enige om at der skal svares hurtigt på især kritiske kommentarer. Vi diskuterer hvad der er den bedste måde at gøre det på. Det foreslås at lave en turnusordning, så vi skiftes til at holde øje med kommentarsporerne på hjemmesiden, f.eks. 1 måned af gangen. Herover påpeges det, at det kan være svært at huske at gøre det, også selvom man kun har ansvaret i en måned, samt at det kan være svært at vide hvad man skal svare, hvis det ikke er emner, man har været indeover. Den anden løsning er, at det er den der har skrevet nyhed, eller lagt den ud, som skal huske det.//

//Vi bliver enige om, at den bedste løsning vil være, hvis vi kan få Wordpress til at sende os en mail til infomailen, hver gang der kommer nye kommentarer. Hvis det kan lade sig gøre, vil de mailansvarlige stå for at besvare kommentarerne, eller finde ud af hvem der bedst kan svare.// Andreas P //kigger på det.// || Louise N || Beslutning || 10 ||
 * 12 || Copenhagen Cooking || Briefing om festival og muligheden for at KBHFF deltager.

//Andreas F har været til møde med Copenhagen Cooking, og der er deadline i marts, hvis vi gerne vil være med i festivalen til august.// Andreas F //skriver en nyhed til hjemmesiden/FB og hører om der er folk, der vil være med til at stå for et sådant arrangement.// || AndreasF || Info ||  ||
 * 13 || Onsdags opslag || Informationer / Historier fra livet i KBHFF hver onsdag på Facebook

//Der er enighed om, at det kunne være fedt med en mere fast ordning, hvor der f.eks. hver onsdag kommer små historier, portrætter eller videoer på FB. Det allerbedste vil være med en decideret SoMe-strategi. Men indtil vi har sådan en, kan vi starte med at tage udgangspunkt i den opdatering, som Jonas laver hver uge på FB-gruppen "KBHFF fællesgrupper".// //SoMe-ansvarlige vil arbejde videre med ideen (// Mia, Andreas F og Nynne //).// || AndreasF || Opgave ||  ||

4. Nyt fra infomailen

 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||
 * Too Good To Go || Too good to go er interesserede i at samarbejde. Nok mest omkring logistik ift. udlevering.

//Vi er lidt usikre på hvad de vil, men da det drejer sig om fælleslageret, sender vi forespørgslen videre til distributionsgruppen.// || Andreas P || - Sociale entreprenører i Danmark og KPH-projects, netværksmøde d. 2 marts, om "New urban agendas - hvordan kan socialt entreprenørsskab bidrage til bæredygtig udvikling?" || Louise N || Den anden handler om databaser og medlemssystemer, så jeg har skrevet til Jonas (som har direkte til Torsten, der har lavet vores medlemssystem) og hørt ham, om han tror det er noget vi kan bruge. || Louise N ||
 * Invitationer til netværksmøder || - Copenhagen Cooking & Food festival, netværksmøde d. 27. februar, ifm årets festival til august.
 * To henvendelser fra studerende || Den første er ikke speciale, så de har fået af vide at vi ikke har tid eller ressourcer til at stille op til interviews pt, men at de gerne må prøve at skrive til lokalafdelingerne.
 * Noah || Noah vil gerne samarbejde om en viral kampagne vedr. patenter på frø. Det kræver dog at bestyrelsen siger god samt at en eller flere fra kommunikationsgruppen tager den på sig.

//Vi venter til bestyrelsen har truffet en beslutning.// || Andreas P ||
 * Møde om crowdfunding || KBHFF er inviteret til møde om crowdfunding med Michael Eis fra boomerang.dk. Det er d. 22. marts kl. 15-17 på KPH. || Louise N ||

5. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under Nye punkter.

//Samarbejdspartnere. Vi snakker om at lave en liste over samarbejdspartnere. Nynne laver et udkast og sender den videre til resten af gruppen. Herefter kan vi sende den til bestyrelsen/koordineringsmødet til godkendelse. I forlængelse heraf kan vi lave en liste på hjemmesiden med logoer på partnerne.//

6. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang om måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde den sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper).

//Mandag d. 27. marts kl. 17-19 med efterfølgende koordineringsmøde. Louise N har deltaget på koordineringsmødet på vegne af kommunikationsgruppen de sidste par gange, og efterspørger andre (min. 1 person, men gerne flere) til at repræsentere os næste gang. Andreas F vil se om han kan.//

7. Opgaver

 * ~ Beskrivelse ||~ Hvem er ansvarlig ||
 * Opdatere wikiside med arbejdsopgaver som opfølgning på fokusmødet || Louise ||
 * Undersøge om det kan lade sig gøre at lave en søgefunktion under "Nyheder" på hjemmesiden || Andreas Prag ||
 * Slette og tilføje aftalte kategorier på hjemmesiden || Louise ||
 * Grafik til hygiejneplakat || Andreas Foss og Martine ||
 * Roll-up banners (skrive på FB) || Louise ||
 * Stillingsopslag til indkøbgruppen og Eggplant || Andreas Foss (og Louise/Jonas) ||
 * FB-opslag med link til jobbørs || Nynne ||
 * Vagtbeskrivelse for kommunikationsgruppen || Louise ||
 * "Medlemsfordele" på hjemmesiden, opfølgning på udkast || Andreas Prag og Louise ||
 * Nyhed om forskningsprojekt på hjemmesiden || Andreas Foss og Nynne ||
 * Videoreportage til generalforsamling 2017 || Andreas Foss (og Julie) ||
 * Kan wordpress sende en mail når der er kommentarer på indlæg? || Andreas Prag ||
 * Copenhagen Cooking samarbejde || Andreas Foss ||
 * Onsdags opslag på FB (små historier, portrætter, videoer) || Andreas Foss, Nynne og Mia ||
 * Udkast til liste over samarbejdspartnere || Nynne ||