Indkøbsgruppemøde+den+25.+november+2013


 * Indkøbsgruppemøde**
 * **Hvornår:** || mandag den 25. november 2013, kl. 18-21 ||
 * **Hvor:** || Hos Kirsten, Byhøjen 28,st.th, Vanløse (Jeg låner stole af naboen - ellers plads på gulvet) ||
 * **Kommer:** || Kirsten, Nina, Emilie, Anne Jo, Mogens (kommer først efter 18), Tine, Tommy, Estrid, Alexander(klokken 19.45), Christine (kommer først efter 18), Louise, Ole, Jens, Sofie,Ane, Torsten WEB, Zeerak WEB ||
 * **Afbud:** || Bente, Birgit, Marikka, Carsten, Jesper ||
 * **Aftensmad:** || Alle tager en ret med. ||
 * **Ordstyrer:** || Nina ||
 * **Referent:** || Jens ||

= Dagsorden: = Thorsten og Zeerak er til stede fra WEB-gruppen. Det nuværende online bestillingssystem har kørt næsten et år, og har fungeret problemfrit. Næste skridt er at implementere økonomi og indkøb i dette system. Der eksisterer standardsystemer, men de opfylder ikke vores behov, så det skal udvikles.
 * 0. Nogle fra WEB-gruppen kommer og fortæller om udbygning af medlemssystemet, så det også omhandler indkøb og økonomi.**

Google docs har nået sin begrænsning, og der er alt for mange fejlkilder, som skaber fejl, når der bestilles

Integrering af indkøbsgruppen i det nuværende online system. Det nye system skal ikke bygges op med udgangspunkt google docs systemet. Det nye system skal bygges op fra bunden, og opbygningen skal gennemtænkes fra starten. Det er muligt, fordi vi har erfaring med at bestille, og derfor kan vi gennem dialog med WEB-gruppen udvikle systemet på det grundlag.

Mindre email kommunikation og dermed mere information som skal gentages. Relevant information skal fremgå i systemet og være synlig for den relevante gruppe eller part. Eksempler på informatiosflow er information fra indkøb til økonomi og vice versa og fra indkøb til avler og vice versa. Fx skal fakturaer ikke sendes til økonomi, men være synlige så snart bestillingen er godkendt af avleren. Og avleren skal ikke sende emails hver uge med hvad de kan tilbyde, men kan indtaste det i systemet også frem i tiden.

systemet vil kunne udskrive plukkelister i pdf samt andre relevante dokumenter.

Links for hver varer til opskrifter, opbevaring etc.

Alt information fra det nuværende system bliver på den ene eller den lagt ind i en database såsom sæsonplan, historik på bestilte varer de forrige uger og diverse tjek som ugens pose skal opfylde.

Det bliver muligt at lave forskellige slags poser. Fx lille pose og basispose.

SMS-reminders kan integreres i systemet.

Forbestilling af varer er som udganspunkt ikke med i det nye system, så der vil stadig være løssalgsfaktorer.

Der vil blive udarbejde en prioriterings- og tidsplan for implementeringen af det nye system, som sendes til indkøbsgruppens medlemmer. __**1. Nyt fra kollektivgruppen**__

1. Kollektivgruppen foreslår, at arbejdsgrupper prøver at holde nogle møder samme tid og sted og så har fælles arbejdsmiddag. Det skal være for at sikre en bedre sammengæng i foreningen.
2. Kommunikation vil gerne langsiget formidle, hvad der kommer i løbet af året. Derfor vil de gerne have kontakt med os. Nogle af os kunne fx holde et møde med dem evt. i forbindelse med udarbejdelse af sæsonplanen (Alexander)

__**2. opfølgning på kvalitet, levering osv fra den sidste måned**__

__**3. Nyt i bestilingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.)**__ - skal vi sige kartofler hver 2. uge, dvs i alle lige uger fx? Og skal vi spørge på hjemmeside om det er noget folk vil synes er fedt? (Nina) - Man kan ikke bestille til uge 52 - hvad med uge 1? Sidste år var der vist mange afd der allgevel holdt lukket, så det gør vi også i år? (Nina) - Vi har en klar aftale om kartofler, gulerødder og løg (basisgrøntsager) i ugens pose eller i løssalg - skal dette ændres? (Kirsten)

__**4. Avlermødet - evaluering og videre forløb**__ Færre aftaler i sæsonplanen. Kun de nødvendige varer(såsom specialvarer) skal aftales. Arbejdsgruppen for grøntsager vil stå for den nærmere planlægning. Grøntsager: Ole, Nina, Mogens, Alexander, Louise, Christine Frugt: Bente og Estrid
 * Vores mål for næste år:**
 * Deadlines ift. avlerne:**
 * Arbejdsgrupper til sæsonplanen**
 * Hvad med at skrive på hjemmesiden og andre medlemmer komme med deres besyv, hvis de har nogle holdninger?** Alexander kigger på det.

Foreløbig sæsonplan for frugt. Estrid og Bente følger op når jordbærsæsonen nærmer sig.
 * Skal afgrøderne uddelegeres til enkelte medlemmer i IG - ligesom mel, saft, olie.... for at få større mangfoldighed ift skema fra Alexander (Kirsten)** Nej ikke for alle varer. Evt. for specialvarer for at sikre, at vi får bestilt dem i sæsonen

Estrid og Bente kontakter Allesø for at få Kirsebær til næste år.
 * Ift. kirsebær, hvad med at lave aftaler med Allesø frugt? Så vidt jeg husker er Bellingehus kirsebær ikke rigtig blevet til noget de sidste par år. Jeg talte med Allesø i august. Jeg tror godt vi kunne lave aftaler med ham.**
 * []** (Alexander)

Måske. Estrid har noteret det, men har allerede snakket med avlerne om det, og hun fik at vide, at det er vanskelligt at dyrke økologisk.
 * Ang. æbler, har kan vi osse få Fillipa fra Bellingehus? (Alexander)**

Mogens har kontakt med Grantoftegård om evt. samarbejde. De er en mindre avler og vil derfor kun kunne levere mindre mængder.

__**5****. Evalueringsgruppen vil gerne vide hvad vi har brug for at vide om medlemmernes tilfredshed**__ Er medlemmerne interesserede i, at der kommer forskellige typer poser. Det kunne være en halv pose, en børnevenlig pose(basispose) og en raffineret pose. Jf. Tore's mail omkring kbhff's dropbox med grøntsagsbilleder. Man kan logge på online - man behøver ikke at hente programmet ned på computeren. Brugernavn: indkoeb@kbhff.dk, kode: skiftmig (dvs. som til gmail)
 * Kære indkøbsgruppe.**
 * Som I måske ved, er vi nogle stykker som er gået i gang med en større evaluering blandt KBHFFs medlemmer.**
 * Jeg er ansvarlig for kontakten til indkøbergruppen, og skal i den forbindelse høre jer om hvilke ting I har brug for/lyst til at vide i forhold til medlemmernes tilfredshed med posen.**
 * Jeg kan desværre ikke deltage på jeres næste møde, men jeg vil bede jer om at skrive punktet på dagsordenen, og diskutere disse spørgsmål.**
 * Hvad har I brug for at vide?**
 * Hvilke overvejelser sidder I med, hvor I ville ønske at I kunne spørge medlemmerne?**
 * Har I mest brug for én stor gennemgribende tilfredshedsundersøgelse, eller for løbende at kunne få respons på enkelte spørgsmål?**
 * Er der andet vi, som evalueringsgruppe, skal være opmærksomme på i vores undersøgelse?**
 * EVT kan man indtaste sine spørgsmål/ønsker på denne wikiside, som jeg oprettede sidste år:**
 * http://kbhff.wikispaces.com/Sp%C3%B8rgeskema (Nina)**
 * 6****. Billeder til hjemmesiden (Nina)**

Hvad gør vi - og hvem har godt nyt?
 * 7. Nyt fælleslager (Kirsten)**

8. Brug for håndsrækning fra Økologisk Landsforening? (Nina) (fra mail til IG) "I det hele taget er vi meget imponerede og begejstrede i foreningen over jeres arbejde i Fødevarefællesskaberne. Det er virkelig indbegrebet af god økologi, når brugerne kommer så tæt på producenterne og samarbejder lokalt. Derfor vil vi også rigtig gerne hjælpe jer, hvis vi kan! Flere af mine kolleger har bl.a. haft møde med Mette Hansen og andre. Men kan vi hjælpe jer i indkøb, vil vi også gerne det. Fx med at finde producenter. Men i virkeligheden oplever jeg, at I er langt bedre til det selv. Men sig til, hvis I tænker, vi kan hjælpe jer med noget. Med venlig hilsen Cathrine Esmann"

2. december 2013 kl. 15-19 på Aaalborg Universitet København, A. C., Meyers Vænge 15, 2450 København SV DAGSORDEN: 15.00: Velkomst: Mogens Bisgaard (KBHFF) 15.10: Visionerne med det nye program for udvikling af fødevarefællesskaber: Fødevareminister Karen Hækkerup (TBC) 15.25 Avlernes forventninger til fremtidige samarbejder mellem lokale avlere og fødevarefællesskaber: · Søren Larsen (Bakkegården) · Mar van der List (Svanholm) 15.50: Fødevarer og fødevarefællesskaber: succeser og udfordringer: Sandra Willumsen (KBHFF) 16.10: Kaffepause 16.25: Park Slope Food-Coop i Brooklyn: 40 års erfaring (oplæg + Q&A): Joe Holtz og Ann Herpel (PSFC General Coordinators) (via skype) 16.55: World Cafe: Andreas Lloyd (KBHFF) som Facilitator 17.55: Tilbagemeldinger og konklusioner: Niels Heine Kristensen (FINe) 18:25: Kaffe og networking 19:00: Afslutning TILMELDING: Pr. email til kasiag@plan.aau.dksenest 25. november 2013.
 * 8. Seminar om fremtidens fødevarefællesskaber (Mogens)**

WORLD CAFE-EMNER: 1) Logistik for små fødevarefællesskaber - Hvordan kan vi samarbejde om at forbedre distributionen af fødevarer til de små fødevarefællesskaber? 2) Logistik og distribution i København - Hvordan kan vi samarbejde om logistik og distribution af fødevarer i København? 3) Markedsføring af økologiske fødevarer - Hvordan kan vi motivere flere til at købe økologiske fødevarer? 4) Nye varegrupper - Hvordan kan vi introducere nye varegrupper (kød, mejeriprodukter, tørvarer, etc.) i fødevarefællesskaberne? 5) Avlerbesøg - Hvordan kan vi samarbejde om at lave besøg og aktiviteter på gårdene? 6) Forretningsmodeller og indtjeningsmuligheder -Hvordan kan fødevarefællesskaberne tjene penge til at dække drifts- og udviklingsomkostninger? 7) Styrkelse af lokalt fællesskab -Hvordan kan vi styrke det lokale fællesskab, der driver fødevarefællesskaberne? 8) Koordinering af frivillige - Hvordan kan vi bedst strukturere og koordinere det frivillige arbejde i de enkelte fødevarefællesskaber?

Jeg har desuden holdt møde med Sandra Willumsen, som sammen med Andreas Lloyd søgte om bevilling fra Ildsjælepuljen til "Kernehuset", et cafe-produktionskøkken-aktivitetsmiljø, hvor man skal kunne lave fx sylte- og fermenteringskurser, holde møder etc.. Ansøgningen fik afslag, men vi vil tage ideen med ind i den nye ansøgning som et meget konkret projekt. Søren fra Bakkegården, som sammen med Mar, Andreas, Niels Heine og Kasia var med til et planlægningsmøde i torsdags på AAU, har en aldeles forrygende ide: "Kernehuset" (som ikke skal hedde det, det er en arbejdstitel), skal være "ejet" af avlerne, som betaler huslejen. Til gengæld drives det af frivillige + en enkelt eller to deltidsaflønnede projektledere. Fra huset er der distribution til KBHFF og til de restauranter, som gerne vil have økogrønt, men som ikke bestiller nok til at det kan svare sig for avlerne. Stedet er samtidig cafe, mødelokale og "udstillingsvindue" for producenterne. Stedet og de få lønninger skal finansieres af udlejning (fx udlejning af produktionskøkken til mikroproducenter), cafevirksomhed, kursusvirksomhed distribution til restauranter etc. Sandra har forhandlinger med C.W. Obel, som ejer bygningerne ved siden af Empire Bio på Nørrebro.

FORPLEJNING TIL MØDET AAU sørger for kaffen, men spørger om KBHFF vil sørge for kagen.

Vi sørger for at der er indkøbere på vagtplanen for den kommende måned. http://kbhff.wikispaces.com/Indk%C3%B8bsgruppen+vagtplan+2011
 * Y.** **Opdatering af vagtplan:**

Camilla Plum vil gerne sælge frø til KBHFF som løssalgsvarer. Problemet er, at der nok vil være, meget spild. laver muligvis et konkret forslag en gang i fremtiden
 * Evt.**

Jens melder sig ud af indkøbsgruppen i starten af 2014. Han forsøger at finde en erstatning fra Frederiksberg. Han kommer endvidere til mødet i Januar.

Hvis der er diskussioner om IT i indkøbsgruppen, så sørg for at kommuniker med IT og tag dem med på råd.

Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger: 1. log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at editere eksisterende sider) 2. gå til indkøbsgruppens hovedside (dette link åbnes som en ny side, så du kan følge denne vejledning ved siden af), og tryk på Edit: @Indkøbsgruppen 3. under overskriften "dagsordener for de næste møder" laver du copy-paste til linket til nuværende møde og flytter ned under referater, derefter stiller du dig op under dagsordener overskriften igen og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden 4. der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Indkøbsgruppemøde den dd. mmmmm. åååå" og tryk på knappen "Add link" 5. du bliver nu dirigeret tilbage til indkøbsgruppens side hvor du kan se det nye link, sæt musen ind i link teksten og der dukker en bobbel op hvor du vælger "Visit" 6. du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. opret den nye side ved at vælge den rette skabelon fra menuen: "Skabelon indkøbsgruppen dagsorden" 7. udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid og sted 8. så er du færdig! godt gået :)
 * Z. Opret næste møde:**