Distributionsmøde+februar+2016

Tilbage til Distributionsgruppen Enghavevej 80 C, 2450 KBH SV || //Referat skrevet i kursiv// || Liv ||
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 22. februar (LANGT MØDE) ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects 3.sal i workshoppen
 * **Kommer:** || Liv (A), Carsten (VAN), Annegrete (Ø), Kasper (N), Marianne( NV), Jonas (Amager) ||
 * **Afbud:** || Kirsten(Ø, ferie); Charles(NV-sygemeldt), Danielle (best.), Morten (YN-syg) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Jonas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:**

//Vi tager en præsentationsrunde for at introducere Kasper til mødet og medlemmerne. Samtidig tager vi en kort introduktion til, hvad distributionsgruppen laver og formen på møderne.// //Vi opfordrer Kasper til, at han deltager i Nørrebros butiksgruppes arbejde, så han kan være orienteret, om hvad de laver og give beskeder videre til butiksgruppen.//
 * Punkt 0**

= ** DAGSORDEN ** =

1. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Senest havde vi fællesspisning med 30-40 deltager onsdag d. 17. februar, som var en rigtigt hyggelig aften med børn og voksne i alle aldre. Vi er dog fortsat udfordret på at kunne dække team-link-tjansen ind, men med en stærk butiksgruppe klarer vi den indtil videre. ||  || 2 chauffører (den ene er vist ikke startet op endnu) 2 kommunikation/ it 1 indkøber 6 fælleslager 3 dataanalyse 1 distributionsgruppen (dog... Morten er hjemvendt til Danmark efter sin tur, skal blot lige finde sine "danske ben"), Christian er hoppet til en tjans i fælleslageret og vi søger et en ny suppleant asap. - jeg læser og opdaterer her indtil vi har fundet en løsning! - vi er opmærksomme på det er noget som haster.
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || På Amager går det rigtigt godt. Vi har netop fået mere fast lovning på brug af køkkenarealer og lidt mere plads i Foreningshuset, hvor vi holder til. Det betyder rigtigt meget, da afdelingen har mange aktive medlemmer og fortsat vokser en lille smule hver måned. Samtidig er der mange engagerede kræfter, som gerne vil bidrage til fællesspisninger og lign. arrangementer, så vi måske kan have månedlige fællesspisninger eksempelvis.
 * **(Frederiksberg)** ||  ||   ||
 * **Islands Brygge** || Bryggen er pt lidt presset på både medlemsantal & posebestillinger. Vi arbejder på sagen! Og ser ud til at virke lidt allerede fra næste uge. Pt er vi ca 90, hvilket er lidt skrabet - det løber dog rundt uden de store udfordringer, men kræver at alle tager vagter jævntlig. Vi har den seneste tid brugt en del krudt på at få de centrale opgaver dækket, det har vi generelt altid haft meget svært ved! Men lige i øjeblikket ser det egentlig ok ud.

Vi har fået en ny teamlink og er igen 4 på den tjans. Vi har fået nye kræfter ind på vores infoteam og det ser også ud til at være rigtig godt. Pt arbejder vi på at opdaterer vagtbeskrivelser. Vores wiki påtænker vi at opfriske hen over foråret - har til en start slettet alt som ikke var aktuelt. Vi har modtaget håndsrækningsprocedurerne og tager dem med på næste butiksmøde. ||  || //Gode stabile team-links, der holder teams'ne godt kørende.// ||   || Det går OK på teams'ne og fællesspisning om torsdagen kører - KBHFF leverer grøntsager og vagter. Husk at alle er velkomne i Husumgade 44 fra kl. 17.30 om torsdagen.
 * **Nordvest** || Kører stabilt. Fællesspisning uge 8. Internt i NV søges afløser for Charles i Distributionsgruppen.
 * **Nørrebro** || (Update fra Lene) Vi har fundet nyt medlem til distributionsgruppen fra Nørrebro, håber I vil tage godt imod Kasper :-)

D. 3. feb. var der på mystisk vis for få grøntsager til poserne. Jonas fortæller, at alt var talt op inden afgang fra fælleslageret, men der var kun grøntsager nok til 44 'hele' poser (dvs. omkring halvdelen). Heldigvis var folk fleksible, fik mulighed for at flytte deres pose eller shoppe de manglende grøntsager i løssalget. En rundspørge til modtage- og pakkevagter har ikke kunnet løse mysteriet!

Vi har problemer med et medlem som har psykiske problemer og gentagne verbalt har overfuset andre medlemmer og ikke opført sig ordentligt. Et første forsøg på at tale med medlemmet er mislykket. Vi vil gerne høre fra andre, der har erfaringer med håndtering af denne type problemer - skriv gerne til Nørrebro mailen. Tak!

//Vi snakker om erfaringer med at tackle medlemmer, som kan være svære at tackle. Vi snakker om at det generelt handler om at konfrontere, når der er problemer.// || Der blev sendt 88 hvidkål. Har I mon kommet to i hver pose? || Lokalerne i cafeen, hvor afdelingen er, holder lukket, men de har stadig adgang. Afdelingen har 5 års fødselsdag til maj, hvilket de vil fejre. De planlægger ligeledes at deltage i byfest første weekend i juni. ||  ||
 * **Vanløse** || //Carsten orienterer på mødet://
 * **Vesterbro** ||  || Eftersom vi på sidste møde havde gjort opmærksom på at manglede at høre fra afdelingen, vil vi nu gå til trin to i Håndsrækningsproceduren,og sende en mail til afdelingens butiksgruppe. ||
 * **Ydre Nørrebro** || Poseantallet stigende så bekymrignen jeg luftede sidste måned er afblæst.

Vi havde et super fint butiksgruppemøde hvor vi bl.a. fik tid til at diskutere hvordan vi rekrutterer erfarne medlemmer til mere ansvarfulde poster. Her mente teamlinkene, at de havde en god position - de har bl.a. selv rekrutteret afløsere til team-link når der skulle udskiftes. Vi vil derfor forsøge at lade teamlinks varetage denne post og så lade intro gruppen fokusere på de almindelige tjanser. Konkret underretter jeg eller andre med mere centrale poster team-links når der er behov for at rekruttere. - Nu må vi se hvordan det går -skal nok holde jer underrettet om det er en model der virker.

- Vi har også oprettet en "mailansvarlig" tjans i butiksgruppen så der kommer én fast kontaktperson der så samtidig er ansvarlig for at indkalde til butiksgruppemøder og skrive dagsordener. ||  ||
 * **Østerbro** || Butiksgruppen har holdt en fælles, privat middag og hygget og moret os gevaldigt til langt over midnat:)). - Vores arrangementgruppe har inviteret afdelingen til fermenteringskursus, der er over 20 tilmeldte! - Det er lidt svært i øjeblikket at have koordinatorer nok på vores 6 teams - der er udskiftning de fleste steder og kun få, der brænder for at gå ind. Butiksgruppen arbejder på sagen og vikarierer i nødvendigt omfang. -Vores løssalgs-forsøg (med 0 løssalgsposer og i stedet disse posers indhold til løssalg) går fint, bortset fra én gang, hvor der var enormt meget til rest, inkl 2 uafhentede poser(men slet ikke i en størrelsesorden som den mængde, N har manglet). "Overskuddet" afleverede vi i en café, som Fredens Kirke i Ryesgade har. De laver mad til folk, der trænger til det. - Vi tror/håber på, at vi vil fortsætte med stort løssalg, når forsøget er slut. - Vi prøver at få koordinatorerne til at lave reklame for chaufførtjans.(Kirsten)

//Butiksgruppen på Østerbro anbefaler at andre butiksgrupper holder lignende middage.// ||  || Det går bedre på teamet nu end i januar og de får opbakning fra et par stykker på fælleslageret. I uge 8 vil der komme sedler med opfordring til at deltage på chaufførteamet, som kan blive lagt i ugens pose. ||  || Gruppen fortsætter som aftalt med bestyrelsen. På nuværende tidspunkt er en fast gruppe af kontakter på virksomheder, som der løbende er kontakt med, og som har mulighed for at bestille i en given uge. Gruppens fortsatte virke blive højst sandsynligt diskuteret på visionsworkshop d. 27. februar, hvor de nuværende erfaringer. Herudover bliver punktet taget med på GF. Fødevarerkontrollen har været forbi, og der ||  ||
 * **Sydhavn** ||  || Afdelingen har ikke ladet høre fra sig på distributionsgruppensmøde på mail eller på anden vis efter andet led i håndsrækningsproceduren. Derfor går vi til tredje trin i håndsrækningsproceduren. Derfor er det på som punkt på dagsordenen. ||
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** || //Carsten orienterer på mødet://
 * **Fælleslageret** || Februar er gået godt - med undtagelse af de manglende poser på Nørrebro. Jeg talte dem selv efter, og der var flere andre, som talte dem efter. Jeg var også med til at komme hvidkålene i varebilen til Nørrebro, så er sikker på, at de kom ud fra fælleslageret. Vi har været nok på vagt, men kun fordi, der er nogle fælleslagervagter, som er gode til at træde til og være afløsere for andre. Så vi mangler stadigvæk nogle flere. Men det går klart bedre end i December. Vi har fået to varmeblæsere, men de varmer ikke meget (maks en grad eller to). Til gengæld er de gode at have til at varme sig ved, når der ikke lige fordeles grøntsager. ||  ||
 * ~ Projekter ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Engrosgruppen** || //Carsten orienterer på mødet://

**2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)**
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Skrive seddel om manglende chauffører || Carsten || Tjek, kommer i posen den 24/2 ||
 * Printe og sende sedler om manglende chauffører til afdelingerne || Jonas || Tjek ||
 * Kontakt Vesterbro for at høre, hvem der afløser Søren og sige, at vi meget gerne vil se personen på det næste møde. || Annegrethe || //Christian har været kontaktet, men er ikke interesseret. Annegrethe kontakter butiksgruppen// ||
 * Kontakt NOAH angående brug af papir- eller plastposer || Kirsten || flere forsøg, nul svar. Prøver lidt endnu:) ||
 * Papirsposeregnskab || Liv || Tjek - se: Papirposeregnskab og se punktet ||
 * Læse håndsrækningsprocedurerne igennem inden sidste weekend i januar || Alle || Kirsten(Ø), Morten (YN) ||
 * Lukke håndsrækningsprocedurerne og lægge dem på Wiki || Liv || Tjek ||
 * Sende håndsrækningsprocedurer til afdelingerne || Jonas || Tjek ||
 * Skrive om håndsrækning til Sydhavn || Morten || Tjek ||

**3. Godkendelse af referat fra sidst** Referat fra distributionsmøde d. 25. januar 2016

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
//Der er generelt ikke sket meget, så der er ingen opdatering i denne omgang. Dog vender vi punktet om æblemost fra Fejø, som kan bestilles hver uge hos indkøbsgruppen ved at sende en mail til indkøbsgruppen uafhængigt af tilbagemeldingsskemaet. //
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Sydhavn har fået en skriftlig henvendelse (fra Morten). Der har ikke været respons på den. Det næste trin i håndsrækningsproceduren er personligt fremmøde. Vi skal finde ud af, hvem som kan møde op til i Sydhavn, og hvad der skal hjælpes med. Jeg vil foreslå at vi hjælper med print flyers til reklame og hvervning. Evt. kan vi hjælpe med indkaldelse af medlemmer til et krisemøde og til uddeling af flyers. Vi kan undersøge, hvad det koster med en lille annonce i avisen. Der skal findes flere medlemmer til deres butiksgruppe, og de skal sættes godt ind i forventningerne til afdelingen.
 * ~ **Nr.** ||~ **Titel og beskrivelse**
 * A || **Håndsrækning til Sydhavn**

Aktiv butiksgruppe: ingen referater sidste referat på wikien er mere end et år gammel (her står bl.a. "generelt går af helvedes til" på et af teamsne) intet svar på mail

Sikre at afdelingen fungerer og sælger grønt: 10-14 på hvert team og let stigende posesalg uge 8: 17(3), uge 7: 17(3), uge 6: 11(4), uge 5: 8(2)

Deltagelse i fælles arbejdsgrupper: ingen rep. i distribution En repræsentant i bestyrelsen. En repræsentant i indkøbsgruppen, som dog har været passiv i lang tid.

Deltagelse i fællesvagter: ingen på fælleslageret vist heller ingen chauffører (Carsten ved det)

Holde distributionsgruppen opdateret: ingen opdatering eller svar på mail

//Vi tager på besøg i afdelingen som tredje led i håndsrækningsprocedurerne d. 9. Marts. Vi vil stille som forventning at afdelingen til næste distributionsgruppemøde stiller med en repræsentant, som giver en updatering på hvordan det går med at ændre på nogle af de nævnte kritiske indikatorer (og hvis det på ingen måde kan lade sig med fysisk opdatering så på skrift).// || Jonas || Diskussion || 20 || Der er GF 16. april, og det er rigtig godt, hvis afdelingerne når at vende indkomne foreslag på et lokalt medlemsmøde. Foreslagene skal være ude 3 uger inden, så jeg vil foreslå, at vi anbefaler alle afdelinger nu at planlægge en medlemsmøde en af de 2 onsdage før generalforsamlingen.
 * B || **Opfordring til lokale medlemsmøder**

//Vi beslutter at sende en mail til alle afdelinger med en opfordring til at indkalde lokalafdelinger til medlemsmøde inden GF, så bestyrelsens punkter og punkter på GF kan blive diskuteret på lokalt plan. Kan det ikke lade sig gøre, kan afdelingerne printe punkterne ud og hænge dem op i afdelingen med mulighed for at kommentere ved siden af eller skrive det i en lokal nyhedsmail.// || Jonas || Beslutning || 5 || Jeg har været i kontakt med Marie fra Slow Food Youth Network Copenhagen vedr. evt. at samarbejde om arrangementet 'CAP, What's cooking?' lørdag den 9. april. Kort fortalt går arrangementet ud på at sætte fokus på fødevare- og landbrugspolitik. Der vil være 7 arrangementer under samme title rundt om i Europa på denne dag (og de er alle EU-støttede). Arrangementet finder sted på speciallandbruget MULD og temaet for det danske arrangement er økologi. Arrangementet mangler frivillige og avlere til et lille farmers market, og det kan vi hjælpe med. Evt. kan vi også stille op med økokalas. (her er link til facebook begivenheden). Det vil kunne give KBHFF god promovering, og det vil formentlig være et arrangement KBHFF-medlemmer vil være oplagte deltagere ved.
 * C || **Samarbejde med SFYN om CAP, What's cooking?**

Optimalt tog vi det til at koordineringsmøde, men jeg mener ikke, at vi kan nå det. Hvis vi er enige om, at det er noget KBHFF bør hjælpe med, vil jeg foreslå at vi indstiller til bestyrelsen, at KBHFF går ind i et samarbejde med SFYN om arrangementet, hvis der kan findes personer i KBHFF, som vil tage ansvar for det. Jeg vil personligt gerne være en af dem (Jonas).

//Vi beslutter at konsultere bestyrelsen om brug af logo og navn. Ved godkendelse fra bestyrelsen vil Jonas lave en nyhed på hjemmesiden med opfordring til at deltage ved arrangementet og blive frivillig.// || Jonas || Diskussion + Beslutning || 15 || Det var en hyggelig dag med omtrent 10 deltagere. Der blev lavet en del på Vesterbros wiki, og så blev der ellers arbejde på wiki-forsiden og på indkøbsgruppens wiki. Der er blevet implementeret en det knappe i toppen af wikierne. Jeg overvejer at få knapper på distributionsgruppen wiki også. Der arbejdes fortsat på wikien, hver onsdag fra klokken 15:00 på KPH - ALLE er velkomne til at være med. På onsdag er vi tre personer, som deltager. || Jonas || Info || 2 || Papirposeregnskab Efter at have lavet opsamling på brugen af papirposer fra 2015, kan der ses en tendens til at de er meget få afdelinger, der bestiller mange poser, mens flere afdelinger slet ikke har bestilt. Samtidig ser det ud til, at der er bestilt flere poser, end jeg umiddelbart kan se, der er blevet bestilt.
 * D || **Opsamling fra wiki-opdatering**
 * E || **Papirsposeregnskab (opsamling fra sidst)**

//Vi snakker om at indskærpe i afdelingerne, at papirsposerne ikke bør bruges til frugtposer, da der på den måde bliver brugt mange papirsposer. Vi opfordrer til at afdelingerne har egne stofposer til frugt, putter frugten i løgnet eller ned i grøntsagsposerne.// //Til svampe og sarte grøntsager kan det dog stadig være en fordel.// || Liv || info + diskussion || 5 || //Jonas informerer om at der er nye EU-regler på vej, der muligvis kan give mulighed for at sælge æg igen. Der bliver lempet for reglerne for fragt- og køletid. Jonas er i gang med at undersøge mulighederne for at afdelingerne kan have æg på køl. Jonas holder sig samtidig opdateret på reglerne og har været i kontakt med en avler.// ||  ||   ||   ||
 * F || //**Evt.**//
 * Æg og nye EU-regler**
 * G ||  ||   ||   ||   ||
 * H ||  ||   ||   ||   ||

7. Udviklingspunkter (over/efter maden)
(hvad går punktet ud på?) ||~ Navn || Jeg havde til sidste møde skrevet forslag til opstart af nye afdelinger og en tidsplan for forløbet. Tænk gerne på, om du vil være kontaktperson til en ny afdeling i 2016 frem til opstart.
 * ~ Nr ||~ **Titel og beskrivelse**
 * A || **Nye afdelinger i 2016 (fra sidst og sidst igen og sidst igen) **

På sidste møde blev der givet udtryk for to modstridende holdninger. Den ene var at det var godt for en gangs skyld at have god tid til at forberede opstart. Den anden var, at det var alt for lang tid at vente på at komme igang. Det blev foreslået, at medlemmerne i opstartsgrupperne bliver registrerede som aktive medlemmer i eksisterende afdelinger frem til opstart af de nye afdelinger. Vi stoppede diskussionen der, og valgte at udskyde punktet til dette møde.



Carsten (VAN): Jeg vil godt hjælpe med at få en ny afdeling i gang (som kontaktperson), hvis det er f.eks. i Valby og der står folk klar...

//Vi beslutter at starte afdelingerne op af forskellige omgange. Linnésgade og Brønshøj-Husum inviteres til at deltage ved næste distributionsmøde, hvor vi finder ud af, hvordan de bedst kommer igang. Som en del af invitationen præsenteres de til indholdet af håndsrækningsproceduren, som en indledende forventningsafstemning. Herefter kan de næste skridt i arbejdet med at starte de to afdelingerne op besluttes efter næste distributionsgruppemøde, som primært vil være afsat til nye afdelinger. // //I forhold til Frederiksberg og Valby kræver det lidt flere trin, da det skal afklares hvor mange frivillige, der er interesserede, der skal findes lokaler mm. De inviteres til møde d. 30. Marts, hvor de introduceres til den samme forventningsafstemning som ved Linnésgade og B-H. Vi vil søge bestyrelsen om midler til at kunne lave mad i forbindelse med mødet. Ved dette møde er det dog vigtigt, at der skal være tilkendegivelse fra et givent antal af frivillige, der er interesseret i at være mere aktive. Hvis ikke de kan findes i forbindelse med mødet, ser vi ikke at det er realistisk at starte op. Hvis det derimod lykkes at finde aktive vil næste skridt blive aftalt herefter. // //Vi snakker om, at der kan være en fordel i at starte begge/alle nye afdelinger op samtidig, da vi på den måde kun skal ændre køreruterne en enkelt gang. // //<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Undervejs holder vi bestyrelsen orienteret. // || Jonas ||

8. Opgaver
om repræsentation ved næste distributionsgruppemøde || Anne Grethe || = Punkter til koordineringsmøde =
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Kontakte Vesterbro med andet trin i håndsrækningsproceduren, ved at sende mail til butiksgruppen med forventning
 * Kontakte bestyrelsen og spørge om dato for næste koordineringsmøde. Forslag om at holde det d. 4. april || Liv ||
 * Skrive til Sydhavn om Håndsrækning med besøg d. 9. marts i åbningstiden || Carsten ||
 * Tredje Håndsrækningstrin med besøg hos Sydhavn d. 9. marts || Carsten og Liv ||
 * Sende opfordring om lokal debat op til GF ud til afdelingerne || ? Jonas ? ||
 * Undersøg mulighed for køleskab i afdelingerne til æg || Alle ||
 * Undersøg mulighederne i reglerne for æg og køletid || Jonas ||
 * Kontakt bestyrelsen om mulighed for midler til opstartsstormøde med Frederiksberg og Valby || Jonas ||
 * Skriv udkast til mail til Valby og Frederiksberg + invitation til stormøde - send begge dele videre til distributionsgruppen || Jonas ||



= Punkter til kommende møder =

<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Marts: Afdelingers sommerluk - vi skal have svar fra alle afdelinger inden 1. maj.