Distributionsgruppen+Referat+fra+d.+11.+februar

Referat fra møde den 11. februar i Distributionsgruppen Referent: Laura Kirch Kirkegaard Tilstede: Repræsentanter fra alle lokalafdelinger

1. **Intro om ny struktur:** Carsten Lunding byder velkommen til det første møde i den nyetablerede gruppe og ridser den nye struktur op med opsplitning af kollektivgruppen – se referat fra den ekstraordinære generalforsamling http://kbhff.wikispaces.com/Statusm%C3%B8de+og+ekstraordin%C3%A6r+generalforsamling+25.+januar+2014 samt []

2. **Distributionsgruppen** samler butiksansvarlige, truckerteam, erfaringsudveksling – det er gruppens ansvar at håndtere processen fra at grøntsagerne kommer ind på lageret til de er solgt i butikken.

3. **Kontaktpersoner.**

Alle afdelinger skal identificere en Distributionsgruppe- kontaktperson med overblik over hvem i lokalafdelingen, der står for hvad. Ikke nødvendigvis den samme, som deltager i alle møder i Distributionsgruppen. Lokalafdelinger beslutter selv hvordan de vil organisere repræsentation.

Distributionsgruppen har en wikiside og får også en fællesmail-konto. Ideelt set kommunikeres over SAMBA. (Logistikgruppen har forsøgt at køre over SAMBA, men erfaringen er ikke så god, ikke så brugervenlig. Nogle afdelinger kommer aldrig til at bruge den. )
 * 4. ****Kommunikation:**

5. **Strukturgruppen** (Andreas Lloyd, Liv Lillevang fra Amager og Jonathan Carlsen fra Frb) kan hjælpe med at få kontaktperson-struktur til at fungere ude i lokalafdelinger. Nye medlemmer efterlyses i Strukturgruppen (opgaver: lave strukturplancher, oprydning på wiki, deltage i workshops i lokalafdelinger indsamle oplysninger om kontaktpersoner til telefonbog - frem til den ordinære generalforsamling). Se ny video på wiki som forklarer ny struktur.

6. **Invitation** til øko-årsmøde på Samsø til 4.-6. april: mail ud til alle lokalafdelinger – se opslag på web.

lagertjansen på skift. Kbhff deler lejemålet med Tryllehaven, en lokal forening der siden 2001 laver gadearrangementer, optog og parader som udfordrer traditioner og involverer folk. Tryllehaven synes Kbhff fortjener større synlighed – fandt et lokale vi kunne dele. Leder efter flere lejere, hvis vi kan finde de rigtige/ fremleje – Felix fra Tryllehaven undersøger mulighederne. 5-års kontrakt, god udlejer. Lejen er (med de nuværende to lejere) 3500 kroner per måned + forbrug per lejer. Der er bad og toilet, køkken kan etableres, reoler mv. skal laves. Søndag den 23. februar er der arbejdsdag – åbent hus for alle, især dem med reoler, borde mm i overskud. Arbejde med at give stedet identitet. Der er god plads foran, til skiltning. Er egnet til mødelokale/ workshoplokale på sigt. Alle afdelinger har fået en nøgle, som man skal medbringe på fælleslagertjans og beholde i afdelingen. Tryllehaven.dk – se brev som Kbhff og Tryllehaven har skrevet til naboerne. Der er fastelavn 2. marts, starter på Vanløse torv og slutter ved lager.
 * 7. Fælleslageret i Vanløse**: ca 80 kvm. Her pakkes til lokalafdelingerne. Afdelingerne bemander

Grøntsager kommer dels i returemballage, dels i emballage som skal smides ud. Lokalt er der problemer med bortskaffelse af pap-emballage (Østerbro, Amager m. fl) ideelt set burde pap mv kunne returneres med det andet eller centralt. Sortering fungerer ikke optimalt. Christiania tager gerne imod pap. Truckerteamet afhenter returemballage, måske kan de afhente pap og transportere til Christiania. Erfaring fra Vesterbro: have billedplanche som viser hvilken type emballage der skal returneres mv. Lamineret billedplanche er sendt ud til alle afdelinger. Små brune poser kan købes billigt i Inco og kan indkøbes centralt i Distributionsgruppen og fordeles med truckerteam. Giv besked til Distributionsgruppen hvis der er behov. Ide om at sy stofposer til svampe mv. Måske kan man opfordre til genbrug af de små poser i stil med æggebakker. Der skal arbejdes med returemballage i forhold til afdelingerne på Nørrebro, Ydre Nørrebro og NordVest. Vi får ikke returemballage tilbage fra disse tre afdelinger. Er ikke turnus-baseret, kører uafhængigt af lokalafdelinger. De melder sig på skema. Der er ikke nok chauffører ift hvor aktive de er – kun 13-14 der er aktive. Der skal ideelt set være en chauffør + en medhjælper. I praksis er der halvdelen af de chauffører vi skal bruge. Vi må supplere med 3x34 ofte. Og det er dyrt. Man skal være fyldt 23 år og have kørekort J for at køre, men teamet kan også bruge medhjælpere uden kørekort. Vagterne tager 3-4 timer fra ca. kl 10.30 og er hyggelige. Måske en ide med en ”snusevagt” hvor prospekter kan få lov at se, hvordan det fungerer før de melder sig til. En ide at indføre turnusordning for at sikre bemanding?
 * 8. Emballage:**
 * 9. Chaufførlaug/Truckerteam:**

Der er udsendt en vejledning, der beskriver, hvordan Fælleslagervagten, afdelingen og det enkelte medlem skal forholde sig ved manglende levering. Se den her: @https://docs.google.com/a/kbhff.dk/document/d/1kEToUYTPLZvUopCGBihkXs8YhxovYTZGTy74rAz_YME/edit Ude i afdelingen er det ideelle, at modtagevagten har tid til – sammen med chaufførerne – at lave et overordnet tjek på om der er hvad der skal være. Det giver mulighed for at få rettet fejlen. Det opdages i praksis ind imellem for sent til at man kan gøre noget ved det dvs. at modtagevagten kan tage kontakt til fælleslagervagten/chauffører, mens de stadig kører. Nogle steder organiseres modtagelsen af flere end en person, så en kan tjekke poserne mens andre læsser af. Andre steder modtages grøntsager af en enkelt person. Ideelt at der er et hold til at modtage! Men modtagevagten er ofte svær at bemande, fordi den ligger tidligt på dagen. Måske en ide at chauffører har pakkelister til de forskellige afdelinger, så der kan dobbelttjekkes. Chauffører ringer selv til afdelingerne, når de er på vej. Fælleslageret ringer til de afdelinger, som Chaufførlauget ikke kører til (hvor det fx er Birkemosegård, der kører). Det er afdelingens eget ansvar at skrive til økonomigruppen den samme dag, hvis de ikke har modtaget de varer, de har bestilt og betalt for.
 * 10. Hvis der mangler grøntsager:**

Hvordan finder man ud af hvor mange varer en afdeling skal have, og hvordan bestiller man tørvarer? Tørvarer bestilles sammen med de andre varer – det gør kassevagten lokalt sidst på onsdagsvagten. Amager har en løssalgsgruppe, som er ansvarlig for bestilling, og for at justere bestillinger mv. Afdelinger bestemmer selv hvor meget løssalg de vil have. Løssalgsfaktor for de faste varer kan opjusteres efter behov. SAMBA har løssalgsgruppe – her kunne man slå overskydende varer op.
 * 11. Løssalg:**

Man betaler online inden kl 19 om onsdag til den følgende onsdag, hvorefter man ikke kan fortryde sit køb. Der kan stadig betales kontant forud i alle afdelinger. Ved glemt pose bliver man ikke refunderet. Nogle har en varslingsliste for dem som er interesseret i at aftage glemte poser. Ide at afskaffe kontakt betaling for at undgå bøvl og gebyrer – diskuteret på koordineringsmøde og i økonomigruppen. Forsøg med kontantfri afdeling undervejs.
 * 12. Betalingssystem:**

Mødefrekvens ca. en gang om måneden Faste punkter på dagsorden: - status for afdelingerne - aktuelle temaer eller problemer Liv laver dagsorden for næste møde – send punkter til **liv.lillevang@gmail.com** Koordineringsmøder holdes hver 2.-3. måned for alle centrale arbejdsgrupper. I de måneder er Distributionsgruppens møde sammenfaldende med Koordineringsmødet (dvs ikke ekstra møder). Næste Koordineringsmøde er den 31. marts fra kl 18.
 * 13. Kommende møder:**