Nytårskur+for+Økonomigruppen

**Tak for en hyggelig nytårskur 2012. **

 * - ser frem til mere champus og lækre tapas til næste år. **

=** Fælles økonomigruppemøde den 17. februar 2012 **=


 * **Hvornår:** || Fredag den 17. februar 2011 kl. 18.00 - 19.00 ||
 * **Hvor:** || Odinsgade 4, st. th, 2200 Kbh N ||
 * **Kommer:** || Margrethe (Vesterbro), Birthe (Frederiksberg) Maria Pi og Gro (Amager), Gitte og Maria (Østerbro), Esther (Vanløse), Peniila (Indre by), Mikkel, Janus og Line (Ydre Nørrebro), Marie Louise, Samuel og Louis (Controllergruppen). ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Snacks:** || Margrethe, Maria Pi, Samuel og Marie Louise ||
 * **Ordstyrer:** || Marie Louise ||
 * **Referent:** || Marie Louise ||


 * Referat: **

**Velkommen til de nye økonomiansvarlige: **Maria er ny på Østerbro, Birthe på Frederiksberg og Mikkel og Janus på Ydre Nørrebro.

**Status fra afdelingerne: Amager **er pt. 4 økonomifolk. Maria Pi præsenterede resultaterne fra deres spørgeskemaundersøgelse om brug af kvitteringskort. Kortene blev indført i 2010 pga. 5-10 uregisterede poseafhentninger på hver butiksdag. For at hjælpe kassevagterne, reminde medlemmerne og dobbeltsikre bestillinger blev kortene taget i brug i foråret 2010. Ved posebestilling noteres dato på kortet og der sættes et KBHff stempel som sikkerhed. 100 medlemmer deltog i undersøgelsen, der viste at 60% af medlemmerne foretrækker brug af kvitteringskort, selvom det betyder at kortet skal medbringes, vises og udfyldes af kassevagterne (= merarbejde). Amager overvejer pt. om ordningen med kvitteringskort skal fortsætte. **Østerbro **er pt. 2 økonomifolk. Afdelingen har afholdt en kassevagtsoplæringsaften, men det har desværre ikke gjort det lettere at få besat kassevagterne. **Ydre Nørrebro** er 2 økonomifolk og igang med at oplære to kassevagter ad gangen. Afdelingen er forsat i opstartsfase med beder alle nye medlemmer skrive sig på en vagt - det virker. **Vanløse** er 2½ økonomifolk og ser frem til at teste det onlinebetalingssystem i de kommende uger. **Vesterbro** er 3 økonomifolk, der kører en turnusordning med økonomiopgaver. **Indre By** er kun 1 økonomiansvarlig og leder efter endnu én. Afdelingen har indført en teamstruktur for vagtplanen, hvilket betyder at medlemmerne over tid får prøvet alle vagter. **Frederiksberg** er pt. 4 økonomifolk og arbejder på at få mere rutine ind i kassevagterne.

**Status fra controllergruppen: **Pt. 6 aktive controllere, der i januar og februar har arbejdet hårdt med at få bogført alle afdelings- og fællesregnskaber fra 2. halvår 2011. Regnskaber er i hus og skal tjekkes af Regnskabsskolen ultimo februar inden det afleveres til kontrol hos KBHffs revisorfirma Rewidan primo marts. Næste opgaver for gruppen er endelig udredning af Nørrebros økonomi og budget 2012.

**Sneakpeek på årsregnskab 2011 for hele KBHff og de enkelte afdelinger. **Pga. printerproblemer kunne de afdelingsopdelte oversigter over udgifter og indtægter i 2. halvår 2012 ikke runddeles, men eftersendes per mail. **Præsentation af KBHffs nye handelsbetingelser: **I løbet af januar har gruppen udarbejdet et sæt handels (købs)betingelser for KBHff, der skal mindske leverandørernes brug af korte betalingsfrister, forsinkede leveringer og mangler samt ikke-opdelte fakturaer. Betingelserne blev præsenteret og taget vel imod på Indkøbsgruppens avlermøde den 2. februar. Handelsbetingelserne er retningslinier for hvordan KBHff gerne vil samarbejde med leverandører og alle økonomifolk bedes læse dem og henvise til dem hvis der opstår spørgsmål eller problemer med en leverandør. **Kort diskussion af tidspunkt for stikprøvekontrol af fakturaer og fejlleverancer. **Da alle afdelingers varer, undtagen Nørrebro, leveres til lageret i Gladsaxe blev det besluttet at foretage en stikprøvekontrol af leverancer her. Controllergruppen er ansvarlig for opgaven og præsenterer resultater på næste fælles økonomigruppemøde. **Kort om test af online betalingssystem: **Programmør Thorsten er næsten klar med en testudgave ag det online betalingssystem og medlemsdatabase. Systemet vil komme til at betyde at presset på kassevagterne og særligt optælling af kassen + døgnboksindbetalinger nedbringes. Samtidigt forventes at antallet af bestilte poser vil stige, da det vil blive lettere for medlemmerne at købe poser online. Systemet indeholder også en medlemsdatabase, som vil gøre det lettere at holde medlemsinfo opdateret, som at kontakte medlemmer per. mail eller sms ved møder, bestillinger og uafhentede poser. Systemet testes i Vanløse i et par uger og rulles derefter ud til resten af KBHff.

**Næste fælles økonomigruppemøde:** Tirsdag den 17. april 2012 kl. 19-21 i Overdosseringen.