kassemestermøde+d.22.11.2011

Nikolaj T. Dam, Julie la Cour ||
 * **Hvornår:** || Tirsdag den 22. november kl. 19.30 ||
 * **Hvor:** || Dave, Blågårdsgade 35 st.th ||
 * **Kommer:** || Dave, Gine, Nina S, Kathrine, Bettina, Lea Kjærgaard, Malene, Ursula, Sandra, greg ||
 * **Afbud:** || Jakob (er på ferie), Hanne (kan desværre ikke tirsdage), Gitte (skal til økonomimøde), Rasmus Bech Olsen,
 * **Kage:** || Lea Kjaergaard (Er der nogle veganere?) ||
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Kathrine ||

**Referat:**
1) Status: hvordan er det gået med vagterne her i efteråret - nogle generelle problemer? 2) Hurtig tilbage melding fra Kathrine og Daves møde med økonomigruppen 3) Tilbagemelding til indkøbsgruppen - har vi styr på det? Hvad mangler den? 4) Mulige årsager til høj difference i regnskabet - (evt. udarbejdelse af seddel med tips til hvor man kan lede alt efter om det er pos eller neg difference.) 5) Har vi brug for noget inventar? 6) Questions & Answers: Evt. gennemgang af kassemesteropgaver i forbindelse med de to vagter, gennemgang af regnskabet eller andet... 7) Valg af ny mødedato - skal vi have en fast mødedato fx første tirsdag i hver 2. måned?
 * -Lidt mange bestillinger som ikke er registreret, primært nye medlemmer. God ide hvis første kassemester instruere infovagterne inden vagtens start (skriv nye medlemmer ind nederst i dokumentet, registrer bestilte poser, sorter endelig ikke arket). Vi har også en lamineret seddel i kassemesterkassen med info til infovagterne, som man kan give til infovagterne hvis man ikke har tid til at instruere dem. Nyt: infovagterne skal kunne krydse af hvis nye medlemmer kommer fra andre afdelinger, da de så ikke skal betale de 100 kr. i indmeldelsesgebyr (vigtigt for os at vide når vi laver regnskabet).**
 * -Der er af og til lidt høje differencer i regnskabet. Vigtigt at man bruger tid på at finde forklaring på dette hvis den er mere end +/-500 kr. Ring evt. til Dave eller Kathrine for at få hjælp (telefonnumre står bl.a. på kassemestermanualen).**
 * -Medlems- og bestillingsarket er stadig ret stort og tungt at søge i. Butiksgruppen ser på muligheder for at gøre det mindre. Forslag: indføre et selvstændigt ark med inaktive medlemmer efter at have mailet til folk. Der mangler også en ordning til at overføre medlemmer mellem afdelinger, således at de bliver slettet på medlemslisten fra den afdeling de forlader. Især relevant for vores afdeling. Kunne evt. være noget med at den afdeling som registrerer flyttede medlemmer sender en mail til afdelingen de kommer fra om at de kan slettes. Dette skal dog være fælles for alle afdelinger så sådan et system må komme fra Kollektivgruppen.**
 * -Der er stadig mange medlemmer der henter deres pose i KafaX, så der mangler plads og kan være meget travlt. Både Indre By og Ydre Nørrebro starter afdelinger nu, det vil højst sandsynligt mindske antallet af poser i KafaX.**
 * -Det er heldigvis langt nemmere at få fyldt vagterne op for tiden - både mester- og lærlingevagter. Dave melder at det for tiden også går fint med at få fyldt alle de andre vagter op.**
 * -Godt tip: Søg på telefonnummer i stedet for navn i medlems- og bestillingslisten; så slipper man for at folk skal stave deres navn og at der er flere med samme navn osv.**
 * -Andet godt tip: Brug den lille gule pengekasse til at have stående fremme. Den store gamle kassemesterkasse kan så stå skjult på gulvet og pengene fra den lille gule kasse fyldes derned af og til.**
 * Overordnet set er de tilfredse med vores regnskab. Alle afdelinger har nu deres egen økonomi. Dog lidt utilfredse med registrering af indkøb og løssalg, procedurer skal muligvis ændres, ikke vores bord at beslutte.**
 * Måske skal vi til at skrive ned hvor meget der er solgt - dvs. løssalgsvagterne skal notere det. Forslag: Tæl alt inden salget starter og alt når der lukkes. Butiksgruppen og økonomi tager stilling til hvordan det skal fungere.**
 * Som det er nu: Lukkevagtskassetten indeholder et stykke papir som sen løssalgs-/lukkevagt skal udfylde efter kl. 19 og give til os, som vi så skriver ind i dokumentet "tilbagemelding fra Nørrebro til indkøbere".**
 * Den første difference i arket (forskellen mellem forventede indtægter og kontanterne der er talt op): Kan aldrig have noget med løssalget at gøre. Kan dog altid skyldes I har talt forkert.**
 * Positiv difference:**
 * Nogle bestillinger er ikke registreret (muligt der står nogle registreret på hard copy'en som ikke er kommet ind i arket eller infovagterne ikke har vidst hvordan de skulle registrere bestilte poser eller andet...). Hvis der er mistanke om at mange bestillinger ikke er registreret, bestil så ekstra poser til ugen efter og send en mail til næste uges pakkemester og første kassemester om dette, så de ved at de skal holde et vist antal ekstra poser tilbage (disse poser skal jo så ikke til løssalg men være en del af "kassemester-poserne").**
 * Betalingen for ikke-afhentede poser der sælges som løssalgsposer efter kl. 19 er lagt i kassemesterkassen. Det er vigtigt at betalingen for disse kommer i løssalgspungen. Bed evt. løssalg om at tage direkte imod betaling for ikke-afhentede poser.**
 * Negativ difference:**
 * Der ligger nogle penge et sted som ikke er talt med.**
 * Det fulde beløb første kassemester har været i banken med er ikke skrevet ind i regnskabsarket. Kan bl.a. ske hvis første kassemester har været nede med to bankposer og det kun er beløbet fra den ene pose der er skrevet ind.**
 * Der er skrevet 1000 i stedet for 100 et sted i medlems- og bestillingsarket.**
 * Butiksvagterne har taget imod tidlige bestillinger og lagt pengene der blev betalt i løssalgspungen. God idé at første kassemester starter sin vagt med at snakke med butiksvagten og hører om de har brugt hard copy'en og får de penge der evt. er taget imod.**
 * Nogle bestillinger er rykket fra dags dato til en senere uge (typisk pga. for få poser så der mangler poser hen mod kl. 19), og dette er ikke skrevet ind i regnskabsarket.**
 * Den anden difference i arket: I har talt forkert. Hvis det er muligt tæl efter.**
 * -En stor reol, hylder eller lignende! For at få mulighed for at stable poser i mange lag bag kassemestrene, da vi ikke selv kan være der længere (poserne kan knap nok være der).**
 * -En hylde i hullet, så vi kan sætte computerne højere og dermed få en bedre arbejdsstilling. Evt. kan der så lukkes af op til denne hylde på forsiden, så man kan have pengekassen stående skjult.**
 * -3 store lommeregnere. Dave køber!**
 * Ikke så mange spørgsmål. Der blev generelt henvist til huskelisterne, der ligger i kassemesterkassen. Der er både en udførlig en på flere sider og en kort version på en enkelt side.**
 * Den anden torsdag i hver anden måned er valgt. Så kan vi starte med fællesspisning og hygge kl. 17.30 på produktionsskolen. Derefter møde kl. 19 hos Dave. Dermed kan folk selv vælge om de vil/kan være med til fællesspisning eller bare kommer til selve mødet.**
 * Dvs. næste møde er torsdag den 12. januar. Derefter torsdag den 8. marts og torsdag den 10. maj. Evt. sommerferiepause i juli, tager vi stilling til på maj-mødet.**

Eventuelt

-og hygge (obviously)