Frederiksberg+Kommunikations+og+strukturmøde+13.+november

=__DAGSORDEN (udkast)__= Se referater på kollektivgruppens side ||  ||   || Kollektivgruppen || 0: Alle præsenterer sig og folk er klar på et halv langt møde og er nysgerrige. En blandet flok af nye og gamle og en del butiksgrupperepræsentanter fra forskellige afdelinger.
 * ===**Skriv dig på listen herunder hvis du kommer til mødet om kommunikation og struktur i KBHFF**===
 * **Mødet bliver afholdt 13/11 kl 19:30 i Det Økologiske Inspirationshus, Allégade 7-9, 2000 Frederiksberg**
 * < **Navn** ||< **Afdeling** ||< **e-mail** ||< **Evt. telefon** ||
 * < Liv ||< Amager/Butiksgruppen ||< liv.lillevang(a)gmail.com ||< 30539218 ||
 * < Heidi ||< Vesterbro/Butiksgruppen ||< heidibjergg(a)gmail.com ||<  ||
 * < Jonathan ||< Frederiksberg/Butiksgruppen ||< Jonathan.carlsen(a)gmail.com ||< 61270407 ||
 * < Lis V ||< Ydre Nørrebro/ ||< liv(a)abmerkur.dk ||<  ||
 * < Lis N ||< Nørrebro/ ||< freundlis(a)gmail.com ||<  ||
 * < Bjørn ||< Nørrebro/Kommunikationsgruppen ||<  ||<   ||
 * < ole ||< Nørrebro ||< [|laronalo@gmail.com] ||< 30648238 ||
 * < Signe ||< Frederiksberg/Butiksgruppen ||< signelange@gmail.com ||< 28838513 ||
 * < Susanne ||< Frederiksberg/Nyt medlem ||< ukeane2@hotmail.com ||<  ||
 * ~ ** Punkt ** ||~ ** Hvad går punktet ud på? ** ||~ ** Ansvarlig ** ||~ ** Tid ** ||~ Vedhæftning ||
 * 0 || Forventningsafstemning; er man sur eller glad, træt eller frisk, travl eller har man god tid? ||  ||   ||   ||
 * 1 || Valg af referent og ordstyrer. ||  ||   ||   ||
 * 2 || Gennemgang af dagsorden. || Ordstyreren ||  ||   ||
 * 3 || Dato for næste møde. ||  ||   ||   ||
 * 4 || Godkend referat fra sidst. ||  ||   || [|Referat] ||
 * 5 || Referat for kollektivgruppen - hvad arbejdes der på her og nu og hvad med tidligere møder?
 * 6 || Gennemgang/oversigt over nuværende strukturer og kommunikationsveje ||  ||   ||   ||
 * 7 || Dikussion af hvor vi ser problemer i den nuværende struktur og kommunikationsveje ||  ||   ||   ||
 * 8 ||  ||   ||   ||   ||

1: Ordstyrer: Jonathan - Referent: Liv. REFERENTENS KOMMENTARER TIL REFERAT

2: Vi slår punkt 6 og 7 sammen. Vi skyder punkt 3 til sidst på dagsordenen. Vi tager et punkt mere ind med referat fra VSM ved Bjørn. Ny dagsorden efter punkt 2: 3 =Godkende referat, 4 = referat fra kollektivgruppen, 5 = VSM ved Bjørn, 6 = Gennemgang/diskussion af nuværende strukturer og kommunikationsveje, 7 = Dato for næste møder

3: Referat fra sidst godkendt

4: Heidi fortæller om kollektivgruppen og hvad der er aktuelt lige nu og her. Særligt opsigelsen af centrallageret fylder her. Derudover har der været afrunding og opsamling på Stormødet, hvor Heidi og Liv præsenterede Struk.Org.Kom-gruppens arbejde indtil nu. Kollektivgruppen er interesseret i at følge med i arbejdet på sidelinjen og nogle enkelte som en del af arbejdet. Der skal vedtages en dato for fælles møde mellem de to grupper inden stormødet.

5: Bjørn referer fra VSM-workshoppen, som er blevet holdt hen over foråret og sommeren 2013 se mere om VSM her og om selve workshoppen og gruppens arbejde her. Denne workshop brugte blandt andet tid på at få klarlagt den nuværende struktur i foreningen og få klarlagt arbejdsopgaverne mellem de forskellige arbejdsgrupper og ressourcegrupper. Der er seks centrale arbejdsgrupper: Indkøb, logistik, kollektiv, kommunikation, økonomi og arrangement. De er faste og centrale arbejdsgrupper. Disse er for nuværende nødvendige for at foreningen fungerer med den struktur som vi har nu. Forslag om at nedsætte løbende projektgrupper til at varetage ad hoc-opgaver, som måske i høj grad er det de nuværende ressourcegrupper varertager, men disse arbejdsgrupper er mere eller mindre passive, hvorfor det vil være mere konstruktivt med nogle projektgrupper, der fungerer i et afgrænset tidsløb. Disse projektgrupper skulle kunne dannes ud fra et medlemskartotek, som har registeret forskellige ressourcer. Dette kunne være en måde at udrydde ikke-aktive arbejdsgrupper, så der kun eksisterer arbejdsgrupper, som faktisk varetager opgaver. Disse projektgrupper skulle kunne hives ind som hjælp til de 6 centrale arbejdsgrupper.

6: Hele dette punkt er refereret mere eller mindre i dikteret form. Enkelte steder mangler uddybende kommentarer, hvilket jeg har noteret. Der stilles spørgsmålstegn ved hvem der skulle strukturere at de forskellige projektgrupper, når deres arbejdsopgaver er fuldført. Signe: Forslag om at et lønnet sekretariat skulle kunne varetage en arbejdsopgave Lis (YN): Støtter op om ideen om et sekretariat/administration, der også kan danne ramme om en fysik samlingspunkt. Mangler uddybende kommentar. Heidi: Ansvarsområder er en væsentlig ting at få klarlagt. Er det kollektivsgruppens ansvar at lukke afdelinger, der ikke kan leve op til formelle krav om repræsentation? Er det butiksgrupperne der er ansvarlige for at sikre repræsentanter? Bjørn: Ser at der i kollektivgruppen er en gruppe af ildsjæle, som for hurtigt kan tage for meget ansvar og dermed brænde ud. Dette skyldes blandt andet deres dobbeltrepræsentantskab af medlemmerne, der både er ansvarspersoner i lokal og centrale grupper. Forslag om at samle en koordinerende gruppe, som ikke har ansvar i lokalafdelingerne, men kan koordinere centralt som en slags sekretariat. Ole: Foreslår at der skal være dobbelt-repræsentantskab for kollektivgrupperepræsentanterne fra de lokale afdelinger.

Lis(YN): Ser i sin lokalafdeling at butiksgruppen er usynlig for de generelle medlemmer. Hun ser at der er mange gange hvor medlemmer i afdelingen ikke ved hvem de skal spørge om hjælp. Jonathan: Har i FRB. opfordret til at al kommunikation fra medlemmer til arbejdsgrupper skal foregå gennem butiksgruppen. Ser dog ideen om en betalt administration som noget fremtidigt og ikke en her-og-nu-løsning. Signe: Ønsker sig en mere lineær kommunikationsvej. Det er svært at gennemskue hvem der kommunikerer med hvem. Hun ønsker sig en mere klassisk foreningsstruktur, der minder om en mere hierarkisk "håndboldforenings"-struktur. Ole: Ser gerne vores gruppe som nogen, der også varetager hvordan problemer med kommunikationen og "små-problemer" i de lokaler afdelinger skal løses. Heidi: Vil gerne have at vi ser mere adskilt på de kortsigtede og langsigtede afdelinger og fokusere på de kortsigtede konkrete løsningsforslag. Bjørn: Ser det største problem i foreningen som de modsatrettede strømninger mellem en central eller decentral styringer. Skal der være total autonomi hos lokalafdelingerne eller skal der være central styring og generelle retningslinjer. Lis (YN): Ser gerne fokus lægges på oprettelse kommunikationsveje og strukturer med menneskelige broer/links mellem forskellige organer i foreningen. Disse skulle have en eller anden form for vekslende/dobbelt repræsentantskab Lis (N): Ser mulighed for at der kan eksistere både tværgående og hierarkisk struktur sideløbende. Disse skulle eksempelvis være ved at have nogle ensartede og låste strukturer for hver lokalafdeling, men med en autonomitet. Altså lavet måde en løs og stram struktur sideløbende. Jonathan: Ser gerne at butiksgrupperne skulle være det eneste "administrerende" organ i hver lokalafdeling og så - altså en slags kopi af VSM's forslag om struktur på centralt plan som kopieres ned på lokalt plan. Ole: Synes at det er vigtigt at vi ikke i vores arbejdsproces tager hensyn til hvad andre måtte tænke Signe: Samler op på hvad der er blevet talt om. Hun ser at vi taler om følgende ting: At skære ind til benet af organisationen, rydde ud i arbejdsgrupperne, uddybende kommentar mangler Lis (YN): Vi skal huske at tage hensyn til hvilken ideologi, der ligger bag strukturen for foreningen. Det er svært at lave en struktur i en foreningen der ikke er en hierarkisk som man kender bedst. Heidi: Holder fast på at vi skal få klarlagt ansvarsområder. Signe: Vil gerne invitere Roskilde Festival repræsentanter med til vores næste møde for at finde inspiration Jonathan: Mener at det er vigtigt at vi ikke taler om flad struktur hvis strukturen er ikke er gennemsigtig, for så bliver den ikke for alle. Derfor er det måske nødvendigt for demokratiets skyld at ændre på strukturen. Signe: Mangler kommentar Lis (YN): Ser gerne en "edderkop i net"-struktur, med en central der samler tråde ud til en symmetri i alle lokalafdelinger Lis (N): Strukturen skal kunne bære at være edderkop uddybende kommentar mangler Ole: Foreslår at lokale arbejdsgrupper er tilstede i butikken når de holder møde, så de er synlige i butikken til problemløsning og for at vise ansigt. Liv: Påpeger at butiksgruppen på Amager holder møde på den måde og derfor faktisk har funktion som ansigt ud til medlemmer. Bjørn: Forsøger at samle op på Oles kommentar og samler det i at der måske mangler synlige ansigter på kontaktpersoner Signe: uddybende kommentar mangler Liv: Fortæller om team-strukturen på Amager og hvordan kommunikationsvejene fungerer på Amager mellem team-links, butiksgruppen og teams. Ole: Påpeger at der med team-struktur er en risiko for at folk ikke lærer nye mennesker at kende. Lis(N): uddybende kommentar mangler Bjørn: Stiller spørgsmålstegn ved antallet af arbejdsgrupper på Amager og hvordan det fungerer. Amager er den eneste afdeling der har flere lokale arbejdsgrupper end kun butiksgruppen Liv: Svarer Bjørn at der på sidste medlemsmøde på Amager blev besluttet at der skal findes en koordinerende person, eksempelvis fra butiksgruppen, der skal holde øje med arbejdsgruppernes aktivitet. Signe: Svarer en man oplagt ville kunne kopiere en struktur fra VSM til lokalafdelingerne. Jonathan: Bakker op om Signes forslag uddybende kommentar mangler

Heidi: uddybende kommentar mangler Bjørn: Der kan eventuelt findes en digital løsning for "kontrol" for arbejdspligt ved medlemssystemet. Hver gang man tager en vagt i butikken eller deltager på et gruppemøde bliver man registreret. Hvis ikke de påtager sig deres vagter vil de kunne blive sat passive i systemet. Heidi: Forslag om at bruge medlemsnummer på vagtplanen fremfor navn, så man kan registrere sin arbejdsindsats med nummeret i medlemssystemet. Lis (N): forslag om at der skal laves erfaringsudvekslings på tværs af butiksgrupperne. Denne form for struktur skulle være den tværgående, mens den samlende gruppe skulle være den "hierarkiske" struktur. Bjørn: Påpeger de modsatrettede indstillinger til arbejdsindsatser i en arbejdsgruppe. Nogle deltager blot på møder, mens andre påtager sig ansvar som mail-tjans, udvikling o.lign Lis (N): Synes det er vigtigt at arbejdsgrupper bliver defineret ud fra deres arbejdsopgaver Bjørn: uddybende kommentar mangler Der bliver spurgt hvad tidshorisonten i medlemssystemet er - dette er ca. et halvt år. Liv: Kommenterer på Bjørn om forskellige arbejdsindsatser i arbejdsgrupper. Synes det er vigtigt med rummeligheden i en arbejdsgrupper. Ole: Supplerer på den digitale registrering af aktivitet. Dette ville også kunne kobles til sms, så påmindelse om vagter eller manglende vagter. Bjørn: Det er muligt at kunne bruge sms til påmindelser via medlemssystemet.

Vi ser den største demokratiske barriere ved at medlemmer ikke kan gennemskue strukturen for at kunne afgive deres stemme - altså bør der være en synlig struktur til fremme for en demokratisk beslutningsproces og et egentlig fællesskab

Opsamling: Vi har brug for at få klarlagt vores fokus. Er det kommunikationsvejene, arbejdsgruppestrukturen, medlemsstrukturen eller hvad er vores fokus? Til næste gang: Jonathan laver et diagram over den nuværende struktur. Liv samler trådene fra referat og prøver at samle tendenser fra vores diskussioner - kan læses [|her] Liv informerer kollektivgruppen om dato for fællesmøde

7: Dato for næste møde 27/11 kl. 19.30 The HUB + onsdag d. 11/12 kl. 19.30 uvist sted. Vi taler om at denne arbejdsgruppe skal have ét til to møder inden Stormødet 25. januar. Vi foreslår lørdag d, 11 januar er vores forslag til en fælles møde med kollektivgruppen.