Amager+Butiksgruppemøde+d.+20.+november.+2013

= Tilbage til Butiksgruppen Amager =


 * ** Hvornår: ** || Onsdag d. 20. november 2013, kl. 17:00 ||
 * ** Hvor: ** || Urbanplanen ||
 * **Kommer:** || Ditte, Lasse, Liv ||
 * ** Afbud: ** || Jens (syg) ||
 * ** Snacks: ** ||  ||

- Alle: Firedelt opbygning (opgaver i stikord, opgaver kort beskrevet, uddybende om opgaverne, bilag til opgaverne) droppes. Redigering foregår via Amager-mailen. - Modtagervagt: Butikstelefon droppes. Telefonen er væk?! - Infovagt: Bliver til Butiksvagt. - Arbejdsgrupper: Ikke opdateret. - Skab din egen vagt. - Opdateret wiki. || Lasse || 10 ||  || Se referat fra 24. juli - Evt. med julearrangement som sidste år? || Liv || 10 ||  || - Hvad laver gruppen indtil videre - Hvor kunne butiksgruppen være relevant henne i den sammenhæng - Næste møde onsdag d. 27. || Liv || 5 ||  || - Administration af arbejdsgrupper/arbejdsgruppeaktivitet - Frugtpose-syning Mere? || Liv || 10 || Referat fra medlemsmøde ||
 * ~ ** Punkt ** ||~ ** Hvad går punktet ud på? ** ||~ ** Ansvarlig ** ||~ ** Tid ** ||~ Vedhæftning ||
 * = ** Faste punkter ** ||
 * 0 || Forventningsafstemning; er man sur eller glad, træt eller frisk, travl eller har man god tid? ||  || 5 ||   ||
 * 1 || Valg af referent og ordstyrer. ||  || 1 ||   ||
 * 2 || Gennemgang af dagsorden. || Ordstyren || 1 ||  ||
 * 3 || Dato for næste møde. ||  || 1 ||   ||
 * 4 || Godkend referat fra sidst. ||  || 3 ||   ||
 * 5 || Opfølgning på opgaver fra sidst:
 * ======Referent (Liv): Lave dagsorden til næste møde + lægge vigtigste punkter fra mødet på kollektivgruppens næste dagsorden + ændre næste periodes mailvagt (//fast punkt//)======
 * ======Caroline: Ser på tæppetilbud på Amagerbrogade======
 * Jens: fortsætter kontakt med skolen og overdragelse af nøgler-, (Er afleveret)
 * Jens: Står for indkøb af voksdug, kuffertvægt og skraldespande. - (mangler skraldespand)
 * Jens: Skriver til Christianshavn ang. returemballage. + pap - sender svar til Lasse, (Er kontaktet og med aftale om pap)
 * Kåre: Indkøb af grydelapper og skarpe knive (fx. Fiskars fra føtex, grønt/kødknive, store), skriver evt. til smagsprøvevagterne at de skal tage knive med selv, hvis ikke han kan nå forbi med knivene til onsdag d. 6.nov
 * Lasse: Spørge Uche ang. papcontainer i Urbanplanen og tjekker samtidig pap-forhold ved Sundholmsvej/Englandsvej/Tank stationen
 * Lasse: Skriver midlertidig vagtbeskrivelsesændringer og sender til Kåre + sender information til modtagevagter i næste uge
 * Kåre: Printer og laminerer vagtbeskrivelsesændringer
 * Lasse: Står for kontakt til Rikke
 * Liv: Motivere for at medlemmer springer til indkøbsgruppen og modtagervagter. Dette gøres i en fælles medlemsmail. Samtidig opfordres team-links til at omstrukturere om muligt. Gøres først efter intromødet og indmelding er overstået.
 * Liv: Sætter Caroline i kontakt med Terese ang. opskrifter
 * Liv: Kontakter Cera ang. kollektivgrupperepræsentantskab ||  || 10 ||   ||
 * 6 || Mailvagternes beretning. || Liv || 10 || [|Mailvagtens beretning] ||
 * 7 || Valg af mailvagt frem til næste møde. ||  || 1 ||   ||
 * 8 || Nyt fra kollektivgruppen. || Liv || 5 ||  ||
 * = ** Aktuelle punkter ** ||
 * 9 || Opdatering af vagtbeskrivelser
 * 10 || Filmproduktion || Lasse || 2 ||  ||
 * 11 || Opsagt: Centrallageret || Lasse || 5 ||  ||
 * 12 || Flytning: Tilbageværende opgaver || Lasse || 5 ||  ||
 * 13 || Modtagevagter, repræsentant i Indkøbsgruppen og Kommunikationsgruppen, centrallager teamet || Lasse || 5 ||  ||
 * 14 || Pakning af frugtposer: Klage, problemer med ekstraposer. || Lasse || 5 ||  ||
 * 15 || Evalueringskorps || Lasse || 5 ||  ||
 * 16 || Velkommen-skilt stjålet || Lasse || 5 ||  ||
 * 17 || Viskestykker og klude || Lasse || 5 ||  ||
 * 18 || Skal Butiksvagten opdeles? || Lasse || 5 ||  ||
 * 19 || Årlige medlemsmøder og arbejdsgruppemøder
 * 20 || Kommunikation/Struktur/Organisationsgruppen
 * 21 || Beslutningsoversigten - opfølgning, revidering og tilføjelser || Liv || 10 || [|Beslutningsoversigt] ||
 * 22 || Opfølgning på arbejdsopgaver fra medlemsmødet i september
 * 23 || EVT. ||  ||   ||   ||
 * > Tid i alt: || 1:07 ||

**Mødereferat:**
1. Referent = Sascha, ordstyrer = Signe

2. Dagsordenen forbliver uændret.

3. Næste møde = 11. december (Liv og Signe kan ikke deltage men Anja bager pebernødder)

4. Referatet fra sidste møde er godkendt.

5. Opfølgning på opgaver fra sidst:

Ang. papcontainer bliver der stadig arbejdet på en løsning, der er en container udenfor vi kan bruge men det er ikke en papcontainer, så det bliver ikke genanvendt.

Vi mangler stadig en repræsentant til Kollektivgruppen, da Cera overflyttes til Islands Brygge.

Ellers er der styr på øvrige uddelegerede opgaver fra sidste møde.

6. Mailvagtens beretning.

Henvendelse vedr. donering af grøntsager til pædagogstuderende den 27. november afvises med den begrundelse at vi har en samarbejdsaftale med Urbanplanen som er meget ny og derfor vil vi gerne prioritere at overholde denne aftale det næste stykke tid.

7. Valg af mailvagt frem til næste møde.

Lasse er mailvagt frem til den 11. december.

8. Nyt fra Kollektivgruppen.

Regnskabet for 2012 forventes færdigt fra Controller-gruppen indenfor de næste par uger og herefter påbegynder de arbejdet med at finde en procedure for hvordan regnskabet kan afvikles mere overskueligt fremover.

Vi er blevet bedt om allerede nu at overveje en kandidatliste til de centrale arbejdsgrupper ifbm. generalforsamlingen i april.

9. Opdatering af vagtbeskrivelser.

Lasse har opdateret alle vagtbeskrivelser, så de er tilpasset de nye forhold i Urbanplanen. Dog er beskrivelserne for arbejdsgrupperne ikke opdateret, det kunne være en god idé også at få gjort det.

4-delingen af vagtbeskrivelserne er blevet ikke blevet udført i opdateringen, da det ikke umiddelbart gav mening at skulle finde informationer flere steder men hovedtrækkene i vagtbeskrivelsen står stadig først i beskrivelsen. Alle må gerne gå ind og sammenligne de gamle og de nye vagtbeskrivelser for at se om de mener at 4-delingen alligevel skal implementeres.

Ligeledes er butikstelefonen blevet skrevet ud af modtagevagt beskrivelsen, da den ikke har været anvendt minimum det sidste halve år og nu også er bortkommet. Chauffør-lauget skal kontaktes for at høre om de helst ser at vi har en butikstelefon eller om det er ok med dem at vi bruger modtagevagternes private telefonnumre - Signe varetager denne opgave (laugets kontaktoplysninger kan findes under logistikgruppen)

Infovagterne laves om til butiksvagter, da Introgruppen nu tager sig af at give information til nye medlemmer.

10. Filmproduktion.

Der er blevet lavet en film til Urbanplanen lokal-tv, manden bag bliver meldt ind i KBHFF i næste uge og vil gerne lave yderligere indslag for os. Han kontakter Lasse når han er blevet meldt ind.

11. Centrallageret er blevet opsagt.

Der er ikke nogen konkret arbejdsopgave men alle bedes holde øjne og ører åbne ift. et nyt sted, info vedr. krav til lageret kan findes på kbhff.dk. Vi skal finde et sted at være pr 1/1-14.

12. Flytning: tilbageværende opgaver.

- Vi får snart vores egen nøgle til lokalerne og der arbejdes også på at finde en pap-container løsning.

- Når vi får vores egen nøgle vil problemet med returemballage også kunne løses, det kræver bare at vi kan stille med en person der kan åbne kl 11 når emballagen afhentes - det skal undersøges hvordan proceduren for returemballage er centralt og hvad der bliver gjort i de andre afdelinger, da det ikke fungerede som nu tidligere (da blev returemballage afhentet samtidig med der blev afleveret grøntsager).

13. Modtagevagter, repræsentant til Indkøbsgruppen, Kommunikationsgruppen, Kollektivgruppen og Centrallager teamet.

Vi mangler frivillige til at besætte ovenstående poster - der skal sendes en ny mail der efterlyser sådanne men da modtagervagter er det mest hastende for os (vi kan ikke fungere uden) så vil det kun blive dem der bliver efterspurgt i mailen.

14. Flyttes til under pkt. 22

15. Evalueringskorps.

Gruppe der blev evaluerer hele KBHFF´s organisation og de vil gerne have input til hvilke spørgsmål der skal stilles ifbm. en brugerundersøgelse af medlemmerne på Amager. Tages op på næste uge.

16. Stjålet skilt - fundet!

17. Viskestykker og klude.

Lukkevagterne ved ikke hvad de skal gøre med beskidte klude og viskestykker - Signe spørger butiksvagterne om det kunne være en opgave for dem at sørge for at vaske klude og viskestykker.

18. Opdeling af butiksvagt?

Vi hører butiksvagterne om hvad de synes vil give mening ift. vagten, da den lige nu synes lidt tom for opgaver men alligevel meget lang. Vi vil gerne have info om hvad deres arbejdsbyrde har været på vagterne og hvilke opgaver de kunne tænke sig den indebærer. En ny opgave kunne være at butiksvagterne sørger for at printe henvendelser udefra, som skal hænges op på opslagstavlen, det vil så være mailvagten fra butiksgruppen der sørger for at videresende den/de ansvarlige butiksvagter relevante henvendelser.

Tasken med pengekassen er fundet!

19. Årlige medlemsmøder og arbejdsgruppemøder.

Jul: Der er lukket den 25. december og 1. januar - der skal lukkes af for at kunne bestilles poser online de datoer. Den 11. december bliver der bagt pebernødder - Anja sørger for at høre butiksvagterne den dag om de kunne tænke sig at stå for noget juleklip og/eller glögg.

Årshjul for medlemsmøder og arbejdsgruppemøder laves på butiksgruppemødet den 11. december.

20. Kommunikationsstruktur/Organisationsgruppen.

Prøver at få erfaringsudveksling mellem Butiksgrupperne op at stå, hvilket bliver behandlet på et møde onsdag den 27. (The HUB, Amagerbrogade 52 inde bagerst i gården samme sted som Meyers Madskole).

21. Beslutningsoversigten - opfølgning, revidering og tilføjelser - Udskudt!

22. Opfølgning på arbejdsopgaver fra medlemsmødet i september. Udskydes til næste møde!

- Administration af arbejdsgrupper/arbejdsgruppeaktivitet - Frugtpose-syning Mere?

23. Evt.

Opgaver til næste gang: Lasse: Sørger for at kontakte Økonomigruppen vedr. at lukke af for bestilling af poser den 25/12 og 1/1. Kåre: Sender mail der efterlyser modtagevagter og understreger at vi ikke kan fungere uden. Signe: Kontakter butiksvagterne, gøres de kommende 4 onsdage efter afsluttet vagt (se mere info under pkt. 16 og 18) Signe: Kontakter logistikgruppen vedr. deres holdning til butikstelefon (se info under pkt. 9) og vedr. procedure afhentning af returemballage (se info under pkt. 12. Mailvagt: Spørge Jonas Tofte om der skal skaffes flere medlemmer til centrallageret på næste intro-møde Anja: Skaffe møtrik til vægte - få tilsendt mail med faktura Anja: Kontakter butiksvagter på vagt den 11. december og hører om de vil stå for julehygge. Liv: Få opdateret vagtbeskrivelsen/meldt til kassevagter i forhold til procedure med udmelding af medlemmer

** Opret næste møde **
Referenten opretter en wikiside for næste møde. Benyt følgende fremgangsmåde: 1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at kunne oprette nye sider) 2. Gå til Butiksgruppens wikiside og tryk på "Edit". 3. Under "Næste Butik-møde" laver du copy-paste af linket og flytter det ned under referater. Derefter fjerner du linket fra "Næste Butik-møde" og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden. 4. Der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Amager Butiksgruppemøde den dd. mmmmm. åååå". Tryk på knappen "Add link" 5. Du bliver nu dirigeret tilbage til Butiksgruppens side hvor du kan se det nye link. Sæt musen ind i link teksten, så der dukker en bobbel op, hvor du vælger "Visit". 6. Du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. Opret den nye side ved at vælge en tom skabelon. Åben samtidigt et nyt vindue, gå til Butiksgruppens sidste møde, klik på "Edit", marker al tekst og tabeller og copy-paste det ind i den tomme skabelon (i det andet vindue). 7. Udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid, sted og opgaver til næste gang. 8. Nu er du færdig! Godt gået :)