Distributionsgruppemøde+27.+oktober+2014

Tilbage til Distributionsgruppen Samuel (CA) må desværre melde fra. ||
 * **Hvornår:** || d. 27. oktober kl. 17.30-19 **OBS!!! Herefter koordineringsmøde** ||
 * **Hvor:** || Se dagsorden for koordineringsmøde (herover) ||
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Kirsten(Ø), Lene (N) - skal gå kl. 19, FredrikW (N), Marianne (NV) (Dog ikke fællesmødet), Lasse måske (NV), Morten (IB), Anne-Marie (Ø) Line (YN) Lone (Sydhavnen) Sofie(V), ||
 * **Afbud:** || Charles (NV), Liv (Amager),
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning.
 * OBS!!! Der er ikke nok bestik og tallerkener til alle på stedet - så medbring venligst eget. ** ||
 * **Mødeleder:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** ||  ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra lokalafdelingerne (5 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort__ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Kassemesterregnskab gennemgås nu hver uge for at større klarhed over økonomien. Har problemer med at opbevare 4 ugers emballage. Har heller ikke mulighed for at låse det inde. || Modtager- og pakkevagt er slået sammen her. Har pt. et problem med at få bemandet returemballage-vagten. || Mange medlemmer er ikke interesseret i det nye fælleslagersystem. Der er dog ikke problemer med vagterne, som det fungerer nu. ||
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** || Vi er blevet opsagt i vores lokaler i UrbanPlanen og har derfor midlertidig levering i et medlems garage. Vi arbejder hårdt på at finde nogle nye permanente lokaler inden vinteren sætter ind. Vi har flere muligheder i spil og holder medlemsmøde d. 12. november for at drøfte hele situationen. Vi har link til en glad smiley på wiki'en :-) ||
 * **Christiania** ||  ||
 * **Frederiksberg** || Opsagt af kommunen –> konkurrenceforvriddende. Tilbudt at flytte ud i vanløseafdelingen i et par uger, hvilket de har sagt ja til indtil nyt sted er på plads – Carlsberg er en eventuelt mulighed ||
 * **Islands Brygge** || Vi har også fået en smiley, men fik dog påtalt at der ikke var blevet lavet en risikoanalyse for vores afdeling. Så vidt jeg havde forstået skulle det kun laves for lagret i Vanløse og ikke hver enkelt afdeling. Det ville være rart at få dette afklaret. ||
 * **Nordvest** || har fået en glad Smiley! Claus nu kaldet smily-Claus skal have TAK! ||
 * **Nørrebro** || Glad smiley uploadet :o) - har valgt at sætte smiley på Nørrebros webside (ikke wiki)
 * **Vanløse** || Fælleslageret har fået en glad smiley - dog med anmærkning om det manglende mellemlokale til toilettet, hvorfor vi skal betale for næste kontrolbesøg - øv. ||
 * **Vesterbro** || Der er ombygning på skolen hvor vi holder til. Vores lager blir inddraget, men vi får nogle skabe i kælderen i stedet. Fællesspisning kører fast hver onsdag. Vi har været 11 pers. afsted og plukke de 110 æbletræer vores afdeling har adopteret på Fejø, så vi har en masse æbler hvis nogen er interesserede. ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  ||
 * **Østerbro** || Vi har fået ros fra flere chauffører for altid at have velbemandet modtagevagt :-).
 * //**Opstartsgrupper**// ||  ||
 * **Valby/Vigerslev** ||  ||
 * **Sydhavn** || Vi holder vores første medlemsmøde 12 november.
 * **Sydhavn** || Vi holder vores første medlemsmøde 12 november.

2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)

 * **Opgave** || **Ansvarlig** || **Status** ||
 * Distributionsgruppen med til avlermødet || Jonas || Fredrik (N), Jonathan (Frb.) og Jonas (Amager) står for et "pakkeleder"-møder til avlermødet. ||
 * Fødevarekontrol og hygiejne + pladsproblemer på Fælleslager. || Jonas || Bestyrelsen er igang med at finde løsninger. Vi overtager hele lokalet i Vanløse allerede fra 1. nov. Der bygges forrum til toilet inden for 3 uger; håndværkere er sat igang. ||
 * Mappe til fakturaer og følgesedler på Fælleslager, skal stå synligt fremme. || Carsten ||  ||
 * Laminerede skilte på Fælleslager, skal stemme overens med bogstaver i fanerne på pakkesedlen || Marika + Carsten ||  ||
 * Mails der ikke er besvaret skal altid markeres ulæst || Mailvagt ||  ||
 * 10-kg vægt fra Amager til Fælleslager || Jonas || Vægten er kommet til Fælleslageret. Fælleslagervagterne er glad :-) ||
 * Nedskrive procedure for mailvagtsoverdragelse || ? ||  ||

3. Godkendelse af referat fra sidst
Referat

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (5-10 min.)
**NYE PUNKTER**

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

**6. Kogebogssalg:**
Hvis vi skal sælge disse igen, bør der eventuelt være en nøjsom registrering af, hvad der bliver solgt. Fremover kunne det eventuelt gøres online og direkte – ligesom med øl. Ellers kan afdelingerne selv købe dem up-front.

**7. Snak om fiskesituationen**
Fiskegruppen melder, at overvældende mange er positivt stemte i forhold til at få fisk ind i fødevarerfællesskabet. Nogle er dog skeptiske. Før har det været diskuteret og bestemt, at der også godt kan være andet end grøntsager i fødevarerfællesskabet, så hvis lokalafdelingerne er for initiativet, da bør det ikke være et problem. Der bør dog være folk fra distributionsgruppen og økonomi indover for at få det til at fungere ifølge Jonas.

8. Diskussion af emballage og eventuel emballagevagt
Skal der være en dedikeret emballagevagt eller skal modtagervagten tage sig af at gøre emballagen klar til vognene? Emballagen skal hentes kl 11:15. Frederiksberg har pt. en decideret emballagevagt imens andre ikke har det. Carsten fortæller, at det før har virket bare at ringe til modtagervagten aftenen inden for at gøre opmærksom på, at emballagen skal gøres klar den følgende dag.

9. Fælleslageret og hygiejnen her

 * Hele lageret i Vanløse overtages per 1. november og således får vi mere plads.
 * Mappe til faktura på fælleslageret står nu synligt fremme.


 * Forrum til toilettet er pt. ved at blive bygget.
 * Brug håndsæbe og ikke opvaskemiddel.
 * Husk at luk døren ind til toilettet.

(hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) || - Hvordan fordeler vi turnus mellem afdelinger? - Hvornår overdrages mailtjansen og hvordan? - Hvordan skal der laves beretninger fra mailtjansen? - Bør vi have en Værd-at-vide for mailvagterne med typiske mails og typiske svar/handlinger derpå? || Liv || Diskussion/beslutning || 10 min. || - Vaske hænder i håndsæbe ikke opvaskemiddel - Lukke dørene, når de ikke er i brug - Bestyrelsen og hygiejnegruppen arbejder på resten (vedr. indskærpelse pga. manglende forrum til toilet) || Jonas || Opfølning/diskussion || 5 min || - Transportfirmaet FIRST kører nu i stedet for 3x34. Skal de også hente emballage? Skal de returnere paller samme dag? (det har jeg i alle fald bedt dem om) - Palleløfter: vi får et tilbud fra FIRST. Samt vores virker midlertidigt. Vi har hældt hydraulikolie på. Der er mere olie på Fælleslageret, hvis den driller igen - Sandbunke og mørtel skal fjernes. Det har vi lovet men aldrig gjort. || Jonas || Opfølning/diskussion || 10 min || Tjansbeskrivelsen er slået op på opgavebørsen. Distributionsgruppen bedes venligst videreformidle opslag samt opfordre til melding. || (Charles) || INFO || 5 min hvis spørgsmål || - Hvordan er det gået med returemballage? Er afdelinger tilfredse? Er chauffører tilfredse? Er der noget, der kan gøres bedre? - Feedback på udkast til information til afdelingerne vedr. baggrunden for returemballage og omorganisering på Fælleslager. || Jonas || Opfølgning || 10 min || - Der står 30 personer på - mange af dem nogen som vi aldrig ser. Jeg foreslår, at vi fjerner dem, og skriver en mail til dem, om at vi har fjernet dem. Hvis de vil have nyheder fra distributionsgruppen, må de læse referater og kontakte deres afdelingsrepræsentant, tænker jeg.. || Jonas || Beslutning/diskussion || 10 min || Fisk er stand-by men der er kommet tilbagemeldinger fra evalueringskorpsets spørgeskema - hvordan skal dette bruges (hvis overhovedet)? || Lasse || diskussion || 10 min || - hvorfor svares der ikke tilbage fra alle? - hvordan skal vi i stedet for gøre? - skal vi gøre den slags igen? || Jonas || diskussion || 5 min ||
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse**
 * > **6.** || Mailvagten
 * > **7.** || Facebookgruppe til distributionsgruppen || Jonathan || Diskussion |||| 5 min ||
 * > **8.** || Links til Fødevarestyrelsens kontrolrapporter både fra afdelingernes egne wiki-sider og fra KBHFF.dk || Jonathan || Opfølning/diskussion || 5 min ||
 * > **9.** || Opfølgning fra 2. besøg fra Fødevarestyrelsen.
 * > **10.** || Fælleslageret
 * > **11.** || Ny kontaktperson/booker søges pr. 1. november til LetsGo delebiler.
 * **12.** || Returemballage
 * **13.** || Oprydning på distributionsgruppens mailliste.
 * **14.** || Fiskegruppe. 0
 * **15.** || Klager over en fragtmand (jf. mail fra Lene 22. oktober på distibution@kbhff.dk) || Lene || diskussion || 10 min ||
 * **16.** || Opfølgning på kogebogssalg
 * 17. || Vesterbro har en masse af vores egne Fejøæbler opbevaret i Vanløse hos en af vores medlemmer. Hun vil gerne køre dem til centrallageret hver onsdag hvis de kan blive kørt med ud til vores afdeling. (og evt. andre afdelinger der gerne vil købe nogle af dem billigt). Kan det lade sig gøre? || Sofie || Forespørgsel || 5min ||

=PUNKTER TIL KOORDINERINGSMØDE=

1. Bestilling af papirsposer
Hvem gør hvad, hvorfor, hvornår, hvor og hvordan? Hvilke vagtbeskrivelser skal der redigeres i?

OPGAVER TIL NÆSTE GANG
1. Laminér ark til fælleslageret (Carsten og Joanathan) 2. Kontakt Janus fra hygiejnegruppen vedrørende risikoanalysen (Morten) 3. Kontakt Jesper fra Birkemosegård angående erfaring med transportmand (Carsten) 4. Lav Facebookgruppe til distributionsgruppen (Fredrik) 5. Køb en kuffertvægt til fælleslageret (Lasse) 6. Udarbejd en procedure for overdragelse af mailvagten (Jonas, Jonathan, Carsten, Lene) 7. Kontakt FIRST angående hvad det koster for en palleløfter (Carten) 8. Kontakt FIRST og fortæl, at vi vil have vores paller retur samme dag, som de kører for os (Carsten) 9. Fjern sand og mørtel. Mørtel står på en palle og bør køres ind i en bil til genbrugsstation etc. Evt. kontakt Makværket og hør om de vil have det. Alternativ snak med ”Siniavej” (Lone) 10. __Få skrevet en besked ud på__ KBHFF hjemmeside om tjansen som booker for lets-go-biler - den er beskrevet i opgavebørse. (X) 11. Udarbejd ny oversigt for afhentningen af emballage (Jonas) 12. Ryd op i distributionsgruppens mailgruppe (Marianna)