kassemestermanual

=**Kassemester** =

**Kære kassemestre** .  I er i dag ansvarlige for at holde styr på dagens omsætning i KBHFF. Denne seddel beskriver jeres opgaver og kan også findes i kassemesterens postkasse i baglokalet i Kafax, ved siden af køkkenet. I postkassen finder du også poser og følgesedler til døgnboksen. Postkassen tømmes af kassereren. Er du i tvivl om noget i forbindelse med tjansen kan du altid skrive til: __okonomi@kbhff.dk__ .

 Du kan også ringe til **Kassemester Hotline:** **Kathrine: 6170 0811**

 **1. Først vagt og anden vagts opgaver** Kassemestervagten er delt i to. Første vagt er fra 15.30 – 18.30. Anden vagt er fra 18.00 til man er færdig med opgaverne (senest 21).

//**Første kassemester**//  har ansvar for at printe en backup-kopi af medlemmer og bestillinger-listen enten hjemmefra eller man kan bruge printeren i Kafax hvis man har tid. Du har en halv time til at gøre dig klar før butikken åbner kl. 16. Start din computer, tilslut dig netværket og finde den rigtige fil man arbejder med (se under punkt 2.). Så kan du også tage en hurtig snak med pakkemester, infovagt og butiksvagt (løssalg), og selvfølgelig din kassemesterlærling. Det kan være at pakkemesteren allerede har afleveret nogle poser og taget nogle bestillinger fra medlemmer der ikke kunne vente. Hvis han har, så har han skrevet det ned på papir – helst på en kopi af medlemmer og bestillinger-listen. Du har ansvaret for at skrive dem ind på computeren, når du har tid i løbet af din vagt.

 Når butikken åbner kl. 16, begynder du at registrere de medlemmer der henter denne uges pose og bestiller poser til kommende uger (se under //2. Medlemmer og Bestillinger//  nedenfor). Når anden kassemester kommer skal du lige give ham/hende et overblik. Især hvis der er nogle særlige omstændigheder (se under //Trouble shooting// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> nedenfor) og også om du har nået at skrive bestillingerne som pakkemester har taget imod ind i den elektroniske fil. Du skal også give ham/hende den hårde kopi af medlemmer og bestillinger-listen.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> Din sidste opgave er at aflevere hoveddelen af de penge du har taget imod til døgnboksen ved Danske Bank (se hvordan under <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//4. Døgnboks// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> nedenfor). Husk at skrive beløbet ned for 2. kassemester.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 12pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**Anden kassemester**// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> overtager opgaven med at registre medlemmerne der afhenter og bestiller indtil kl. 19 når butikken lukker. Start med at få et overblik fra 1. kassemester. Efter butikken er lukket har du ansvaret for at tælle penge op og udfylde regnskabsarket (se under punkt <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//5. Vejledning til regnskabsark// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">.) samt aflevere resten af dagens omsætning i døgnboksen (se punkt 4. ). Et beløb i mønter (under 1000 kr.) skal beholdes i Kafax som byttepenge til næste uges løssalg.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0pt 4.5pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Da både registrering af nye medlemmer og udfyldning af regnskabsarket foregår elektronisk, skal kassemestrene hver tage en bærebar computer med til vagten.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0pt 4.5pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> Begge kassemestre har også en vigtig opgave i at oplære nye kassemesterlærlinge og sørge for at de får en god vagt. Kassemesterlærlingvagten er også delt i to – en tidlig og en sen. De skal helst også tage en bærbar med hver og kan også registrere afhentning og bestillinger elektronisk efter I har vist dem hvordan.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 12pt; font-style: normal; margin: 0pt 4.55pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">**2. Medlemmer og bestillinger** <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> Alle registreringer af medlemmer der henter denne uges pose og bestiller poser til kommende uger, foregår elektronisk i løbet af vagten. Det centrale dokument i denne forbindelse hedder <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**Medlemmer og bestillinger – Nørrebro - Ny**// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">. For at finde dokumentet skal du logge ind på <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**mail.kbhff.dk**// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> med brugernavnet <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**kassemester**// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">og kodeordet <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**kasmig**// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">. Gå derefter ind i google docs gennem linket <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**dokumenter**// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">oppe i venstre hjørne.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0pt 4.5pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Åben dokumentet inden butikken åbner. Det er et regneark, der viser hvem har bestilt poser til denne uge og til følgende uger. Poser skal altid betales forud.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0pt 4.5pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> Medlemmerne kommer til dig for at hente eller bestille eller begge dele. Når et medlem afhenter skal du finde deres bestilling til denne uge og skrive et ’x’ istedet for de nuværende 100 kr. Så ved du at den pose er blevet hentet. Når en pose eller flere skal bestilles så modtag 100 kr for hver pose et medlem bestiller og skriv beløbet ind ved deres navn under den relevant uge i regnearket. Medlemmer må bestille lige så langt ud i fremtiden som de vil. Kun allerede eksisterende medlemmer må bestille gennem dig. En der lige er blevet medlem skal bestille sine poser hos infovagten.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0pt 4.5pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> Kassemesterlærlingene skal også have en computer med, så de kan tage bestillinger samtidig med dig i travle tider. Der burde ikke være nogle problemer med at arbejde samtidig i det samme elektroniske dokument.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; margin: 0pt 4.5pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> Som pengekasse bruger du den lave trækasse med KBHFFs logo på hylden i depotet overfor køkkenet. Nøglen til hængelåsen sidder sammen med hoveddørsnøglen, som pakkemesteren går rundt med. Det er en god idé af og til at samle sedler i 10 sedlers bundter med de clips der findes i kassen, så der ikke flyder for mange løse sedler rundt i kassen.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 12pt; margin: 0pt 4.5pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> //**Trouble shooting:**//


 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Verdana; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; list-style-type: disc; margin-bottom: 0pt; margin-right: 4.5pt; margin-top: 0pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"><span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**Man kan ikke registrere elektronisk.**// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Det kan være et problem med internettet i lokalet eller ved jeres computer. Så er det altid godt at have en backup udprintet kopi af <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//Medlemmer og Bestillinger.// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Bestillinger kan skrives ned på dette papirdokument, men skal skrives ind i den elektronisk kopi lige så snart det er muligt.


 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Verdana; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; list-style-type: disc; margin-bottom: 0pt; margin-right: 4.5pt; margin-top: 0pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"><span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**Medlem X vil hente en pose men deres bestilling er ikke registreret.**// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Man skal altid tro på medlemmer når de siger de har bestilt. Her har du 3 muligheder der skal prioriteres i nævnte rækkefølge:


 * 1) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; list-style-type: decimal; margin-bottom: 0pt; margin-right: 4.5pt; margin-top: 0pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Giv dem en pose, helst fra løssalg hvis muligt. Registrer den pose ved at skrive et ’1’ ved deres navn under denne uge. Det giver dig muligheden for at se hvor mange ekstra poser der er blevet hentet på den måde ved et hurtigt blik på det øverste tal i kolonnen. Hvis der står 2502 i denne kolonne betyder det at der stadig er 25 poser der skal hentes, men at 2 er blevet hentet der ikke var planlagt af pakkemesteren. Hvis det sidste tal bliver højt (over 5) skal du lige tjekke at der er nok poser tilbage før du udleverer flere til medlemmer hvor bestillingen mangler.
 * 2) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Times New Roman; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; list-style-type: decimal; margin-bottom: 0pt; margin-right: 4.5pt; margin-top: 0pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"><span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Hvis der ikke er nogle poser tilbage til at give til Medlem X, så kan du tilbyde dem at flytte deres bestilling til en anden uge. Det gør du ved at rykke beløbet til den rigtige kolonne i dokumentet. <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**Skriv det ned på et stykke papir hver gang du gør det, fordi det tal skal bruges til regnskabet senere.**//
 * 3) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Times New Roman; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; list-style-type: decimal; margin-bottom: 0pt; margin-right: 4.5pt; margin-top: 0pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"><span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Hvis Medlem X ikke vil flytte sin bestilling, så skal du tilbyde dem pengene tilbage. <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**Skriv det også ned på et stykke papir, fordi det tal skal bruges til regnskabet senere.**//


 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Verdana; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; list-style-type: disc; margin-bottom: 0pt; margin-right: 4.5pt; margin-top: 0pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"><span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">//**Der er ingen poser tilbage og et medlem vil afhente**// <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">så følg punkt 2 eller 3 ovenfor i den rækkefølge.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 12pt; font-style: normal; margin-bottom: 0pt; margin-right: 4.55pt; margin-top: 0pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">**3. Infovagt og butikvagtens opgave** <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Butiksvagterne styrer løssalg af ekstra varer og poser. De starter deres vagt med byttepengene fra sidste uge. Byttepengene ligger i læderbæltetasken i en jernboks i pengekassen. Udover at tage imod betaling for løssalg skal butiksvagten også betale medlemmer, der kommer med kvitteringer fra køb af diverse til drift af butikken, mælk til kaffen eller råvarer til smagsprøver. De skriver datoen for udbetalingen ned på bagsiden af kvitteringen samt hvad den dækker og lægger dem ned i læderbæltetasken. Du skal bruge dem til optælling sidst på dagen og bagefter lægge dem i kassemesterens postkasse til kassereren. <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">**Hvis butiksvagten ikke har nok penge til en enkelt stor kvittering, så skal den sendes over til dig. Du skal bede om et bankkontonummer hvor pengene kan overføres til og skrive et notat til kassereren på bagsiden af kvitteringen.**

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Infovagterne registrerer og tager bestillinger fra nye medlemmer. Det koster 100 kr at blive medlem. Registreringen af nye medlemmer sker også i det samme dokument (Medlemmer og bestillinger) som du bruger men helt nede i bunden af listen. <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">**Infovagten skal lade være med at sortere navnene alfabetisk i løbet af jeres vagt ellers risikeres det at dokumentet går helt i sort. Du skal nok minde infovagterne om det ved starten af vagten.** <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> Når butikken lukker afleverer infovagten pengene de har modtaget samt et notat over hvor mange nye medlemmer de har registreret. =<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 12pt; font-style: normal; margin-bottom: 0pt; margin-right: 4.5pt; margin-top: 0pt; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">**4. Døgnboks** =

= <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Både 1. kassemester og 2. kassemester skal aflevere en pose penge til døgnboksen ved Danske Bank på hjørnet af Fælledvej og Nørrebrogade når deres vagt er færdig. Poserne til døgnboksen og de banksedler der skal pakkes med pengene findes i kassemesterens kasse på kontoret. Tæl pengene omhyggeligt da vi betaler en bøde, hvis det man har skrevet på sedlen ikke stemmer med det det er i posen. Aflever kun pengesedler ikke mønter. <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">**Det er meget vigtigt at banksedlen der skal med pengene har kbhffs navn og kontonummer på.** <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> Og husk at I <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; vertical-align: baseline;">__**SKAL**__ <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> **være to** <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; font-weight: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">der går sammen til døgnboksen. Koden til døgnboksen er: <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 10pt; font-style: normal; text-decoration: none; vertical-align: baseline;"> **1274** =