Kollektivgruppemøde+d.+16.10.12

Carsten L, Laura Kirkegaard (IB), Ellen (IB) ||
 * **Hvornår:** || d. 16/10-2012 kl. 19:30 ||
 * **Hvor:** || Overdosseringen, Helgesensgade 7, st. ||
 * **Kommer:** || Bryn, Sofie, Ida, Andreas, Niels-Simon, Janus, Mads, Louis, Marie Louise, Kim,Marianne,Anette (Frb) ||
 * **Afbud:** || Mette (Jeg kan desværre ikke deltage da jeg skal på studietur til Hirtshals hele uge :-)), Nørrebro,
 * **Snacks:** || Carsten ||
 * **Mødeleder:** || Bryn ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Andreas ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne
På vegne af Butiksgruppen på Amager Jonas Tofte || Vi skifter indkøber, Heidi Paulsen har ikke tid, og udskiftes af Ellen og evt. Birgit efter uge 42. Der er opstartet et Nyhedsbrev til medlemmerne med updates. Første uds. 9/10 Vi er glade for medlemssystemet og online betalinger.Stærkt udfordret af lukning af vores døgnbox 1. nov || Kollektivgruppen: Marianne Hallund (overtager fra Gorm) Logistikgruppen: Charles Woolen (ny) Økonomigruppen: David Stensbo (fortsætter) Indkøbsgruppen: Stine Nielsen (fortsætter) Kommunikationsgruppen: Anna Gudlaugsdottir (ny). || Mads genopstiller til bestyrelsen. Ellers går det på bedste beskub. Det virker som om vi har ramt en grænse for hvor meget medlemmerne vil yde. I onsdags kunne vi ikke stille vagter til Gladsaxe-vagten, og der er stort set problemer med at fylde vagtplanen ud hver uge. Vi havde meget få fremmødte til medlemsmødet også. Men grøntsagerne kommer ud. ||
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** || På Amager er vi i gang med en mindre renæssance. Vi havde et medlemsmøde/krisemøde i starten af oktober, hvor de knap 30 fremmødte besluttede at holde fast i at forsøge at få gruppen på benene. Dette medførte bl.a. en fordobling af antallet af medlemmer i Butiksgruppen, fra 5 til 10. Herefter er der sat gang i at evaluere og opdatere team-strukturen. Hvordan og hvorledes dette kommer til at gå, er endnu ikke helt på plads, samt lidt for indviklet til denne kortere redegørelse. Vi håber, at stå klar med den perfekte struktur til Erfaringsudvekslingsdagen. Vi har desuden fundet en repræsentant til KG, og arbejder på at finde nogle medlemmer til de øvrige fælles arbejdsgrupper. Alt i alt ser det bedre ud på Amager end for en måned siden.
 * **Frederiksberg** || Vi har endelig fået etableret en butiksgruppe og det bliver lettere på sigt. Haft problmer med opbakning, men der kommer nye. ||
 * **Indre By** || Butiksgruppen har for meget ansvar p.t., er blevet stresset o g nogle fra vores tidligere gruppe er begyndt at falde fra. H older åbningstider kun fra 16:30 til 18:30 nu, så det er mindre byrde for vores få kassemesters . H ar abejdsgrupper nu (modtager, pakker, osv.) , så det er lettere for vores vagtkoordinatorer at finde ud af , hvem de skal skrive til for at få vagtplan fyldt op ( eller ikke helt tom). V il holde opstartmøder for disse grupper i slutningen af oktober imens åbningstider i forbindelse med vinsmagning . ||
 * **Islands Brygge** || På Bryggen går det godt. Vi er kommet fint fra start med mere end 125 medlemmer. Der er bruges stadig mange kræfter i butiksgrp og økonomigrp. på drift af butik og at få medlemmerne sat ind i daglig gænge. Vi har udnævt to rep. til at arrangere et medlemsmøde i løbet af nov. Vi vil nedsætte en styregruppe ved mødet og få flere involveret i arbejdet. Vi er allerede i gang med at bemande GLX-vagten 31/10. Vi er udfordret de uger, vores varer først kommer kl. 14:30-15:30 og har svært ved at nå at pakke.
 * **Gentofte** || Vi har også skåret i åbningstiderne, 16.30-18.30 og nu med betalingssytem, vi arbejder målrettet på at begejstre og genbegejstre. ||
 * **Nordvest** || Har holdt medlemsmøde og følgende er blevet valgt:
 * **Nørrebro** || Der arbejdes på at tiltrække nye kræfter til butiksgruppen - det ser lovende ud, men pt er vi stadig uden fast repræsentant til kollektivgruppen. ||
 * **Vanløse** || Har haft medlemsmøde den 19. september.
 * **Vesterbro** || Vil prøve at hverve flere til ansvarsopgaver, da det altid falder tilbage på butiksgruppen. Ellers fint. Vi har holdt fællesspisning og det var et hit. Måske en god måde at få folk i tale på. og engagere dem mere. Æbleplukningstur til Fejø var et hit og vi har masser af æbler med hjem. ||
 * **Ydre Nørrebro** || Vi er kommet i gang med stofposerne. Det umiddelbare indtryk er, at de er meget nemmere at pakke i og at medlemmerne er glade for det. Vi havde prøvet at kommunikere via email og facebook, men der var stadig flere, der ikke havde hørt om det. Opfodring til andre afdelinger om også at have en plakat el. i butikken. Vi fører regnskab med, hvor mange pantpenge vi modtager for at have et overblik. ||
 * **Østerbro** || Time out indtil 24 okt., hvor vi holder stort medlems-revitaliseringsmøde. ||
 * **Arrangementsgruppen** || Flekser som sædvanligt meget i størrelse, lige nu er det et meget lille fast hold der står for både fest efter generalforsamlingen og de arrangementer der er for tiden. Vi er på udkig efter en ny økonomiansvarlig. Der arbejdes intenst på at finde parkering til vores køkkenanhænger og vores nye mobille. Planlægger at spillte økokalas aktiviteterne ud i en selvstændig gruppe så de ikke forvirre/suger for mange kræfter fra resten af arrangementsarbejdet. ||
 * **Indkøbsgruppen** || Ved mødet den 24. september manglede Frederiksberg, Islands Brygge og Indre By uden afbud. Ved generalforsamlingen foreslår vi Alexander Lee fra Vesterbro som Indkøber i bestyrelsen. ||
 * **Kommunikationgruppen** ||  ||
 * **Økonomigruppen** || 1) Opstart af ny rotationstjans og bogføringsteam er i gang.
 * **Økonomigruppen** || 1) Opstart af ny rotationstjans og bogføringsteam er i gang.

2) Regnskab 2011, budget 2012 og budget 2013 bliver klar til GF.

3) Vi har netop modtaget regnskab fra HAVEN, der kørte i 2011.T.o. er der udgifter på 2341 kr., som skal finansieres fra fælleskontoen.Jf. beslutning om støtte på max 3000 kr. til projektet (kollektivgruppemøde 3. maj 2011)Udgifterne til HAVEN kommer til at indgå i 2012 regnskabet. 4) Marie Louise og Louis genopstiller ikke til kassererposten, da vi nu begge er travle og glade fuldtidsjobbere - vi leder med lys og lygte efter afløsere. Byd gerne ind med potentielle kandidater, så kontakter vi dem inden GF. ||


 * 2. Evaluering af tidligere beslutninger jf.** **beslutningsoversigten** **.**

Siden 1. juli 2012 (dvs. fra 3. kvartal) betaler KBHff nu for alle varer samlet. Dvs én bestilling - én faktura. Det har mindsket arbejdsbyrden ift. bogføring og regnskab og vakt glæde hos mange leverandører samt hos de økonomiansvarlige i afdelingerne. De første tre måneder har været præget af tilvænning fra både KBHffs side og leverandørerne, der lige skal vænne sig til at sende én faktura til okonomi@kbhff.dk.
 * Tre måneders evaluering af centraliseringen af økonomien, v. økonomigruppen

Økonomigruppen har i perioden omlagt sine opgaver og kører nu med en rotationstjans ift. betaling af regninger, tjek af mails og post. Vi er desværre kommet lidt sent i gang med en række forsinkede betalinger til følge. Endvidere er det blevet (gen)etableret en bogføringsgruppe.

Rettidig reklamation og refusion til afdelingerne er fortsat en udfordring, eftersom de enkelte lokalafdelinger ikke længere står for at betale regningerne.

En stor udfordring er opgørelse af løssalg fordelt på de enkelte afdelinger. Vi overvejer en samlet returprocent for både posesalg og løssalgsvarer på x%, da det er en kæmpe opgave at udregne andel + værdi af de løssalgsvarer, som de enkelte afdelinger modtager korrigeret for spild og fejlleveringer. Køres med en fast returprocent er der dog risiko for underskud ved for mange usolgte løssalgsvarer. Økonomigruppen vil gerne i fællesskab med Indkøbsgruppen finde en snarlig løsning herpå. Og i det hele tage indgå et tættere samarbejde/koordinering med indkøberne. Fx. kvartalsvise møder.

//Kollektivgruppen takker for en fyldestgørende og detaljeret evaluering. Yderligere diskussion om opgørelse af løssalg tages på et fælles økonomigruppe- og indkøbsgruppemøde. For at holde øje med denne store forandring bliver centraliseringen af økonomien evalueret igen om yderligere 3 måneder. Altså ultimo januar.//


 * Evaluering af sæsonkalender v. grafikgruppen

//De 3660 kr, som grafikgruppen har indtjent på salg af sæsonkalendere, føres tilbage til fælleskontoen for at dække udlægget for tryk af kalenderne.//


 * Evaluering af Buddypress/samarbejdsnetværket v. Andreas

//Kollektivgruppen er ikke kommet rigtigt i gang med brug af samarbejdsnetværket. Muligvis fordi at mails fra samarbejdsnetværket ryger i GMails spam-filter. Så sørg for at oprette dig som bruger og tjekke dit spamfilter for at komme igang. Andreas har lavet en guide og en lille introduktionsvideo, som forklarer hvordan det hele virker. Kollektivgruppen opfordrer arbejdsgrupper og butiksgrupper til at gå i gang med at bruge samarbejdsnetværket.//

//Vi evaluerer samarbejdsnetværket igen om yderligere 3 måneder i håb at der er mere aktivitet til den tid. Altså ultimo januar.//


 * Ydre Nørrebro opstartstilskud.

. (filen er også lagt i beslutnings oversigt.) //Tilbagemeldingen fra Ydre Nørrebro er godkendt.//


 * NYE PUNKTER**

Punktet rummer følgende underpunkter: //Tovholdergruppen (Janus, Carsten L og Andreas forbereder et oplæg med input fra alle arbejdsgrupper)// //Økonomigruppen fremlægger// //Kollektivgruppen godkender alle indkomne forslag.// //Alle lokalafdelinger bedes sende en liste med deres valgte repræsentanter til info@kbhff.dk senest torsdag d. 25. oktober.// || Andreas || Koordinering || 25 || //Kollektivgruppen vil gerne stille op til en sådan workshop og vil gerne stille en dag til rådighed for denne workshop til refleksion og diskussion om vores organisation og praksis. Andreas koordinerer med Elena og finder en dato i januar/februar.// || Andreas || Information || 3 || Logistikgruppen beskæftiger sig med pakning (både lokale og arbejde) og transport. Lige nu mener vi, at transporten fra Gladsaxe til afdelingerne er det største problem (varerne kommer ofte sent, fejl og mangler). 1. Straks-forbedringer i Gladsaxe: a) dørtrin udbedres med jernplade, som vil lette kørslen med løftevognen b) indkøb af 10 kg vægt plus en mindre c) der kommer en pakke-bordplade på bukke. d) der gøres en indsats for at adskille afdelingernes varepartier med tæpper i bilen, så det bliver tydeligere, hvad der hører til hvem. 2. Vi har mulighed for at leje en stor vogn af Baisikeli som supplement til de to små fra Allehånde. Allehånde vil gerne køre den (også). Det vil gøre alle leveringer hurtigere. 3. Gladsaxe kommer op på 1500 kr. pr. måned i leje nu (vi har emballage stående hele ugen). Har nogen en bedre garage på hånden og nærmere byen? Vær på udkig! 4. Brune plastickasser, grønne klapkasser (ifco-kasser), æggebakker til 30 æg og æblekasser af træ er DE ENESTE returemballager der må sendes tilbage til Gladsaxe. Åbningstiden onsdag 9-15. Resten — ISÆR PAP — skal afdelingen selv skaffe bort. 5. I det tidligere Kørelaugsoplæg til sidste Kollektivmøde under punktet Organisering, anbefalede man, at transporten overgik til afdelingerne. Det er stadig et emne, der kan tages op.
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * **3.** || **Indkomne forslag og forberedelse af generalforsamling.**
 * Formandens beretning: Hvem siger hvad?
 * Fremlæggelse af regnskab og budget.
 * Indkomne forslag — hvordan skal de behandles?
 * Forslag til vedtægtsændringer ifbm. kravspecifikation til lokalafdelingerne (Sofie)
 * Forslag til vedtægtsændringer ifbm. ny mødestruktur for medlemsmøder (Andreas
 * Forslag til vedtægtsændringer ifbm. aftagning af fødevarer fra avlere under omlægning til økologi (Carsten)
 * Forslag til vedtægtsændring i §4 stk. 4: Punktet "Formandens beretning" ændres til "Kollektivgruppens beretning"
 * Valg til tillidsposter — hvem opstiller/genopstiller?
 * **4.** || **VSM Workshop** **i januar/februar**
 * **5.** || **Fra Logistikgruppemøde d. 27/9.**

//Logistikgruppen arbejder videre med disse udfordringer, og hilser kravspecifikationen med faste afdelingsrepræsentanter i logistikgruppen velkommen.// //Janus undersøger muligheden for at arbejde sammen med Bolsjefabrikkerne om at bruge disse til som lager og distributionslokale.// || Niels-Simon || Information || 10 || For at mindske kontanthåndtering og besvær i afdelingerne kan medlemmerne tilbydes 1 gratis pose for hver 10. købt via online-systemet.
 * **6.** || **Belønning ved brug af online-systemet**

//Lige nu er det op til de enkelte afdelinger at motivere medlemmerne til at bruge online-systemet. Men vi vil ikke tage særlige initiativer for at bruge systemet fra centralt hold før at systemet er blevet udrullet til flere eller alle afdelinger. Indtil videre opfordrer vi alle butiksgrupperne til at dele deres erfaringer med online-systemet i gruppen "feedback til medlemssystemet" på samarbejdsnetværket.// || Kim || Beslutning || 8 || Vi har masser af passive medlemmer (ca. 1500 ud af 2000 på Nørrebro) og er det noget vi gerne vil? Jeg foreslår, at medlemmer skal indbetale f.eks. 20 kr. inden man i det pågældende år kan hente/bestille noget. Medlemmet rykkes f.eks. 3 gange i løbet af det første halvår/indtil kontingentet er betalt eller meldes ud efter 1/2 år uden indbetaling. Forslaget kan evt. diskuteres på medlemsmødet, da jeg mener, det er af stor principiel betydning.
 * **7.** || **Årskontingent**

//Annette, Janus, Kim og Andreas arbejder videre med et oplæg til definition af aktive/passive medlemmer.// || Kim || Diskussion || 20 || Hvad skal vi evt. og hvordan og hvornår?
 * **8.** || **Kollektivgruppens julefrokost**

//Alle medlemmer og suppleanter til kollektivgruppen inviteres til julefrokost i december.// //Kim sender en doodle ud. Kim, Sofie og Ida koordinerer.// || Kim || Beslutning || 8 || Da der er ferie er vi desværre løbet ind i lidt problemer med at sende en fra web-teamet. Vi ville ellers gerne havde fortalt hvad de væsentligste nye ændringer er, selvom der ikke er så mange igen. Det er nok rart at vide at det ikke er alt som er helt færdigt endnu, fx er betalingssystemet ikke helt klart i weekenden med et nyt layout, men vi ville hellere have det nye op nu og så komme med lidt ændringer undervejs. Samarbejdsplatformen har ligeledes fået første skud på et layout, men vil gennemgå ændringer med tiden. Da wikien og wordpress er to forskellige systemer vil i opleve at de ikke ligner hinanden fuldstændig, da det ikke har været muligt. Vi har derfor beholdt den wikistruktur vi kender, da det er et ret omfattende site med mange informaitoner som vi ikke har ville pille for meget ved i denne omgang.
 * **9.** || **Eventuelt** ||  ||   ||   ||
 * || Ny hjemmeside d. 21 oktober! (hjemmesiden og wikien er lukket 20. og 21. oktober)

Det som i skal være mest opmærksomme på når i laver blog indlæg er at bruge kategorier i højre side, samt skrive hvilken afdeling nyheden tilhører, da det er sådan vi har mulighed for at linker indholdet sammen og gøre hjemmesiden mere dynamisk i dens indhold. Derudover vil det også være lidt anderledes for indkøbsgruppen at skrive ugenspose ind. Der bliver sendt mail til indkøbsgruppen om dette, men i kan også se det her i guiden Der kommer nyhedsbrev ud på fredag hvor der vil stå mere information til alle medlemmerne. Hvis i har spørgsmål så skriv til it@kbhff.dk

Indre By vil gerne blive optages officielt som lokalafdeling. Derfor håber vi at kollektivgruppen vil godkendes vores vedtægter så vi kan blive optaget til Generalforsamlingen.

Godkendt || Mia

.

Bryn ||  ||   || "Landssammenslutningen af økologiske fødevarefælleskaber" fra Lejre Fødevarefællesskab.
 * || Henvendelse ang. en

//Vi er interesserede, men har ikke overskud til at engagere i det helt store. Mads svarer hende og hører nærmere.// || //Andreas// ||  ||   || "November er [|International Veganer måned], og det er vi nogle medlemmer af KBHFF, der gerne vil sætte fokus på.Vi kunne derfor godt tænke os at lave en opskrift til hver af de 4 onsdage i november, og lægge dem i poserne hos alle afdelinger.Der vil være tale om en lille seddel med overskriften 'International Veganer måned' og så en kort opskrift.Vi vil derfor høre om der er grønt lys for at gøre dette? Derudover danner vi en gruppe, [|Go Vegan DK] , som er en helt nystartet dyrerettighedsforening i København. Vi arbejder på at udbrede det veganske budskab og stoppe udnyttelse af dyr. Vi vil høre om vi kan få lov at sætte vores logo på opskrifterne, for at udbrede kendskabet til foreningen? Med venlig hilsen Marie Espensenøkonomiansvarlig i Indre By"
 * || Henvendelse ang. vegansk forening:

//Mads svarer dem og siger, at de gerne må trykke opskrifter og distribuere til afdelingerne, så kan medlemmerne selv tage dem, hvis de har lyst.// || //Mads// ||  ||   ||
 * || Henvendelse fra Odense FF ang. fonde

//Mads sender videre til Mette, der vist har bedst erfaring med fondsansøgninger.// || //Mads// ||  ||   ||
 * || **Henvendelse fra Eurozonen om interview. Nogle Der har lyst til at stille op? Hun er blevet viedersendt til de forskellige grupper**
 * || **Henvendelse fra Eurozonen om interview. Nogle Der har lyst til at stille op? Hun er blevet viedersendt til de forskellige grupper**

//Fremadrettet vil kollektivgruppen ikke have henvendelser om interviews eller oplæg. Derfor vil vi gerne have, at kommunikationsgruppen selv håndterer og stiller op til interviews. Tilsvarende skal alle henvendelser om oplæg og arrangementer sendes videre til hhv. formidlingskorpset og arrangementsgruppen. Hvis medlemmer fra kollektivgruppen gerne vil have muligheden for at stille op til interviews eller oplæg, så må de melde sig ind i hhv. kommunikationsgruppen og formidlingskorpset.// || Sofie ||  ||   || Kim anmoder om, at tryk af plakater med info om posesystemet betales fra centralt hold og sendes ud sammen med poserne som en samlet pakke. //Anmodningen vedtages.// || Kim ||  ||   ||
 * || **Plakater til information om posesystem**