Bestyrelsesmøde+torsdag+d.+3.+marts+2016


 * **Hvornår:** || d. 03/03-2016 kl. 17.00 - 19.00 ||
 * **Hvor:** || Espressohuset / Kaffebar, Rådhusstræde 4A, 1466 København ||
 * **Kommer:** || Sara, Danielle, jonas, Maja, Anders BP, Anders J ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** ||  ||

- Selskabsretlig status - GF - visionsworkshop - Kontingent - Forsikring - Engros - har vi flere? ||  ||
 * **Nr.** || **Indhold** || **Person** ||
 * 1. || Eggplant: videreførelse af projektet. Hvordan sikrer vi at projektet bliver kørt i mål. Herunder ansættelse af programmør, samarbejde med andre ff'er, projektleder og styregruppe. || Jonas ||
 * 2. || Gennemgang af økonomiske nøgletal 2015 (regnskabet blev sendt på mail kort efter forrige møde) || Jonas ||
 * 3. || Status på bestyrelsens mange opgaver:
 * 4. || Evaluering af ansættelser af bogholder og frivilligkoordinator || Danielle ||
 * 5. || Henvendelse fra Andalusia Eco om udvidelse af varesortiment || Danielle ||
 * 6. ||  || Danielle ||
 * 7. ||  ||   ||
 * 8. ||  ||   ||
 * 9. ||  ||   ||
 * 10. ||  ||   ||


 * Referat: **

Bestyrelsen drøftede hvorledes det videre projekt med at færdiggøre Eggplant skal håndteres. Der er behov for en, der kan overtage projektlederrollen efter Andreas Lloyd og sikre, at der ansættes en programmør. Bestyrelsen har tilkendegivet, at ville afsætte 10.000 kr. til en ekstraregning, der skal betales for Eggplant. Det blev besluttet at sætte Eggplant på dagsordenen til mødet med de øvrige fødevarefællesskaber under Det Fælles Bedste mhp. at drøfte, hvordan vi sammen får håndteret færdiggørelsen. Jonas B vil undersøge om de frivillige, der har været tilknyttet Eggplant vil kunne stå for at lave en præsentation af IT-systemet til mødet.
 * 1. Eggplant:**

Punktet udskydes til bestyrelsesmøde d. 12. marts
 * 2. Gennemgang af økonomiske nøgletal 2015**

- Selskabsretlig status: Der afventes fortsat tilbagemelding fra advokatfirmaet.
 * 3. Status på div. opgaver**

- GF: Planlægning af GF er det primære punkt til bestyrelsesmøde d. 12. marts. I mellemtiden tager Maja fat i AFUK igen for at undersøge, om GF kan afholdes der. Følgende punkter er indtil videre på dagsordenen til GF:
 * Forslag til afdelingsbudgetter
 * Ansættelser
 * Engrosgruppen

- Visionsworkshop: Bestyrelsen var tilfredse med afviklingen af visionsworkshoppen, som et startskud på at drøfte KBHFFs videre udvikling. Der var en god energi på mødet og en oplevelse af, at alle deltagere havde lyst til at tale om de større linjer og bidrage med gode input. Bestyrelsen skal på et senere tidspunkt drøfte videre, hvordan inputtene fra workshoppen kan bringes videre.

- Kontingent: Anders P har kontaktet Torsten mhp. at sætte IT-systemet op til at kunne indkræve kontingent i primo feb og tilbudt, at KBHFF vil betale for hans hjælp. Torsten lovede at han ville se på det, men kun den specifikke opgave. Det er dog ikke sket endnu. Hvis ikke det lykkes at ændre i systemet, drøftede bestyrelsen muligheden for alternative måder at opkræve kontingent på uden om medlemssystemet. Det vil dog medføre en masse praktisk bøvl, så bestyrelsen besluttede, at dette måtte være absolut plan b. Karen tilbød at kigge på om hun har kan foretage ændringer i systemet. Bestyrelsen besluttede samtidig at tilbyde Torsten en konkret pris for at udføre opgaven. Anders P vil skrive til Torsten snarest.

- Forsikring Bestyrelsen afventer fortsat tilbagemelding fra forsikringsselskabet, der har været afholdt møde med. Anders P vil tage kontakt til et andet forsikringsselskab.

- Engros Engrosgruppen vil gerne have et oplæg til GF fra bestyrelsen om, hvordan drøftelsen af Engrosgruppens fremtid skal forløbe. Anders P vil udarbejde en ramme for drøftelse med følgende tre muligheder:

1. Engrosgruppen bliver en integreret del af KBHFF, og kan trække på alt inkl frivillig arbejdskraft evt suppleret med ansat arbejdskraft. 2. Engrosgruppen bliver en knopskydning af KBHFF, der donerer overskud og trækker på logistik. 3. Engrosgruppen bliver en helt adskilt enhed ligesom f.eks. Byhaven 2200.

Bestyrelsen vil evaluere ansættelserne af frivillighedskoordinatoren og bogholderen ved at spørge relevante medlemmer af KBHFF om deres oplevelse af forbedringer. F.eks. distributionsgruppen og fælleslagervagterne. Dertil vil de ansatte også blive bedt om at evaluere deres ansættelse. Der er behov for at bestyrelsen fremadrettet ser på finansiering af stillingerne, såfremt det på GF besluttes at fortsætte med ansættelserne. Det vurderes, at der er behov for ca. 147.000 kr. på årsbasis, hvis de ansatte skal fortsætte med samme timeantal. Hvis de fortsættes er der også behov for at se på vidensoverlevering i form af arbejdsbeskrivelser, så funktionerne ikke er så sårbare. Danielle drøfter processen for evaluering med frivillighedskoordinatoren Jonas, der ikke deltog til bestyrelsesmødet.
 * 4. Evaluering:**

Bestyrelsen har fået henvendelse fra Indkøbsgruppen om udvidelse af sortiment fra Spanien fra en forening, der arbejder ud fra enslydende værdisæt som KBHFF. Bestyrelsen besluttede ikke at gå videre med en evt. beslutning om at udvide sortiment fra Spanien, da det strider imod vedtægterne.
 * 5. Henvendelse fra Andalusia eco**