Bestyrelsesmøde+søndag+14+maj+2017


 * **Hvornår:** || d. 14/05-2017 kl. 12:30 - 17:30 ||
 * **Hvor:** || hos Magnus ||
 * **Kommer/ Til stede:** || Magnus, Julia, Marianne, Jonas, Eline, Louise og Irina ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Magnus ||


 * Referat: **

Punkt 1: Fordele roller

 * Magnus - distributionsgruppen
 * Julia - distributionsgruppen (supplerende)
 * Eline - indkøbsgruppen
 * Louise – kommunikationsgruppen
 * Lousie - arrangementsgruppe
 * Jonas – fælleskordinatoren
 * Jonas - Nem-id
 * Magnus - bogholderen
 * Irina – jura, erhvervsretslig status, hvordan ”hæfter” vi som bestyrelse?

mails

 * bestyrelse@kbhff.dk indbakken – går på skift hver måned (se punkt 4.3)
 * bestyrelse.mailliste@kbhff.dk mailliste hvor vi skriver til hinanden + Karina
 * kuvertgodkendere: Magnus og Irina

Punkt 2: Overleverede opgaver
> Posepantsystemet udfases i henhold til beslutningen på generalforsamlingen. > Dette meldes ud af kommunikationsgruppen, med link til generalforsamlingen. Resten af nyhederne derfra kan udmeldes senere. > Der skal styr på medarbejdernes digitale signaturer > Vi skal (for ikke at ende i spam) skrive fra vores private mails, og CC relevante arbejdsgrupper. Derudover skal mailsituationen løses – Vi skal f.eks. kun skrive massemails ud til medlemmer der har betalt kontingent. > Som vedtaget på generalforsamlingen. > Som vedtaget på generalforsamlingen. > Vi har ikke udpeget en ekstern revisor, dels fordi der ikke er budget til det og dels fordi vi afventer processen omkring overgang til at være ”ideel forening” og/eller Social Økonomisk Virksomhed.
 * 1) Nyhed om posepanten
 * 1) Bestyrelsen som arbejdsgiver
 * 1) Mails:
 * 1) Betalingssytem (Visa, Mastercars, Mobilepay)
 * 1) Opdatering af medlemssystem (prøvemedlemsskab)
 * 1) Ekstern revisor

Punkt 3: Forventninger til det fremtidige arbejde

 * 1) Tage ud og møde butiksgrupperne personligt -
 * 2) forslag: møde 3 butiksgrupper ad gangen og snakke om deres udfordringer, men starte med en positiv historie, i forbindelse med de næste tre bestyrelsesmøder.
 * 3) Vi vil have fokus på den tætte kontakt, den personlige kontakt.
 * 4) Jonas og Louise: Skrive noter fra det konstituerende møde
 * 5) Udpege en kontaktperson til hver enkelt butiksgruppe
 * 6) Vi skal ikke løfte alle opgaver i kbhff, men bevare overblik, og sørge for at //nogen// gør det: Inspirere, anbefale, udstikke en kurs – Ikke gå ned med stress.
 * 7) Deltage på koordineringsmøder (minimum 2 repræsenteret)
 * 8) ”Ansigter på bestyrelsen” - wiki og nyhed
 * 9) (alle skal skriver max 5 sætninger om hvem de er og hvorfor de er med i bestyrelsen plus foto – og vi skal skrive et par linjer om bestyrelsen samlet)
 * 10) opgave: alle sender til Jonas, han opdaterer wikien

Punkt 4: Mål

 * 1) Vende posesalgsudviklingen
 * 2) Mere aktiviteter i afdelingerne - mere sammenhold generelt set
 * 3) Mere overblik - (øge kendskab til funktioner, vagtbeskrivelser og ved at tage ud i afdelingerne, vi kan kontaktes på denne mail)
 * 4) Det er vigtigt at have beskrivelser af roller/vagter for de fælles arbejdsgrupper og butiksgrupperne. Det vil gøre det nemme at melde sig til disse vagter i første omgang og også gøre det mere overskueligt at skifte mellem forskellige vagter.

Punkt 5: Praktisk

 * 1) Hvordan skal vi passe vores mailindbakke?
 * 2) Den der skriver referat indkalder til det næste møde og opretter dagsorden
 * 3) Ordstyreren ved hvert møde svarer på mails i perioden indtil næste møde.
 * 4) Jonas udsender en vejledning at oprette wiki sider og skabeloner til dagsorden
 * 5) Vi mødes hver 2. tirsdag i måneden kl 18-21

Punkt 6: Næste møde

 * 1) Mødet starter med en times fællesmøde med butiksgrupperepræsentanter fra de de tre lokalafdelinger Østerbro, Nordvest og Ydre Nørrebro
 * 2) Videreudvikling af mål
 * 3) Hvorvidt og hvorledes vi arbejder med platformen Loomio tages op på det næste møde

=Opgaver=
 * Få kommunikationsgruppen til at udsende nyhed om posepant || Louise ||
 * Medarbejdersignaturer. Oprette Charles og Karina, lukke Jonas Boye || Jonas ||
 * Lave doodler til de næste 3 møder med ”butiksgruppeklyngerne” || Louise ||
 * Tak til ordstyrerne ved Generalforsamling 2017 || Louise ||
 * Punkter ved næste koordineringsmøde: Mailsystemet (haster mest), medlemssystem og betalingssystem || Jonas + Magnus ||
 * Bede bogholder om forklaret kvartalsregnskab til bestyrelsens arbejde + planer for samarbejde fremover || Magnus ||
 * Oprette nye kuvertgodkendere || Magnus + Irina ||
 * Hvordan hæfter vi som bestyrelse? || Irina ||
 * Udsende en vejledning at oprette wiki sider og skabeloner til dagsorden || Jonas ||
 * Skriver max 5 sætninger om hvem de er og hvorfor de er med i bestyrelsen plus foto og send til Jonas || Alle ||
 * Revidér bestyrelsens wiki || Jonas ||
 * Skrive nyhed til hjemmeside vedr. posepanten || Jonas + Louise ||
 * Skrive noter fra det konstituerende møde i nyhed på hjemmeside || Jonas + Louise ||