Oplæg+og+gennemgang+af+punkter+på+kollektivgruppens+møder+november+2011+til+januar+2012

**Fokuseret dagsorden på kollektivmøderne**

Vi har på baggrund af diskussionen på Kollektivgruppens Visionsdag gennemgået dagsordenspunkterne på kollektivgruppemøderne fra og med 1. november 2011 t.o.m. midt januar 2012 samt vurderet hvert punkts berettigelse på Kollektivgruppens møder (se skema). Formålet har været at skabe et udgangspunkt for at diskutere, om vi kan slanke dagsordenen til møderne og blive mere fokuseret på de opgaver, vi er sat i verden for at håndtere. Vi foreslår, at resultatet af vores diskussioner bliver et værktøj, som mødelederen kan bruge i sin tilrettelæggelse af mødet og forberedelse af dagsordenen.

//**Hvad er Kollektivgruppens primære opgave?**// I forhold til __vedtægterne__ fremgår det at: Foreningens ledelse udgøres af Kollektivgruppen ud fra vedtagne beslutninger foretaget på de fire årlige medlemsmøder i overensstemmelse med disse vedtægter. Kollektivgruppen fastsætter selv sin forretningsorden. Den kan nedsætte underudvalg og arbejdsgrupper til varetagelse af afgrænsede opgaver…

På __hjemmesiden__ fremgår det desuden at Kollektivgruppen**:**
 * er det samlende og koordinerende organ for arbejdsgrupperne
 * forpligtiger sig på at holde fællesskabet på overordnet ret kurs
 * skal have fingeren på pulsen og have generel indsigt i KBHFF’s ve og vel
 * forpligtiger sig til at sikre den fortsatte drift og fastholdelse af fødevarefællesskabet
 * varetager også de arbejdsopgaver, der falder udenfor de tre arbejdsgrupper, pt. er dette bl.a. afklaring af juridiske forhold for KBHFF’s vedtægter, udarbejdelse af en mere langsigtet forretningsplan, forankring af økonomi og introduktion for nye medlemmer en gang om måneden

//**Oversigt (se skema)**// De gennemgåede dagsorden-punkter er blevet grupperet under 7 overskrifter:
 * Kollektivgruppen internt (intern kommunikation og planlægning samt erfaringsudveksling)
 * Kommunikation eksternt (eksterne henvendelser)
 * Fællesmøder på tværs af KBHFF (Generalforsamling, Udviklingsmøder, Debatmøder1)
 * Projekt- og Ressourcekoordinering (ml. arbejdsgrupper samt etablering af nye arb.grp.)
 * Udvidelse (nye afdelinger)
 * Drift og Økonomi
 * Strategisk udvikling af KBHFF

//**Forslag til opstramning**//
 * 1) Ordstyreren for det kommende møde har til opgave at klargøre dagsordenen. Det indebærer at luge ud for punkter, som skal varetages af andre en Kollektivgruppen eller kan ordnes skriftligt pr. mail. Herudover foreslår vi, at det at være ordstyrer også indebærer at tjekke beslutningsprotokollen for at opfølgning på igangværende initiativer (hvad er status/ er der nogle hængepartier?). Hvad sker der fx med Hygiejne-gruppen og Akut-gruppen? De er oprettet men står som tomme skaller.
 * 2) Kollektivgruppen er stedet, hvor alle butiksgrupperne mødes. Vi mener derfor at driftsanliggender i højere grad bør være fokuseret på ting, som butiksgrupperne er optaget af. Driftsanliggender, der vedrører andre arbejdsgrupper (Økonomi, Kommunikation etc.) bør flyttes til de respektive grupper. Nu er der arrangeret en erfaringsudvekslingsdag, men på butiksgruppeniveau burde der være mere plads til erfaringsudveksling i K i det daglige.
 * 3) Vi foreslår, at relevante punkter kan sendes til en af de andre arbejdsgrupper, fx Økonomigruppen eller Konsensusgruppen. Det kan enten ske i form af helt at overdrage beslutningen/kompetencen til den pågældende arbejdsgruppe (20,26) eller ved at bede arbejdsgruppen lave et oplæg til kollektivgruppen inkl. et konkret projekt/beslutningsforslag (31,32). Meget gerne så arbejdsgruppen laver en kort skriftlig formulering, det gør det nemmere at forberede sig til K-møderne. Eksemplariske forløb er fx Handelsbetingelser (26).
 * 4) Vi kunne overveje at etablere flere arbejdsgrupper – fx en Opstartsgruppe (punkt 21,22,23,30), der specialiserer sig i opstartsprocedurerne, tager sig af nye afdelinger og ajourfører Opstartsmanualen.
 * 5) Vi foreslår, at flere af Ks orienteringspunkter kan formidles skriftligt til resten af gruppen. Det samme gælder for de invitationer, vi får til at holde oplæg (7, 8, 9). Her kan vi benytte os af vores allerede aftalte samarbejdsform ml. ”ny og rutineret” i Kollektivgruppen, så også de nye melder sig til denne type af opgaver.
 * 6) Generelt vil vi opfordre til, at man husker at angive estimeret tid for sit mødepunkt samt at der sker en bedre forberedelse (hvem skal forberede sig eller punkterne bedre?) af punkterne, når de er sat på dagsorden (fx punkt 19, 21).

//**Skematisk oversigt**//

Beslutning || 10 || K via email || OK, men kunne være informeret via email og personlig tilbagemelding fra den, der ville tage opgaven. ||
 * **Nr** || **Emne (punkt fra dagsordenen)** || **indlægs-type** || **Afsat tid** || **Relevant for hvem** || **Vurdering – bør det være på mødet** ||
 * **KOLLEKTIVGRUPPEN internt** ||
 * 1 || Kmøder - hvordan kører det? || Diskussion / ideudvikling ||  || K || OK ||
 * 2 || Formandsskab med opdelte ansvarsområder || Diskussion ||  || K || OK ||
 * 3 || Planlægning af visionsdag for K. || Diskussion || 10 || K || OK. 10 min. brainstorm og så nedsættes en arbejdsgruppe, som udarbejder et forslag til en agenda for dagen. ||
 * 4 || Erfaringsudveks-lingsdag for butiksgrupperne || Plan-lægning? ||  || Butiks-grupperne )som jo sidder samlet i K) || Der kunne være nedsat en tværgående arbejdsgruppe butiksgrupperne imellem, som kunne være ansvarlige for at arrangere dagen. Evt. med input fra Kollektivgruppen, hvormed vi kunne have brugt 20 min. til brainstorming. ||
 * 5 || Retningslinjer for brug af kollektivgruppens mailingliste || Diskussion || 10 || K || OK ||
 * 6 || **Kalendere fra økologisk-landsforening. Er det muligt at spørge dem om 2012** kalendere || forslag-beslutning || 10 || K via email || Spørgsmål kunne være stillet via email og en enkeltperson kunne varetage opgaven. ||
 * **KOMMUNIKATION eksternt** ||
 * 7 || **Teltlejr til Folkemødet på Bornholm til sommer** || Henvendelse/
 * 8 || **Opdatering af kalendere** || Information || 5 || K via email || OK, men info kunne være givet via email. ||
 * 9 || **Oplægsholder til BærByen-lanceringsarrangement** || Henvendelse/Information || 3 || K via email || OK, men kunne være informeret via email og personlig tilbagemelding fra den, der ville tage opgaven. ||
 * 10 || Forespørgsel om interview fra "Bæredygtige Byer" projekt v. Aarhus Universitet || Information || 5 || K via email || Kunne være informeret via email og personlig tilbagemelding fra den, der ville tage interviewet. ||
 * 11 || **Nyt om Bryggergården fra GivRum** || Henvendelse/Information || 5 || K via email || OK, men info kunne være givet via email. Bliver på sigt et muligt udviklingspunkt. ||
 * **FÆLLESMØDER KBHFF** ||
 * 12 || **General-forsamling**

Evaluering af generalforsam-lingen || Diskussion || 15 || K || OK || Østerbros vedtægter er klar til godkendelse || informationspunkt ||  || K || Skal iflg vedtægterne godkendes af K / bestyrelsen ||
 * 13 || **General-forsamling**
 * 14 || **Medlemsmøde**

Fastsættelse af dato og evt. indhold for næste medlemsmøde || Beslutning || 15 || K Konsensus-gruppen + andre arbejds-grupper || OK. Den ændrede struktur på medlemsmøderne bør føre til en diskussion af hvor møderne skal forankres fremover.. || Alle vores penge || Diskussion / ideudvikling || 40 || Debatdag alle. K og Økonomigruppen || Udviklingspunkt som dog godt kunne sættes på som tema til en Debatdag. || Grafikgruppen giver kort præsentation af arbejdet med ny visuel identitet. || Præsentation/
 * 15 || **Medlemsmøde**
 * Oplæg fra konsensusgrp.om** __[|beslutningsprocesser]__ **og** __mødefrekvens__ || Diskussion || 25 || K / Konsensus-gruppen || Som ovenfor ||
 * 16 || **Vision (Tema)**
 * 17 || **Tema**

informationspunkt || 18 || Debatdag alle || Kan evt. indgå som et tema til et medlemsmøde, evt. kombineret med nogle andre emner inden for kommunikation og formidling? || Logistik || Bør ligge i Indkøb eller en særlig Logistik gruppe?. || hvordan fungerer det?. || Afklaring || 15 || K || OK ||
 * 18 || Tema
 * Nye tekstilposer og grafik** || ideudveksling || 10 || Debatdag alle. Økonomi / K || Spørgsmål om posernes finansiering mm. Der afholdes et temamøde om spørgsmålet senere, skal K også have det på før eller efter dette møde? ||
 * **PROJEKT- og** **RESSOURCEKOORDINERING** ||
 * 19 || Ny ressourcegruppe: SMS-gruppen (akutgruppen?) || Diskussions-punkt || 10 || K || OK. Driftsmæssigt løsningsforslag men overvejelser om adgangsbetingelser mm.. Vigtigt at denne info går videre ud til butiksgrupperne (Kommunikation) ||
 * 20 || **Gladsaxe –udfordringen** ||  ||   || Indkøb
 * 21 || Start Kit ||  ||   || Kommunikations eller Opstartsgruppen? || Burde være varetaget af en anden arbejdsgruppe – hvem? ||
 * **UDVIDELSE** ||
 * 22 || Indre by: (etablering?) || beslutning || 10 || Opstarts-gruppe? || Skal der nedsættes en opstarts-arbejdsgruppe, som besidder kompetencerne til at hjælpe nye afdelinger i gang? I så fald kan et sådanne punkt håndteres der. ||
 * 23 || ´Valby-afdeling? (fra sidste møde, etablering) ||  ||   || Opstarts-gruppe? || Skal der nedsættes en ”opstarts-arbejdsgruppe”, som besidder kompetencerne til at hjælpe nye afdelinger i gang? I så fald kan et sådanne punkt håndteres der. ||
 * **DRIFT og ØKONOMI** ||
 * 24 || **Jeg foreslår, at vi holder en lille pause med at åbne nye afdelinger** ... || diskussion og beslutning || 20 || K || OK. Driftsmæssig briefing og løsningsforslag. ||
 * 25 || Indkøbsgruppen har besluttet at købe æg fra Stengården || Info || 5 || Indkøbs-gruppen/ K || Orientering, kan gives under Nyt fra arbejdsgrupperne. ||
 * 26 || Online betalingssystem || Orien-tering ||  || Controller-gruppen/ Økonomi-gruppen || Et emne, som kunne ligge hos Controllergruppen eller Økonomigruppen og bare opdateres under nyt fra arbejdsgrupperne.. ||
 * 27 || **Udarbejdelse af et sæt handels-betingelser til leverandører og samarbejds-partnere** || Forslag / diskussion || 15 || Controller/ K || Kun behov for kort briefing for at få grønt lys fra Kollektivgruppen. Herefter udarbejder Controller og Indkøbsgruppen et færdigt forslag til præsentation. ||
 * 28 || Prisforhøjelse fra Allehånde || Beslutning || 15 || Indkøbs-gruppen/ Logistik-gruppen || Der blev faktisk nedsat en arbejdsgruppe (Logistikgruppen), som refererer til Kollektivgruppen (?) ||
 * 29 || Erhvervs-medlemskab -
 * 30 || Info session for DIS exchange students + ordning med at overdrage medlemskaber || beslutnings-punkt || 10 || Indre By / K || Info session kunne også placeres under Opstartsgruppe. Spørgsmålet om medlemskab for DIS-studerende er principielt og hører hjemme i Kollektivgruppen. ||
 * 31 || **Forespørgsel fra Arrangements-gruppen** || Beslutning || 15 || Arrangement-gruppen/ K || OK. Dog et budgetmæssigt spørgsmål, som kunne være afgjort på 2 min., hvis problemstillingen havde været forberedt. Nu ordnet én gang for alle på medlemsmødet i januar. ||
 * 32 || Ansøgning fra Vanløse om medfinansiering af æblepresser. ||  ||   || K / Økonomi || OK, såfremt Kollektivgruppen er det organ, der skal tage stilling til investeringer (afhænger af investeringens str.).Ellers måske Økonomigruppen? ||
 * **STRATEGISK UDVIKLING af KBHFF** ||
 * 33 || **Udvikling**


 * Haven** || Principielt ||  || K || OK – udviklingsforslag og principiel beslutning. Evaluering af den her slags projekter bør også indgå i Ks arbejde. ||
 * 34 || **Udvikling**
 * Byhave-projekt i KBHFF-regi?** || Information || 20 || Nørrebro Butiksgruppe || Kunne være forberedt bedre, så ville det have stået klart at projektet ønsker lokal forankring i Nørrebro afd og det kunne henvises dertil. ||

1 Omlægningen af de fire årlige medlemsmøder til to udviklingsmøder, en generalforsamling og et antal temamøder kommer til at påvirke Kollektivgruppens (Ks) arbejde fremover. Generalforsamlingen skal fortsat tilrettelægges og evalueres af K. Udviklingsmøderne – her vil Controllergruppen få en væsentlig rolle med at klargøre de beslutningsforslag, der koster penge. Dagsorden skal formentlig stadig forankres i K eller i et underudvalg nedsat af K. Mht debatmøderne skal initiativet hertil komme fra K, fra andre arbejdsgrupper, fra butiksgrupper eller fra uorganiserede kredse af medlemmer. Det er vigtigt, at debatmøder, der munder ud i beslutninger / konklusioner, forankrer udførelsen og evalueringen et sted. Her kan K sagtens spille en rolle.