Kollektivgruppemøde+d.+21.08.12


 * **Hvornår:** || d. 21/8-2012 kl. 19:30 ||
 * **Hvor:** || Overdosseringen, Helgesensgade 7, st. ||
 * **Kommer:** || Andreas, Sofie, Mads, Carsten, Kim, Janus, Marianne,Christina, Bryn (kommer sent), Louis, Mogens,,Peter ||
 * **Afbud:** || lydia, Mette, Mia, Anne, Hanne ||
 * **Snacks:** || Marie Louise ||
 * **Mødeleder:** || Sofie ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Andreas ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne

 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** ||  ||
 * **Frederiksberg** ||  ||
 * **Indre By** ||  ||
 * **Islands Brygge** ||  ||
 * **Gentofte** ||  ||
 * **Nordvest** || Stille og roligt, ser frem til at tage poser i brug. ||
 * **Nørrebro** ||  ||
 * **Vanløse** ||  ||
 * **Vesterbro** || starter på online betalingssystem 1. august. glæder os. flytter tilbage til oehenschlaegersgade skole 1. onsdag i september. ||
 * **Ydre Nørrebro** || Er kommet på betalingsystemet. Indtil videre forløber det glat. ||
 * **Østerbro** || stofposerne er for fede!!!! glæd jer... ||
 * **Arrangementsgruppen** || Har kaldt til 3-års fødselsdag på søndag kl. 15 i Byhaven i Hørsholmparken, alle skal tage kage med til fælles kagebord. Har infostand til EXPAT fair på Kbh's rådhus næste mandag. Økokalaset tager i weekenden den 1.-2. september med de mobile køkkener til Foodstock (Camilla Plums høstmarked). Er i gang med at finde egnede lokaler til en kbhff-fest, vil gerne holde fest med middag efter generalforsamlingen (evt. den 27/10, i stedet for den 20/10!). Forsøger ihærdigt at sammensætte en fiskearbejdsgruppe, forhåbentlig holdes der første møde i gruppen i starten af september (hvis nogle af jer vil være med, så send endelig en mail til arrangement@kbhff.dk :) ). ||
 * **Indkøbsgruppen** ||  ||
 * **Kommunikationgruppen** || Har holdt sommerferie, men arbejder nu på fuld tryk for at få den nye hjemmesiden klar. ||
 * **Økonomigruppen** || Det nye økonomisystem (central fakturering) er i gang på 3. uge og det går fint. Avlerne er meget glade for omlægningen. Økonomigruppen er pt. i gang med omorganisering af arbejdsopgaverne, da der fremover bliver flere centrale opgaver. ||
 * **Økonomigruppen** || Det nye økonomisystem (central fakturering) er i gang på 3. uge og det går fint. Avlerne er meget glade for omlægningen. Økonomigruppen er pt. i gang med omorganisering af arbejdsopgaverne, da der fremover bliver flere centrale opgaver. ||

2. Evaluering af tidligere beslutninger jf. beslutningsoversigten.

 * Grafikgruppens implementeringsworkshops — eftersom der ikke er nogen til stede fra Grafikgruppen, udskydes evaluering til senere møde. Sofie har rykket dem.
 * Fastsættelse af datoerne for øvrige medlemsmøder og generalforsamling for 2012 — efter arrangementsgruppens ønske vedtager vi at flytte generalforsamlingen til den sidste lørdag i oktober for at undgå karambolage med efterårsferien.
 * Stofpose-systemet — går godt på Østerbro. Pantsystemet fungerer hæderligt, bortset fra at enkelte medlemmer ikke ønsker at betale for pant-poserne. Islands Brygge begynder med stofposer fra onsdag d. 29. august, og Nordvest-afdelingen begynder med stofposerne i løbet af september.
 * Bevilling af midler til køkkencykel — eftersom der ikke er nogen til stede fra arrangementsgruppen, udskydes evaluering til senere møde. Andreas rykker arrangementsgruppen om at sende en repræsentant til næste møde.
 * Klar ansvarsfordeling til gentagne arrangementer — det kørte rigtigt godt til det sidste medlemsmøde.
 * Overgang til central økonomi — indtil videre kører det rigtigt godt. Avlerne er glade, og vi har mange færre bilag bliver først evalueret om ca 2,5 måned, ultimo oktober.

**NYE PUNKTER** (hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse**

Kim har ikke fået nogen tilbagemeldinger og Arrangementsgruppen melder også pas. Indtil videre er dagen vist "død", da der ikke er nogen, der har meldt sig til at stå for det. Vi genbesøger punktet til næste kollektivgruppemøde. || Kim || Info || 2 || Er der behov for at oprette en Lagergruppe, der kan arbejde for at pakkefejl og følgende reklamation ikke sker så hyppigt?
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * > **3.** || **Erfaringsudvekslingsdag**
 * > **4.** || **Oprettelse af en Lagergruppe (fast arbejdsgruppe)**

Vi mener ikke, at der er behov for en separat fast arbejdsgruppe med styr på lageret. Den nøgle-ansvarlige Gladsaxe-vagt har ansvaret for at reklamere manglende varer til avlere efter den procedure, som Indkøbsgruppen definerer (jf. punkt 10). || ML || Beslutningspunkt || 20 || Punktet udskydes til næste møde. || Carsten og Sofie || Beslutningspunkt || 20 || Islands Brygge-afdelingen har fået 10.000 kr i støtte fra Genbryggen, og har derfor en del midler allerede fra start. Derfor søger afdelingen blot om opstartsstøtte 5540 kr. Ansøgningen er hermed godkendt og pengene er bevilliget. || ML || Beslutning || 10 ||
 * > **5.** || **Logistikgruppens oplæg**
 * > **6.** || **Islands Brygges ansøgning om budget til opstart af afdelingen**
 * > **7.** || **Planlægning af medlemsmøde d. 27 september og generalforsamling d. 27. oktober**

Da der ikke er strengt krav om at medlemsmøde og generalforsamling skal holdes på to separate dage, beslutter vi at afholde medlemsmødet og generalforsamlingen på den samme dag, lørdag d. 27/10.

Janus, Carsten og Andreas er tovholdere på dagen.

På medlemsmødet vil udviklingsgruppen vil gerne vise PowerPoint og fortælle om visualiseringsprojekt, CO2 neutral kørsel, svaleskab og ovn til medlemsmødet. || Sofie || ideudvikling/orientering || 5 || Nu hvor de nye afdelinger Islands Brygge og Gentofte åbner, må vi genbesøge vores udmelding om at holde igen med at åbne nye afdelinger. Eftersom bl.a. en gruppe i Husum er interesseret i at starte op.
 * > **8.** || **Infrastruktur og nye afdelinger**

De praktiske udfordringer i forbindelse m. nye afdelinger er stadig primært relateret til logistik og bankfuldmagter. Nu hvor betaling af fakturaer kører centralt, er dette ikke længere en flaskehals. Til gengæld er der større uklarhed omkring de forpligtelser, opgaver og tid, som den enkelte lokalafdeling forpligter sig på at levere til fælles-organisationen. Kort sagt er der brug for en bedre forventningsafstemning.

Svar til Husum: De skal engagere sig som frivillige i en buddy-afdeling (f.eks. Vanløse), de bedes sætte sig ind i startkittet og begynde at finde folk, der vil påtage sig de centrale roller. Carsten svarer Husum.

Startkittet tilrettes løbende. Mogens opdaterer afsnittet om Indkøbsgruppen. ML opdaterer afsnittet om Økonomigruppen. Der er dog stadig ønske om en kort og præcis kravspecifikation på de minimumskrav, som alle afdelinger skal leve op til ifht. fællesorganisationen (det er vigtigt at alle — også de gamle afdelinger — lever op til disse krav). Der var dog ingen, der har meldt sig til at påtage sig dette, så er behov for at tage dette op igen på et senere møde. || Andreas || Beslutning || 5 || Vedtægterne er blevet fremlagt og er godkendt af kollektivgruppen. Islands Brygge optages officielt som lokalafdeling til næste medlemsmøde d. 27/9. || Andreas || Beslutning || 2 || Vi får pt. ugentligt en opdate på fejl- og manglende levering.
 * > **9.** || **Godkendelse af Islands Brygges lokalafdelingsvedtægter**
 * > **10.** || **Procedure for tilbagebetalinger til afdelinger for manglende leveringer**

a) Skal der fastsættes en bagatelgrænse? Større mængdemæssige afvigelser (**over 5%**) opdages som regel i Gladsaxe. Der skal laves en klar og nem procedure, så Gladsaxe-vagterne let kan reklamere sådanne mangler. I de enkelte afdelinger skal pakkevagterne også tjekke mængderne og krydse af på et tilbagemeldingsskema.

Det er betydeligt sværere ifht. kvalitetskontrol, da dette finder sted ud i afdelingerne. Medlemmerne skal opfordres til at være opmærksomme og hurtige i at melde tilbage hvis varerne ikke lever op til forventningerne ifht. kvalitet.

Indkøbsgruppen laver et oplæg til en procedure for tilbagemelding på mængde og kvalitet både i Gladsaxe og i lokalafdelingerne, så vagter begge steder let kan reklamere sådanne mangler. Hele proceduren strammes op.

b) Hvordan skal afdelingerne kompenseres? Tilbagebetaling eller andre varer? Al kompensation skal foregå kontant. De enkelte afdelinger skal melde tilbage til økonomigruppen for at få kompensation. || ML || Beslutning || 15 || Mette, Carsten og Andreas har lavet et kort diskussionsoplæg om formandsposten.
 * > **11.** || **Forslag til ny formandsstruktur**

Oplæggets kerne er et forslag om at oprette en formandsbuddy-ordning med flere personer, der deler formandsposten og dermed ansvaret og opgaverne på samme måde som Louis og ML har gjort med kasserer-posten.

En mulig opdeling kunne være en proformand, der er tegningsberettiget og skriver under hos banken, en ekstern formand, der står for kontakt til avlere og evt. ekstern kommunikation, samt en intern formand, der står for organisationsudvikling etc. Selvfølgelig med et rimeligt overlap mellem disse roller.

Vi opfordrer alle til at overveje om de vil være interesserede til at stille op til disse poster. Vi tager en beslutning om en ny struktur til formandsposten til visionsdagen d. 8/9. || Mette || Fremlægning og kommentarer || 20 || Christer på Islands Brygge, som venligt låner os (og den kommende Islands Brygge afdeling) lokaler, tænker ikke, at stofposerne skal blive dér "på sigt". Der er tale om 6 paller med stofposer. Alle bedes undersøge om I kender til mulige alternativer. I tillæg vil vi prøve at accelere udleveringen af stofposer til lokalafdelingerne. || Kim || Beslutning || 10 || Visionsdagen bliver en anledning til at løfte blikket og snakke om de mere langsigtede udfordringer og organisationsmæssige overvejelser vi har omkring fødevarefællesskabet. Skriv jeres punkter på her.
 * **12.** || **Stofposelager**
 * **13.** || **Visionsdag og "åbent hus" d. 8. september**

Vi mangler et sted at holde visionsdagen. Hvis du kender et sted, eller selv har lyst til at lægge hus til, så meld tilbage til Andreas. || Andreas || Info / beslutning || 5 || Stofposegruppen har udarbejdet en informationsplakat om stofposesystemet. Når lokalafdelingerne køber stofposer får de et par plakater med i købet og bliver samtidigt faktureret for det. ||  ||   ||   ||
 * **14.** || **Eventuelt**