Møde+i+kommunikationsgruppen+d.+24.+april+2017

Tilbage til kommunikationsgruppens wikiside Indgang i gården nr. 80 C, 3. sal ||
 * **Hvornår:** || Mandag d. 24. april 2017 kl. 19-21 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, Enghavevej 80-82, København SV
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referant:** ||  ||
 * **Kage:** ||  ||
 * **Kaffe/te:** ||  ||

Josefine ||  || Martine ||  ||
 * ~ **Deltagere** ||~ **Kommer** ||~ **Afbud** ||
 * **Amager** || Morten
 * **Frederiksberg** || Louise N ||  ||
 * **Nørrebro** || Louise M || Emma, Mia (arbejder desværre mandag aftener i øjeblikket), Sune ||
 * **Ydre Nørrebro** || Melissa ||  ||
 * **Nordvest** || Julie/Stinus ||  ||
 * **Sydhavnen** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || Andreas P
 * **Vesterbro** || Andreas F ||  ||
 * **Østerbro** ||  ||   ||

=** Dagsorden **=

1. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis der ikke er indvendinger, kan referatet godkendes.

2. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, som ønskes diskuteret eller vendt i kommunikationsgruppen.


 * ~ Nr. ||~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min.) ||
 * **1** || Nye medlemmer i kommunikationsgruppen || Velkommen til Melissa og Josefine :) || Louise N || Info || 5 ||
 * **2** || Generalforsmaling || Et kort resume af lørdagens Generalforsamling

//Der er problemer med faldende medlems tal og dermed faldende posesalg. Hvis der ikke gøres noget ved det kan Kbhffs eksistensgrundlag forsvinde indenfor et par år. Derfor skal der arbejdes for større synlighed.//

//Der blev afsat op til 40.000,- der skal bruges til tryk af bannere, flyers m.m. Pengene forvaltes af kommunikationsgruppen, som skal udarbejde en plan for hvordan de skal bruges.//

//http://kbhff.wikispaces.com/file/view/GF2017Referat.pdf/611344431/GF2017Referat.pdf// || AndreasF || Info || 20 ||
 * **3** || Flere Medlemmer || Hverning af nye, fastholdelse af nye og "Genbegejstring" af gamle medlemmer. Hvordan kan vi støtte disse punkter med eksisterende og nye projekter.

//Vi havde en generel diskussion af forskellige aspekter vedrørende det faldende medlemstal://

//En del kommer for fællesskabet, og går ikke så meget op i at købe poser. Antroplogerne hos V havde undret sig over at det ikke betød så meget for folk med salget, da de troede det var det bærende for foreningen.//

//Man glemmer nogle gange at købe poser om onsdagen, hvis man ikke er forbi afdelingen. Måske man kunne sende en reminder ud til folk om at det er nu de skal sikre sig lækre grøntsager.//

//Det blev foreslået at åbne for donationer til foreningen. Når man købte eller en generel ting - at folk der ønskede og har muligheden for det, kunne bidrage med lidt ekstra.//

//Nogle havde oplevet at folk tror man ikke får andet end kål (hvilket til tider er rigtigt :-) .. der skal reklameres for udvalget af grøntsager.//

//Tider ligger dårligt for folk der har arbejde, hvorfor det nok hovedsageligt er studerende og pensionerede der bære foreningen.//

//De flyers vi er blevet bedt om at lave kan lægges ud i relevante butikker og andre foreninger. Når Flyers er trykt fordeler vi byens områder mellem folk i K-gruppen, og så tager vi ud og spreder vores propaganda.//

//Der har været tale om at lave et formidlings korps. Andreas F vil istedet lave en liste over folk, som gerne vil bidrage, når der er hvernings-arrangementer. Der er allerede et par som har meldt sig.// || AndreasF || Diskussion/ Opgave || 20 || Jonas fra distributionsgruppen har sendt en mail med links til tekst på wikien, som man kan bruge. Er der nogen der har lyst til at påtage sig opgaven? || Louise N || Opgave || 10 ||
 * **4** || Artikel til hjemmesiden om teamstruktur || Distributionsgruppen spørger om vi vil skrive en artikel til hjemmesiden om baggrunden for teamstruktur, hvorfor vi har teamlinks, og hvordan deres rolle oprindelig er tænkt. Årsagen er, at de på Nørrebro (og sikkert også andre steder) næsten har mistet al viden om hvorfor vi har teamstruktur og teamlinks i takt med at medlemmer er blevet skiftet ud. Ideen er at få genopfrisket for alle medlemmer, hvorfor vi har teamlinks, og hvad der forventes af dem, da teamlink-funktionen er super vigtig for at få arbejdet ude i afdelingerne til at fungere.
 * **5** || Sikkerhed på hjemmesiden || Hvordan undgår vi i fremtiden at hjemmesiden går ned og/eller bliver hacket? - Vi bør nok lave en udrensning i brugere på Wordpress og skifte adgangskoder på alle KBHFF mails til mere sikre passwords. Hvordan kan vi lave automatisk backup? Hvordan holder vi plugins og wordpress opdateret?

//Der blev afsat 10.000,- på GF til at sikre os at hjemmesiden ikke går ned igen. Vi havde en generel diskussion om hjemmeisden og muligheden for at opdatere den. Der er et ønske om at gøre den mere enkel. Mange nye nævner at den er uoverskuelig. Der er meget som kan og bør skæres væk. Morten var fortaler for at vi skærer hårdt i de mange informationer.//

//Der er for mange som har adgang til at lave ændringer på hjemmesiden. Der skal ryddes op i det, og man kunne overveje at lave en løsning, hvor man kan uploade drafts der så skal godkendes at en mindre gruppe ansvarlige.//

//Der kommer en ny datalov. Vi skal sikre os, at vi lever op til denne//

//Kommunikationsgruppe laver et særligt hjemmeside møde, hvor vi gennemgår hvad der kan forbedres.//

//Julie M vil gerne lave en usability test af siden// || Andreas P ||  || 20 ||
 * **6** || Tilmeldinger til nyhedsbrev || En 20-30 stykker har tilmeldt sig nyhedsbrevet indtil videre. Der kommer nye tilmeldinger hver dag, men vi vil jo gerne have endnu flere subscribers. Hvad kan vi gøre for at øge kendskabet til nyhedsbrevet og få flere til at tilmelde sig?

//Vi laver en folder til at lægge i posen. Den lægges i 2 onsdage i træk//

//Det blev også foreslået at lave en popup reklame på siden hvor man køber poser.// || Louise N || Diskussion || 15 ||
 * **7** || Problemer med spam || Mails sendt til medlemmerne fra medlemssystemet, og måske fra info@kbhff.dk, havner rigtig ofte i spam. Det er ved at blive et stort problem. Vi kan f.eks. heller ikke længere skrive ud til kommunikationsgruppens maillingliste fra infomailen - så kommer der en spam-meddelelse. Hvad kan vi gøre for at undgå at det sker hele tiden?

//Morten ser på det// || Louise N || Diskussion || 15 ||
 * **8** || Opskrifter || Samarbejde med Metropol om ugens opskrift

//Ina Clausen er medlem af Kbhff og underviser i fødevarer på Metropol. Hendes elever kunne få som opgave at lave opskrifter til Ugens pose. Andreas F er i kontakt med hende om mulighederne.// || AndreasF || Opgave ||  ||
 * 9 || Onsdaghistorier || Historier fra aktiviteterne i afdelingerne hver onsdag

//Det vil være godt med historier ude fra afdelingerne og fra fælleslageret, så medlemmerne finder ud af, hvad der sker og ser hele den organisation der er med i. Der bliver ikke uddelegeret nogle konkrete opgaver// || AndreasF || Opgave ||  ||
 * 10 || Mentor ordning || Nye medlemmer får en mentor i 3 måneder for at fastholde dem

//Det er den funktion som teamstrukturen dækker. Der er ikke teamstruktur på Vesterbro. Der er brug for at vi tager bedre i mod nye folk. 50% af nye medlemmer køber kun pose 1 gang. Der kunne laves nogle succes historier om hvordan man skaber god stemning i afdelingerne og byder folk velkommen.// || AndreasF || Diskussion ||  ||
 * 11 || Møder || Hver anden måned er der jo ikke koordineringsmøde, så der behøver vi teknisk set ikke være på KPH. Er der stemning for, at vi prøver at mødes hjemme hos medlemmer af gruppen hver anden måned?

//Det besluttes at vi til de faste møder fortsat bliver på KPH, da det er mest praktisk. Til andre møder kan vi gøre det hjemme hos medlemmer.// || Louise N || Diskussion || 5 ||

3. Nyt fra infomailen
Mailansvarlige udfylder tabellen forud for mødet. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
 * ~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||
 * Wefood || Samarbejde om overskydende grøntsager? ||
 * Karttoffelworkshop for børn || Vil vi sponsere kartofler? ||

4. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under Nye punkter.


 * ~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||
 * Hygiejne plakat || Martine har lavet et udkast. Hun lægger det på Facebook for kommentarer fra gruppen ||

5. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang om måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde den sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper).
 * ~ Hvornår ||~ Hvor ||

6. Opgaver
Her tilføjes nye opgaver. Saml evt. op på opgaver fra sidste møde.
 * ~ Beskrivelse ||~ Hvem er ansvarlig ||
 * Artikel om Engros og om hvad der sker på fælleslageret || Annetter vil tage sig af det og Julie M ville gerne bidrage med billeder ||
 * Der skal laves Roll Ups || Martine og Andreas F ||
 * Lave list over folk som vil bidrage ved hvervnings event || Andreas F ||
 * Opdatering af flyers og tryk || Andreas F ||
 * Doodle Hjemmeside Møde || Louise ||
 * Rydde op i brugere på hjemmesiden || Andreas P ||
 * Sikkerhed på Hjemmeside || Morten ||

7. Evt. punkter til koordineringsmøde
Her skrives punkter, som fremlægges på næste koordineringsmøde.
 * ~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||

8. Evt. punkter til næste møde
Her skrives punkter, som er blevet udskudt til næste møde.
 * ~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||