Bestyrelsesmøde+søndag+d.+3.+maj+2015

Vi starter mødet med fællesspisning og sammenskudsgilde. Tag en lille ret med. Der er køkken på KPH, så der er mulighed for at snitte og opvarme mad på stedet. :-)
 * **Hvornår:** || Søndag d. 3/5-2015 kl. 18:00 - 21:00 ||
 * **Hvor:** || KPH, Enghavevej 80-82 3. sal ||
 * **Kommer:** || Andreas, Sara, Anders Jensen, Jonas B, Jonas G, Annemette, Karen, Danielle, Anders Petersen ||
 * **Afbud:** || Line ||
 * **Mødeleder:** || Andreas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Anders P ||


 * Dagsorden: **
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Tid** ||
 * > **1.** || Check-in og præsentationsrunde ("hvorfor vil du være med i bestyrelsen?") ||  ||
 * > **2.** || Gennemgang af bestyrelsens opgaver og arbejdsgange ||  ||
 * > **3.** || Fordeling af roller og ansvarsområder ||  ||
 * > **4.** || Status fra arbejdsgrupperne

Udover den ugentlige drift har vi bl.a. følgende emner på tapetet: - Lukning af CA-afdeling - Rottesikring af fælleslageret efter FVST besøg - Evaluering af håndsrækningsprocedure - Bedre koordinering af chauffører - Introkoordinering - Problem med deling af tjanser i nogle afdelinger/ succes med opstramninger ift. at sikre, at medlemmer tager tjanser - Diskuterer implementering af virksomhedsmedlemsskaber til finansiering af frivilligdelen - Diskuterer frivillige timers værdi og fordeling De sidste to punkter, kan bestyrelsen forvente at blive involveret i, pga, punkternes grundlæggende og juridiske karakter. ||  || a) FoodNet b) ØkoStartpakke ||   || - aftale datoer for øvrige bestyrelsesmøder i 2015/2016 - fastsætte datoer for koordineringsmøder i 2015/2016 - fastsætte dato for avlermøde i efteråret 2015 - fastsætte dato for ordinær generalforsamling 2016 ||  || - Hvem skal have adgang hvor og hvordan? - Og hvem skal holde dette opdateret? Det handler i høj grad om, hvem som har NEM-ID, og hvem som har super administrator-rettigheder. Det bør bestyrelsen klarlægge og give en klar udmelding om hvodan skal være, for at gøre foreningen mere transparent. Det har været til frustration for både medlemmer i den gamle bestyrelse og for medlemmer i arbejdsgrupperne, når der skal registreres flytning af fælleslager, eller oprettelse af P-enheder, eller annullering af bestilte varer, eller slettelse af mailkonti og drev, osv. ||  ||
 * Distribution**
 * > **5.** || Økonomistatus for første kvartal 2015 ||  ||
 * > **6.** || Juridisk status, videre kontakt til advokater ang. vedtægter ||  ||
 * > **7.** || Status for øvrige projekter
 * > **8.** || Ansættelser ||  ||
 * > **9.** || Revisor ||  ||
 * **10.** || Datoer for kommende møder
 * **11.** || Adgang og sikkerhed (af Jonas G)
 * **12.** ||  ||   ||

=**Referat:** = Skriv ”VSM” i søgefeltet i wikispacet. (synes ikke det virker?)
 * Referat:**
 * 1. Check-in og præsentationsrunde**
 * 2.** Gennemgang af bestyrelsens opgaver og arbejdsgange
 * 3.** Fordeling af roller og ansvarsområder

Danielle: **Formand** Anders P. og Jonas B.: **Kasserer**

Sara: kommunikationsgruppen Anders Jensen: Arrangementsgruppen Anders Petersen: Indkøbsgruppen Danielle: Distributionsgruppen Jonas: Økonomigruppen
 * Kontaktpersoner**:

Distributionsgruppen:
 * 4.** Status fra arbejdsgrupperne

Udover den ugentlige drift har vi bl.a. følgende emner på tapetet: - Lukning af Christinia-afdelingen - Rottesikring af fælleslageret efter FVST besøg - Evaluering af håndsrækningsprocedure

Tage stilling til håndsrækningsprincippet, der er et levn fra tidligere vedtægter. Bl.a. Christiania har ikke kunne leve op til at stille med mandskab til de fælles opgaver. - Bedre koordinering af chauffører - Introkoordinering

Forslag om én intro-kontakt person, som man kan henvende sig til med hjælp til de forskellige grupper. - Problem med deling af tjanser i nogle afdelinger/ succes med opstramninger ift. at sikre, at medlemmer tager tjanser - Diskuterer implementering af virksomhedsmedlemsskaber til finansiering af betalte ansatte.

Spørgsmål om der er et behov for personer der tidsmæssigt bruger mere tid på fødevarefællesskabet end alm. Frivillige, men mindre end de fastansatte. En slags koordinatorer – super frivillige. Mulighed at disse får ekstra ”goder” betalt af virksomhedsmedlemsskaber?

Evt. skal vi have en anden juridisk enhed til at håndtere virksomhedsmedlemsskaber?. - Diskuterer frivillige timers værdi og fordeling De sidste to punkter, kan bestyrelsen forvente at blive involveret i, pga, punkternes grundlæggende og juridiske karakter.

Økonomigruppen: Har arbejdet med at finde den præcise snitflade mellem økonomigruppen og den nye fastansatte.

Indkøbsgruppen: Krisemøde i marts, hvor der blev talt om samarbejdsformen. Gruppen mødes hver torsdag og bestiller næste uges pose. Louise og Christine; koordinatorer.

Kommunikationsgruppen: De forskellige opgaver er blevet fordelt ud på nogle selvkørende arbejdsgrupper.


 * 5.** Økonomistatus for første kvartal 2015

Fremover vil en bogholder fremlægge den økonomiske situation på bestyrelsesmødet og sammenholde det med budgettet. Vi har et overskud, men en del af overskuddet består i hensættelser til depositum på stofposer og det skal vi være opmærksomme på og have klarlagt mere præcist hvor stort et beløb der er tale om.

Vi arbejder på, at overbevise erhvervsstyrelsen om, at det ikke er i medlemmernes __økonomiske__ interesse at købe fødevarer i fødevarefællesskabet, og at vi derfor bør anses for at være en almennyttig forening. Det vil være en fordel ift. At vi ikke skal betale moms.
 * 6.** Juridisk status, videre kontakt til advokater ang. Vedtægter

Jonas B. foretager en undersøgelse af KBHFF priserne ift. Markederne og så tages der kontakt til Line Barfoed, der varetager kontakten til Erhvervsstyrelsen. Anders P. vil også gerne deltage i mødet og Jonas D. vil gerne forsætte. Med vores nuværende selskabsform er vi skattepligtige og da vi har et overskud skal der betales skat, såfremt vi ikke får ændret selskabsformen. Vi har ikke et præcist overblik over i hvilke år, overskuddet er skabt. De forskellige afdelinger har p-numre med branchekode, som detailhandel. Lageret har p-numre, med branchekode en gros. Der kan være problemer med personer på understøttelse der arbejder i KBHFF, idet det måske ikke ses som frivilligt arbejde, men arbejde, hvor man får billige madvarer til gengæld. Ift. Lugepatruljer er det også vigtigt, at det ses som et event og ikke som en arbejdsydelse der lægge for billigere grønsager. Man skal være opmærksom på, at det ikke må komme til at minde om et timebank-system.

a) FoodNet Andreas er blevet ansat. Jonas B sidder i styregruppen Tine Christensen fra Århus er blevet ansat. Socialsquare it-firma står for it-delen, og skulle gerne have et system der er oppe at køre til oktober, men der vil løbende blive implementeret brugbare funktioner.
 * 7.** Status for øvrige projekter

b) ØkoStartpakke Andreas og Marie Hertz sidder i styregruppe i startpakken. Marie H. undersøger med best practice og tager også kontakt til bestyrelsen.

c) Det fælles bedste. Der var møde d. 29. april 2015. Man vil lave byen Lejre til et stort folkemøde. Der er ved at blive etableret arbejdsgrupper. Spørgsmål om vi støtter op om KBHFF. Andreas er åben overfor hvis man er interesseret i at blive kontaktperson på projektet. Hjemmesiden hedder www.detfaellesbedste.dk

Forslag, at vi ikke slår det offentligt op, men internt. Ifølge opfordring fra GF skal der ske prioritering af arbejdsopgaverne i stillingerne, idet der var nævnt de opgaver der var mulighed for at beskæftige sig med, men samtidig så mange, at det ikke var realistisk at nå dem alle sammen sammenholdt med det forventede antal timer, som den nye medarbejder skulle ansættes på.
 * 8.** Ansættelser

Der var enighed om, at det var bedst at lave processen helt åben og transparent, således at de personer der havde lyst og evner til det i KBHFF, kunne søge stillingen også selvom der allerede var personer, som mere eller mindre udfylder de roller, som de nye medarbejder forventes at have.

Der var forslag om et ansættelsesudvalg, eller at flere personer fra arbejdsgrupperne kunne deltage i ansættelsessamtalen, men bestyrelsen nåede frem til at stillingerne allerede var blevet diskuteret på GF, og at de forskellige in-puts derfor allerede var indkommet. Desuden var der et tidsmæssigt perspektiv at tage hensyn til, idet vi gerne skulle ansætte nogle medarbejdere forholdsvist hurtigt.

Der var forslag om at stillingsopslagene defineres på en måde, så vi ikke får ansøgninger fra personer der ikke har de relevante erfaringer/kompetencer. Det skulle gerne betyde at vi ville få et skarpt ansøgningsfelt fra start af.

Det blev besluttet at stillingsopslaget bliver slået op søndag aften. Vi sætter stillingsopslaget op på hjemmesiden og sender det ud pr. mail i arbejdsgrupperne.

Danielle sætter stillingsopslaget op til frivillig-koordinatoren og Anders sætter op til bogholderstillingen og sender ud til bestyrelsesmedlemmerne pr. mail. Best. Medlemmerne kommenterer i løbet af ugen og vi bestræber os på at have det klart til næste weekend.

Frist for ansøgning bliver den 23. maj og samtaler forventes afholdt uge 22. Vi laver en doodle og finder de datoer hvor bestyrelsen kan afholde samtaler og så håber vi at det går op med de datoerne hvor kandidaterne kan.

Jonas B. ønskede at holde sig ude af processen omkring bogholder-delen, da han overvejer selv at søge stillingen og derfor ikke vil risikere at påvirke processen.

Jonas og Karen finder en ny revisor der lever op til GF’s anbefalinger.
 * 9.** Revisor

- aftale datoer for øvrige bestyrelsesmøder i 2015/2016 - fastsætte datoer for koordineringsmøder i 2015/2016 - fastsætte dato for avlermøde i efteråret 2015 - fastsætte dato for ordinær generalforsamling 2016
 * 10.** Datoer for kommende møder

- Hvem skal have adgang hvor og hvordan? - Og hvem skal holde dette opdateret? Det handler i høj grad om, hvem som har NEM-ID, og hvem som har super administrator-rettigheder. Det bør bestyrelsen klarlægge og give en klar udmelding om hvordan skal være, for at gøre foreningen mere transparent. Det har været til frustration for både medlemmer i den gamle bestyrelse og for medlemmer i arbejdsgrupperne, når der skal registreres flytning af fælleslager, eller oprettelse af P-enheder, eller annullering af bestilte varer, eller slettelse af mailkonti og drev, osv Sara står for dette punkt sammen med Andreas. Danielle og Anders skal have adgang til Merkur Bank.
 * 11.** Adgang og sikkerhed

Næste koordineringsmøde bliver d. 1. juni. Herefter: Mandag d. 31. august Mandag d. 26. oktober Mandag d. 25. januar Mandag d. 28. marts
 * 12. Datoer for kommende møder:**

Det blev foreslået at holde et minimøde i løbet af sommeren. Næste bestyrelsesmøde bliver lørdag d. 12. september 2015 Kl. 12. med sociale aktiviteter bagefter. Derefter: Søndag d. 6. December kl. 18. 2015 Derefter: Best. Møde lørdag d. 12. marts kl. 12. 2016

Næste Generalforsamling 16. april 2016. Vi sender dagsorden ud til GF en mdr. før afholdelse og indkaldelsen sendes ud halvanden mdr. før.

Folkemøde i Lejre d. 22-24. april 2016