Her+er+en+opstartsvejledning+til+den+nye+lokalafdeling.

**Sådan startes en ny afdelingsøkonomi **
For at jeres nye afdeling kommer godt fra start er det vigtigt at afdelingsøkonomien er klar før butikken åbnes. Følg derfor nedenstående vejledning trin for trin. Har I spørgsmål så kontakt okonomi@kbhff.dk, der står klar til at hjælpe. Book evt. en vejledningstid hos Controllergruppen.

Hver afdeling vælger to økonomiansvarlige, der sørger for afdelingens betaling og bogføring af udgifter samt oplæring af kassevagter. De økonomiansvarlige repræsenterer afdelingen på de fire årlige møder i Økonomigruppen, der består af alle afdelingernes økonomiansvarlige og Controllergruppen. Der er en del at se til, så det anbefales varmt at være flere end de to valgte økonomiansvarlige i afdelingens økonomigruppe, så arbejdsopgaverne kan fordeles og der er mulighed for fællesspisning og hygge :-) Få lavet en mailboks fx. norrebo.okonomi@kbhff.dk, hvor I kan modtage fakturaer og andre henvendelser. Kontakt Kommunikationsgruppen på info@kbhff.dk.
 * 1) Find to økonomiansvarlige **

KBHff har alle sine afdelingskonti samlet i Merkur Bank hos bankrådgiver Lise Andersen. Kontakt: la@merkur.dk. Da Merkur Bank ikke har døgnbokse har vi desuden en erhvervskonto i Danske Bank, hvor afdelingerne kan tilknytte døgnboksaftaler. Læs alle fakta om KBHffs kontonumre og CVR nr. her
 * 2) Opret en konto i Merkur Bank og en døgnboksaftale i Danske Bank **

**Det tager minimum 2-3 uger at få oprettet konti, fuldmagter, NemID og døgnboksaftale, så gå i gang med det samme. Har I spørgsmål eller brug for hjælp kontakt okonomi@kbhff.dk.**

Når man skal åbne en konto i Merkur Bank står man til regnskab overfor KBHff og banken.


 * Overfor KBHFF **:
 * KBHff beder alle nye økonomiansvarlige sende en mail med navn, adresse, cpr. nr. og afdeling til kasserer Marie Louise Blauenfeldt (okonomi@kbhff.dk)
 * I skal dernæst møde frem til et kollektivgruppemøde, hvor I endeligt godkendes af KBHffs tegningsberettigede. Godkendelse fremgår af referatet fra mødet.


 * Overfor Merkur Bank **:
 * Send en mail til Lise Andersen med oplysninger om navn og afdeling og vedhæft en kopi af jeres sygesikringsbevis + billed-ID samt mødereferatet der angiver jeres godkendelse fra KBHff. Når man opretter konto hos Merkur Bank skal afdelingen beslutte de økonomiansvarlige skal have A-fuldmagt (privat) eller B-fuldmagt (erhverv) til afdelingens konto. Med en A-fuldmagt man skrive under og lave transaktioner hver for sig, mens man med en B-fuldmagt skriver under og godkender i fællesskab (kuvert system med 1. og 2. godkender) B-fuldmagter koster et beløb per måned,der der skal oprettes et nyt Nem-ID, mens A-fuldmagt er gratis, da den kører over den økonomiansvarliges private Nem-ID.
 * Efter 4-6 bankdage modtager I fuldmagtapapirer til jeres nye afdelingskonto, som underskrives og returneres til Merkur Bank, att: Lise Andersen, Vesterbrogade 40, 1. sal, 1620 København V eller la@merkur.dk.
 * Efter 6-8 bankdage modtager I Nem-ID (hvis B-fuldmagt). Kontakt da Lise Andersen, der aktiverer jeres Nem-ID via sms med kode eller kodebrev. Hvis A-fuldmagt skal I ikke vente på nyt Nem-ID, men blot logge ind med jeres private Nem-ID.

Så er I oppe at køre og klar til at betale regninger via netbank!


 * Døgnboksaftale med Danske Bank **:
 * Find en Danske Bank filial nær jeres afdeling og opret en døgnboksaftale knyttet til KBHffs erhvervskonto i Danske Bank.
 * For at få overført jeres penge fra Danske Bank til jeres afdelingskonti skal I hver måned, eller oftere, bogføre jeres udgifter og indtægter og sende besked til bogforing@kbhff.dk Læs mere om daglig drift af en afdelingsøkonomi her

De økonomiansvarlige er afhængige af et godt samarbejde med de frivillige, der tager kassevagter i afdelingens butik. Sørg derfor at lave en god kassevagtsvejledning, som I lægger her på wiki'en og opdaterer løbende. Se eksempel på kassevagtsvejledning, omsætningsskema, medlemsregisteringsskema og døgnboksbeskrivelse her
 * 3) Lav en kassevagtsbeskrivelse og etabler evt. et. kassemesterlaug **

For at gøre det nemmere og mere overskueligt at tage kassevagter er der flere steder oprettet kassemesterlaug. Lauget står for at uddanne og organisere kassevagten og afdramatisere vagternes ansvar og opgaver

Lav et budget for startomkostninger og ansøg kollektivgruppens pulje for opstart af nye afdelinger. Ansøgningen sendes til kollektiv@kbhff.dk Til inspiration findes her en oversigt over mulige startomkostninger her.
 * 4) Opstartsstøtte fra KBhff **


 * Vidensdeling i KBHffs Økonomigruppe **
 * **Spørgsmål/udfordring** || **Dato /afsender** || **Svar/input** || **Dato/afsender** ||