Kollektivgruppemøde+d.+8.12.12

Anette (Frb) Janus (YN), Alexander (indkøb) ||
 * **Hvornår:** || d. 8/12-2012 kl. 14:00 ||
 * **Hvor:** || Karenshus, Bispebjerg Bakke 8, 2400 København NV ||
 * **Kommer:** || Ida (Gentofte), Kim, Sofie(V), Carsten (N), Bryn, Carsten (L),
 * **Afbud:** || Amager (Hanne), Niels-Simon, Ellen (IB) ||
 * **Snacks:** || Kim ||
 * **Mødeleder:** || Janus ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Mads ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne
...har lavet menulinje på Amager-wikien som virker rigtig hodt ...holder hyggeaften 5/12 med julegodter, ekstra smagsprøver, gløgg og kaffe. Der vil være rep. fra alle arbejdsgrupper som mangler medlemmer, som vil fortælle om gruppen og forsøge at hverve manglende medlemmer. Derudover vil et infohjørne blive præsenteret (jf. forslag fra visionsdagen ang. bedre intern kommunikation som værktøj til genbegejstring af medlemmer). Vi vil samtidig besvare spg. vedr. teamstruktur og KBHFF Medlemssystem. ...tager KBHFF Medlemssystem i brug fra den 5/12 ...sælger stofposer fra den 19/12 og leverer grønsager i stofposer fra den 9/1 ...har haft kontakt til Købnerkirken, som er positive over for at have os. Vi har afvist at være der, indtil der er lagt gulv og bygget nyt køkken. Men det skal gerne ske inden længe, og så er vi klar på at flytte. ...har sat deadline for opdatering af alle vagtbeskrivelser i afdelingen til slut januar og delt dem ud på butiksgruppemedlemmerne ...får nu god respons på teamstrukturen fra medlemmerne. Flere melder tilbage, at det er hyggeligere og hyggeligere på vagt. Indførsel af teamkoordinatoren har været en stor hjælp. ...har oprettet to nye grupper intromødegruppen og løssalgsgruppen. Intromødegruppen vil starte intromøder i det nye år. Formålet med løssalgsgruppen er at få et ugentlig overblik over løssalget. Løssalgsgruppen (eller bare en repræsentant derfra) skal derfor være i butikken hver uge, og høre vagterne hvordan det går, og se om alle varer tages frem til salg. || Vi holder lukket i uge 52 og i uge 1. Der har været flere gange, hvor der har været problemer med leveringen om onsdagen, grundet forsinkelse i transporten fra Gladsaxe. Frederiksberg har ligget sidst på leveringsruten og derfor oplevet flere større forsinkelser. Butiksgruppen er præget af at vi ikke er så mange. Vi holder møde d. 9. omkring ny ansvarsfordeling || Nye rep. Kommunikation: Allan Marcussen //Logistik ?// Indkøb || [] ||
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** || ...har sat rammen for intern kommunikation i butiksgruppen. Læs evt. punkt 0 på vores sidste referat.
 * **Frederiksberg** || KBH FF er gået online med betalingssystemet.
 * **Indre By** || Holder et års fødselsdag d. 5/12 med g lögg og æbelskiver. Laver nogle PR-arbejde ( julegavekort, mm.) for at pr øve at f å flere medlemmer. ||
 * **Islands Brygge** || Ny åbningstid 16-18:30 grundet den sidste time afhentes meget få poser. D. 28/11 havde vi første medlemsmøde m spisning og forsøg på at få flere til at tage vagter, diskussion af obligatoriske introaftner ell. 1. vagt er en del af at blive medlem. Det sidste blev vedtaget. Rigtigt fint møde.
 * **Gentofte** ||  ||
 * **Nordvest** ||  ||
 * **Nørrebro** || Efter veloverstået indførsel af medlemdssystmmet og rimelig styr på økonomien, arbejder vi nu på at finde repræsentanter til resten af arbejdsgrupperne. ||
 * **Vanløse** || Har gang i at forberede indfasning af stofposerne. God stemning i butiksgruppen og rundt omkring den. ||
 * **Vesterbro** || Holder julebanko og Glögg d. 12. dec. kl 18.30. Kom og hyg med os. Indfører fællesspisning hver onsdag fra jan. ||
 * **Ydre Nørrebro** || Vi lukker den 12/12 efter lidt over et år i Odinsgade. Vi har stadig ikke fundet et nyt lokale, så det er usikkert, hvornår vi kan åbne i Januar. ||
 * **Østerbro** || Store bestræbelser for at skabe en vital struktur. En vagtoptimeringsgruppen er fremkommet med forslag til teamstruktur, som nu er vedtaget og sættes i værk lige efter nytår. Kommunikationsgruppen er blevet en vigtig spiller på banen som intern formidler. Butiksgruppen stor og aktiv. ||
 * **Arrangementsgruppen** || Vi holder sammenskudsjulefrokost for arbejdsgrupperne i januar (dato følger). Rødbedesylteworkshop er også på tegnebrættet. ||
 * **Indkøbsgruppen** || der har været afholdt avlermøde med god stemnig og god mad. der arbejdes på sæsonplan 2013. der var stor tilfredshed med central fakturering ||
 * **Kommunikationgruppen** || Medlemssystemet er nu i drift i samtlige afdelinger. Medlemskartoteket er ved at være luget ud for dubletter m.m. Økonomirapportering på vej, der opsamles info om opbyging af vagt-systemer. Se on-line statistik over afdelinger og medlemmer på:
 * **Kommunikationgruppen** || Medlemssystemet er nu i drift i samtlige afdelinger. Medlemskartoteket er ved at være luget ud for dubletter m.m. Økonomirapportering på vej, der opsamles info om opbyging af vagt-systemer. Se on-line statistik over afdelinger og medlemmer på:
 * **Økonomigruppen** || der har været holdt møde om integrering af medlemssystem og regnskab ||
 * **Logistikgruppen** || Afdelingerne påmindes, at de skal sende repræsentanter til mødet i januar ||

2. Evaluering af tidligere beslutninger jf. beslutningsoversigten.
//ifht reklamationer, kan opfølgningen fra modtagevagterne gøres bedre. evaluering rykkes til mødet i januar.vanløse skriver vigtige punkter ud for vagterne. vesterbro og indre by sender vejledninger ud til medlemmerne.//

**NYE PUNKTER** (hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse**

//Det ser ikke sådan ud.// || sofie || diskution/evaluering || 15 || //vi vil gerne samle oplysninger om andelsbrug på hjemmesiden. info skal brugene komme med.// || Ida || ja/nej/måske || 3 || // Der er behov for mere gennemtænkning, så på næste møde tages der en beslutning om at sætte priserne op på løssalgsposer, så de repræsenterer de faktiske priser. // || Bryn || diskussion || 5 || http://kbhff.wikispaces.com/Turnus-ordning+for+kollektivgruppen Janus skriver ud til de ansvarlige, da alle repræsentanterne ikke var til stede. || Kim ||  || 5 || K-Møde med grupper //fint, men deltagerliste bør stå under dagsorden for læsbarhedsskyld.// || Kim || Beslutning || 5 || Vi begrænser udgifterne, men skal være ude 31/12, så vi kan ikke absolut belave os på medlemmernes biler/cykler. //Vi benytter baisikeli bilen en onsdag. kim og janus snakker sammen om d. 19.// || Kim || Beslutning ||  || Fra sidste møde: "Vi indskærper overfor arbejdsgrupperne at de skal være disciplineret med hvor mange mails de sender ud. Vi tager det op igen på næste møde og vi har behov for, at bl.a. indkøbsgruppen deltager, så vi kan snakke om det." //Arbejdsgrupperne er postive for at gå over til samarbejdsværktøjet, men har brug for hjælp til at komme i gang. Kim tager det op i kommunikationsgruppen.// || Kim || Diskussion || 10 || Vi vil gerne give vores medlemmer mulighed for at lære at sylte på et gratis madlavningskursus. For også giver det medlemmer der ikke deltager i workshoppen mulighed for at blive inspireret vil vi lade produktionen være stor nok til at der kan komme glas ud til afdelingerne, som smagsprøver, sammen med opskrift/instruktion i hvordan man gør. Hvis vi kan få styr på hygiejne-forhold kunne det være sjovt efterfølgende at øge produktionen til at sætte glas i løssalg.
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * > **3.** || Opsamling på året der er gået. Nogle løse ender der ikke er samlet op?
 * > **4.** || Henvendelse på info fra andelsfælleskab [[file:mail-lolland.pdf]]
 * > **5.** || Indre By har tænkt at sælge løssalg poser til 110kr . for at tilskynde flere af vores medlemmer til at forbestille. V i tror det kunne også hjælpe med at dække nogle af vores omkostninger, hvis vi s å har overskud løssalg ved lukketid , der ikke blev solgt . Har I noget imod at vi g øre det?
 * > **6.** || Afklaring - hvor holdes næste møde - herunder fokus på
 * > **7.** || Ny skabelon til Kollektivgruppens dagsorden jf. beslutning om registrering af mødedeltagernes afdeling/arbejdsgruppe
 * > **8.** || Ansøgning om dækning af kommende udgifter til flytning af Stofposer - max 400 kr.
 * > **9.** || For mange mails fra arbejdsgrupperne til butiksgrupperne.
 * > **10.** || Syltede rødbeder arrangement/produktion.

//I forhold til at fremstille varer til løssalg, så er der udfodringer ifht fødevaremyndighederne. Hvis medlemmerne selv fremstiller og hjemtager varerne, så skulle det ikke være et problem.// || Carsten (N) og Bryn || idéudviklings || 5 || //Rykkes til næste møde, da IB endnu ikke har modtaget dokumentation fra bilejerens forsikring.// || Janus || Beslutning || 10 ||
 * > **11.** || Opfølgning på Islands Brygges ansøgning om hjælp til erstatning. [[file:IB MAIL.pdf]]
 * 12. || Nyt om Jørslevlyst (JAK-projektet). Kan vi indgå i en konstruktion, hvor de giver andelshavere et tilgode bevis og vi tilgengæld køber gårdens grøntsager med disse tilgodebeviser? Det vil være omkostningsneutralt og bør vel forudsætte, at andelshaverne melder sig ind i kbhff.

oplæg sendes forbi indkøbsgruppen, så de kan se nærmere på detaljerne. || Janus || Info/Beslutning || 10 || Det kan tages op på et udviklingensmøde. ||  ||   ||   ||
 * 13. || //Vi skal blive bedre til at kommunikere til medlemmerne, når der er lukkedag og lignende.// ||  ||   ||   ||
 * 14 || med de nye kravsspecifikationer kan møderne blive store. Så vi skal evt. begynde at kigge efter mere lokaler. bla. i kontorfællesskabet i griffenfeltsgade. ||  ||   ||   ||
 * 15 || Afdelingerne mindes om at begynde at sende regnskab og billar 2012 ind. ||  ||   ||   ||
 * 16 || kan vi have medlemmer, der betaler for et år af gangen og får rabat? Kan vi få medlemmer på PBS?
 * 17 || Hvordan foregår opsamling af protokoller fra gruppemøderne. ||  ||   ||   ||
 * 18 || Næste generalforsamling skal planlægges. Det bliver et punkt på næste dagsorden. ||  ||   ||   ||

æ