Her+er+dine+arbejdsopgaver+som+afdelingens+økonomiansvarlige.

**Sådan køres en afdelingsøkonomi **
Som økonomiansvarlige er det jeres opgave at dokumentere alle de økonomiske bevægelser, der er på jeres afdelingskonto i Merkur Bank. Til at afhjælpe regnskabsførelsen har hver afdeling fået lavet generiske regnskabsark i Google-Docs. I skal også sørge for at kassevagterne kører (oplæring, info, vagtbeskrivelser) og samle op på vagterne - særligt ift. døgnboksindbetalinger.


 * Hver uge **
 * Tjek jeres mailboks fx. norrebro.okonomi@kbhff.dkfor indkomne forespørgsler. Print og organiser alle bilag i en mappe.
 * Følg op på kassevagterne, enten før og/eller efter vagten. Tjek at døgnbokskvitteringerne er udfyld korrekt.
 * Hver 14. dag **
 * Indsaml bilag fra butikken og bogfør indtægter, udgifter og døgnboksbeløb i jeres Google-Docs regnskabsark Se [[file:kbhff/Vejledning til afrapportering af regnskabstal til ’Controller’ gruppen..pdf|Vejledning til afrapportering af regnskabstal til ’Controller’ gruppen..pdf]].
 * Betal evt. regninger over netbank og bogfør udgifterne i jeres Google-Docs regnskabsark.
 * HUSK:** Vær strikse med at have originale bilag på alle indtægter og udgifter, som fremgår af jeres kontooversigt


 * Hver måned **
 * Hold evt. økonomimøde og gennemgå månedens bogføringer i Google-Docs regnskabsarkene. Print de fire regnskabsark og vedlæg alle bilag, der hører til ugerne.
 * Send en mail til bogforing@kbhff.dkmed besked om at denne måneds uger er tjekkede og lukkede i enmefeltet. Herefter overfører Økonomigruppen penge (døgnboksindbetalinger minus medlemskaber og kontingent) til jeres afdelingskonto.
 * Aflever regnskabsark inkl. bilag og et print af månedens bevægelser på jeres afdelingskonto til Økonomigruppen på adressen: KBHff, c/o Overdosseringen, Helgesensgade 7, st. th., 2100 København Ø.


 * Hvert kvartal **
 * Økonomigruppen og alle KBHffs økonomiansvarlige holder status- og sparringsmøde.

I altid er velkomne til at kontakte Økonomigruppen med spørgsmål**: okonomi@kbhff.dk**


 * Internt og eksternt regnskab **

Regnskabsark i Google Docs opgøres af lokalafdelingernes økonomiansvarlige på månedsbasis. (Til overblik og budgetlægning) //Indtægter:// Medlemsskaber, posesalg, løssalg. //Udgifter:// Drift, arrangementer, spild/donation (afvejes og afregnes ifht. salgspris) (vigtigt ifht. gennemsigtighed for internt regnskab)
 * Internt regnskab - der belyser driftsbevægelser og ligger til grund for budgettering, identifikation af udviklingspotentialer etc.**

Omsætningsopgørelser, kontoopgørelser og bilag: Bogføringsklassificeringer overtages fra revisorens kategorier: //Indtægter:// Medlemsskaber, salg. //Udgifter:// Varekøb, drift, repræsentation, bankgebyrer, revisor.
 * Eksternt regnskab** (til revisor)**: - der dokumenterer foreningens virke udadtil**


 * Eksempler på udgifter og indtægter **


 * Udgifter - skal alle dokumenteres med et fysisk bilag!**
 * **Interne fakturaer fra KBHff.**Hvis varer, fx. stofposer fordeles internt mellem afdelingerne udsteder Økonomigruppen en intern faktura, som I betaler og bogfører på samme måde som de eksterne.
 * **Kvitteringer:** Hver gang der er udgifter i forbindelse med driften af butikken (lommeregner, kaffe, mapper, byggematerialer osv) skal det dokumenteres med en __original kvittering.__ Disse udgifter kan enten refunderes direkte fra kontantbeholdningen i kassen på en åbningsdag i butikken, eller (ved større beløb) de kan refunderes over netbank til den person der havde udlægget.
 * Indtægter - alle fakturaer på indtægter skal dokumenteres med et fysisk bilag.**
 * **Omsætningsopgørelser.**Hver åbningsdag har I indtægter, som dokumenteres. Kassevagten gør dette ved at udfylde skemaet "Dagens omsætning".
 * **Fakturaer på indtægter.** Hvis jeres afdeling har en aftale om at sælge jeres til-overs-varer til en virksomhed, skal I skrive en faktura på beløbet. Disse fakturaer skal nummereres. Her er en skabelon.

Kassevagterne står for at holde styr på kassen når afdelingen har åbent i butikken. De tager imod bestillinger og samler bilag for udgifter i åbningstiden. Det er vigtigt at I koordinerer arbejdet og aftaler hvem der tager hvilke opgaver. I skal vide hvor de lægger bilag til jer og hvordan de registrerer dagensomsætning.
 * Kassevagterne og evt. kassemesterlaug **

Se eksempler på kassevagtsvejledning og døgnboksvejledning her.


 * Vidensdeling i KBHffs Økonomigruppe **


 * **Spørgsmål/udfordring** || **Dato /afsender** || **Svar/input** || **Dato/afsender** ||