Fællesbutikmøde+mandag+d.+17.+marts+2014


 * **Hvornår:** || d. 17/03-2014 kl. 19:00 ||
 * **Hvor:** || Nørrebrogade 44 - ring på 'beboerlokale' ||
 * **Kommer:** || Mathias, Jonas, Marie H, lis, Sandra, Kathrine, Andreas, Line, Kirsten, Kasia ||
 * **Afbud:** || Esther ||
 * **Snacks:** ||  ||
 * **Mødeleder:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** ||  ||


 * Dagsorden: **

Opdatering på møder med mulige samarbejdspartnere:
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Tid** ||
 * > **1.** || **Check in** ||  ||
 * > **2.** || **Opdatering på ansøgning mm.**

- //LetsGo delebiler//: mangler større kontorlokaler fra start 2015. Vil gerne dele lokaler med kbhff, samt tilbyder deling af personale (fx regnskab og 'vært')

- //KK erhvervsservice//: interesseret i at have kbhff som drivkraft bag kbh's nye markedspladser. Kbhff afviser at kunne indgå aftale.

- //Grøn Ambassade//: projekt i tidlig stadie om at etablere en grøn ambassade for både danskere og udenlandske besøgene der er interesseret i at finde frem til grønne projekter i DK (især fællesskabsorienterede projekter). Mulighed for samarbejde, lokaler mm. Officielt projektmøde d 3/4 i House of Dome (initiativ af Energiakademiet Samsø) ||  || Projektperioden er sat til at starte d 1/3 hvilket er umuligt. Det vil give mening at kunne fremlægge vores forslag om projektstruktur og forløb på GF d 26/4, samt præsentation af projektteam og styregruppe. Vi besluttede at anmode fonden om datoforskydning, så projektperioden ligger fra 1/5-1/10. **//Sandra kontakter fonden//.** ||  || A1. //Planlægning og projektanalyse//: 1/5-1/6.
 * > **3.** || **Hvad gør vi nu? Hvor skal vi hen?**
 * > **3a.** || **Hvilke mål skal vi nå? Gennemgang af opgaver og arbejdspakker frem til august**

A2. //Indsamling og analyse af data//: 1/5-1/9

A3. //Konceptudvikling, workshop og afsluttende rapport//: 1/8-1/10 med workshop afholdt i starten af september.

Note: løbende opdatering og samarbejde med kbhff's generelle arbejde omkring juridiske position. ||  ||
 * > **3b.** || **Etablering af styregruppe:** Overordnet og juridisk set har bestyrelsen ansvar for projektet i kbhff regi, men der skal oprettes en repræsentantgruppe, som har den fornødne viden, foreningsmæssigt og fagligt. Dette skal sikre at projektet stemmer overens med kbhffs principper og værdier, samt at de økonomiske midler bruges i foreningens fælles interesse og tilgodeser den udvikling af foreningen som projektet har formuleret.

- //Hvem er styregruppen?// Styregruppen skal repræsentere de for projektet relevante arbejdsgrupper i kbhff. Styregruppen skal bestå af 5-6 personer, fra hhv. bestyrelsen, økonomi, indkøb, distribution og fællesbutikgruppen.
 * //Andreas skriver invitation til arbejdsgrupperne, og sender ud, så grupperne kan melde tilbage på koordineringsmødet d 31/3 eller kort tid efter.//**

- //Hvad er styregruppens rolle?// Styregruppen skal i første omgang udvælge de to projektledere. Efter projektstart vil styregruppen løbende modtage opdateringer fra projektgruppen, for at sikre overensstemmelse med kbhff principper, projektansøgningen og aktiviteterne. //**Gruppen s****kal præsenteres på GF d 26/4.**//

- //Hvordan udvælges projektlederne?// Fællesbutikgruppen sender opslag ud i netværk og til arbejdsgrupper, der beskriver opgaverne og de fornødne kompetencer der kræves. Der kan så meldes ind på de to poster, og styregruppen tager det endelige valg. De to repræsentanter skal være de bedste til at løfte opgaven og skal kunne acceptere de lønvilkår der følger med. Der er ikke krav om intern/ekstern position, men minimum en af projektlederne skal have mindst 1 års aktivt medlemsskab, samt have erfaring fra en eller flere arbejdsgrupper. Derudover skal der vedlægges CV og motivation. //**Sandra skriver udkast til opslag og sender til Line til gennemlæsning. Opslag skal sendes ud i netværk hurtigst muligt**.// //**Hvad er deadline for 'ansøgningsfrist' til projektstillingerne??** **Projektlederne skal præsenteres på GF.**//

- //Hvordan udvælges frivillige til projektet?// Projektlederne efterlyser kræfter til specifikke opgaver inden for kbhff's medlemmer og arbejdsgrupper, og forsøger at involvere relevante studerende til at løfte særlige opgave fx dataindsamling. Mulighed for at involvere fx AAU til analyseopgaver og konceptudvikling. **//Der skal afholdes møde med AAU om opgaver og evt supplerende konsulentbistand.//** ||  || - Projektledere: Start 1/5. Der skal lægges plan over timer og aflønning. Ialt er der 260.000kr til konsulentløn. Det skal gøres klart hvilke opgaver der skal udføres og til hvornår, og så er det op til projektlederne hvordan deres arbejdstid fordeles over de 5 måneder.
 * > **3c.** || **Etablering af projektgruppe:**

- Frivilligegrupper: fx evalueringsgruppen, indkøbsgruppen, avlermødegruppen osv. ||  || - //Hvordan sikrer vi at alle medlemmer i Kbhff er løbende opdateret på og kan bidrage til aktiviteterne?// Første nyhed på hjemmeside evt også i nyhedsbrev (**Mathias sender ud til tjek i gruppen og uploader på web**): Skal indeholde: "Kbhff har af Fonden for Økologisk Landbrug modtaget xxx i støtte for projektansøgningen "Øko-Hub - stærkere forbindelser mellem land og by"…projektet forløber fra 1/5-1/10…og vil koordineres af to projektledere og gennemføres i tæt samarbejde med arbejdsgrupper og kbhff medlemmer... Der vil nedsættes en styregruppe repræsenteret af relevante arbejdsgrupper…der vil være mere info om projektet og styregruppen på koordineringsmødet d 31/3…Næste fællesbutikgruppemøde er d 10/4 - find mødeindkaldelse her (wiki-link)…Projektansøgningen kan læses her (wiki-link). På GF d 26/4 vil styregruppe og projektgruppen endelig præsenteres."
 * > **3d.** || **Formidling og kommunikation**

- //Hvordan formidler vi de konkrete planer for projektet?// Præsentation på koordineringsmødet d 31/3. GF d 26/4. ||  ||
 * > **4.** || Evt ansøgning til Nordea fonden: **Line, Marie og Sandra** skriver et udkast til diskussion til d. 10/4. Ansøgningsfrist for første indsendelse er d. 26/4, og skal max være 2 sider. Tilbagemelding fra fond om endelig ansøgningsmulighed i maj, og hvis 2. ansøgning godkendes, så får vi tilbagemelding i december 2014. ||  ||
 * > **5.** || Næste møde: Koordineringsmøde d. 31/3: Gruppen repræsenteres i de forskellige arbejdsgrupper og svarer på evt spørgsmål. Fællesbutiksgruppemøde: 10/4 kl 19 på Nørrebrogade 44 i beboerlokalet. ||  ||