Stormøde+2013


 * ~ ===[[image:EGF aflyst.PNG]]===

referat tilmelding
||
 * **Hvor? - Købnerkirken på Amager, ****Shetlandsgade 6, 2300 København **
 * Hvornår? - Lørdag 26. oktober 2013, klokken 16:00 **
 * Hvem? - Alle medlemmer af KBHFF **
 * Hvad? - STORMØDE! **
 * Referat — Merete Jakobsen, Esther Juel, Andreas Lloyd ** ||
 * Referat — Merete Jakobsen, Esther Juel, Andreas Lloyd ** ||

**Baggrund**
[|Læs om baggrunden for stormødet her].

Læs evt. mere om problemstillngerne og løsningsforslag i gruppen //[|STORMØDE 26. oktober 2013]// på SAMBA (KBHFFs pendant til facebook tidligere kaldet samarbejdsplatformen). Se en introduktion til SAMBA her.

**Jobbørs**
Før mødet og i pausen blev der afholdt jobbørs, hvor alle interesserede medlemmer kunne komme og møde medlemmer fra de forskellige arbejdsgrupper og høre nærmere om de mange forskellige spændende opgaver. Der var god stemning og mange medlemmer og opgaver fandt sammen i skøn forening. For alle, der ikke havde mulighed for at deltage, men gerne vil hjælpe, så skriv til jobs@kbhff.dk og fortæl hvad du gerne vil bidrage med, så peger vi dig i den rigtige retning.

**Referat**
Andreas fra arrangementsgruppen introducerede mødet, og understregede, at målet med stormødet ikke var at finde og beslutte sig for løsninger med det samme, men at begynde en diskussion og en proces, der kan lede til løsninger, som vi alle kan acceptere. Han introducerede også konsensus-processen, som vi bruger i KBHFF. .
 * 0. Program og introduktion til konsensus**

//Carsten og Sofie fra kollektivgruppen præsenterede status for KBHFF lige nu://
 * 1. Status for Kbhff – Hvor står vi?**

Driften på de fundamentale ting fungerer: Medlemmer får grøntsager og avlerne får deres penge. **Men:** Vi kan se at der er nogle krisesymptomer. Vi har valgt ikke at holde dette møde som en ekstraordinær generalforsamling, som oprindeligt planlagt fordi:
 * Årsregnskabet for 2012 endnu ikke er klar.
 * Vi har ikke et budget for 2013 eller 2014, og mangler grundlæggende overblik over KBHFFs økonomi.
 * Vi kan se at der er et mønster hvor ildsjæle brænder ud pga for mange arbejdsopgaver. Det er svært at få besat de ’store’ poster.
 * Vi har ingen kasserer siden sidste generalforsamling
 * Vi har ingen, der ønsker at stille op som formand
 * Der er mange visioner, men knap så mange mennesker, der udfører dem. Bl.a. it-systemet er stadig drevet af få personer.
 * Vi har oplevet en stigende kundefølelse. Som om KBHFF er blevet et serviceorgan, man kan tage for givet uden selv at bidrage til det.

Kort sagt, så betyder disse ting, at KBHFF ikke kan fortsætte som om intet er hændt. Vi bliver nødt til at forholde os til disse problemstillinger. Mange af disse problemstillinger er kortsigtede problemer, som vi har brug for hjælp til. Især økonomi-gruppen har som sagt brug for hjælp. Tilbyd jeres hjælp på jobs@kbhff.dk!

Men vi bliver også nødt til at kigge på det langsigtede perspektiv. Derfor er målet for idag: At tale om KBHFFs fremtid. Hvordan kan vi gentænke KBHFF på en ny, mere bæredygtig måde? Som en organisation, der ikke brænder ud?

//Bryn og Esther fra Formidlingskorpset opsummerede kort KBHFFs udvikling gennem de sidste 4 år:// Opstart på med en enkelt afdeling på Nørrebro i 2009 med ca. 30 medlemmer. Til i dag, hvor der er ca. 5400 medlemmer fordelt på 10 afdelinger. Den voldsomme stigning i antallet af medlemmer har betydet, en stor gennemstrømning af medlemmer. Alt for megen engagement og god vilje bliver tabt på gulvet. Undervejs har vi prøvet en masse ting af. Vi har gået fra en central økonomi (en afdeling) til en decentral økonomi (mange afdelinger med hver sin økonomiansvarlige, der betaler sine egne regninger), tilbage til en central økonomi (med en central regnskabs- og bogføringsfunktion for alle 10 afdelinger). Det har været en kæmpe opgave at ordne disse regnskaber undervejs, og en kæmpe byrde på de få centrale økonomiansvarlige, der har stået med opgaven.

//Deltagerne i stormødet bød ind med flere problemstillinger://
 * Krav til medlemmer — Mange medlemmer falder tilbage i kunderollen og føler sig ikke forpligtede til at arbejde. Måske bliver der ikke gjort tydeligt nok opmærksom på at der er et krav at man bidrager med 3 timers arbejde?
 * Overblik over opgaver — uoverskueligt for nye medlemmer at forstå hvordan man kan engagere sig i.
 * Introduktion af nye medlemmer
 * For mange grupper og afdelinger — Vi skal have slanket organisationen, så den ikke er så uoverskuelig. Fokus på kerneopgaverne. Også gerne færre afdelinger, så afdelingerne hver især fungerer bedre. Kan christianitterne ikke hoppe på en cykel til Amager?
 * Fokus på medansvar — fundamentet for kbhff er at vi alle er medejere, medarbejdere og medlemmer på samme tid. Vi skal alle huske at tage dette medansvar.
 * Mere og bedre kommunikation — Det er svært at have føling med eller vide hvad der foregår centralt når man sidder ude i lokalafdelingen – det gør det svært at sende folk videre til centrale opgaver. Måske er problemet med manglende engagement ikke dovenskab men manglende kommunikation. Der mangler måske et velstruktureret nyhedsbrev?
 * Flere åbningstider — mange medlemmer har ikke tid eller overskud til at deltage aktivt i hverdagene og i arbejdstiden. Så hellere også have åbent i weekenden.
 * Høj medlemsgennemstrømning — Enkle vagter og opgaver kompliceres fordi der er en konstant gennemstrømning af nye medlemmer. Det giver en konstant oplæringsproces, hvor erfaring ikke bliver opbygget lokalt.
 * Mange passive medlemmer — Hvorfor er det kun ca. 10-20% af medlemmerne der er aktive? (500 poser om ugen/5000 medlemmer)

Deltagerne bød ind med deres visioner for KBHFF:
 * 2. Vision for Kbhff – Hvilken vej skal vi gå?**
 * Keep it simple — Fokus på at konsolidere organisationen. Få produkter, rolige og velstrukturerede arbejdsgange. Tydelighed, enkelhed og overskuelighed. Jo mere overskueligt det er, jo nemmere er det at tage ansvar.
 * Faste rutiner – gøre op med løs struktur, det skaber forvirring og træthed.
 * Mere sammenhold — KBHFF er ikke bare et sted hvor man bare henter sine grøntsager: Mere fællesskab, flere arrangementer, mere fællesspisning osv.
 * Fokus på småavlere — KBHFFs styrke ligger i at vi kan købe fra helt små avlere og ikke kun fra større økolandmænd. Måske gå et skridt videre og på sigt sælge varer fra folks kolonihaver og køkkenhaver?
 * Et fælles mødested — f.eks. en café og en indkøbscentral, hvor vi kan holde møder og have mange flere varer. Være et foregangseksempel, der viser, hvordan et alternativt fødevaresystem kan se ud.
 * Gennemsigtighed — Gennemskuelige budgetter og regnskaber, så alle kan følge med og føle ansvar.
 * Genbegejstring — ikke tale negativt om ’passive medlemmer’, men genbegejstre dem – der skal være en følelse af lokalt engagement når man kommer ned og henter grøntsager.
 * Inklusion — At der fortsat er plads til studerende, folk på kontanthjælp, folk der arbejder etc. — gøre det muligt for så mange som muligt at købe bæredygtigt.
 * Samarbejde med andre bæredygtighedsinitiativer — KBHFF skal være en platform, der synliggør de mange andre projekter og initiativer der foregår omkring den store omstilling. F.eks. Cradle To Cradle.
 * Drømmen om bare at få det til at fungere. Måske sænke ankomsten af nye medlemmer. Få små basisgrupper til at fungere. Det gør det nemmere at komme ind som ny
 * Ingen brænder ud — sikre, at vi ikke bare er bæredygtige, men også væredygtige for at blive bæredygtige. Måske oprette en heart and soul-gruppe, der sikrer at ingen brænder ud (med inspiration fra Transition Town Totnes)?

Deltagerne bød ind med forskellige fokusområder, der kunne sikre fremtidsholdbare løsninger både ift. nye medlemmer, samspillet mellem centralt og lokalt, indkøb, samarbejde med producenter. Løsninger, som ikke bare er lappeløsninger, men som også er bæredygtige om 5 år eller 10 år.
 * 3. Handlingsplaner for KBHFF — Hvad gør vi nu?**

Disse grupper etablerer sig som kortsigtede arbejdsgrupper, der arbejder med at udvikle løsningsforslag frem til det næste stormøde d. 25/1 2014. Her vil konkrete og samlede løsningsforslag blive præsenteret og vi vil i fællesskab kunne tage beslutninger om KBHFFs fremtid.

Alle grupper er åbne for alle medlemmer af KBHFF. Man kan få mere information om kommende møder og gruppernes arbejde og melde sig til gruppen ved at kontakte de enkelte gruppers tovholder herunder.

Der arbejdes på at skabe kontakt til nye, små avlere på Sjælland, samt flere ture til avlere. Desuden arbejder gruppen med at arrangere en uges teltlejr hos en af avlerne i sommeren 2014. // Tovholder: Tommy — Tommy@falconeye.dk //
 * Kontakt til avlere**

Gruppen arbejder på at lave små reklamespots, der kan begejstre medlemmerne til at engagere sig i de forskellige arbejdsgrupper. Gruppen koordinerer med kommunikationsgruppen, der allerede har et par folk med forstand på video. //Tovholder: Jonathan — jbgjoergensen@gmail.com//
 * Reklamefilm om de forskellige arbejdsgrupper**

Gruppen står for den kortsigtede oprydning af økonomien og laver samtidig et oplæg til, hvordan økonomistyringen bedst kan strømlines fremadrettet, herunder at afklare hvorvidt vi skal betale os fra bogføring eller fokusere på at uddanne medlemmer til at håndtere bogføring. Der er allerede 16 interesserede, som vil engagere sig i arbejdet. Flere er meget velkomne. //Tovholder: Mikkel — mikkellundmortensen@hotmail.dk//
 * Langsigtet økonomistyring**

Enighed om, at det er en god idé at find et fysisk sted, vi kan mødes, men det er svært at finde et sted, der er attraktivt for alle afdelinger. En gruppe arbejder videre med det. //Tovholder: Sandra — sandravillumsen@gmail.com//
 * Centralt, fysisk mødested og indkøbscentral**

Skal vi holde åbent i weekenden i stedet for om onsdagen? Det kan fx være med til at inkludere andre samfundsgrupper. Spørgsmålet om åbningstid er dog omgæret af meget konservatisme. Det vigtigste er at kortlægge, om der er stemning for at ændre dagen.
 * Åbningstider**

Spørgsmålet om åbningstider kan indgå i de undersøgelser, som det nystartede evalueringskorps vil lave. Gruppen vil lave kvalitative og kvantitative undersøgelser af medlemmerne: Hvilke grøntsager vil de have? Hvorfor er de ikke så aktive? Hvilke ugedage vil de helst hente grøntsager? Gruppen holder første møde d. 9. november. [|Har oprettet gruppe til koordinering på SAMBA]. //Tovholder: Nina — ninajohanne@gmail.com//
 * Evalueringskorpset**

Gruppen arbejder med en række forskellige problemstillinger: Der oprettes en gruppe til koordinering på SAMBA. //Tovholder: Jonathan — Jonathan.carlsen@gmail.com //
 * Organisationsstruktur**
 * skabe bedre struktur og kommunikation mellem butiksgrupperne og kollektivgruppen.
 * Tydeliggøre, hvordan vi træffer beslutninger. Hvem kan træffe hvilke beslutninger?
 * Tydeliggøre strukturen i Kbhff, så alle medlemmer forstå den.

Gruppen var enige om, at der bør være en basis, som alle nye medlemmer var igennem. At man ikke bør kunne være medlem, før end man har deltaget i et intromøde. Der burde også være en introfolder. Gruppen holder sit første møde onsdag d. 27. november kl. 19.30 i Det Økologiske Inspirationshus på Frederiksberg. //Tovholder: Birgitte — bifabifa@gmail.com//
 * Introduktion af nye medlemmer**

Gruppen diskuterede, hvilken slags information har medlemmerne brug for om KBHFF. De talte om indhold og frekvens samt størrelse og formater. En række nye medlemmer har meldt sig til kommunikationsgruppen for at løfte denne opgave. //Tovholder: Susanne — susthybo@gmail.com.//
 * Nyhedsbrev**

Hvordan skaber vi en god og velfungerende platform for kommunikationen mellem grupper, der har opgaver og medlemmer der gerne vil lægge et stykke arbejde? Hvordan kan vi videreføre den vellykkede jobbørs, der var til stormødet? Det arbejder denne gruppe med. //Tovholder: Sofie B. — sofie@eifos.dk//
 * Opgavebørs**

Indkøbsgruppen holder møde med alle producenterne onsdag den 13. november kl. 17 i Købnerkirken, hvor vi spiser sammen, evaluerer og snakker om næste års grøntsager. Der er brug for hjælp til at lave mad fra kl. 15 og vaske op og rydde op bagefter. //Tovholder: Kirsten — kreinhold@hotmail.dk//
 * Avlermøde d. 13. november**

Teamstruktur gør det klart, hvem der tager vagt. I afdelinger uden teamstruktur er det sværere. Passive medlemmer har ingen fælles mailliste, så det er svært at få kontakt med dem. Det er umuligt at se, om de er passive i en periode, eller om de har meldt sig ud. Amager har på forsøgsbasis sendt et evalueringsskema til medlemmer, der melder sig ud. Det er op til de enkelte butiksgrupper at etablere teamstruktur og arbejde med disse løsninger, så derfor besluttede gruppen ikke at forsætte som kortsigtet arbejdsgruppe frem til d. 25/1. De der ønsker at vide mere om teamstrukturen og om evalueringsskemaet kan skrive til //Lasse// //—// //lasse@grubbe.nu//
 * Genbegejstring af passive medlemmer**

Det skal være trygt at tage sin vagt i KBHFF. Vigtigt at være opmærksom på hinanden og sig selv og sine egne grænser. Det er en kultur, der skal introduceres. Der er ikke lavet en gruppe, da emnet endnu er for diffust. Men tovholderen vil gerne undersøge emnet mere og vender tilbage med noget mere konkret frem til statusmødet d. 25/1.
 * Forebyggelse af udbrændthed**