Møde+i+kommunikationsgruppen+d.+28.+november+2016

Indgang i gården nr. 80 C, 3. sal ||
 * **Hvornår:** || Mandag d. **28/11-2016** kl. 17-19 (bagefter er der koordineringsmøde) ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, Enghavevej 80-82, København SV
 * **Ordstyrer:** || Louise ||
 * **Referant:** || Louise ||
 * **Kage:** || Andreas F ||
 * **Kaffe/te:** || Louise ||


 * **Deltagere:** || **Kommer:** || **Afbud:** ||
 * **Amager** ||  || Morten ||
 * **Frederiksberg** || Louise N ||  ||
 * **Nørrebro** || Sune, Mia (kan kun måske nå det) ||  ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  || Jonas, Louise ||
 * **Nordvest** ||  ||   ||
 * **Sydhavnen** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || Andreas P ||  ||
 * **Vesterbro** || Andreas F ||  ||
 * **Østerbro** ||  ||   ||

=** Dagsorden **=

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter, og ikke her.

//Det er nyt med denne mødeskabelon, så vi har ikke overblik over opgaver fra sidst.//
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||

2. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis der ikke er indvendinger, kan referatet godkendes. Kommunikationsgruppemøde mandag d. 31. oktober 2016

3. Nyt fra arbejdsgrupperne (10 min.)
Repræsentanterne fra kommunikationsgruppens forskellige under-arbejdsgrupper kan give en __kort__ melding om, hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende, henvises til at oprette et separat punkt på dagsordenen.


 * ~ Arbejdsgruppe ||~ Nyheder ||~ Kommunikationsgruppens kommentar ||

//Igen er det nyt med mødeskabelonen, så intet nyt her. Der spørges ind til om punktet vedrører KBHFF's arbejdsgrupper, eller kommunikationsgruppens under-arbejdsgrupper. Det understreges at det er med henblik på sidstnævnte, og der ændres lidt i teksten til beskrivelsen af punktet. Vi snakker om, at det kan være en god ide at skrive arbejsgrupperne ind på forhånd, f.eks. webgruppen, social media gruppen osv. Men lige nu mangler vi stadig overblik over, hvilke grupper der er aktive.//

4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, som ønskes diskuteret eller vendt i kommunikationsgruppen.


 * ~ Nr. ||~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min.) ||
 * **1** || Facebook || Hvem svarer på spørgsmål på Facebook, nu hvor Dorte er stoppet?

//Mia vil gerne fortsætte med at være ansvarlig for FB, og Andreas F vil gerne hjælpe til. Men der er lidt usikkerhed om hvordan det fungerer, hvor spørgsmålene kommer ind osv. Vi er af Jonas blevet gjort opmærksom på, at vi godt kunne have en højere svarprocent, da vi lige nu kun har en neutral "thumbs up". Men hvor ser man dette henne?//

//Det foreslås, at vi kan sende en mail til Sara og spørge hende, hvad hun ved om facebook-kontoen. Vi kan også skrive til de personer, der tidligere har været ansvarlige for facebook.//

//Vi snakker om, at det ville være godt med en facebook-strategi for hvad der skal deles hvor, hvor ofte der skal laves opslag osv. Det påpeges at det måske ikke altid er nødvendigt at dele alle opslag fra hovedsiden (Københavns Fødevarefællesskab) i alle undergrupper og arbejdsgrupper. Mange medlemmer er medlem af flere grupper (f.eks. en lokalafdeling, KBHFF arbejdsgrupper osv.), og får derfor delt samme opslag op til 4 gange.// || Louise N || Beslutning || 5 ||
 * **2** || Facilitering af kommunikationsgruppens møder || Jeg synes det kunne være rart med en klarere opgavefordeling. F.eks. hvem der er hhv. ordstyrer og referent (må meget gerne skifte fra gang til gang), hvem der annoncerer mødet på mail (hvornår skal det senest gøres?) og hvem der booker lokaler på KPH.

Derudover har jeg lavet et forslag til en ny opdeling af dagsordenen her på wikien. Hvad synes I om det? Skal vi ændre templaten, så det ser sådan her ud fremover? Eller var det bedre før?

//Andreas P vil gerne stå fast for at booke lokaler og annoncere mødet over mail. Vi aftaler at det skal gøres ca. to uger før mødet. Selvom det er nogenlunde fast med møde den sidste mandag i måneden, er det ikke alle (f.eks. nye) der er klar over dette - og man kan også glemme det. Vi er derfor enige om, at det er en god ide at sende reminder-mails ud.//

//Vi gennemgår forslaget til den nye mødeskabelon og aftaler at køre med den fremover. Louise opdaterer wiki templaten, så det sker automatisk.// || Louise N || Beslutning || 10 ||
 * **3** || Arkivering af billeder og videoer || Hvordan arkiverer vi bedst billeder og videoer?

Sidst aftalte vi at samle alle billeder og lave et nemt og tilgængeligt billedarkiv på Google Fotos (som vi allerede har adgang til via KBHFF's googlekonto) - og kun med billeder, som vi ved, at vi har tilladelse til at bruge.
 * Billeder:**

Der ligger derfor et arbejde i at finde ud af hvilke konti vi har, hvad rettighederne er til de billeder, vi har liggende osv.

Lige nu er KBHFF's billeder og videoer spredt for alle vinde. Vi har i hvert fald to Flickr konti og en konto på Box (som jeg har fundet brugernavne og koder til). Billederne på den ene Flickr konto er ret gamle, men alle fotografer har givet tilladelse til at vi kan bruge billederne under et Creative Common-licens. Mere præcist det licens, der hedder Kreditering-IkkeKommerciel-DelPåSammeVilkår (CC BY-NC-SA). Eller på engelsk: Attribution-NonCommercial-ShareAlike. Se evt. link: [] (nogle af billederne er vist også angivet med "all rights reserved")

Skal vi vælge at bruge dette licens til alle billeder? Er der nogle der ved, hvordan vi helt praktisk indsamler tilladelser til at bruge billeder? Skal vi have noget på skrift?

Skal vi flytte alle billeder over på den nye Google Fotos konto, også de gamle fra 2010-2012-ish?

Og skal der i øvrigt skelnes mellem billeder i høj opløsning (til pressen), og billeder i lavere opløsning (til web)?

Vi har en konto på Vimeo, men jeg har ikke kunnet finde ud af, hvem der har adgang til den. Er der nogle, der ved det? Derudover har Morten oprettet en KBHFF-kanal på youtube, hvor vi kan samle eksisterende og kommende videoer. Der er adgang til kanalen via vores googlekonto (infomailen).
 * Videoer:**

//Vi snakker om de forskellige konti. Der er enighed om, at det er en god ide at samle dem på Google Fotos. Vi diskuterer om man også kan opbevare billeder i fuld opløsning (RAW) i Fotos, men det er der lidt usikkerhed omkring. Det foreslås at vi beholder Box.com kontoen til grafik, såsom logo.// //Derudover aftaler vi at lave en side på hjemmesiden med bilelder i høj opløsning til pressen. Der kan f.eks. være logo, billede fra fælleslager, billede fra en lokalafdeling og et billede fra lugeture/med avlere. Andreas P laver udkast til siden.//

//Vi snakker om Creative Commons licens, og hvad forskellen er på de forskellige licenser. Der er lidt tvivl om, om man stadig skal indhente tilladelse, når det er creative commons. Andreas F har måske set/brugt en lignende skabelon til tilladelse. Han prøver at se om han kan finde en.//

//Derudover snakker vi om, at det kunne være rart med nogle klare retningslinjer for billede- og videoarkivet, så der ikke sidder nogle nye mennesker om et par år i samme situation som os, og skal finde kodeord og brugernavne osv.// //Louise laver udkast til retningslinjer.// || Louise N || Diskussion/beslutning || 30 || Tidligere har der været brugt billige flyttetæpper, men det fungerer dårligt (de er ikke særlige bæredygtige + de forsvinder). Istedet foreslår distributionsgruppen en kampagne for at indsamle gamle lagener, og så lave et fælles trykke-arrangement, hvor vi laver rødbede og/eller kartoffeltryk på lagenerne, så de får lidt KBHFF-sjæl. På den måde undgår vi måske, at de forsvinder. Vil vi stå for en sådan kampagne og arrangement, og for formidlingen af problemstillingen? Vi kan evt. høre arrangementsgruppen, om de vil være med.
 * **4** || KBHFF tæpper til varelevering || Distributionsgruppen spørger om vores hjælp til en udfordring med tæpper, som de har på fælleslageret. Det handler om at mindske fejlleverance ved at have tæpper i bilerne til at adskille varerne til hver afdeling.

//Vi snakker om, at vi selvfølgelig gerne vil hjælpe med kommunikationsopgaver, f.eks. at skrive på hjemmesiden osv. Men at vi derudover tænker, at det ligger ind under arrangementsgruppens ansvarsområde at planlægge arrangementer såsom dette her.// //Det påpeges at det er mærkeligt, at distributionsgruppen tilsyneladende kun har sendt mailen til os og ikke til arrangementsgruppen.// //Vi aftaler at vi starter med at skrive til arrangementsgruppen og spørger om de vil stå for det, med hjælp fra os. Andreas P sender mailen.// || Fra infomailen || Beslutning || 15 ||
 * **5** || Medlemsfordele på hjemmesiden || Siden om medlemsfordele på hjemmesiden trænger til en opdatering. Lige nu står der kun noget om rabat hos Letsgo. Men vi kunne også skrive om f.eks. lugeturer, lån af æblepresse og æbleture til Fejø. Måske også andet? Er der nogle, der vil stå for det? Det er ikke en stor opgave.

//Det påpeges at der er forskel på "eksterne" fordele (fx letsgo) og mere "interne" fordele såsom lugeturer og æblepresse. Selvom de interne fordele, såsom lugeturer og æblepresse, ikke er "medlemsfordele" i traditionel forstand, er der dog enighed i gruppen om, at det er nogle fordele og tilbud man får som medlem af KBHFF og som ligger// udover //ugens pose. Der er også enighed om, at det er en god ide at gøre mere opmærksom på disse ting, da der sandsynligvis ikke er særlig mange medlemmer, der f.eks. ved at man kan låne en æblepresse.//

//Sune laver et udkast til en ny side, hvor der er tilføjet flere fordele, og sender det rundt for feedback.// || Louise N || Diskussion/beslutning || 15 || Derudover skal vi finde ud af: Hvad skal mødet indeholde? Hvem skal stå for at planlægge det? Hvem skriver en nyhed til hjemmeside/facebook? Andet?
 * **6** || Planlægning af udvidet møde til jan/feb || Af dem der har svaret på doodlen, kan alle d. 12. februar. Skal vi vælge denne dag?

//Flest har valgt d. 12 februar, men det påpeges at det er i vinterferien. Vi diskuterer om det kan have betydning for fremmødet. Selvom folk har skrevet at de kan komme, er det tænkeligt at de ikke har været opmærksomme på, at det er i vinterferien, og at de ender med at melde afbud igen. Vi bliver enige om at vælge weekenden inden istedet, dvs. søndag d. 5. februar, hvor alle kan komme, pånær to, der har angivet "om nødvendigt".//

//Vi diskuterer (igen) om mødet skal være internt i kommunikationsgruppen eller om det skal være åbent for alle, dvs. som et decideret genopstartsmøde. Det påpeges at kommunikationsgruppen ikke som sådan skal "//genopstartes"//, da vi allerede er en del aktive folk, som gør et stort stykke arbejde. Det vi har brug for, er god tid til at sidde internt i gruppen og udarbejde en plan for "need to have" og "nice to have" opgaver. Efter vi har fået styr på hvilke opgaver, der skal varetages, og prioriteringen af de forskellige ting, kan vi arbejde på rekruttering af flere folk. På den måde er der måske også større sandsynlighed for, at vi kan holde på de nye medlemmer, fordi vi har overblik over hvilke konkrete arbejdsopgaver, der skal varetages.//

//Vi aftaler at omdøbe mødet fra "reboot-møde" til "fokusmøde". Der er dog enighed om, at det stadig er vigtigt med en ordentlig struktur og facilitering af mødet, så det bliver konstruktivt og ikke bare løs snak i fire timer. Vi aftaler at afsætte en stor del af næste kommunikationsmøde i slut-januar til planlægningen af fokusmødet.//

//Andreas F har nogle videoklip af kommunikationsgruppen, som vi måske kan bruge til den efterfølgende rekruttering.// || Louise N || Diskussion/beslutning || 30 ||

4. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under Nye punkter.

//Der mangler stadig folk til Ugens Pose. Louise skriver en mail til Emma om det kan vente til efter fokusmødet, eller om vi skal forsøge at rekruttere nogle folk allerede nu. Vi snakker om at vi ret hurtigt kan lave et opslag på hjemmesiden og dele på Facebook.//

//Erfaring fra reportage fra lugeturerne: Når vi er ude og lave reportager, skal vi huske at snakke med alle aktører (f.eks. arrangementsgruppen), så der ikke opstår konflikter med de folk, som evt. har lagt et stort arbejde i de enkelte arrangementer.//

5. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang om måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde den sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper).

//Vi springer december over, så næste møde er mandag d. 30. januar 2017. Louise finder ud af om der er koordineringsmøde eller ej. Andreas skriver ud i december om, at der ikke er møde i december, men først til januar.//

6. Opgaver

 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Udarbejde facebook strategi, herunder besvarelse af spørgsmål på FB || Mia og Andreas F ||
 * Opdatere template med ny skabelon for mødedagsordenerne || Louise N ||
 * Udkast til side på hjemmesiden med pressefotos i høj opløsning || Andreas P ||
 * Finde skabelon til Creative Commons tilladelse || Andreas F ||
 * Udkast til retningslinjer for arkivering af fotos/billeder || Louise N ||
 * Skrive til arrangementsgruppen om rødbedetryk på lagener || Andreas P ||
 * Udkast til opdatering af siden om medlemsfordele på hjemmesiden || Sune ||
 * Skrive ud til kommunikationsgruppen at fokusmødet bliver d. 5. februar 2017 || Louise N ||
 * Samle videoklip om/af kommunikationsgruppen || Andreas F ||
 * Sende mail til Emma om mangel på folk til at tage billeder af Ugens Pose || Louise N ||

Punkter til koordineringsmøde
//Vi vil gerne have inputs til fokus-møde, hvis I har nogle.// //Arkivering af billeder og videoer + pressebilleder på hjemmesiden.//

Punkter til næste møde
//Planlægning af fokusmødet søndag d. 5. februar//