Medlemssystem+guide

09toc IT guide > **Medlemssystem guide** //Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear}//

Hvad er medlemssystemet?
KBHFF’s medlemssystem er vores onlinesystem til at håndtere medlemsinformation, udsende nyhedsbreve og håndtere bestillinger og betalinger. Systemet er under stadig udvikling, så der vil være forskelle mellem hvad du ser her, og hvad du ser på skærmen. Finder du fejl, har forslag til forbedringer eller ændringer, så kontakt gerne torsten@arendrup.dk

Download denne guide i et printervenlig format:

Kom godt i gang
Som medlem af KBHFF er du tilknyttet en afdeling. Det er pt. ikke alle afdelinger, der har indført det nye medlems-system.

Hvis din afdeling har indført systemet, har du fået et medlemsnummer og en mail med instruktion i hvordan du vælger en adgangskode.

Gå til: [|medlem.kbhff.dk] 318

Indtast dit medlemsnummer (fire cifre), dit kodeord (det du selv har valgt) og klik //Login//

Du kommer til //Min side// på medlems-systemet.

Har du ikke fået mail med vejledning, eller har du glemt medlemsnummer/ kodeord, så gå til adressen: [|medlem.kbhff.dk]

Klik på //[|Glemt medlemsnummer / kodeord? Klik her]//

Du bliver derefter bedt om at udfylde din Email, og når du klikker //Send// vil du modtage en mail med instruktion i hvordan du vælger en adgangskode og logger på.

Har du ikke oplyst Email eller er den forkert, skal du have hjælp fra en Administrator i din afdeling.

Min side


Dette er din personlige forside til systemet. I øverste række har du funktionsknapper. Brug //Log ud// når du forlader systemet. Knappen //Min side// bringer dig altid tilbage til denne side, uanset hvad du ellers er i gang med. Til højre ser du din kontaktinformation samt information om arbejdsgrupper m.m. som du evt. er medlem af.

Herfra kan du vælge følgende funktioner:
 * Min konto
 * Ret kontaktinfo
 * Til bestilling og betaling

//Min konto// viser dine køb. Der er angivet dato for ordren og beløb m.m. Er der problemer eller uoverensstemmelse skal du kontakte en Kassemester eller Administrator.

//Ret kontaktinfo// bruges til at rette din kontaktinformation. Du behøver ikke angive al information, kun Fornavn, Efternavn, Email-adresse og Kodeord.

Øvrig information anvendes til at forbedre systemet. Vi vil gerne kunne kontakte dig på anden vis samt lave statistik over medlemmerne.

//Telefonnummer 1// bør være din mobiltelefon, da vi så f.eks. kan sende dig en SMS hvis du har glemt at hente dine varer.

Kodeordet skal været et du har nemt at huske, men lad være med at bruge et som kan gættes – dvs. ikke dit eget navn, 1234 eller lignende.

Feltet //Nyhedsbreve// kan du afkrydse hvis du gerne vil modtage nyhedsbreve fra KBHFF. De sendes pr. Email, så den skal du også udfylde. Nyhedsbreve sendes ca. 1 gang om måneden.

Bestilling og betaling
Ved klik på //Til bestilling og betaling// kommer en liste med de datoer du kan bestille varer til afhentning i din afdeling.



Her kan du se hvilke udleveringsdage der er planlagt. Den øverste linje i eksemplet er en dag, hvor sidste frist for bestilling/ændring er overskrevet. Du kan se, om du allerede har bestilt varer til en bestemt dag, og du kan vælge antal poser du ønsker. Klik på //Til betaling// når du er klar med ordren:



Se den igennem og klik på //Til betaling// hvis den er i orden.



Du skal nu indtaste kreditkortinformation. Det sker via en sikker forbindelse til NETS, som er betalingsinstitutternes betalingssystem. KBHFF har ikke adgang til din information, og den gemmes ikke.

Efter at du klikker //Godkend betaling// vil du få en kvittering, og bestillingen optræder under //Min konto//. Er der problemer, skal du kontakte en Kassemester eller Administrator.

Kassemester
Som kassemester vil du have adgang til flere funktioner. Der vil være en Kassemester knap i toppen af skærmen, og den vil give dig en side som denne:



Vis ordreliste
Du kan vælge ordreliste blandt de udleveringsdage der er oprettet for afdelingen. Ordrelisten viser alle registrerede ordrer, både kontantbetaling og online betalinger. På selve udleveringsdagen åbnes der for mulighed for at registrere udleveringer:



Listen viser hvor mange poser der er bestilt, liste med de der ikke har afhentet endnu og liste over de der har afhentet. Der er funktions-knapper til højre:

//Email// - sender en email til dette medlem for at erindre om at der er afhentning. Er knappen der ikke, har medlemmet ikke oplyst Email.

//SMS// - sender en SMS til dette medlem for at erindre om at der er afhentning. Er knappen der ikke, har medlemmet ikke oplyst Telefon1.

//Udlever// - markerer ordren som udleveret (linjen flyttes til listen over afhentede).

I listen over afhentede er en knap til at fortryde, den bruges hvis man kom til at markere forkert ordre som udleveret.

Hvis der er flere Kassemestre der registrerer udleveringer kan det være rart at opfriske siden en gang imellem for at få fornyet oversigten, det gøres ved at vælge listen igen fra menuen.

Hent ordreliste i Excel-format
Du kan vælge en udleveringsdag og få ordrer for denne dag vist i et Excel-ark. Denne funktion bruges til at kunne udskrive en papirudgave af ordrelisten. Dette bruges hvis der ikke er Internet på udleveringsdagen.

Excel: alle medlemmer og deres ordrer
Hent medlemsoversigt inkl. medlemmernes ordrer. Bruges til at analysere medlemsaktivitet m.m.

Registrer kontantordrer
I denne funktion vises først side med søgefelt så du kan finde det medlem du skal registrere ordre for:



I søgefeltet kan du indtaste:
 * Medlemsnummer
 * Fornavn
 * Efternavn
 * Telefonnummer

Du vil så få en liste med det eller de medlemmer hvor søgningen giver resultat. Medlemsnummer giver kun et resultat mens f.eks. fornavn kan give flere resultater. En liste kan se sådan ud:



Her er søgt på ”peter”. Der resultater for fornavn ”peter” samt efternavn ”petersen”. I dette eksempel er der to der hedder Jens Christian Petersen. For at vælge den ”rigtige”, skal du så bruge medlemsnummer, email eller telefon. Email-adressen ses når du fører musen henover mail-linket.

Du skal angive ønsket antal der ønskes bestilt samt afkrydse den eller de dage ordren skal gælde for. Klik på //Registrer kontantordrer//. Du får siden vist igen, med besked om at denne ordre er registreret. Medlemmet får automatisk sendt en kvittering på ordren pr. mail, og den vil optræde på medlemmets konto. Der er også et link til at fortryde ordren hvis den var forkert.

Annuller kontantordre
Hvis en kontantordre var forkert, kan du annullere den ved at indtaste ordrenummeret (ses på kundens emailkvittering eller i hans konto) og klikke //Annuller//.

Registrering af kontant-indmelding af nyt medlem
Medlemmer kan indmelde sig på forsiden af medlem.kbhff.dk eller ved at møde op til en udleveringsdag. Nogle afdelinger accepterer kun indmelding via personligt fremmøde, da man derved sikrer information om medlemsskabet til det nye medlem. Møder de op og betaler kontant bruges denne funktion.



Start med at angive afdeling. Kun de afdelinger der anvender medlemssystemet vises.

Angiv det nye medlems fornavn, eventuelle mellemnavn, efternavn og emailadresse.

Klik Opret og accepter at der er betalt kontant – og det nye medlem er oprettet. Der sendes en mail til medlemmet med logininformation. Der er kun indtastet det absolut påkrævede information, så bed medlemmet udfylde yderligere kontaktinformation. Har medlemmet ikke en email, bruges procedure for medlemmer uden internet (varierer fra afdeling til afdeling).

Registrering af medlem, som ikke er i betalingssystemet
Denne funktion anvendes til at indmelde medlemmer som allerede er medlem af KBHFF, men i en afdeling der ikke anvender medlemssystemet. Medlemmet har altså allerede betalt indmeldelsesgebyr. Start med at angive afdeling medlemmet kommer fra. Alle afdelinger vises, da medlemmet kan komme fra en afdeling som ikke anvender medlemssystemet.

Angiv afdeling medlemmet skal indmeldes i. Angiv medlemmets fornavn, eventuelle mellemnavn, efternavn og emailadresse.

Klik Opret og accepter at der allerede er betalt – og det nye medlem er oprettet. Der sendes en mail til medlemmet med logininformation. Der er kun indtastet det absolut påkrævede information, så bed medlemmet udfylde yderligere kontaktinformation. Har medlemmet ikke en email, bruges procedure for medlemmer uden internet (varierer fra afdeling til afdeling).

Administrator
Som administrator vil du have adgang til flere funktioner. Der vil være en Administrator knap i toppen af skærmen, og den vil give dig en side som denne:



Medlemsliste
Du kan vælge at se medlemslisten på skærmen (søg evt. med browserens søgefunktion, f.eks. Ctrl-F). Du kan se medlemsnummer, navn, email, sidste login og hvornår de er oprettet.

Du kan hente medlemslisten som en Excel-fil.

Debiter eller krediter medlemmer manuelt
Denne funktion anvendes til at lave en manuel overførsel til/fra medlemmer som ikke direkte har med et salg at gøre. Vælg medlemmet/medlemmerne fra listen og i bunden af listen kan du så vælge at debitere eller kreditere, angive beløb og informere om begrundelse for transaktionen.

Registrer kontantordrer
I denne funktion, som Kassemesteren også har, vises først side med søgefelt så du kan finde det medlem du skal registrere ordre for:



I søgefeltet kan du indtaste:
 * Medlemsnummer
 * Fornavn
 * Efternavn
 * Telefonnummer

Du vil så få en liste med det eller de medlemmer hvor søgningen giver resultat. Medlemsnummer giver kun et resultat mens f.eks. fornavn kan give flere resultater. En liste kan se sådan ud:



Her er søgt på ”peter”. Der resultater for fornavn ”peter” samt efternavn ”petersen”. I dette eksempel er der to der hedder Jens Christian Petersen. For at vælge den ”rigtige”, skal du så bruge medlemsnummer, email eller telefon. Email-adressen ses når du fører musen henover mail-linket.

Du skal angive ønsket antal der ønskes bestilt samt afkrydse den eller de dage ordren skal gælde for. Klik på //Registrer kontantordrer//. Du får siden vist igen, med besked om at denne ordre er registreret. Medlemmet får automatisk sendt en kvittering på ordren pr. mail, og den vil optræde på medlemmets konto. Der er også et link til at fortryde ordren hvis den var forkert.

Se afhentningsdage
Viser en liste over fremtidige afleveringsdage for afdelingen, inkl. information om seneste ordre. Seneste ordre har altid 18:30 som tidspunkt.

Dage der er oprettet kan slettes så længe der ikke er ordre for disse dage.

Opret afhentningsdag


Ved først at vælge afdeling (hvis du er administrator for flere), og derefter klikke hhv. i feltet for //Dag// og //Sidste ordre//, kan du oprette en afhentningsdag for afdelingen ved at klikke på //Opret//. Der er ikke kontrol på ugedage, helligdage eller lignende – det skal du selv være opmærksom på. Sidste tidspunkt for ordreafgivelse sættes altid til 18:30 på dagen for sidste ordre. Opretter du en forkert dag, kan du slette den fra listen då får frem ved at vælge //Se afhentningsdage//.

Se Dagens salg
Her ser du en oversigt over dagens økonomi-bevægelser:




 * Indgået kontant i dag**: Dette er salg på dagen, fordelt på varetyper.


 * Kontant betalt til udlevering i dag**: Dette er varer der er udleveret i dag, men betalt tidligere.


 * Kontant betalt til udlevering senere**: Dette er varer betalt i dag, men til senere udlevering.


 * Online med NETS-betaling**: Dette er varer der er udleveret i dag, og betalt online.


 * Ikke afhentet**: Varer der er betalt, men ikke afhentet.

Massemail
Her kan udsendes email til afdelingens medlemmer.



Mail sendes i rent tekstformat, dvs. du kan ikke anvende HTML-koder eller anden formatering. Brug gerne Word eller lignende til at skrive teksten i og læse korrektur – klip og klistr derefter teksten ind i //Besked//-boksen. Hvis du skriver direkte, kan du i mange browsere udvide størrelsen på tekstområdet med musen:



Rediger medlemmer
Denne funktion bruges til at redigere medlemsinformation på deres vegne, dvs. f.eks. indsætte email-adresse eller telefonnummer.

Du kan endvidere markere hvilke arbejdsgrupper et medlem er med i. Det er både afdelingsgrupper og KBHFF-grupper.

Start med at vælge medlemmet:



I søgefeltet kan du indtaste:
 * Medlemsnummer
 * Fornavn
 * Efternavn
 * Telefonnummer

Du vil så få en liste med det eller de medlemmer hvor søgningen giver resultat. Medlemsnummer giver kun et resultat mens f.eks. fornavn kan give flere resultater. En liste kan se sådan ud:



Her er søgt på ”peter”. Der resultater for fornavn ”peter” samt efternavn ”petersen”. I dette eksempel er der to der hedder Jens Christian Petersen. For at vælge den ”rigtige”, skal du så bruge medlemsnummer, email eller telefon. Email-adressen ses når du fører musen henover mail-linket.

Klik på Info for at redigere medlemmets kontaktinformation. Det svarer fuldstændig til redigering af din egen information, bortset fra at du ikke kan ændre kodeord. Det kan kun ske ved at medlemmet selv ændrer det eller ved at medlemmet eller du klikke på //[|Glemt medlemsnummer / kodeord? Klik her]// fra forsiden.

Klik på //Rettigheder// for at redigere medlemmets roller og gruppemedlemsskaber og derved medlemmets rettigheder:



Klik på //Opdater gruppemedlemsskaber//, og medlemmet er opdateret. Medlemmet kan selv se sine rettigheder / grupper /roller på //Min side// til højre, under kontaktinformationen.

Excel format når afdelingsdata skal indlæses i systemet

 * Bemærk:** Du skal fremstille arket i Microsoft Excel - der kan være problemer hvis du retter i andre systemeer, f.eks. Google Docs, og så gemmer i Excel-format!

Der skal ryddes op, så der ikke er dubletter, medlemmer der er udmeldt eller flyttet.

Check af at email ser fornuftige ud.

Kolonner:
 * fornavn**
 * mellemnavn**
 * efternavn**
 * email** (kun én, ingen blanke)
 * tel** (kun ét, ingen blanke)
 * postnummer**
 * indmeldelse** (åååå.mm.dd)
 * kollektiv** (x eller blank)
 * bemærkning** (f.eks. overflyttet fra…)

Kolonner skal have disse navne som kolonneoverskrift (række 1).

Efter disse stamdata kommer kolonner med ordrer. Kolonneoverskriften (række 1) skal være:

Celler skal være blanke for medlemmer uden ordrer og udfyldt med beløb sv.t. betaling (stykpris x antal).
 * åååå.mm.dd** (udfyld med udleveringsdag )