Distribution+l+For+afdelinger

media type="custom" key="29193151"

=For afdelinger= Her har vi lavet en wikiside med oversigt over og vejledning til nogle af de vigtigste konkrete muligheder, afdelinger med fordel kan benytte distributionsgruppen til. Distributionsgruppen opstod som en sammensmeltning af de tidligere grupper Kollektivgruppen og Logistikgruppen, og derfor har distributionsgruppen et bredt formål og mange forskellige opgaver og funktioner i KBHFF. Det betyder, at der er mange ting, afdelingerne kan bruge distributionsgruppen til.

Forventninger til afdelingerne
Københavns fødevarefællesskab er et fællesskab, som bliver løftet i flok og kun kan fungere, hvis alle afdelinger forpligter sig til at bidrage med en aktiv indsats. For at en afdeling kan leve op til forventningerne til den, bør den have en aktiv butiksgruppe, kunne sikre en fungerende og aktiv butik, deltage i de fælles arbejdsgrupper og deltage i fælles vagter. For at fællesskabet kan have en fornemmelse af, om en afdeling følger disse anbefalinger og lever op til forventningerne, skal afdelingen holde Distributionsgruppen opdateret om status og aktivitet i afdelingen. Med disse anbefalinger og forventninger til afdelingerne følger en række indikatorer, der kan pege på, hvis en afdeling er dårligt fungerende. Hvis indikatorerne peger på, at afdelingen er udfordret, vil Distributionsgruppen give håndsrækning til afdelingen. Distributionsgruppen har skrevet dokumentet Håndsrækningsprocedurer, hvori først forventninger til afdelingerne, anbefalinger og indikatorer bliver uddybet. Derefter er selve håndsrækningsproceduren beskrevet.

Bestil små og store papirsposer
Man kan bestille papirsposer til at pakke sarte grøntsager i ved at skrive en mail til distribution@kbhff.dk. Poserne leveres til afdelingen i stakke af 250 stk, og de leveres sammen med grøntsagerne den følgende onsdag. Deadline for bestilling er mandag formiddag, bestilles de senere, leveres de først onsdag ugen efter. Fra 2016 har vi som et forsøg to størrelser papirsposer. Den papirspose vi normalt bruger er til 1,5 kg (210 mm x 270 mm), den nye størrelse er lidt større til 2,5 kg (270 mm x 335 mm). De små poser bruges f.eks. til tomater og svampe i grøntposen, mens de store især bruges til frugtposen. Papirsposer er en udgift, så kan forbruget minimeres, kan der komme mere grønt i ugens pose. På Østerbro og i Nordvest har de syet stofposer til frugt, det har minimeret deres papirsposeforbrug, og det har været anledning til socialt samvær og hygge, når poserne har skullet syes af stof hjemme fra medlemmernes gemmer.

Bestil stofposer
Man kan bestille stofposer ved at skrive en mail til distribution@kbhff.dk. Poserne leveres til afdelingen i kasser af 50 stk, og de leveres sammen med grøntsagerne den følgende onsdag. Deadline for bestilling er mandag formiddag, bestilles de senere, leveres de først onsdag ugen efter. Vi foretrækker, at man bestiller et antal, der er deleligt med 50. Men man kan godt bestille andet, da vi har en del åbne ikke fyldte kasser på fælleslageret.

Bestil døgnboksposer og -sedler
Man kan bestille døgnboksposer og -sedler ved at skrive en mail til distribution@kbhff.dk. Herunder er Danske Banks vejledning til at udfylde døgnbokssedlerne (døgnboksbilagene) som pdf.

Introkontakt
I distribution sidder der en introkontaktperson, som skriver ud til afdelingernes introgrupper eller introansvarlige, hvis der er en bestemt tjans i det fælles, som mangler kræfter. F.eks. er der i efteråret 2015 skrevet en del ud om, at der mangler folk til chaufførtjansen. Vi har nu aftalt, at afdelingernes mails bliver sat CC, når der skrives ud til introgrupperne, så butiksgrupperne kan følge med. Introkontaktpersonen forsøger at samle intromateriale fra forskellige afdelinger på intro-wikien (klik her for link). Har af delingerne intromateriale, som de gerne vil dele, så kan det sendes til distribution@kbhff.dk. Og hvis der er medlemmer i afdelingerne, som er interesseret i at arbejde mere med at udvikle/vedligholde fælles intromateriale, så skriv endelig også til distribution.

Opret/udmeld chauffør
Hvis der indmeldes chauffører, så skal det skrives til distribution@kbhff.dk, så chaufførerne kan blive oprettet korrekt hos letsgo og på vores interne liste over chauffører. Der findes en liste over aktive KBHFF-chauffører på chaufførwikien (klik her for link). Det er den officielle liste, som I kan matche med jeres teamoversigt, hvis i skriver jeres afdelings chauffører derpå. Med KBHFF-chauffører skal forstås, dem som kører med grønt om onsdagen. Mange medlemmer er oprettet som chauffører, fordi de har skulle køre til et arrangement eller lignende. Man kan få en liste over alle chauffører i KBHFF ved at skrive til distribution@kbhff.dk (men af denne liste fremgår det ikke, hvilken afdeling medlemmet er medlem af - det skal man desværre selv eftertjekke, f.eks. i medlemssystemet).

Emballage
Distributionsgruppen koordinere emballageafhentningen fra afdelingerne, så hvis der er spørgsmål hertil, så skriv endelig til distribution@kbhff.dk. Det er sådan, at alle afdelinger får hentet emballage hver fjerede uge med undtagelse af Nørrebro, som har så meget emballage og så lidt plads, at de får hentet emballage hver anden uge. Man kan altid se, hvilken afdeling, der skal have hentet emballage på chaufførernes vagtplan (find den under VAGTPLAN i menuen til venstre). Desuden kan man se ruterne i mere detalje på wikien (klik her for link). Der findes link til en teksbeskrivelse af ruterne på dansk og engelsk fra wikisiden VAGTPLAN. Der er sendt en lamineret liste til alle afdelinger, med den emballage, der kan returneres til fælleslageret. I udgangspunktet kan al emballage returneres.

Meld ferielukket (to måneder forud)
Afdelingerne kan melde ferielukket til distributionsgruppen. I KBHFF har vi tradition for at holde lukket i uge 51 og 52, så det er temmelig fast. Nogle afdelinger holder også lukket på andre tidspunkter f.eks. påske og vinter. Især i sommerferien lukker nogle afdelinger ned. Det er nødvendigt at forberede ferierne i god tid, så medlemmerne ikke bestiller poser til en uge, hvor afdelingen holder ferie. Der vil som hovedregel blive oprettet afhentningsdage i medlemssystemet to måneder frem. Så senest to måneder før en afdeling vil holde ferielukket, bør distributionsgruppen være blevet underettet.

Medlemsadministration
På avlermødet 2016 mødtes koordinatorer (teamlinks, teamkoordinatorer og laugtovholdere) for at erfaringsudveksle, og her kom det frem, at der var et behov for mere klare linjer for, hvordan vi arbejder med medlemsadministration i KBHFF. Helt grundlæggende er det op til hver lokalafdeling, hvordan de vil administrere medlemmer og sikre, at medlemmerne lever op til deres arbejdspligt på 3 timer per måned. Men der er lovmæssige krav om, hvordan man skal håndtere medlemsdata, som vi som forening skal leve op til. Desuden mangler der information om, hvordan medlemssystemets ADMIN-rolle skal bruges, f.eks. er det yderst relevant at kende til de fire forskellige typer status, et medlem kan have i medlemssystemet. Derfor vil vi skrive et dokument med råd og vejledning til medlemsadministration til afdelingerne og lægge det op herunder. Indtil dokumentet med råd og vejledning til medlemsadministration er skrevet færdig, kan man læse lidt om det her i Referat fra distributionsmøde juni 2016

Medlemshåndbøger
Der er ved at blive udviklet medlemshåndbøger. Der bliver lavet to håndbøger. Den ene bliver en kort håndbog på maksimalt 12 sider for nye medlemmer, som skal vælge en tjans i et team/laug. Den anden bliver en tykkere håndbog på op mod 50 sider, som er tiltænkt mere erfarne medlemmer, som ønsker at engagere sig mere i KBHFF og tage mere ansvarsfulde tjanser i fælles arbejdsgrupper, fælles projektgrupper og butiksgrupper, eller for dem som bare ønsker at lære mere om organiseringen af KBHFF. Medlemshåndbøgerne udgives digitalt som pdf, men der printes i første omgang og nogle få eksemplar til hver afdeling, som sælges til trykprisen.

Procedure ved besøg fra fødevaremyndighederne
Vi har lovet at sammenfatte et dokument, der beskriver proceduren når fødevarestyrelsen kommer forbi KBHFF. Det lægges op her, så snart det er færdiglavet.

media type="custom" key="29193153"