Bestyrelsesmøde+mandag+d.+29.+januar+kl.+17-19

Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear} Og skriver referat direkte i dagsordenen i //kursiv// ||
 * Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde januar 2018 **
 * **Hvornår:** || Mandag d. 29. januar kl 17-19 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects ||
 * **Kommer/ til stede:** || Nika, Sarah, Julia ||
 * **Afbud/ ikke til stede:** || Janne, Morten, Eline ||
 * **Mad:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Mødefacilitator:** ||  ||
 * **Referent:** || Sætter næste møde på wikien

=** DAGSORDEN ** = =1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)= Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * // Julia kontakter Jonathan for at høre hvilke udgifter han forventer at have. Hun skriver også en lille vejledning til Karina om at hun kan godkende/refundere disse udgifter. // || Julia || Overføres til næste møde ||
 * //Mailtjans// || Julia || Tjek ||
 * //Vi forsøger at kontakte Irina og Magnus om deres forventede engagement i 2018 og skriver ud til forretningsplansgruppen, og de fælles arbejdsgrupper samt butiksgrupperne for at spørge erfarne medlemmer om de har lyst til at fungere som suppleanter i bestyrelsen frem til næste generalforsamling.//

//Eline skriver ud til arbejds- og butiksgrupperne. Julia prøver at ringe til Irina. Eline prøver at kontakte Magnus.// || Eline og Julia || Tjek ||
 * // Gennem konsultation med afdelinger osv. er vi nået til at det er for tidligt at gå over til kontantløs betaling. Der er ingen opbakning til at flytte vores konti i Danske Bank. Derfor laver vi ny døgnboksaftale med Merkur/Jyske Bank. Eline kontakter Karina med sidste opklarende spørgsmål inden processen sættes i gang. // || Eline || Tjek ||

=2. Godkendelse af referat fra sidst= Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes. http://kbhff.wikispaces.com/Bestyrelsesm%C3%B8de+mandag+d.+18.+december+kl.+18-21

//Referatet er godkendt uden udestående.// =3. Næste møde - tid og sted= Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

//26. februar, kl. 17.30-20.30, hos Julia (Julia sender mail med adressen). Alle tager en ret med til fællesspisning. Vi aftaler over mail hvem der tager hvad med. // =4. Nye punkter= Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind. (hvad går punktet ud på?) ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min) ||
 * ~ Nr. ||~ Titel og beskrivelse
 * A || Dato for næste generalforsamling

//Lørdag 21. april 2018. Vi spørger til koordineringsmødet om der er en frivillig der vil være hovedansvarlig. Sarah spørger Kristina, hvis der ikke er en frivillig i morgen. Vi sætter GF på dagsordenen til de næste bestyrelsesmøder og laver en opgaveliste til næste møde.// || Sarah || Beslutning || 10 ||
 * B || Rollefordeling i bestyrelsen

//Nye suppleanter er blevet rekrutteret til bestyrelsen: Nika (Vanløse, fælleslager), Janne (ny på Østerbro), Morten (Nordvest, teamkoordinator), Sarah (Østerbro teamkoordinator + butiksgruppe, IT platform arbejdsgruppe)//

//Vi skal have en ny forperson (medmindre Eline vil fortsætte fra Holland) og kasserer. Vi beslutter det på næste bestyrelsesmøde. Vi skal alle tænke over om vi har lyst til at påtage os rollen.//

//Alle skal oprettes som kuvertgodkender. Julia undersøger hvordan det sker.// || Alle || Beslutning || 10 || Også persondatalovgivning
 * C || Beslutningsprocess vedr. ny IT platform

//Sarah fortæller at IT arbejdsgruppen vil sende beslutningsforslag til bestyrelsen og bede om et forholdsvis hurtigt svar, hver afslutningen af hver fase i udviklingen af den nye platform.// //Bestyrelsen spørger om følgende kan inkluderes i beslutningsforslaget:// //- Hvordan blev det endelige resultat af fasen i forhold til det forventede? Der skal være et ordentligt sammenligningsgrundlag og ordentlig information, så kan vi godt tage en beslutning og frigivelse af midler indenfor en uge.//

//Bestyrelsen noterer yderligere at:// //- IT arbejdsgruppen mangler muligvis retningslinjer for hvordan den antager at folk fra kurset er klar til at få betaling for deres arbejde.// //- Arbejdsgruppen skal ikke bruge for meget tid på koordinering og styring af kurset.// //- IT arbejdsgruppen skal også sørge for at få en ny IT kyndig med i gruppen.// //Sarah følger op med IT gruppen.// || Sarah || Diskussion + beslutning || 15 ||
 * D || Døgnboks status

//Processen for overdragelse til Jyske Bank / Merkur er i gang. Vi afventer svar fra banken i bestyrelsens mail.// //Skal informere distributionsgruppen om at processen indtil den nye aftale er i gang er at det skal overføres til MobilePay (under den kode som det er gået ind under, f.eks. løssalg eller posesalg) og kontanter tages med hjem. Vi informerer til koordineringsmødet.// || Nika || Diskussion || 10 ||
 * E || Overdragelse af mailtjans

//Nika overtager. Tak! Nika finder også ud af om hvordan vores mailliste fungerer.// || Alle || Beslutning || 10 ||
 * F || Compass

//Vi læser alle op på Compass mappen i mailkontoen, så vi kan diskutere det til næste møde.// || Alle || Diskussion + beslutning || 10 ||
 * G || Kontakt til Karina

//Vi spørger om Karina har lyst til at komme en halv time til vores næste bestyrelsesmøde.// //Julia spørger og nævner også at generalforsamlingen er d. 21. april.// || Julia || Diskussion || 5 ||
 * H || Retningslinjer for udlæg ift. fælleslageret

//Vi spørger Jonathan til koordineringsmødet om hvilke udlæg det er. Kaffe, te, kaffefiltre, sukker, mælk, kuglepenne, tape, osv er ok. Julia skriver til Karina om hvilke udlæg der er ok.// || Julia || Diskussion || 5 ||
 * I || Gennemgå af beslutninger fra sidste generalforsamling

//Vi læser alle beslutningerne fra de sidste to generalforsamlinger (april og november 2017) inden næste GF og tænker over hvad der skal videreføres til næste generalforsamling.// ||  ||   ||   ||
 * J || Erhvervsdemokratisk tænketank / Demokratisk Erhvervsnetværk

//Eline har været til første dialogmøde. Vi er blevet inviteret til at være "founding member" for 5.000 kr. Næste møde er på onsdag 31. januar. Vi mener ikke vi har ressourcer til at være et aktivt medlem lige nu. Julia siger pænt nej tak på bestyrelsens vegne.// ||  ||   ||   || =5. Eventuelt= Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.

Til info
Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||

Status fra arbejdsgrupperne
Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.
 * ~ Arbejdsgruppe ||~ Status ||
 * Distribution ||  ||
 * Indkøb ||  ||
 * Kommunikation ||  ||
 * Arrangement ||  ||

Opgaver
Her samles alle opgaver fra referatet.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Julia kontakter Jonathan for at høre hvilke udgifter han forventer at have. Hun skriver også en lille vejledning til Karina om at hun kan godkende/refundere disse udgifter || Julia ||
 * Generalforsamling: find hovedarrangør || Alle ||
 * Læse beslutninger fra sidste GFer og tænke over hvilke skal tages til næste GF || Alle ||
 * Mailtjans og finde ud af intern mailliste || Nika ||
 * Undersøge hvordan alle oprettes som kuvertgodkendere || Julia ||
 * Opfølgning med IT arbejdsgruppen || Sarah ||
 * Spørge om Karina har lyst til at komme en halv time til vores næste bestyrelsesmøde. Nævn at generalforsamlingen er d. 21. april. || Julia ||
 * Læse op om Compass - læs "Compass" mappen i bestyrelses mail kontoen || Alle ||
 * Sige nej tak til erhvervstænketank || Julia ||

=Beslutninger =

Her skrives vigtige værdigmæssige principielle beslutninger.
 * ~ Emnefelt ||~ Beslutning ||

=Punkter til kommende koordineringsmøde =

//Info til distributionsgruppen: ved. kontanter i afdelingerne// //Generalforsamling: 21. april 2018: kan kommunikationsgruppen sende det ud til alle?// //Generalforsamling: spørg til koordineringsmødet om der en der vil være hoved arrangør.// //Der er nye suppleanter.// =Punkter til kommende bestyrelsesmøder =

//Generalforsamling: opgaveliste// //Roller i bestyrelsen// //IT arbejdsgruppe opdatering (fast punkt). Beslutning om licens.// //Compass//

=Punkter til kommende GF =

//Regnskab og budget//