Indkøbsgruppemøde+d+4+jan.

Indkøbsgruppemøde d. 4 januar Location: Mettes gamle hjem: Fogedmarken 8, 3. tv. 2200 KBH N Kl: 17 Tilstede: Kasper, Anton, Lotte, Mette, Carsten, Mogens, Sara, Sofie Afbud: Tager computer med: Mette

det er svært at lave et budget fordi vi vokser meget hurtigt. nørrebro alene voksede fra ca 200 til 900 i løbet af 2010 (størst i efteråret hvor der var omtale i tv mm). gruppen har forberedt oplæg om budget og struktur til den ekstraordinæregeneralforsamling i slut januar. i deres oplæg til struktur foreslår de at de forskellige butikker alle sammen køber ind gennem samme indkøbsgruppe, som blievr afsat i forskellige afdelinger. så arbejdet med bestilling forbliver i samme regi som nu, altså en samlet indkøbsgruppe, hvor alle afdelinger bidrager med arbejdskraft. Kasper pointerer at der, alt andet lige, bliver mere arbejde i forbindelse med flere afdelinger end én afdeling, altså at strukturen har indflydelse på vores arbejde. Carsten præsenterer en prognose hvor mange poser vi vil få brug for hver måned i løbet af 2010, samlet i løbet af året løber det op i ca 25,000 poser!
 * Dagsorden:**
 * 1: Arrangere møde med producenter**
 * -** Hvad er vores behov i 2011/12 (Carsten):

- Hvordan ønsker vi bestillingerne struktureret i forhold til vores leverandører (kasper): der bliver diskuteret hvordan vi skal have kontakt til producenter og hvilke producenter vi skal bestille hvad fra og til hvilke priser. Der er enighed om at nogle producenter giver bedre service end andre. Med udsigten til at bestille 25 tusind er vi en ret stor kunde for mange af disse små producenter, så vi kan forvente et godt samarbejde. Vi vil ikke presse producenterne ned i pris, vi vil gerne betale en fair pris, mod at få gode varer. Vi vil også gerne ha' dem til at tage højde for vores behov (varierede grøntsager gennem året) i deres sæsonplanlægning. Der blev forslået at vi præsenterer vores forventninger til godt samarbejde og at vi kan bede en af producenterne at fortælle om deres erfaring med samarbejdet. Der bliver diskuteret hvorledes vi med vores store indkøbsbehov gør at vi har brug for nogle større producenter, men vi vil samtidig gerne støtte de små producenter. Mødet er egentlig på nogle af producenternes initiativ, de vil gerne høre hvad vores behov er så de kan planlægge efter det, så der er god grund til at tro at de vil lave aftaler med os, og vi må så finde ud af hvilket behov de har til aftaler.

- Hvilke afgrøder ønsker vi at aftage (kasper): Mogens laver et spørgeskema, baseret på nogle spørgsmål Anton tidligere har formuleret (ligger et eller andet sted inde på wiki'en), hvor vi kan høre fra medlemmer hvad deres ønsker er og om der er nogle problemer vi skal være opmærksomme på.

- Hvordan fastsættes priserne (kasper): stemningen hælder mest til at vi vurdere ud fra en blanding af sund fornuft og grossisternes listepriser, med mindre det viser sig at for at lave aftaler om plantning til os så skal vi også forpligte os til en pris. forslag til dagsorden ved mødet med producenterne:

1. Rundvisning i butikken 2. Velkommen: vi inviterer fordi vi gerne vil gøre samrabejdet endnu bedre. vores formål er at levere lækre, friske, varierede grøntsager til vores medlemmer, gerne til fordelagtige priser både for medlemmer og producenter. Vi lægger vægt på at have et godt samarbejde med alle, og vil gerne holde fast i de små trofaste producenter. 3. økonomi 4. Ask 5. Åben diskussion - hvad synes de om følgende punkter. Vi behøver ikke blive enige her og nu, men vil gerne høre de forskellige meninger og deres forslag) a. afgrøder: variation (nogle spændende ting der går udover det sædvanlige man kan få i supermarkedet), timing (fordelt så meget over året som muligt) b. transport: koordinere mellem dem? eller vi kan hente? c. samarbejdsform: fast kontaktperson, oplysning om hvornår de har hvad klar til os, shared documents d. priser: fastsætte/afstemme forventninger, skrevne/mundtlige aftaler

Arbejdsfordeling: Kasper kontakter Ask, Anton kontakter Støberiet om lokale og mad fra folkekøkkenet, og tager PC med til referatskrivning, Mette tager imod ved Kafax og viser rundt og siger velkommen sammen med Kasper, Mette laver et skema producenterne kan udfylde med oplysninger om: hvilke afgrøder de gerne vi levere, hvor meget, hvilken periode, kan du selv levere eller vil gerne ha' hjælp til transport, mm.

Samtidig mister indkøberen kontakten til den lokale afdeling. Er en ny bestillingsstruktur derfor nødvendig? Vi blev enige om at det er en meget stor og besværlig opgave at bestille nu hvor der er flere afdelinger. Desværre var der ingen der havde revolutionerende forslag til en ny måde at strukture det. Sara meldte sig til at optimere softwaren til at håndtere bestillingerne og opsamle nyttige informationer til deling mellem indkøberne.
 * 2. Hvordan skal vores fremtidige bestillingsstruktur se ud? (Kasper)**
 * -** I takt med at vi vokser og bliver flere afdelinger, bliver bestillingensrutinen mere tidskrævende.

**3. Ny afdeling** - hvordan skal det praktisk fungere? i starten vil Nordvest afhente (samlet) deres varer i Korsgade, om 3 uger forventes de at være klar til at modtage varerne selv og så vil det fungere som Amager.

De er flinke og hjælpsomme, men ikke så fleksible. Vi er principielt for direkte handel, men vi har brug for grossister når de andre ikke kan levere nok. Desuden er der nogle logistiske fordele som for eksempel optimeret transport.
 * 4. Status på samarbejde med Solhjulet**

Kaffekøbet skete på baggrund af et ønske om at prøve nogle nye varer, når indkøberne har tid og overskud, og så tog Mette initiativ til at kontakte kafferisteriet og lavede en bestillingsseddel på nettet. Der blev bestilt ca 80 poser og de blev alle afhentet, så alt i alt var det en success. Men egentlig synes vi at det ville være bedre at lægge vores kræfter i at skaffe nogle lokaltproducerede varer. Mange har snakket om mel og melkværn, men ingen har gjort noget. Vi synes ikke vi kan bruge mange flere kræfter på indkøb for vi har rigeligt at se til allerede. Det kunne være en idé at lave nogle andre poser (kolonial pose, eksotisk pose etc.), men det er for meget arbejde. Vi blev enige om at foreløbig holder vi os til grøntsagsposer og tager lidt sjove løssalgsvarer ind en gang imellem.
 * 5. Evaluering af kaffesalg og andre varer**

- infotekst og googlemap. Kasper snakker med Troels.
 * 6. Opdatering af producenter**

Bo Nytofte virker som om han har en masse gode erfaringer og viden og vil gerne støtte os i vores projekt. vi kan invitere ham til et åbent møde hvor han kan fortælle om det store indkøbsspil på markedet og deltage i en diskussion om hvordan vi bedre kan organisere indkøbene. På den måde kan vi måske også lokke nye medlemmer til indkøbsgruppen.
 * 7. evt.**