Erfaringsudvekslingsworkshop+30.+januar+2013

**Onsdag d. 30. januar 17.30-21.00.** **Vesterbro afdelingen, Oehlenschlægersgades skole, Oehlenschlægersgade 55-57, 1663 KBH V**

toc

Deltagere
( Kommer først kl. 18 ) || Nørrebro ||
 * **Navn** || **Afdeling** || ......... || **Navn** || **Afdeling** || ......... || **Navn** || **Afdeling** ||
 * Torsten Arendrup || Vesterbro ||  || Kim Larsen || Nørrebro ||   || Nina Johanne
 * Peniila Laviolette || Indre by ||  || ruben (ca kl 18) || vesterbro ||   || Andreas Lloyd || Vanløse ||
 * Janus Agerbo || Ydre Nør ||  || Birthe Sværke || Frb. ||   ||   ||   ||
 * Jonas Glass || Amager ||  || Sune Lodal || Østerbro ||   || Alexander || Vbro ||
 * Lasse Grubbe || Amager ||  || Ellen afbud - sygdom || Islands Brygge ||   || Elisabetta Bruno || Frederiksberg ||
 * Sofie Steenberger || Vesterbro ||  || Manja Gyldendal || NV ||   || Carsten Hjort || Nørrebro ||
 * Pernille Malberg Dyg || Nordvest ||  || Hanne Poulsen || Frederiksberg ||   || Liselotte Jørgensen || Køge ||
 * Esther Juel Jepsen || Vanløse ||  || Kasia Gradziuk || Nørrebro ||   || Merete Aagaard || Køge ||
 * Marie Espensen || Indre By ||  || Tommy FalkeØje || Nørrebro ||   || Lene Karin Hansen || Køge ||
 * Simone || østerbro ||  || Marianne Nyboe || Køge ||   || Benny Gunge || Køge ||
 * Susanne Møller Nielsen || Vesterbro ||||~  ||   ||   || Marianne halskov || Nv ||
 * Bent Valerius || Nordvest/Ny ||  || Bettina Olsen || Køge ||   || Thomas || Vesterbro ||

Invitation
Fødevarefællesskabet er vokset helt enormt i løbet af de sidste år, og vi har jo nu 11 lokalafdelinger over hele byen. Med så mange afdelinger er der masser af plads til at eksperimentere og finde gode løsninger, som andre måske også kan drage nytte af.

Derfor inviterer KBHFF's faciliteringsgruppe til en fyraftensworkshop med fokus på erfaringsudveksling inden for 4 emner, som vi har vurderet, der især er efterspørgsel efter. De 4 emner er:
 * 1) Teamstruktur
 * 2) Betalingssystem
 * 3) Stofposer
 * 4) Åbent emne (emne besluttes i fællesskab ud fra behov)

Vi spiser først fælles aftensmad og så starter erfaringsworkshoppen kl.18.30 og varer til 21.00. Målet med aftenen er at dele vores erfaringer fra de forskellige lokalafdelinger omkring de 4 emner, og lære hinanden bedre at kende.

Erfaringsudvekslingsworkshoppen vil være organiseret i en række parallelle korte workshop-spor, hvor folk på tværs af grupperne kan finde sammen om det emne, de hver især finder mest interessant og relevant. Disse workshop-spor opbygges efter konceptet "Open space" — altså uformelle diskussioner, som folk kan vælge sig på alt efter, hvad de brænder mest for. I løbet af aftenen vil der være mulighed for at diskutere to forskellige emner. Vi slutter med en fælles opsamling med præsentationer fra de enkelte workshopspor om de diskussioner som de har haft, samt evt. forslag til hvordan de enkelte butiksgrupper kan arbejde videre med disse emner.

1. Stofposer
Vanløse: Folk er glade for dem, men der har været snak om hvilken vagt der står for at sælge stofposerne – vil helst ikke have dem hos kassemestervagten, da de allerede har en masse opgaver. Pt. Hører det til løssalgsvagten (som husker folk på at det koster 100kr mere hvis de skal købe en ny pose).
 * Umiddelbare reaktioner på poserne**

Ydre Nørrebro: Kører også rigtig godt her. Inden de gik over til stofposer kommunikerede de meget ud til medlemmerne – tre mails og flyers i butikken, og folk var stadig overraskede over ændringen. Havde de gule kartoffel net klar som de kunne få deres grøntsager i dem.


 * Hvordan starter man?**
 * Kig på stofposegruppen på wiki’en: http://kbhff.wikispaces.com/Stofposegruppen kontakt dem for at aftale afhentning og betaling etc.
 * KBHff har betalt ca. 30kr pr pose for at få dem producereter i omløb, se for at f hvordan man henter demager. n. havde lde optalt hvormange poser der er i omløb, å dem produceret.
 * Lokal afdelingen lægger ud og får pengene igen når medlemmerne betaler pant.
 * Mht implementering: bare gør det! lige som med betalings systemet. – Vanløse havde to ekstra på løssalg den dag.
 * Plakater og flyers ligger på wiki’en: http://kbhff.wikispaces.com/Stofposegruppen+-+Fakta+og+Vejledning


 * Hvor mange poser skal man have for at man ikke løber tør?**
 * Ca. 2, 5 pose per aktive medlem (dvs medlemmer der henter poser) Ydre Nørrebro har dog 8 gange så mange poser som medlemmer og har dem på lager.
 * Medlemmer giver 100kr i pant – når man henter en pose skal man have en gammel med eller betale 100kr pant igen.
 * Det er vigtig at holde pant indtægterne adskilt fra den generelle økonomi, samt at holde optalt hvor mange poser der er i omløb og hvor mange der er på lager.


 * Hvordan holder man dem rene?**
 * Indtil videre kun oplevet at der er jord i når folk har glemt at tømme dem selv. På Ydre Nørrebro vender de vrangen ud af poserne når de modtager dem og ligger 9 poser indeni en pose, så der er 10 i hver – det gør det nemmere at tælle.
 * Man kan opfordre medlemmerne til at ryste posen med vrangen ud af når de har tømt den derhjemme.
 * Mulighed for at lave en pose-vagt, hvor en eller flere person tjekker hvilke poser der skal vaskes og tager dem med på vaskeri.

De er meget nemme fordi de har en stor åbning. Østerbro købte spande at sætte dem i når man pakker men har ikke haft brug for dem.
 * Hvordan er de at pakke i?**

Stof poserne forventes at spares os penge i forhold til løbende udgifter til papirsposer (ca. 3 kr som nye).
 * Hvad er den generelle økonomi re. Poserne?**


 * Andet**
 * Sofie spørger Re-bag om de har en løsning på de lange stropper, fx et lille beslag så man kan lægge dem dobbelt.
 * Idé med at lave små hjemmesyede poser til champignon
 * Frugt poserne: generelt bruges de gule net fra kartoflerne.

2. Teamstruktur
Tre af KBHFFs lokalafdelinger har eksperimenteret med teamstruktur:

Amager har nominelt 630 medlemmer, men ca. 150 aktive medlemmer.
 * A. Teamstruktur på Amager **

Amager har 6 teams plus et Gladsaxe-team. Et team består af alle vagterne på en onsdag plus et Team Link som bindeled indenfor det enkelte team. På et team har folk faste vagter, og opbygger erfaring efterhånden. Folk er glade for at have klart definerede opgaver og ansvar. Det gør det nemmere. Men folk kan godt bytte internt, hvis de ønsker det.
 * Teams **

Team Link er en kontaktperson, en koordinator, der forbinder arbejdsgrupper med teams (og sikrer kommunikation mellem teams). Team Link'et giver større tryghed for det enkelte medlem. Det er meget lettere for det enkelte medlem at få svar på sine spørgsmål, fordi de kun skal henvende sig til en person, der så svarer eller videresender spørgsmålet.
 * Team Link **

Team Link'et er ikke forpligtet til at være i butikken, for vagten skal heller ikke være mere end 3 timer om måneden. Team Links håndterer hovedsageligt sygemeldinger og sikrer, at team'ets vagter er besat om deres pågældende onsdag. Sender reminders til teamets medlemmer og minder dem om, hvornår de har vagter.

Principielt kan Team Link'ets opgaver løses hjemme foran computeren eller over telefonen. Ret fleksibel vagt.

Der er blevet meget klarere med klart definerede kommunikationsled mellem teams og arbejdsgrupper.

Ud over disse syv teams er der de fem lokale arbejdsgrupper:
 * Lokale arbejdsgrupper**
 * Butik
 * Kommunikation
 * Økonomi
 * Løssalg
 * Medlemsintroduktion

Disse arbejdsgrupper er kernen i lokalafdelingen. Hvert medlem i butiksgruppen har ansvaret for en af vagtbeskrivelserne, og sørger for at holde den opdateret ved at besøge lokalafdelingen og sikre, at den stemmer overens med virkeligheden.

Løssalg og Medlemsintroduktion er nye arbejdsgrupper er svar på nye udfordringer, der blev mere synligt i forbindelse med teamstrukturen. Erfaringen er, at det er bedre at decentralisere opgaver i mere specifikke grupper for at gøre arbejdsopgaverne mindre og mere overskuelige, så det er lettere at være med i en arbejdsgruppe.


 * Fordele:**
 * Teamstrukturen har betydet, at der er meget færre friløbere. Der er nu meget stort overlap mellem hvem, der er aktive, henter poser og tager vagter i afdelingen.
 * Teams'ne gør det også meget nemmere at bytte vagter, fordi der nu er meget mere faste rammer og klare kontaktpersoner.
 * Team Links'ne aflaster butiksgrupperne.


 * Ulemper:**
 * Mindre fleksibilitet ifht. medlemmer med skiftende arbejdstider
 * Mindre fleksibilitet hvis medlemmer har for travlt til at tage vagter/købe grønt i en periode.
 * Risiko for at medlemmer glemmer deres "faste vagt", trods reminders fra Team Link

Dårlig erfaring med Flex-vagter. Hellere overbesætte vagterne en given onsdag (har dog ikke prøvet det endnu)


 * Hvilke konkrete ændringer kræver teamstruktur:**
 * Nye, grundigt gennemarbejdede vagtbeskrivelser
 * Teamstruktur i Google Doc excel-ark, som Team Links vedligeholder. Afgørende, at denne team-oversigt er sikret og opdateret af de 6 Team Links, så den let kan holdes up-to-date.
 * Ny arbejdsgruppe: Teamlinks
 * Medlemssystemet skal tilpasses teamstruktur
 * God intern kommunikation i de lokale arbejdsgrupper: Mødes og snakke sammen om, hvordan strukturen skal fungere og hvordan man får flere med.

Al info er tilgængelig på Amager-afdelingens wiki-side.

Overordnet set er alle i afdelingen rigtigt glade for teamstrukturen, trods en hård fødsel. Har endnu ikke fået en kontrol-mekanisme eller sanktioner. Men som udgangspunkt skal Team Links tjekke, at det ikke er de samme, der melder sig syge fra gang til gang. Men uden at det bliver for nazi. Hellere tillid end kontrol.

Man kontakter sit Team Link.
 * Spørgsmål: Hvordan melder man sig ud?**


 * Hvis du vil vide mere om teamstrukturen på Amager, så kontakt Lasse eller Jonas på hhv. lasse@grubbe.nu eller jonasdreves@gmail.com. **


 * B. Teamstruktur i Indre By **

Indre By har team-ledere på:
 * funktioner (kassemestre, pakkevagter, lukkevagter, etc.). Her skal alle medlemmer skal være med på et team.
 * uger (inddelt efter farver — sikrer, at den pågældende onsdag er besat). Disse teams er vejledende for at minde folk om at tage vagter med en vis frekvens.

Kræver, at koordinatorerne er ret stramme og sørger for at tjekke op på alle på deres teams. De er vigtigt, at man er god til at holde folk i ørerne, og melder folk på passiv-listen. Team-lederne aflaster butiksgruppen rigtigt meget.

Det ville rigtig god mening, at medlemmer selv ville kunne melde sig aktiv/passiv via medlemssystemet. Men så skal medlemmerne ikke selv kunne melde sig aktive (for at undgå at man gamer systemet, hvis det er koblet på teamstrukturen).


 * Hvis du vil vide mere om teamstruktur i Indre By, så kontakt Peniila på indreby@kbhff.dk**


 * C. Teamstruktur på Østerbro **
 * Mål:** Skabe sammenhold og fællesskab blandt dem, der har lyst til at engagere sig og tage vagter i lokalafdelingen.

D. 27/2 går Østerbro over til Teamstruktur. Hver onsdag frem til overgangen sidder folk fra teamstruktur-gruppen i butikken og skriver folk på teamstrukturen. Alle medlemmer, der ikke er på et team d. 27/2 bliver sat som passive i medlemssystemet. Så må de henvende sig, hvis de vil være aktive.

Indenfor 24 timer efter at teamstrukturen blev annoneceret på email blev halvdelen af vagterne på de første fire teams besat. Folk har selv, uopfordret skrevet på hvilke vager de har erfaring med at tage.

Der er 22 vagter på hvert team (der skal være 14 vagter for at det kan fungere). Alle skal som udgangspunkt dukke op hver gang. Så der er plads til sygdom, frafald og mulighed for ekstra flex-overskud, smagsprøver etc. Vagterne på de enkelte teams er ikke struktureret efter funktion, men efter tidsintervaller, så man melder sig på, efter hvornår man kan tage vagt. Der er ingen forberedelse — alle, der tager vagter fra 16-19 tager computer med.

Udgangspunktet er at alle tager ansvar. Alle bør være deres opgaver voksne. Det hele er lagt over på det enkelte medlem: Det forudsætter, at de selv melder ind og tage del.

Derudover 2 månedlige intro-møder, hvor medlemmer introduceres og skriver sig på vagterne.


 * Hvis du vil vide mere om teamstruktur på Østerbro så kontakt Sune på** sunelodal@gmail.com eller deltag i [|Østerbros teamstrukturgruppe på samarbejdsplatformen].

** 3. Betalingssystemet **
Betalingssystemet er langsomt blevet rullet ud afdeling for afdeling.

Næste skridt er vagtplansystemet. Der mangler feedback fra grupper, blandt andet indkøb, økonomi og teamstruktur.

Ift. vagtplanssystemet var blandt andet et forslag til at lave medlemsregistreringen skal laves ift. vagter/mærket efter oplæring. Feedback fra Indkøbsgruppen, som for nyligt holdt møde var om der kan der laves et system til gruppen. Torsten har bedt om at få vide, hvad der skal være en del af det regneark, så kan det godt laves. Et andet forslag til funktion til indkøb. Der er samlet løssalg og der kunne måske være godt med en rubrik, hvor man så kan skrive hvad der så er solgt. Er det muligt? Svaret er, at det er ikke muligt, da det bliver svært for økonomisystemet når der er sådanne fri-tekster. I stedet skal vi lave noget som er målrettet de elementer i løssalg, som vi gerne vil måle/holde styr på. De fleste afdelinger kører ikke med lageroptælling. Det er svært at få folk til at gøre – måske vi kan nå derhen engang, men i stedet skal vi bruge kræfterne på andre ting nu.

Indtil videre har der ikke været meget feedback fra de enkelte afdelinger. Online: De 11 afdelinger er ikke repræsenteret derinde på ’feedback på online’. Der mangler at blive samlet op på erfaringerne. Det er vigtigt, fordi det er så central funktion for vores forening.
 * Feedback og kommunikation om online systemet **

Arbejdet med betalingssystemet har lægget på meget få folk eller rettere en Torsten. Det er en udfordring, at det kun lægger på så få eller en. Der har været nogle som har meldt sig til opgaver, men de har ikke hængt ved.

Vagtplanssystemet. Vi skal finde ud af, hvad skal vi have som en del af systemet og at der kommer flere supportere. Det kræver en vis analytisk sans at yde den support. Man skal have været i lære først for at der er styr på det hele. Der kommer nu meget lidt teknisk forespørgsler ift. betalingssystemet, men det ville være godt at få flere ind over det, når vagtplanssystemet kommer. Videre er det også et spørgsmål om ikke der skal laves forskellige supportroller for der er forskel på om det er noget der handler om betalingssystemet eller om ordrer. Når der kommer flere funktioner, så er der brug for mere support.

4. Intern kommunikation
Afdelinger er typisk bygget op med en lille gruppe af meget aktive og en stor gruppe, som primært tager deres vagt og henter deres pose. Butiksgrupperne kan komme til at holde på information uden at ønske det. Derfor opdager folk ikke at der er brug for ekstra hænder. FX Økonomigruppen står uden kasserer og mangler umiddelbart kræfter, men den kommunikation er ikke nået ud til de enkelte medlemmer. Der er en flaskehals for info: folk skal vide behovene findes, de skal kunne forstå behovet og kunne se om de selv kan handle på det
 * Udfordring: At lette den interne kommunikation **
 * der er en fornemmelse af at mange medlemmer ikke læser mails fra butiksgrupperne
 * Informationoverload gør at folk ingenting læser.

= =
 * Løsninger og løsningsovervejelser **
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Stor fast opslagstavle et synligt sted i butikken med 4-5 udvalgte budskaber (prioritere information og bruge mange kanaler parallelt).
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">På vesterbro har man introduktionsmøder første onsdag i måneden, som de overvejer at gøre obligatorske.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">der er to fra butiksgruppen der fortæller og tager imod spg
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">de nye møder hinanden og får en netværk i foreningen
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">det fungerer som forventningsafstemning og en mulighed for butiksgruppen og mdl generelt for at få indblik i hvad nye mdl vil med foreningen
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">de vagter og opgaver der mangler folk til præsenteres <= i den forbindelse er det vigtigt at få konkretiseret og afgrænset opgaver der kan uddelegeres, udover vagterne i butikken.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">På Vesterbro har man butiksgruppemøder i åbningstiden, for at synliggøre butiksgruppens arbejde samt at møderne er åbne og gøre det mere tilgængeligt at deltage for nye.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">man kunne slå dagsordenen det op på facebook, dagsordener ud og hænge op i butikken samt på samarbejdsplatformen => bruge forskellige kanaler parrallelt
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">infovagten: det er tit være en udfordring at infovagten ikke er klædt på til at svare på hvad der foregår rundt omk ring i foreningen.
 * Erfaringen fra Amager-afdelingen er, at den bedste måde at kommunikere til medlemmerne er at snakke med dem nede i butikken. Derfor har de gjort meget ud at stramme info-vagten op. Med info-væg, der giver godt overblik over, hvad der sker i afdelingen. Hyggekrog, hvor man kan sidde og spise og snakke om løst og fast. Der er også en krea-kasse, så man kan sidde og tegne.
 * Vagtplansovervejelser: **
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">Overlevering er generelt en udfordring, derfor lettilgængelige og samtidig udførlige vagtplansbeskrivelser vigtige. Det kræver en del arbejde: Kunne man lave fælles tjeklister for vagtplans på tværs af foreningen?
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">Gladsaxe vagter er svære at få dækket i flere afdelinger. Vesterbro har lavet dem til kollektivvagter: de har lavet en særlig liste over kollektiverne, som så dækker deres vagter gennem Gladsaxe vagter
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Arial; font-size: 15px; text-decoration: initial; vertical-align: baseline;">Kassemestervagter er også svære at få besat mange steder: på Vesterbro er der lavet en turnus på de ca. 10 som er udlært kassevagter. Det fungerer.


 * Introduktion for nye medlemmer: **
 * På Amager kan man kun melde sig ind til et af 2 månedlige intromøder. Nye folk kan komme i butikken, og kan få at vide, at de kan melde sig ind på møde, de kan købe en løssalgspose mod at give deres email-adresse og blive inviteret til næste intro-møde.
 * Louise Oksholt fra Kommunikationsgruppen har udarbejdet en Powerpoint-præsentation, som kan bruges til oplæg for nye medlemmer. På sigt vil dele af præsentationen blive erstattet af små videoer, så man bare kan trykke play og dermed ikke kende alle dele af KBHFF i detaljer for at kunne holde intro-møder for nye medlemmer.