Distributionsmøde+24.+november+2014

Tilbage til Distributionsgruppen Wagnersvej 19, 2450 SV, Sydhavnen. Find Rytterstuen, rødt bindingsværk, bag den to etagers hestestald ||
 * **Hvornår:** || d. 24. november kl. 17.30-19 ||
 * **Hvor:** || Rytterstuen ved Karensminde
 * **Kommer:** || Sofie (Vbro), Marianne (NV), Jonas (Amager), Lene (N) - kommer lidt efter kl. 18, Lone (sydhavn), Charles (NV), Kirsten(Ø) Annegrete (Ø) Morten (IB), Line (YN), Jonathan (Frb.) ||
 * **Afbud:** || Liv (Amager) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Mødeleder:** || Sofie ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Jonas ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra lokalafdelingerne (5 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort__ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Desværre har afdelingens medlemstal lidt under den lidt kaotiske lokalesituation, så vi har reduceret vores åbningstid fra 16-19 til 16-18. Samtidig vil vi genoptage intromøder, som vi har haft lukket ned for, siden vi flyttede fra Urbanplanen. Vi har desuden deltaget i Frivillig dag Amager og haft besøg af Miljø Punkt Amager. ||
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** || Vi har holdt medlemsmøde om vores lokalesituation. Der var et dejligt stort fremmøde og god stemning. Vi bliver fortsat i Birgits garage frem til jul. I mellemtiden arbejder butiksgruppen og en gruppe frivillige, der meldte sig på medlemsmødet, videre med vores kontakt til Købnerkirken, som der på medlemsmødet var mest stemning for. Samtidig er vi blevet medlem af Foreningshuset på Sundholmsvej 8, hvor vi kan bruge lokaler til intro- og medlemsmøder, men også har mulighed for at kunne være fast om onsdagen på et tidspunkt, hvis ikke det kommer til at fungere med Købnerkirken.
 * **Christiania** || MarianneNV (punktet sat her er. Med formålet at få Christinia med igen) er håndsrækningen også at assistere med at få 'det posebærende folk' til at bruge de 3 timer konstruktivt.

//- Håndsrækningen har stået på i et halvt år. CA køber omtrent 15-20 poser om ugen. Der er kun én person at kontakte; Hanne. Liv overtog kontakten til CA fra Janus. Hvad har Liv opnået i forhold til håndsrækningen? Hvad sker der hos Christiania? Hvad har de brug for? Hvad kan vi hjælpe med?//

//- Lone hører Liv, hvad hun ved. Der skal være handlet fra CA's side inden næste distributionsmøde.// ||
 * **Frederiksberg** ||  ||
 * **Islands Brygge** || Vi var nødt til at aflyse vores butiksgruppemøde pga. manglende tilmelding, men går ellers ok. Vi har hjulpet med at hugge brænde til spejderne, som er en del af vores aftale for at låne lokaler. ||
 * **Nordvest** || Vi har nu været oppe over 50 poser i flere måneder, det er godt, men også lidt hårdt ;)

//- Nordvest har svært ved at besætte Fælleslagervagt// || i gns fået 6,2 nye medlemmer pr onsdag i 2014!). Et positivt problem som vi forsøger at håndtere i den ånd. Vi gør flg: - Fællesmail vedrørende stort og småt fra afdelingen - Nu obligatorisk at deltage i intromøder som en del af indmeldelsen. Holdes en gang om måneden. - Teamlinks får mere aktiv rolle ift. at følge op på om folk mødet op til vagter. Målet er, at der følges op på alle ubegrundede udeblivelser || - Vores Fejøæbler har været et hit. Vi har puttet dem i frugtposerne de sidste par gange og solgt i løssalg. Vi får snart den most der er blevet presset af 2. sorteringsæblerne. - Forhåbentlig har vi en ny rep. fra Vesterbro Hanna med i aften. - Infolauget har som forsøg genindført infovagterne i butikken hver uge så folk løbende melder sig ind, men stadig skal komme til infomøde en gang om måneden. Forsøget løber frem til jul. Der var for meget pres på indmeldeingen med op mod 20 pers. på et møde. - Vi holder udvidet butiksgruppemøde hver 2. måned hvor alle tovholdere for laugene (lidt det samme som teamlinks) inviteres så vi får lidt erfaringsudvekslingen på tværs. ||
 * **Nørrebro** || Vi har god energi omkring butiksgruppen efter en stille periode. Arbejder med at skabe sammenhæng i vores meget store afdeling (vi har
 * **Vanløse** || //Manglende fremmøde!// ||
 * **Vesterbro** || - Igen stigning i poseantal efter et par uger med underligt få poser.
 * **Ydre Nørrebro** || - Vi har haft et godt butikmøde, hvor en del hængepartier blev fordelt og fundet løsninger på. Vi skulle have hentet emballage i onsdags, men kunne ikke få besat vagten. Det endte med, at emballagen blev sendt med Birkemosegård-chaufføren. Vi fik efterfølgende en mail om, at det skulle være sådan året ud. Uheldigt med flere forskellige meldinger, men vi ser fremad mod løsning i det nye år. ||
 * **Østerbro** || Vi skal desværre forhandle husleje for vores rare sted meget snart. Vi har boet gratis i godt 4 år

//- Har oprettet et team til returemballage. Det har været svært at få folk til at tage vagter om formiddagen. Fire har meldt sig. Godt råd.// ||
 * **Sydhavn** || - har afholdt et godt medlemsmøde med ca25 deltagere, god dialog om afdelingensstatus, ønske om flere medlemsmøder så næste møde bliver til februar. Vi havde fint besøg fra svanholm som oplyste om avlernes vilkår og deres forhold til Fødevarerselskaberne.

//- Lavede suppe af alle grøntsagerne. Fællesspisning er populært.//

- afdelingen har besluttet at alle medlemmer skal deltage i en udvidet introduktion som afholdes en gang om måneden, for at lægge grunden til størst muligt engagement og ejerskab til KBHFF

//- Sydhavn vil holde flere medlemsmøder, da medlemmerne på medlemsmødet efterspurgte det.// //- At have avlerbesøg på medlemsmøderne er vældig populært.// //- Overrasket over at avler fra Svanholm fortæller, at 50 % af prisen går til pakning af varer. 'Hvorfor er det dyrt?' kan evt. være et emne til et KBHFF debatmøde.// ||

2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvem sletter annoncen?
 * **Opgave** || **Ansvarlig** || **Status** ||
 * Laminér ark til fælleslageret || Carsten & Jonathan || Jonathan løser det på onsdag. ||
 * Kontakt Janus fra hygiejnegruppen vedrørende risikoanalysen || Morten || //intet hørt - punktet følges op på næste gang.// ||
 * Kontakt Jesper fra Birkemosegård angående erfaring med transportmand || Carsten || //intet hørt - punktet følges op på næste gang.// ||
 * Lav Facebookgruppe til distributionsgruppen || Fredrik || Tjek ||
 * Køb en kuffertvægt til fælleslageret || Lasse || Tjek ||
 * Udarbejd en procedure for overdragelse af mailvagten || Jonathan, Carsten, Lene || //Lene kigger med på mailen nu. Jonas, Jonathan og Lene arbejder på en beskrivelse af arbejdet.// ||
 * Kontakt FIRST angående hvad det koster for en palleløfter || Carsten (Lone gjorde det) || Tjek ||
 * Kontakt FIRST og fortæl, at vi vil have vores paller retur samme dag, som de kører for os || Carsten || //intet hørt - punktet følges op på næste gang.// ||
 * Fjern sand og mørtel (Kontakt Makværket eller "Siniavej" og hør dem) || Lone || Tjek ||
 * __ Skriv på __ KBHFF hjemmeside om tjansen som booker for lets-go-biler || Sofie (men Carsten gjorde det) || AFSLUTTET: Tjansen er den 19. november overdraget til Marc Facchini-Madsen, NV.

//- Sofie sletter annoncen.// //- Marc forventet at komme til næste møde.// || Men der bliver nød til at være alternative ruter frem til jul, da Frederiksberg midlertidigt er i Vanløse og en LetsGo-bil følgelig er udgået.
 * Udarbejd ny oversigt for afhentningen af emballage || Jonas || Tjek - er sendt til alle afdelinger.

//- Vigtigt at det meddeles til distribution@kbhff.dk, når der udgår biler, fordi der skal ændres i emballageruter. Kirsten giver beskeden videre til Carsten.// ||
 * Ryd op i distributionsgruppens mailgruppe || Marianne || Semi tjek ||

3. Godkendelse af referat fra sidst
Referat

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

//- Jonas kontakter kommunikation og foreslår koodineringsmøde mandag 19. januar.//

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (5-10 min.)
**NYE PUNKTER**

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

(hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et informationspunkt diskussionspunkt idéudviklingspunkt beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) || - hvem vil stå for det? - hvilke informationer skal med?
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse**
 * 6 || Statusoplæg ved ekstraordinær generalforsamling (jf. mail og indkaldelse til EGF)

- //Lone brygger nogle punkter sammen og skriver til Jonas// || Jonas || opgave || 10 min. || - vi (Jonathan, Jonas og Fredrik) afholder arbejdsdag på Fælleslageret med fælleslagervagterne 23. november. Info fra arbejdsdagen.
 * 7 || Fælleslager arbejdsdag

//- Det gik rigtig godt. Der er billeder fra dagen på facebook.// || Jonas || information || 5 min. || - emballagegruppen er færdige med sit arbejde, og på avlermødet var avlerne positive overfor at KBHFF stiller stanrdardiseret emballage til rådighed for avlerne (gerne så hurtig som muligt). Desuden vil avlerne fremover fakturere vare, emballage og transport særskilt. - emballagegruppen har mødtes for bl.a. at snakke opdatering af handelsbetingelser og vil gerne fortsætte emballagearbejdet fra januar 2015. Gruppen ønsker accept fra distributionsgruppen til at fortsætte, og gruppen sender en projektplan for det kommende forløb før næste distributionsmøde. - grupppen vil også gerne stå for et udkast til opdatering af handelsbetingelser, men savner oplysninger om hvordan? Er der kontraktforhandlinger med avlerne? Skal de underskrives? hvert år? hver gang de opdateres? hvem har myndighed til at opdatere dem?... Gruppen spørger også indkøb og bestyrelse om dette.
 * 8 || Emballage (opdatering)

//- Punkt til næste koordineringsmøde: at pointere problemstilling mht. handelsbetingelser; både distribution og indkøb har inputs til betingelserne, så hvordan deler vi tjansen med at opdatere dem? Evt. kan vi være fælles om at afholde avlermøde inspireret af avlermødet i år. Og så aftale at handelsbetingelserner altid gennemses i forbindelse med avlermødet.// || Jonas || info + diskussion || 15 min. || - hvornår og hvordan flytter vi til KPH
 * 9 || Fælleslager fremtid

Liv: På butiksgruppemøde på Amager blev der stillet spørgsmålstegn ved, om der er risiko for, at vi "er konkurrenceforvridende", når vi er i KPH, som samarbejder med KBH Kommune. Jeg ved ikke om det passer ind her eller til EGF, men ville i hvert fald lige sige det.

//- Vi er ikke konkurrenceforvridende. Det har vi en udtalelse fra Københavns Kommune om. Men vi skriver bekymringen til bestyrelsen. Jonas sender det.// //- Lone har kontakt til containerfolk i Nordhavnen. Hun snakker med dem. Jonas undersøger, om det er fysisk muligt at placere en 20 fods container i hallen. Jonas snakker med Brandvæsen også.// //- Vi satser på flyttedag den 18. januar. i det nye år, hvis alt er klar.// || Jonas || diskussion || 20 min. || - kort gennemgang af dagsorden for EGF og udviklingseminar 29. november - hvem fra distribution forventer at deltage? - har vi nogle holdninger til punkterne på dagsordenerne, som vi som gruppe bør tage med?
 * 10 || EGF

- //Charles er urolig ved at der ikke udsendes regnskab før EGF ligesom til GF. Vi foreslår bestyrelsen af kvartalsregnskab og andre tal sendes ud før EGF så hurtig som muligt.// //- Distributionsgruppen er enige om, at erklære, at vi som gruppe ser at der er behov for at blive aflastet af en lønnet sekretærstilling (Charles "stemmer blankt": vælger ikke at stå imod eller for beslutningen).//

//Personlige kommentarer til EGF 2014:// //- Til EGF sendes indkaldelse senest to uger før. Der gives udtryk for, at det er meget kort varsel.// //- Lone er utryg ved samarbejdet med andre fødevarefællesskaber.// //- Morten er frustreret over dårlig begrundelse for ændringer ved sidste GF. Er bange for, at det sker igen.// //- Marianne (NV) er bekymret for om, ansættelser har betydning for, hvilken organisationsform KBHFF fremover kan arbejde mod fremfor den nuværende. Det er erfaringen fra Line, Morten og Lone, at ansættelser ikke vil få grundlæggende betydning for KBHFFs muligheder for anden organisering.// || Jonas || info + evt diskussion || ? min. ||
 * 11 || Indkøbsgruppen savner tilbagemeldinger på bestilte poser og på kvalitet. Hvordan bliver det bedre?

//- Dette punkt udskydes pga. manglende tid.// || Jonathan || Disk || 5 min || De er ændret igen da Frederiksberg midlertidigt er i Vanløse og en LetsGo-bil følgelig er udgået.
 * 12 || Emballageruter

// - Tjek chaufførernes vagtplan for ordning resten af året ud. // || Jonas || info || 2 min ||
 * 13 || Medlemssystemet - Vi har på Vesterbro ikke kunne få svar fra Torsten de sidste par gange vi har henvendt os. Hvordan kører det med supporten på det område? Og hvem er tovholder for at der sker noget på udviklingssiden? Vi har ansøgt om penge til et nyt og samlet system, men det er vel ikke ensbetydende med at vi skal ligge i dvale indtil da?

//- Dette punkt udskydes pga. manglende tid.// || Sofie || Diks || 10min ||
 * 14 || Øbro butiksgr spø'r: Er det muligt at få alle varer til salg på pakkeseddel?? OG Kan SAMBA bruges vedr. kontakt til intro-møder? F.eks. til alle teamkoordinatorer?

//- Dette tages videre til et koordineringsmøde med forslag op at oprette en projektgruppe med tovholdere fra distribution og indkøb (og evt. kommunikation/grafik) til at optimere pakkesedlen. Der er bl.a. behov for at alle varer samt alle vigtige telefonnumre kommer på sedlen.// || Kirsten ||  || 2 min. ||
 * 15 || Stofposer - Der skal være plads på det nye lager til alle poserne. Pt. er halvdelen opbevaret hos Nørrebroafdelingen og det er ikke holdbart da vi intet overblik har over dem. Sofie er den eneste stofposeansvarlig. Det er ikke noget problem da der ikke er meget arbejde forbundet med det - men jeg skal ha henvendelserne der kommer ind med stofposer, så jeg kan holde styr på beholdningen ellers skal der gentænkes et sysyem. Det kunne være at stofpsoerne kan bestilles lige som marmelade eller most gennem indkøbsgruppen i stedet for gennem mig?

//- Som skrevet. Sofie påpeger, at det er vigtigt, at vi får plads til alle stofposer på det nye Fælleslager. Jonas og Jonathan tager det med til Fælleslagervagterne.// || Sofie || Info/disk || 5 min ||
 * 16 || Nbro butiksgruppe spø'r: Kan vi som afdeling selv bestemme om vi kan køre betaling af løssalgsvarer over mobile pay? Hvis ja, er der nogen erfaringer fra andre afdelinger?

- //Der opfordres til at kontakte økonomi. Lene kontakter økonomigruppen.// || Lene || Spm/disk || 5 min. ||
 * 17 || Introkontaktperson

//- Dette punkt udskydes pga. manglende tid.// ||  ||   ||   ||

=PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE=

1. Bestilling af papirsposer
Hvem gør hvad, hvorfor, hvornår, hvor og hvordan? Hvilke vagtbeskrivelser skal der redigeres i?

2. Handelsbetingelser (handels- og leveringsbetingelser)
Er der kontraktforhandlinger med avlerne? Skal de underskrives? hvert år? hver gang de opdateres? hvem har myndighed til at opdatere dem? - Både distribution og indkøb bør have inputs til betingelserne, så hvordan deler vi tjansen med at opdatere dem? Evt. kan vi være fælles om at afholde avlermøde inspireret af avlermødet i år. Og så aftale at handelsbetingelserner altid gennemses i forbindelse med avlermødet.

OPGAVER TIL NÆSTE GANG

 * Lone snakker med Liv.
 * Jonas kontakter kommunikation og foreslår koodineringsmøde mandag 19. januar.
 * Sofie sletter annoncen til kontakt til letsgo på hjemmesiden.
 * Lone brygger nogle punkter sammen til oplæg fra distribution til EGF og skriver færdigarbejder det sammen med Jonas.
 * Jonas skriver til bestyrelsen vedr. spg. fra Amager-afdelingen (fra punkt 9)
 * Lone kontakter venner i Nordhavn vedr. container.
 * Jonas undersøger om det er muligt at få en container ind i KPH.
 * Charles foreslår bestyrelsen af kvartalsregnskab og andre tal sendes ud før EGF så hurtig som muligt.
 * Kirsten giver beskeden videre til Carsten vedr. melding til distribution, når biler udgår.
 * Lene kontakter økonomi med forespørgsel om mobile pay.