Bestyrelsesmøde+søndag+d.+15.+marts+2015


 * **Hvornår:** || d. 15/03-2015 kl. 11:00 - 15:00 ||
 * **Hvor:** || KPH, Enghavevej 50-52, 4. sal ||
 * **Kommer:** || Jonas G, Andreas, Anne Mette, Jonas B, Line, Nikolaj ||
 * **Afbud:** || Ulf, Simon ||
 * **Snacks:** || Fælles ||
 * **Mødeleder:** || Marie ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Andreas ||


 * Referat: **

0. Fremmøde
Ulf Wolff og Janus Boesen Agerbo har trukket sig fra bestyrelsen. I stedet indtræder de to suppleanter Anne Mette Espersen og Line Rise Nielsen. Nikolaj Bøcher og Marie Hertz deltager på mødet som observatører. Helle Lundberg fra Vanløse-afdelingen støtter op om Jonas B som med-kasserer frem til generalforsamlingen.

1. Økonomioverblik
Årsregnskabet for 2014 er afsluttet med et overskud på 110.000 kr.

Udover udgifter til fødevarer er vores udgifter som følger: Administration 140.000 Distribution 110.000 Finansiel drift (renter, gebyrer, NETS, mm.) 18.000

ØkoHub-projektet er gået i nul. Vi afventer regnskabsgodkendelse fra Revisor og FØL.

Pt. er der [|906 medlemmer, der har betalt kontingent for 2015]. Heraf har 736 medlemmer købt poser via medlemssystemet i løbet af den sidste måned. Jonas forbereder årsregnskabet til udsendelse sammen med dagsorden til generalforsamlingen.

2. Status for arbejdsgrupperne

 * Distribution**
 * Fælleslageret er blevet flyttet til KPH, og der er blevet bygget fælleslager i KPH Volume.
 * Christiania-afdelingen halter og er i en "håndsræknings-proces" med at få rettet op på disse mangler. Der er brug for nye håndsrækningsregler, så afdelingerne ved, hvad de skal leve op til.
 * Gruppen har kortlagt de opgaver, som gruppen løser – og som en ansat evt. kan løse.

Har holdt "helikopter-møde" for at samle op på gruppens opgaver og sikre gode interne arbejdsgange og kommunikation. Der er god energi og mod på at engagere sig
 * Indkøb**

Har holdt arbejdsdag i slutningen af februar. Fokus på udvikling af ny kassekladde for alle afdelingerne. Og komme med et oplæg til, hvordan afdelingerne kan få bedre føling med, hvilke penge de har til rådighed hver især. De beløb, der står på hver konto pt. er mere eller mindre fiktive, og ikke retvisende. Forslaget er i proces, og er endnu ikke klar til generalforsamlingen.
 * Økonomi**

Kommunikationsgruppen bliver splittet op i en kommunikationsgruppe med fokus på formidling og kommunikation. Og en IT-gruppe med fokus på vedligeholdelse og support af IT-systemer. Sara er tovholder på Kommunikationsgruppen. Birgit Lundbye er tovholder på IT-gruppen, som er under udvikling. Andreas har kontakt til begge ifht. koordinering med andre arbejdsgrupper.
 * Kommunikation**

3. Status for igangværende projekter
Marie og Andreas sidder med i styregruppen. Vi har slået en projektleder-stilling op, modtaget 19 ansøgninger, haft 5 til samtale og har valgt Tine Christensen fra Århus Økologiske Fødevarefællesskab til stillingen. Hun laver udkast til samarbejdsaftale, som skal godkendes af styregruppen og starter sin projekt-ansættelse d. 1. april.
 * ØkoStartpakke**

Jonas B sidder med i styregruppen sammen med repræsentanter fra 5 andre fødevarefællesskaber. De har valgt at ansætte Andreas Lloyd fra KBHFF som intern projektleder, og indgå kontrakt med udviklingsfirmaet Socialsquare, som kommer til at stå for udviklingen frem til efteråret 2015.
 * FoodNet**

Vi laver to nyheder til hjemmesiden, og sætter et orienteringspunkt på til generaforsamlingen om de to projekter, samt baggrunden for de valg, der er truffet.

4. Status på punkter fra sidst
Der er blevet aftalt et møde med Line Barfoed fra advokaterne Foldschack og Forchhammer efter påske. Nikolaj, Jonas G og Jonas B har kontakten. Vi er blevet kontaktet af en advokat Maja Bak Hansen, der vil hjælpe os med lovgivning vedrørende æg. Jonas G har kontakten.
 * 4a. Juridisk status**

Vi er flyttet til KPH, og skal derfor have kontrolbesøg fra fødevaremyndighederne igen. Vi skal lave nye risiko-analyser og økologirapport. Distributionsgruppen har lavet arbejdsgange. De kigger på at lave en mobilhåndvask med vandvarmer, så der er mulighed for at håndtere mad. Vi lægger op til, at der afsættes midler til disse etableringsomkostninger i budgettet for 2015. Og dette kan godkendes på generalforsamlingen.
 * 4b. Hygiejnekontrol**

Det er blevet vendt på kommunikationsgruppens møde, hvor en person meldte sig til at lave et oplæg til retningslinjer for brug af video, lyd og billeder på KBHFFs sider online. //Andreas rykker dem for en tilbagemelding på oplægget.//
 * 4c. Rettigheder på billeder og lyd KBHFF poster online**

5. Planlægning af ordinær generalforsamling d. 25/4
Vi har brug for en indholdsansvarlig, der kan udarbejde samlet powerpoint m. dagsordenen og præsentationer, briefe facilitator og evt. referent på mødets indhold, særlige opmærksomhedspunkter, samt briefe forslagsstillere og medlemmer af bestyrelsen, der skal præsentere i forbindelse med punkter på dagsordenen. //Nikolaj melder sig til at koordinere indholdet i generalforsamlingen.//
 * 5a. Indholdsansvarlig for generalforsamlingen**

//Jonas G og Andreas står for et oplæg.//
 * 5b. Forberedelse og præsentation af bestyrelsens beretning**

//Jonas B og Line står for et oplæg.//
 * 5c. Forberedelse og præsentation af regnskab og budget**

Jonas G foreslår, at Lone fra Distributionsgruppen står for at præsentere oplægget. Alternativt kan Marie gøre det. Oplægget skal hænge tæt sammen med et solidt budget-forslag på baggrund af det oplæg, som vi bestyrelsen udarbejder.
 * 5d. Præsentation af forslag til ansættelser**

Vi har modtaget følgende forslag fra Markedsgruppen:
 * 5e. Gennemgang af indkomne forslag**

//Markedsgruppen, som blev nedsat i forbindelse med ØkoHub-projektet, fremlægger forslag til generalforsamlingen om at KBHFF undersøger muligheden for at opbygge et marked, der skal bygge på de kontakter til avlere samt det netværk af medlemmer, som KBHFF allerede har opbygget. Markedet vil have en selvstændig økonomi og ledelse, og skal planlægges, så det ikke trækker unødigt på KBHFFs ressourcer. Markedet skal, ud over at promovere KBHFF over for potentielle nye medlemmer, også give nye producenter adgang til Fødevarefællesskabet, fremme kontakten mellem KBHFFs lokalafdelinger og nærmiljøet samt give nye muligheder for samarbejde mellem KBHFF og organisationer, der søger at fremme lignende formål.//

Marie uddyber, at projektet er et knobskud, bemærker sig ved at: - have særskilt økonomi - kunne sælge varer til ikke-medlemmer.

Eftersom der ikke er tale om et konkret forslag, beslutter bestyrelsen at indstille til, at Markedsgruppen orienterer om gruppens arbejde på et orienteringspunkt om udviklings. Alle medlemmer er velkomne til at indgå i gruppens arbejde og være med til at forme og udvikle et reelt forslag, som kan komme op på et senere medlems- og udviklingsmøde i efteråret, der kan kvalificere og tage stilling til det. //Line laver et udkast til dette punkt til dagsordenen.//

Sammen med dagsordenen sender vi en opfordring til butiksgrupperne til at afholde lokale møder/fællesspisninger, hvor medlemmerne sammen kan diskutere de forskellige punkter på dagsordenen og indkomne forslag. Møderne skal ikke træffe beslutninger på afdelingens vegne, og alle medlemmer fra de enkelte afdelinger, der deltager på generalforsamlingen, taler kun på egne vegne. Men møderne vil være en god anledning til, at flere medlemmer kan samtale og afklare deres holdninger til de emner, der er på dagsordenen. //Andreas formulerer denne opfordring.//
 * 5f. Hvordan kan vi bedst opfordre lokalafdelingerne til at diskutere forslag med medlemmerne inden GF?**

1. Valg af stemmetællere 2. Valg af dirigent 3. Formalia og forretningsorden, herunder gennemgang af konsensus-beslutningsproces. 4. Bestyrelsens beretning 5. Regnskabsaflæggelse og fremlæggelse af budget 6. Behandling af indkomne forslag 6a. Forslag til ansættelser i KBHFF 7. Fastsættelse af kontingent 8. Orientering om udviklingsprojekter 9. Valg af bestyrelse 10. Valg af ekstern revisor 11. Eventuelt
 * 5g. Udkast til Dagsorden for Generalforsamlingen**

**6. Ansættelser i KBHFF**
Vi har kortlagt de bærende opgaver i de centrale arbejdsgrupper. Efter en længere diskussion er vi nået frem til to centrale opgaver, som vi gerne vil have løst:
 * 1) Bogholder: Kan bedst løses gennem bistand fra en ekstern konsulent.
 * 2) Frivilligkoordinator: Kan bedst løses en ansættelse.

Mængden af arbejdsopgaver, løn og vilkår afhænger af hvordan budgettet for 2015 ser ud.

//Jonas B laver udkast til budget 2015 samt arbejdsbeskrivelse for bogholder.// //Andreas laver udkast til arbejdsbeskrivelse for frivilligkoordinator.//

Disse oplæg sendes ud til resten af bestyrelsen til gennemlæsning og kommentarer senest onsdag d. 18. marts. Derefter skal resten af bestyrelsen respondere og melde tilbage senest fredag d. 20. marts, så indkaldelse og dagsorden kan blive udsendt senest tirsdag d. 24. marts.

7. Valg af bestyrelse
Kort overblik over, hvem der ønsker og ikke ønsker at genopstille til bestyrelsen: Line og Jonas B genopstiller. Anne Mette, Jonas G og Andreas ønsker ikke at genopstille. Marie Hertz ønsker ikke at opstille til bestyrelsen. Pt er øvrige, mulige interesserede i at indgå i bestyrelsens arbejde: Nikolaj Bøcher, Simon von Siebenthal, Mogens Bisgaard, Jonathan Carlsen, Helle Lundberg.

8. Borgmestermøder på KPH
Efter møde med KPH har vi fået at vide, at det vigtigste ift. forpligtelser, udover at betale husleje, er at vi deltager ved borgmestermøderne. Dette er en god mulighed til at have politisk indflydelse, hvis vi ønsker det. //Jonas B, Jonas G, Andreas og Marie koordinerer om deltagelse i borgmestermøder i KPH.//

9. Refundering af manglende varer i ugens pose
De sidste to uger har der manglet varer i ugens pose, og følgende har alle afdelinger skulle refundere medlemmerne. Det er et stort og besværligt arbejde.


 * Beslutning:** Vi fastsætter en bagatel-grænse på 15 kr for udeblevne varer i ugens pose. Hvis der mangler varer for mindre en 15 kroner i en given uge, så må folk undvære uden kompensation. Dette skyldes, at det kræver et meget stort frivilligt arbejde at formidle og kompensere.

10. Ansvarsperson fra bestyrelsen ift. koordineringsmøder og avlermøder
Planen er, at bestyrelsen på sit første, konstituerende bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen fastlægger datoer for de fire bestyrelsesmøder, de 5 koordineringsmøder, avlermøde og generalforsamling, som finder sted i løbet af det kommende år. På samme møde bør den nye bestyrelse vælge en ansvarsperson i bestyrelsen, der vil stå for at indkalde til koordineringsmøder og avlermøder.

11. Forslag til arrangement med Foreningen for Biodynamisk Jordbrug
Anne Mette har kontakt til en fra Foreningen for Biodynamisk Jordbrug, der gerne vil komme og holde oplæg. Hun tager kontakt til Carsten Hjort, der har står for arrangementsgruppen pt.

Punkter udskudt til næste bestyrelsesmøde:
Advisory board Bestyrelsesforsikring