Kollektivgruppemøde+d.+16.04.13


 * **Hvornår:** || d. 16.04.2013 kl. 19:30 ||
 * **Hvor:** || Skindergade 12, Indre By ||
 * **Kommer:** || Sofie(V), Sabrina (Amager), Bryn (indre by), Laura (Islands Brygge), Bjørn (kommunikation), Carsten, Janus (YN),Marianne,nv, Annegrete (faciliterings gruppen - til punkt om generalforsamling), Niels-Simon, ||
 * **Afbud:** || Hanne (amager). Indre Nørrebro ||
 * **Snacks:** || Indre Nørrebro (Nogen der vil tage lidt med nu vi ikke kan stille en rep?) ||
 * **Mødeleder:** || Næstformanden ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Ydre Nørrebro ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne
... har konstateret mangelfuld Gladsaxevagtbeskrivelse. Vi kommer med forslag til forbedringer, efter vi har været i Gladsaxe næste gang. ... har diskuteret procedure ved 5 % bagatelgrænsen: Der er lettere frustrerende med beskeder indkøbsgruppen, der udpeger, hvem som skal gøre hvad. Vi ønsker blot at få besked om, hvilke oplysninger det fælles organ har behov for, og så vælger vi selv, hvem vi giver opgaven i afdelingen. ... har bestilt en ny mekanisk vægt (4 kg/10 g) hos H.W. Larsen. Vi fik 35 % rabat. Vi fandt frem til at Mette (forrige proformand) havde KBHFF's kundenummer til H.W. Larsen. Det er hendes mobilnummer. ... sælger frø fra Camilla Plum fra på onsdag. Vi får 20 % rabat. Vi kan ikke købe i kommision. Vi tænker at vi til næste år kan bestille til hele KBHFF, og slå det sammen med et arrangement med foredrag fra Camilla om så og plante-teknink. Men vi skal ud i lidt bedre tid. ||
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** || ... har undersøgt forhold omkring deltagelse i frivillige organisationer og at være på sygdagpenge. Det er muligt, men det er en individuel vurdering hver gang.
 * **Frederiksberg** ||  ||
 * **Indre By** || Det viser sig, at vi lukker. Det blev besluttet på et (ikke butisgruppe, ikke medlems) møde i onsdags. M ødet h avde til formål at brainstorme hvordan vi kunne pr øve  at rekruttere flere medlemmer, men da kun f å var der til stedet, blev de frustrede og besluttet at lukke afdelingen med det samme. Det hele er lidt rodet. Jeg tror, det er nok bedst, at jeg tager et par minutter til at forklare, hvad der skete, så vi kan lære af det i fremtiden.

//Ref: Grundet lav posebestilling og få aktive medlemmer har det været svært at få det til at løbe rundt med vagter og opgaver. Vi har forsøgt at rekruttere nye medlemmer, men det har ikke givet det ønskede resultat. Der har været uenighed om, hvorvidt man bør indkalde til et medlemsmøde, men det blev besluttet at lukke snarest muligt.// || Der har igen være efterspørgelse efter introduktionskurser om it-systemerne. Kommunikationsgruppen har besluttet at vi opretter et team, der kan tage ud til arbejdsgrupper og butiksgrupper efter behov og giver info og hjælp til både overblik og specifikke it-opgaver. Man kan skrive til info@kbhff.dk for at lave en aftale. Derudover opfordrer vi alle afdelinger til at lave intromøder for deres nye medlemmer, hvor de bl.a. introduceres til de basale it-opgave i medlemssystem og vagtplanlægning. ||
 * **Islands Brygge** || Islands brygge afd skal finde nye lokaler pga travlhed i il buco. Har kig på spejderne på Artillerivej :-) Lidt svært at få afsat vagter for tiden, og butiksgruppen mangler også kræfter. ||
 * **Gentofte** ||  ||
 * **Nordvest** || Teamstrukturen fungerer og NV skal til sommer på tur med de øvrige fra Karens Hus, evt besøg hos avler ||
 * **Nørrebro** || Går sådan set, måske godt. Vi har en ret aktiv butiksgruppe, hvis største opgave lige nu er at overtage Daves funktioner, som admin, økonomiansvarlig, kassemester og allround bagstopper på alting. Vi beklager at vi ikke lige nu har nogen fast repræsentant til Kollektivgruppen. ||
 * **Vanløse** || Har lokaleproblemer fordi vores hidtidige vært har lukket sin forretning. Vi leder med lys og lygte efter et nyt sted og prøver at holde åbent hele vejen igennem - heldigvis kan vi jo stå uden for i disse uger .... Ellers er vi ved godt mod. ||
 * **Vesterbro** || Ikke meget nyt fra vestfronten ||
 * **Ydre Nørrebro** || Vi har fået vores kassevagter til at fungere godt, efter oprettelsen af et kasselaug. Vores posebestillinger er noget mindre end det var før vi skiftede lokale, så vi drøfter, hvordan vi kan gøre opmærksomme på os selv. D. 17. holder vi et udvidet butiksgruppemøde for at hverve flere medlemmer til gruppen. ||
 * **Østerbro** || Alle team fungerer. Nye er på vej med nye medlemmer. Fællesspisning 18/4. ||
 * **Arrangementsgruppen** ||  ||
 * **Indkøbsgruppen** ||  ||
 * **Kommunikationgruppen** || Vi får en del henvendelser fra andre organisationer. Hvis de spiller direkte ind på vores formål, så overvejer vi deltagelse - og sender videre til relevant arbejdsgruppe eller lokalafdeling. Dog kom der i marts en henvendelse fra WWFs Earth Hour, som vi takkede nej til. Baggrunden var deres fokus på klima og CO2-udledning, som ikke direkte vedrører vores formål - derudover at de andre medvirkende typisk var firmaer og kommuner (inklusive enkelte, som har en noget anden holdning til bæredygtighed end vi har). Derudover at vi bare blev bedt om sætte vores navn på kampagnen. Vi beder som regel om uddybende argumenter om hvorfor det skulle være interessant for os at gå med i kampagner og lignende, men faren er at vi måske forpasser en chance for at medvirke til at udbrede vores eget budskab. I kommunikationsgruppen er der dog stemning for at vi holder vores sti fuldstændig ren, og kun medvirker i ting, der knytter direkte an til vores formål. Skal vi fortsætte med den praksis? Link til korrespondance: https://mail.google.com/mail/u/1/?shva=1#search/wwf/13cd404163b1f476
 * **Kommunikationgruppen** || Vi får en del henvendelser fra andre organisationer. Hvis de spiller direkte ind på vores formål, så overvejer vi deltagelse - og sender videre til relevant arbejdsgruppe eller lokalafdeling. Dog kom der i marts en henvendelse fra WWFs Earth Hour, som vi takkede nej til. Baggrunden var deres fokus på klima og CO2-udledning, som ikke direkte vedrører vores formål - derudover at de andre medvirkende typisk var firmaer og kommuner (inklusive enkelte, som har en noget anden holdning til bæredygtighed end vi har). Derudover at vi bare blev bedt om sætte vores navn på kampagnen. Vi beder som regel om uddybende argumenter om hvorfor det skulle være interessant for os at gå med i kampagner og lignende, men faren er at vi måske forpasser en chance for at medvirke til at udbrede vores eget budskab. I kommunikationsgruppen er der dog stemning for at vi holder vores sti fuldstændig ren, og kun medvirker i ting, der knytter direkte an til vores formål. Skal vi fortsætte med den praksis? Link til korrespondance: https://mail.google.com/mail/u/1/?shva=1#search/wwf/13cd404163b1f476
 * **Økonomigruppen** || Der kommer alt for få repræsentanter til Økonomimøderne. Butiksrepræsentanterne må gerne minde deres økonomiansvarlige om, at de skal dukke op til møderne. ||
 * **Logistikgruppen** ||  ||

2. Evaluering af tidligere beslutninger jf. beslutningsoversigten.
**NYE PUNKTER** (hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse**

//Kollektivgruppen opfodrer til at afdelingerne mødes og finder ud af, hvordan og hvorledes systemet ønskes.// //Evt. et møde efter GF. Janus faciliterer et møde, mellem afdelinger og Torsten.// || Kommunikationsgruppen (Tore) || beslutning || 15 || //Det var en positiv oplevelse for de fremmødte. Indkøb har dog svært ved at komme til sådanne møder. Vi snakker videre om det næste gang.// || Sofie/Bryn/Carsten H || info || 5 || //IB skal have et medlemsmøde før afdelingen kan opløses.// //Det er vigtigt, at der er en procedure for kommunikation, når en afdeling lukker. Der laves en lukke / pausevejledning hvordan informeres der til arbejdsgrupperne.// //Der bliver skrevet en mail til arbejdsgrupper (Janus) om, hvad de har brug for.// //Der skal gives en officiel besked omkring Gentofte.// || Bjørn/Bryn || diskussion || 15 || //Der er tilmeldt 4 indtil videre. Der skal nås mindst 20 medlemmer, for at løsningen kan lade sig gøre.// || Carsten || info || 10 || //Hvidovre skal være sin egen forening, kan det lade sig gøre inden for vedtægterne.// //Der har været holdt et indledende møde, med i alt 5 personer.// //Janus og Sofie bliver tovholdere på Hvidovre afdelingen.// || Sofie || diskution || 15 || //Det blev påpeget, at alle afdelinger oplever de samme problemer med at fylde vagten. logistik har allerede snakket om det. Der vil ikke være brug// ||  ||   ||   ||
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * > **3.** || Opsamling på indkomne forslag til generalforsamlingen
 * KG: vedtægtsændringer for afdelingers vedtægter, der aldrig må være i strid med de overordnede vedtægter.
 * KG: kravsspecifikationer - skal håndsrækningerne skrives ind i vedtægterne? (Vedlæg dokumenter ) || Sofie ||  || 20 ||
 * > **4.** || Nyt medlem af kollektivgruppen fra Vesterbro (mig) || Jazbo || info || 2 ||
 * > **5.** || Vi er i tvivl om hvordan vi håndterer teamstrukturer i det kommende vagtsystem i medlemssystemet. Der er pt. ikke rigtig nogen ensretning i afdelingernes teamstrukturer. Kan vi træffe en beslutning - og trække f.eks. teamfarver ned over hovedet på afdelingerne? Eller skal der være en stor fleksibilitet? Skal der være fri leg for afdelingerne betyder det at programmøropgaven bliver for stor for den ene mand, der pt. er på det. Vi beder om kollektivgruppens accept af at vi finder og tilbyder én fælles løsning (som selvfølgelig) tilgodeser så mange som muligt. Yderligere en fordel ved dette, er at medlemmers skift fra én afdeling til en anden ikke medfører at de skal sættes ind i et nyt teamsystem.
 * > **6.** || Opsamling på fælles arbejdsgruppe møde d. 8. april. på The Hub. Skal vi invitere arbejdsgrupper til en anden omgang?
 * > **7.** || Lukning af Gentofte og Indre By afdelinger. Vi mener i kommunikationsgruppen at kollektivgruppen må være autoriteten der erklærer en afdeling lukket, på samme vis som som den skal godkende nye afdelinger. Derudover mangler der en procedure for hvad der skal ske ved en afdelings lukning. Der er nogle kritiske opgaver, bl.a. at man lukker ned for muligheden for at bestille af poser. Måske vi kort kunne diskutere eller uddelegere hvad der skal indgå i den procedure.
 * > **8.** || Ny logistikløsning - samarbejde med DeleBil
 * > **9.** || Ny afdeling i Hvidovre. Hvad er vores holdning, er det praktisk muligt osv.
 * > **10.** || Årsregnskab 2012. Hvad kan vi lære frem mod regnskabet 2013? || Janus || Info || 15 ||
 * > **11.** || Revitalisering af eksisterende afdelinger. Er de alle bæredygtige? Nogen der har brug for hjælp til at blive kørende?
 * Sofie tager henvendelse til Fr. Berg.** || Sofie || diskution || 10 ||
 * **12** || //Info om indmeldelsesmøder. Foregår ca. en gang om måneden før butiksgruppemøder. Der bliver givet basal info og forklaret om vagterne. Det er obligatorisk at gå til møderne før et nyt medlem kan begynde at bestille. Det har haft den effekt at der bliver fyldt op på vagtsedlerne, Personer, der opsøger butikken bliver henvist til intromødet. På vesterbro skal nye medlemmer skrive sig op til 2 vagter.// || NV og Vesterbro ||  ||   ||
 * **13** || //**Kørestolstilgængelighed**. Kan vi gøre det mere synligt, hvor der er mulighed for adgang.// ||  ||   ||   ||
 * 14 || Hvor skal man henvende sig, når man ønsker at starte en afdeling op? Flere oplever at det er svært at finde rundt på hjemmesiderne. (Kommunikation ser på det) ||  ||   ||   ||
 * 15 || jvf. kommunikationsgruppens opdatering, så tager vi en diskussion på næste fællesgruppemøde om, hvordan vi forholder os til henvendelser ude fra. ||  ||   ||   ||
 * 16 || Der er blevet nævnt om der skal laves en fordeling ift. fælleslagervagten.
 * 17 || Frederiksberg har en fremmødeprocent på under 20 til fællesmøderne. Skal der laves en håndrækning ||  ||   ||   ||
 * 18 || AL-Bank, økonomi har snakket om at skifte, men deres tilbud ser ikke lovende ud. ||  ||   ||   ||