Strategimøde+butiksgruppen,+11.+januar+17.30,+Odinsgade+4

=Referat fra møde i KBHFF ydre Nørrebro 11.01.12=

Dagsorden
1. Afdelingens struktur 2. Repræsentanter til fællesgrupperne 3. Gladsaxevagt 4. Vagterne 5. Løssalg 6. Hvem tjekker mailen? 7. Erfaringsdelingsworkshop inden julefrokost 8. åbningstider 9. kassemester arbejdsbeskrivelse 10. PDF til opslag i opgange 11. kasser til opbevaring af afdelingens ting 12. Ansøgning om startbeløb 13. Poser til pakning

Fremmødte Christina, Mikkel, Doro, Christine, Mogens, Line og Janus (ref)

1. Struktur
Den eksisterende struktur består af en økonomi og en butiksgruppe. Det blev besluttet, at opdele opgaverne i flere grupper. Både for at dele arbejdsbyrden og for at gøre det lettere for at deltage i bestemte dele af foreningsarbejdet. Følgende nye grupper blev foreslået: ñ En driftsgruppe, der følger op på vagtplan og wiki ñ En kommunikations-/ kontakt-/ markedsføringsgruppe. ñ Evt. en arrangementsgruppe.

Yderligere var der enighed om, at få friske kræfter ind i økonomigruppen. Mikkel og Janus vil blive sat ind i dette arbejde og overtage efter Mogens og Line.

2. Repræsentanter til fællesgrupperne
Lokalafdelingen skal have medlemmer i KBHFF's fællesgrupper. Indtil videre deltager Mogens i indkøbsgruppen og både Mogens og Line deltager i økonomigruppen. Når udskiftningen i afdelingens økonomigruppe har fundet sted, vil det være naturligt at foretage en udskiftning her også.

3. Gladsaxevagter
Doro oplyste, at afdelingen er forpligtet til at stille vagter i gladsaxe hver 11. uge. Næste gang er d. 7. marts.

4. Vagterne
Det blev besluttet at opdatere wikien med arbejdsbeskrivelse for kassemesteren. Janus renskriver listen med arbejdsopgaver og tilpasser den til de lokale forhold. Det blev besluttet at infovagten også bør kunne stå for, at hjælpe medlemmer med at skrive sig på vagtplanen, når de alligevel er i butikken. Doro vil stå for at lave et enkelt handout til nye (og gamle) medlemmer, der kort beskriver, hvor og hvordan man skriver sig på vagter osv.

5. Løssalg
Afdelingen er blevet tilbudt, at få brød i løssalg. Det blev besluttet at gå videre med dette, og forsøgsvis se om det har interesse blandt medlemmerne. Doro står for bestilling og info. Hvad æg angår, har der været nogle problemer med leverendøren. Dette forventes at fungere bedre med en ny leverandør.

6. Hvem tjekker mailen?
Mailen bør tjekkes 2 gange ugentligt, så man er sikker på, at der bliver svaret i tide på henvendelser. Ansvaret for at tjekke mailen vil indtil videre gå på turnus blandt de fremmødte, efter en plan, der vil blive udarbejdet. Der var kommet en henvendelse angående overførsel af medlemmer. Doro vil forhøre sig hore Tore om, hvordan det skal foregå.

7. Erfaringsdelingsworkshop inden julefrokosten
Det er muligt at deltage i en workshop inden den fælles julefrokost d. 18.02. Indtil videre deltager Janus, men andre interesserede er meget velkomne.

8. Åbningstider
Da der har været meget aktivitet lige omkring det nuværende åbningstidspunkt (kl. 17.00) blev det besluttet, at forsøge at udvide åbningstiden, så den strækker sig fra 16-19, lige som i andre afdelinger. Dette betyder at vagterne i begyndelsen vil være længere, men på sigt er planen at dele vagter, så hver vagt kommer ned på 3 timer igen.

9. Kassemester arbejdsbeskrivelse
For at give et bedre overblik over kassemester vagten blev det foreslået opdatere den eksisterende vejledning og lægge den dels på wikien og i kassen. Janus vil sørge for at det bliver gjort.

10. PDF til opslag i opgange
Det blev foreslået, at der blev udarbejdet et opslag, der kan hænges i opgange, for at skaffe nye medlemmer. Doro vil stå for dette.

11. Kasser til opbevaring af afdelingens ting
Da det rum, hvor afdelingens ting opbevares i øjeblikket, skal være aflåst og kun benyttes af bestyrelsen i andelsforeningen, er det nødvendigt, at anskaffe nogle kasser, hvor afdelingens ting kan opbevares i. Line foreslog at der indkøbes nogle kasser, som benyttes i andre afdelinger, samt at dette blev slået op som en vagt, der kan tages af et medlem i afdelingen.

12. Ansøgning om startbeløb
Der er endnu ikke blevet ansøgt om et opstartsbeløb. dette vil økonomigruppen stå for.

13. Poser til pakning
Der vil blive mulighed for at bestille stofposer til at pakke i, men indtil da, vil der fortsat blive benytte plast og papir poser.