Møde+mellem+Team-links+og+butiksgruppe+d.+5.+august+2014

=Møde mellem Team-links og Butiksgruppe - Tirsdag den 5. august 2014=

Hvor og hvornår: Byhaven kl. 18 Tilstedeværende: Jette - smagsprøvevagt og med i gruppen for fællesspisning, Emek - Team-link for team gul, Mette - nyt teamlink for team Orange, Daniel - Team-link for team blå, Birgit, Liv, Jens, Lasse, Anja og Ditte - alle fra butiksgruppen. Ordstyrer: Lasse Referent: Ditte

Hvordan går det på de forskellige teams?
- Daniel (Team-link fra blå): Synes det kører ret godt på team blå, men kan godt se at team rød har været hårdt ramt af afbud. Men han synes samtidig at der er massere af muligheder for at rette op på de ting der ikke kører.

- Emek synes det kørte okay på team rød, da han var team-link der, men sidst da team rød havde vagt var der 14. afbud. Emek fortæller, at de på team gul har haft en del afbud og stor udskiftning af medlemmerne de sidste par måneder. I morgen har gul vagt og han kan se, at der er en del afbud.

- Mette er lige tiltrådt som nyt team-link for team orange

- Kristoffer har lige meldt at han stopper som team-link på team rød.

Vi snakker om, at det måske er for meget at holde åbent hen over sommeren, når der kun er ti bestilte poser til hver uge - der hives jo et helt team ind, hvor der så skal bøvles med afbud og manglende fremmøde, til kun at pakke syv poser. Der skal måske også tages hensyn til avlerne, men vi har før holdt lukket en hel sommer, så det tager vi med til de næste ferieperioder.

__Følgende forslag er indkommet til forbedring af teamstrukturen,__ i forkortet form (bemærk kun kvinder):
 * Astrid. Der skal være konsekvens, hvis man ikke møder op. Der er blevet set gennem fingre med det, og så har tendensen spredt sig. Til intromøderne skal det gøres klart, at man SKAL læse vagtbeskrivelsen. For mange møder uforberedte op.
 * Lena. Løssalgsvagter på Team Blå har en Facebook-gruppe, hvor de dagene før aftaler, hvem der møder op til hvad. Team-link informeres desuden. Det fungerer ifølge dem selv godt. Hun syntes, de er et tilpas antal på løssalgsvagten, det er rart med mindst to i hvert tidsrum. Lena tilbød at hjælpe en anden uge pga. afbud, men blev aldrig kontaktet af de andre teams. Savner team-spirit - man går ikke rundt og hilser på de andre på teamet, kun dem i sin gruppe. En Kassevagt sidder ofte alene, uden socialisering med de andre.
 * Cecilie. Har flere gange oplevet at stå alene - det er ikke sjovt. Der skal være klarere linjer for at melde afbud. Derudover ville det hjælpe at have flere teams som tidligere, hvor man havde vagt ca. hver 6. uge. Så hellere lidt færre til at udføre arbejdet (obs: selvmodsigende).

__Problematikken rummer således flere aspekter__ (som mødet evt. kan tage udgangspunkt i):
 * Intromøder (indhold, forventningsafstemning, introduktion på wiki)
 * Kommunikation (kontaktpersoner, how to-guides)
 * Modtagelse af nye medlemmer (introduktion og velkomst på teamet)
 * Det sociale sammenhold
 * Team-linkets rolle (koordinator, social igangsætter, synlighed om onsdagen)
 * Størrelse på teams
 * Vagtbytte
 * Manglende fremmøde med afbud
 * Manglende fremmøde uden afbud

Intromøder:
-Der skal måske være en klar forventningsafstemning til intromøderne om hvor meget ansvar og engagement man selv skal komme med.

-Flere mener, at der skal introduceres bedre ved nye medlemmers første vagt, andre mener at denne intro jo allerede står i vagtbeskrivelsen. En fremhæver, at det kan løses ved at der altid er en erfaren på vagt sammen med den nye, altså en slags følordning.

-Nogen har ved deres første vagt følt sig meget alene og uden guidning til hvad man skulle gå i gang med.

- Forslag om, at man som medlem på et nyt team bliver introduceret til alle vagters funktioner, evt. er med på alle vagter en hel onsdag - dette er dog et stort krav at stille og kunne skræmme nogen væk. Andet forslag om at de forskellige opgaver filmes og lægges på nettet evt. sendes af team-link til nye medlemmer.

- Med fokus på Intromøder, skal møderne måske handle meget om arbejdsopgaver i grupperne/vagterne, og forventningsafstemning og mindre om organisationen som helhed (Introgruppen har selv pointeret det).

- Stor opbakning til en video/videoer der illustrerer arbejdsgangene og vises på mødet

Kommunikation (kontaktpersoner, how-to-guides):
- Forslag om at alle nye medlemmer får en standardiseret mail, der beskriver og linker til wiki'en, skemaer osv. (samt beskriver hvordan man bytter vagter, da dette egentlig ikke står nogen steder), altså en intro til alle de platforme og hjælpermidler man har/skal bruge til at opfylde sin vagts arbejdsopgaver. Forslag om at Introgruppen og Kommunikationsgruppen skal udforme denne mail, der så skal ligge som fast skabelon i Amager-mailen.

-Daniel foreslår at team-links får en ny ensrettet vagtbeskrivelse for team-links, så alle team-links ved hvad deres rolles er, og hvornår de skal reagere/handle overfor mange afbud/manglende fremmøde. Denne vagtbeskrivelse skal evt. sammenfattes af de tilstedeværende team-links.
 * Kommunikation mellem team-links:**

- Vi snakker om mulighed for, at der kan samles op på hvem der 'skylder' vagter team-links imellem, således at 'skyldnere' evt. kan holdes op på det og give vagter på et andet team.

- Snak om et fast møde mellem team-links, de tilstedeværende links velstemte for sådanne møder et par gange om året, selvom det er ekstra arbejde. Dette kunne indskrives i vagtbeskrivelsen, sådan at kommende team-links er indforstået med at disse møder er en del af tjansen.

Modtagelse af nye medlemmer på teamet:
- Vi snakker om velkomst-mail fra team-links der fortæller hvem det nye medlem skal være på vagt med, sådan at denne har et navn at holde sig til når de møder op (plus generel intromail som omtalt i punkt herover)

- Mail fra team-links til teamets medlemmer/et bestemt erfarent medlem der informerer om, at der er et nyt medlem, og at de skal tage godt imod vedkommende. Denne mail kunne cc.'s til det nye medlem, så personerne i teamet bliver knyttet sammen i mailtråden.

Evt. kunne Butiksvagten/vagterne på teamet få til opgave at tage hånd om det nye medlem når de møder til vagt i butikken.

- Team-links burde have mulighed for at sætte et erfarent medlem sammen med den nye, og gøre den erfarne obs på dette. - Medlemstilgangen er ikke så stor, så dette burde kunne hænge sammen, hvis ikke der kommer for mange akutte afbud ved sygdom og lignende.

Socialt sammenhold på teams
-Daniel fortæller, at der på et tidspunkt (mens vi havde lokaler på skolen) var overskud af folk på vagterne, og at der derfor var tid til snak og der blev arrangeret et par sociale arrangementer. Dengang skrev han til Butiksvagterne om de ville stå for at arrangere noget, men Butiksvagterne på team blå havde på tidspunkt ikke tid/overskud til at stå for det, og så kom det ikke videre.

- Vi snakker om hvordan det sociale kører nu på de forskellige teams og vagthold. Modtagervagten er lidt enspænder-agtig, men flere nævner at de ikke tror at det gør modtagevagterne noget.

- Forslag om at Butiksvagterne bliver spurgt, om de vil stå for nogle mere sociale aktiviteter udover at hyggesnakke over kaffe. Det fremhæves, at det kan være svært for den enkelte Butiksvagt lige at finde på, hvad dette sociale skal være. Vi snakker om, at vi kan lave en idé-bank til sociale aktiviteter, som team-links så kan plukke af og snakke videre med butiksvagterne om.

- Planlægningen af flere fællesspisninger er i værk, og dette vil også skabe mulighed for mere socialt.

Team-linkets rolle
Skal team-linket være tilstede hele/det meste af onsdag og hilse på hele teamet?

- Team-links har op til nu forsøgt at være i butikken i kortere eller længere tid på den dag hvor deres team har haft vagt. - Forståelse for hvis team-links ikke har mulighed for at være der hele dagen. - Enighed om at det ikke behøver at være et krav at team-linket skal møde op i butikken. Team-links kan som komme og være et kortere tidsrum og ellers klare meget gennem personlige mails - dette dog betinget af at team-linket kender teamets medlemmer godt.

Størrelse på teams
Nogen har forslået, at der var flere teams med færre medlemmer - sådan at man ikke havde vagt så hyppigt - og samtidig melder nogen, at de har stået på vagter alene og at dette ikke var særlig sjovt. Passer teams-størrelsen? Er der nok på de forskellige vagter?

- Opfordring til at alle medlemmer er fleksible og tænker på, at man skal have en vagt på et team og ikke bare skal have en pakkevagt eller kassevagt eller anden konkret vagttype. De fleste medlemmer er allerede meget fleksible, og der er tit nogle der af sig selv tager vagter hvor det mangler, i stedet for den vagt de egentlig skulle have.

- Forslag om super-vikar-liste der lister dem, der gerne vil tage en ekstra vagt, hvis det ser helt sort ud for et team. Liv fortæller at en lignende liste har været taget i brug, men blev afskaffet fordi medlemmerne på listen ikke kunne tage vagten alligevel. Emek fortæller at en skyldner-liste også har været sat i værk men heller ikke fungerede optimalt.

- Nogle opgaver kræver et minimum antal af vagter, f.eks. skal lukkevagten dækkes af to personer, samtidig kan der være for mange på nogle opgaver såsom smagsprøvevagt eller løssalgsvagt. Dette kan korrigeres ved, at Team-linket op til et intromøde informerer Introgruppen om hvilke vagttyper de ønsker/ikke ønsker flere medlemmer til. Samtidig kan Team-linket selv justere 'tomme pladser' i teamoversigten, således at manglende vagter/huller i teamet illustreres tydeligt på oversigten, og det således også er tydeligere for Introgruppen hvor der mangles folk. På denne måde kan Team-linket også lave ekstra pladser på en bestemt vagttype f.eks. kassevagt, hvis Team-linket har erfaret at der tit kommer afbud på denne vagttype. Dette kan med fordel skrives ind i Team-linkets vagtbeskrivelse.

Vagtbytte
Hvordan skal vagtbytte foregå og hvem skal håndtere det?

- Daniel har ved afbud sendt den besked til medlemmerne, at de skulle kontakte et bestemt team-link og sige at de står til rådighed på deres vagt-onsdag, hvorefter det andet team-link kunne give dem et tidspunkt på en vagt de gerne ville have dækket.

- Stor mulighed for at skrive til medlemmerne og bede dem om at give en dato for hvornår de kunne tage en erstatningsvagt, men måske mere realistisk at skrive personligt til hver enkelt og tilbyde dem en konkret vagt på en et andet tidspunkt.

- Enighed om at Team-linket organiserer et vagtbytte, når et medlem har meldt afbud. Altså team-linket holder fast i medlemmet og tilbyder dem konkrete tidspunkter de kan tage en anden vagt.

Manglende fremmøde med afbud OG Manglende fremmøde uden afbud
- Det er selvfølgelig okay at man bliver nødt til at melde afbud, men hvor mange gange i streg kan man det? -Indtil nu har man ved barsel, længere fysisk og psykisk sygdom og indimellem specialeskrivning kunnet få helt legal orlov. - Vi snakker frem og tilbage om, hvad man kan gøre, når nogle medlemmer gentagne gange melder afbud uden at tage nogen erstatningsvagt.

Forslag: -Medlemmer der melder afbud og tager en anden vagt/tilbyder at tage en vagt, gøres der intet yderligere ved. Team-links bytter vagterne internt. -Medlemmer, der ikke dukker op og ikke har meldt afbud, får første gang en advarsel, anden gang de ikke dukker op og ikke har givet afbud bliver de meldt ud af foreningen. (Man skal dermed være sikker på hvem der har været på vagt den pågældende onsdag.)

- Forslag om at vi har en indmøde-liste(protokol), hvor alle vagter der møder ind på en onsdag skriver sig på, så vi har en oversigt over hvem der har været der hvilken onsdag. På den måde kan vi finde ud af om vi har nogen spøgelser på vores teams, som så kan meldes ud af foreningen. Listerne skal ligge i et ringbind i modtagertasken, den sidste lukkevagt sender billede/afskrift af den til team-link ved endt vagt. -Vi beslutter at køre med denne liste/protokol i tre måneder, hvorunder team-links kan sørge for at evt. spøgelser bliver meldt passive/ud. Derefter kan vi tage stilling til om der fremadrettet skal være konsekvenser ved manglende fremmøde og manglende afbud.

EVT:
- Mette skal have hjælp til første team-link vagt.

- Daniel spørger om råd i forbindelse med at passivmelde/melde et medlem helt ud.

Opgaver:
-Tage initiativ til/administrere idébank/idéliste - Butiksgruppen

- Skriv tom-plads-praksissen ind i team-links vagtbeskrivelsen - Daniel/Anja

- Ringbind med protokol-lister samt skrive til modtagevagter/lukkevagter- Mette

- Skrive nyhedsmail med nyt om protokolliste, lokaler og fødselsdag - Anja