Sådan+bruges+mailkonti+og+-lister+i+KBHFF

= Sådan kan der kommunikeres på tværs af mailkonti- og lister = I KBHFF kan medlemmer kommunikere mellem enten egne, private mailadresser, KBHFF-mailkonti eller KBHFF-maillister. I diagrammet herunder forklares, hvordan kommunikationen på tværs af de forskellige konti- og lister kan foregå.



[Eksempel: Bestyrelsen diskuterer på deres interne mailliste, bestyrelse.mailliste@kbhff.dk, og har brug for input fra en person, som ikke er på listen. De sletter listen fra modtagerfeltet og indtaster i stedet samtlige bestyrelsesmedlemmer’s private mailadresser, samt adressen til privatpersonen. Tilsvarende, hvis en arbejdsgruppe involveres, slettes maillisten fra modtagerfeltet og i stedet tilføjes samtlige bestyrelsesmedlemmers private mailadresser, samt arbejdsgruppens mailkonto. Arbejdsgruppens mailvagt er så ansvarlig for at videresende til gruppens medlemmer, hvis nødvendigt.]

=God skik og praksis ved brug mailkonti- og lister i KBHFF=

Når medlemmer, lokale og fælles arbejdsgrupper kommunikerer på tværs, er der en række ting, som er god stil i forhold til måden, der kommunikeres. Det handler både om, hvornår, hvordan og til hvem der kommunikeres. Her er nogle bud på gode retningslinjer:
 * ===Diskuterer man ting, som har indvirkning på andre arbejdsgrupper eller butiksgrupper, bør disse grupper orienteres så hurtigt som muligt i processen, og inden der træffes en beslutning===

[Eksempel: Distributionsgruppen diskuterer, hvorvidt der skal holdes åbent omkring jul. Gruppen orienterer derfor indkøbsgruppen om deres overvejelser undervejs via mail. Beslutninger træffes primært på koordineringsmøder]


 * ===Skriv/cc til de relevante arbejdsgrupper, når lokalafdelinger kontaktes===

[Eksempel: Bestyrelsen har ansat en ny fælleskoordinator. Bestyrelsen orienterer alle butiksgrupper, men sætter de fælles arbejdsgrupper med på cc. Dette gøres som orientering, så der ikke kommunikeres dobbelt ud til butiksgrupperne. Dette noteres eksempelvis ved at indlede mailen med "Kære butiksgrupper (arbejdsgrupper med på CC til orientering)"]


 * ===Når man videresender mails til andre grupper/personer, angiv da hvorfor man gør det – til orientering, handling, diskussion osv.===

[Eksempel: Indkøbsgruppen modtager en mail fra en avler, som gerne vil levere til KBHFF. Mailvagten sender videre til gruppens medlemmer med beskeden ‘til diskussion’ ovenfor, så medlemmerne ved, at de skal give deres mening, om hvorvidt avleren skal tages ind.]


 * ===Der er en forventning om, at alle arbejdsgrupper og lokalafdelinger har en mailvagt, som videresender og besvarer mails, der kommer til gruppens mailkonto. Skriver man fra gruppens konto, husk at skrive dit eget navn som afsender, så andre ved, hvem de snakker med.===

[Eksempel: Eline sender en mail ud fra deres konto bestyrelse@kbhff.dk og afslutter derfor besked i stil med "Eline, på vegne af bestyrelsen"]