Vagtbeskrivelse+Kassevagten+NV

Denne seddel kan også findes i kassevagtens grønne mappe i lokale til venstre, når man træder ind i Karens Hus. I mappen ligger nøglen til den store kasse, hvori du finder små poser og følgesedler til døgnboksen i Danske Bank. Er du i tvivl om noget i forbindelse med tjansen, kan du altid skrive til: nordvest.okonomi@kbhff.dk.
 * Vagtbeskrivelse Kassevagten NV (opdateret Oktober 2012) **


 * Kære kassevagt ** . Du er i dag ansvarlig for at holde styr på dagens omsætning i KBHFF NV.

__** Inden vagtens start: **__ Du er direkte ansvarlig for at registrere og modtage betaling fra de medlemmer, der henter denne uges pose (både almindelig pose og frugtpose), når de bestiller poser til kommende uger. ** Poser skal altid betales forud **. De centrale dokumenter for kassevagten er de tre dokumenter "//**FRUGT Medlemmer og bestillinger - Nordvest**//", "//**Medlemmer og bestillinger - Nordvest**//" og "**//Kassevagtens regnskab - Nordvest//**". Dokumenterne findes på KBHFF NVs google websted og findes ved følgende procedurer: > ”Medlemmer og bestillinger - Nordvest” og "Kassevagtens regnskab - Nordvest" > Alle tre dokumenter åbnes. Evt. kan dokumenterne printes ud hjemmefra inden vagtens start. Der er af og til problemer med manglende netadgang i Karens Hus. Du kan dog finde oplysningerne om tilkobling til det trådløse netværk i Karens hus indeni den Grå kasse. I den Grå kasse findes, ud over poser og følgesedler til Danske Banks døgnboks, også tegnestifter, lommeregner mm. I kassen med krydderier, olier mm. til smagsprøver findes mavebælterne til hhv. kassevagt og løssalgsvagt (med byttepenge).
 * gå til mail.kbhff.dk (gmail)
 * brugernavnet er ”nordvest@kbhff.dk” og kodeord ”bispebjerg”
 * under //Dokumenter/Drev/Drive// øverst i venstre hjørne findes filerne; "FRUGT Medlemmer og bestillinger - Nordvest",

Det er vigtigt at du noterer hvor mange poser som der er betalt for til næste uge og de efterfølgende uger, inden du begynder at notere dagens bestillinger af poser (Du kan se de efterfølgende ugers bestillinger i dokumentet "Medlemmer og bestillinger Nordvest"). Du skal også optælle og notere hvor mange byttepenge løssalgsvagten har ved start. Derefter skal regnskabs dokumentet først bruges igen når pose salget er slut og du har talt kassen op.(Nærmere beskrivelse længere nede)
 * //Kassevagtens regnskab - Nordvest// **

// Medlemmer og bestillinger - Nordvest // Dette dokument indeholder alle medlemmerne i Nordvests navne og kontaktdata. Dette dokument er det centrale **under vagten** da der heri noteres bestillinger og afhentning af poser - se hvordan der noteres i dokumentet længere nede i **"Under vagten".** En god ide er at du/kasse-assistenten samtidig også notere på et stykke papir, hvem som køber og henter poser, da man nemt kan lave fejl i bestillings dokumentet.

// Kassevagtens regnskab - Nordvest // I dette dokument er der nogle ting som **skal udfyldes før vagten**. Øverst i regnskabsarket noteres "//bestilte poser til følgende uger i kr//." (tallet kan findes i de to føromtalte medlemsark), mængden af byttepenge i mavebæltet, samt antallet af pakkede poser i denne uge. Efter disse ting er noteret, kan arket minimeres og lægges nederst på din computers skrivebord. Det skal først benyttes igen ved vagtens afslutning. Ved vagtens afslutning indføres løssalget, nye medlemsskaber osv. Se dokumentet // "Kassevagtens regnskab - Nordvest" // hvor der står mere om hvilke ting der skal angives! __**HUSK AT:**__ De orange markerede rækker indeholder regneregler, så du/I skal derfor **ikke** notere noget i disse felter!! Google docs er opsat til at klare regnearbejdet selv! Endvidere skal I huske at bruge punktum i stedet for komma, hvis I har nogle beløb der skal angives i kr. og øre.

Hav dokumentet //"Medlemmer og bestillinger - Nordvest"// (og evt. //" FRUGT Medlemmer og bestillinger - Nordvest") åbent.// Når et medlem bestiller en pose, finder du vedkommendes navn på listen og skriver ”100” ( ”200” hvis der bestilles to poser) i rubrikken under ”[dato]”. Når et medlem afhenter sin pose, overskriver du ”100” med et ”X” i stedet for de “100” kr som tidligere. Summen øverst i arket vil så tælle ned, så det er stadig muligt at se hvor mange poser der er tilbage. I dokumentet, hvor frugtposer angives kan du skrive 1. Når du skriver 1 skal du gange med 60 (denne pose koster 60 kr.), for at finde det beløb i kr. som senere skrives ind i regnskabsarket.
 * Under vagten: **

Når folk bestiller, skriver du beløbet ud for den dato de bestiller til. Automatisk vil beløbet registreres øverst i dokumentet og ved vagtens afslutning tælles beløbet sammen fratrukket det der er solgt i foregående uger (som blev registreret ved vagtens start). Beløbet i kassen skal gerne stemme overens med antal solgte poser.

Efter vagtens afslutning, noteres det i regnskabsarket, hvor mange byttepenge der er lagt i mavebæltet til ugen efter. **Dette beløb skal være et lige tal og gerne 200 kr!!**
 * Byttepenge: **

Bestillinger af frugtposer og almindelige poser er ikke den eneste indtægt på en butiksdag. Infovagten har som opgave at tage imod betaling fra folk, der melder sig ind i foreningen og bestiller poser i den forbindelse. Efter vagten afleverer infovagten sin seddel og penge til dig. Penge fra **indmeldinger** skrives ind i skemaet under **Medlemskaber.** Når nye medlemmer bestiller poser gennem infovagten, lægges de penge til dem fra solgte poser, så infovagten leverer et samlet regnskab til dig. Det samlede antal solgte poser (fra eksisterende og nye medlemmer skrives ind under **Næste ugers poser** under **Registrerede indtægter.**
 * Dagens omsætning: **

Husk også at få løssalgsvagten til at veje overskydende varer og derefter omregn og registrer disse i kroner nederst i regnskabsarket under **’Tab/usolgte varer’.** Overskydende løssalgs poser (100 kr pr. pose(NB. Frugtposen kommer IKKE i løssalg)) registreres også her, hvis de ikke er blevet solgt. Uafhentede bestilte poser tæller ikke med, da de allerede er betalt for! Løssalgsvagten indleverer ligeledes en seddel med mængde og pris på solgte varer. Sedlen lægges i den grønne mappe. **Kvitteringer** løssalgsvagten har betalt for, samles i den grønne mappe i charteket (plastiklommen) mærket ”kvitteringer”, og de samlede udlæg registreres under **Kvitteringer** i regnskabsarket. Kopi af døgnboksedlen/følgesedlen efterlades også i plastiklommen i den grønne mappe.


 * Efter vagten: **
 * Overflyttere: ** Send en mail til nordvest@kbhff.dk med navne på dem, der gerne vil overflyttes fra en anden KBHFF afdeling til vores afdeling og hvilken afdeling de kommer fra.
 * Døgnboksen ** : Når vagten er slut, skal I aflevere dagens omsætning i Danske Banks døgnboks på Frederikssundsvej 52. Husk at I som udgangspunkt __skal__ være to der går sammen til døgnboksen. Koden til døgnboksen er: 1129
 * Ring til én af os, hvis du har akutte spørgsmål til vagten: **

Pernille: 60187965 51925788 ||   || 20668263 ||   ||
 * Nadja:
 * David:

Hvis internettet bryder ned, kan man udfylde denne tabel og lægge den i den grønne mappe