Indkøbsgruppemøde+d.+23.+maj+2016

= =

Tilbage til Indkøbsgruppen
= Indkøbsgruppemøde =

koordineringsmøde kl.19-21 ||
 * **Hvornår:** || OBS - d. 23. maj kl.17.30-19 og
 * **Hvor:** || KPH Project ||
 * **Kommer:** || Kirsten, Louise (først fra 17.30, foreslår vi udskyder start til 17.30 så flere kan nå at ankomme?), Ellen (fra kl 18h45, enig med Louise at udskyde starten til 17h30), Roland (~17:30), ||
 * **Afbud:** || Bente, Danielle (jeg er ny link til bestyrelsen i stedet for Anders - jeg kommer desværre ikke pga. arbejde i dag, der trækker ud). Christine ||
 * **Aftensmad:** || Alle medbringer en ret ||
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på Wiki 'en:** ||  ||

= = = Dagsorden =


 * //FASTE PUNKTER//**


 * 0. Prioritering af dagsorden **

//- Vi går over til at skrive referattekst med kursiv//
 * 1. Godkendelse af referat fra sidst **

//- Krise på islandsbrygge, krisemøde d. 1 juni//
 * 2. Nyt fra kollektivgruppen og lokalafdelingerne **


 * 3. Nyt fra distributionsgruppen **

Ellen: skal man stadigvæk udfylde skema? //- Vi udfylder ikke længere online-formularen med antal afdelinger der har udfyldt kvalitetsskemaet. Kvalitetstilbagemeldinger må vente til vi får et IT-system der kan håndtere det.//
 * 4. Opfølgning på kvalitet, levering osv. fra den sidste måned **

Har vi opfyldt vores aftaler ift "Hungry gap"? (Kirsten) -

Ellen:nye wiki fungerer rigtig godt. skal vi opdatere vores manual. især forvirring mht løssalgsfaktorark (Sydhavn mangler). Og så er der stadigvæk fejl i tilbagemeldinger fra afdelinger og det er svært at forstå, hvad er korrekt antal af poserne (formelfejl fordi mennesker har kun skrevet tal ind...)
 * 5. Nyt i bestillingsmanualen (ændringer i aftaler, værktøj osv.) **

//- Vi har nu opdateret linket til løssalgsfaktorarket i "Posen uge X" så der linkes til det rigtige ark.// //- Vi vil gerne have opdateret bestillingsmanualen. En større oprydning må vente til vi ved hvornår Alexanders nye system med tilbagemeldinger er i luften.//

Hvordan fungerer den nye måde at bestille på hos Svanholm - og hvad med indkøberes tlf.nr, fælleslagervagters tlf.nr og økonomi? (Kirsten) - //svan//// holms //// hjemmeside fungerer rigtig godt, send dem en mail hvis der skal ændres på mængder eller laves en lillebitte ekstrabestilling eller noget. Det tager lidt tid at åbne alle grøntsagerne hver for sig for at se priserne. Vi sender en mail til svanhom om de kan lave et felt så vi kan skrive kontaktoplysninger på ugens indkøber og fælleslageret. Ellen skriver en mail til Svanholm //

Jeg vil gerne opfordre til, at alle indkøbere tjekker online-bestillinger med posebehov ved ugens indkøb. Der er uligheder hver eneste uge. (Kirsten)

- //Ellen har identificeret at der muligvis er en hel del af af afdelingernes tilbagemeldingsskemaer som har formler der er forkerte eller forsvundet. Vi burde gå det hele igennem. Roland siger at alexanders system potentielt kan fikse det hele.// //Kommentar Roland: Der kommer en ny løssalgsfaktorark og tilbagemeldingsarkene for afdelinger forsvinder. Vi kan formentlig begynde at bruge det nye setup pr. 1. august.//


 * 6. Hvad er der sket på mailen indkoeb@kbhff.dk? (5 min.) **
 * - ** //Kirsten sidder på hele mailtjansen//


 * 7. Nye avlere/producenter som gerne vil lave aftaler - SVAR!? **
 * a. Skal vi med til den svenske ambassade d. 2-6-16, kl. 15-17? - //ikke lige umiddelbart nogle deltagere//
 * b. Er der interesse for messe i Malmø i november? - //lyder spændende at besøge den, ikke med en stand men at møde producenter//
 * c.


 * 8. Opfølgning på arbejdsopgaver siden sidst **


 * 9. Hvordan går det med vores nye medlemmer i gruppen, og hvordan holder vi fast i dem mht møder m.m.? (Kirsten **

=
<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper) =====

//**NYE PUNKTER**//
 * Angiv type - info- / diskussions- / ideudviklings- / beslutningspunkt **
 * Angiv person - (hvem har skrevet punktet på?) **


 * Angiv estimeret tid **

foresla af tilbagemeldingskema || Ellen || beslutningspunkt || 15 min || //-hvis vi gerne vil have tidlige grønsager tror vi at vi skal have tidligt fat i avlerne for at de kan gemme grøntsager til os til foråret (grønkål der bliver stående på marken, rapsskud osv). Tidlige grøntsager er 1. prioritet. Vi foreslår torsdag d. 27 oktober// //- vi kunne foreslå en session der handler om priser og gennemsigtighed og at sikre at de tjener nok// //-diskussion/workshop om opbevaring af grøntsager// //- Optimering af sortsvalg af f.eks gulerødder. at vi får ikke pæne men smagfulde grøntsager. kan vi lave aftaler om at vi gerne vil aftage ukorrente størrelser og former på grøntsagerne// ||  ||   ||   ||
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** (hvad går punktet ud på?)............................................................. || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **09.** || Aspargesposer - afklare hvilke tallerne indkøber skal bruge (hvad er manuel justering) || Ellen || informationspunkt || 5 min ||
 * || //Asparges: Vi fjerner muligheden for at bestille ekstra aspargesposer i tilbagemeldingsskemaet. De må bestilles i online-systemet!// ||  ||   ||   ||
 * > **10.** || Online betalt - kunne vi sørge for at have samme rækkefølge af afdelinger end i vores ugens pose-blad? //såvidt vides kan rækkefølgen ikke ændres i IT systeme////t. Vi skal ændre vores egne regneark...// || Ellen || beslutningspunkt || 5 min ||
 * > **11.** || Opfølgning på hungry gap 2016 - Ja/Nej?
 * || //Ellen har lavet et feedback-skema til avlerne - det ser super ud. hun samler også op på om alle aftaler er overholdt. Vi køber nu ind efter sæsonplanen// ||  ||   ||   ||
 * > **12.** || Næste avlermøde: emner, dato, gruppe, aktioner || Ellen || diskussionspunkt || 20 min ||
 * || //- arrangerer arrangementsgruppen igen? (der ligger en avlermøde tjekliste et sted..)//
 * > **13.** || Indkøbsgruppe generelt: hvad er problemet? teamwork? ingen referater (umuligt at vide om punkter man tilføjer blev taget op) interaktivitet?

//beklager der ikke var referat fra sidst. Jeg skrev det under mødet, men har ike fået gemt det korrekt. Alexander: ok// || Ellen || diskussionspunkt || 20 min || = =
 * **14.** || //Næste indkøbsgruppemøde d. 27 juni// ||  ||   ||   ||
 * //**15.**// || //Der er tilføjet en fane i sæsonplanen "tjek hver gang" med beskeder fra indkøber til indkøber.// ||  ||   ||   ||
 * //**16.**// || //Louise går på orlov fra Juli til November (arb. i USA). Katrine arbjeder i Grønland// ||  ||   ||   ||
 * //**17.**// || //Vi vil gerne holde en "IT workshop" til opdatering af diverse ark så nye afdelinger kan inkluderes. Roland finder et tidspunkt// ||  ||   ||   ||
 * **18.** || //Ellen besøger dem dér med kaffegrums-østershatte i næste uge. Invitation kommer ud på mailen// ||  ||   ||   ||

//**PUNKTER TIL NÆSTE KOORDINERINGSMØDE**//

//**OPGAVER**// //**ARBEJDSPUNKTER OG ANSVARSFORDELING**//

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">X. Andre opgaver

 * ======<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">.... ======
 * ======<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">.... ======

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Z. Opret næste møde:
=Oprettelse af møde=

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Vi aftaler hvem der inviterer næste gang, og referenten opretter en wikiside for næste møde, det gøres som følger:
 * Vejledning **

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at oprette nye sider, i modsætning til at redigere eksisterende sider).

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">2. Gå til Indkøbsgruppens hovedside og tryk på Edit.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">3. Under overskriften "dagsordener for de næste møder" copy-paster du linket til nuværende møde og flytter det ned under referater.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">4. Derefter opretter du link til dagsorden for næste møde under overskriften "dagsordener for de næste møder" på følgende måde:
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Skriv Indkøbsgruppemøde d. (dato, måned og år) – f.eks. "Indkøbsgruppemøde d. 26. januar 2015"
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Markér teksten, som du ønsker at lave til et link og klik på "link" knappen i toolbaren øverst.
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Der dukker et nyt vindue op, hvor der er to forskellige linjer: "Link text" og "Page name". I begge felter skal der stå den samme tekst – nemlig navnet på linket, som du skrev før – f.eks. "Indkøbsgruppemøde d. 26. januar 2015"

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">5. Herefter kan du trykke "Save" for at gemme siden.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">6. Når siden er gemt kan du klikke på det link du lige har lavet for at gå til den nye side. Til at begynde med eksisterer siden ikke, men du let oprette den ved at vælge skabelonen for indkøbsgruppemøder i dropdown-menuen under der, hvor der står "To create this page using a template, select the template from this list:" <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Skabelonen for indkøbsgruppemøder hedder " Skabelon <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Indkøbsgruppemøde dagsorden"

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">7. Udfyld derefter nødvendige felter i tabellen mht tid og sted og gem dine ændringer.

<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">8. Så er du færdig! Godt gået :)