Erfaringsudveksling+om+intro+for+nye+medlemmer

Efterhånden som KBHFF er vokset er behovet for en klar, sammenhængende og fyldestgørende introduktion for nye medlemmer også vokset markant. Til stormødet d. 26. oktober 2013 blev der nedsat en arbejdsgruppe, der har til formål at udvikle en fælles basis, som alle nye medlemmer skal igennem. Og at man ikke bør kunne blive medlem, før end man har deltaget i et intromøde og fået udleveret en medlemshåndbog.

Denne wiki-side samler erfaringer fra de forskellige lokalafdelinger med at afholde sådanne intro-arrangementer, så vi kan udvikle en sådan fælles grund-basis for medlemmer af KBHFF.

Målet med mødet er deltagerne fra de forskellige lokalafdelinger hver især deler deres erfaringer med intro for nye medlemmer, og i fællesskab prøver at lave en slags "best practice" guide, som kan bruges i alle afdelingerne. Andre idéer er selvfølgelig meget velkomne. ** Alle er velkomne! **
 * Vi holder et åbent erfaringsudvekslingsmøde om intro for nye medlemmer onsdag d. 22. januar kl. 17-20 i KBHFF Vesterbro, Oehlenschlägergade 55-57.**
 * **Deltager:** || Andreas (Van), Birgitte (FRB),, Bryn (N), Kristine (NV), Anna (NV) Sofie (V), Manja (NV), Mathias (YN), Nis (FRB), Marie Louise (YN), Kirsten R (Van), Clara Gry (FRB), Henriette (V), Alexandra (FRB) ||
 * **Afbud, men er interesseret:** || Mette (Vanløse), Troels (Amager), Astrid (Nørrebro) ||
 * **Mødeleder:** || Andreas ||
 * **Referent:** || Andreas ||

=Referat= Vi snakkede sammen to og to om, hvad det er vigtigt, nye medlemmer får med fra et intro-forløb:
 * 1. Hvad skal intro-forløbet give nye medlemmer?**
 * En følelse af medejerskab – at de føler, at de kan være med til at påvirke og bestemme, hvordan KBHFF skal drives
 * Tryghed – vide, at der er nogen, som de kan spørge om hjælp, når de er i tvivl
 * Godt værtsskab – at de bliver budt velkommen og anerkendt som nye medlemmer, der skal tages hånd om.
 * Tjekkede rammer – at selvom KBHFF er en krøllet græsrodsorganisation, så er der stadig styr på det meste
 * Glæde – at der er god stemning, imødekommende mennesker og godt humør i butikken, der giver dem lyst og mod på at komme tilbage og være med anden gang.

Vi tog en runde, hvor hver af de repræsenterede lokalafdelinger kort fortalte om, hvordan de introducerer nye medlemmer for fællesskabet og lokalafdelingen i dag:
 * 2. Hvad gør de enkelte afdelinger i dag?**

Har tre personer i introgruppe –Anna, Manja, Kristine – og de har uddelegeret forskellige roller indbyrdes. Nordvest h ar teamstruktur og holder obligatoriske intromøder for nye medlemmer. En fra introgruppen har til opgave at kontakte team-koordinatorer før hvert intro-møde for at høre, hvad der er brug for på de enkelte teams.
 * Nordvest**

Procedure:
 * Nye medlemmer skal skrive til nordvest@kbhff.dk for at melde sig ind.
 * Gruppen tjekker mail og sender nye yderligere oplysninger
 * Nye kommer til intro-møde. Starter med navnerunde og hører hvor de har hørt om KBHFF. Og får hele forklaring på powerpoint. Viser hvordan man skriver sig på vagter og bestiller poser. Viser rundt i lokalerne. Melder dem ind i medlemssystemet, så de kan bestille poser. Derefter de bliver sat på teams. Det er kun introgruppen, der melder nye medlemmer ind. Mødet tager 1,5 time max.
 * Gruppen er netop begyndt at sende opfølgende mail ud med relevante links, men har ingen medlemsmanual.

Holder endnu ikke intro-møder, men vil begynde det snarest. Nis, Alexandra, Clara Gry er initiativtagere.
 * Frederiksberg**

Procedure:
 * Man kan melde sig ind på nettet og i butikken.
 * Man får en mail om at man skal komme og kontakte en infovagt i åbningstid med links til vagtbeskrivelser mm.

Pt. er problemet, at de erfarne tager ikke infovagter, så det er de nye, der oplærere de endnu nyere. Afdelingen har ingen teamstruktur – men behovet er der.

Holder endnu ikke intro-møder, men ser behovet. Mathias og Marie Louise er initiativtagere.
 * Ydre Nørrebro**

Flow: Nye medlemmer melder sig ind i butikken, men får kun info ved indmeldelse. Ofte er det helt nye, der sidder som info-vagter.

Har ikke teamstruktur

Vil også indføre faste (men endnu ikke obligatoriske) intromøder den første onsdag i måneden. Har ikke haft en ordentlig introduktion tidligere. Første intro-møde er d. 1/2. Kirsten og Mette er tovholdere for intro-møderne. Har lige startet teamstruktur her fra januar.
 * Vanløse**

Butiksgruppen skiftes til at stå for intromøderne. Henriette og Sofie er blandt dem. Har ikke teamstruktur, men nye medlemmer skal skrive sig på to vagter med det samme.
 * Vesterbro**

Flow:
 * Man kan ikke melde sig ind på nettet.
 * Ved henvendelse i butikken eller på mail bliver man henvist til wiki-side, hvor man kan melde sig til intromøde.
 * Holder faste infomøder den anden onsdag i måneden (man kan kun melde sig til på disse infomøder).
 * På intro-mødet bliver de nye meldt ind, men det kan tage en del tid, hvis der kun er en intro-vagt.
 * Derefter får folk en automatisk info- og bekræftelsesmail fra medlemssystemet. Denne mail kan tilpasses i systemet.

2 medlemmer af butiksgruppen sidder og tjekker mail, og sender standard reminder-mails ud til alle medlemmer, så de får en mail et par dage før deres vagt med vagtbeskrivelse og info.

Bryn og Astrid er tovholdere på intro-møderne. Har intromøde hver 3. onsdag. Men det er ikke obligatorisk (lugter af for mange regler). Fortæller om historien. Har slides men, ofte er det mere en samtale.
 * Nørrebro**

Flow:
 * Har info-vagt på i butikken fra kl. 12. Men info-vagterne er ikke særligt dedikerede eller fortrolige med opgaven.
 * Nye medlemmer inviteres til intromøde, men er ikke forpligtede til at komme.

Har en intro-gruppe, der står for intromøder en gang om måneden.
 * Amager**

Flow:
 * Folk kan melde sig ind hver onsdag, men skal komme til næste intro-møde. Så kan de købe poser i de to-tre uger frem til næste møde. Hvis de ikke kommer, så bliver de sat passiv med det samme.

Vi delte os op i grupper, der arbejdede med forskellige dele af intro-forløbet for at samle en slags "best practice" manual:
 * 3. Hvad er det optimale intro-forløb for nye medlemmer?**

Det er vigtigt at være opmærksom på, hvordan man kan melde sig ind i den enkelte lokalafdeling? Hvad er flowet fra forsiden af kbhff.dk? Kan man melde sig ind direkte i medlemssystemet? Det er vigtigt allerede der at synliggøre links til intro-møde tilmelding på kbhff.dk / wiki**.**
 * Før intromødet**

Der er brug for klare regler for hvordan man overflytter fra en lokalafdeling til en anden, og om medlemmer fra andre afdelinger skal komme til intro-møder.

Når man melder sig som interesseret/melder sig ind på hjemmesiden skal man have tilsendt en lille startpakke med f.eks.:
 * medlemshåndbog på PDF
 * Inspirationsvideoer (se her: @http://vimeo.com/user4571951)
 * Hands-on guides til wiki, samba etc. (både som video og som manualer på wikien)
 * vagtbeskrivelser
 * etc.

Godt tidspunkt til mødet: Indenfor åbningstid. F.eks. fra 17 til 18.30.
 * Intromøder**

Før selve mødet går i gang: Giv de nye et par spørgsmål på små lapper og bed dem gå ud og spørg folk i butikken, om hvorfor de er medlemmer (samtalelapperne gør det nemmere at starte samtalerne, uden at de selv skal finde på noget at spørge om). Give anledning til at nye og gamle får snakket sammen og får fortalt om deres forventninger, og om hvad de vil med deres medlemskab. Man kan bruge nogle af samtaleøvelserne fra den samtalesalon om Kredsløb, som vi afprøvede i efteråret (se mere i fil-oversigten herunder).

Mødets formål:
 * overblik over den overordnede struktur. Grupper, muligheder.
 * fokus på det praktiske. En dyd at gøre det kort og præcist
 * høre om folk, om deres forventninger, om hvad de vil med deres medlemskab.
 * nye medlemmer skal have oplevelsen af at det er let og nemt at være med.
 * Fortælle om KBHFFs værdier på en levende og indbydende måde
 * fortælle om KBHFFs impact for landmændene, for det større fødevaresystem (se videoer, ovenfor)

Pointer:
 * Det må ikke være for teknisk – undgå powerpoint-show. Ikke 30 slides om, hvordan det startede.
 * I stedet have plancher, som alle kan se (og som kan hænge i butikken til daglig).
 * Opfordre nye medlemmer til at tage deres laptop med, så de kan selv kan prøve IT-systemerne
 * Vigtigt at se lokalafdelingen, så nye kan se, hvordan det hele er indrettet. Gerne møder om onsdagen, så folk kan se butikken in action.
 * At folk har mulighed for at købe en pose på dagen, når de er til intro-møde.
 * Oplyse på forhånd, hvor mange penge, folk skal have med. **Husk kontanter** (til både posepant, medlemskab og bestilling)
 * Synliggøre de opgaver, der ikke ligger om onsdagen. F.eks. få en af de rigtigt garvede, begejstrede medlemmer til at komme og fortælle deres historie og gøre reklame for svære vagter (truckers, økonomiansvarlige, etc.)

Mulighed for at sidde med og være føl på resten af vagten den pågældende onsdag (løssalg, kassemester, lukkevagt, etc.).
 * Efter intro-mødet**

Teamkoordinatorer ringer og byder medlemmer velkommen på deres teams. Dels for at afmystificere, dels så medlemmerne tør ringe og spørge en anden gang.


 * Genbegejstring af eksisterende medlemmer**
 * indkalde gamle/passive medlemmer til et møde: Hvordan kan det være endnu federe at være med i denne afdeling?
 * Kassevagten spørger, hvornår folk har deres næste vagt og inviterer dem til det næste. Hvorfor tager de ikke en vagt? Ikke dømmende, men positivt: For så kan det være, at vi kan finde noget andet sjovt, som du kan lave.
 * Løbende "Vidste du?" mails, der fortæller om ting, som folk måske/måske ikke vidste var muligt eller skete i KBHFF


 * Intern kommunikation**
 * Intro-gruppe mødes med teamkoordinatorer og butiksgruppe en gang imellem, så alle har styr på, hvordan det praktiske fungerer.
 * Ansvarsfordeling indbyrdes med de lokale intro-ansvarlige. Et af dem kunne være at være kontaktperson.
 * Vigtigt at alle ansvarspersoner er med på butiksgruppemøder.
 * Plancher med portræt-billeder og kontaktoplysninger á la dem de har børnehaver eller fodboldklubber, så det er let at se, hvem man skal snakke med om hvad.

sidst opdateret 2012 || Download præsentationen som pdf || sidst opdateret 2012 || || pilot afholdt september 2013 || [|Se drejebog til samtalesalonen på Google Docs her]. || for kommunikationsgruppen december 2013 || 2 minutters video om grøntsagernes vej fra jord til bord: http://vimeo.com/84031934 ||
 * **Navn** || **Lokalafdeling** || **Fil** ||
 * Præsentation til nye medlemmer || lavet af kommunikationsgruppen,
 * Medlemshåndbog || lavet af kommunikationsgruppen,
 * Præsentation til nye medlemmer || Amager || [[file:KBHFF.pdf]] ||
 * Medlemshåndbog || Amager || [[file:Medlemshåndbog_web_amager.pdf]] ||
 * Drejebog til intromøde for nye medlemmer || Østerbro || [[file:intro til nye medlemmer.odt]] ||
 * Erfaringer med intromøder || Østerbro || [[file:fødevarerforeningen.docx]] ||
 * [|Samtalesalon for nye medlemmer] || Lavet af arrangementsgruppen,
 * "Sådan fungerer KBHFF" || Lavet af tre journalist-studerende
 * Præsentation for nye medlemmer || NordVest ||  ||