Turnus-ordning+for+kollektivgruppen

Dette er turnus-ordningen for kollektivgruppen. Alle vagter går på omgang mellem medlemmerne af gruppen. Vagterne er bare sat på i tilfældig rækkefølge, så hvis du ikke kan tage din vagt, så byt med de andre. **Se også vagtbeskrivelserne under turnus-oversigten.**
 * || **2013** ||  ||
 * || **Mail-ansvarlig** ||  ||
 * **Måned** || **Ansvarlig** || **Navn** ||
 * Januar || Vanløse ||  ||
 * Februar || Islands Brygge ||  ||
 * Marts || Formand(Gentofte) ||  ||
 * April || Frederiksberg ||  ||
 * Maj || Nordvest ||  ||
 * Juni || Østerbro ||  ||
 * Juli || Formand / Næstformand ||  ||
 * August || Ydre Nørrebro ||  ||
 * September || Indre Nørrebro ||  ||
 * Oktober || Vesterbro ||  ||
 * November || Amager ||  ||
 * December || Vanløse ||  ||


 * || **2013** ||  ||
 * || **Kollektivgruppemøder** ||  ||
 * //8. januar// || Vært || Amager ||
 * || Mødeleder || Økonomi ||
 * ^  || Referent || Kommunikation ||
 * ^  || Snacks || Indkøb ||
 * //5. februar// || Vært || Indre Nørrebro ||
 * ^  || Mødeleder || Islands Brygge ||
 * ^  || Referent || Formand(Gentofte) ||
 * ^  || Snacks || Vanløse ||
 * //5. marts// || Vært || Vesterbro ||
 * ^  || Mødeleder || Frederiksberg ||
 * ^  || Referent || Nordvest ||
 * ^  || Snacks || Formand ||
 * //16. april// || Vært || Indre By ||
 * ^  || Mødeleder || Næstformand ||
 * ^  || Referent || Ydre Nørrebro ||
 * ^  || Snacks || Nørrebro ||
 * //30. april// || Vært || Frederiksberg ||
 * ^  || Mødeleder || Østerbro ||
 * ^  || Referent || Amager ||
 * ^  || Snacks || Vesterbro ||
 * //28. maj// || Vært || Ydre Nørrebro ||
 * ^  || Mødeleder || Vanløse ||
 * ^  || Referent || Islands Brygge ||
 * ^  || Snacks || Nordvest ||
 * //25. juni// || Vært || Økonomigruppen ||
 * ^  || Mødeleder || Kommunikation ||
 * ^  || Referent || Frederiksberg ||
 * ^  || Snacks || Nordvest ||
 * //23. juli// || Vært || Vanløse ||
 * ^  || Mødeleder || Ydre Nørrebro ||
 * ^  || Referent || Indkøb ||
 * ^  || Snacks || Økonomi ||
 * //20. august// || Vært || Nordvest ||
 * ^  || Mødeleder || Vesterbro ||
 * ^  || Referent || Nørrebro ||
 * ^  || Snacks || Østerbro ||
 * //17. september// || Vært || Østerbro ||
 * ^  || Mødeleder || Formand ||
 * ^  || Referent || Amager ||
 * ^  || Snacks || Næstformand ||
 * //15. oktober// || Vært || Islands Brygge ||
 * ^  || Mødeleder || Amager ||
 * ^  || Referent || Vesterbro ||
 * ^  || Snacks || Nørrebro ||
 * //12. november// || Vært || Indkøbsgruppen ||
 * ^  || Mødeleder || Frederiksberg ||
 * ^  || Referent || Østerbro ||
 * ^  || Snacks || Kommunikation ||
 * //10. december// || Vært || Amager ||
 * ^  || Mødeleder || Formand ||
 * ^  || Referent || Økonomi ||
 * ^  || Snacks || Næstformand ||
 * ^  || Referent || Vesterbro ||
 * ^  || Snacks || Nørrebro ||
 * //12. november// || Vært || Indkøbsgruppen ||
 * ^  || Mødeleder || Frederiksberg ||
 * ^  || Referent || Østerbro ||
 * ^  || Snacks || Kommunikation ||
 * //10. december// || Vært || Amager ||
 * ^  || Mødeleder || Formand ||
 * ^  || Referent || Økonomi ||
 * ^  || Snacks || Næstformand ||
 * ^  || Referent || Økonomi ||
 * ^  || Snacks || Næstformand ||

=**Vagtbeskrivelser**= For alle disse tjanser er det vigtigt, at vi sikrer "arvefølgen" således, at den afgående vagt kontakter og sikrer, at den kommende vagt er på opgaven. Hvis, du er forhindret i at tage en tjans, er det også vigtigt, at du selv finder en afløser og retter listen efterfølgende.

**Mail-ansvarlig**
Som mail-ansvarlig har du ansvaret for at tjekke mail-kontoen for info@kbhff.dk, og besvare eller videresende henvendelser til kollektivgruppen. Bemærk, at vi pt. deler mail-kontoen med kommunikationsgruppen. Tore fra kommunikationsgruppen har det overordnede ansvar for at læse og sortere i alle de indkomne mails. Derudover bruger medlemmer af kollektivgruppen (især Mette, Carsten og Andreas) info-mailen til forskellige øvrige KBHFF-relaterede korrespondancer.

Som mail-ansvarlig har du altså ansvaret for at være filter på henvendelser til kollektivgruppen og videresende mails til de relevante kontaktpersoner eller til hele gruppen. Din opgave er at læse alle indkomne mails, som Tore har markeret med etiketten "Kollektiv", og enten besvare disse henvendelser, hvis du føler, at du har den fornødne viden dertil, eller videresende henvendelsen til den rette person. Hvis der indkommer mails, der er relevante for hele kollektivgruppen, skal du selvfølgelig sende dem videre til kollektivgruppens mailing-liste på kollektiv@kbhff.dk - dette er ofte henvendelser om vi vil komme ud og fortælle om KBHFF (vi prøver at gøre det sådan, så der er en rutineret og ny, der sammen holder disse oplæg). Indstillingerne på denne mail-liste er opsat således, at det kun er folk på listen, der kan sende mails til listen. Info@kbhff.dk er sat på listen for at gøre det let at videresende mails.

**Når vi tjekker info-mailen beder Tore os overholde følgende retningslinjer for mail-kontoen:** > Pt. er det især de følgende etiketter, som er i brug:
 * 1) Husk at markere mails som ulæste, når I har læst dem - og ikke vil tage ansvaret for dem. Hvis du bliver i tvivl, så lad hovedreglen være, at der skal markeres som ulæst. Tore vil meget hellere læse en mail for meget end én for lidt.
 * 2) Husk også at sætte etiketter på, hvis I har læst en mail, og taget ansvaret for den (eller har et godt bud på, hvor den hører til). Tjek samtidig indbakken efter mails med din etiket på. Hvis I begynder at besvare mails uden at have tjansen som mail-ansvarlig, så er det vigtigt at I opretter en ny etiket med jeres navn og sætter den på de mails, som I besvarer.
 * 1) kommunikation - korrespondence til kommunikationsgruppen, som Tore tager sig af.
 * 2) kollektiv - korrespondence, som Tore har markeret til kollektivgruppen, men som ingen fra kollektivgruppen endnu har taget ansvar for.
 * 3) [navn] - korrespondence, som den pågældende person har taget ansvaret for.
 * 4) Arkivér korrespondancer, som I har taget ansvaret for, og som I er færdige med. Så bliver mail-boxen meget nemmere at overskue.

**Mødeleder**
Som mødeleder har du ansvaret for at det pågældende kollektivgruppemøde bliver afviklet effektivt, produktivt og empatisk. Dette indebærer følgende opgaver:
 * 1) Overvåge dagsordenen for det pågældende møde og være opmærksom på alle de punkter, der bliver skrevet på. Den nemmeste måde at overvåge en wiki-side på, er ved at abonnere på alle ændringer på den pågældende side (det gør du ved at klikke på "Notify" i menuen øverst til højre på siden - den er gemt bag knappen med de tre prikker). Der får du mulighed for at vælge forskellige måder at abonnere på siden - enten via RSS eller email.
 * 2)  Lukke dagsordenen for nye deadline for punkterne på dagsordenen fredagen før kollektivgruppemødet. Dette skal du gøre for at give dig selv (og andre) tid og mulighed for at forberede sig på mødet uden at blive overrasket af sidste-øjebliks-punkter.
 * 3) Et par dage før mødet skal du sende en reminder til afdelinger og arbejdsgrupper, der ikke har skrevet opdateringer på dagsordenen, om at de skal gøre dette — samt at de skal huske at sende en repræsentant til mødet.
 * 4) Løbende screene dagsordenen på forhånd og sikre, at der kun er punkter, der er relevante i kollektivgruppen. Din opgave er at være filter for hele gruppen for at sikre, at punkterne er præcise og relevante at tage op på et kollektivgruppemøde:
 * 5) Du kan med fordel kontakte dem, der har sat et givent punkt på dagsordenen for at høre, hvad tankerne bag det er.
 * 6) Du skal også vurdere, om punktet hører hjemme på et andet møde - i en arbejdsgruppe eller i en lokalafdeling.
 * 7) Du skal også vurdere, punktet kan ordnes skriftligt pr. mail til kollektivgruppen.
 * 8) Husk på, at større emner med fordel kan tages op på separate tema-møder. Du kan evt. hjælpe forslagsstilleren med at arrangere et sådant tema-møde.
 * 9) Samle op på beslutninger og action items fra det foregående kollektivgruppemøde (i beslutningsoversigten): Hvad er status på disse? Er der noget, der skal følges op på?
 * 10) På selve mødet skal du facilitere og sørge for, at der er fremdrift i mødet, og at diskussionen ikke løber i ring. Du kan med fordel hente inspiration [|i konceptet Mødehuset]. Du har et ansvar for, at mødet opfylder sit formål, og at alle punkter på den endelige dagsorden bliver behandlet effektivt, produktivt og empatisk.
 * 11) Efter mødet skriver mødelederen rundt til grupper og afdelinger, der ikke er mødt op og ikke har kommunikeret omkring det.

**Referent**
Som referent har du ansvaret for at notere og opsummere alle de relevante overvejelser og beslutninger, som er blevet truffet på det pågældende møde. Dette indebærer følgende opgaver:
 * 1) Medbring en computer til mødet. Skriv referat for mødet, men helst ikke direkte i wikien. Vi har flere gange oplevet, at referatet pludselig forsvandt sammen med internet-forbindelsen eller andet. Mødelederen vil prøve at opsummere evt. beslutninger, men det er dit ansvar, at de bliver nedskrevet korrekt. Spørg hvis du er i tvivl.
 * 2) Når mødet er slut skal du inden for et par dage sørge for at få færdigskrevet referatet og lagt det op på wikien. I vedtægterne står der, at a lle kollektivgruppens beslutninger skal være tilgængelige for alle medlemmer i form af et mødereferat på wikien senest 2 uger efter et mødes afholdelse, men der er virkelig ingen grund til at vente så længe.
 * 3) Samtidig med, at du skriver referatet skal du også sørge for at opsamle eventuelle større beslutninger, der blev truffet på mødet, og indføre dem i kollektivgruppens beslutningsoversigt for at gøre det let at genfinde tidligere trufne beslutninger.
 * 4) Endvidere skal du, hvis der er relevante beslutninger, som fortjener medlemmernes bredere opmærksomhed, også skrive et indlæg til hjemmesiden om disse beslutninger, så der er øget transparens ifht. medlemmerne. Du kan læse mere om hvordan hjemmesiden fungerer [|i vores IT-guide].
 * 5) Endelig skal du oprette næste kollektivgruppemøde som side i wikien med dagsorden, tid og sted.