Bestyrelsesmøde+august+2017

Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear} Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i //kursiv// || //Jonas// ||
 * Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde august 2017 **
 * **Hvornår:** || Torsdag d. 10/8 klokken 18:00-21:00 ||
 * **Hvor:** || KPH, Enghavevej 80 C, 3. sal ||
 * **Kommer/ til stede:** || Magnus, //Eline, Marianne, Jonas// ||
 * **Afbud/ ikke til stede:** || Louise, //Irina, Julia// ||
 * **Mad:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Mødefacilitator:** || //Eline// ||
 * **Referent:**

=** DAGSORDEN ** = =1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)= Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Skrive noter fra det konstituerende møde i nyhed på hjemmeside. || Eline || //Det er ikke gjort - Eline foreslår at vi ikke gør det.// ||
 * Undersøg om vi kan være i det økologiske inspirationshus næste gang. || Jonas || Tjek. ||
 * I.f.t. næste møde er der en, som skriver ud, laver doodle, samler op. || Louise || Tjek - //Vi ønsker at gøre det endnu bedre næste gang. Det vil vi gøre ved at bede om emailadresse i doodlen, så vi kan skrive til dem, som har svaret på doodlen.// ||
 * Send link til vejledning til at oprette dagsordener til alle i bestyrelsen || Jonas || Tjek. Eline videresendte det, som jeg havde sendt. ||
 * Opdatere dagsordenskabelon || Jonas || Tjek. ||
 * Skrive nyhed til hjemmeside om beslutninger fra GF || Jonas || //Jonas har startet på den, men den er tung at skrive.// //Jonas sender det skrevne ud til alle i bestyrelsen. Alle bidrager, hvis de har noget at bidrage med.// ||
 * Medarbejdersignaturer. Oprette Charles og Karina, lukke Jonas Boye || Jonas || //Ikke gjort. Charles skal ikke oprettes. Jonathan skal oprettes. Marianne melder sig til at sætte sig ind i, hvordan Medarbejdersignatur virker.// ||

=2. Godkendelse af referat fra sidst= Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes. Bestyrelsesmøde med ØB, NV og YN tirsdag 13. juni 2017

//Vi synes der står for lidt. Der skal skrives mere ind. Men det er godkendt.// =3. Næste møde - tid og sted= Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

//Mandag den 28. august på KPH klokken 16:30-18:30. Så er der 30 min, hvor vi kan gå ud til vores arbejdsgrupper. // =4. Nye punkter= Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind. (hvad går punktet ud på?) ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min) || //Intet nyt under solen. Eline skriver til Irina med det samme. Det er vigtigt, at vi finder ud af, om vi har et sagsnummer, og hvem som er vores kontaktperson. Vi foreslår at ringe op til ERST og spørge til status. Irina skal vide, at Anders P. nok kan hjælpe.// || Jonas og Irina || Info + evt. diskussion || 15 || //Torsten og Martin har mødtes, og de har haft et godt møde. De har en klar rollefordeling. Torsten løser opgaver på det eksisterende system. Martin arbejder på ny frontend.// || Jonas || Info || 10 || //Vi foreslår at skrive det ind i et sæt retningslinjer, som ikke skal stå i kontrakten men være et tillæg. Følgende er relevant// //I.f.t. SYGDOM// //I.f.t. FERIE// //Jonas og Magnus har mødtes. Vi er rigtig langt, og forhåbentlig kan vi gå i luften allerede nu på onsdag. Her er link til wikien, hvor der står "alt" om MP i KBHFF.// //Der mangler:// //Magnus er sparringspartner på det. Ordnes senest på lørdag.// //Magnus ringer til Louise, og hører om kommunikationsgruppen er klar til på onsdag ift MP-opslag på fb.// || Joans || Info + evt. diskussion || 15 || For at hjælpe afdelingerne er der blevet udarbejdet en hygiejneplakat. Her er er link til tekstbeskrivelse af, hvad medlemmerne på vagt skal kunne og gøre, hvis der kommer kontrolbesøg fra myndighederne. Og her er filen:
 * ~ Nr. ||~ Titel og beskrivelse
 * A || **Selskabsform og -status**
 * B || **IT opgaver fra GF**
 * C || **Ansatte: ferie og sygdom**
 * //Det er vigtigt, at der er en person at kontakte. Oplagt at det er FK-kontaktpersonen.//
 * //Det er vigtigt, at man melder sig syg, ved en opringning, hvor man snakker med en levende person.//
 * //Det er vigtigt, at FK-kontakten melder til bogholderen, at der ikke skal udbetales for arbejde den pågældende dag.//
 * //Det er vigtigt, at bestyrelsen skriver ud til alle arbejdsgrupperne, at FK har meldt sig syg. Bestyrelsen skal påminde om, hvilke udfordringer det kan føre med sig. Den mail skal formuleres. Jonas og Magnus skriver den efter mødet i dag.//
 * // Det er vigtigt, at der er en frist. Fristen aftales med distributionsgruppen for ikke-sommerferie. For sommerferie er fristen to måneder før. //
 * // Vi ser gerne, at der ikke meldes mere end 5 ugers ferie per år. //
 * // Der må maks tages 3 sammenhængende uger. // || Jonas || Diskussion + beslutning || 15 ||
 * D || **MobilePay med QR-koder**
 * //Tjek op med Torsten, om vi bliver klar til på onsdag! (Jonas)//
 * //Skriv mails til arbejdsgrupper (Jonas)//
 * //Skriv nyhed til hjemmeside (Jonas)//
 * //Skriv tekster til vagtbeskrivelser (Jonas)//
 * E || **Hygiejneplakater til afdelignerne**

//Eline skriver til Louise og hører, om hun vil finde ud af, om de rykker på det i kommunikationsgruppen.// || Jonas || Info || 2 || //Magnus tager videre til distributionsgruppen, som allerede har det på dagsordenen. Desuden fik Jonathan at vide ved jobsamtalen, at det er vigtigt, at han deltager ved distributionsmøderne, og at det første han skal er at udarbejde en nødplan sammen med distributionsgruppen. Magnus fortæller gruppen, at vi i bestyrelsen meget gerne vil se dokumentet, når der er et færdigt udkast klar.// || Eline || Diskussion || 15 || Ang. Retros konkurs og eventuelle erfaringer, de kan give videre.
 * F || **Nødplan til fælleslagerdrift**
 * G || **Arrangere møde med folk fra Retro**

// Jonas giver kontaktoplysninger videre til Eline, som kontakter Jacob. // || Louise || Beslutning || 10 || //Hvad skal der ske nu?// //Alle læser dem til næste gang :) Magnus sender dem videre til forretningsudvalgsgruppen.// ||  ||   ||   || //Eline hører Amager, om de kan komme med der (19 personer). Eline ringer til sekretariatet og prøver at booke ekstra plads.// ||   ||   ||   ||
 * H || **Ny fælleskoordinator**
 * //Vi skal mødes og skrive under på kontrakten. I kontrakten skal 35 timer om måneden justeres op til 39.//
 * //Jonathan skal have overleveret viden om tjansen og opgaverne. Det blev aftalt på mødet, at Jonathan og Jonas mødes til en overleveringsdag på 3-4 timer. Distributionsgruppen og bestyrelsen inviteres med på sidelinjen, så viden om, de konkrete om onsdagen bliver delt. Jonas sender invitationen, når der er fundet en dato.//
 * //Vi foreslår at der i retningslinjerne for de ansatte (hvor der også skrives om forhold vedr. ferie og sygsdom) og skrives forventning opgavernes udførsel og prioritering.//
 * //Distributionsgruppens dokument vedr. FK-opgaverne skal deles med bestyrelsen. Denne kan bruges som udgangspunkt for retningslinjerne for FK.//
 * //Jonas deler med bestyrelsen den redigerbare version af kontrakten.//
 * //Har Jonathan fået fat på KBHFF telefonen?// ||  ||   ||   ||
 * I || **Raporter fra antropologistuderende**
 * J || **(Syd-)Koreanerbesøg**

Til info
Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||

Status fra arbejdsgrupperne
Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.
 * ~ Arbejdsgruppe ||~ Status ||
 * Distribution ||  ||
 * Indkøb ||  ||
 * Kommunikation ||  ||
 * Arrangement ||  ||

Opgaver
Her samles alle opgaver fra referatet.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * //Lave doodle og invitere AMA, VES og SYD// || //Louise?// ||
 * //Jonas har startet på nyhed om beslutninger fra GF, men den er tung at skrive. Jonas sender det skrevne ud til alle i bestyrelsen.// || //Jonas// ||
 * //Alle bidrager til nyheden om beslutningerne fra GF, som Jonas sender, hvis de har noget at bidrage med.// || //Alle// ||
 * //Få styr på digital medarbejdersignatur.// || //Marianne og Jonas// ||
 * //Skrive til Irina vedr. status på selskabsform og give Anders' kontaktoplysninger videre.// || //Eline// ||
 * //Skrive og oprette standardmail til at sende til de fælles arbejdsgrupper, når FK er syg.// || //Jonas og Magnus// ||
 * //Forfatte udkast til retningslinjer som tillæg til de ansattes kontrakter og gemme det på drevet.// || //?// ||
 * //MobilePay-slutspurt//
 * //Tjek op med Torsten, om vi bliver klar til på onsdag! (J)//
 * //Skriv mails til arbejdsgrupper (J)//
 * //Skriv nyhed til hjemmeside (J)//
 * //Skriv tekster til vagtbeskrivelser (J)//
 * //Tjek op med kommunikationsgruppen (M)//
 * //Sparring på det skrevne (M)// || //Jonas og Magnus// ||
 * //Skriv til Louise og høre om kommunikationsgruppen rykker på hygiejneplakaten.// || //Eline// ||
 * //Fortæl distributionsgruppen på deres næste møde at vi i bestyrelsen meget gerne vil se nødplanen for fælleslagerdrift, når der er et færdigt udkast klar.// || //Magnus// ||
 * //Send kontaktoplysnigner på Jacob fra retro til Eline.// || //Jonas// ||
 * //Del distributionsgruppens dokument vedr. FK-opgaverne med hele bestyrelsen.// || //Jonas// ||
 * //Hør Jonathan, om han har fået FK-telefonen og pin-koden.// || //Jonas// ||
 * //Læs rapporter fra antropologistuderende (louise har sendt dem)// || //Alle// ||
 * //Send rapporter fra antropologistuderende videre til forretningsplangruppen.// || //Magnus// ||
 * //Hør amager-afdelingen om vi kan have koreaner-besøg der.// || //Eline// ||

=Beslutninger =

Her skrives vigtige værdigmæssige principielle beslutninger. //FERIE//
 * ~ //Emnefelt// ||~ //Beslutning// ||
 * //Retningslinjer for ansatte ved sygdom og ferie// || //SYGDOM//
 * //Det er vigtigt, at der er en person at kontakte. Oplagt at det er FK-kontaktpersonen.//
 * //Det er vigtigt, at man melder sig syg, ved en opringning, hvor man snakker med en levende person.//
 * //Det er vigtigt, at FK-kontakten melder til bogholderen, at der ikke skal udbetales for arbejde den pågældende dag.//
 * //Det er vigtigt, at bestyrelsen skriver ud til alle arbejdsgrupperne, at FK har meldt sig syg. Bestyrelsen skal påminde om, hvilke udfordringer det kan føre med sig. Den mail skal formuleres. Jonas og Magnus skriver den efter mødet i dag.//
 * //Det er vigtigt, at der er en frist. Fristen aftales med distributionsgruppen for ikke-sommerferie. For sommerferie er fristen to måneder før.//
 * //Vi ser gerne, at der ikke meldes mere end 5 ugers ferie per år.//
 * //Der må maks tages 3 sammenhængende uger.// ||

=Punkter til kommende koordineringsmøde =

//Informere om ny FK (hvem?)//
//Informer om ansættelsesprocessen, ansøgerne, hvorfor Jonathan blev valgt m.v.//

//Informere om MobilePay (Jonas)//
//Hvorfor, hvordan gør man, hvem henvender man sig til med spørgsmål, m.v.//

//Informere om status på beslutninger fra GF (hvem?)//
//...// =Punkter til kommende bestyrelsesmøder =

=Punkter til kommende GF =
 * //Samle op på selskabsretslig status.//
 * //Samle op på retningslinjer for ansatte.//
 * //Samle op på rapporter fra studerende.//

//[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]//