Bestyrelsesmøde+d.+14.+maj

Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear} Sætter næste møde på wikien Og skriver referat direkte i dagsordenen i //kursiv// ||
 * Bestyrelsen > Bestyrelsesmøder > Bestyrelsesmøde [måned] [år] **
 * **Hvornår:** || Mandag d. 14. maj klokken 17:00-19:00 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, 3. sal ||
 * **Kommer/ til stede:** || Nika, Sarah, Roland, Alexander, Ole, Eline, Morten, Emilie ||
 * **Afbud/ ikke til stede:** || Julia og Connie ||
 * **Mad:** ||  ||
 * **Mødefacilitator:** ||  ||
 * **Referent:** || Morten

=** DAGSORDEN ** = =1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)= Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her. //[indsæt opgaver fra sidst og tilføj kolonne til højre med overskrifte status]// =2. Godkendelse af referat fra sidst= Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes. //[indsæt link til referat fra sidste møde]// =3. Næste møde - tid og sted= Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper) =4. Nye punkter= Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. De fleste nye punkter kommer oftest fra den, som har haft mailvagt, da det er på mailen, nye opgaver ofte kommer ind. (hvad går punktet ud på?) ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min) || //Vi er ansvarlige for indkaldelse til og facilitering af generalforsamlingen (GF),// //Vi er ansvarlige for at godkende betalinger som vores bogholder ligger ind i systemet. Dette gøres inde i Merkur Bank af de af bestyrelsen udnævnte kuvertgodkendere.// //Vi er ansvarlige for at administrere vores økonomi.// //Vi er arbejdsgivere for Carina (bogholder) og Jonathan (fælleskoordinator). Vi kommunikerer løbende med dem og evaluerer hvordan det går.// //Vi er ansvarlige for de løbende administrative opgaver som kommer ind. Især i forbindelse med formelle udmeldinger til fx Erhvervsstyrelsen og Fødevarestyrelsen.// //Vi skal på sigt overtage kommunikationen med COMPASS - lige nu bliver den kontakt varetaget af Eline og Louise fra den afgående bestyrelse.// //Vi skal håndtere eksterne henvendelser, typisk videresendt fra kommunikationsgruppen.// //Af konkrete processer som pt er i gang er de følgende af stor vigtighed:// //Døgnboksaftalen skal færdiggøres// //Wiki-situationen//
 * ~ Nr. ||~ Titel og beskrivelse
 * A || Introrunde ||  ||   || 10 min ||
 * B || Intro til bestyrelsens arbejde:

//Elines afsluttende bemærkning til den nye bestyrelse:// //Vær tilstede mange steder i KBHFF- husk at være opsøgende og lyt til evt. problemer rundt omkring i afdelingerne - arbejd for mere sammenhold i fællesskabet - fokusér på arbejdet i IT-gruppen.// || Eline ||  || 20 min || - officielle roller, med info fra Eline
 * C || Konstituering:

//Bestyrelsen har konstitueret sig således://

//Indkøbsgruppekontakt - Roland// //Distributionsgruppekontakt - Nika// //Kommunikationsgruppe - Emilie// //Udviklingsgruppekontakt - Morten// //IT og Wiki - vi afventer mødet i IT-gruppen d. 15. maj//

//Fælleskoordinator-kontaktperson: Nika//

//Bogholderkontakt og kuvertgodkender 1: Sarah//

//Kassér og kuvertgodkender 2: Morten//

//NEM-ID-admin: Morten//

//Forsknings- og specialekontakt: Roland & Emilie//

//Myndighedskontakten følger mail-tjansen. Nika starter ud med mailtjansen indtil næste bestyrelsesmøde.//

//I.f.m partner- og avlerkontakt: Avlerkontakten følger indkøbsgruppen og partnerkontakten bliver varetaget af Jonathan.//

//Formel forperson: Sarah//

//Talsperson: Emilie// //Praktikantkontakt: Nika// || Alle + Eline ||  || 20 min || - Kommunikation //Vi beslutter os for at bruge Loomio aktivt, så vi ikke ender med meget lange mailtråde.// - Beslutningsprocess //Vi kan træffe beslutninger på Loomio og til bestyrelsesmøder. Alle beslutninger skal træffes i konsensus.// - Suppleanternes rolle //Suppleanterne fungerer som back-up til bestyrelsen. Derfor skal de have mulighed for at være opdateret på bestyrelsens arbejde med henblik på hurtigt at kunne indgå aktivt i bestyrelsen, hvis der bliver brug for det// - Andet? ||  ||   || 10 min || - Mailliste - Adgang til mail - Profiler på Loomio + oprydning - KPH nøgler - Andet?
 * D || Interne arbejdsgange:
 * E || GF: opfølgning, inkl. referat og kontingent - //Punktet udskydes til næste bestyrelsesmøde d. 28. maj// ||  || Diskussion || 15 min ||
 * F || IT arbejdsgruppe medlemskab + IT update - //Punktet udskydes til næste bestyrelsesmøde d. 28. maj// ||  || Diskussion || 15 min ||
 * G || Admin:

//Sarah varetager punktet og står for at give os alle adgang til relevante sider/mails// ||  ||   || 10 min || //Nika har mailtjansen til næste møde// ||  ||   || 5 min ||
 * H || Mailtjans til næste møde
 * I || Næste møde

//Næste møde bliver umiddelbart før næste koordineringsmøde d. 28. maj - kl 17-19// ||  ||   || 5 min || =5. Eventuelt= Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.
 * J ||  ||   ||   ||   ||
 * K ||  ||   ||   ||   ||
 * L ||  ||   ||   ||   ||

Til info
Her skrives beskeder til info, som ikke behøver at blive vendt på mødet, som er gode for alle at være orienteret om.

Hvad er der sket på bestyrelse@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||

Status fra arbejdsgrupperne
Arbejdsgruppekontaktpersonerne skriver en kort status fra arbejdsgrupperne. Er der emner, som er vigtige at vende på mødes, skal det skrive på som et punkt under 4. Nye Punkter.
 * ~ Arbejdsgruppe ||~ Status ||
 * Distribution ||  ||
 * Indkøb ||  ||
 * Kommunikation ||  ||
 * Arrangement ||  ||

Opgaver
Her samles alle opgaver fra referatet. - Mailliste - Adgang til mail - Profiler på Loomio + oprydning - KPH nøgler - Andet? || Sarah ||
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Admin:
 * Mailtjans til næste møde || Nika ||
 * Vi skal tænke over hvordan vi håndterer IT-spørgsmålet || Alle ||

=Beslutninger =

Her skrives vigtige værdimæssige principielle beslutninger.
 * ~ Emnefelt ||~ Beslutning ||

=Punkter til kommende koordineringsmøde =

//[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]//

//[Overskrift]//
//[beskrivelse]// =Punkter til kommende bestyrelsesmøder =

GF: opfølgning, inkl. referat og kontingent

IT arbejdsgruppe medlemskab + IT update =Punkter til kommende GF =

//[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]//