Tjekliste+til+afholdelse+af+medlemsmøder+og+generalforsamlinger

Forberedelse

 * Dato for medlemsmøde / generalforsamling annonceres på hjemmeside / et koordineringsmøde, så snart bestyrelsen har fastlagt datoen.
 * Bestyrelsen nedsætter en arbejdsgruppe, der er tovholdere på mødet og som sørger at finde og booke et passende sted, afklare mødets omfang og dagsorden.
 * Arbejdsgruppen finder koordinatorer til de vigtigste opgaver:
 * Vagtplanskoordinator (opretter vagtplan og er tilstede hele dagen)
 * Nøgleansvarlig (kontaktperson til sted)
 * Facilitatorer (ordstyrer på selve mødet)
 * Referent
 * IT-ansvalig (tjekker udstyr, medbringer pc og står for projektor mm.)
 * Og hvis der er fest/fællesspisning bagefter:
 * Kok
 * Oppyntningansvarlig
 * Oprydningskoordinator
 * Indkøbsansvarlig

**Før mødet**
bestyrelsesmøde mindst 1 måned før mødet || Dagsordenen skal indeholde en motivation samt centrale, indledende spørgsmål til diskussion. ||  || Mindst 1 måned før mødet ||
 * Udført/ej || Arbejdsopgaver eller praktiske foranstaltninger || Ansvarlig person || Tidspunkt/deadline ||
 * v/(v)/- || **Logistik/ramme** ||  ||   ||
 * || Lokale og nøgler ||  ||   ||
 * || Dato og tidspunkt ||  ||   ||
 * || Tjek faciliteter på stedet (køkken, projektor, inventar) ||  ||   ||
 * || Finde frivillige / oprette vagtplan ||  ||   ||
 * || Find/ kontakt frivillig kok ||  ||   ||
 * || Find facilitatorer ||  ||   ||
 * || Find referent ||  ||   ||
 * || Oprette wiki m tilmeldinger + arbejdstjanser +vagtskema ||  ||   ||
 * || **Mødets indhold** ||  ||   ||
 * || Beslutte og forberede dagsorden ||  || Besluttes på
 * || Beslutte og forberede dagsorden ||  || Besluttes på
 * || Indsamle præsentationer og materialer fra arbejdsgrupper, der har punkter på dagsordenen ||  || Mindst 1 måned før mødet ||
 * || Udarbejde samlet powerpoint m. dagsordenen og præsentationer ||  ||   ||
 * || Briefe facilitator og evt. referent på mødets indhold, særlige opmærksomhedspunkter mm. ||  ||   ||
 * || **Kommunikation** ||  ||   ||
 * || Skrive mødeindkaldelse m tid og sted, dagsorden samt alt relevante materiale for de beslutninger, der er på dagsordenen
 * || Skrive mødeindkaldelse m tid og sted, dagsorden samt alt relevante materiale for de beslutninger, der er på dagsordenen
 * || Sende mødeindkaldelse ud med nyhedsbrev til alle medlemmer ||  || mindst én måned før mødet ||
 * || Lægge mødeindkaldelse på hjemmeside og Facebook-side ||  || – mindst én måned før mødet ||
 * || Lave flyer om møde til at lægge i ugens pose ||  || – mindst 2 uger før mødet ||
 * || Sende separat opfordring til de enkelte lokalafdelinger om holde lokale "høringer" om emnerne på dagsordenen, så lokalafdelingerne har mulighed for at diskutere og afklare mulige problemstillinger, som bestyrelsen kan tage højde for.

Bestyrelsen opfordrer lokalafdelingerne til at diskutere med medlemmerne, enten:
 * ved et egentligt medlemsmøde i lokalafdelingen
 * ved at lokalafdelingen/butiksgruppen stiller sig op en onsdag og høre medlemmerne om de har en holdning eller idéer til punkterne på dagsordenen.
 * eller ved en anden måde, der fungerer i den pågældende lokalafdeling ||  || mindst én måned før mødet ||
 * || Samle op på tilbagemeldinger, kommentarer og forslag fra lokalafdelingerne ||  || Senest 1 uge før mødet. ||
 * || **Mad:** ||  ||   ||
 * || Planlægning af menu - udsende til frivillige i køkkenet ||  ||   ||
 * || Indkøb mad til middag og planlægning ||  ||   ||
 * || Indkøb øl/vin ||  ||   ||
 * || Indkøb most/vand ||  ||   ||
 * || Indkøb frugt ||  ||   ||
 * || Indkøb til the og kaffe ||  ||   ||
 * || Særlig bordpynt ||  ||   ||
 * || Blomster, lys, servietter mm ||  ||   ||
 * || Blomster, lys, servietter mm ||  ||   ||

MØDELOKALE 1) Opstilling af borde og stole og udstyr, 2-3 personer 2) Oppyntning, 1-2 personer 3) Vejvisere sættes op, 1 person
 * Til selve mødet – ****Tjanser**

KØKKEN - HUSK TIDSOVERLAP mellem vagterne 1) Tidligt hold, Madlavning 5-6 personer i køkkenet, 3-4 timer før 2) Sent hold, Madlavning og opvask, 5-6 personer 3) The og kaffebrygger, 1 person, 1 time før start 4) Kok, gennemgående

OPRYDNING 1) Sen vagt, 4-5 personer til oprydning og rengøring, 2 timer efter arrangementets afslutning.

**Efter mødet**

 * Udført/ej || Arbejdsopgaver eller praktiske foranstaltninger || Ansvarlig person || Tidspunkt/deadline ||
 * || Lægge referat på wikien ||  || Senest 1 uge efter mødet ||
 * || Lægge referat på hjemmesiden ||  || Senest 1 uge efter mødet ||