Distributionsmøde+september+2016

Tilbage til Distributionsgruppen
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 - 19:00 mandag den 26. september 2016 med efterfølgende fællesspisning og Koordineringsmøde ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects, Enghavevej 80, 2450 KBH SV, 3. sal ||
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Charles(NV; går kl.19), Morten (YN), Therese (chauffør ØB), Thomas (Chauffør VES), Mette (chauffør NV) + 1, Lillian (Chauffør AMA), Knud (Chauffør AMA), Kathrin (Chauffør VES), Pernille (Ø), Annegrete (Ø), Liv (AMA), Anders (bestyrelsen), Marianne(NV)) Jarl Asger (SYD), katrine Pram (Frb) ||
 * **Afbud:** || Kasper (NB) Barn syg, ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Jonas til at starte med, derefter Morten. ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Liv (skrevet i //kursiv//) ||

=** DAGSORDEN ** =

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Send link til dokument om sommerferieerfaring til alle afdelinger || Jonas || Tjek. ||
 * Standardbeskrivelse af procedure for besøg af fødevarestyrelsen || Liv || Tjek. Kan findes på drevet ||
 * Sende mail til chauffører og invitere dem til næste distributionsgruppemøde || Jonas || Tjek ||
 * Finde alt frem om forslag om teamstruktur for chaufførerne || Jonas || Tjek. Det er sendt per mail. ||
 * Opfordre intro-grupper til at melde medlemmer ind på fælleslager, og få evt. en fælleslagervagt til at deltage på intromødet || Alle || //Skydes til snak om chauffører// ||
 * Deler sin evaluering af speciale-oplæg || Jonas || Tjek. ||
 * Snak med Torsten om mulighed for at få sms-påmindelser om køb af poser + mulighed for at trække liste over medlemmer, der har tilmeldt sig nyhedsbrev || Jonas || Det er skrevet til Torsten. Og han vil kigge på det. ||
 * Fortsat arbejde med at få Vesterbro-afdelingen på plads || Jarl Asger, Marianne, Annegrethe || //Skydes til snak om Vesterbro// ||

**2. Godkendelse af referat fra sidst** Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes. Her er link til referatet fra sidst.

//Godkendt//

3. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre fælles arbejdsgrupper) //Afholdes d. 26. oktober.//

4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Chaufførerne er inviteret til at være med til at løse problemet med de mange uger uden chauffører. Helt kort: det koster 400 kr for en onsdag med chauffører, og det koster 2.500 kr for en onsdag uden chauffører. Vi har alt for mange onsdage uden chauffører, hvad gør vi?
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Chauffører**

//Vi starter med en præsentationsrunde af alle tilstedeværende for at sætte ansigt på chauffører og distributionsgruppemedlemmer.// //Herefter præsenterer Jonas motivationen for at indkalde til mødet: at KBHFF lige nu bruger flere penge på at få fragtfirmaer ind, end hvad der er budgetteret med. Mødet skal derfor bruges til at finde ud, hvordan vi bedst får mere rutine i med at få dækket chaufførtimerne.//

//Der bliver stillet forslag om, at der bliver lagt fast skema i stil med en team-struktur, hvor chaufførerne har vagt hver sjette uge, og så ved siden af det have et tilkalde-team, der kan træde til ved afbud.//

//Et andet forslag er at der kommer fast påmindelse om at skrive sig på tre vagter inden for en kommende 18 ugers periode, hvor man selv vælger hvilke datoer man kan.//

//Vi beslutter, at vi som udgangspunkt kører videre med den struktur, der eksisterer nu, hvor chaufførerne selv melder sig på, men i en mere struktureret form end nu. Vi vil forsøge med en struktur på følgende vis:// //- En koordinator sender en påmindelsesmail ud// //- Efter en uge skal chaufførerne have meldt sig på vagter// //- Herefter har koordinatoren en uge til at få styr på vagtplanen og præsentere den for chaufførerne// //- Efter de fjorten dage fra påmindelsesmailen bliver sendt ud til både chauffører og koordinator har været inde over starter en 18 ugers periode med mere eller mindre fastlagt skema, men med mulighed for intern vagtbytte.//

//Therese fra Østerbro vil tage sig af at opdatere vagtbeskrivelser, hvilket blandt andet betyder sammenlægning af rutebeskrivelse og tjans-beskrivelse, anbefaling om at man finder en fast køremakker, at chaufførerne kontakter emballagevagten på Fensmark-ruten dagen inden for at påminde om afhentning og jævnligt holde øje med vagtplanen, så man kan træde til.//

//Therese melder sig desuden til at give overdragelse til en kommende koordinator//

//Jonas kontakter LetsGo om mulighederne for at kunne give kurser eller andre gode til chaufførerne. Vi snakker desuden om mulighed for en årlig eller halvårlig komsammen for chauffører og medhjælpere til at styrke deres fællesskab.//

//Jonas tager sig af at sætte et IT-system op, hvor chaufførerne kan melde tilbage på datoer direkte i mailen.// || Jonas || Diskussion || 40-60 || Her er et google docs med forskellige emner, som vi kan tage op. Skriv gerne flere på. Er alle teamlinks/tovholdere/koordinatorer blevet informeret om tid og sted?
 * B || **Avlermøde - distributions spor om teamlinks**

//Kan tages som hjemme opgave og samles// || Jonas || Spørgsmål + handling ||  || Skriv også gerne flere emner til denne del i dette google docs. Jeg stiller gerne op og præsenterer det hele. Men jeg ser også meget gerne, at vi er flere, så vi kommer til at fremstå som en gruppe på mødet og ikke bare mig alene. || Jonas || info || 2 || 1) ekstra kassevogn på Fensmarkgade 2) kassevogne på el og med køl 3) bedre ordning for langture 4) tættere markedsføringssamarbejde
 * C || **Avlermøde - fælles del med indkøb**
 * D || **Opsamling på møde med Letsgo**

Ad 1: Letsgo har allerede to kassevogne på Fensmarkgade. De havde bare glemt at frigive den ene ved en fejl. Fensmarkgade er nu booket året ud. Ad 2: Letsgo vil gerne installere strømudtag i alle varerum i alle kassevognene, så vi kan sætte evt. køleudstyr til, hvis/når vi vil starte kølekæde. Vi skal svare på, hvor meget strøm det vil trække. Og vi skal svare på, hvor meget vi kan bidrage med i investeringen. Det tager ikke lang tid at installere, men de gør det først, når vi siger, at vi er klar. Kassevogne på el er på vej. Københavns Delebiler holder et arrangement for medlemmerne til foråret, som skal handle om den nyeste viden inden for el-bil-teknologi. Vi er inviteret med. Og de spørger, om vi kan holde det på en gård, som vi finder. Det er oplagt at deltage i, hvis vi vil presse på for at få kassevogne på el og ellers bare samarbejde tættere, eller også bare hvis vi vil blive lidt klogere på el-biler og deres bæredygtighed ift. biler med forbrændingsmotorer. Ad 3: Vi har fået et tilbudt rabat på alle kørte kilometer (både på langture og onsdagskørsler i byen), hvis vi forpligtiger os på at bruge Letsgo til alle langture. Det er sendt til bogholderen, for at høre om han vil regne på, hvor meget det kan spare os. Ad 4: Vil vi have noget i Letsgo's nyhedsbrev, kan vi sende det til dem, så vurderer de, om det er relevant for deres medlemmer. Og de vurderer, om det skal i et nyhedsbrev for medlemmer af Københavns Delebiler eller i et for medlemmer af Letsgo, som bor i København (det er stort set de samme, men det er to forskelige nyhedsbreve).

//Punktet kan tages som hjemmelæsning// || Jonas || info || 5 || Jeg vil foreslå, at vi laver et udviklingsmøde i december, hvor vi sætter fokus på indgangen til KBHFF. Vi har mange indmeldelser men stadigvæk faldende salgstal. Det må betyde, at vi har svært ved at holde fast på medlemmerne. Vi har snart mange gange, synes jeg, konkluderet på diverse fællesmøder og fyraftensølsnakke og lignede, at en bedre indgang til foreningen kan give en bedre fastholdelse. Vi har forsøgt med en introkoordinator. Jeg synes, vi skal gøre endnu et forsøg på at få gjort introduktionen for nye endnu bedre. Der er mange forskellige måder at blive medlem på i de forskellige afdelinger. Kan det ikke harmoniseres, ved at samle de bedste erfaringer fra alle afdelingerne? Letsgo har mange års erfaring med indmeldelse i deres organisation, vi kunne invitere dem og fortælle om deres forskellige forsøg med introduktionsmøder og online tilmelding m.v. Kommunikationsgruppen har fået skabt adgang til vores gamle Google Analytics konto. Det betyder, at vi også kan trække mange års statistik ud, som kan fortælle om, hvor folk klikker og læser, når de besøger kbhff.dk. Det er oplagt at kigge på. Med ny håndbog kommer der også infomateriale til introduktionsmøderne, som kan bruges til at illustrere, hvad KBHFF er, og hvilke opgaver man kan tage i foreningen. Derfor er vi på mange måder allerede ved at forbedre introduktionen. Lad os bruge vinteren til at udvikle foreningen og holde udviklingsmøde om bedre indgang til KBHFF og så lige toppe det med lidt æbleskiver og gløg.
 * E || **Nemmere indgang til KBHFF (fra sidst)**

//Præsenteres på koordineringsmødet// || Jonas || Beslutning || 5 || Da jeg var inviteret som FK og ingen andre fra distributionsgruppen svarede på, om de kunne deltage, bad jeg om, at rykke mødet til et tidpunkt, hvor medlemmer fra distributionsgruppen kan deltage. Det endte med, at jeg deltog på den første del at bestyrelsesmødet som FK. Jeg har sendt alle kommentarer fra mailtråden om engrosaftalen til bestyrelsen. Da der primært var bekymringer i mailtråden, anbefalede jeg bestyrelsen ikke at træffe beslutning om, at lade Distributionsgruppen overtage KBHFF Engros opgaver. Samtidig gjorde jeg det klart, at der muligvis kan opstå konflikt, hvis generealforsamlingens beslutning om at KBHFF Engros skal være et datterselskab af KBHFF også skal betyde, at KBHFF skal stille med frivillige til KBHFF Engros. Jeg deltog ikke på den anden del af mødet, hvor KBHFF Engros mødtes med bestyrelsen.
 * E || **Opsamling på bestyrelse-Engros-Distribution-møde**

//Skydes til næste møde// || Jonas || diskussion || ? || Tjek den ud. Se wiki'erne for chauffører og fælleslageret også :)
 * F || **Ny wiki for distribution**

//Punktet skal tages som hjemmelæsning// || Jonas || info || 1 || Webgruppen, under kommunikationsgruppen, spørger om der kan findes en kontaktperson per afdeling ift. indhold på hjemmeside og wiki. De vil gerne hjælpe med at holde det hele up to date og give forslag til forbedringer til afdelingerne, men de vil ikke ændre i noget, uden at have et ok fra afdelingerne. Jeg vil foreslå, at alle afdelinger finder sådan en kontaktperson, og beder dem angive det i deres teamoversigter, så webgruppen kan se, hvem der er kontaktpersonen.
 * G || **Kontaktperson for kommunikation (fra sidst) **

 //Skydes til næste møde// || Jonas || beslutning || 3 || Christian fra Vesterbro har bedt distribution om at skabe plads på fælleslageret til Fejø-most igen i år. Argumentet er, at bestyrelsen har godkendt det. Bestyrelsen mener kun at have godkendt de økonomiske forhold i det. Den praktiske del skal vendes i distributionsgruppen. Det er muligt at opbevare mosten på lageret, da vi har en ekstra palles plads. Det betyder til gengæld, at vi ikke kan være fleksible i den tid, vi har mosten - Fælleslageret vil være fyldt helt op. Vi har en hylde til rapsolie. Der kan være tre-fire kasser, det er den plads vi har tilbage. En anden side af sagen er, at det er frustrerende, at vi så længe har bedt Vesterbro om at bidrage til det fælles uden, at der sker noget, og nu beder Vesterbro så det fælles om at arbejde for dem. Hvis vi skal følge vores håndsrækningsprocedure, så skal Vesterbro sættes på pause, til de kan stille med repræsentanter i det fælles. Det er ikke i nogens interesse at lukke Vesterbro midlertidigt. Derfor synes jeg, det er et emne vi skal tage op på koordineringsmødet og bede bestyrelsen involvere sig i.
 * H || **Fejø-most og Vesterbro**

//Vi beslutter at holde vores næste distributionsgruppemøde onsdag d. 26. oktober i Vesterbros afdeling.// //Vi vil invitere Vesterbros butiksgruppe med til mødet, så de dels kan se, hvad det er Distributionsgruppen laver, dels for at vende med dem direkte, hvordan vi sikrer os, at afdelingen stiller med repræsentanter til distributionsgruppen og fælleslageret.// //Vi vil gerne have et handlingsforløb på plads med afdelingen, så de er klar over konsekvenserne af deres manglende tilstedeværelse i det fælles// || Jonas || diskussion || 5 ||
 * I ||  ||   ||   ||   ||
 * J ||  ||   ||   ||   ||

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5 min)
Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.

//Punktet bliver taget som hjemmelæsning//


 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Køb af kålhoveder til frementeringsworkshop hos NB || Nørrebro har ønsket at købe kål til en workshop. De er blevet anbefalet at tage kontakt til KBHFF Engros. ||
 * Øko-dokumentationspapirer || Indkøbsgruppen har spurgt til øko-dokumentationspapirer skal opbevares. Vi har aftalt hos distribution, fordi fælleslageret skal fremvise dem ved kontrolbesøg. Der er oprettet en mappe på distributions drevet. ||
 * Nye bankbokssedler og poser er bestilt || Vi er løbet tør, så der er bestilt nye bankbokssedler og -poser.. ||
 * Nye ruter aftalt med Vesterbro || Modtagelauget på Vesterbro er med på, at vi flytter rundt, så Vesterbro er sidst på enghavepladsruten, hvilket betyder, at de får senere leveringer, og at emballage hentes efter varelevering - og derved ikke længere før varelevering. ||
 * Vesterbro på røven || Vesterbro har skrevet i uge 35, at de var på røven, fordi de ikke havde udfyldt det nye løssalgsbestillingsark rigtigt, og derved ikke modtog løssalgsposer til fællesspisning. Indkøberne havde ellers været i telefonisk kontakt med Vesterbro løssalgsansvarlige for at høre, om det kunne være korrekt, at de ikke skulle have løssalgsposer. Vesterbro spurgte om vi kunne sende nogle ekstra grøntsager. De blev anbefalet at aftale noget med afdelinger, men mange ekstra poser. ||
 * Spørgsmål om nyt løssalgsbestillingsark || Vesterbro stille spørgsmål til det nye løssalgsbestillingsark, fordi de ikke forstår det. ||
 * Tre nye chauffører fra Nordvest || Nordvest er for vilde. ||
 * Tomater i IFCO-kasser || Vi fik flere henvendelser (ikke på mail men fra medlemmer jeg mødte i afdelingerne og modtage- og pakkevagter) om tomater, der var maste. Vi frasorterede en del på fælleslageret, og der er sikkert flere mast under transporten til afdelingerne. Papkasserne holder ikke til tomater, derfor har vi givet Bakkegården lave ifco-kasser til at levere i. Det er en succes, og alle er glade, og langt færre tomater var mast ved næste levering. ||
 * Stofposemailen || Mails skrevet til stofposer@kbhff.dk er ikke blevet besvaret. Jeg har nu lukket brugeren stofposer@kbhff.dk og gjort mailadressen til et alias for distribution@kbhff.dk. Bl.a. har Jeanne fra Agenda 21/Klimarådet i Næstved Kommune spurgt til, hvor vores stofposer syet. Hun har fået svar. Og stofposegruppens gamle wiki er opdateret med hensyn til links til mail. ||
 * Andre øjne på letsgo dagsorden || Anders J., Liv og Kirsten BL har hjulpet mig med at udforme en dagsorden for møde med Letsgo. Jf. punkt 4.D ||
 * Urban Trail || Vi blev kontaktet af Urban Trail, som ville købe æbler. Urban Trail er et kultur-event-løb, som blev løbet søndag 25. september. Æblet skulle i en goodie bag til løberne. Vi kunne få lov til at komme en KBHFF flyer i poserne sammen med æblet. Bestyrelsen sagde god for det, og jeg fik lavet og trykt flyer'ne og aftalt æblekøb med Bellingehus. ||

Statistics of last month:

There were 100 active conversations with a total of 400 messages

Message count by label:

Bestyrelse: 7

Betalinger: 6

Chauffører: 43

Distributionsgruppen: 81

Emballage: 8

Engros: 7

Erfaringsdeling: 0

Fragtfirma: 6

FÆST: 4

FÆST/Feedback: 0

FÆST/Koordinering: 35

Fødevaremyndighed: 4

Før 2015: 0

Henv. afdelinger: 59

Håndsrækning: 0

Indkøb feedback: 0

INTRO: 0

IT: 0

KPH: 7

LetsGo: 25

Nye afdelinger: 8

Papirsposer: 9

Samarbejder: 38

Stofposer: 5

Tværgående koordinering: 71

Tværgående koordinering/Avlermøde: 13

Please Note!

1)duplets can occur as some threads have more than one label

2) threads without label has not been counted

6. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.

//<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punktet tages som hjemmelæsning //

Vi ligger nogenlunde stabilt på omkring 45 poser + 25 frugtposer om ugen. ||  ||
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Her går det fint. Onsdag d. 21. september inviterede team-links, madhold og butiksgruppe til reception med tapas og velkomstdrink. Mange blev hængende lidt ekstra i butikken den dag og havde en hyggelig snak. Vi har fået fast adgang til køkken igen, hvilket giver os en stor fleksibiliet til at kunne holde fællesspisninger. Det håber vi derfor på at kunne gøre månedligt resten af året. Vi har desværre stadig et hængeparti med at få etableret kontakt med alle de overførte medlemmer fra Islands Brygge, men der bliver arbejdet på det.
 * **Sydhavnen** ||  ||   ||
 * **Valby** ||  ||   ||
 * **Vesterbro** ||  ||   ||
 * **Frederiksberg** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || oktober mdr 'vanløse deler frugten' - ligner en succes allerede (hvis ikke alle æbler når at falde inden...) teams ok, nogle lidt underbemandede, men ingen som pt er alarmerende. der er stadig gennemstrømning af medlemmer, med stor glæde for alle når nye kommer med :) ||  ||
 * **Østerbro** || Trods velbesgte intromøder og en lind strøm af nye medlemmer er posesalget ikke stigende. Medlemslisten gennemgås for at sikre, at alle har en tjans og dermed bidrager, og oplever sig selv om en del af fællesskabet. ||  ||
 * **Nørrebro** || Det går nogenlunde med butikken. Der er taget initiavit fra butiksgruppens side at strømligne intromøder. Vi har haft besøg af fødevarekontrollen og vi har fået en glad smiley. 2 af teams kører optimalt, der arbejdes konstruktivt med de sidste 2. ||  ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  ||   ||
 * **Nordvest** || Paradoksalt stiger det ugentlige antal poser ikke i takt med antallet af nyindmeldte medlemmer. Team strukturen er nu veletableret og bidrager stærkt til en driftsikker afvikling om onsdagen. Fokuseret hvervning tilfællesopgaverne fortsætter. ||  ||
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** ||  ||   ||
 * **Fælleslageret** ||  ||   ||

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">7. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne. ...

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">8. Opgaver
= = = = =<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punkter til koordineringsmøde =
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Følge op på s nak med Torsten om mulighed for at få sms-påmindelser om køb af poser + mulighed for at trække liste over medlemmer, der har tilmeldt sig nyhedsbrev. || Jonas ||
 * Samle op på standardbeskrivelse i forhold til procedure ved besøg fra Fødevarestyrelsen || Liv ||
 * Opdatere chauffør-vagtbeskrivelser || Therese fra Østerbro ||
 * Snakke med LetsGo om muligheder for kurser og netværk for chauffører || Jonas ||
 * Sætte IT-system op for at chauffører kan tilbage på vagtplan || Jonas ||
 * Skrive nyhed til hjemmesiden om hvervning af chaufførkoordinator(er) || Kathrine ||
 * Skrive til Vesterbros butiksgruppe om næste møde || Liv ||
 * Sætte sig ind i Engros's forretningsplan + læse op på referater fra generalforsamling om beslutning + tidligere referater || ALLE ||

=<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punkter til kommende møder =