Bestyrelsesmøde+tirsdag+17.+januar+2016+kl+18-21


 * **Hvornår:** || d. 17/1-2017 kl. 18:00 - 21:00 ||
 * **Hvor:** || Folkets Hus, Stengade 50, 2200 Kbh N ||
 * **Kommer:** || Danielle, Anders, Nina, John, Shurjeel ||
 * **Afbud:** || Anna, Maja ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** ||  ||

Herunder: Beslutte om vi vil give rejseref. til aktive medlemmer og fritage dem fra arbejdspligt. - Det giver vi ikke lov til. - Nina fortæller at vi støtter deres projekt og vi gerne vil gøre reklame for deres projekt. || Maja & Nina || - Kontingent - Status fra arbejdsgrupperne - Arbejdsgruppe om persondatalovforordningen || Alle ||
 * Referat: **
 * **Nr.** || **Indhold** || **Person** ||
 * 1. || **Det fælles bedste - vores engagement?**
 * 2. || **Forberedelse af generalforsamling** (med udgangspunkt i referatet fra sidste møde, punkt 1)
 * 3. || **Hilse på vores nye bogholder Karina Christensen**

Forventningsafstemning og opstart: God introduktion fra Jonas B i november og december. Karina vil gerne forenkle regnskabet og gøre det mindre sårbart for ændringer i Excel. Der er bl.a. sket nogle fejl ift. betalinger af leverandører. Karina overvejer at udarbejde regnskab i programmet Economics i stedet for at mindske sårbarheden. Det er tilgængeligt online, brugervenligt og billigt i drift. Det drøftes om kassemester-arket vil kunne overføres til Economics. Det vil ikke umiddelbart være muligt. Men måske kassemester-arkene kan gøres mere brugervenlige. Bestyrelsen godkender at Karina anvender Economics. Med Economics vil Karina kunne afrapportere månedsvis til bestyrelsen omkring indtægter og udgifter.

Vedr. GF 2017: Fremlæggelse af regnskab 2016 og budget for 2017 blev drøftet og Jonas Gs forslag om en mere pædagogisk fremstilling af budget og regnskab (sendt til Danielle på mail d. 5. december). Karina kigger på Jonas Gs forslag og vurderer om det giver mening for hende. Karina deltager på et bestyrelsesmøde igen inden GF mhp. forberedelse af GF 2017. Og ellers ad hoc efter behov. Shurjeel varetager den løbende kontakt til Karina.

Arbejdstid: Karina har i december haft et højere timetal end de aftalte pga. overlevering og opstart. || Alle || Anders vil undersøge muligheden med Jonas som snakker med Torsten for at sætte systemet op til udenlandske kort. || Anders || (næste møde) || Alle || - Anders tager med til et møde ||  || Vi kan pt. ikke opbevare kød. Vi at blevet enige om at Nina vil videreformidle kontakten og opfordre kommunikationsgruppen til at lægge det på hjemmesiden. ||  || Shurjeel har viden om forordningen og vil gerne informere bestyrelsen om det. Men har behov for yderligere hjælp til at understøtte en indsats omkring det. Loven træder i kraft 25. maj 2018 og indebærer: en beskrivelse af processer, 72-timers beredskabsplan, klassificering af data, hvem der har adgang til data, hvad de skal bruge dem til og hvornår de tilgår dem. Bestyrelsen foreslår at det bringes op på GF mhp. at få frivillige til at deltage i en arbejdsgruppe. || Mail fra Jonas || Intet nyt ||  ||
 * 4. || **Opfølgning på tidligere snak om indsats for mere salg** (se referat fra d. 1. november og Johns mail fra d. 17. november) (**Shurjeel** tager med til [|møde om hvordan vi fastholder medlemmer] og giver os en update derfra under punktet). || Danielle, Shurjeel, John, ? ||
 * 5. || **Betaling med udenlandske kort i medlemssystemet.**
 * 6. || **Hvordan rekrutterer vi folk til ad hoc-opgaver?**
 * 7. || **KBHFF-butik i Jægersborggade**
 * 8. || **Mail fra Indkøbsgruppen d. 6. december om kød-koncept**
 * 9. || **Ny persondataforordning**
 * 10. || **Engros-update**
 * 11. || **Status på Frivilligkoordinator Jonas' arbejde**

Afrapportering på tidsanvendelse behøver kun at ske i det omfang Jonas selv syntes det giver mening. Praktikant Louise stopper og en anden praktikant vil gerne overtage men forudsætter, at der kan bevilliges flere timer til Frivilligkoordinatoren. Bestyrelsen har drøftet muligheden for midlertidig bevilling af ekstra timer til Jonas baseret på hvor meget disponibel økonomi i budgettet for 2016. John tager kontakt til Karina mhp. at afdække evt. overskydende økonomiske midler. Såfremt der er overskydende midler vil bestyrelsen gerne bevillige ekstra timer svarende til 1 måneds timer (ca. 28 timer) som en engangsydelse forudsat at der indenfor det timeantal kan ansættes og oplæres en praktikant. ||  || 12. **Eggplant:** Det har for John ikke været muligt at få fat i Alexander. Og få et svar omkring hvor langt de er. John og Shurjeel forsøger at kontakte de andre i arbejdsgruppen.

Punkter til næste dagsorden 1. Eggplant. 2. Generalforsamling. - Deadlines for udmeldinger til medlemmerne. 3. Hvordan rekrutterer vi folk til ad hoc-opgaver? 4.