Kollektivgruppemøde+d.+7-2-2012


 * ** Hvornår: ** || Tirsdag d. 7. februar kl. 19.30 - 21.30 ||
 * ** Hvor: ** || Hos Ydre Nørrebro, Odinsgade 4, st. ||
 * ** Kommer: ** || Anne, Kim, Marie Louise, Carsten, Sofie, Andreas, Mia, Mette, Helle, Mathilde, Bryn, Doro, Marianne, Janus ||
 * ** Afbud: ** || lydia, Nina, Mads ||
 * ** Snacks: ** ||  ||
 * ** Ordstyrer: ** || Marie Louise ||
 * ** Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien: ** || Mette ||


 * Dagsorden: **


 * FASTE PUNKTER **
 * 1. Nyt fra grupperne **

**Vesterbro**: Har holdt fødselsdag :D

**Vanløse:** Går ok, men er lige i underkanten med folk. Vi skal snart have medlemsmøde. Her vil vi snakke rekruttering af nye medlemmer og forhåbentlig få flere til at tage vagter og gå ind i arbejdsgrupper. Pt. har vi ingen i kommunikationsgruppen (så vidt jeg ved). Det er usikkert om vi sender nogen til butiksgruppeworkshoppen desværre. Vi er stadig ikke startet med forsøget med det nye betalingssystem. Måske sker det på et tidspunkt - lige nu afventer vi instrukser.

**Nørrebro:** Går godt. Et par nye gode medlemer af butiksgruppen. Vi skal have arbejdslørdag i kafa-x på Lørdag og er stadig glade for vores fællesspisning og udsigten til endnu flere gode fælles sociale aktiviteter i økocafeén på nørrebrogade. Har netop organiseret at vi sender en representant til kommunikationsgruppen, så vidt muligt til hver møde.

**Nordvest**:

**Østerbro:** dejligt. Forbereder fællesspisning d. 1. marts.

**Amager:** Har lukket afhentningsstedet på Backersvej pga. manglende tilslutning, og har overflyttet de ca. 50 medlemmer til Amager Fælled Skole. Holder lokalafdelingsmøde onsdag aften, bl.a. med et oplæg til at gå over til en team-struktur, og om at vi gerne vil holde flere arrangementer herude.

**Frederiksberg:** går også ok. Vi har oprettet teams som man kan vælge sig ind på baseret på vagttype. Det er meningen at teamsne hver især skal stå for fordelingen af vagter. Vi håber dette vil løse problemerne med at få besat vagterne.

**Indre By:** Vi har begyndt at bruge et farve system mht. vagtplan. Nogle kulinariske udvekslingsstuderende er begyndt at lave smagsprøver hver uge. Vores første medlemmermøde sker d. 23 februar.

**Ydre Nørrebro:** Vi har det godt. Er kommet godt i gang på bare to måneder og pakker nu over 50 poser på en enkelt onsdag. Vi har dog svært ved at få vagterne taget, og skriver pt ugentlige rykkere for at få folk op af sofaen. Vi arbejder på at gøre det nemmere for medlemmerne at lære kbhff at kende, da vi har mange nye, som ikke er blevet sat ordentlig i gang.

**Arrangementsgruppen**:

**Kommunikationgruppen:**

**Indkøbsgruppen:** Har holdt et fantastisk avlermøde med mange af vores seje producenter. På baggrund af mødet arbejder indkøbsgruppen nu på at lave sæsonplanlægning med vejledende aftaler med de forskellige leverandører på alt der ikke er basisvarer. Avlerne er generelt meget kede af, at de skal fakturere og komunikere med så mange afdelinger, ikke mindst fordi der stadig ikke er styr på betalinger fra de enkelte afdelinger.

**Økonomigruppen:** Har brugt januar på at indsamle de sidste bilag fra 2011 og bogføre disse. Er efter endnu en fin regnskabsbrunch søndag den 29. januar næsten i hus, men mangler dog forsat at få indsamlet og bogført de sidste bilag fra Nørrebro og fællesudgifter. Vi har også udarbejdet et sæt handelsbetingelser, som er blevet præsenteret på Avlermødet den 1. feb.. Næste opgaver er momsafregning den 10. feb., årsregnskab til revisor ultimo feb. og budget for 2012, som vi gerne vil præsentere på næste medlemsmøde.


 * NYE PUNKTER **
 * ** Nr. ** || ** Navn og beskrivelse **

(hvad går punktet ud på?) || ** Person **

(hvem har skrevet punktet på?) || ** Type **

(er punktet et

- informationspunkt

- diskussionspunkt

- idéudviklingspunkt

- beslutningspunkt) || ** Tid **

(hvor lang tid forventer du, at punktet tager) || Dagsorden for kollektivgruppemødet (Det er ikke længere muligt at tilføje punkter).
 * ** Kl. ** || ** Navn og beskrivelse ** || ** Person ** || ** Type ** || ** Tid ** ||
 * 19.30 || Velkommen til alle og kort opsamling på grupper || ML || Info || 10 min ||
 * 19.40 || ** Budgetter og beløbsrammer for de enkelte arbejdsgrupper. **

I forlængelse af vedtagelsen af konsensusgruppens oplæg til ny beslutningsstruktur, fik vi ikke helt fastsat beløbsrammer for de enkelte arbejdsgrupper. Efter at have tænkt lidt mere over det foreslår jeg følgende: Fragt af varer hører under drift og skal indregnes i prisen på poserne. Kollektivgruppen beder arbejdsgrupperne til at komme med et budget for det næste halve år. Jan-jul og jul-jan. Gruppernes budgetter vil gøre det lettere for økonomigruppen at lave budgetter. Kollektivgruppen fastsætter i første omgang et beløb på max 5.000 kr. Til mindre udviklingsprojekter. || Andreas || Beslutning || 15 min ||
 * Kollektivgruppen definerer en årlig budgetramme for de enkelte arbejdsgrupper på op til 10.000 kr. pr. arbejdsgruppe (som der f.eks. allerede er gjort for arrangementsgruppen)
 * Kollektivgruppens beløbsramme for udviklingsprojekter fastsættes til 10.000 kr (beløb derover skal op på et udviklingsmøde).
 * 19.55 || ** Ansøgning fra Grafikgruppen **

Grafikgruppen vil gerne søge om op til 2.000 kr. til at gennemføre vores planlagte implementeringsworkshops rundt i lokalafdelingerne. Jf. budget rundtsendt 6/2 2012. Vi tilbyder at komme ud i lokalafdelingerne, for at hjælpe med at brede den visuelle identitet ud i form af flag, skilte, tavler, plakater og lign. Pengene vil blive brugt på at lave stencil skabeloner, købe tavlelak, spraymaling, søm, tuscher, maling, tape, snor, og sandpapir. Vi gør det selvfølgelig så billigt vi kan. Lokalafdelingerne indsamler selv diverse genbrugsmaterialer som fx kosteskaft, lagenstof, gamle skabsdøre, symaskine, træplader og gamle paller.

Kollektivgruppen beslutter at give grafikgruppen de 2000 kr. Kollektivgruppen vil gerne have en evaluering tilbage for hvordan det er gået. || Anne || Beslutning || 10 min. ||
 * 20.05 || ** Kollektivgruppens møder ** - kan vi skære dagsorden med 90 pct.? Jf. oplæg: Oplæg og gennemgang af punkter på kollektivgruppens møder november 2011 til januar 2012.

Invitationer til at holde oplæg: Her kan vi benytte os af vores allerede aftalte samarbejdsform ml. ”ny og rutineret” i Kollektivgruppen, så også de nye melder sig til denne type af opgaver. Disse aftaler kan laves via mail.

Skal vi have en ”opstartsgruppe”? Det er generel opbakning til en sådan gruppe men ingen har behov for selv at deltage i den. Anne tager den videre til erfaringsudvekslingsworkshoppen og sender en liste rundt hvor interesserede kan skrive sig på.

Skal der laves manual til mødeleder: Andreas har lavet et udkast til ordstyrermanual, hvor man løbende kan tilføje punkter.

Ordstyren har til opgave at i det forgående referat og evt. Følge op på punkter. || Helle+Carsten || Diskussion || 30 min. ||
 * 20.25 || ** Kaffepause ** || Alle || Pause || 10 min ||
 * 20.35 || ** Erfaringer for koordination af Gladsaxe og medlemsmøder **.

Forslag til nedsættelse af små koordinations- og handlingsgrupper med klart ansvar ifht. logistik, kommende medlemsmøder etc.

Carsten og Sofie tager ansvar for at koordinere det næste udviklingsmøde d. 26. april.

Bruge et temamøde (gamle kollektivgruppemøde datoer dvs. Tirsdag ) til at diskutere og nedsætte en logistikgruppe. Mette og Marie Louise indkalder til temamøde omkring logistik d. 21. februar. || Andreas || Diskussion || 15 min. ||
 * 20.50 || ** Fastsættelse af datoerne for øvrige medlemsmøder og generalforsamling for 2012 **

Beslutning vi holder fast i sidste torsdag i måneden i hhv. april og september for de to medlemsmøder. Og næstsidste lørdag i oktober for generalforsamlingen. || Andreas || Beslutning || 5 min || Forslag om at det er ordstyrerens rolle at finde lokaler før det møde man er ansvarlig for? Det besluttes at den ansvarlige ordstyrer fremover fastsætter mødestedet. Mødet d. 3 april bliver til d. 10/4 Mødet d. 1. maj bliver til d. 8/5 || Kim || Beslutning || 7 min || Vi når efter lang snak frem og tilbage frem til at vi ikke skelner mellem good guys og bad guys og ikke tager betaling fra nogen. Derimod kan det ikke skade at vi bruger den goodwill vi opnår til at spørge om noget tilgengæld. F.eks, køkkengrej fra Ikea efter at vi har holdt foredrag for dem osv. || Kim || Diskussion || 10 min || Næste mødes tema er logistik og lager. Marie Louise og Mette skriver invitation. || ML || Info || 10 min || Controlergrupper har ikke kunne færdiggøre årsregnskab da Nørrebro ikke har indberettet deres kvartalsregnskab. Nørrebro er sat under administration af controlergruppen. Nørrebroafdelingen pålægges at finde nye repræsentanter til økonomigruppen.
 * 20.55 || ** Lokaler og mødedatoer for kommende kollektivgruppemøder **
 * Skal der holdes møde d. 3. april og 1. maj er i hhv. påskeferie og ja, 1. maj - er det uheldige datoer, og hvornår evt. i stedet?
 * Vi flytter møderne til følgende datoer:
 * 21.02 || ** Betaling/"Belønning" til KbhFF for udadvendte foredrag/oplæg. **
 * 21.12 || ** Mødeopsamling: ** Herunder fastsættelse af næste mødes tema.
 * || ** Årsregnskab: **

Generelt opfordre controlergruppen til at butiksgrupperne holder øje med at grupperne fungere og at alt går godt. Opfordring til at butiksgrupperne har punkter på deres dagsordninger med nyt fra lokale arbejdsgrupper ligesom kollektivgruppen har nyt fra de fælles arbejdsgrupper. ||  ||   ||   || Medlemshåndbøger er layoutmæssigt lavet til at afdelingerne selv kan printe håndbøgerne. Der er stor forskel på hvordan afdelingerne benytter sig af medlemshåndbøgerne. Amager sender den f.eks. elektronisk til nye medlemmer som vedhæftet fil med velkomstmøde. Det er vigtigt at nye medlemmer får adgang til medlemshåndbogen som et ”fysisk bevis” på at de har meldt sig ind i foreningen. Andreas har meldt ud til afdelingerne, at de kan kontakte kommunikationsgruppen hvis de gerne vil have dem printet. ||  ||   ||   || Der bliver afholdt møde om testafdeling d. 9/2. ||  ||   ||   || Poseordningen diskuteres på butiksgruppernes workshop J || Alle || - || x ||
 * || ** Tryk af medlemshåndbøger **
 * || ** Betalingsystem **
 * 21.22 || Tak for i aften - løs snak og hygge. Måske vi kan høre lidt fra posearrangementet den 2. feb.?