Fælles+formøde+-+Avlermødet2014


 * **Hvornår:** || Tirsdag d. 21.Oktober 2014, kl.19-21 ||
 * **Hvor:** || Indtil videre på Fælleslageret Vanløse (kan opvarmes). Med mindre andre lokaler findes/nogen lægger hus til tættere på centrum. Hvad siger kokkene til det? ||
 * **Kommer:** (angiv også hvilken gruppe du repræsenterer) || Marie (ØkoHub), Jonas (bestyrelsen),Kirsten (Indkøb), Helle Van (emb/økonomi), Christine(Indkøb), Mette (Ordstyrer til avlermødet), Laura (emballage), Ellen (indkøb) ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Snacks:** || Kage (Christine), the, kaffe, mælk (Kirsten) ||
 * **Mødeleder:** || Jonas stiller gerne op ||
 * **Referent:** ||  ||

=Baggrund= En gruppe under indkøbsgruppen er nedsat for at arrangere Avlermødet 2014. Da der tidligere år har været meget snak omkring emballage på avlermøderne, og da vi i KBHFF har flere præserende problemstillinger, der i høj grad også vedrører avlerne, er det oplagt, at bruge lejligheden til at tage andre punkter op på Avlermødet 2014 end den blot sædvanlige sæsonplans-planlægning.

Til dette planlægningsmøde for Alvermødet 2014 inviteres derfor også emballagegruppen, der har arbejdet med emballagehåndteringen i KBHFF gennem de sidste 4-5 måneder. Ligeledes inviteres repræsentanter fra distributionsgruppen, som ønsker at implementere forslag om at omstrukturere Fælleslageret, således at bl.a. registrering af varer og emballage kan sættes igang. Og så inviteres Marie, der er den interne i ØkoHUB-projektet, da hun har været i kontakt med mange af avlerne for nylig og derfor kender til deres problemstillinger. Således er Marie, en som kan komme med kvalificerede inputs til planlægningen af mødet.

Det forventede udbytte af mødet er: - en klar forventningsafstemning om, hvem der står for hvad på mødet - et færdigt program for Avlermødet 2014 - et estimat af udgifterne for Avlermødet 2014 - en plan (en dato og ansvarsperson der står) for udsendelse af programmet til avlerne


 * Referat **

0. Valg af referent og mødeleder
Referent: Jonas Ordstyrer: Christine

1. Præsentationsrunde
Hvem er hvem? Dagens humør?

2. Forventningsafstemning
Forventningsafstemning i forhold til formål med og udbyttet af avlermødet. Hvem står for hvad?

//Genopfriske tidligere snak om flere specielle grøntsager.// ||
 * ~ //Hvem?// ||~ //Hvad?// ||~ //Hvem? / Hvordan?// ||
 * //Indkøb// || //Procedure// || //Småændringer// ||
 * || //Flere skæve grøntsager// || //Hvad skal der til for at få en større variation af sorter.//
 * || //Prisfastsættelser// || //Aftale priser på forhånd. Evt. som tidligere en hvis procentpris under listeprisen.// ||
 * || //Avlerbesøg// ||  ||
 * //Bestyrelse// || //Velkomsttale// || //Jonas// ||
 * || //Info vedr. fødevarekontrolbesøg// || //Esther// ||
 * //Emballage// || //Info vedr. fakturering af emballage// || //Emballagegruppen præsenterer problemstilling vedr. emballage og fakturering. Der er plads til opklarende spg.// ||
 * || //Debat vedr. emballage og logistik i fremtiden// || //Avlerne kommer med alt, hvad de har på hjertet. Emballagegruppen forsøger at komme med bud på løsninger. Intet besluttes. Dette er oplagt at afslutte mødet med.// ||
 * //Distribution// || //"pakkeleder"-møde// || //Et møde hvor der diskuteres organisering af Fælleslageret med erfarne fælleslaervagter, chaufførkoordinator og distributionsgruppen. Kan holdes samtidig med Indkøbsgruppens del i lokalet ved siden af.// ||
 * //ØkoHUB// || //Info: status for ØkoHUB// ||  ||
 * //Mette// || //Ordstyrer// || //Vil gerne have fuldt program inkl. navn på ansvarlig og hvert punkts type (diskussion, info, beslutning, ideudvikling). Beder om at dem der taler, præsenterer sig selv først!// ||

//Det foreslås at der sendes en sæsonplan ud til alle avlere inden mødet (hvis den nye ikke er klar så en gammel), så alle avlere er med på, hvad sæsonplanen er, når der snakkes om den.//

3. Programmet
- Hvad skal ske hvornår? (se nederst på siden) - Skal vi evt. skrive det på wikisiden Avlermøde 2014

//Programmet blev fastsat. Det blev noteret ned af Christine, som skriver det ind på wikien for avlermødet.//

4. Mad og drikke
- forslag om at medlemmer fra KbhFF betaler et mindre beløb for maden til at dække de udgifter til maden som ikke doneres af avlere. Sidste år var der ekstra udgifter på ca. 700 kr for madlavningen + 300 for leje af LetsGo delebil. - drikkevarer: Øl - vi vil gerne byde avlerne på en øl, når de giver råvarerne. Evt. kunne det være en model hvor et antal øl på bordet til deling. Øl og drikke varer derudover købes fra kassen!? - the og kaffe og frugtfade - info til kokke vedr. budget + oplysning om antal deltagere mht maden - evt. rykker ud til arbejdsgrupperne om deltagelse HASTER !!!

//Kokkene står for maden undtagen drikkevareindkøb.// //Christine koordinere drikkevareindkøb og eventuel transport. Vi køber Øko Thy øl og vand.// //Helle er kassemester på dagen og beslutter hvordan betaling skal foregå.//

//KBHFF betaler i omegnen af 1.000 kr. til drikkevarer. Resten af udgifterne dækkes af et deltagergebyr på 40 kr. Avlerne betaler ikke deltagergebyr.//

5. Opgaver på dagen og organisering af medlemmer til opgaverne
Samles her: link til Avlermødet 2014 - Hvilke opgaver er der? - Hvor mange frivillige hænder skal der bruges? - Ansvarspersoner for organisering af medlemmer - Hvordan skal medlemmer hverves til arbejdet? - Deadline for at have skaffet medlemmer til opgaverne

//Frivillige hænder er på plads.// //Laura tager tjansen som oprydningskoordinator.// //Jonas sender dokumenter vedr. oprydning og rengøring til Laura.// //Jonas sørger for at det tekniske spiller på dagen.//

6. Informationer til de frivillige til Avlermødet 2014
- Hvad er relevant af information at få ud til alle de frivillige? (f.eks. pris, tid, sted, opgaver) - OBS! Informationer om adresse må kun stå i mail-invitationen, da det er et krav for at låne lokalerne, at arrangementet ikke slås op offentligt.

//Christine skriver praktisk info ud til de frivillige og på wikien for avlermødet.// //Indkøbsgruppen skriver ud til avlerne.// //Jonas skriver lidt info til avlerne vedr. emballage-punktet på dagsordnen og sender det til Christine.//

7. Informationer til avlerne
Fastsættelse af dato for udsendelse af dagsorden og supplerende materiale til avlerne. Og hvem står for at skrive ud til avlerne og samle alt materialet.

//Der skrives ud til avlerne torsdag 23. oktober (en uge før mødet).//

8. EVENTUELT

 * Dokumentation af Avlermødet (Jonas). Er det en ide, at dokumentere avlermødet?! Det er jo et vigtigt møde i KBHFF, så det er vel værd at fortælle om til medlemmerne (gerne i billeder evt. video). Jeg tror bestemt, det er spændende for medlemmer at vide mere om. Det er også ret imponerende, at vi overhovedet gør den slags. Jeg tror, det er vigtigt for avlerne, at vi planlægger fremad, og det er da værd at vise verden, at vi kan samarbejde på den måde.

// Jonas hører kommunikationsgruppen om hjælp (også til en referent). //

Link til arbejdsnotat m. opgaveliste og ansvarsfordeling: Opgaveliste

**PUNKTER DAGSORDEN FOR AVLERMØDET 2014** Her kan tilføjes aktuelle dagsordenpunkter til avlermødet den 30.oktober 2014

- bestillingsprocedure - skæve grønsager og prissætning - nye produkter og sorter || Indkøbsgruppen || Christine, Ellen |||| 30-40 || - som det har været indtil for nyligt (info + spg.) - som der ændres her og nu (info + spg.) - konsekvens: fakturering af emballage og evt. transport (diskussion) - forslag til ændringer på lang sigt (info + spg. + diskussion) || Emballagegruppen || Jonas Glass || 15 (oplæg) 35 (spg. + diskussion) || - vedr. fælleslageret (problemer + konkrete tiltag) - hvordan kommer vi igang (hvem gør hvad hvorfor hvor hvordan hvornår?) || Distributionsgruppen || Jonathan Carlsen || 75 ||
 * **Punkt** || **Ansvarlig gruppe** || **Kontaktperson** || **Tid / minutter** ||
 * Evaluering af sæsonplan 2013-2014 || Indkøbsgruppen || Alexander, Bente, Mogens || 30 ||
 * Nye tiltag /aftaler /arbejdsgange i samarbejdet m avlerne
 * Emballage
 * "Pakkeleder"-møde (kan afholdes samtidig med sæsonplanlægning)
 * Øko-Hub || ØkoHUB || Marie Hertz || 15 ||

= =