Distributionsmøde+maj+2016

Tilbage til Distributionsgruppen Enghavevej 80 C, 2450 KBH SV ||
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 23.maj 2016 ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects 4. sal i Møde 4
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Anders (NV/bestyrelsen), Jarl Asger (sydhavnen), Kirsten(Ø), Kasper (N), Morten (YN), Annegrete (Ø), Carsten (Vanløse), Morten (IB, kun møde) ||
 * **Afbud:** || Charles(NV), Liv (Amager), Pelle (Vanløse), Frederic (Vesterbro), Marianne (NV) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Morten (YN) ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Jonas (Amager) ||

//Referat i kursiv//

= ** DAGSORDEN ** =

1. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. De kærligste hilsner. Frederic || //Marianne og Annegrete møder op ved det næste butiksmøde på Vesterbro.// ||
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Det går stille og roligt og vi glæder os over de første tegn på sommergrønt. En gruppe frivillige har ansøgt lokaludvalget om midler til at bygge et udendørs køkken til glæde for både frivillige i KBHFF Amager og resten af lokalmiljøet. Vi er invitereret til Grundlovsdagsfest d. 4. juni i Foreningshuset, hvor vi har lokaler. Vi skal evt. hjælpe med madlavning til en fælles grill. Butiksgruppen har desuden oplevet, at medlemmer på lugeture har fået at vide, at tre lugeture tæller for et helt års arbejde. Det er ikke en beslutning, vi på Amager har hørt om, og undrer os derfor over, hvordan det er kommet i stand. Kender I andre noget til det? || //Andre undrer sig også. Vi beder om en snak med arrangement på koordineringsmødet. Der skal meldes noget klart ud.// ||
 * **(Frederiksberg)** ||  ||   ||
 * **Islands Brygge** || Vi har besluttet at lukke afdelingen i fire uger over sommeren (28-31) og i stedet hente poser og tage vagter hos Amager. Vores krisemøde bliver rykket frem til den 1. juni, så vi kan få en afklaring inden sommeren. Et medlem har spurgt om en mulig fremtid for afdelingen kunne være at have åbent hver anden uge. Er det en mulighed? || //Det er ikke et problem. Det må afdelingen gerne fokusere på.// ||
 * **Nordvest** || Kører stabilt med små 40 poser om ugen. Samarbejder med YN i juli om fælles pakning/afhentning fra NV (karens Hus). ||  ||
 * **Nørrebro** || Vi har udfordringer me at folk ikke møder op og tager deres vagter. Normalt kører det da vi har 4-5 personer til hver vagt hvor 1-2 møder op. Der er mangel på KBHFF ånden og vi ved ikke helt hvordan den skal integreres igen. Vi har brug for hjælp til at finde ud af hvor mange aktive medlemmer der er i afdelingen og hvor de er placeret på diverse teams. På næste butiksgruppemøde tager vi fat i fordelingen af vagter på hvert team og hvordan vi får gang i fællesspisning på alle teams. || //Vi tager et punkt for sig om det.// ||
 * **(Valby)** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || Har holdt 5 års fødselsdag den 11. maj med masser af mennesker i butikken og en stor artikel i lokalavisen. Spisning for ca 30 medlemmer om aftenen med de første asparges i dejligt vejr. KBHFF Vanløse har en del arrangementer i den kommende tid, Vi har en bod til byfesten den 4,. juni og er også med til at arrangere Grøn Grundlovsdag på Damhusenegen sammen med SF og Praktisk Økologi. Lokalsituationen er fortsat lidt usikker, men der er lidt håb om at vi kan få lov at blive på Jernbane Allé. ||  ||
 * **Vesterbro** || Kære Alle, Jeg er ked at meddele at jeg bliver nødt til at trække mig af distributions gruppe da jeg virkelig ikke kan kombinere det projekt/koncept vi er ved at sætte på plads og andre aktiviteter ved siden af det. Det vil være unfair over for jer at være "halv" med, og det vil også være unfair overfor mig selv:-). Vi vil stadig gerne åbne vores LØS market butik i august og jeg skal nu fokusere 100% på det.Jeg håber I alle sammen kan forstå min situation og jeg håber sandelig også at jeg vil kunne hjælpe aktivt i fremtiden hos Kbh FF....
 * **Ydre Nørrebro** || Det kører rigtig fint. VI har fået et butikslink til at besvare alle mails, organisere butiksgruppemøder etc, og det fungerer super fint. Vi har haft lidt udskiftning på teamlinks, men de nye der er kommet til er rigtig dygtige/engagerede, så alt i alt meget positivt.

Vi glæder os til at gæste NV henover sommeren ||  || - Vi har 17 bestilte poser og 10 asparges til på onsdag!! :) - Vi har første intromøde i mange måneder på onsdag!! :) - Vores wiki har fået facelift. Stor tak til dig Jonas. :) - Vores almanak er snart klar til trykken. - Mange "gamle skud" er blevet beskåret (efter eget ønske) og nye skud er begyndt at blomstre smukt. - Fast nyhedsbrev. Så det går rigtig fint :) ||  ||
 * **Østerbro** || Det kører nogenlunde godt, lidt mager tilslutning på enkelte vagter, men "team-ånden" og akut hjælpsomhed klarer det. Der er gennemført en eksemplarisk udskiftning af teamkoordinator - det er første gang, der skiftes koordinator på det team, og det er et af de medlemmer, der har været med hele vejen, der har overtaget funktionen, med behørigt overlap og til alles tilfredshed:) Det er da opløftende!! || //Fællesspisninger er rigtig godt. En lokal arrangementsgruppen står for det. Det er værd at have i tankerne i afdleingerne.// ||
 * **Sydhavn** || Her i sydhavnen går det rigtig godt :)
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** || Uændret - det er spændende hver uge om der er nogen der vil køre. Hjælpere er en luksus. ||  ||
 * **Fælleslageret** || Det har kørt godt med bemanding af vagterne alle uger siden sidste opdatering. Men der kommer ikke mange nye til. Nogle afdelinger har sat nye medlemmer på og flyttet rundt på medlemmer uden at kontakte distribution først. Det er vigtigt, at indmelderne i afdelingerne skriver kontaktoplysningerne på medlemmer, som vil på fælleslageret, til distribution@kbhff.dk, så vi kan introducere de nye (vi har et velkomstbrev, som vi gerne vil sende, så alle får en god introduktion). Jeg har skrevet det på som punkt på dagsordenen.

Vi har haft besøg fra fødevarestyrelsen. Og det var uden anmærkninger :) Vi har dog fået at vide, at vi hvert år skal printe alle avleres økologierklæringer, så vi kan dokumentere, at vores leverandører fortsat er økologi-certificerede. Den opgave tager jeg selvfølgelig som FK.

Jeg har forsøgt at planlægge vagterne i juli og august allerede nu, da mange jo er på ferie. De fleste uger i de to måneder er allerede dækket ind nu. ||  ||

**2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)** Jeg er interesseret i at finde ud af, om der findes lignende poser, som produceres i Europa!? || //Jonas kontakter Katrine// ||
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Kontakte Kasper/Nørrebro ang. manglende bidrag til møde d. 25/4 || Annegrete || Tjek ||
 * Undersøger stofposer til opbevaring af grønt || Jonas || Har skrevet til frederic for at høre, om vi skal indkøbe et parti sammen. Men jeg har ikke fået svar. Her er link, til den pose, jeg har kigget på: @http://www.greenleafbag.com/
 * Koordineringsmøde d. 23. og ikke d. 30. maj || Danielle || Tjek ||
 * Besøge Vesterbro og snakke om kontingent og engagement || Annegrete og Marianne || Ok. ||
 * Orientere om status på Frederiksbergs lokalesøgning || Katrine || //Intet svar.//

**3. Godkendelse af referat fra sidst** Referat fra distributionsmøde 25. april 2016 (med medlemmer fra KBHFF FRB)

//Godkendt//

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper).

// 27. Juni klokken 17:00 i Fredenshus, Øster Allé 25 Østerbro. Kirsten booker have/lokale. //

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * FIRST undskylder || Som informeret om per mail så blev vi glemt af FIRST. Det havde store forsinkelser til følge. Adm. direktør i FIRST har sendt os en undskyldning, som ligger på mailen. Han påpeger, at der altid er travlt omkring helligdage (det var dagen før kristi himmelfart), hvilket vi må skrive os bag øret. Desuden må fælleslagervagterne have at vide, at de skal reagere så snart FIRST bare er 5 minutter forsinket. Jeg kom på fælleslageret 12:30, altså 30 minutter efter FIRST skulle have været der, og fælleslagervagterne havde ikke kontaktet mig eller FIRST - de ventede bare. Hvis havde reageret, kunne vi formentlig have sparet en halv time. ||
 * Vask af IFCO kasser || Vi har fået vasket den første palle kasser i år. Vi skal vaske 4 paller om året. Det er baseret på, at vi sælger så meget som sidste år, og at avlerne bruger kasserne. Flere avlere bruger stadigvæk plastposer frem for IFCO kasserne. Det gælder især Svanholm og Birkemosegård, som sagten kunne pakke i IFCO kasserne. Derfor bruger vi færre kasser end forventet. Lad os vente med at evaluere til vi når avlermødet. ||
 * Ny tovholder på modtagelauget på Vesterbro || Der har manglet modtagevagt på Vesterbro igen. Men nu er der kommet en ny tovholder. Selvom det blev aftalt med den tidligere tovholder i november, at modtagevagten skulle møde ind til fast tid, var proceduren ikke blevet ændret og vagtbeskrivelsen stadigvæk den samme. Det tager den nye tovholder fat på. Modtagevagten på Vesterbro møder fremover ind til fast tid klokken 12:15. ||
 * Kontingent || Indkøbsgruppen og flere afdelinger har taget kontakt (via mail eller telefon) for at høre, om der kommer besked ud vedr. kontingent. Jeg har blot kunne henvise til, at kommunikationsgruppen arbejder på sagen. ||
 * KPH vil have bedre fejning || KPH har klaget over, at der ikke var fejet godt nok i Volume, efter vi har været der. Det har ikke helt været berretiget, da jeg har tjekket efter på de fleste onsdage, hvor der har været fejet fint. Da jeg nævnte det, måtte de indrømme, at de ikke præcis kunne huske hvilke dage, de havde oplevet det. ||
 * Koordinering med KBHFF Valby || Der har været en del koordinering med KBHFF Valby planlægningsgruppen via distributionsmailen. Kirsten BL og Annegrete har været CC, da de var med til formødet. Det går smadder fint, og der er Opstartsmøde den 25. maj. Blandt meget andet er der blevet lavet flyers. De er blevet trykt hos Valby Lyntryk, som har gjort det gratis, mod at deres logo blev sat på flyeren. ||
 * KØFF svarer ikke || Samtalen med KØFF om at koordinere levering til dem er gået i stå. Vi har ikke hørt fra dem siden før vores møde i april. ||
 * BHFF ønsker ikke at være en del at KBHFF || Bstyrelsen i BHFF har takket nej til at blive en del af KBHFF. Til gengæld vil de gerne købe grøntsager gennem KBHFF Engros, hvilket de nu er i dialog om. ||
 * Kommunikation med SV vedr. risikoanalyser || Sydhavnen fik besøg af fødevaremyndighederne, og i den forbindelse har der været kommunikation frem og tilbage med distribution. Sydhavn har nu skrevet risikoanalyser og sendt blanket 1 til distribution. Vi mangler stadigvæk blanket 3. I sin tid bad jeg alle afdelinger om at få tilsendt risikoanalyserne til distribution, så vi kan arkivere dem for afdelingerne. Vi mangler faktisk stadigvæk risikoanalyser fra Islands Brygge, Vesterbro, Nordvest og Ydre Nørrebro. ||
 * oprettelse af afhentningsdage efter mails med Louise fra KOM || Der er nu oprettet afhentningsdage for alle afdelinger undtagen Østerbro i juli måned. Louise fra kommunikation vil gerne stoppe i KBHFF, og derfor vil hun gerne give opgaven med at oprette afhentningsdage videre til en ny. Vi kan evt. tage det til koordineringsmødet, hvis ikke kommunikationsgruppen selv klarer det. Vi har brug for at vide, hvem, som erstatter Louise - og gerne en som man kan sætte ansigt på. ||
 * Trailerpark Festival || Jeg har skrevet med Rikke fra Trailerpark Festival for at arrangere et besøg i de, som de tilbyder os, den 27. juli, hvor de skal bruge Volume til festivalen. ||
 * Evt. ny lokalitet for YN afdeling || Vi er blevet kontaktet af et seniorbofællesskab på Lundtoftegade, som gerne vil vide mere om opstart af afdeling. Jeg har foreslået, at de evt. kan tilbyde sig som ny lokalitet for YN. ||

//Jonas skriver info om Trailerpark Festival i chaufførernes vagtplan.//

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Vi har haft FIRST på to gange i træk i maj. Hvordan sikrer vi bemandingen bedre? Det er længe blevet sagt, at der ikke er nok chauffører. Det hjalp ikke med en seddel i posen.
 * ~ **Nr.** ||~ **Emne og beskrivelse**
 * A || **Chauffører**

//Der bliver spurgt til, om det kan være helt nye medlemmer. Ja, så længe de er over 23 år. Det anbefales at afdelingerne forsøger at hverve ved fællesspisninger. Det anbefales også at få teamlinks/koordinatorer til at hverve til chaufførerne. Det virker i Vanløse. YN prøver at gøre det samme. Carsten skriver en munter besked til afdelingerne, som skal sendes// || Jonas || diskussion + evt. beslutning || 15 || Kan vi klare os med én bil? Indtil nu har jeg kun booket en bil til juli.
 * B || **Ruter i juli**

//Ja, der bookes kun en bil, og det skal være fra Enghavevej.// || Jonas || beslutning || 5 || Vi har rigeligt at se til med at få chauffør-vagterne dækket ind. Så jeg vil foreslå, at vi spørger kommunikationsgruppen på koordineringsmødet, om de vil tage opgaven med at have kontakt til introgrupperne. Introduktion af ny medlemmer handler i høj grad om intern kommunikation, så jeg synes, den ligger oplagt der. Der er også mange nye, som melder sig til kommunikationsgruppen, så det kan være, at der er plads til det nu.
 * C || **Intro**

//Det foreslås at teamlinks sættes mere i tale i forhold til at hverve nye medlemmer. Der foreslås tre møder decentralt. Vi tager det som et punkt på det næste møde. På Østerbro forventer de altid at teamlinks deltager på butiksmøde.// || Jonas || diskussion + beslutning || 10 || Vi skal stille med en repræsentant til Opstartmødet for KBHFF Valby, som skal fortælle i 10-15 minutter om KBHFF og om forventningerne til afdelingerne (fra håndsrækningsproceduren). Jeg har lyst til at gøre det men giver også plads, hvis en anden vil. Alle er velkomne til at være med.
 * D || **KBHFF Valby**

//Jonas tager den. Ingen andre kan. De andre arbejdsgrupper inviteres på koordineringsmødet til at deltage.// || Joans || info + beslutning || 5 || Når medlemmer indmeldes på et fælles team (fælleslageret eller trucker-teamet), så skal distribution have kontaktoplysnignerne (navn, telefon, email og for chaufførerne alder) på medlemmet. Så sender sørger jeg for, at medlemmet bliver introduceret til fælleslageret, og Therese sørger for at medlemmet bliver introduceret til chaufførteamet. Vi får ingen henvendelser til distribution - medlemmer bliver bare skrevet på teamoversigten. Den besked bør sendes ud til alle afdelinger/introgrupper. Jeg vil foreslå, at der afholdes et erfaringsudvekslingsevent for introgrupper inden længe. Hvis ikke vi kan finde tiden, og hvis ikke kommunikationsgruppen vil tage ansvaret for intro, kan vi have 'introduktionsmøder' som hovedtema for vores del af avlermødet 2016.
 * E || **Nye på fælleslageret**

//Vi tager det til koordineringmøde sammen med punkt om intro.// || Jonas || info + beslutning || 10 || Jeg vil gerne være med til at stå for fællesspisninger for alle medlemmer i KPH Volume til sommer. Jeg har sagt til KPH, at vi bruger Volume hele dagen i juli og august (med undtagelse af 27. juli hvor der er festival). Jeg kan ikke gøre det alene, så jeg vil gerne have det op på koordineringsmødet for at finde hjælpende hænder. Sydhavn og måske Vesterbro er i Volume til sommer, så jeg vil også leder efter hænder der. Vi får brug for øko-kalaset, hvilket skal koordineres med arrangementsgruppen/Carsten H.
 * F || **Sommer i Volume**

//Vi tager det til koordineringsmødet.// || Jonas || info || 5 || Jeg har skrevet emnet på dagsordenen for koordineringsmødet for at foreslå, at der vælges mindst en fra hver arbejdsgruppe til en projektgruppe for planlægning af Avlermødet 2016. Vi ved, at det er et stort arbejde at finde lokale, kommunikere ud til avlere, afdelinger og frivillige, sammensætte program med punkter fra både distribution og indkøb m.m. Så hvis vi starter nu, er vi forhåbentlig ude i god tid. Hvad skal vi have med på Avlermødet 2016?
 * G || **Avlermøde 2016**

//Vi tager til koordineringsmødet, at vi gerne vil vide om arrangementsgruppen står for at arrangere avlermøder og generalforsamlinger, efter at det på sidste koordineringmøde blev nævnt, at de kun ville stå for arrangementer væk fra København.//

//Vi snakker om at tage teamlinks op som emne på Avlermødet.// || Joans || info + evt. diskussion || 10 || Efter løbende dialog med Alexander Lee fra Indkøbsgruppen og sparring med jer andre i Distributionsgruppen, er Alexander og jeg kommet frem til, at starte det nye løssalgsark op per august. Det burde give afdelingerne mulighed for at kunne nå at vende det med butiksgrupper og evt. kassevagter, team-links og andre relevante. Alexander har forsøgt at implementere de kommentarer Distributionsgruppen havde, og han og jeg har vendt mulighederne for at indskrive intro-posebestillinger og arrangements-bestillinger i arket. Vi har kigget på to løsninger, som skal sikre, at der ikke opstår usikkerheder på, hvorvidt arket er opdateret eller ej: 1. at feltet til den slags bestillinger nulstilles i arket ugentligt (kræver nogen, som kan programmere i java), 2. at der kan oprettes intro-gruppe og arrangement-konti i medlemssystemet, så den slags bestillinger også trækkes gennem online medlemssystem. Alexander undersøger næste skridt. || Liv || Info || Skal blot læses || Dette punkt er fra Nørrebros status.
 * H || **Nyt tilbagemeldingsark til indkøbere**
 * I || **Erfaringer til Nørrebro vedr. medlemmer som ikke tager vagt og flytte vagter.**

//Det anbefales at der reageres, når folk bliver væk. Det er en god ide at finde ud af, hvem som kommer på vagt. For eksempel kunne man lave en afkrydsningstavle. Skær ned på antallet af tjanser. Det er en mulighed at give medlemmerne mulighed for at oprette deres egen vagttyper. Det er vigtigt at tage godt imod nye nede i afdelingen. Det anbefales at teamlinks/teamkoordinatorer er i afdelingen det meste af dagen for at finde ud af, om folk er på vagt. Skab en kultur, hvor man ringer til dem, som ikke dukker op!// ||  ||   ||   ||

7. Opgaver
= Punkter til koordineringsmøde =
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * //skriv info om Trailerpark Festival i chaufførernes vagtplan// || Jonas ||
 * kontakt Katrine vedr KBHFF FRB. Hvad er status? || Jonas ||
 * 3. håndsræækning til Vesterbro || Annegrete og Marianne ||
 * booke lokale til næste møde || Kirsten. tjek ||
 * info om ||  ||

= Punkter til kommende møder =
 * Værdi af lugeturer. Der skal meldes noget klart ud. Vi ønsker at mødes med arrangementsgruppen. (Annegrete tager den med dem).
 * Intro-ansvar til kommunikationgruppen. Vi vil gerne snakke med kommunikationgruppen
 * Sommer på Fælleslageret