Distributionsmøde+25.+januar+2016

Tilbage til Distributionsgruppen Enghavevej 80 C, 2450 KBH SV ||
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 25. januar 2016 efterfølgende koordineringsmøde ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects 3.sal i workshoppen
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Liv (Amager), Kirsten(Ø), Carsten (VAN), Danielle (best.), Morten (YN), Anna (NV) ||
 * **Afbud:** || Marianne (NV), Charles(NV), Annegrete (Ø), ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Morten ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Liv ||

= ** DAGSORDEN ** =

1. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. På Amager går det fint. Vi har et flot antal posebestillinger pr. måned (et sted mellem 40-45 poser om ugen). Vi har fint med nye medlemmer på intro-møderne og planlægger fællesspisning i midten af februar.
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || //Liv på mødet//:

Vi har stødt på to spørgsmål i den senere tid: - Vi har et ønske om at tilbagemeldingsskemaet kan blive udfoldet en smule, så det kan gøres eksplicit, hvad løssalgsposerne bestilles til (fællesspisninger, intro-møder etc) ||  || På IB går det fint. Vi har på sidste møde snakket om vores Wiki der trænger til et løft - derfor er alt der ikke er aktuelt slettet lige pt. Poseantallet, er lige lavt nok i øjeblikket, den samme historie hver vinter med at grøntsagerne er drøje og medlemmerne ikke får brugt hele posen. Butiksgruppen, vi mangler pt en teamlink men andre hjælper til så det kører. Samt vi mangler teamlink til fælleslagerteamet - den bliver også dækket ind af en anden fra butiksgruppen. Vi holder medlemsmøde på onsdag d. 27. januar, hvor vi vil prøve at få nogle flere opgaver besat - vores medlemmer er gladest for onsdagsvagterne, mange har svært ved at få tid i hverdagen til at tage vagten... den sædvanlige sang på Bryggen med at hverdagen er utrolig travl og familie/ job kræver tid. - vi prøver denne gang med en gang suppe/ brød og ser om lidt fællesspisning kan lokke. Har stadig en håndfuld til hvert infomøde (første onsdag hver mdr) men desværre også en del der melder sig ud løbende. Tilbagemeldinger er i øjeblikket at mange er flyttet ud af Kbh, eller har for travlt i hverdagen. - noget vi har fokus på i butiksgruppen. Håber i kan bruge dette lille info skriv - kontakt os endelig på islands.brygge@kbhff.dk indtil Morten Nielsen er retur (om ikke så længe) Mvh Lise ||  || En rigtig ærgerlig situation, for vi ved jo godt, at vi skal stille med et medlem til denne gruppe. Vi vil selvfølgelig forsøge at finde et medlem hurtigst muligt, men må også konstatere, at vi har en 'smal' butiksgruppe i øjeblikket. Så der er ikke umiddelbart nogen til at tage over. Indtil vi finder en afløser skal jeg nok give en skriftlig update fra afdelingen inden distributionsgruppemødet. Og hvis der er behov for kommunikation er I selvfølgelig velkomne til at kontakte mig/Nørrebromailen. Status fra afdelingen: Det går ok, selvom vi stadig synes vi har for få bestilte poser. Fællesspisning på den økologiske produktionsskole om torsdagen er ved at blive genetableret. Aftalen er at de køber 10 poser og vi sender 3-6 vagter om torsdagen, vores vagter hjælper eleverne med madlavning, opvask mv. Hermed opfordring til alle om at komme forbi :-) så vidt jeg husker koster en varm ret 65 kr. || Vi forventer, at afdelingen kan stille med en repræsentant til næste møde eller melde tilbage, hvad status for repræsentant er. || Og så vil Kirsten gerne ha' Det Fælles Bedste op på dette møde.Hvordan kan vi "mobilisere" frivillige til forberedelserne af Folketræffet i Bededagsferien??? AnneMette fra N kommer på koo-mødet for at råbe hele kbhff op. ||  || Vi er samtidig opmærksomme på at afdelingen ikke stiller med repræsentanter til fællesvagter. ||
 * **(Frederiksberg)** ||  ||   ||
 * **Islands Brygge** || Tak for jeres mail til vores fælles mail, det er en god ide at bruge den (ud over Mortens), så er der altid en som ser det i skriver. Christian har været nedlagt med opgaveskrivning, så tænker det er derfor han ikke har givet jer feedback hvilket selvfølgelig er beklageligt. Morten burde snart være retur, kender ikke den eksakte dato, det finder jeg lige ud af.
 * **Nordvest** || Vi er begyndt at samle stof og stofrester til frugtposesyning i februar. Efter 1/2 år med et lidt mindre antal poser, er vi nu igen oppe på vanligt niveau ||  ||
 * **Nørrebro** || Lene: Der er desværre ikke gode nyheder ift. Nørrebros repræsentation i distributionsgruppen - det butiksgruppemedlem som havde tilkendegivet at ville overtage min tjans i gruppen har valgt at hellige sig andet frivilligt arbejde, så hun trækker sig fra KBHFF.
 * **Vanløse** || Vi er glade og det går stille og roligt. Mange nye medlemmer, mange poser i omsætning. ||  ||
 * **Vesterbro** ||  || Vi forventer, at afdelingen kan stille med en repræsentant til næste møde, eller melde tilbage havd status for repræsentant er. ||
 * **Ydre Nørrebro** || Stille start på året - lidt for stille i virkeligheden = markant fald i poser, følger situationen henover de næste par uger. ||  ||
 * **Østerbro** || På det sidste butiksmøde inden jul besluttede vi at lave et forsøg med mere løssalg, så de første 2-3 måneder i år bliver alle bestilte løssalgsposer lavet om til rent løssalg. vi gør os umage med at holde "regnskab" med både det faktiske salg - hvor meget er der vægtmæssigt tilbage af hvilke grøntsager? og hvad udgør rester i kr? - så vi har noget at tage stilling ud fra, når vi afbryder forsøget og beslutter, om det skal fortsætte eller slutte. De første tre åbningsdage efter jul har givet stor interesse og få rester. Og løssalgsvagterne synes, de har en sjovere vagt. Lad os nu se, om det holder - foreløbig er vi optimistiske;) Posesalget er ikke helt så højt, som det før har været. Men dagene er osse for korte, og skyerne hænger for lavt.....................Godt nytår til alle på en solskinsdag:)
 * **Sydhavn** ||  || Vi forventer, at afdelingen kan stille med en repræsentant til næste møde, eller melde tilbage havd status for repræsentant er.
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** || Vi kører, men på pumperne. Vores mandskabssiytuation får FÆST til at ligne en kinesisk helaftensfilm. Vi skal ha hjælp! Har kørt meget med vognmand her i januar.

//Vi snakker om at der kan lægges nogle sedler i grøntposerne i februar for at råbe op.// //Carsten vil gerne skrive en seddel, Jonas kan printe og sende det med grøntsagerne ud.// //Det opfordres til at team-links får besked om at sedlerne kommer ud.// ||  || Der har været afholdt møde mellem gruppen, Jonas G og Anders fra bestyrelsen. Der fortsættes med en prøveperiode frem til GF, hvor der fortsættes med de nuværende kunder, mens der følges op på andet kundegrundlag. Der vil blive samlet op på erfaringer og gruppens fortsatte virke vil blive drøftet på GF. Onsdag d. 27/1 får gruppen besøg af Fødevarekontrollen.
 * **Fælleslageret** || December var en hård tid, hvor der ikke var nok fælleslagervagter. Januar har været meget bedre. Det er som om, at juleferien har givet god energi. Alligevel er der kun et team, som er oppe på det optimale antal vagter, som er sat til 7 medlemmer. Derfor søger vi stadigvæk flere fra intromøderne. ||  ||
 * ~ Projekter ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Engrosgruppen** || //Carsten på mødet://

//Vi diskuterer muligheden for at fælleslagervagterne kan hjælpe til med pakningen, hvilket Anders fra bestyrelsen har foreslået. Flere i distributionsgruppen mener, at det kan blive rodet, hvis der skal være frivillige, der hjælper til med pakningen, så de KBHFF og Engrosgruppen bliver "blandet". Samtidig kan det give et unødigt stort arbejde at skulle informere fælleslagervagterne.// ||  ||

**2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)**
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Oprette underside til distributionswiki med dokumenter med erfaringer til deling med alle + del erfaringer fra sommer + erfaringer fra jul || Jonas || tjek ||
 * Kontakt I.B. og hør, hvorfor der ikke kommer en repræsentant || Morten || tjek ||
 * Kontakt Vesterbro for at høre, hvem som afløser Søren og sige, at vi meget gerne vil se personen på det næste møde. || Annegrete ||  ||
 * Give besked videre til afdelingerne om, at vi går over til altid at give følgesedler med fra fælleslageret. || Jonas || tjek ||
 * Besked til afdelingerne ved returemballage efter nytår. || Jonas || tjek ||
 * Besked til bestyrelsen vedr. engrosgruppen. || Danielle ||  ||

**3. Godkendelse af referat fra sidst** Referat fra distributionsmøde d. 30. november 2015

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

Næste møde er d. 22. februar med langt møde.

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)

 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Kontingent || YN, Vanløse, Vesterbro og Østerbro har alle henvendt sig for at høre, hvornår og hvordan der opkræves kontingent. Vi har ikke kunne svare andet end at henvise til bestyrelsen eller økonomi. Vi bør tage det til koordineringsmødet.

//Danielle på mødet:// //Vi er udfordret af, at vi ikke har nogen IT-support til at sætte systemet op til at kunne opkræve kontingentet. Bestyrelsen arbejder på en løsning.// ||
 * Henvendelse vedr. øko indkøbsforening i Rørvig || Ole fra Rørvig har henvendt sig for at få sparring vedr. opstart af indkøbsforening. Han blev henvist til økostartpakkens hjemmeside, og jeg (Jonas) ringede og tog en snak med ham. ||
 * Efterspørgsel på større papirsposer || Der har været efterspørgsel på større papirsposer. Der er nu indkøbt nogle lidt større papirsposer til 2,5 kg (de mindre poser er til 1,5 kg).

Kirsten: jeg har hørt, at det i dag er mere miljømæssigt forsvarligt at bruge plastikposer. Hvor kan sådan noget undersøges? ||
 * Konference i Volume || Volume blev i december lejet ud til en konference, som skulle starte klokken 15:00. Arrangørerne gik igang med at pynte op allerede om formiddagen. Og fælleslagervagterne brokkede sig bagefter. Derfor gav jeg en klage videre til KPH. Det har resulteret i en kasse øl, som vi har fået fra arrangørerne af konferencen. ||
 * Henvendelse fra introgruppe || Amager introgruppe skrev en sprede-mail til alle afdelingens grupper inkl. alle fælles arbejdsgrupper for at høre, hvor der mangler hænder forud for deres intromøde. Det resulterede i at alle arbejdsgrupperne blev involveret i en mailsamtale mellem en lokal introgruppe og et lokalt teamlink. Introgruppen har lovet at skrive bcc næste gang, så det kun er introgruppen, som får svarene på henvendelsen. ||
 * Emballageordning || Der har været en del mails frem og tilbage mellem avlere og distributionsmail vedr. emballageordningen. ||
 * Forkerte adresser på hjemmeside + facebook || Helle fra Vanløse har påpeget at der er flere adresse på hjemmeside og facebook, som er forkert. Det er givet videre til kommunikationsgruppen, som tager sig af at rette det. ||
 * Testimonial til KPH || KPH har skrevet: "Jeg ville høre dig om du på vegne af KBHFF har mod på at lave en lille skriftlig testimonial ang jeres brug af Volume - Det er både til vores hjemmeside, samt til en ansøgning til Københavns Kommune". Jeg har taget opgave som en fk-opgave. ||
 * Flytte kontorpladser på KPH || KPH vil gerne flytte vores kontor. Det bliver der et møde om inden længe. ||
 * KPH spørgskema || KPH har sendt os længere spørgeskema, som vi har besvaret med hjælp fra bogholderen og kommunikationsgruppen. KPH skriver "Vi er i gang med at måle og vise den impact, som KPHs målgruppe er med til at skabe. Tallene skal benyttes til vores ansøgning til Kultur- og Fritidsforvaltningen som skal afleveres i starten af marts 2016." ||

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Generelt var der opbakning til Mortens udkast på sidste møde.
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Ny håndsrækningsprocedure (opsamling fra sidst)**

Liv revidering af Mortens udkast: link til dokument

//Vi beslutter at vedtage proceduren, hvis ikke der kommer indsigelser inden den sidste weekend i januar, herefter sendes procedurerne ud som til afdelingerne. Vi snakker om at der skal tilføjes at det er forventet at afdelingerne svarer på afdelingsmails.// //Vi aftaler, at Jonas mellem hvert møde tjekker op på kommentarfeltet om afdelingen lever op til de forskellige indikatorer. Hvis indikatorerne er mange bliver afdelingen sat på som punkt på næste mødedagsorden.// || Liv og Jonathan || diskussion beslutning || 10 || En chauffør har skrevet, at modtagevagterne ikke hjælper chaufførerne med at læsse af, selvom det er modtagevagterne opgave at slæbe varer. Hvordan skal vi handle på det? Hvad skal kommunikeres ud? Bør vi fremover også forvente af chaufførerne, at de også skal slæbe varer - taget i betragtning, hvor svært det er at hverv modtagevagter. Eller er chauffører lige så svære at hverve? || Jonas || diskussion || 10 || Nogle uger kommer Sydhavn op på 20 poser, andre uger er der 10 poser. Hvad skal der ske? Hvordan kan vi hjælpe Sydhavn?
 * B || **Modtagevagter**
 * C || **Håndsrækning til Sydhavn**

//Vi beslutter at vi er nået til trin 2 i den nye håndsrækningsprocedure, hvor afdelingen får en mail om at de bør leve op til forventningerne særligt med posebestillinger og repræsentantion.// || (fra sidst) || beslutning || 2 || For at undgå, at der ikke er oprettet dagsordener (hvilket jeg f.eks. først fik gjort sent frem til dette møde), så har jeg oprettet en dagsorden for hver måned frem til juni 2016. Så burde vi være dækket ind. || Jonas || info || 2 || Først foreslog jeg bestyrelsen, at vi fik varme installeret på fælleslageret for at holde fælleslagervagterne varme. Nu viser det sig, at det også er vigtigt med varme, så kartoflerne ikke beskadiges. I onsdags var temperaturen under 2 grader, hvilken er laveste temperatur kartoflerne må udsættes for. Muligvis har temperaturen været lavere andre onsdage også. Så I øjeblikket leder jeg efter en varmekanon at købe til fælleslageret. || Jonas || info + spg. || 5 || Louise fra indkøb skriver: "Vi er blevet kontaktet af en som vil høre om vi er interesseret i danskproduceret quinoa (ikke certificeret øko men dyrket sådan på et hobbylandbrug). Kiloprisen er 60 kr/kg hvilket vil sige at vi vel kan sælge det til omkring 20 kr pr 250 gram. Vi kan tilsyneladende godt købe mindre end de 500 kg. Er det noget i tror der vil være interesse for ude i afdelingerne? Vi tager det op på indkøbsgruppemødet men hvis i har plads på dagsordenen vil det være rart også at få indputs fra jer. Hvis I tror på det kan I måske også overveje om det skal i løssalg eller til forudbestilling ala øl og havregryn..."
 * D || **Dagsordner**
 * E || **Varme på fælleslager**
 * F || **Quinoa**

//Distributionsgruppen synes rigtigt godt om det. Vi vil opfordre til at det kan bruges som et "spice" i vinterposerne, så de bliver mere spændende. Vi vil samtidig opfordre til at ideen om quinoa bliver præsenteret og det bliver gjort eksplicit at det ikke er certificeret økologisk.// || Jonas (Louise) || diskussion || 5 || Jeg havde til sidste møde skrevet forslag til opstart af nye afdelinger og en tidsplan for forløbet. Tænk gerne på, om du vil være kontaktperson til en ny afdeling i 2016 frem til opstart.
 * G || **Nye afdelinger i 2016 (fra sidst)**

På sidste møde blev der givet udtryk for to modstridende holdninger. Den ene var at det var godt for en gangs skyld at have god tid til at forberede opstart. Den anden var, at det var alt for lang tid at vente på at komme igang. Det blev foreslået, at medlemmerne i opstartsgrupperne bliver registrerede som aktive medlemmer i eksisterende afdelinger frem til opstart af de nye afdelinger. Vi stoppede diskussionen der, og valgte at udskyde punktet til dette møde.



Carsten (VAN): Jeg vil godt hjælpe med at få en ny afdeling i gang (som kontaktperson), hvis det er f.eks. i Valby og der står folk klar...

//Punktet blev igen udskudt til det næste møde, hvor vi holder vores halvårlige lange møde.// || Jonas || diskussion evt. beslutning || 30 || Ordningen er sat igang, og de første leveringer i IFCO-kasser er kommet, og det er skønt. Nu hvor emballageudgifter er flyttet fra avlerne til os, bør vi indkøbe for mindre. 1 kr. mindre per pose vil kunne dække udgifterne. Jeg foreslår, at vi tager det til koordineringsmødet og laver en aftale med indkøb og økonomi. || Jonas || info + spg beslutning || 5 || Det vil være godt med et overblik over, hvor mange papirsposer afdelingerne bestiller. Det er en simpel opgave at gennemgå alle bestillinger, man skal blot tjekke alle beskeder fra 2015 med etiketten 'papirsposer' inde på distributionsmailen (der ligger kun 18 mail-bestillinger). Er der en, som gider tage den opgave? Hvis vi får talt det op, kan bogholderen bruge det til at gøre afdelingsregnskaberne mere præcise. || Jonas || info + spg beslutning || 5 || Alle arbejdsgrupper og butiksgrupper er inviteret. Her er link. || Jonas || info || 2 || Det er mig, som skriver de fleste punkter på dagsordenen, og det har været sådan længe. Jeg er også ofte ordstyrer og eller referent. Skal vi ændre på formen? Og hvordan?
 * H || **Emballageordning**
 * I || **Papirsposeregnskab**
 * J || **Wiki-update og fastelavnsboller**
 * K || **Formen på distributionsmøderne**

Ved sidste møde var Morten (YN) ordstyrer, og det var jeg meget glad for. Jeg vil sætte pris på det, hvis andre vil tage den rolle end mig. Da Morten var så god til det, har jeg intet imod, hvis han kan være det fast, hvis altså han selv gerne vil det. Desuden vil jeg foreslå, at det bliver mere tydeligt af dagsordenen, hvilke punkter der er en opdatering fra mig som ansat i KBHFF, og hvilke punkter der er distributionsgruppe punkter. Hvis det er opdelt på dagsordenen, giver det bedre mening, at jeg står for så mange af punkterne.

//Morten melder sig som fast ordstyrer og Liv som fast referent, så fremt de er tilstede på mødet.// //Vi snakker om, at vi samler Jonas orienterieng som FK i et bestemt punkt.// || Jonas || diskussion || 15 || ... || KirstenBL ||  ||   ||
 * L || **Det Fælles Bedste**

7. Opgaver
= Punkter til koordineringsmøde =
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Skrive seddel om manglende chauffører || Carsten ||
 * Printe og sende sedler om manglende chauffører til afdelingerne || Jonas ||
 * Kontakt Vesterbro for at høre, hvem der afløser Søren og sige, at vi meget gerne vil se personen på det næste møde. || Annegrethe ||
 * Kontakt NOAH angående brug af papir- eller plastposer || Kirsten ||
 * Papirsposeregnskab || Liv ||
 * Læse håndsrækningsprocedurerne igennem inden sidste weekend i januar || Alle ||
 * Lukke håndsrækningsprocedurerne og lægge dem på Wiki || Liv ||
 * Sende håndsrækningsprocedurer til afdelingerne || Jonas ||
 * Skrive om håndsrækning til Sydhavn || Morten ||


 * Til indkøb: Vi vil ikke modtage varer i storkasser (besked til indkøberne) - er den modtaget? - skal vi selv tage kontakt?
 * Til arrangementsgruppen: Kan vi samarbejde om en årlig erfaringsudvekslingstur for butiksgrupper og fælles arbejdsgrupper (som de turer vi har haft til Svanholm)?
 * Til alle - især indkøb og bestyrelse: Kan det gøres til en fast aftale at distribution står for at butiksgrupperne holder erfaringsudveksling til hvert avlermøde?
 * Til alle: vi ser et stort problem i, at vi ikke har IT-supporter eller programmør til at fikse problemer i medlemssystemet (og f.eks. opkræve kontingent).
 * Til indkøb: (vores holdning til quinoa)
 * Til alle - især bestyrelse og økonomi: hvornår og hvordan opkræves kontingent? hvad skal afdelingerne gøre ? Er taget på distributionsmødet
 * Til alle: info om plan for opret af nye afdelinger.
 * Til indkøb og økonomi: emballageordningen sparer avlerne for udgifter til emballage, til gengæld flyttes udgiften over på os. Derfor bør vi indkøbe for mindre, men forhåbentlig få en lidt lavere pris. Udgiften svarer ca. til 1 % af posen, så vi foreslår at indkøbe for 91 kr. i stedet for 92 kr. per pose.
 * Til alle: info om wiki-opdateringsdag. Alle arbejdsgrupper og butiksgrupper er inviteret.
 * Til indkøb: Forespørgsel om udvidelse af tilbagemeldingsskemaet
 * Til alle: Sydhavn er rigtigt dårligt kørende og vi starter håndsrækningsprocedurer

= Punkter til kommende møder =

Marts: Afdelingers sommerluk - vi skal have svar fra alle afdelinger inden 1. maj.