Vejledning+til+opgaver+i+Butiksgruppen+Frederiksberg

**Vejledning til opgaver i Butiksgruppen Frederiksberg**:
=**Mailtjansen:**=

Man har vagten en uge af gangen fra den onsdag ens navn står på vagtplanen og en uge frem.

Basalt set går det ud på at sikre at vagtplanen til den følgende onsdag er besat, så butikken kan fungere. Desuden skal man sende en service mail ud til de forskellige vagthavende med et link til vagtbeskrivelsen og anden info., samt sikre at de har de rettigheder, de skal have i medlemssystemet. Endelig kan man svare på henvendelser der kommer til afdelingens mail (alt efter hvad der er aftalt indbyrdes i Butiksgruppen ang. mailpasning). De forskellige opgaver gøres som følger i afsnittene nedenfor:

=Vagtplanen:=

1) Man går ind på vagtplanen ( __http://kbhff.wikispaces.com/Vagtplan__ ) når man overtager vagten (evt. torsdag eller fredag), tjekker hvordan vagterne er besat, og sender en massemail-ud (se nedenfor) i løbet af weekenden, hvis der mangler at blive besat flere vigtige vagter.

2) Senest tirsdag aften skal der sendes en servicemail ud til dem der står på vagtplanen. Dette gøres fra vores fælles mail-konto på gmail (log-in fåes af Butiksgruppen). Alle vagterne skal have et link til vagtbeskrivelserne på wikien ( __http://kbhff.wikispaces.com/Frederiksberg__ ). Beskrivelserne ligger nederst på siden. Og ellers er der lidt forskellig information til de forskellige grupper:
 * Modtagevagten og pakkemesteren: link til ugens pakkeliste fra den den centrale indkøbsgruppe ( __http://kbhff.wikispaces.com/Ugens+pose__ > gå ind på Ugens Pose)
 * Kasse-infovagter: Link til dokumentet medlemmer og bestillinger på google drev ( __[|https://drive.google.com]__ incl. log-in oplysninger ).
 * OBS til kassevagten: Der skal sendes info til indkøbsgruppen omkring hvor mange poser + løssalgsposer, der skal bestilles til ugen efter. Dette skal gøres INDEN vagten er omme! Der er deadline torsdag kl.12 hos den overordnede indkøbsgruppe. (dette står også i kassemester-vagtbeskrivelsen)
 * Butiks- og lukkevagter: der vedhæftes “løssalgsdokumentet” som ligger under “drev” på googles.

Det letteste for at huske al denne info, og sikre at man har alt med, er at kopiere eller videresende den forrige uges mail fra “sendte mails-listen”. Skifte navnene og adresserne på modtagerne ud med dem der står i vagtplanen, og evt. tilføje relevante ekstra informationer, der vedrører vagten den uge. Det kunne f.eks. være en besked fra indkøbsgruppen omkring posens indhold, omkring hvad man skal huske at bestille, eller omkring events vagterne bør minde folk om. Desuden ligger grundindholdet som en skabelon i et dokument i Drev.

Hvis der ikke er nogen der har skrevet sig på, så skal der selvfølgelig skrives ud til medlemmer og rykkes. Det er en god idé at gøre dette allerede nogle uger inden vi har vagten, idet kan være en lidt svær vagt at få besat. Vagten tæller dobbelt, hvilket måske kan lokke nogen til. Hvis det ikke giver noget så kontakt logistikgruppen i god tid (gerne i løbet af weekenden forinden), så kan de måske hjælpe til, samt prøv at skrive ud via Facebook, hjemmeside, wiki og hvad der nu ellers er af fælles kanaler, til resten af KBHFF, om der er nogen der kan hjælpe.
 * OBS:** Husk også at holde øje med den fælles vagtplan (under “fælles aktiviteter” på __http://kbhff.wikispaces.com/Vagtplan__ ), hvor afdelingerne på tur deler **“Gladsaxevagten”** (ompakning af ugens grøntsager til de forskellige afdelinger):

**Vagterne skal have rettigheder i medlemssystemet:**
Senest tirsdag skal disse være opdateret. Det gøres under "Admin", hvor man kan søge på enkelte medlemmer, rediger, og hakke af for den pågældende vagt og endelig opdatere. På din medlemsside er [Admin] ved siden af kassemesterfunktionen. Tryk på den og vælg det sidste punkt i oversigten som hedder [rediger medlemmer[, så kan man søge på medlemsnavn og tildele rettigheder. Det er især vigtigt at kasse- Infovagterne, får rettigheder i systemet, så de kan se ordrelisterne, tage imod nye ordrer og medlemsskaber. Hvis en person allerede har vagten en gang, er rettigheden stadig gældende i systemet. Alle vagttyper registreres altså på medlemmerne i form af rettigheder. På den måde ved vi hvem der har taget hvilken type vagter, og der arbejdes på at man på sigt kan registrere medlemmers vagter over tid i systemet.

**Styring af indboksen på fællesmailen (** __**frederiksberg@kbhff.dk**__ **)**
Hvis man har dette ansvar skal man tjekke mailen ca. hver anden dag. Det er en god idé at sortere mailene efterhånden som de kommer ind i mapperne i mailen (f.eks. under Butiksgruppen, til opfølgning etc.)

Der kommer mange forskellige henvendelser både fra medlemmer og ikke medlemmer, og man kan nogen gange være i tvivl om hvad man skal gøre med en mail. Det vigtige er at man altid **enten handler på en mail (dvs. svarer eller sender den videre) eller at man markerer den som ulæst**. Man må kun markere med ”stjerne”, hvis det er noget man selv senere har tænkt sig at følge op på, da denne ellers let kan overses. Det siger sig selv at det så er vigtigt at man gør det. Forsøg så vidt muligt at få alle mails læst og afviklet inden tjansen gives videre, så det ikke hober sig op.

Her er hvad man skal gøre ved typiske henvendelser:
 * **Log-in eller bestillingsproblemer på medlemssystemet:** sendes videre til den ansvarlige for medlemssystemet (p.t. Birthe Sværke)
 * **Udmeldelse eller passiv-stilling af medlem:** gøres via medlemsadministrationen på medlemssystemet (se nedenfor)
 * **Ændringer af et medlems oplysninger:** gøres via medlemsadministrationen på medlemssystemet
 * **Mangler i butikken:** Nogle gange mangler der små poser til at pakke i, kuglepenne, bank-boksposer eller andet. Dette sendes videre til den indkøbsansvarlige for butikken. Der findes en vejledning på google-drev omkring hvordan man køber ind, herunder hvor de brune poser kan bestilles.

**Medlemsadministration:**
Når man er logget ind på onlinesystem, kan man under knappen ”Admin” (givet at man har fået administratorrettigheder) søge på medlemmer (under “Rediger medlemmer” nederst på siden), derefter Info eller Rettigheder. Under Info kan man vælge ”Ikke aktiv”. Det betyder så blot, at de ikke vil modtage massemails, men det er den eneste måde vi kan ”melde medlemmer ud” på lige nu. Dvs. at de i praksis kun bliver stillet på pause. Det er muligt at dette bliver ændret snart. Indmeldelsesgebyr refunderes ikke, men depositummet for stofposen på 100,- refunderes hvis posen returneres.

Samme funktion anvendes til passive medlemmer. Her kan man så skrive en besked i noten, fx bortrejst indtil en eller anden dato. Noten er også fin at benytte til andre info, da den er synlig på ordrelisten, fx står der nogen gange, at et medlem kommer fra et andet land og ikke taler dansk.

**Udsendelse af massemails:**
Dette sker også fra onlinesystemet / medlemssystemet. Vi har tidligere sendt ud fra gmailen, men idet vi ikke længere opdaterer adresselisten her, skal det nu ske fra online-systemet for at sikre at alle modtager informationen. Det gøres på følgende vis: Log på min din egen log-in. Som medlem af butiksgruppen har du I menu-bjælken for oven en knap der hedder “Admin”. Gå herind og find nederst “massemail”. Når vi sender massemail ud, skal vi sætte hak i rubrikken ”inkluder medlemmer der ikke ønsker nyhedsmail”, da man naturligvis ikke kan vælge ikke at modtage information hvis man er aktivt medlems. Medlemmer, der har status ”ikke aktiv” får ikke disse mails.

**Oprette afhentningsdatoer:**
Vi opretter afhentningsdatoer 5 - 6 uger frem, så det er muligt at forudbestille. Det samme gælder for frugtposerne, når disse er aktuelle. Dette gøres under ADM, Opret afhentningsdag / Opret frugtposedag.

**Oprette flere vagtskemaer på wikien:**
Der bør altid lægge vagtskemaer mindst to mdr. frem. Det er Butiksgruppen der står for dette. Det kan godt drille lidt at få tabellerne til at stå rigtigt. Find en udførlig vejledning i hvordan dette gøres på google-drev.


 * Generelt** opfordres man, som ansvarlig for den interne kommunikation og som en del af Butiksgruppen, til at holde sig opdateret omkring hvad der rører sig i Fællesskabet og kommunikere ud til Frb- medlemmerne på wikien, via mail og Facebookgruppen.

**Samarbejdsplatformen:**
Samarbejdsplatformen er en blog på KBHFF's hjemmeside. Her kan vi bl.a. følge, hvad er sker af udvikling på medlemssystemet, og selv komme med forslag til ændringer. Det er en stor fordel, at al korrespondance er samlet her. Der skal specielt log-in, men når man er på, fungerer det fint. Et emne som fx en brugbar medlemsliste bliver debatteret her. Butiksgruppen er et fint bindeled mellem medlemmernes ønsker og beslutningstagerne, der er i de forskellige grupper i KBHFF.