Ordinær+generalforsamling+26.+april+2014


 * Hvad? - Ordinær generalforsamling med efterfølgende hygge og spisning **
 * Hvor? - Oehlenschlägergades Skole, Oehlenschlägergade 55-57, København V **
 * Hvornår? - Lørdag 26. april 2014, fra klokken 15:00 **
 * Hvem? - Alle medlemmer af KBHFF **

= Referat =

Janus Agerbo byder velkommen på vegne af bestyrelsen og den nu nedlagte kollektivgruppe. Andreas Lloyd introducerer kort den konsensus-proces, hvormed vi tager beslutninger i KBHFF: En del af denne proces er, at vi altid kan altid vælge at udskyde et punkt, hvis vi ikke kan tale os frem til en løsning, som alle kan acceptere. Men til dette møde har vi det dilemma, at vi ikke kan udskyde en beslutningen om nye vedtægter, da vi skal afgive et svar til Erhvervsstyrelsen senest d. 5. maj. Hvis vi kan træffe en beslutning om de nye vedtægter ved konsensus, vil vi følge reglerne i vedtægterne, hvor en sådan beslutning kan træffes ved afstemning med et 3/4 flertal.
 * 1. Velkomst og gennemgang af konsensusproces **

**2. Valg af stemmetællere **
Tina Villumsen og Lasse Andersen blev valgt som stemmetællere.

** 3. Valg af dirigent **
Niels-Simon Larsen blev valgt som dirigent. Han bemærkede, at mødet er indkaldt rettidigt og med vedtægtsændringer på dagsordenen. Liv Lillevang er referent.

**4. Kollektivgruppens beretning**
Eftersom kollektivgruppen blev nedlagt i forbindelse med den ekstraordinære generalforsamling, er dette i stedet en beretning fra hver af de centrale arbejdsgrupper.

**a. Kommunikationsgruppen**
Har intet at berette

** b. ** **Økonomigruppen**
Kasserer Jonas Boye Christensen fremlægger:
 * Gruppen har lavet nye, forbedrede arbejdsgange, herunder ensretning af kassemesterark og bedre ajourføring med afdelingernes økonomi
 * Jonas præsenterer det nye økonomiværktøj. Værktøjet giver mulighed for at udfolde regnskabet, der kan vise de enkelte afdelingers økonomi pr. uge, fremfor kun at have et samlet økonomioverblik for hele kbhff. Det tager kun højde for grønsagssalg.
 * Jonas præsenterer dele af budgettet for 2014, hvor der er lavet en opdeling af udgifterne til pose-specifikke-udgifter og administrative-forenings-udgifter.
 * Budgettet er sat til en teoretisk indtægt på 164.000 på posesalg, 52.000 på løssalg, hvilket giver en indtægt på 216.000. Med et årligt medlemskontingent på 50 pr. medlems kan det blive 316.000 kr.
 * Lige nu er der en negativ difference på 100.000 kr. En del af det bliver dækket af indmeldingsgebyrer, hvilket vi ikke ønsker, hvorfor et medlemskontingent kunne være en mulighed for at have mere økonomisk råderum. Der er lavet en økonomisk handlingsplan, der skal forsøge at sikre at indmeldingsgebyrerne ikke bliver brugt på drift, men derimod at indtægter fra medlemskontingenter gør det.

Spørgsmål: Hvad er dobbeltbetaling i de administrative-udgifter? Svar: Grundet mange forskellige folk til at betale fakturaer, er det sket, at samme faktura har været betalt flere gange af forskellige mennesker. I det tilfælde at fejlen bliver opdaget kan vi få pengene tilbage. Med de nye arbejdsgange og forbedrede arbejdsgange, forsøger gruppen at tage højde for og undgå sådanne fejl.

Spørgsmål: Ved man hvor fejltabene/spild/donationer er og hvor store de er? Svar: Nej, ikke for nuværende. Tilsvarende er der ikke tal for udgifter ved fejlpakninger.

** c. Indkøbsgruppen **
Har intet at berette.

**d. Distributionsgruppen**
Janus Agerbo fremlægger: Arbejdet indtil nu har primært været erfaringsudveksling på tværs af afdelinger, hvilket der er blevet tid til med den nye organisationsstruktur. Der har kun været tre møder i gruppen, som er glade for hvordan det er forløbet indtil nu.

**e. Arrangementsgruppen**
Andreas Lloyd fremlægger: I løbet af det forgangne år har vi blandt andet været på Roskilde Festival med Økokalasets folkekøkken, været på diverse grøntmarkeder, holdt samtalesalon og arrangeret lugepatruljer og fællesspisning og fest ved medlemsmøderne. Man er altid velkommen til at melde sig ind i arrangementsgruppen, hvis man har lyst.

**f. Strukturgruppen**
Jonathan Carlsen, Andreas Lloyd og Liv Lillevang fremlægger: Fremlægger deres arbejde indtil nu og nedlægger herefter sig selv. Den nye organisationsstruktur er under fortsat implementering og som et led i at sikre kvaliteten af den og ændringernes formål med at sikre gennemsigtige beslutningsgange og kommunikationsveje. Den mest radikale ændring er nedlæggelsen af kollektivgruppen og oprettelsen af distributionsgruppen og koordineringsmøderne. Der er positive tilbagemeldinger på dette. Gruppen har en række arbejdsopgaver som mangler at blive gjort færdige eller skal gøres i fremtiden, heriblandt evaluering, der skal være klar til generalforsamling 2015. Se gruppens seneste mødereferat.

** g. Fællesbutiksgruppen **
Sandra Villumsen fremlægger: Gruppen blev nedsat ved krisemøde oktober 2013. Har ansøgt og modtaget penge hos Fonden for Økologisk Landbrug (FØL-fonden). 300.000 kr. til en forundersøgelse af hvilke behov der skal dækkes for at forbedre forholdene og muliggøre en fællesbutik for kbhff og dets samarbejdspartnere i form af avlerne. Gruppen arbejder med projekttitlen for en kommende fællesbutik/samlingssted: Øko HUB, hvor HUB betyder nav – det der holder egerne sammen i et hjul. Undersøgelse skal være med til at finde et bud på en optimering af distribution af grønt, fælleslageret, en fællesbutik/-lokale til fællesspisning m.m. Der er blevet nedsat en styregruppe med repræsentanter fra de centrale arbejdsgrupper og derudover skal der findes en fra den nye bestyrelse. Styregruppen skal sparre med en projektgruppe, der står for forundersøgelsen. Undersøgelsen indebærer blandt andet medlemsundersøgelser og interview med avlerne. Alle der har lyst til at arbejde videre med dette er velkomne til at blive en del af gruppen. Der vil blive ansat folk ud fra de ansøgte penge. Det er styregruppen der ansætter og det er vigtigt at pointere at pengene er uafhængige af KBHFF’s regnskab. Læs mere om projektets organisering på gruppens sidste mødereferat.

**h. D** **anmarks Økologiske Fødevarefællesskaber**
Andreas Lloyd fremlægger: DØFF er et netværk for alle fødevarerfællesskaber i hele landet. De mødtes på i forbindelse med det Økologiske Årsmøde på Samsø i starten af april 2014. Efter mødet arbejdes der på tre konkrete initiativer: Læs mere på [|DØFF.dk]. Desuden opfordring til at deltage på møde d. 8. Maj med evaluering og udvikling af samarbejdet mellem en række forskellige økologiske foreninger. Kontakt Andreas Lloyd, hvis du er interesseret.
 * Startpakke til nye afdelinger
 * Fælles onlinemedlemssystem
 * Fælles sommerlejr

** 5. Regnskabsaflæggelse **
Jonas Boye Christensen og Janus Agerbo fremlægger :

Vi skal regne med et underskud fra 2013 på i værste fald ca. 450.000 kr. i bedste fald 300.000 kr. De væsentligste årsager er: Bemærkninger: Vi skal være opmærksomme på, at vi har lånte penge i form af posepant, som medlemmerne kan få tilbage, hvis de melder sig ud. Samtidig er det vigtigt at pointere, at vi har måttet skære ned på aktiviteter i budgettet, for at mindske/undgå underskud. Desuden er vores salg faldet i løbet af 2013, hvilket er en væsentlig årsag til underskud, men som der er taget højde for i budgettet for 2014.
 * Uforudsete transportudgifter ved leje af biler hos Baisekeli i 2013 - denne er løst med aftale med Lets Go
 * Leverandører tager penge for paller og ifco-kasser – dette kan der arbejdes på at løse
 * Dobbeltbetalinger og manglende døgnboksoverblik – dette skal et bedre regnskabsværktøj blandt andet afhjælpe
 * Pakkeunøjagtigheder – både i Vanløse og i lokalafdelingerne – denne kan vi ikke gøre så meget med

I arbejdet med regnskab for 2013 og budget for 2014, er der blevet arbejdet på at få vendt en dårlig arbejdsproces med et hængeparti med regnskab for 2012 og 2013, så vi nu allerede er på forkant med regnskabet for 2014, hvor der er lavet regnskab for første kvartal, samtidig med at både regnskabet for 2012 og 2013 er afsluttet.

Spørgsmål: Hvem dækker underskuddet? Svar: Vi dækker med en egenkapital, der blandt kommer fra overskud i salg og indmeldingsgebyrer. Vi har altså ikke lånt penge, som vi skylder væk.

Spørgsmål: Hvor mange medlemmer er vi? Svar: Det er svært at svære på, da medlemmer kan have forskellig aktivitetsstatus, men i 2013 blev der købt 18.000 poser.

Spørgsmål: Hvordan kan man regne med indmeldingsgebyrer og posepant i et regnskab? Svar: Vi vil i udgangspunktet ikke bruge indmeldingsgebyrer til at dække udgifter, men det har været nødvendigt at dække udgifter med hjælp derfra. Det samme gælder for posepanten. Der er endnu ikke lavet en handlingsplan, for hvordan posepanten skal kunne regnskabsføres, så det ikke pludselig optræder som en uventet udgift, men der arbejdes på det.

Spørgsmål: Hvordan skal de kommende arbejdsgange være og hvilke arbejdsgrupper skal varetage sig dem. Hvem skal på sigt tage sig af at holde øje med økonomien. Svar: Regnskabsgruppen skal nedlægges, da den var midlertidig nedsat efter krisemødet i oktober 2013. Økonomigruppen fortsætter som sædvanligt med at indtaste og lave regnskab, og så er det kassererne, der er ansvarlige. Derudover fungerer arbejdet rigtigt godt i økonomigruppen, som nu er med XX medlemmer og god kommunikation på tværs. Spørgsmål: Hvordan kan vi sikre at løssalget løber rundt? Svar: Det vil der blive arbejdet på. En mulighed er selvfølgelig at hæve priserne. Blandt andet kan man aflæse det af regnskabsværktøjet. Kommentar: Med regnskabsværktøjet vil man også kunne se, hvilke afdelinger der klarer sig godt, og hvilke der ikke gør, og så erfaringsudveksle om bedre løssalgspraksis. Dette kan blandt andet ske gennem koordineringsmøderne og distributionsgruppens månedsrapportering for hver afdeling.

Spørgsmål: Kommer der et detaljeret regnskab? Svar: Ja, det kommer ud når det kommer tilbage fra revisoren, så kan alle medlemmer se det.

**Regnskabet bliver godkendt af generalforsamlingen (med det forbehold at revisoren også kan godkende det).**

** a. Vedtægtsgruppens forslag til vedtægtsændringer **
Janus Agerbo fremlægger vedtægtsgruppens arbejde. Vedtægtsgruppen blev nedsat ved krisemøde i oktober 2013. Gruppen fik mandat til at arbejde hen mod vedtægter, der skal gøre os til en ideel forening. Erhvervsstyrelsen vurderede dog, at vi er en Forening med begrænset ansvar (FMBA). Af den grund har vedtægtsgruppen ændret retning undervejs og arbejdet mod at registrere os som en FMBA. Den afgørende forskel på foreningstyper er, hvorvidt vi skal registrere os som virksomhed. Se forskellene i diagram:

Afgørelsen fra erhvervsstyrelsen er at vi er en forening, der arbejder for økonomiske interesser, derfor skal vi registreres som virksomhed.

Handlemuligheder herfra i forhold til afgørelsen:
 * Klage? Acceptere? Bistand udefra? – Vi har fået tilbud fra et advokatfirma som er uenige med afgørelsen og som vil hjælpe os med at blive en ideel forening.
 * Fristen for registrering som virksomhed er 5. Maj. Med den korte tidsfrist ligger beslutningen om handlingsplanen herfra hos den nye bestyrelse efter generalforsamlingen.
 * Konsekvenserne for at være en FMBA nu er, at vi er dette, indtil vi eventuelt kan skifte over til at blive en ideel forening eller et socialøkonomisk forening. Vi er derfor ikke bundet som denne type forening.

Janus Agerbo gennemgik derefter forslaget til nye vedtægter ( [|http://] [|kbhff] [|.dk/2014/04/forslag-til-nye-vedtaegter/] ) paragraf for paragraf:

Gruppen har valgt at skrive ind i vedtægterne, at medlemmer i KBHFF kan komme ud for at udføre arbejde, der ligger ud over normalt foreningsarbejde. Det medfører, at foreningen kan frisige sig forsikringsdækning ved personskade i kbhff, hvorfor personer i kbhff kun er dækket af egen forsikring.
 * Paragraf 3: Formål **

Spørgsmål: Er vores primære formål at bidrage til et økologisk bæredygtigt samfund eller er det at distribuere grønt? **Et ønske om at bytte rundt på rækkefølgen i formålsformuleringen.** Svar: Umiddelbart ikke noget problem i at flytte på rækkefølgen. Kommentar: Der vil være forskel, på hvilke muligheder vi har for at søge fondsmidler afhængig af, hvilken rækkefølge formuleringerne kommer i. Det vil være en fordel at få byttet rundt på rækkefølgen af første og anden sætning i foreningens formål og at flytte underpunkt to højere op.

Spørgsmål: Er vedtægterne skrevet ud fra at skulle passe til en ideel forening eller en FMBA? Svar: Ingen af delene, da vedtægterne skal kunne fungere for begge dele. Spørgsmål/kommentar: Et ønske om at gøre vedtægterne så simple som muligt, så de kan være dækkende om ti år også. Samtidig skal det sikre at vedtægterne ikke kan drejes og binde os selv. Eksempelvis er det et problem, at der står, at vi besøger og hjælper avlere. Er det noget, som afdelingerne pludselig kan blive stillet til ansvar for? Svar: I udgangspunktet er det tænkt som en løs formulering, der skal vise, hvad vi kan komme ud for i foreningen og ikke noget, man som medlem eller afdeling skal eller kan kræves. Kommentar: Janus siger, at avlerbesøgene er skrevet ind under formålene, fordi det er det eneste sted, det kan stå. Andreas tilføjer, at der tidligere har været en kommentar på formålsparagraffen, der uddyber at formålene er frivillige for hvert enkelt medlem og afdeling. **Det møder opbakning at genindføre denne kommentar.** Kommentar: Kan man indskrive i vedtægterne, at det på generalforsamlinger bliver vedtaget, hvor mange arbejdstimer, der skal kræves af hvert medlem, og hvor stort kontingentet skal være.

Spørgsmål: Kommer kontingent og faste timeantal for medlemmerne ind i indtægterne? Svar: Vi vil have så få faktuelle ting med for at kunne give mulighed for at vedtage det løbende.

Spørgsmål: Kan det blive problematisk, at vi udfører arbejde for landmændene, som normalt er lønnet arbejde, og kan man eventuelt omformulere det? Svar: Det er umiddelbart svært at svare på, om det kan give problemer, at vi bytter transport for lugearbejdskraft, hvorfor spørgsmålet ikke kan besvares umiddelbart. Men det skal hedde arbejde i formuleringen.

Spørgsmål/kommentar: Der er frygt for at fokus bliver flyttet fra det lokale arbejde og fællesskab til, at der kan kræves arbejdskraft hos avlerne. Svar: Tanken om lugeturene var ikke kun at udføre arbejde, men også at skulle introducere, informere og oplyse medlemmerne om dyrkning på en hyggelig og social møde. Kommentar: Kan man måske kalde det for opgaver i stedet for arbejde hos avlerne? **Og kan man tilføje at besøgene i lige så høj grad skal oplyse/underholde/informere?** **Kommentarer fra diskussionen bliver tilføjet, så de første sætninger i formålet bliver byttet rundt, distribution af fødevarer .**

Kommentar: Kan man undgå nummerering af underpunkter, så der ikke opstår et hierarki i punkterne? Svar: det skal ikke ses som et hierarki og kan også være med bogstaver. Spørgsmål: **Kan man flytte rundt på underpunkterne, så de afspejler formålsbeskrivelsen?** Svar: Ja. **Der bliver flyttet rundt.**

**Generalforsamlingen godkender og vedtager formålsparagraffen, paragraf 2.**

**Paragraf 3: generalforsamlingen godkender og vedtager**

Paragraf 4: der stilles forslag om et årligt medlemskontingent, der bliver vedtaget på generalforsamlingen og som erstatter indmeldingsgebyret. Samtidig indeholder paragraffen retningslinjer for medlemskrav, der også sættes på generalforsamlingen.

Spørgsmål: Hvorfor står der ingen steder i vedtægterne, hvor medlemskravene er skrevet ned? Svar: Det vil ikke blive skrevet ned, men blot ligge som en beslutning i et referat fra generalforsamlingen. Kommentar: Kan man ikke have det som fast punkt på generalforsamlinger? Svar: Nej, man kan betragte kravet som en slags husorden i en andelsforening, som ikke bliver taget op til diskussion på hver generalforsamling, men kun hvis der er forslag om ændringer.

**Generalforsamlingen afrunder og godkender paragraf 4.**

Paragraf 5: Spørgsmål: Hvor lang udmeldingsperiode har man, når nu man betaler årligt kontingent? Svar: Det lader vi være op til eksempelvis distributionsgruppen eller den enkelte afdeling at bestemme. **Generalforsamlingen godkender paragraf 5.**

Paragraf 6 + 7: Ved ikke at vælge kassererne, formand og næstformand på GF lader man bestyrelsen selv fordele arbejdsopgaverne, så det ikke skal tages op i plenum. 2-årig valgperiode for at sikre at gruppen ikke pludselig går i stå. Bestyrelsen kan selv finde suppleanter i tilfælde af frafald, så de altid er fuldtallige.

Kommentar: Ved at fjerne de krævede repræsentanter fra afdelingerne gør man bestyrelsen mindre, da dens arbejdsopgaver også bliver mindre med den nye struktur, hvor driften alt drift flyttes fra bestyrelsen. De skal vedtage principielle beslutninger og holde øje med/sikre økonomien kører og at juraen bliver overholdt – bestyrelsen skal ikke lave drift. Alt dette kan oplagt stå i en forretningsorden.

Spørgsmål: Uden repræsentanter fra afdelingerne, hvordan har bestyrelsen så kendskab til aktiviteter? Svar: Bestyrelsen må selv holde øje med afdelingerne og arbejdsgrupperne. **Generalforsamlingen godkender paragraf 6 + 7.**

Paragraf 8: Stort set uændret. **Generalforsamlingen godkender paragraf 8.**

Paragraf 9: Praksis for ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af mindst 100 medlemmer eller af bestyrelsen.

Spørgsmål: Kan man have følgende procedure for indkaldelse til generalforsamling: 4 uger før kommer indkaldelse 3 uger før kommer budget og regnskab 2 uger er forslagsfrist til dagsordenen 1 uge før kommer dagsordenen **Svar: generalforsamlingen vedtager dette** **Generalforsamlingen godkender paragraf 9.**

Paragraf 10: Begrundelser for at indføre kontingent: **Generalforsamlingen godkender paragraf 10.**
 * Økonomi – kontingentet kan dække økonomi, der ikke er pose/grøntrelateret, men andet drift.
 * Organisation og sammenhængskræft: Gennemsigtighed for medlemmers aktivitet
 * Mulighed for at søge fondsmidler steder, der kræver kontingent, bl.a. Københavns Kommune.

Paragraf 11: **Generalforsamlinger ønsker formuleringen ændret, så GF er beslutningsdygtige ved ensartet stemmeafgivelse fra ¾ af fremmødte medlemmer.** **Generalforsamlingen godkender paragraf 11.**

Paragraf 12: **Generalforsamlingen godkender paragraf 12.**

Forslag om tilføjelser: Hvad gør man i tilfælde af ændringsforslag på dagsordenen, som kræver et nyt ændringsforslag som kommentar? Dette står ikke i vedtægterne og lige nu står der i vedtægterne at dirigenten kan stoppe en diskussion, hvorfor en sådan kommentar måske ikke kan komme til orde. Svar: En del af konsensusprincippet er at sikre at et ændringsforslag kan modificeres, hvorfor det ikke er nødvendigt at indskrive i vedtægterne.

Kommentar: Der er usikkerhed ved, hvordan vi skal tackle udmeldinger i forhold til kontingent. Svar: Dette må være op til distributionsgruppen og andre arbejdsgrupper at fundet en løsning for hvordan man tackler udmeldinger og få videreformidlet, hvordan og hvorfor et kontingent indføres.

**Generalforsamlingen vedtager vedtægtsændringerne og fortsætter dagsordenen efter nye vedtægter**

** 7. Fremlæggelse af budget **
Jonas Boye Christensen og Janus Agerbo fremlægger : 2012 var et lidt bedre end hvad vi kan forvente af andre år, så budgettet er ikke lagt efter det år. Der er ikke taget højde for et pludselig stort antal udmeldinger i forbindelse med kontingent, men budgetteret med en ind- og udmeldingsbalance svarende til tidligere år. Man har ikke valgt at ændre på nogle af indtægterne, når nu der var underskud sidste år, fordi man ikke regner med at få de samme udgifter som i 2013 (billeje, dobbeltbetalinger mm. **Generalforsamlingen godkender budgettet.**

** 8. Fastlæggelse af kontingent **
Generalforsamlingen vedtager 50 kr. som kontingent. Kontingentet falder årligt for hvert regnskabsår, og skal derfor først betales fra 1. januar 2015.

** 9. Valg af 5 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter **
Følgende vælges til bestyrelsen:
 * Andreas Lloyd, Vanløse
 * Jonas Glass, Amager
 * Jonas Boye Christensen, Nørrebro (snart Sydhavnen)
 * Esther Juel Jepsen, Amager
 * Janus Agerbo, Ydre Nørrebro
 * Ulf Wolff, Vesterbro,
 * David Henriksen

Der indkaldes til konstituerende bestyrelsesmøde i maj.

** 10. Valg af ekstern revisor **
Rewidan genvælges som ekstern revisor.

** 11. Eventuelt **

 * a. Opfølgning fra truckertemaet: **
 * Der er indført 3 i stedet for 2 biler, så afdelingerne kan regne med at få grønt tidligere
 * Det er blevet ændret, så der nu ikke skal være to personer som chauffører i bilen, men blot én certificeret chauffør og en hjælper (som både kan være et medlem eller en anden hjælper)
 * Der er ikke planer om at lave en strammere struktur for hvem der skal dække vagterne, men truckerteamet vil hellere have rigeligt med chauffører end en form for teamstruktur, som kan sikre at vagterne bliver besat. Der stilles ønske om fra generalforsamlingen at dette tages op til genovervejelse.
 * Dette står på forsiden af hjemmesiden.


 * b. Ny afdeling i Sydhavn **
 * Distributionsgruppen har godkendt oprettelsen en ny afdeling i Sydhavn. Flere er muligvis på vej.

For dette referat, Liv Lillevang