Google+hjælpeprogrammer+(Google+Apps)

toc IT guide > **Google hjælpeprogrammer (Google Apps)** //Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear}//

Mail
Hver arbejdsgruppe har sin egen mail-konto, som de kan tilgå på mail.kbhff.dk (eller via link under ”Admin Login” fra forsiden af kbhff.dk). Disse mailkonti fungerer fuldstændig ligesom Googles Gmail, men mailadresserne hører til fødevarefællesskabets domæne kbhff.dk.

Standardisering af KBHFF mail-adresser

Mailingliste
Hver arbejdsgruppe har også sin egen mailingliste, som gør det nemt for medlemmerne af de enkelte grupper at kommunikere med hinanden. Mailinglisten fungerer som en almindelig emailadresse, men når du sender en mail til denne adresse, bliver den automatisk videresendt til alle medlemmer af mailinglisten.

Tilføj medlemmer til din arbejdsgruppes mailingliste
Log ind på din arbejdsgruppes mail-konto på [|mail.kbhff.dk]

Tryk på "Administrér dette domæne" i popdown menuen til højre.

Tryk på "Users and Groups" i den blå menu øverst

Tryk på "Groups" lige under den store sorte overskrift "Users and groups"

Vælg den gruppe som du ønsker at tilføje medlemmer til fra listen

Skriv de nye medlemmers mailaddresser i tekstfeltet - husk at adskille de enkelte mailaddresser med et mellemrum!

Tryk på den lille knap "Add" under tekstboksen, og mailadresserne bliver føjet til gruppen. Sådan!

HUSK: Du skal ikke tilføje folk til en mailingliste med mindre de har udtrykt ønske om at blive meldt på listen. Nogle af arbejdsgrupperne sender mange mails til hinanden, og hvis man ikke er indstillet på det, kan man få flere mails end man bryder sig om.

Dokumenter
Hver mailkonto har også adgang til fødevarefællesskabets interne dokumentdelingsværktøj Google Docs (Google Drive/Drev), der gør det muligt at redigere Word-, Excel- og Powerpoint-dokumenter direkte i din webbrowser.

Google Docs kan tilgås direkte på webaddressen [|docs.kbhff.dk] (eller via link under ”Admin Login” fra forsiden af kbhff.dk).

Google Docs gør det ligeledes muligt at dele dokumenter mellem de enkelte arbejdsgruppers konti, så man på tværs af arbejdsgrupperne kan redigere i og printe fra de samme dokumenter.

I Google Docs ligger alle de dokumenter, der ikke kan ligge offentligt tilgængeligt, så som medlems- og bestillingsdatabasen (i form af et meget stort Excel-ark), og også forskellige word-skabeloner, der bruges hver uge i butikken og som løbende tilpasses (så som omsætningsseddel, optælling af til-overs-blevne varer, fakturaer mv.).

På denne måde fungerer Google Docs meget ligesom Microsoft Office med Excel, Word og Powerpoint, og hvis du er bekendt med disse programmer, er det også nemt at bruge Google Docs.

Gem bestillingslisten i PDF-format
Hver uge skal bestillingslisten gemmes som PDF for at pakkemesteren kan printe den ud. Det gøres således: Så downloades PDF-filen på din computer.
 * Åbn dokumentet ”Medlemmer og bestillinger”
 * Sørg for, at skjule uvæsentlige kolonner (såsom emailadresse, kollektiv og bemærkninger) ved at markere dem og højre-klikke på dem og vælge ”Skjul kolonne”
 * Åbn menuen ”Filer”
 * Vælg menu-punktet ”Download Som”
 * Vælg ”PDF”
 * Vælg ”Aktuelt ark”
 * Vælg ”Tilpas til bredde”
 * Vælg ”stående”
 * Vælg ”A4”
 * Og eksportér

Kalender
Fødevarefællesskabet har også en offentlig kalender, der kan ses på i højrespalten på forsiden af hjemmesiden på []

Tilføj en begivenhed til kalenderen
Nu optræder din begivenhed i kalenderen på hjemmesiden.
 * Gå ind på webadressen [|mail.kbhff.dk]
 * Log ind med brugernavnet info (hvis du ikke kender passwordet, så spørg medlemmer af din arbejdsgruppe eller kontakt kommunikationsgruppen)
 * Klik på linket ”Kalender” øverst i venstre hjørne
 * Nu er du inde på selve kalenderen, hvor du kan oprette nye begivenheder.
 * Find den dato, hvor du ønsker at oprette din begivenhed.
 * Markér den tidsperiode, som begivenheden varer og du får mulighed for at tilføje en ny begivenhed. Udfyld felterne og tryk "Gem".
 * Hvis du ønsker at tilføje yderligere oplysninger om begivenheden, f.eks. sted og yderligere oplysninger, så klik på begivenheden for redigere den yderligere.