Økonomigruppemøde+KBHFF+Amager+15.+august+2011+18.30-21


 * **Hvornår: 15. august 2011 kl. 18.30 - 21** ||  ||
 * **Hvor: hos Marie Louise, Husumgade 4. 3. th., 2200 Kbh. N (Ring på ved Sylvestersen)** ||  ||
 * **Kommer: maria pi, heine, annemette (Nordvest), anna (Controllinggruppen)** ||  ||
 * **Afbud: marc** ||  ||
 * **Snacks: ML laver mad. Annemette har kage med.** ||  ||
 * **Ordstyrer: ML** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien: maria pi** ||  ||

=Referat: = **(Prioritering af dagsorden)** Vi taster en uge for at teste systemet. Leverandørkontiene skal evt opdateres og tilføjes et par konti. Vi laver en liste over leverandører og beder Indkøbsgruppen se den igennem og sender den til controllinggruppen. Vedr. byttepenge skal man sørge for at udgående for en uge passer med indgående for efterfølgende uge. Ugen gælder for mandag til søndag, fakturaer tilhører den uge som de er blevet betalt i, ikke den uge de er leveret i. Vigtigt! Vi har lovet at taste så meget som muligt før onsdag den 24. august hvor controllinggruppen skal til møde på Regnskabsskolen. Rutinen omkring regnskabet er: 1. taster beløbene 2. printer alle bilag (betalte faktura) og nummerer dem. 3. print regnskabsarket og læg det som forside til bilagene. dette indsendes/afleveres til controllinggruppen så ofte som muligt. 4. send en mail til controllinggruppen okonomi@kbhff.dk om at nu er tallene tastet. 5. print et ex af regnskabsarket til afdelingens eget regnskab.
 * 1. Economics. Anna fra controllinggruppen kommer.**

**2. Nyt siden sidst** - Vagtinstrukserne begge steder skal opdateres. Fx tilbagemelding til indkøbsgruppen om næste uges posebestilling, samt notering af restvarer etc. Dette afventer indtil indkøbsgruppen er kommet med sit udspil, således at det kan indarbejdes. - Vi gennemgår kort regnskabet og samler bilag fra BV og PB. Maria taster ind i economics. Alle info fra BV ligger inde i 'Gammelt regnskab'. - Fra fællesarbejdsgruppemøde: Indkøbsgruppen kommer snart med et nyt tilbagemeldingsskema. Kassevagterne sørger for bestilling af poser. Fast ekstra-pose antal. Nyt medlemsmøde m bl.a. vedtægterne om ca. halvanden måned. - Backersvej vagtplanen. Der mangler folk der tager vagterne på trods af at der kommer nye medlemmer til hver uge. Skyldes muligvis at alle vagterne er 'ansvarstunge'.

- oplæring i kasseopgørelsen, evt lave en ny kasseopgørelse der stemmer overens med economics - oplæring i google docs - Rutineoplæring: døgnboks, rumindretning etc.... - Byttepenge: oprettelse af rutine omkring hvad man gør når der er for mange mønter (mere end 400,-) - Poseopgørelsen som redskab (Efter afholdt kassemestermøde kunne det være aktuelt at opdatere kassemesterbeskrivelsen med inputs fra dem erfaring)
 * 3.Invitation og planlægning af kassemesterlaugs møde (udskydes til næste møde, kunne evt kombineres med medlemsmødet således at man møder ind en halv time før)**

- Nu med stempler. Fungerer fint, opleves positivt. Diskuterer om de skal ligge som kartotek, men så vil halvdelen af meningen med kortet gå tabt, hvorfor ideen sløjfes. Vi kører videre med det.
 * 4. Kvitteringskortet**

- Principielt, når alle andre afdelinger har gratis lokaler, og vi reelt set har en aftale om det, så hvorfor betale husleje? - Sandheden er at vi ikke har overblik til at sige om vi har råd til at betale fx 500,- månedligt. - Alternativet er at tilbyde salg af poser til de andre 'beboere' uden medlemsskab og dermed uden at lægge arbejdskraft. Men det strider imod vores principper hvorfor det ikke er en løsning. - Hvis vi skal betale, vil vi gerne vide hvad de andre betaler så vi kan sammenligne og ud fra det finde ud af et passende beløb. - Ingen har efterspurgt det, er det kun vores egen samvittighed. Aftalen var at vi trækker folk til stedet, hvilket vi rent faktisk gør, samt vi deltager i fællesaktiviteter. I øvrigt mangler vi fortsat vand og el, som Giv Rum havde lovet ville komme på plads. - Maria skriver til Nina/butiksgruppen om vores svar: 1. Vi mangler reelt overblik over vores overskud. 2. Ingen grund til dårlig samvittighed. 3. hvad betaler de andre. 4. Afvente og se hvad der evt kommer af andre udgifter i butikken fx varme, belysning.... - Vi kan fx betale 50-100,- for el per måned. ML skriver til Mediestof vedr. el.
 * 5. Husleje på Prags Boulevard**

- ML deltager i konference på PB i weekenden med et oplæg om KBHff. - Næste møde: forslag tirsdag den 13. september kl. 19.30-22 hos Heine. Punkter til dagsorden: Kassemesterlaug, Økonomisk overslag for at danne overblik over reelt overskud, fx 2. kvartal
 * 6. Evt.**