Distributionsmøde+oktober+2016

Tilbage til Distributionsgruppen
 * **Hvornår:** || ONSDAG 26. oktober 17:30 ||
 * **Hvor:** || Oehlenschlægersgade Skole, Oehlenschlægersgade 55-57, 1663 København V ||
 * **Kommer:** || Pernille (Ø), Liv (Amager), Jonas (Amager), Jonathan (Frb), ||
 * **Afbud:** || Pelle (Vanløse), mariann(NV)), Charles (NV), Kasper (NB) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en 20'er til fællesspisning på Vesterbro ||
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** ||  ||

= ** DAGSORDEN ** =

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her. (Charles: Engelsk udgave er på trapperne) || //Har fungeret rigtigt godt og vagtplanen er stort set på plads.// ||
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Følge op på snak med Torsten om mulighed for at få sms-påmindelser om køb af poser + mulighed for at trække liste over medlemmer, der har tilmeldt sig nyhedsbrev. || Jonas || //Udskydes til næste møde// ||
 * Samle op på standardbeskrivelse i forhold til procedure ved besøg fra Fødevarestyrelsen || Liv || //Udskydes til næste møde.// ||
 * Opdatere chauffør-vagtbeskrivelser || Therese fra Østerbro || //Tjek - Jonas og Therese har sammen opdateret vagtbeskrivelse, og den er nu færdig.//
 * Snakke med LetsGo om muligheder for kurser og netværk for chauffører || Jonas || //Udskydes til næste gang// ||
 * Sætte IT-system op for at chauffører kan melde tilbage på vagtplan || Jonas || Tjek (der er sendt kopi til alle i gruppen)
 * Skrive nyhed til hjemmesiden om hvervning af chaufførkoordinator(er) || Kathrine || //Jonas kontakter og følger op// ||
 * Skrive til Vesterbros butiksgruppe om næste møde || Liv || Tjek ||
 * Sætte sig ind i Engros's forretningsplan + læse op på referater fra generalforsamling om beslutning + tidligere referater || ALLE || //Udskydes til næste møde// ||

**2. Godkendelse af referat fra sidst** Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes. Dagsorden for distributionsmøde september 2016 (med chaufførerne)

3. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || //Vagtplanen er sat op, så alle onsdage er dækket ind frem til jul med undtagelse af 21. december, men der er stadig buffer-chauffører, som kan træde til.//
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Opfølgning på chaufførbemandingen**

//Carsten stopper helt som koordinator. Distributionsgruppen vil gerne takke ham for hans kæmpe indsats med chaufførerne.//

//Kathrine laver nyhed med efterlysning af chaufførkoordinator.//

//Der er forslag om at lave et opslag på frivilligjob.dk og skrive et opslag om tjansen som chaufførkoordinator. Vi beslutter at undersøge sitet og finde ud af om det giver mening at lave et opslag. Det træffer vi beslutning om på næste møde.// || Jonas || diskussion || 15 || Her er et google docs med forskellige emner, som vi kan tage op. Skriv gerne flere på. Er alle teamlinks/tovholdere/koordinatorer blevet informeret om tid og sted?
 * B || **Avlermøde - vores spor**

//Vi beslutter at afsætte første halve time af mødets fem kvarter til en runde, hvor alle team-links præsenterer en succeshistorie. Dernæst er der et informationspunkt på 5 min, 30 min diskussion af tre punkter og til sidst 10 min opsamling.//

//- Runde// //- Infopunkt om medlemsstatus// //- Medlemsskaber uden arbejdspligt// //- Husstandsmedlemsskaber// //- "Medlems-Udviklings-Samtaler"// //- Opsamling//

// Vi sender en invitation med program og opgave ud 27. eller 28. november. // || Jonas || diskussion og beslutning || 30 || Skriv også gerne flere emner til denne del i dette google docs. Jeg stiller gerne op og præsenterer det hele. Men jeg ser også meget gerne, at vi er flere, så vi kommer til at fremstå som en gruppe på mødet og ikke bare mig alene. || Jonas || diskussion og beslutning || 30 || Webgruppen, under kommunikationsgruppen, spørger om der kan findes en kontaktperson per afdeling ift. indhold på hjemmeside og wiki. De vil gerne hjælpe med at holde det hele up to date og give forslag til forbedringer til afdelingerne, men de vil ikke ændre i noget, uden at have et ok fra afdelingerne. Jeg vil foreslå, at alle afdelinger finder sådan en kontaktperson, og beder dem angive det i deres teamoversigter, så webgruppen kan se, hvem der er kontaktpersonen.
 * C || **Avlermøde - det fælles spor**
 * D || ** Kontaktperson for kommunikation (fra sidst) **

// Alle distributionsgrupperepræsentanter skal forsøge at finde en lokal kontaktperson og skrive vedkommende på afdelingens team- // // oversigt // || Jonas || beslutning || 5 || Der er kommet nye fælleslagervagter til, men der er faldet flere fra. Vi bliver nød til at gøre en større indsats for at hverve flere fælleslagervgater. Jeg opfordrer altid fælleslagervgaterne til at tage med til intromøder og fortælle om tjansen. Det virker ofte, men det er sjældent, at de kan. Det vil være rigtig rart med en opdatering på, hvem som arbejder med introduktion i hver afdeling! Jeg har vendt udfordringen ude på kontorfællesskabet. Det bedste løsningsforslag jeg har fået, er at prøve at kontakte forskellige organisationer, som har medlemmer der skal aktiveres på den ene eller anden måde. Vi har snakket om at aktivere ældre ensomme mænd (via ældresagen), flygtninge og/eller autister med arbejde på fælleslageret (og evt også som modtagevagter og chauffører, nu de er så svære at finde). Det kræver at de ikke har en svækket fysik. Hvis det kan være de samme personer hver uge, vil vi også undgå flere fejl, da selv de mest erfarne og skarpe fælleslagervagter glemmer opgaverne med de 8 ugers mellemrum. Jeg forestiller mig tre til fire faste fra en anden organisation plus to-tre frivillige fra KBHFF på fælleslageret. Det er et stort skridt at tage, men hvis det kan fjerne det evige ondt i maven over, at der ikke er nok fælleslagervagter, chauffører og modtagevagter, så er det måske ikke så dumt. Jeg vil mene, at det kræver en GF-beslutning. Men der skal laves et forarbejde, og så er det vel med at komme igang nu.
 * E || **Fælleslagerbemandingen har det hårdt - måske vi skal tænke ud af boksen**

//(Charles kommenterer: Inspireret af et besøg på asylcentret Kongelunden, **foreslår** jeg at vi kunne invitere asylsøger med på en slags uformel praktik opgave. I bytte for nogle timers pakketjans + refusion af busbilleten kunne de få ugens pose med hjem. De oplever det danske foreningsliv, vi får hjælp;= Win-Win! Asylansøgere er ivrige efter kontakt og meningsfyldt beskæftigelse, hvortil kommer, at de kun har få penge til kost.)// || Jonas || diskussion || 15 || Da jeg var inviteret som FK og ingen andre fra distributionsgruppen svarede på, om de kunne deltage, bad jeg om, at rykke mødet til et tidpunkt, hvor medlemmer fra distributionsgruppen kan deltage. Det endte med, at jeg deltog på den første del at bestyrelsesmødet som FK. Jeg har sendt alle kommentarer fra mailtråden om engrosaftalen til bestyrelsen. Da der primært var bekymringer i mailtråden, anbefalede jeg bestyrelsen ikke at træffe beslutning om, at lade Distributionsgruppen overtage KBHFF Engros opgaver. Samtidig gjorde jeg det klart, at der muligvis kan opstå konflikt, hvis generealforsamlingens beslutning om at KBHFF Engros skal være et datterselskab af KBHFF også skal betyde, at KBHFF skal stille med frivillige til KBHFF Engros. Jeg deltog ikke på den anden del af mødet, hvor KBHFF Engros mødtes med bestyrelsen. (//Kommentar fra Charles+ Marianne: Det undrer os at Bestyrelsen, allerede inden Distributionsgruppen har færdiggjort de interne drøftelse, synes at have truffet beslutning om at Engros nu skal være datterselskab i KBHFF. Iøvrigt deler vi FK's opfattelse af, at der kan opstå problemer såfremt KBHFF skal forsyne Engros med frivillige. )//
 * F || ** Opsamling på bestyrelse-Engros-Distribution-møde (fra sidst) **

//Skydes til næste møde// || Jonas || diskussion || 15 ||
 * G ||  ||   ||   ||   ||
 * H ||  ||   ||   ||   ||

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)
Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Papirsposer || Der er utrolig mange bestillinger af papirsposer. Vi har forbrugt lige så mange papirsposer de sidste 2,5 måned, som det sidste halve år. Måske det har med sæsonen at gøre. Nu er det i alle fald sagt. ||
 * Tilbud fra Ølselskabet || Vi har fået et tilbud fra ølselskabet, som vil sælge øl til KBHFF medlemmer. De har fået som svar, at indkøbsgruppen først godkender nye leverandørers produkter efter grundprincipperne og en vurdering af behovet. Derefter kan vi starte arbejdet på at finde den bedste distributionsløsning. ||
 * Æbler og most fra Vesterbro || Der har været mange mails frem og tilbage omkring mosten. Det ser ud til at være på plads nu. LØS market har købt 15 dunke af 10 liter. Der er kommet etiketter på flaskerne, og flaskerne er klar til at blive bestilt. Alle foreslag og kommentarer som koodineringsmødet kom med er blevet fuldt. ||

6. Nyt fra afdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.

Frugtpose-syholdet er initiativtagere til en strikke-event, hvor der strikkes bomuldskarklude. Disse vil så blive solgt i afdelingen, så vi for alvor kan blive fri for at skylle mikroplast ud med opvaskevandet. ||  ||
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Her går det ganske fint. Vi har fået ny opfyldning på flere teams, grupper og fælles-tjanser efter omkring 30 msk mødte op til sidste intromøde. Vi kører med faste, månedlige fællesspisninger frem til marts. Første spisning i rækken er onsdag d. 2. november. Derudover har butiksgruppen holdt hyggelig fællesspisning i efterårsferien. ||  ||
 * **Frederiksberg** ||  || //Distributionsgruppen savner opdatering frs afdelinger// ||
 * **Nordvest** || Der har været besøg af Fødevarestyrelsen og vi fik en ganske glad smily :)) ||  ||
 * **Nørrebro** ||  || //Distributionsgruppen savner opdatering frs afdelinger// ||
 * **(Valby)** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || overvældende mange frugttræer med i 'vanløse deler frugten' dette år skabte en overflod af (primært) æbler til både rå indtagelse og most. team-links blev pålagt i en måned at lave registrering af posebestillinger og vagter for at få et redskab til at forstå, og data til at bruge for at sikre aktivering af hele den aktive medlemsskare i vanløse. der snakkes stadig om de mere problematiske vagter, modtagevagterne. ||  ||
 * **Vesterbro** ||  || //Distributionsgruppen savner opdatering frs afdelinger// ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  || //Distributionsgruppen savner opdatering frs afdelinger// ||
 * **Østerbro** || Kommunikationsgruppen på Østerbro har arbejdet for chaufførsagen og har udsendt en værge mail til alle medlemmer. Den deler vi gerne til udsendelse i andre afdelinger også (vi kan bare ikke sende massemail til andre end vores egen afdeling).
 * **Sydhavnen** ||  || //Distributionsgruppen savner opdatering frs afdelinger// ||
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** || Jeg trækker mig fra posten som chaufførkoordinator og vil fremover bare tage alm. tjanser som chauffør. Hilsen Carsten. ||  ||
 * **Fælleslageret** || Det er alt for svært at få bemandet fælleslageret. Der er sat et punkt på dagsordenen om det. ||  ||

7. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne.

Jonas, Pernille, Annegrete, Jonathan og Liv deltog på medlemsmøde på Vesterbro og holdt oplæg om vigtigheden af repræsentation i fælles arbejdsopgaver. Mødet gik rigtigt fint, og vi fik hvervet syv nye Vesterbromedlemmer til centrale arbejdsfunktioner: 1 distributionsrepræsentant + 1 suppleant, 2 fælleslagerrepræsentant og 3 Indkøbsgrupperepræsentant.
 * Opsamling på medlemsmøde på Vesterbro. **

Velkommen til!

...

8. Opgaver
= Punkter til koordineringsmøde =
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Lave doodle om næste møde: 5. + 6. + 12. + 13. + 19. + 20. november er i bud || Pernille ||
 * Lave forkromet overblik over, hvad der er op og ned i engros || Jonas og Liv ||
 * Følge op på Kathrines opgave. || Jonas ||
 * Kigge på frivilligjob.dk || Jonas ||
 * Skrive til Carsten || Liv ||
 * Skrive til Indkøbsgruppen om Kieselgarden og demetercertificering || Jonas ||
 * Skrive til Jarl-Asger om skur-punkt + opsamling af team-link-møde || Jonas ||
 * Skrive mail til teamlinks om avlermøde || Liv (med sparring fra Pernille, Jonas og Jonathan) ||
 * Skrive ti Charles om mulighed for at lave konceptpapir til Kongelunden || Jonas ||
 * Byde velkommen til nye Vesterbro-medlemmer i centrale arbejdsgrupper || Jonas + Liv ||

... = Punkter til kommende møder = - Hvor noteres lokale arbejdsgrupper? Wiki? Team-oversigt? Andet? - Gennemgang af Engros: beslutninger, ansvar, udfordringer og goder -

...