Teamlink+på+Ydre+Nørrebro

=Team-link på Ydre Nørrebro= På Ydre Nørrebro har vi 4 teams som skiftes til at tage de ugentlige onsdagsvagter. Hvert team har et teamlink, som er bindeled mellem butiksgruppen og teamets medlemmer og som sørger for at koordinere teamet, så onsdagsvagterne forløber uden problemer. Det er hele afdelingens ansvar at sørge for fremmøde til vagterne, men teamlinket har en koordineren og informerende funktion. Hvis man er interesseret i at blive team-link eller team-link-lærling, kan man møde op til et butiksgruppemøde eller skrive til afdelingens emailadresse.

Som team-link er du team-medlemmernes kontaktperson. Det betyder, at hvis medlemmerne har kommentarer; spørgsmål eller problemer, er det dig, de kontakter. Langt de fleste henvendelser vedrører spørgsmål til vagtbeskrivelserne og spørgsmål omkring vagtens forløb. Når et team-medlem kontakter dig, skal du forsøge at hjælpe medlemmet på bedst mulig vis. Om nødvendigt skal du tage kontakt til den arbejdsgruppe, du mener kan hjælpe i den givne situation. Herefter skal du videreformidle svaret fra arbejdsgruppen til medlemmet.

**Tid og sted for teamlinkets arbejdsopgaver**
Teamlinkets arbejdsopgaver foregår hjemmefra og er primært af koordinerende og administrerende karakter. Arbejdsopgaverne kan udføres alle dage, i alle tidsrum, men der vil som regel være mest at se til i dagene op til dit team skal på vagt. Arbejdsopgaverne kan klares på ca. 3 timer. Det er ikke et krav, at du møder op i afdelingen, når dit team har vagt, men det kan være en god idé at møde op og snakke med team-medlemmerne og spørge ind til, hvordan det går med vagten. På Ydre Nørrebro deltager teamlinks desuden i de månedlige butiksgruppemøder som finder sted den første onsdag i måneden kl 18.30. Desuden holder de fire teams team-links et kort møde et kvarter før butiksgruppemødet hvor der snakkes og koordineres eventuelle opgaver på tværs af teamene.

LØBENDE OPGAVER
Svar på medlemmernes spørgsmål hvis du kan. Hvis ikke du kan svare, så spørg arbejdsgrupperne og formidl svaret videre til medlemmet efterfølgende. På Ydre Nørrebro er det desuden teamlinkenes ansvar at tjekke afdelingens email den uge, hvor teamet har vagt (dvs. fra onsdag til onsdag). Denne mail tilgås ved at logge ind på Googles mailsystem med mailen //ydrenorrebro@kbhff.dk// og adgangskoden //Flere Roer//.
 * Besvar spøgsmål **

**Opdater team-oversigt**
Du skal sørge for at informationerne om dit team i teamoversigten altid er opdateret. Det kan være en god idé at skrive en lille velkomstmail til nye medlemmer af teamet, som kan høre hvordan jeres team håndterer vagtskema, afbud, bytte etc.

**Håndtér vagtbytte og team-skift**
Det er din opgave at sørge for, at medlemmets navn og kontaktoplysninger flyttes til en ny plads i teamoversigten ved vagtbytte. Medlemmer har nemlig ikke adgang til at flytte rundt på navne og informationer i teamoversigten, da det tidligere har givet teamlinket for lidt overblik over hvem der var aktive i vagtsystemet. Medlemmer skal altså kontakte teamlinket for at blive rykket til en anden vagt. Hvis medlemmet ønskes flyttet til et andet team, kontakt det andet teams team-links og snak om hvor der er brug for ham/hende.

**Hold styr på fremmødet**
Du skal sørge for, at der møder nok team-medlemmer op til. Som udgangspunkt forventes det at de medlemmer, der står på en vagt i vagtsystemet, tager deres vagt én gang om måneden. I tilfælde af at et medlem er forhindret i at møde op er det medlemmets ansvar at informere team-linket og de øvrige personer på vagten om det og om en eventuel afløser. En afløser skal findes med mindre det er i orden for resten af personerne på vagten.

**Udsend huske-mail**
I weekenden, inden dit team skal på vagt, skal du sende en huske-mail til alle medlemmer af dit team. Mailen skal sikre, at medlemmerne husker deres vagt, at (især nye medlemmer) de læser vagtbeskrivelsen til deres vagttype, inden de møder ind, og at de får dine kontaktinformationer, så de kan kontakte dig, hvis de har spørgsmål. Du kan finde et udkast til en huske-mail nederst i dette dokument. Du kan selv finde team-medlemmernes mailadresser i teamoversigten. Mailen skal informere medlemmerne om hvor mange grønt- og frugtposer der er blevet bestilt til den givne uge. På den måde kan medlemmerne på de enkelte vagter snakke sammen om hvorvidt alle skal møde op til vagten. Hvis f.eks. der er bestilt 20 grøntposer og 10 frugtposer, vil det være unødvendigt at seks pakkevagter møder op. Denne mulighed skal der også informeres om i mailen. Der skal desuden informeres om at medlemmerne skal melde tilbage på om der var nogen der udeblev fra deres vagt. Hvis en person udeblev skal der sendes en mail til medlemmet som beskrevet under //Generelt/Kontakt udeblevne medlemmer efter endt vagt.// Specifik til pakkevagterne skal der informeres om at de skal huske at udfylde kvalitetsskemaet for de leverede grøntsager og frugter. Skemaet findes [|her]

**Videresend Info fra arbejdsgrupper til team-medlemmer**
Du skal formidle eventuel info vedrørende ugens vagt fra arbejdsgrupperne videre til team-medlemmerne.

Ved tilfælde af **afbud, sygemeldinger og afløsere**
Indskriv ændringer i vagtskemaet hvis ikke medlemmet selv har gjort det - også selvom de kun er midlertidige. Opfordr i størst muligt omfang teammedlemmerne til selv, at finde afløsere, hvis de er forhindret i at tage deres vagt. Det sikrer et vist medejerskab og tager toppen af for meget koordineringsarbejde. Teamlinket skal være behjælpelig med at informere om vagtbytte og kan, hvis tiden tillader det, selv påtage sig vagtbytte funktionen. Men det er IKKE teamlinkets ansvar at finde afløsere i sidste minut om onsdagen. Hele afdelingen er ansvarlig for at onsdagene forløber problemfrit.

**Opdater teamoversigten**
Opdater datoen for teamets næste vagt i vagtskemaet. Datoen finder du i "kalenderen" på Ydre Nørrebros teamside. http://kbhff.wikispaces.com/YNTeam

Team-oversigt
 Teamet organiseres via Team-oversigten Den løbende opdatering indebærer, at du skal: 1. Sikre at navn, mailadresse og telefonnummer fremgår på alle team-medlemmer. 2. Bytte rundt på medlemmer, der skifter vagt internt på teamet, eller som bytter vagt med et medlem fra et andet team. 3. Sørge for at medlemmerne kan se hvornår næste vagt er. Det antages som udgangspunkt at alle møder til deres vagt en gang om måneden. Undtagelse ved for lille antal bestilte poser (se under //Op til teamets vagt/Udsend huske mail//). Ved teamskift bør du opfordre medlemmet til at skifte til det team, hvor der er færrest med den vagttype, medlemmet ønsker. Teamskift skal aftales og koordineres med det andet teams team-link.

**Koordinér fremmødet**
Som udgangspunkt har dit team rigeligt med medlemmer, men det kan ske, at du modtager mange afbudssygemeldinger, eller at dit team på grund af udmeldinger eksempelvis ikke har nogen modtagervagter. I så fald skal du i første omgang prøve at rokere rundt på medlemmerne på teamet, sådan at et medlem fra en vagttype, der er mange medlemmer på, tager en vagttype, der ingen medlemmer er på - enten permanent eller blot den uge, hvor der akut mangler en person.

Hvis ikke det lykkes, må du prøve at hente midlertidig assistance ved at henvende dig direkte til medlemmerne fra de andre teams. Du kan eventuelt aftale med de af dine team-medlemmer, som ikke kan møde op til deres vagt, at de til gengæld for en afløser fra et andet team, tager afløserens vagt den dag, afløseren ellers skulle have været på vagt. I sådan et tilfælde bør du informere det andet teams team-link om, at der møder en afløser fra dit team ind til næste vagt.

**Info fra arbejdsgrupper til team-medlemmer**
Informationerne vil typisk være information om leveringsændringer, prisændringer, løssalg mm. Butiksgruppen sender dig alle nødvendige informationer, og det er din opgave at formidle informationerne videre til team-medlemmerne. Du kan give informationerne direkte til de enkelte medlemmer per mail eller telefon, eller du kan inkludere dem i huske-mailen. I nogle tilfælde er der en række ekstra arbejdsopgaver, der skal udføres.

**Kontakt udeblevne medlemmer efter endt vagt**
Hvis et team-medlem udebliver fra sin vagt, er det de andre team-medlemmers ansvar at melde det tilbage til dig. Du skal herefter kontakte det udeblevne medlem og høre, om det blot var en enkelt forglemmelse, om det skyldes, at personen ikke længere ønsker at være medlem af Fødevarefællesskabet, eller om det skyldes, at personen har travlt i denne periode og derfor ønsker at være midlertidigt passivt medlem i Fødevarefællesskabet. Start med at sende en "Vi savner dig i Fødevarefællesskabet" mail til medlemmet. Mailen kan eksempelvis se ud som kladden sidst på siden.

Hvis et medlem ønsker at være passiv, kan du gøre det via admin-siden på kbhff.dk (kræver admin-rettigheder som tildeles af butiksgruppe). Fjern herefter medlemmet fra team-oversigten. Hvis medlemmet ikke reagerer på din mail, så send da yderligere en mail ugen efter. Reagerer medlemmet ej heller på denne mail, skal du sætte medlemmet på passiv ifølge proceduren herover.

**Evaluér ugens arbejde**
Hvis du eller dine team-medlemmer oplever ting, der bør gøres anderledes, problemer der bør tages hånd om, eller hvis du blot har en positiv historie at fortælle, så bør du kontakte arbejdsgrupperne.

Medlemmer der **ikke kan om onsdagen**
Teamstrukturen passer ikke alle, og der kan være medlemmer, som af forskellige årsager ikke har mulighed for at have en fast onsdagsvagt. Den mest oplagte løsning er, at medlemmet i stedet melder sig ind i en arbejdsgruppe, der ikke har faste arbejdstider. Du er også meget velkommen til selv at finde en løsning internt på dit team, i dialog med det pågældende medlem. Selvom strukturen grundlæggende bør være den samme på alle teams, er der intet i vejen for, at du afprøver forskellige løsninger, der kan håndtere udfordringerne, du står med. Del så vidt muligt dine erfaringer med de andre team-links. Informer en gang imellem alle medlemmer om muligheden for at deltage i fødevarefællesskabet gennem arbejdsgrupper i stedet for vagter i en lokalafdeling.

**Nye medlemmer**
Det er ikke din opgave at skaffe nye medlemmer til dit team. Nye medlemmer bliver rekrutteret til intromøderne hvor intromødeteamet sørger for at fordele dem på en vagt på de enkelte teams. I forbindelse med mange udmeldinger kan det ske, at nogle teams er meget underbemandede, mens andre teams er overfyldte. Hvis det er tilfældet, kan du kontakte team-linket fra et overfyldt team og høre, om han/hun vil prøve at overtale nogle af sine medlemmer til at skifte team. Vær dog opmærksom på at der kan nå at blive placeret nye medlemmer på dit team i løbet af de seks uger, der går, inden teamet skal på vagt igen, og at problemet derfor muligvis løser sig selv. Når et nyt medlem har haft en lærlingevagt skal du skrive til medlemmet og høre om hvordan hun/han tænker om fremtidige vagter. Vil hun/han prøve den samme eller en anden lærlingevagt, et andet team eller vil hun/han rykkes op på en "rigtig" vagt?

**Udmelding og skift af afdeling**
Hvis et medlem udmelder sig ved at skrive en mail til afdelingens mailadresse, skal du fjerne medlemmet fra dit team og fra teamoversigten. Hvis et medlem ønsker at skifte afdeling, skal du huske at slette vedkommende fra teamoversigten. Selve overflytningen skal foretages af den nye afdeling.

**Aktiv eller passiv**
Medlemmet kan selv melde sig aktiv eller passiv ved at skrive til det enkelte team-link. Hvis man er passiv, kan man ikke købe grøntsager. Hvis et medlem er på barsel og er syg, vedbliver vedkommende at stå som team-medlem. Men der skrives under noter i vagtoversigten ”barsel” eller ”syg”. Vedkommende betragtes som aktiv og kan købe grønsager. Hvis medlemmet ikke er på barsel, ikke er syg, eller har en anden god grund, kan team-link sætte medlemmet på passiv, hvis der ikke reageres på henvendelser om vagter.

HUSKE-mail
(ret selv ord i firkantet parentes)

Kære Team [Farve]

Husk at det er os, der har grøntsags-tjansen for Fødevarefællesskabet nu på onsdag, d.

[Dato]. I teamoversigten kan I se jeres vagt, og det tidsrum I skal arbejde i. Det er vigtigt, at I via vores wiki-side læser den nyeste vagtbeskrivelse til jeres vagttype, hvis I ikke allerede har læst den.

Aktuelt

[Her står eventuel aktuel info om denne uges vagt.]

Forhindret i at tage vagten? Hvis nogle af jer ikke har mulighed for at møde op til vagten nu på onsdag, er der to muligheder: 1) I sender kæresten. 2) I finder en afløser bland afdelingens øvrige medlemmer. Hvis i ikke har held med dette vil teamlink sende en fællesmail ud.

Manglende fremmøde Hvis en person fra teamet ikke møder op til sin vagt – og ikke har sendt en anden, bedes I melde det tilbage til undertegnede efter vagten.

Spørgsmål og kommentarer Hvis der opstår problemer under vagten, eller hvis I har spørgsmål eller kommentarer til vagten, er I meget velkomne til at kontakte undertegnede.

God vagt!

Mange hilsner

[Navn]

Team-link l Team [Fatve]

Mail: [Mailadresse]

Telefon: [Telefonnummer]

Udeblivelses-mail
(ret selv ord i firkantet parentes)
 * ||  ||= Du skulle have været [vagttype] for Fødevarefællesskabet på Nørrebro i onsdags; men du mødte ikke op til din vagt. Var det blot en enkelt forglemmelse, eller skyldes det, at du har travlt i denne periode, og derfor ikke har tid til at arbejde, eller at du ikke længere ønsker at være medlem af Fødevarefællesskabet?

Mange hilsner Team-link Team [Farve] ||  ||   ||