Møde+i+kommunikationsgruppen+d.+28.+august+2017

Tilbage til kommunikationsgruppens wikiside Indgang i gården nr. 80 C, 3. sal ||
 * **Hvornår:** || **Bemærk dato er ændret !!!** til mandag d. 4. september kl. 19.00 - 21.00 ||
 * **Hvor:** || KPH Projects, Enghavevej 80-82, København SV
 * **Ordstyrer:** || Louise ||
 * **Referant:** || Mia ||
 * **Kage:** || Mia ||
 * **Kaffe/te:** || Louise ||


 * ~ **Deltagere** ||~ **Kommer** ||~ **Afbud** ||
 * **Amager** || Naia ||  ||
 * **Frederiksberg** || Louise ||  ||
 * **Nørrebro** || Sune ||  ||
 * **Ydre Nørrebro** || Cæcilie ||  ||
 * **Nordvest** ||  ||   ||
 * **Sydhavnen** ||  ||   ||
 * **Vanløse** ||  ||   ||
 * **Vesterbro** || Eva, Andreas ||  ||
 * **Østerbro** ||  ||   ||

=** Dagsorden **=

1. Godkendelse af referat fra sidst
Hvis der ikke er indvendinger, kan referatet godkendes.

http://kbhff.wikispaces.com/M%C3%B8de+i+kommunikationsgruppen+d.+26.+juni+2017

2. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, som ønskes diskuteret eller vendt i kommunikationsgruppen.

Andreas havde nogle arbejdsopgaver, som vi mangler at få uddelegeret. Bl.a. besvarelse af infomailen og mødebooking. || Louise || Info + opgave || 10 ||
 * ~ Nr. ||~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min.) ||
 * **1** || Farvel til gamle medlemmer og hej til nye || Andreas Prag, samt Jonas og Louise har desværre meldt sig ud af gruppen. Til gengæld har vi fået et nyt medlem, Vibeke. Stort velkommen til dig, Vibeke :)
 * **2** || Hvad er der sket hen over sommeren? || * Flyers med reklame for lugeturene, som har været fordelt i poserne to onsdage i træk. Se dem her.
 * Mail til alle butiksgrupper og arbejdsgrupper med et "hej fra kommunikationsgruppen" og introduktion til hvem vi er, hvad vi laver, og hvad vi evt. kan hjælpe med. Det har fået god respons.
 * Sommerens nyhedsbrev. Læs det på wikien her. || Louise || Info || 10 ||
 * **3** || Kommunikationspakke til afdelingerne || Der blev jo afsat 40.000 kr. til mere synlighed og kommunikation ved sidste GF. Vi har derfor arbejdet på en masse kommunikationsmateriale til afdelingerne, herunder flyers i postkort format, infofoldere, banner og skilt. Vi har lavet nogle udkast, som kan ses her:


 * [[file:Tekst til infofolder (1).pdf]]
 * [[file:postkort(efterår) (1).pdf]]
 * [[file:postkort(sommer) (1).pdf]]
 * [[file:postkort(vinter) (1).pdf]]
 * [[file:postkort(forår) (1).pdf]]


 * __ //Referat:// __**


 * Beslutning**: Vi aftaler at sende udkastene ud til kommunikationsgruppens medlemmer, så de kan kommentere på eventuelle ændringer/rette inden vi sender det endelige materiale til tryk.


 * Ansvar for opgave:** Louise sender materiale ud med dato for senest tilbagemelding, så vi kan holde vores deadline (sidst i september) || Mia, Cæcilie og Louise || Info + opgave || 30 ||
 * **4** || Forslag til ny organisering i gruppen || Der har på det sidste været lavt fremmøde til de månedlige møder i kommunikationsgruppen. Til gengæld har vi haft en masse småmøder i mindre grupper, f.eks. hvis der skal laves nyhedsbrev, flyers, en reportage osv. Samtidig får vi rigtig mange opgaver (f.eks. udgive nyheder på hjemmesiden, hjælpe med grafik osv.), som skal løses løbende, og ikke altid kan vente til næste møde.

Jeg foreslår derfor at vi laver nogle ændringer. Mit forslag: at vi mødes hver anden måned istedet for hver måned (f.eks. i forbindelse med koordineringsmøderne, som i forvejen ligger hver anden måned). Og at vi istedet organiserer os på en online samarbejdsplatform, f.eks. Slack, Loomio eller Facebook, hvor vi kan fordele indkomne opgaver imellem os, give hinanden feedback osv.

Tanken er altså at vi på møderne diskuterer ideer, kommer med info, evt. får ordnet hængepartier osv. Og at vi online ordner de mere praktiske ting, såsom at fordele indkomne opgaver imellem os.


 * __ //Referat:// __**


 * Beslutning**: Vi beslutter, at forslaget til den nye mødeorganisering er en god ide at prøve. Vi aftaler at lægge møderne så de falder sammen med de fælles koordinerinsmøder, så kommunikationsgruppen kan blive repræsenteret på de fælles møder. Vi aftaler at afprøve systemet Loomio (som også findes som app) og se om det er noget vi vil gå videre med.


 * Ansvar for opgave:** Andreas opretter kommunikationsgruppen i Loomio || Louise || Diskussion || 15 ||
 * **6** || Hygiejneplakater || Martine har lavet nogle fine hygiejneplakater / skilt til fødevarekontrol. De mangler at blive trykt og fordelt ud til afdelingerne. Se dem her: http://kbhff.wikispaces.com/file/view/kbhff_foedvarekontrol_01.pdf/614956691/kbhff_foedvarekontrol_01.pdf


 * __ //Referat:// __**


 * Beslutning**: Vi trykker plakaterne sammen med den fælles kommunikationspakke. De skal være i A3.


 * Ansvar for opgave:** Louise og Mia || Louise || Opgave || 10 ||
 * **6** || Oprydning i Box || Vi har en Box konto, hvor der bl.a. ligger en masse grafik-filer. Box fungerer sådan at man skal oprette en konto, og så får man delt adgang til mappen. Lige nu er der rigtig mange, der har adgang, som vi ikke kender (jeg ved i hvert fald ikke hvem det er). Så det er måske en god ide at få ryddet op i mappen.


 * __ //Referat:// __**


 * Beslutning:** Vi bliver enige om, at det er vigtigt at få ryddet op i mappen samt forsøge at holde fx billeder, videoer, grafik mm. det samme sted, hvis muligt. Det er nemlig uoverskueligt at have materiale liggende på diverse platforme, når man skal bruge det til kommunikationsmateriale.


 * Ansvar for opgave:** Martine og Vibeke sætter sig sammen og får det ordnet. Louise sender listen med kodeord til Martine. || Louise || Opgave || 10 ||
 * **7** || Plakat om mel || Julie fra Nørrebro Butiksgruppe har spurgt om vi vil hjælpe med at lave en lamineret plakat e.lign. der forklarer forskellen på de forskellige slags mel, der sælges i løssalg. F.eks. med et slags komparativt skema med billeder af de forskellige slags mel, samt måske en linje, der beskriver hvad det er, og hvordan det kan bruges. Se også denne flyer, som Brinkholm har lavet: // @http://www.landbrugslauget.dk/Mel/melsorter_03_17.pdf " //


 * __ //Referat:// __**


 * Beslutning:** Vi placerer den som en nice-to-have opgave, da der er andre opgaver der haster mere.


 * Ansvar for opgave:** Martine vil gerne kigge på det, når hun får tid efter september. || Louise || Opgave || 10 ||
 * **8** || Velkomst event i International House d. 19. september || Er der nogle, der har lyst til at stille med en bod og formidle om KBHFF?


 * __ //Referat:// __**


 * Beslutning:** Vi vil gerne repræsentere KBHFF på eventet med en bod, da det er en god mulighed for at tiltrække medlemmer.

Ting vi skal bruge til boden:

- Infofoldere på engelsk - Bannere og roll-ups (hvis muligt) - Grøntsager til boden (evt. fra Birkemosegård) - PC - så vi kan oprette medlemmer - Tilmeldningsskema til nyhedsbrev - Evt. løssalgsvarer, som kan sælge (hvis muligt)

Louise sender infofolder til Vibeke, så hun kan oversætte til engelsk. Naia undersøger om vi må sælge løssalg || Louise || Opgave || 10 ||
 * Ansvar for opgave:** Martine og Naia vil gerne tage derud (Mia joiner måske)
 * **9** || Godkendelse af kommentarer i Wordpress || Vi skal pludselig til at godkende alle kommentarer i Wordpress. Det er lidt besværligt, da man så skal være opmærksom på hele tiden at tjekke om der er kommentarer, der venter på at blive godkendt. Er der nogle, der ved hvorfor vi pludselig skal godkende kommentarer først? Og er det mon muligt at fjerne funktionen igen?


 * //__Referat:__//**

pose mangler igen || Emma har bragt en ny skabning til verden, er på barsel og har midlertidigt trukket sig fra fototjansen. Altså er vi kun Eva tilbage p.t.. Så ny fotograf søges - igen...
 * Ansvar for opgave**: Andreas kigger på det || Louise ||  || 10 ||
 * 10 || Fotograf til ugens


 * //__Referat:__//**


 * Beslutning:** Naia er fra dags dato med i fotogruppen
 * Ansvar for opgave:** Mia spørger Julie om hun evt. vil være med også || Eva ||  || 10 ||

4. Eventuelt
Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under Nye punkter.


 * ~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||
 * Møderemindere: || **//Skal vi skiftes til at sende møderemindere?//**


 * Ansvar for opgave:** Mia er den første til at gøre det og skriver til Jonathan og får dato for næste koordineringsmøde ||
 * Hvem overtager infomailen, når Louise går på barsel? || **Ansvar for opgave:** Andreas og Sune vil gerne gøre det (Naia står som standby, hvis der bliver brug for det) ||
 * It-gruppe? || Vi oplever et behov for nogle såkaldte IT-eksperter, og synes de kunne være fedt med en IT-gruppe i KBHFF. Men det er noget vi må vende på koordineringsmødet. ||
 * Hjemmeside || Medlemmer af komm. gruppen har haft en arbejdsdag med hjemmesiden, hvor der er blevet rykket rundt på nogle ting og slettet nogle ting, men det blev ikke færdigt. Skal vi lave endnu en arbejdsdag?


 * Beslutning:** Vi aftaler at vente, da det er bedre at få fat i en professionel, som kan ordne hele hjemmesiden på en gang. Det er noget der tager lang tid og hvis hjemmesiden også skal have et nyt udtryk, er det evt. noget vi skal overveje at hyre en til at arbejde med. Vi beslutter at vende det med de andre arbejdsgrupper på næste koordineringsmøde. ||
 * Reklame for KBHFF på Københvans universiteter || Vi har fået en forespørgsel på om vi vil lavve ngle plakater, som vi kan hænge ud på Københavns universiteter ifm sttudiestart, så vi kan tiltrække nye medlemmer.


 * Beslutning:** Vi har ikke kræfter/frivillige til det p.t., da vi først skal have lavet kommunikationspakken færdig. Vi vil dog meget gerne gøre det, men det bliver senere på året. De studerende er der jo ikke kun ved studiestart. ||
 * Video fra Amagerafdelingen || Et medlem fra Amager afdelinger vil gerne samarbejde med os om en video til kommunikation, som hun er ved at arbejde på. Evt. vi kan bruge hendes materiale. Hun vil genre høre tilbage fra os.


 * Ansvar for opgave:** Andreas koordinerer med hende. ||

5. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang om måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde den sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper). Koordineringsmøde: Kl.19 (fællesspisning) Mødet starter kl. 19.45 || KPH ||
 * ~ Hvornår ||~ Hvor ||
 * 23. oktober. 2017. Kl.17-19

6. Opgaver
Her tilføjes nye opgaver. Saml evt. op på opgaver fra sidste møde.
 * ~ Beskrivelse ||~ Hvem er ansvarlig ||

7. Evt. punkter til koordineringsmøde
Her skrives punkter, som fremlægges på næste koordineringsmøde.
 * ~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||
 * Hjemmeside ||  ||
 * It-gruppe ||  ||

8. Evt. punkter til næste møde
Her skrives punkter, som er blevet udskudt til næste møde.
 * ~ Overskrift ||~ Beskrivelse ||