østerbro+butiksgruppemøde+onsdag+d+28+november+2012

**Butiksgruppemøde** Tid: 28.november 2012 Sted: Nabo Østerbro, Odensegade 6 Ordstyrer: Niels-Simon

**Referent**: Inger

**Kommunikation**: Der er en del usikkerhed om, hvem der besvarer indkomne mails med spørgsmål m.m. og herunder, hvem der har ansvar for hvad. Kommunikationsgruppen har svært ved at fungere med mindre disse ting bliver fastlagt. Kommunikationsgruppen vil se på, hvordan de forskellige fora og platforme kan bruges mest hensigtsmæssigt. Gruppen påtager sig også fremover referat fra butiksgruppemøderne.

**Optimering af vagtplanerne**: På mødet 31.oktober blev der nedsat en gruppe, som skulle undersøge, hvordan man kan få løst problemet med de hullede vagtplaner. Sune og Michael F. fra gruppen fremlagde en plan for en helt ny teamstruktur. Ideen er, at medlemmerne i stedet for at tilmelde sig en vagt i ny og næ, bliver indskrevet i et team på 22 personer. Der er flere personer i et driftsteam end antallet af vagter, på den måde kan tage højde for afbud på grund af sygdom, arbejde m.m. Til en start bliver der fire driftsteam, som hver har ansvar for en vagtdag hver 4.uge. Derover skal der være et team

Gladsaxe og et administrationsteam. Hvert team får en teamleder, der er tilknyttet butiksgruppen.

Vagtplan-gruppen ønsker også at ændre på åbningstiden, der fremover skal være fra 16.30 til 18.30. Samtidig ændres vagtstrukturen, sådan at man får et pakkehold, et driftshold og et mindre oprydningshold. Driftsholdet har ansvaret i hele åbningstiden. På den måde undgår man de overleveringsforretninger, der i dag skaber en del forvirring, fordi medlemmerne bruger forskellige systemer i opgørelsen af salg m.m.

Der var almindelig tilslutning til teamstrukturen, som sandsynligvis også vil kunne løse en del af kommunikationsproblemerne. Sune og Michael arbejder videre med planen, herunder hvordan den skal fremlægges for medlemmerne. Det er tanken, at det nye system skal fungere fra januar eller februar.

**Gladsaxe**: Denne vagt har brug for en backing-gruppe på 7-8 personer. Næste gang Østerbro skal levere arbejdskraft til Gladsaxe-tjansen er 13.februar.

**Kassemestervagten**: Michael M. fra økonomigruppen oplyste, at man er i gang med at integrere de forskellige økonomisystemer. Det betyder, at det i fremtiden skulle blive betydelig lettere at påtage sig kassemestervagten.

**Donation**: Bjørn har foræret to bærbare computere til Østerbro-afdelingen. Når de ikke er i brug, opbevares de hos et medlem af butiksgruppen, som bor i nærheden af Odensegade. **Næste møde**: På grund af julen kan vi ikke mødes sidste onsdag i måneden. Næste møde i butiksgruppen bliver derfor onsdag 9.januar.