FoodNet+styregruppemøde+d.+18.+februar+2015

4000 Roskilde
 * **Hvornår:** || Onsdag d. 18/2-2015 kl. 19:00 - 21:00 ||
 * **Hvor:** || Skt. Pedersstræde 1E

Man skal gå hele vejen rundt om huset og ind i gården for at komme til indgangen.

Kontakt Theresa på 2744 9114, hvis i har svært ved at finde det. || Søren (LØFF) Andreas og Birgit (KBHFF) Julie (KØFF) Mads og Lene (AAFF) Kent (OFF) ||
 * **Deltagere:** || Theresa og Thomas (RØFF)
 * **Afbud:** || Jonas B (KBHFF) ||
 * **Snacks:** || Theresa ||
 * **Mødeleder:** || Andreas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Andreas ||


 * Dagsorden: **

Vi bød velkommen til: Kent, der repræsenterer Odense FF i styregruppen. Kent har stået for udviklingen af Odense FF's hjemmeside og webshop. Lene, der er deltager som suppleant på vegne af Aalborg FF sammen med Mads.
 * 1. Præsentationsrunde**

Referatet fra sidste møde blev godkendt med en enkelt bemærkning: Fristen for tilbagemeldinger på mail/Loomio bør fastsættes til tre **hver**dage, da vi ikke kan forvente, at folk tjekker mails i weekenden.
 * 2. Godkendelse af referat fra sidste møde**

Thomas, Søren, Birgit og Andreas mødtes med Christian Høeg og Magnus Christensson fra Socialsquare for at afklare samarbejdet mellem fødevarefællesskaberne og Socialsquare. Det var et positivt møde, og de glæder sig rigtigt meget til at gå i gang med projektet. Vi gav dem grønt lys til at gå i gang med den første del af projektet med den indledende afklaring og projektplanlægning.
 * 3. Opsamling af møde med Socialsquare d. 6/2**

En vigtig detalje, som vi brugte en del tid på at diskutere rollen som "produktchef" eller "Product Owner", som er en nøglerolle i forhold til deres "SCRUM" udviklingsmetode. I SCRUM er det afgørende at kunne tage løbende og hurtig afklaring af udviklingsspørgsmål direkte mellem IT-projektlederen (kaldet "SCRUM master") og Product Owner. Socialsquare kan varetage rollen som Product Owner for os, men de anbefaler, at vi selv varetager denne rolle, da det vil frigive flere ressourcer til udvikling og design. Endvidere forudsætter rollen som Product Owner et godt kendskab til organisationens behov og arbejdsgange, som de ikke selv besidder – og vil skulle bruge tid på at opbygge. Rollen som produktchef vil primært handle om at udvikle "user stories", der beskriver de arbejdsgange og funktionaliteter, som systemet skal rumme. Disse user stories vil komme fra løbende involvering af de forskellige brugere af platformen, herunder medlemmer, administratorer og landmænd. Dette arbejde er groft estimeret til ca. 5-10 timer om ugen.

Styregruppen har efterfølgende vendt dette [|på Loomio], og besluttet, at de gerne vil bede Andreas Lloyd om at varetage rollen som produktchef i forlængelse af sin rolle som intern projektleder. Dette indebærer, at Andreas tager på et to-dages kursus i SCRUM for at kunne indgå i udviklingsteamet. Andreas har takket ja til denne rolle.

Tilbuddet fra Socialsquare (SQ) er på en ramme på 250.000 kr ex moms for 6 udviklingssprints. Dette ligger ca. 20.000 kroner over det beløb, der var afsat til eksterne konsulenter i projektets oprindelige budget. Men det er stadig en meget fordelagtig pris, med betydelig rabat fra Socialsquare's side. Og en del af de manglende 20.000 kan hentes vha. synergi med ØkoStartpakke-projektet, der også har poster til PR, kommunikation og revision. Alt i alt vurderes tilbuddet at være en realistisk økonomisk ramme for projektet.
 * 4. Gennemgang af tilbud fra Socialsquare**

Men: Tilbuddet gav også anledning til tre bekymringer:

__a) Forventninger til frivillige programmører__ I SQs oplæg stilles der en forventning om, at fødevarefællesskaberne kan stille med minimum 60 frivillige programmør-timer pr. sprint. I styregruppen er der stor skepsis omkring hvorvidt dette er en realistisk forpligtelse. Derfor ønsker vi at få en afklaring hos SQ: Vi må være ærlige at sige, at vi ikke har en pulje af frivillige programmører, der står klar til at gå ombord i projektet. Og derfor skal vi afklare rekrutteringsprocessen omkring frivillige udviklere med SQ.
 * Er de 60 timer et ønske eller et krav?
 * Kan det fraviges – og i så fald: Ændrer det på det øvrige tilbud og tidsplan?
 * Hvad forventes af programmørerne mere præcist? Ifht. kompetencer, commitment, etc.?
 * Hvordan kan frivillige programmører indgå i en SCRUM-proces med korte frister og stramme deadlines?

__b) Valg af teknisk platform__ Hvordan og hvornår i processen vælges den tekniske platform? Ikke alene skal platformen passe til SQs udviklerteam, men det skal også passe de frivillige udviklere. For dette vil have afgørende betydning for, hvilke frivillige udviklere, der vil have lyst og mod på at byde ind på opgaven. Tilsvarende er det tvivlsomt, om vi kan rekruttere udviklere før vi har lagt os fast på en platform.

__c) Tidsplan__ Styregruppen er positive overfor en kort og komprimeret udviklingsproces frem til juni. Men er igen bekymrede for, hvilke krav det vil stille til fødevarefællesskaberne – ikke alene ifht. frivillige udviklere, men også til behovsafklaring, input til user stories mm., som vil lægge meget pres på de frivillige kræfter. Det vil være godt, hvis sprint-længden kan varieres, alt efter behov.


 * Beslutning:** Andreas afklarer disse tre bekyminger med Christian Høeg og Socialsquare, og melder tilbage til styregruppen på mail i løbet af torsdag. Herefter kan styregruppen træffe en beslutning ang. tilbud og kontrakt på Loomio.

Andreas afklarer tidsplan for de første to sprints (0 og 1) med Socialsquare, og sender derefter to Doodle'r ud med forslag til mødedatoer for to styregruppemøder som afslutning på hver af disse sprints. Efter Sprint 1 tager styregruppen mere overordnet bestik af situationen og vurderer om tidsplan, produkt og proces er realistisk, og om der skal ændres grundlæggende på projektet fremadrettet inden selve udviklingsfasen iværksættes.
 * 5. Næste skridt**

Søren kontakter Jonas B ang. udkast på kontrakt til Andreas.

Hvis der er medlemmer af styregruppen, der er usikre på brug af wiki eller Loomio er de velkomne til at kontakte Andreas for at få en introduktion.
 * 6. Eventuelt**