Kollektivgruppemøde+d.+10.+december+2013

Tietgenkollegiet, Rued Langgards Vej 12, 2300 KBH S (Ring til Liv, når I er fremme, 30539218) ||
 * **, Hvornår:** || d. 10/12-2013 kl. 19:30 ||
 * **Hvor:** || Amager.
 * **Kommer:** || Andreas, Liv; Tommy; Laura (IB) Sofie (V) KirstenBL(Ø), Rikke (gæst), Kim, Jonas (N), Carsten, Bryn, Heidi (V+S), Alexander (indkøb)marianne(nv)(kommer lidt senere), Jonathan (Frb), Sandra ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Snacks:** || Carsten Lunding ||
 * **Mødeleder:** || Janus ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Økonomi ||

(Referat - se nederst)
 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne
på at oprette et 7 team, da de 6 oprettede er fulde. ||
 * **Gruppe/Afdeling** || **Nyheder** ||
 * **Amager** ||  ||
 * **Christiania** ||  ||
 * **Frederiksberg** ||  ||
 * **Islands Brygge** || teamstruktur på plads, passivlister oprettet, "nye" medlemmer fra Amager afd, som er flyttet, Tingene kører godt. ||
 * **Nordvest** || vi har holdt medlemsmøde med spisning og øko pils. Et par stykker er gået ud af butiksgruppen og nye friske har meldt. Sig ind ||
 * **Nørrebro** || Vi har det godt. Teamstrukturen virker umiddelbart som stor succes, vi har fået nye medlemmer til nogle af arbejdsgrupperne, og arbejder
 * **Vanløse** ||  ||
 * **Vesterbro** || Intromøder blir obligaroriske fra 1. dec. og finder sted en gang om måneden til at starte med ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  ||
 * **Østerbro** ||  ||
 * **Arrangementsgruppen** ||  ||
 * **Indkøbsgruppen** ||  ||
 * **Kommunikationgruppen** ||  ||
 * **Økonomigruppen** ||  ||
 * **Logistikgruppen** || Nyt fælleslager? Diskussionspunkt! ||
 * **Logistikgruppen** || Nyt fælleslager? Diskussionspunkt! ||

2. Evaluering af tidligere beslutninger jf. beslutningsoversigten.
**NYE PUNKTER** (hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse**

Hvad er status? Hvilke penge kan vi bruge på central opbevaring? Hvilke muligheder viser sig? Hvad skal der kunne være på lageret? || Kim || Information og diskussion || 15 || Opfølgning på Fødevarestyrelsens henvendelse: Er vi blevet registreret? || Andreas || Information || 2 ||
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * > **3.** || ** Status på arbejdsgrupper efter stormødet **
 * Kommunikation
 * Regnskabsgruppen
 * Indkøbsgruppen
 * Evalueringskorps
 * Organisationsstruktur-gruppen
 * Fællesbutik-gruppen
 * Intro for nye medlemmer-gruppen
 * Opgavebørs-gruppen || Andreas || Information || 15 ||
 * **4.** || **Nyt fælleslager fra 1. januar**
 * > **5.** || ** Registrering hos Fødevarestyrelsen **
 * > **6.** || ** Juridisk status og vedtægter **

Vi har holdt møder med både Erhvervsstyrelsen og interesseorganisationen Kooperationen for at afklare vores juridiske status og forpligtelser, og få råd til hvordan vi bedst kan organisere os. Læs Tommys referat fra mødet med Erhvervsstyrelsen her:

Læs Anders' referat fra mødet med Kooperationen her:

Konklusionen fra de to møder var:
 * 1) At vores vedtægter trænger til en grundig gennemgang, da de er forvirrende, og juridisk selvmodsigende.
 * 2) At vi reelt har to muligheder for at organisere os formelt og juridisk:
 * 3) Som en ideel forening
 * 4) Som et Andelsselskab Med Begrænset Ansvar (A.M.B.A.)

Der er fordele og ulemper ved begge løsninger, og det er en vigtig, principiel beslutning vi skal træffe til den ekstraordinære generalforsamling, om vi vil vælge den ene eller den anden model. || Andreas || Information || 10 || Der kommer til at ske en masse omstrukturering i KBHFF her i foråret, og det er vigtigt, at vi har en samlet plan for, hvordan vi griber det an. Vi skal lave en køreplan med datoer for
 * > **7.** || **Køreplan for foråret 2014:**

1) Planlægningsmøde for kollektivgruppen lørdag d. 11. januar Opsamling på alle de forskellige arbejdsgrupper og tiltag efter stormødet i oktober: Hvilke tiltag bliver til konkrete forslag på den ekstraordinære generalforsamling? Hvilke ting skal vi være opmærksomme på?

2) Statusmøde og ekstraordinær generalforsamling lørdag d. 25. januar
 * hvem vil være tovholdere?
 * hvordan ser den foreløbige dagsorden ud?
 * Godkendelse af regnskaber
 * Fremlæggelse af budget
 * Valg af kasserer
 * Forslag til ændringer i organisationsstruktur
 * Beslutning omkring juridisk organisering: Forening eller virksomhed

3) Ordinær generalforsamling i april


 * Forslag til nye vedtægter baseret på beslutninger fra den ekstraordinære generalforsamling
 * Hvordan følger vi i øvrigt op her? || Andreas || Diskussion || 15 ||
 * > **8.** || **Økonomi og regnskab**

Grupper, herunder Fællesaktiviteter: Alle (ramme-) bevillinger for fællesaktiviteter, arbejds- og ressourcegrupper listes med "bevilger", beløb, formål, udløb og bevillingsdato i et regneark. I samme regneark indskriver tovholder/grupperne det konkrete forbrug af de enkelte bevillinger - altså udgift, dato og konkret formål. Den formodentlig største økonomipost i KbhFF er vel Indkøb - her måske en måndelig rapportering af fælles-indkøb og hver afdelings indkøb?

Afdelinger: Alle afdelinger noterer for hver åbningsdag: (Estimeret) vare-beløb for indkøb til løssalg og salgstal samt spild/ikke solgt.

Vi behøver ikke vente på den forkromede regnskabsrevision og etablering men kan med relativt få midler/lidt besvær få os et rigtig meget bedre overblik, bl.a. i Kollektivgruppen. Konsekvensen er - fornuftigt og rigtigt, mener jeg - at alle aktiviteter skal have en bevilling, et budget og et regnskab. I en eller anden form. || Kim || Beslutning || 15 || I forbindelse med f.eks. stofposers indførelse, indkøb af kød, lukning i jul/nytår, evt. krav til afdelingers evt. regnskab, nye krav til/brugsmønstre af medlemssystem og andre "centrale" beslutninger er der ikke klarhed over, hvem som træffer beslutningen, og hvem som melder ud. Forslag: Alle beslutninger, som henvender sig til alle afdelinger/alle medlemmer, forelægges Kollektivgruppen til godkendelse/information og meldes ud fra centralt hold gerne med Kollektivgruppen som tovholder. || Kim || Diskussion || 10 || Kan vi ikke beslutte os at slette den mulighed, når det er nu den måde vi skulle kommunikere med vores medlemmer? || Bryn || Beslutning || 5 || Der er frist for tilmelding til valg til Københavns Kommunes lokaludvalg d. 27. januar 2014 – er der nogen, der er interesserede i at stille op for KBHFF? Interesserede kan læse mere her: http://www.kk.dk/da/om-kommunen/demokrati-og-indflydelse/lokaludvalg/valg-til-lokaludvalg || Andreas || Information || 5 || =Referat=
 * > **9.** || **Beslutninger/procedurer, som vedrører hele KbhFF**
 * > **10.** || **Nej til nyhedsbrev muligheden**
 * > **11.** || **KBHFF i lokaludvalgene**

0.
Navnerunde. Ud over repræsentanter fra de forskellige afdelinger og arbejdsgrupper er Rikke, der laver phd-afhandling om kbhff, til stede

1.
Der opfordres til at alle læse oplæg fra afdelingerne

2.
Vi vurderer, at der ikke er nogle beslutningspunkter ,der skal gennemgås

3.
- Intro for nye medlemmer: Har holdt møde - Opgavebørsgruppen (Sofie Bjerring og Carsten Lunding) - mangler flere hænder i gruppen. - Ingen fra kommunikation tilstede - Økonomi: Alt til regnskabet er tastet ind. En gruppe der har styr på regnskab sidder med resten nu. Der er et nogenlunde overblik, men der mangler nogle få aftaler med banken. Regner med et par ugers arbejde endnu. Der var to oprindelige mål for arbejdsgruppen: at få lavet tastearbejdet for regnskab 2012 (gennemført), få lavet en plan for kommende regnskab (undervejs - der er planlagt møder for år 2014 og fundet en tovholder for regskabet 2013 (fra regnskabsskolen??) der kan hjælpe) Der stilles spørgsmål om økonomigruppen kan stille med en kasserer til den ekstraordinære generalforsamling i januar og frem til den ordinære i april - dette vil blive taget videre i gruppen.

Der er kommet to oplag fra gruppen: - Regnskabsprogram for ca. 150 kr om måneden ville kunne gøre bogføring lettere for eftertiden. Regnskabsskolen vil gerne hjælpe med at sætte regnskabsprogram op for at kunne hjælpe til med at forsimple praksis for bogføring. - **Da dette ligger inden for økonomigruppens budget, bliver det godkendt af kollektivgruppen.** - Ønske om at komme med krav om kvartalvis bogføring. Dette er på fælles niveau og ikke lokal. På lokal afdelingsniveau sker dette allerede, men der er ønske om at der skal følges op på centralt plan løbende. Det bliver diskuteret om denne kvartalsvise bogføring skal besluttes nu i fald vi skal have ændret vedtægterne på en sådan måde, så vi ikke længere skal lave regnskab (dette er de juridiske krav). Omvendt vil det være rart at have et internt overblik, hvorfor der skal kunne give medlemmer et overblik over foreningens økonomi, hvorfor der uanset juridiske krav bør laves regnskab til internt brug.

- WEB-gruppen bliver der arbejdet på at få udvidet medlemssystemet, så det indeholder funktioner, der kan sammensætte medlemsinformationer, indkøb og økonomi på en smartere måde. På den måde vil der kunne føres regnskab direkte i onlinesystemet.

- Ingen fra evalueringskorpset er til stede

- Strukturgruppen: Arbejdsprocessen har været sænket grundet stor udveksling. Der arbejdes på at få klarlagt strukturen i organisationen, hvilket har været svært. Der er ønske om at få hjælp/input fra kollektivgruppen eller andre der har interesse/viden om strukturen (eksempelvis folk fra VSM-workshopgruppen). Gruppen aflyser planlagt møde onsdag d. 11/12 grundet mange sygemeldinger. Planlægger heldagsmøde/længere møde enten søndag d. 5. januar eller mandag d. 6. januar.

- Fællesbutiksgruppen: Er oppe på otte mand nu. Der er udarbejdet 2-3 modeller for hvordan en fælles butik/mødested kunne bidrage til problemløsning i foreningen. Deltaget, sammen med 5 avlere, i seminar på Aalborg Uni. om distribution og marketing og der er stor opbakning til en fælles butik. Tanken om et fælles sted ville også kunne fungere som fælleslager, hvorfor avlerne er interesseret i at tage del i projektet. Møde med Velux fonden, der er interesseter i at støtte, ligeledes er fødevareministeret. Der har været møde med Kooperativet. Optimistisk set er der udvikling på dette inden for et halvt år.

4:
Derudover har der været møde med **City logistik**, som har lager ved folehaven og kører med el-biler. De ville tage sig af leveringen og fragten ud til afdelingerne mod betaling, men med gratis brug af lager. De to løsninger er nogenlunde lige dyre.
 * Lokale i Vanløse** er fundet, som kan erstatte både fælleslageret og Vanløseafdelingslokaler. Det koster 5000-6000 + moms og forbrug i leje om måneden. Dette kræver at vi deler det med nogen. En blomsterbinder vil gerne have værksted sammen med os og dermed betale halvdelen af lejen. Muligvis også en teatergruppe. Det er dog stadig dyrt og der arbejdes på at få flere lejere med.

Følgende overvejes i diskussionen: - Fragt med elbiler er en mere bæredygtig løsning end fragten som det er nu - Hvad skal vi bruge et lager til - kan vi nøjes med et lager vi kun har en gang om ugen eller er det en fordel at have et lokale, hvor vi kan have opbevare ting. - Indtægter fra poser til drift (ca. 6 kr. pr. pose) ville muligvis kunne dække udgifterne til lager. Janus tager sig af at se på dette i økonomioverblikket - der er en ide om et råderum på ca. 3500 kr. om måneden. - Der er en fordel i at have lager i Vanløse, så Vanløse afdelingen også kunne få lokaler. - Der stilles forslag om en SAMBA-gruppe, der kan træffe beslutningen, så Carsten ikke sidder med beslutningen alene. - Grundet tidspresset bliver der talt om at det vil være en god idé at holde til et af disse lokaler, som vi vil være i i en halvårig periode


 * - Der opfordres til at sprede budskabet om at vi kan dele lokalet i Vanløse med yderligere en lejer **

Carsten Lunding stiller ønske om en procedure for beslutningsprocessen om vedtagelse af lokaleløsning - **Kollektivgruppen giver Carsten lov til at beslutte hvilken løsning med et råderum på 3500 kr. i en 3-6 måneders periode. Han vil informere løbende om status.**

5:
Der har været møde med erhvervsstyrelsen, hvoraf konklusionen er at vores vedtægter skal laves om, da de ikke er gyldige på nuværende tidspunkt. Der er to løsninger på dette: - Vi bliver en Andelsforening med begrænset ansvar (A.M.B.A) - Vi bliver en ideel forening.
 * En af disse modeller __skal__ vælges.**

Beslutningen skal træffes på den ekstraordinære generalforsamling, men vi skal have et oplæg, der gør beslutningsprocessen kan gennemføres på et informeret grundlag. Vi vil nødigt have lægfolk til at sidde og diskutere jura, men der skal være mulighed for at kunne diskutere på et oplyst, men overskueligt grundlag. Dette oplæg skal indeholde fordele og ulemper for begge modeller - de fulde konsekvenser. Oplægget skal undgå at skabe juridisk debat på generalforsamlingen. Der stilles forslag om at der skal være en til to upartiske/juridske personer, der kan præsentere de to modeller. Kooperationen har tilbudt at komme til generalforsamlingen og hjælpe til i en beslutningsproces. Da der er frygt for at det gennemsnitlige medlem ikke har interesse i denne beslutning, da der muligvis ikke vil kunne mærkes forskel på de to modeller. Der stilles derfor forslag om at komme med en anbefaling på valget af model. Denne anbefaling skal komme fra en gruppe, der arbejder på dette op til generalforsamlingen.

Det diskuteres hvorvidt der er tale om en principiel diskussion, der er af afgørende betydning for hvilken forening vi skal være. Der stilles spørgsmålstegn ved hvorvidt man i den daglige drift kan mærke at vi er en ideel forening, der arbejder efter et mål om bæredygtighed eller om vi her ikke blot fungerer som en a.m.b.a.

Debatten om hvorvidt vi skal lave regnskab eller ej er måske også en del af denne debat, men uanset hvad er det kommet frem af møderne med erhvervsstyrelsen at vi uafhængig af model kan komme til at lægge under bagatelgrænsen, hvorfor vi ikke behøver at komme med det samme omfangsrige momsregnskab.

Lige nu vurderer erhvervsstyrelsen at vi er en forening, hvorfor bestyrelsen på nuværende tidspunkt kan stilles til ansvar. Vores vedtægter har elementer af mange forskellige foreningstyper, hvilket der også skal laves om. Så uanset valg af model skal der laves om på vedtægterne. Vedtægterne kan først laves om når modellen er valgt. Dermed skal vi ikke komme med et oplæg til vedtægtsændringer på den ekstraordinære generalforsamling - vedtægterne skal ændres efter beslutningen skal laves.

Der stilles forslag om at medlemskontingentet skal være årligt fremfor et engangsbeløb, hvormed vi som ideel forening ville kunne have et råderum til at kunne skubbe til en økologisk/bæredygtig udvikling.

Det nuanceres at hver gang vi laver en ny enhed hvor medlemmer fra kbhff kan lave arbejde under fødevarefællesskabet, skal dette ske i en anden juridisk praksis. På den måde kommer vi til at fungere som en "paraplyorganisation" med en overordnet foreningsjura og mindre foretagender, der kan have en anden juridisk form.

Opsummering:
 * På den ekstraordinære generalforsamling skal der besluttes en af de to foreningsmodeller
 * Disse skal præsenteres neutralt, men simpelt, så vi undgår en juridisk debat på mødet, men giver medlemmerne mulighed for at vælge en model på et oplyst grundlag
 * Af hensyn til beslutningsprocessen vil kollektivgruppen komme med deres anbefaling til valget af model, så medlemmerne har et valg at støtte sig til
 * Valget af model vil efterfølgende komme til at afspejle sig i en revidering af vedtægterne, som skal ændres og besluttes til den ordinære generalforsamling i april


 * Janus og Tommy vil være udgangspunkt i en gruppe, der kan præsentere en anbefaling på kollektivgruppens vegne. Interesserede kan være med i gruppen ved at kontakte Tommy eller Janus.**

6.
Planlægning af foråret 2014.

Der er tre milepæle i løbet af foråret 2014:

- Planlægningsmøde søndag d. 12. januar - Sofie er ansvarlig Mødet skal være mellem de oprettede grupper fra stormødet og kollektivgruppen

- Den ekstraordinære generalforsamling + Statusmøde 25. januar - Andreas og Kim vil gerne være ansvarlige. Arrangementsgruppen vil også gerne være med ind over. Mødet skal indeholde: Overordnet status/opfølgning på stormødet Der skal træffes beslutning om model for juridisk organisering Der skal præsenteres oplæg om struktur/organisation Der skal vælges kasserer Der skal præsenteres regnskab for 2012 + budget 2013 - regnskabsgruppen tager sig af dette punkt. Opgavebørs i pauserne/opslagsbasis - Carsten og Sofie tager sig af dette

Laura har kontakter til et lokale - **alle må dog gerne melde tilbage hvis de har et lokale.**

- Den ordinære generalforsamling - Dette venter vi med at tage op.

7.
Der stilles forslag om at der skal laves budget,regnskab og en bevilling fra kollektivgruppen for alle aktiviteter, der laves i de centrale arbejdsgrupper. Dette skal sikre, at der er et økonomisk overblik. Regnskabsgruppen opklarer at der allerede er et vist overblik over dise aktiviteters økonomi. Derfor kommer der et tilsvarende forslag på den ekstraordinære general forsamling om hvordan økonomigruppen kan få dette overblik ved løbende at kunne trække informationer ud om de forskellige gruppers forbrug. Dette kan implementeres i online systemet.


 * Der stilles et forslag fra regnskabsgruppen på den ekstraordinære generalforsamling**

8.
Der gives udtryk for at nogle beslutningsprocesser er foregået hen over hovedet på nogle afdelinger. Dette har betydet at nogle beslutninger nogle gange har været til gene for nogle grupperinger i fællesskabet, selvom de er besluttet til fælles bedste. Der stilles derfor spørgsmålstegn ved hvem der kan træffe beslutninger på kollektivt plan og hvordan dette kommunikeres ud. Der stilles forslag om at alt kommunikation skal komme fra kollektivgruppen. Det bliver opklaret at med den organisationsstruktur vi har nu skal alle beslutninger der bliver truffet i centrale arbejdsgrupper præsenteres i kollektivgruppen, hvorfor de burde have viden til at kunne kommunikere ud og dermed skal kommunikationen ikke ske fra de forskellige arbejdsgrupper og ud, men gennem kollektivgruppen først. Det bliver foreslået at en beslutning først kan siges at være effektiviseret efter at have været præsenteret i kollektivgruppen, som på den måde kan koordinere beslutningerne. Med repræsentation fra alle afdelinger og arbejdsgrupper i kollektivgruppen vil man kunne undgå at en beslutning bliver en belastning for nogle dele af fællesskabet. Ved hastebeslutninger må de enkelte centrale arbejdsgrupper gerne informere direkte ud til medlemmerne uden om kollektivgruppen.


 * Der kommer en opfordring til at alle arbejdsgrupper skal melde ind til kollektivgruppemøder, når de har et beslutningsforslag/beslutter noget. Hellere informere en gang for meget end en gang for lidt. Effektiviseringen af en beslutning kan i udgangspunktet ske efter at have været vendt på et kollektivgruppemøde.**

9.
Der er ved at blive trykt informationsplakater om organisationens struktur. Der vil blive sendt mail ud til afdelingerne om en mulighed for også at få trykt en plakat, hvis de ønsker det.

I medlemssystemet kan medlemmer med administratorrettigheder fra nu af ændre i hjemmesideteksten, så man fx. kan tilføje hvornår næste intromøde er direkte på hjemmesiden.

Der stilles spørgsmålstegn ved om det skal være muligt for medlemmer at melde sig fra nyhedsbrev, hvis det er der kommer information.
 * Der stilles forslag om at Bryn opfordrer programmørerne til at der automatisk er valgt nyhedsmail til, så man aktivt skal melde**

10.
Det påpeges at der kan opstå et politisk problem i at et medlem udtaler sig politisk som repræsentant for hele fællesskabet. I udgangspunktet er medlemmer dog frit stillet til at stille op.
 * Der opfordres til at interesserede kan stille op til lokaludvalgene i de forskellige bydele med valg til januar.**