Løssalgsregistreringer+februar+2017

Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear}
 * Arbejdsgrupper > Distributionsgruppen > Møder > Løssalgsregistreringer **

klokken 17-19 || indgang fra gården || =Om=
 * Fredag d. 3. marts 2017
 * Enghavevej 80 C, 3. sal

Doodle har talt. Og Doodle siger, at vi mødes fredag d. 3. marts på KPH-Projects på Enghavevej 80 C, 3. sal klokken 17-19. Som sagt skal vi snakke løsssalgsregistrering. Først og fremmest skal vi forsøge at finde frem til, hvilket problem - eller hvilke problemer - det er, vi ønsker at løse med registreringerne. Og vi skal finde ud af, om der er findes bedre alternativer end at registrere. Hvis ikke vi kan blive enige om, at løssalget skal registreres, er der ingen grund til at gå i detaljer med, hvordan vi skal registrere det. Arbejdet på løssalgsregistreringsmapperne startede med en henvendelse fra Vesterbro, som ønskede at droppe at runde grøntposeantallet op til et tal, der er deleligt med fem. De mente, at de kunne sælge mere og spilde mindre, hvis de kunne styre præcis, hvor mange løssalgsposer de fik. Så den vigtigste grund til at registrere løssalget er at få overblik over spildet i løssalgsposer og finde metoder til at minimere det spild. Og så er det i den forbindelse blevet foreslået at registrere spildet på alle løssalgsvarer for at få det overblik, der har manglet.  Vi har nemlig aldrig haft et større overblik over løssalget i KBHFF. Det er utrolig svært at få overblik over, fordi det er de færreste afdelinger, som har medlemmer, der konsekvent kommer forbi løssalget hver onsdag for at tjekke op på salg og spild, og fordi informationerne ikke samles. I årsregnskaberne kan vi se, at nogle afdelinger går i plus 10.000 kr mens andre går i minus 5.000 kr. Hvordan kan der være den forskel? Kan afdelinger med underskud lærer af dem med overskud? Er det i løssalget, at der tjenes penge, eller er det på indmeldelser? eller på fællesspisninger? eller på arrangementer? Er det overhovedet en forskel, der er værd at undersøge nærmere?  Det gør ondt i mange, når der skal smides lækre grøntsager ud, eller de skal doneres væk frem for at blive solgt. Er det noget, vi bare skal leve med, eller kan vi gøre en indsats for minimere det? Måske kan vi uden at registrere løssalget blive bedre til at kommunikere til/med indkøberne, så vi får indkøbt de rette varer i de rette mængder. Måske er det nemmeste faktisk at registrere løssalget, så vi kan bruge salgsstatistik til at basere indkøbene på. Måske kan vi nøjes med at registrere for en periode for at få indblik, om der er spild. Måske er det nok bare at samle alle, som har løssalget kært og tage en snak om det. =Tilmelding=

=Referat=
 * ~ Navn ||~ Afdeling ||~ Rolle ||~ Mail ||
 * Jonas || Amager || distributionsgruppemedlem || jonasdreves@gmail.com ||
 * kirsten || nørrebro || løssalgsansvarlig + modtagevagt || kirstenmonradjensen@gmail.com ||
 * nanna || nørrebro || løssalgsvagt ||  ||
 * Iniz || Østerbro || distributionsgruppemedlem || tvillingg@gmail.com ||
 * Liv || Amager || løssalgsansvarlig + distributionsgruppemedlem || liv.lillevang(a)gmail.com ||


 * Til stede:** De tilmeldte
 * Referent:** Jonas

Baggrunden
Baggrunden for mødet er, at koordineringsmødet startede løssalgsregistreringer i 2017, som der er kommet en del feedback på, og derfor blev alle, som har givet feedback, samt alle løssalgsansvarlige inviteret, så de kan dele erfaringer og synspunkter.

Baggrunden for at starte løssalgsregistreringerne starter med en henvendelse fra en afdeling, som ønsker at droppe at runde op (læs hvad det vil sige at runde op herunder), da det giver spild i afdelingen. Afdelingen i Sydhavnen gav udtryk for, at de formodentlig kunne sælge mere, hvis man droppede at runde op. Men da vi runder op, for at gøre det lettere for fælleslagervagterne at fordele varer, var der modstand imod at droppe at runde op.

Som alternativ blev løssalgsregistreringerne foreslået, så vi kunne registrere, om vi rent faktisk spilder mindre, når vi dropper at runde op, hvilket, antoges det, ville være argument nok til at droppe at runde op. Samtidig ville registrering af salg i løssalget give et overblik over populære og upopulære varer og i det hele taget give KBHFF en indsigt i salget, som ikke har været tilgængelig før.


 * ~ Udfordring ||~ Forklaring ||
 * rund op er bøvlet || Læs hvad det vil sige at runde op i fortællingen, som sidder som side 1 i løssalgsregistreringsmappen.

At runde op er bøvlet på to måder: som en del af det at være løssalgsansvarlig og som en del af indkøsbprocessen.

Som løssalgsansvarlig skal man angive et minimum antal løssalgsgrøntposer for sin lokalafdeling. Dette tal lægges til antal bestilte poser, hvorefter det rundes op, så det er deleligt med fem. Derfor kan man ikke som løssalgsansvarlig vælge det præcise antal løssalgsgrøntposer, som afdelingen får. Man får det angivne minimumsantal eller op til 4 poser mere.

Som indkøber skal man runde op via to klik med musen i Ugens Pose-regnearket, når ugens pose sammensættes om torsdagen: Et klik på en knap, som henter minimumsværdierne fra løssalgsbestillingsarkets resultatfane; og et klik på en knap som runder minimumsværdierne plus antal bestilte poser op, til de er delelige med fem.

//Antal grøntposer til en afdeling = antal bestilte poser til en afdeling + minimum antal løssalgsposer + antal poser der skal til, så resultatet er deleligt med fem//

Eksempel: 37 (forudbetalt) + 2 (afdelingens fastsatte minimum antal grøntposer til løssalg) + 1 (rund op) = 40 (37 forudbetalt og 3 til løssalg) Eksempel: 49 (forudbetalt) + 2 (afdelingens fastsatte minimum antal grøntposer til løssalg) + 4 (rund op) = 55 (49 forudbetalt og 6 til løssalg)

En enkelt gang er det gået galt, da minimumsværdierne ikke blev hentet, hvilket betød at afdelingernes minimumsværdier, blev sat til antal løssalgsgrøntposer, som afdelingen fik i ugen før, hvorefter de blev rundet op til en værdi delelig med fem. Det betød for mange (op mod 10) løssalgsposer til flere afdelinger. ||
 * manglende feedback på salg og spild || Vi har aldrig i KBHFF haft et større overblik over spildet løssalg i hver lokalafdeling. I årsregnskabet kan man godt regne baglæns og finde frem til, hvor meget der er spildt for i løssalget samlet set. Men per lokalafdeling ved vi ikke, hvad der er af spild. Det kommer fra tid til anden beskeder ind fra løssalgsvagter, som skriver, at de har kasseret lige lovlig meget. Andre gange kommer oplysningerne til de fælles arbejdsgrupper ad anden vej.

Nogle afdelinger noterer i kassemesterkladden, hvad de har doneret væk, hvis der har været overskydende grøntsager. Men ingen samler op på dette, og det er ikke ofte, at det noteres i kassemesterkladden. ||

Spild i KBHFF
Jonas har kigget på et tidligere regnskab for at estimere spildet. Baseret på regnskabet fra 2014 og med diverse antagelser kan spildet estimeres til 4,4 % i løssalg (grønt, mel, øl, honning, olie, m.v.). Det er svarende til ca. 20.000 kr. i manglende indtægter, hvilket svarer til 3 måneders løn til bogholderen. Det er dog gamle data. Vi sælger mindre samlet set i dag end i 2014. I og med at løssalget udgør ca. 15 % af salget i KBHFF, og da der er 0 % spild på forudbestilte poser, er spildet i KBHFF samlet set 0,7 %. Til sammenligning er er spildet i Europa i frugt og grønt i distributionsledet (d.v.s. detailhandlen fra producent til kunde) ca. 8 % (jf. FAO p. 7).

Er spildet i KBHFF et problem?
Selvom det er et lille spild, når man sammenligner med supermarkeder, giver det stadigvæk anledning til ondt i maven og irritation, når der skal smides ud, sælges billigt eller gives væk. Alle deltagere på mødet, har på et eller andet tidspunkt haft følelsen af magtesløshed, når de ikke har vist, hvordan denne feedback på spild skulle gives, og om der overhovedet bliver gjort noget for at undgå det. Spildet er en udfordring, som alle på mødet ønsker at få gjort noget ved.

Identificering af andre udfordringer i.f.t. løssalg

 * ~ Anden udfordring ||~ Forklaring ||~ Løsningsforslag ||
 * manglende feedback på kvalitet || I KBHFF har man ad flere gange forsøgt systematisk at få indsamlet feedback på kvaliteten af varerne, da avlerne efterspørger det på avlermøderne. Men det er aldrig lykkedes at indsamle. || Mere dialog mellem løssalgsvagter fra alle afdelinger og indkøbere. Men hvordan? ||
 * løssalgsgrønt er svært at styre (hvorfor kommer lige det?) || Løssalgsvagterne forklarer, at de ofte tænker 'hvorfor nu lige det?' Et eks. er, hvis der er ti kilo majroer. De bliver ikke solgt. Det kan også være andre varer, som der er alt for lidt af (f.eks. i sommers da der var artiskokker). || Mere dialog mellem løssalgsvagter fra alle afdelinger og indkøbere. Men hvordan? ||
 * det som var i ugens pose i sidste uge, kan ikke sælges i løssalg ugen efter || Løssalgsvagterne fortæller, at der kommer folk ned for at købe løssalg, som så siger: 'øv det har vi hjemme i køleskabet fra sidste uge, så det vil vi ikke købe'. || Det kan tilføjes til indkøbernes indkøbsprocedure, at de skal tjekke, hvad der var i posen sidste onsdag, og så ikke komme de i løssalg den kommende onsdag - især hvis det er store grøntsager, som tager tid at komme igennem: hvidkål, rødkål, kålrabi. ||
 * for mange ensartede varer i løssalg || Løssalgsvagterne fortæller, at løssalget nogle gange kan se kedeligt ud, fordi der ikke er nok farver, og grøntsagerne ikke strutter. || Man kan tilføje tommelfingerregler til indkøbernes indkøbsprocedure for indkøb af løssalg. F.eks.:
 * 1) Indkøb både grøntsager som vokser over og under jorden
 * 2) Indkøb grøntsager i forskellige farver
 * 3) Indkøb mindst en voluminøs grøntsag (noget som fylder) ||

Skal vi forsætte med løssalgsregistreringer?

 * Delvist. Vi aftaler, at vi forsat lader det være op til afdelingerne og løssalgsvagterne, om de vil registrere salget. Vi er enige om, at alle afdelinger __bør__ indsamle viden om spild i løssalget (især i.f.t ikke solgte løssalgsposer), men det skal være helt op til afdelingerne, hvordan de vil gøre det.
 * Vi gennemgår det seneste forslag til løssalgsregistreringsark, som er markant anderledes, da man kun skal registrere ved åbne og ved luk - ikke løbende. AMA har interesse i at prøve det af, mens ØB ikke regner med, at de vil fortsætte med registreringer i løssalsgsregistreringsark. NB vil fortsætte med deres eget skema.
 * Alle løssalgsansvarlige skal have link til referatet her og link til det seneste forslag til løssalgsregistreringsark tilsendt efter mødet.
 * Det påpeges, at mapper skal fjernes helt og returneres til kontoret, hvis de ikke ønskes brugt. De kan sendes retur med returemballagen.

Skal vi droppe at runde op?
Efter dagens snak er alle enige om, at vi bør droppe at runde op. Vi mener dog ikke, at vi har myndighed til at træffe beslutning om at droppe det. Men medlemmerne fra distributionsgruppen vil tage emnet op igen i distributionsgruppen på det kommende møde.

Andre løsningsforslag

 * ~ Løsningsforslag / ønsker ||~ Forklaring ||
 * køb mel, øl og olie online || Vi diskutere om øl i KBHFF er dyrt eller ej. Sammenlignet med andre butikker, er den billig (betydeligt billigere). Men det er de færreste, som kender til historien bag Kølsters øl. Der stilles forslag til, at sælge løssalgsvarer i medlemssystemet for at undgå spild. Forslaget går på at satse på mere salg via medlemssystemet (forudbetalt), og satse mindre på salg direkte i løssalget (ikke forud betalt) ved at skure ned for løssalgsbestillingerne.

Vi snakker også om, om ikke kommunikationsgruppen kunne have lyst til at fortælle historier om og promoverer vores mere specielle løsvarer - især øllet. ||
 * opt-out-funktion (meld posekøb fra i stedet for til) || Der ønskes en funktion til medlemssystemet til at tilmelde sig automatisk bestilling af poser. ||
 * Løssalgsmiddage || Som alternativ til løssalgsregistrering på ark i mappe stilles der som forslag at lave fast kvartalsvise eller halvårlige løssalgsmiddage, hvor løssalgsvagter og indkøbere (men også andre som har lyst) kan mødes over en middag og sparre omkring, hvilke varer som hitter, hvilke som ikke kan sælges, ideer til nye produkter, andre efterspørgsler fra kunderne og efterspørgsler fra avlerne og alt andet, der lige måtte have relevans for at optimere både salg og indkøb. ||