Butiksgruppemøde+23.+april+2014

= Tilbage til butiksgruppen amager =


 * Hvornår: || Onsdag d. 23. april 2014, kl. 17:00 ||
 * Hvor: || Urbanplanen ||
 * Kommer: || Liv, Lasse, Ditte, Jens, Anja (til kl. 18) ||
 * Afbud: ||  ||
 * Snacks: || Liv ||


 * ~ ** punkt ** ||~ ** hvad går punktet ud på? ** ||~ ** ansvarlig ** ||~ ** tid ** ||~ vedhæftning ||
 * || ===Faste punkter === ||  || / min ||   ||
 * 0 || "forventningsafstemning"; er man sur eller glad, træt eller frisk, travl eller har du god tid. ||  || 5 ||   ||
 * 1 || Valg af referent ||  || 1 ||   ||
 * 2 || Gennemgang af dagsorden || Ordstyren || 1 ||  ||
 * 3 || Dato for næste møde ||  || 1 ||   ||
 * 4 || Godkend referat fra sidst ||  || 3 ||   ||
 * 5 || Opfølgning på opgaver fra sidst

- Dør der smækker/nummer på nøgleperson - Henvendelse fra to sociologer || Ditte || 15 ||  ||
 * Skrive mail til Butiksgruppemedlemmer vi ikke har set længe og høre om hvad status er - Anja
 * Få kontaktet Camille og indskrevet hende i teamoversigten og mailinglisten - Birgit
 * Skrive i Løssalgsgruppens vagtbeskrivelse at der skal dato på overskydende grønt og æg når det er tilovers - Anja ||  ||   ||   ||
 * 6 || Mailvagtens beretning:
 * 7 || Valg af mailvagt frem til næste møde ||  ||   ||   ||
 * 8 || Nyt fra distributionsgruppen || Liv ||  ||   ||

Aktuelle punkter
||  ||   ||   || - Herunder opstart af fællesspisning - Kontakt til Islands Brygge om fælles arrangementer? - Honning fra Urbanplanen. //Lasse.// || Alle || 10 ||  ||
 * 9 || Opsamling på medlemsmødet
 * 10 || Arrangementsansvarlig/kontaktperson || Liv || 5 ||  ||
 * 11 || Frø fra sidste år || Lasse || 3 ||  ||
 * 12 || Most på lager || Lasse || 5 ||  ||
 * 13 || Medlem vil bage brød (glutenfri, økologisk) i køkkenet. Godkendt køkken? || Lasse || 5 ||  ||
 * 14 || Modtagevagt med ( nøgle )-ansvar - nyt navn :-) || Liv || 2 ||  ||
 * 15 || Tilbagemeldingsskema || Liv || 5 ||  ||
 * 16 || Facebooksiden || Liv || 5 ||  ||
 * 17 || Repræsentanter i indkøbsgruppen og løssalgsgruppen || Liv || 10 ||  ||
 * 18 || Wiki: Arbejdsgruppe-medlemmer, beslutnings-oversigt, aktiviteter || Lasse || 6 ||  ||
 * 19 || Wifi: Status? || Lasse || 4 ||  ||
 * 20 || Opfordring fra Kom./Intro-gruppe. Se Butiksgruppens wiki-side. || Lasse || 3 ||  ||
 * 21 || EVT. ||  ||   ||   ||
 * ||  || i alt || 1.22 ||   ||

0. Alle glade og klar til møde, Anja skal gå kl. 18, så vi forsøger at tage de punkter alle skal være med på inden Anja går.
1: Liv er referent

2: Vi holder dagsordenen, men rykker rundt et kvarter inden Anja går, så hun kan nå at være med.

3: Næste møde: 14.05.14 - Liv og Anja kommer ikke.

4: Referat godkendt

5: Anja har skrevet til de in-aktive medlemmer i butiksgruppen, men har intet hørt. Vi taler om at give dem et opkald og afklare om de fortsat ønsker at være med i butiksgruppen. Den nyeste Jonas er ikke til mødet i dag, så vi taler om at sende en påmindelse ud til at i gruppen inden næste møde. Birgit har ikke fået svar fra Camilla, men vil forsøge igen. Anja har skrevet i Løssalgsgruppens vagtbeskrivelse.

6: Mailvagtens beretning - Fejlkommunikation mellem KOM. og Intro. Sidstnævnte var ikke klar over, hvordan de skulle tjekke udmeldinger - det er de nu. - Fortsat problemer med tilbagemeldingsskemaerne - de bliver ikke udfyldt og resulterede i manglende bestilling i en uge. Vi forstsætter snakken om tage dette punkt under punkt 17. Det har dog vist sig strengt nødvendigt - Dør smækket - pakkevagter + lukkevagter efterlyser en struktur, der sikrer at låsen bliver slået fra og at Jettes nummer står tydeligt i tilfælde af at døren smækker igen. - To antropologistuderende vil gerne følge hele dagens gang i butikken onsdag d. 30. april til et specialeprojekt. Team-blå og introgruppen skal kontaktet for at informere herom. Som butiksgruppe godkender vi gerne studerendende

7: Jens (med Liv som back-up hver 2. dag)

8. Intet nyt fra distributionsgruppen (møde på mandag d. 28.)

9: Opsamling fra medlemsmødet - Fællesspisning. Vi snakker om forskellige scenarier. Alle bringer en ret med for at vurdere om folk er interesseret og så kan de fremmødte diskutere om hvordan det skal foregå for eftertiden. Alternativt skal vi kaste os ud i det og lave maden (Christophe + hjælpere) og lave mad med et betalt - Samarbejde mellem Islands Brygge om fællesspisning - vi inviterer dem til første fællesspisning og opfordrer til at de kan stille med kokke. Liv snakker med I - Honning: Der er blevet sat et skilt op og honningen bliver solgt i løssalg nu. Lasse finder en løsning med pengene.

10: Lasse vil gerne være arrangementsansvarlig (Liv er på som føl/back-up)

11: Der er tvivl om frøene kan holde sig. Muligvis kan vi sende dem tilbage til Camilla Plum. Alternativt kan vi forsøge at sælge dem til byspirerne.

12: Vi har stadig for meget most på lageret. Vi forsøger at sælge noget til Islands Brygge og resten til fællesspisninger. Vi skal dog have for øje nogle af dem måske er gærede. Det kan tjekkes hvis låget er "spændt ud".

13: Vi taler om at vi ikke kan have salget af brød som en del af løssalg, men at der kan laves privat aftale mellem hende og de som ønsker at købe brødet. Altså tilmelding på samme måde som yoga. Vi venter på at hun selv kontakter os, hvorefter hun kan få en reklame op. Hun kan bruge køkkenet i det tidsrum, hvor smagsprøvevagterne ikke bruger køkkenet. Pointen er at hun selv er ansvarlig for salg og indkøb og kontakt med eventuelle købere.

14: Det giver ikke mening at tale om en nøgleansvarlig, hvorfor det skal slettes fra vagtbeskrivelse og teamoversigt. Liv finder på et alternativt navn.

15: Der er fortsat problemer med manglende tilbagemeldinger. Vi bør som butiksgruppe fortsat tjekke at posebestillingerne er som de skal være hver uge ved at sammenholde onlinebestillingen og tilbagemeldingsskemaet. Vi har taget forskellige initiativer til at få det løst: der er kommet skema-tjekker som en del af pakkevagtbeskrivelserne og en påmindende seddel.

16: Det har en fordel at have en like-side da det kan bruges i promovering og reklame for arrangementet og samtidig kan en likeside give en løbende opdateringer. Det kan give opslag en smule mere autoritet, hvis der bliver slået et opslag op med KBHFF Amager som afsender. Det kræver dog at man løbende flytter indlæg fra enkelte medlemmer op, så de ikke forsvinder på siden. Alle medlemmer kan i princippet blive administratorer på like-siden og kan derfor logge ind, lave opslag, svare på henvendelser og flytte enkelte medlemmers beskeder frem. I udgangspunktet kunne det være butiksgruppen, der står for det.

17: Løssalgsgruppen og indkøbsgrupperepræsentanterne svarer ikke på henvendelser, hvorfor vi er i tvivl om hvorvidt de er aktive. Vi beslutter at kontakte dem pr. telefon for at høre om de stadig er aktive, ønsker det fortsat og alternativt kan de blive en del af butiksgruppen.

18: Wiki: Arbejdsgruppe-medlemmer - der er uopdaterede billeder af medlemmer i arbejdsgrupper. Disse bør ikke være der, hvorimod vi godt vil have fysiske billeder/oversigter hængende i butikken, så der er ansigter på kontaktpersoner. Dette kommer til at ske som et led i implementeringen af den nye organisationsstruktur. Beslutnings-oversigten bliver ikke opdateret og er heller ikke synlig som den er nu. Vi taler om at vi vil tage den i brug igen for at have et grundlag vi kan gå tilbage til og som butiksgruppe kan vende tilbage til gamle beslutninger. Det kræver vi laver en årlig evaluering af beslutninger i butiksgruppen og at beslutninger kommer frem på hjemmeside/nyhedsside som oplæg. Vi beslutter at beholde listen og lave løbende opdateringer og nyheder efter hvert møde. Lige nu har vi en kalender med aktiviteter, som ikke bliver opdateret. Samtidig er der ved at blive oprettet en fælles aktivitetskalender for hele kbhff. Vi beslutter at det er bedre kun at hav en kalender der skal opdateres, hvorfor vi vil forsøge at få lavet en procedure for opdatering af fælleskalender og på wiki-siden linke til den og slette den eksisterende.

19: Der er fortsat problemer med routeren. Lige nu kører kassevagterne på bibliotekets net. Ditte har en IT-ven, der vil kigge på den - hun tager den med. Alternativt kan vi kontakte öyster og få hjælp til at få routeren til at køre.

20: Intro-/KOM-gruppen har stillet spørgsmål til arbejdsgruppernes arbejdsrutiner. - Hvor og hvornår mødes vi: I urbanplanen ca. hver 3. uge, jf. wiki-siden. - Hvad er opgaverne: Kopiere vagtbeskrivelsen - Hvad er det fede ved butiksgruppen: Overblik, indsigt, ansvar, varierede arbejdsopgave, udviklingsopgaver, hyggeligt, snacks - Arbejdsbelast: kopiere vagtbeskrivelsen - Arbejdsevner/kompetencer: Organisationsindblik, kommunikation (mail, samarbejde, mødekultur), introduktion til WEB.02 (wiki, drev, medlemssystem IT-etc.)

Opgaver: Liv: rette intromødedatoerne til hver 5. uge. (næste gang uge) Ditte: Kontakter Daniel (team-blå) + introgruppen om specialestuderende. Liv: Kontakter IB angående samarbejde/fællesspisning + køb af most Liv: Snakke med Jonas G om frø til Byspirerne Birgit: gennemgår melposerne og laver status på datoerne Liv: kontakter løssalgsgruppen og indkøbsgrupperepræsentanterne pr. telefon for at høre om de stadig er aktive, ønsker det fortsat og alternativt kan de blive en del af gruppen. Anja: Kontakter inaktive butiksgruppemedlemmer pr. Telefon Birgit: kontakter Christophe om dato for fællesspisning - han bestemmer, vi stiller gerne op som hjælpere. Ditte: Tager routere med til IT-ven ved om der alternativt skal kontakt til Oyster om router, der ikke virker Thomas: Skrive til KOM. om de vil opdatere/ryde op på wiki-siden + Oprettelse af Like-side på Facebook og få overflyttet medlemmer fra den nuværende gruppe. Liv: Til næste dagsorden inviterere til arbejdsgruppemøde + Beslutningsoversigten + skilt til dør, der ikke smækker. Jens: Ser referater fra medlemsmøder og Lasse: Kassevagter kan komme på bibliotekets net - skrives i vagtbeskrivelsen Lasse: Svarer KOM-/intro-gruppen på henvendelse Liv: Afslutter punkt 14

**Opret næste møde**
Referenten opretter en wikiside for næste møde. Benyt følgende fremgangsmåde: 1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at kunne oprette nye sider) 2. Gå til Butiksgruppens wikiside  og tryk på "Edit". 3. Under "Næste Butik-møde" laver du copy-paste af linket og flytter det ned under referater. Derefter fjerner du linket fra "Næste Butik-møde" og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden. 4. Der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Amager Butiksgruppemøde den dd. mmmmm. åååå". Tryk på knappen "Add link" 5. Du bliver nu dirigeret tilbage til Butiksgruppens side hvor du kan se det nye link. Sæt musen ind i link teksten, så der dukker en bobbel op, hvor du vælger "Visit". 6. Du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. Opret den nye side ved at vælge en tom skabelon. Åben samtidigt et nyt vindue, gå til Butiksgruppens sidste møde, klik på "Edit", marker al tekst og tabeller og copy-paste det ind i den tomme skabelon (i det andet vindue). 7. Udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid, sted og opgaver til næste gang. 8. Nu er du færdig! Godt gået :)