HELIKOPTERMØDE+-+indkøbsgruppen+marts2015

Tilbage til Indkøbsgruppen Jonas (Amager), Kirsten (Va), Christine (Va), Pernille, Mogens, Alexander, LouiseR, Ellen, Thomas, (SaraL), (Line), Andreas, Brian, || Indkaldes til mødet: Indkøbsgruppen, Bestyrelsen (Line, Jonas), tidligere medlemmer (Sara L, Mette, )
 * **Hvornår:** || Tirsdag d. 03.03.2015 kl.18.30-21.30 ||
 * **Hvor:** || Højstrupvej 6, Vanløse ||
 * **Kommer:** || Bente (N), Anne-Louise (Ø), Katrine (NV)
 * **Afbud:** || Nattalie, Ane, Joanna, Marikka (Syg) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Pladsen er åben - men Andreas vil gerne stille sig til rådighed så vi andre kan bruge krudtet på at diskutere ||
 * **Referent:** ||  ||


 * beslutningsreferat, dagsorden kommer efter... **


 * Helikopterindkøbsgruppemøde d. 2 marts 2015, beslutningsreferat: **


 * Arbejdsopgaver for indkøbgruppen:**

Vi startede med at definere hvilke arbejdsopgaver indkøbsgruppen skal tage sig af. Der var tilslutning til Mogens’ forslag: Jobbeskrivelse, Indkøbsgruppen
 * 1) 1. Varetage ugentlige indkøb af grøntsager til såvel forudbestilte poser, ekstra poser og løssalg på baggrund afdelingernes tilbagemeldinger og avlernes tilbud (på mail eller indhentet telefonisk)
 * 2) 2. Formidle ugens indkøb til KBHFFs butiksgrupper og medlemmer
 * 3) 3. Finde nye leverandører og nye varer
 * 4) 4. Sikre, at sæsonplanen, der en gang om året fastlægges i samarbejde med avlerne, bliver fulgt
 * 5) 5. Sikre, at KBHFFs overordnede principper bliver overholdt

- overordnet ansvar for Indkaldelse til møder, konstruere og prioritere dagsorden - Mødeledere - Tager mailvagten fast (bortset fra mails relateret til ugens indkøb) - Kontaktpersoner udadtil (står for kommunikation mellem grupper, så f.eks. distributionsgruppen ved hvem de skal tage fat i)
 * Alle skal have tænkt** over om de har lyst til at være koordinatorer:
 * De 2 koordinatorer skal være ansvarlige for:**

Christine og Kirsten tager mail indtil næste indkøbsgruppemøde Christine og Louise forbereder og kigger på dagsorden for næste møde (som i øvrigt er sammen ed koordineringsmødet d. 23 marts)

Katrine, Nattalie og Mogens kommer med oplæg til næste indkøbsgruppemøde om hvordan der tages imod nye indkøbsgruppemedlemmer
 * Intro for nye indkøbsgruppemedlemmer:**

- Der er ingen mails imellem møder! (prøve for at markere en ny start på indkøbsgruppen og for at samle folk til møderne).
 * Ingen fællesmails og mødepligt til indkøbsgruppemøder:**

- Ting tages på møder og hvis noget virkelig haster bruges telefonen og problemet løses igennem den.

- Det forvenes at medlemmer af indkøbsgruppen kommer til indkøbsgruppemøderne

Andreas tilbyder at holde workshop om mødeledelse
 * Form på møder:**

I den kommende tid vil vi arbejde på at forbedre indkøbsgruppens arbejde. Næste skridt tages på næste møde d. 23 marts. Dér skal vi blandt andet kigge på Ellens diagrammer over arbejdsopgaver. Efterhånden kommer vi forhåbentlig frem til bedre møder og mere overskuelige arbejdsopgaver.
 * Videre proces**

/Louise


 * Dagsorden: **

**PUNKTER**

1. Forventningsafstemning (kort ca. 20 min)
INFO Kort runde - hver person har 1-2 min (hver enkelt person forbereder sig)

2. Formål med mødet (5 min )
- udarbejde en formålsbeskrivelse for indkøbsgruppen - diskutere hvad det er for et fællesskab vi har i indkøbsgruppen nu og fremover. Hvad vil vi gerne arbejde hen imod. - diskutere arbejdsopgaver, ansvarsområder og hvordan vi bedst får løst de arbejdsopgaver som ligger. Hvordan gør vi det nu og hvordan kunne det gøres (erfaring fra andre arbejdsgrupper). Herunder: - diskutere og beslutte retningslinjer for generel kommunikation og mødestruktur og beslutningsprocesser - hvordan integrer vi nye medlemmer

3. Formålsbeskrivelse for indkøbsgruppen (20 min)
DISKUSSION - OG BESLUTNING (sidst på mødet) Oplæg ved Mogens

4. Diskussion omkring gruppens udfordringer og den fremadrettede udvikling af indkøbsgruppens fælleskab og arbejdsopgaver (60-90 min)
IDEUDVIKLING (alle forbereder sig) Hvilke problemer, udfordringer, konflikter, frustrationer har vi i dag i indkøbsgruppen Hvordan kunne det komme til at fungere bedre / ideelt Hvad kunne de konkrete løsningsforslag være. Hvad er grundlaget / de vigtigste fælles værdier i forhold til gruppens samarbejde og arbejdsopgaver

Underpunkter til punkt 4:
Punkter som kan indgå i diskussioner under punkt 4

4a Wikiside og drev
(Jonas D G)

4b. Kortlægning af indkøbsgruppens nuværende arbejdsopgaver og ansvarsfordeling (15 min)
Nuværende arbejdsfordeling:
 * **Opgave** || **Ansvarlig** || **Status** ||
 * Aktive indkøbere ||  ||   ||
 * Føl ||  ||   ||
 * Mentorer ||  ||   ||
 * KS || Kirsten ||  ||
 * Ny Frivillig koordinator || Nattalie ||  ||
 * Løssalg || Alexander ||  ||
 * Løssalg || Christine ||  ||
 * Løssalg+opret bestilling || Sofie ||  ||
 * Frugt || Anne Louise ||  ||
 * Frugt || (Bente) ||  ||
 * IT || (Marikka, Alexander, Christine m.fl.) ||  ||
 * IT || (Marikka, Alexander, Christine m.fl.) ||  ||

Forslag til nye tjanser/ /eller opgaver som skal ansvarsfordeles


 * Opgave || Ansvarlig || Status ||
 * Kontaktpersoner ||  ||   ||
 * Mailansvarlig (generelle mails) ||  ||   ||
 * IT ||  ||   ||
 * Mødeleder (fast) ||  ||   ||

4c. Nye medlemmer
DISKUSSION OG BESLUTNING (fortsættelse af diskussion fra sidste indkøbsgruppemøde)

Procedure for nye frivillige af gruppen - forventningsafstemning, gensidig - hvordan tager vi imod og integrer dem (koordinator, samtale, uddelegering af mindre opgaver, hvilke møder skal de deltage i) - hvordan får vi dem til at blive i gruppen

4d. Kommunikation og beslutningsprocesser
DISKUSSION Hvordan kommunikerer vi i gruppen udenfor møder(mails, hvad er relevant for alle, hvordan tages beslutninger mellem møder) Hvordan kommunikerer vi til møder (skal vi have fast ordstyrer, håndsopretning, prioritering af dagsorden, ny struktur på dagsorden m. faste punkter, opfølgning, etc ?!)

5. Beslutninger og fremdriftsplan 30 min)
BESLUTNING Afrunding og opsummering på hvilke beslutninger vi har vedtaget at arbejde videre med/på og hvordan

**ANDRE PUNKTER**

Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer.

(hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse**
 * > **6.** || evt. indkøbsgruppemøde d. 23 marts istedet for den 30. marts. pga koordineringsmøde || Louise || beslutningspunkt || 2 min ||
 * > **7.** ||  ||   ||   ||||   ||
 * > **8.** ||  ||   ||   ||   ||
 * > **9.** ||  ||   ||   ||   ||
 * > **10.** ||  ||   ||   ||   ||
 * > **11.** ||  ||   ||   ||   ||