Distributionsmøde+26.+oktober+2015

Tilbage til Distributionsgruppen Enghavevej 80C, 2450 KBH SV ||
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 26. oktober 2015 samtidig med koordineringsmøde ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects 4.sal mødelokale 4
 * **Kommer:** || Jonas, Charles(NV(-spiser ikke med), Danielle (bestyrelse), Liv (Amager), Carsten (Vanløse), Nicholas (Ydre Nørrebro, spiser ikke), Jonathan (Frb) ||
 * **Afbud:** || Kirsten(Ø); Lene (N), marianne( NV ), Morten (YN), Annegrete(Ø), Søren(V) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Jonas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Liv ||

= ** DAGSORDEN ** =

1. Nyt fra lokalafdelingerne (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. //Ikke meget nyt - er blevet tilbudt at kunne flytte med Otilias have til Domos Vista til april. Har flyttet sine ting til fælleslageret. Holder lokalegruppemøde d. 29/10.// ||  ||
 * ~ **Gruppe/Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Det meste går stille og roligt og vi er i det store hele glade. Vi er oppe på et stort ugentligt antal posebestillinger og har fortsat en del til intro-møderne. Vi har startet kontakt med en haveforening på Amager om mulighed for at bruge deres lokaler som uddelingssted, da de har bedre køkkenfaciliteter end vi har nu og mere plads til at pakke. Indtil videre er det blot på skitseplan. Som nogle måske så til Avlermødet har vi fået nyt design på vores wiki-side. ||  ||
 * **(Frederiksberg)** || //Af referenten://
 * **Islands Brygge** ||  || Morten, fast repræsentant, er i udlandet i en periode. Vi savner at høre Fra Christian, der er ny repræsentant. Carsten skriver til Christian og sikrer at han er klar over hvordan møderne fungerer. ||
 * **Nordvest** || Stille og roligt, og inden for den sidste måned er Alle vores team koordinatorer blevet kontaktet tirsdag formiddag, ofte esenere på dagen, via telefon med forskellige div beskeder til deres team. beskeden var til alle i teamet var blevet modtaget onsdag, så vi må konkludere at koordinatorer vagten i NV fungerer godt.

//Af referenten: Der er varslet huslejestigninger, så afdelingen regner med at kontakte økonomi for at finde frem til, hvordan det kan lade sig gøre.// || Carsten kommenterer: Der har været problemer med at få kontakt til NV's emballagevagt.

Charles forsøger at finde ud af en anden ansvarlig for opgaven. || PS. Håber I får et godt møde, det er desværre ikke lykkedes at finde en suppleant til trods gentagne forsøg. Jeg har læst dokumenterne og har ikke umiddelbart nogen kommentarer. || Ingen repræsentant ved mødet. ||
 * **Nørrebro** || Vi er pr. 1. okt. gået over til 4 teams og håber at det kommer til at spille, skaber mere sammenhæng, gejst og energi hos medlemmerne til at engagere sig i KBHFF, både de centrale aktiviteter og på Nørrebro. Vi har også indført ny indmeldelsesprocedure, så man skal til intromøde før man bliver 'sluppet løs' og kan bestille poser. Vi fejrer dette med fællesspisning i økocafeen, Den økologiske produktionsskole i Husumgade d. 29. okt.
 * **Vanløse** || Vi har skiftet ud på en teamleder post, så nu kører alle vores 4 teams rigtig godt. Vi får 4-6 nye medlemmer hver måned. Har afholdt Vanløse deler frugten for 6. gang, 500 kg. æbler mostet og/eller omfordelt. Presser æbler ca. hver 14. dag i butikkens åbningstid. Stiller op til Halloween med græskarsuppe osv. på fredag.

//Af referenten: Forsøger sig med rotation med vagtfunktionerne, så medlemmerne har mulighed for at prøve forskellige vagttyper. Det er team-linkene, der tager sig af denne opgave omkring én gang om året.// ||  || - Lige nu tæller butiksgruppen fire medlemmer, men der er brug for flere kræfter, da der er mange opgaver. - Vesterbro har traditionen tro været på FEJØ og plukke æbler. Det har været en god tur, men vi diskutere om det overhovedet kan betaler sig. - Ny vaskeordning for stofposerne, hvor vi opfordrer medlemmerne til at vaske dem selv. - Vi planlægger julehygge for medlemmerne. || Ingen repræsentant ved mødet.
 * **Vesterbro** || - Den nye butiksgruppe arbejder med at få ryddet op og effektiviseret vesterbro wiki, så det fx bliver mere tydeligt hvem man skal kontakte hvornår.

Vi snakker om hvordan andre afdelinger har vaskeordning. Amager har ingen, Vanløse har muligvis en vasketjans. ||
 * **Ydre Nørrebro** || Vi vil i fremtiden køre med ét fast medlem af distributionsgruppen (Morten). Det betydert desværre også, at jeg ikke har nogen suppleant (endnu)...

//Af referenten: Nicholas er tilstede og der bliver arbejdet på en løsning for hvordan afdelingen skal være repræsenteret.// || Distributionsmødet savner en status på hvordan det går i afdelingen/en status fra butiksgruppen på hvordan det går. || //Afdelingen var godt repræsenteret ved Avlermødet.// //Jonas kommenterer: Østerbro har ikke en egentlig vagtstruktur, men har i stedet inddelt dagen i tidsrum, som man som medlem melder sig til. Et givet tidsrum på dagen inkluderer en række vagter, som så skal dækkes af de fremmødte// || Ingen repræsentant ved mødet || Distributionsgruppen savner status på hvordan det går. Vi vil kontakte Lone || Der er ved at være godt fyldt op på antallet af chauffører - næste step er at få fyldt op på medhjælpertjansen. Chaufførerne får at vide at de skal køre hver fjerde uge. Par må gerne køre sammen, men det kan gøre planlægningen lidt besværlig, men hellere sige ja til lidt skæve ordningen end sige nej til chauffører.
 * **Østerbro** || //Af referenten: Der bliver afholdt medlemsmøde d. 11/11.//
 * **Sydhavn** ||  || Ingen repræsentant ved mødet
 * Chaufførteamet:**

Det ser godt ud på de forskellige teams. Dog mangler der ét team-link, som vil forsøges fundet blandt de andre fælleslagervagter-
 * Fælleslagerteamet:**

For eftertiden vil vi have Chaufførteamet, Fælleslagerteamet og projektgrupper, for nuværende Virksomhedsmedlemsskaber, på med opdatering ligesom afdelingerne.

==2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.) == 1) man kan kun flytte medlemmer til egen afdeling 2) der autogenereres en mail til både til- og fra-afdeling ved flytning || Jonas || Tjek || Danielle kommenterer at bestyrelsen for eftertiden vil holde mindre møder opsamlende møder mellem de kvartalvise større møder. Her vil punkter som spørgsmål til bestyrelsen fra ovenstående opgaveliste blive diskuteret og besvaret fremfor pr. mail.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Melde opgaver til Torsten
 * Melde til bestyrelse hvor vigtigt en ny programmør er || Jonas || Tjek ||
 * Meld til introkoordinator at afdelinger skal CCs, når der skrives til introkontaktpersoner. || Jonas || Tjek ||
 * Sende en kommentérbar version af 'Erfaringer fra sommer' ud til alle butiksgrupper || Liv || Tjek ||
 * Høre indkøb om en mere præcis estimering af, hvor meget olie og honning vil fylde på fælleslageret, hvis det skal opbevares || Jonas || Tjek ||
 * Bestyrelsen underrettes om problematikken om, at vi distributionsgruppen ønsker bedre intro men ikke selv har ressourcer til at koordinere det. || Jonas || Tjek ||
 * Skriv ud til gruppen, hvilke afdelinger der kan være på tale som nye i KBHFF. (HVILKE GRUPPE ?? ) || Jonas || Tjek ||

3. Godkendelse af referat fra sidst
Referat fra distributionsmøde d. 28. september 2015

Godkendt.

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

Mandag d. 30. november kl 17.30. Intet møde i december. Næste koordineringsmøde i januar. Halvårligt, langt distributionsgruppemøde i februar. ==5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min) == Vores sociale medie for intern kommunikation SAMBA er blevet spammet. Sikkert af en robot. Der bliver i alle fald oprettet en ny gruppe hver dag med reklamer for hårprodukter. Jeg har kontaktet IT og social media gruppen, men ingen af dem har mulighed for at gøre noget ved det. Spørgsmålet er, hvor meget SAMBA bliver brugt, og om den er det værd? Jeg vil foreslå, at vi hører i afdelinger, og vi hører på koordineringsmødet. Hvis der ikke er nogen eller kun meget få, som bruger det, synes jeg, vi skal foreslå at sløjfe SAMBA helt. || Louise fra kommunikation har overtaget tjansen med at oprette afhentningsdage i medlemssystemet. Standard-indstillingen er klokken 18:30. Det er relevant for Louise at vide, hvornår hver afdeling ønsker tidspunkt for sidste bestilling. Der er nu lavet en wiki med beskrivelse af tjansen. Er følgende tidspunkter korrekte?
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * A || **SAMBA hacket**
 * B || **Hvilket tidspunkt for sidste bestilling i medlemssystemet?**
 * 18:00 - Vanløse
 * 18:30 - Islands Brygge, Nordvest, og Østerbro
 * 19:00 - Amager, Sydhavn, Vesterbro, Ydre Nørrebro
 * 19:30 - Nørrebro

Af referenten: Det vil være rart at have overblik i distributionsgruppen over hvornår afdelingernes bestillings-deadlines skal være, så det kan meldes tilbage til dato-opretteren. Ovenstående ser rigtigt nok ud. Vi snakker om muligheden for at ændre i tilbagemeldingsskemaet, så løssalgsposer/arrangementsposer kan angives specifikt, hvorimod alle andre bestillinger kan aflæses i medlemssystemet. På den måde kan man have længere deadline til bestilling fordi kassevagterne ikke skal angive det i tilbagemeldingsskemaet. Vi bringer det op på koordineringsmødet. || Letsgo har kontaktet os, fordi medlemmer henvender sig til dem for at blive oprettet som chauffører i KBHFF. Det skal de ikke. De skal henvende sig til distributionsmailen, bl.a. fordi vi kan invitere nye chauffører, så vi sparer letsgo for det arbejde. Desuden skal vi have chaufførerne på en intern liste over chauffører (den her på wikien), derfor er det vigtigt, at chauffører oprettes ved henvendelse til distribution. Det er nu også skrevet på wikien, og der er sendt link ud til afdelingerne. Desuden vil jeg foreslå, at vi tager det til koordineringsmøde, så arbejdsgrupperne også er med på det. || Vi har forsøgt at koordinere afhentning 14. oktober, men det mislykkedes. || På Avlermødet 2015 vil Farendløse Mosteri tilbyde avlerne at leverer via dem, da de har et kølerum midt på sjælland. Det vil blive diskuteret om avlerne har interesse i at benytte muligheden. || Søndag 22. november klokken 12 mødes en samling fælleslagervagter for at bygge et møbel på fælleslageret - det bliver en kaffe&musik&mapper&vægte&papirsposer-station på palle. || Da de ikke har ret mange. ||
 * C || **Chauffører oprettes ikke korrekt**
 * D || **Frederiksbergafdelingens ting skal hentes**
 * E || **Farendløse Mosteri tilbyder kølerum**
 * F || **Fælleslager byg møbel arbejdsdag**
 * G || **Nørrebro er blevet bedt om at levere flere fælleslagervagter**

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Morten skrev for snart lang tid siden et udkast til ny håndsrækningprocedure, som indeholder forventningerne fra KBHFF til afdelingerne, og hvordan der vil blive givet håndsrækninger til afdelinger i knibe. Jeg vil foreslå, at vi vedtager Mortens forslag med undtagelse af minimumskravene til afdelingernes repræsentation i de fælles grupper under punkt 3. Jeg vil foreslå 1 medlem i distribution og 1 medlem i indkøb som nye minimumskrav. De vide forpligtigelser, anbefalinger og konkrete målsætninger, som Morten anbefaler, er rimelige forventninger og bør være nok.
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Ny håndsrækningsprocedure**

//Generelt er der opbakning til Mortens udkast.// //Vi snakker om hvorvidt der kan arbejdes videre på repræsentations/aktivitets-statistik (tidligere introduceret som månedsrapport), og vil foreslå at have det med på koordineringsmødet.//

//Vi snakker om at gennemskrive udkastet, så det kan blive endeligt besluttet på næste møde.// || Jonas || Diskussion || 15 || Jeg har forsøgt at samle op på forskellige muligheder for åbning/lukning i sommerferien og skitserede fordele og ting man skal være opmærksom på ved hver mulighed. Det kan sagtens uddybes og tilføjes mere. Se dokument:
 * B || **Erfaringer fra sommeren (fra sidst)**

Alle afdelinger bør have haft emnet oppe på butiksmøde, jf. referat fra sidst. Det redigerbare dokument kan findes [|her]

//NV + Van: Synes at dokumentet kunne bruges som gode retningslinjer for, hvad der er god praksis for sommerferien.// //Vi snakker om at det kan sendes ud som et led i sommerferieplanlægningen i foråret.// //Vi diskuterer om der kan opstå et juridisk problem i forhold til fødevarermyndighederne, når en afdeling flytter til en anden afdeling/til fælleslageret. Vi vurderer at det hører under bagatelgrænsen og kræver derfor ikke at afdelingerne skal flytte officielt.// //Vi snakker om at det i sidste ende skal være op til butiksgrupperne at vurdere hvordan afdelingerne holder sommer// || Liv || Diskussion || 10 || Der er gode erfaringer med lokale økonomigrupper, som en samling af engagerede kassemestre på Østerbro. Er det noget man bør kopiere i andre afdelinger? Kan vi undvære økonomi-mailindbakkerne - hvad siger afdelingerne (jf. beskeden jeg sendte rundt)?
 * C || **Lokale økonomigrupper (fra sidst)**

//Vi snakker om at der ikke skal laves generelle retningslinjer for afdelingerne i forhold til hvorvidt der skal være lokale økonomigrupper. Vi afventer at høre fra bogholderen, hvordan han helst vil have kontakt til afdelingerne, når der ikke er en fast repræsentant i økonomigruppen længere. Vi foreslår at der skal være en økonomirepræsentant i alle butiksgrupper, men beslutter ikke noget.// || Jonas || Diskussion || 10 || Hvad er næste skridt? Skal vi fortsætte i distributionsgruppen med arbejdet, eller skal det hedde sig, at det er en projektgruppe, som arbejder videre? ( marianner vil muligvis godt deltage ) Spørgsmål fra indkøb på sidste koordineringsmøde: hvad skal der ske med bestillinger og faktureringer, skal det gå gennem KBHFF? Carsten:Et par spørgsmål fra den nu etablerede gruppe: 1. Har vi lov til at bruge lageret, hvis vi er en selvstændig social-økonomisk virksomhed, der samarbejder med KBHFF? 2. Kan vi få lagerplads? 3. Er det osse muligt at bruge lageret på andre dage end onsdag? 4. Kan vi komme med på KBHFF's IFCO-kasseordning?
 * D || **Status på virksomhedsmedlemsskaber (fra sidst)**

//Spørgsmål besvares af Jonas G efter mødet.//

Charles: (Tanken føres videre i projektgruppen) Er der ikke en alternativ model hvor vi blot formidler ordrer og varer ( som agentur og rådgivere) UDEN at påtage os nogen økonomisk ansvar såsom afgivelse af ordrer og betalingsformidling? En sådan konstruktion kunne starte op hurtigt og uden oprettelse af selvstændig virksomhed, med al den admin. der dertil hører.

//Der vil blive afholdt et møde i gruppen indenfor nærmere fremtid, hvor der også vil blive opdateret nærmere.// || Jonas || Diskussion || 5 || Hvordan gik det? Kom der noget op, så vi bør diskutere her?
 * E || **Afdelingsaften**

//Vi snakker om muligheden for at have et erfaringsudvekslingsarrangement, der varer længere tid end blot et par timer.// //Vi vil sætte planlægningen af et sådant møde på dagsordenen til distributionsgruppens lange møde til januar.// || Jonas || Diskussion || 15 || Jeg har skrevet forslag til nye afdelinger og en tidsplan for forløbet. Jeg håber I vil læse det forud for mødet, så vi kan diskutere forslaget. Tænk gerne på, om du vil være kontaktperson til en ny afdeling i 2016 fremtil opstart. Kommentar fra Carsten: Jeg synes, det kan være fint at lave et mere samlet forløb. Men jeg synes, vi er ved at bevæge os over i en meget topstyret og langsommelig organisation. Distributionsgruppen er til for afdelingernes skyld - ikke omvendt. Bare en lille gennemgående betragtning til tonen i flere af dagens punkter..... I al mindelighed.
 * F || **Nye afdelinger i 2016**

//Punktet skydes til næste gang// || Jonas || Diskussion || 15 || Skal vi holde åbent. De fleste er nok rejst på det tidspunkt, men det kunne da være flot at tilbyde dem, som holder jul i KBH, at de kan købe grøntet til julemiddagen i KBHFF. Evt. kunne vi pakke alle poserne på fælleslageret og uddele derfra - det vil kræve et minimum af vagter.
 * G || **Åbent 23. december?**

//Vi indstiller til at holde lukket.// || Jonas || Diskussion || 10 ||
 * H || HVIS der Skal bestilles øko julegåsen i år er det da nødvendig med en fælles afhentningsdag og sted ( afdeling ) eller kan vi distribuere til afdelingerne

//Der må ikke laves uddeling fra KBHFF's matrikel, så det skal ikke koordineres. Koordineringen kan være fælles udlevering fra en frysevogn parkeret ved fælleslageret, da KBHFF godt må formidle kontakten, men ikke lægge lokaler til.// || Marianne ( deltager ikkepå mødet) || overvejelse || 2 min ||
 * I ||  ||   ||   ||   ||

7. Infopunkter
Der er kommet relativt mange positive tilbagemeldinger fra chaufførerne og modtagevagterne på at sende følgesedler ud med varerne. Følgesedlen er et print af pakkesedlen for afdelingen. Vi satte det i gang som en test efter evalueringen af det nye fælleslager. Ydermere har jeg nu skrevet modtagevagternes telefonnumre på følgesedlerne, så chaufførerne ikke selv skal finde dem i de forskellige teamoversigter. På pakkesedlen skriver Vanløse altid, hvis der er reserveret løssalgsposer f.eks. til intromøder, hvilket er en rigtig god ide, som andre afdelinger burde overveje at kopiere (få at undgå at de reserverede løssalgsposer bliver solgt). || Jonas || Annegrete (Vesterbro) og jeg har fundet en grafiker til medlemshåndbogen. Hun har fået en praktikantnøgle til KPH, så hun kan sidde og arbejde der. Nøglen virker i en måned (varigheden af alm. erhvervspraktik), og det er så her i oktober, en gælder. Den koster KBHFF 200 kr. || Jonas || Jeg har snakket en del med Jonas B om, hvordan økonomien i KBHFF skal håndteres fremover. Vi skriver på //formål//, //funktion i foreningen//, //konkrete opgaver// og //foretrukne færdigheder// for //bogholderen//, //dataanalysegruppen//, //lokale økonomiansvarlige/-kontaktpersoner// og eventuelle //lokale økonomigrupper//. Vi arbejder i øjeblikket på, at få kommunikeret vores forslag ud. || Jonas ||
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||
 * A || **Følgesedler fra fælleslager**
 * B || **Grafiker til medlemshåndbog for grupper i KBHFF**
 * C || **Økonomihåndtering i KBHFF efter ansættelse af bogholder**

= Punkter til næste koordineringsmøde =


 * SAMBA hacket - hvem kan fikse problemet? hvem bruger SAMBA? Skal vi nedlægge den? (Vi vil høre om alle afdelinger vil vende det og svare ved næste koordineringsmøde): nordvest melder, at SAMBA herfra godt kan nedlægges, da vi aldrig bruger den.
 * Oprettelse af chauffører sker ved kontakt til distribution (INFO)
 * Punkt 6.A - G (INFO)
 * Spørge Indkøb hvad honning og olie vil fylde på fælleslageret
 * Spørge indkøb om der kunne være mulighed for at ændre medlemssystemets deadline
 * Vi vil foreslå at lave opsamling på afdelingers status ved at bringe det op i plenum som fast punkt
 * Vi indstiller til at holde lukket d. 23. december
 * Dato for næste koordineringsmøde
 * Dato for næste koordineringsmøde

= Opgaver =

Punkter til dagsordenen i Januar: Planlægning af arrangement med erfaringsudveksling for butiksgrupper.
 * ~ Opgaver ||~ Ansvarlig ||
 * Kontakte Christian fra Islands Brygge || Carsten ||
 * Skrive til introvagterne, at det bør fremhæves på intro-møderne, at man altid har mulighed for at afprøve en ny vagttype, hvis man ønsker || Carsten ||
 * Kontakte Morten fra YN for at på en opdatering på afdelingens status || Jonas ||
 * Kontakte Lone med status fra afdelingen || Jonas ||
 * Gennemskrivning af Håndsrækningsprocedurer || Først Liv, derefter Jonathan ||
 * Gemme dokument med sommerferieerfaringer på wiki || Jonas ||
 * Lave wiki til Virksomhedsmedlemsskabsgruppen || Jonas ||