Butiksgruppemøde+Frederiksberg+14.+august+2013

=**Referat af butiksgruppemøde KBHFF Frederiksberg d. 14/8-13**=

Til stede var Giovanni, Clara-Gry, Hanne fra økohuset, Erik, Birthe, Hanne P, Katrine, Jonathan.


 * 1) Valg af referent: Jonathan skriver referat.

Herunder mailtjans/oprettelse af bestillingsdatoer/give rettigheder til vagttagere/ugerapport til næste mailjans-vagttager
 * 1) Vagtplansplanlægning/Næste butiksgruppemøde //(Hanne/Jonathan)//

**Næste butiksgruppemøde bliver 18/9, kl. 19-20:30.**
Hanne skriver folk på mailvagten frem til næste møde. Vi er pt. fem der tager vagterne (Hanne, Katrine, Christine, Pelle og Jonathan), så det passer med en vagt om ugen ca. Hvis den vagt man har fået passer dårligt må man forsøge at bytte med en af de andre. Når ens mailvagt er slut er det en god idé at skrive en mail til den afløsende mailvagthaver om, der har været problemer i løbet af ugen, uafsluttede mailkorrespondancer og lign. Husk at nævne/markere mails der skal følges op på.

Frederiksberg har Vanløse-vagten d. 18/9, vi skal skrive ud i god tid, og formodentligt gentagende gange, på fællesmail og facebook. Septemberplanen er også gabende tom, så nævn også gern det, dem der skriver ud de næste par uger.

Indtil videre har vi aftalt at vi ved hvert butiksgruppemøde aftaler at oprette bestillingsdatoer mindst en måned frem i tiden fra næste butiksgruppemøde. Denne gang opretter Birthe bestillingsdatoer frem til 1. november. Det bliver nok mest et problem at planlægge henover jul og evt. sommerferier, hvor nogle af dagene ikke skal oprettes.

- To pakkesedler i uger med frugtpose //(Louise)// Indkøbsgruppen vil på et tidspunkt gå over til at have et enkelt excelark med bestillinger, men ind til videre kører vi med to ark i uger hvor der er frugtposer. Dvs. at modtage- og pakkevagt de uger skal printe to sedler, hvilket vil være godt at minde dem om inden vagten.
 * 1) Nyt fra fællesgrupperne
 * 2) Indkøbsgruppen

- Problemer med ”Tilbagemelding til indkøbsgruppen”//(Birthe)// Der har en enkelt gang i løbet af sommeren været en forkert tilbagemelding til indkøbsgruppen om hvor mange poser vi skulle have. Det skulle snart blive sådan at indkøbsgruppen selv kan hente de informationer de har brug for direkte fra systemet, så vi ikke behøver at bestille poser selv.

Vi havde en længere diskussion om løssalgsfaktor-systemet. Man kan ændre løssalgsfaktoren, evt. fra gang til gang, men vi har ikke meget fornemmelse af hvad der bliver solgt og hvad der ikke bliver solgt. Det er derfor en god idé fortsat at minde butiks/lukkevagt om at notere hvad de sælger i regnskabsarket.

- Der et generelt ønske om bedre tilbagemelding til indkøbsgruppen ved manglende varer, gerne så tidligt på (ons)dagen som muligt, så der evt. kan tages hånd om det samme dag. Det skal skrives ind i instruksen til modtagevagt, pakkevagt og kassevagt hvordan der meldes tilbage hvis det ikke allerede står der. Nummeret til Vanløsevagten samt den ansvarlige fra indkøbsgruppen burde allerede stå på pakkesedlen så modtage- og pakke-vagter kan ringe hertil hvis problemerne opdages tidligt. Hvis problemerne først opdages sent på dagen vil indkøbsgruppen gerne vide det senest torsdag, så de kan tage forbehold for det ved næste uges bestilling – dvs. at kassevagten skal huske at melde det i tilbagemeldingsskemaet.

Der har været problemer med kasseregnskaberne løbende. Der flere tilbagemeldinger om at selve regnskabsarket er svært at overskue og udfylde. Birthe og Jonathan vil se på om man stille det op på en mere enkel måde. Det har været et problem at finde ud af hvem der tager imod ”posepanten” - det bør være butiksvagten der skriver det på som en løssalgsvarer. Dette skal indføjes i vagtbeskrivelsen for butiksvagter. Der skal fast laves en Byttepengeseddel hvor der står hvor mange penge der er tilbage i kasserne(butiksvagtskasse + kassemesterkasse) ved afslutningen af vagten. Sedlen lægges i butiksvagtskassen. Desuden bør løssalgsarket gemmes, så det lægges også ned i kassen ved vagtens afslutning.
 * 1) Økonomigruppen
 * Problemer med kasseregnskaberne //(Birthe)//
 * Forslag til nye regnskabsark //(Birthe/Jonathan)//

På Amager har man forsøgt sig med at skrive mails til dem der ikke tager vagter og evt. sætte dem på nye vagter. Dette kan gøres fordi de har teamstruktur. Det et i kollektivgruppen blevet diskuteret hvorvidt man kunne have mindre poser om vinteren. Desuden har man fået henvendelse fra producenter på Samsø der gerne vil sælge ost og korn/mel til KBHFF.
 * 1) Kollektivgruppen //(Giovanni)//
 * Distributionscentret flytter fra Gladsaxe til Vanløse pr. 14. august.
 * Hjælp til inaktive medlemmer
 * Mulighed for mindre poser om vinteren.

Er der nogen der har en varevogn? Logistikgrupen vil gerne låne evt. private biler i stedet for at leje (dyre) biler. Vi kan evt. spørge vore medlemmer i fællesmails el. facebook – samt melde ud omkring chaufførmødet den 20. august.
 * 1) Logistikgruppen (Lene)
 * Møde for nye chauffører den 20. august. Sted: Korsgade 16, 2200 KBH N, kl. 16.30.
 * 1) Velkomstmail-status //(Clara Gry)//

Det ville være muligt at sende velkomstmail inden for overskuelig tid. IT-gruppen kan ikke melde tilbage, så vi må følge op. Clara Gry rejser afsted i nogle måneders tid, så vi andre må følge op med IT.


 * 1) Opfølgning på at være flyttet op på 1. sal //(Hanne)//

Det går godt, alle er glade og tilfredse . Lukkevagten skal huske at lukke vinduer/døre, det har været glemt en enkelt gang.


 * 1) Revidere vagtbeskrivelserne //(Jonathan)//

Vagtbeskrivelserne trænger til en overhaling. Det kunne evt. uddelegeres til rutinerede vagttagere, evt. via facebook.


 * 1) Flytning til Howitzvej, endelig afgørelse //(Hanne/Erik)//

Sagen er afgjort, ingen flytning nu. Tilbuddet om lån af lokalerne står dog stadig ved magt.


 * 1) Erstatning for aftalen med Junkfood //(Hanne)//

Der er ingen ny aftale men indtil videre fungerer det ok at fordele de overskydende varer mellem kasse- og lukkevagter. Evt. forslag undersøges af de medlemmer der kommer med forslaget.


 * 1) Teamordning //(Jonathan) Faste kassemestervagter/teamstruktur?//

Tages op på næste butiksgruppemøde. Der bør laves en gruppe der tager sig af at undersøge hvordan det kan gøres. Inden man kan gå i gang må vi have et indtryk af hvor mange aktive vagttagere der er, og gerne melde ud i mails/på Facebook at vi er i gang med at tænke over det, og har brug for nogle der kunne tænke sig at arbejde på det som et lille projekt.


 * 1) Statistik for medlemmer, posebestilling og vagttagere April/Maj/Juni/Juli //(Jonathan)//

Der er en del der bestiller poser der ikke tager vagter, samtidig er der en del der over fire måneder (april, maj, juni, juli) kun har bestilt en enkelt pose. Mange af dem der er aktive i en måned falder fra i næste måned.

Clara-Gry vil gerne arrangere noget fællesspisning eller lign. og følger op på det når hunkommer tilbage i januar. Det kunne evt. slåes sammen med næste medlemsmøde.
 * 1) Intromøder – status? (Jonathan, Clara Gry, Mikkel)

KBHFF (fælles) er måske med d. 24. ?? Deadline for tilmelding er på fredag d. 16. Der har ikke været nogle tilbagemelding fra interesserede på facebook el. andetsteds, så vi står over denne gang.
 * 1) Evt. Erik hører igen om der er interesse i at være med til CPH-cooking 30/31-august på Frederiksberg Rådhusplads for at promovere KBHFF.