Kollektivgruppemøde+d.+22.+oktober+2013

KirstenBL(gæst), Andreas, Rikke (gæst), Esther, Bryn, Sandra, jan, ||
 * **Hvornår:** || d. 22.10.2013 kl. 19:30 ||
 * **Hvor:** || The HUB Nørrebrogade 52c ||
 * **Kommer:** || Sofie, Carsten, Niels-Simon, Kim, Sofie, Mikkel, Marianne, Lisa, Katrine
 * **Afbud:** || Alexander, Laura (IB) ||
 * **Snacks:** ||  ||
 * **Mødeleder:** || Andreas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Esther ||


 * Dagsorden: **


 * > **Punkt.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * > **1.** || **Status fra Akutgruppen om økonomien og opfølgning på sidste møde**

Ref: Andreas fremlagde status fra akutgruppen:

__**1. Økonomi**__

Økonomigruppens turnus kører fortsat og regningerne bliver betalt. De økonomiansvarlige sørger for at godkende betalinger på den korte bane.
 * Betalinger**

Vores døgnboks-aftale betyder, at alle kontanter sættes ind på vores konto hos Danske Bank, hvorfra vi manuelt skal overføre pengene til vores konto hos Merkur. For at få nye fuldmagter til kontoen skal vi indsende følgende på een gang:
 * Danske Bank**
 * udfyldt tjekskema
 * underskreven bestyrelsesoversigt
 * CVR-nr. kopi af registreringsbevis fra SKAT (ikke ældre end 6 mdr. - hvis dette haves)
 * Seneste generalforsamlingsreferat, (underskrevet af dirigenten eller hele bestyrelsen)
 * Gældende vedtægter (underskrevet af hele den nuværende bestyrelse)
 * Cpr-nr. og gyldigt billedlegitimation på de personer, der skal have fuldmagt. ( D.V.S Pas/kørekort samt kopi af sygesikringsbevis)

Andreas og Sofie har bedt om fuldmagter til Merkur, så der er backup på godkendelse af betalinger. Disse skal underskrives af proformand + et medlem af bestyrelsen.
 * Nye fuldmagter**

Status på årsregnskabet for 2012 er ukendt. Anette Sand og Regnskabsskolen har tilbudt at afsætte et par dage til at hjælpe os med at blive færdige med 2012-regnskabet. Gratis - for den gode sag. Henrik Wilson og Rewidan afventer at modtage regnskab og bilag til revision.
 * Årsregnskab**

Vi er bagud på vores momsregnskaber, og der ligger en umiddelbar opgave i at få bogført 2013, så vi er up-to-date og kan få overblik over vores økonomi.
 * Momsregnskaber 2013**

1) Genoprettelse af central controller-gruppe 2) Betalt bogføring
 * Kortsigtede løsninger for økonomistyring**

Centralisering af økonomifunktionen, således at det er en lille gruppe af mennesker, som får lov til at styre denne med ’hård’ hånd (ligesom indkøbsgruppen), uden indblanding fra lokalafdelingerne. Flere af de tidligere controllers har meldt, at de gerne vil hjælpe med at genoprette denne funktion.
 * Genoprettelse af controllergruppe**

Udfra hjælpen med vores 2012-regnskab vil Regnskabsskolen kunne give et meget bedre give et bud på, hvad det vil koste, hvis de skal overtage hele eller dele af bogførings-/regnskabsopgaven for os i en længere eller kortere periode. Det kommer nemlig også meget an på, hvordan vi organiserer arbejdet, fordi Regnskabsskolen regner vores priser ud i forhold til den tid, der bliver brugt. De vil finde en løsning, som er så fornuftig for vores økonomi som muligt.
 * Betalt bogføring**

Et par timer pr. gang vil koste ca. 1.000-1.500 kr. + moms, når det er en fast, gentagende aktivitet.
 * Kvartalsvise kurser for økonomigruppen i samarbejde m. økonomigruppen**

Tommy fra Nørrebro butiksgruppe og Indkøbsgruppen gør opmærksom på, at vi ikke behøver at være momsregistrerede, da vi ikke er en erhvervsmæssig virksomhed. Vi har brug for at undersøge denne mulighed nærmere. En arbejdsgruppe på stormødet vil kunne arbejde videre med dette.
 * Momsregistrering**

__ **2. Kommunikation** __

Vi var i Information i mandags, og nu er vores krise meget offentlig som et eksempel på omstillingsildsjæle, der brænder ud. Det betyder, at er også er megen opmærksomhed på, hvilken løsning vi ender med at vælge. Det kan både inspirere og afskrække andre.
 * Artikel i Information**

Vi har brug for at sende en klar besked til alle — medlemmer, avlere, medier, nysgerrige — om hvor vi står:
 * Udmelding til medlemmerne onsdag**

1) At vi har styr på det helt kortsigtede, og at vi nok skal få styr på økonomien på den korte bane.

2) At vi har brug for al den hjælp vi kan få. Alle interesserede bør komme på lørdag og byde ind med det, som de vil hjælpe med.

3) At vi sætter fokus på at finde en langsigtet og bæredygtig løsning for KBHFF på stormødet. || Sofie og Andreas ||  || 20 ||
 * > **2.** || **Fastlæggelse af dagsorden til stormødet**

Ref: Andreas fremlagde [|et forslag til program]. Inden stormødet og i pausen vil der være Jobbørs, hvor folk vil kunne melde sig på konkrete opgaver.

Praktiske opgaver (ansvarlige): - Send mail ud til avlere og medlemmer (Andreas, Kim) - Oplæg om controllorgruppe (Mikkel). - Kontakt til de økonomiansvarlige (Sofie). - Jobbørs (Carsten) - Labels (Kim) - Oplæg om den nuværende krise (Sofie, Carsten) - Oplæg om hvordan har historikken været (Bryn, Esther) - White board, projekter og stole (Kim undersøger hvad Købnerkirken har og melder tilbage) - Facilitator (Andreas) - Referent (sættes på Jobbørsen)

Dato til statusmøde og ekstraordinær generalforsamling: Lørdag den 25. januar 2014 || Jonas/Carsten ||  || 30 ||
 * > **3.** || **Christianias Ansøgning om midler til opstart**

Til Kollektivgruppen. Christiania Afdelingen ønsker hermed at søge om økonomisk støtte til at få vores lokalafdeling godt fra start. Vi har stort set skaffet alle de ting vi skal bruge, som vægte, skilt, poser og lokaler, men vi har brug for noget startkapital til følgende:

Vi er igang med at søge fonde på Christiania, men da der godt kan gå noget tid inden vi får svar, og vi allerede er igang, tillader vi os at søge KBHFF. I tilfældet af, at vi skulle få positivt svar fra andre, betaler vi gerne de penge KBHFF evt. har bevilget os. På forhånd tak Christiania FF
 * brænde til opvarmning over vinteren: 1.500 kr
 * the, kaffe og supplement til smagsprøver: 1.000 kr
 * i alt 2.500 kr

//Ref: Kollektivgruppen beslutter at give Christiania et opstartstilskud på 2500 kr.// ||  ||   || 10 || - må vi få en? for honorarer fra foredrag. De penge der evt. kommer ind fra foredrag skal gå til fremtidige transportudgifter for formidling.
 * > **4.** || **Ny bank konto til formidlingskorpset**

//Ref: I stedet for at oprette en ny konto, kan Formidlingskorpset i stedet bruge Arrangementsgruppens konto. Det er nemlig temlig besværligt at oprette nye fuldmagter.// || Bryn ||  || 5 ||
 * > **9.** ||  ||   ||   ||   ||
 * > **10.** ||  ||   ||   ||   ||
 * > **11.** ||  ||   ||   ||   ||