Distributionsmøde+august+2017

Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear}
 * Arbejdsgrupper > Distributionsgruppen > Distributionsmøder > Distributionsmøde [måned] [år] **

Iniz (Østerbro), Jonathan (Fælleskoordinator), Magnus (Bestyrelsen - kommer først når det samtidige bestyrelsesmøde er overstået ~1830), Line (FRB)
 * **Hvornår:** || Mandag d. 28. august klokken 17:00-19:00 ||
 * **Hvor:** ||  ||
 * **Kommer:** || Liv (kommer først kl. 17.30, Amager), Tanne (Amager), Julie (Nø rrebro), Jarl Asger (sydhavnen)

//Tilstede: Annegrete (Østerbro), Line (Frederiksberg), Tanne (Amager), Jonathan (fælleskoordinator + Vanløse), Julie (Nørrebro), Jarl Asger (sydhavnen), Liv (fra kl. 17.30 Amager), Magnus (bestyrelsen) fra kl. 18.20 (punkt E)// || //Line (Frederiksberg)// ||
 * **Afbud:** || Morten (YN) - bestyrelsesmøde i andelsforening... ||
 * **Mad:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Mødefacilitator:** || //Ordstyrer er Jarl Asger// ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || - skriver referat i //kursiv//

=** DAGSORDEN ** =

1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.

- intet at berette fra min mailvagt (Morten) - Alexander var aktiv i den periode... || //Pelle (Vanløse) har sendt en mail om at han desværre må stoppe i Distributionsgruppen.// || //[indsæt opgaver fra sidst og tilføj kolonne til højre med overskrifte status]//
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Mailvagt (**fast punkt**) || Morten (uge 26, 27, 28), Liv (uge 29, 30, 31), Jarl Asger (uge 32, 33, 34)

**2. Godkendelse af referat fra sidst** Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes.

//Referatet fra sidst er godkendt//

3. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

__//Mandag d. 25. september kl. 17.00-?? hos Annegrete Holsteinsgade 51, st. tv., 2100 Østerbro //__

4. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ Hvem ||~ Type ||~ Tid (min) || //Tages op til mødet efter sommerferien.//
 * ~ Nr. ||~ Titel og beskrivelse
 * A || **Sommerferien** Processen omkring sommerferien, og om afdelingerne skulle holde åbent/lukket har været en smule frustrerende.

//Sarah//

//I år var der uenighed om hvorvidt vi skulle holde åbent eller ej Derfor blev det besluttet meget sent om de enkelte afdelinger skulle holde åbent eller ej. Desuden skabte det usikkerhed hos avlerne om hvorvidt det kunne betale sig at holde åbent.//

//Det er Distributionsgruppens ansvar at vi kommer sommerlukket og julelukket i forkøbet og evt. holder et fælles madmarked for de afdelinger der holder lukket. Distributionsgruppen skal tage det op på Koordineringsmødet i marts 2018.//

//Liv gjorde opmærksom på at der allerede findes[| et dokument med oversigt over sommerferieerfaringer]// || Sarah || Info/diskussion ||||  || Vi hører i lokale afdelinger, hvad ønskerne er. Vi samler op på næste møde. Der er afsat 40.000 kr. til alle afdelinger.
 * B || **Promotion.**

//Liv fortalte om processen med tryk af promotionmateriale. Hver afdeling vil få en pakke med postkort og infofoldere////.//

//Ikke alle afdelinger har brug for bannere, men der vil måske blive trykt bannere der kan ligge på Fælleslageret og lånes ud.//

//Distributionsgruppen foreslår at der i foldere dels er generel information og dels er tom plads i folderen til at afdelinger kan indsætte afdelingsspecifik information. Fx kan afdelingen indsætte et klistermærke (frysemærkelabel) med information om åbningstider og evt. anden information som kunne blive forældet med tiden.//

//De enkelte lokalafdelinger kan skrive til Kommunikationsgruppen hvis de har særlige ønsker, fx et skilt til vejen.// ||  || Beslutning ||   || Fødevareministeriet har oprettet en postkasse, hvor virksomheder kan sende idéer til "dumme" regler indenfor fødevarekontrol, som de ønsker ændret. Har vi noget, der kunne være interessant at sende ind? Ægge-problematikken for eksempel.
 * C || **Dumme fødevarer-regler**

Læs mere [|her]

//Punktet tages videre til koordineringsmødet// || Liv || Info/diskussion || 5 || Sommerens kommunikation på tværs af bestyrelsen, indkøb og distribution har vidnet om udfordringerne ved at kommunikere på tværs af enkeltpersonernes mail-adresser (eksempelvis liv.lillevang(a)gmail.com), fælles-konti (eksempelvis bestyrelsen@kbhff.dk) og maillister (eksempelvis distribution.mailliste@kbhff.dk).
 * D || **Kommunikation på tværs af mail-lister (det IT-tekniske)**

Jeg vil gerne bruge lidt tid på at forklare, hvordan man kan og ikke kan kommunikere på tværs af mail-systemerne.

//Liv forklarede at man ikke kan sende mails TIL maillisterne FRA en adresse som ikke optræder på maillisten. Hvis en ekstern person vil skrive til Distributionsgruppen, skal denne person skrive alle de individuelle modtageradresser ind.//

//Problemet med brug af maillister tages videre til koordineringsmødet,// || Liv || Info || 10 || I forlængelse af punkt D giver det også mening at snakke om, hvordan der kommunikeres (ikke IT-teknisk) og hvornår. Hvem skal orientere hvem om hvad.
 * E || **Kommunikation på tværs af arbejdsgrupper (hvordan og hvornår der kommunikeres)**

Jeg vil gerne lægge op til, at vi kan komme med nogle konkrete forslag til, hvordan vi gerne ser kommunikationen foregår.

Resultatet af vores snak på distributionsgruppe-mødet kan vi tage med til koordineringsmødet.

//Internt mellem mailbakken og mailinglisten vil vi fremover bruge to labels: "Orientering" (svar fra modtagerne er ikke påkrævet) eller "Action" (svar fra modtagerne er påkrævet).//

//I ekstraordinære situationer (fx ansættelse af fælleskoordinator) må bestyrelsen sende en mail til mailbakken, og så kan Distributionsgruppens mailansvarlige sende mails videre til Distributionsgruppens mailingliste.// || Liv || Diskussion || 10 || Et tidligere KBHFF-medlem vil gerne udbrede fødevarefællesskabskonceptet til Sverige, hvor hun nu er bosat. Hun efterlyser lidt vejledning til nye afdelinger. Hvordan kan vi hjælpe hende?
 * F || **Henvendelse fra svensk fødevarefællesskab**

//Liv sender en mail til hende og henviser hende døff, wiki og evt. til at tage en vagt på Fælleslageret.// || Liv ||  || 5 ||
 * G || **GrøntOverblik.dk** The butiksgruppe NB received an email from this organisation saying we are member. I was just wondering whether there were a particular partnership with kbhff and/or instructions from KBHFF.

//Julie undersøger hvad det er, og om det er noget vi skal gå videre med.// || Julie || Diskussion || 2 min || Indledende snak om, hvordan vi skal samarbejde på tværs mellem distributionsgruppen og fælleskoordinator. To vigtige punkter er følgende, men tilføj gerne flere: - Hvad sker der, hvis Jonathan er syg? - Hvordan skal vi håndtere distributions-mailen og deles om den?
 * H || **Velkommen til Jonathan**

//Jonathan er kommet godt i gang og er i gang med at lave en lang "to do"-liste.//

//Distributionsmailen: Jonathan lader mails stå som ulæste hvis han ikke tager sig af det. Mails sendes videre til mailinglisten med labels (se punkt E). Annegrete tager mailtjansen for september måned.//

//Evt. sygdom: Som udgangspunkt vil Jonathan selv løse det (finde vikar der kan låse op og sørge for at nogen printer pakkelisten). Orienterer Distributionsgruppen og Bestyrelsen per mail og sender en sms til Annegrete (der bliver udstyret med en ekstranøgle)//

// Procedure for ferie: Jonathan vil forsøge at finde en person der kan printe pakkesedler, låse op og tage telefonen. Hvis det ikke lykkes, kontaktes Distributionsgruppe på det møde der er tættest på ferien. // || Liv || Diskussion

(Magnus vil gerne være med her, så hvis det passer at lægge det til sidst? Ellers må jeg få resumé) || 30 min || Vi har de seneste måneder været igang med at gøre klar til at afdelinger kan slå modtage- og pakkevagter sammen (Østerbromodellen) ved at chauffører først kører fra fælleslageret kl. 13. De fleste afdelinger har stadig seperat modtage og pakkevagt - og på Nørrebro møder modtagevager kl 11. Kan vi finde en procedure for at implimentere Østerbromodellen og forhåbentlig frigøre kræfter til f.eks. fælleslagervager?
 * I || **Østerbromodellen**

//Det er frivilligt for afdelingerne at beslutte om de ønsker at bruge Østerbromodellen. Alle afdelinger er blevet præsenteret for muligheden for at skifte til Østerbromodellen og et par afdelinger har medlemsmøder inden næste distributionsgruppemøder.// || Jonathan || Diskussion/beslutning || 10 min || Alle afdelinger har i deres teamoversigt et ark over medlemmer der er tilmeldt fælleslager- og chaufførvagter. De stemmer ikke overens med den centrale registrering.
 * J || **Fællesgrupper dobbeltregistrering**

//Når der er nye medlemmer til fælleslageret, skal introvagterne i afdelingen sende en mail til Jonathan.// //Når fælleslagervagter stopper, skal vedkommende kontakte Jonathan OG lokalforeningen//

//Jonathan skriver ud til butiksgrupperne og beder dem ajourføre deres lister over fællesvagter.// || Jonathan || Info || 2 min ||
 * || Avlermøde? || Magnus ||  ||   ||

**5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min)** Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.


 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Papirsposebestillinger || (som altid) ||
 * Chaufførkoordinering || (som altid) ||
 * Fælleslagerkoordinering || (som altid) ||
 * Manglende modtagevagter ||  ||
 * Koordinering med indkøberne || (som altid og oftes vedr. ugens pose) ||
 * Ekstern ||  ||
 * Maillisten || //[skriv hvem som er tilføjet, og hvem som er fjernet i perioden]// ||
 * Intern ||  ||

6. Nyt fra afdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort __<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;"> melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.
 * ~ Afdeling ||~ Status ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * Amager || Sommeren gik udemærket med forkortet åbningstid og en smule udfordringer med bemanding af vagterne. Posesalget går ganske fint og minder om før sommeren med et gennemsnit på 35 grøntposer og lidt færre frugtposer om ugen.

Vi er en smule udfordret på centrale poster i afdelingen, da to ud af fire team-links er stoppet. Lige nu vikarierer butiksgruppen, men det er ikke en holdbar model. Dette vil vi drøfte på medlemsmøde d. 6. september, hvor tiden hovedsageligt skal gå med at diskutere, hvordan vi prioriterer afdelingens kræfter bedst. Kan man lave om på vagterne, så der bliver frigivet nogle hænder, ved eksempelvis at skifte til en model a la Østerbro? Efter mødet er der fællesspisning for hele afdelingen.

Vi har haft besøg af fødevarestyrelsen til kontrolbesøg d. 16. august, som vist nok gik fint (jeg mangler i skrivende stund en opdatering fra modtagevagten). Her blev der snakket om afspritning af pakke-borde og en posevaskeordning. Vi har snakket om det før, men hvad er erfaringerne fra andre afdelinger med hensyn til vask? || Der findes en procedure for hvad man skal gøre hvis fødevarestyrelsen har været på besøg. Det handler dybest set om at ringe til fælleskoordinatoren. Proceduren bør skrives ind i de enkelte vagtbeskrivelser. || Ikke så godt. Men nu er den bedste tid, og vi er stadigvæk fulde af mod i sydhavnen. Dog er vi lidt presset på teamlink og butiksgruppe fronten for at sige det mildt. Da vores elskede Nina flytter til amager med sin kæreste :( ØV Men altså stik os et banner og så er sydhavnen atter flyvende :) ||  || Har indtryk af at butiksgruppe stadig fungerer fint, men vi er også trængt på aktive medlemmer... ||  ||
 * Sydhavnen || Vi lå stabilt på 5 poser hele sommeren igennem...
 * Vesterbro ||  ||   ||
 * Frederiksberg ||  ||   ||
 * Vanløse ||  ||   ||
 * Østerbro ||  ||   ||
 * Nørrebro ||  || Julie from butiksgruppe NB joins the distributionsgruppe ||
 * Ydre Nørrebro || Lidt vingeskudte efter sommeren, håber at posesalget er stiger med studiestart - var nede på 14 denne uge
 * Nordvest ||  ||   ||

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">7. Eventuelt
<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne. <span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">...

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">Opgaver

 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Mailvagt (**fast punkt**) for september || Annegrete ||
 * Sende en mail til Pelle (Vanløse) som stopper i distributionsgruppen || Jarl Asger ||
 * Sende mail til Sverige ang. opstart om fødevarefællesskab i Sverige || Liv ||
 * Grøntoverblik.dk - // undersøge hvad det er, og om det er noget vi skal gå videre med. // || Julie ||
 * Finde en nøgle til Annegrete || Jonathan ||

=<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">Beslutninger =


 * ~ Emnefelt ||~ Beslutning ||

=<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punkter til koordineringsmøde 28/08 =

//**Kommunikation på tværs af arbejdsgrupper og bestyrelse**// //Hvordan, hvornår og hvad kommunikeres mellem de forskellige arbejdsgrupper og mellem arbejdsgrupper og bestyrelse. Distributionsgruppen tager forslag med til fremtidige kommunikationsgange.//

//Skal vi formulere en fælles henvendelse?//
 * //Brev til Esben Lunde omkring "dumme fødevareregler"//**

//Kan andre end distributionsgruppen tilbyde hjælp til at starte et svensk fødevarefællesskab?//
 * //Henvendelse fra svensk fødevarefællesskab//**

//Hvordan kommunikere vi mellem eksterne mails og mailinglister. Skal procedurer ændres?// =<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punkter til kommende D-møder =
 * //Problem med kommunikation mellem mailinglisterne og eksterne mailkonti//**

//[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]// =<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punkter til kommende GF =

//[find punkter fra sidste og skriv dem ind her]//