Nørrebro+Butiksgruppemøde+onsdag+d.+5+juli+2017

Tilbage til Nørrebro Oehenschlægersgade 55-57 1663 København V ||
 * **Hvornår:** || **Onsdag d. 2/8 kl. 17.00** ||
 * ** Hvor: ** || **The shop is closed** **and bags are transferred to Vesterbo where it would be best to meet (need to get the summer break equipment back).**
 * ** Kommer: ** || Julie, Kamilla, Sarah ||
 * ** Afbud: ** || Maiwenn, Mette (på Bornholm), Bodil, Nanna ||
 * ** Snacks: ** || **Alle medbringer en lille snack** ||
 * ** Ordstyrer: ** ||  ||
 * ** Referent til mødet samt **** sætter næste møde på wikien: ** ||  ||
 * **Deadline for nye punkter** || **Mandag før mødet.** ||


 * DAGSORDEN **

// Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her. // if Kamilla finds the email she will let them know - DONE Sarah will investigate on the QR codes for løssalg || second rule is to give them money back from løssalgskasse || Kontakt Mia fra kommunikation. || Mette || will be addressed at the next meeting || we should send them an invoice every month. kassemester beskrivelse should include to send an email to norrebro@kbhff.dk with the amount of money they should pay (Julie). ||
 * 1. Opsamling af opgaver fra sidste møde. **
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Mailansvarlig(e) || Mette, Nanna || next month Kamilla (Julie) ||
 * Kontakter Jonas og høre hvordan vi forholder os til Weefood og QR koden || Sarah || wait to see what we can improve first
 * Kontakter Jonas og spørger hvordan vi forholder os til manglende grøntsager || Sarah || first rule is to get the people take løssalg instead
 * Kontakter Kirsten to decrease % of løssalg to 3% || Julie || Done ||
 * Hvor mange mangler disitributionsgruppen? Kontakt gruppen || Sarah || Julie is replacing Sarah in distributionsgruppen ||
 * Nanna skriver tekst for at tiltrække nye medlemmer || Nanna || will be addressed at the next meeting ||
 * Nyhedsbrev, hvordan får vi formidlet det, facebook og mail.
 * Sommerferie, og kan vores medlemmer få adgang til anden afdeling || Sarah || Done ||
 * Sommerferielukket: kontakt på mail, facebook, teamlinks og lav en poster || Julie || Done ||
 * Udkast til e-mail: hvordan vi kontakter ikke aktive medlemmer || Bodil || will be addressed at the next meeting ||
 * Kontakt Cafe- N || Mette og Nanna || Mail sendt til Allan 15/6
 * Kassemestervagt opdateres, Anna blå team || Julie || Done ||
 * Østerbromodellen || Kamilla || Har kontaktet teamlinks og hørt om de har forslag til ændringer af vagtplanen, her fremlagde jeg også i korte træk hvad Østerbromodellen går ud på (mail sendt d. 23 juli). Jeg har der ud over inviteret teamlinks med til møde d. 2 august, og venter på svar. ||
 * Infovagten || Kamilla || Infovagten flytter medlemmer mellem afdelingerne. Medlemmet skal henvende sig til den afdeling, som medlemmet gerne vil flyttes til. Dette skal gøres klart i den nye vagtbeskrivelse, som noget vi skal være opmærksomme på, når vi får henvendelser på mails. ||

// Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes. // Her er link til referat fra butiksgruppemøde 7. juni
 * 2. Godkendelse af referat fra sidst. **

//6th September in Nørrebro //
 * 3. Næste møde tid og sted. **

//Her kan du tilføje punkter som er relevante for lokal afdelingen. Punkterne indeles i 4 typer, information, diskussion, idé udvikling og beslutningspunkt. // Lave updates til butiksgruppen || waiting feedback from teamlinks || Sarah || Diskussion || 5 min || What about doing a FAQ section with all technical info that has been gathered? || Julie creates it and starts || Julie || Diskussion || 5 min || (the first part is a copy of Vanløse's group it seems + a little update would be nice) https://medlem.kbhff.dk/afdelingsinfo/grupper/1 || contacted Kasper already (Julie) || Julie || Diskussion || 5 min || p.s (Kamilla) har nu lagt den i mappen "materialer til butiksgruppen" || ok recall it next month || Mette || info || 1 min ||
 * 4. Nye punkter. **
 * ~ Navn og beskrivelse ||~ Referat ||~ Person ||~ Type ||~ Tid ||
 * Teamlinks
 * Slack - should we give it another try? (Julie can admin the channels etc) || checking again next time || Julie || Beslutning || 2 min ||
 * email box Nørrebro - maybe we should clarify the rules so that everyone that has a few minutes can contribute || let's try with the stareed message first and see next time || Julie || Diskussion || 5 min ||
 * Wiki Nørrebro skal opdateres
 * Vagtbeskrivelser skal opdateres || check again next time - the idea is to make sure descriptions are on wiki pages and we can ask people to contribute through teamlinks (Kamilla) || Julie || Diskussion || 5 min ||
 * Find out who's behind this page
 * It would be nice if teamlinks would update the table on who's coming or not to the shifts. How can we organise this? || see next month how it goes - write to the teamlinks (Julie) || Julie || Diskussion || 5 min ||
 * Varer til halv pris de sidste 30 min af åbningstiden. I NV gør de sådan, at medlemmer kan købe varer til 50% den sidste halve time, skal vi evt det? || let's try for the month - write to teamlinks (Julie) || Mette || Beslutning || 10 min ||
 * Hovedrengøring af køkken og baglokale || next month || Nanna || Beslutning || 10 min ||
 * Jobannonce på frivillig.dk || next month || Nanna || Beslutning || 5 minI ||
 * I mail indbakken ligger nu en rigtig god mail-guide fra Jonas der forklarer hvordan man udmelder/sætter et medlem passivt.
 * Har alle meldt sig til i doodlen?

Kære medlemmer i butiksgrupperne på Nørrebro, Frederiksberg og Vanløse Vi vil i den nye bestyrelse rigtig gerne invitere jer alle til en fælles middag og fri snak, så vi kan høre om jeres udfordringer og "onsdagshverdagsliv" ude i afdelingerne, og I kan lære os at kende. Derfor har vi lavet denne doodle, som I meget gerne må besvare senest torsdag d. 20. juli. <span style="color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">Vi sørger for mad og drikke til middagen. I skal blot møde op, medbringe godt humør og en god appetit. <span style="color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;"> Som en positiv møde-kickstarter må I meget gerne tænke over en succeshistorie fra afdelingen, som kan deles med os andre. <span style="color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">Vi holder selv vores månedlige bestyrelsesmøde efter middagen. <span style="color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">Mødet bliver i Det Økologiske Inspirationshus, Allegade 7, 2000 Frederiksberg, fra klokken 18-19, den dag flest kan i følge doodlen. <span style="color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">Vi håber at se rigtig mange af jer til en givende aften sammen! <span style="color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">De bedste hilsner <span style="color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">Eline, Magnus, Irina, <span class="m_-4921525963822750013gmail-il">Jonas, Marianne, Julia og Louise <span style="color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">KBHFF's nye bestyrelse || it's the 10. of august 18-19 no historie || Mette ||  || 2 min ||
 * Nyt fra mailvagt juli (Maiwenn, deltager ikke på mødet):

- Svar på spørgsmål til økonomigruppe ift. fakturering af salg af overskudsgrønt til Café N: Ingen faktura nødvendig, bare skriv til Karina (okonomi@kbhff.dk) efter hver onsdag, hvad der er solgt, så danner hun fakturaer herudfra. Se mail fra 19/7 ("Besvaret"-indbakke)

- Teamlink rød har spurgt os/økonomi, om der var nogen måde at tjekke en mobile pay betaling udover i betalingsøjeblikket på mobilen, altså om der fandtes en oversigt. Svaret er desværre nej. Derfor er det vigtigt, for at undgå tvivl og fejl vedr. betaling ved f.eks. løssalg, at kassemester/infomødevagt tjekker på mobilen, om betalingen er gået ind. Man kan ikke bagefter gå tilbage og tjekke, om betalingen rent faktisk fandt sted. Se mailkorrespondance 19/7 ("Besvaret"-indbakke). NB: Jeg ved ikke, om det er noget vi skal diskutere, men jeg synes det virker problematisk, at der ikke er en "historik", man kan tjekke. F.eks. kan jeg se på en henvendelse, at et nyt medlem ved intromøde har betalt via mobile pay, men ikke samtidig er blevet oprettet i medlemssystemet. Nu kan man så ikke tjekke, om den betaling //har// fundet sted, når man opretter vedkommende...

- Husk at ændre sommerstandardsvar (vi er på sommerferie, undskyld ventetiden lalala) tilbage til normal. Det gøres hurtigt og nemt på forsiden af "indstillinger" i mailen || see again next month sommerferie email _ Kamilla does it ||  ||   ||   || Vi skal (går jeg ud fra) alle i butiksgruppen være administratorer. Should we ask teamlinks to check their teammembers? Some don't have the access they should have. || next month || Kamilla || Beslutning || 5 min ||
 * Forslag: oprette mailskabeloner/standardmails til udmeldelse, passivt medlemskab, henvendelser m.h.p. forskning/interview osv. (også anbefalet af frivilligkoordinator her: http://kbhff.wikispaces.com/Fælles+Gmail) || next month || Maiwenn (ikke tilstede) ||  ||   ||
 * Vi skal have styr på hvem der har hvilke rettigheder i wiki-systemet (henvisning til Jonas´s mail-guide).
 * Lokal månedlig nyhedsmail || next month - the idea is to update the wiki home page || Kamilla || Diskussion || 5 min ||
 * Need to update which members are active/passive and deal with those that haven't yet paid the kontingent. Email with link to pay? || next month || Julie || Beslutning || 5 min ||
 * How do we modify norrebro.butiksgruppe@kbhff.dk ? || Sarah sends Julie the procedure || Julie || Info || 1 min ||
 * Fællesspisning på Øko-Caféen - what should the teamlink do? (I can be maybe) || kamilla investigates || Julie || Info || 5 min ||
 * [|Table on google doc] - check together the names at the end for the representatives because it does not seem updated || see next month || Julie || Diskussion || 5 min ||


 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 130%;">5. Hvad sker der på norrebro@kbhff.dk **
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||

//<span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Tænkt som et kort overblik. Hvis der er emner til længere diskussion så skrives de på under Nye Punkter. //
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 130%;">6. Nyt fra Team-links og Fælles Arbejdsgrupper **
 * ~ <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Team ||~ <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Status ||~ <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Butiksgruppens kommentar ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Blåt team ||  ||   ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Rødt team ||  ||   ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Grønt team ||  ||   ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Orange team ||  ||   ||


 * ~ <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Fælles arbejdsgrupper ||~ <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Repræsentant ||~ <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Nyheder ||~ <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Butiksgruppens kommentar ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Arrangementsgruppen ||  ||   ||   ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Dataanalysegruppen ||  ||   ||   ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Distributionsgruppen ||  ||   ||   ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Indkøbsgruppen ||  ||   ||   ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Kommunikationsgruppen ||  ||   ||   ||

1- if vegetables are missing in the bags, people should first get products at the løssalg (up to the amount of money they lack in the bags). If there is no løssalg or people don't want to buy løssalg, then we give them money from the løssalgskasse. 2- when kassemesters sell vegetables to cafe-N, they should send an email to norrebro@knhff.dk to say how much cafe-N should pay (but they never get paid directly). The butiksgruppe will send cafe-N an invoice every month. 3- teaminks are invited to the next meeting to talk about Østerbromodellen 4- in theory, when a members changes department, the department receiving should make the change in the system. However, if things get stuck, it's easily donethourgh the infovagt access. 5- this page shows who gets what access (roles). Please make sure to update the roles when recruiting or changing shift. [] 6-please make sure the table is updated so that everyone knows who's coming to a shift 7- the last 30 min, vegetables from løssalg are half price. 8- potential vegetables from previous weeks should be checked in the basement and sold according to their state (even given away if they can't be sold) 9- a FAQ is in construction, please contribute with questions. || Julie || Kontakt Mia fra kommunikation. || Mette || [] || Julie contactd Kasper and is waiting for more info || p.s (Kamilla) har nu lagt den i mappen "materialer til butiksgruppen" || Mette please repeat at the next meeting || NB: Jeg ved ikke, om det er noget vi skal diskutere, men jeg synes det virker problematisk, at der ikke er en "historik", man kan tjekke. F.eks. kan jeg se på en henvendelse, at et nyt medlem ved intromøde har betalt via mobile pay, men ikke samtidig er blevet oprettet i medlemssystemet. Nu kan man så ikke tjekke, om den betaling //har// fundet sted, når man opretter vedkommende.. || To check next time ||
 * <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif; font-size: 130%; line-height: 1.5;">6. Opgaver* **
 * ~ <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Opgave ||~ <span style="font-family: Arial,Helvetica,sans-serif;">Ansvarlig ||
 * Mailansvarlig(e) || Kamilla (Julie might check also) ||
 * Løssalgs QR codes - check with the Distributionsgruppe if they are ready || Sarah ||
 * Send a general email to the teamlinks with some reminders and updates including:
 * Replacing Sarah in the distributionsgruppe - send them an email to inform || Julie ||
 * Nanna skriver tekst for at tiltrække nye medlemmer || Nanna ||
 * Nyhedsbrev, hvordan får vi formidlet det, facebook og mail.
 * Udkast til e-mail: hvordan vi kontakter ikke aktive medlemmer || Bodil ||
 * Slack might be given another chance as it allows the different topics to keep separated and everyone can select the topics (channels) they want to follow. Julie will present it at the next meeting. || Julie ||
 * emailbox norrebro@knhff.dk - messages with stars are presented after the unread - the star allows to know when a matter is not settled yet. remove the star when it's done. We'll see at the next meeting how it goes. || Kamilla/Julie ||
 * FAQ on the wiki to list useful information along the way for future butiksgruppe members || Julie will start ||
 * Vagtbeskrivelser skal opdateres - first step: making sure they are all wiki pages (and not a pdf or google doc) || Julie ||
 * Vagtbeskrivelser skal opdateres - second step: updating according to other departments and asking for contributions from members via teamlinks || Kamilla ||
 * Find out who's behind this page to remove the first part that is outdated. The second part is usefull because it shows who gets what rights.
 * Hovedrengøring af køkken og baglokale || Nanna ||
 * Jobannonce på frivillig.dk || Nanna ||
 * I mail indbakken ligger nu en rigtig god mail-guide fra Jonas der forklarer hvordan man udmelder/sætter et medlem passivt.
 * Teamlink rød har spurgt os/økonomi, om der var nogen måde at tjekke en mobile pay betaling udover i betalingsøjeblikket på mobilen, altså om der fandtes en oversigt. Svaret er desværre nej. Derfor er det vigtigt, for at undgå tvivl og fejl vedr. betaling ved f.eks. løssalg, at kassemester/infomødevagt tjekker på mobilen, om betalingen er gået ind. Man kan ikke bagefter gå tilbage og tjekke, om betalingen rent faktisk fandt sted. Se mailkorrespondance 19/7 ("Besvaret"-indbakke).
 * ændre sommerstandardsvar || Kamilla ||
 * Forslag: oprette mailskabeloner/standardmails til udmeldelse, passivt medlemskab, henvendelser m.h.p. forskning/interview osv. (også anbefalet af frivilligkoordinator her: http://kbhff.wikispaces.com/Fælles+Gmail) || Maiwenn ||
 * Vi skal have styr på hvem der har hvilke rettigheder i wiki-systemet (henvisning til Jonas´s mail-guide). || Julie checks what she can until next meeting ||
 * Vi skal alle i butiksgruppen være administratorer. || Julie checks ||
 * Lokal månedlig nyhedsmail by updating the homepage || Kamilla will talk about it ||
 * Need to update which members are active/passive and deal with those that haven't yet paid the kontingent. Email with link to pay? || Julie checks what she can until next meeting ||
 * How do we modify norrebro.butiksgruppe@kbhff.dk ? || Sarah sends Julie the procedure ||
 * Fællesspisning på Øko-Caféen - what should the teamlink do? is it still running? || Kamilla investigates ||
 * [|Table on google doc] - check together the names at the end for the representatives because it does not seem updated || To check together next month ||


 * Fra Maiwenn: Jeg kan selvf. tage opgaver, selvom jeg ikke kommer til mødet :-)