Kollektivgruppemøde+26.06.12


 * **Hvornår:** || 26. juni 2012 kl. 19:30 ||
 * **Hvor:** || Karens Hus, Bispebjerg Bakke 8, KBH NV ||
 * **Kommer:** || Andreas, Mette, Marie Louise, Carsten, Margrethe, Helle, Mia, Gorm, Anne, Louis, Janus ||
 * **Afbud:** || Kim, Mogens, Mads ||
 * **Snacks:** || Anne ||
 * **Ordstyrer:** || Gorm ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Heidi og Lydia (indre by) ||


 * Dagsorden: **

**FASTE PUNKTER**

1. Nyt fra grupperne
Vi har lavet vagtstatistik på vores medlemmer (skal nok tage nogle grafer med) ca. 2/3 af medlemmerne har ikke været aktive i 2012. Vi skriver ud til dem og varsler at de ikke vil blive flyttet over i vores nye medlems database med mindre de melder tilbage.
 * Vesterbro**: Vi flytter tilbage til Oehlenschlägergade skole d. 5 sep. Holder sommerlukket d. 11 juli.
 * Vanløse:** Det går som det plejer. Dvs. lidt bumlet. Aktuelt har vi problemer med IT. Der er ingen der er tilstrækkeligt inde i de mange forskellige platforme. Vi bøvler også med vagtbeskrivelserne som aldrig synes at være up to date men omvendt tilsyneladende heller ikke læses særligt flittigt af vagterne. Og så har vi gang i en kampagne for at få flere til at tage vagter. Vi lægger en seddel i posen med en venlig men bestemt opfordring. System for lån af æblepresser er ved at være færdigt og bliver meldt ud snarest.
 * Nørrebro:**
 * Nordvest**:
 * Østerbro:** Indfører stofposer fra 25. juli. Begynder at informere medlemmerne allerede fra i morgen. Håber det bliver dejligt og omgivet af glæde. Fortæller gerne mere, hvis I vil høre mere...
 * Amager:**
 * Frederiksberg:**
 * Indre By:**
 * Ydre Nørrebro:** Vi har i løbet af Juni har svært ved at få vagtplanen besat i god tid. Indtil videre har vi forsøgt at løse det ved at skrive ud til medlemmerne. Grundet lav aktivitet i Juli har vi valgt at forkorte åbningstiden og evt. holde lukket, hvis bestillingerne til en uge kommer til at ligge på et meget lavt antal.
 * Gentofte:**

Controllergruppen bliver opløst, og hver afdeling skal fremover sende en frivillig til Økonomigruppen, der varetager central betaling og bogføring. Der afholdes månedlige statusmøder som i Indkøbsgruppen. Vi deltog igår den 25. juni i Indkøbsgruppens møde for at informere om ændring samt besvare eventuelle spørgsmål. I den forbindelse blev vi gjort opmærksom på, at der har været klager fra leverandører, der siden maj ikke har fået betalt deres fakturer af Nørrebro afdelingen. Æv... Nørrebros butiksgruppe og kassemesterlaug er den 26. juni gjort opmærksomme på problemet og bedt handle herpå i fællesskab hurtigst muligt.
 * Arrangementsgruppen**: Vi knokler på Roskildeprojektet, og det bliver så godt! Derudover tænker vi på at holde sommerfest (i samme stil som vintereventyrsfesten i februar) engang i september alt efter hvornår vi kan finde egnede lokaler. Og en weekendtur for arbejdsgrupperne i efteråret alt efter hvornår Svanholm kan have os. Vi har også mindre foredrag/arrangementer i støbeskeen, både for kun fødevarefæller men også i samarbejde med Osramhuset på Nørrebro.
 * Indkøbsgruppen:** Vi forsøger at finde ud af hvad vi gør, når der pludselig mangler varer til flere afdelinger - som fx i uge 24, da alle de afdelinger, der fik varer fra Gladsaxe, ikke fik spinat fordi den kom for sent. Nogle afdelinger kompenserede medlemmerne økonomisk. Janus fra Ydre Nørrebro tager det op ...
 * Kommunikationgruppen:**
 * Økonomigruppen:** Vi har per mail den 22. juni informeret alle KBHFF's leverandører, at vi fra uge 27 (1. juli) implementerer en samlet leverandørfaktura, hvor den fremover skal sendes til okonomi@kbhff.dk, og her bliver betalt centralt af Økonomigruppen (turnusordning). Som følge af implementering er der ligeledes sket en ændring i KBHFF's handelsbetingelser §7. (Læs her:[])

//Stofposerne kører på Østerbro.//
 * 2. Evaluering af tidligere beslutninger jf. beslutningslisten**

**NYE PUNKTER** (hvad går punktet ud på?) || **Person** (hvem har skrevet punktet på?) || **Type** (er punktet et - informationspunkt - diskussionspunkt - idéudviklingspunkt - beslutningspunkt) || **Tid** (hvor lang tid forventer du, at punktet tager) ||
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse**

Hvis ikke der er nogen der har lyst til at stille op, syntes jeg vi i god tid skal overveje hvilke alternativer vi har. Måske et formandskab hvor posten deles af flere? Jeg syntes ikke vi skal tage den store snak på dette møde, men blot vende det, så medlemmerne i kollektivgruppen hver især kan gå og tygge på det til næste møde. Hvis nogen synes vi skal tage den store snak med det samme og vi har tid på mødet, så sæt gerne ekstra tid af. //Mette har været formand i tre år og ønsker ikke at genopstille. Hun opfordre til et formandskab og i samarbejde med Andreas og Carsten L. udarbejdes et oplæg til, hvordan et formandsskab kan defineres og opgaverne fordeles.// || Mette || Informationspunkt || 10 min || Gennem længere tid har kommunikationsgruppen testet et online samarbejdsværktøj ved navn Buddypress, der minder lidt om Facebook. Gruppen har nu besluttet at arbejde for at arbejde aktivt for at de øvrige arbejdsgrupper skal begynde at bruge dette værktøj i stedet for mailing-lister. [|Se værktøjet her]. Det er der flere fordele ved: Derfor vil jeg foreslå, at kollektivgruppen går foran med at tage dette nye værktøj i brug, så snart webgruppen har udviklet den nye hjemmeside i juli måned (det er nemlig direkte integreret med hjemmesiden kbhff.dk og vil af samme grund ikke betyde flere logins at holde styr på). //Fødevarefællesskabet har en grundværdi om at være transparent, hvilket det nuværende mailsystem og mailling-lister ikke er.// //Buddypress er en erstatning til mailing-listerne og bliver direkte integreret på den nye hjemmeside. Kollektivgruppen vil gå foran med at tage dette nye værktøj i brug, og opfordre alle andre arbejdsgrupper til at gøre det samme.// //Der bliver ingen direkte integration mellem Buddypress og GoogleDocs, men der kan linkes mellem BuddyPress til Wiki.// || Andreas || Beslutningspunkt || 10 min. || Til inspiration: [] //Inspirationsoplæg til hvordan vi passer på os selv og hinanden. Kollektivgruppen har rigtig travlt og opfordres til at medlemmerne af gruppen bliver bedre til at facilitere opgaverne og inviterer andre frivillige ind til at udføre dem — i stedet for at udføre alt selv.// //En mulighed for at engagere medlemmer i kollektivgruppen kan være en tydeliggørelse af muligheden for, at aftjene hele sin mødepligt ved at løse en enkelt større opgave/projekt. Det kræver at projekterne/opgaver defineres tydeligt.// || Marie Louise || Diskussionspunkt || 15 min, || Kære kollektivgruppe, Afdelingen Indre By holder lukket hele juli måned – primært fordi vi er en lille, forholdsvis ny afdeling og det bliver svært at bemandet alle vagter. Derfor denne forespørgsel om muligheden for at samarbejde med en anden afdeling. Jeg har ladet mig forstå, at en midlertidig overflytning af enkelte medlemmer, til en anden afdeling i juli, ikke er mulig. Men er det muligt, at vi kan samarbejde med en anden afdeling i juli måned:
 * **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Person** || **Type** || **Tid** ||
 * 3. || **Formandsposten.** Jeg ønsker ikke at genopstille som formand og må erkende at jeg ikke har været formand af lyst den sidste periode. Det er ikke fordi at jeg ikke gider Fødevarefællesskabet længere, det brænder jeg selvfølgelig stadig rigtig meget for. Tror bare jeg ville kunne bidrage mere til fælleskabet uden formelle titler. Jeg står selvfølgelig også altid gerne til rådighed for den nye formand i forhold til kontakter, viden, overvejelser, eller andet han/hun har brug for at få vent.
 * 4. || **Buddypress og transparent kommunikation**
 * Kommunikationen internt i de enkelte grupper vil blive synlig for de øvrige grupper.
 * Udenforstående medlemmer og øvrigt interesserede kan let følge med i diskussioner, som de finder interessante.
 * De enkelte arbejdsgrupper vil få et samlet arkiv over deres korrespondance, der vil gøre det let for nye medlemmer af gruppen at indhente og følge med i den korrespondance, der har fundet sted før de blev medlem af gruppen.
 * Det vil muliggøre en ny form for uformel diskussion (á la Facebook) indbyrdes i grupperne, som der ikke er plads til på mailing-listerne.
 * 5. || Kort debat om bæredygtig fællesskabsledelse, særligt ift. kollektivgruppen. Hvordan får vi engageret flest mulige frivillige i den fælles opgaveløsning frem for at 'Tordenskjolds soldater' stiller op?
 * 6. || **Forespørgsel fra Indre By**
 * er det muligt, vi får leveret poserne i en større afdeling – og minimum sørger for en kassemester, så regnskaberne holdes separate?
 * hvis en eller flere af de andre små afdelinger har samme udfordring, kan vi slå os sammen i juli måned, evt. i Indre Bys lokaler. På den måde kan vi hjælpes med at få bemandet pakkevagterne – og så kræver det bare dobbelt op på kassemestrene (en fra hver afdeling)?

//Indre By og Ydre Nørrebro slår afdelingerne sammen hos Ydre Nørrebro i juli måned.// || Heidi || Beslutningspunkt || 15 min, || Er der mulighed for at låne det mobile cykelkøkken til vores infomøde/sommerfest 5. september 2012 kl ca 17-20, Skindergade 12 i gården. Bedste hilsner Heidi Borg, 28966791 //Svar fra Arrangementsgruppen: Send en mail til os på arrangement@kbhff.dk, så finder vi ud af noget.// //Indre By tager direkte kontakt til arrangementgruppen.// || Heidi || Beslutningspunkt || 5 min, || Fordi forskellighed er en styrke og alle skal have mulighed for at være med :-) [] //KBHFF delstager på Expat Fair 25. august på rådhuset. København skal være for alle og vi skal blande sig med hinanden og overvejer i den forbindelse at KBHFF (som forening) skal underskrive Københavns Mangfoldighedscharter der har et mål om at København skal blive den mest åbne og imødekommende storby i Europa.// //Det blev diskuteret om det ligger udenfor KBHFFs formålsparagraf og vil blive taget op på næste medlemsmøde.// || Marie Louise || Beslutningspunkt || 5. min. || For at synliggøre og afmystificere kollektivgruppens arbejde, og dermed gøre det nemmere og mere attraktivt for flere medlemmer at engagere sig i gruppen, foreslår jeg, at vi holder en slags "åbent hus" aften i kollektivgruppen, hvor alle medlemmer kan komme og møde os og snakke med os om vores arbejde og hvordan gruppen fungerer. Dem, der dukker op til Åbent Hus-arrangementet kan jo så passende blive inviteret med til vores visionsdag i august/september. //Se næste punkt!// || Andreas || Beslutningspunkt || 5 min. || //Det blev besluttet at der holdes et heldags arrangement med åbent hus, visionsdag og sommerfest lørdag d. 8. september 2012.// //Visionsmødet bliver faciliteret af Gorm udfra Open Space modellen, hvor dagsordene ligges når man er til stede og den enkelte tager værtsskabet over deres eget indslag.// || Andreas || Beslutningspunkt || 10 min. || //Forespørgslen fra Roskilde Biblioteker satte gang i en større debat fordi der er stigende efterspørgelse på foredragsholdere. Der oprettes en oplægsholder-tjans på opgavebørsen, hvor interesserede kan henvende sig til denne og fremtidige foredrag:// //http://kbhff.wikispaces.com/Opgavebørs// || Andreas || Information || 5 min || Som rund-sendt på mail, så frigiver vi snart kildekoden til medlemssystemet under en open source licens. Det betyder, at mange flere programmører får mulighed for at bidrage til udviklingen, og vi forhåbentlig kan få udviklet systemet mere. Derfor er det godt at have nogle klare ønsker til, hvad vi ønsker, at de skal arbejde videre med. Forslag til funktionalitet kan afgives her. //Kildekoden til medlemssystemet offentligøres som open source og alle opfordres til at komme med ønsker og forslag til funktionaliteten.// || Andreas || Information || 5 min. || //Af økonomiske og miljømæssige årsager genovervejes logistikken af grøntsagerne fra Gladsaxe til afdelingerne.// //Nogle af overvejelserne går ud på at afdelingerne selv får ansvaret for transporten af egne fra Gladsaxe til afdelingen. Det vil flytte opgaven fra betalingsmodellen til det frivillige arbejde, men kan også gøre logistikken mere besværlig end nødvendig, især for afdelinger med færre biler. Gentofte gør det allerede. Er det en udfordring vi vil arbejde videre med? Carsten L. sender et oplæg til afdelingerne.// || Carsten og Sofie || Beslutningspunkt || 15 min. || 14. Vi fylder 3 i august og hvad så? Læs: Man skal aldrig forsømme en lejlighed til en god fest. Anna Nym (festabe) //Lokalafdelingen på Nørrebro fylder 3 år. Arrangementgruppen er på sagen!!!//
 * 7. || **Forespørgsel fra Indre By** Kære kollektivgruppe, endnu en forespørgsel fra Indre By :)
 * 8. || Forslag om at KBHff underskriver Københavns Mangfoldighedscharter.
 * 9. || Åbent Hus i Kollektivgruppen
 * 10. || Visionsdag og sommerfest i kollektivgruppen. Fastsættelse af dato udfra doodle. Planlægning af sted og format. Valg af tovholdere.
 * 11. || Forespørgsel fra Roskilde Biblioteker: Er der nogen, der vil holde oplæg om KBHFF i Roskilde d. 11 eller d. 25 september kl 19-21?
 * 12. || Open sourcing af KBHFF's medlems- og betalingssystem.
 * 13. || Logistikgruppen - oplæg om transportlaug, hvor vi selv overtager transporten af grønsager fra Gladsaxe ud til afdelingerne. Beslutningspapir ligger i Kollektivgruppens mailbox.

//Kommunikationsgruppen fremlagde en skitse af det nye hjemmeside design, hvor det fremgik at hjemmesiden er delt op i to områder: formidle udadtil til nye og indadtil til eksisterende medlemmer. I starten af august går selve kodningen i gang og betalingssystemet bliver integreret i det nye web-site.//
 * EVT:**
 * 15. Hjemmeside**

//Agenda21 overdrager et cykelstel til KBHFF cykelgruppen.//
 * 16. Hjemmeside**

//Kommunikationsgruppen har mange stærke tekniske kræfter, men søger frivilige, der gerne vil arbejde med intern og ekstern kommunikation.//
 * 17. Kommunikationsgruppen søger**