Fællesbutikgruppemøde+torsdag+d.+10.+april+2014


 * **Hvornår:** || d. 10/4-2014 kl. 19:00 ||
 * **Hvor:** || Odinsgade 4, st. tv ||
 * **Til stede:** || Sandra, Andreas, Bente, Mathias. Janus, Line, Jonas B, Kirsten, Niels-Simon ||
 * **Afbud:** || Esther, Kathrine, Jonas G. ||
 * **Snacks:** ||  ||
 * **Mødeleder:** ||  ||
 * **Referent:** || Andreas ||


 * Referat: **


 * 1. Status på ØkoHub projektorganisering**

Følgende er blevet valgt til ØkoHub-projektets styregruppe: Der er ikke blevet valgt en repræsentant fra bestyrelsen, da den nuværende bestyrelse ikke mødes igen før den ordinære generalforsamling d. 26. april. Når den nye bestyrelse er blevet valgt, vil der givetvis komme en repræsentant fra bestyrelsen også (selvom bestyrelsen allerede indirekte er repræsenteret, da både Janus og Jonas sidder i den nuværende bestyrelse). Alle fire medlemmer af styregruppen deltog på mødet.
 * 1a. Styregruppe**
 * **Navn** || **Repræsentant fra** ||
 * Janus Agerbo || Distributionsgruppen ||
 * Jonas Boye || Økonomigruppen ||
 * Bente Ben-Hamadou || Indkøbsgruppen ||
 * Sandra Villumsen || Fællesbutikgruppen ||

Fællesbutikgruppen præsenterede et forslag til organisering af en projektgruppe for ØkoHub-projektet, som var blevet sendt ud til medlemmerne af styregruppen onsdag formiddag. Forslaget indeholder projektets målsætninger, aktiviteter og kompetencebeskrivelser på de to stillinger, som Fællesbutikgruppen anbefaler at oprette i forbindelse med projektet: En intern projektkoordinator og en ekstern rådgiver:
 * 1b. Projektgruppe**

Heri afgav fællesbutikgruppen også deres anbefalinger til besættelse af begge stillinger: Ekstern rådgiver – Emil Bruun Blauert Intern projektkoordinator – Marie Hertz (læs uddybet begrundelse for anbefalingerne i dokumentet)

Dermed anbefalede Fællesbutikgruppen, at stillingerne ikke blev slået op – dels fordi de to anbefalede kandidater allerede har et godt kendskab til projektet og fællesbutiksgruppens arbejde, og dels fordi at opslag, ansøgninger og samtaler vil kræve betydelig tid og ressourcer, som er bedre brugt på at løbe projektet i gang.

Styregruppen havde følgende bemærkninger til forslaget:
 * Det er vigtigt, at den interne projektkoordinator ikke ansættes som egentlig ansat i KBHFF, hvilket vil forpligte foreningen til at agere arbejdsgiver med de forskellige myndighedskrav det vil medføre. I stedet skal både projektkoordinator og rådgiver udbetales honorar efter timeforbrug som eksterne konsulenter.
 * Det er vigtigt, at den viden, som forundersøgelsen tilvejebringer kan bruges videre i KBHFF, selvom KBHFF ikke vælger at gå videre med de forskellige modeller, som vil blive skitseret i ØkoHub-projektet. Dette sikres bl.a. i kraft af en stærk intern projektkoordinator.
 * Det er vigtigt, at projektkoordinatoren har en bred formidlende rolle i forhold til resten af fødevarefællesskabet, f.eks. i form af en separat blog, hvorigennem de løbende kan informere alle medlemmer om aktiviteter, overvejelser og udvikling i projektet.

Styregruppen valgte at følge Fællesbutiksgruppens anbefalinger, og vil mødes til samtaler med de to kandidater i uge 17, hvorefter de vil træffe en endelig beslutning omkring ansættelse.

Følgende blev besluttet omkring det videre forløb herfra:
 * 1c. Det videre projektforløb**
 * Styregruppens rolle er primært som kontrolinstans, der skal sikre forankring af projektet, og at projektet overholder tidsplan, budget og KBHFFs værdier.
 * Styregruppens medlemmer har hver især ansvar for at formidle information og status om ØkoHub-projektet til deres respektive arbejdsgrupper.
 * Det skal være en prioritet for den interne projektkoordinator at indtænke og involvere studerende og studieprojekter til at løse delopgaver indenfor projektet for at sikre bred faglig forankring (og muligheden for engageret, frivillig arbejdskraft).


 * 1d. Næste skridt**
 * Styregruppen mødes til samtaler med de to kandidater i uge 17, hvorefter de vil træffe en endelig beslutning omkring ansættelse.
 * Når projektgruppen (dvs. koordinator og rådgiver) er etableret, laver de som det første et udkast til tidsplan med aktiviteter og milepæle, som skal godkendes på et styregruppemøde i ultimi maj/primo juni. Det vil være ud fra denne tidsplan, at styregruppen kan prioritere aktiviteter og fastlægge budget for projektet.
 * Fællesbutikgruppen giver en status på projektet og gruppens øvrige arbejde i forbindelse med kollektivgruppens beretning til den ordinære generalforsamling d. 26. april.

Der er ansøgningsfrist torsdag d. 24. april. Sandra, Line og Marie mødes i løbet af påsken og skriver et udkast til en ansøgning og sender den ud til Fællesbutiksgruppen til gennemlæsning og kommentarer inden den sendes ind.
 * 2. Ansøgning til Nordea-fonden**