kassemester+-+vagtbeskrivelse+Vesterbro

__Kassemestertjansen Vesterbro opdateret: 31.08.2016__

Huskeliste

 * 1) Hent kassemesterkassen i kælderen.
 * 2) Tæl byttepenge op i løssalgskasse. Brug regnskabsark på mail.kbhff.dk ->kassemester ->kassemesterkladde2016.
 * 3) Fra kl 17 udleveres der poser.
 * Klik folk der henter pose af på dagens ordreliste under kassemesterknappen.
 * Tag imod betaling for poser til ugen efter under "registrer kontant order."
 * 1) Kl 19 tælles pengene op. Kasserne tælles først op seperat.
 * 2) Kassemestertingene pakkes sammen og låses i skab i kælderen.
 * 3) Pengene afleveres i døgnboksen hos Danske Bank på Vesterbrogade.

Detaljeret vagtbeskrivelse
Mødetid : 16.30 Medbring: Bærbar computer

1/-Opstart
Find følgende ting i skabet i kælderen: pengekasser, kassemestermappe. Er i stor gennemsigtig plasticboks i det aflåste skab.

2/- Opstilling
Stil dit bord tæt på løssalget. Enten Som det første bord, man møder når man kommer ned ad trappen eller henne ved scenen tæt på poserne. Hvis elstikket ved scenen ikke virker så tænd for kontakten i venstre side af scenens bagvæg. Sæt routeren i stikket ved computeren ved den røde disk. Netværk: Kartoffel Kode: persille

3/- Medlemssystemet og regnskabsark
Du skal logge ind 2 steder 1: Gå ind på medlem.kbhff.dk Log ind med dit eget medlemsnummer og password. Du burde have fået rettigheder som kassemester ellers ring til Caroline 22501616 2: Regnskabet er på mail.kbhff.dk Gå ind på Drive og find mappen der hedder Kassemester Her finder du dokumentet “Kassemesterklade 2015” åbn fanen “Hovedarket 2015” nederst i vinduet https://docs.google.com/a/kbhff.dk/spreadsheet/ccc?key=0Au4h5ejnPyMRdEdQbUViS1VmNFY1MWdTd3NWbERCVVE#gid=3
 * Brugernavn og pass findes i kassemestermappen. **

Tæl byttepengene i den hvide pengekasse, noter det i Hovedarket under “ Byttepenge ved dagens start efter optælling” (rekke 5) Hvis det ikke stemmer med hvad der står i række 4 så tæl efter igen, tjek evt. om der ligger penge løst et sted i kassen. Giv den hvide pengekasse til løssalg

4/-Udlevering af poser
Når du har logget ind på medlem.kbhff.dk med dit eget login Tryk på knappen med “kassemester” Derefter skal du vælge “Vis ordreliste” for den pågældende onsdag du skal udlevere

Klokken 17. starter udlevering og bestilling af poser. Prøv så vidt muligt at være konsekvent med at starte klokken 17 præcis – ikke før / ikke efter.

Når et medlem kommer og skal afhente, finder du navnet på listen og trykker på “udlever” NB: Er du kommet til at trykke forkert så kan du nede i bunden, under udleveringslisten, trykke på fortryd udfor en bestilling

5/ Bestilling af pose
Når et medlem vil bestille en pose skal du trykke på “registrer kontant-ordrer: Vesterbro” Her kan du søge på et medlem, enten ved navn, tlf. eller anden info. Vælg hvilken dato og hvor mange poser personen vil bestille, tage imod det pågældende beløb og tryk på “Registrer kontantordrer” I tilfælde af fejl: Vær så large som muligt. Hvis et medlem kommer for at afhente, men der ikke står nogen bestilling til dagen, så tjek om der står en bestilling til ugen inden eller efter, og spør om de måske har taget fejl. Vi kan ikke udlevere poser, hvis der så ikke er nok tilbage til de, der er noteret. Bed dem evt. om at tjekke om de har fået en email kvittering på en ledig computer. Hvis ikke de har det, så har de nok ikke bestilt. Hvis du vil have en liste over allmedlemmer og alle deres fremtidige bestillinger så tryk på NB: Du kan annullere en ordre som er betalt kontant ved at indtaste ordrenummeret og trykke anuller. Du finder ordrenummeret på udleveringslisten for den dag ordren er bestilt til. Onlinebestillinger kan vi ikke annullere.

6/ Medlemmer der ikke kan findes i systemet.
Hvis du ikke kan finde et medlem i systemet, kan det skyldes følgende ting: 1. Medlemmet er meldt passive fordi de ikke har meldt sig på et laug. 2.De er meldt ud 3.De er ikke blevet oprettet ordentligt i systemet da de blev meldt ind

Det er kun folk med admin adgang til systemet der kan ændre deres status så hvis der ikke er nogen i butikken der kan hjælpe, så bed medlemmet sende en mail til __vesterbro@kbhff.dk__

7/- Udlæg og kvitteringer
Folk med udlæg (som ikke er fællesspisningsrelatret) henvises til løssalget hvor de får pengene fra løssalgskassen for at regnskabet går op. Vi får kvitteringen og skriver den ind i “Kassemesterklade 2016” i fanen, der hedder “Bonregnskab”. Skriv bon nr. på kvitteringen, som det du skriver i regnskabsarket. Læg bonnen i kassemestermappen i en plasticlomme. Vi starter i januar 2017 op fra 0 igen.

8/- Lukning af kassen.
Kassen lukker klokken 19.00. Løssalget tæller deres penge sammen og aflægger regnskab hos dig. Tæl efter, at du kommer til samme beløb som dem. Infovagten aflægger regnskab for medlemsskaber. De evt. poser nye medlemmer har bestilt går ind under kassemesterens kasse og pengene herfra skal bare slås sammen. Tæl din egen kasse op.

9/-Udfyld kassemesterrapport
Udfylde de påkrævede felter, og arket regner selv sammen. Undlad at skrive i de markerede felter. Det er de felter, som arket selv regner sammen. Skriver man her ryger formlerne for rækken

Tallene til rekke 11-13 i kassemesterkladden finder du i onlinesystemet under “Dagens salg Vesterbro” Her står hvor mange poser der er solgt kontant i kassen den dag. Der står også hvor mange nye medlemmer der er blevet meldt ind den dag. Du skal kun kigge på “Indgået kontant i dag”

10/-Penge i døgnboks
Dagens omsætning skal deponeres i døgnboksen i Danske Bank på Vesterbrogade tæt på Vesterport Alle sedler skal sorteres, tælles og lægges i orden. Antal noteres på den medfølgende seddel til døgnboksen. Læg kopien af døgnbokssedlen i kassemstermappen Der bør være fortrykt Info på sedlen: Kontohaver: Københavns fødevarefælleskab - KBHFF konto nr: 0010664047 Forretningsnr./Reference: Kbhff Vesterbro

Vi råder til at man går to personer i døgnboksen Kode: 55123 - DETTE ER EN NY KODE

12/-Problemer
Hvis der er nogle problemer så hiv fat i butiksvagten eller ring til Caroline 22501616