kollektivmøde-2-9-2009

Trille, Ania, Andreas (referent), Mette, Kristine, Frederik, Nynne.
 * Tilstede:**

**1. Evaluering på de to første handelsgange: Hvordan er det gået? Hvad skal gøres anderledes?**
De første to handelsgange er gået over al forventning. Der har været meget få uafhentede kasser. Masser af ros til idéen og konceptet. Men der er også forslag til forbedringer:
 * De første to gange har der været 3 butiksvagter på fra 16-19, men det vil være bedre at have en tidlig vagt og en sen vagt. På sigt vil vi gerne have 4 butiksvagter til hver onsdag. To vagter på "åbne-holdet", der er på arbejde fra 15-18 og åbner og gør butikken klar, og to vagter på "lukke-holdet", der er på arbejde fra 17-20 og lukker og rydder op.
 * På sigt skal der være en udførlig manual for butiksvagterne, så de ved, hvad de skal gøre. Men indtil da skal der være en "garvet" vagt med på hvert butikshold, som introducerer de nye vagter til opgaverne og som hjælper dem i gang. Butiksgruppen står for at besætte vagtplanen med garvede ansvarlige vagter også.
 * Vi skal have en fast poseløsning. Denne onsdags papirposer var gode, men på sigt skal vi have rigtige indkøbsnet. Det kunne sagtens være en del af det at betale medlemsskab, at man fik et økologisk indkøbsnet med med KBHFF-logoet trykt på. Ania har en kontakt, der kan levere økologiske fair trade indkøbsnet med tryk og hele tjavsen fra Bangladesh til ca. 12 kr inkl. moms. Men vi kan først få en sending til april (noget med at kunne fylde en hel container på een gang). I stedet går Trille videre med at planlægge en sy-dag i butikken, hvor alle kan komme ned og være med til at sy deres egen pose.
 * Der har været forvirring omkring hvem der har nøgler og hvem der ikke har nøgler til Kafax. Kristine har kopieret vores nøgle, så hver arbejdsgruppe har en kopi. En fjerde nøgle bliver lagt i Caféen i Blågardsgade, hvor "åbne-holdet" kan hente den mod at sige et forudaftalt kodeord. Lukkeholdet har så ansvaret for at lægge nøglen tilbage i samme café igen således at den ligger klar til de der skal tage imod varer og igen til de der skal åbne den følgende onsdag. Altså: Alle der afhenter nøglen i caféen skal lægge den tilbage umiddelbart efter brug.
 * Der har været en masse bøvl med vores nuværende løsning med en Googlegroups mailing-liste for alle medlemmer. Den har en fastlåst "reply-to" til hele listen, hvilket gør det mere end almindeligt bøvlet at svare kun afsenderen og ikke hele listen. Det har betydet, at der har været en sand storm af emails på mailing-listen. Udover, at alle medlemmer bør tænke sig om, før de sender ud til hele listen, så er denne løsning ikke optimal rent teknisk for det er for svært at gøre det rigtige. Andreas sætter en ny mailing-liste op for alle medlemmer gennem vores Google Apps konto, og lukker den eksisterende Googlegroups-liste ned.
 * Kommunikationsgruppen har lavet en flyer for KBHFF, som debuterede til Grøntsagsfestival på Halmtorvet. Det var en stor succes. Alle, der har lyst, opfordres til at downloade flyeren, printe den, og dele den ud til venner og bekendte. Flyeren kan findes på Kommunikationsgruppens wikiside.
 * Afklaring omkring adgang til konto i Fælleskassen: KBHFF har en foreningskonto i Fælleskassen, hvortil vi skal opfylde følgende betingelser for at få adgang:
 * Afholde generalforsamling efter de standardiserede regler herfor
 * Her skal vælges en bestyrelse og en kasserer
 * Foreningens vedtægter skal også godkendes her
 * Her skal laves nogle ”tegningsregler” dvs. det skal præciseres hvem der har adgang til og kan disponere over foreningens bankkonto/konti. Dette er typisk kassereren og evt. et bestyrelsesmedlem.
 * Referatet af denne generalforsamling skal godkendes og gives til banken
 * Vi skal melde adresseændring (typisk til foreningens kasserer). Pt. har foreningen ”Københavns Fødevarefællesskab” ifølge Fælleskassen en c/o-adresse i Vestergror på Istedgade. Dette skal vel laves om.
 * De personer der ifølge tegningsreglerne kan disponere over foreningens konto skal henvende sig i banken med billede-id.

**2. Principielle spørgsmål**
En del interesserede har stillet os tre mere principielle spørgsmål, som kollektivet tog stilling til på mødet:

Der er et sæt generelle regler for medlemskab. De er: Hvert individuelt medlem betaler medlemskab og kan dermed bestille gennem butikken og forpligtiger sig til at lægge 3 timers arbejde om måneden i fællesskabet. Et medlem kan godt købe ind til sin husstand gennem sit medlemskab. Dette gør det muligt for et par, der bor sammen, at købe igennem KBHFF hvis den ene part har betalt medlemskab og lægger de månedlige timer. Til disse regler er der en række undtagelser i forbindelse med kollektiver: Kollektiver kan blive medlemmer af KBHFF. Kollektiver defineres i denne forbindelse som en husstand med mellem 4 og 10 voksne beboere. Et kollektiv betaler medlemskab som almindelige, individuelle medlemmer og kan dermed købe gennem KBHFF. Kollektivets medlemskab er knyttet til husstanden og ikke til de enkelte beboere, hvilket betyder, at alle kollektivets beboere kan komme og købe fødevarer. Samtidig forpligter et kollektiv sig til at tage minimum to 3-timers vagter i fødevarefællesskabet om måneden.
 * Hvordan fungerer gruppemedlemskab for kollektiver og husstande?**

Det er et svært spørgsmål, da vi gerne vil gøre det muligt og attraktivt for kollektiver at deltage uden at binde enkelte kollektivister til at arbejde på hele deres kollektivs vegne. Minimum'et på 2 vagter er en vurderingssag. Alle kollektivmedlemskaber oprettes i medlemsdatabasen på lige vilkår med andre medlemmer, men highlightes med farve for at synliggøre de særlige omstændigheder, der gælder for dem.

Reglen er meget simpel: Hvis du ikke kan møde til din vagt, skal du prøve at bytte den. Hvis du ikke bytter den får du et gult kort. Hvis du en anden gang ikke møder til din vagt får du et rødt kort og dermed karantæne fra handel i fødevarefællesskabet. Karantæne-perioden er ikke fastsat, men et forslag lyder på tre måneder.
 * Hvad sker hvis man ikke møder op til sin vagt?**

Tidligere har beslutningen været, at andre virksomheder selv kan købe engros fra KBHFF's leverandører og derfor ikke skulle have mulighed for at købe gennem KBHFF. Men der er selvfølgelig mulighed for undtagelser der hvor det giver mening.
 * Kan virksomheder og andre organisationer købe engros gennem KBHFF?**

Andreas vil prøve at samle disse og andre ofte stillede spørgsmål på en "spørgsmål og svar" side på vores hjemmeside (kbhff.dk).

**3. Introduktion til KBHFF's IT-systemer**
Andreas lavede en gennemgang af KBHFF's hjemmeside, wikien, Google Apps (og Google Docs), herunder medlemsdatabasen og bestillingssystemet: Medlemsdatabase og bestillinger er nu samlet i et excel-ark i Google Apps ved navn "medlemmer" - Arket er opbygget således, at medlemsinformation står i de første 9 kolonner, hvorefter de enkelte medlemmers bestillinger følger derefter. Den første række med kolonneoverskrifter, samt de tre første kolonner med navn og medlemsnummer er "frosset", så det er nemt bare at scrolle til højre og udfylde hvem, der har bestilt hvad.

Andreas foreslår følgende procedure omkring bestillingerne:

Når bestillingsfristen er afsluttet (lørdag kl. 17) og varerne er bestilt (søndag morgen), så kopierer Indkøbsgruppen de kolonner med bestilt/betalt denne uge og bestilt/betalt for næste uge over i det andet excel-ark i Google Apps, der hedder "Bestillinger". Her er der et standard-ark med en komplet medlemsliste, hvori de relevante bestillinger let kan kopieres ind i de ledige kolonner. Dette bestillingsark skal så blot sendes sammen med fordelingen af ugens grøntsager til de folk, der skal stå i butikken om onsdagen.

De kan så printe listerne ud og tage dem med ned i butikken og krydse folk af efterhånden som de afhenter deres varer, og skrive næste uges bestillinger ned. Når butikken så lukker kan de så give listen med næste uges bestillinger tilbage til Indkøbsgruppen, der så taster dem ind i medlemsdatabasen "Medlemmer" under den kommende uges bestillinger.

**4. Hvordan arbejder vi videre herfra? Visioner og mål for fødevarefællesskabet?**
Dette punkt nåede vi simpelthen ikke pga. demonstrationen foran Integrationsministeriet. Der er stadig en del juridiske og mere langsigtede spørgsmål vi skal have afklaret, men vi har brug for et længere og mere grundigt møde. Vi fandt ikke en dato for dette, men vi vil prøve at holde det en aften, hvor alle har god tid. Vi prøver at aftale en mødedato næste onsdag i butikken.