Butiksgruppemøde+onsdag+4.+juni+2014

= Tilbage til butiksgruppen amager =
 * Hvornår: || Onsdag d. 4. juni 2014, kl. 19:00 ||
 * Hvor: || Urbanplanen ||
 * Kommer: || Liv, Jens B (95%), Anja, Lasse, Ditte ||
 * Afbud: ||  ||
 * Snacks: ||  ||

> > > > > Overført fra sidste dagsorden: >
 * ~ ** punkt ** ||~ ** hvad går punktet ud på? ** ||~ ** ansvarlig ** ||~ ** tid ** ||~ vedhæftning ||
 * || ===Faste punkter === ||  || / min ||   ||
 * 0 || "Forventningsafstemning"; er man sur eller glad, træt eller frisk, travl eller har du god tid. ||  || 5 ||   ||
 * 1 || Valg af referent ||  || 1 ||   ||
 * 2 || Gennemgang af dagsorden ||  || 1 ||   ||
 * 3 || Dato for næste møde ||  || 1 ||   ||
 * 4 || Godkend referat fra sidst ||  || 3 ||   ||
 * 5 || Opfølgning på opgaver fra sidst
 * Birgit: Arbejder videre med fællesspisning.
 * Lasse: Skrive til Lea og invitere hende til næste møde.
 * Lasse: Tjek op på om kvalitetsskemaet er blevet udfyldt de seneste par uger og tjekke op på tilbagemeldingsskemaet.
 * Lasse: Skrive til Jonas om vi kan være i Byhaven til fødselsdag.
 * Ditte: Køb af ny router.
 * Ditte: Opdater Butikgruppens vagtbeskrivelse med betaling til Oister.
 * Jens B.: Sende mail til introgruppen om at huske at tjekke gmailen for medlemsadministration.
 * Jens B.: Skriv om mandolinjern på Facebook.
 * Jens B.: Skrive til indkøbsgruppen og hører om nye repræsentanter fra Amager.
 * Anja: Kontakter inaktive butiksgruppemedlemmer pr. Telefon
 * Thomas: Skrive til KOM. om de vil opdatere/ryde op på wiki-siden + Oprettelse af Like-side på Facebook og få overflyttet medlemmer fra den nuværende gruppe. ||  ||   ||   ||
 * 6 || Mailvagtens beretning: (mails om indkøb, medlemsadministration, gratis fisk, den centrale indkøbsgruppe, Oister påmindelses mail virker - har betalt, ) || Jens/Anja ||  ||   ||
 * 7 || Valg af mailvagt frem til næste møde ||  ||   ||   ||
 * 8 || Nyt fra distributionsgruppen || Liv ||  ||   ||

Aktuelle punkter
||  ||   ||   ||
 * 9 || Opfølgning på Arbejdsgruppemøde, dagsorden, indbydelse mm. || Alle || 5 ||  ||
 * 10 || Procedure for oprettelse af nye bestillingsdatoer ||  ||   ||   ||
 * 11 || Skilt til dør om at slå låsen fra, så den ikke smækker (Overført fra sidste møde) ||  ||   ||   ||
 * 12 || Emballagevagtbeskrivelse færdig. Vagten kan nu slås op for medlemmer. ( Overført fra sidste møde ) ||  ||   || Emballagevagtbeskrivelse ||
 * 13 || Statistik fra Amager - Kan vi bruge det til noget? (Overført fra sidste møde) || Lasse ||  || Evalueringsrapport ||
 * 14 || Kvalitetsskemaet - bliver det udfyldt? (Overført fra sidste møde) || Lasse ||  ||   ||
 * 15 || Redningsaktion Team Orange - Hvordan står det til nu? (Overført fra sidste møder) || Lasse ||  ||   ||
 * 16 || Er vi kommet i mål med Butiksvagten? (Overført fra sidste møde) || Lasse ||  ||   ||
 * 17 || Fødselsdagsfejring d. 9. august || Alle ||  ||   ||
 * 18 || Opfølgning på frø til Byspirer ||  ||   ||   ||
 * 19 || Sommerferieåbent? Ændret team-plan? Samarbejde med IB? || Liv ||  ||   ||
 * 20 || Opdatering/oprydning af Teamoversigten + medlemsadministration || Anja ||  ||   ||
 * 21 || Oprydning og rengøring - er alle problemer løst? || Lasse ||  ||   ||
 * 22 || Statistik over ikke-afhentede poser. Har Amager en udfordring? || Lasse ||  ||   ||
 * 23 || EVT. ||  ||   ||   ||
 * 24 || Beslutninger føres til beslutningsoversigt og laves som nyhed //(fast punkt)// || Alle ||  ||   ||

**Referat**

0. Forventningsaftstemning: Vi skynder os da vi er kommet sent igang. 1. Lasse ordstyrer, Ditte referent. 2. 3. 25/06 2014 4. Godkendt

5. Opfølgning på opgaver fra sidst:

- Vi har haft første fællesspisning idag, rigtig lækker mad. - Lasse har inviteret Lea, hun kunne ikke komme i dag, men kommer til næste møde. - Lasse har tjekket op på om tilbagemeldingsskemaet og kvalitetsskemaet:
 * || ** Tilbagemeldingsskema ** || ** Kvalitetsskema ** ||
 * 28. maj || Pakkevagt NEJ (måske) || Vides ikke... ||
 * || Modtagevagt OK ||  ||
 * 21.maj || Pakkevagt NEJ (måske) || - ||
 * || Modtagevagt NEJ ||  ||
 * 14. maj || Pakkevagt JA || - ||
 * || Modtagevagt NEJ ||  ||
 * 7. maj || Pakkevagt JA || - ||
 * || Modtagevagt NEJ ||  ||

L øssalgsvagter udfylder også tilbagemeldingsskemaet - nogle få gange - med kommentarer til løssalgsgruppen (den pt ikke eksisterende gruppe). Det ser ud som om at Løssalgsvagter også skal udfylde kvalitetsskemaet.

- Heidi har midlertidigt overtaget medlemsadministrationen (kun de ubehandlede fra indbakken). Lasse tager over efter Heidi indtil vi finder en løsning. - Jens slog opslag med mandolinjern op på FB, og vi har fået doneret et. - Indkøbsgruppen skal bruge 2 medlemmer fra Amager, et medlem og en suppleant. Der er ikke nogen, der har reageret på mailen vi sendte ud. Det er ca. 10 timer om måneden. Måske skal vi høre arbejdsgruppemedlemmer om nogle af dem er interesseret. Vi snakker om at prøve at finde nogen på det kommende arbejdsgruppemøde. Birgit er måske interesseret i posten. Det kunne være godt, hvis vi havde en ekstra, der kan sidde med ved Butiksgruppemøder. Problemet med de tidligere Indkøbsgruppemedlemmer var, at dr ikke var nogen i butikken der havde kontakt med dem. - Anja har fået svar fra to der ville være passive. Hun følger op på at kontakte de andre. - Liv har talt med Thomas, der er indtrådt i Kommunikationsgruppen, der ifølge ham ikke er så aktive. Birgit fortæller at hun har snakket med en fra kommunikationsgruppen til fællesspisning, der fortalte at gruppen vil begynde at holde møder her i Urbanplanen for at få bedre føling med, hvad der foregår i afdelingen.

6. Mailvagtens beretning - Anja har prøvet at regulere løssalgsbetillingerne, men af en eller anden grund er der kommet saft alligevel. - Medlemsadministration, der har været en del mails, som Heidi nu har taget sig af. To personer fra Team Blå har spurgt, om de kan registreres under et og deles om vagter og poser - det kan de godt. Ellers en del passivmeldinger. - Anja har betalt til Oister - Der kom en snydemail om noget med nem-ID, den er bare blevet slettet. - Fiskeposer d. 18. juni: Lasse er kontaktperson, Birgit vil gerne være fiskevagt. Fiskevagt: 13-15. Vi skal have fat i en mere fiskevagt, vi kan evt. spørge de almindelige pakkevagter om de kan give en hånd med. Hvis Kassevagten kan stå for udlevering behøver fiskevagten ikke at stå for dette.

7. Lasse er mailvagt til næste møde.

8.Nyt fra distributionsgruppen -Liv fortæller, at fiskeposerne den 18. juni og fremadrettet har været oppe på Koordineringsmøde, da der har været blandet modtagelse af idéen ude i afdelingerne. Der bliver snakket om hygiejne: rå fisk og grøntsager sammen, må vi overhovedet det. Nogle er skeptiske over for kød i organisationen overhovedet. - Der bliver indkaldt til kassemesterkursus når det nye kassesystem træder ikræft. - Opfordring til ekstra medlem i distributionsgruppen fra Amager. Liv mener ikke det er reelt lige nu, da Jonas Glass også sidder der. - En anden afdeling kører meget stram politik overfor medlemmer, der ikke dukker op til deres vagter: passivmelding samme aften som man ikke er dukket op til sin vagt. Hvis man melder afbud og laver en aftale bliver man ikke meldt passiv med det samme. Vi snakker om det er noget vi skal prøve. Det kunne være tre gange man ikke kommer i træk og ikke sørger for at tage ekstravagter, der fører til en passivmelding. Vi vil spørge Teamlinksene hvad de ville sige til en sådan procedure.

9. Opfølgning på arbejdsgruppemøde den 18. juni 17-19. Vi skal have lavet en dagsorden: Status og præsentation af alle grupperne. - Hvem er med i gruppen, hvad laver I for tiden? Perspektiv til de centralegrupper. Organisering af arbejdsopgaver indenfor de lokale arbejdsgrupper/strukturering af arbejdsbyrderne/plan for vidensdeling. - Planlægning af vidensdelingsmøder/arbejdsgruppemøder hvert kvartal eller hvert halve år - eller diskussion om at vi ligger de lokale arbejdsgrupper sammen til én, i hvert fald at de grupper der er små/består af en person bliver en del af butiksgruppen dog stadig med specifikke arbejdsopgaver.

I invitation: - Opfordre hver gruppe til at lave en præsentation - Give vores forslag til ændringer fremad - Opfordring til at alle melder til/fra til mødet

10. Procedure for oprettelse af bestillingsdatoer - Indkøbsgruppen kommer til at overtage (på et tidspunkt). Vi tjekker op på de kommende datoer nu.

11.Skilt til dør der smækker Ikke aktuelt længere

12. Emballagevagt Vi skal have sendt emballagevagtbeskrivelsen til introgruppe så de kan præsentere den på møde.

14.Kvalitetsskema Er tjekket, se punkt 5.

15. Vi har ikke hørt mere fra Hanne. Vi hører nok mere når vi skriver til dem om ny procedure for forsømte vagter.

16. Er vi kommet i mål med butiksvagten? - Vi lader punktet ligge for nu.

17. Lasse har spurgt Jonas, om vi kan være i Byhaven, det kan vi godt. Jonas og andre foreslår at nogle afdelinger slås sammen: Islands Brygge, Christiania og os sammen måske. Arrangementsgruppen har overtaget den centrale planlægning lige nu. Men hvis vi vil planlægge noget samarbejde med IB (Christiania er ikke så gode samarbejdspartnere i dette henseende) skal vi gøre det nu.

18. Jonas har hentet alle frøene og har købt dem til halv pris til Byhaven.

19. Sommerferieåbent Det har været oppe på distributionsgruppemøde: Der er store forskelle på hvordan afdelingerne gør hen over sommeren. Liv har snakket lidt med Morten fra IB om samarbejde. Der var også et forslag om at man skal være villig til at tage en vagt den givne dag man bestiller en pose. Skal vi slå os sammen med IB? Skal vi bare køre med de normale teams? Man kan også køre med dobbeltbemanding, dvs, bestillingsdatoer bliver ikke oprettet før, der er nok der har meldt sig (dobbelt) til hver vagt. Vi snakker om muligheden for at holde lukket: Folk var kede af det, det år vi havde lukket i 6 uger, så er det bedre med 3 uger. Men det er selvfølgelig ærgerligt med lukning overhovet, når det er midt i sæsonen for de gode grøntsager. Vi snakker om at lave en hel runde - dvs. alle teams igennem- sammen med IB, de har vist 4 teams. Vi beslutter at satse på samarbejde med IB.

20. Team-oversigten Anja har observeret at Team-oversigten mangler en grundig opdatering, der er mange der står under flere grupper/arbejdsopgaver. Forslag om at vi gennemgår den på arbejdsgruppemødet den 18. Alle medlemmer vi ikke ved hvem er skriver vi til og spørger hvilken arbejdsopgave de dækker. Snak om at alle teams skal fremgå med et vist antal rækker (6) så det er lettere at se hvor der er tomme pladser.

21. Oprydning og rengøring Er vi nået i mål? Uche ringede for et par uger siden, Jette havde påpeget at opvaskemaskinen ikke var blevet tømt en anden gang. Lokalegruppen er nedlagt. Vi kunne godt tænke os at få en opdatering fra Uche.

22. Statistik over uafhentede poser Har vi et problem med for mange løssalgsposer? Måske ikke et stort problem, men bedst ville være, at der ikke var nogle bestilte men ubetalte poser overhovedet. Nogle andre afdelinger har standby sms-liste - de får en sms 18.30 hvis der er løssalgsposer tilovers, som så kan hentes kl. 19 først. Vi beslutter at vente med at tage den op igen indtil økonomigruppen har deres papir klar.

23. Evt. - Birgit har været til test af udviklingsgruppens timefællesskab, det var rigtig interessant. - Finde dato til næste fællesspisning/mulighed for hygge med Christophe? Næste fælles spisning må blive i august. Birgit snakker med Christophe. Ellers kan vi planlægge noget i byhavne henover sommeren.

24. Ingen endelige beslutninger idag

Opgaver til næste gang: - Installere router - Ditte - Få fat på Introgruppen og finde ud af hvem der står for medlemsadministration. - Liv - Skrive til Indkøbsgruppen og finde ud af hvorfor vi får saft vi ikke har bestilt og undersøge om vi betaler for det. - Liv - Tjekke op på, hvordan vi kommer af med saften. - Liv - Følge op på fiskepakning og give besked til vagtteamet og gøre opmærksom på fisk, rengøring osv. samt skaffe en mere fiskevagt. - Anja - Skrive til Teamlinks om ny procedure for forsømte vagter og om fast procedure for tomme pladser i team-oversigten. - Jens - Skrive mail med invitation til arbejdsgruppemøde - Anja - Skrive til Introgruppen om Emballagevagt - Liv - Kontakte IB om samarbejde med Fødselsdagsfejring - Liv - Skrive til IB om samarbejde i sommerferien - Liv - Kontakte Uche og spørge om han vil komme og give update på lokalesituation/rengøring - Anja - Melde tilbage til de to medlemmer fra Team blå om delt medlemskab - Anja

**Opret næste møde** Referenten opretter en wikiside for næste møde. Benyt følgende fremgangsmåde: 1. Log ind som wikispaces-bruger i øverste højre hjørne (man skal være logget ind for at kunne oprette nye sider) 2. Gå til Butiksgruppens wikiside og tryk på "Edit". 3. Under "Næste Butik-møde" laver du copy-paste af linket og flytter det ned under referater. Derefter fjerner du linket fra "Næste Butik-møde" og trykker på knappen "Link" i edit-menuen øverst på siden. 4. Der dukker et nyt vindue op hvor du skal taste et "link titel" og et "page name" - begge skal hedde "Amager Butiksgruppemøde den dd. mmmmm. åååå". Tryk på knappen "Add link" 5. Du bliver nu dirigeret tilbage til Butiksgruppens side hvor du kan se det nye link. Sæt musen ind i link teksten, så der dukker en bobbel op, hvor du vælger "Visit". 6. Du bliver nu dirigeret hen til en ny side hvor der står at siden endnu ikke eksisterer. Opret den nye side ved at vælge en tom skabelon. Åben samtidigt et nyt vindue, gå til Butiksgruppens sidste møde, klik på "Edit", marker al tekst og tabeller og copy-paste det ind i den tomme skabelon (i det andet vindue). 7. Udfyld de nødvendige felter i tabellen mht tid, sted og opgaver til næste gang. 8. Nu er du færdig! Godt gået :)