Koordineringsmøde+mandag+d.+23.+maj+2016

=17:00(17:30) - 21:00= KPH Projects, Enghavevej 80-82, 3. sal, indgang i gården Alle medbring en lille ret til en stor fællesspisning

Tilmelding

 * Kommer: || Jonas G (Amager), Sara (Amager) Anna (bestyrelse), Kirsten (Ø), Kasper (N), Carsten (VAN), John (V), Anders (NV) Esther (IB), Jarl Asger (SV), Anna (NV), Sara (Amager) ||
 * Afbud: || Charles(NV), Bente (indkøb) ||

Møder før fællesspisning
Lokalemuligheder på 3. sal: Møde 1 (8 personer), Møde 2 (8 personer), Workshop 3. sal (14 personer), T-rum (mange personer) Lokalemuligheder på 4. sal: Møde 4 (14 personer)
 * ~ Arbejdsgruppe ||~ Lokale ||~ Tid ||~ link til dagsorden ||
 * Arrangementsgruppen ||  ||   ||   ||
 * Dataanalysegruppen ||  ||   ||   ||
 * Distributionsgruppen || Møde 4 (4. sal) || 17:30-19:00 || distribution ||
 * Indkøbsgruppen ||  ||   ||   ||
 * Kommunikationgruppen || Møde 1 || 17-19 ||  ||

Program
før 19:00 Møder i de fællesarbejdsgrupper 19:00 fællesspisning 19:45 koordineringsmøde 20:30 evt. snak i grupper 21:00 vi går hjem

=Dagsorden=

0. Navnerunde (3 min.)
Kort præsentation af, hvem der er til stede fra hvilke grupper.

1. Valg af referent og mødefacilitator (2 min.)
Referent: Sara Ordstyrer: Jonas

2. Info fra bestyrelsen og de fælles arbejdsgrupper (30 min.)
Hver gruppe informere om, hvad der sker i gruppen af relevans for resten af KBHFF. Hvis gruppen ønsker at vende et emne med en, flere eller alle andre grupper nævnes det her - men tages bagefter. Her tages kun opklarende spørgsmål. - Det går godt - Eggplant - vores kommende medlemssystem - Der er efterlyst forretningsplan hos KBHFF Engros - Info: Der er bevilliget 8000 kr til grafisk arbejde til medlemshåndbogen ||  || - Vi holder møde i august og planlægger resten af 2016, herunder tale avlermøde, visionsworkshop, flere avlerbesøg osv. - Lugeturerne går rigtig godt. Alle ture er fyldt op. - Vi har snakket lidt om muligheden for at søge nogle midler evt fra økologisk landsforening, til at lave flere arrangementer. - Lugefesten var virkelig en fest! ca 40 mand afsted. || - Hvordan gik lugetursfesten? - De havde været rart med en status, når nu gruppen ikke er her || - Opgørelse over vores priser ifht. supermarkedernes priser til rekruttering af nye medlemmer - Opgørelse over hvad der har været i poserne, så nye medlemmer kan se, hvad de har i vente - De kigger på mange forskellige ting - Er åbne for henvendelser og forespørgsler fra andre grupper || - Der er efter koordineringsmødet mulighed for at snakke med gruppen om eventuelle ønsker || - Distribution har ansvar for kontakt til introgrupperne og vil gerne høre kommunikationsgruppen om de kan overtage det ansvar - Sommer på fælleslageret: der er snakket om fællesspisninger i KPH Volume. Men der mangler flere hænder, hvis det skal lykkes
 * ~ Gruppe ||~ Info ||~ Koordineringsmødets kommentarer ||
 * Bestyrelsen || - Er opstartet og har haft tre møder indtil videre
 * Arrangementsgruppen || - Det går virkelig godt. Vi er nu oppe på 5 medlemmer. Vi kunne selvfølgelig godt være flere.
 * Dataanalysegruppen || - Vil gerne lave f.eks. opgørelse over hvilke grøntsager der har kostet hvad hos hvem i løbet af året som hjælp til indkøbsgruppen
 * Distributionsgruppen || - Ønsker klar udmelding på udbyttet af lugeturene fra arrangementsgruppen, fordi der skal tales om, om det er i orden, at det skal fungere som en tjans, så man ikke deltager i resten af fællesskabet. Måske bør det være op til afdelingerne, om de kan undvære medlemmer til lugeturene

Distribution skal snakke med kommunikation om intromatriale || - Der er umiddelbart ikke lige nok, der vil hjælpe til || - Der er to nye afdelinger på vej. Det kræver, at de bliver oprettet i systemet. Og vi mangler IT-folk - Der er et forslag om at afholde en workshop i efteråret, hvor dem fra indkøbsgruppen, der har lyst, lærer lidt mere om IT i medlemssystemet - Der skal snart snakkes avlermøde - d. 27. oktober bliver datoen - Der mangler medlemmer i gruppen og nye medlemmer møder ikke op
 * Indkøbsgruppen || - Posetallet er dalende. Der skal findes en fælles løsning, fordi det er ikke sikkert, at vores avlere vil blive ved med at finde sig i de bestillinger

Indkøb skal snakke med distribution om nye afdelinger og aspargespose || - Er det måske fordi man f.eks. ikke kan betale med mastercard?

- Distribution har snakket om at tage en runde til de forskellige teamlinks og bede dem om at sende medlemmer videre i systemet - Repræsentanter fra de forskellige afdelinger, kan sige i afdelingerne, at der mangler medlemmer i de fælles grupper, som f.eks. indkøbsgruppen || - Der bliver holdt et arrangement fredag d. 3. juni om hvordan KBHFF kan promovere sig selv på baggrund af et speciale, der er skrevet om KBHFF || - Kommer der et referat fra arrangementet ||
 * Kommunikationsgruppen || - Nyhedsbrev er på tegnebrættet, men formatet er ikke på plads og der er nok heller ikke helt kræfter nok i øjeblikket

3. Info fra de ansatte (5 min.)
Frivillighedskoordinatoren (FK) og bogholderen har 5-10 minutter til at informere koodineeringsmødet om alt relevant vedr. deres arbejdsopgaver. Jeg vil foreslå, at andre arbejdsgrupper tænker en teamstruktur ind i deres arbejde på lignende vis. Jeg kan forestille mig indkøbsteams, som udelukkende laver indkøbene, mens man har en indkøbsgruppe som optimere på procedurerne og laver strategisk planlægning. Ligesom jeg kan forestille mig arrangementsteams og kommunikationsteams som formidler med afsæt i foreningens grundprincipper uden nødvendigvis at sidde med i arrangements- eller kommunikationsgruppen og lave det mere overordnede optimerende og strategiske arbejde. Jeg vil gerne snakke med interesserede arbejdsgrupper om det under mødets sidste del. ||
 * ~ Emne ||~ Hvem ||~ Beskrivelse ||
 * Formen på koordineringsmøder || FK || Jeg har lavet en ny skabelon for koordineringsmøder, som jeg har brugt til dagsordenen for dette møde. Jeg har forsøgt at gøre det, så det passer med den form, som blev foreslået af strukturgruppen og besluttet på statusmøde 25. januar i 2014. Kontakt mig eller tag det op på koordineringmødet, hvis formen ønskes ændret. ||
 * Den nye bestyrelse || FK || Jeg har mødtes med den nye bestyrelse og givet en statusopdatering på hele KBHFF. I referatet fra mødet kan ses overskrifterne for alt hvad jeg informerede om, desuden har jeg stillet fire beslutningsforslag, som også kan ses i referatet. ||
 * Teams i arbejdsgrupper || FK || Distributionsgruppen kan siges at have teams tilknyttet gruppen. Teamsne er fælleslager-teams og chauffør-teamet. Disse udføre de primære opgaver - at få distribueret grøntsagerne - mens distributionsgruppen udføre de sekundære opgaver med at optimere på procedurer og lave strategisk planlægning fremadrettet.
 * Avlermøde 2016 || FK || Jeg vil mene, det er tid til at tænke på avlermøde allerede nu. Jeg vil foreslå, at indkøb, distribution, kommunikation og arrangement finder hver mindst et medlem til en avlermødeplanlægningsgruppe. ||
 * Sank om KBHFF's organisering || FK || I 2013 havde vi en såkaldt VSM-workshop, som var et forsøg på at trække en organisationsstrukturmodel ned over KBHFF, og se hvor godt den passer. Elena, som på daværende tidspunkt skrev PhD om KBHFF's organisationnsstruktur, planlagde og faciliterede workshoppen. Der er sket meget siden sidst, og nu vil Elena gerne mødes og samle op på alt det vi snakkede om den gang. Det bliver formentlig til et oplæg eller en workshop i sommerferien sommer. ||
 * Medlemshåndbøger || FK || Der er ved at blive lagt sidste hånd på en medlemshåndbog for grupper i KBHFF. En del af bogen indeholder beskrivelser af grupperne, som skal godkendes af grupperne. Derfor kan alle grupper forvente at få en henvendelse inden længe. Desuden er håndbogen baseret på viden om god mødekultur fra en spørgeskemaundersøgelse, der blev lavet i efteråret, og som lidt flere end fyrre nuværende som tidligere gruppemedlemmer i KBHFF besvarede. Når håndbogen for grupper er færdig, vil jeg gå igang med en generel håndbog for alle medlemmer. Det vil gå betydeligt hurtigere at få den færdig, da grafik fra den anden håndbog og også tekst kan genanvendes. Han man noget, man gerne vil have med i håndbogen, skal man være velkommen til at kontakte mig. ||
 * Intro || FK || Jeg har udarbejdet et powerpoint til inspiration til slides til intromøder i afdelingerne. Alle afdelinger er meget velkomne til at lade sig inspirere af dem og tilpasse dem. Desuden er slidsne tiltænkt som tag-med-hjem-noter fra et intromøde eller fra en introduktionsvagt/infovagt. Men de skal tilpasses lokalafdelingen, før de kan bruges. ||

4. Beslutningspukter (10 min.)
Alle grupper og medlemmer kan komme med foreslag til beslutninger på koordineringsmødet. Koordineringsmødet kan ses som den "daglige" generalforsamling. Det er her, der kan træffes beslutninger på vegne af hele KBHFF, hvis der er konsensus. Som regel vil punkterne til beslutning have været vendt i en diskussionsgruppe på et foregående koordineringmøde. Punkterne skal meget gerne være velbeskrevede forud for mødet, så alle har bedst mulighed for at forberede sig. Arrangementsgruppen skal kontaktes og spørges hvad de har af ressourcer til avlermøde - Sara snakker med dem ||
 * ~ Emne ||~ Baggrund ||~ Beslutningsforslag ||~ Hvem? ||~ Beslutning ||
 * Avlermøde 2016 || Se punkt 3 (samme emne) || Kommunkation, indkøb, distribution og arrangement finder hver mindst en repræsentant til en avlermødeplanlægningsgruppe før næste koordineringsmøde og går i gang med planlægningen af Avlermødet 2016 snarest derefter. || Jonas G || Forslaget bliver ikke godkendt.
 * Måneder med koordineringsmøder || Vi planlægger altid koordineringsmøder to måneder frem. Jeg laver et årshjul til KBHFF til den medlemshåndbog, jeg arbejder på. Der vil jer gerne skrive koordineringsmøderne ind. Bl.a. derfor foreslår jeg faste måneder, hvor vi holder koordineringsmøder, som er hver anden måned startende i januar, hvor juli måneds koordineringsmøde altid tages i august. På den måde bliver rækkefølgen: januar, marts, maj, august, september, november. I juli er de fleste på ferie, og vi har ofte meget at koordinere på tværs af arbejdsgrupperne op til Avlermødet, så derfor mener jeg, det giver god mening at have koordineringsmøde både i august og i september. || Måneder for koordineringsmøder fastsættes til januar, marts, maj, august, september, november som udgangspunkt. || Jonas G || Forslaget vedtages ||

5. Diskussion i grupper (30 min.)
Hvis grupperne har givet udtryk for, at de ønsker at møde og snakke med andre grupper om et emne, så tages det her. Hver diskussionsgruppe skriver en kortfattet opsamling på, hvad der blev snakket om og evt. aftalt grupperne imellem.
 * ~ Emne ||~ Grupper ||~ Resume ||
 * Teams i arbejdsgrupper ||  ||   ||