Styregruppemøde+Økohub+11.+juni+2014

=Styregruppen vedr. ØkoHub - projektet=
 * **Hvornår:** || d.11.juni ||
 * **Hvor:** || The Hub ||
 * **Kommer:** || Sandra, Bente, Jonas, Janus , Andreas, Emil og Marie ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * ** Snacks :** ||  ||
 * **Mødeleder:** || Marie Hertz og Emil Bruun Blauert ||
 * **Referent til mødet** || Marie Hertz ||

Forundersøgelsen ØkoHub indkaldes en måned efter projektstart, til styregruppemøde mhp godkendelse af udarbejdet projektplan.

Dagsorden v. Emil Bruun Blauert
Projektgruppen ved Emil og Marie præsenterede kort status for undersøgelsen – mødeaktivitet samt igangsatte aktiviteter.
 * 1.Status + kort orientering || == 1) Status + kort orientering ==


 * Der er afholdt møde med Evalueringskorpset, som er gået videre med at udarbejde en spørgeskemaundersøgelse med henblik på engagement og drivkræft hos medlemmerne og herigennem potentialet for salg af flere poser. Denne afprøves i uge 29 af Marie med en pilotgruppe.
 * Der er afholdt møde med Jonas Dreves og Morges Bisgaard med henblik på vurdering af KBHFF drift samt syn på fokusområderne i undersøgelsen.
 * Der planlægges et fællesmøde med interne ressourcer d.26.juni kl. 18 i fælleslageret.
 * Det arbejdes på at indhente rådata fra IT-folkene med henblik på mængder og salg over tid fra Fødevarefælleskabets start. Der arbejdes pt. på sagen.

Styregruppen supplerer med, at der **ikke** bliver registreret andet end det faktuelle køb af poser og mængder af løssalget, og at der op til etableringen af medlemssystemet ikke systematisk blev lavet statistik over mængder og salg. Dette er dog noget systemet nu ville kunne levere men der har ikke været ressourcer til at løfte denne opgave. Det anbefales derfor projektgruppen, at søge frivillige kræfter, til at gennemgå tidligere excel-ark i fællesmappen (DropBox), hvor mulige tal kan hentes frem. Ligeledes kan Torsten, fra kommunikationsgruppen muligvis supplere, hvis han får nøjagtige søgeord. Det er aftalt at Emil udarbejder spørgsmål til Torsten.

Ligeledes kunne medlemssystemet udvikles, så det kunne integreres med vagtsystemet. Dette har dog heller ikke kunne løftes af de frivillig kræfter, så der søges pt. fondsmidler til et sådan udviklingsarbejde (Andreas Lloyd står for dette). || Her er flere muligheder i undersøgelsen (se slide 7 i præsentation), men det er ifølge projektgruppen afgørende for mål og resultat, at forundersøgelsen afgrænser sig, holder sig til de - i ansøgningen definerede områder - afsætningsfremme via et forbedret/fornyet/effektiviseret samarbejdet med avlere/producenter og dette ved konkret at undersøge og afdække foreningen og forretningen iboende i KBHFF.
 * 2. Formål og mål || == 2) Formål og mål ==

Projektgruppens understeger at igangværende projekt, er en forundersøgelse, der sigter imod at skabe et oplyst grundlag for beslutningsprocesser KBHFF, i relation til et videre forløb i samarbejder mellem forening og avlere, så dette generer et større flow af råvarer fra land til by. Dette grundlag/model vil forventelig være opdelt i delelementer (Add’ons) (både interne – vagter, medlemstilfredshed og drive etc. - og eksternt – logistik, emballage etc) som alle vil sigte mod større kvanta men som vil kunne anvendes uafhæningt af hinanden.

Syregruppen supplerer at det er styregruppens formål - igennem løbende afrapportering og milepæle - at sikre KBHFFs værdier og at vi overholder kravene i fondsbevillingen.

Projektgruppen sigter imod, at udarbejde en grundmodel, der beskriver en række indsatsområder (Add’ons), hvor KBHFF kan optimeres – i forhold til medlemmerne, til avlerne, til logistik og distribution, og til økonomi og forretningsudvikling (slide 22).

Styregruppen supplerer, at frem for tre præcise modeller som målsætning, ville man foretrække en grundmodel, der kan skaleres og en række nærmere, beskrevne områder (Add’ons), der kan arbejdes videre ud fra en defineret eller anbefalet retning, være mere anvendelige eller gavnlige for KBHFF. Her kunne det blandt andet være, at tage udgangspunkt i den allerede eksisterende HUB i Vanløse, som lige nu, lider under manglede aktivitet og synlighed i KBHFF. Hvordan bliver den brugt og hvordan kunne det udvikles og tænkes ind i undersøgelsens fokus?. Det opfordres at tage kontakt til Felix og Carsten Lunding omkring fælleslageret. (Se evt. slide 21 og 22 i præsentationen)

Styregruppen vurderer ligeledes, at det er vigtig at være konkret i økonomidelen i forhold til undersøgelsens resultater. Hvordan kan vi skaffe midler/model så det rent faktisk kan lade sig gøre.

I forbindelse med de afholdte møder, samt i Jonas rapport, er det blevet tydeligt, at der i indkøb samt distributionsarbejdet, er en del udfordringer i forbindelse med transport og emballage. Transporten og logistikken ind til byen er ikke effektiv nok. Det faldende antal poser ugentligt, forhindrer optimeringen på logistikdelen. Der er simpelthen ikke varer nok per transportgang. Ligeledes er der pant på visse emballagesystemer og KBHFF abonnerer pt. ikke på et fælles system på trods af at dette område ville kunne optimeres væsentligt. Der er netop nedsat en emballagegruppe med meget kompetente folk, og projektgruppen vil derfor koble sig på møderne og følge arbejdet. Derudover; __Indkøb og distributionsgruppen inviteres til fællesmødet d.26.juni (Marie).__ || Blev præsenteret jf. præsentationen slide 19. Undersøgelsen bygges op omkring fire ben og der forventes involvering, at så store dele af de eksisterende ressourcer, kompetencer og viden som muligt i KBHFF. For at sikre at vi når den bedst mulige viden i løbet af undersøgelsen funderes i KBHFF og vi sigter efter et så bredt intern engagement som muligt. Projektgruppen forventer ligeledes et tæt samarbejde samt faglig sparring med fællesbutiksgruppen samt styregruppen.
 * 3: Undersøgelsesdesign || == 3-4) Undersøgelsesdesign samt projektplan ==

Projektgruppen understeger, at hensigten i undersøgelsen er, at interne ressourcepersoner skal kunne supplere undersøgelsens retning og udvikling, hvorfor det er et væsentlig punkt i undersøgelsesforløbet (via den interne koordination) at inddrage medlemmer så meget som muligt ved åbne møder, og løbende kommunikation via KBHFF’s digitale platforme.

Syregruppen supplerer med, at kommunikationsgruppen kan komme med bud på strategi, da de styrer kommunikationskanalerne, og herved formentlig også gerne vil orienteres vedr. projektets kommunikationsspor. Marie kontakter kommunikationsgruppen.

Styregruppen supplerer med opfordringen til, at udføre en kortlægning over de typiske frustrationer ved de faste arbejdsgange, og at få så mange af de posebærende medlemmer som muligt i spil. Uddelegere og kommunikere ved en smidig og let kommunikation. Rammesætte og definerer opgaver – Gøre det så spiseligt som muligt og invitere ind til hyggelig sammenhænge. || Projektgruppen forventer min. et fællesmøde + spisning (d.26.juni) inden sommerferien, og igen midt i september. Kommunikationssporene sættes i gang på diverse platforme (KBHFF.dk, Wikien og de sociale medier **#økohub #kbhfføkohub** )
 * 4: Projektplan || __Projektplanen godkendes af styregruppen__ ||
 * 5. Opsamling og næste skridt || == 5) Opsamling og næste skridt ==

Ligeledes vil der arbejdes hårdt på rådata (Emil), samt kommunikationsdelen (Marie).

Styregruppen supplerer; Gerne I gang så hurtigt som muligt med en smidig og let kommunikation omkring projektet. Få uddelegeret konkrete opgaver, som fx datasortering, så projektgruppen ikke bruger unødig meget tid på den del. Det vurderes, at det nemt ville kunne løftes af frivillige, der har indsigt i systemerne. || Den afsatte tid til den interne koordination blev behandlet, og styregruppen tog Maries anbefaling (som var tilsendt før mødet) til efterretning, og kommer med en tilbagemelding umiddelbart efter mødet.
 * &: Evt. || == 6) Evt ==

Den interne koordination vurderes til gennemsnitlige 10timer/ ugentlig den resterende del af projektperioden og en ny samarbejdsaftale mellem KBHFF og Marie Hertz skal derfor underskrives.

Referat sendes til godkendelse i styregruppen. ||