koordineringsmøde+mandag+d.+27.+januar+2014


 * **Hvornår:** || d. 27/1-2014 kl. 17- 21 ||
 * **Hvor:** || Fredenshus, Øster Allé 25, 4. sal – på Østerbro ||
 * **Kommer og spiser med:** || Andreas, Kirsten R, Nina (indkøb), Bente, Ewa, Sofie S(N), Tommy, Harald,Ane, Louise (Indkøb, Frb), Tine (indkøb, NV), Kirsten BL(Ø), Kirstine, Adam (Komm, Nørrebro), Signe (Indkøb, FRB), Inge Marie (Prog, Vanløse), Estrid, Bjørn (komm, nørrebro), Birgit (indkøb IB), Jens, Christine, Susanne (komm. Frb), Alexander (indkøb,vbro), Niels-Simon, Ø, Gerd (arr. gr.), Esther (arr. gr), Carsten Lunding (Logistik, Vanløse), Emilie Hellesøe, Anne Jo Dobel, Torsten (Komm, Vesterbro), marianne( nv)-ikke tilmeldt spisning,Sandra (Arr.gr). ||
 * **Afbud:** || Marikka (indkøb) ||
 * **Står for maden:** || Andreas, Kirstine, Tina (Arrangementsgruppen) ||
 * **Mødeleder:** || Andreas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Carsten Lunding ||


 * Referat: **

**1. Nyt fra arbejdsgrupperne**

 * Indkøb**: Fiskegruppen har lavet en aftale om fisk med Thorup Strand, en ugens pose for 100 kr og posen kan hentes i Nyhavn om torsdagen. Afventer en IT-løsning. Mange nye medlemmer, hvilket gør møderne uoverskuelige. Ønsker om bedre mødestruktur.


 * Kommunikaton:** Også et godt flow af nye folk. Arbejder med et nyhedsbrev, diskussioner om formen og frekvensen. Grafikgruppen er blevet en del af Kommunikationsgruppen.


 * Distributionsgruppen:** Vi holder møde den 11. februar kl. 18. Vi opfordrer alle afdelinger til at deltage.

Følgende arrangementer er i støbeskeen: Sylteworkshop (feb), samtalesalonværtskursus (23. marts kl 13), GF (lørdag d. 26. april). Gruppen søger et egnet lokale til GF og efterfølgende fest – gode tips kan sendes til Arrangementsgruppen på arrangement@kbhff.dk.
 * Arrangement:** Har stået for EXGF, det gik godt. Har lavet et årshjul mhp at der kommer en aktivitet en gang om måneden.

2. Opsamling fra ekstraordinær generalforsamling
To primære beslutninger: Læs hele referatet fra EXGF her.
 * Vi skal have nye vedtægter, da de nuværende ikke er juridisk gyldige. Der er nedsat en vedtægtsgruppe, der forestår arbejdet med nye vedtægter. Tommy Falkeøje er tovholder.
 * En ny organisationsstruktur er på prøve og evalueres til den ordinære generalforsamling. Der må nedsættes en midlertidig arbejdsgruppe, der arbejder med at forberede den ordinære generalforsamling.

3. Henvendelse fra nye afdelinger: Valby og Sydhavnen.
To nye kvarterer har grupper, der lurer på at starte op. Vi synes, det er bedst at vente til efter den ordinære generalforsamling. Nye afdelinger skal fremover henvende sig til Distributionsgruppen, og gå i lære i de lokalafdelinger, der ligger tættest på.

4. Status på medlemssystemet
Der er en programmeringsgruppe med 15-16 medlemmer. Der er langt fra at man melder sig til til at man yder. Lange tidsfrister for arbejdet. I praksis er der 3-4 folk, der har meldt sig til at løse større opgaver, især integration mellem SAMBA og medlemssystemet med fælles login. Bemandingen er god, gruppen skal bare aktiveres. Ultimo november havde IT møde med Indkøbsgruppen, så der ligger en plan for at gøre indkøbssystemet til en del af medlemssystemet. Medlemssystemet kører over-all uden problemer.

5. Den nye struktur – hvad betyder den for arbejdsgrupperne?
Overordnet - ikke alverden. Den nye struktur skulle gerne gøre det nemmere at gennemskue, hvilke beslutninger der kan træffes hvor. Vær opmærksom på, at Distributionsgruppen er ny gruppe, der pt ikke har nogen medlemmer – derfor er det vigtigt at gøre folk i de lokale butiksgrupper opmærksomme på, at gruppen findes og invitere dem til det første møde d. 11. februar.

**6. Intro-ansvarlige i arbejdsgrupperne**
Forslag om at nye folk i de centrale arbejdsgrupper bliver ordentligt introduceret. Opfordring til, at hver arbejdsgruppe finder ansvarlige, som vil stå for introduktion af nye medlemmer i deres respektive arbejdsgrupper. Hvem vil være med? Grupperne kan tage det op på deres næste arbejdsgruppemøde. Nina Johanne har meldt sig for Indkøbsgruppen.

7. Kan vi undgå kontanter i butikkerne? Hvad koster en Dankort-automat?
IT skitserede en række mulige modeller for at undgå kontanter. Foreslår, at en af afdelingerne bliver prøvekanin. IT leder efter en afdeling, der vil melde sig frivilligt.

8. Evt.
Vi håber, Økonomigruppen vil deltage i næste Koordineringsmøde.

9. Næste møde:
Næste møde er mandag d. 31. marts. Indkøbsgruppen står for tilrettelæggelse. Møderne bliver annonceret på wiki'en, hvor man også melder sig til. Mødelokale: Det er et problem at være i et stort lokale til de indledende møder. Estrid kontakter kulturhusene for at sondere mulighederne.