Startkit+nye+afdelinger

Denne side er forældet! For spørgsmål vedrørende opstart af nye afdelinger henviser vi til at skrive til distribution@kbhff.dk

**KBHFF byder velkommen ti****l nye afdelinger** **- Sammen er v****i flere!**

Dette er et levende dokument, der løbende bliver rettet, udviklet og opdateret. Dog er vi bagud og dokumentet er sidst for alvor opdateret i december 2011!

=**Velkommen**= toc I 2007 var der en fyr ved navn Morten, der læste en interessant artikel i Samvirke. Artiklen handlede om et amerikansk fødevarefællesskab, som han senere fik lejlighed til at besøge. I foråret 2008 stiftede han sammen med et par andre ildsjæle Københavns Fødevarefællesskab. Siden er det gået slag i slag. Vi har efterhånden rundet 3000 medlemmer og over 700 ugentlige poser. Det er stort. Især når vi kan byde nye afdelinger velkomne. For sammen er vi flere og jo flere vi er, til at sætte positivt fokus på lokalt producerede økologiske fødevarer, jo bedre.

Det følgende er en manual, hvor vi forsøger at svare på nogle af de mange spørgsmål, der savner svar i forbindelse med opstart af en ny afdeling. Print evt. manualen ud og brug den som en tjekliste på Jeres første møder, så I er sikre på at komme godt i gang. God fornøjelse!

**Hvad er Københavns Fødevarefællesskab?**
Københavns Fødevarefællesskab (KBHFF) er en medlemsdrevet indkøbsforening, der blev stiftet i april 2008, som et alternativ til almindelige, profitorienterede supermarkedskæder. Vi ønsker at give alle mennesker adgang til økologiske, velsmagende, lokalt producerede, bæredygtige og sæsonbestemte fødevarer. Som medlem af Københavns Fødevarefællesskab kan du få økologiske fødevarer hver uge. Dette gør du ved at abonnere på en ugentlig pose. En pose koster 100 kr. og indeholder typisk. 6-8 kilo lokalt produceret økologisk frugt og grønt. Desuden opererer de fleste afdelinger med en række løssalgsvarer eksempelvis mel, honning og æg, som man kan købe uafhængigt af den forudbestilte pose. Bestilling, betaling og afhentning af varer finder sted i [|fødevarefællesskabets butikker]. Som medlem er du tilknyttet en bestemt lokalafdeling, f.eks. Amager eller Nørrebro. Du kan blive overflyttet til en anden lokalafdeling, hvis du skulle ønske dette. Medlemmer forpligter sig til at arbejde i foreningen 3 timer om måneden. Af arbejdsopgaver kan nævnes:
 * At holde butikken åben, herunder varehåndtering, pakning af kasser, vedligehold af lager og handel.
 * At sørge for en hyggelig stemning gennem medlemspleje i form af smagsprøver, foredrag, fællesspisninger, fester og almen hygge.
 * At bestille fødevarer fra økologiske producenter.
 * At skabe nye aftaler med økologiske leverandører.
 * At indgå i KBHFF’s ressource- og arbejdsgrupper.

**KBHFF's struktur**
Arbejdsgrupperne i Fødevarefællesskabet varetager forskellige opgaver i forbindelse med drift og udvikling af foreningen.

Kollektivgruppen eller bare kollektivet, består af Københavns Fødevarefællesskabs bestyrelse og repræsentanter for afdelingerne samt arbejdsgrupper. Kollektivet er åbent for alle interesserede. Det er et samlende og koordinerende organ, der arbejder med at holde fællesskabet på rette kurs og sikre den løbende drift. Kollektivgruppen er et forum, hvor medlemmer fra de forskellige arbejdsgrupper kan koordinere omkring fælles initiativer og udfordringer. Alle afdelinger er velkomne til at bruge kollektivet som sparrings partner,- dvs. komme og fremlægge emner, som synes vanskelige eller uoverskuelige. Det er åbent for alle at skrive emner på dagsorden. Det er også kollektivgruppen, der indkalder til og har ansvaret for afholdelsen af de fire årlige medlemsmøder, herunder generalforsamlingen.

Kollektivgruppens møder er åbne for alle, ligesom dagsorden og referater ligger frit på wiki'en. Man kan skrive til kollektivgruppen på info@kbhff.dk

Arbejdsgrupperne
Den daglige drift af fødevarefællesskabet ligger hos de forskellige arbejdsgrupper, der hver især varetager et arbejdsområde. Som medlem af en arbejdsgruppe lægger man typisk mere end de nødvendige 3 timer om måneden, og det forventes derfor ikke, at man også tager en 3-timersvagt i butikken. Pt. er der følgende arbejdsgrupper:

Indkøbsgruppen Indkøbsgruppen står for kontakten til leverandører og producenter samt bestilling og indkøb af fødevarer til fællesskabets lokalafdelinger. Kontakt til indkøbsgruppen kan ske på indkoeb@kbhff.dk.

Kommunikationsgruppen Kommunikationsgruppen arbejder med at sprede budskabet om Københavns Fødevarefællesskab på nettet, på flyers og andre steder. Kontakt kommunikationsgruppen på kommunikation@kbhff.dk. Gruppen er også ansvarlig for administrationen af den interne kommunikation ved hjælp af wiki, mailing-lister, medlemsdatabase mv. Spørgsmål vedrørende fødevarefællesskabets it værktøjer kan stilles til it@kbhff.dk.

Økonomigruppen Økonomigruppen står for at holde fællesskabets økonomi på ret køl. Gruppen ordner regnskaber, budgetter, bogføring, bankaftaler og holder kontakt til vores revisor. Kontakt økonomigruppen på okonomi@kbhff.dk

Arrangementsgruppen Arrangementgruppen står for at at planlægge og afvikle arrangementer. Kontakt arrangementsgruppen på: arrangement@kbhff.dk

Resourcegrupperne
I tillæg til arbejdsgrupperne er der en række ressourcegrupper, der løser forskellige ikke-driftsrelaterede opgaver i KBHFF alt efter behov. Som nyopstartet afdeling kan I kontakte disse grupper og få råd, sparring eller hjælp til konkrete opgaver.

Konsensusgruppen Arbejder med at udvikle den måde vi facilterer møder og træffer beslutninger på i Fødevarefællesskabet. Gruppen afholder også workshops for andre arbejdsgrupper og lokalafdelinger om hvordan man holder gode og effektive møder.

Fundingsgruppen Fundinggruppen står for at skaffe midler til Fødevarefælleskabets aktiviteter.

Håndværkergruppen Håndværkergruppen er en løs samling af håndværkere og praktiske mennesker, der samles til arbejdsdage og fikser Fødevarefællesskabets lokaler.

Grafikgruppen En samling af KBHFF-medlemmer med interesse for grafisk design og grafisk arbejde. De laver visuel identitet og formidling for KBHFF - både håndtegnet, trykt på papir og på stof og på web.

=**Praktiske forudsætninger**=

En engageret opstartsgruppe
En ny afdeling kræver for det allerførste, at der er nogle lokale kræfter, der vil lægge et stykke arbejde i det. Et af KBHFFs principper er, at afdelingerne skal være lokalt funderede. I kan hente hjælp og støtte fra gamle, erfarne kræfter i KBHFF, men det er jer selv, der skal forme og udvikle jeres lokalafdeling.

En god måde at starte på er at oprette en ny side for den nye afdeling på KBHFF-wikien. På siden Afdelinger under udvikling kan du se alle de afdelinger, der er under opstart. Hvis din bydel ikke allerede findes på denne liste, kan du oprette en ny side og tilføje den til listen. Giv siden navn efter den bydel, I vil starte i. På siden kan du oprette en kontaktliste, og snart vil folk begynde at skrive sig på med mail og tlf. nr. Det giver en god medlemsbase til at starte med.

Når I er 8-12 stykker kan I henvende jer til distributionsgruppen og bede om at få kontakt med en, der har erfaring med at starte en ny afdeling. Det vil typisk være nogle af tovholderne fra den forrige afdeling, der startede. Mentoren er jeres indgang til at få svar på alle de spørgsmål, der sikkert opstår hen ad vejen.

Markedsføring
Næste skridt er at holde et møde for at starte processen. Her kan alle interesserede på mailinglisten inviteres. I kan skrive en åben invitation på KBHFFs hjemmeside og nyhedsbrev og måske få lokalavisen til at trykke en notits om, at nu holdes der infomøde om en ny lokalafdeling. I kan også kontakte grafikgruppen, der kan hjælpe jer med at lave flyers eller måske en lille video til at sprede på nettet. [|Sidstnævnte gjorde lokalafdelingen på Vesterbro med stort held].

Hold gerne mødet et offentligt sted, i jeres Kulturhus eller måske på en skole. Mødet er starten på processen med at organisere jeres nye afdeling. I kan få en fra distributionsgruppen eller kommunikationsgruppen til at komme ud og holde et oplæg som introduktion til KBHFF, så folk, der ikke kender til Fødevarefællesskabet kan få den relevante info.

Allerede fra starten er det godt at være opmærksom på, at vi i KBHFF arbejder ud fra konsensus-demokratiske principper, så vidt det er muligt. Det betyder at vi langt hen af vejen prøver at snakke os til enighed, frem for at gennemtvinge flertalsafgørelser. Vi opfordrer til, at I som ny gruppe allerede fra starten søger at tage beslutninger, som alle i gruppen kan bakke op omkring. Det tager måske lidt mere tid i starten, men det gør meget nemmere på længere sigt.

Hvor mange medlemmer skal der være i en afdeling? Det er der ingen regler for. I praksis er det godt at starte med mindst 40 medlemmer for at have ressourcepersoner nok + folk nok til at tage de ugentlige vagter. Erfaringerne viser, at nystartede afdelinger temmelig hurtigt fordobler medlemstallet efterhånden, som det spredes, at der er kommet god øko-karma til bydelen.

Et egnet lokale
For mange afdelinger er den første store udfordring at finde et egnet lokale. Det bliver naturligt et hovedemne på det første møde. Forhåbentlig kommer der folk med et godt lokalkendskab, der kan give idéer til hvilke lokaler, der potentielt kan lægge hus til afdelingen. Mulige lokaler kunne være:
 * skoler
 * kirker
 * kulturhuse
 * spejderhytter
 * plejehjem
 * andre offentlige eller private storkøkkener.
 * [|Boligsociale projekter]

Kommunale institutioner må gerne stille lokaler til rådighed, men der er ikke et krav om det. KBHFF Vesterbro har et godt samarbejde med Oehlenschlægergades Skole efter at have fået direkte kontakt med skolens ledelse. Kontakt evt. Vesterbro for at høre nærmere.

Det er en god ide at have en introduktionsskrivelse til de lokale-ejere, I besøger - de kender sandsynligvis ikke KBHFF. Du kan tage udgangspunkt i denne skabelon, når kontakter lokale-ejere.

Sæt nogle måneder af til at besøge forskellige lokaler og lave en aftale med lokaleejerne om nøgler mm. Der er ingen af afdelingerne, der har indgået en skriftlig aftale med lokaleejeren og indtil nu har ingen af afdelingerne behøvet at betale husleje. Ud over de ting der er nævnt i brevet er der en række forhold, I med fordel kan spørge ind til når I er ude og besøge de enkelte lokaler:
 * Tilkørsels- og aflæsningsforhold
 * Hyggeligt rum, som man har lyst til at være i
 * Antal m2
 * Betaling (kan vi få det gratis?)
 * Risiko for ikke at kunne bruge rummet hver onsdag
 * Køkken, vand, toilet, el, varme (og skal vi betale noget for eks. elforbrug?)
 * Inventar: borde, stole
 * Hvad bliver rummet i øvrigt anvendt til? (Hvor meget skal ryddes væk/ låses inde?)
 * Rengøringsniveau/hygiejnekrav (skal der vaskes gulv eller er det nok at feje?)
 * Mulighed for at aftage rester (er et plus, hvis stedet kan bruge råvarerne)
 * Adgang: Nøgle, alarm, er der nogen der skal låse af?
 * Vedligeholdelse (skal vi sætte noget i stand)
 * Krav fra udlejer/grad af medbestemmelse
 * Forsikring
 * Stedets fremtid (kan vi regne med at beholde det et stykke tid)
 * Afstand til på bank/døgnboks

Ekstra plusser:
 * Mulighed for at afholde arrangementer.
 * Netadgang.

Butiksgrej
Her er et forslag til en indkøbsliste over grej til brug ved opstart af en ny afdeling.


 * Vægte **kan evt. købes eller lånes af andre afdelinger. Tidligere er der købt vægte fra H.W. Larsen af typen MVMEK, og det kan godt svarer sig at købe vægte i god kvalitet, da de bliver hårdt brugt. Du kan finde [|de nævnte vægte med priser på deres hjemmeside].

Ugens pose pakkes i stofposer efter genbrugsprincippet - se mere på http://kbhff.wikispaces.com/Stofposegruppen. Brune papirsposer (kun til frugtposen) kan købes hos [|Karl Lund på Nørrebro]. For at købe poser, skal man oprette en konto hos Karl Lund. Jeres afdelings økonomiansvarlige har de oplysninger, som skal bruges til at oprette denne konto. Poserne koster ca. 610 kr. for 200 poser, derfor kan det godt svarer sig at skabe en genbrugskultur omkring poserne, ligesom man kan samle net fra kartoflerne og lign. grøntsager og bruge disse til at pakke med. Nogle afdelinger er også begyndt at tænke i alternativer til disse brune poser, da de er dyre og ikke særlig bæredygtige. På Vesterbro er de fx selv begyndt at sy poser af gammelt stof. I kunne jo eventuelt høre jeres medlemmer, om nogen har lyst til at tænke i det.

Skiltning og Opslagstavle
Det er en god idé at have kridttavler og opslagstavler i butikken. Her kan blandt andet stå indholdet af ugens poser, priser på løssalg, kærlige ord eller opfordringer (fx tilbagelevering af udleveringsposer). Kontakt håndværkergruppen for at få skiltene bygget.



Oplæring i andre lokalafdelinger
Når en ny afdeling starter er der altid nogle ressourcepersoner der har erfaringer med, typisk fra en anden afdeling. Men der vil også være en masse nye, engagerede medlemmer, der ikke har været aktiv i KBHFF før. Derfor er det en god idé at disse medlemmer indledningsvist prøver at tage lærlingevagter i nogen af de andre, veletablerede lokalafdelinger, så de kan tage noget praktisk erfaring med videre til opstarten af den nye lokalafdeling. I kan skrive jer på vagter i andre lokalafdelinger på deres vagtplaner.

Indskrivningsmøde
Når lokale, grej og oplæring er på plads, så er det sådan set bare at gå i gang med grøntsagerne. De eksisterende afdelinger arbejder fortrinsvis med forudbestilte poser, derfor er det en god ide at holde et indskrivningsmøde inden I får leveret jeres grøntsager. Her kan nye folk, der har hørt om KBHFF undervejs, komme til og få mere info, I kan åbne for, at folk kan skrive sig ind som medlemmer i jeres nye lokalafdeling og bestille de første poser, og I kan få besat vagter i vagtplanen mm. På den måde har I både sikret jer betaling for de første bestillinger og fået besat vagter til jeres første åbningsdag.

= Administrative forudsætninger =

**Mail-konti**
En af de første ting I skal have som ny afdeling er en kbhff.dk mail-konto, så interesserede kan kontakte jer. Hver lokalafdeling får som udgangspunkt kun to mail-konti (vi er pt. begrænsede til 50 mail-konti hos Google Apps):
 * 1) En mail-konto til lokalafdelingens butiksgruppe: afdelingsnavn@kbhff.dk (fx norrebro@kbhff.dk). Dette er lokalafdelingens "postkasse", hvor alle henvendelser til afdelingen rettes.
 * 2) En mail-konto til lokalafdelingens økonomigruppe: afdelingsnavn.okonomi@kbhff.dk (fx. norrebro.okonomi@kbhff.dk). Dette er mail-konto hvortil vore leverandører sender fakturaer mv.

For at få oprettet disse mail-konti kan I rette henvendelse til it@kbhff.dk.

**Mailing-lister**
For at lette kommunikationen mellem de aktive i den nye lokalafdeling kan I få oprettet en række mailing-lister, så I let kan sende en mail til alle i en gruppe. En ny lokalafdeling vil typisk have brug for to mailing-lister:
 * 1) En mailing-liste for alle aktive i afdelingens butiksgruppe: afdelingsnavngruppen@kbhff.dk (fx norrebrogruppen@kbhff.dk).
 * 2) En mailing-liste for alle interesserede på afdelingens kontaktlise: afdelingensnavn.medlem@kbhff.dk (fx. norrebro.medlem@kbhff.dk)

I vil selv få ansvaret for at vedligeholde og tilføje nye medlemmer til disse to lister. For at lære mere om hvordan det fungerer, kan du læse [|denne guide].

For at få oprettet mailing-lister kan I kontakte it@kbhff.dk.

Wiki-side
I jo har allerede oprettet en wikiside for jeres lokalafdeling (se En Engageret Opstartsgruppe herover). Når I er begyndt at holde møder og I har fundet lokale, så kan I bruge jeres wiki-side til at holde alle de interesserede på kontaktlisten opdaterede på udviklingen vha. jeres wikiside. I kan lægge nyheder, mødereferater og tildeling af ansvarsområder ind på siden. Et godt eksempel på, hvordan dette kan gøres kan ses på lokalafdelingen Vesterbro's wikiside.

Oprettelse på kbhff.dk
Når I har åbnet jeres lokalafdeling og er begyndt at sælge poser, så kan I kontakte it@kbhff.dk for at få jeres lokalafdeling forfremmet til at være på KBHFF's hjemmeside kbhff.dk.

**Vagtplan**
Afdelingen kan fra starten lægge sin vagtplan ind på wiki'en. Det er en god ide hele tiden at have vagtskemaer liggende 1-2 måneder frem. Medlemmerne kan selv skrive sig på vagter hjemmefra, men ofte er det også en fordel at minde folk om at tage vagter og give dem assistance til at skrive sig på i forbindelse med at de henter poser. Her er et eksempel på simpel vagtplan i startfasen af en ny afdeling.

En ny afdeling har færre medlemmer på arbejde hver gang end en stor, etableret afdeling med mange tilknyttede medlemmer og mange poser hver uge. Når der bliver flere poser at pakke vil I typisk skulle sætte ekstra pakkevagter på, derefter en ekstra modtage- og lukkevagt osv.

Det er vigtigt, at det er nemt for medlemmerne at få adgang til beskrivelse af de enkelte vagter / opgaver. Mange er nok lidt usikre i starten mht. hvad det hele går ud på. Beskrivelser kan med fordel lægges på wiki'en OG printes ud, så de ligger i afdelingens lokale et sted hvor det er nemt at finde. Her er en kort version af, hvad de forskellige vagter indebærer. I kan kopiere denne og selv skrive videre på den med jeres lokale forhold, når I er kommet i gang med grønsagsudleveringen.

Medlemsliste
Kernen i registreringen af nye medlemmer og bestillinger er et online Google Apps excel-ark ved navn "Medlemmer og bestillinger" -dokumentet, hvor I kan holde styr på afdelingens medlemmer og hvem der har bestilt poser til hvornår. Fødevarefællesskabet er dog igang med (i løbet af 2012) at implementere en nyt medlemssystem, som skal erstatte medlemslisterne i Google Apps. Nye afdelinger anbefales at starte ud med det nye medlemssystem. For at få oprettet i det nye medlemssystem eller få oprettet et Google Apps dokument kan I kontakte it@kbhff.dk.

**Overflytning fra andre afdelinger**
Som medlem af fødevarefællesskabet kan man kun være tilknyttet en lokalafdeling af foreningen. Det er i ens lokalafdeling, at man tager vagter og henter sine grøntsager. Dette er nødvendigt både administrativt og organisatorisk for at kunne få et klart overblik over, hvor medlemmerne er aktive, og hvor de henter deres grøntsager og sikre arbejdskraft til lokalafdelingerne. Hvis et medlem ønsker at flytte fra en anden afdeling, kan de flytte deres medlemskab til den nye afdeling en anden ved at “melde flytning” til jer, altså den afdeling de ønsker at blive overflyttet til. Det vil sige man skal kun betale indmeldesgebyret en gang til den afdeling man bliver oprettet i.

Når de henvender sig, indskriver I deres medlemsoplysninger i jeres medlemsliste, og noterer hvilken lokalafdeling de vil overflyttes fra. Derefter kan I skrive til den pågældende lokalafdeling og bede dem slette medlemmet fra deres medlemsliste for at fuldende overflytningen.

=Økonomiske forudsætninger= KBHff er en momsregisteret indkøbsforening, der køber ind i fællesskab. Vores omsætning er stor og vi har mange butikker, så det er nødvendigt at den nye lokalafdelingen har styr på økonomien fra dag ét :-)

Jf. KBHFFs struktur skal hver afdeling vælge to økonomiansvarlige, der sørger for at holde afdelingens økonomi på ret kurs. Desuden skal der findes mindst en frivillig, der lægger sine arbejdstimer i Økonomigruppen, der arbejder fælles for hele KBHff. Vær i god tid: Det tager 2-4 uger fra de to økonomiansvarlige starter processen med at åbne en ny afdelingskonto og døgnboks, til butikken kan åbne. Afdelingens økonomiansvarlige har ansvar for at kassevagterne i butikken afvikles og afdelingens regnskabsførelse. Det anbefales at være flere end de to valgte økonomiansvarlige, så arbejdsopgaverne kan fordeles og der er mulighed for hygge. På økonomigruppens wikiside kan du finde kontonummer til fælleskonti og foreningens CVR nummer og hvad ansvarsområderne for de økonomiansvarlige specifikt omhandler.

Bank
KBHFF har konti hos Merkurbank og hver afdeling skal have en konto for sig selv, der ligger under fødevarefællesskabets hat. Vores bankrådgiver er Lise Andersen (la@merkur.dk).

Sådan oprettes en afdelingskonto:
 * 1) De to økonomiansvarlige godkendes på et kollektivgruppemøde (=bestyrelsesmøde), hvor der i referatet skrives tydeligt, at der gives fuldmagt fra bestyrelsen til at [økonomiansvarlige 1] og [økonomiansvarlige 2] med fulde navne og adresser tegner lokalafdelingen. Derefter skal KBHFF's formand Mette og kasserer Marie Louie´se skrive under på det udprintede referat.
 * 2) Den nye afdeling sender en mail til Lise (la @merkur.dk ) hvor I vedhæfter indskannet billede-ID og sundhedskort (sygesikringsbevis) på de to fuldmagtshavere.
 * 3) Lise åbner en konto, og sender en fuldmagt til Marie Louise. Alle nye økonomiansvarlige får en B-fuldmagt, den koster 25 kr. om måneden per bruger. Her får man et nyt Nem ID, og der skal altid to personer til at godkende en overførsel.
 * 4) Mette, Marie Louise og de to fuldmagtshavere skal alle skrive under på denne fuldmagt og retunere den til Merkur. Når den er underskrevet åbner Lise for netbanken og sender NemID kort, som skal aktiveres inden for 30 dage.

Døgnboks
For at kunne håndtere dagens omsætning har afdelingerne en døgnboksaftale, der gør det nemt for skiftende kassevagter at komme af med butikkens indtægter. Da Merkur er en pengeløs bank skal døgnboksaftalen oprettes Danske Bank (filial nær jeres butik), hvor KBHff har en fælles erhvervskonto.

Sådan oprettes en døgnboksaftale:
 * 1) De økonomiansvarlige medbringer erhvervskontonummer og dokumentation (underskrevet kollektivgruppereferat) med ned i den lokale Danske Bank filial og beder om at få oprettet en døgnboksaftale.
 * 2) Danske Bank opretter derefter en døgnboksaftale, og I vil få udleveret kode til døgnboks, plasticposer til kontanter, samt kvitteringssedler (følgesedler), hvorpå I præcist skal notere afdeling, beløb og kontonummer, når I lægger pengene i døgnboksen. I finder en vejledning her: økonomigruppens wikiside
 * 3) Husk at gennem genparten af kvitteringen til regnskabet.

Proceduren for oprettelse og anvendelse af døgnbokse i de forskellige Danske Bank filialer har vist sig at være forskellig -og det er forskelligt hvad de tager gebyrer for, fx om man har talt forkert, afleverer mønter, pengesedlerne ikke er bundtet korrekt etc.

Regnskabsdokumenter
Økonomigruppen står for KBHffs samlede bogføring og alle afdelinger skal køre med et ensartet regnskab. Herved kan vi holde udgifter til revision på et minimum. Man må i afdelingerne selv beslutte om vil holde regnskabet for kassevagterne adskilt fra det ugeregnskaber, der skal indleveres til Økonomigruppen.

Lokalafdelingens økonomigruppe arbejder med følgende dokumenter: (bemærk, at kassevagtens regnskabsark og den økonomiansvarliges ugeregnskabsark begge er Excel-ark, som ligger på [|Google Doc]for at sikre, at dokumenterne er tilgængelige for de forskellige for kassemestre fra uge til uge).
 * [[file:kbhff/Medlemsark - Proto.xls|Kassevagtens regnskab]]
 * [[file:kbhff/Løssalgsskema Kbhff.pdf|Løssalgsregnskab]]
 * [[file:kbhff/Regnskabsark - proto.xls|Økonomiansvarliges ugeregnskab]]

Kassevagter
De økonomiansvarlige er afhængige af et godt samarbejde med dem der tager kassevagter i lokalafdelingen. For at gøre det nemmere og mere overskueligt at tage kassevagter er der flere steder oprettet et kassemesterlaug. Lauget står for at uddanne og organisere kassevagten, og gøre det lettilgængelig for folk der ikke har haft pengeansvar før. En lokal kassevagtsvejledning laves, lægges på wiki og opdateres løbende. Benyt evt. et feedbackskema.

Økonomisk opstartshjælp
Nyopstartede afdelinger kan søge Kollektivgruppen om økonomisk støtte til startomkostninger i form af lån fra fællespuljen i KBHFF. Udfyld ansøgningsskema: [|www.kbhff.dk]og send det til kollektiv@kbhff.dk. Kollektivgruppen gennemgår og godkender som udgangspunkt ansøgningen, hvorefter I vil få tildelt støtten. Støtten fungerer som et lån, der automatisk betales tilbage til fællesskabet gennem en fordelingsnøgle. (Afdelings indtægt = omsætning - varekøb - medlemsskaber - 1 % af omsætningen) På den måde kan afdelingen låne penge til at etablere sig og betale 'lånetø tilbage løbende. Som udgangspunkt burde dette være muligt inden for det første halve år, alt efter hvor hurtigt jeres afdeling vokser. Som hjælp til budgetlægning (til brug for ansøgning) er her et eksempel på en indkøbsliste.

Øvrig funding
I kan også sagtens selv søge lokale puljer og fonde - tag f.eks. udgangspunkt i  denne ansøgning til et   lokaludvalg. Flere lokalafdelinger har haft held med at søge lokaludvalg og lokale miljøpunkter. I KBHFF har vi en fundinggruppe, der kan hjælpe med råd og sparring til ansøgninger. Kontaktt fundinggruppen =Den daglige drift i lokalafdelingen=

Bestilling af varer
Indkøbsgruppen står for kontakten til leverandører og producenter samt bestilling og indkøb af fødevarer til fællesskabets lokalafdelinger. Indkøbsgruppen sammensætter oser og bestiller varerne direkte hos producenterne hver uge. Gruppen står for at udvikle samarbejdet med vores avlere og forsøger løbende at udvide vores netværk med flere seje økologiske og biodynamiske avlere. Gruppen diskuterer også løbende store og små problemstillinger i forbindelse med indkøb. Det er en fordel at købe ind samlet for alle afdelingerne, så vi får de bedste handelsbetingelser og så vi sparer på bureaukratiet for både os selv og avlerne. For at dette store arbejde skal fungere hver uge er det en betingelse for at være med i KBHFF, at afdelingen stiller med mindst én repræsentant i Indkøbsgruppen, se Lokalafdelingens Forpligtelser Til KBHFF's Fællesorganisation.

Hver uge **senest torsdag kl. 12** I give en melding tilbage til Indkøbsgruppen om hvor mange poser I ønsker at bestille til den kommende uge. Det gør I via dette skema på Indkøbsgruppens wiki-side. Her kan I også se, hvordan de andre lokalafdelinger udfylder skemaerne.

Modtagelse af varer
Afdelingen modtager grønsager hver onsdag mellem 9 og 14. Modtagevagten, som har skrevet sig på vagtskemaet, vil løbende henover formiddagen få info om hvor langt chaufførerne er fra en KBHFF-telefonvagt. Nummeret på telefonvagten står på Nørrebros vagtskema som den øverste vagt den pågældende dag. Al kommunikation om levering sker som udgangspunkt gennem telefonvagten.

Afdelingen har selv ansvar for at skaffe poser nok at pakke ugens portion af grøntsager i. Udover de poser, som medlemmerne har forudbestilt, kan afdelingen frit bestille ekstra mængder af grøntsagerne i ugens pose eller forskellige løssalgsvarer, der ikke indgår i posen - mel, saft, æg mm.

Returemballage
Er der returemballage er det også afdelingens ansvar at få chaufførerne til at tage det med tilbage. Vær opmærksom på, at hver enkelt leverandør får den rigtige returemballage - de tager nemlig ikke hinandens...

Salg af varer
I åbningstiden kan medlemmerne afhente bestilte poser og købe løssalg. Det er vigtigt, at I sikrer at der udelukkende sker slag til medlemmer, dvs. folk der har betalt indmeldelsesgebyr og står på jeres lokale medlemsliste. Nye medlemmer, der melder sig ind samme dag, kan selvfølgelig købe i løssalget så snart de har meldt sig ind. Men **DER MÅ IKKE SÆLGES TIL IKKE-MEDLEMMER**.

Kernen i fødevarefællesskabet er, at vi kun sælger til medlemmer, der har betalt indmeldelsesgebyr og dermed har forpligtet sig til at arbejde 3 timer om måneden i foreningen. Hvis vi solgte varer til ikke-medlemmer, så ville vi være i direkte konkurrence med supermarkeder og købmænd med alle de regler om fødevarehygiejne, egenkontrol og konkurrenceforvridende handel, der knytter sig til det. Alle disse regler har vi ikke kapaciteten til at overholde, så derfor er det meget vigtigt, at vi kun sælger til medlemmer af foreningen.

I er hver uge velkomne til at bestille ekstra poser til løssalg. Poserne kan sælges samlede (pakkede) eller posegrønsagerne kan sælges hver sort for sig. Derudover vil der ofte være mindre partier af grønsager, som der ikke er nok af til at putte i poserne, der vil komme en kasse eller to til at sælge til de særligt købeivrige medlemmer. Vi har også levering af friske æg hver uge, det er meget populært. Tørvarer - mel, brød, honning, æblesaft, chutney, kaffe og den slags, der kan stå fra uge til uge (hvis man har plads) - leverer vi også, hvis I er interesserede. Nogle afdelinger sælger meget, andre meget lidt. Under Indkøbsgruppen er der en Tørvaresektion, som løbende overvåger hvor meget der er i rest rundt omkring og hvad der evt. mangler. For at lette deres arbejde er det super vigtigt, at en af jeres vagter - løssalgsvagten ellerlukkevagten - optæller restlager ved lukketid og indrapporterer det i et skema til Indkøbsgruppen. Se øvertst på Indkøbsgruppens wiki-side..
 * Løssalg **

Der må gerne være forskel på en tur i Netto og et besøg i dit lokale fødevarefællesskab. Den gode stemning kræver ikke specielt meget. F.eks. et par borde og nogle stole uden for butikken til snak og kaffe når ugens pose er hentet. Her kan ugens pose være præsenteret på bedste kreative vis. Smagsprøver, stearinlys, små ord og tegninger på tavlerne samt hjertevarme er med til at skabe den gode og nære stemning.
 * Gør det hyggeligt og personligt**

Det er vigtigt hele tiden at have for øje, at al viden bliver lært videre, dvs. formidlet videre ud i større og større cirkler blandt medlemmerne. Det sker ikke af sig selv. Hvis du er på ferie i et fremmed land er det nemmeste bare at følge efter hende, der har kortet. Men så er du ikke klar til at klare dig på egen hånd. Det er derfor vigtigt, især i starten, at de erfarne bruger tid på at oplære medlemmerne i forbindelse med de vigtigste vagter - modtagelse af varer, pakning, kassemester, lukning.
 * Oplæring **

Sæt jer ned sammen (den erfarne og den/de nye) og brug 10 minutter på i ro og mag at læse beskrivelsen igennem og snak om evt. tvivlsspørgsmål. Lad gerne den nye (dvs. det medlem, der er ny i funktionen) tage beslutningerne og vær til stede som sikkerhedsnet, hvis hun kommer i tvivl. Husk at ikke alt kan beskrives - giv opbakning til at hver enkelt tager beslutninger på egen hånd når det er påkrævet. Viderelæring efter mesterlæreprincippet er en vigtig forudsætning for, at afdelingen kan vokse på en bæredygtig måde. Sæt ekstra folk og tid af til dette i afdelingens vagtplan.

Restvarer
Hvis der er grøntsager til overs ved lukketid om onsdagen er det op til afdelingen selv at få dem videreformidlet. Undgå madspild! Der er mange sociale og humanitære organisationer, der gerne vil modtage friske grønsager. Nogle afdelinger har lavet en aftale om at lokaleudlejer får restoplaget som en slags husleje. Men det står afdelingen frit for at finde en model, der passer til jer.

Restvarer, der kan holde sig til næste uge, så som tørvarer som mel, kaffe og æg kan lagres, hvis man har et lille rum til dette i de lokaler, som afdelingen bruger.

Ved lukketid skal afdelingen endvidere give en tilbagemelding til Indkøbsgruppen, så der kan blive bestilt de rigtige mængder til næste uge. Det gør I via dette skema på Indkøbsgruppens wiki-side. Her kan I også se, hvordan de andre lokalafdelinger udfylder skemaerne.

Udgifter i åbningstiden
Af overskuddet bruges der penge til drift af butikken, nogle afdelinger betaler for brug af faciliteter i lokalerne, der betales for internet, papirsposer, fyrfadslys, kaffe, olie etc. Det vil sige de ting smagsprøvevagterne bruger til madlavningen og de ting, der er med til at gøre poseafhentningen meget mere hyggelig og rar end køen i Netto. Alle disse kvitteringer skal samles og gives til afdelingens økonomi-ansvarlige, der bogfører kvitteringerne.

=**Lokalafdelingens forpligtelser i forhold til KBHFF's fælles organisation**=

**Deltagelse i KBHFF's organisation**
I skal blive enige om nogle vedtægter for afdelingen. Når I har dem på plads, skal de mailes til kollektivgruppen. Formelt set er vedtægterne det grundlag, jeres afdeling bliver optaget i foreningen på. Når vedtægterne er på plads, skulle I også gerne have udpeget en butiksrepræsentant til KBHFF's bestyrelse, to økonomiansvarlige og en indkøbsansvarlig.

Nedenstående er ændret til det, som står i vedtægternes §6 - http://kbhff.wikispaces.com/Vedtægter Hver lokalafdeling skal stille med repræsentanter til de forskellige fælles arbejdsgrupper, som minimum:
 * 1 butiksansvarlig, som skal være afdelingens repræsentant i kollektivgruppen.
 * 2 økonomiansvarlige, personer der skal indgå i den fælles økonomigruppe og være bindeled til afdelingens kassemestre.
 * 1 indkøbsansvarlig, der skal indgå i den fælles indkøbsgruppe og være bindeled mellem indkøbsgruppe og lokalafdeling.

Vedtægter for lokalafdelingen
Denne skabelon  kan I tage som udgangspunkt for jeres afdelings vedtægter. Der er indsat nogle parenteser, som I skal udfylde – men i øvrigt står det Jer frit for at ændre paragrafferne og indsætte nye. Den eneste obligatoriske paragraf er formålsparagraffen, som er kopieret fra KBHFFs vedtægter. Formålsparagraffen opsamler de grundprincipper, der udtrykker de kerneværdier, som Fødevarefællesskabet bygger på.

Konsensus-demokrati
Vær opmærksom på, at vi i KBHFF arbejder ud fra konsensus-demokratiske principper, så vidt det er muligt. Det betyder at vi langt hen af vejen prøver at snakke os til enighed, frem for at gennemtvinge flertalsafgørelser. .

De 10 grundprincipper
KBHFF handler og træffer beslutninger ud fra 10 grundprincipper, der har til formål at sikre bæredygtighed i alle de kredsløb, som vi indgår i:


 * 1) Dyrket og produceret økologisk
 * 2) Dyrket så lokalt som praktisk muligt
 * 3) Sæsonbaseret
 * 4) Støtter fair og direkte handel
 * 5) Er miljøvenlig
 * 6) Formidler og fremmer viden om fødevarer og økologi
 * 7) Er økonomisk bæredygtig og selvstændig
 * 8) Er transparent og fremmer tillid i alle produktions- og distributionsled
 * 9) Er tæt på og tilgængelig
 * 10) Drives af et lokalt, arbejdende fællesskab

Det er et ufravigeligt krav, at alle medlemmer - og alle lokalafdelinger - i fødevarefællesskabet støtter op om og handler i overensstemmelse med disse grundprincipper. [|Læs grundprincipperne i deres fulde længde her].

Da KBHFF har en samlet økonomi og hver afdeling har sin egen økonomi, er det besluttet at for at både afdelinger og foreningen kan bibeholde et sundt fundament, skal hver afdeling donere 1 % af den samlede indtægt (fra eksempelvis løssalg og posesalg) samt indmeldelsesgebyrerne til KBHFF.
 * Fordelingsnøgle **

Man må påberegne en udgift på 90-92 % til landmanden per pose og dermed bliver afdelingens overskud på 7-9 % per solgte pose.

**Hvad kan den enkelte afdeling selv bestemme og hvad ligger fast**
Udover disse formelle forpligtelser til KBHFF's fællesorganisation, så har den enkelte lokalafdeling meget vide beføjelser til selv at forme, hvordan de ønsker at drive deres butik. Vi opfordrer til, at de enkelte lokalafdelinger lader deres lokalkvarters særpræg komme til udtryk i butikken og dens drift. Hvis du er nysgerrig på eksempler på, hvordan det kan komme til udtryk, så prøv at tage ud og besøge de forskellige lokalafdelinger i deres åbningstid og snak med dem om, hvordan de mener, at de adskiller sig fra de øvrige lokalafdelinger i KBHFF. :-)

=Lokalafdelingens forpligtelser til forskellige bureaukratiske instanser=

Forsikring
Vi har henvendt os til Arbejdsskadestyrelsen for at fastslå vores ansvar. De har bekræftet, at medlemmernes frivillige arbejde i foreningen ikke er omfattet af arbejdsskadeloven, og at vi derfor ikke er forpligtiget til at tegne arbejdsskadeforsikring for vore medlemmer. Læs hele svaret fra Arbejdsskadestyrelsen.

Hygiejne og fødevarekontrol
Som forening, der udelukkende sælger til vores medlemmer, er vi pt. ikke underlagt fødevarekontrol. Men der er en proces i gang for at få afklaret vores præcise ansvar og evt. hygiejnekrav, der kan komme på længere sigt. Hvis du ønsker mere viden om denne proces, så kan du kontakte Kollektivgruppen på info@kbhff.dk.