Fælles+arbejdsgruppemøde+18-06-2014


 * **Hvornår:** || 18-06-2014, kl. 17-19 ||
 * **Hvor:** || Urbanplanen ||
 * **Kommer:** ||  ||
 * **Afbud:** ||  ||
 * **Snacks:** ||  ||


 * Dagsorden: **


 * > **Nr.** || **Navn og beskrivelse** || **Hvor lang tid tager punktet?Tid** ||
 * **0.** || Velkommen samt valg af referent og ordstyrer ||  ||
 * > **1.** || Status og præsentation af alle grupperne. Hvem er med i gruppen, hvad laver I for tiden, og hvordan går det i gruppen? ||  ||
 * > **2.** || Fremtidsplaner for internt samarbejde og vidensdeling, herunder en diskussion af følgende muligheder: 1) at have kvartalvise arbejdsgruppemøder, 2) at have halvårige arbejdsgruppemøder eller 3) at vi lægger de lokale arbejdsgrupper sammen til én fælles Amager arbejdsgruppe, i det omfang det giver mening. ||  ||
 * > **3.** || Bidrager vi til de centrale arbejdsgrupper i KBHFF i det omfang vi skal/bør? ||  ||
 * > **4.** || Evt. ||  ||
 * > **4.** || Evt. ||  ||

Tilstedeværende: Lasse, Liv, Birgit, Jens og Ditte fra Butiksgruppen. Jonas fra Byspirerne, Kasper og Lene fra kommunikationsgruppen, Terese fra Timefællesskabsgruppen og Ester fra Arrangementsgruppen.

Referent: Ditte

Ordstyrer: Lasse


 * Punkt 1:**


 * Lokale grupper**
 * Infogruppen:** Liv har snakket med Thea fra gruppen. De er tre-fire faste medlemmer og to de ikke har kontakt til. De vil selv stå for at kontakte dem der ikke er aktive i gruppen lige pt.

De har planer om at ændre deres oplæg, så der ikke bliver snakket så meget om struktur i organisationen generelt, men mere omkring hvad det vil sige at have en vagt her i afdelingen, de snakker også om en introfilm.

Gruppen har ikke helt kunne overskue at varetage medlemsadministration, men foreslår at den ligger hos team-links, fordi det er dem der skal have overblik over hvem de har i deres team.

Vi snakker om, hvem der skal varetage medlemsadministrationen, Hanne har været team-link men skal nu skifte vagt, hun har tilbudt at tage sig af medlemsadministration kun, men vi taler om at det måske er for lidt til en hel vagt.

Introgruppen mangler et bedre overblik over hvad der skal rekrutteres til, bedre feedback fra team-links om hvad de mangler.

De ønsker sig en udvidet medlemshåndbog, som medlemmerne kan få med hjem fra intro-møder, evt. en håndbog kommunikationsgruppen kunne varetage. EVt. hvor strukturerne er tegnet i stedet for skrevet.


 * Udviklingsgruppen/Timefællesskabsgruppen:** Det går generelt godt, de fire folk i gruppen er meget aktive og deltager i møderne. De vil gerne skifte navn til sidste da det er dette de arbejder med, og har udviklet deres arbejde til specifikt at omfatte Timefællesskabet.. De har haft lidt problemer med den it platform de skulle bruge til projektet - timerne man låner/giver til hinanden skal registreres og det ville de have brugt et it system til, men det har vist sig problematisk, så nu arbejder de med en analog model. De arbejder sammen med en gruppe fra Aalborg, som de får inspiration fra.

De regner med at have noget der skal launches til efteråret. Det skal starte internt i fødevarefællesskabet, her i Amager-afdelingen og på sigt måske brede sig til hele organisationen.


 * Kommunikationsgruppen:** Der har været stor udskiftning i gruppen, og det har taget en del tid den sidste periode. De har også brugt noget tid på at få en vidensoverlevering fra Heidi, der tidligere var med i gruppen.

Ellers har de lavet en brugerundersøgelse ved at interviewe medlemmer på vagt, for at undersøge hvordan medlemmerne bruger og forstår de forskellige platforme, med hovedfokus på wiki'en. "Aktiviteter" på wiki'en bliver for eksempel ikke brugt af medlemmerne. De fleste medlemmer kan bruge wiki'en men det er ikke en fornøjelse. Gruppen har fået gode idéer til hvad der kan laves om og de har kontaktet en central gruppe til at få hjælp til at ombygge/omprogrammere wiki'en.


 * Byspirerne:** Gruppen har kørt siden januar, hvor Jonas søgte nogle penge hos forskellige lokale initiativer. Han havde mange idéer, men det var svært at få nogen med på dem, og der var en begrænsning på hvor meget tid han kunne lægge i det. Idéen blev kogt ned til at Byhaven skulle være sted for en række kurser, hvor professionelle underviste i økologisk havebrug.

Det har været fedt og godt, men det har også været hårdt. Der er to medlemmer udover Jonas i gruppen, Eva og Poul, og de har tilsammen brugt deres tid, og nogle rigtig meget tid, på at få det op at køre. Jonas har også søgt tilskud til et honorar for at have planlagt det, hvilket han har fået.

Der har været en del deltagere, men de har meldt sig meget sent, og det har krævet en del reklame for arrangementerne, at få folk til at melde sig til. Jonas vil gerne gøre det igen til næste forår, men på betingelse af at der kommer flere medlemmer i gruppen, måske en eller to mere fra efter sommerferien.


 * Butiksgruppen:** Birgit fortæller om hendes indtrædelse først i Lokale/Rengøringsgruppen og hvordan hun så er kommet med i Butiksgruppen. Der har været flere problemstillinger, hvor det kunne have været dejligt med større overblik over hvad der foregår i de forskellige grupper og dele af afdelingen.

I team-oversigten er gruppen bestående af 14 medlemmer - så mange er vi slet ikke, vi er seks aktive medlemmer, og 5-6 medlemmer der deltager i møderne. I den faste gruppe fungerer det egentlig rigtig fint.


 * Løssalgsgruppe:** Ingen tilstedeværende, men kun et medlem tilbage. Gruppen har været meget usammenhængende og har ikke fungeret i længere tid. Det sidste medlem i gruppen Lea er gået ind som en del af Butiksgruppen.


 * Team-links:** Ingen tilstedeværende i dag, men tre hold kører vist godt, Team Orange mister deres link Hanne om få uger - så de mangler et nyt. Der er måske et generelt problem med afbud på de forskellige teams.


 * Vanløse/Centrallager gruppen:** Ingen tilstedeværende. En fra gruppen vil gerne i den centrale indkøbsgruppe og dermed mangler der to medlemmer til gruppen. Team-link Hanne vil vist gerne være en af dem.


 * Økonomigruppen:** Ingen tilstedeværende, vi ved ikke rigtig noget.


 * Centrale grupper**
 * Central indkøbsgruppe:** Mangler et medlem fra Amager, det bliver måske Birgit.


 * Central kommunikationsgruppe**: Thomas (nyligt indtrådt) var af sted til møde sidst, men han flytter nu til Nørrebro. Der står to medlemmer mere på gruppen, men ingen kender dem eller har set noget til dem - vi snakker om at de skal meldes passive, det er ikke nok at stå til rådighed og så købe billige grøntsager - man skal være tilstede!

Der mangler nu egentlig to medlemmer, der skal være en del af den centrale gruppe.


 * Arrangementsgruppen**: To medlemmer der virker engagerede, virker til at gruppen fungerer. Ester fra gruppen kommer til sidste del af mødet, og bekræfter at det går godt i gruppen, der er fuld i gang med en masse arrangementer, b.la. er der mange der gerne vil have KBHFF ud og holde foredrag.


 * Distributionsgruppen:** Liv og Jonas er begge medlem. Liv deltager i alle Distributionsmøder og hvert andet Butiksgruppemøde, og det fungerer fint.


 * Logistikgruppen:** Er egentlig nedlagt og blevet en del af distributionsgruppen.


 * Økonomigruppe**: Lisa der er med i den lokale Økonomigruppe, repræsenterer også her, vi har i hvert fald ikke hørt andet.


 * Chaufførlauget**: Vi ved ikke om de stadig kører, Liv tjekker op på det.


 * Programmørgruppen:** Der står nogle medlemmer på vores team-oversigt, men det er ikke nogen vi kender eller ved om er aktive.


 * Punkt 2: Vidensdeling**

Forslag om at grupperne holder flere fælles arbejdsgruppemøde. Forslag om at overtage model fra koordineringsmøde: Hver arbejdsgruppe holder møde på samme tid og mødes derfor en halv time bagefter og udveksler nyt.

Kommunikationsgruppen og butiksgruppen snakker om at lave den sidste slags, dvs. vi holder møde samme givne onsdag og mødes 18.30 og udveksler nyt

Vi snakker om hvorvidt alle arbejdsgrupper skal komme jævnligt til de korte 'videndelings-møder' - vi er enige om at det ikke er nødvendigt og slet ikke at alle medlemmer fra en gruppe behøver at komme. Man skal komme i det omfang det giver mening og så skal vi måske have store arbejdsgruppemøder oftere.

Vi beslutter: Alle er velkomne til vidensdelingsmøde onsdag d. 25 kl. 18.30, og herefter kører vi en lidt løs model (grupperne kan komme når det passer og nøjes med at sende en repræsentant i stedet for at komme hele gruppen) for vidensdelingsmøder hver 6. uge. Vi beslutter også, at vi skal have et stort arbejdsgruppemøde hvert halve år: I marts og i september beslutter vi.


 * Punkt 3: Udfordringer**

Vi har snakket en del om de udfordringer, der er med hensyn til kommunikation internt i afdelingen og kommunikationen til de centrale grupper, det håber vi løser sig fremadrettet med flere møder mellem grupperne.

En anden større udfordring er afbud eller medlemmer der aldrig dukker op til vagter i butikken. Hvad skal vi gøre? I dag har der været tolv afbud på team orange?

Forskellige forslag til en strammere procedure. Nogle har hørt fra andre afdelinger, hvor team-links skriver to påmindelses-mails (en to uger før og en ugen før en vagt) som der skal svares på - både hvis man kommer og hvis man ikke kommer. Hvis medlemmerne ikke svarer på mails, ringes de derefter op. Hvis et medlem slet ikke svarer tilbage op til en vagt og ikke dukker op meldes de med det samme passive.

Vi snakker om det er for hård en linje og om det skræmmer nogen væk, men er generelt enige om, at der skal ske noget nu. Det ville også være et stort arbejde for team-links i starten, men hen af vejen ville det nok blive meget lettere for dem også at have mere kontrol over teamet.

Vi snakker om den tidligere frivillige tjenesteliste som team-links har kunnet bruge, men det virker ikke til at nogen bruger den længere, og den har i hvert fald ikke fungeret.

Vi snakker om muligheden for at lave grupper der dækker vagter ind, dvs. en laugstruktur hvor en løssalgsgruppe dækker alle løssalgsvagter ind, men dette er lidt imod team-strukturen. Men vi snakker nu om en slags kombination af de to.

Vi snakker om at det vigtige for at få folk til at tage deres vagter, er at de føler et ansvar overfor nogle andre mennesker.

Men nu har vi snakket meget om forskellige forslag, men hvad beslutter vi?

-Vi vil have en forventningsafstemning med team-links, om hvor meget arbejde der ligger i det at være team-links. Og så vil vi gerne have et nyt system (med konsekvenser) for hvad der sker når man ikke dukker op til sine vagter.

Næste skridt er at alle team-links bliver indkaldt til møde.

Forslag om at arbejdsgruppemedlemmer indimellem deltager på vagterne om onsdagen så der bliver etableret kontakt mellem medlemmer på teams og medlemmer i arbejdsgrupper..


 * Evt.:**

- Fødselsdagsfejring: vi skal have lavet noget spas der repræsenterer Amager til den 9. august. Alle arbejdsgrupper opfordres til at komme med input. Men vi venter også lidt på noget mere info fra Arrangementsgruppen, Ester melder at de har møde i næste uge og at info følger snarest.

Opgave: Bed team-links om at tage kontakt til introgruppen når de mangler noget.