Strukturgruppemøde+4.+januar+2013


 * **Hvornår:** || d. 4/1-2014 kl. 10:00 ||
 * **Hvor:** || Hos Andreas, Højstrupvej 6, Vanløse ||
 * **Kommer:** || Andreas, Liv, Jonathan, Tommy, Lis, Ole ||
 * **Afbud:** || Heidi ||
 * **Snacks:** ||  ||
 * **Mødeleder:** || Andreas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Andreas ||


 * Referat: **

Jonathan og Liv fortalte kort om strukturgruppens hidtidige arbejde.
 * 1. Opsamling af gruppens arbejde hidtil.**

Andreas præsenterede et udkast til et oplæg til en ny organisationsstruktur. Det er en viderebygning af VSM-gruppens arbejde, og søger at adressere en række af de problemer og behov, som der er blevet identificeret over det sidste års tid. Resten af mødet gik med at tale oplægget igennem og videreudvikle det til noget, som hele gruppen kunne stå inde for og som kan præsenteres på kollektivgruppens møde d. 12. januar, og som efterfølgende kan præsenteres til vedtagelse på den ekstraordinære generalforsamling d. 25/1.
 * 2. Oplæg til ny organisationsstruktur**

Se Andreas' oplæg her:




 * Gruppens kommentarer:**
 * Vigtigt at synliggøre krav/forventninger til deltagelse i de centrale driftsgrupper
 * Det er vigtigt at synliggøre hvordan man bliver mere involveret i driftsgrupperne. En klar progression fra pakkevagt på et team til lokal ansvarlig til aktiv i en driftsgruppe, f.eks.
 * Vigtigt, at der er klare koordinator-roller/kontaktpersoner for de forskellige driftsområder i de enkelte lokalafdelinger, så der er en person, man kender lokalt man kan tage kontakt til, hvis man har gode idéer eller initiativer. Kommunikationskæden skal være klar fra "top" til "bund" og den anden vej rundt. F.eks.
 * lokalt medlem –> teamkoordinator -> lokal driftskontaktperson -> driftsgruppe -> koordineringsmøde
 * eller
 * koordineringsmøde -> lokal driftskontaktperson -> de forskellige teamkoordinatorer -> de lokale medlemmer
 * Der skal ikke være krav om, at lokale ansvarlige også skal sidde med i driftsgrupper eller at der "tvungen repræsentation" på denne måde. Det er en dårlig måde at engagere folk på.
 * Vigtigt at understrege, at lokalafdelingerne har meget stor grad af autonomi, og selv kan organisere sig som de vil ifht. vagter og opgaver i butikken.
 * Men det er samtidig vigtigt at etablere en form for standardformat, som gør det let at kommunikere på tværs af afdelingerne. F.eks. at alle afdelingerne som minimum har:
 * Et månedligt butiksgruppemøde, der koordinerer alle lokale aktiviteter.
 * Lokale kontaktpersoner på de væsentlige driftsområder, så det er et let og synligt bindeled mellem det lokale og det centrale.
 * Det er vigtigt at understrege, at den nye struktur fungerer på tre niveauer:
 * Overordnet ansvar og strategi (bestyrelse/strategigruppe)
 * Løbende drift og koordinering (de 5 centrale driftsgrupper, der hver har ansvaret og fuldmagt indenfor deres driftsområder, og som koordinerer på vegne af lokalafdelingerne)
 * Lokalt arbejde og aktiviteter, der finder sted i de enkelte lokalafdelinger.
 * Derudover vil der løbende kunne opstå ad hoc projektgrupper, som så kobles til de relevante driftsgrupper (f.eks. en hygiejnegruppe vil knytte sig til en central salgsgruppe, en gruppe med fokus på bæredygtigt fiskeri vil koble sig til indkøbsgruppen, etc.)
 * Det afgørende for, at denne nye struktur lykkes er, at den kan formidles let og simpelt og at den i høj grad er båret af relationer og ikke bare af tomme grupper. Derfor er det vigtigt at alle nye medlemmer lærer denne struktur at kende fra starten af, og at de mødes med et smil og lærer de første par nøglepersoner at kende, som kan hjælpe dem videre i organisationen – både via teams og opsøgende samtaler.


 * 3. Næste skridt**
 * Andreas og evt. Jonathan præsenterer oplægget på kollektivgruppemødet d. 12/1.
 * Strukturgruppen mødes igen d. 14/1 og bearbejder oplægget og aftaler rollefordelingen til præsentationen til den ekstraordinære generalforsamling.
 * Oplægget præsenteres og vedtages forhåbentlig til den ekstraordinære generalforsamling.
 * Derefter ligger der et stort arbejde med at udvikle og formidle, hvad den nye struktur kommer til at betyde i praksis. Og gøre den let forståelig for alle medlemmer af KBHFF.