Butiksgruppemode+d.+21.+november+2012

Tilbage til butiksgruppen amager
 * Amager Butiksgruppemøde d. 21. november 2012 - referat **


 * Hvornår: || Onsdag d. 21. november, kl. 17.30 ||
 * Hvor: || Amager Fælled Skole ||
 * Kommer: || Jonas G, Dan H (til 18.30), Jonas T, Liv, Ditte ||
 * Afbud: || Terese, Tina ||
 * Snacks: || Dan H ||

- Er Jonas G || Koordinering ||  || 0 ||   || Diskussion || Jonas G || 3 ||  || Diskussion || Jonas G || 8 || || Diskussion || Liv ||  ||   || Diskussion Beslutning || Jonas G, Jonas T || 15 ||  || Beslutning || Jonas T, Jonas G || 10 || ||
 * ~ ** Punkt ** ||~ ** Beskrivelse -hvad går punktet ud på? ** ||~ ** Type ** ||~ ** Ansvarlig ** ||~ ** Tid ** ||~ Vedhæftning ||
 * || ===Faste punkter=== ||  ||   || / min ||   ||
 * 1 || Valg af referent og ordstyrer || Koordinering ||  || 1 ||   ||
 * 2 || Gennemgang af dagsorden || Information || Ordstyren || 1 ||  ||
 * 3 || Godkend referat fra sidst || Beslutning ||  || 1 ||   ||
 * 4 || Dato for næste møde || Koordinering ||  || 3 ||   ||
 * 5 || Opfølgning på opgaver fra sidst || Information ||  || 5 ||   ||
 * 6 || Mailvagternes beretning || Information || Jesper ||  ||   ||
 * 7 || Valg af mailvagt(er) frem til næste møde
 * || ===Aktuelle punkter=== ||  ||   ||   ||   ||
 * 8 || Lokale i uge 50, åbent i uge 52?
 * Islands Brygge (Muligvis Købnerkirken)
 * Kbhff formodentlig lukket uge 52 og uge 1 (jvf Hannes referat) || Information
 * Kbhff formodentlig lukket uge 52 og uge 1 (jvf Hannes referat) || Information
 * 9 || Nye permanente lokaler || Information || Terese, Jonas G || 5 ||  ||
 * 10 || Nyt om stofposerne || Information || Dan, Terese ||  ||   ||
 * 11 || Vagtbeskrivelser
 * få medlemmerne læser dem!
 * opdateringer - en per butiksgruppemedlem
 * Lasses vagtbeskrivelse for team link || Information
 * 12 || Hygge- og hvervnings aften d. 5. december || Information
 * 13 || Fra erfaringsudvekslingsdagen
 * Udsat || Information || Jonas G || 1 ||  ||
 * 14 || Kommunikation
 * Facebookside?
 * Nyhedsmail?
 * Maillister og sprog
 * Onlinesystem
 * Medlemsadministration til økonomi? || Information
 * 15 || Team-strukturproblemer
 * f.eks. i forhold til fællesvagter
 * Nye team links - Tak til Lasse!
 * Mail fra Lasse Grubbe
 * Team link => Teamkoordinator? || Diskussion
 * 16 || Billige ting fra spejdernes fælleslejr.
 * Skal vi indkøbe noget til Amager el Kbhff? || Diskussion || Jonas T || 5 ||  ||
 * 17 || Vedtægter
 * Hvornår skal vi revurdere dem? || Diskussion || Jonas G || 5 || [|Vedtægter for KBHFF Amager] ||
 * || Eventuelt ||  ||   ||   ||   ||

0) Intern kommunikation Før mødets start præsenterede Jonas G sin fortolkning af hvordan den interne kommunikation kan foregå i afdelingen. Alle fremmødte støttede op om hele fortolkningen, efter en tilføjelse fra Jonas T. Resultatet blev nogenlunde således:
 * Referat **

//Kendskabet til hinanden i butiksgruppen er vigtigt for en god kommunikation internt i butiksgruppen. Forventninger til hinanden// //i gruppen er at man 1) dukker op til møder 2) tager tjansen som mailvagt 3) læser vagtbeskrivelsen for at være mailvagt i// //butiksgruppen. Det er ikke en forventning at alle laver lige meget. Det er ikke en forventning at man tager andre opgaver end// //mailvagten på butiksgruppemøderne. Man kan ikke tage opgaver uden at komme til møderne. Det er ok at melde fra til møder,// //men sker det gentagende gange i træk må man overveje sin plads i gruppen, blandt andet fordi kun de færreste kan svare på// //mails// //uden at have været med på møderne.// //Sprogbruget især skriftligt har vigtig betydning, det bør være neutralt eller positivt. Der er frihed til at ytre sig i gruppen; ingen// //må føle sig nedgjort/ydmyget/overset/nedprioriteret. Hvis det sker, kan det tages det op som det første på møderne,// //for at sikre// //at ingen falder fra. Fællesmiddage for gruppemedlemmerne vil øge kendskabet til hinanden, det er værd at prioritere.//

Som konsekvens af ovenstående inviterer Liv og Jonas G butiksgruppen på middag på Tietgen Kollegiet inden længe. Der vil blive sendt en Doodle ud.

1) Valg af referent og ordstyrer Ordstyre: Dan / Referent: Jonas G

2) Gennemgang af dagsorden af Dan

3) Godkend referat fra sidst: godkent

4) Datoer for næste møder bliver 5/12 (hygge/hvervningsmøde) kl. 16 (gerne før), 19/12 kl. 16:30 og 9/1 kl. 16:30

5) Opfølgning på opgaver fra sidst op på om KOM har valgt repræsentant til den centrale gruppe.  og stofposerne prioriteres først (beretningen er tilføjet efter mødet).
 * Kommunikationsgruppen (KOM) skal vælge én repræsentant til den centrale gruppe; turnusordning er upraktisk. Dan følger
 * Det nye skilt ude ved sundholmsvej er sat op (lavet af Heidi fra KOM), og det virker (juhu)
 * Heidi fra KOM arbejder på en skabelon til nyheder fra afdelingen
 * Tereses liste over eventuelle nye permanente lokaler er midlertidig sat på standby, da lukkedagene i december er undgået,

6) Mailvagternes beretning Af Jesper (Det ligger på afdelingens Drev ([|følg dette link])

Tilføjelser til mailvagtensberetning: forbedringsforslag under siden 'Spørgsmål og svar'. Jonas G laver denne. Det er en god ide at tildele mailen med spørgsmålet etiketten Spørgsmål & foreslag, for derefter at skrive dem ind på wiki-siden. kassevagt og infovagt. ERGO vigtigt at man læser sin vagtbeskrivelse. kontakter Dan skolen, for at forhøre sig om onsdage i ferierne evt. helligdage i foråret 2013. da er en god kontakt til sundholmskvarterets opløft. Liv kontakter Jesper for at få det klarlagt.
 * Der kommer ofte foreslag til forbedringer fra medlemmer. Det blev foreslået på mødet at der laves en side på wikien til
 * Æg skal tilbagemeldes rigtigt. Jonas T forklarer: tilbagemeldingensker fra kassevagten. Det står i vagtbeskrivelserne for
 * Østerbro vil gerne høre om vores team-struktur. Jonas T skriver til dem.
 * Vi skal vide i bedre tid hvornår skolen ikke kan bruges. Optimalt skal det være meldt ud til alle medlemmer 5 uger før. Derfor
 * Vi er i tvivl om Jesper Pagh havde kontakt til to steder eller ét. Under alle omstændigheder skal der skabes kontakt til Øystein,
 * Information om d. 12. december på Islands Brygge (IB) skal sendes ud til medlemmerne. Det gør mailvagten, Jonas G.

7) Valg af mailvagt frem til næste møde Jonas G

Herefter aftaltes det, at de to sidste punkter udsættes (punkt 16 om billige ting fra spejdernes fælleslejr og punkt 17 om vedtægter).

8) Lokale i uge 50, åbent i uge 52? 12. december på IB. Lukket 26. december og 2. januar. Dette meldels ud i nyhedsmail.

9) Nye permanente lokaler Det er enighed om, at det er for uhygiejnisk at være der, før der er lagt gulv og lavet køkken. Jonas G og Terese kontakter Jesper  fra Købnerkirken. Ellers jf. mail herunder fra Jonas G:

// De var meget positive. Det er svært at forestille sig, at de ikke vil have os permanent. Det kommer dog til at tage noget tid, før de // // har lokalerne klar. Der skal laves nyt gulv, en skillevæg, et industrikøkken og to døre med trapper ud til vejen og med // // handicapelevator (vist nok). De har 2 millioner og det er budgetteret til 7 millioner. Og de mangler byggetilladelse fra kommunen // // (skulle ikke være et stort problem). Vi kan nok godt være der, som det er nu, men der bliver en periode med byggerod, hvor vi // // enten må bruge lokaler andre steder eller andre lokaler i kirken. De har lokaler vi kan bruge på første sal, men så skal alle // // grønsager slæbes derop. Det var kort fortalt. Vi må snakke mere om det på næste møde. //

10) Nyt om stofposerne Planen er at stofposerne skal tages i brug i det nye år. Hvis poserne kommer før d. 19. december, kan de købes allerede den dag,  men første gang stofposerne pakkes bliver efter planen d. 9. januar 2013. Der er bestilt 400 stofposer, og Dan og Terese vil  tage en snak med de fra IB, som har stået for indførsel af poser i deres afdeling. Ellers jf. referat herunder fra Dan:

// 1. Dan: Bestilling af 400 poser med kbhff logo på forsiden (det aflange hvide;http://kbhff.wikispaces.com/file/view/Stofpose_plakat.pdf): // // pris: 31,59/stk, i alt: 12.636,-. Deadline 21. november. http://kbhff.wikispaces.com/Stofposegruppen+-+Bestilling (Dan) // // 2. Terese: Arranger møde i anden afdeling med lokal stofposeansvarlig. (Terese) // // 3. Dan: Info til økonomiansvarlig (ved vi hvem det er?) om indkøb og håndtering af stofposerne ift kassen. Uge 47 (næste uge). (Dan) // // 4. Terese: Afvent dato for afhentning af poser (Uge 47 el 48) // // 5. Terese: Info medlemmer om projekt og tidsplan: plakater, mails mv. (Uge 48) // // 6. Dan: Afhentning af stofposer på Njalsgade // // 7. Salg af poser i afdelingen i ugerne før indførsel (fx 12 og 19. december) // // 8. Indførsel af stofposer (Uge 1 2013). //

11) Vagtbeskrivelser At opdatere vagtbeskrivelser er en stor opgave. Alle vagter fordeles mellem medlemmer af butiksgruppen. Det er en fordel men  ikke et krav, at de opdateres efter butiksgruppemedlemmet har fulgt med på den pågældende vagt. Der er sat foreløbig deadline  for færdige opdateringer ved udgangen af januar. Hvis man ikke ønsker at opdatere en vagtbeskrivelse eller ønsker at opdatere  flere end sat til så skriv til mailvagten. Der var enighed om at vi skal bestræbe os på at gøre dem kortere. Vi skal ikke bruge energi  på layout, da der skal laves et ens for alle vagtbeskrivelserne efterfølgende. Man må derimod gerne tænke over simple inddeling med  underoverskrifter og evt. punktopstilling. Fordelingen er sat af Jonas G, da ingen andre end Jonas T havde præferencer:


 * ~ Navn ||~ Vagtbeskrivelse ||
 * Jonas G || Teamkoordinator + infovagt ||
 * Oleg || Lukkevagt + smagsprøvevagt ||
 * Liv || Modtagevagt ||
 * Dan || Gladsaxevagt ||
 * Jonas T || Kassevagt + løssalgsvagt ||
 * Ditte || Nussevagt ("please giv det en ny betegnelse", beder Jonas G) ||
 * Susanne ||  ||
 * Terese || Flexvagt ||
 * Tina || Pakkevagt ||
 * Hanne ||  ||
 * Pia ||  ||

12) Hygge- og hvervnings aften d. 5. december Liv har præsenteret et program ([|her]). Mailvagten kontakter økonomigruppen (ØG) for at høre om vi har råd til tavlerne og ekstra poser til  ekstra smagsprøver. Liv kontakter de andre arbejdsgruppe of fortæller dem om dagen. Liv finder på hvad der skal printes, og  sender et foreslag til butiksgruppen medlemmer.

13) Fra erfaringsudvekslingsdagen Ferciliteringsgruppen udsatte dagen, så der var intet nyt.

14) Kommunikation Oprettelse af gruppe på Facebook skrives på foreslagssiden (Jonas G). Der laves ikke maillister, da der ikke bliver behov for dem med  onlinesystemet. Jonas G har foreslået ØG at de overtager medlemsadministrationen fra KOM. Fordi KOM ønsker at blive aflastet, og fordi  det passer bedre til ØG, der arbejder med medlemslisten ugentligt. ØG er de positive overfor foreslaget, og svare endeligt efter deres  næste møde. Om nyhedsmail skal ud med kun én nyhed eller med flere nyheder, kan sættes til diskussion på infovæggen eller på  forslagssiden på wikien.

15) Team-strukturproblemer Jonas T skriver en takke-mail til Lasse for det store arbejde på teamoversigten. Flexvagter omdøbes til fællesvagter. Fællesvagter kalder vi  det, fordi der er fællestjanser i KBHFF. Det kan f.eks. være tjanser i forbindelse med KBHFF arrangementer som madaftener,  generalforsamling, avlermøde og meget andet. Fremover vil vi i amagerafdelingen sende også mails ud til fællesvagter, når der er behov for  fællesvagter centralt i KBHFF. Team link ændres til teamkoordinator.


 * TO DO **
 * Dan følger op på om KOM har valgt repræsentant til den centrale gruppe.
 * Jonas G opretter wikiside til forbedringsforslag og skriver foreslagene ind
 * Jonas T skriver til Østerbro om vores team-struktur
 * Dan kontakter skolen, for at forhøre sig om onsdage i ferierne evt. helligdage i foråret 2013
 * Liv kontakter Jesper angående én eller to kontakter til nye lokaler.
 * Jonas G sender information/nyhedsbrev om d. 12. december på IB og lukkedagene ud til alle medlemmer
 * Jonas G og Terese kontakter Købnerkirken med svar om ønske om samarbejde efter der er lagt gulv og lavet køkken
 * Dan og Terese vil tage en snak med de fra IB, som har stået for indførsel af stofposer i deres afdeling
 * Alle opdatere deres tildelte mailvagt inden foreløbig deadline i slut januar
 * Jonas G kontakter ØG for at høre om vi har råd til tavlerne og ekstra poser til ekstra smagsprøver.
 * Liv sender et foreslag vedrørende opslag på infovægen til hygge/hvervningsdagen til butiksgruppen medlemmer
 * Liv kontakter de andre arbejdsgruppe of fortæller dem om hygge/hvervningsdagen
 * Jonas T skriver en takke-mail til Lasse for det store arbejde på teamoversigten