Distributionsmøde+august+2016

Tilbage til Distributionsgruppen
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 29. august 2016 med efterfølgende fællesspisning og Koordineringsmøde ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects, Enghavevej 80, 2450 KBH SV, 3. sal ||
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Kirsten(Ø), Pernille (ny Ø), Line og Katrine (Frederikberg), Kasper "skal gå efter dist. mødet" (N), Annegrete (Ø), Trine (Valby), Johan (Valby) Liv (Amager), Jarl Asger (Sydhavnen), Anders (NV) ||
 * **Afbud:** || Charles (NV), Morten (YN), Pelle (VAN), Marianne-18.30(NV) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** || Jonas ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Liv //(referat skrevet i kursiv)// ||

= ** DAGSORDEN ** =

1. Nyt fra lokalafdelingerne mm. (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __ kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Vi har endelig fået et fast madlavningshold, som vil lave fællesspisninger i afdelingen ca. én gang om måneden. ||  || - Vi involverer beboerne på Solbjerghjemmet i arbejdet - Vi har indmeldingsmøder 31/8 og 7/9. Første udlevering af grønt bliver 14/9. //Der er mere end 30 tilmeldt til indmeldingsmøderne.// - Den nye butiksgruppe holder møde umiddelbart før distributionsgruppemødet, og vi medbringer sandsynligvis et par spørgsmål.
 * ~ **Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Vi er ved at være oppe i kadence igen efter sommerferien, hvor salget nu også er gået fint. Vi ligger på omkring 45-50 poser om ugen og 25-30 frugtposer. Vi har budt velkommen til 26 nye medlemmer fra Islands Brygge. Desværre ser det ud til, at vores velkomstmail er endt i medlemmernes spamfilter, hvilket vi skal til at have ryddet op i efter næste butiksgruppemøde onsdag d. 31/9.
 * **(Frederiksberg)** || - Frederiksberg genopstarter på Solbjerghjemmet, et hjem for nyankomne flygtninge.

//Overtager tørvarer fra Sydhavn til salg til de første indmeldingsmøder. Vi snakker desuden om, at Frederiksberg godt må have løssalgsposer/-grønt som huslejebetaling.// ||  || -NV fokuserer fortsat på hvervning af frivillige til fælles teams og opgaver, herunder chauffør/medhjælp, arrangementsgruppen, m.v. -NVs projekt om selvsyning af frugtposer på stofrester afventer afklaring om, hvorvidt Fødevarerstyrelsen evt. har givet udtryk for forbehold om stofposer generelt under nyligt besøg på Vesterbro-er der nogen der ved det? ||  || - Vi har en fast 70-80 poser de sidste par uger og håber at kunne komme lidt højere op når vi får aktiveret vores medlemmer ved god kommunikation. - Den 14. september afholdes der fermenteringworkshop for Nørrebros medlemmer på den Økologiske Produktionskole i husumgade 44. Vores engagement ligger i at vi optimalt har 6-7 medlemmer som hjælper i køkken og med servering hver torsdag. - Vi er ved at omstrukturere vores samarbejde med den Økologiske Produktionskole som aftager varer fra KBHFF Engros - I næste uge er det planlagt at vores wiki-side får en større opdatering. Derefter skal de enkelte sider have en kraftig overhaling. ||  ||
 * **Nordvest** || -Samarbejdet med YN i juli om fælles pakning og uddeling forløb helt fint. Et væsentligt element heri var, at TeamKoordinatorerne i NV havde direkte kontakt til TeamKoordinatorer i YN helt fra starten af, hvilket gjorde kommunikationen effektiv uden nærmere inddragelse af butiksgruppen.
 * **Nørrebro** || - Der er langt om længe fundet 2 aspiranter til teamlink tjansen. De er i øjeblikket under oplæring og overtager deres eget team om 1 måneds tid.
 * **(Valby)** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || Sommeren er forløbet fint. Der er fermenteringskursus den 21.9 hos Carsten for medlemmer. Dette års 'Vanløse deler frugten' er i planlægningsfasen. Vi pakker nu i kælderen hvor vi tidligere har pakket i cafeen, nye rutiner skal læres og justeres, og der er fin kommunikation om dette. Alle gruppe er aktive, pånær arrangementsgruppen som ikke er så aktive pt. ||  ||
 * **Vesterbro** ||  ||   ||
 * **Ydre Nørrebro** || - Fra YN's side har vi også været rigtig glade for sommersamarbejdet - tak for det NV! :-). Det var også en rigtig fin intern process i det vagterne blev besat frivilligt med et minimum af opmundringsarbejde fra undertegnede - jeg bed i særdeleshed mærke til at flere tog vagter uden at ha købt poser - god stil! Posesalget henover Juli var væsentligt højere end sidste år, så alt i alt en god sommer.

Glæder os til at skyde den nye sæson i gang. ||  ||
 * **Østerbro** || Jeg kan ikke huske, at vi har været nede på 25 bestilte poser før, men sådan var det, da vi havde første åbningsdag efter ferien. Nu forleden var vi så på 37 bestilte poser, det er da en bedring(suk). NABO-Ø, hvor vi "bor" om onsdagen, er blevet renoveret i ferien OG der er blevet pudset vinduer: så bli'r vejret straks lidt bedre! Det er lidt småsløjt med fremmødet på flere teams. Vi har sat en regulær revision i gang, og alle koordinatorer er sat til igen-igen at have opmærksomhed på fremmødet og få "pjækkere" meldt passive; det samme med folk på orlov/udlandstjans. Og med mulighed for at komme ind på en ledig plads på et team, når man gerne vil på igen - ikke ret til den gamle plads.Vores Arrangementgruppe, som har 2 års jubilæum i denne måned, er fortsat succesfuld - jeg opfatter den som et af vores stærkeste kort. Min afløser, Pernille, kommer på mandag, hvis hun når hjem fra ferie. Tag godt imod hende:) ||  ||
 * **Sydhavnen** || Sommeren og flytningen til fælleslageret fungerede rigitg fint. Der var næsten styr på det alle onsdage. Nu skal vi lige igang efter sommeren få styr på det hele igen. Vores hovedfokus lige nu er at få lavet en fællesspisning/hyggedag i sydhavnen, så vi lige kan komme lidt tættere. ||  ||
 * ~ FÆST-teamet ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Chaufførerne** || Det er stadig op ad bakke... Vi har haft brug for vognmanden nogle gange, senest i onsdags den 24. august og som det ser ud nu også på onsdag den 31. august. Hjælpere i bilerne er ren luksus. Kort sagt det kører ikke så godt som det skal. Mange chauffører står som aktive på listen men svarer ikke på mails, fb-opslag eller sms'er. Jeg prøver løbende at rydde op i listen men uden at blackliste folk, der måske godt vil køre om en måned - det har vi ikke råd til. Afdelingernes reelt aktive chauffører er lige nu: Nørrebro 3, Vesterbro 2, Østerbro 2, Amager 1, Vanløse 3, Ydre Nørrebro 1, NordVest 1 Sydhavn 0. Vi glæder os til forstærkninger fra Frederiksberg og Valby!!!!!! Hilsen og godt møde / Carsten

Jonas: Jeg har gået og troet, at FIRST kostede ca. dobbelt af Letsgo. Det viser sig, efter jeg spurgte Jonas B., at FIRST koster 2.500 kr for en onsdag uden KBHFF chauffører. To Letsgo-biler koster under 400 kr. på en onsdag. || Distributionsgruppen savner tilstedeværelse fra en chaufførkoordinator. Vi beslutter at invitere alle chaufførerne med til næste distributionsgruppemøde, så de kan blive involveret i problemstillingen. ||
 * **Fælleslageret** ||  ||   ||

**2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)**
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Ring til Pelle (Vanløse) || Jarl Asger || Er ikke kommet igennem, men fortsætter ||
 * Ring til Morten (Ydre Nørrebro) || Jonas || Tjek. Han skrev selv. ||
 * Tilføje Trine (Valby) ti l distributionsgruppens mailliste || Jonas || Tjek ||
 * Deler sin evaluering af speciale-oplæg || Jonas ||  ||
 * Besøge Vesterbro igen || Jarl Asger, Marianne og Annegrete ||  ||
 * Snakke med Lise (IB) om at medlemmer kan komme forbi hos Amager d 6. juli og sige hej + koordinere flytning til fælleslager + slutregnskab || Liv || Tjek ||
 * Lukke IB-wikiside og hjælpe til med at lukke medlemsside || Jonas || Tjek ||

**3. Godkendelse af referat fra sidst** Referat fra distributionsmøde juni 2016

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper) //Næste møde er i forbindelse med koordineringsmøde i september, så dato følger efter koordineringsmødet dags dato.//

==5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min) == //Mangler opdatering.//

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Jeg har lagt meget arbejde i afdelingen og har luget meget ud i vores vagtplan ved at fjerne passive medlemmer. Det har ført til store huller men det har ført til en rigtig god feedback fra medlemmer på de 2 teams jeg har ansvar for lige nu. || Kasper || Info || 5 || ... ||  ||   ||   ||
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Nørrebro**
 * B || **Vesterbro**
 * C || **Opstart af nye afdelinger**

Frederiksberg har indmelding 31/8 og 7/9, og de har første dag med poseafhentning 14/9. Valbys første åbningsdag er endnu ukendt.
 * Frederiksberg**

De har bestilt og hentet en del tørvarer (mel og most) allerede, som skal pynte og sælges på indmeldelsesdagene. De har også hentet papirsposer, døgnboksposer og -sedler, vægte, skåle og andre remedier fra IB afdelingen. Lokalet er blevet droppet i sidste øjeblik, og de er nu på jagt efter nye lokaler.
 * Valby**

//Der er en stabil og stor butiksgruppe, som er delt i en administrationsgruppe og en lokalegruppe. Der bliver allerede nu registreret kommende medlemmer, som dog ikke kan bestilles grøntsager endnu.// //Grundet utilfredshed med en lidt for afslappet tilgang i Kraftwerket, hvorfor butiksgruppen droppede at bruge de lokaler. Lige nu er afdelingens opstart sat på stand by indtil der er fundet nye lokaler. Der bliver arbejdet på at få et samarbejde op med Vigerslev skole.// //Vi vender hvad det kræver at have skolesamarbejder, som i høj grad handler om at have et godt forhold til EAT, som bruger kantinefasciliteterne. Herudover er det en god idé at være godt stillet hos bestyrelse og ledelse. Derudover snakker vi om, at det godt kan lade sig gøre at betale husleje med grøntsagsposer eller have medlemsskaber, som ikke har arbejdspligt, som en slags huslejebetaling.// ||  ||   ||   || Det nye ark - eller første version af det - er færdig og klar til brug. Indkøberne har holdt workshop, hvor jeg har præsenteret det for dem. Jeg har skrevet en detaljeret vejledning til brug af arket. Jeg tænker, vi kommunikerer det ud på følgende måde: 1) mail med info til kassevagter med det formål at informere om, at de ikke behøver udfylde tilbagemeldingsskemaer længere 2) mail alle nuværende løssalgsansvarlige med det formål, at 1) informere om de nye procedure ved give link til vejledningen til arket og 2) at informere om, hvor de kan henvende sig med spørgmål og kommentarer 3) mail til alle afdelinger med det formål at informere om, at der er kommet ny procedure, og kassevagter og løssalgsansvarlige er blevet underrettet 4) nyhed på hjemmesiden med det formål at informere om, at man nu kan bestille helt frem til 23:59 om onsdagen Alle mails sendes ud og nyheden udgives i aften efter koordineringsmødet. Jeg har skrevet det hele, og det ligger lige nu som kladder på mailen op hjemmesiden (WordPress).
 * D || **Ny løssalgsbestillingsark**

Her er link til vejledning til løssalgsbestillingsarket

Der er ikke nogen løssalgsansvarlig fra FRB og SYD. Det vil være godt, hvis vi kan finde en her på mødet - eller evt. bare en midlertidig en. Den gamle procedure med at udfylde tilbagemeldingsskemaer kan og bør slettes fra kassevagternes vagtbeskrivelser. || Jonas || beslutning || 20 || Webgruppen, under kommunikationsgruppen, spørger om der kan findes en kontaktperson per afdeling ift. indhold på hjemmeside og wiki. De vil gerne hjælpe med at holde det hele up to date og give forslag til forbedringer til afdelingerne, men de vil ikke ændre i noget, uden at have et ok fra afdelingerne.
 * E || **Kontaktperson for kommunikation**

//Skydes til næste møde// ||  ||   ||   || I forbindelse med opstarten af KBHFF Valby, har de i butiksgruppen besluttet at håndtere indmeldelser på en ny måde, som er vær at følge med i. De vil have en indmeldelsesansvarlig i butiksgruppen, som administrerer indmeldelserne. Man kan melde sig ind, ved at udfylde en online formular. En gang om ugen, tastes alle som har udfyldt formularen ind i medlemssystemet. Med det samme derefter sættes deres status som 'aktiv' i stedet for 'betalt'. Det sikrer, at de skal betale kontingent ved første online posekøb, eller ved køb nede i afdelingen. De får så en velkomstmail, som fortæller, at de skal betale kontingent online eller i kontant afdelingen, hvorefter de kan købe poser. De får også besked på, at de skal tilmelde sig et introduktionsmøde, hvor de skal skrives på en vagt. De(n) indmeldelsesansvarlig(e) står for at indsamle viden om, hvorvidt de nye har været til introduktionsmøde og kommer på teamoversigt/vagtplan. Kommer de ikke til introduktionsmøde, og skrives de ikke på teamoversigt/vagtplan, så bliver de udmeldt af de indmeldelsesansvarlige.
 * F || **Nemmere indmeldelse**

//Skydes til næste møde// ||  ||   ||   || Vi har besluttet at sætte fokus på teamlinks. Skal vi ikke have skrevet datoen for avlermødet ud til dem, så de kan sætte datoen af i kalenderen? Hvad skal vi gøre for at få sat fokus på teamlinks og sikret, at der bliver erfaringsudvekslet på tværs af afdelingerne.
 * G || **Avlermøde - distributions spor om teamlinks**

//Vil blive taget over mail// ||  ||   ||   || Skal have evalueret på emballageordningen. Og så er der kommet en ny procedure fra FVST om, at vi skal opbevare økologi-dokumentationspapirer for hver eneste leverandør (og de skal fornyes hvert år).
 * H || **Avlermøde - fælles del med indkøb**

//Vil blive taget over mail// ||  ||   ||   || Nogle fælleslagervagter og chauffører har spurgt, om de kunne bestille poser til Fælleslageret, så de kan tage dem med derfra, hvis de er på vagt. Kan ved udtænke en sådan løsning, så det ikke er for bøvlet?
 * I || **Poser til fællesvagter**

//Vi dropper dette punkt// ||  ||   ||   || Engros ønsker at lave en aftale omkring brug af IFCO-kasser og Letsgo-biler. Engros har lavet et udkast til forretningsplan, som vi har fået tilsendt, og de beder os vende det. Jeg printer det, og tager det med til mødet.
 * J || **Engros-aftalen**

(Kommentar in absentia fra Charles: Som tidligere indmeldt synes det vigtigt at holde Engros adskilt fra KBHFF for at undgå evt.finansielle og formålsmæssige konflikter og risiko for KBHFF finansielt ansvar for evt. driftsunderskud eller ansvarspåliggende forhold. Dette kræver såvel seperat juridisk persona- ekspelvis a.m.b.a-, seperate vedtægter, og navngivne ansvarlige ejere/direktører i Engros. Disse ting endvidere vigtige for at bevare transparens overfor KBHFF's alm. medlemmer og beskytte KBHFF's bestyrelse. )

//Vil blive taget over mail// ||  ||   ||   || //Der er ikke i alle afdelinger samme eller en fast procedure, for hvordan man håndterer besøg fra fødevarestyrelsen. Vi beslutter, at alle afdelinger skal ringe til Jonas, hvis afdelingen får besøg. Det skal stå i alle vagtbeskrivelser sammen med beskrivelser af hvilke dokumenter der skal vises ved besøg.// ||  ||   ||   ||
 * Evt. || **Procedure for besøg af fødevarestyrelsen**

7. Udviklingspunkter (over/efter maden)

 * ~ # ||~ Titel og beskrivelse ||~ Hvem ||
 * A ||  ||   ||
 * B ||  ||   ||
 * C ||  ||   ||
 * D ||  ||   ||

8. Opgaver
= Punkter til koordineringsmøde = Til indkøbsgruppen: Distributionsgruppen er ked af den måde, samarbejdet med Kieselgaarden fungerer, og opfordrer til, at vi kan vende, hvordan vores samarbejdet skal fortsætte. Til kommunikation: Vi vil meget gerne have mulighed for at lave en sms-ordning, der sender påmindelse om køb af poser. Info til alle vedr. nyt løssalgsbestillingsark.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Send link til dokument om sommerferieerfaring til alle afdelinger || Jonas ||
 * Standardbeskrivelse af procedure for besøg af fødevarestyrelsen || Liv ||
 * Sende mail til chauffører og invitere dem til næste distributionsgruppemøde || Jonas ||
 * Finde alt frem om forslag om teamstruktur for chaufførerne || Jonas ||
 * Opfordre intro-grupper til at melde medlemmer ind på fælleslager || Alle ||
 * Deler sin evaluering af speciale-oplæg || Jonas ||
 * Snak med Torsten om mulighed for at få sms-påmindelser om køb af poser + mulighed for at trække liste over medlemmer, der har tilmeldt sig nyhedsbrev || Jonas ||
 * Fortsat arbejde med at få Vesterbro-afdelingen på plads || Jarl Asger, Marianne, Annegrethe ||

= Punkter til kommende møder = Hvad skal der ske med chaufførerne? Diskussion af mulighed for team-struktur.