Distributionsmøde+28.+september+2015

Tilbage til Distributionsgruppen Enghavevej 80C, 2450 KBH SV ||
 * **Hvornår:** || Kl. 17:30 mandag den 28. september 2015 ||
 * **Hvor:** || KPH-Projects 4.sal mødelokale 4
 * **Kommer:** || Jonas (Amager), Kirsten(Ø), Morten (YN), Annegrete (Ø), Liv (Amager, kommer først kl 18), Morten (IB, bliver lidt forsinket) ||
 * **Afbud:** || Charles (NV), Danielle (bestyrelse), Søren (V), Marianne (NV), Lone (syd) ||
 * **Snacks:** || Alle medbringer en ret til fællesspisning ||
 * **Ordstyrer:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** ||  ||

=** DAGSORDEN ** =

1. Nyt fra lokalafdelingerne (20 min.)
Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort __ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen. Vi har i butiksgruppen snakket om praksis for at flytte medlemmer mellem afdelinger og er nysgerrige efter, hvordan andre afdelinger gør, da vi oplever forskellig praksis. ||  ||
 * ~ **Gruppe/Afdeling** ||~ Nyheder ||~ Distributionsgruppens kommentar ||
 * **Amager** || Generelt går det godt i afdelingen og vi har mange posebestillinger. Vi har holdt succesrig fællesspisning d. 2. (omkring 40 medlemmer i alle aldre), som vi vil gentage i slutningen af november. Her overvejer vi at afholde medlemsmøde i forbindelse med fællesspisningen. Onsdag d. 23. havde vi møde for alle kassevagter med besøg af Jonas Boye, som gennemgik kassemesterkladden, og der blev diskuteret en masse nye initiativer for at forbedre vagten. Onsdag d. 30. har vi intro-møde med 23 tilmeldte.
 * **Frederiksberg** || //Af referenten: Der holdes stadigvæk møder om opstart af ny afdeling.// ||  ||
 * **Islands Brygge** || Generelt går det fint. Er i gang med nogle mindre omstruktureringer af butiksgruppen og ved at indføre et nyt skema for vagtplanen. De næste tre måneder vil Christian repræsenterer Islands Brygge i Distributionsgruppen. ||  ||
 * **Nordvest** || Over 40 poser igen. Distributionen fungerer fint og afdelingens Team struktur synes at være på skinnerne. Planlægger årsmøde i november. ||  ||
 * **Nørrebro** || Vi er også ved at være oppe 'på niveau' med lidt over 100 poser. I gang med at omlægge fra 6 til 4 teams, spændende at se om det falder i hak. Ny Introordning tager også effekt fra okt. Vi fejrer det hele med afdelingsmiddag d 29. Okt. ||  ||
 * **Vanløse** ||  || //Vi vil gerne have en opdatering fra afdelingen.// ||
 * **Vesterbro** ||  || //Vi vil gerne have en opdatering fra afdelingen, også selvom repræsentanten melder afbud. Det er dog et meget velbegrundet afbud. // ||
 * **Ydre Nørrebro** || Afdelingen gennemgår omstrukturering af teams pga udskiftning af team links og flere bærende kræfter i butiksgruppe på vej ud. Intro-gruppe har hvervet 3-4 nye frivillige chauffører efter vores anmodning.

//Af referenten: YN spørger til hvor introkontaktpersonen kan henvende sig med nye chauffører. Introkontaktpersonene skal skrive til distribution@kbhff,dk, så videresender distribution til Therese, som er kontoejer. Evt. se mere under punkt 5.// ||  ||
 * **Østerbro** || Ikke så meget nyt fra Ø. Hverdagen er ved at indfinde sig, vi er oppe på 50 poser om ugen igen, halvårets medlemsmøde i afdelingen i begyndelsen af november med avlerbesøg.

//Af referenten: Der inviteres en avler til medlemsmøde - nok Søren fra Bakkegården.// ||  ||
 * **Sydhavn** || vi følger op på det mislykkede medlemsmøde, vi har trykt medlemshvervnings materialer, og der er komme en ny deltaget i butiksgruppen, som tager sig af indkaldelser og referater

//Af referenten: der er enighed om, at det lyder positivt, det er interessant at følge med i.// ||  ||

2. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.)
//Af referenten: ingen status. Vi snakke om det under punkt 6.B.// || Udestår: 1) at afklare bestillings/indkøbsforløbet- udenom KBHFFs medlemssystem 2) at sikre at avlerne er villige til at modtage direkte ordrer fra den nye kreds og levere samlet til fælleslager, hvorfra den nye kreds selv skal organisere afhentning/viderefordeling 3) at der defineres en bredere form for "arbejdspligt" for den nye kreds, f.eks. afholdelse af folkekøkken, informationsmøder om økologi for forældre, m.v.
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||~ Status ||
 * Jonathan og Charles undersøger mulighederne for nye lokaler til Frederiksberg || Jonathan og Charles || Charles's kontakt kunne desværre ikke hjælpe. ||
 * sørge for at chaufførernes ansvar for at pakke bilerne + diskussion over par-medlemsskaber som chauffør tages op på fælleslagerevalueringen || Jonas || Det første blev taget op og er givet videre. Det andet nåede vi ikke at diskutere. ||
 * Kirsten snakker med den nye chaufførintro-koordinator om chaufførernes ansvar for at få pakket bilen korrekt. || Kirsten || er gjort. ||
 * Annegrete skriver til Liv om besværet med flytning af medlemmer i sommerperioden. || Annegrete || Er gjort. ||
 * Jonas sender udviklingspunktet om virksomhedmedlemsskaber til avlermøeplanlægning || Jonas || Er sendt - men jeg har ikke fået bekræftet, om det er ok. ||
 * Danielle indkalder arrangement + Annegrete + Jonas Boye til en evaluering af lugeturer || Danielle || Er gjort. Der har været afholdt møde og givet input til arrangementsgruppen, der tager den videre dialog med Birkemosegård. ||
 * Lone skriver til Vanløse og spørger om de vil skrive lidt om deres erfaringer med at flytte og finde nye lokaler || Lone || ...
 * Jonas skriver ind i 'startkit for nye afdelinger' for oven, at siden er forældet og henviser istedet til distributionsgruppen. || Jonas || Tjek ||
 * Charles skriver på et nyt oplæg til virksomhedsmedlemsskaber baseret på diskussionen til at tage med på koordineringsmøde || Charles || Charles er bortrejst den 28. september og melder: Status pr. 23.september: Drøftet igen uformelt i mindre kreds. Næste skridt er at tilpasse oplæget således at der første afprøves forsigtigt med institutioner og not-for-profit organisationer; dernæst evt. med kommercielle "købere", hvilket ville krave generalforsamlingsbeslutning og adskilt driftsregnskab og cashflow. (Forskellen mellem de to grupper er, at Not-for-profit organisationer gerne må tjene et overskud, men det skal anvendes til organisationens overordnede sociale formål og ikke fordeles som profit til ejerne).

Det videre forløb: i) Projektgruppen skal udvides, især med folk fra indkøb, for at kunne komme videre ii) Infopunkt til avlerne på mødet 15. oktober (hvor Charles desværre igen er bortrejst) iii) Pilotopstart med udvalgte institutioner og not-for-profit iv) Evaluering/justering efter pilotfase og evt. udvidelse til kommercielle/betalende medlemmer- hvilket kræver en nøje gennemgang af vedtægter, jura, fødevarestyrelsens krav, og især risikoindhegning vis-a-vis KBHFF kerneoperation. Iøvrigt skal det forelægges en generalforsamling. ||

3. Godkendelse af referat fra sidst
Referat fra distributionsmøde d. 31. august 2015

4. Næste møde - tid og sted
Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)

//Af referenten: i forbindelse med koodineringsmøde 26. oktober.//

5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (5-10 min)

 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||
 * Henvendelse fra BHff || Brønshøj Husum er starter - og det er med Birkemosegård som eneste leverandør i første omgang. BHff efterpørger et møde med nogle indkøbere, så de er blevet henvist til indkøbsgruppen. ||
 * Søren er blevet far || HURRA !!! ||
 * Vesterbro spørger til letsgo-kontakt || Jeg, Jonas, holder kontakten til letsgo. Therese, som er chauffør, er kontoejeren. Therese inviterer nye chauffører. Jonas booker biler til onsdagskørsler. Alle registrerede chauffører kan booke biler. Vesterbro beder Therese om en liste over alle chauffører, som hun kan hente som kontoejer. ||

6. Nye punkter
Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. (hvad går punktet ud på?) ||~ **Hvem** ||~ **Type** ||~ **Tid** (min) || Vi har i butiksgruppen snakket om praksis for at flytte medlemmer mellem afdelinger og er nysgerrige efter, hvordan andre afdelinger gør, da vi oplever forskellig praksis.
 * ~ **Nr.** ||~ **Navn og beskrivelse**
 * A || **Spørgsmål vedr. at flytte medlemmer**

//Af referenten: en generel praksis for flytning af medlemmer ønskes for at undgå spøgelsesmedlemmer, fordi medlemmer ikke møder op i afdelingen, som de flytter til. Der foreslås to tekniske løsninger:// //1) man kan kun flytte medlemmer til egen afdeling// //2) der autogenereres en mail til både til- og fra-afdeling ved flytning// //Se under opgaver.// || Liv || Diskussion ||  || Jeg har forsøgt at samle op på forskellige muligheder for åbning/lukning i sommerferien og skitserede fordele og ting man skal være opmærksom på ved hver mulighed. Det kan sagtens uddybes og tilføjes mere. Se dokument:
 * A(2) || **Erfaringer fra sommeren**

//Af referenten: Alle afdelinger tager emnet op på næste butiksmøde. Liv sender en kommentérbar version ud til alle butiksgrupper. På næste møde gennemgås kommentarer. Og så tages det op på koordineringsmødet.// || Liv || Diskussion ||  ||
 * B || **Erfaringer fra at flytte afdeling**

//Af referenten: Jonas tager opgaven som en frivillighedskoordinator-opgave.// ||  || Diskussion ||   || Indkøb vil gerne kunne opbevare olie og honning på fælleslageret. Det kan vi godt ift. fødevaremyndigheder, vil jeg mene. Men der er ikke indrettet med hylder til opbevaringen, så evt. bør vi investere i hylder eller lignende.
 * C || **Opbevaring på fælleslageret**

//Af referenten: Vi kan ikke endnu pga. pladsmangel. Men vi vil gerne på sigt. Jonas hører indkøb om en mere præcis estimering af, hvor meget det fylder.// || Jonas || Diskussion ||  || Er der interesse for en koordineret indsats med intro? Jeg tænker noget i stil med at samle alle som arbejder med intro og mødes og prøve at udarbejde noget fælles materiale, som kan gå igen i alle afdelinger.
 * D || **Koordineret intro**

//Af referenten: Vigtigt at holde fokus på at få medlemmerne derhen, hvor der er behov. Og holde fokus på god forventningsafstemning. Afdelinger skal CCs, når der skrives til introkontaktpersoner. Vi inviterer ikke endnu. Bestyrelsen underrettes om problematikken om, at vi distributionsgruppen ønsker bedre intro men ikke selv har ressourcer til at koordinere det.// || Jonas || Diskussion ||  || Det blev planlagt udenom et distributionsmøde for at få invitationen ud i god tid, så er der nogle kommentarer? Der skal forberedes lidt i og med, at der skal printes plakater med gode historier fra afdelingerne, hvis vi får nogen ind. Derudover vil det være fedt, hvis vi kan mødes nogle stykker og sætte op en time eller to før det starter. Hvem kan hjælpe til?
 * E || **Afdelingsaften**

//Af referenten: Vi tager det under middagen.// //...// || Jonas || Diskussion ||  || Der er gode erfaringer med lokale økonomigrupper, som en samling af engagerede kassemestre på Østerbro. Er det noget man bør kopiere i andre afdelinger? Kan vi undvære økonomi-mailindbakkerne - hvad siger afdelingerne (jf. beskeden jeg sendte rundt)?
 * F || **Lokale økonomigrupper**

//Af referenten: v////i nåede ikke punktet, det udskydes til næste gang.// || Jonas || Diskussion ||  || Med det sidste halve års mere stabilitet på fælleslageret i økonomistyringen i KBHFF, forhåbentlig nye forventninger til afdelingerne (og dertilhørende håndsrækningsprocedure), nye medlemshåndbøger og måske snart optimeret intro er vi så ikke snart klar til at starte på nye afdelinger? Jeg tænker start i August-September er perfekt, når folk lige er kommet hjem fra sommerferie og har masser energi - ligesom grøntsagerne her det på den årstid. Så kunne vi evt. starte med forberedelserne allerede efter nytår.
 * G || **Nye afdelinger**

//Af referenten: Jonas skriver ud hvilke afdelinger, der kan være på tale. Der er enighed om, at det er en god fremgangsmåde at starte allerede i januar.// || Jonas || Diskussion ||  || Hvad er næste skridt? Skal vi fortsætte i distributionsgruppen med arbejdet, eller skal det hedde sig, at det er en projektgruppe, som arbejder videre? Spørgsmål fra indkøb på sidste koordineringsmøde: hvad skal der ske med bestillinger og faktureringer, skal det gå gennem KBHFF?
 * H || **Status på virksomhedsmedlemsskaber**

//Af referenten: vi nåede ikke punktet, det udskydes til næste gang.// || Jonas || Udvikling ||  ||

<span style="background-color: #ffffff; font-family: helvetica,arial;">7. Infopunkter
<span style="background-color: #ffffff; color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;"> <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">Fensmarksgade (start 11:00) <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">=> emballage fra 2 af følgende VAN, Ø, N, NV, YN (ankomst cirka 11:30) <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">=> fælleslager aflevere emballage + læsse til Vesterbro (ankomst cirka 12:00) <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">=> **Vesterbro**, aflevere grønt + evt. hente emballage (ankomst cirka **12:30**) <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">=> fællleslager evt. aflevere emballage fra Vesterbro + læsse til Vanløse og Østerbro (ankomst cirka 13:00) <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">=> Vanløse (ankomst cirka 13:30) <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">=> Østerbro (ankomst cirka 14:15) <span style="background-color: #ffffff; color: #222222; display: block; font-family: arial,sans-serif; font-size: 12.8px;">=> Fensmarkgade (slut cirka 15:00) || Jonas ||
 * ~ Emne ||~ Beskrivelse ||~ Hvem ||
 * Henvendelse fra studerende || Se email. Bestyrelsen vil sende en svar til alle afdelinger om at vi ikke må videregive maillister, og om at bestyrelsen anbefaler, at afdelingerne ikke sender spørgeskemaer fra studerende ud til medlemmerne. Derimod vil bestyrelsen foreslå, at spørgeskemaerne dele af KBHFF på facebook. || Jonas ||
 * Nye ruter efter Frederiksberg er lukket || Carsten og jeg har skrevet sammen om emnet, og vi har involveret Vesterbro og Sydhavn. Konklusionene er, at Vesterbro flytter til Fensmarkgade-ruten. På den måde vil fælleslagervagter og chauffører kunne få tidligere fri. Sådan her bliver ruten. Carsten og jeg arbejde på at få det implementeret.

=<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Punkter til næste koordineringsmøde =


 * Vi vil gerne mødes med de andre arbejdsgrupper - især økonomi - om 'Erfaringer fra sommer'. Vi ønsker at starte et projekt med at få udarbejdet en færdig guide til at sommer i afdelingerne.

=<span style="background-color: #ffffff; font-family: 'Helvetica Neue',Helvetica,Arial,sans-serif;">Opgaver =

1) man kan kun flytte medlemmer til egen afdeling 2) der autogenereres en mail til både til- og fra-afdeling ved flytning || Jonas ||
 * ~ Opgave ||~ Ansvarlig ||
 * Melde opgaver til Torsten
 * Melde til bestyrelse hvor vigtigt en ny programmør er || Jonas ||
 * Meld til introkoordinator at afdelinger skal CCs, når der skrives til introkontaktpersoner. || Jonas ||
 * Sende en kommentérbar version af 'Erfaringer fra sommer' ud til alle butiksgrupper || Liv ||
 * Høre indkøb om en mere præcis estimering af, hvor meget olie og honning vil fylde på fælleslageret, hvis det skal opbevares || Jonas ||
 * Bestyrelsen underrettes om problematikken om, at vi distributionsgruppen ønsker bedre intro men ikke selv har ressourcer til at koordinere det. || Jonas ||