amager+kommunikationsgruppen+møde+11.+marts+2013

Dagsorden for møde i kommunikationsgruppen mandag 11.marts 2013 Referatet fra mødet er skrevet ind med grønt


 * Punkt || Kommentarer || Igangsat handling/Næste trin ||
 * Definering af kommunikationsgruppen. Hvem er vi, hvad skal vi lave osv. - 15 min || Jonas har foreslået at vi også bliver enge om en beskrivelse for hvordan vi arbejder internt i gruppen, hvor lang tid bruger vi på det, hvordan taler man til hinanden osv. Vi kan evt. kigge på butiksgruppens beskrivelse til inspiration, men jeg synes vi i høj grad skal finde ud af det på egen hånd også..

På wikien står://Kommunikations-gruppen varetager formidlingsopgaver i Amager-afdelingen. Vi har en mailvagt hver uge, der sørger for, athenvendelser til afdelingen kommer de rette steder hen. Vi har arbejdsopgaver som: grafik og design, kontakt til presse, mindre medlemsundersøgelser, udforme indholdet i nyhedsmails og at give feedback på KBHFF Medlemssystem. //

Heidi gav et kort oprids af kommunikationsgruppens udvikling de sidste par måneder, da både Mette og Helle er helt nye. Vi forsøgte at tale os frem til hvilke tjanser der hører under os; hvilke vi kan varetage med det samme, og hvilke der har en længere horisont. Dem vi umiddelbart fik defineret er:

**1. Mailtjans** er øverst på listen over arbejdsopgaver, og Heidi satte os ind i hvordan man gør. //Igangværende, og skulle gerne kunne varetages mere og mere som gruppen vokser.//

**2. Nyhedsmails**. Vi talte om at skelne mellem "Nyhedsmails" og "Inspirationsmails". Nyhedsmails er de mere faktuelle informationer fra de forskellige grupper, f.eks butik og løssalg, og de sendes kun ud ved behov (stort set som nyhedsmails'ne fungerer pt.). Inspirationsmailen skulle være et nyt tiltag der kunne højne følelsen af fællesskab i afdelingen. Vi foreslår at det udkommer med faste mellemrum (eks. hver 3. måned), og indeholder "blødere" informationer om udviklingen i afdelingen, de forskellige teams, div. arrangementer eller anden inspiration. Kom. gruppen står for indsamling af viden fra de andre arbejdsgrupper/teamlinks, og sender ud. //Fremtidig udvikling.//


 * 3. Formidlingstjek af wiki'en ** . Både Helle og Mette har oplevet at blive forvirret over den overvældende informationsmængde på wiki'en, og i kraft af vores nye og uindviede øjne kan vi ved yderligere kig måske stille forslag til hvordan informationerne præsenteres klarest muligt. //Igangværende.//

Dette gælder også mailtjans i grupperne. //Fremtidig udvikling.//
 * 4. Afklaring af procedure for de forskellige grupper ** . For at forhindre et system sammenbrud ved evt. fremtidigt mandefald ville det måske være gavnligt at få uddelegeret opdateringen af div. wikisider lidt mere, så det hele ikke ligger i hænderne på butiksgruppen. Dette ses også i lyset af at butiksgruppen har alt for mange opgaver på bordet pt. Kom. gruppen kunne stå for et forslag om hvilke ting der skal holdes ajour internt i grupperne, og få kommunikeret dette ud til grupperne (evt. en gang om året).


 * 5. IT support til andre arbejdsgrupper eller medlemmer ** . Mange nye kan ikke finde rundt i systemet eller vil gerne sættes ind i hvordan wiki, samarbejdsplatform og medlemsystemet betjenes. Kom. gruppen kunne i fremtiden være IT supportlink for både "menige" medlemmer og arbejdsgruppe-medlemmer der har spørgsmål. Dette kræver dog at der rent faktisk er IT-kyndige medlemmer i gruppen udover Heidi :) Der kunne evt. holdes IT-oplæringsaftener engang imellem for interesserede. //Absolut en fremtidig udvikling, kræver en tilførsel af IT-folk til gruppen.//

**6. Udvikling af bookingsystem til vagter**. Det kunne være fedt at få, men kræver programmører i gruppen. //Fremtidig ønskelig udvikling.//

**7. Grafisk profil og div. skiltning/udvikling af infovæg osv**. Vi synes at layoutet er fint pt. men vil naturligvis stille forslag når vi selv producerer noget og vil måske også på sigt have forslag til hvordan noget kan formidles klarere, men det er absolut ikke en opgave der presser sig på endnu. Mht. skiltning har det været svært at finde butikken her i den mørke tid, og vi vil arbejde på at få lavet nogle klarere vejvisningsskilte. //Fremtidig udvikling.//

**8. Feedback om medlemssystemet til central Kom. gruppe**. Heidi varetager denne opgave pt. ved at have kontakt til Torsten. //Igangværende.//

Denne liste vil vokse med tiden og gruppens arbejdsbeskrivelse opdateres derefter som vi får implementeret nye tiltag. || - Opdatere gruppens arbejdsbeskrivelse, evt. med specificering af de forskellige opgavers indhold.

-Opret dokument med opgaveliste der kan tjekkes/udvides ved gruppemøder.

- Mette tjekker mails i ulige uger, Heidi i lige.

- Helle kigger på wiki'en med friske øjne

- Mette Skriver til introgruppen og beder dem prøve at "fiske" IT-kyndige medlemmer til gruppen.

- Videreudvikling af inspirationsmails. ||
 * Debat om hvordan vi bedst får overdraget opgaver fra butiksgruppen.. - 5 min || Skal der afholdes en række overdragelsesmøder hvor vi bliver sat ind i systemerne osv, eller hvordan kunne vi tænke os at gå frem?

Heidi viste os en del, men der er stadig mange spørgsmål der dukker op henad vejen. Foreløbig prøver vi bare at tage det som det kommer, men får muligvis brug for noget assistance fra butiksgruppen.. || IT Spørgsmål: - Kan vi ændre layoutet af nyhedsmails'ne/ hvordan sætter vi vores egen template op. - Opslag på hovedsiden. - Redigering af Amagers præsentation på hovedsiden. - Redigering af gruppens profilbilleder/ indsættelse af nye medlemmer i gruppen. || Husk: der må ikke stå '0' i felterne
 * Nyt sted (Kulturhuset på Øresundsvej) - 5 min || Kulturhuset ville være et fedt sted, men vi afventer udviklingen i Købnerkirken inden vi foretager os mere. || Punktet videreføres, mulig brainstorm hvis der falder noget ind. ||
 * Online-betalingssystemet - Heidi - 5 min || Vi vil fremover få lokalafdelingerne til selv at stå for hjælp til medlemssystemet, når det handler om oprettelse af medlemmer, rettelse af oplysninger og bestillinger, samt hvordan man benytter medlemssystemet. Man kan selvfølgelig stadig rette henvendelse til it@kbhff.dk, hvis det omhandler tekniske problemer.

Vedr. fremtidig IT-support, se punktet længere oppe. || Heidi kontakter Francesco || Der står en ny mand "alundrasmussen" på gruppens side, men vi ved ikke hvem det er. Der er generel enighed om at arbejdsbyrden optimalt set skal holdes så tæt som muligt til de 3 timer om måneden, det betyder en lidt mere langsommelig udvikling af projekter osv, men det er den eneste måde det kan hænge sammen. "Vi bygger jumbojetten imens vi flyver". || Heidi kontakter alundrasmussen, om han vil være med. Mette: opretter dagsorden til næste gang || Næste møde: tirsdag 2. april 2013 hos Helle kl 19
 * Online-betalingssystemet - håndtere vagter og teamstruktur - 5 min || Vedr. fremtidigt vagt-bookingsystem, se punktet længere oppe. || Afventer udvikling. ||
 * Amarøsten - artikel til næste gang. (deadline 17.05 2013) - 5 min || Vi vil bestræbe os på at få en artikel med denne gang. || Heidi: opretter google doc og inviterer de andre ||
 * Mailvagtliste (flere som vil på?)- 5 min ||  || Heidi mail lige uger, Mette mail ulige uger. Helle ser med på sidelinjen indtil videre ||
 * Økonomigruppen overtage medlemsadministration i 2013 (status) - 1 min || Skønt :) ||  ||
 * Skilt på indgangsdøren ||  || Punktet videreføres ||
 * Eventuelt - 10 min || Vi blev enige om at man så vidt muligt besvarer mails fra gruppen så vi ved der er "hul igennem" til folk. Ved gentagne udeblivelse fra møder eller mangel på svar meldes man passiv.