Koordineringsmøde+mandag+d.+28.+august+2017

=Klokken 17:00(17:30) - 21:00= KPH Projects, Enghavevej 80-82, 3. sal, indgang i gården Alle medbring en lille ret til en stor fællesspisning

Tilmelding

 * Kommer: || Jonathan Aardestrup FK, Liv (distr., AM), Magnus Kelstrup, ||
 * Afbud: || Louise (kom., best.) ||

Møder før fællesspisning
Lokalemuligheder på 3. sal: Møde 1 (8 personer), Møde 2 (8 personer), Workshop 3. sal (14 personer), T-rum (mange personer) Lokalemuligheder på 4. sal: Møde 4 (14 personer)
 * ~ Arbejdsgruppe ||~ Lokale ||~ Tid ||
 * Arrangementsgruppen ||  ||   ||
 * Distributionsgruppen ||  || Se dagsorden ||
 * Indkøbsgruppen ||  ||   ||
 * Kommunikationgruppen ||  || Mødes først d. 4.sep. Se dagsorden. ||

Program
før 19:00 Møder i de fællesarbejdsgrupper 19:00 fællesspisning 19:45 koordineringsmøde 20:30 evt. snak i grupper 21:00 vi går hjem

=Dagsorden=

0. Navnerunde (3 min.)
Kort præsentation af, hvem der er til stede fra hvilke grupper.

//Bestyrelsen, distributionsgruppen, indkøb og fælleskoordinator tilstede.//

1. Valg af referent og mødefacilitator (2 min.)
//Jarl Asger er mødefacilitator - Liv er referent.//

//Jarl Asger gennemgår strukturen for mødet og vil tage styringen.//

2. Info fra bestyrelsen og de fælles arbejdsgrupper (30 min.)
Hver gruppe informere om, hvad der sker i gruppen af relevans for resten af KBHFF. Hvis gruppen ønsker at vende et emne med en, flere eller alle andre grupper nævnes det her - men tages bagefter. Her tages kun opklarende spørgsmål.
 * ~ Gruppe ||~ Info ||~ Koordineringsmødets kommentarer ||
 * Bestyrelsen || Vi har ansat ny Fælleskoordinator (Hej Jonathan!). MobilePay er blevet implementeret

//Magnus (fra bestyrelsen) orienterer om ansættelsen af Jonathan, som bestyrelsen glæder sig over at have ansat, som én ud af et stærkt ansøgerfelt der alligevel skilte sig ud ved at kende til KBHFF, have tiden og interessen i arbejdet og have mulighed for at deltage i møderne.//

//Vi har kørt med QR-koder og ny regnskabsform i et par uger, og status er, at kun fire afdelinger har udfyldt regnskabet ordentlig nu. QR-koderne bliver brugt, og bogholderen er meget glad.// //Vi følger løbende op på status fra afdelingerne og butiksgrupperne bør følge op på, om arkene bliver brugt.//

//På GF blev det besluttet at implementere andre betalingsformer og prøvemedlemsskaber i medlemssystemet. Når Mobile Pay er helt på plads, vil bestyrelsen arbejde videre med disse to ting sammen med Torsten.//

//Forretningsplansgruppen arbejder på højtryk og kommer snart med et udspil.//

//Bestyrelsen har desuden holdt konstituerende møde og Eline er valgt som (pro-)formand. På bestyrelsens første møde besluttede de at kommende møder skal holdes med klynger af butiksgrupper fra alle afdelinger.//

Hvordan, hvornår og hvad kommunikeres mellem de forskellige arbejdsgrupper og mellem arbejdsgrupper og bestyrelse. Distributionsgruppen tager forslag med til fremtidige kommunikationsgange.
 * //Spørgsmål til kommunikationsgruppen - hvad har vi af infomationsslides, der kan bruges til en præsentation for et sydkoreansk fødevarefællesskab?//** ||  ||
 * Arrangementsgruppen || //Opfordring til at alle forsøger at finde lugere til de sidste lugeture// ||  ||
 * Distributionsgruppen || **Kommunikation på tværs af arbejdsgrupper og bestyrelse**

Hvordan kommunikere vi mellem eksterne mails og mailinglister. Skal procedurer ændres?
 * Problem med kommunikation mellem mailinglisterne og eksterne mailkonti**

//Punkt 1 og 2 tages som et samlet diskussionspunkt.//

Skal vi formulere en fælles henvendelse?
 * Brev til Esben Lunde omkring "dumme fødevareregler"**

//Blot til orientering.//

Kan andre end distributionsgruppen tilbyde hjælp til at starte et svensk fødevarefællesskab?
 * Henvendelse fra svensk fødevarefællesskab**

//Jonas foreslår at henvise til øko-start.dk, der er en introduktion til nye fødevarefællesskaber.// ||  || Lørdag: -10:00/10:30 Ankomst (afhængig af transport) -indvisning og hjælp med opgaver på godset -12:30 frokost -13:30-15:30 arbejde -15:30-16:00 kaffee -16:00-17:30 arbejde for nogle og madlavning for andre -17:30-18:30 rundvisning? -18:30 aftensmad og hygge
 * Indkøbsgruppen || Meddelelse: Den 23./24. september er der besøg på Svanholm. Skriv til indkøb hvis du ikke har tilmeldt dig endnu, det bliver fantastisk.

Søndag: -08:30 morgenmad -09:30-12:00 arbejde -derefter enten frokost og arbejde indtil 15:00 eller afrejse (afhængig af hvordan det passer folk)

//- Hvornår skal vi holde avlermøde - der nedsættes en diskussionsgruppe. // //- Snak om at løssalgsmængderne lægger meget fast, da løssalget fastsættet ud fra én procentsats, men der måske kan være behov for at udspecificere procentsatserne for forskellige varergrupper. Indkøbsgruppen kunne godt tænke sig dette ændret i løssalgsarket. Jonas tilbyder at kigge på arket, hvis indkøb kan komme med konkrete ønsker. // ||  ||
 * Kommunikationsgruppen || Der blev jo afsat en del penge på GF til synlighed, kommunikation og medlemsfastholdelse, så vi har brugt en del tid på at finde ud af, hvordan de bedst kan bruges.

Lige nu arbejder vi især på en "kommunikationspakke" med en masse materiale til afdelingerne. Vi er ved at udforme og designe bl.a. flyers, infofoldere, bannere, skilte og roll-ups, som kan ligge/hænges op ude i afdelingerne, bruges til infomøder, tages med til arrangementer osv. Tanken med flyers'ne er også, at de kan lægges ud i lokalområderne på cafeer, biblioteker osv. Det skal alt sammen være med til at skabe mere synlighed udadtil og en fælles KBHFF-identitet indadtil. Vi sender en mail til afdelingerne om det, så snart vi har udkast klar - nok efter vores næste møde d. 4. september.

Der er også blevet lavet en hygiejneplakat til afdelingerne, som vi tænker at få trykt samtidig med alt det andet.

Derudover har vi lavet flyers med reklame for lugeturerne, som er blevet lagt i poserne to onsdage i træk her i august. De er blevet trykt hos KLS Pureprint, som er craddle-to-craddle certificeret og super bæredygtigt :)

Og endelig har vi sendt en mail til alle butiksgrupper og arbejdsgrupper og præsenteret os selv: hvad kommunikationsgruppen laver, hvem vi er, og hvad vi evt. kan hjælpe med. Det har fået god respons, og der er flere der har svaret.

+ vi har udsendt sommerens nyhedbrev. ||  ||
 * Forretningsplan gruppe || Vi arbejder med at få konkretiseret nogle forslag til ændringer. Jeg (Magnus) vil give en helt kort update på hvordan det går. Vores mødereferater er på wikien og næste møde er 29. august. Hjælp til ekstraordinær generalforsamling?

//Der arbejdes på en forretningsplan, som KBHFF ikke har haft hidtil.// //Der er mange spændende tanker, så læs gerne referater og giv kommentarer til gruppen.// //Gruppen efterlyser hjælp til, hvordan den ekstraordinære GF skal afholdes. Vi snakker om, at arrangementet godt kan holdes low-key uden middag osv., men med kaffe og kage.// ||  ||

3. Info fra de ansatte (5 min.)
Frivillighedskoordinatoren (FK) og bogholderen har 5-10 minutter til at informere koordineringsmødet om alt relevant vedr. deres arbejdsopgaver.
 * ~ Emne ||~ Hvem ||~ Beskrivelse ||
 * Hello World || Jonathan Aardestrup (FK) || Om at starte

//Jonathan orienterer om status indtil nu. Der har været en del oprytning og behov for at danne overblik, men det er Jonathan ved at få sig. Der er lidt tyndt besat på både chauffører og fælleslager, men det arbejdes der på.//

//Se desuden distributionsgruppens referat fra dd.// ||

4. Beslutningspukter (10 min.)
Alle grupper kan komme med foreslag til beslutninger på koordineringsmødet. Koordineringsmødet kan ses som den "daglige" generalforsamling. Det er her, der kan træffes beslutninger på vegne af hele KBHFF, hvis der er konsensus. Som regel vil punkterne til beslutning have været vendt i en gruppe på et foregående koordineringmøde. Punkterne skal meget gerne være velbeskrevede forud for mødet, så alle har bedst mulighed for at forberede sig.
 * ~ Emne ||~ Baggrund ||~ Beslutningsforslag ||~ Organ (bestyrelse, arbejdsgruppe eller fk) ||
 * Avlermøde || Avlermøde planlægning || Vi holder avlermøde med udgangspunkt i drejebogen

//Det er besluttet at vi holder avlermøde// || fk ||

5. Snak i emnegrupper (30 min.)
Hvis grupperne har givet udtryk for, at de ønsker at møde og snakke med andre grupper om et emne, så tages det her. Hver emnegruppe skrive et kort referat til, hvad der blev snakket om og evt. aftalt grupperne imellem.
 * ~ Emne ||~ Grupper ||~ Referat ||
 * Kommunikation på tværs af arbejdsgrupper || Distributionsgruppen, bestyrelsen, indkøb ||  ||
 * Avlermøde (se beslutningspunkt)/Ekstraordinær GF || FK, distribution, indkøb, Julie/Magnus og andre interesserede || Avlermøde afholdes 9/11. Vi håber at der er plads på AFUK. Jonathan spørger på onsdag. Jonathan inviterer til planlægningsgruppe for avlermøde: butiksgrupper, teamlinks og Louise, Marga og Kristina som har vist interesse. Generalforsamlingen har budgeteret med 3000,- til avlermøde ||