Punkter+til+Kommunikationsgruppen

1. Fælles-login til ikke-kritiske dokumenter o.lign.
Jeg synes, at et fælles login til vore dokumenter i afdelingerne kunne være formålstjenligt.

Pt. lægger de enkelte afdelinger f.eks. vagtbeskrivelser og andre af afdelingens dokumenter i Google Docs under deres afdelingslogin. Det betyder, at alle på vagt skal kende adgangskode (uid) og password (pw). Og hermed får alle også adgang til de mere kritiske dokumenter som medlemsregister/bestillinger og regnskaber. Det flygtige i vor organisation gør det samtidig besværligt at skifte uid og pw. Og dermed er sikkerheden temmelig kompromiteret.

Med et fælles login kan åbne dokumenter samles her, og udelukkende medlemsregister/bestillinger og regnskaber samt andre lignende type dokumenter beholdes under de enkelte butikkers login. Herved begrænses skaren af folk, som behøver adgang hertil, kraftigt, og samtidig kan pw i praksis meget nemmere ændres jævnligt for at øge sikkerheden yderligere.

Et fælles login kan huse afdelingernes dokumenter i en slags træ-struktur og f.eks. vha. "collections" eller det nye "drive" nemt indeholde alle afdelingers åbne dokumenter. Strukturen vil gøre det nemt at se, hvad andre afdelinger gør, lægge fælles dokumenter samlet, lave mappe til ny afdeling med standard-dokumenter osv. osv. Alene det, at alle medlemmer ser samme login vil hjælpe på lysten til at smugkigge, hvad andre har gjort og styrke samarbejdet, og opbygget smart nok, kan man måske endda opfordre til/facilitere kommentarer og andet på tværs af afdelingernes dokumenter.

Og fælles login til åbne dokumenter vil betyde ét uid og ét pw til alle medlemmer (pånær kassemestre o.lign.) som skal på vagt uanset dag, afdeling og vagt.

Faktisk ser jeg idéen udbredt til evt. også at omfatte arbejds- og ressourcegruppers åbne dokumenter, f.eks. mødereferater (som så evt. kan linkes/vises på wiki).

Er der nogen, der har lyst til også at arbejde med idéen, studere lidt og finde den bedste løsning, som vi evt. kan søsætte inden alt for længe? Og f.eks. afklare pladskrav, fordele og ulemper, praktisk implementering osv.

2. info@kbhff.dk og sammensmeltningen af generelle henvendelser, kommunikation (intern/extern) og IT.
Jeg synes, at der (om ikke andet udadtil) er lidt forvirring om info@kbhff.dk samt hvilke områder, der hører under kommunikationsgruppen.

Jeg synes, at info@kbhff.dk bør være postkassen til externe henvendelser, altså primært benytte af folk, som er nye til kbhff. Herunder bør det vel afklares, hvem som håndterer mailen og hvilken rolle Kollektivgruppen har.

Jeg synes, at Kommunikationsgruppen bør have sin egen mailadresse samtidig med, at det yderligere gøres klart, hvilke opgaver, der ligger i gruppen, herunder hvor Intern kommunikation, Extern kommunikation og IT/Tele (og måske naturligt Betalingssystem) varetages, og til hvilke e-mail evt.

3. Spørgeskemaer
Vi får generelt en del henvendelser om at deltage i dette og hint eller promovere et eller andet. Herunder også evt. spørgeskemaer. Pt. afviser vi de fleste bl.a. af hensyn til os selv og vor manglende mulighed/lyst til at vurdere relevans og skulle tage egentlig stilling. Og fair nok med det - synes jeg.

Imidlertid synes jeg, at vi f.eks. internt kunne bruge spørgeskemaer til en masse. Vi kunne få medlemmernes feedback på Ugens Pose, på evt. medlemskontingent, på. posens pris - eller få resultater af deciderede afstemninger. Eller til at indsamle medlemsoplysninger som f.eks. interesser. Eller bestille varer.

Jeg synes, der er en del principielle overvejelser bl.a. ifh. til afstemninger i et konsensus-demokrati.... Og de ligger måske ikke nødvendigvis i Kommunikationsgruppen.

Men hvordan har i det med i praksis at begynde at benytte spørgeskemaer, f.eks. de "tamme" Google Forms?

Jeg synes, vi i så fald bør koordinere spørgeskemaer på tværs af Kbh FF, så vi ikke spørger alle i øst og vest hele tiden og sikrer, at

1) Vi spørger om det rigtige og ikke det samme flere gange 2) Vi samler op på resultater og evaluerer 3) Vi melder tilbage til deltagerne 4) Vi er villige til at reagere på resultaterne

og det synes jeg vil kræve en form for IT-orienteret koordinationsgruppe.

Her er nogle af de tests jeg har leget med - og selvom de ikke er deciderede spørgeskemaer, så er det samme princip og de viser lidt af mulighederne: http://kbhff.wikispaces.com/Test+-+Tilbagemelding http://kbhff.wikispaces.com/Test+-+Flytning+af+medlem

http://kbhff.wikispaces.com/Test+-+opgaver - som jeg ikke ved, hvorfor Google ikke kan lide, men de svarer ikke på "Request to review", og er kun med her for retfærdigvis at illustrere nogle af de problemer, man kan løbe ind i.

4. Udgifter til IT-drift?
Vi bør i Kbh FF være opmærksom på, hvilke udgifter vi har, og jeg er nysgerrig omkring evt. driftsudgifter i forbindelse med IT generelt, men specielt i forbindelse med det kommende betalingssystem.

Jeg har forsigtigt spurgt i Kollektivgruppen og Controllergruppen, men ikke rigtigt kunne få svar. Er det noget, i har et overblik over? (Hvis der overhovedet er nogen udgifter, altså - men f.eks. SMS-gateway).

5. Ansøgning til Google?
Man kan opgradere Google Apps til yderligere rettigheder og muligheder, og den opgradering gives (i USA) til non-profits. Som jeg pt. læser betingelserne, er Kbh FF IKKE berettiget, men samtidig opblødes der tilsyneladende (jf. webben) på kravene med tilladelser til forskellige foretagender, som ellers ikke ville få lov... Så jeg tænker, at vi måske skulle søge?

Synes i, det kunne være relevant, og har nogen i så fald lyst til at arbejde sammen om at skrive den rigtige ansøgning, formodentlig på engelsk?