Fælles+Gmail

Info > Vejledninger (Manuals) **> Fælles Gmail** Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear}

=Gode råd til fælles administration af en Gmail-konto=

I KBHFF deler vi mange mailkonti. Hver lokalafdeling har en mailkonto og hver arbejdsgruppe har en mailkonto, og de er alle oprettet som Gmail-konti. Det forventes af alle lokalafdelinger og essentielle arbejdsgrupper, at de besvarer mails. På den måde bliver det muligt at kontakte en afdeling eller arbejdgruppe samlet.

Nogle afdelinger og arbejdsgrupper vælger at være flere om at administrere deres mailkonto. Det er en fordel, at være flere om en mailkonto for at fordele arbejdsbyrden. Det er også en fordel, at intern kommunikation sker på KBHFF-konti frem for på private mail-konti. På den måde forbliver tidligere korrespondancer i foreningen, så vi kan have en kollektiv hukommelse. Men det kan have udfordringer at skulle deles om en mailkonto. Derfor vælger andre, at have en fast person til at besvare mails. På den måde sikres det ofte bedre, at alle mails bliver taget hånd om.

Hvadenten man er flere eller en enkelt person om at administrere mailkontoen, er der vejledning og generelle råd til mailkontoadministration, som er relevant at forholde sig til for at sikre den god kontakt til en afdeling eller til en arbejdsgruppe.

Login
En afdelings eller en arbejdsgruppes mailadresse er [afdeling eller arbejdsgruppe]@kbhff.dk. Hvor [afdeling eller arbejdsgruppe] kan være //amager//, //sydhavnen//, //vesterbro//, //frederiksberg//, //vanlose//, //osterbro//, //norrebro//, //ydre.norrebro//, //nordvest//, //arrangement//, //distribution//, //indkoeb// eller //kommunikation//. Mailen tilgås via gmail.com. Login:
 * Brugernavn: [afdeling eller arbejsgruppe]@kbhff.dk.
 * Adgangskode: kender alle gruppemedlemmer.

Turnus
Vælger man at være flere om at passe en mailkonto, er det en god ide, at lade vagten forløbe fra møde til møde, så den starter og slutter på et møde i gruppen. På hvert møde fremlægger mailvagten de mails, der har været, og en ny mailvagt vælges. I en lokalafdeling er der i snit 2-3 nye mails (herunder svar på mails) om dagen. Det er optimalt, hvis indbakken tjekkes dagligt, men mindre kan også gøre det. Ugentligt tjek må dog siges at være minimum.

Føl-ordning
Det er en rigtig god ide at have føl-ordning, hvor nye medlemmer i gruppen læres op i at administrere mailkontoen af et erfarent medlem fra gruppen. På den måde bliver det en mere behagelig oplevelse at have mailvagt, når der er nogen at spørge til råds.

Grundlæggende: Positiv tone og altid navn på mails
Der er ikke noget værre end at modtage en vred eller nedladende mail. Endnu værre er det, hvis det kommer fra en person, som ikke tilkendegiver sig. I KBHFF har det ofte været i den online kommunikation, at samarbejdet i fællesskabet har været allermest udfordret. Derfor er det meget vigtigt, at alle medlemmer i foreningen bestræber sig på at skrive mails i et positivt eller neutralt sprog, og at alle altid skriver navn på mails, der sendes fra en afdelings eller en gruppes mailkonto. Det kan virke banalt, men det er altafgørende for den gode interne kommunikation.

1) Tjek først ældre mails
Det første du gør som mailvagt er at tjekke, om der er nogle mails i indbakken, som er ældre end den dato, din mailvagt startede, og som ikke er blevet besvaret. Disse mails besvares, og bagefter arkiveres alle ældre mails. Ulæste mails må ikke arkiveres. Hvis der er mails, du ikke kan svare på, skal de enten sendes videre til en person, du tror kan svare, eller også kan du spørge en mere erfaren fra gruppen, hvad du skal svare.

2) Tjek for nye mails, svar og tildel etiketter
I løbet af din mailvagt tjekker du jævnligt indbakken, tildeler etiketter og forsøger at svare på spørgsmål. Når du læser en mail, kan du give den en etiket via knappen “Etiketter” øverst. Mails til Introduktionsgruppen skal videresendes til den introduktionsansvarlige og tildeles etiketten Intro. Mails angående løssalg videresendes til den løssalgsansvarlige og tildeles etiketten Løssalg. Læs her anbefalingerne til bruge Gmail-etiketter i KBHFF. Markér altid mails som ulæst, hvis du læser den og ikke svarer på den med det samme.

3) Udmeldelse af medlemmer
Hvis et medlem ønsker at melde sig ud, står mailvagten ofte for dette. Via medlemssystemmet kan man under ADMIN fanen redigere medlemmer og herunder sætte medlemsskab på passiv. Husk at orientere teamlink/ teamkoordinator/ laugtovholder, såfremt udmeldelsen ikke kom via ham/ hende. Fjern medlemmet fra teamoversigten (hvis teamlink/ teamkoordinator/ laugtovholder ikke allerede har gjort det). Send en mail til medlemmet om at vedkommende er meldt ud og kan meldes ind igen, såfremt det ønskes i fremtiden. Det er en god ide, at bruge standardsvar i Gmail for at spare tid. Læs her om medlemsadministration i KBHFF's medlemssystem. Læs på wikien om at tage vagter, hvad medlemmer anbefales, når når de vil melde sig ud.

4) Arkivér mails
Inden du afslutter din mailvagt, skal du arkivere alle mails, der er besvaret. Du kan arkivere en mail via knappen “Arkiver”, når du læser mailen. Samtidig med at du arkiverer hver mail, er det en god idé at tjekke, om mailen er blevet besvaret, og om der er info fra mailen, der er tilpas interessant til, at det skal viderebringes til det efterfølgende møde i gruppen - i så fald kan du skrive en kort note om mailen i dagsordenen for det næste møde i gruppen. Det er en god ide, at have et fast info punkt på dagsordenen, hvor der informeres om, hvad der er sket på mailen. Hvis et punkt skal diskuteres og evt. træffes beslutning om, er det en god ide at tage det separat.

5) Skriv velkomstmail til nye medlemmer i gruppen
Hvis nye medlemmer tilslutter sig Butiksgruppen, bør introvagterne sende en mail herom. Den der har mailvagten på det pågældende tidspunkt sender en velkomstmail til de nye medlemmer, og fortæller dem, hvornår næste møde er. Det kan være en fordel at bruge standardsvar i Gmail til velkomstmails for at spare tid.

Andre gode råd og vejledning vedr. mailadministration
Læs her anbefalingerne til bruge Gmail-etiketter i KBHFF. Læs her om brugen af standardsvar i Gmail. Læs her om brugen af mailskabeloner i Gmail. Læs her anbefalingerne til at skrive gode nyhedsmails til medlemmerne i KBHFF. Læs her generelt om arbejdet i en arbejdsgruppe.