Butiksgruppemøde+onsdag+d.+5.+marts+2014


 * ** Hvornår: ** || Onsdag d. 5. marts 2014, kl. 17:00 ||
 * ** Hvor: ** || Urbanplanen ||
 * **Kommer:** || Anja, Liv, Lasse, Ditte ||
 * ** Afbud: ** ||  ||
 * ** Snacks: ** ||  ||


 * ~ ** Punkt ** ||~ ** Hvad går punktet ud på? ** ||~ ** Ansvarlig ** ||~ ** Tid ** ||~ Vedhæftning ||
 * = ** Faste punkter ** ||
 * 0 || Forventningsafstemning; er man sur eller glad, træt eller frisk, travl eller har man god tid? ||  || 5 ||   ||
 * 1 || Valg af referent og ordstyrer. ||  || 1 ||   ||
 * 2 || Gennemgang af dagsorden: Er progressionen i aktuelle punkter OK? || Ordstyren || 1 ||  ||
 * 3 || Dato for næste møde. ||  || 1 ||   ||
 * 4 || Godkend referat fra sidst ||  || 3 ||   ||
 * 5 || Opfølgning på opgaver fra sidst:

Uche: Ny router til butikken

Lasse: Skriv til Team-links om pakkevagter med skematjans - //Tjek!//

Lasse: Statistik over mails //2,9 daglige samtaler i gennemsnit de seneste 365 dage. 575 med etiketten Butik. 130 med// //etiketten// // Kommunikation herunder medlemsadministration. //

Lasse: Undersøgelse omkring fast tidspunkt for levering af grøntsager //Uche undersøger. Hvem skriver man mail til desangående?// ||  || 10 ||   || REFERAT 0: Alle er klar til møde indtil kl. 19 :-) 1: Liv er referent - Ditte er ordstyrer 2: Vi holder strukturen på dagsordenen 3: Næste møde: 26. marts 4: Godkendt (læg gerne referatet ud i dagsordenen, så det kan læses direkte heri) 5: - Uche har skaffet en ny router - det virker dog som om at der stadig er problemer. Vi tager punktet til sidst på dagsordenen og prøver at teste det der. - Lasse har skrevet til teamlinks, at det vil være en god ide med en pakkevagt, der har en skematjans. Indtil videre har vi ladet det være team-links ansvar om der skal oprettes en skematjans blandt pakkevagterne eller der bare skal sendes en generel besked med opfordring til at huske det på hele pakkevagtsteamet. Vi bør holde løbende øje med om der kommer tilbagemeldinger. - Lasse har lavet statistik på mailbelastningen - se statistik ovenfor. - Uche og Lasse har undersøgt om der kan siges noget mere generelt om leveringstidpunktet. Det er svært for chaufførlauget at kunne sige et præcist tidspunkt, da leveringen fra avlerne kan variere. Vi venter indtil videre med at skrive det ind i modtagevagtbeskrivelsen, da det vil være fåtallet af gange, at leveringen kommer før tid. Vi holder øje med det. 6: Anja har haft første vagt, hvor det er gået fint. Væsentlige punkter er blevet ført til dagsordenen. Dog er der blevet oprettet en fælleskalendergruppe, hvor alle afdelinger kan indberette aktiviteter og møder. Vi flytter punktet til punkt 7: Uche tager tjansen - vi andre kan bakke op. 8: Ud fra et perspektiv om at vi ikke vil opfordre til tyveri af byttepengetasken Fælleskalendergruppe for alle afdelinger - alle afdelinger skal opdatere vi tager punktet om struktur 9: Indkøbsgruppen har henvendt sig fordi tilbagemeldingsskemaerne mangler at blive udfyldt - vi skal selv udfylde løssalgsfaktor. Vi beslutter at kontakte Søren hjort om dette. Søren skal samtidig kontaktes efter henvendelse fra løssalgsgruppen, der er en kontaktgruppe på SAMBA, som kan bruges til erfaringsudveksling mellem løssalgsgrupper. 10: Blommesaften, der ikke bliver solgt, kan oplagt blive en diskussion i løssalgsgruppen på SAMBA eller i distributionsgruppen. Vi skal dog have lavet tjek for gæret saft, da der er noteret at nogle af dem er blevet dårlige. I første omgang vil vi flytte saften væk fra radiatoren og lige tjekke dem. 11: Vi laver et forslag om at butiksvagten er ansvarlig for kalendergruppehenvendelsen - altså at opdatere den online kalender. Det skal gøres ved at tjekke alle arbejdsgruppernes kommende møder og opdatere om det, hvis der er kommet nyt. Derudover skal de ryste de poser, der kommer ind, så stofposerne ikke kommer ind og bliver tømt for jord og glemte grønsager.
 * 6 || Mailvagternes beretning. || Anja || 5 ||  ||
 * 7 || Valg af mailvagt frem til næste møde. ||  || 1 ||   ||
 * = ** Aktuelle punkter ** ||
 * 8 || Modtagertasken (Overført fra sidste møde) || Liv || 3 ||  ||
 * 9 || Påmindelse fra Indkøbsgruppe: Vi kan selv sætte faktorer i løssalg. (Overført fra sidste møde) || Lasse || 2 ||  ||
 * 10 || Blommesaft: 9 kasser - kan vi nå at sælge dem? (Overført fra sidste møde) || Lasse || 2 ||  ||
 * 11 || Butiksvagtens arbejdsopgaver (Overført fra sidste møde) || Lasse || 3 ||  ||
 * 12 || Vagtbeskrivelse for Butiksgruppe
 * Forslag til rettelser
 * Ja: Opdatering af maillister, antal mails dagligt, introgruppen overtager mdlm. adm., skabeloner slettet ved en fejl, velkomstmails til nye || Ditte/alle || 15 || [|Nuværende vagtbeskrivelse] ||
 * 13 || Vagtbeskrivelse for Emballagevagt || Liv/alle || 5 || [|Emballagevagtbeskrivelse] ||
 * 14 || Team Orange herunder Team-størrelser i almindelighed vs arbejdsgrupper || Lasse || 15 ||  ||
 * 15 || Plads til en ulønnet praktikant? || Anja || 10 ||  ||
 * 16 || Møl og mel || Lasse || 5 ||  ||
 * 17 || Planlægning af medlemsmøde || Liv || 10 ||  ||
 * 18 || Ny organisationsstruktur - hvordan får vi den implementeret i afdelingen? || Liv || 10 ||  ||
 * 19 || Pakkevagt med skematjans - herunder opdatering af vagtbeskrivelse || Lasse || 2 ||  ||
 * 20 || Indskrivning af nye medlemmer i Teamoversigten || Ditte || 2 ||  ||
 * 21 || Internet - router || Lasse || 5 ||  ||
 * > Tid i alt: || 1:19 ||

Af diskussionen opstår også en snak om hvem der skal være ansvarlige for lageret og de løssalgsvarer der står der. Indtil videre lader vi det være løssalgsgruppens ansvar, da det er dem der er i kontakt med varerne, dem der sætter op og rydder ned og dem der skal indtaste løssalgsfaktorer. 12: Den nye butiksgruppevagtbeskrivelse er ved at blive opdateret. Følgende skal tilføjes/er tilføjet: Oprettelse af nye mailadresser til butiksgruppens mailingslisten: - Log ind på amagermailen - Gå op i højre hjørne og klik på tandhjulet - Vælg her administrer dette domæne. - Vælg grupper - Vælg Amager butiksgruppe - Vælg administrer brugere i denne gruppe - Skriv ny mailadresse ind og vælg tilføj medlem (øverst til ventre - IKKE til højre) - Tryk gem - færdig :-) Opdater skabelon til nyhedsmail + tilføj at man skal CCB'e, når man sender mails ud til alle Velkomstmail og tilføjelse af nye medlemmer i butiksgruppen på teamoversigt + for nye teamlinks Introgruppen har overtaget medlemsadministrationen, hvilket skal huskes. Tilføjelse om at arbejdsbyrde end 3 timer månedligt- at der er 2 timers møde hver 3. uge og ekstra arbejdsopgaver, særligt i forbindelse med mailtjans er der ekstra arbejdstimer. Vi lader det stå i vagtbeskrivelsen at butiksgruppen er ansvarlig for at tage initiativ til at opdatere vagtbeskrivelser. For vagter i butikken er butiksgruppen ansvarlig for at skrive den, for arbejdsgrupperne er butiksgruppen ansvarlig for at tage initiativ til 13: tilføje at der kan være mulighed for at tage ladcykel. 14: Både team orange og team blå er ubemandede. Der er forskellige måder at løse det problem på: - Vi kan rykke rundt på medlemmer mellem forskellige teams - Vi kan lukke teams ned - Vi kan rekruttere fra arbejdsgrupper - Vi kan satse på at der kommer flere på næste intromøde (opfordre til at sætte folk på orange næste gang) - Vi kan forsøge at rekruttere nye medlemmer til afdelingen via lokalblade Vi har erfaring med, at der er kommet lidt flere udmeldinger end indmeldinger på det sidste (efter vi er flyttet til Urbanplanen). Vi diskuterer forholdet mellem arbejdsgrupper og de "basale" teams, der skal fungere. Teamlinks opfordres til at flytte medlemmer til team orange. Ud fra snakken kommer vi til at snakke om kommunikationsgruppen. Efter at medlemsadministrationen er overgået til introgruppen, vil vi opfordre kom. til at indgå i henholdsvis butiksgruppen eller på teams, med mindre de kan varetage nogle gode opgaver i afdelingen. 15: Vi har svært ved at se hvordan en praktikant kan indgå i afdelingen. Uche foreslår at en praktikant kan bruges i et projekt, som Tommy Falkeøje og Uche er med i. 16: Der skal ikke bestilles mere mel og gryn, men der er ellers forsøg på kontrol med melen ved at holde det i lukkede poser. 17:

Vi afholder medlemsmøde d. 2. april med henblik på: - Indførelse af ny organisationsstruktur - Kontakter til fælles telefonliste med ny struktur - Eventuelle kandidater til bestyrelse, kasserer og andre centrale valgte poster - Lokalesituationen - Evt. teamstørrelser 18: Vi vil forsøge at implementere og introducere alle medlemmer til medlemsmødet. Indtil da kontakter Liv KOM. og løssalg 19: Springer vi over 20: er taget på mødet 21: Jonas og Lasse forsøger at opklare det. Evt. Vi taler om at det vil være en god idé at det er de enkelte vagter i butikken, der er med til at opdater deres egne vagtbeskrivelser. Vi vil forsøge at lave kvartalvise henvendelser, hvor de har mulighed for selv at opdatere.

Opgaver til næste gang: - Anja: Opfordre kassevagterne til at de veksler mønter til sedler, så der maks er 400 kr. i pengekassen + skrive det i kassevagtens vagtbeskrivelse. - Liv: Det skal indskrives i modtagevagtbeskrivelsen (tasken skal stilles frem til kassevagterne) og lukkevagtbeskrivelsen at modtagetasken ikke skal bruges længere + plus mail de - Liv: kontakt til Søren fra løssalgsgruppen ang. henvendelse fra indkøbsgruppen, henvendelse fra løsslagsgruppen på SAMBA, kontaktperson i den nye struktur. Ikke mere mel og gryn! - Ditte: Lave udkast til tilføjelser til butiksvagten - Ditte: Tilføjelse til løssalgsvagtbeskrivelse om at de er ansvarlige for lageret - Liv: Etiketten for medlemsadministrattion skal redigeres fra kommunikationsgruppen til introgruppen - Anja: Sende velkomstmail til nyt butiksgruppemedlem - Liv: Færdiggøre emballagevagten (findes der pap, der kan genbruges? Tilføj trækasser + ladcykel) - Jens: Opfordre alle team-links til at lave redningsaktion på team orange - Jens: Spørge introgruppen om de vil hverve til team orange - Liv: Kontakte kommunikationsgruppen om deres arbejdsbyrder. Vil de fortsætte (og med hvad), vil de indgå som kommunikationskontakter i butiksgruppen eller måske indgå på et team (Orange!) - Anja: sende mail videre om praktikant til Uche - Lasse: Sende mail til økonomigruppen om de vil opdatere kassevagtsvagtbeskrivelsen mht. den nye online regnskab. - Jonas/Lasse: tager sig af at teste routeren