Møde+i+Kommunikationsgruppen+27.+maj+2013

(inde i den bagerste baggård hvor også Meyers Madhus ligger) ||
 * **Hvornår:** || Mandag d. **27/05-2013** kl. 19-21 (sidste mandag i månedet) ||
 * **Hvor:** || The Hub, Nørrebrogade 52C, 2.tv, 2200 København N
 * **Overstyrer:** ||  ||
 * **Referant:** ||  ||


 * **Deltagere:** || **Kommer:** || **Afbud:** ||
 * **Amager** || Heidi ||  ||
 * **Frederiksberg** ||  || Louise ||
 * **Indre By** ||  ||   ||
 * **Islands Brygge** ||  || Mirka kan alligevel ikke nå det :-( ||
 * **Nørrebro** || Bjørn, Lone || Carsten ||
 * **Ydre Nørrebro** ||  || Tore ||
 * **Nordvest** ||  ||   ||
 * **Vanløse** || Fie (ca. 19.20) ||  ||
 * **Vesterbro** ||  || Torsten ||
 * **Østerbro** ||  ||   ||


 * Dagsorden: **


 * Faste punkter**

1. Status på kommunikationsgruppens opgaver og medlemmer
// Lone fortæller at hende og Jeanette arbejder på at opdatere producentlisten. Der er mange der har hjemmeside, hvor beskrivelser kan hentes fra, hvilket gør det nemmere. Jeanette planlægger at cykle rundt til flere producenter og tage billeder hen over sommeren. De regner med at listen kan opdateres efter sommeren. //

//Heidi fortæller at der er oprettet en programmerings gruppe, som nu har fået wikiside: Programming Group. De skal lige køres igang, så vi skal ikke regne med nye funktioner i medlemssystemet de første par måneder. Men der ligger allerede en god liste med opgaver de kan gå igang med.//

Oprydning i mailinglisten - //udskudt//

2. Nyt fra Kollektivgruppen

 * Nyhedsbrev**: Der var opbakning til en kvartalsmæssigt nyhedsmail. Vigtigt at man respekterer medlemmer der har valgt "Nej tak til mail". Også vigtigt at det generelt er positive og informative historier og ikke løftede pegefingre. Kollektivgruppen sætter et fast punkt på hver 3. måned, hvor man udvælger relevante emner til nyhedsbrevet. Men det er stadig kommunikationsgruppen der er forfattere/redaktører, og man kan jo også få nyheder fra andre arbejdsgrupper. (Der var lidt diskussion om afdelingerne selv skulle kunne vælge fra som helhed på nyhedsbreve, og så selv styre deres information til medlemmerne, men det var der ikke generelt opbakning til).

// Vi skal have afklaret om dem der skal stå for at lave nyhedsbrev fremover. Det er udskudt til et senere møde. //

**Kontrol af om folk tager vagter:** Til næste kollektivgruppemøde skal der være en principiel diskussion af, om man vil kontrollere om medlemmer tager vagter eller ej (og i så fald på hvilken måde), nu da det snart bliver muligt med medlemssystemet. Har vi noget input til denne diskussion?

//Heidi fortæller at Amager gerne vil tjekke om folk tager vagter, og at de gerne vil have en afklaring om der bliver nogle retningslinjer fra central side.//

Men det er vist et teknisk spørgsmål for så vidt jeg husker var vi blevet enige om at lukke det, så man skal være medlem for kunne læse hvad der sker derinde?
 * Nye punkter**
 * **Nr.** || **Overskrift** || **Beskrivelse** || **Person** ||
 * **3.** || Samarbejdsværktøjet || Er stadig lige så åbent som altid. Jeg synes ikke det fremmer gennemsigtigheden af vores organisations arbjede at hele verden kan følge med i vores interne diskussioner.

//Diskussion om samarbejdsværktøjet. På den ene side er det fint at der er åbenhed og gennemsigtighed i organisationen. På den anden side er det også fint hvis arbejdsgrupperne kan have et forum at diskutere i, hvor man ikke skal tage hensyn til at offentligheden kan følge med. Heidi har et par eksempler fra gruppen [|Feedback på Online-systemet]: dels har der været et spørgsmål om en sikkerhedsbrist i medlemssystemet, som blev slået i gruppen, men som ikke tåler offentlighedens lys før den blev fixet. Dels har der været opslag om dobbeltbetalinger hvor der blev oplyst medlemsnr. som heller ikke er smart at offentligheden ser. Vi beslutter at emnet skal tages op igen på et senere møde.// || Carsten ||
 * **4.** || Kommunikationsgruppens formål og opgaver || Efter VSM-workshoppen i februar er der ved at blive nedsat en vsm-gruppe, der hen over sommeren skal arbejde på at definere klare formål og arbejdsopgavefordeling for alle enheder i KBHFF. Jeg foreslår at vi kort diskuterer, hvad vi selv mener er kommunikationsgruppens formål i Kbhff som helhed og hvilke opgaver vi mener hører under os, som så kan bringes videre til vsm-gruppens arbejde.

//Diskussion om kommunikationsgruppen. Det centrale formål er formidling.// //- Der var lidt snak om, om det var problematisk at kommunikationsgruppen både omhandlede it-relateret og journalistisk arbejde. Men der var enighed om at det kunne sagtens fungere sammen i en arbejdsgruppe.// //- Der blev stillet spørgsmål til om kommunikationsgruppen skulle ses som en gruppe, der faciliterer andres arbejds/butiksgruppers arbejde eller som en gruppe der kan påtage sig (fx journalistiske) opgaver for andre gruppe.// //- Der blev også snakket om de forskellige roller medlemmer af kommunikationsgruppen har. Nogle lægger primært deres kræfter i kommunikationsgruppen og påtager sig gerne opgaver. Andre er repræsentanter for afdelinger og vil helst blot komme til møder.// //- Det blev påpeget at der ikke er særlig god kommunikation mellem kommunikationgruppen og nogle af de ressourcegruppe som varetager opgaver indenfor kommunikationsgruppens område: fx webgruppen, grafikgruppen og programmerings gruppen. Måske mangler der et bindeled i personer der kommer til begge gruppers møder (men der kan også tære på kræfterne, hvis folk skal tvinges til at komme til møder). Måske bør det formaliseres at ressourcegrupper er tilknyttet og melder tilbage til specifikke arbejdsgrupper? Der blev opfordret til at VSM gruppen overvejede hvordan samarbejde mellem kommunikationsgruppen og ressourcegruppen bedst kan forbedres. // || Bjørn ||
 * **5.** ||  ||   ||   ||
 * **6.** ||  ||   ||   ||
 * **7.** ||  ||   ||   ||
 * **8.** ||  ||   ||   ||
 * **9.** ||  ||   ||   ||
 * **10.** ||  ||   ||   ||
 * **11.** ||  ||   ||   ||
 * **12.** ||  ||   ||   ||

//Bjørn tager til kollektivgruppemødet// //Det begynder at være sommerferie, næste mødedato skal aftales via samarbejdsværktøjet.//
 * xx. Evt.**
 * xx. Valg af repræsentant til næste kollektivgruppemøde (28. maj)**
 * xx. Valg af ordstyrer og referant til næste kommunikationsgruppemøde (24. juni??)**