Medlemsmøde+d.+13.+april+2016

Velkomst og kort præsentation af Butiksgruppen. Vi starter med en navnerunde, da vi ikke er flere end, at vi godt kan hilse på alle. Dagen vil desuden bestå af lige dele punkter, der vedrører afdelingen og mere organisatoriske spørgsmål, som varmer op til GF d. 16/4. Vi er en god blanding af både nye og gamle medlemmer med erfaring fra alt fra pakketjanser til centrale arbejdsgrupper.
 * Referat fra medlemsmøde d. 13/4**
 * 1. Velkomst (17.05 - 17.10) **

Status i afdelingen:
 * 2. Status (17.10 – 17.20) **
 * Hvordan går det overordnet set? Godt! Vi er ca. 135 aktive (og stadigt stigende) medlemmer, og vi har mellem 40 og 45 posebestillinger ugentligt, hvilket er pænt i forhold til andre lokalafdelinger.
 * Hvad med lokalesituationen? Generelt er samarbejdet med huset godt, og vi er vellidte. Som det ser ud nu, kan vi forhåbentlig bruge dagligstuen ved siden af køkkenet mere eller mindre permanent. Vi er i løbende dialog om muligheden for at kunne have mere fast adgang til køkkenet, så vi kan have fællesspisning lidt oftere.
 * Køkkenfaciliteterne kunne være mere optimale, men det kan der forhåbentlig rettes op på sigt. Sidste medlemsmøde diskuterede vi muligheden for nye lokaler og en helt ny afdeling. Det er ikke noget, vi konkret arbejder videre på nu.
 * Hvilke udfordringer har vi? En del afbud, men vi er ved at implementere en del af løsningsforslagene fra sidste medlemsmøde. Udfordringer på Team Orange (jf. punkt 8). Vi snakker om, at der skal mere åbenhed om mulighederne for at bytte tjanser med andre på andre teams, samt en opfordring til at man på teamet selv tager ansvar for at dække sig ind med manglende vagter eller hvis et team-link stopper.

Præsentation af generalforsamlingen. Tid, sted og dagsorden ( __link__ ). Det bliver lørdag d. 16/4, i Blågårds Kirke, kl. 13.
 * PUNKTER SOM OPTAKT TIL GENERALFORSAMLINGEN **
 * 3. Generalforsamling (17.20 – 17.25) **

Budget, herunder fastsættelse af kontingent, medlemsøkonomi og valg af økonomiansvarlig fra Amager.
 * 4. KBHFF's budget (17.25 – 17.35) **

Vi snakker om kontingent, der grundet tekniske problemer ikke er blevet opkrævet i år, men snarligt bliver det. Til GF vil det blive diskuteret, hvorvidt kontingentet skal hæves eller bevares som det er nu. Et argument er hvad et kontingent egentlig skal dække. Her er svaret, at kontingentet skal være med til at sikre stabilitet i økonomien, som lige nu er baseret i høj grad på indmeldingsgebyrer, mens der er ønske om at der skal være et rådighedsbeløb til ansatte, hvis vi fortsat skal have det. Der er ingen indvendinger mod det nuværende kontingent på 50 kr og en evt. stigning er der ikke stor modstand mod.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Med det nye budget bliver der givet et rådighedsbeløb til hver afdeling. Til at forvalte det skal vi have en økonomiansvarlig, der kan holde overblik over, hvilke midler der bliver brugt til medlemsmøder, arrangementer og lignende i afdelingen. Vi efterlyser en, der har lyst til at tage den tjans og som har mulighed for et tæt samarbejde med butiksgruppen.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Diskussion af Engros-gruppens fremtid. Forslag, kommentarer og spørgsmål.
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">5. Engros-gruppe (17.35 – 17.45) **

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Jonas giver en kort præsentation af Engros-gruppen, som er en selvstændig virksomhed, der deler distributionsnetværk og avlere med os. De sælger altså grøntsager fra de samme avlere som leverer til kbhff og sælger dem til mindre virksomheder. En del af hensigten er at skabe nogle indkøbsnetværk der kan hjælpe små kantiner og institutioner til at bruge de avlere som kbhff også bruger.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Gruppen vil komme til at dele navn med os, hvorfor vi diskuterer, hvad det kan betyde for kbhff, hvis det ikke går godt med firmaet eller hvis de har nogle samarbejder der mislykkes er der en frygt for om det kan “sværte kbhff til”.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Noget af det som er vigtigt for Amager er at der er klarhed om økonomien i virksomheden, så medlemmer kan se indkomsterne i virksomheden og lønningerne, men også hvis der skal gives et overskud, som evt kan gives til kbhff. Samtidig snakker vi om, at der skal skrives en form for klausul ind, der sikrer at evt. “dårlige” samarbejder kan stoppes eller vi sikrer os der er skrevet nogle retningslinjer for hvad vi gerne vil støtte. I det klausul kunne det være at vi trækker muligheden for at bruge kbhffs navn og evt. lejen af fælleslageret. Der stilles forslag om, at der stilles krav om et bestyrelsesmedlemsskab, som skal være et medlem fra kbhff.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Et andet forslag er, at virksomheden skal være helt adskilt fra kbhff, så engros betaler leje.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Evaluering af ansættelser. Forslag, kommentarer og spørgsmål til ansættelserne
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">6. Evaluering af ansættelser (17.45 – 17.55) **

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Ved sidste års GF blev der fastsat to ansættelser á 8 timer pr uge. Der er ansat en bogholder og en frivillighedskoordinator. Bogholderens opgaver er rimeligt klare med at lave regnskab, betale regninger, lave budgetter og holde overblik over afdelingernes økonomi. <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Frivillighedskoordinatoren har brugt en stor del af sin tid på fælleslageret og at stå til rådighed på fælleslageret om onsdagen, så hele distributionsleddet kan fungerer. Samtidig har det været besvarelse af mail til __distribution@kbhff.dk__ <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;"> og på telefon, samt kommunikation med udlejer af fælleslager og kontorpladser på KPH. Herudover har frivillighedskoordinatoren stået for udviklingen af en medlemshåndbog, der henvender sig primært til alle de fælles arbejdsgrupper og samler op på gode råd til gruppedynamikker og god mødekultur.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Vi diskuterer hvordan vi som afdeling stiller os i forhold til en ansættelse. Vi snakker om at når en organisation når en vis størrelsen, kan ansættelser blive nødvendige. Samtidig kan vi se en fordel i at have nogle personer, som er forankrede i en forening, hvor der er stort gennemløb, så der kan sikres stabilitet.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Vi snakker om at det virker som en nødvendighed at have en fast person som kontakt til avlerne og samtidig også at have en bogholder. Vi kan se at særligt frivillighedskoordinatorens rolle lyder som om den er undervurderet i forhold til antallet af timer. Her skal det måske indvendes, at der er mange medlemmer i kbhff, som lægger mange mere end de normale tre timer om måneden, hvorfor der måske kan stilles spørgsmålstegn ved, hvem der skal honoreres. En løsning på det kan være en højere grad af synlighed i forhold til de opgaver der bliver lønnet, så det er tydeligt hvad der bliver brugt tid på og hvad der er væsentlige og nødvendige opgaver.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Samtidig vil vi have en kraftig opfordring til at der stilles midler til side til en IT-udvikler, som enten ansættes i en fast stilling eller til at kunne hive ind ved konkrete opgaver.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Præsentation af nye vagttyper, og valg af medlemmer til vagttyperne:
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">PUNKTER VEDRØRENDE VORES AFDELING **
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">7. Nye vagttyper (17.55 – 18.10) **
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Formidlingsteam (ekstern kommunikation, herunder i fx lokalaviser, torvedage, frivillig fredag og lokalmiljøet i øvrigt). Vi snakker kort om denne tjans, men springer hurtigt videre.
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Økonomiansvarlig. Kenneth fra team-blå overvejer at tage denne tjans og vil deltage ved næste butiksgruppemøde for at afklare nærmere.
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Butiksvagt. Vagten skal sikre en kontinuitet i løbet af onsdagens vagt ved at være til stede i løbet af tidsrummet 16-19 og kan træde til eller være hjælper på tjanserne i løbet af dagen, danne overblik og give beskeder videre. Det kan være beskeder fra sidste uge, som kan gives videre gennem en “butiksbog”, hvor der tages noter, eller beskeder der opstår mellem de der åbner op får beskeden videre til de der skal lukke. Vi snakker om at vagttypen ikke skal sættes i værk inden der er en mere fast vagtbeskrivelse. Det må blive butiksgruppen, som undersøger dette nærmere. I samarbejde med team-link.
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Madlavningsteam. Vi snakker om at dette team godt kan starte op snarest, men at denne vagtfunktion kræver mere arbejde end de tre timer om måneden. Derfor kunne man forestille sig et team med en koordinator, som står for vagtfunktionen og som smider flere timer end ellers, men herudover skal medlemmerne kun tage vagter hver anden måned.
 * K økkenoprydnings-tjans.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Overordnet introduktion til problematikken omkring ligelig fordeling af medlemmer på de forskellige teams. Valg af medlemmer til Team Orange, hvor der er behov.
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">8. Hjælpende hånd til Team Orange (18.10 - 18.20) **

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Emma fra team orange fortæller om mange udbud på teamet og ofte placeret i løbet af dagen, mens der om aftenen sidst på vagten kan være “for mange” på vagt. Vi kan se, at der har været en del afbud og manglende fremmøde i de sidste tre-fire måneder. Vi snakker om, at der måske mangler en form for holdånd, der kan sikre, at man føler sig forpligtet overfor de andre på teamet.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">Der er oplæg til at gå videre med nogle af de løsningsforslag, der kom op på sidste medlemsmøde. Team-links mangler lidt, at butiksgruppen tager nogle af de forslag videre. Det er vigtigt, at team-link møder op i afdelingen til at sparre.

<span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">A) Ansøgning til udendørskøkken Jonas Glass stiller forslag om at søge midler til at bygge et udendørskøkken ved foreningshuset. Der er stor opbakning til forslaget. Jonas vil gå videre med ansøgningen og snakke med Foreningshuset om mulighederne. Hvis ansøgningen falder på plads, skal der samles et hold, der har lyst til at være med i byggeprojektet.
 * <span style="color: #222222; font-family: Arial; font-size: 13.333333333333332px; vertical-align: baseline;">9. Eventuelt (18.20 - 18.30) **