Nyhedsmailstjans+Ydre+Norrebro

=Arbejdsbeskrivelse: Medlemslister og velkomstmail= Dette er en vejledning til at varetage tjansen med at sende velkomstmails til nye medlemmer på Ydre Nørrebro og holde maillisten ajour. Det står frit for at ændre i vejledningen, hvis man finder nemmere arbejdsgange.

Tjansen
Tjansen består af to opgaver, at opdatere medlemslisterne og sende velkomstmail til nye medlemmer. Den bør helst blive udført hver eller hver anden uge.

**Nye medlemmer**
For at få adgang til de nye medlemmer, skal der logges på **doc.google.com**. Det gøres med mail:ydre.norrebro@kbhff.dk password: **FlereRoer**

Under fanen dokumenter, vælger **medlemmer og bestillinger Ydre Nørrebro.** Nye medlemmer står nederst i arket og kan ses ved at de endnu ikke er sorteret alfabetisk. (I tilfælde af, at der er blevet sorteret i listen, kan nye medlemmer ses på deres indmeldelses dato). Der er to typer nye medlemmer: Nye medlemmer og overflyttere. Overflytterne kan ses ved, at der står navnet på den afdeling, de er flyttet fra under bemærkninger. I ovenstående eksempel er Hanne et nyt medlem, mens Peter er en overflytter.

Mailadresserne på overflytterne skrives i en mail til ydre.norrebro@kbhff.dk med emner ”overflyttere”.

Derefter kopieres mailadresserne på både nye medlemmer og overflyttere (marker alle e-mailfelterne og tryk 'ctrl+c'). Disse mail-addresser bruges længere når maillisten skal opdateres.

Inden man forlader arket, bør man sortere medlemmerne alfabetisk, så der er styr på, hvilke medlemmer, der er tilføjet listerne. Dette gøres ved at markere hele linje 2 **(1)**, slå filterfunktionen til **(2)** og trykke på dropdrown menuen ved fornavne **(3)**. Fra menuen vælges **Sorter A → Å**. Når listen er blevet sorteret, slår man filterfunktionen fra igen og er færdig med at arbejde i arket.

Velkomstmail
Derefter skal man ind på mailen. Der kommer man ved at trykke på e-mail fanen. Der ligger en mail skabelon under med titlen **Velkomstmail Ydre Nørrebro**, enten under kladder eller sendte mails. De kopierede mailadresser indsættes i modtagerfeltet ('ctrl+v') og mailen sendes.

Opdater medlemsliste
Som det sidste skal me dlemslisten opdateres. Stadig under e-mail fanen, kan der i højre side af browseren ses en drop-down menu med et tandhjul.

Tryk på menu'en og vælg **Administrer dette domæne.**

Herefter kommer man til en ny side, hvor man skal vælge **groups** fanen. Denne fane indeholder alle mail-lister for KBHFF, så det kan være nødvendigt at bladre til næste side, for at finde listen **Medlemslisten Ydre Nørrebro.** Tryk på list en og indsæt mailadresserne i feltet **a****dd new members** (ctrl+v), tryk på knappen **Add** og listen er opdateret.