Vagtbeskrivelse+kassemester+Vanløse

=Kassemester i Vanløse =

Denne vagtbeskrivelse kan findes i kassevagtens mappe, som findes i reolen i baglokalet. Er du i tvivl om noget i forbindelse med tjansen, kan du altid skrive til vanlose.okonomi@kbhff.dk.

Velkommen til vagten som kassemester. Du er i dag ansvarlig for at udlevere bestilte poser til medlemmerne og tage imod nye bestillinger af poser.

Kassemesteren skal sørge for at medbringe en bærbar computer. Du kan anvende KbhFF’s mobile bredbånd som back-up. USB-nøglen ligger i Kassemestermappen, der er at finde i en kasse sammen med de øvrige mapper - de står samme sted som mel m.m.. Pinkoden står på selve USB-nøglen.

Det er vigtigt, at du er registreret som Kassemester da du ellers ikke har adgang til de dokumenter du skal bruge. Brug evt. 5 minutter på at sikre dig, at du kan finde alle de relevante dokumenter.
 * Inden vagten **

enten medbringer den udprintede liste ”Medlemmer og Bestillinger VAN” eller downloader listen til den computer, du har med til vagten. Det er nødvendigt for, at du kan skelne mellem ældre bestillinger og dagens bestillinger, når du gør regnskabet op.

**For at undgå dobbeltarbejde og fejlregistreringer tilrådes du til at føre registreringerne direkte ind online i Google-regnearket ”Regnskab kassevagt VAN”.** Hvis du har en udprintet version er denne kun til backup.

Sådan finder du listen: Udover ovenstående skal du også  Skal videre herfra. Laura
 * Gå ind på vores fælles gmail på [|www.mail.kbhff.dk]
 * Kassevagtens brugernavn er vanlose.okonomi, og kodeordet er 2720vanlose.
 * Find fanebladet “Drev”. Her ligger filen ”Regnskab kassevagt VAN” som bruges til at gøre dagens regnskab op. Filen der hedder “tilbagemelding fra Vanløse til indkøbere” skal du bruge når du skal bestille poser til den efterfølgende uge. Det er begge online dokumenter som du åbner på din egen computer.
 * Skrive kbhff.dk i adressefeltet i din browser
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Trykke “Bestil pose” og logge ind med dit medlemsnummer og dit kodeord
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Trykke på knappen “Kassemester”

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Hvis du har problemer med at finde listen eller har spørgsmål undervejs, så kontakt en fra økonomigruppen:

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Katrine: 28940330


 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Når vagten starter: **
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Sørg for at løssalgsvagten får den store, sorte pengekasse med byttepenge. De små, sort/hvide kagedåser er til kassemesteren og velkomstvagten.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Husk at minde løssalgsvagten om, at når de giver penge tilbage for udlæg som fx ved køb af mælk, skal de skrive ’betalt’ og datoen på bagsiden.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Løssalgsvagten står for at sælge de ekstra poser, som er pakket. Sørg for, at ekstraposerne er taget fra de bestilte poser, og tæl efter, før du begynder udleveringen, at antallet af bestilte poser passer med det antal bestillinger, du har i arket. Undervejs i vagten er det en god idé at tælle efter, at antallet af poser stadig stemmer.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Velkomstvagten sørger for at melde nye medlemmer ind og tager betaling for medlemskab. Ønsker det nye medlem at bestille til den kommende uge, registrerer I bestillingen med det samme ved at indsætte en ny række i regnearket og notere fornavnet. Resten af oplysningerne har velkomstvagten, og de tilføjes efter lukketid.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Når et medlem henter sin bestilte pose, henvender han/hun sig til dig/kasselærlingen. Så tjekker I, at vedkommende har betalt for dagens pose – hvis der står 100 under datoen, er den ok. Sæt et x ved ”100”. Spørg samtidig, om de vil bestille til næste uge eller længere frem. Hvis ja, så skriver du 100 under den næste ønskede dato. Ved bestillingen af to poser, skrives 200.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Hvis en bestilling ikke er registreret, så giv dem en af de ekstra poser (hvis der er flere), og skriv ’1’ i stedet for ’x’. Hvis der ikke er flere ekstra poser, så tilbyd at rykke bestillingen til en anden uge. Hvis de nægter, så giv dem 100 kr. Notér det i begge tilfælde. Det skal føres ind i regnskabsarket senere (række 18 og 19).


 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Når vagten slutter: **
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Løssalgsvagten tæller løssalgskassen op og giver dig det samlede beløb. Alle mønter bliver i løssalgskassen, og dette beløb noteres som byttepenge i række 33 i regnskabsarket. Sedlerne fra løssalget tages fra, da de skal i døgnboksen.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Fortæl lukkevagten hvor mange bestillinger der er til den kommende uge. Det er lukkevagtens ansvar at udfylde tilbagemeldingsskemaet til indkøbsgruppen.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Få listen over eventuelle nye medlemmer fra velkomstvagten samt pengene for medlemskaber. Skriv de nye medlemmer ind i medlemsarket.
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">HUSK at veksle evt. mønter fra kassemesterkassen og velkomstkassen i løssalgskassen, da mønter ikke kan indleveres i bankboksen, men gemmes som byttepenge.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Nu skal alle pengene tælles op. Det er en fordel at holde de tre kasser (løssalg, velkomst og kassevagten) adskilt så længe som muligt. Mangler der pludselig penge eller er der for mange, så er det lettere at lokalisere, hvor fejlen er opstået.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Så skal regnskabsarket udfyldes. Åben dokumentet ”Regnskab kassevagt VAN” via Google-mailen.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">(rækkenummeret henviser til den række i regnearket, beløbet skal indtastes i)
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">SÅDAN UDFYLDER DU REGNSKABSARKET: **


 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Forventet kassebeholdning **
 * 1) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Samlet beløb i løssalgskassen (både byttepenge og sedler) (række 6)
 * 2) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Evt. beløb, som er udbetalt for medlemmers udlæg ”Kvitteringer ” fra kassen (række 7)
 * 3) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Antal nye medlemmer fra velkomstvagten (række 12)
 * 4) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Nye bestillinger fra medlemmer (række 16) er antal registrerede poser for de kommende uger minus antallet, der allerede er betalt for tidligere (det fremgår af den printet medlemsliste). Hvis du er i tvivl, så brug evt. det andet faneblad ("Opgørelse af bestillinger) til at opgøre antallet af nye bestillinger.
 * 5) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Evt. betalinger for fællesarrangementer, fx fest (række 17)
 * 6) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Antal poser medlemmer enten har rykket til en anden uge eller fået penge retur for pga. manglende poser (række 18 og 19)


 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Reel kassebeholdning **
 * 1) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Samlet beløb i velkomstkassen (række 25)
 * 2) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Samlet beløb i kassemesterkassen (jeres kasse) (række 26).
 * 3) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Hvis der i række 29 står 0 stemmer den forventede kassebeholdning med den reelle. Er der et positivt tal, er der for mange penge end forventet. Er det negativt, mangler der penge i forhold til den forventet indtægt. Det er meget normalt, at der enten er nogle hundrede kroner for meget eller for lidt. Det er dog en god idé at tælle pengene en gang til, hvis der er en difference.


 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Fordeling af dagens kontanter **
 * 1) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Nu samles alle sedlerne fra de tre kasser. HUSK at veksle evt. mønter fra kassemester- og velkomstkassen i løssalgskassen, da mønter ikke kan indleveres i bankboksen, men gemmes som byttepenge.
 * 2) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">(række 32)
 * 3) <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Mønterne skal blive i løssalgskassen og noteres som byttepenge til den følgende uge (række 33)

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Udfyld følgesedlen til døgnboksen **(læs instruktion på posen) og vigtigt** **<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 15px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">at sedlen, der skal med pengene har kbhffs afdelnings navn (Vanløse) samt kontonummer <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">. **

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Gå i bankboksen med sedlerne. I må ikke gå alene i døgnboksen!
 * <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Afslutning: **

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Døgnboksen ligger i Danske Bank, krydset Jernbane Alle/Jydeholmen. <span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Koden til Døgnboksen er: 11947

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">I åbner døgnboksen med koden, lægger pengene ind, og lukker. Åbn den en ekstra gang med koden, for at tjekke at pengene er faldet ned.

<span style="background-color: transparent; color: #000000; font-family: Calibri; font-size: 16px; text-decoration: none; vertical-align: baseline;">Kassen med kontanter og USB nøgle skal afleveres til Grete på Lyngholmvej !3A(som er en sidevej til Ålekistevej).