Strukturgruppemøde+24.+april+2014


 * **Hvornår:** || d. 24/04-2014 kl. 19:00 ||
 * **Hvor:** || Højstrupvej 6 ||
 * **Kommer og spiser med:** || Andreas, Jonathan(lidt efter 19), Torsten (lidt efter 19...) ||
 * **Afbud:** || Liv (syg) ||
 * **Mødeleder:** ||  ||
 * **Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien:** || Andreas ||


 * Referat: **

**1. Integration af kontaktpersoner i medlemssystemet + samarbejde med kommunikationsgruppen**
Torsten havde en række overvejelser i forhold til kommunikationen på tværs mellem arbejdsgrupper. Han har oplevet flere tilfælde af manglende kommunikation, og fejlkommunikation, og generelt har kommunikationsgruppen følt sig koblet ud af loopet omkring mange beslutninger i forhold til udviklingen i fødevarefællesskabet. Selv på områder, hvor der er helt åbenlyse fordele ved at inddrage og indtænke IT og medlemssystemet – både i forhold til lokalafdelingerne og de centrale arbejdsgrupper (specielt økonomi og indkøb). Udfordringen er, at de enkelte arbejdsgrupper lader til at have for travlt til at bede om hjælp. For travlt til at give feedback på de oplæg, som de rent faktisk modtager.

Torsten har tidligere lavet:
 * Forslag til vagtdefinitioner: []
 * Forslag til økonomirapportering: https://medlem.kbhff.dk/rapportering

Men har desværre ikke fået feedback fra hverken butiksgrupper eller økonomigruppe.

En stor udfordring for fødevarefællesskabet er, at vi er et "bussemandsfrit miljø" – der er ingen, der bryder sig om at punke andre for at tage deres vagter. Det er resulteret i en meget uforpligtende kultur omkring vagter. Torsten har været frustreret over den manglende interesse fra arbejdsgrupperne til at bruge medlemssystemet til netop det, som det er godt til: At være en upartisk bussemand.

Systemet kan f.eks. sagtens automatisk sende mails ud til medlemmer, når de meldes passive, eller ikke har været logget ind i en given periode. Der er også masser af muligheder for at integrere teamstruktur og vagtplaner i medlemssystemet, og dermed automatisere registrering af, hvem der tager sine vagter. F.eks. ved hjælp af check-in lister:
 * For de centrale arbejdsgrupper: Kommer de til møderne i deres grupper?
 * For de enkelte lokalafdelinger og teams: Kommer de og tager deres vagter?

Med data om teams og vagter i systemer, kan man meget let trække alle mulige relevante oplysninger ud efter behov på særlige sider. F.eks:
 * Besætningen af ugens Vanløse-vagt kan trækkes ud, vises på en enkelt webside eller printes som PDF.
 * Ugens modtage-vagter i alle lokalafdelingerne kan trækkes ud, vises på en enkelt webside eller printes som PDF.
 * Til inspiration kan ses den automatisk genererede medlemsstatistik over aktive medlemmer: https://medlem.kbhff.dk/rapportering/statistik

Der er alle mulige fordele ved at integrere vagter og teamsstruktur mv. i medlemssystemet. Udfordringen har hidtil været manglende samtænkning og tilbagemelding fra butiksgrupperne.

Den store udfordring i forhold til at integrere teamstrukturen i medlemssystemet er, at hver lokalafdeling lader til at have implementeret teamstruktur på deres egen måde, ofte med vilkårlige forskelligheder. I første omgang er det nødvendigt, at distributionsgruppen samler op på og diskuterer de forskellige modeller: H vorfor butiksgrupperne har organiseret sig som de har? Hvad er bevæggrundene? Derfra vil det være muligt at plukke de lavthængende frugter i forhold til standardisering af teams på tværs, og dermed bane vejen for en decideret implementering af teamstruktur i systemet.
 * Integration af teamstruktur i medlemssystemet**

Alle kontaktperson-rollerne er allerede oprettet i systemet. Distributionsgruppen kigger på de enkelte roller og på at standardisere rollernes navne på deres næste møde d. 28. april, og derefter vil det være op til butiksgrupperne bruge medlemssystemets administrator-funktion til at fordele kontaktperson-roller på de relevante folk ud fra de allerede opsamlede data i excel-arket. Fremover vil det være op til de lokale administratorer, der skal fordele roller og melde folk ind og ud af de centrale arbejdsgrupper.
 * Kontaktpersoner**

Implementeringen af kontaktpersoner kræver, at følgende funktioner skal udbygges i medlemssystemet:
 * der skal være side med overblik hvem, der med i de enkelte centrale arbejdsgrupper (tilsvarende den, der allerede findes over nøglepersoner i lokalafdelingen. Der skal være link til begge sider fra forsiden af medlemssystemet, når man er logget ind)
 * På begge disse overblikssider skal der være link til kontakt-oplysninger på hver enkelt kontaktperson (telefon og email).

På længere sigt skal følgende funktioner også implementeres:
 * udsendelse af massemail ud til alle kontaktpersoner for en given gruppe på tværs af lokalafdelinger.

**2. Opsamling på strukturgruppens arbejde, samt forberedelse af oplæg til generalforsamlingen**

 * Status på vores opgaver:**
 * **Opgave** || **Status** || **Hvad sker der herfra?** ||
 * Hjælpe med etableringen af den nye distributionsgruppe || //Gennemført// || //Liv og Jonathan arbejder videre med etablering og udvikling, som medlemmer af Distributionsgruppen herfra.// ||
 * Rydde op på Wiki, Samba og kbhff.dk, så de er up-to-date med den seneste information om organisationsstrukturen || //Gennemført// || //Der er behov for løbende vedligeholdelse, hvilket primært er op til de enkelte arbejdsgrupper. Vi vil gerne stille som krav, at hver arbejdsgruppes wikiside// som minimum indeholder:
 * // Grundbeskrivelse af gruppens arbejde //
 * // Kontaktoplysninger (mail, Samba) //
 * // Næste møde //
 * // Referater //
 * // Links til vigtige dokumenter, som gruppen er ansvarlig for // ||
 * Afholde mini-workshops i de enkelte lokalafdelingers butiksgrupper til at hjælpe med at formidle strukturen og finde lokale kontaktpersoner. || //Gennemført (9 ud af 10)// || //Vi har holdt workshops i alle lokalafdelinger (med undtagelse af Nordvest).// ||
 * Opbygge fælles “telefonbog” over kontaktpersoner i medlemssystemet samt plancher i lokalafdelingerne, så medlemmerne let kan finde frem til relevante kontaktpersoner. || //I proces// || //Vi har samlet kontaktpersoner for de fleste lokalafdelinger. Næste skridt er at integrere disse i medlemssystemet, og præsentere dem for medlemmerne. Liv og Jonathan fortæller mere om dette på næste distributionsgruppemøde.//

//Vi arbejder på at lave to plancher til hver lokalafdeling:// //Disse plancher vil kunne hænge i lokalafdelingerne og gøre det lettere for nye og gamle medlemmer at forstå organisationsstrukturen og finde de relevante kontaktpersoner.// || Andreas laver udkast til powerpoint. Jonathan og Liv præsenterer gruppens opgaver og arbejde. Andreas fortæller om de videre fremtidsperspektiver ifht. strukturen. Vi mødes på lørdag kl. 14.30 og løber præsentationen igennem.
 * // En oversigt med billeder af kontaktpersonerne og deres kontaktoplysninger. //
 * // En grafisk opstilling af organisationsstrukturen. //
 * Opbygge fælles kalender over møder og events – både lokalt og centralt – på kbhff.dk. || //Gennemført// || //Kommunikationsgruppen har påtaget sig at administrere kalenderen på kbhff.dk og holde den opdateret med kommende arrangementer.// ||
 * Facilitere de første koordineringsmøder for alle arbejdsgrupperne. || //Gennemført// || //Vi har hjulpet med afholdelsen af de første to koordineringsmøder, men faciliterede kun det første. Indkøbsgruppen påtog sig at facilitere det andet møde, og har dermed skabt præcedens for, at arbejdsgrupperne på skift tager ansvaret for afholdelse og facilitering af koordineringsmøderne. Næste koordineringsgruppemøde er d. 26. maj og faciliteres af Kommunikationsgruppen.// ||
 * Hjælpe med udviklingen af introduktionsforløb for nye medlemmer, så alle – nye som gamle – forstår og kan navigere i den nye struktur. || //Gennemført// || //Vi afholdt et enkelt erfaringsudvekslingsmøde med fokus på introduktion for nye medlemmer. Et yderligere erfaringsudvekslingsmøde blev aflyst pg.a. manglende deltagelse.// ||


 * Fremtidsperspektiver og udfordringer ifht. organisationsstruktur herfra:**
 * Bedre mødeledelse. I første omgang holder vi workshop om mødeledelse i maj…
 * Kommunikation på tværs af grupperne – hvad er den formelle fremgangsmåde for anmodning fra en gruppe til en anden? Dette bør gå gennem kontaktpersonerne, efterhånden som dette system bliver kørt ind.
 * Hvordan sikrer vi den institutionelle hukommelse? Vi skal have bedre, og mere fremtidssikrede kommunikationsveje på emails, på Samba og på wiki. Det er en stor udfordring for bl.a. kommunikationsgruppen og programming group.
 * Uddannelse i lederskab. Vi har brug for bedre redskaber til at være tovholdere, tage ansvar, forpligte sig selv og andre på at udvikle fødevarefællesskabet. Interesserede i at udvikle uddannelsesforløb kan kontakte Andreas. Vi vil gerne arrangere et fælles forløb på tværs af organisationer.
 * Seriøs evaluering af den nye struktur i løbet af 2014, der både hører centrale arbejdsgrupper, butiksgrupper og medlemmer om de mærker en forskel, om ændringerne har medført større gennemsigtighed, bedre kommunikationsveje osv. Dels for at sikre, at alle medlemmer føler de har været en del af processen, dels for at sikre virkningen af vores arbejde og have mulighed for at lave eventuelle korrigeringer, der gør strukturen endnu bedre. Denne evaluering kan laves i samarbejde med evalueringskorpset. Evalueringen skal præsenteres til generalforsamlingen i 2015.