Distributionsmøde+april+2017

Oprettet {$creationday}/{$creationmonth} {$creationyear}, sidst opdateret {$revisionday}/{$revisionmonth} {$revisionyear}
 * Arbejdsgrupper > Distributionsgruppen > Distributionsmøder > Distributionsmøde april 2017 **


 * ** Hvornår: ** || Mandag d. 23. april klokken 17:00-19:00 ||
 * ** Hvor: ** || Hos Annegrete, Holsteinsgade 51, st.tv. ||
 * ** Kommer: ** || Annegrete (Ø), Liv (Am), Jonas (Am), Iniz (til 18.35), Sarah (N) Charles (Blir nok lidt forsinket), Pelle (VAN) (bliver med garanti forsinket) ||
 * ** Afbud: ** || Morten (YN), Jarl Asger (eksamen) ||
 * ** Mad: ** || Annegrete serverer lasagne, men alle medbringer tilbehør ||
 * ** Mødefacilitator: ** ||  ||
 * ** Referent til mødet samt sætter næste møde på wikien: ** || - skriver referat i //kursiv - Liv (beklager, at layoutet ser anderledes ud end sædvanligvis)// ||

// I anledning af at vi har besøg af Charles, nyansat FK, starter vi med en navnerunde og en introduktion til distibutionsgruppens arbejde. // // Jonas fremhæver, at gruppens store arbejdsopgave for tiden er implementering af Mobile Pay og i den forbindelse med det udarbejde kassemesterkladde. //
 * DAGSORDEN **
 * 0. Navnerunde og introduktion til Distributionsgruppensarbejde **

Hvis opgaven ikke er løst, eller den har givet anledning til nye problematikker, som skal vendes i gruppen, skal det tages som et punkt på dagsordenen under Nye punkter og ikke her.
 * 1. Opsamling på opgaver fra sidst (5 min.) **

// Se punkt D i dagsordenen // ||
 * ** Opgave ** ||  ** Ansvarlig **  ||  ** Status **  ||
 * Skrive orientering om Mobile pay || Pelle || info på mødet ...
 * Dele dokument med gode anbefalinger til butiksgrupper || Jonas ||  ||
 * Læse butiksgruppe-dokument || Alle || //Nogle har læst det, men ikke alle.// ||
 * Kontakte Frederiksberg || Jarl Asger || er ikke sket... ||
 * Overlevering af nyhed til Kommunikationsgruppen om senere afgangstidpunkt fra fælleslager + tilføje senere tidspunkt i chaufførernes vagtbeskrivelse || Jarl Asger og Annegrete || Beskeden er videreleveret til kommunikation. Og vagtbeskrivelsen bliver ændret i dette øjeblik. ||
 * Lægge FK-indstilling til bestyrelsen på distributionsgruppens wiki || Liv || Vil gerne lægge den på, men blev pludselig i tvivl om hvor? /Liv

// Vi beslutter at lægge den på FK-wikisiden // || https://doodle.com/poll/3qhsn853s55wh8an ||
 * Lave doodle til Helikoptermøde || Liv || // Tjek, dog først d. 23/4 //

Hvis ikke der er indvendinger kan referatet godkendes. Referat Distributionsgruppemøde marts 2017
 * 2. Godkendelse af referat fra sidst **

// Godkendt, med den bemærkning at det er Jonas, som fortsat vil arbejde med at lave kassemesterkladde sammen med Karina, og ikke FK, som det måske kunne antydes af referatet. // Der afholdes møde én gang i måneden (hver anden gang i forbindelse med koordineringsmøde d. sidste mandag i måneden med de andre centrale arbejdsgrupper)
 * 3. Næste møde - tid og sted **

// Vi starter med at finde dato for Helikopter-møde. Mødet bliver d. 12. maj fra kl. 11-16 hos Iniz på // Østerbrogade 35, 5. tv // med indlagt frokost (alle medbringer en ret). //

// Næste distributionsgruppe møde er mandag d. 29. Maj. 17-19. // Her kan tilføjes aktuelle punkter, der gælder alle lokalafdelinger, vedrører diskussionspunkter, forespørgsler om gode råd eller hjælp fra en lokalafdelinger og/eller fastlagte temaer. ** (hvad går punktet ud på?) ** ||  ** Hvem **  ||  ** Type **  ||  ** Tid ** ** (min) ** || Vi skal have lavet en fordelingsnøgle mellem Charles’ arbejdsopgaver og distributionsgruppens opgaver.
 * 4. Nye punkter **
 * ** Nr. ** ||  ** Titel og beskrivelse **
 * A || ** Ny FK – velkommen til Charles **

// Charles forklarer, at han vil bruge sine timer om onsdagen fra 8-15(16). Dels på fælleslageret, dels til mail-besvarelse. // // Herudover vil han fordele timerne lidt løbende. //

// Charles regner med at sende påmindelsesmail til fælleslagervagterne, samt tjekke op på chaufførbemandingen. //

// Som led i påmindelsesmailen tjekker Charles også op på lagerbestillinger, som skal sendes ud til afdelingerne om onsdagen. //

// Charles vil sende velkomstmails ud til nye fælleslagervagter og chauffører (der skal findes standardmails) //

// Ligeledes vil Charles tage sig af at bestille fragtfirma til om onsdagen, hvis der ikke er bemanding. //

// Charles vil ikke tage sig af henvendelser til distributionsgruppen fra eksterne parter, afdelinger og andre arbejdsgrupper, når ikke disse henvendelser vedrører onsdagens drift. //

// Vi diskuterer, hvordan distributionsgruppen skal forholde sig til besvarelser af mails, som ligger ud over Charles område. //

// Èn mulighed er delt mail-ansvar, ligesom mange afdelinger har en mail-vagt. Dette kan fordeles med én afdelingsrepræsentant, som tager tjansen i en periode, eller flere i samme. // // En anden mulighed er at fordele etiketterne, så hver repræsentant har et ’etik’-ansvarsområde. //

// Vi beslutter på baggrund af diskussionen at gøre følgende: // - // Vi har en fast mail-ansvarlig, som tager en måneds tjans af gangen. Hvem det er og vedkommendes mailadresse vil fremgå af distributionsgruppens referat og dagsorden for kommende møde. // - // Ved hvert distributionsgruppemøde beretter mail-vagten fra, hvad der er sket, og der besluttes næste måneds mail-vagt // - // Charles filtrerer indholdet i mail-indbakken som led i hans arbejde // - // Hovedparten af mails vil vedrøre hans arbejde, men gør det ikke, videresender han mailen til månedens mail-vagt fra distributionsgruppen, så denne får en påmindelse om, at der ligger en mail. // - // Efter en påmindelse går distributionsgruppens mail-vagt ind og handler på mailen ved at logge på distributions-mailen. // - // Handling på en ulæst mail indebærer at give en relevant etikette, besvare mailen om muligt, videresende den, hvis ikke det er vores bord, eller spørge om hjælp, hvis man ikke ved, hvordan man skal handle på mailen. //

// Besvarelse af henvendelser fra KPH befinder sig i en gråzone mellem Charles arbejdsopgaver og distributionsgruppens. //

// Vi beslutter at henvendelser ang. aktiviteter, som vi inviteres til, hovedsageligt er distributionsgruppens bord, mens henvendelser om brug af Volume er på Charles bord. // // Det vil fortsat være Charles der filtrerer disse mails relevans. // || Alle || Diskussion || 30 min. || Skal vi lade det være op til hver enkelt afdeling af beslutte sommerferiens lukkeperioder, eller skal vi holde alle afdelinger lukket i samme periode (eksempelvis juli) med erfaringer fra påskens lave antal posebestillinger?
 * B || ** Sommerferie **

// Vi diskuterer, hvorvidt vi skal lade det være op til hver enkelt afdeling at beslutte åbent eller lukket. // // På den ene side har vi et ansvar overfor avlerne i at kunne aftage en forsvarlig mængde, på den anden side er det rigtigt ærgerligt at holde lukket når grønsagerne er bedst, hvis der er aftagere til det. // // Vi skylder dog Indkøbsgruppen at melde tilbage, dels for at de kan oprette bestillingsdatoer, dels for at de kan give avlerne besked. // || Liv || Diskussion + Beslutning || 10 min. || Til årets generalforsamling blev der truffet beslutning om at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal arbejde på en revidering af foreningens forretningsplan. Der skal findes en repræsentant fra distributionsgruppen, som ønsker at gå ind i arbejdet.
 * C || ** Opsamling på GF **

Andre ting fra GF, som kan komme til at involvere distributionsgruppen?

- // Der er rollen som repræsentant i arbejdsgruppen med revidering. Jonas spørger om Jarl Asger vil være interesseret i at indgå i arbejdet med revidering af forretningsplan // - // Der bliver en opgave med at skulle informere introduktionsvagterne om prøvemedlemsskaber. Dette kan vi først finde ud af, når der er et system at implementere. // || Liv || Info + Diskussion + Beslutning || 10 min. || Lidt sent fik jeg sendt en doodle ud, som jeg håber, at vi kan få besvaret inden eller til mødet, så vi på mødet kan beslutte en dato. Tanken er at holde et dagsmøde i en weekend, hvor vi hygger os med at holde møde sammen og ind i mellem spise frokost. Dagsordenen for mødet er en slags overdragelse fra Jonas, efter han stopper, og en diskussion af, hvordan vi skal strukturere vores arbejde i gruppen uden ham:
 * D || ** Helikoptermøde i maj **

- Hvem skal besvare mailen? - Hvem indkalder til møder og laver dagsordener? - Hvordan kommunikerer vi mellem møder, når der sker kommunikation på tværs af arbejdsgrupper?

// Flere af disse punkter er diskuteret på dagens møde under punkt A. //

Find gerne på flere punkter:

// - Introduktion af nye medlemmer – kontakt til introvagter // // - introduktionsfolder (som et muligt arbejdspunkt) // // - mail-tjans-beskrivelse (som et muligt arbejdspunkt) // || Liv || Beslutning || 10 min ||
 * E || **Mobile Pay**

// Pelle og Karina har i fællesskab fået sikret sig, at aftalen med Danske Bank og Merkur Bank er clearet og forstået af begge parter. // // Pelle vil tage sig at oprette nye telefonnumre til hver afdeling, som oprettes under vores eksisterende mobilkonto hos Green Speak. // // I samme ombæring vil Pelle ændre vores konto til en erhvervskonto. // // Når telefonnumrene er oprettet, vil Karina oprette en separat Mobile Pay-konto for hvert telefonnummer, som hun har adgang til. // // Vi kan udspecificere betalingerne ved at oprette QR-koder, der automatisk skriver en note om hvilket køb (løssalg, stofposer, indmeldingsgebyr), der er tale om, og et fast beløb i det tilfælde, hvor det findes (stofposer, indmeldingsgebyr mm.) // // Jonas vil fortsat arbejde sammen med Karina om at udarbejde kassemesterkladden, så den passer til registreringerne. //

// Vi håber på at kunne implementere det i starten af maj. // || Pelle || Information || 10 min. || // Vi har ikke set repræsentanter længe og må gå til første trin i håndsrækning ved at tage direkte kontakt til afdelingerne og spørge til, hvordan det står til, få dem til at fortælle, hvordan det står til og spørge til, hvornår de regner med at stille med repræsentanter. //
 * F || ** Frederiksberg og Vesterbro **

// Vi kontakter afdelingsrepræsentanten, Katrine, fra Frederiksberg //

// Vi kontakter Vesterbro via Styregruppen, som kan findes på laug-oversigten // ||  ||   ||   ||
 * G ||  ||   ||   ||   ||
 * H ||  ||   ||   ||   ||
 * I ||  ||   ||   ||   ||
 * J ||  ||   ||   ||   ||

Mailansvarlige udfylder tabellen nedenfor forud for mødet. Alle skal læse det hjemmefra. Vi tager enkle opklarende spørgsmål. Hvis noget skal vendes i gruppen, skal det skrives på som et nyt punkt.
 * 5. Hvad er der sket på distribution@kbhff.dk? (TIL INFO 5-10 min) **

+ som altid koordinering af vagterne ||
 * ** Emne ** ||  ** Beskrivelse **  ||
 * Papirsposebestillinger || (som altid) ||
 * Chaufførkoordinering || Alle har fået besked om, at start- og sluttidspunkt for hver rute er skubbet en halv time frem (til 12:30 henholdsvis 11:30).
 * Fælleslagerkoordinering || (som altid) ||
 * Manglende modtagevagter ||  ||
 * Koordinering med indkøberne || (som altid og oftes vedr. ugens pose) ||
 * Ekstern ||  ||
 * Maillisten || // [skriv hvem som er tilføjet, og hvem som er fjernet i perioden] // ||
 * Intern ||  ||

Repræsentanterne fra de respektive afdelinger kan give en __kort__ melding om hvad der rører sig hos dem. For større punkter, der kræver diskussion eller lignende henvises til at oprette et seperat punkt på dagsordenen.
 * 6. Nyt fra afdelingerne mm. (20 min.) **

// Vi vælger at gøre punktet til hjemmelæsning, men informationen vil blive overført til næste møde også. //

Vi arbejder på at finde en ny repræsentant til distributionsgruppen, da Jonas stopper efter endt ansættelse, og Liv stopper til oktober på grund af barsel (juhuu!). Vi har heldigvis lidt tid endnu til at finde en afløser og forhåbentlig køre vedkommende i stilling til tjansen :-) ||  || // Repræsentant ikke tilstede. // || // Pelle deltog, men nåede ikke mundtlig beretning. // || // Annegrete og Iniz deltog, men nåede ikke mundtlig beretning. // ||
 * ** Afdeling ** ||  ** Status **  ||  ** Distributionsgruppens kommentar **  ||
 * Amager || Alt vel. Vi har oplevet en tendens til en smule fald i posesalget og en del udmeldinger den seneste måneds tid eller to, men vi holder modet oppe og håber på, at det skyldes sæsonen. Vi afholdt medlemsmøde som opvarmning til GF, dog med begrænset fremmøde. Vi oplever som mange andre, at det er svært at nå ud til medlemmer via mail. Vi har stadig aktiviteter som fællesspisninger og yogaundervisning, så der sker noget i huset :-)
 * Sydhavnen || Vi har haft et medlemsmøde. Det er fremgang! Der er kommet nye gode kræfter til. Posemæssigt hænger vi stadigvæk lidt. Men vi tror stadigvæk på fremtiden i sydhavnen. Jeg er ked af at jeg ikke kan være med, men jeg har simpelthen lige for meget om mine forårsbrune ører. God lasganespisning og godt møde. ||  ||
 * Vesterbro ||  || //Distributionsgruppe savner en status fra afdelingen. Repræsentant ikke tilstede.// ||
 * Frederiksberg ||  || //Distributionsgruppe savner en status fra afdelingen.//
 * Vanløse ||  || //Distributionsgruppe savner en status fra afdelingen.//
 * Østerbro ||  || //Distributionsgruppe savner en status fra afdelingen.//
 * Nørrebro || Vores nye butiksgruppe har haft et par gode første møder, hvor vi bl.a. har fundet nye teamlinks og så småt er begyndt at udforme en struktur for den nye gruppe. Der er planlagt to workshops/arbejdsaftener for henholdsvis vores teamlinks og butiksgruppen, som bliver afholdt på onsdag og næste onsdag.Gruppen virker opstemt og der er stort engagement og interesse for at få etableret en god og velfungerende struktur for Nørrebro. Så det er dejligt! ||  ||
 * Ydre Nørrebro || Vi er vendt tilbage til egne lokaler efter en meget vellykket overvintring hos NV - tusind tak for det!!! :-). Posesalget er godt 20% lavere end tilsvarende måneder i 2016, så det tyder på at vi har mistet nogle medlemmer i flytteperioden, men salget er stadig pænt og der er stabilitet i butiksgruppen.

Jeg har fundet en suppelant for mig (som desværre ikke kan på mandag) og som på sigt også vil overtage min plads. Jeg har fået afdelingsledelsesansvar som supplement til mine ordinære arbejdsopgaver, og kan mærke at arbejdet og familien kræver så meget af mig at jeg må skære andre ting fra, selvom det ikke er med min gode vilje... ||  || Iniz og jeg er endnu ikke kommet igang med vores arbejde med lokalerne, men vil for eftertiden holde jer orienteret under dette punkt. /Liv Eventuelt er til punkter, som opstår på mødet. Har man punkter til dagsordenen, skrives de under punkt 4. Nye punkter. Der opstår altid eventuelt punkter i forbindelse med punkt 6. Nyt fra lokalafdelingerne. ...
 * Nordvest || fællesspisning med resten af Karens Hus, her sidst i april, er udskudt til maj måned ||  ||
 * 7. Status på lokalesøgning **
 * 8. Eventuelt **


 * Opgaver **


 * ** Opgave ** ||  ** Ansvarlig **  ||
 * Mailvagt (**fast opgave**) || Iniz, tvillingg@gmail.com ||
 * Invitere og lave dagsorden til helikoptermøde || Liv ||
 * Få mobilkonto-oplysninger fra Karina eller Jonas G || Pelle ||
 * Sende telefonnumre og QR-koder til mobile pay til afdelingerne || Pelle ||
 * Skrive til kommunikationsgruppen om nyhed om lukning i uge 28, 29, 30 og 31 || Annegrete ||
 * Skrive til Indkøbsgruppe og Sune (bestillingsdatoer) om lukning i uge 28, 29, 30 og 31 || Annegrete ||
 * Forslå at lave hype om åbning efter sommeren || Charles ||
 * Lave udkast til mailvagt-beskrivelse og intro-folder til helikoptermødet || Jonas ||


 * Beslutninger **


 * ** Emnefelt ** ||  ** Beslutning **  ||


 * Punkter til koordineringsmøde 30/11 **

// [find punkter fra sidste og skriv dem ind her] // // [beskrivelse] //
 * // [Overskrift] //**


 * Punkter til kommende D-møder **

// [find punkter fra sidste og skriv dem ind her] //