Koordineringsmøde+mandag+d.+26.+september+2016

=26. september 2016= =Klokken 17:00(17:30) - 21:00= KPH Projects, Enghavevej 80-82, 3. sal, indgang i gården Alle medbring en lille ret til en stor fællesspisning

Tilmelding

 * Kommer: || Eline (indkøb), Jonas (distribution), Bente (indkøb), Christine (indkøb), Pernille (distribution), Louise (kommunikation), Jarl Asger (distribution), Kirsten (indkøb), Mariane (distribution), Eline (indkøb), ||
 * Afbud: || Charles (NV), Danielle (bestyrelse), John (bestyrelse) ||

Møder før fællesspisning
Lokalemuligheder på 3. sal: Møde 1 (8 personer), Møde 2 (8 personer), Workshop 3. sal (14 personer), T-rum (mange personer) Lokalemuligheder på 4. sal: Møde 4 (14 personer)
 * ~ Arbejdsgruppe ||~ Lokale ||~ Tid ||~ Link til dagsorden ||
 * Arrangementsgruppen ||  ||   ||   ||
 * Dataanalysegruppen ||  ||   ||   ||
 * Distributionsgruppen || Workshop 3. sal || 17:30-19:00 || Dagsorden for distributionsmøde september 2016 ||
 * Indkøbsgruppen || Møde 1 || 18:00-19:00 ||  ||
 * Kommunikationgruppen ||  ||   ||   ||

Program
før 19:00 Møder i de fællesarbejdsgrupper 19:00 fællesspisning 19:45 koordineringsmøde 20:30 evt. snak i grupper 21:00 vi går hjem

=Dagsorden=

0. Navnerunde (3 min.)
Kort præsentation af, hvem der er til stede fra hvilke grupper.

2. Info fra bestyrelsen og de fælles arbejdsgrupper (30 min.)
Hver gruppe informere om, hvad der sker i gruppen af relevans for resten af KBHFF. Hvis gruppen ønsker at vende et emne med en, flere eller alle andre grupper nævnes det her - men tages bagefter. Her tages kun opklarende spørgsmål. 2) tættere samarbejde med Letsgo 3) som en øget indsats for at få Vesterbro med i det fælles holder vi næste d-møde en onsdag i Vesterbroafdelingen (se mere i referat fra distributionsgruppen) ||  ||
 * ~ Gruppe ||~ Info ||~ Koordineringsmødets kommentarer ||
 * Bestyrelsen ||  ||   ||
 * Arrangementsgruppen ||  ||   ||
 * Dataanalysegruppen ||  ||   ||
 * Distributionsgruppen || 1) styrket indsats omkring chaufførkoordinering
 * Indkøbsgruppen ||  ||   ||
 * Kommunikationsgruppen ||  ||   ||

3. Info fra de ansatte (5 min.)
Frivillighedskoordinatoren (FK) og bogholderen har 5-10 minutter til at informere koodineeringsmødet om alt relevant vedr. deres arbejdsopgaver.
 * ~ Emne ||~ Hvem ||~ Beskrivelse ||
 * Håndbøger || Jonas (FK) || Den første håndbog for grupper i KBHFF er ved at være klar til de første gennemlæsninger af indhold, opsætning og korrektur . Til det får jeg brug for hjælp, derfor vil jeg høre, om der er en eller flere af jer, som vil hjælpe mig med dig? Jeg forestiller mig, at jeg inden for de næste 2-3 uger løbende vil sende ting til kommentering, og så vil jeg forvente en kommentar inden for en uge, så jeg kan nå at rette til. Tag fat i mig her lige efter mødet eller skriv til mig på fk@kbhff.dk, hvis du vil hjælpe med gennemlæsninger. ||
 * Intromateriale || Jonas (FK) || Grafikken til håndbøgerne vil også kunne bruges til introduktionsmateriale. Det kan f.eks. være store plakater, som det blev foreslået på mødet i foråret, hvor Annette Gravgård holdt oplæg om sit speciale. Hvis materialet skal tilpasses bedst muligt til alle afdelingernes introduktionsforløb, kræver det, at vi har overblik over, hvem som er kontaktpersoner for introduktion i alle afdelingerne. Distributionsgruppen vender emnet. ||
 * NemID admin || Jonas (FK) || Janus har været KBHFF's NemID-administrator, selvom han ikke har været aktiv i KBHFF i lang tid. Jeg er nu blevet administrator, hvilket betyder, at jeg bl.a. kan oprette ansøgninger om at have praktikant, og jeg kan redigere vores oplysninger i CVR. Jeg har nu oprettet alle afdelinger, som ikke var oprettet (NB, NV, ØB, VES, SYD), jeg har ændret til korrekte adresser (VAN og FRB), og jeg har lukket de afdelinger, som ikke længere er aktive (CA og ISB). ||
 * Spam || Jonas (FK) || KBHFF's kvitteringer fra medlemssysmet og velkomstmails (med nye medlemmers kode til medlemssystemet) ender for tiden i spamfiltre. Det skyldes at medlemmer markerer mailsne som spam. Både afdelingerne og hvert enkelt medlem kan gøre noget ved det. Afdelingerne skal sørge for, at medlemmerne er registreret korrekt i medlemssystemet. Gør det ved at lave halvårlige krydstjek mellem medlemsliste fra medlemssystemet og teamoversigten. Alle medlemmer kan hjælpe ved at finde kvitteringerne i spamfiltret og markere dem som 'ikke-spam' eller som 'ikke-uønsket'. ||

4. Beslutningspukter (10 min.)
Alle grupper kan komme med foreslag til beslutninger på koordineringsmødet. Koordineringsmødet kan ses som den "månedlige" generalforsamling. Det er her, der kan træffes beslutninger på vegne af hele KBHFF, hvis der er tilstrækkelig enighed. Som regel vil punkterne til beslutning have været vendt i en gruppe på et foregående koordineringmøde. Punkterne skal meget gerne være velbeskrevede forud for mødet, så alle har bedst mulighed for at forberede sig.
 * ~ Emne ||~ Baggrund ||~ Beslutningsforslag ||~ Organ (bestyrelse, arbejdsgruppe eller fk) ||

5. Snak i emnegrupper (30 min.)
Hvis grupperne har givet udtryk for, at de ønsker at møde og snakke med andre grupper om et emne, så tages det her. Hver emnegruppe skrive et kort referat til, hvad der blev snakket om og evt. aftalt grupperne imellem. Erik undersøger priser/muligheder andre betalingsløsninger. || - Flaskesalgspris (ikke nødvendigvis literprisen) skal som minimum være den samme som most fra Bellingehus (30 kr) - Generelt faldende posesalg i KBHFF medfører bekymring for, om al mosten kan afsættes - Blokerer for indkøb af most fra andre producenter (Bellingehus) i store dele af sæsonen - Fejø-mosten optager al bufferplads på fælleslageret i adskillige måneder - Mosten er pakket i store IFCO kasser med 38 flasker i hver. De er for tunge at håndtere. De skal pakkes i de små IFCO-kasser, hvor der kan være 10 flasker per kasser. - Der er forhandlet nye priser med Letsgo. Letsgo biler skal anvendes til æbleturene. - Æbleturene bør være åbne for hele KBHFF som arrangement, hvilket der er tvivl om, hvorvidt de er.
 * ~ Emne ||~ Grupper ||~ Referat ||
 * ABDRE BETALINGSLØSNINGER || Indkøb (Erik), Distribution (Marianne) || Modtagelse af andre betalingskort typer end Dankort.
 * FEJØ-MOST || Indkøb (Christine), Distribution (Pernille) || Udover bestyrelsens krav om at Fejomosten skal være udgiftsneutral, har indkøbs- og distributionsgruppen følgende bekymrings- / opmærksomhedspunkter:

Forslag (til Vesterbro) som bør undesøges som middel til at sænke prisen og få afsat varen: - Undersøg pressepris på Farendløse mosteri, Ringsted. De siges at kunne gøre det billgere end mosteriet, som pressede sidste år. - Undersøg, om 3 liters kartoner er et billigere alternativ til 0.75 L flasker - Kunne en større andel sælges som ekstra frisk frugt (evt i frugtposen) i ugerne efter plukning, så de ikke monolpoliserer æblemosten? - Kan mosten sælges andet steds end i KBHFF? (det kan også give reklame og evt. nye medlemmer, hvis der er KBHFF etikette på som sidste år) - Mosten kan markedsføres ekstra? || Der er sendt invitation til avlerne. Eline sender listen over de inviterede, så Louise kan skrive dem på listen på wikien. Eline står for at opdatere listen, efterhånden som avlerne melder tilbage over mail. ||
 * AVLERMØDE || Indkøb (Eline, Kirsten), Distribution (Jonas, Annegrete), Kommunikation (Louise) || Programmet for avlermødet bliver meget lig sidste år, med to spor og et fællesmøde, hvorefter vi slutter med en fælles middag.Arbejdsfordelingen er fortsat at indkøbsgruppen står for at planlægge mødet med avlerne, distributionsgruppen står for at planlægge mødet med teamlinks, og Maja (arrangementsgruppen) og Louise (praktikant/kommunikation) står for det praktiske vedr. lokaler, frivillige osv.